第一篇：淺談檔案現(xiàn)代化管理

淺談檔案現(xiàn)代化管理

張紅梅

河南省特種設(shè)備安全檢測(cè)研究院，鄭州45000

4摘要：什么是現(xiàn)代化檔案管理？如何制定檔案現(xiàn)代化管理規(guī)劃并勾畫(huà)出一個(gè)科學(xué)的、全面的、切實(shí)可行的檔案現(xiàn)代化管理“藍(lán)圖”是擺在各級(jí)檔案事業(yè)負(fù)責(zé)人面前的重要議題。下面我談?wù)勛约旱目捶ǎ┯嘘P(guān)同志參考。關(guān)鍵詞：檔案 管理

引言：現(xiàn)代化管理是以系統(tǒng)淪為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理的主要特征是：系統(tǒng)化，就是整體的各個(gè)組成部分為達(dá)到一個(gè)總目標(biāo)，按照統(tǒng)一計(jì)劃而行動(dòng)：定量化，就是把復(fù)雜系統(tǒng)中的變量及相關(guān)系，用數(shù)字形式表示出來(lái)，建立數(shù)字模型，進(jìn)行定量分析，預(yù)測(cè)未來(lái)或調(diào)整方向：信息化，就是廣泛地使用計(jì)算機(jī)，對(duì)大量有用信息進(jìn)行收集、分析、利用反饋信息進(jìn)行預(yù)測(cè)和決策：智力化，就是現(xiàn)代化管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用，注意開(kāi)發(fā)管理人員的智力，充分調(diào)動(dòng)人的主動(dòng)性，積極性和創(chuàng)造性。要求組織機(jī)構(gòu)具有應(yīng)變能力，充滿活力和高效率，以適應(yīng)錯(cuò)綜復(fù)雜的變化情況或環(huán)境。現(xiàn)代化管理是相對(duì)傳統(tǒng)管理而言的現(xiàn)代化管理是以系統(tǒng)淪為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理的主要特征是：系統(tǒng)化，就是整體的各個(gè)組成部分為達(dá)到一個(gè)總目標(biāo)，按照統(tǒng)一計(jì)劃而行動(dòng)：定量化，就是把復(fù)雜系統(tǒng)中的變量及相關(guān)系，用數(shù)字形式表示出來(lái)，建立數(shù)字模型，進(jìn)行定量分析，預(yù)測(cè)未來(lái)或調(diào)整方向：信息化，就是廣泛地使用計(jì)算機(jī)，對(duì)大量有用信息進(jìn)行收集、分析、利用反饋信息進(jìn)行預(yù)測(cè)和決策：智力化，就是現(xiàn)代化管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用，注意開(kāi)發(fā)管理人員的智力，充分調(diào)動(dòng)人的主動(dòng)性，積極性和創(chuàng)造性。要求組織機(jī)構(gòu)具有應(yīng)變能力，充滿活力和高效率，以適應(yīng)錯(cuò)綜復(fù)雜的變化情況或環(huán)境。檔案現(xiàn)代化管理總目標(biāo)的最佳效果，應(yīng)是最大限度地開(kāi)發(fā)保護(hù)檔案，延長(zhǎng)檔案的壽命：最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各界服務(wù)。要取得檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)的最佳效果，必須做好三件事：一是最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命：二是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率，和水平，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各界服務(wù)：三是對(duì)電子文件的收集、整理、形成電子檔案，豐富館藏。三件事不是各自孤立的，而是又相互依賴和相互制約的關(guān)系。第一件事是基礎(chǔ)，如果沒(méi)有檔案壽命的延長(zhǎng)，就談不上檔案信息的開(kāi)發(fā)：如果沒(méi)有第二件事，延長(zhǎng)檔案壽命就失去它應(yīng)有的意義，也就是說(shuō)，做第二件事要靠做第一件事為基礎(chǔ)，做第一件事的意義要靠做好第二件事來(lái)體現(xiàn)。如果沒(méi)有第三件事，在電子時(shí)代，檔案就失去了繼續(xù)豐富館藏的源泉，變成無(wú)源之水，無(wú)本之木，其后果就不甚設(shè)想。三件事都要靠人去做，特別是第二、第三件事，科技含量高，所以管理人員科技素質(zhì)的提高，就顯得尤為重要。

2檔案保護(hù)，必須做好6各方面工作現(xiàn)

檔案保護(hù)，必須堅(jiān)持以防為主，防治結(jié)合的方針有關(guān)檔案的保護(hù)技術(shù)和方法，內(nèi)容非常豐富、廣泛。概括起來(lái)，檔案保護(hù)，必須做好6各方面工作：一是創(chuàng)造良好的檔案保存和利用的環(huán)境條件并不斷完善：二是重視檔案有害生物的防治：三是檔案要不斷地修復(fù)加固：四是開(kāi)展檔案再生性保護(hù)：五是認(rèn)證研究新型載體的保護(hù)技術(shù)：六是檔案保護(hù)技術(shù)要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。提出上述6各方面工作的原因：一是因?yàn)檫@6個(gè)方面，實(shí)實(shí)在在地把檔案進(jìn)行檔案館后，所能遇到的影響檔案壽命的各種因素及防治作者簡(jiǎn)介：張紅梅（1963--？）女本科 館員 研究方向：檔案管理 聯(lián)系方式：*** 鄭州市商城路281號(hào)漢博大廈7樓

方法都考慮到了：二是他體現(xiàn)檔案保護(hù)技術(shù)以防為主，首先體現(xiàn)在“創(chuàng)造良好的檔案保存和利用環(huán)境條件”上，保存和利用的環(huán)境條件好了，才能事半功倍，減少其他幾個(gè)方面的壓力。但這只能抑制，不能杜絕檔案生蟲(chóng)，長(zhǎng)霉“重視檔案有害生物的防治”的任務(wù)依然很重：只能減緩老化速度，不能杜絕檔案老化，因此“檔案要不斷地修復(fù)加固”。任何一種檔案，總有毀壞的時(shí)候，這就是事物運(yùn)動(dòng)的客觀規(guī)律。因此“開(kāi)展檔案再生性保護(hù)”就顯得非常重要。現(xiàn)在新型記錄材料層出不窮，有針對(duì)性的保存，保護(hù)技術(shù)必須盡快跟上，因此，要認(rèn)真研究新型載體的保護(hù)技術(shù)“。上述各項(xiàng)保存、保持技術(shù)和措施，牙都要科學(xué)化，不能再憑經(jīng)驗(yàn)辦事，”要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，方便檔案好糊技術(shù)的操作和落實(shí)。

上述6各方面都是最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，千方百計(jì)挽留檔案信息資源，滿足現(xiàn)在需求，澤惠于后人的不可缺少的措施。個(gè)檔案管理部門(mén)，在制定檔案現(xiàn)代化管理規(guī)劃是，在檔案保存、保護(hù)方面應(yīng)以解決本部門(mén)實(shí)際存在的具體問(wèn)題為主，不要面面俱到，以達(dá)到最大限度地延長(zhǎng)本部門(mén)保存的檔案壽命為目的，選擇適合本地區(qū)特點(diǎn)的克星的方法與技術(shù)，并明確具體的奮斗目標(biāo)。

3檔案需要科學(xué)化管理

我國(guó)檔案事業(yè)利用計(jì)算及能達(dá)到什么程度？不妨大膽設(shè)想一下：檔案全文用計(jì)算機(jī)管理：各種檔案業(yè)務(wù)及管理工作全部用計(jì)算機(jī)進(jìn)行：檔案信息交流用計(jì)算機(jī)進(jìn)行：檔案的各種媒體用計(jì)算集中統(tǒng)一管理等等。這些設(shè)想。在技術(shù)上都是可以實(shí)現(xiàn)的因?yàn)橛?jì)算機(jī)有科學(xué)計(jì)算的數(shù)據(jù)處理、實(shí)際控制、輔助設(shè)計(jì)、輔助制造、文學(xué)處理、數(shù)字通信及智能模式等功能和成熟的技術(shù)，足以說(shuō)明檔案部門(mén)的一切工作都可以用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行。我國(guó)檔案界于70年代末開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的嘗試，至今已有20多年，也取得不小成就，大體上可分為調(diào)查論證、初步試驗(yàn)、技術(shù)攻關(guān)、推廣應(yīng)用等階段。截止到1998年底，全國(guó)各級(jí)各類檔案管理部門(mén)已有計(jì)算機(jī)18818臺(tái)，開(kāi)發(fā)了上百各種類型、各個(gè)層次的檔案管理實(shí)用系統(tǒng)。我經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期思考和深入實(shí)際考察，同時(shí)也借鑒一些發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為在檔案部門(mén)，計(jì)算機(jī)將會(huì)在8個(gè)方面得到廣泛地應(yīng)用：一是檔案目錄信息管理，這是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，要盡可能將重要和使用頻率高的或?qū)ν忾_(kāi)放的檔案目錄用計(jì)算機(jī)管理起來(lái)吧 二是文件、檔案一體化管理，由于計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公室，將文件管理的兩個(gè)階段，即文件處理和檔案管理緊密地聯(lián)系起來(lái)，文件、檔案一體化已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)；三是檔案全文存儲(chǔ)與檢索，特別是電子文件的出現(xiàn)，檔案全文存儲(chǔ)與檢索已成為檔案部門(mén)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的發(fā)展趨勢(shì)之一；四是檔案信息的多媒體集中統(tǒng)一管理，由于數(shù)字壓縮技術(shù)的發(fā)展、完善，大容量記錄載體的出現(xiàn)，使檔案信息多媒體集中統(tǒng)一管理從可能變成現(xiàn)實(shí)，它在檔案部門(mén)將會(huì)得到廣泛地應(yīng)用；五是檔案業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)輔助管理，檔案業(yè)務(wù)的方方面面，都可以通過(guò)建立計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，幫助解決具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平；六是檔案編研計(jì)算機(jī)輔助管理，開(kāi)發(fā)檔案碥研計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)，加速編研速度，提高編研質(zhì)量、推動(dòng)編研工作進(jìn)一步發(fā)展黨員 七是計(jì)算機(jī)用于檔案保護(hù)及庫(kù)房管理，通過(guò)開(kāi)發(fā)、研究，建立多項(xiàng)輔助系統(tǒng)，用于檔案保護(hù)的各項(xiàng)措施中，為延長(zhǎng)檔案壽命做出貢獻(xiàn)；八是檔案部門(mén)辦公自動(dòng)化，建立各種各樣的計(jì)算機(jī)行政管理系統(tǒng)，提高檔案部門(mén)行政管理效率和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

從上面所述我們可以清楚地看到計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用范圍，是沿著縱橫兩個(gè)方面發(fā)展黨員 一是從檔案目錄信息管理開(kāi)始，發(fā)展到文件，檔案一體化管理，檔案的全文管理與檢索，檔案信息的多媒體集中統(tǒng)一管理，是一條沿著檔案實(shí)體的縱向發(fā)展路線斗爭(zhēng) 另一是從檔案實(shí)體管理開(kāi)始，發(fā)展到檔案業(yè)務(wù)輔助管理、檔案保護(hù)及庫(kù)房管理的應(yīng)用、檔案編研輔助管理、檔案部門(mén)辦公自動(dòng)化等，是一條不斷擴(kuò)展應(yīng)用領(lǐng)

域的橫向發(fā)展路線。然后用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將它們聯(lián)系起來(lái)，構(gòu)成整體，成為一個(gè)單位檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。再將各單位檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過(guò)選用廣域網(wǎng)的設(shè)備和協(xié)議，檔案部門(mén)的局域網(wǎng)應(yīng)與全市、全省、全國(guó)、全行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)相連或與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連，構(gòu)成一個(gè)廣域的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分共享檔案信息資源和計(jì)算機(jī)軟硬件資源。這是一幅線條非常清楚的“藍(lán)圖”，實(shí)現(xiàn)這幅“藍(lán)圖”只是遲早問(wèn)題和實(shí)現(xiàn)到什么程度！這是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，是客觀規(guī)律，不以人的意志為轉(zhuǎn)移。我們?cè)O(shè)想：實(shí)現(xiàn)這幅“藍(lán)圖”，檔案信息資源將會(huì)得到最大限度地開(kāi)發(fā)利用。實(shí)現(xiàn)這幅“藍(lán)圖”，也不是一件輕而易舉的事情，我們必須積極認(rèn)真地貫徹穩(wěn)步前進(jìn)的方針，不能一哄而上。另外，當(dāng)代信息處理技術(shù)和方法是多樣的，其用途和特點(diǎn)也各不相同，而且更新?lián)Q代很快，幾年就是一個(gè)生命周期。檔案部門(mén)一定要根據(jù)自己的實(shí)際情況和需要，來(lái)選擇信息處理方法、技術(shù)和設(shè)備，不能盲目地追求高新處理技術(shù)和設(shè)備，否則就可能走彎路，甚至造成無(wú)法挽回的損失，這是我們實(shí)現(xiàn)這幅“藍(lán)圖”過(guò)程中，需要注意的另一個(gè)問(wèn)題。隨著辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展，以紙為文件的主導(dǎo)介質(zhì)，將要讓位于數(shù)字代碼序列的電子形式。

電子文件如何歸檔是當(dāng)今檔案界共同面對(duì)的大問(wèn)題。美國(guó)、加拿大等西方發(fā)達(dá)國(guó)家，也無(wú)成熟的經(jīng)驗(yàn)和方法。但這是一個(gè)非解決不可的問(wèn)題。否則在信息時(shí)代就無(wú)法繼續(xù)豐富檔案館藏，無(wú)法發(fā)展檔案事業(yè)。從這個(gè)意義上說(shuō)，解決這個(gè)問(wèn)題就顯得特別重要并已到了刻不容緩的時(shí)侯。國(guó)家檔案局于1996年9月開(kāi)始著手組織有關(guān)人員對(duì)電子文件歸檔與電子檔案管理進(jìn)行研究，著重解決和明確的問(wèn)題是：

1、什么是電子文件？電子文件的定義是：能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。國(guó)外對(duì)電子文件、電子檔案并沒(méi)有嚴(yán)格的界線，但考慮我國(guó)檔案管理的傳統(tǒng)習(xí)慣，我們將電子檔案定義為：具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。

2、電子文件、電子檔案的特性是：數(shù)字化的信息形態(tài)、對(duì)設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)之間關(guān)系的復(fù)雜注、對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性。信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享生等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復(fù)雜性；電子檔案長(zhǎng)期保存的困難性；電子文件、電子檔案在管理和開(kāi)發(fā)利用中的嚴(yán)重不安全性；創(chuàng)建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的艱巨性。

3、電子文件、電子檔案真實(shí)性的維護(hù)。檔策在法律上的憑證作用是基于它的原始回對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性是附著在形式的原始性上，借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性，原治性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，原件成為集中兩種原始性于一身的統(tǒng)一體，所以強(qiáng)調(diào)原件。電子檔案無(wú)原件可言，需要對(duì)它的“原始性”作新的解釋。對(duì)—份電子檔案來(lái)說(shuō)，只要它的內(nèi)容是當(dāng)時(shí)的是原作者撰寫(xiě)或制作出來(lái)的，從末修改過(guò)，我們就應(yīng)當(dāng)承認(rèn)它是原始的，不管它的形式如何變化。我們要從技術(shù)上、行政上采取各種措施，確保它的原始性。

4、電子文件歸檔不同于紙質(zhì)文件歸檔，因?yàn)殡娮游募菙?shù)字化的，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器上，傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔是屬于無(wú)紙形式，是在一定的技術(shù)環(huán)境下進(jìn)行的，需要采取一系列技術(shù)保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質(zhì)檔案的功能。它的歸檔程序、歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)、歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔方法、鑒定等都與紙質(zhì)文體歸檔有區(qū)別。

5、電子文件、電子檔案使用載體的選擇，要根據(jù)實(shí)際情況的需要，如收集積累階段就可以選擇軟磁盤(pán)，但作為電子檔案長(zhǎng)期保存，就千萬(wàn)不能選用軟磁盤(pán)。要盡量選擇有標(biāo)準(zhǔn)的、有應(yīng)用發(fā)展前途的、性能穩(wěn)定耐久并得到公認(rèn)的、能較方便地確定各種因

素影響的反應(yīng)，并能較方便地進(jìn)行保護(hù)的載體。

6、保管電子檔案與保管紙質(zhì)檔案的區(qū)別：在紙質(zhì)檔案保存時(shí)，人們是在防蟲(chóng)、防霉、修裱加固、字跡恢復(fù)等方面下功夫。而保管電子檔案，則需要依據(jù)其特性和軟硬件平臺(tái)的變更，在確保電子檔案長(zhǎng)期處于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。

7、電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的區(qū)別：電子檔案利用一般有直接利用、提供拷貝、還修傳輸?shù)热N方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術(shù)是多樣化，導(dǎo)致它的利用遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，采取技術(shù)措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案利用的管理，就顯得特別重要，特別是安全、保密方面的管理。

8、電子檔案管理的設(shè)備配置：電子檔案管理需要有比較完善的技術(shù)條件，主要是根據(jù)所保存電子檔案具體情況，配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)。從發(fā)展角度看，主要是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。數(shù)據(jù)庫(kù)是“源”、網(wǎng)絡(luò)是通向各接收和使用單位的“線”，各接收及使用單位是“點(diǎn)”，點(diǎn)、線、源構(gòu)成接收、利用、管理的整體。

9、電子檔案對(duì)應(yīng)的軟度件更新時(shí)的對(duì)策：計(jì)算機(jī)軟硬件過(guò)時(shí)，使得電子檔案壽命受到威脅，我們?cè)O(shè)想了幾種電子檔案長(zhǎng)期保存的方法。如建立計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館、仿真技術(shù)、拷貝、再生性保存、遷移等。我認(rèn)為最有生命力的是拷貝、遷移、再生性保存，其它兩種方法，也有一定的有效性，但不能長(zhǎng)期堅(jiān)持下去直至永遠(yuǎn)。對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存來(lái)說(shuō)，拷貝、遷移、再生性保存三者結(jié)合起來(lái)使用，可能是上策。

10、電子檔案的管理環(huán)節(jié)，應(yīng)在紙質(zhì)檔案環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，增加電子文件形成的參與和檔案長(zhǎng)期保存。兩者根本的區(qū)別是電子檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)技術(shù)含量很高。電子檔案管理，實(shí)一項(xiàng)系統(tǒng)技術(shù)工程。所以，要求電子檔案管理必須具備的知識(shí)和技能，是檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)算機(jī)應(yīng)用及自然學(xué)科基礎(chǔ)知識(shí)等，還要具備的外語(yǔ)能力。電子文件歸檔、電子檔案管理與開(kāi)發(fā)利用子檔案長(zhǎng)期保存，涉及到許多方法、技術(shù)、標(biāo)建立，甚至檔案管理理論及方針、政策的變更就需要我們?cè)诮窈笙喈?dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，認(rèn)真研究實(shí)踐，逐步加以解決。

五、為檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)做出越的貢獻(xiàn)

國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所，多年來(lái)一直圍繞著保護(hù)檔案延長(zhǎng)檔案壽命、借助計(jì)算機(jī)提高檔案管理開(kāi)發(fā)利用的效率和水平、電子文件檔與電子檔案管理等方面開(kāi)展研究工作，取得百項(xiàng)科研成果，為檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)做出越的貢獻(xiàn)。特別是他們于1999年11月26日與深圳市怡軟技術(shù)開(kāi)發(fā)有限公司，合資成立了北京紀(jì)科怡科技發(fā)展有限公司（簡(jiǎn)稱世紀(jì)科怡）。司提倡“求實(shí)、敬業(yè)、協(xié)作、創(chuàng)新”的精神，“天時(shí)人和貴”的文化氛圍，使公司上下團(tuán)結(jié)發(fā)，不斷取得新成就。他們以超常規(guī)的速度，多種檔案管理軟件，世紀(jì)科怡在不到一年時(shí)間內(nèi)，已開(kāi)發(fā)出4大系列16種共62個(gè)版本的品，即“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”系列、“科怡合檔案館管理系統(tǒng)”系列、“全國(guó)檔案工作年＃理系統(tǒng)”系列、‘科怡數(shù)字化信息管理系統(tǒng)”列。其中“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”，被列入不多的中華人民共和國(guó)科技部2000年國(guó)家成果重點(diǎn)推廣計(jì)劃，這在檔案部門(mén)還屬首次。紀(jì)科怡已和山東、吉林、黑龍江、內(nèi)蒙古、湖北、西、福建、江蘇、浙江、北京、重慶、深圳等省、自治區(qū)及計(jì)劃單列市檔案系統(tǒng)合作，有的省分公司或銷售公司，推廣“科怡2000檔案管理統(tǒng)”。世紀(jì)科怡和深圳市檔案館合作，承建全國(guó)一個(gè)數(shù)字化檔案館。世紀(jì)科怡近期奮斗目標(biāo)與各省、市、自治區(qū)檔案局密切合作，全面“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”，在致力于推動(dòng)現(xiàn)代化管理的建設(shè)過(guò)程中，樹(shù)立公司的良好象；中遠(yuǎn)期奮斗目標(biāo)是：進(jìn)一步加大科研投資極開(kāi)發(fā)新的應(yīng)用軟件，拓寬產(chǎn)品的應(yīng)用范圍和域，擴(kuò)大市場(chǎng)覆蓋面，真正確立世紀(jì)科怡的市場(chǎng)地位和品牌形象，并進(jìn)一步發(fā)展，躋身于世界軟件企業(yè)行列。軟件行業(yè)技術(shù)含量高，需要高術(shù)、高素質(zhì)人才，而且投資大。為此，世紀(jì)科怡2000年8月23日，又進(jìn)行了增資擴(kuò)股，和上市廣東開(kāi)平春暉股份有限公司建立了戰(zhàn)略伙伴系，使資金得到進(jìn)一步的充實(shí)。在充分挖掘內(nèi)潛力增強(qiáng)自身造血功能的同時(shí)，又和武漢大學(xué)成合作協(xié)議，成立“科怡實(shí)驗(yàn)室”，解決高技術(shù)素質(zhì)人才的來(lái)源問(wèn)題。世紀(jì)科治是一個(gè)活力強(qiáng)、積極奮發(fā)的高科技企業(yè)，是檔案科學(xué)技術(shù)研究所為推動(dòng)全國(guó)檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)走出的路子，他的成立將會(huì)為21世紀(jì)我國(guó)檔案事業(yè)展做出新的貢獻(xiàn)。

結(jié)論

我們可以清楚地看到計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用范圍，是沿著縱橫兩個(gè)方面發(fā)展黨員 一是從檔案目錄信息管理開(kāi)始，發(fā)展到文件，檔案一體化管理，檔案的全文管理與檢索，檔案信息的多媒體集中統(tǒng)一管理，是一條沿著檔案實(shí)體的縱向發(fā)展路線斗爭(zhēng) 另一是從檔案實(shí)體管理開(kāi)始，發(fā)展到檔案業(yè)務(wù)輔助管理、檔案保護(hù)及庫(kù)房管理的應(yīng)用、檔案編研輔助管理、檔案部門(mén)辦公自動(dòng)化等，是一條不斷擴(kuò)展應(yīng)用領(lǐng)域的橫向發(fā)展路線。然后用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將它們聯(lián)系起來(lái)，構(gòu)成整體，成為一個(gè)單位檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。再將各單位檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過(guò)選用廣域網(wǎng)的設(shè)備和協(xié)議，檔案部門(mén)的局域網(wǎng)應(yīng)與全市、全省、全國(guó)、全行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)相連或與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連，構(gòu)成一個(gè)廣域的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分共享檔案信息資源和計(jì)算機(jī)軟硬件資源。

第二篇：現(xiàn)代化檔案材料

青島市現(xiàn)代化學(xué)校相關(guān)檔案材料

應(yīng)該注意的問(wèn)題

一、認(rèn)識(shí)問(wèn)題

各學(xué)校沒(méi)有把對(duì)檔案材料的整理過(guò)程當(dāng)做學(xué)校各方面工作的一次梳理、提升的過(guò)程。在準(zhǔn)備檔案的過(guò)程中有學(xué)校教務(wù)處或檔案室老師整理，只是檔案材料的堆積，材料不齊全、不系統(tǒng)，不能很好的及時(shí)解說(shuō)、介紹、滲透學(xué)校辦學(xué)理念，分管的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案材料比較生疏，需要的材料不能及時(shí)找出來(lái)，出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉，沒(méi)有團(tuán)隊(duì)意識(shí)，不能靈活迎檢。

二、面上問(wèn)題

1.檔案材料準(zhǔn)備思路不對(duì)，僅僅準(zhǔn)備指標(biāo)中比較明顯的幾個(gè)材料，應(yīng)該將學(xué)校整體工作根據(jù)24個(gè)指標(biāo)進(jìn)行分門(mén)別類整理出來(lái)，展示學(xué)校亮點(diǎn)、特色工作。

2.只準(zhǔn)備文字性材料，沒(méi)有梳理過(guò)程性資料。3.檔案盒目錄、標(biāo)簽要統(tǒng)一規(guī)范。

三、各指標(biāo)具體檔案準(zhǔn)備及存在問(wèn)題

B1：①辦學(xué)理念在學(xué)校目標(biāo)、校風(fēng)、校訓(xùn)、管理、教育教學(xué)和辦學(xué)特色等各個(gè)方面均得到充分體現(xiàn)。在校長(zhǎng)訪談、學(xué)校一切計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)安排中都會(huì)詳細(xì)詢問(wèn)。

B2：①校園環(huán)境文化有特色，校長(zhǎng)熟悉環(huán)境文化的設(shè)計(jì)，做好解說(shuō)，體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)理念。②有鮮明的校風(fēng)、教風(fēng)、學(xué)風(fēng)，在校長(zhǎng)訪談、學(xué)校一切計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)安排中都要有所體現(xiàn)。③內(nèi)容豐富、形式活潑的各種師、生的校園文化活動(dòng)，每一個(gè)活動(dòng)都有活動(dòng)方案及過(guò)程性資料的梳理積累。

B12：社會(huì)教育資源豐富并得到充分利用，①積極組織學(xué)生開(kāi)展研究性學(xué)習(xí),有學(xué)生的研究報(bào)告。②志愿服務(wù)，社會(huì)實(shí)踐④綜合性實(shí)踐活動(dòng)，⑤.落實(shí)海洋教育課程，積極開(kāi)展豐富的海洋相關(guān)知識(shí)教育。有學(xué)生過(guò)程性資料，學(xué)生作品。這五個(gè)方面要求記錄詳實(shí)，扎實(shí)有效。

問(wèn)題：綜合實(shí)踐：個(gè)別學(xué)校沒(méi)有實(shí)施方案，實(shí)施方案不能逐年修訂，有的學(xué)校已提供方案沒(méi)有學(xué)生過(guò)程性資料②研究型學(xué)習(xí)，存在學(xué)生過(guò)程性資料少，沒(méi)有實(shí)施方案③海洋教育造一些比較高深的資料，不符合學(xué)生年齡特點(diǎn)，更沒(méi)有學(xué)生過(guò)程性資料，就是造檔案。③志愿服務(wù)、社會(huì)實(shí)踐材料都比較少。

B13：①德育活動(dòng)能夠貼近實(shí)際生活，內(nèi)容豐富多彩并符合學(xué)生成長(zhǎng)需求。提供每一項(xiàng)德育活動(dòng)的詳實(shí)的過(guò)程性資料，比如計(jì)劃、活動(dòng)方案、圖片等。②學(xué)生行為習(xí)慣符合《中小學(xué)生守則》、《小學(xué)生日常行為規(guī)范》、《中學(xué)生日常行為規(guī)范》和《中小學(xué)生文明禮儀教育指導(dǎo)綱要》的要求。從進(jìn)校門(mén)起每一個(gè)細(xì)節(jié)都體現(xiàn)學(xué)生素質(zhì)，比如學(xué)生座談、課間交流、信息技術(shù)考核過(guò)程等，從學(xué)生秩序、禮儀、精神風(fēng)貌等觀察。

問(wèn)題：很多學(xué)校不會(huì)解讀指標(biāo)，沒(méi)有將學(xué)校開(kāi)展的一些德育活動(dòng)提供給出來(lái)。

B14：①學(xué)生社會(huì)責(zé)任感、創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力培養(yǎng)的有關(guān)活動(dòng)、資料。②拔尖創(chuàng)新人才早期發(fā)現(xiàn)和個(gè)性化培養(yǎng)機(jī)制健全，拔尖創(chuàng)新人才培養(yǎng)數(shù)量和質(zhì)量均有成效。與B11中培優(yōu)模式資料可通用。②與國(guó)內(nèi)外優(yōu)質(zhì)學(xué)校建立姊妹學(xué)校，通過(guò)外派教師、接受國(guó)際學(xué)生以及合作辦學(xué)，承辦國(guó)內(nèi)外交流活動(dòng)，建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定、有實(shí)質(zhì)性合作項(xiàng)目的校際合作關(guān)系，有合作計(jì)劃、規(guī)劃。

B19：局屬學(xué)校、區(qū)（市）所轄中小學(xué)80%（含80%）以上學(xué)科均有教師分別獲市、區(qū)（市）以上教育教學(xué)榮譽(yù)稱號(hào)得滿分。

問(wèn)題：榮譽(yù)稱號(hào)需要分門(mén)別類整理，教師獲得榮譽(yù)稱號(hào)的比例沒(méi)有計(jì)算，有不達(dá)標(biāo)學(xué)校。資料同B7稱號(hào)整理。

B20：①制定到2015年，干部、英語(yǔ)教師、其他學(xué)科教師有過(guò)國(guó)外培訓(xùn)、交流經(jīng)歷的有關(guān)計(jì)劃。高中不低于15%、30%、10%，初中不低于10%、25%、10%，小學(xué)不低于10%、20%、5%，根據(jù)百分比計(jì)算本校出國(guó)交流人數(shù)，安排到2015年干部、英語(yǔ)教師、其他學(xué)科教師達(dá)到要求。

①有明確學(xué)校、合作項(xiàng)目。②或經(jīng)過(guò)有資質(zhì)的外籍教師進(jìn)行為期不少于50小時(shí)（不少于10天）集中培訓(xùn)的比例，得10分；每降低5個(gè)百分點(diǎn)扣1分，扣到6分為止。

問(wèn)題：①?zèng)]有做出出國(guó)交流的計(jì)劃，有出國(guó)交流計(jì)劃的學(xué)校也是不夠詳細(xì)，具體到與哪個(gè)國(guó)家、那個(gè)學(xué)校進(jìn)行什么方面的合作交流 ②對(duì)怎樣積極利用國(guó)內(nèi)優(yōu)質(zhì)資源沒(méi)有規(guī)劃、沒(méi)有實(shí)質(zhì)性合作。

四、專用室應(yīng)注意的方面

（1）衛(wèi)生室：衛(wèi)生器材要齊全，身高、體重、視力等項(xiàng)目三年曲線圖；衛(wèi)生室教師的聽(tīng)課記錄：從衛(wèi)生角度（教室采光、學(xué)生個(gè)人衛(wèi)生、用眼情況等）進(jìn)行聽(tīng)課記錄；診斷床要求白色床單以及方便上下床（避免有障礙物）。醫(yī)療器材根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)配備。

（2）心理咨詢室：室內(nèi)環(huán)境清新、舒適，擺放幾盆花，寫(xiě)一些溫馨的標(biāo)語(yǔ)，讓學(xué)生感覺(jué)比較舒心。相關(guān)材料、記錄要齊全；咨詢室的位置安排要合理（遠(yuǎn)離校長(zhǎng)室、教導(dǎo)處、衛(wèi)生室等）。

（3）實(shí)驗(yàn)儀器室：儀器擺放從0號(hào)儀器開(kāi)始，依次是1號(hào)、6

第三篇：社保檔案現(xiàn)代化管理探究

社保檔案現(xiàn)代化管理探究

[摘 要]社保事業(yè)伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的改革和發(fā)展不斷鞏固與完善，它不僅實(shí)現(xiàn)了養(yǎng)老待遇向社會(huì)化方向的轉(zhuǎn)變，而且進(jìn)一步鞏固了社會(huì)安定團(tuán)結(jié)的大好局面，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的社會(huì)保障基礎(chǔ)。本文以社保業(yè)務(wù)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作――社保檔案現(xiàn)代化管理為研究對(duì)象，結(jié)合檔案管理的相關(guān)理論，首先分析了社保檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵，其次就目前社保檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)解決措施。

[關(guān)鍵詞]社保檔案；現(xiàn)代化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.24.157

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）24-0-02

隨著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度改革不斷深化，各項(xiàng)險(xiǎn)種新措施不斷出臺(tái)，社會(huì)保險(xiǎn)的影響不斷擴(kuò)大，社保檔案管理者要不斷更新觀念、提高技能，做好社保檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作，充分發(fā)揮社保檔案對(duì)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用。社保檔案管理的內(nèi)涵及原則

1.1 社保檔案管理的概念

社會(huì)保險(xiǎn)檔案從信息的收集、歸檔、整理，到檔案的保管、檢索是一個(gè)非常復(fù)雜的過(guò)程。尤其是隨著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作量的不斷增加，管理手段和技術(shù)也在不斷提高，為社保檔案管理工作增加難度的同時(shí)，也提供了新的管理技術(shù)。社會(huì)保險(xiǎn)工作的性質(zhì)是向參保人提供服務(wù)，需要使用大量的文件檔案報(bào)告和記錄有關(guān)信息。在檔案用過(guò)之后，大量的文件積累及適當(dāng)處理這些檔案是所有保管大量檔案的機(jī)構(gòu)都會(huì)遇到的問(wèn)題。因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案需要更高的管理技術(shù)。隨著電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展和通訊技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理技術(shù)迅速得到發(fā)展。現(xiàn)代電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)不僅對(duì)于檔案保管和存儲(chǔ)設(shè)備非常有用，還可及時(shí)收集、處理并存儲(chǔ)大量日常信息。

1.2 社保檔案管理的特點(diǎn)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是以社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)為服務(wù)對(duì)象，形成于社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦過(guò)程中的，對(duì)其管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

第一，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作量大，需要利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在實(shí)施制度時(shí)要做許多工作，如單位參保登記、參保人信息登記、保險(xiǎn)費(fèi)收繳、收回未支付的保險(xiǎn)金、保管在確定社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)利時(shí)所需要的文件、處理要求領(lǐng)取保險(xiǎn)金的申請(qǐng)、支付養(yǎng)老金。

第二，社會(huì)保險(xiǎn)檔案具有較強(qiáng)的服務(wù)性。它不僅要為參保人提供繳費(fèi)記錄的情況，而且要為政策制定者提供各種數(shù)據(jù)，還要為養(yǎng)老金計(jì)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)。由于養(yǎng)老金的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，一般與個(gè)人和單位繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的數(shù)額密切相關(guān)，因此，繳費(fèi)記錄的真實(shí)性、可靠性十分重要。

第三，社會(huì)保險(xiǎn)檔案需要多次存檔，并在社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦過(guò)程中不斷得到補(bǔ)充。社會(huì)保險(xiǎn)檔案與別的專門(mén)檔案不同，其數(shù)據(jù)庫(kù)需要源源不斷輸入新信息。如受保人的工作單位、繳費(fèi)情況（包括繳費(fèi)基數(shù)、比例）是不斷變動(dòng)的，有時(shí)繳費(fèi)可能中斷，這就要求對(duì)受保人的社會(huì)保險(xiǎn)檔案經(jīng)常輸入新數(shù)據(jù)，經(jīng)常存檔。

1.3 社保檔案管理的原則

1.3.1 集中統(tǒng)一管理原則

集中統(tǒng)一管理原則作為檔案學(xué)的一項(xiàng)重要理論，不僅是國(guó)家檔案管理事業(yè)的一項(xiàng)基本組織原則，也是檔案工作實(shí)踐的一項(xiàng)重要準(zhǔn)則。其主要內(nèi)容包括：建立檔案行政管理系統(tǒng)；運(yùn)用法律法規(guī)保護(hù)檔案事業(yè)；建立各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案實(shí)施集中管理等。這一原則的應(yīng)用既有利于我國(guó)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，又有利于檔案的管理、查詢和維護(hù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用服務(wù)目標(biāo)。

1.3.2 尊重檔案形成規(guī)律的原則

檔案管理和檔案整理的核心原則就是要尊重檔案的形成規(guī)律，這一原則也是檔案管理區(qū)別其他管理的特有原則。尊重檔案的形成規(guī)律，保持檔案的歷史聯(lián)系，就是要已既有的歷史為基礎(chǔ)，既要保持歷史的真實(shí)性，又要保持檔案形成的原來(lái)系統(tǒng)，在整理和管理檔案過(guò)程中不能破壞檔案形成的原來(lái)系統(tǒng)。尊重檔案形成規(guī)律是保持檔案歷史聯(lián)系的關(guān)鍵，凡是尊重檔案形成規(guī)律的，就能保持檔案歷史聯(lián)系，反之就會(huì)破壞檔案歷史聯(lián)系。

1.3.3 檔案管理效益原則

檔案管理效益原則主要是指通過(guò)對(duì)檔案實(shí)施有效的開(kāi)發(fā)和管理，所能獲得的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。這一原則是以對(duì)人力、物力等資源的合理利用為基礎(chǔ)，以創(chuàng)造效益為根本的，是檔案管理實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、高效管理的有效保障。

在檔案管理工作中必須講究效益。檔案管理部門(mén)所必需的人力、財(cái)力、物力，都是國(guó)家賦予的；而國(guó)家則需要檔案管理部門(mén)提供大量的有價(jià)值的檔案信息，為國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)服務(wù)。如果檔案管理部門(mén)消耗的人力、財(cái)力、物力很多，而輸出的有價(jià)值的檔案信息量很低，那么，就會(huì)產(chǎn)生負(fù)效益，就不能為國(guó)家和社會(huì)做出貢獻(xiàn)。這種管理就是違反效益原則的，是失敗的管理。當(dāng)然，機(jī)密檔案的信息不能向社會(huì)輸出，否則會(huì)給國(guó)家政治和經(jīng)濟(jì)利益帶來(lái)?yè)p害，產(chǎn)生負(fù)效益。當(dāng)前社保檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 發(fā)展速度不慢，但發(fā)展不平衡

社保檔案信息化管理啟動(dòng)早已使用20多年，并在做二次、三次開(kāi)發(fā)，晚的則尚處于開(kāi)發(fā)階段，對(duì)于西部經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)甚至計(jì)算機(jī)閑置多年而未能使用。從技術(shù)角度講，水平也參差不齊，有的地區(qū)開(kāi)發(fā)出來(lái)的管理系統(tǒng)的功能較完備，起點(diǎn)較高，準(zhǔn)備配備小型機(jī)，實(shí)行全省網(wǎng)絡(luò)化管理，而有的地方則無(wú)總體規(guī)劃，缺乏系統(tǒng)性考慮，起點(diǎn)較低。

2.2 信息管理系統(tǒng)不完善

各地開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)時(shí)大都是為了滿足自身的工作需要，系統(tǒng)方案的構(gòu)思都不曾考慮全國(guó)性的大局，甚至不曾考慮全省的大局，因而在整體結(jié)構(gòu)、硬件和軟件的選型、應(yīng)用軟件的規(guī)范，數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)功能及通訊等諸多方面都各行其是，尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)問(wèn)題更為突出，這將給今后整體工作帶來(lái)很大困難，有可能要導(dǎo)致很大的財(cái)力浪費(fèi)。

2.3 對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理和數(shù)據(jù)庫(kù)重視不夠

相當(dāng)一部分地區(qū)僅僅開(kāi)發(fā)應(yīng)用了一些基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)處理軟件，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，更缺乏考慮完整的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。由于目前大多數(shù)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理方法夾雜著許多行政性手段，且大多數(shù)地區(qū)管理的對(duì)象仍以企業(yè)為主，而不是直接面向受保人和受益人，科學(xué)的組織管理和研究，如對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)未來(lái)發(fā)展的規(guī)劃、組織和精算研究，尚未被人們普遍重視，所以數(shù)據(jù)的處理上還存在不少漏洞。

第四篇：試析檔案現(xiàn)代化管理與信息化建設(shè)（最終版）

論文摘要：項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、機(jī)組調(diào)試及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要依據(jù)，在工程建設(shè)和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設(shè)的真實(shí)記錄和反映。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案對(duì)工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、設(shè)備維護(hù)和改擴(kuò)建起著非常重要的作用。中電投電力工程有限公司蕪湖項(xiàng)目部制定了一些具體的創(chuàng)新措施，嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)法律規(guī)程制度，確保了工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道，在集團(tuán)公司組織的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中受到專家的一致好評(píng)。

論文關(guān)鍵詞：檔案；管理創(chuàng)新；信息化

一、工程檔案概念

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式，是把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)的記錄下來(lái)，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象，準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。

在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研提供利用等活動(dòng)的通稱；是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，含準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

二、工程概況

蕪湖電廠五期工程2008年12月31日以發(fā)改能源[2008]3704號(hào)文獲國(guó)家發(fā)改委核準(zhǔn)，于2009年8月8日高標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)工建設(shè)，2010年12月24日，#1機(jī)組順利完成168小時(shí)滿負(fù)荷試運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了“廠用電受電、鍋爐水壓、汽機(jī)扣缸、鍋爐點(diǎn)火、汽機(jī)沖轉(zhuǎn)、并網(wǎng)和168h滿負(fù)荷試運(yùn)”等“七個(gè)一次成功”，提前跨投產(chǎn)發(fā)電，成為中電投集團(tuán)公司裝機(jī)容量突破7000萬(wàn)千瓦的標(biāo)志性機(jī)組。蕪湖電廠五期工程由中國(guó)電力國(guó)際有限公司獨(dú)資建設(shè)。委托管理單位為中電投電力工程有限公司，主體設(shè)計(jì)單位為華東電力設(shè)計(jì)院，監(jiān)理單位為長(zhǎng)春國(guó)電監(jiān)理公司，調(diào)試單位為安徽新力電業(yè)科技咨詢有限責(zé)任公司。#1至#5標(biāo)段分別由安徽電建二公司、上海電建、東電煙塔、安徽電建一公司、安徽水利負(fù)責(zé)。鍋爐、汽機(jī)、發(fā)電機(jī)分別由北京巴布科克·威爾科克斯有限公司、東方汽輪機(jī)有限公司和東方電氣股份有限公司制造生產(chǎn)。

三、工程檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理

1.落實(shí)項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監(jiān)督有效運(yùn)行

（1）統(tǒng)籌部署，完善體系制度。蕪湖發(fā)電廠成立了由發(fā)電公司、工程公司蕪湖項(xiàng)目部、各主要參建單位領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。并按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，建立了由發(fā)電公司、工程公司蕪湖項(xiàng)目部、監(jiān)理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。負(fù)責(zé)各職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。蕪湖發(fā)電廠和工程公司蕪湖項(xiàng)目部以國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合項(xiàng)目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯(lián)合下發(fā)了《工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》，規(guī)范了各參建單位的歸檔范圍及職責(zé)要求，明確了移交檔案的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)檔案資料的形成和流向進(jìn)行了追蹤管理。

（2）建立現(xiàn)場(chǎng)辦公制度。檔案管理人員要做到現(xiàn)場(chǎng)辦公，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，參加技術(shù)例會(huì)，了解工程進(jìn)展情況，做好詳細(xì)記錄，了解檔案形成情況和收集對(duì)象，有針對(duì)性地開(kāi)展工作。對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，能夠及時(shí)查出參考性資料，協(xié)助解決問(wèn)題。所以，要在主動(dòng)做好對(duì)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對(duì)一些影響大、意義深遠(yuǎn)的工程，不但深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與各參建單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，了解工程的實(shí)際情況，在思想認(rèn)識(shí)上達(dá)成一致，再制定檔案整編方案，做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、實(shí)地操作，及時(shí)解決疑難性問(wèn)題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng)出了重點(diǎn)工程服務(wù)的新路子，得到各參建單位的好評(píng)。

（3）建立資料歸檔會(huì)簽制度。工程檔案部門(mén)不僅要同計(jì)劃、財(cái)務(wù)、工程等部門(mén)形成驗(yàn)收會(huì)簽制度，還應(yīng)與相關(guān)部門(mén)形成考察培訓(xùn)資料會(huì)簽制度，避免考察資料的流失，為工程項(xiàng)目日后使用提供方便。

拓寬新領(lǐng)域，擴(kuò)大收集范圍；對(duì)國(guó)家基建項(xiàng)目歸檔范圍所規(guī)定的合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報(bào)、質(zhì)量檢驗(yàn)單等各類文件資料，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極協(xié)同工程技術(shù)人員根據(jù)工程過(guò)程出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)，及時(shí)擴(kuò)大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運(yùn)作全過(guò)程。

2.穩(wěn)定檔案管理人員，不斷提升檔案業(yè)務(wù)技能

在工程建設(shè)期間，為提高大家的檔案意識(shí)和檔案管理知識(shí)水平，定期對(duì)各參建單位檔案人員開(kāi)展檔案知識(shí)專業(yè)培訓(xùn)。穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍，保證檔案管理的延續(xù)性檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進(jìn)出管理制度，促進(jìn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育。工程公司采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)指導(dǎo)、走出去學(xué)習(xí)”的方法，組織檔案人員通過(guò)調(diào)研、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、培訓(xùn)等方式提升自己的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。本項(xiàng)目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對(duì)這一情況，安工部與信息部門(mén)聯(lián)手進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)，組織了七次PAP管理軟件培訓(xùn)班；努力推行PAP管理軟件的全面運(yùn)行。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，曾多次邀請(qǐng)集團(tuán)公司、中電建協(xié)、中電國(guó)際和工程公司的專家來(lái)到蕪湖項(xiàng)目進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)；分4次派出管理人員赴上海、北京、長(zhǎng)沙等地參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，回來(lái)后及時(shí)組織參建單位宣貫、培訓(xùn)用于施工過(guò)程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質(zhì)量。強(qiáng)化過(guò)程控制，梳理歸檔流程，嚴(yán)格把關(guān)審查歸檔文件，確保歸檔文件質(zhì)量關(guān)為加強(qiáng)工程檔案的管理工作，蕪湖發(fā)電廠五期工程推行“合同管理制、建設(shè)監(jiān)管制”，為工程檔案的超前控制創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程檔案管理人員從“立卷型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾硇汀保稍瓉?lái)的檔案人員集中收集檔案材料、統(tǒng)一整編變?yōu)榉旨?jí)管理，誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)收集整編。由于工程建設(shè)周期長(zhǎng)，所有的招投標(biāo)工作、簽訂合同、設(shè)備文件的到貨都是陸續(xù)完成的，為切實(shí)做到工程檔案管理工作的“三同步”。

（1）理清工作思路、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作有章可循。根據(jù)檔案管理必須與建設(shè)同步的原則，在項(xiàng)目建設(shè)初期就明確了“誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)立卷、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理原則。各參建單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，便將相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)貫輸?shù)礁魇┕挝唬蟀压こ虣n案管理納入工程建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)檔案管理人員的崗位職責(zé)，努力實(shí)現(xiàn)檔案資料的“精細(xì)化”管理。對(duì)文件資料內(nèi)容的字體、字號(hào)、行間距、編號(hào)等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并要求所有工程文件必須使用激光打印機(jī)打印，所有簽名為黑色碳素墨水書(shū)寫(xiě)。

各專業(yè)根據(jù)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)以及本項(xiàng)目的實(shí)際情況，下發(fā)單位工程一覽表，并且統(tǒng)一了施工技術(shù)記錄、工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更單等施工文件的表式以及卷內(nèi)文件排序。

（2）嚴(yán)格過(guò)程管理，為編制高質(zhì)量竣工資料打好基礎(chǔ)。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，統(tǒng)一使用PAP軟件以便于溝通，工程文件閉環(huán)后三天之內(nèi)將電子版掛接到PAP中，文本和電子版一并產(chǎn)生，工程公司和監(jiān)理公司對(duì)文件的規(guī)范性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知施工單位整改閉環(huán)，這樣把工作量消化在常態(tài)管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。

（3）加強(qiáng)設(shè)備文件完整性管理。設(shè)備資料的收集工作由設(shè)備代保管負(fù)責(zé)，再由工程公司物資主管確認(rèn)，收集完整后交由工程公司資料員進(jìn)行分發(fā)、組卷、歸檔。凡發(fā)現(xiàn)設(shè)備材料不齊全，簽字、蓋章不規(guī)范等均做好記錄由物資專業(yè)協(xié)助代保管單位進(jìn)行催要、完善。

（4）加強(qiáng)設(shè)計(jì)變更的管理。由于專業(yè)多，反應(yīng)變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專業(yè)對(duì)所有變更文件（如圖紙會(huì)審、成品確認(rèn)單、工程聯(lián)系單、工地代表修改通知單、設(shè)計(jì)變更申請(qǐng)（聯(lián)系）單等文件）一一整理并進(jìn)行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關(guān)的所有變更。

（5）加強(qiáng)竣工草圖的管理。要求施工單位專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊(cè)編制說(shuō)明以及有關(guān)變更文件的復(fù)印件，要求監(jiān)理和管理公司專工對(duì)竣工草圖進(jìn)行審核。努力做到圖實(shí)相符。

（6）把好審核關(guān)。組卷前共召開(kāi)了七次竣工資料專題會(huì)，對(duì)歸檔范圍和組卷順序作了明確規(guī)定，要求各參建單位上報(bào)竣工資料移交計(jì)劃；對(duì)竣工文件的質(zhì)量，采取嚴(yán)密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實(shí)到責(zé)任人。做到每一份文件在專業(yè)管理、資料管理上均有專人負(fù)責(zé)。規(guī)定每一卷竣工資料中均付上“竣工資料預(yù)檢/復(fù)檢情況表”，各環(huán)節(jié)審核人員進(jìn)行確認(rèn)簽字。將存在的問(wèn)題及時(shí)反饋給施工單位進(jìn)行整改，以保證竣工資料的準(zhǔn)確性、齊全性和完整性。

（7）把好整改關(guān)。認(rèn)真對(duì)待各種形式的指導(dǎo)、檢查，對(duì)其產(chǎn)生的不符合項(xiàng)，不間斷地進(jìn)行跟蹤管理，要求施工單位自查、復(fù)查，落實(shí)整改措施，將整改問(wèn)題解決在組卷之前；本項(xiàng)目共形成不符合項(xiàng)報(bào)告十六份，不符合項(xiàng)99條，均已進(jìn)行了整改閉合。

（8）做好竣工圖的管理。多次向華東設(shè)計(jì)院發(fā)出工程聯(lián)系單，對(duì)竣工圖的出圖深度、時(shí)間以及質(zhì)量提出明確要求。試運(yùn)結(jié)束后，項(xiàng)目公司和工程公司領(lǐng)導(dǎo)多次和華東院聯(lián)系，要求#1機(jī)組竣工圖盡快出圖，2011年1月26日工程公司蕪湖項(xiàng)目部總經(jīng)理親自將設(shè)計(jì)變更基礎(chǔ)資料送至華東設(shè)計(jì)院。竣工圖到場(chǎng)后要求監(jiān)理對(duì)竣工圖進(jìn)行了認(rèn)真審核并按專業(yè)出具審核報(bào)告。根據(jù)監(jiān)理審核出的竣工圖審查確認(rèn)單小結(jié)，把需整改的詳細(xì)資料用快件寄至華東院，要求設(shè)計(jì)院限期整改，同時(shí)檔案管理人員將設(shè)計(jì)變更復(fù)印件插入到相應(yīng)的竣工圖中。

3.竣工驗(yàn)收備案與檔案管理工作結(jié)合

工程竣工驗(yàn)收備案工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理，對(duì)深化建設(shè)工程管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長(zhǎng)期有效的監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。

4.成果效益

綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段之一，蕪湖發(fā)電廠五期工程在建設(shè)過(guò)程中采取了多種有效的創(chuàng)新管理技術(shù)，取得了優(yōu)異的結(jié)果。蕪湖發(fā)電廠和工程公司蕪湖項(xiàng)目部遵循工程檔案與工程建設(shè)同步、按照竣工檔案“誰(shuí)形成、誰(shuí)組卷、嚴(yán)把關(guān)”的原則，歸檔的文件材料必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范的要求，以保證工程建設(shè)、生產(chǎn)、管理和維護(hù)的要求。截止目前，項(xiàng)目共形成竣工文件6072卷（正本），其中前期文件571卷、工程管理性文件278卷、施工文件897卷、施工圖1234卷、竣工草圖967卷、竣工圖1008卷、設(shè)備檔案979卷、調(diào)試文件、試生產(chǎn)及竣工驗(yàn)收文件76卷、照片43冊(cè)（含底片4冊(cè)）385張、光盤(pán)21冊(cè)327張。各類檔案齊全、完整，完全滿足設(shè)備安裝、調(diào)試和運(yùn)行維護(hù)的需要。

第五篇：管理現(xiàn)代化

基于組織復(fù)雜性的知識(shí)轉(zhuǎn)移效果評(píng)價(jià)

曾凱1,2彭偉

3（1.西北大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，陜西 西安710127；2.西安電子科技大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，陜西 西安710071；

3.西安交通大學(xué) 經(jīng)濟(jì)與金融學(xué)院，陜西 西安，710061)

[摘要]：根據(jù)國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)合作創(chuàng)新的研究，本文提出了一個(gè)組織復(fù)雜性與知識(shí)轉(zhuǎn)移效果關(guān)系的理論模型，把組織分為四種類型：復(fù)雜性組織、松散性組織、效率性組織和控制性組織，并把知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果分為三個(gè)維度：知識(shí)獲取的范圍、知識(shí)寬度和知識(shí)深度。在此基礎(chǔ)上，分析了組織復(fù)雜性對(duì)合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果的影響。分析表明不同類型的組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移效果的影響不同，對(duì)其進(jìn)行有效的控制，可以提高知識(shí)轉(zhuǎn)移的效率。

[關(guān)鍵詞]：組織復(fù)雜性；知識(shí)轉(zhuǎn)移效果；合作創(chuàng)新

[中圖分類號(hào)]：F270[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A引言

合作創(chuàng)新是合作企業(yè)的一種高效的資源整合方式。合作企業(yè)通過(guò)建立技術(shù)戰(zhàn)略聯(lián)盟，根據(jù)共同出資、利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的原則，整合各方資源，最后達(dá)到合作各方技術(shù)能力和知識(shí)能力的共同提升。合作創(chuàng)新的最終目的不是獲得短期的創(chuàng)新產(chǎn)品收益，而是通過(guò)合作學(xué)習(xí)來(lái)整合知識(shí)、提升自己的知識(shí)水平和自主創(chuàng)新能力。然而，合作創(chuàng)新中的知識(shí)轉(zhuǎn)移并非一帆風(fēng)順，要受到很多因素的影響，其中，組織的特征是影響知識(shí)轉(zhuǎn)移的重要因素，對(duì)此許多學(xué)者從不同角度作了研究。如國(guó)外學(xué)者Simonin（1999）指出組織差異程度、組織文化距離、組織成員的心態(tài)等會(huì)影響知識(shí)的轉(zhuǎn)移與接收；Gupa A（2000）認(rèn)為組織從知識(shí)源獲取知識(shí)的愿望和學(xué)習(xí)能力是影響知識(shí)轉(zhuǎn)移效果的重要因素；我國(guó)學(xué)者王毅（2001）從組織的信任、轉(zhuǎn)移能力，知識(shí)受體的知識(shí)吸收意識(shí)、吸收能力、挖掘能力，文化距離、空間距離、知識(shí)距離對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移影響作了研究。羅珉，王雎（2006）從知識(shí)邊界的角度來(lái)研究組織間創(chuàng)新性合作，揭示出知識(shí)邊界復(fù)雜性的顯著增加誘發(fā)了機(jī)會(huì)主義行為，并降低了知識(shí)轉(zhuǎn)移與創(chuàng)造的效率。這些研究都表明組織的差異程度對(duì)合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移產(chǎn)生了影響。但是由于組織本身具有復(fù)雜性，很可能在動(dòng)蕩的外部環(huán)境中發(fā)生變化，因此很難對(duì)合作伙伴之間的組織相似程度進(jìn)行界定。本文根據(jù)組織的復(fù)雜性程度把組織分為四種類型，并把知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果分為三個(gè)維度，探討不同類型的組織對(duì)不同維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移效果的具體影響。理論模型

2.1 復(fù)雜性組織系統(tǒng)及其維度

復(fù)雜性組織系統(tǒng)一般包含以下幾個(gè)特征：1)系統(tǒng)各單元之間的聯(lián)系廣泛而緊密，構(gòu)成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)。每個(gè)單元的變化都會(huì)受到其他單元變化的影響，并會(huì)引起其他單元的變化。2)系統(tǒng)具有多層次、多功能的結(jié)構(gòu)，每一層次均成為構(gòu)筑上一層次的單元，同時(shí)也有助于系統(tǒng)的某一功能的實(shí)現(xiàn)。3)系統(tǒng)在發(fā)展過(guò)程中能夠不斷地學(xué)習(xí)并對(duì)其層次結(jié)構(gòu)與功能結(jié)構(gòu)進(jìn)行重組與完善。4)系統(tǒng)是開(kāi)放的，它與環(huán)境有密切的聯(lián)系，能與環(huán)境相互作用，并能不斷地適應(yīng)環(huán)境的變化。5)系統(tǒng)是動(dòng)態(tài)的，處于不斷發(fā)展變化中，并且有預(yù)測(cè)能力（Dong，2005）。對(duì)于組織的復(fù)雜性主要從兩個(gè)方面來(lái)度量：組織系統(tǒng)狀態(tài)的結(jié)構(gòu)性維度和組織系統(tǒng)狀態(tài)的關(guān)聯(lián)性維度。結(jié)構(gòu)性描述的是組織內(nèi)在特征，表現(xiàn)為組織內(nèi)含單元的數(shù)量、層次、相互關(guān)聯(lián)程度以及組織系統(tǒng)結(jié)

構(gòu)性能力大小和對(duì)組織活動(dòng)的影響程度；關(guān)聯(lián)性描述的是組織外部特征，表現(xiàn)為根據(jù)外部環(huán)境的變化對(duì)自身的調(diào)整，即組織的外部柔性；因此按照組織的關(guān)聯(lián)性維度和結(jié)構(gòu)性維度可將組織分為高結(jié)構(gòu)性-高關(guān)聯(lián)性的復(fù)雜性組織、高結(jié)構(gòu)性-低關(guān)聯(lián)性的松散性組織、低結(jié)構(gòu)性-高關(guān)聯(lián)性的效率性組織和低結(jié)構(gòu)性-低關(guān)聯(lián)性的控制性組織四種類型，具體如圖1所示。這四類組織的特點(diǎn)如下：

（11）反應(yīng)性：具有感知環(huán)境并能根據(jù)一定的規(guī)則對(duì)環(huán)境的變化做出反應(yīng)的能力；2)自主性：能夠在沒(méi)有外界干預(yù)的情況下自動(dòng)操作，并能控制自身行為和內(nèi)部狀態(tài)；根據(jù)學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)改變自身的結(jié)構(gòu)和行為方式；3）合作性：具有與別的組織協(xié)作發(fā)展、共同促進(jìn)以達(dá)到共同目標(biāo)的能力；4)通信性：擁有其他系統(tǒng)的信息和知識(shí)，并能與其通信的能力。復(fù)雜性組織兼有復(fù)雜性和柔性兩個(gè)特點(diǎn)，能快速適應(yīng)外部環(huán)境，但是內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，不利于集權(quán)控制。

（2）松散性組織。此類型組織對(duì)外部環(huán)境反應(yīng)較為遲鈍，內(nèi)部結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，組織有多個(gè)層次，同一層次單元多且聯(lián)系緊密，控制能力較差。松散性組織不利于和外部交流知識(shí)信息，也不利于組織內(nèi)部知識(shí)交流，但適合進(jìn)行自主創(chuàng)新。此外，松散性組織是一個(gè)不穩(wěn)定的組織，由于環(huán)境影響，當(dāng)系統(tǒng)處于混沌的邊緣時(shí)，適應(yīng)性主體之間的差異不斷擴(kuò)大而產(chǎn)生相互干擾，必然導(dǎo)致涌現(xiàn)性出現(xiàn)，結(jié)果系統(tǒng)本身趨向結(jié)構(gòu)復(fù)雜性。因此，松散性組織有向復(fù)雜性組織轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)。

（3）效率性組織。此類型組織具有外部柔性和內(nèi)部結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的特點(diǎn)，因此外部適應(yīng)能力較強(qiáng)，系統(tǒng)能隨著環(huán)境改變而做出調(diào)整，同時(shí)由于組織層次較少，高層管理者做出企業(yè)的重大決策之后，通過(guò)嚴(yán)格的上下級(jí)關(guān)系，可以迅速的將決策傳遞到組織的各個(gè)層級(jí)，易于組織控制。此外，效率性組織是一個(gè)不穩(wěn)定的組織。由于組織具有較強(qiáng)的外部柔性，容易受環(huán)境的影響，根據(jù)外界環(huán)境的改變而不斷改變自身的結(jié)構(gòu)或形態(tài)。因此，效率性組織有向復(fù)雜性組織轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)。

（4）控制性組織。此類型組織有較弱的外部柔性和簡(jiǎn)單的內(nèi)部結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，適應(yīng)能力較差，而內(nèi)部控制能力較強(qiáng)，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，交流程度較低。但是可以應(yīng)用高度內(nèi)部控制，集中力量去合作創(chuàng)新。此外，控制性組織在信息傳遞上具有很大優(yōu)勢(shì)，有利于決策的實(shí)施。

2.2 知識(shí)轉(zhuǎn)移效果及條件分析

國(guó)外學(xué)者一般認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是知識(shí)通過(guò)知識(shí)傳輸途徑從知識(shí)發(fā)送方個(gè)體(Sender)傳遞到知識(shí)接收方個(gè)體(Receive)，接收方接收并學(xué)習(xí)知識(shí)，將其轉(zhuǎn)化成為能夠指導(dǎo)行為的自身知識(shí)的過(guò)程（Argote，2000）。知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果指的是所獲知識(shí)的主體范圍大小及所轉(zhuǎn)移知識(shí)的豐富度。知識(shí)轉(zhuǎn)移的豐富度表現(xiàn)為兩個(gè)方面：知識(shí)寬度和知識(shí)深度。由此知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果可以用知識(shí)獲取的范圍、知識(shí)寬度和知識(shí)深度三個(gè)維度來(lái)衡量：

（1）知識(shí)獲取的范圍。知識(shí)獲取范圍指的是獲取知識(shí)的人數(shù)，取決于組織參與知識(shí)交流的人數(shù)、組織的外部柔性、組織的內(nèi)部知識(shí)交流狀況。

（2）知識(shí)寬度。知識(shí)寬度指的是所獲知識(shí)的豐富程度。企業(yè)合作交流產(chǎn)生的知識(shí)寬度越大，所獲的知識(shí)種類越多，知識(shí)越會(huì)成為核心。企業(yè)所獲知識(shí)的寬度取決于合作交流的深度、企業(yè)的組織外部柔性、組織內(nèi)部的高度控制等因素。

（3）知識(shí)深度。知識(shí)的深度指的是在某一專業(yè)領(lǐng)域中所含知識(shí)的多少，反映了知識(shí)的集中度。企業(yè)合作知識(shí)交流產(chǎn)生的知識(shí)深度和組織的外部柔性、組織的內(nèi)部控制程度、組織成員的知識(shí)專業(yè)化程度有密切關(guān)系。專業(yè)技術(shù)人員所轉(zhuǎn)移的知識(shí)往往具有較大的知識(shí)深度。

組織的復(fù)雜性對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移效果的影響是通過(guò)組織的外部特征、內(nèi)部特征以及知識(shí)轉(zhuǎn)移的特性來(lái)體現(xiàn)的。一方面，組織的外部柔性使組織能快速適應(yīng)合作伙伴的組織模式、學(xué)習(xí)方式，能更快的投入到合作學(xué)習(xí)交流中去，使知識(shí)和技能在合作者之間快速轉(zhuǎn)移和應(yīng)用，從而擴(kuò)展了自身知識(shí)范圍和知識(shí)存量；另一方面，由于知識(shí)轉(zhuǎn)移包括知識(shí)傳遞和知識(shí)吸收兩個(gè)過(guò)程，而知識(shí)傳遞有兩個(gè)含義：組織與外部組織知識(shí)傳遞和組織內(nèi)部各個(gè)子單元之間的相互交流。組織與外部組織知識(shí)傳遞取決于組織的外部特征，而組織的內(nèi)在結(jié)構(gòu)則決定了組織內(nèi)部知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果。一般而言，內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜性高的組織具有同層單元之間互相聯(lián)系不可分割以及縱向交流困難的特點(diǎn)，因此，有利于知識(shí)的橫向傳遞，而不利于知識(shí)的縱向傳遞，也就是說(shuō)促進(jìn)了組織成員的知識(shí)交流而阻礙了組織的知識(shí)提升。而且，組織的知識(shí)轉(zhuǎn)移也對(duì)組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生影響。隨著科技進(jìn)步，組織從外界獲得知識(shí)趨于復(fù)雜化，由于組織的資源柔性和能力柔性，組織會(huì)對(duì)外界環(huán)境做出反應(yīng)，對(duì)自身組織結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)做出調(diào)整（Holtham和Courtney，2001），組織就變得越來(lái)越復(fù)雜。

在以上分析的基礎(chǔ)上，本文應(yīng)用組織理論、知識(shí)管理理論、資源整合理論、學(xué)習(xí)理論和戰(zhàn)略管理理論，提出復(fù)雜性程度不同的組織對(duì)合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的影響是不同的。組織復(fù)雜性和合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果

3.1 復(fù)雜性組織和合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果

國(guó)外學(xué)者一般認(rèn)為組織之間的差距越小，知識(shí)轉(zhuǎn)移效果就會(huì)越好。但是合作伙伴的組織結(jié)構(gòu)、組織文化和知識(shí)結(jié)構(gòu)具有很大的不確定性，差距過(guò)大是客觀存在。因此，如何快速和合作伙伴有效融合是合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移過(guò)程必須解決的難題。而復(fù)雜性組織具有動(dòng)態(tài)的開(kāi)放性特點(diǎn)，因此具有較強(qiáng)的柔性，對(duì)外部環(huán)境的適應(yīng)能力特別強(qiáng)，能和合作伙伴的組織和知識(shí)等各個(gè)方面有效融合，促進(jìn)雙方知識(shí)交流的范圍和知識(shí)交流的層次和深度。同時(shí)復(fù)雜性組織對(duì)環(huán)境適應(yīng)的快速性，能節(jié)省合作磨合時(shí)間，組織能快速進(jìn)入正常工作狀態(tài)，這對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移量產(chǎn)生促進(jìn)作用。

復(fù)雜性組織也具有內(nèi)部結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜的特點(diǎn)，組織層次較多。同一層次組織單元相互聯(lián)系、互相作用，組織成員的知識(shí)交流比較便利、積極性較高，有利于把從合作伙伴轉(zhuǎn)移的知識(shí)在組織內(nèi)部進(jìn)行再交流、轉(zhuǎn)移，擴(kuò)大了知識(shí)接受的人數(shù)。同時(shí)，由于由于縱向?qū)哟屋^多，組織成員和組織領(lǐng)導(dǎo)之間存在一種垂直鏈接，這種鏈接是以嚴(yán)格的上下級(jí)關(guān)系和明確的職能分工為基礎(chǔ)的，阻礙了知識(shí)的縱向溝通和交流，不利于組織的知識(shí)積累。

假設(shè)A1 復(fù)雜性組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)獲取范圍存在促進(jìn)作用

假設(shè)A2 復(fù)雜性組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)寬度存在促進(jìn)作用

假設(shè)A3 復(fù)雜性組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)深度存在促進(jìn)作用

假設(shè)A4 復(fù)雜性組織有利于個(gè)人知識(shí)提升而限制組織知識(shí)提升

3.2 松散性組織和合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果

松散性組織具有較低的柔性，對(duì)不斷變化的外界環(huán)境適應(yīng)能力差，很難對(duì)合作伙伴組織方式、組織結(jié)構(gòu)、學(xué)習(xí)模式等合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移中涉及的組織因素進(jìn)行融合，合作雙方的組織成員往往由于組織文化的差異產(chǎn)生不同的處事方式和習(xí)慣，很難溝通交流，大大阻礙了知識(shí)轉(zhuǎn)移。因此，合作雙方組織知識(shí)交流范圍比較狹窄，僅僅局限于局部小范圍的個(gè)體知識(shí)交流，很難產(chǎn)生大規(guī)模的組織知識(shí)交流。此外，合作雙方的組織需要很長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行交流和磨合，大大降低了知識(shí)轉(zhuǎn)移的范圍、知識(shí)寬度和知識(shí)深度。

松散性組織也具有內(nèi)部復(fù)雜性的特點(diǎn)，知識(shí)員工之間有強(qiáng)烈的知識(shí)交流和知識(shí)共享的愿望。由于組織層次較多，管理層對(duì)組織的控制能力減弱，這大大提高了基層和中層組織的權(quán)利，有利于知識(shí)員工對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況和自身知識(shí)狀況的關(guān)心，激發(fā)知識(shí)員工對(duì)知識(shí)追求的愿望，從而提高了學(xué)習(xí)的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。松散性組織較差的控制能力導(dǎo)致了合作創(chuàng)新中知識(shí)員工的知識(shí)交流受自身愛(ài)好和興趣的左右，很難獲得合作伙伴的核心知識(shí)，這對(duì)合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)寬度產(chǎn)生很大影響。此外，由于控制能力較差導(dǎo)致了知識(shí)轉(zhuǎn)移主要產(chǎn)生在組織基層而很難向管理層進(jìn)行轉(zhuǎn)移。

假設(shè)B1 松散型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)獲取范圍存在阻礙作用

假設(shè)B2 松散型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)寬度存在阻礙作用

假設(shè)B3 松散型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)長(zhǎng)度存在阻礙作用

假設(shè)B4 松散型組織有利于個(gè)人知識(shí)提升而限制組織知識(shí)提升

3.3 效率性組織和合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果

效率性組織具有外部柔性高的特征，使組織在合作創(chuàng)新過(guò)程中能快速適應(yīng)合作伙伴的組織、知識(shí)類型，大大降低了合作創(chuàng)新中的交易成本，使合作創(chuàng)新過(guò)程知識(shí)轉(zhuǎn)移效果快速、高效的體現(xiàn)出來(lái)。因此，組織在短暫的時(shí)間內(nèi)能對(duì)自身狀況做出調(diào)整，快速投入到合作創(chuàng)新中。合作雙方的高效全面接觸使得合作更趨于深入，有利于探討更深層次的知識(shí)，進(jìn)而使得組織合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果更加明顯。此外由于效率性組織結(jié)構(gòu)層次簡(jiǎn)單、具有高度集權(quán)控制的特點(diǎn)，在合作創(chuàng)新中組織會(huì)趨向于把自身的資源集中起來(lái)，使得知識(shí)轉(zhuǎn)移有利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，在合作創(chuàng)新過(guò)程中知識(shí)轉(zhuǎn)移具有目的性，減少了知識(shí)冗余度，所獲知識(shí)面更窄，但是知識(shí)轉(zhuǎn)移效率更高，知識(shí)轉(zhuǎn)移量更大。

效率性組織的結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，不論組織的縱向或者橫向都密切聯(lián)系。組織通過(guò)合作轉(zhuǎn)移的知識(shí)在同一層次和不同層次之間容易進(jìn)行，組織內(nèi)部權(quán)力高度集中，有利于通過(guò)合作創(chuàng)新獲得的知識(shí)在組織內(nèi)部在流、整

合并轉(zhuǎn)移到組織管理層，作為組織知識(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，效率性組織很適合合作創(chuàng)新，對(duì)合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)量、知識(shí)深度都有促進(jìn)作用，同時(shí)效率性組織使得組織知識(shí)提升而不利于組織成員知識(shí)提升。

假設(shè)C1 效率型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)量存在促進(jìn)作用

假設(shè)C2 效率型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的寬度存在促進(jìn)作用

假設(shè)C3 效率型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的深度存在促進(jìn)作用

假設(shè)C4 效率型組織不利于個(gè)人知識(shí)提升而有利于組織知識(shí)提升

3.4 控制性組織和合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果

控制性組織具有較弱的外部柔性，在激烈動(dòng)蕩的環(huán)境中很難做出反應(yīng)，因而在合作創(chuàng)新中對(duì)合作伙伴的組織、知識(shí)等狀況很難適應(yīng)，知識(shí)交流面較窄，知識(shí)交流頻率不高，合作創(chuàng)新總體效果不明顯。但是，效率性組織可以集中力量加強(qiáng)組織內(nèi)部控制，在制定合作創(chuàng)新目標(biāo)之后，可以通過(guò)嚴(yán)格上下級(jí)關(guān)系，迅速將信息傳遞到組織各個(gè)層次，減少了決策信息損失，提高了決策速度和效率，使得組織成員能快速了解到組織的合作創(chuàng)新目標(biāo)。組織為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)集中自身資源參與合作創(chuàng)新，使得合作創(chuàng)新知識(shí)獲取更為有效，所獲知識(shí)在某一方面數(shù)量較多。但是由于外部缺乏柔性，很難和合作組織進(jìn)行深層次的合作，因而所獲知識(shí)深度不夠。此外，組織內(nèi)部知識(shí)交流容易進(jìn)行，使得所獲知識(shí)能夠進(jìn)行再交流和再轉(zhuǎn)移，有利于組織知識(shí)的提升。

假設(shè)D1 控制型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的知識(shí)量存在促進(jìn)作用

假設(shè)D2 控制型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的寬度存在促進(jìn)作用

假設(shè)D3 控制型組織對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的深度存在阻礙作用

假設(shè)D4 控制型組織不利于個(gè)人知識(shí)提升而有利于組織知識(shí)提升結(jié)論

本文分析了四種不同類型的組織對(duì)合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移三個(gè)維度的影響，并對(duì)其穩(wěn)定性和發(fā)展趨勢(shì)做了研究，研究表明：

首先，組織的外部適應(yīng)能力和內(nèi)部結(jié)構(gòu)之間互相影響。隨著外部環(huán)境的變化，組織會(huì)改變自身的結(jié)構(gòu)，使得組織變得越來(lái)越復(fù)雜。由于組織本身存在一個(gè)生命周期并不斷進(jìn)化，而進(jìn)化過(guò)程也是組織適應(yīng)外部能力不斷提高的過(guò)程，因此，復(fù)雜性組織是組織發(fā)展的趨勢(shì)，松散性組織和效率性組織存在不穩(wěn)定性，有向復(fù)雜性組織轉(zhuǎn)化的趨勢(shì)。

其次，不同類型的組織對(duì)合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移的影響不同。復(fù)雜性組織、效率性組織和控制性組織通過(guò)組織內(nèi)部或外部作用對(duì)合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果產(chǎn)生正面影響，這些影響來(lái)源于組織的外部適應(yīng)能力、內(nèi)部控制能力以及組織的特征對(duì)組織成員學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)、興趣、能力的影響；松散性組織由于對(duì)環(huán)境反應(yīng)遲鈍，組織內(nèi)部又缺乏有力的控制，合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果不明顯。

再次，復(fù)雜性程度不同的組織在合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移過(guò)程中都存在不利因素，對(duì)這些因素采取相應(yīng)的控制可以提高合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移的效率。本文的研究只是從理論上做了分析，未來(lái)的研究將通過(guò)實(shí)證進(jìn)一步分析組織復(fù)雜性和合作創(chuàng)新知識(shí)轉(zhuǎn)移效果的關(guān)系。

參考文獻(xiàn)

[1] B.L.Simonin.1999.Ambiguity and the Process of Knowledge Transfer in Strategic Alliances.Strategic Management Journal,9:595—623.[2] Gupa A, Govindarajan V.Fall 2000.Knowledge management’s social dimension: lessons from nucor

steel.Sloan Management Review,42(1):71-80.[3] 王毅,吳貴生.2001.產(chǎn)學(xué)研合作中粘滯知識(shí)的成因與轉(zhuǎn)移機(jī)制研究.科研管理, 6:114-121.[4] 羅珉,王雎.2006.組織間創(chuàng)新性合作:基于知識(shí)邊界的研究.中國(guó)工業(yè)經(jīng)濟(jì),6:78-86.[5] Dong—Gil.K．Kitsch.L.J.lynnetwww.tmdps.cn。通信地址：西安電子科技大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院資料室。電話：***。郵編：710071。

2.彭偉：男，1971年10月生，山東新泰人，漢族，西安交通大學(xué)博士研究生。研究方向：管理信息，技術(shù)創(chuàng)新。