第一篇：科技檔案學

城建檔案的管理與服務

社會發展學院檔案學

104032008037 柯尊琴 指導老師：丁春梅

摘要：

城建檔案是科技檔案的重要組成部分，本文從城建檔案的管理與服務方面進行研究，對城市基礎設施建設前期檔案的管理和重點工程項目檔案的管理，以及城建檔案的服務創新方面提出了一些方案，目的在于使城建檔案更好地為社會和經濟發展服務。

關鍵詞：城建檔案基礎設施建設重點工程項目檔案整理服務創新

目錄：

一、城建檔案及其認識視角

二、城市基礎設施建設前期檔案管理

三、重點工程項目檔案的特點及管理對策

四、基于城市結構理論的城建檔案工作變革

五、城建檔案工作的管理與創新

正文：

城建檔案是科技檔案的重要組成部分，研究城建檔案的管理與服務，對城市基本建設檔案信息資源進行開發和利用，對服務于城市建設、管理和社會各項有關工作具有良好的經濟效益和社會效益。

一、城建檔案及其認識視角

（一）城建檔案的定義與定位。

建設部2001年頒布的《城市建設檔案管理規定》中對城建檔案這樣定義：本規定所稱的城建檔案，是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文字材料。

（二）城市化結構理論視角下的城建檔案。

人類對自然層的認識，體現在檔案方面主要有三個類型：（1）城市自然檔案，如歷年來的城市水文，水利和氣象記錄檔案；（2）城市勘查檔案，如城市工程地質、水文地質、地震地質等方面的勘察記錄；（3）城市測繪檔案，如城市各種測繪圖、綜合管網編制圖以及有關測試技術成果方面的材料。而人類對建筑層規劃設計與建設的狀況，體現在檔案方面主要有以下類型：（1）城市規劃檔案，如總體規劃檔案、分區規劃檔案、詳細規劃檔案、專業規劃圖冊與文本等；（2）城市建設管理方面的檔案，如城市土地管理檔案、城市房地產管理檔案、城市防災管理檔案、城市環境保護管理檔案、城市建設規劃管理檔案、建筑業管理檔案、河道管理檔案；（3）城市建設工程檔案；（4）園林綠化名勝古跡方面的檔案；（5）城市環境保護檔案；（7）城市建設工程設計檔案。

二、城市基礎設施建設前的檔案管理

城市基礎設施建設工程前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。只有規范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，才能保證國有資產的完整。

（一）組織領導。

成立館行政執法工作領導小組，具體負責城市基礎設施前期檔案管理工作。

（二）健全前期檔案資料的管理制度。

理順機制，明確職責，保持各環節的有效銜接，是做好基礎設施建設檔案工作的基本保障。

（三）注重檔案信息資源的開發。

以人為本，維護服務對象的根本利益。城建前期檔案管理工作的各個方面各個環節都必須堅持以人為本。檔案館要把握提供檔案信息個性化服務作為一個重要發展方向。要積極主動地開發城市建設基礎設施前期檔案信息資源，充分利用所掌握的城建檔案信息資源研究當前城市基礎高州建設和社會經濟發展中某些現實問題，為建設決策提供有效依據，為城市文化消費提供養分。

（四）落實科學發展觀，檔案整理技術不斷創新，推動城建檔案可持續發展。

檔案整理的核心是對檔案聯系的整理，且檔案的聯系又是三維的，那么我們所選擇的檔案整理技術應用于檔案整理實踐時，必須能勝任從三個維度全面體現和維護檔案聯系的任務，形成獨立的檔案聯系的記錄，進而實現檔案全面記錄歷史的本質功能。

三、重點工程項目檔案的特點及管理對策

（一）重點工程項目檔案的重要性及其特點

重點工程項目檔案是重點工程建設的重要基礎和依據，是工程建設過程中形成的原始的真實的記錄，確保工程建設質量的環節，不但是衡量和評價工程質量的重要依據，而且也是日后維護實用的重要資料。重點工程項目建設有四個方面的特點：一是工程投資大、建設周期長；二是重點工程項目檔案資料豐富，積累時間長，形成過程錯綜復雜；三是重點工程項目檔案保管期限長，使用價值高；四是重點工程項目建設是城市規劃建設的重要組成部分；直接反映了一個城市規劃建設發展變化的脈絡，因而還是城市建設檔案的重要組成部分。收

集整理好重點工程項目檔案資料，不僅是城市建設檔案部門的重要職責，同時作為建設單位責無旁貸。

（二）做好重點工程項目檔案工作的對策

1.加強組織領導，切實提高對重點工程項目檔案工作重要性的認識。

2.注意溝通協調，形成有效的運行管理體制。

3.強化責任管理，建立完善的工程項目檔案管理制度。

4.加強業務培訓，搞好監督指導工作。

5.改善保管條件，確保重點工程項目檔案的安全保管。

四、基于城市結構理論的城建檔案工作變革

城建檔案是一項專業性，服務性較強的工作，城建檔案管理必須必須探索適應城市檔案自身規律的管理方式。主要體現在以下方面：

（一）從數字城市建設角度重新審視城建檔案信息化。

城建檔案信息化是社會信息化的基礎環節，城建檔案的信息化戰略必須站在“數字城市規劃”的宏觀角度下進行，把城建檔案信息化作為重要的數字城市基礎設施來建設。

（二）以空間信息為基礎整合城建檔案信息，提供可視化利用服務。

（三）深入挖掘城建檔案的信息價值。建設“城市建設信息中心”。

（四）進行城建檔案應急利用研究，發揮城建檔案在災難救援和恢復重建中的作用。

五、城建檔案工作的服務與創新

城建檔案是一項專業性，服務性較強的工作，是城市建設事業的重要組成部分。只有不斷地創新服務理念，創新服務內容，創新服務方式和手段，才能更好地發揮城建檔案工作在在經濟建設和城市建設中的作用，使自己永遠立于不敗之地。

（一）改變服務理念，拓展新的服務空間。

城建檔案作為信息資源的一部分，要適應社會的需要和市場的需求。信息資源是資本，市場需求是導向，要在開展各項服務性格活動的同時，瞄準市場，將城建檔案的業務建設、信息資源開發和利用服務緊密結合起來，積極主動地為城市建設提供形式多樣、內容豐富的信息服務。要加大改革力度。推進服務觀念的根本轉變，在指導思想上要破除各種舊觀念，確保通過滿足利用者的需求來開展工作，增強城建檔案工作的地位；在工作中改變重保管輕利用的舊觀念，確立以用戶需求為主導，突出改進與用戶相關的工作，在此基礎上研究用戶

及其信息需求，開展有針對性的服務。

（二）延伸服務內容，打造新的服務平臺

創新服務內容是城建檔案館服務工作創新的先導，信息服務成為服務工作內容的重中之重。不斷拓展服務內容。創新服務內容還必須有科學的服務管理機制來落實。一是建立以科室為單位的服務管理機制，根據不同的服務項目劃分，以業務為指導、檔案管理、信息編研、聲像等科室為相對獨立的服務單元，結合實際，建立健全包括服務時限、服務程序、服務質量等內容的操作性強的服務管理制度，在此基礎上建立起社會化服務總的管理規章，用制度做保證、靠規范去運作。二是建立以人為本的服務機制，給每位員工以充分發揮專業技能。實戰服務才華的機會和平臺。三是以實績為尺度建立激進機制，要充分尊重和保護每位員工的辛勤勞動，既要不斷給予精神鼓勵，又要給予相應的，物質獎勵。

（三）改進服務方式，滿足新的服務需求

1.主動后式服務。城建檔案管理人員應把服務城建檔案作為自己義不容辭的 責任。無論是已接收進館的檔案，還是在建工程中尚未接收進館的檔案，只要是建設施工等服務對象需要的，就應該主動提供優質、高效、滿意的服務。

2.超前式服務。城建檔案從初始分步、建檔到完整收集歸檔是一個相對漫長的階段，少則一年，多則幾年時間。所以城建檔案管理人員應從初始化做起，實施超前介入跟蹤服務。

3.開放式服務。知識經濟時代的到來，為城建檔案開放式服務拓展了廣闊的領域。城建檔案館應充分利用現代化的科技手段積極提高服務水平，以滿足社會跨館際查詢檔案信息的需求。

（三）更新服務手段，有效利用信息資源

創新服務手段是市城建檔案館服務工作創新的載體。城建檔案館數字化建設是二十一世紀檔案館業務建設的重點，國內許多檔案館已啟動數字化建設的規劃和實踐。

1.將現有館藏檔案有計劃、有重點地進行掃面刻錄等數字化處理；

2.是大力收集整理電子文件。各檔案館電子檔案入藏比例與日俱增，為便于查檔者隨時查閱數量日多的電子化檔案文獻，城建檔案館應順應時勢，盡早著手籌建電子閱覽室，購置設施，完善條件，給查檔者提供多視覺、多角度的檢索空間。

3.是搞好咨詢和網絡培訓及網絡宣傳，幫助查檔者熟悉檔案網絡信息知識，掌握查詢選擇使用網絡信息的技能。并且將微縮技術、光盤存儲技術、計算機技術、網絡技術更好地在實踐中適用。

總之在城市化進程不斷加快的今天，城建檔案的規范化管理和服務創新已迫在眉睫，我們不僅要腳踏實地，也要大膽嘗試，使城建檔案管理與服務工作與時俱進，不斷創新開拓，更好地服務于經濟建設的新跨越。

參考文獻：

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[2]趙生輝《城市結構理論對城建檔案管理的啟示》，[J]《檔案與建設》2010年第2期 CN32-1085/G2

[3]倪麗娟《城市建設中的檔案工作納入機制分析》，[J]《檔案學研究》2010年第3期 CN11-1226/G2

[4]龍秀云《城市基礎設施建設前期的檔案管理》，[J]《城建檔案》2010年第4期 CN11-3484/TU

[5]王蘊《城建檔案工作的服務與創新》，[J]《城建檔案》2010年第5期CN11-3484/TU

第二篇：檔案學

第一章

一、1、檔案室類型與任務：主要有普通檔案室、科技檔案室、音像檔案室、人事檔案室、綜合檔案室、綜合檔案室、聯合檔案室、檔案信息中心。基本任務是，集中統一管理本機關各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。具體任務是，對本機關文書部門或業務部門文件材料歸檔工作進行指導和監督；負責管理本單位的全部檔案和相關資料，并積極組織提供利用；定期把具有長遠保存價值德爾檔案向檔案館移交。

2、檔案館類型與任務：國家檔案館、部門檔案館、企事業及其他社會組織單位檔案館。基本任務是，收集、保管和利用檔案，維護檔案的完整與安全，維護歷史的真實，服務于現實和未來。

3、檔案工作機構的設置：單位檔案室、文件中心（集中保管并提供利用的機關、事業單位處理完畢的文件的機構）、各級各類檔案館、各級檔案局（《檔案法》的執法主體）

4、A、世界上現存最大的一份紙草檔案：公元前1164年，埃及法老拉美西斯四世制成，現存倫敦不列顛博物館。B、世界上創刊最早的檔案專業刊物：1876年，德國《檔案雜志》。C、世界上第一個提出“檔案學已成為一門獨立學科”觀點的人：1884年法國朗格魯.D、世界上唯一的檔案專業出版社：1982年1月3日，中國成立了檔案出版社E、世界上唯一的檔案專業報紙：1995年《中國檔案報》

5、檔案館是集中管理檔案的文化事業機構，是保存檔案史料的基地，是社會各方面利用檔案資料的中心

二、1、檔案的定義表述為，國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案就是國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的保存備查的文字、圖像、聲音以及其他各種形式的歷史記錄。

三、1、檔案的價值和作用：憑證價值（這是由檔案的本質屬性—原始記錄性所決定的）、參考價值（基本價值）。作用：（1）機關工作的查考憑證（2）生產建設的參考依據（3）政治斗爭的必要工具（4）科學研究的可靠資料（5）宣傳教育的生動素材

2、檔案的基本分類：按生產領域，文書檔案、科技檔案和專門檔案；按制成材料，甲骨、竹簡、縑帛、紙質、膠片、磁帶、光盤、食物檔案等；按單位性質，政黨機關檔案、事業單位檔案、企業檔案、軍隊檔案、農村檔案等；按形成時期，建國檔案（歷史檔案）、建國后檔案（現實檔案）

3、檔案工作8大環節：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案檢索、檔案利用、檔案的編研 第二章

一、1、歸檔時間應注意：向檔案室移交的時間一般應該在第二年6月底以前，由文書部門立好卷向檔案室歸檔。

2、文書檔案保管期限劃分：永久和定期，定期中再實行標時制，一般分為30年和10年。

二、1、歸檔：機關各單位在工作活動中不斷產生的文件，處理完畢以后，經由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為歸檔。

2、歸檔范圍：是指本機關哪些文件應該立卷歸檔，哪些文件資料可不立卷歸檔。

3、歸檔制度：就是確定歸檔范圍、歸檔時間以及歸檔案卷質量要求和手續的一種實用文。基本內容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求

4、檔案征集公告：是指政府或機關團體向社會公眾宣布檔案征集目的、范圍、方式等事項的一種應用文體。基本內容包括：征集范圍、征集方式、聯系方式

三、1、歸檔要求：（1）歸檔總要求，遵循文件資料形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用（2）歸檔注意點，電話答復重要問題、會議記錄、一些高級領導人的即席講話應當記錄下來的形成文字，并要標明作者、時間、地點、辦理情況等；注意基層單位的收集工作，一般收集會議記錄、決議、請示和報告、計劃和總結、生產統計報表、分配方案、財會憑證和財務賬簿、單位的簡史等；要求歸檔制度的標準化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應當統一。

2、永久保管的文書檔案主要包括：本機關制定的法規政策性文件；本機關召開的重要的會議，舉辦重要活動等形成的重要文件；本機關職能活動中形成的重要文件材料；本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復批示，以及重要的報告總結、綜合統計報表等；本機關機構演變、人事任免等文件材料；本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；上級機關制發的屬于本機關業務的重要性文件材料；同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料

3定期報管的文書檔案范圍：本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一半文件材料；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性事務管理文件材料；本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；上級機關制發的屬于本機關業務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制法的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；下級機關報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料

4檔案保管期限表的類型：通用檔案保管期限表；專門檔案保管期限表；同系統機關檔案保管期限表；同類型機關檔案保管期限表；機關檔案保管期限表

5檔案銷毀制度的內容：銷毀的檔案必須是經過嚴格的鑒定后確認失去保存皆知的檔案；銷毀檔案，應以全宗為單位編制的”銷毀檔案清冊”,寫出銷毀檔案報告，報請主管機關或上級檔案管理機關批準。未經鑒定和批準，不得擅自銷毀檔案；對已經批準銷毀的大難，如無特殊情況，一般可存放一段時間在銷毀；銷毀檔案，應派兩人以上監銷，監銷人員要認真履行職責，并在’檔案銷毀清冊“上簽字蓋章，注明“已銷毀’字樣和銷毀時間、地點、方式；銷毀數量大，要送指定的工廠進行監銷，嚴禁出賣或改為他用；’檔案銷毀清冊’及批準手續，要歸入相關的全總卷妥善保存 第三章

一、1、全宗：是檔案的基本分類和管理單位，指一個國家機構、社會組織或個人形成的具有聯系的檔案整體。全宗從形成角度看有組織和個人兩類。

2、立卷說明：又稱案卷文件目錄序言，就是文件處理部門在立卷工作告一段落后，為了便于向檔案室移交，方便日后的保管和利用，對機關當年的職能活動、立卷情況和文件材料的大體內容作出的敘述式的文字簡介，其形成的文字材料就是立卷說明。

二、1、檔案整理的原則：A、充分利用原有基礎（1）充分的重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。（2）在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況B、保存文件之間的歷史聯系，文件在來源方面的聯系、文件在時間方面的聯系、文件在內容方面的聯系、文件在形式方面的聯系C、便于保管和利用。保持文件之間的歷史聯系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯系而聯系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發點和最終要求。

2、以“件”為單位與以“卷”為單位整理的區別：（1）取消案卷，界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發，實現文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程。裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統一規定，只要符合檔案保護要求即可。（2）分類方法固定為、保管期限、機構，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次（3）取消案卷、卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。以件為單位裝訂，不用擬寫案卷題名，跨盒編流水件號，不編頁號只記頁數（4）歸檔章的位置不限，同時對歸檔章的項目加以調整，只保留檢索必備項目（5）文件排列方法靈活，便于查閱，利于保密（6）歸檔文件直接裝盒保管，檔案盒的項目設置有了較大變化。無須撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只須填寫盒脊。第四章

1、檔案登記：就是對檔案管理活動中出現的所有重要的事實、行為和數據進行隨時隨地的記錄。

2、檔案統計：就是以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作呢的有關情況。

3、全宗名冊：是對其所管全宗進行逐個登記的一種形式。

4、全宗單：詳細登記每一全宗情況的登記形式，主要應用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。

5、全宗登記表：是一種比全宗單內容更詳細的表格。

6、檔案統計的類型：檔案構成統計、檔案利用統計、檔案工作人員情況統計、檔案館建設狀況統計、檔案室建立情況統計 第五章

一、1、檔案檢索工具：是揭示和介紹檔案館保存檔案內容和成分，記錄、報道、查找檔案資料的手段，是開發檔案信息資源的工具

2、檔案著錄：是指檔案館室編制檢索工具時對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

3、檔案標引：就是對文件或案卷內容進行主題分析，從自然語言轉換成規范化得檢索語言過程，即對內容分析結果賦予檢索標志的過程。檔案標引是檔案著錄最核心內容。

二、1、檢索工具的分類：A、按編制方式分：（1）目錄。案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目錄、全宗目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄（2）索引。文號索引、人名索引、地名索引（3）指南。檔案館指南、全宗指南、專題指南；B、按載體形式分：可以分為以紙張為載體的、以膠片和磁帶為載體的兩大類，其中以紙張為載體的又可分為卡片式、書本式，以以膠片和磁帶為載體的包括縮微目錄和機讀目錄；C、按檢索范圍分：全宗范圍檢索工具、若干全宗范圍檢索工具、以若干個檔案館的全部或部分檔案為對象的檢索工具；D按功能分：館藏性檢索工具、查找性檢索工具、介紹性檢索工具；E、此外，按信息處理手段可分為手工檢索工具和機械檢索工具；按使用對象的不同可分為恭維性檢索工具和開放性檢索工具；按排檢方法的不同可分為分類法的檢索工具和主題法的檢索工具

2、檔案排檢方法：按作者排檢法、按文號排檢法、按字序排檢法、按地序排檢法、主題法 第六章

一、1、檔案保管：是指根據檔案的成分、狀況所采取的存放和安全保護措施，包括日常工作管理、流動中保護、專門保護等。

2、檔案利用：是開發檔案信息資源，服務經濟建設的直接途徑，是檔案工作中最富有活力的一個環節

3、全宗卷：是檔案館或檔案室在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件資料所組成的專門案卷

4、檔案用戶調研工作：就是根據檔案工作的目的和要求，在廣泛收集和積累有關用戶對檔案信息的各種反應，以及進行實地調查和考察的基礎上，運用科學的分析研究方法，通過分析、對比、判斷與綜合等邏輯思維過程，提出相應對策與措施的一項工作

二、1、全宗卷的主要內容：全宗指南、大事記、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的統計、檔案的利用、計算機在檔案管理中的應用

2、檔案利用工作的基本要求：有正確的服務觀念和良好的服務態度；充分研究和了解社會需要，熟悉館藏檔案；正確處理基礎工作與利用工作的關系

3、檔案利用基本方式：提供檔案原

件、提供檔案復制件、根據館藏檔案內容制發檔案證明 第七章

一、1、檔案編研：是檔案館（室）以檔案館（室）藏檔案為主要對象，滿足社會利用的需要為主要的目的，在研究檔案的基礎上編輯史料，編寫檔案參考資料，參加編史修志以及撰寫專門著作的工作

2.全宗介紹：也稱全宗指南，是以文章敘述的形式揭示和介紹某一全宗檔案內容和成分及其意義的一種檢索工具

3、大事記：是用簡明的文字按時間順序扼要的記載一定歷史時期內發生的重大事件，揭示重要事件和活動的發生、發展過程以及他們之間的關系參考資料

4、組織沿革：也稱組織機構改革，是系統記載一個機關、一個地區或專業系統的組織機構、人員編制、體制變革情況的一種檔案參考資料

5、基礎數字匯編：也稱基礎數字匯編，是以數字形式反映一個地區，一個單位或某一方面的基本情況的檔案參考資料，是根據實際工作需要，從檔案資料中選取有關統計數字匯編而成的6、專題概要：是用文章敘述的形式簡要說明和反映某一方面的工作、生產或其他現象的發展和變化情況的一種參考資料。

二、1、編研工作的內容：匯編檔案文件、編輯檔案文摘匯編、編寫參考資料、編史修志

2、現行檔案文件匯編類型：法規文件匯編、重要文件匯編、發文匯編、會議文件匯編、公報政報、其他專題文件匯編 第八章

1、人事檔案：是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其各種形式的歷史記錄材料

1、查閱的要求：1）利用黨委組織部門的人事檔案必須是中共黨員。2）組織、人事、勞動部門查閱人事檔案須有手續完備的信件；其他部門應該持有本單位領導簽字的正式查檔介紹信或《查閱人事檔案審批卷》。3）查閱人員不得查閱本人及其親屬的檔案。4)未經領導批準，不得查閱同級人員檔案，下級不得查閱上級人員檔案。5）本單位組織、人事部門一般不得查閱本單位領導人的檔案。6）只準查閱介紹信或審批表中提到的有關內容 第九章

一、1、會計檔案：是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據

2、電子檔案：是指人們在各種活動中以電子計算機為工具產生的一類數字化形式的具有保存價值的電子文件

3、聲像檔案：是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄，是全宗檔案的重要組成部分

4、照片檔案：是國家機構、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的以感光材料為載體的圖像資料。

5、照片檔案的歸檔范圍：本單位在工作活動中產生的具有憑證和參考價值的照片；領導人物或著名人物參與某單位某地區重大公務活動的照片；反映本地區重大事件、重大事故、自然災害及異常現象的照片；本單位向有關單位提出內容和要求，組織拍攝或征集的照片；與本單位的其他載體檔案有密切聯系的照片；外單位形成但經本單位選用的照片；其他有保存和利用價值的照片

6、家庭檔案：是以婚姻關系和血緣關系為基礎的一種社會生活組織形式的家庭或家族所形成的檔案。

7、家庭檔案的作用：教育作用、依據作用、傳承作用、宣傳作用、參考作用

第三篇：檔案學講稿

檔案學第五組講稿

一、關于國際檔案日

（一）國際檔案日的由來

1948年6月9-11日，位于巴黎的聯合國教科文組織（UNESCO）召開了一場專家會議，來自世界上許多國家的檔案工作者參加了會議交流，經大家討論決定成立國際檔案理事會（ICA）。

2007年11月，為了慶祝2008年6月9日ICA成立60周年紀念日，ICA全體成員在于加拿大魁北克舉行的全體會議上投票決定，將每年的6月9月定為國際檔案日。

ICA設立國際檔案日的初衷是向社會宣傳檔案，增強公眾的檔案意識，激發公眾利用檔案的興趣，最終促進檔案事業的發展和社會對檔案專業的認同。

（二）“國際檔案日”介紹

“國際檔案日”是由國際檔案理事會（International Council on Archives,簡稱ICA）設立的，ICA是檔案界的最高專業組織，宗旨是加強世界范圍內檔案機構的合作，共同致力于檔案資源的保護和開發利用。

國際檔案日作為世界檔案界一個盛大節日，為世界的檔案工作者推動本國檔案事業的發展提供了一個契機，有助于檔案館、檔案人員及檔案專業樹立良好的公眾形象，并幫助公眾了解檔案保管是積累國家和社會記憶的重要手段，促進檔案收集、管理和利用的建設。

（三）設立初衷

“國際檔案日”是由ICA設立的，ICA選擇6月9日作為國際檔案日是因為這一組織的成立時間是1948年6月9日。專業同行都知道，ICA是檔案界的最高專業組織，宗旨是加強世界范圍內檔案機構的合作，共同致力于檔案資源的保護和開發利用。

ICA設立國際檔案日主要有兩點原因。一是ICA為了推動社會公眾認識檔案和關注檔案事業。檔案是人類文化遺產和信息資源的組成部分，是人類經濟、政治和社會發展的有效見證。但在現實生活中，社會公眾對檔案的認知不多，常常把檔案館與圖書館混淆。社會公眾對檔案了解不充分，不太關注檔案事業，都在一定程度上妨礙了檔案事業的發展。二是ICA為了加強自身宣傳，增強檔案專業及檔案專業組織的國際影響。ICA選擇自身的成立日作為國際檔案日，既可紀念自身的成立時間，又能讓這一特定時間具有更重要的標識意義和更普遍的國際影響。

可見，ICA設立國際檔案日的初衷是向社會宣傳檔案，增強公眾的檔案意識，激發公眾利用檔案的興趣，最終促進檔案事業的發展和社會對檔案專業的認同。

（四）ICA設立國際檔案日并確定其具體時間經歷了數年過程。

2004年，維也納第15屆國際檔案大會曾提出議案呼吁聯合國成立“國際檔案日”當時有2000名與會者贊成該提議。

2005年，在巴黎召開的第33此聯合國大會宣布將10月27日定為“世界聲像遺產日”。這項決定有助于提升公眾對聲像檔案價值的認識，也進一步凸顯出設立國際檔案日的必要性。2007年，為了慶祝2008年6月9日ICA成立60周年紀念日，ICA全體成員在加拿大魁北克舉行的全體會議上投票決定，將其成立日6月9日定為“國際檔案日”。該項決定最終被ICA執行委員會通過并在檔案界推行。從此，檔案與檔案人便有了屬于自己的節日

（五）ICA明確提出設立國際檔案日的目標包括五點

1、通過宣傳教育，提升社會公眾的檔案意識，讓其了解檔案對個人切身利益和社會的長遠價值。

2、檔案高級決策者通過制訂檔案政策，更大程度地發揮檔案在社會良治以及和諧發展中的作用。

3、教育公共部門和私人機構，讓其認識到檔案長期保管和有效利用的必要性。

4、著重宣傳特色檔案、重要檔案和孤本檔案。

5、借助展覽使文件和檔案的表達形式更直觀，增強可視化效果。

（六）國際檔案日設立的意義：

設立“國際檔案日”的意義表現在很多方面。既能推動各國檔案事業的發展，也能使各國執政者相信有效的檔案保管是優化政府管理、提高執政透明度、明確責任的前提，還能幫助公眾了解檔案保管是積累國家和社會記憶的重要手段，促進他們廣泛利用檔案。此外，設立國際檔案日有助于檔案館、檔案人員乃至檔案專業樹立良好的公眾形象。對于那些沒有設立“國家檔案日”的國家來說，國際檔案日可為其提供開展檔案宣傳和增強社會檔案意識的契機;而對那些已經有“國家檔案日”的國家來說，國際檔案日也能為其創造強化檔案宣傳和不斷促進檔案事業發展的更多機會。

（七）近期活動：

近些年，ICA成員國開展了一系列“國際檔案日”的慶祝活動，形式十分豐富。2009年，塞內加爾“國際檔案日”的主題是“信息管理和信息人員保護”，當天召開了“塞內加爾檔案榮譽證書”的頒獎典禮及公共檔案服務人員的宣誓儀式;阿爾及利亞通過舉辦展覽來慶祝節日;日本在山口全州檔案館舉辦紀念講座，此外參眾兩院積極推動《公共文件管理法案》的出臺。

2011年，歐洲理事會“國際檔案日”的口號是“保存過去，現在行動，為將來準備”，重點關注音像檔案、紙質檔案和電子檔案的保護;英國啟動新的在線資源，通過數字化檔案向人們生動展示當時的各種活動，提升英國檔案館館藏的世界聲譽。2012年，國際檔案日的慶祝形式更加多樣，除常見的舉辦展覽、開展會議和舉辦儀式之外，還利用新的社會媒體(微博等)慶祝節日，讓公眾認識到檔案和檔案專業的重要性以及檔案與社會生活的密切關聯。總之，每年的6月9日是檔案專業和檔案人的節日，同行齊心協力表達和傳遞了同一種聲音和信念——讓公眾充分了解檔案和關注檔案事業!讓檔案機構和檔案人的努力充分得到社會認同!

（八）關于國際檔案日活動的探討

在全國范圍內統一開展國際檔案日活動，對于各省市檔案部門借鑒原有活動經驗，拓展活動范圍，并在同一主題下開展合作項目大有裨益。活動應以各級檔案部門為主體，活動對象既包括社會公眾，也包括各機關、企業事業單位的工作人員和檔案工作者，活動的目標除了 提升社會檔案意識外，還要發揮檔案的教育功能和加強檔案工作者間的交流，并針對不同對象開展不同類型和內容的活動。

（九）中國首屆國際檔案日

2013年，中華人民共和國國家檔案局決定自該年開始，把每年的6月9日即“國際檔案日”作為檔案部門的宣傳活動日。

國際檔案日作為世界檔案界一個盛大節日，為世界的檔案工作者推動本國檔案事業的發展提供了一個契機，有助于提升檔案在大眾、政治家、決策者以及贊助機構中的地位。鼓勵新的用戶和擴大用戶基礎，改變檔案部門和檔案專業的形象，讓檔案界發揮出它最充分的意義，從而建立起更大的信心和與社會的互動。

（十）2015年國際檔案日宣傳口號

1、紀念6?9國際檔案日增強全社會檔案意識 2、2015年6月9日國際檔案日主題“檔案--與你相伴”

3、發揮檔案存史資政育人價值

4、守護歷史 傳承文明資政育人 服務社會

5、檔案工作功在當代，利在千秋

6、開發檔案信息資源，弘揚民族優秀文化

7、傳播檔案文化，為打造“十個湯陰”服務

8、立足檔案 面向社會 服務公眾

9、檔案館，政府信息公開查閱場所

10、推行現行文件查閱促進政務信息公開

11、家庭檔案——傳播精神文明的有效載體

12、加快檔案資源開發 服務社會科學發展

13、建立家庭檔案 弘揚家庭美德

14、健全“三農”檔案服務農村三個文明

15、管理檔案保存歷史 傳承文明促進和諧

16、公民有依法利用檔案的權利

17、保護檔案人人有責

18、堅持依法治檔方針打擊檔案違法行為

19、貫徹執行《檔案法》依法查處檔案管理違法違紀行為 20、移交一份檔案，奉獻一份業績

二、社會檔案意識

（一）檔案意識

所謂檔案意識，是指人們對于檔案和檔案工作在國民經濟建設，國家社會生活各方面的性質、地位和作用的認識。《檔案法》的頒布與實施，標志著我國檔案事業開始走上了依法建設、依法管理的新階段。它從法律的角度向社會提出了認識與重新認識檔案和檔案工作的重要問題。隨著體制的新舊交替，檔案升級活動日漸降溫，人們的思想觀念向“經濟效益”高度集中，各單位對檔案的重視程度也隨之大大下降，檔案工作的發展步履日趨艱難。

（二）我國社會檔案意識薄弱的原因

為什么我國的社會檔案意識如此薄弱？這一問題的產生，既有深刻的社會根源，又有著不可忽視的個人原因

1、雖然我國有著悠久的檔案和檔案工作歷史，有關檔案管理思想的孕育和萌芽同樣歷史悠久。但是這些思想缺乏完整性和較為系統過的理性思考，而將有關檔案現象作為一個獨立性的專門問題進行研究，則始于20世紀二三十年代。正是由于我國的社會政治·經濟·文化的落后，導致檔案學科的滯后，這一學科的滯后制約了檔案事業的發展，檔案事業不發展，社會檔案意識又怎能不薄弱？

2、社會制度的特點所致。眾所周知，我國古代社會是一個集權性很強的封建帝國。我國這種經濟上自給自足的全封閉和政治上的獨裁，給檔案工作帶來了深遠的影響，記錄帝王將相活動成為古代檔案工作的核心。在某種程度可以說，古代檔案工作可以看成是帝王的家事，既然是帝王的家事，你布衣百姓，便與檔案無緣了

3、對檔案的教育宣傳不足。受傳統社會制度和檔案制度的影響，檔案工作偏重于強調保密性·機要性，檔案和檔案工作的基礎知識傳授和宣傳甚少。上大學以前，我根本不知道什么是檔案，直到高招報考志愿，我才知道世界上竟然還有檔案學專業，而且最后很無奈的選擇了這一專業。等到去我們縣教育局提檔時，帶著一份好奇心向工作人員問“檔案學是干什么的？”得到的回答是“不清楚”。試想，一個檔案工作人員對檔案都“不清楚”，我們的一般百姓，又有幾個對檔案“清楚”的？大量“檔案盲”的存在，與檔案的教育和宣傳不足不無關系!

4、我國檔案工作的發展狀況所致。從我國檔案工作的現實狀況來看，檔案工作的水平還很低，還處于經驗管理向科學化現代化管理轉變的起步階段。這種狀況嚴重地影響著檔案部門為社會服務的能力，從而使檔案工作長期處于管理提供者與利用者相隔絕的狀態⑤。檔案工作的鏈條中斷，把非檔案工作者排除在了檔案事業的大門之外，自然而然，我們的大部分民眾就成為了真正的“門外漢”。

5、我國的國民文化素質還比較低，在一定程度上限制了檔案意識的提高。近代以來，由于我國的經濟文化的落后，國民文化素質普遍不高，限制了人們對檔案和檔案工作的認識和了解，對檔案和檔案工作的誤解和偏見普遍存在。例如，有相當部分的人不了解什么是檔案，它包括什么內容，有什么用處，有的人甚至認為檔案只不過是一堆廢紙而已，還有一部分人把檔案理解為“黑色文件”。

（三）當代大學生檔案意識的現狀

1、學籍檔案。當代大學生學籍檔案意識不足。大 學生殊不知從一踏入校門起所持的錄取通知書，入學后所填的學籍登記表、入團和入黨志愿書、學生成績表 和獎懲信息，畢業時所填的畢業登記表等都歸入個人 檔案。因此，出現書寫太隨意、用紙用筆不規范、隨意涂 改等現象，這會給畢業后入職形成的人事檔案管理和 利用帶來不便，若有不良懲處警告信息，亦會對今后職務評審和職業生涯發展帶來不利。當代大學生在校期間應自覺重視學籍檔案，培養起檔案意識。

2、人事檔案。當代大學生人事檔案意識淺薄。大 學生殊不知在離校后他們的學籍檔案就會隨進入職場而轉化為公司的人事檔案，不知道其人事檔案會隨工作地點或是工作單位而轉遞，不關注其人事檔案信息，沒有人事檔案意識，以致需要查找利用檔案時才盲目奔波，檔案卻不知去向，造成“丟檔”、“壞檔”等情況，更有大學生畢業時“棄檔”。據調查，這些大學生之所以要遺棄自己的人事檔案，除了因為他們覺得辦理人事檔案托管費用太高劃不來以外，主要的原因是他們認為工作能力才是最重要的，而檔案沒什么用，有沒有檔案無所謂。所以有很多的大學生因各種原因而干脆遺棄自己的人事檔案。他們的檔案意識著實令人堪憂。

3、檔案工作。當代大學生檔案工作意識欠缺。大 學生對具體的檔案工作不了解，對檔案處理流程不甚明了，對畢業后檔案轉遞去向不明，缺乏對檔案工作活 動的參與感。調查發現，大學生對檔案不太了解的占調 查對象的52%，對檔案比較了解的為 30%，對檔案很了 解的只占 2%，這說明我們高校的檔案宣傳工作還需要 加強，在實際工作中需要創新工作方法，改變思路，讓大學生能有更多的機會接觸到檔案和檔案工作，才能夠真正培養大學生的檔案意識。

（四）當代大學生檔案意識薄弱的原因

1、社會環境因素。我國集中的檔案管理體制決 定了檔案和檔案工作的封閉性和神秘性。檔案活動主要集中在各類檔案室、檔案館和檔案局中進行，社會檔案意識不足以影響到廣泛群眾，這在一定程度上限制了檔案事業的發展及其宣傳效果。因此大學生對檔案 和檔案工作知之甚少，只有“書到用時方恨少”，檔案意 識的種子缺乏生存土壤。

2、個人知識結構因素。個人知識結構分為主觀和客觀因素。主觀為大學生自身注重工作能力和工作技能的培養，對檔案和檔案工作基本不關注，認為檔案是可有可無的，其認識上的誤區導致其缺乏檔案意識，忽視了檔案工作的重要性。客觀因素是當前高校教育除了檔案學專業學生有針對性的課程外，其它專業基本不涉及檔案基礎知識的教授，在教育投入中檔案基 礎知識課程的缺失造成了大學生檔案意識參差不齊，嚴重影響了其對檔案及檔案工作的認識和看法。

3、高校檔案管理因素。畢業生檔案具有過渡性、流動性等特點，而當前高校普遍重教學環節，輕學生檔案管理的做法，是導致畢業生檔案意識弱化的外在原因。第一，宣傳力度不夠。高校檔案工作封閉，沒有很好 地與大學生進行互動，大學生缺乏參與感。檔案工作與畢業生就業關聯度不足，要以畢業生就業工作為線，把 大學生與檔案工作連起來，調動其關注檔案的積極性，自覺增強檔案意識。第二，管理內容單一。高校檔案管 理內容主要是學生成績單、入團和入黨志愿書、獎懲材料以及畢業生登記表等材料，內容枯燥單調，缺乏活力。高校可以根據當前市場所需人才調整大學生培養計劃，為大學生成立一個在校特色檔案，其中包括社會實踐記錄、參與各種比賽和活動記錄、特色能力展示記錄，甚至是學生個人興趣愛好記錄等，為大學生在求職就業中增加一份隱形簡歷，為大學生開設一種檔案工 作新模式，充分發揮其主觀能動性。

（五）如何增強檔案意識

1、面向社會公眾 ——提升檔案意識和檔案影響力 社會公眾普遍認為檔案和檔案館是神秘的，與自己的生活毫無關系，所以面向社會公眾的活動應以檔案館為主體，重在檔案、檔案工作常識的普及和開展社會教育。

（1）以公眾的實際需求和興趣確定活動主題活動主題應與公眾生活緊密相關，使其自發產生參加活動的興趣。檔案館可以根據近年來館藏檔案，尤其是民生檔案的利用熱點確立活動主題，也可以根據當前公眾關注的社會問題結合館藏確立主題。例如，以宣傳愛崗敬業為切入點，舉辦“我身邊的勞模”主題活動，展示建國以來本地區政府表彰勞模、先進工作者的文件，獎章、證書等實物，勞模本人或 家屬可以憑有效證件查閱檔案并復制；以反映上山下鄉運動、知青返城為切入點，舉辦“我的青年時代”主題活動；以生態 明建設為切入點，舉辦“美麗的家鄉”主題 活動，展示建國以來城市鄉村拆遷改造、環境監測、大氣及水資源等方面的治理，直至現在的掛賬村拆遷、城中村改造等的 政府文件、工作記錄、影像資料等??通 過活動，讓公眾知道檔案館不僅保存了自己所生活地區的發展歷史，保存了自己親 身經歷的一個時代、事件的歷史，還保存了他們辛苦工作一生的單位的發展歷史，甚至保存了自己返城、當勞模、婚姻狀況、房產等的相關記錄，檔案中可能就有自己或家人的名字、影像。當社會公眾產生了對檔案館的親切感和依賴感后，他們才能真正關注檔案館的工作，在需要時到檔案館查閱，有珍貴的歷史資料時想著捐贈給檔案館。

（2）針對不同類型的公眾開展相應 的活動 社會公眾存在年齡、文化層次等方面的差異，他們的需求不同，關注點也不同，所以面向不同類型的公眾要設計不同內容的活動。對于一般公眾，可以安排參觀 檔案館工作場所、檔案展覽、閱覽宣傳資料并參加知識競 賽等活動，通過接觸實實在在的檔案，讓他們知道檔案是什么，檔案館有什么，檔案有什么用途，如何利用檔案等，體會檔案對其工作生活的重要作用，培養他們利用檔案 的意識；對于文化層次較高的公眾，可以安排聆聽講座、參與利用檔案進行研究等活動，讓他們感受檔案文化的 魅力，激發開發檔案資源的熱情；對于學生，除安排參觀、知識競賽外，還可以安排檔案編輯、職業體驗等活動，提 高他們利用檔案開展研究的意識和能力，為檔案館培養潛在的形成者和利用者。

（3）檔案館內、館外活動應各有側重各有特色為吸引更多的公眾參與，檔案館在舉辦活動時可以在公園、廣場、博物館等地設立分會場。在檔案館內舉辦的活動要側重于介紹館藏和檔案館工作，而在館外舉辦的活動要重在通過宣傳，讓更多的人對檔案和檔案館有初步的認知和了解。

（4）挖掘館藏，把公眾吸引進檔案館作為國際檔案日的主場地，檔案館要充分發揮自身優勢，通過展示特藏檔案原件、檔案展覽及編研作品、檔案館的工作場所等，讓公眾更直觀地感受檔案的魅力。

（5）舉辦有參與性的活動提高公眾的興趣讓公眾與檔案和檔案工作零接觸，能夠展示檔案館的親和力，提高公眾的參與熱情。開展實踐活動時，檔案館工作人員要做好指導和服務工作，以達到社會教育的 的。一是開展檔案揭秘活動，向公眾展示與主題相關的文件、照片、實物等，讓公眾看到在報紙、電視、網絡上看不到的原始檔案，以顯示檔案原始性、真實性的特點。二是開展觀摩或體驗活動，邀約公眾參觀檔案館，參觀或親自參與檔案館查詢、借閱、復制檔案的全過程。三是開展社會研究和檔案編輯活動，邀請學生或一些家庭，利用檔案探尋本學校、本地區或自己居住社區的歷史和變化，形成圖文并茂的報告并注明所利用檔案的出處；請大、中學生或部分有研究興趣并具有一定文字能力的公眾利用檔案編輯歷史故事或開展某個專題的研究，活動結束后可以對編輯的成果進行評比以資鼓勵。

（6）舉辦講座或展覽以展示檔案內涵舉辦與主題或其他館藏相關的講座或展覽，多角度、全方位地展示館藏檔案和檔案文化，使公眾充分感受檔 案的內涵。內容可以涉及公眾現階段比較關注的環保、疾控、社會保障等方面，或本地區特色文化、非物質文化遺產方面，本地區重大活動、重要歷史事件、著名人物等，既可以講述館藏中涉及上述方面的檔案情況，也可以是介紹相關的編研作品。

（7）集中開放一批檔案以提高社會的關注度開放檔案與舉辦活動可以相互借勢，既為活動增加了宣傳點，又廣泛宣傳了開放檔案內容。主辦活動的檔 案館可以自己，也可以聯合本地區其他檔案館，在活動期間向社會開放一批檔案，借助活動契機，通過各種媒體廣泛宣傳這些開放檔案的內容、到檔案館查閱的時間、手續等，以更大范圍地宣傳檔案館的館藏和工作。而開放檔案又豐富了活動內容，使活動更有厚度和內涵。

（8）走出檔案館，讓更多的公眾知曉檔案和檔案工作在公共場所舉辦活動，可以吸引更多的社會人員參加，目的在于讓參與者知道檔案是什么，檔案館在哪兒，檔案館是干什么的等。

（9）擺放展板。設計一些活潑的、卡通漫畫式的展 板，用淺顯的語言，生動的事例，介紹什么是檔案、檔案可以幫助老百姓解決什么問題、這些檔案保存在哪兒??

（10）發放宣傳品和有檔案特色的紀念品，擴大活動的影響范圍。可以將展板上的內容印制成手冊；制作介 紹檔案館、檔案館館藏內容、與本屆活動主題相關的檔案 知識等內容的手冊；含有本地區所有檔案館位置的地圖；將與活動主題相關的檔案，特別是照片，制作成明信片、海報、光盤等紀念品，作為禮物贈送給活動的參與者等。各種材料都要力求生動、活潑，能吸引參與者在看過之后予以保留而非直接扔到垃圾箱中。

（11）舉辦知識競賽。可以就發放的手冊中的小知識舉辦現場問答，并向答對者贈送紀念品。這種形式比較 熱烈，容易吸引觀眾的廣泛參與，通過問答形式可以加強檔案知識的深入人心。

（12）與本地區其他活動聯合開展。可以將檔案日活動作為一項內容融入地區性活動中，或與博物館、圖書館 舉辦的活動聯合開展，互相借勢，以擴大活動的受眾面和影響力。

（13）深入社區、農村進行宣傳。可以通過表演快板、相聲等群眾喜聞樂見的文藝節目或舉辦展覽、講座等傳統形式宣傳檔案和檔案工作，尤其是館藏民生檔案的內 容、服務方式、利用手續等。

2、面向檔案形成者 ——強化歸檔責任和保護檔案意識 各單位形成的檔案是檔案館館藏的重要來源，各單位檔案是否齊全完整，整理得是否科學規范直接影響了 案館館藏的質量。各單位工作人員是檔案的形成者，提高他們的檔案意識，對保證本單位檔案的準確、完整、系統具有重要意義。各單位檔案人員開展活動的重點就是宣傳檔案在開展職能工作、處理各項事務、維護單位和職工權益中的重要作用，文件歸檔和規范整理的重要性，提升全體工作人員主動歸檔和自覺保護檔案的意識，轉變他們認為檔案室就是“守攤”的認識。

（1）開展檔案知識宣傳和競賽。通過單位網、本系統 手機短信平臺、簡報、櫥窗等開展宣傳，包括檔案的基礎知識、法制知識、文件材料歸檔、整理和檔案利用方面的知識等，在此基礎上再開展相關知識的競賽。這樣既普及了檔案知識，又活躍了活動氣氛。

（2）舉辦展覽和編輯畫冊。檔案部門可以單獨，或與 業務、宣傳等部門聯合，利用室藏檔案舉辦單位發展歷史展覽、檔案利用成果展覽或編輯相關畫冊，通過翔實的文件材料和生動的利用實例強化檔案的效用。

（3）開展參觀和體驗活動。邀請單位工作人員參觀檔案室，實地了解檔案的分類、整理、保管、編研等工作，并親自體驗檔案借閱工作等。這項活動可以定期開展，也可以作為新員工入職教育的一部分。

（4）開展檔案工作咨詢。檔案部門可以舉辦現場咨詢活動，發放有關查詢利用方面的宣傳資料，解答員工的問題；也可以發放調查問卷，了解員工需求，為以后更好地 為領導決策和職能工作服務奠定基礎。

3、面向檔案工作者 ——搭建交流業務提高素質的平臺 面向檔案工作者的活動主要是業務交流和學術研討，以提高其專業素養。檔案工作者包括基層檔案室的工作人員、檔案局館的工作人員和檔案學科的研究人員，要根據他們的需求開展不同的活動。

（1）針對基層檔案人員的活動重在提高其業務水平基層檔案人員存在更迭頻繁、業務不熟練等問題，他們需要專業人員對其進行業務指導，對工作中存在的問題答疑解惑。所以要從集中指導、培訓的角度舉辦活動。一是舉辦檔案專題培訓或講座，講授檔案專業知識，提高其工作水平；二是舉辦業務交流展覽，如編研作品展，讓各單位檔案人員互相學習、促進和提高。

（2）針對檔案局館工作人員的活動重在提高理論水平和開展橫向交流檔案局館工作人員要對本地區的檔案事業進行宏觀管理，或對館藏檔案進行收集、管理和利用，他們需要了解檔案領域的前沿知識、最新動態、理論成果、其他地區 的先進做法等，要借助國際檔案日為他們提供學習和交 流的機會。一是舉辦檔案前沿知識的講座，使其開闊視 野、增長見識；二是舉辦不同專題的研討活動，使不同檔案館間的工作人員可以就同類工作開展研討和交流，互相借鑒、提高；三是開發館際合作項目，為不同檔案館之間提供合作的平臺，如圍繞一個共同主題舉辦展覽、編輯 史料等，從而促進本地區檔案事業發展。

（3）針對檔案學科的研究人員舉辦高層論壇檔案學科的研究人員既包括高校檔案專業的教授，也包括檔案局館的研究人員，他們需要交流和研討世界或全國檔案領域存在的問題，提出解決方案，為決策人員提供理論依據和實踐的可行性。要根據當前檔案學理論與實踐中的熱點、難點問題確定研討主題，為他們提供研討的平臺，之后可將研討內容匯集成冊，供其他檔案工作者學習。此外，國際檔案日還為主辦活動的檔案館與博物館、圖書館及其他地區檔案館的合作提供了平臺。主辦者可以藉此開展與其他國家、地區檔案部門的交流與合作，共同舉辦學術活動和展覽等，共享檔案資源及相關成果；開展與本地區文博部門的合作，相互借勢，提升檔案的文化價值。

4、面向媒體 ——善于溝通并善用宣傳陣地

國家檔案局楊冬權局長在2011年召開的全國檔案宣傳會議上提出：要進一步鞏固和擴大檔案宣傳陣地，加強傳統媒體陣地建設、擴大新興媒體陣地建設、善于并大力運用公共宣傳陣地。所以在國際檔案日活動中，檔案部門要善于與社會媒體、專業媒體、傳統媒體、新興媒體等不同媒體，就宣傳內容和形式進行深入溝通，借助多種 媒體，讓社會上更多的人知道、參與并持續關注活動，進而關注檔案和檔案工作。

（1）加強與媒體的深度溝通對于國際檔案日活動的組織者來講，與媒體的溝通，就是要清晰、準確地將活動的對象、內容、目的等表達出 來，讓媒體充分了解，并與媒體的宣傳意愿相結合，從而滿足雙方的宣傳目標。

①與業內媒體的溝通業內媒體面向的對象是檔案工作者，宣傳的重點應是活動的內容，尤其是活動的創新點和涉及館藏特色的檔案，以達到為檔案館之間互相借鑒、共同提高、日后開 展合作創造契機的目標。各檔案館可以通過報道了解其 他地區的好做法，發掘共同的關注點或同類內容的館藏，為今后館際之間合作鋪路搭橋，從而促進全國檔案工作水平的提高。

②與公共媒體的溝通公共媒體面向的對象是社會公眾，宣傳的重點應是活動的時間、地點、形式等，目的是讓更多的公眾知曉。但是公共媒體的宣傳思路和檔案館的意愿不盡相同，公 共媒體在意的是通過抓住公眾“眼球”擴大受眾面，所以他們愿意從社會難點、熱點角度去報道，但從活動或工作本身的角度來看有時會片面。因此檔案館要主動加強聯 系、協商，尋求滿足雙方意愿的宣傳點，達到“雙贏”效果。

（2）豐富國際檔案日活動的宣傳內容 活動的宣傳既要考慮活動自身的宣傳，還要突出檔 案內容和檔案工作的宣傳。

①加強活動自身的宣傳。要全方位、多角度地宣傳 國際檔案日活動，開展活動之前廣而告之活動的時間、主 題、舉辦地點、預約方式等，充分造勢，讓更多的公眾知道并了解這個活動；在活動期間積極報道主場地及各分場地的情況，吸引社會公眾的持續關注；活動結束后對參加活動的人員進行訪談、回顧，使活動在公眾心中留下更深刻的印象。

②加強檔案內容及檔案工作的宣傳。檔案資料浩如海，檔案工作涵蓋百業，這為檔案宣傳提供了豐富的資源。要從檔案里發掘故事，把枯燥的檔案變成有趣的故事；用現實的眼光尋找歷史的檔案，把檔案變成現實的延伸、現實的參照，加強檔案同現實的聯系，使檔案具有鮮活力，從而提高檔案的吸引力、感召力；要深入宣傳檔案工作的歷史、傳承和作用，提高檔案工作在公眾心中的形象和地位。可以與電臺、電視臺、網絡合作，推出一系列與主題相關的檔案電視片、人物訪談；與本地區有影響力的網站合作，推出網上展覽等。

（3）發揮媒體的宣傳作用

①充分發揮傳統媒體的宣傳作用。積極與黨委、政府的宣傳、新聞出版、文化等主管部門溝通，爭取他們的支持；加強與主流媒體的聯系與合作，充分發揮傳統媒體覆蓋廣、受眾多、公信力強的優勢，借船出海，借勢而為，爭取更大的社會宣傳力度。

②積極發揮新媒體的宣傳作用。新媒體是新的技 術支撐體系下出現的媒體形態，如手機短信、移動電視、網絡、觸摸媒體等。新媒體以其形式豐富、互動性強、渠道廣泛、覆蓋率高、精準到達、性價比高、推廣方 便等特點在現代傳媒產業中占據越來越重要的位置。檔案部門要充分利用新媒體，豐富和創新宣傳渠道，吸引更多的宣傳受眾，尤其可以借助微博、微信、博客、論壇等社交媒體推介檔案和檔案工作，如發布開放檔案 信息、傳播工作動態、與公眾交流互動等，充分利用國 際檔案日活動的契機，對通過社交媒體征集、管理、發 布與利用檔案信息及宣傳檔案文化進行積極地探索和 嘗試。國際檔案日為我們提供了一個宣傳檔案和檔案工作、展示檔案部門和檔案專業形象、開展檔案界與社會互動的良好契機，我們要抓住這個契機，加強交流合作，推出更多內容豐富、形式多樣的活動，吸引更多的 社會公眾關注檔案和檔案工作，充分發揮檔案的價值和檔案館的社會服務功能。

增強社會檔案意識 推動檔案事業科學發展

檔案工作是一項為時代寫歷史、為文明傳薪火、為社會作貢獻的崇高事業，承擔著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責，功在當代、利在千秋。檔案事業的發展離不開檔案工作者的艱辛付出，更離不開各級領導的重視、社會各界的支持和人民群眾的參與。因此，我們要樹立“大檔案”意識，全社會都來重視檔案、關心檔案、支持檔案、參與檔案，推動我市檔案事業又好又快發展。

第一，要高度重視檔案工作，不斷豐富檔案資源。收集檔案、保護檔案、科學使用檔案，是每個部門單位、每個社會成員義不容辭的責任。我們要高度重視檔案和檔案工作，切實增強社會檔案意識，主動收集經濟、政治、科技、人文、社會管理等各方面的檔案資料，不斷豐富檔案資源。各地各部門要切實加強對檔案工作的領導和關心，把檔案事業發展和檔案工作納入經濟社會發展總體規劃及工作計劃之中，支持和保證檔案事業健康發展。

第二，要增強科學管檔意識，保證檔案安全規范。科學規范管理檔案是保證檔案安全和有效利用的前提。因此，各地各部門單位要切實增強管檔意識，自覺整理、管理好檔案，特別是要在三個方面下功夫：首先，要在業務指導上下功夫，實現管理規范化。履行好檔案行政監督管理職能，提高檔案整理歸檔的規范化水平。二是要在館室建設上下功夫，實現館庫標準化。三是要在檔案數字化上下功夫，實現檔案信息化。

第三，要始終堅持服務為先，切實發揮檔案作用。一是要服務經濟建設，促進經濟發展。二是要服務政治建設，促進政務公開。三是要服務文化建設，促進文化繁榮。

第四，要提高依法治檔能力，推進檔案事業健康發展。要加強法制宣傳。宣傳檔案知識和《檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等法律法規，增強全社會的檔案意識。要加大檔案執法檢查力度，依法查處各種檔案違法案件，加大監督整改力度，不斷提高行政執法水平，用法律規范全市檔案事業的發展。廣大檔案工作者要主動適應時代發展的要求，既要做檔案資料的忠實守護者，更要做歷史資政的辛勤實踐者，自覺加強學習、提高素質、愛崗敬業、無私奉獻，努力使自己成為政治強、作風硬、業務精的復合型人才，為通遼檔案事業的發展貢獻自己的智慧和力量。

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第四篇：檔案學概論

第一章

檔案概論與檔案現象

第一節

檔案的定義及其分析

一、對已有檔案的定義剖析

（一）直觀描述型檔案定義的優勢與劣勢 定義：檔案是某種文書、文件或文書材料

優勢：直觀，易理解，能讓人在現實生活中識別什么是檔案（檔案大部分是由文書、文件轉換而來。檔案的實存形態主要是過去的文書、文件。）

劣勢：沒有從檔案在社會生活中的根本作用、價值等角度去揭示檔案的本質所在

（二）抽象揭示型檔案定義的優勢與劣勢

定義：檔案是一種信息或歷史記錄、原始記錄、記憶工具 優勢：有利于人們對檔案本質的深入認識與揭示

劣勢：抽象度較高，理解難度大，確指性差，易產生學術分歧

二、檔案的本質及其定義表述

1、檔案的本質特性：檔案本質是社會生活的原始記錄，即原始記錄是檔案的本質特性 檔案的定義：

①國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成有價值的各種形式的歷史記錄（中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》）

②檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固定化信息（檔案是清晰、確定的原始記錄性信息）

③“社會記憶”說。認為檔案的本質是“社會記憶”或“人類社會文化的歷史記憶”

④“歸檔保存”說。認為檔案的本質是有意識的“歸檔保存”或“保存備查”

⑤“積累物”說。認為檔案是“一種文化的積累”

⑥“副產品”說。認為檔案是社會活動過程中形成的一種“副產品”或“分泌物”

三、對檔案定義的理解

（一）社會性

檔案是人們在社會生活中直接形成的，其內容是對社會活動的內容、過程及結論的原始記錄，而非自然界的產物。

（二）歷史性

從時態上講，檔案時已經形成的，而不是正在形成或尚未形成的東西

“讓過去告訴現在”“讓歷史告訴未來”

（三）確定性 檔案內容信息具有清晰性、確定性，依附于一定的物質載體形式而存在的，二者缺一不可

沒有載體形式的原始記錄（如人的口語）不能為檔案

沒有清晰、確定的信息內容的原始記錄（如純粹的文物，器具）不能為檔案

（四）原始記錄性

檔案是人們在社會生活中直接形成的原始性信息記錄，對以往社會活動具有直接的原始記錄作用

例：文章、圖書不是檔案，但其手稿、書稿即是檔案；報刊不是檔案，但其文稿和發排稿是檔案；電影，電視節目不是檔案，但其腳本、場記、拍攝圖片、播發稿等記錄物是檔案

從信息論和人類之所以保存、使用檔案的心理根源及實踐需求講，檔案實際是人類追求信息的確定性、可靠性的產物，是社會實踐必須有確定、可靠地信息支持方能有效進行的現實需要產物。

檔案的本質特性——原始記錄——不僅是檔案區別與其他事物的根本所在，而且從根本上決定著其管理方法的基本取向

當今世界各國均以“來源原則”為核心的歷史主義方法作為管理檔案（尤其實體）的基本方法

四、檔案的實存形式及其形成過程

（一）檔案的實存形式

檔案的實存形式是指檔案在現實中具體存在形式，也就是在各種各樣的具體事物中，究竟什么東西是檔案的屬性，什么是檔案，什么不是。

凡是對歷史事實具有某種清晰，明確的原始記錄作用的東西都是檔案的實存形式，均可成為檔案。

檔案的實存形式：a、文書，文件類

B、非文書類：文稿、書稿、錄音、錄像制品、文件的底稿、照片的底片、圖紙的底圖、影片的母片等一般被認為是程度最高的檔案。

（二）檔案的形成過程

檔案的形成過程是指各種形態的文件，從被制出來到被作為檔案正式保存并發揮檔案作用的

過程

檔案形成的過程有兩種類型： A、在其被制作時就是檔案，制作者有明確的檔案意識，其制作的目的就是讓其在時間上傳遞，為日后的查證、使用，為自己或后人留下明確的歷史記錄。如：個人檔案、會計憑證、日記、照片、錄音、墓碑等。優勢：制作材料較好、耐久、格式嚴格、規范、便于長久保存且留存狀況較安全、完整。

劣勢：內容難以客觀、真實，有虛假不實甚至有作偽、抑惡揚善、報喜不報憂等內容偏差、錯誤。

B、被制作時并不是檔案，無檔案意識，其目的是為解決處理現實生活、工作中的具體問題。途徑：處理——鑒定——立卷歸檔 優勢：內容較客觀真實

劣勢：材料質地、耐久性差，書寫不規范、留存不好

五、檔案的真實可靠性

（一）檔案的內容若沒有失誤、歪曲、作偽之處，那么在同一歷史事實均有記載的各種信息中是最真實最可靠的

（二）檔案若有失實、歪曲、作偽之處，那么失實、歪曲、作偽之處乃至偽造，這之一客觀事實也恰恰是有檔案這一實存形態來已記錄，固化并示之于世人的，它依然有其另一意義上的真實性與可靠性。

因此，檔案只要其自身存在就沒有“假”的，而都是真的，“假”的也是“真”的第二節 檔案與相關事物的關系

一、檔案與信息

檔案信息是信息的一種存在形式，檔案是人類社會的一種重要信息資源

檔案是一種最真實最可靠最權威性與憑證性的原生信息資源 信息的確定性與可靠性是信息的根基所在，沒有確定性和可靠性就沒有價值

檔案是一種最重要的信息，檔案是人類所擁有的一種非常重要的信息資源

二、檔案與文獻

區別：

1、本質不同。檔案是社會的原始記錄，是第一手的原生信息；文獻則不論是否是原始記錄，都可成為文獻

2、文獻注重歷史文化價值，檔案則既注重歷史文化價值又注重現實性的查考，實用價值

3、文獻內容一般系統、完整，檔案則包括大量的片段、零星記錄在內。如測試記錄、發票、賬單、登記表單等

三、檔案與文書

文書因其定稿具有較強的原始記錄性，可直接轉化為檔案 區別：

1、檔案的實存形態不僅僅是過去的文書，還有大量非文書一類的原始性記錄物，同時過去的文書只有原始記錄性強、查考價值高且處理程序完畢的

2、文書雖然有原始記錄，但原始記錄并非文書的本質，其本質是人們處理、解決現實性具體事務、問題信息的傳遞工具；檔案本質是以往社會的原始記錄，主要是在時間上的傳遞

四、檔案與圖書

區別：

1、本質不同。圖書的本質是系統知識的結晶，是人類對自然及社會現象進行系統認識研究的結果

2、社會功能不同。檔案是解決現實中的實際問題，為了解、研究歷史事實，圖書是為了學習系統知識，陶冶情操

3、圖書記載不是直接原始記錄，經過加工的系統知識

五、檔案與資料

資料是一個相對性、動態性極強的概念，其外延極為廣泛；檔案可被視為資料，但資料不能

作為檔案看待并使用

六、檔案與文物 檔案因其既有原始記錄的作用，又有突出的歷史文化作用，可看作是文物，但文物不能稱為

檔案；大部分文物是實用性物品，其所記錄的歷史事實的內容、信息是不清晰，不確定的

第三節 檔案的種類 檔案分類涉及三個層面：

一、對檔案的認識性分類（概念分類）即檔案的種類認識

二、檔案實體的管理性分類（實體分類）

三、檔案內容信息的管理性分類（信息分類或檢索分類）

（一）公務檔案與私人檔案

公務檔案：主要是過去的公務文件，如法律、法規、行政公文等 私人檔案：主要是日記、文稿、賬單、票據、筆記、信函等 私人檔案中的公文檔案：私有組織（企業或事業單位）

（二）歷史檔案與現行檔案

歷史檔案：形成時間早，離現在較遠且主要起歷史文化作用 現行檔案：形成時間晚，離現在較近且主要起現實考查作用

（三）文書檔案、科技檔案與專門檔案 文書檔案：實際指行政管理檔案，在社會行政管理活動中形成的，實質突出行政性、政治性

科技檔案：在科技、生產活動中直接形成的具有一定保存價值的科技文件。如圖紙、設計任務書、科研報告

專門檔案：通過創造性勞動選擇并保存下來以備考察的各種專門文件組成的有機系的總稱

（四）中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案、舊政權檔案

中華人民共和國成立后的檔案：指1949年10月1日中華人民共和國成立之后形成的國家所有的檔案

革命歷史檔案：1949年10月1日中華人民共和國成立之前有中國共產黨及其領導的軍隊、政權、企事業單位、社團等社會組織及個人所形成的歸國所有的檔案

舊政權檔案：指1949年10月1日中華人民共和國成立之前除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案

（五）紙質檔案與非紙質檔案 紙質檔案：以紙張為載體的檔案

非紙張檔案：新型載體檔案（聲像或音像檔案：照片、影片、錄音、光盤、錄像）、電子檔案

第二章

檔案的源流

檔案的起源和演變發展與人類社會物質文明、精神文明的發祥和進步程度密切相關，反映了人類記憶發展脈絡和水平。

第一節

檔案的起源

一、檔案起源諸說

中外檔案起源觀點：

（一）文字是產生檔案的必要條件

（二）文字和國家的出現是檔案產生不可缺少的條件

（三）以原始記事方法形成的記錄就是

檔案（結繩、刻契、編貝、結珠、圖畫等）

歷史事實表明，檔案是人類社會發展到一定階段的文明產

物，檔案是人們社會實踐活的原始

記錄

二、中國檔案的起源

中國古代文字的產生和應用不僅標志著中國古代社會文明的發展水平，而且為產生文字記錄 的檔案提供了重要的條件。

（一）仰韶文化陶器上的符號

（二）龍山文化甲骨文

（三）大汶口文化陶尊上的符號

三、外國檔案起源

（一）古埃及石刻檔案、紙草檔案、泥板檔案

（二）幼發拉底河和底格里斯河楔形文字

從中外檔案起源過程來看，檔案是人類歷史發展到一定階段的產物，它的形成經歷了一個長

期發展的過程，他以社會的生產發展和人類交往的擴大及文

字的發明為基礎產生于原始公社

向奴隸制過渡的時期

第二節

檔案的演變

一、紙張前的中國檔案

1、甲骨檔案

2、金石檔案

3、簡牘檔案

4、縑帛檔案

二、紙張前的外國檔案

1、石刻檔案

如：梅騰自傳（迄今為止最早的傳記性檔案）

巴勒莫時刻（埃及最古老的紀年石刻檔案）

漢謨拉比法典（兩河流域階級社會第一部完備的成文法典）

2、泥板檔案

如：拉伽什泥板、西帕爾泥板、哈圖薩什泥板、埃勃拉泥板

3、紙草檔案

如：哈里斯大紙草（是以出土之草檔案中最大的一件）伊浦味陳辭

4、羊皮檔案

如：美國第一部憲法、獨立宣言、人權宣言

5、蠟板檔案

6金屬檔案

如：羅馬“十二銅表法”

7、棕櫚樹葉檔案 如：貝葉經

8、樺樹皮檔案

如：婆羅門手稿、白樺樹皮請愿書（美國1849年）

三、紙質檔案、音像檔案、電子檔案

（一）紙質檔案：

1、由于經濟實用，書寫和印刷方便，檔

案數量大為增長

2、隨著檔案數量的增長和傳遞頻繁，檔

案管理活動的復雜程度也加大，這使檔案的鑒定、分類、保管、編目等工作都

提出了性的要求，很

多國家檔案管理的科學化、規范化程度提高

（二）音像檔案（聲像檔案或視聽檔案）

1、音像檔案具有更強的直觀性

2、易受光、熱、潮濕、污染物等環境因素影響，記錄在其

上的音像信息會隨載體的損失而

失真、減弱甚至消失

3、易于復制，對母本的認證以及對文件件的原始性、真實

性的鑒別需要專門的程序和技

術

（三）電子文件/電子檔案

凡作為“檔案”接收和保存的電子文件均被稱為“電子文件”

而不是“電子檔案”

特征：信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體

之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性以及信息的可

操作性等

檔案發展方向：高密度、易傳遞、易查找、多媒體

第三章 檔案的價值與作用

第一節

檔案的價值與作用概述

（一）檔案的價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性，它是主體（檔案利用者及其利用需求）與客體（各不同時代產生的各種類型載體內容檔案）之間的關系范疇

檔案價值作為一種關系，是主體需要和客體屬性的統一結合，主體的需求構成檔案價值的前提條件，而客體的屬性是構成檔案價值的基礎

檔案價值關系在社會活動中的具體體現就是檔案的作用，檔案的作用通常是指檔案對人們從事的社會實踐活動的影響 “價值”通常是從總體上，一般意義上表示檔案的有益性、有用性，而“作用”往往是從具體的、個別的意義上表述檔案的有益性、有用性。

檔案具有比較穩定的特征，而作用則可以根據社會的發展需求的變化呈現出多種形式，但二者實際上都包含了檔案及其屬性、主體及其需需要（或社會需要）兩個方面

第二節

檔案的價值形態

檔案的價值形態是指檔案價值的具體表現形式

（一）檔案的憑證價值和情報價值 憑證價值

1、檔案是歷史的真憑實據，他的這種可資為憑的特征構成檔案的基本價值之一——憑證價值

2、檔案的憑證價值是檔案不同于其他各種資料的最基本特征

3、檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，它可成為查考、研究和處理問題的依據，認定法律權利、義務與責任的證據以及政治斗爭、外交斗爭、和教育人民的工具

4、檔案之所以有憑證價值是由與檔案形成的過程中及其結果的內容和形式特點決定的 從內容上看：它是從當時直接使用的文件轉換而來，并非事后使用另行編制的，因此他客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據

從檔案的形勢與特征來看：文件上保留著真切的歷史標記

情報價值

檔案是事實、知識和經驗的記錄，他的這種可靠的、廣泛的、可資參考的特征，構成了檔案的又一基本價值——情報價值 檔案記錄了歷史活動的事實和經過，也記錄了人們在各種活動中的思維過程，所以它能給人以互有聯系的、系統的、廣泛的情報信息

檔案的情報價值體現在不同層次的檔案集合中：

1、體現在一個檔案館（室）以致國家檔案館的檔案材料中

2、體現在一定數量文件的單位組合中

3、體現在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨跡中

（二）檔案的現實價值和長遠價值

1、檔案的現實價值又稱為現行價值，是指檔案對現實的社會實踐活動鎖具的有用性

2、檔案的長遠價值是指檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來，在相當長的時間中能夠滿足社會各方面需要的性質

（三）對于形成者的價值和對于社會的價值

1、檔案對于其形成者所具有的價值類似于文件的第一價值，其價值主體是檔案形成者

2、檔案對于社會的價值類似于文件的第二價值，其主體是非檔案形成者

文件的雙重價值指其文件的原始價值和從屬價值或檔案價值

第三節

檔案的作用

（一）行政作用

檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府賴以建立的基礎

檔案中包含機關、企事業單位行使職能的法律依據、處理事務的結果、重要事實的記錄和大量的工作經驗，各級機構需要借助這些依據和經驗去制定政策，處理社會、組織、程序等方面的問題

（二）業務作用

1、檔案記錄了各行各業的運營發展的有關情況、成果、經驗和教訓，是以往業務活動的記錄和繼續開展業務活動的條件

2、在各項業務活動中形成的檔案，不僅可以維持業務活動的正常進行，有時還可以產生明顯的社會效益和經濟效益

（三）文化作用

檔案的文化作用主要是人類所創造的一種寶貴的精神文化財富，以及它對與人類社會文化的積累、傳播、發展與進步所發揮的各種功能

1、檔案是民族文化積累的集中的體現。檔案是一個民族、一個國家歷史真實的記錄，是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托

2、檔案是歷史文化的積累。檔案中凝聚了歷史經驗，蘊涵著社會和事物的發展規律，檔案的保存和流傳實質是人類文化的延續

3、檔案是文化創新的基礎。這不僅表現在人們可從檔案中吸取歷史文化的精髓，作用于社會意識形態，形成新的文化價值判斷，也表現為人類可以在借鑒已有文化成果的基礎上創造新的文化

（四）法律作用

檔案的法律作用是指檔案在解決爭端、處理案件等活動中發揮的證據作用，法律作用是檔案憑證作用的重要體現

1、在政治、經濟、軍事、外交、領土爭端上檔案的法律作用明顯

2、檔案在維護國家。集體、個人合法利益方面的法律作用也明顯

（五）教育作用

檔案是一種教育資源，他以第一手原始資料見長，詳實的記錄了人們創造歷史的曲折歷程和奮斗足跡，形象生動的反映了社會生活方方面面，其真實性不容質疑，具有不可抗拒的說服力和感染力

第四章

檔案事業及其構成

第一節

檔案工作的內容

檔案工作包括：檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作

一、檔案管理工作

檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業的工作

基本內容包括：檔案的收集與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統計和利用服務

二、檔案的行政工作 檔案行政工作是以國家各項事業的需要為目標，對全國以及地方的檔案工作進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的活動。檔案的行政工作的目的是不斷調節檔案事業系統的內部關系和外部關系，促進那檔案事業的發展，為國民經濟和社會發展服務。

檔案的行政工作的主要內容是：以檔案行政部門為組織協調中心，培訓和提高檔案工作人員的行政能力和水平，依法行政，通過調查研究和加強管理，完成規劃制定、統一制度、行政監督、組織協調、業務指導和咨詢服務的任務，提高檔案的行政效率，從而促進檔案事業整體水平的提高。

三、檔案教育工作

檔案教育是檔案事業的重要組成部分，檔案事業的建設需要發展檔案教育，培養檔案專業人才

（一）我國當年教育的歷史與現狀

1934年，私立武昌文華圖書館專科學校設立檔案管理特種教席，標志著我國檔案教育事業的問世，1939年該校兼辦一年制檔案講習班，1940年正是該為兩年制檔案專科，1947年后又改為三年制，1946年3月殷仲麒等人在重慶創辦一所私立充實檔案函授（崇實檔案學校）。

1950年9月至1951年1月中南軍政委員會和湖北省人民政府曾聯合委托原武昌文華圖書館專科學校開設檔案訓練班，1951年北京大學圖書館專科辦過檔案專科班，1952年遼西省委曾舉辦過檔案工作短期研究班，1952年11月15日中共中央和政務院聯合決定，批準中國人民大學設立檔案專修班，這標志著新中國檔案事業的正式創立，1953年7月改為專修科，1955年9月擴充為歷史檔案系，1974年被迫停辦，1978年重新恢復并更名為檔案系，1985年進國家教委批準成立了中國人民大學檔案學院，成為全國檔案教育與檔案學研究中心和培訓高等學校檔案師資基地，進入80年代后，我國檔案教育進入了一個大規模、實質性發展的階段，至今我國檔案基本形成一個多層次、多渠道的較為合理的全國檔案教育網絡體系。

(二)檔案教育結構

檔案教育的目的是造就不同水平、不同層次的各類檔案專門人才。檔案教育結構是一個多層次、多系列的復合結構 從宏觀上看，我國的檔案教育體系一般包括高等教育（我國檔案教育的核心部分）、中等教育、在職繼續教育和社會教育四個部分

1、檔案的高等教育包括研究生、本科生、專科生三個教育層次。

2、檔案中等教育是培養初級檔案管理人員、技術人員的主要途徑，他辦學的形式主要有中等專業學校、職業學校兩種

3、檔案在職教育是對以從事檔案工作人員進行檔案專業知識的提高性教育

4、檔案的社會教育是指向社會各方面宣傳檔案學知識，增強檔案的社會意識

四、檔案宣傳工作

（一）檔案宣傳的涵義

檔案宣傳是向人們傳播檔案、檔案工作有關信息、思想，從而影響人們行為的過程

檔案宣傳工作的目的是通過宣傳動員、教育和激勵檔案工作者，使他們積極投身于檔案事業的建設和發展。同時，通過宣傳擴大檔案工作的社會影響，增強檔案的社會意識，是社會各方面都能關心檔案，重視和支持檔案事業的發展，并有效的服務于社會主義現代化建設

（二）檔案宣傳的內容

1、宣傳檔案

2、宣傳檔案工作

3、宣傳檔案人員

（三）宣傳檔案的形式

1、口頭宣傳

如：舉辦各種座談會、講座、報告等

2、運用大眾媒體傳播

如：報紙、期刊、廣播、電視等

3、檔案陳列與展覽

如：檔案實物、照片、圖標等

4、檔案專業報刊

5、檔案網站

五、檔案科學技術的研究工作

檔案科學研究工作是通過調查、觀察、實驗、比較、分析等手段，把檔案工作實踐的感性材料加以研究、提煉，上升為理性成果的一項創造性工作

我國檔案研究工作的主要指導思想和根本任務：運用科學的世界觀與方法論，理論聯系實際，全面總結我國檔案事業發展的經驗，批判性的繼承中外檔案科學技術遺產，探索我國檔案事業改革、發展的規律以及實現檔案管理現代化的理論、技術與方法，為檔案事業的進一步發展服務

我國的檔案研究工作按其研究對象的性質劃分包括以下內容：

1、檔案科學的基礎理論研究

檔案科學理論基于實踐又高于實踐，因此理論研究具有前瞻性和引導性特點

2、檔案科學的應用理論研究

檔案工作是一項管理性、操作性較強的工作

3、檔案科學的應用技術研究 檔案管理工作是一項專業技術性工作

六、檔案國際合作與交流工作

參與檔案國際交流與合作工作，是我國社會主義檔案事業的一個重要組成部分，是發展我國檔案事業的外部條件

第二節

檔案工作的基本原則

基本原則：集中統一的管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用

一、檔案工作基本原則的內容

（一）全國檔案工作實行統一領導、分級管理原則 統一管理、分級領導，既是社會主義制度決定的也是檔案工作發展的客觀需要

第一，國家檔案按規定分別由各級、各類檔案保管機構集中管理

第二，全國檔案工作在各級人民政府的領導下，有各級檔案行政機構同意、分級、分專業管理 第三，對黨政檔案和黨政檔案工作實行統一管理

（二）維護檔案的完整與安全

維護檔案的完整與安全是檔案工作的基本要求

1、維護檔案的完整

檔案的完整包括檔案材料收集齊全和整理系統兩個方面

2、維護檔案安全

檔案安全包括檔案的實體安全和檔案的內容安全兩個方面

（三）便于社會各方面的利用

我國檔案工作基本原則的三個組成部分，是辯證統一的有機整體，統一領導，分級管理是核心，維護檔案的完整與安全是手段，便于社會各方面的利用是目的

第三節

檔案事業的管理體制

一、檔案事業管理體制

檔案事業管理體制是指檔案事業管理的體系和組織制度，包括檔案行政管理部門的設置及隸屬關系，權限劃分等

（一）分散式檔案管理體制

分散制，指一些國家的地方檔案機構不接受中央檔案機構的領導、指導和監督。采用分散制的大多為聯邦制國家 主要形式有：

1、英國式

2、瑞士式

3、美國式

（二）集中式檔案事業管理體制

集中制，指一些國家的地方按檔案機構接受中央檔案機構的領導、指導和監督

主要形式有：

1、中國式

2、法國式

3、瑞典式

二、我國檔案事業管理體制的發展變化

變動的主要特點：檔案事業由分散管理逐步向集中統一管理體制發展過度，集中式管理體制也處在不斷完善之中

盡管我國檔案事業的領導體制經歷幾次變化，但始終堅持黨政檔案工作統一管理的基本原則，重視黨對檔案事業的領導，重視政府部門對檔案事業建設與發展的支持，這對我國社會主義檔案事業的順利發展具有重要意義

第五章

檔案機構

第一節

公共檔案館

我國檔案館主要可以分為各級國家檔案館、專業檔案館（專門檔案館、部門檔案館）、企事業檔案館

一、國家檔案館

我國國家檔案館一般可以分為歷史檔案館和綜合檔案館兩類，歷史檔案館包括中國第一歷史檔案館（主要保存明清中央機構的檔案）和中國第二歷史檔案館（主要保存民國時期各個政權中央機構檔案）。綜合檔案館一般隸屬于各級黨和政府，收集保存黨和國家在各方面活動中形成的檔案，根據其所處的層次不同，可以分為中央級和地方級兩種類型，其檔案館數量眾多，是我國國家檔案館和檔案事業的主體

（一）綜合檔案館的性質

我國國家綜合檔案館是統一保管黨和政府機關的管理部門，它既是黨的機構，又是國家的機構

綜合檔案館的科學文化事業性質，主要表現在：

1、從檔案管理對象來看，它管理的是歷史上政治、經濟、軍事、文化和科學技術等活動記錄，是一種重要的歷史文化遺產和精神文化財富

2、從檔案館的活動方式和工作成果來看，檔案工作一項研究性工作

3、從檔案管的職能來看，他不僅肩負科學管理檔案的重任，而且致力于社會文化服務工作，在繁榮國家文化事業、促進社會進步和建設社會主義精神文明中具有重要的作用

（二）綜合檔案館的基本職責與具體任務

基本職責：集中統一管理黨和國家需要長遠保管的檔案和有關資料，維護歷史的真實面貌，為現實的社會主義現代化建設和歷史的長遠需要服務

基本任務：1,、接收與征集各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，科學的管理

2、通過多種方式，積極的開展檔案資料的利用工作

3、參與編史修志

二、專業檔案館

(一)專業檔案館的基本含義及其發展歷史

專業檔案館是指國家專門管理某一方面或某一特殊專業和技術活動中形成的檔案而設置的檔案館

我國的專業檔案館從設置形式來可以分為：全國性專業檔案館、地方性專業檔案館和某一專業系統建立的專業檔案館

我國最早建立的專業檔案館是1952年成立的集中管理全國地質檔案資料的地質館，1958年9月中國電影資料館成立，同年測繪資料館成立，20世紀60年代后又建立機械工業部檔案、鐵道部檔案館、外交部檔案館、測繪檔案館、氣象檔案館、交通部檔案館、郵電部檔案館、中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館等一系列專業檔案館

專業檔案館具有專業技術性強、數量龐大等特點，這決定了對專業活動中形成的檔案有必要進行集中統一管理。

（二）專業檔案館的類型

1、特殊載體檔案館

如：照片檔案館、電影資料檔案館

2、城市建設檔案館

城市建設檔案館是指在城市規劃、建設及其管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料、3、部門檔案館

部門檔案館是指在某一專業系統內，為保管某類專門檔案而設置的檔案館類型

如：外交部檔案館、公安部檔案館、鐵道部檔案館、交通部檔案館等

第二節

內部檔案機構

內部檔案機構主要是在某一機關或組織內部設立的，保管本單位形成的檔案，并作為本單位提供服務的檔案機構，主要有企事業檔案管、檔案室兩種類型

（一）企業檔案館

企業檔案館是20世紀80年代中后期以后出現的一種檔案館類型

1、企業檔案館的含義

企業檔案館是收藏和管理本企業檔案的檔案館

A、企業檔案館具有檔案館的一般屬性，企業檔案館作為檔案館的一種類型，應是保存企業檔案的基地，是利用檔案史料的中心

B、企業檔案館收藏和管理本企業檔案 C、企業檔案館主要是服務本企業

2、企業檔案館的特點 A、綜合性

企業檔案館是保存本企業檔案的基地，企業管理中形成的檔案有：黨政工團文書檔案、科技檔案、會計檔案、經營管理檔案、生產管理技術檔案等 B、專業性

企業檔案構成中，科技檔案所占比重極大 C、企業檔案館的職能 a、向本企業和社會提供服務

b、負責本企業檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計工作 c、編研檔案信息，開發檔案信息資源 d、宣傳教育職能

（二）企業檔案館的設立 企業檔案館設立應具備的條件：

1、企業必須是大型以上企業和企業集團

2、企業檔案館的設立必須考慮到企業檔案工作的基礎狀況

3、企業檔案館在設置機構上應是企業的內部結構，經費由企業自行解決

4、企業檔案館在設立時可以考慮實現檔案、圖書、情報資料的一體化管理，從而實現信息資源的綜合開發利用，有利于企業提高信息管理的效率

二、檔案室

檔案室是各機關統一保存和管理本機關檔案的內部結構，是整個機關的組成部分，是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業機構

（一）檔案的性質

1、檔案室是機關內部組織機構

2、檔案室是保存檔案的過渡性機構

3、檔案室的主要任務是服務本機關

（二）檔案室的作用

1、檔案室是機關內部具有參謀和咨詢作用的部門，他是機關工作的助手，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持

2、檔案室是全國檔案工作的基礎

（三）檔案室的任務

檔案室的任務是：集中統一的管理本機關各部門形成的各門類和載體的全部檔案，為本機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料

1、對本機關文書部門或業務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督

2、負責管理本機關單位的全部檔案和相關材料，并積極組織提供利用

3、定期把具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交

（四）檔案室的類型

1、普通檔案室

普通檔案室即機關檔案室、文書檔案室，主要負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案

2、科技檔案室

科技檔案室是指保管科技檔案的專門檔案機構

3、音像檔案室

保存照片、影片、錄音帶等特殊載體的檔案室

4、人事檔案室（干部或職工檔案室）

5、綜合檔案室

這是機關建立的綜合性檔案管理機構，他統一管理本機關形成的各種普通檔案、專門檔案和特殊載體檔案

6、聯合檔案室

在同一市鎮內的一些機關聯合起來設置一個檔案機構，負責保存和管理這些機關形成的檔案

7、檔案信息中心

將檔案、圖書、情報一體化管理，在原有的圖書機構、檔案機構、情報機構的基礎上設立的統一的信息管理實體機構

第三節

檔案行政機構

一、檔案行政機構的責任與任務

1、檔案行政機構的職責

檔案行政機構是黨和國家指導和管理檔案工作的部門，由于我國黨、政檔案工作實行統一管理，因而各級檔案機構及適當的機構又是國家機構。

檔案行政機構的基本職責：在統一管理黨指導、政檔案工作的原則下，分層負責的掌管全國檔案事物，對全國檔案工作實行監督、檢查與指導。

2、檔案行政機構的具體任務

A、擬定檔案工作的規章、辦法，建立國家檔案工作制度，制定檔案工作的發展規劃

B、指導和監督各機關、部門、團體、企業、事業單位的檔案工作；規劃和籌建檔案館，在業務上指導檔案館工作 C、研究和審查有關檔案保存價值、檔案保管期限的原則和標準，監督和審議有關檔案的銷毀問題

D、組織和指導檔案工作業務經驗交流、檔案工作干部專業教育和檔案科學研究

E、組織和參與檔案工作的國際研究

二、檔案機構之間的關系 檔案室、檔案館和檔案局是我國檔案機構的三種基本類型。三種檔案機構之間的關系：上級檔案行政機構對下級檔案行政機構具有業務上的指導和監督關系；檔案行政機構對同級檔案行館和檔案室等檔案業務機構具有業務指導和監督關系；機關檔案室和檔案館之間具有檔案交接關系，各級各類檔案館（室）之間均無隸屬關系，但有一定的協作關系

第四節

新型檔案機構

一、文件中心

（一）文件中心的涵義及產生的背景

1、文件中心的涵義

文件中心是一種社會文化、集約化和專業化的檔案管理機夠

2、文件中心產生的背景

誕生于二戰期間，政府文件量急劇膨脹，大大加重了文件管理的負擔，為保護文件檔案，在檔案界的倡導和支持，美國軍事部門創建的一種新型文件管理機構——文件中心 1988年我國甘肅永靖縣成立第一個文件中心

（二）文件中心的特征和特征

1、文件中心的特征

a、文件中心主要是一種實體性管理機構

b、文件中心是一種社會化、集約化和專業化程度較高的檔案管理機構 c、文件中心對其保管的處于休眠階段的文件只有保管權，無所有權，文件的所有權仍屬于形成機構

d、文件中心是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構，他要對雙方負責

d、文件中心可以同時承擔文件管理咨詢與培訓職能

2、文件中心的類型 a、政府性文件 b、商業性文件

二、檔案寄存中心(一)檔案寄存中心的涵義

檔案寄存中心是指由國家綜合檔案館或其他獨立法人設立的，為各類企業、社團以及個人提供檔案寄存有償服務的機構。

（二）創辦檔案寄存中心的背景

1、國企改革中，國企檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況

2、非國企檔案管理大多比較混亂

3、社會團體和個人不具備檔案保管的充分條件

三、檔案事務所

（一）檔案事務所的涵義及其產生的背景 檔案事務所是適應近年來我國檔案工作中出現的一些新情況而建立的一種新型檔案機構

背景：

1、檔案業務數量增加，檔案行政部門不堪重負

2、檔案行政部門人員編制少，檔案局不能完全履行職責

（二）檔案事務所的服務對象和服務范圍

對象：企事業單位、行政機關、社會團體、個人等等 范圍：指導、咨詢、檔案整理、裝訂，檔案搶救等等

（三）檔案事務所的性質及其管理

檔案事務所是獨立經營、獨立核算、自負盈虧的企業型單位

四、現行文件資料中心

（一）現行文件資料中心的涵義及其管理

涵義：現行文件資料中心也稱“現行文件閱覽中心”“現行文件開放中心”等，他是公共檔案館在收集、集中政府機構現行文件的基礎上，以政務信息公開為基礎任務，方便社會各界，特別是普通公共查詢、了解政府在社會事務管理各方面現行政策規定的內部機構。

（二）現行文件資料中心的運作機構與發展前景

1、從其運作來看，其基礎工作：a、收集、集中一批與用戶查詢要求有關的法規性和政策性的現行文件或現性文件信息；在收集、集中現性文件的基礎上，對現行文件保密與非保密的界限進行審查 從其發展來看，需進一步解決的問題：進一步確認現行文件資料中心的合法性地位；建立現性文件報送、收集和管理的常規性與強制性，保證現性文件開放活動的持久深入開展；制定合理的、科學高效的開放工作制度與管理規范，明確現行文件資料中心的權力與義務；嘗試現性文件開放服務方式與手段的創新等

第六章

檔案工作的特點、規律與發展

第一節

檔案工作的特點、地位與效益

一、檔案工作特點

檔案工作的特點是指檔案工作區別于其他事物的內在規定性。檔案工作就其本質來說，是管理檔案和開發檔案信息資源為各項社會活動服務的工作

檔案工作就其基本特點來說，是一項服務性、文化性、管理型、政治性與科學性的工作

（一）檔案工作的服務性

檔案工作對生產力的發展和社會全面進步有著不可低估的的作用；檔案工作實現自身價值的這種特殊途徑，決定了它是一項服務性工作；服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發展的基本因素；檔案工作區別于其他服務性工作在于它是以提供檔案信息為社會實踐服務的特殊服務工作

（二）檔案工作的文化性 檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用決定了其具有很強的社會文化性 檔案館工作的文化性表現在：

1、檔案室社會文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產的作用；檔案信息資源是重要的生產因素、無形的資產和社會財富，檔案館作為社會文化的聚集地，匯集了具有重要文化內容的檔案

2檔案館具有傳播社會文化知識與信息的作用；檔案館是人類文化財富的寶庫，必然在社會歷史的各個階段為一定的政治、經濟、文化服務

3、檔案館具有社會文化教育的作用；教育是人類所創造的文化得以延續和發展的主要途徑

4、檔案館具有發展科學文化的作用

（三）檔案工作的管理性

檔案工作始終都應以維護和確認檔案的原始性為基本任務 檔案的管理性表現在：

1、檔案工作是一項管理檔案的專門業務

2、檔案工作是信息資源管理的重要內容；信息資源管理是為確保信息資源的有效利用，以現代信息技術為手段，對信息資源實施計劃、預算、組織、指揮、協調、控制的一種人類管理活動

3、檔案工作是社會管理活動的組成部分

（四）檔案工作的政治性 檔案工作是一種社會現象，在階級社會中，檔案工作體現這一定的階級關系和階級利益；首先，檔案工作的服務方向是檔案工作 政治性的集中表現；其次，檔案工作的開放程度的大小也是檔案工作政治性的之一；檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現之一

（五）檔案工作的科學性 檔案工作的科學性表現在:

1、檔案工作是一項為科學研究和科學管理工作提供必要條件的工作

2、檔案工作實踐中包括著特殊的規律和豐富的科學內容

3、檔案工作要大量運用現代管理科學的內容和信息技術的成果

二、檔案工作的地位

檔案工作在社會歷史發展進程中占有十分重要的地位：

1、檔案是反映人類社會實踐活動的原始積累，是人類文明史的見證

2、檔案是重要的信息資源，是實現科學管理的重要資源條件

3、檔案作為信息資源的重要組成部分，也是一種重要的生產要素、無形資產和社會財富，他是推動經濟發展必不可少的資源條件

三、檔案工作的效益

檔案工作的效益是指社會對檔案工作的投入與檔案部門社會檔案信息需求的有效滿足程度之間的比較關系 檔案工作的效益區別其他工作的特點表現在：

1、社會性

檔案工作是一項提供檔案、為社會服務的專門性工作（規定其效益具有社會性和公益性）

2、隱蔽性

3、滯后性

第二節 檔案工作的發展規律

一、檔案工作的分化與整合規律

（一）檔案管理一體化

“文檔管理一體化”是指將目前機關中的“文書處理”和“檔案管理”工作，整合成為一個即統一有分工、既有聯系又有區別的管理過程

運用新技術對文書與檔案管理流程進行重組有著極其重要的意義，具體表現在：

1、有利于將文件與檔案管理作為一個整體進行總設計和通盤考慮從而提高文件管理質量

2、可以為文檔管理一體化軟件設計提供新的設計思想

（二）檔案、圖書、情報管理一體化

二、檔案工作智能化發展規律

（一）運用電子計算機實現檔案管理的自動化

（二）運用計算機及其相關技術和現代通訊技術，實現文件與檔案信息資源的數字化及檔案信息傳遞的網絡化

（三）檔案微縮化與檔案保護水平的提高 檔案智能化帶來的問題：

1、對檔案的原始記錄性提出新標準

2、由于電子文件的證據性尚無保障，管理方法亦無規定，其內容的原始性通常要借助于形式的原始性來證實和確認，原件成為集兩種原始性于一身的代表

3、來源原則又成為檔案學者關注的理論熱點

4、檔案管理工作中前端控制思想的提出

5、文件管理體制和檔案部門的職能將可能發生變化

三、檔案工作發展與社會環境變化互動性規律 檔案工作發展與社會環境變化互動規律表現在：

1、社會環境狀況影響和制約著檔案工作的生存與發展

2、檔案工作也在參與社會事務的工程中，也對社會環境變化，特別是社會精神文明與物質文明的建設作出的貢獻

（一）影響檔案工作生存與發展的社會環境因素

1、社會物質生產與檔案工作

社會物質生產活動不斷對檔案工作提出新的任務與要求 物質生產的發展決定著檔案工作的基本物質條件和技術條件

2、社會經濟政治制度與檔案工作

社會經濟政治制度決定著檔案工作的目的和性質 社會經濟政治制度決定了檔案工作的基本原則

3、科學文化事業與檔案工作

科學文化的繁榮使人們在科學研究和各種創造性勞動中產生了更多的檔案信息要求，從而對檔案工作提出了新的要求 科學文化活動的發展能夠推動檔案學理論的研究與普及，檔案在良好的科學文化環境中，能夠與其他學科相互推動、相互影響，加快發展步伐

科學文化事業的發展能夠為檔案工作提供新的管理理念和科學技術

4、社會檔案意識與檔案工作

檔案意是人們對檔案和檔案工作的認識水平與敏感度

社會的檔案意識作為一種觀念存在，是現實社會發展水平的反映 我國社會檔案意識淡薄表現在：

1、重視檔案的史料價值，忽視檔案的決策參考價值

2、重視檔案的憑證價值，忽視檔案的情報價值

3、不少管理者將檔案工作看作一種單純消耗性、輔助性和事務性的工作，對檔案工作缺少必要的投入

（二）檔案工作的社會貢獻與檔案部門的公共關系

1、檔案行政機關的職能拓展需要良好的公共系

2、檔案館的科學文化性質決定了檔案部門必須建立良好的公共關系

3、機關檔案業務的擴大需要良好的社會公共關系

4、新時期檔案事業的發展需要樹立檔案部門的良好形象，開展公共關系建設

檔案部門公共關系活動開展途徑：

1、利用檔案工作系統內部的專業報刊和系統外的大眾傳媒工具進行檔案宣傳活動

2、通過策劃新聞事件制造公關時機，擴大檔案工作的影響

3、定期聯系社會公眾，協調各方面的關系

4、宣傳檔案工作的效益

四、檔案工作的社會變化發展規律

檔案工作的社會發展規律表現在：隨著人類社會活動領域的擴大、社會分工的細化和社會文明程度的提高，檔案的來源與形式日益廣泛和多樣，檔案信息服務逐步社會化，檔案管理越來越具有廣泛的社會意義

檔案服務信息的社會化是指檔案部門在保證國家和公民個人的根本利益不受損害的前提下，最大限度、最大范圍地向社會各方面提供檔案信息

第三節 檔案工作的國際合作與交流

一、檔案工作國際合作的基本形式

（一）參加國際理事會組織的活動

國際檔案理事會是國際性的檔案專業組織，1950年8月成立，總部法國巴黎

任務：定期召開國際檔案大會；建立和加強各國檔案工作者之間以及檔案管理有關的機構、團體之間的聯系等

（二）國家間建立雙邊的檔案工作合作關系

（三）開展國際檔案學術交流活動

二、收集散失檔案、解決國際檔案糾紛的檔案學理論基礎和國家法律依據

檔案是一個國家和民族的歷史文化遺產，又是維護國家主權和歷史面貌的重要工具

（一）收集散失檔案的檔案學理論基礎

1、“來源原則”或“全總完整原則”

2、職能所有原則

3、主權追溯原則

4、歷史連續性原則

（二）檔案歸還原主權國的國際進展

第一階段：1922——1954年提出戰時不得占有他國的檔案遺產和戰后必須歸還原主權國的法律依據

第二階段：1966——1978年提出檔案是屬于文化財產的重要組成部分，并解決了流失檔案歸還原主權國的方法問題和理論問題

（三）國家檔案保護、歸屬和繼承問題的國際公約

1954年《海牙公約》、1970年《巴黎公約》、1983年《維也納公約》

“三個公約”的特點:

1、各國對檔案的保護、歸屬和繼承問題有強烈的敏感性

2、檔案的國際立法經歷了從保護島歸屬再到繼承，每個階段從開始到結束又都相隔了十余年

3、國際法的主體，即權利和義務的承擔著是國家而不是個人，沒有統一的立法機構和集中統一的強制執行機關

4、國際上涉及檔案立法時，往往會論述或涉及檔案和檔案工作的新知識和新觀點，這具有檔案學理論和實踐的研究價值

第四節 檔案信息化建設

一、檔案信息化建設的涵義

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務

二、檔案信息的數字化

（一）檔案信息數字化涵義與原則

1、涵義

檔案信息數字化是指可利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫

2、原則

規范性原則、效益性原則、安全性原則

（二）檔案信息數字化的內容和形式 檔案信息數字化的內容兩個不同層次：

1、檔案目錄信息數字化

2、檔案全文信息數字化

（三）檔案信息數字化的困難

1、檔案信息數字化的技術還不夠成熟且不經濟

2、數字化的對象問題

3、合作問題

三、檔案網站建設

檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，他是檔案部門聯系社會的重要窗口 檔案網站功能：

1、服務功能

2、宣傳功能

3、交流功能 檔案網站的內容：

1、檔案工作信息

2、檔案機構信息

3、檔案資源信息

4、檔案利用服務信息

5、地方特色文化信息 檔案網站建設的問題：

1、目標不夠明確

2、提供內容信息不夠豐富

3、訪問率較低 對策：

1、設立龍頭網站、門戶網站、樣板網站

2、逐步豐富上網檔案信息

3、注重檔案網站建設的策劃設計，配備專門人才

四、數字檔案館建設

（一）數字檔案館的含義

數字檔案館是利用網絡技術將分布不同檔案機構的數字化檔案信息資源，以網絡化方式加以互相連接，提供及時利用實現檔案信息資源共享，實質就是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境

（二）數字檔案館的特點

1、存在方式上的特點

數字檔案館不是一種物理存在實體，是一種無形的信息組織與利用環境

2、運行方式上的特點

數字檔案館運行方式是存取檔案信息的網絡化

3、功能定位上的特點

（三）數字檔案館與實體檔案館的關系

1、實體檔案館的館藏檔案是數字檔案形成的基礎 數字檔案館形成的三要素：用戶、檔案信息資源、通訊網絡

2、數字檔案館的出現對實體檔案館的館藏建設提出新要求

3、數字檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務機制

五、檔案信息化建設的基本對策

檔案信息化建設以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息資源社會共享為目標

（一）制度完善

1、檔案信息管理制度標準

數字檔案信息的采集和存儲標準：數字檔案信息化建設的重要資源基礎

數字檔案信息的來源：伴隨著管理進程而形成的電子文件與電子檔案；對紙質檔案的數字化轉換

檔案信息網絡標準：檔案信息網絡建設可以有三種類型，局域網、城域網、廣域網

2、檔案信息安全標準

檔案信息內容安全、檔案信息載體安全、檔案信息網絡安全

3、檔案業務技術標準

業務技術標準是對電子文件、檔案業務處理的規范，包括：檔案信息化建設相關術語標準、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準

（二）資源建設 注意問題：

1、確定納入檔案信息化目標的信息類型

2、檔案信息數據庫的的共建

檔案信息數據庫包括目錄數據庫和內容數據庫

（三）強化管理

1、信息化咨詢監理機制的建立

2、項目管理

3、規劃制定

4、外包管理

（四）風險控制

1、組織風險

2、信息安全風險

3、知識產權風險

第五篇：檔案學理論基礎

選擇題：

1、按檔案形成時間，可分為歷史檔案和當代檔案。錯誤

2、資料與檔案的區別在于來源不同，作用不同，機密程度不同。正確

3、科技檔案是科技成果轉化為生產力的中介和條件。正確

4、檔案工作的效益是社會對檔案工作的投入和檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度兩者之間的比較關系。正確

5、私立武昌文華圖書館學校檔案管理專科的創辦使我國近代檔案學開始接受西方檔案學影響，對促進我國檔案學研究起了積極作用。正確

6、檔案一般表現為一次文獻，圖書一般表現為一次文獻，二次文獻，三次文獻。錯誤

7、宋代開創了架閣庫制度，規定各級國家機關設置架閣庫作為保管現行檔案的專職機構。正確

8、檔案全宗理論是檔案館對實體管理中必須遵循的一個重要原則，對于同一形成者所形成的所有檔案，歸集為一個全宗，不得分散；對于不同形成者的檔案，不得混雜。正確

9、檔案室建立情況不屬于檔案行政管理機關基本統計內容。錯誤案價值是物質與精神的綜合價值正確檔案屬于文獻，是派生文獻。錯誤

12、案價值具有潛在性的特點，檔案價值的實現過程，就是使其由潛在價值轉化為現實價值的過程。對 13檔案與資料不可以相互轉化。錯誤案信息開發利用的主體是政府部門錯誤按檔案所屬權，可分為公務檔案和私人檔案。正確我國檔案事業管理不使用計劃方法錯按檔案形成時間，可分為歷史檔案和當代檔案錯皇史成是明代建造的檔案庫房，達到了我國古代檔案庫房建設的最高水平，是我國古代石室金匱之典范建筑，其建設布局的各個方面都充分考慮到了檔案文件的保護要求對

4、《江蘇省檔案管理條例》自1998年11月1日起正式施行對

5、科技檔案是科技知識儲備的一種形式，對經濟建設和科技進步起著決定性作用對檔案作為存貯和傳播知識的原始記錄，它在傳播知識功能方面，由于受原本、原稿的限制，而高于其它文獻錯 7 資料與檔案的區別在于來源不同，作用不同，機密程度不同對電子文件的管理不遵循來源原則錯檔案鑒定不包括對檔案真偽的鑒定錯檔案室建立情況不屬于檔案行政管理機關基本統計內容錯專利檔案、人事檔案、藝術檔案、司法檔案等都是專門檔案對檔案價值是物質與精神的綜合價值對秦朝是我國歷史上第一個統一的中央集權的封建國家，統治者將文書檔案工作緊緊納入鞏固和發展專制皇權的軌道，開創了我國2000多年的封建檔案工作先河。文書的抬頭制度、避諱制度、用印制度、一文一事都產生于秦代錯1911年辛核革命搶劫了我國文書檔案工作的迅速近代化，孫中山領導的南京臨時政府頒布了公文程式條例，革除了封建文書工作的舊習，其中文書的種類有令、制、呈、示、狀等錯檔案業務機構中最基本的工作內容有管理檔案實休，開發檔案信息資源，提供檔案服務，處理反饋信息對

多選題：

1、檔案價值具有ABCD等特點

A、客觀性B、多元性C、交錯性D、共享性

2、可以作為檔案載體使用的材料有ABC

A、無酸紙B、復印紙C、傳真紙

3、檔案事業的統籌規劃必須考慮ABC

A社會發展總目標B國情C應對社會信息資源需求D國外環境

4、著錄條目的編排要遵循ACD原則

A科學性B統一性C系統性D實用性

5、我國檔案事業管理的方法包括 ABC

A計劃方法B行政方法C法制方法D思想政治工作方法6、1911年的辛亥革命推動了我國文書檔案工作的迅速近代化，孫中山領導的南京臨時政府頒布了公文程式條例，革除了封建文書工作的舊習，其中規定文書的種類有ABD等

A令B咨C制D呈

7、科技檔案轉化為現實生產力的主要途徑有ABCD

A與管理體系結合B直接進行生產過程C轉化為生產技能D縮短加速轉化過程

8、來源原則基本內容有ABCD

A 自由來源B尊重來源C尊重全宗完整性D尊重全宗內的原始整理體系

9、檔案編目要經過ABCD環節

A整理B分析C著錄D條目組織

10、檔案宣傳的形式有ABCD

A報刊雜志B檔案知識展覽C利用廣播等公共傳播媒介D利用檔案資料創作文學、影視作品

11、下列檔案機構屬于漢代的有ACD

A石渠閣B架閣庫C東觀D宣明

12、檔案學學科體系由BCD等理論知識單元組成A信息管理學B應用檔案學C理論檔案學D檔案管理技術

13、檔案信息資源開發的意義有ABCD

A實施科教興國的重要途徑B進行科學決策和科學管理和必要條件C經濟建設發展的需要 D建設社會主義精神文明需要

1415、檔案部門提供檔案信息為社會服務的方式途徑有著錄的原則有：

著錄格式一致著錄符號一致著錄項目一致著錄文字簡明

2、來源原則基本內容有 尊重來源、尊重全宗完整性、尊重全宗內的原始整理體系

3、檔案編研成果種類有大事記組織沿革企業年鑒科技成果簡介

4、檔案價值能否順利實現，取決于

檔案本身價值檔案的科學管理水平及開發程度檔案屬性社會因素

5、檔案價值具有客觀性、多元性、交錯性、共享性等特點

6、檔案價值規律表現為ABCD

擴展律共享律機密程度遞增律和科學作用遞減律轉化律

7、電子文件提供利用的常見方式有BCD

就地閱覽提供咨詢網站服務局域網服務

8、全宗內檔案的分類方法有ABC

時間分類法來源分類法內容分類法形式分類法

9、以下屬于新型檔案機構的有ACD

私人收藏室文件中心檔案寄存中心檔案事務所

10、常用的普通檔案分類法有ABCD

主題分類法分類法問題分類法組織機構分類法

11、檔案信息資源開發的意義有BCD12、我國檔案事業管理體制是集中統一、條塊結合13、檔案部門提供檔案信息為社會服務的方式途徑有借閱、編研出版、宣傳、網絡

14、檔案信息提供利用的原則有服務至上原則、開放原則、法制原則、來源原則

單選題：

1、歸檔文件質量的基本要求有和文件使用紙張等材料符合檔案保護要求。

大小一致必須裝訂有歸檔章文件齊全完整

2、下列不屬于檔案事業經濟管理必須遵循的原則是：與政治思想工作結合充分利用現有資源厲行節約以我為主

3、檔案工作標準按實際法定效力，可分為強制性標準和

參照標準推薦性標準區域性標準技術標準

5、一文一事制度是文書工作中必須遵循的基本行文規范，它起源于 代

6、根據已有的發現，檔案一詞起源于明代

7、架閣庫是 代開創的用來保管檔案的機構

8、檔案記載各行業運營發展的有關情況、成果、經驗和教訓，所表現的作用是行政作用業務作用文化作用教育作用

9、我國檔案界及社會上應用最為普遍的是將檔案分為三大類，即科技檔案、專門檔案現行檔案歷史檔案私人檔案文書檔案

10、我國最早的檔案保管機構是

11、我國檔案的開放期一般為自檔案形成之日起滿

12、楔形文字是發明的，因其是用木棒在未干的泥板上書寫的，形似箭頭，故亦稱箭頭文字。年發布的《關于統一管理黨、政檔案工作的通知》，明確規定了黨政檔案統一管理的原則，具有重大意義。

14、全引目錄分類目錄卷內文件目錄主題目錄

15、下列不屬于常用普通檔案分類法的是

組織機構分類法分類法問題分類法地域分類法

16、下列不是檔案管理現代化所用的技術是計算機技術通信技術保密技術網絡技術

17、屬于檔案信息提供利用的正式渠道是

利用因特網上檔案機構站點

查看檔案部門編輯出版的檔案文獻編撰書籍

從檔案部門舉辦的展覽上獲取信息

到檔案管理部門調檔查閱

18、年5月中央書記處作出了開放歷史檔案的決定，由此，我國的檔案館開始真正走向社會，成為名副其實的科學文化事業機構。

19、文件生命周期理論有點基本內容

1、紙草檔案是古代

2、檔案最主要的來源是資料文書圖書

3、檔案的根本屬性是

原始記錄屬性信息屬性價值屬性

4、檔案價值的實現過程，就是使其

潛在價值憑證價值參考價值

5、以石材為載體，記錄史事所形成的檔案，稱

6、檔案記載各行業運營發展的有關情況、成果、經驗和教訓，所表現的作用是

行政作用業務作用文化作用

7、文件歸檔整理的修整工作不包括超大紙張折疊修改文字錯誤文字修裱破損文件

8、我國檔案界及社會上應用最為普遍的是將檔案分為三大類，即科技檔案、專門檔案歷史檔案私人檔案文書檔案

9、來源原則起源于

10、全引目錄分類目錄主題目錄唐朝的檔案機構是

12、我國檔案的開放期一般為自檔案形成之日起滿

13、將文字刻寫在龜甲及各種獸骨上的古代檔案，稱

14、一文一事制度是文書工作中必須遵循的基本行文規范，它起源于 代

15、檔案是事實、知識和經驗的記錄，它的這種可靠的廣泛的可參考的特征，構成了檔案的又一價值

16是將具有共同的上位分類號的若干著錄條目按照一定次序編排而形成的檢索工具

分類目錄卷內文件目錄主題目錄屬于檔案信息提供利用的正式渠道是我國檔案學產生于下列不屬于檔案管理技術的學科是檔案統計學比較檔案學檔案保護技術