第一篇：村級文書檔案整理心得及簡易流程

村級文書檔案整理工作體會及簡易流程

檔案工作說難不難，說易卻也不易，關(guān)鍵在要有“四心”，即用心、細心、耐心和一顆平常心。“用心”體現(xiàn)在要把握好取舍，留下該留下的，扔掉該扔下的；“細心”體現(xiàn)在要善于發(fā)現(xiàn)有價值的東西，不要買櫝還珠；“耐心”體現(xiàn)在工作中，檔案整理很繁瑣也很枯燥，要沉得下身子、放得下架子、坐得住板凳；“平常心”體現(xiàn)在要有一個好心態(tài)，檔案工作的重頭戲都在過程中，往往是默默的付出，而人們只能看到已經(jīng)整理好的一列列案卷，卻難以體會其中的艱辛。

在整理村級檔案工作實踐中，對工作方法進行了簡單歸納，分為八項流程，供參考。

一、篩選。按照檔案歸檔要求，將現(xiàn)有資料進行挑選，把反映本單位發(fā)展、變遷的有歷史價值和長遠意義的東西篩選出來。

二、分類。先按不同年度進行分類；不同年度內(nèi)再按內(nèi)容分類，即分為黨群類和農(nóng)村工作類兩大類；同一內(nèi)容類別內(nèi)再按不同保管期限進行分類，即分為永久、30年（長期）、10年（短期）；同一類別同一保管期限內(nèi)再按級別、重要性或時間先后進行排序。

三、撰寫。先要編寫頁碼，正反頁要連續(xù)編號；書寫卷內(nèi)文件目錄；纂寫裝訂封皮（此項也可在裝訂后進行）。

1四、裝訂。按卷裝訂，規(guī)范美觀。

五、登記。先排序，即年度內(nèi)每一保管期限的案卷按照重要性或時間先后順序進行排序；編案卷號，每一保管期限為一個流水號；登記案卷目錄。

六、裝盒。按登記的案卷目錄進行，注意同一年度的應裝在一個盒內(nèi)，若一盒裝不下可另裝一盒，但不要與下一年度的混裝。

七、脊背。按每一盒的內(nèi)容打印脊背標簽，粘貼。

八、歸檔。將整理好的檔案按按盒號依次排列，不同期限的應列在不同的柜層內(nèi)。

二O一二年十月九日

第二篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會到學校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談談我的看法。

文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設狀況的記錄，因此在整個行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機構(gòu)龐雜，隨著學校辦學年限延長，學校文書檔案的數(shù)量也會越來越多，內(nèi)容也會越來越復雜。做好學校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學校的各項工作及師生員工服務.在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ).高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統(tǒng)地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學習和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計算機和網(wǎng)絡技術(shù)在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現(xiàn)代化的辦公設施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。

第三篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關(guān)對本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔。

（2）本機關(guān)文件。凡本機關(guān)形成的，反映本機關(guān)工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。

（3）下級來文。凡下級機關(guān)報送來的有關(guān)方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。如有關(guān)重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。

（4）平級或非隸屬機關(guān)來文。平級機關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務件、臨時性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負責人兼任外機關(guān)職務形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關(guān)送來的不應抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關(guān)任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。

第四篇：簡易流程

機動車檢測簡易流程

第一步

第二步

第三步

第四步

第五步

第六步

第七步

第八步

復印身份證/駕駛證（辦公大廳）

安檢/環(huán)檢交款（辦公大廳①②窗口）

安檢外觀檢驗（外檢區(qū)）

安全檢測（檢測車間）

環(huán)保檢測（檢測車間）

上傳資料（辦公大廳⑤窗口）

領(lǐng)取安全標識（辦公大廳③窗口）

業(yè)務辦結(jié)

第五篇：文書檔案整理工作要求與流程

文書檔案整理工作要求與流程

作者：王大忠 文章來源：本站原創(chuàng) 點擊數(shù)： 753 更新時間：2012-5-19

一、歸檔材料的要求

1、本單位自行文必須要有底稿，用計算機起草的文件要將有領(lǐng)導簽字的文件作為底稿。

2、歸檔文件不能有重份

3、歸檔材料必須是同一。

二、工作流程

收集應歸檔文件、分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋歸檔章、編寫件號、編制目錄、裝盒。

(一)、收集應歸檔文件

一般在每年第一季度完成上文件材料的收集歸檔任務，收集包括上級單位來文、本級單位發(fā)文、平級單位來文以及下級單位上報文。涉及黨務、組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀檢、工會、共青婦、協(xié)會等黨群工作、行政、保衛(wèi)、監(jiān)察、審計、人事、教育、財務、后勤、外事等政務工作形成的文件，目前容易出現(xiàn)的問題是只把本單位發(fā)文收集歸檔而將上、下級來文作為資料存放在相關(guān)處室，反映出還沒有形成一個“大檔案”的概念。具體范圍如下：

1、應歸檔的上級機關(guān)的文件材料，主要有5個方面：

（1）、上級機關(guān)召開的需要本機關(guān)貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；

(2)、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件以及普發(fā)的、非本機關(guān)主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

(3)、上級領(lǐng)導檢查視察本機關(guān)工作時的重要指示、講話和題詞；

(4)、代上級機關(guān)草擬并被采用的文件最后草稿和印本；

(5)、上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)文件的文件。

2、應歸檔的本機關(guān)的文件材料，主要有24個方面：

（1）、本機關(guān)黨組（黨委）、行政領(lǐng)導會議文件材料；

（2）、本機關(guān)召開的工作會議、專題會議文件材料；

（3）、本機關(guān)頒發(fā)（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機關(guān)聯(lián)合頒發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、正式印件，重要文件的修改稿；

（4）、本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復、下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復；

（5）、本機關(guān)及其內(nèi)部職能部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告；

（6）、反映本機關(guān)業(yè)務活動和科技管理的文件材料；

（7）、本機關(guān)檢查下級機關(guān)工作和調(diào)查研究形成的重要文件材料；

（8）、本機關(guān)或本機關(guān)匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析材料；

（9）、本機關(guān)形成的紀律檢查、行政監(jiān)察和審計方面的文件材料；

（10）、本機關(guān)黨委、團委、工會、婦女和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料；

(11)、內(nèi)容重要的群眾信訪材料和本機關(guān)處理信訪事項的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、領(lǐng)導批示、統(tǒng)計分析材料；

(12)、本機關(guān)領(lǐng)導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄及從其他單位帶回的與本機關(guān)有關(guān)的未經(jīng)收發(fā)登記的文件材料；

(13)、反映記載本機關(guān)房地產(chǎn)權(quán)益和有關(guān)糾紛處理的文件材料；

(14)、本機關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡章、人員編制方面的文件材料；

(15)、本機關(guān)制定的工作條例、章程、規(guī)章制度等文件材料；

(16)、本機關(guān)（本系統(tǒng)）的歷史沿革、大事記、年鑒和反映本機關(guān)（本系統(tǒng)）重要活動事件的剪報；

(17)、本機關(guān)干部任免（包括上報和下批及備案）、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務評聘、黨員團員干部職工名冊和報表、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、辭職、退職、開除、退休、離休、復員、轉(zhuǎn)業(yè)、評殘、撫恤、死亡、獎懲及治安保衛(wèi)的文件材料；(18)、本機關(guān)及本機關(guān)辦理的干部職工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨員、團員、工會組織關(guān)系的介紹信及存根；

(19)、本機關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證和清冊；

(20)、本機關(guān)編印的情況反映、簡報等刊物定稿和正式印本及編輯出版物的定稿和樣本；(21)、本機關(guān)與其他單位或個人簽訂的各種合同、協(xié)議；

(22)、本機關(guān)與外國簽訂的條約、協(xié)定、合同、議定書、換文（正本、副本）和機關(guān)外事活動形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄、往來文件；(23)、各種普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部檔案材料。

3、應歸檔的同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料，主要有3個方面：

（1）、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；（2）、有關(guān)業(yè)務機關(guān)檢查本機關(guān)工作形成的重要文件材料；

（3）、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要往來文件。

4、應歸檔的下級機關(guān)的文件材料，主要有3個方面：

1、下級機關(guān)報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表；

2、下級機關(guān)報送的法規(guī)性備案文件；

3、直屬單位報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表。下列文件不列入歸檔范圍：

1、上級機關(guān)任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件、普發(fā)供參閱、參考而不需辦理的文件及征求意見的文件；

2、本機關(guān)的重份文件、無查考價值的事務性臨時性文件、未經(jīng)會議討論通過和未經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的文件與電報、詢問一般性問題或提出一般性意見、建議的人民來信、本機關(guān)負責人兼任外機關(guān)職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料以及為參考而收集來的文件材料；

3、參加非主管機關(guān)召開的會議帶回的不需貫徹執(zhí)行且無查考價值的文件材料、非隸屬機關(guān)抄送的不需辦理的文件材料；

4、下級機關(guān)送來參閱的簡報、情況反映、抄報備案的一般性文件材料及越級上報的不需辦理的文件材料。

各單位的歷史沿革、職能范圍、工作性質(zhì)不同，應結(jié)合自身實際，根據(jù)上述通用歸檔范圍，制定本機關(guān)、本系統(tǒng)具體的文件材料歸檔范圍。

（二）、分類

一個單位對歸檔文件如何進行分類，一般常用的方法是以下兩種：

1、“保管期限————機構(gòu)”分類法。此法適用于內(nèi)部機構(gòu)比較多，分工比較細且文件量比較大的單位，其具體操作的方法步驟是：

（1）、把歸檔文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

（2）、把同一保管期限內(nèi)的文件按分開，其中跨的會議、事件、臨時性工作等類似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時性工作等類似情況結(jié)束的；（3）、把同一保管期限內(nèi)各的文件材料按本單位的內(nèi)部機構(gòu)分開。在此分類方案中，內(nèi)部機構(gòu)排列順序應與有關(guān)文件規(guī)定或約定俗成的順序相吻合。以后如有內(nèi)部機構(gòu)增減合并等情況，應從變化當年起相應調(diào)整分類方案；如有臨時機構(gòu)一般歸入相關(guān)業(yè)務機構(gòu)，臨時機構(gòu)若獨立性強且文件材料多，其文件也可作為一個獨立機構(gòu)整理，排列在其他常設機構(gòu)之后。如保先工作，既可將文件放在機關(guān)黨委或人事處，也可獨立放在保先辦。

2、“保管期限————問題”分類法。

此法適用于內(nèi)部機構(gòu)比較少，分工比較粗甚至無內(nèi)部機構(gòu)且文件量小的單位，其具體操作的方法步驟是：

(1)、把歸檔文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

(2)、把同一保管期限內(nèi)的文件按分開，其中跨的會議、事件、臨時性工作等類似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時性工作等類似情況結(jié)束的；(3)、把同一保管期限內(nèi)各的文件材料按問題分開。

這種分類方法，重點是要將本單位文件合理的劃分為幾個大類，一般我們分為黨群類、行政類、業(yè)務類等，黨群類包括黨代會、黨員組織生活、黨組會議、黨員發(fā)展、黨的活動安排等黨務方面的文件、紀檢監(jiān)察、工青婦工作等；行政類包括各種綜合性行政事務工作、辦公會議、后勤服務、安全保衛(wèi)、醫(yī)療衛(wèi)生、各種經(jīng)費申請、辦公設備、物資采購、固定資產(chǎn)管理、財務預算、機構(gòu)設置、干部任免、啟用印章、領(lǐng)導分工、各項工作制度、工資、調(diào)動、離、退休、養(yǎng)老及醫(yī)療保險、喪葬費、撫恤金、工傷認定、職稱評聘、人員調(diào)動、獎勵表彰等；業(yè)務類包括本單位有關(guān)業(yè)務工作方面的全部文件材料。

分類必須依據(jù)本單位的實際，對號入座，是哪個類就歸哪個類，不得交叉。分類的目的就是便于查找。

（三）、劃分保管期限

1、保管期限為：永久、30年、10年。

2、保管期限的劃分要準確。應把握以下原則：

永久：本單位制定的法規(guī)政策性文件，處理重要問題形成的文件，召開重要會議的文件，重要的請示、批復、報告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計報表，機構(gòu)演變、領(lǐng)導任免、黨員、團員、干部、職工花名冊和報表、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、辭職、退職、開除、退休、死亡、撫恤、表彰獎勵、違紀處理的文件；轉(zhuǎn)移工資、行政、黨員、團員、工會組織關(guān)系的介紹信及存根；

主管上級下發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件和針對本單位人事及工作方面的批復為永久保存；本單位房屋買賣、土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料

30年：本單位職能活動形成的一般性業(yè)務文件；本單位召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本單位人事管理工作形成的一般性文件材料；本單位關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示；一般性工作的報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表;下級機關(guān)報送的重大問題的專題報告。10年：本單位一般性事務管理的文件材料;上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務的一般性文件材料；上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行文件材料；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本單位的復函、批復等；下級機關(guān)報送的或以上工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計等文件材料；其它階段性、臨時性工作的文件材料。應注意的突出問題: 工作總結(jié)：本單位綜合性或以上工作計劃、總結(jié)為“永久”；單項性工作計劃、總結(jié)為“30年”；不論哪方面的工作計劃、總結(jié)，以下都應劃為“10年”。表彰先進：受縣級（含）以上的表彰、獎勵為“永久”；縣級以下表彰、獎勵為“30年”。

處分材料：受到警告（不含）以上處分的為永久;受到警告處分的為10年。

（四）、裝訂

凡是歸檔文件一般按“件”進行裝訂。

1、裝訂前的準備工作 主要包括以下三項內(nèi)容：

（1）、檢查文件材料是否齊全完整，如有缺張少頁或附件等不齊全的應設法補齊，有破損的應予以修整，有不宜永久、30年保存的應予以復制；

（2）、裝訂邊太窄的適當加寬，紙張大于A4標準的應按A4標準酌情進行折疊或裁切，小于A4國標的應酌情按A4進行背貼；（3）、剔除多余的重份和不必要的復制件。

2、系統(tǒng)排列

一份文件由幾部分組成時，裝訂前應按下列順序進行排列：（1）、正本在前，定稿在后；（2）、正文在前，附件在后；（3）、原件在前，復制件在后；（4）、轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；（5）、批復在前，請示在后；

（6）、不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，漢文本在前，少數(shù)民族文字在后。（7）、成套報表一冊為一件。

3、裝訂方法

（1）、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆開重新裝訂。

（2）、永久、30年保管的文件，可根據(jù)本單位實際情況采取下列兩種方法中的一種：一是不銹鋼夾裝訂法，即采用專門制作的訂書機和不銹鋼夾進行裝訂。為減少厚度，一般件號為單號的文件，不銹鋼夾卡在文件左側(cè)距離上下邊各2厘米處，件號為雙號的文件，不銹鋼夾卡在文件左側(cè)距離上下邊各4厘米處。二是線繩裝訂法，即使用細線繩裝訂文件，要求統(tǒng)一在距離文件左側(cè)邊沿1.2厘米處，上下均勻扎三個相距7厘米的孔，穿上細線繩適當抽緊并打結(jié)即可。

（3）、太薄或過厚文件的處理：對于太薄或過厚的文件，如果使用鋼夾或細線繩裝訂不方便時，太薄的可以使用少許漿糊逐頁進行粘貼，過厚的可以采用粗線繩按照以往案卷的“三孔一線法”進行裝訂。

（五）、文件材料的排列

1、同一保管期限、同一事由的文件要排在一起，如干部任免、表彰獎勵等要排在一起。

2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如會議記錄、工作安排、總結(jié)等。

3、會議文件、統(tǒng)計報表、簡報等成套文件材料要集中排列。

（六）、編寫頁號 只能用鉛筆編寫頁號。

按照《甘肅省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》的規(guī)定，歸檔文件按照以下方法編制頁號：

1、以“件”為單位編寫頁號，也就是每件均從“1”開始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁號，這也是與以往以“卷”為整理保管單位時編頁號方法的不同。

2、頁號編寫的位置，凡是有文字、圖表的頁面都要編寫頁號，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角。

3、一份文件的總頁數(shù)，以該文件最后一個頁號為準。

（七）、蓋歸檔章

1、歸檔章應蓋在每件文件首頁的右上方，歸檔章用“紅色”印泥蓋，不能使用其它顏色。

2、歸檔章各項目的名稱和填寫方法：

歸檔章的規(guī)格：長為3×15MM，寬為2×8MM，具體樣式如下： 1 2 3 全宗號 室編 件號

機構(gòu)或（問題）保管 期限 館編 件號 5 6 1號格：“全宗號”項，填寫檔案館給本單位檔案全宗確定的代號（如1號、2號等），未給確定的暫不填寫。

2號格：“”項，用四位阿拉伯數(shù)字填寫文件形成的完整的公元紀年，不能有任何省略。

3號格：“室編件號”項，由機關(guān)檔案室人員填寫每一份文件的排列順序編號。4號格：“機構(gòu)（問題）”項，按機構(gòu)分類的填寫產(chǎn)生文件的內(nèi)部機構(gòu)名稱，如“辦公室”、“人事科”等；按問題分類的填寫文件所歸入的“問題類別”的名稱，如“黨群類”、“行政類”等。

5號格：“保管期限”項，填寫每一份文件的保管期限，即“永久”、“30”或“10”。6號格：“館編件號”項，檔案移交進館后，由檔案館根據(jù)自己管理的需要與要求確定是否編寫以及如何編寫。

歸檔章各項目的填寫，應選用大小適當?shù)臄?shù)碼章，刻制大小適當?shù)摹皺C構(gòu)（或問題）”名稱章、“保管期限”章，加蓋上去。

3、填寫歸檔圖章內(nèi)容時要求：（1）凡手工填寫各項目內(nèi)容的，一律用碳素筆填寫；（2）凡項目內(nèi)容用圖章蓋的，一律用紅公印泥；（3）各項目內(nèi)容用數(shù)字表示的，全部用小號數(shù)碼章。

（八）、編寫件號

所有文件排列完畢之后，即應按照排列順序逐件編寫件號，件號編寫在歸檔章的“室編件號”欄之內(nèi)，有關(guān)歸檔章的使用填寫事項將在下面專門講解。

編寫歸檔文件件號，始終按照永久、30年、10年三個序列來編制。編制方法主要有兩種，一種是在同一保管期限內(nèi)編大流水編號，這種大流水編制到一定時候，序號比較大，需要斷號。

還有一種件號編制辦法，就是按斷號，即在同一內(nèi)按照不同保管期限分別編制件號，即內(nèi)編小流水號

根據(jù)我省的《實施細則》，歸檔文件編件號按照以下要求進行：

1、文件數(shù)量大的單位（指每年形成的文件數(shù)量永久、30年、10年中有兩部分超過了四位數(shù)）可以一年或五年斷一次號（五年斷號的文件數(shù)量以不超過四位數(shù)為限）；

2、文件數(shù)量中等情況的單位（指5—10年形成的文件數(shù)量永久、30年、10年中有兩部分超過四位數(shù)不超過五位數(shù)）可以五年或十年斷一次號；

3、文件數(shù)量比較少或很少的單位，其永久、30年、10年分別十年加起來超過四位數(shù)不多甚至達不到四位數(shù)，可以暫時不考慮斷號，等15年甚至更長時間達到四位數(shù)時再說，但仍以不超過四位數(shù)為限。

（九）、編制目錄

1、根據(jù)本單位文件材料分類、排列、編號的順序，按照永久、30年、10年三個序列，分別逐件編制歸檔文件目錄，用泰坦檔案管理軟件打印。

2、按規(guī)定要進館的永久、30年檔案，應編制紙張檔案目錄一式四套（其中兩套交檔案館，兩套本單位使用），電子檔案目錄一式兩套（一套交檔案館，一套供日常查檔使用）。

3、目錄本的編制，按照保管期限的不同分別編制永久、30年、10年目錄，按照目錄號和保管期限的不同分別編制目錄。

4、歸檔文件目錄各項目填寫規(guī)范如下：

（1）、“件號”項：按照歸檔章內(nèi)的“室編件號”進行填寫；（2）、“責任者”項：

A、填寫制發(fā)文件機關(guān)的名稱或個人的姓名，一般以文件的蓋章或署名為準； B、機關(guān)應填寫其全稱或通用簡稱；

C、由兩個或兩個以上機關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，一般只填寫主辦單位名稱，也就是編發(fā)文字號的單位；

D、合同、協(xié)議應填寫甲方、乙方兩個單位的名稱； E、個人作者填寫其姓名，必要時加填職務或身份；

（3）、“文號”項：填寫文件的發(fā)文字號，三者缺一不可，不得省略其中的部分，無文號的文件材料此項不填寫。（4）、“題名”項：

A、一般照錄文件原題名，不得自行修改；

B、無題名或題名不能揭示文件內(nèi)容，應根據(jù)文件內(nèi)容自擬題名加“[ ]”填寫； C、有正題名、副題名的文件材料，可選擇其中有檢索價值的題名填寫；

D、外文或者少數(shù)民族文字的文件材料，除原文照抄外，應將漢文譯文加“[ ]”附在后面；

E、批復與請示合為一件，擬寫題名時寫批復標題，將請示文號放在備注欄中方便查找。（5）、“日期”項：

A、填寫文件的形成時間，一般以落款時間、會議通過時間或發(fā)布時間為準； B、用8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位數(shù)時，其前應加寫一個“0”；在打印目錄時應分為年和月日兩行。C、時間不詳或沒有時間的文件材料，應進行必要的考證。

（6）、“頁數(shù)”項：填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以文件材料的最后一個頁號為準。（7）、“備注”項：必要時簡要注明需要說明的特殊情況或問題，如果說明文字比較多時，應填寫在備考表中。

（十）、裝盒

1、歸檔文件裝盒的方法步驟

(1)、按照永久、30年、10年三個編號順序分別裝盒。一個機構(gòu)或類別的文件比較多，可以按排序單獨裝一盒或幾盒；不同類別、不同保管期限的文件不能混合裝盒。(2)、每盒文件之前放置歸檔文件目錄，在文件之后放置一張備考表。

2、備考表所設各項目的填寫方法

（1）、“盒內(nèi)文件情況說明”項：填寫盒內(nèi)

文件需要說明的問題，主要包括文件的齊全完整程度，損壞情況以及整理歸檔后修改、補充、移出、銷毀等有關(guān)情況，無問題則不填寫。

（2）、“整理人”項：由整理歸檔文件責任人簽字或蓋章。

（3）、“檢查人”項：由檢查歸檔文件整理質(zhì)量的責任人簽字或蓋章。（4）、“日期”項：填寫本盒文件整理完畢的年、月、日。卷 內(nèi) 備 考 表 需要說明的問題：

立卷人 檢查人 時 間

3、檔案盒封面項目填寫方法

封面只有一個“全宗名稱”項，填寫產(chǎn)生檔案全宗的單位的全稱或通用簡稱，具體與目錄夾封面相應項目相同。如果一個機關(guān)單位用盒量比較大，可以要求廠家直接將單位名稱印上去；如果一個機關(guān)單位用盒量比較小，或者已經(jīng)購買了未印制單位名稱的文件盒，可以設計刻制一個大小適當?shù)臈l型章，在使用文件盒時逐個蓋上去。

4、檔案盒脊項目的填寫方法：

“全宗號”項，用大號數(shù)碼章蓋檔案館給本單位檔案全宗確定的代號； “”項，用小號數(shù)碼章蓋四位阿拉伯數(shù)字；

“保管期限”項，蓋大號“永久”、“30年” 或“10年”；

“機構(gòu)（問題）”項，按機構(gòu)分類的蓋產(chǎn)生文件的內(nèi)部機構(gòu)名稱，如“辦公室”、“人事科”等；按問題分類的蓋文件所歸入的“問題類別”的名稱，如“黨群類”、“行政類”等；

“室編件號”項，由機關(guān)檔案室人員填蓋本盒文件的起止件號；

“館編件號”項，空，檔案移交進館后，由檔案館根據(jù)自己管理的需要與要求確定是否編寫以及如何編寫；

“盒號”項，用大號數(shù)碼章蓋本盒的排列順序號。全宗號（用大號數(shù)碼章）年 度（用小號數(shù)碼章）保管期限(永久、30年、10年)機構(gòu)（問題）起 止 件

號 室（各歸檔單位用小號數(shù)碼章，分兩行蓋起止件號）

館（空，各歸檔單位不能填寫任何內(nèi)容）盒 號（用大號數(shù)碼章