第一篇：檔案制度

檔 案 保 管 制 度

（一）本機關各種門類和載體的檔案均由綜合檔案室集中統一保管，檔案室在接收檔案時必須認真檢查驗收并履行交接手續。

（二）存放檔案設置必須的檔案專用庫房和柜架并進行科學分類、排列、編目，便于查找。

（三）庫內配制溫濕度計，堅持庫內溫度測量與記錄，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。

（四）做到庫內不辦公、無雜務堆放、經常保持庫房清潔衛生。

（五）定期檢查檔案保管狀況和“八防”措施，每年核對檔案卷數一次，做到數字準確、案卷與目錄相符，對破損和變質檔案要及時修復和復制，發現問題及時報告、及時處理、并認真做好記錄。

（六）建立全宗卷，以積累存貯本機關檔案的立卷情況說明，分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等材料。

（七）庫房鑰匙由綜合檔案室管理員保管，非檔案人員不得擅自進入檔案庫房，進出應隨手關門。

（八）檔案人員調動工作時，對所管檔案必須嚴格辦理交接手續，交接雙方和監交人都必須簽名。

紹興縣水利水電局綜合檔案室

二○○二年六月修訂

（一）檔案管理人員和利用者，不得隨意談論保密檔案材料的情況及內容，非檔案人員不準私自開箱或者翻閱檔案材料。

（二）利用者只能查閱與本單位或與本人工作有關的內容，其他檔案內容不得隨意翻閱摘抄。

（三）查閱復制有關機密檔案材料時，須經分管領導批準。

（四）借閱檔案資料必須進行登記，收回時核對無誤后及時入庫。

（五）不準將所借檔案隨便轉借他人，不準將檔案帶到家里或公共場所。

（六）檔案室箱柜要加鎖，要隨手關門、關燈。

（七）銷毀期滿檔案需要經檔案鑒定小組鑒定，報領導批準，登記造冊，報有關部門備案，嚴把廢紙出售關。

紹興縣水利水電局

二○○二年六月修訂

（一）凡本單位工作人員因工作需要均可查閱本單位形成的檔案資料，如需要借閱，應經分管領導批準，一周內歸還。

（二）外單位需要查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信，說明查閱目的，經分管領導批準，方可借閱，一般不予外借。

（三）查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。如有損壞、遺失，要給予行政處分或罰款，情節特別嚴重者，要追究刑事責任。

（四）查閱檔案必須履行登記手續，查檔者應將利用目的、取得的效益及時反饋給綜合檔案室。

紹興縣水利水電局

二○○二年六月修訂

（一）檔案統計工作必須遵循國家統計工作要求，用科學的標準和方法，做好檔案統計工作，進行統計分析，為領導決策提供可靠的科學依據。

（二）建立各種統計臺賬，及時做好檔案收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等方面的登記，做到家底清楚、帳物相符。

（三）以上述原始記錄為依據，及時準確填寫檔案工作統計報表，報送檔案行政管理部門。

（四）檔案統計工作，必須做到實事求是，不虛報、晚報、拒報或偽造。

紹興縣水利水電局

二○○二年六月修訂

檔案人員崗位責任制

（一）貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針政策，負責制定本單位檔案工作的各項制度。

（二）熱愛檔案工作，熟悉業務，做好各類檔案分類編號和上架排列工作，編制各種檔案目錄，建立各種臺帳，認真做好登記、統計工作。

（三）集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案，開展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯集、文件匯集、專題介紹等。積極主動提供利用，為各項工作服務。

（四）負責對本單位各部門各種文件材料的收集歸檔，并對各部門立卷歸檔進行監督與指導。

（五）根據檔案工作統一領導，分級管理的原則，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。

（六）嚴格遵守檔案工作的各項規章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，為領導當好參謀、助手。

（七）負責對本單位到期檔案的鑒定工作，按規定銷毀無保存價值的檔案材料。

（八）按規定向檔案館移交應進館檔案。

紹興縣水利水電局

二○○二年六月修訂

文書、業務部門立卷歸檔制度

為保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確，確保檔案的案卷質量，便于各項工作的利用，特制定本制度。

一、歸檔時間和立卷人

根據我國實行的文書立卷制度，檔案要由文書和業務部門負責立卷歸檔。一般由文書和辦公室的兼職檔案員來收集整理，分類組卷。

1、本單位的發文連同定稿蓋章后即歸檔；本單位召開的各種會議材料，在會議結束后即收齊歸檔；簡報和匯報材料印好后連同定稿歸檔；參加上級和其他單位召開的會議，帶回來的應歸檔材料，會議精神傳達后即歸檔；應歸檔的收文，待辦理完畢后即歸檔。上述文件材料一般由文書負責立卷。凡單位能單獨成卷的文件材料，最好是隨時立卷；不能單獨成卷的文件材料要按分類方案做好平時的歸檔立卷工作，到次年一季度分類組卷。

2、各種介紹信、合同、協議、審批表、登記表等由承辦人負責收集、歸檔；各種統計報表上報后立即歸檔，由統計人員負責立卷；工作人員在工作中形成的應歸檔材料，由各辦公室的兼職檔案員負責收集、組卷。

3、科技檔案在設備購進開箱驗收后，工程竣工、課題完成時歸檔，由經辦人員負責收集齊全，分類組卷。聲像檔案形成時即歸檔，由經辦人員負責編寫說明收集歸檔。會計檔案按會計年度歸檔，由財務部門立卷歸檔。

4、文件材料初步分類組卷后，由檔案員檢查，確保各類檔案分類清楚，組卷合理。

5、文書檔案、統計檔案在次年六月底以前向檔案室移交；科技檔案（設備開箱、工程竣工、課題完成）后的一個月內向檔案室移交；聲像檔案在形成后一個月內向檔案室移交；會計檔案由財務部門立卷后保存一年，于次年的六月底以前向檔案室移交。

二、歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確。

2、歸檔的文件材料一般一式一份，本單位的重要發文要有雙套制。

3、歸檔的文件材料應按其形成特點和規律，保持文件間的有機聯系，便于查找利用；準確劃分保管期限，分年度、分級別、分類別進行整理；歸檔文件排列系統有序，編寫件號、抄寫歸檔文件目錄、備考表。

4、檔案盒封面各項填寫規范，文件的制成材料要具有耐久性，歸檔文件目錄、檔案盒封面、備考表等應使用碳素墨水鋼筆書寫，字跡要工整、清晰、規范。

5、歸檔文件材料應去掉金屬物，文件材料裝訂使用縫紉機裝訂，裝訂整齊、美觀。

6、歸檔材料必須經形成部門負責人審定，并在盒內備考表檢查人一欄上簽名，責任整理人簽名，填寫整理時間。

紹興縣水利水電局

二○○二年六月修訂

第二篇：房管局檔案制度

檔案保管制度

一、集中統一管理本單位檔案，任何個人不得據為已有。

二、檔案庫房、辦公用房和閱覽室分開。庫房要有防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲等措施。

三、檔案柜架統一、規范，排列合理，案卷裝具符合國家標準。

四、堅持溫濕度記錄，溫濕度控制達到省有關規定標準。

五、庫內清潔衛生，無霉、蟲及雜物堆放現象。

六、嚴格履行檔案交接手續，建立收進、移出登記簿。

七、建立全宗卷，符合《全宗卷規范》。

檔案保密制度

一、檔案員要有高度的政治責任感，嚴格執行保密法，增強保密意識，做好保密工作。

二、保守黨和國家的秘密，嚴格執行保密規定“十不準”。

三、檔案庫房、柜架要牢固安全，門窗堅固，并配有安全保險裝置。

四、任何人和部門不準出賣檔案和內部資料，不得丟失文件或檔案，非歸檔的文件要集中上交有關部門。

五、凡利用涉及保密的檔案，應按規定的范圍使用，并嚴格履行查閱登記手續。

六、凡違犯保密規定者視其情節輕重給予黨紀政紀處分直至法律制裁。

檔案利用制度

一、檢索工具齊全，檢索效果較好。

二、堅持做好檔案查借閱登記、利用效果登記。

三、編有全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯集等編研資料，各種資料編寫規范、使用價值高。

四、利用檔案材料一般在閱文室進行，特殊情況需借出或復印，須經辦公室主任批準，并辦理借閱、復印手續。

五、查閱檔案時要愛護檔案，不準吸煙、喝水，對檔案資料不準拆卷、調換、涂改、勾劃、剪裁。

六、對歸還的檔案要進行認真的檢查，發現有撕毀、涂改情況，要及時報告領導，追究責任。

檔案統計制度

一、堅持實事求是的原則，嚴肅認真，以強烈的事業心和責任感科學地進行檔案統計。

二、嚴格檔案的各項基礎登記，保證統計數字的客觀性、準確性和科學性。

三、對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管等情況要定期做好統計，并根據統計出的數據進行分析和研究，總結經驗，發

現問題，提出措施，改進工作。

四、堅持對檔案的利用情況進行統計，年終進行綜合分析，了解利用者的需求和利用發展趨勢，掌握檔案的使用價值和發揮的作用。

五、及時、準確向有關部門報送檔案工作統計報表。

六、按時完成其它檔案調查統計工作。

檔案移交制度

為保證檔案信息資源安全保管、合理利用，規范檔案移交各環節工作，根據《檔案法》和其它檔案法律法規，特制定本制度：

一、本委檔案實行集中統一管理。各科室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢后，及時向檔案室移交。

二、移交的檔案資料，要保證按歸檔要求，做到整理規范，檔號編制規范，編目清晰，并編制好移交清冊。移交檔案時，檔案目錄（含電子目錄）一并移交。

三、移交人員同檔案人員在檔案室辦理交接手續。檔案人員對照移交清冊，對移交人員移交的檔案逐一進行核對，確認無誤后，雙方在《檔案交接文據》上簽字。《檔案交接文據》一式兩份，雙方各執一份。

四、檔案人員根據要求，對不符合移交質量的檔案，有權要求移交人員重新整理后再移交。

五、檔案室對年滿10年的屬國家綜合檔案館接收范圍的檔

案，要及時編制清冊，向市檔案局報送移交計劃。

六、根據市檔案館統一安排，按要求按時向市檔案館移交應進館的檔案資料，并做好后續室存檔案的整理編目工作。

檔案管理人員崗位責任制

一、認真學習貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《湖北省檔案管理條例》，遵守國家保密制度，確保檔案完整與安全，嚴格執行檔案管理的各項制度。

二、嚴格履行綜合檔案室職責，熟悉檔案業務工作，忠于職守，扎實做好檔案管理工作。

三、集中統一管理各種門類和載體的檔案。

四、對本單位內部各部門歸檔工作進行監督和指導。

五、對本系統檔案工作進行監督、檢查和指導。

第三篇：檔案制度

“揚帆”就業與創業服務協會檔案管理制度

為健全資料收集、管理制度、真實有效的記錄協會建設發展的歷程，以便更好的總結經驗教訓，提供齊全、完整的檔案資料，特制定此制度。

第一條本制度所指定的資料包括協會所有文字、圖片、攝影器材等資料檔案。

第二條協會資料檔案由協會辦公室統一管理，并由辦公室指定一名干事具體負責檔案的保存整理工作。

第三條協會檔案分六類：文件、會議記錄、各部門及人事檔案、活動檔案、日常管理、獎懲記錄。

文件是指院團委下達的相關文件、通知；協會下達的通知；

會議記錄是指協會的各種例會，會議記錄等；

人事檔案是指協會干部、干事檔案、人事變動資料等； 活動檔案是指活動的計劃、實施方案、總結；

日常管理是指日常考勤、獎懲記錄、綜合測評計量。

第四條 協會各個部門舉辦活動時，應指派專人進行資料檔案整理。除本部門存檔外，應該將副本或者原件上交辦公室統一管理。

第五條 辦公室指定副辦公室主任定期對成員資料檔案進行管路。整理后的重要文件需經會長、院團委審核后方可進行保存。

第六條 工作檔案作為評價協會成員的重要依據，采用“協會成員履歷表”的形式對成員的工作、活動表現作綜合評價。當成員辭職歷任時，要及時報辦公室備案。

第七條辦公室整理資料檔案時時，可向協會有關部門提出詢問，要求核查，各個部門應該積極配合。

第八條辦公室資料檔案柜指定專人保管，未經同意不得隨意翻動。協會重要的報刊、雜志、圖片由辦公室保管，個人不得私自占有。

第九條各個部門可在向會長團提出申請并經批準登記后，向辦公室有關人員借閱、復印資料圖片。所借資料圖片應妥善保管，不得轉借，應及時歸還。

第十條以上未盡事宜根據具體情況進行完善。本制度由泰山學院就業服務社負責解釋并自發布之日起實施。

“揚帆”就業與創業服務協會二〇一一年九月十五日

第四篇：檔案制度

檔案制度匯編

檔案人員崗位責任制

一、負責機關各門類各載體檔案的管理工作，按《檔案法》和《保密法》的有關規定，妥善保管，確保檔案的完整與安全。

二、宣傳檔案法規，嚴格遵守檔案管理各項規章制度。

三、定期清理機關文件材料，及時立卷歸檔，做到收集齊全，分類科學，組卷合理，排列有序，編目規范。

四、做好庫房內溫濕度記錄、調控、分析；保持庫房內清潔衛生，做到無塵、無霉、無蟲、無鼠咬現象。

五、開展檔案資料編研工作，積極主動提供檔案利用服務。

六、積極主動對本系統和直屬單位檔案工作進行監督、檢查和指導。

七、加強檔案業務和計算機操作技能的學習，熟練地掌握檔案業務知識和計算機操作知識。

檔案利用制度

一、建立檔案查閱、借閱和利用效果登記薄，實行利用效果反饋登記。

二、外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，經主管領導

審查批準后，方可查閱。

三、查閱檔案時，不準吸煙、不準在檔案材料上作記號、涂改、折疊、撕毀張頁等，一經發現，要立即制止，嚴重的報主管領導依《檔案法》嚴肅處理。

四、機關內部借閱檔案要嚴格履行借閱手續，限期歸還。歸還時，檔案人員應認真檢查有無涂改、缺卷、缺頁、撕毀等現象，一經發現，立即報主管領導依《檔案法》嚴肅處理。

五、查閱檔案人員要愛護檔案，以延長檔案壽命。

六、檔案工作人員要主動、熱情地為查閱者提供利用服務。

檔案保管制度

一、本機關各門類各載體的檔案實行專人、專室、專柜集中統一保管，任何單位和個人不得分散保管屬于本機關的檔案。

二、加強庫房管理，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲等八防工作。

三、堅持溫濕度記錄，溫濕度基本控制在省有關規定標準；庫房內清潔衛生，不堆放雜物；器械清潔安全；電線、自來水等設施安全無隱患。

四、庫房內檔案柜架排列整齊，檔案存款位量索引醒目、規范。

五、定期對室藏檔案保管狀況進行檢查，發現問題及時

向領導匯報，采取措施，確保檔案安全。

六、因保管不善造成損毀、丟失檔案及其他安全事故的，依法追究主管領導或當事人的責任。

檔案統計鑒定制度

一、及時、準確地向檔案行政管理部門填報有關機關檔案統計報表，建立機關檔案統計臺帳。

二、全部檔案分種類統計齊全、準確，做到統計數據、目錄、檔案三相符。

三、及時對檔案的鑒定、移交、銷毀、搶救、利用及效果、設備等情況進行統計，統計情況及數據及時進入全宗卷備查。

四、定期對檔案進行鑒定，銷毀檔案要有清冊，手續齊全。

檔案保密制度

一、機關檔案屬現行檔案，不得開放，不準外借。

二、未經主管領導批準，本機關外的單位或個人不得查閱、復制、抄錄本機關檔案。

三、不準攜帶有關秘密檔案、文件、資料離開本機關。

四、不準用普通郵件寄發檔案和涉密文件、資料。

五、不準向廢品收購部門出售決定銷毀的檔案和有關秘

密文件、資料。

文件收集歸檔及檔案移交制度

一、本機關上工作結束后，全體工作人員應將全年公務活動中形成的文件材料的底稿、打印件一并交文書處理部門立卷歸檔，任何部門或個人不得將國家檔案資料據為己有。

二、上級下發的應歸檔的文件材料由文書處理部門作好收文登記，在辦理完畢后及時歸回文書處理部門。

三、單位領導及工作人員外出開會或直接收到的文件材料，應交文書處理部門統一登記、辦理、歸檔，任何個人不得擅自處理。

四、本單位制發的主要文件要多印制2份，一份隨簽發底稿歸檔，一份按文號順序匯編《發文匯集》。

五、文書處理部門必須按規定于一季度（最遲不超過二季度）將上的文書文件材料立卷歸檔；專業文件材料由業務部門負責立卷歸檔；會計文件材料由財務部門于當決算終了后立卷歸檔；科技文件材料由項目或設備負責部門在項目完成后或設備安裝調試后卷歸檔；聲像、電子、實物等應隨時歸檔。

六、各門類、各載體的檔案立卷歸檔后要及時交機關檔案室集中統一保管，會計檔案在會計室保管一年后交機關檔案室統一保管。

七、各部門向檔案室移交檔案時，應造好移交清冊，辦理好移交手續。

第五篇：集團公司檔案制度

立卷歸檔制度

一、歸檔范圍

凡是反映本機關工作職能，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍（詳見各類檔案的歸檔范圍）。

二、歸檔時間

（一）文書檔案要求在次年六月底前歸檔。

（二）科技檔案材料，在項目完成后二個月內歸檔。

（三）會計檔案在終結后，根據工作需要可由財務部門保管一年，期滿由會計部門立卷移交綜合檔案室。

（四）聲像載體材料在完成制作后三個月內歸檔案。

三、歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須保持齊全性和完整性。

（二）歸檔的文件材料必須準確、真實。

（三）凡歸檔的文件材料用紙一律要求紙質優良，文件要求字跡清楚，簽署完備，書寫符全檔案規范要求，用炭素墨水或藍黑墨水書寫，禁止使用純藍墨水、鉛筆、彩色筆、圓珠筆或復寫紙書寫，以利于長期保存，按29、7cm×21cm規格（a4）紙裝訂案卷（特殊情況采用折疊式）。

四、歸檔份數

本機關各類文件材料歸檔一般一式一份；部分特殊材料或使用頻繁的檔案材料可二至三份，存以備用。

五、歸檔手續

（一）凡歸檔的文件材料必須用word文檔編制歸檔移交清單，歸檔清單一式兩份，交接雙方簽字，由交接雙方各保留一份，以便查考。

（二）一些重大活動的歸檔材料由歸檔人或歸檔部門撰寫“歸檔材料說明書”。內容包括材料的來源、過程、完整、準確狀況；主要人物、時間、地點以及材料整理人的姓名、日期等。一并向綜合檔案室移交。

檔案登記統計制度

一、移交進檔案室的檔案必須及時進行編目，建立檔案收進、移出、銷毀庫存登記簿，并按門類進行登記、統計，隨時掌握庫存檔案來源、數量、移出去向、銷毀原因和庫存情況。

二、文書檔案按保留期限、、機構進行統計、登記；科技檔案按類別進行登記統計；科技資料、基建檔案、會計檔案、照片檔案及其它檔案隨來隨登記。

三、建立檔案查閱和利用效果登記簿，嚴格履行登記手續，每年12月底前分別按人次、卷次及利用效果做好登記、統計和匯總記錄。

四、建立檔案機構、人員、庫房、設施裝具登記簿，了解掌握館藏情況及設備現狀。

五、庫房內應每天做好溫濕度記錄，發現問題及時采取措施。

六、按照有關要求，每年做好年中及年終檔案工作情況統計報表。

檔案保管制度

一、本機關的全部檔案實行集中統一管理，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為己有。

二、加強檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等工作，并配備必要的保護設施。

三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并做好記錄，發現問題及時向分管負責人匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。

四、認真做好檔案收集工作，按規定向檔案館移交，每年做到目錄與室藏檔案相符。

五、定期做好檔案鑒定工作，對無價值的檔案登記造冊，經分管領導同意后，由兩人以上在指定地點進行銷毀。

六、檔案人員在調動工作時，必須辦好移交手續，方可離開崗位。

七、因保管不善，造成丟失和損壞，按損壞程度追究責任。

檔案借閱制度

為確保檔案的安全和完整，更好地為本機關各項工作提供服務，查閱檔案的人員必須遵守以下規章制度：

1、凡本機關工作人員查閱檔案必須嚴格履行查閱手續。

2、因工作需要擬抄錄檔案，須經檔案管理中心主任同意，抄件要經檢查校對方可帶出。

3、檔案資料一般不借出室外使用，確因工作需要必須借出時，須經檔案管理中心主任同意，并限期歸還，最長時間不得超過一周。非黨員干部不能查閱干部人事檔案，不得查閱借用本人及其直系親屬的檔案。

4、在接交檔案時雙方要認真檢查案卷的完整情況，發現問題當即追查責任。

5、借閱秘密、機密檔案，須經本單位領導證明，檔案管理中心主任批準。查閱常委、黨委會議記錄必須經黨委辦公室負責人批準，查閱機關辦公會議記錄或其他絕密檔案，須經機關辦公室負責人批準。借閱干部、人事檔案，須經人事處處長批準。

6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾劃、涂改、撕頁、照像等。借出的檔案不準轉借他人，要嚴加保管。如發現丟失、損壞，應按《檔案法》的有關規定追究有關人員責任。

7、閱檔人員要嚴格遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，視情節輕重給予批評教育，以至紀律處分。

檔案鑒定銷毀制度

檔案室保管的檔案，已經保管期滿經認真鑒定后，確認沒有保存價值的檔案應進行銷毀。檔案銷毀工作是一項十分嚴肅的工作，必須認真做好，為此，特制定如下銷毀制度。

一、銷毀檔案的標準

檔案鑒定、銷毀應以國家有關規定和《檔案保管期限表》等為依據，全面分析檔案的現實作用和歷史作用，準確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定、銷毀工作一般每5-10年進行一次。

1、時間標準 短期保管的檔案，保管期滿，經過認真復查，主管領導批準即可銷毀，長期保管的檔案，50年期滿，經再次鑒定確認已無繼續保存的必要，經主管領導批準即可銷毀。

2、檔案內容、來源、形式標準

檔案室對保管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對原基礎不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要再進行一次認真的鑒定，用檔案的內容、來源、形式為標準，重新判定檔案的價值，剔除無繼續保存價值的檔案。

二、鑒定銷毀檔案的程序(一)鑒定檔案工作程序：

1、檔案室擬寫檔案鑒定工作申請，報分管領導審核，主要領導批準。鑒定工作申請包括鑒定目的、內容、參加人員、所需時間等。

2、成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由分管檔案工作的領導具體負責，檔案室和有關部門兼職檔案員參加。

3、學習國家有關規定，統一檔案鑒定標準。

4、鑒定小組成員對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。對失去保存價值，需銷毀的檔案進行登記造冊，并提交檔案鑒定報告。

5、領導審查、批準檔案鑒定報告。

（二）銷毀檔案的程序

1、檔案室對經鑒定擬銷毀的檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，分別送交檔案形成部門領導進行初審。

2、送交檔案形成部門進行初審的擬銷毀案卷登記冊，必須經部門領導簽字

3、匯總初審意見，編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

4、銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交主管領導審核、批準。

5、經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點化為紙漿或焚毀，任何單位、或部門均不得將應銷毀的檔案作其它用途或當作廢紙出售。

6、銷毀檔案須有兩名以上監銷人，監銷人在銷毀檔案前，應對銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人分別在銷毀清冊上簽字。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并在銷毀清冊上詳細注明。

三、檔案鑒定、銷毀工作結束后，檔案館應及時做好檔案整理、檢索工具調整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、妥善保存。

檔案保密制度

一、檔案人員要加強保密觀念，認真學習《保密法》，自覺遵守黨和國家的保密規定，做到不泄密、不失密、不傳密。

二、認真做好檔案文件、資料的密級劃分和保密期限的確定。

三、對辦理完畢的秘密文件，檔案人員要收集齊全，妥善保管，及時歸檔。

四、查閱、復印秘密文件資料必須持單位介紹信，經分管領導批準。本機關查閱、復印秘密檔案資料，必須經辦公室主任批準。

五、銷毀秘密檔案資料，必須經主管領導批準同意簽章，由兩人以上銷毀并造冊登記。

六、發現秘密檔案資料丟失或被盜，必須立即報告并及時查追，根據責任大小給予當事人紀律處分或追究法律責任。