第一篇：檔案信息安全檔案的分類

一、按字母排列的分類法

在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個案卷，案卷嚴格按照字母順序排列。姓的第一個字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準確位置，姓氏第一個字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應該排在 Cryton Philip之后。

數量較少的、無須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標分，每一雜類卷的封面上應寫有該卷內裝放的文件資料的目錄。

1、按主題分類

文件的主題有時會取代作者成為歸檔的依據，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個因素，依次類推。最基本的分類導片標示出各類文件的主要標題，這些標題都是與單位的某項業(yè)務相關的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關該業(yè)務部的總的管理以及該業(yè)務部與其分部、代理商、貿易聯(lián)系單位的關系等等。各主題之間的排列可以根據字母排列順序進行。按主題分類立檔的優(yōu)點是所有有關資料都集中存放，可以迅速、簡便地查閱。

2、按地區(qū)分類

在按地區(qū)分類法中，檔案是按其產生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有關地區(qū)的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運輸和出口業(yè)務部門、計劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。

二、按數字分類

案卷以數碼排列，每一份文件給定一個數碼。用索引卡或索引條可以查出某一數碼所代表的名字。所有索引卡按所標名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當需要查找某份文件時，先從索引卡抽屜中相應的字頭下找出與文件相關的信息，從而得知該案卷的數碼，然后可以在適當的檔案柜中找到標有該數碼的案卷。

1、按十進位制數碼編排分類

這是數字法的一種，經常與按專題分類相結合。用于圖書分類的杜威十進位制數碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比較簡單，主要專題分別用某個整數表示。

當該系統(tǒng)中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當的位置，然后編上小數。這樣就可以不需要對已經建立的系統(tǒng)進行大的修改和變動。

使用十進位制數字排列法立卷，能較容易地根據文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

2、按日期排列分類、這種方法操作十分簡單，文件是按照用數字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統(tǒng)來使用，但它一般是排列案卷內文件順序的標準方法。

三、字母法和數字法的比較

1、字母順序排列法的優(yōu)點

1.按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

1.材料費用較低。

2、字母順序排列法的缺點

1.查找常用名字時可能會遇到困難。

2.當需要查找某一專題案卷時案卷位置難以確定。

3.需要擴充時不容易估算所需要的空間。

3、數字排列法的優(yōu)點

1.標有數碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當文件用畢歸檔時，放錯位置的可能性較小。

2.標上數碼的文件方便查詢。

2.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無限擴充;建立起的相應索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

4、數字排列法的缺點

1.必須建立相應的索引卡片或索引條，而且通過索引卡查找案卷會占用一部分時間。

2.該系統(tǒng)的建立和保持比較費錢、費時。

3.如果數碼標錯會造成文件和案卷放錯位置的嚴重后果。

四、字母法和數字法的綜合運用

按字母順序排列和按數字排列對檔案進行分類各有其優(yōu)點和缺點，我們可以把這兩種方法結合起來運用。

在字母順序排列法中套編上數字索引，用數字分別表示每一個字母或字母的一部分，在立卷時，每個案卷再分別編號。例如：假定A用回來表示，在該組中有5個案卷，那么第四個案卷的編號就是1/4。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數字編號只起輔助作用，只作為查文編號以供通訊時引用。

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鋁及鋁合金和鎂及鎂合金表面處理方法墊彈性塊裝夾方式刀具選擇 http:// 我們每天都會產生大量的文件，而在這個“寸土寸金”的社會里，我們的辦公室沒有多余的空間存放這么多的紙質檔案，因此要把它們轉移到指定的貯藏室里，需要用時再取出。轉移檔案要制定一個周密的計劃，并且要有很多的步驟，這樣才能安全容納大量資料。

1.在轉移之前計劃好新的檔案。

2.如果全部檔案都要轉移，文件抽屜里只留下導引卡，要為新的檔案提前準備好文件夾，文件夾的標簽上使用與以前文件夾不同的顏色標明日期和主題。

3.如果留下文件夾和導引卡，要準備一套文件夾裝轉移抽屜里的材料，在這些文件夾上貼上與原來的檔案相同的標簽并提前作好轉移準備。

4.如果有足夠的空間，可以讓準備轉移的檔案在辦公室里再放幾個星期，直到新的檔案中積累了足夠的參考資料。

5.確保貯藏室有足夠的空間和適合的環(huán)境存放舊檔案。

6.為避免影響正常的辦公室工作，要在制定轉移計劃的幾個小時之內完成整個轉移過程，這時不妨多找?guī)讉€人來幫忙，分工合作，既高效又保持工作質量。

7.在所有轉移文件或盒子上貼上標簽，寫明檔案的內容、日期等內容以便認讀時方便省時。

8.把轉移的檔案或盒子捆緊，并在運送過程中確保安全。

一、電子檔案的優(yōu)點

1、操作方便

形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。

2、傳遞快捷、實現資源共享

一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網絡

終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。

3、存儲空間小

無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達600MB-4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息。而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質文件的笨重就顯而易見了。

4、具有多種表現形式

隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。

5、復制時不容易丟失信息

紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問 題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以 完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

一、控制紙質檔案的使用

檔案柜一般都上鎖，秘書不在時，要鎖住檔案柜以保護紙質文件。到檔案室取送資料時，要有專人負責。

把資料從檔案室中取出時，在原來放資料的地方做一個標記，可以記錄借出日期、材料名稱、借者姓名及歸還日期等。

二、控制縮微品檔案的使用

縮微品檔案的載體和信息是合二為一的，對縮微品信息安全的控制，實際上就是對縮微膠片的安全保管。因此，要保證縮微品檔案的信息安全，必須注意：

(1)將存放有縮微品檔案的柜子上鎖，以防丟失或外人的隨便使用。

(2)不能將縮微品原件外借，以防損壞或丟失。

(3)縮微品的存取借用要和紙質檔案一樣有相應的記錄。

(4)存取膠片時戴上手套，或者拿取膠片的兩邊，避免造成污染、擦痕或留下指紋等。

(5)閱覽室最好裝有空調設備，保證室內有適當的溫度和濕度。

三、控制電子檔案的使用

秘書使用的計算機很可能不是一人“獨占”，如果是這樣，別的使用者就可能會看見他不希望別人看見的資料，甚至被另存盤或打印出來。他們就更容易把它帶出辦公室了;如果他發(fā)了一封電子郵件，這封郵件的內容可能會被發(fā)到電子信箱或者告示板上，和他使用同一系統(tǒng)的人都能看到這些信息。因此，電子檔案讓人沒有安全感，容易被人非法使用。

1、必須采取各種措施控制電子檔案的使用

1.請上司規(guī)定清楚哪些人可以打開這個電子檔案。

2.、如果計算機離一些無關的人很近，就要采取一些適當的安全措施：

(1)使用密碼，沒有密碼將無法檢索文件;

(2)鎖住計算機，這樣其他任何人都打不開;

(3)鎖上裝有軟盤的盒子或箱子。

3.如果一些同事有權借用這個秘書的電子檔案，他要把原件留在自己身邊，拷貝一個副本給他們。當然，拷貝是一件非常方便的事，所以絕對不能把非常機密的材料拿出辦公室，非上司有特殊的明確說明。

4.保存一份流外(外借)檔案，在上面記錄借出日期、材料內容、借者姓名和歸還日期等。

5.如果使用了別人的計算機或者軟盤在別的計算機上使用過，在把它們拿到自己機器上使用之前，一定要先查毒、殺毒。給自己的計算機裝上防病毒軟件，并注意及時更新，因此病毒更新?lián)Q代的速度也是十分迅速的。

6.不同的軟盤要存放在專門設計的盒子、圓盤或其他箱子里，這些盒子或箱子最好有蓋，這樣可以使軟盤保持干凈并不受損害。

7.不要觸摸磁盤的表面，要防塵、防油漬以及其他殘留物，因為這些污染物都會抹掉軟盤上的資料。磁盤還要遠離磁場。

8.光盤也需要有干凈、安全的環(huán)境來保護。軟盤的保護措施也可用于保護光盤。

第二篇：檔案分類

一般有以下幾類:

一、文書檔案:檔案分類

（1）黨群工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等；

（2）行政管理類：行政事務、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等

（3）經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業(yè)管理等

（4）生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等

二、科技檔案

（1）產品文字材料：各種任務書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等

（2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務書、科研報告、調查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等

（3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等

（4）設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設備圖樣等

三、財務檔案

會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。

四、人事檔案

職工的招聘、履歷、培訓等

五、電子檔案

計算機磁帶、磁盤和光盤等

六、聲像檔案

照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等

第三篇：檔案材料分類

檔案材料分類

第一類：（1）干部履歷表，簡歷表。

（2）干部、教師、醫(yī)務人員、學生等各類登記表。（3）個人簡歷材料，更改姓名材料。

第二類：自傳及屬于自傳性質的材料 第三類：（1）鑒定類（含自我鑒定）。

（2）考察、考察材料；以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性干部表現情況材料，作為干部任免、調動依據的正式考察材料。（3）考核登記表

（4）干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類：（1）學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況的材料（報考高等院校學生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學習（培訓結業(yè)）成績表，學歷證明材料。

（2）教師資格過渡申請表等（要有上海市教育委員會教師資格認定章）

（3）專業(yè)技術職務任職資格申報表，聘用專業(yè)技術職務審批表等。（4）干部創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、論文等目錄。

第五類：政治審查材料；入團入黨政審材料 第六類：（1）人團志愿書、入團申請書、團員登記表

（2）入黨志愿書（形成時間為支部大會通過入黨時間）、入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表、不合格黨員被勸退或除名的材料，取消黨員資格的組織意見。

（3）因私出境保留黨籍審批表報黨委批準后留檔。

（4）民主黨派只收集登記表、通知或批復材料即可。

第七類：（1）獎勵材料（包括科技業(yè)務獎勵、各種先進人物登記表、模范事跡通報材料等

（2）手續(xù)齊全的學生獎學金審批表或登記表。第八類：違紀處分材料

第九類：（1）工資變動登記表（排九類1號，日期寫用該新表時的日期填寫）工資變動情況（按時間順序排）（85年工改以來的材料）

（2）干部任免審批表、錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、續(xù)聘解聘審批表（按時間順序排）（90年以來干部任免材料）（3）出國出境人員審批表。（4）民主黨派代表會代表登記表（5）延長退休時間審批表歸入九類

第十類：其他組織參考的有保存價值的材料，如就業(yè)報到證、協(xié)議書、工會會員表、殘疾體檢表等

? 材料形成時間：為材料落款標明的最后時間

? 干部職務變動登記表放在目錄后面第一類第一號前面，不編號不記頁 ? 工齡津貼、職務（崗位）津貼、養(yǎng)老保險補貼不登記在“工資變動登記表”內 ? 97年后“干部任免審批表”缺的必須補全

? 1977后入學的大學生，應有《高校學生登記表》、高校學習成績表。碩士要有報考登記表、授予碩士學位決定、學習成績表、專家推薦表。博士要有報考登記表、學習成績表、專家推薦表、博士學位決定。黨校須有登記表或畢業(yè)鑒定、學習成績、學歷證明。

第四篇：檔案分類

檔案分類

一、文書檔案：

（1）黨群工作類：黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等。

（2）行政管理類：行政事務、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。

（3）經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物質管理、企業(yè)管理

等。

（4）生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等。

二、科技檔案

（1）產品文字材料：各種任務書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等。

（2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務書、科研報告、調查

報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等。

（3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等。

（4）設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設備圖樣等。

三、財務檔案

會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。

四、人事檔案

職工的招聘（包括公司與員工簽訂的勞動合同）、履歷、培訓等。

五、電子檔案

計算機磁帶、磁盤和光盤等。

六、聲像檔案

照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等。

第五篇：檔案整理分類（本站推薦）

檔案整理分類

1卷、政工檔案：包括年底考核匯總表、調動分配證明、介紹信、上報的各種人事統(tǒng)計表、調查表、人事公布文件、職稱聘任、竟聘材料、年終責任制考核結果、中心文件、文明單位申報、自查材料等。

2卷、半年和年終總結及整頓報告、工作打算、日常匯報材料、上級及本市重要文件通知、重要活動安排、中心有關發(fā)言材料、人大政協(xié)提案答復、其它重要材料等。