第一篇：檔案的作用與管理

檔案的作用與管理

——以在濟南市長清區檔案局實習為例

摘要：檔案是人類文明的伴生物，真實記錄了人類社會實踐和文明的進程，富有大量原始的信息資料。因此，它具有獨特的、其他事物無可替代的作用和社會價值。正確地認識檔案的作用和價值，對于科學有效地管理檔案和充分發揮檔案的社會效益和經濟效益具有重大的意義。

關鍵字：檔案、作用、管理

我們本學期校外實習周恰逢是在長清區檔案局工作，結合所學《文書與檔案管理》的內容與在檔案局的工作經歷，簡要談談檔案的作用與管理。

檔案的基本作用主要包括憑證作用和參考作用。

在長清區檔案局我們參觀了里面儲藏的各種文獻與政府各部門的檔案資料，其中鎮館之寶——康熙十四年圣旨讓我們大開眼界，再現了當時的政治舉措。還參閱了保存了幾十年的《大眾日報》、《齊魯晚報》等資料，浩瀚的文史資料見證了我國的政治、經濟、文化生活的歷程。并且在那里也目睹了有群眾去查詢自己的結婚檔案等實例。

檔案作用的發揮是一個永恒的話題。傳統的檔案管理理論將檔案的作用劃分為檔案的一般作用、檔案作用的性質(檔案的基本價值)以及檔案作用的規律性三個方面。認為檔案是行政管理的查考憑據、生產建設的參考依據、科學研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材,又是維護國家、集體和個人權益的法律依據;檔案具有憑證和依據價值或作用;檔案具有參考作用。總之,檔案非常重要,在社會實踐與發展中具有不可或缺和不可替代的作用。

一、檔案的第一外腦作用———檔案是實踐活動的原始的記憶載體

檔案的第一外腦作用是檔案效力之本。檔案是實踐活動的原始的記憶載體,可以稱為外腦原儲作用。檔案是人們的第二信息原儲大腦,它存儲和記憶人們的社會實踐活動真實面貌,檔案的這種信息存儲和記憶功能具有本源性,即外腦原儲,是其他信息載體形態所不具備的。

二、檔案的智力引擎作用———檔案是創新思維的可靠的知識平臺

檔案的智力引擎作用是檔案作用的動力之源,具體體現為檔案是創新思維的可靠的知識平臺。人們從事社會實踐活動需要智力支持,更需要創新思維,需要站在巨人的肩膀上。能提供這種支持和動力的信息載體有許多,如大眾傳媒、圖書情報部門等,但只有檔案的智力引擎作用才具有可靠性,這是檔案的完整、準確、系統的基本屬性決定的。

檔案是人類開展各項工作的智力引擎。檔案既是工作保障工具,也是一種智力產品和精神財富,它是過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,記載了社會的、政治的和智力的各個方面發展狀況和過程。

三、檔案的信息傳承作用———檔案是信息資源的權威的傳承媒介

檔案的信息傳承作用是檔案工作的活力之脈。檔案是信息資源的權威的傳承媒介。信息傳遞與交流的媒介有多種,如口頭傳遞、示范傳遞、文物傳遞、書籍傳遞等等,但只有檔案的信息傳遞才具有權威性。因為口頭、示范和書籍的信息傳遞存在一定的誤差,文物傳遞需要考證和探究,只有檔案的信息傳遞具有原始性、直接性、持續性和無可爭辯的權威性。檔案是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄,是重要的信息源之一。

由此可見，檔案是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的不同形式的資料歷史記錄，記載了人們在各種活動中用文字、語言、圖象等方式形成的信息材料，記錄了整個國家在政治、經濟、文化、科學技術、教育、衛生等各行各業各方面的情況，記載著人們改造客觀世界和主觀世界的特定實踐活動的過程。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節，是構建社會主義和諧社會活動的真實記錄，在和諧社會建設中具有憑證參考的作用。

檔案不僅記錄了歷史活動的事實經過，而且記錄了人們在各項活動中的思想發展和社會實踐中的經驗教訓，以及科學研究和文化藝術的創造成果。因此，它對于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究有關事物的發展規律，以及總結經驗、吸取教訓，都具有重要的參考作用。正如在當前構建和諧社會的大背景下，檔案在人與自然和諧相處中的也起著重要的參謀作用。檔案既是各級部門對社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種信息材料的歷史記錄，也是研究人與自然和諧相處的重要載體。千百年的發展歷史告訴我們：“以破壞生態為代價的生產發展，必須受到自然的懲罰”—就是說當人的行為違背自然規律、資源消耗超過自然承載能力、污染排放超過環境容量時，就將導致人與自然關系的失衡，造成人與自然的不和諧。因此，要實現人與自然和諧相處，就是要通過自覺地調控人的社會行為，使經濟社會發展的目標、手段與自然環境所提供的可能性相一致。在人與自然和諧相處的社會實踐中，檔案可以為黨和國家制定經濟社會與資源環境協調發展的目標和計劃的科學決策，做好參謀的作用。

另外，檔案也在其他方面發揮作用。一是檔案作為工作查考的依據，為現實工作服務；二是檔案為工農業生產和各項建設事業提供計劃和管理的科學依據；三是檔案為歷史研究、理論研究和科學技術研究提供第一手資料，為科學研究事業服務；四是檔案可以提供法律依據，維護國家、集體、個人的合法權益；五是檔案是宣傳教育的生動素材，充分利用檔案部門豐富的檔案資源，編印出反映當地社會發展歷史，社會文化，社會風尚等廣大群眾喜聞樂見的歷史傳統材料，是為廣大中小學生和市民接受傳統文化教育，提供健康向上的精神食糧。把檔案部門建成愛國主義教育基地，是增強社會凝聚力和向心力，對人們進行歷史教育、國情教育、科學教育和愛國主義教育，激發人們愛黨愛國熱情的基地，起到在和諧社會建設中的社會教育作用。

但是,檔案的重要作用與社會對檔案的重視程度是不對等的。實際工作中,檔案工作者常常抱怨業務主管對檔案工作沒有給予足夠的關注與關心,出現重要與重視的失衡;檔案的價值期望與檔案價值的實現往往存在較大的偏差,出現理論與實際的失衡;檔案的有用性無可置疑,但檔案往往不能得到充分利用,出現有用與少用的矛盾;檔案部門為提高人們的檔案意識做了積極的宣傳與努力,但成效卻存在理想與現實的較大差距。這些失衡現象的原因在哪里呢?是人們的檔案意識還有待進一步提高?是我們的檔案服務機制創新力度還有待進一步加強?試想,即使社會的檔案意識和我們的檔案信息服務已達到最大高度,檔案就能得到滿意的社會重視度和效用度嗎?恐怕也不盡然。就其原因,是傳統的檔案作用理論還不能完整地解釋檔案管理實踐中的所有現象。因此,有必要對檔案作用與價值的本質進行更深入、更切合實際的探討，并且完善檔案管理的有關制度。

在長清區檔案局為期一周的實習中學到了很多實用的知識，熟悉了檔案資料的整理、錄入、檢索等流程。與人交往、團隊合作、社交禮儀方面受益頗豐。但同時也發現不少問題，主要的是檔案工作制度不明確，工作效率低下，我們實習生一周的工作量差不多要那里工作人員兩個月才能完成吧。

一、檔案管理工作中存在的問題。

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒

有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

3、檔案室硬件環境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、檔案管理工作的對策

1、提高檔案管理人員素質。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3、改進和完善檔案功能。使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

4、采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和

管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

5、做好檔案管理工作,強化服務意識,提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態度,樹立創新意識,提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度,發揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現代化建設服務,是我們檔案工作者義不容辭的責任。

另外，檔案的信息傳承作用,決定了檔案收藏的需要和檔案信息庫不斷構建、充實和豐富的需要。積極有效地利用各種現代技術進行信息資源的開發和利用,全方位實現檔案資源共享,堅持檔案開放,主動適應和滿足社會各項工作的需要,以最大限度地發揮檔案的作用成為檔案工作的必然選擇。充分發揮檔案的信息傳承作用,需要大力加強檔案宣傳,弘揚檔案文明,積極開展檔案編研工作、檔案編撰工作和信息研究工作,充分利用現代化手段加強檔案信息化建設,提升檔案的作用效力。檔案是重要的社會資源,具有稀缺性,因此需要納入信息資源管理的范疇,使檔案的信息傳承作用在更廣闊的空間內充分發揮。

同時，為加強長清區檔案事業管理、進一步規范區內各單位的檔案工作，依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《山東省檔案條例》等有關法律法規制定適合長清區檔案管理有效辦法?？傊?，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，在發揮檔案作用的同時，積極探索檔案現代管理模式，建立更加完善、更具中國特色的檔案管理體制，更加促進檔案工作的流暢，更加有力地為廣大人民群眾服務，更加促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻:

1.馮惠玲等:《檔案管理學》,中國人民大學出版社1999年版。

2.劉東斌:《檔案利用和檔案價值的反思》,《檔案管理》2004年版。

3.覃兆劌:《雙元價值的視野中國檔案事業的傳統與現代化》,中國檔案出版社2003年版。

4.劉萌等：《文書與檔案管理》，首都經濟貿易大學出版社2010年版。

許曉龍

2010-11-13

第二篇：學校教師業務檔案的作用與管理探討

學校教師業務檔案的作用與管理探討

摘 要：教師業務檔案是教師在學術活動以及各類培訓中形成的能體現出教師水平的歷史資料以及對真實的職稱、學歷、科研成果等情況的真實寫照，是作為教學管理工作中的重要補充。本文主要對教師業務檔案的一些作用及管理進行分析，供同行借鑒參考。

關鍵詞：業務檔案;檔案管理

業務檔案的建立有利于學校教育事業的發展，一些科研活動或教師外出實驗教學以及評定教案，這些檔案資料可以反映出教師的教學水平、質量，同時也是教學業務的水平標志的衡量資料。學校的人才戰略需要這些作為參考、支撐，才能得到精益求精之目的。

一、學校教師業務檔案的作用

1.評定職稱，考核、選拔人才的重要依據

教師業務檔案是隨著專業技術人員職務的評聘而興起的產物，它對專業技術人員的過去與現在的業務情況有較為詳細的反映，教師業務檔案中記載有教師的學歷、考核成績、對其業務水平的評價、論文、論著、科研成果等內容，這些材料成為教師評定職稱和晉升的最可靠材料。它與人事檔案共同為歷史地、全面地考核、選拔和合理使用人才提供依據。利用教師業務檔案來考核、選拔人才，從而改變過去那種取決于領導的“印象”，同志間的“人緣”不能客觀地評價的做法;也可以克服過去那種只憑人事檔案中對業務能力幾筆定性評語的弊端。將業務檔案展示出來，讓材料說話，用檔案這把“尺子”去度量，就會更客觀、更公正，減少許多麻煩和人際矛盾。

2.能為學校管理決策服務

教師業務檔案能反映學校教師隊伍的狀況、業務水平。學校必須根據教師隊伍的狀況，提出學校規劃、專業設置、各級職稱配置、優化師資結構等管理決策。如學校在開設新專業之前必須了解教師所學專業，課程情況，從而確定其是否能勝任某門課程的教學。學校的師資管理部門也可以從教師業務檔案中了解到教師的學歷和業務水平等情況，從而制定出合理的使用教師，有目的培訓教師的計劃和制度。

3.能反映一所學校的學術水平，關系到一所學校的聲譽

教師業務檔案，尤其是學術論文、專著，對教師本人而言，它忠實地體現出自己在教學、科研中的真實水平和地位，是社會評價其教學、科研工作較為客觀的依據;對一所學校而言，一個教師在某一學科建設的發展取得成果，其實也是該校學術水平的反映。在國際上，都把發表論文、專著的多少作為評估一所學校的重要條件。世界名牌大學都是由于擁有超一流的學術成就而使學校聲譽鵲起。

4.形成學術氛圍，促進教學質量的提高

教師業務檔案收集了大量高水平的學術論文、專著、教案及科研成果，有較高的學術參考價值。通過了解教師業務檔案，教師之間相互學習，及時交流信息，促進教師之間的業務竟爭，形成良好學術氛圍，進一步促進教學質量的不斷提高，為社會培養更多的合格人才。如從事自然科學研究的教師必然會利用過去科研成果來從事創新研究。

二、教師業務檔案管理

1.收集

哈佛大學就規定：本校教授在退休或逝世后，本人或其家屬要將其全部文稿移交檔案館保存。教師業務檔案的專業性決定其必須也只能采取專業歸口、部門立卷的制度。由學校師資管理部門負責組織各系、部門收集、加工整理、立卷、歸檔，定期向學校綜合檔案（館）室移交。由于種種原因，這些材料一部分分散在教師個人手中，很多教師認為個人的論著、論文是個人心血的結晶，可以不交。另外，教師認為自己保管更為保險，利用也方便，因此不愿交。這是許多學校沒有開展這項工作的原因之一。要解決這一問題，首先應加強《檔案法》宣傳教育，使每個教師增強檔案意識。其次，學校應制定出相應的制度和獎懲措施以保證收集工作的進行。

2.整理

教師業務檔案的立卷按一人一卷或一人按不同年代多卷的方法。案卷排列先將院（系）、部、所分開，再按人頭排列的方法。隨著以計算機網絡技術為核心的現代科學技術飛速發展，學校檔案部門必須應用計算機網絡技術管理教師業務檔案，建立數據庫，通過網絡進行信息采集與核對，實現教師業務檔案管理的自動化處理和網上查詢。

3.利用

為了使教師業務檔案更好地發揮作用，檔案部門要建立嚴格和管理和借閱制度，并采取一些方便教師利用的措施。同時檔案工作者要熟悉《著作權法》、《專利法》等法規條例，凡提供利用要履行有關手續，有的還要征得本人或家屬的許可，任何人不得擅自提供利用。

三、處理好教師業務檔案與其它檔案的關系

1.教師業務檔案與人事檔案的關系

教師業務檔案側重在對個人學識水平、科研成果、業務活動的記錄，對于業務情況的反映，它比人事檔案更詳細具體。人事檔案是個人經歷和社會實踐的記錄，主要反映生平、經歷、政治態度、工作表現、職稱等，是個人思想品德、業務能力及工作情況的反映。可以說：人事檔案較教師業務檔案全面，而教師業務檔案是人事檔案的具體補充。

2.教師業務檔案與科研檔案的關系

科研檔案主要包括本校教師發表的論文、專著、科研成果等。它與教師業務檔案中的這部分內容發生重復、交叉。為了避免這一問題，減少重復館（室）藏檔案數，教師的這些著作和科研成果應存入科研檔案中。教師業務檔案中的這部分內容可通過建立“索引卡”或“參見卡”來解決。這樣，既可使館（室）檔案不重復，又能形成一個完整的信息資源。

3.教師業務檔案與“名人檔案”的關系

一些重點院校如南京大學檔案館建立了“名人檔案”?！懊藱n案”的對象范圍比教師業務檔案的范圍小，“名人”可以是教授、副教授、校（院）領導、優秀工作者等?！懊藱n案”收集內容所涉及的范圍更廣，既涉及名人個人經歷、涉及其所從事的研究領域，也廣泛涉及社會、政治、經濟、文化各個領域。在學校檔案館（室）中，如建立了“名人檔案”的這部分人物，可不再建其教師業務檔案。

四、結語

綜上所述，教師業務檔案作為學校檔案中的重要組成部分，同時也是尊重知識及老師的一種表現，對于教師業務檔案的有效管理，可以說是學校的財富，也是教師的財富。教師可以通過教師業務檔案清楚地看到自己的科研成果及教學質量，激發更大的熱情投入到教育事業中去。因此，教師業務檔案的有效管理及利用，才能體現其珍貴價值。

第三篇：檔案數字化的意義與作用

檔案數字化的意義與作用

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性：

一、提高經濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增強檔案原件保護

將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

第四篇：文書檔案與管理范文

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續等。行文規則：各機關在公文擬制過程中所必修遵循的原則擬辦：對收到的文件提出初步處理意見，供領導審核和批示時參考。一般由辦公室主任負責。批辦：指單位領導對收文如何辦理提出的最終的批示意見和要求。領導進行批辦的結果體現為批示的意見。收文承辦：根據來文要求或領導意見，按文件內容要求進行具體實施、或另起草文件、或將來文進行翻印和轉發等的工作。簽發指機關單位主管領導對審核過的文稿進行最后的審定并簽署印發，文件據此生效。檔案：指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。歸檔：指文書部門或業務部門將辦理完畢、有保存價值的文件整理之后，逐年移交給檔案室集中保管的工作。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序劃的過程。

1.文書、文件、公文的聯系與區別，文件與檔案的聯系、文書工作與檔案的聯系。（1）①共同點：內容上都反映了人們的社會活動，都是在處理事務過程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規范。②區別：

A.文書與文件是同義的，只是在習慣用法上有差別。B.文書：一般用于表達集合概念，不用于表達某一份文字材料。如文書處理、文書部門、文書工作、文書材料。而不會說“這份文書”、“XX號文書”、“市政府文書”。文件一詞既指單份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1號文件，文件處理、文件材料。不會說文件部門、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文書。D.當僅指“公務文書”時，文書、文件、公文三者可通用。（2）①文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。②文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。③文書工作是檔案的工作的基礎。④檔案工作是文書工作的延伸和發展。

2.公文的特點是什么？公文按辦理時限、行文方向、機密程度可分為哪些類別？（1）公文特點1由法定作者制發2具有法定的權威性和時效性3公文具有特定的格式4特定的處理程序（2）分類

按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規公文；按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分為上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名稱有哪些？交擬時秘書人員應注意哪些事項？（1）公文的稿本名稱(試行本、暫行本、修訂本)（2）注意事項：①領會發文目的，為什么要起草這份公文。即領會領導意圖。②把握主題思想，即主要寫什么內容。③明確行文對象，從而確定行文方向、選擇文種及公文用語等。④明確行文的時間要求。

4.文書工作的主要任務是什么？收文、發文處理的程序包括哪些環節？1）文書工作的主要任務發文的擬制、收文辦理、發文辦理，文件辦理過程和辦畢的管理。還包括印信管理與使用、打證明、電話接聽等工作。2）收文處理的環節：簽收、啟封、審核、收文登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦與注辦、立卷或歸檔或銷毀。3）發文處理程序：交擬、起草、會商、審核、簽發、發文登記、膳印和校對、用印和簽署、核發、傳遞、立卷或銷毀或歸檔

6.哪些文件需要簽收？傳閱文件不要“橫傳”，應由文書人員“中轉”。（1）簽收的范圍1機要部門送來的密件和急件都要進行簽收；2郵局（或快遞公司）送來的掛號件等；3外單位派人直接送來的重要文件。擬辦和批辦有什么區別？擬辦人：辦公室主任 擬辦的作用：對收文如何處理提出初步的意見，供領導批辦時參考 批辦人： 單位領導 批辦的作用：是對收文如何處理作出的權威性的最后決定。（3）擬辦、批辦中文書人員的職責是什么？①呈送：根據文件重要程度送擬辦和批辦②保密：要對擬辦和批辦的一件保密，特別是人事敏感問題。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無署名和簽上時間，督促及時辦理④送達：根據擬辦、批辦意見，將收文送有關部門和人員落實辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級指導性、參閱性和需要辦理的文件；下級機關的請示性、報告性文件；帶有密級的文件 特別注意帳外文件B.不登記范圍：公開的出版物；一般性的各類簡報；事務性的通知、便函、介紹信、請柬等；注明領導親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。最常用，可讓閱讀者看得比較仔細，但比較費時。集中傳閱：把領導等閱讀人員集中起來，利用開會時間等進行閱讀，也較常用。設立閱文室，即將需要傳閱的文件放在專門設立一個閱文室。

7.文件轉化為檔案需具備哪些條件？我國最早的檔案是甲骨檔案，產生于殷商時代。（1）文件必須完畢，即完成了文書處理程序； 2）文件需對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值;3）文件需按照一定的規律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。8.檔案按內容和形成時間分，可分別分為哪些類別？按檔案內容分：文書檔案和專門檔案。按檔案形成時間分：建國前檔案和建國后檔案。建國前檔案又稱為歷史檔案—舊政權檔案和革命歷史檔案

9.檔案的基本價值包括哪些？檔案作用的發揮有哪些規律？1）檔案的基本價值-憑證作用：檔案的憑證作用由檔案內容和形式的所決定的，俗話說“口說無憑，立字為證”，就是對檔案憑證價值的充分肯定。參考作用：檔案作為過去各項社會活動的真實記錄，為現實和今后各項社會活動的開展提供了參考借鑒的豐富資料?！扒笆虏煌笫轮畮煛?、“前車之覆，后車之鑒”、“察往知今”等都說明了檔案的參考價值。2）檔案作用的發揮規律1檔案作用范圍的遞增律（擴展律）：檔案的作用范圍隨著時間的推移而不斷擴大。2檔案機密程度的遞減律3檔案作用發揮的條件 10.檔案工作包括哪8個環節？檔案工作的原則是什么？維護檔案的安全：①檔案的物質安全，盡量延長檔案壽命。②檔案的政治安全，即檔案信息安全，檔案內容不失密。（1）檔案工作的環節-檔案實體管理工作：收集、整理、鑒定、保管檔案信息管理工作：統計、檢索、編研、利用（2）檔案工作的原則①統一領導，分級管理②維護檔案的完整與安全③便于檔案的利用

11.檔案工作的機構有哪些？檔案館、檔案局、檔案室.主要管理本單位檔案并主要為本單位服務，是檔案室與檔案館的最主要區別。

12.什么是歸檔范圍？一個企業的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個單位收到或形成的所有文件材料中需要歸檔的有哪些2）企業歸檔范圍-反映本企業主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業需要貫徹執行或具有重要參考價值的收文；下級報送的重要材料。無論來自上級還是同級或下級單位，只要與本企業工作有直接關系的，都應納入歸檔范圍。登載于上級簡報、新聞媒體（網站、報紙、電視等）上的本企業需執行，或反映本企業工作活動的材料。如通過簡報、新聞媒體發布的指導性文件、有關本企業工作活動的記述、獎勵、表揚或批評等。

13.文書檔案一般在形成后的第二年6月底前歸檔并移交檔案室。檔案室收集檔案的主要途徑是文件歸檔。14.文件之間的聯系有哪些？（1）文件在來源方面的聯系——文件之間的首要聯系

同一單位形成的檔案不能分散。因為文件都是由一定的機關單位及其內部機構形成的，形成文件的單位，構成了文件來源方面的聯系。

2文件在時間方面的聯系-人們的工作活動都有一定的過程和階段，不同時期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時間聯系。文件整理歸檔工作一般都分進行。（3）文件在內容方面的聯系-文件是在工作活動過程中形成的，文件都記錄了一定的工作活動內容。關于同一工作活動的文件必然有著緊密的聯系。整理時把內容相關的文件材料集中放在一起，便于今后按問題查閱檔案，也符合人們的查閱習慣。

如上級到本單位檢查工作，必會形成：檢查通知、接待方案、工作匯報、會議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內容上共同反映了檢查活動的過程與結果。（4）文件在形式方面的聯系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應當單獨保存，便于保管利用優先于保持檔案文件之間的聯系。

15.歸檔文件整理工作包括哪6個主要步驟？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復制件；請示、批復；轉發文、被轉發文；中文本、其它文本。

16.歸檔文件的檔號包括哪幾部分？全宗號、、保管期限、件號

會填寫歸檔章、歸檔文件目錄，會對歸檔文件進行分類。

17.17.檔案分類的步驟。第一步：文件按形成分開；第二步：同一的文件按內容或機構分類；第三步：同一內容或機構的文件按不同的保管期限分開；如果文件數量較多，可先按機構分開，再按問題分開。18.歸檔文件的排列方法。（1）不同的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會議、一項活動中形成的文件應重要程度結合時間順序排列在一起。

第五篇：淺議企業檔案部門作用

內容摘要 本文以**冶煉廠重點工程檔案管理為例，論述了企業檔案部門在重點工程檔案管理過程中應將自身定位為工程檔案制度化管理的推動者、程序化管理的堅持者、數字化管理的耕耘者、關口前移式管理的創新者，通過準確的角色定位從而推動和改善工程項目檔案管理。

關鍵詞 檔案管理 重點工程 角色定位

新時期企業發展速

度加快，重點工程建設項目接二連三。企業檔案館在重點工程項目建設中機遇和挑戰并存。企業工程建設項目檔案是企業檔案館檔案信息資源建設的重點，通常也是個難點。收集難、歸檔難、整編難、數字化難……

江西銅業集團公司**冶煉廠（以下簡稱貴冶）建廠以來的二十幾年間，一、二、三期和新30萬噸銅冶煉等國家重點工程建設緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環再利用等多項技改工程穿插其間。貴冶工程建設檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設同步進行、同步發展，既建了一流工程，又創了一流檔案。這些成績的得來，有賴于該企業檔案部門在重點工程檔案管理中的準確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的變革，引發主動服務，開創出重點工程檔案管理的全新局面。

一、制度化管理的推動者

制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設過程中應該始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《國家重點建設項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰來制定、誰來執行、誰來監督呢？企業重點工程建設單位工作重點肯定在工程建設本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見，另外，在檔案專業知識方面一般不太豐富。企業檔案部門與重點工程建設單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業但一般沒有直接的隸屬關系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執行。企業檔案部門在工程建設項目檔案制度化管理中就無所作為了嗎？答案當然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導者，從而推動工程建設項目檔案管理實現制度化。

《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責任制》、《關于做好二期工程隨機資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細則》、《三期項目經理部工程項目建設檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬噸銅冶煉工程檔案管理細則》等一系列具有較強針對性的項目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導和介入下得以及時制定、頒布執行和發揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項工程建設初期均及時與建設單位溝通，對工程項目檔案管理制度建設提出建議和指導，并積極參與項目檔案管理制度的制定和完善。建設初期檔案部門建議和指導檔案管理制度建設，避免了工程建設熱火朝天、檔案管理無人問津一頭冷一頭熱狀況出現。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學性、專業性和針對性，提高了執行效果。

二、程序化管理的堅持者

工程項目檔案管理是工程建設的重要組成部分，將檔案工作與建設程序有機地結合起來并與時俱進對工程項目檔案的規范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對全廠38個機關科室258項管理制定了工作程序。**項目經理部也制定了工程招標、設計及設計變更管理、施工現場簽證管理、隱蔽工程驗收管理、試車管理、工程項目竣工驗收管理、文件資料管理等38個工作程序，涵蓋外事、辦公、財務、計劃、設備、工程等建設領域所有工作環節。廠檔案部門要求這38項工作程序的最后一環均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運行為貴冶工程項目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導。同時針對新情況，及時在相關程序中增加了工程監理環節，并將工程監理作為工程建設中的重要環節加以強調，此舉為工程質量和檔案的準確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎上增加了檔案數字化管理工作程序，為工程檔案實現網絡化管理提供了有效的作業指導。工程檔案管理能有條不紊地順利開展是貴冶檔案部門長期不懈地堅持程序化管理并保持管理程序與時俱進的努力結果。

三、數字化管理的耕耘者

檔案管理數字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數字化是工程檔案管理的一項重要內容。當前，紙質檔案依然是工程項目檔案的主體。貴冶工程項目檔案絕大部分為紙質，要實現數字化絕大部分需要通過掃描或數碼成像等設備進行轉