第一篇：檔案室閱覽制度

檔案閱覽制度

1.凡來我檔案閱覽室查閱人員必須是本局或局屬事業單位正式職工，因業務需要查閱檔案，按各自查閱權限給予查閱。

2.凡在閱覽室查閱的檔案，必須在開放檔案閱覽室內閱卷，非經許可任何人不得把檔案帶出檔案館查閱，查檔人員必須愛護檔案，不準在文件上圈子、加點鉤摸、劃杠、折疊、涂改以及用各種方法損毀檔案，一經發現，視情況處理，嚴重者，將負法律責任。

3.查閱檔案室要自覺保持室內安靜，查閱室內嚴禁吸煙、喝水需遠離檔案材料，以免發生意外。

4.查閱人如需復制需按檔案局的相關規定辦理復制手續。

5.借出的檔案或材料，若有丟失或損壞，應及時向本單位領導和信息技術部門報告，并填寫《檔案遺失情況登記表》，并根據相關情況給予處理。

6.閱覽室管理人員認真做好預約、借案和歸還登記工作。

7.閱覽室管理人員負責閱覽室的清潔、安靜和督促借閱人員做好檔案的安全、保密工作。

第二篇：檔案室制度

檔案室管理

一、綜合檔案室隸屬于院辦，在院辦的直接領導下開展工作，上設分管領導，下設檔案員，共同把好檔案管理安全關。

二、非檔案室工作人員，未經允許不得進入。

三、檔案室應落實“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，監視器的正常運行。

四、檔案室應配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防強光、防高溫、防霉等設備，并切實做好“八防”工作。

五、檔案室內嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁堆放易燃物品或與檔案無關的物品，對電源、線路、開關插頭、辦公設備（如電腦、打印機、切紙機）等要定期檢查，做到發現隱患，及時報告，盡快整改。

六、檔案室內要保持干凈整潔，通風透氣，擺放合理，通道順暢。

七、檔案室要做好安全保密工作，嚴格把好檔案進出關，完善檔案借閱、移交、歸還、鑒定、銷毀等審批和登記手續。

八、檔案室工作人員出門要關掉電源，關好窗戶，放下窗簾，鎖好鐵柜、鐵門。

九、堅持“安全第一，預防為主”的方針，加強安全防范措施，按制度辦事，使安全管理工作落實到位。

第三篇：檔案室制度

山東省社會保險事業局 業務檔案歸檔移交制度

一、歸檔移交范圍

凡是社會保險經辦過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄均應歸檔保存。具體包括：社會保險管理類、社會保險費征繳類、養老保險待遇類、醫療保險待遇類、失業保險待遇類、工傷保險待遇類、生育保險待遇類、社會保險稽核監管類等。詳見《山東省社會保險事業局業務檔案管理辦法》附件。

二、歸檔移交要求

（一）歸檔的文件材料應齊全、準確、完整，已破損的應予以修復。

（二）凡向檔案室歸檔移交的案卷,必須組卷完畢并符合《辦法》第八、九、十、十一、十二、十三、十四條規定要求。

（三）應制作檔案交接文據。

三、歸檔移交時間

業務檔案按照平時立卷原則，各處室將辦理完畢具有保存價值應歸檔的所有文件材料,及時整理、立卷。于每年的3-6月移交綜合檔案室。會計（基金）檔案隔年移交檔案室歸檔。

舉辦重大業務等活動形成的檔案應在活動結束后,由活動主辦處室30日內收集齊全，整理、立卷后移交檔案室歸檔。

山東省社會保險事業局

業務檔案保管制度

一、本單位形成的全部檔案、資料由檔案室集中統一管理。

二、檔案庫房應符合“九防”（防火、防水、防潮、防蟲鼠、防強光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁）要求，達到“三無”（無霉變、無丟失、無差錯）標準，保證檔案材料的安全和完整，定人定時做好庫房內溫濕度變化的觀測和記錄。

三、認真做好庫房、裝具的衛生除塵工作，保持庫內整潔。禁止一切與保管檔案無關及損害檔案材料的物品入庫房。

四、檔案密集架內的案卷，要按不同保管期限分別排放，調閱后要及時放回原處，擺放整齊有序。

五、庫房內嚴禁吸煙，檔案設備要定期保養和維修檢查，消除安全隱患。檔案管理人員離開庫房時要隨手關燈，切斷電源，關好門窗。

六、定期檢查庫藏檔案，發現問題及時報告，并采取措施加以處理。

山東省社會保險事業局 業務檔案工作保密制度

一、檔案工作人員嚴格執行《中華人民共和國保密法》等有關規定，嚴守黨和國家機密。

二、檔案工作人員不得擅自復印、摘抄或傳播具有保密性質的檔案材料或內容。

三、帶有密級的檔案，要在檔案封面上標注，機密以上檔案要專柜存放。

四、涉密檔案一般不能外借，確因工作需要，必須辦理借閱手續，經主管領導批準后方可借出。

五、涉密檔案利用必須嚴格遵守有關制度，保證檔案材料及其內容的安全，未經許可，不得私自抄錄和復制，更不得擅自將檔案材料帶出檔案室。

六、違反檔案保密制度，泄露國家秘密并造成損失的，將按照《保密法》等有關規定，追究其責任。

山東省社會保險事業局 業務檔案統計制度

一、對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等方面進行登記，并做好統計。

二、嚴格遵守和執行上級主管部門和檔案管理部門規定的各項統計制度和要求，對需上報的報表要按規定上報，做到及時、準確、無遺漏。

三、檔案工作人員要加強檔案統計業務知識學習。做好檔案統計分析，提高檔案工作的管理水平。

山東省社會保險事業局 業務檔案鑒定銷毀制度

檔案室保管的業務檔案保管期滿，經再次鑒定，確認沒有保存價值的業務檔案應進行銷毀。

一、鑒定、銷毀檔案的標準

業務檔案鑒定、銷毀應以國家有關規定和本局《檔案保管期限表》等為依據，全面分析檔案的現實作用和歷史作用，準確劃定檔案的銷毀范圍。

（一）時間標準

定期保管的業務檔案，保管期滿。

（二）檔案內容、來源、形式標準

在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對超過保管期限的業務檔案，要進行一次再鑒定，以業務檔案的內容、來源、形式為標準，重新判定業務檔案的價值。

二、鑒定、銷毀的程序(一)業務檔案鑒定工作程序

1、檔案室寫出業務檔案鑒定工作申請報告，報局領導審核批準。鑒定工作申請包括鑒定目的、內容、參加人員、所需時間等。

2、成立業務檔案鑒定小組。業務檔案鑒定小組由局相關負責人，業務人員和檔案室管理人員，以及社會保障行政部門有關人員組成。

3、鑒定小組成員對業務檔案進行鑒定，提出鑒定意見。6 對失去保存價值，需銷毀的檔案進行登記造冊，并提交檔案鑒定報告。

4、局領導審查、批準業務檔案鑒定報告。

（二）檔案銷毀的程序

1、檔案室對經鑒定擬銷毀的業務檔案編制銷毀清冊。

2、經鑒定批準銷毀的業務檔案，必須粉碎（或焚毀），不得將應銷毀的業務檔案作其它用途或當作廢紙出售。

4、銷毀檔案須有兩名監銷人，監銷人在銷毀檔案前，應對銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，在銷毀清冊上簽名并注明銷毀方式和時間。

三、鑒定、銷毀善后

檔案鑒定、銷毀工作結束后，檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔。銷毀清冊永久保存。

山東省社會保險事業局

業務檔案查閱利用制度

一、因工作需要查閱本人承辦工作部分形成的檔案或與本職工作有關的其它非密級的檔案，辦理查閱登記手續后即可查閱檔案。

二、參保單位和個人按規定查詢繳費記錄、個人權益記錄等相關檔案材料，要經局領導批準，辦理借閱登記手續。

三、查閱密級的檔案材料，要經局主要領導批準。

四、檔案限于室內查閱，一般不出借，確需借出的，必須嚴格履行借閱登記手續，并按規定時限歸還。

五、檔案借閱利用者，必須妥善保管檔案資料，不得轉借、遺失、拆散、調換、缺頁及在文件上圈點劃線、添字或去字等。違反者，視情形追究其責任。

六、檔案管理人員要對歸還檔案作認真檢查核對，確認無誤后，及時注消登記，放回原處。

七、檔案借閱利用情況要及時登記，按時匯總，做好檔案利用的統計分析工作。

山東省社會保險事業局 業務檔案設備維護制度

一、檔案室計算機、復印機、空調機、除濕機、防磁柜等設備要有固定的存放地點，一般情況下，不得隨意搬動或外借。

二、檔案設備要有專人管理和使用，定期對檔案設備進行保養和維護，清除一切安全隱患。

三、設備一旦發生故障，應查找原因，及時排除，需要維修，須報領導批準。

四、應對檔案設備建立統計臺帳，準確反映檔案設備配置的時間、數量、型號、價格、功能，防止檔案設備丟失。

山東省社會保險事業局 檔案室工作人員崗位責任制

一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和《社會保險業務檔案管理規定》(試行)及有關法律法規和規章。

二、熱愛檔案事業、積極主動地做好工作。努力學習檔案管理的基礎理論和業務知識，不斷提高管理水平。

三、負責本局檔案材料的收集、整理、保管、復制、借閱工作，對檔案資料進行分類、編目、登記。

四、熟悉和掌握本局檔案的種類、數量、內容，對庫存檔案定期檢查、清理、調整和統計，做到帳物相符。

五、根據需要編制各種檢索工具，積極提供利用，及時填寫利用效果登記薄。

六、按規定做好檔案的鑒定、銷毀和移交工作。

七、認真做好檔案室的安全保衛工作。

山東省社會保險事業局

檔案室安全防范預案

一、總體要求

按照《中華人民共和國檔案法》、《社會保險業務檔案管理規定》（試行）等法律法規，遵循安全第一，預防為主，常備不懈的方針，貫徹統一領導，積極應對，措施果斷的原則，保證人員、制度到位，使檔案安全事故和損失降低到最低限度。

二、組織機構及職責

成立檔案安全預防領導小組，組長邵鐵明，副組長尹剛，成員柳新偉、張未娜、石玉建、馬禎娟、孫寶海、楊舉、郭海華、劉福娜、張在萍、謝進軍。

負責組織指揮各類火災、水災、爆炸事故、自然災害的現場人員、檔案和物資搶救、應急處置及救援工作，組織人員保護好事故現場，并及時向上級和有關部門報告。

三、應急措施

（一）火情應急措施

1、工作期間發現火情，如能就地撲救的要就地撲救；無法就地撲救的，要先切斷電源，然后撥打火警電話“119”報警，及時報局領導組織人員進行撲救。

2、如電源起火，先切斷電源，用干粉和二氧化碳滅火劑撲救，嚴禁用水撲救。庫房門邊要放置滅火器。

3、搶救檔案時盡量使用二氧化碳、干粉滅火劑，以減少檔案的損失。

（二）水情應急措施

當衛生間、空調水閥損壞出現流水不止情況，應及時組織人員排水、保證檔案安全存放。

（三）盜情應急措施

工作人員發現盜情，應及時撥打“110”并向領導報告。同時，應采取一切可能措施，保護檔案的安全。

第四篇：圖書、閱覽制度

漣水縣外國語中學

圖書室管理制度

為規范學校圖書室管理工作，發揮圖書的最大效益，制定如下制度：

一、圖書管理員要認真學習管理業務知識，做好圖書管理工作，為學校的教育、教學、教研工作服務，培養學生的閱讀興趣，及時為師生提供學習、教育、教學方面的信息資料。

二、圖書管理員及時做好圖書登記、整理和借閱。圖書室要建立財產登記、分類登記和注銷登記三種賬冊，藏書室、閱覽室，應建立相應的賬冊，做到賬物相符。圖書分類按規定執行。

三、根據教學和學生的需要建議學校及時添置圖書。認真制訂書刊資料的選購標準，使之結構合理，復本量適當，不斷提高藏書質量，對于內容陳舊、借閱率低、復本量過大和破損嚴重的圖書要定期剔除，及時注銷。

四、新購置圖書，要及時驗收、登記，在兩周內完成分類、編目、出架等工作，以加速圖書流通。

五、嚴格執行圖書借閱制度。為提高圖書資料的利用率，工具書、大型圖書只供查閱，不得外借。教師教學圖書每次借閱不超過5本，借期一月。在班主任組織下可以按班級集體借閱，每人每次不超過1本，借期兩周。逾期不還者，追還后罰停借一月。

六、遺失書刊，原則上應賠償原書。如不能實現，應2倍賠償，孤本等貴重圖書按原價3～5倍賠款。成套書刊遺失一冊，按全套價賠款，余書仍留室存藏。對書刊有輕微損壞者要給以批評教育，并責其認真修好。對于珍貴文獻、資料要妥善保存，非經領導同意不得外借，對于破損書籍應及時修補，延長使用壽命。

七、做好圖書室、閱覽室衛生整潔工作，并督促讀者保持室內安靜。

八、認真做好藏書利用率、書刊流通率、學生借閱率等項資料的統計工作。

九、經常保持室內整潔，積極采取措施，做好防火、防盜、防塵、防霉變、防蟲蛀等項工作，保持圖書完好。

十、教工調離、學生畢業、轉學等，要主動還清借閱圖書，否則不予辦理離校的相關手續。

漣水縣外國語中學

圖書借閱制度

圖書借閱工作是圖書室日常工作的一個重要組成部分，直接關系到學校圖書管理質量和效率，為規范此項工作，特制定如下制度：

一、師生借閱圖書資料，必須辦理借閱手續，借、還均須簽名，并注明日期。教師教學圖書每次借閱不超過5本，借期兩周。學生每班可集體借閱，每次人均不超過2本，借期兩周。因故不能按期歸還者應辦理續借手續。資料查找在圖書室完成，資料書籍、雜志一律不外借。

二、學生閱讀課借閱圖書，由指導教師負責辦理借閱手續，歸還時應清理圖書數量，按圖書類別放回原處。

三、學校為教師訂閱的雜志由圖書室統一管理，各教師閱讀后送交圖書室作資料保存，如有丟失照價賠償。

四、圖書要加強愛護，全校師生都要愛惜圖書，不得將圖書、雜志、報刊撕毀、涂污劃線、褶皺等，不允許亂寫亂畫。如有違反按情節輕重，給予批評教育、酌情賠償或罰款處理。

五、遺失書刊，原則上應賠償原書。如不能實現，應2倍賠償，孤本等貴重圖書按原價3～5倍賠款。成套書刊遺失一冊，按全套價賠款，余書仍留室存藏。對書刊有輕微損壞者要給以批評教育，并責其認真修好。對于珍貴文獻、資料要妥善保存，非經領導同意不得外借，對于破損書籍應及時修補，延長使用壽命。

六、如果發現偷書者，一律處理，按該書的五至十倍罰款，并全校通告批評。

漣水縣外國語中學

學生閱覽室管理制度

一、閱覽室面向全校學生開放，實行開架式自由閱覽。

二、讀者除摘抄本及筆外，其它書籍、書包等物品不得帶入閱覽室。

三、讀者簽到后方可進入閱覽室閱覽，每人每次限拿一冊，閱后更換，并按期刊架排號放回原處，不許亂丟亂放。

四、讀者應愛護期刊，不得在書頁上圈閱、涂寫、撕頁，違者除嚴肅批評教育外，并照章賠償。

五、閱覽室陳列的報紙期刊，僅供室內閱覽，概不外借（如有好的內容需要掃描、復印，必須征得管理老師同意后，辦理外借手續），不準私自帶出室外，對私自帶走或有意損壞者給予紀律處分并予以罰款。

六、讀者進入閱覽室必須保持安靜、整潔，嚴禁大聲喧嘩；嚴禁吃零食、亂拋紙屑和隨地吐痰；不許在閱覽桌上亂涂亂畫;離座位時自覺將凳子放入桌下,出入時腳步輕盈。

七、讀者要養成良好的抄摘資料的習慣。

八、讀者應服從老師的管理，不準有任何妨礙他人學習的行為。

九、本室為讀者所提供的多媒體光盤視聽時要防止劃傷、損壞，不可擅自拆卸、挪動。

十、請愛護室內的一切設備，違者按有關規定處理。開放時間：1.閱讀課；2.每周一至周四下午課外活動

漣水縣外國語中學

教師閱覽室管理制度

閱覽室是廣大教職工讀書看報的場所，為保證閱覽室的正常開放，特制定如下制度：

一、講究衛生，不得在室內吃東西、隨地吐痰及丟雜物。

二、愛護書刊，不準在書刊上亂涂亂畫，損壞書刊的，照價賠償。

三、書刊看完后，放回原處，擺放整齊。

四、保持室內安靜，不準喧嘩。

五、聽從管理人員安排，若違反紀律的，管理人員可根據實際情況，將其逐出室外。

六、不準私自拿書刊離開閱覽室，否則按偷竊論處。

七、管理人員必須按要求定期開放，每天做好書刊的清點工作，對室內所有書刊要登記入冊，分類編號擺放整齊。

八、保持室內清潔，每天打掃一次。

第五篇：檔案室各項制度

南灣子分理處檔案管理領導小組

組長：王存豐 成員：朱振成

陳孜奇

南灣子分理處檔案管理責任人分工

信貸檔案管理責任人：朱振成 會計檔案管理責任人：陳孜奇

南灣子分理處檔案室管理制度

一、認真貫徹“以防為主、防治結合”的原則，切實加強檔案室的各項安全措施。

二、按時進行檢測和紀錄，認真做好檔案室房溫濕度記錄，搞好檔案室的衛生。

定期檢查檔案保管情況，堅持做到防盜、防火、防潮、防蛀、降鼠、防塵、防光、防有害氣體等各項工作。

三、對檔案室做到經常檢查、掌管保管情況，發現問題，及時報告，并采取措施予以處理。

四、檔案室設專人負責管理，非保管接待人員未經領導準許不得擅自進入檔案室，違者追究責任。

五、檔案出入庫要及時登記，借出的檔案要定期清退。

六、定期對檔案室的案卷及保管條件進行檢查。

南灣子分理處檔案管理員崗位責任制度

一、認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和檔案主管部門的各項規定、辦法，結合本單位實際情況，制定檔案工作計劃和管理制度。

二、集中統一管理本單位全部檔案，按照檔案業務建設規范要求，做好檔案收集、整理、歸檔等工作。

三、負責指導、檢查、督促兼職檔案人員做好本部門檔案的形成、積累、歸檔工作，確保檔案的完整、準確。

四、加強檔案室管理，做好溫濕度記錄，定期檢查檔案保管情況，發現問題及時向有關領導匯報，積極采取措施，保護檔案安全。

五、按照“檔案保管期限”和“檔案鑒定、銷毀制度”，定期做好檔案的保管鑒定、銷毀工作。

六、做好檔案統計工作，及時、準確地上報各類檔案統計表，對本單位檔案和檔案管理情況做到心中有數。

七、檔案人員要忠于職守，自覺遵守檔案制度，保守機密，認真做好檔案管理工作。

南灣子分理處信貸檔案的主要內容

一、農戶小額信用貸款管理檔案

1、借款人身份證明，(戶口簿、身分證復印件)。

2、村基本情況表。

3、農戶基本情況表。

4、農戶資信等級評定及信用額度確認表。

5、農戶資信等級評定及信用額度調整表。

6、農戶資信等級及授信額度初評結果公示表。

7、農戶借款申請及調查確認表。

8、其他有關材料。

二、農戶聯保貸款管理檔案

1、借款人、聯保人身份證明(戶口簿、身分證復印件)。

2、村聯保小組設立情況統計表。

3、設立聯保小組申請書及聯保協議。

4、農戶資信等級及授信額度初評結果公示表。

5、聯保小組成員借款申請及審批表。

6、農戶聯保貸款合同。

7、其他有關材料。

三、抵（質）押貸款管理檔案。（其中包括企事業單位）

1、客戶及擔保人的身份證明(戶口簿、身分證復印件)。

2、營業執照、特殊行業生產經營許可證，企業資質等級證

書，組織機構代碼復印件。

3、客戶家庭收入及資產證明。

4、客戶財務報表、報告及其他財務資料。

5、貿易購銷合同、承包協議書、合資、合作的合同。

6、項目可行性研究報告。

7、公司組織章程、客戶、擔保人、董事會成員擬機構的決議。

8、客戶及擔保人的征信系統查詢記錄。

9、建立信貸關系申請書，建立信貸關系協議書。

10、借款申請書、貸款調查、審查、審議及有權人審批記錄。

11、合同及合同補充文本。

12、抵（質）押協議書、抵（質）押公證書。

13、抵（質）押權利證書。

14、共有人同意抵（質）押證明。

15、抵（質）押物產權證明。

16、貸款到期通知書、逾期貸款催收通知書。

17、貸款展期申請書，展期協議書。

18、貸后檢查記錄。

19、有價單證止付、查詢書。20、其他有關資料。

南灣子分理處信貸檔案的管理制度

一、信貸檔案是南灣子分理處提供管理收回貸款全過程的真實記錄。主要包括客戶及擔保人資料檔案和信貸操作檔案。

客戶及擔保人資料檔案主要是客戶及擔保人的基本情況。其中包括小額信用貸款管理檔案，農戶聯保貸款管理檔案，抵質押貸款管理檔案。

信貸操作檔案主要包括信貸業務調查、審查、貸審會(貸審組)審議、有權人審批及信貸業務發生后經營管理過程中的有關資料。

二、本分理處按客戶逐戶建立信貸檔案，責成專人進行管理，(檔案管理員由客戶經理擔任)，以確保信貸資料的完整、安全和有效利用。

三、本分理處的信貸人員是信貸檔案資料收集整理的責任人。要按規定將信貸業務所涉及的全部資料進行整理，按類別、按戶分類歸檔。交由檔案管理員管理。

四、信貸檔案由檔案管理人員專門管理，要設立單獨檔案專柜和檔案室，信貸人員要定期將所收集到的材料移交給檔案管理人員，由信貸管理人員整理、登記、歸檔。

南灣子分理處信貸檔案的調閱制度

一、實行檔案資料查詢登記制度，相關人員需要查閱檔案資料時，應向檔案管理人員借閱，并建立借閱登記簿，在登記簿上簽字。閱畢要及時歸還。歸還時信貸檔案管理人員要認真核對，核對無誤后簽收歸檔。如檔案管理不規范、丟失、鼠咬，要嚴肅追究相關人員的責任。

二、嚴格信貸檔案的調閱管理。信貸檔案一律不準外借，內部調閱信貸檔案，應由調閱人提出申請，經分理處負責人批準，由檔案管理人員協同查閱，但不得調離本分理處查閱。

三、公安、司法、檢查機關和有關單位處理案件或特殊需要查閱信貸檔案時，必須持有縣級（含）以上主管部門的正式公文；有權機關根據需要可以抄錄、復制、照相，但不得帶走原件。分理處信貸檔案管理員應對查閱情況進行記錄，并由查閱人簽字確認。

四、內部和外部查閱信貸檔案均應登記“調閱信貸檔案登記簿”，并做出詳細記錄，查閱信貸檔案的人員應進行簽字。

南灣子分理處會計檔案的分類制度

會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表(報告)及其他會計資料。

(一)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；

(二)會計賬簿類：總賬、各種分戶明細賬、日記賬、固定資產卡片賬，低值易耗品管理賬、附注賬簿、其他賬簿；(三)財務會計報表(報告)類：月度、季度、財務會計報表(報告)，包括各種報表、余額表、附表、附注及文字說明、其他財務會計報表(報告)；

(四)其他類：銀行對賬單、各種登記簿、會計檔案移交(保管、銷毀)清冊、機構撤銷(合并)交接清冊、房屋購建的契據、計算機運行日志、客戶掛失申請書、聯行查詢、查復書等。

（五）會計檔案分為紙質檔案和電子檔案，紙質檔案是以紙為介質保存的會計檔案；電子檔案指以磁盤（帶）、光盤、縮微膠片等電子信息載體為介質保存的會計檔案。

南灣子分理處會計檔案的歸檔制度

一、凡是分理處在各項活動中形成的具有查閱利用價值的各種文件資料均屬歸檔范圍。

二、會計檔案應依據歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，按照保管期限進行分類，以內容和形成時間進行分類索引，編制會計檔案保管登記簿，以便查閱。采用非紙介質存儲會計檔案的，應能滿足閱讀及打印要求。

三、會計檔案歸檔的基本要求：(一)分類組卷。

會計檔案立卷應采用“／保管期限／檔案類別”的分類方法。即先將同一形成的會計檔案按照保管期限分類，再將同一期限的報表、賬簿、憑證等按類分開組卷，并形成分類索引。(二)整理與裝訂。

1、會計憑證的整理與裝訂。憑證應每日整理裝訂，憑證過少的可將同一月份若干日憑證(不得超過5日)按日順序合并裝訂，并用封面隔開；憑證過多的可分若干冊裝訂。裝訂成冊的憑證應在傳票冊封面上填明要素，編寫順序號，注明日期、保管期限及檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

2、會計賬簿的整理與裝訂。總賬按月分科目順序整理裝訂，活頁分戶賬分科目、賬號按年整理裝訂，賬頁過多可分冊整理裝訂。各種登記簿應分類別、科目按年整理裝訂。各種銷訖卡片賬

按照銷賬日期按月或季整理裝訂。在中間更換或結清賬頁，應按照賬號順序分科目妥善保管，待終了統一整理裝訂。整理裝訂成冊的賬頁，要填寫“賬首”和“賬頁目錄”，另加封面、封底，在裝訂處加封并登記封面，注明名稱、、保管期限、檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

3、會計報表的整理與裝訂。月計表、季報表、(半)年報按年整理裝訂，另加封面、封底，在裝訂處加封，登記封面，注明名稱、、保管期限、檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

(三)保存會計檔案資料的磁盤或其他介質，也應按照檔案資料的“／保管期限／類別”加以分類、編號、張貼標簽并加裝介質封套，注明檔案資料名稱、、保管期限及檔案號，由經辦人員在標簽及介質封套上簽章。

(四)會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質保存。原始憑證、票據、合同、股金證等具有法律效力的資料，應保存紙質檔案。

(五)其他會計檔案的整理與裝訂，按有關規定執行。

南灣子分理處會計檔案的保管制度

一、分理處應建立檔案室，委派會計兼任會計檔案管理員，對本分理處的會計檔案實行管理，并按規定建立健全各類檔案管理登記簿。

檔案室應具備“五防”、“五無”的標準，即：防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物；無火患、無蟲蛀、無霉爛、無鼠咬、無失竊。磁介質檔案保管應具備防磁條件，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管。磁介質檔案應打印出書面檔案裝訂保管。

檔案室應排列有序，按照保管期限或類別，項目以及項目內保管單位順序，依次從左到右，從上到下排列，便于管理和查找。

二、會計檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年1月1日算起，如有必要可以延長，但不能縮短。

三、存款人開設的銀行結算賬戶管理資料、會計電子化系統開發和修改的文檔資料應作為會計檔案進行管理。銀行結算賬戶管理資料保管期限為該賬戶銷戶后10年，會計電子化系統開發和修改的文檔資料保管期限為該系統停止使用或重大修改后5年。

四、會計檔案管理人員應按照檔案規定保管期限對會計檔案分類管理，逐項編號、登記，并及時入庫(柜)保管，確保檔案的完整無缺。檔案管理責任人調動需辦理交接手續。出納人員不得

兼管會計檔案。

五、會計檔案管理人員要定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理。

六、會計檔案交接應編制移交清冊，經合行財務會計部審批后辦理交接手續，交接應在經辦人員清點，分理處負責人、合行委派監交人簽章后進行。

南灣子分理處會計檔案的調閱制度

一、嚴格遵守會計檔案調(查)閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密。

二、內部查閱會計檔案，應由查閱人提出申請，經合行財務會計部或本分理處主任批準后方可查閱。采用網絡形式查閱的，應嚴格執行有關控制制度。法律、法規授權部門調(查)閱會計檔案時，應持有效證件和縣以上主管部門的正式公函（文件），經在專人陪同下調（查）閱。

三、調(查)閱人可以抄錄、照相、復印或復制，但不得涂改、圈劃會計檔案，不得將會計檔案拆封和借出。會計檔案管理責任人應對調(查)閱情況進行記錄，并由查閱人簽字確認。

四、調(查)閱會計檔案的申請及公函應由經辦人員和會計檔案管理責任人共同簽章，專門保管，以備查考，并做好相關的查閱記錄。

南灣子分理處會計檔案的銷毀制度

一、保管期限屆滿的會計檔案，應在合行統一領導下，按照下列程序銷毀：

(一)由本分理處會同合行財務會計部編制會計檔案銷毀清冊；

(二)合行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見：(三)合行稽核監察部清查、核對會計檔案銷毀清冊；(四)報請自治區聯社財務會計部門審批(銷毀清冊、監察審計部門意見、合行行長意見作為附件)；

(五)自治區聯社財務會計部門、合行財務會計部、稽核監察部和本分理處共同派人現場監銷，并在銷毀清冊上簽章確認。

會計檔案銷毀清冊應注明要銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止時間、檔案號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容；對會計憑證及附件要詳細抄列憑證記載主要事項；采用磁盤或其他介質保存的會計檔案，還應注明保存介質的檔案編號、名稱等內容。

合行銷毀會計檔案，應將檔案信息與其保存介質一同銷毀。對銷毀用磁盤或其他介質保存的會計檔案，應會同合行科技信息部有關技術人員共同進行。

二、保管期限屆滿但涉及未結清債權債務關系或其他未了事項的原始會計資料，不得銷毀，應單獨保管到未了事項完結為止。