第一篇：自我時間管理的十大技巧

自我時間管理的十大技巧

你是否有過這樣的經歷：某一天，你雄心勃勃地準備把手底下的事清理干凈，可到頭來卻一事無成？也許每個人都曾有過這樣的經歷，但在某些人身上表現得格外明顯。時間管理可以幫助你把每一天、每一周甚至每個月的時間進行有效的合理安排。運用這些時間管理技巧幫你統籌時間，對于每個人來說都是非常重要的。

組織技巧相對于其他技巧來說是最簡單的一種。比如，所有的時間管理建議都包括在一些表格當中，在表格中你需要把你想要完成的任務填進去。對很多人來說，這是最簡單和普通的了。當然，制表格和填表對一些人來說是有困難的。這是一個天份問題，與一個人的邏輯能力、空間想象力、創造力和抽象思維能力無關。時間管理需要一定的訓練，如果你沒有準備好接受專門訓練的話，你將不能成為一個優秀的時間管理者。

下面我把自己總結出來的十大時間管理方法介紹給您。值得注意的是，我沒有稱之為最好的方法.不過這些方法對我是有幫助的，希望對您也能有所幫助。

1、每天清晨把一天要做的事都列出清單如果你不是按照辦事順序去做事情的話，那么你的時間管理也不會是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個清單出來。這個清單包括公務和私事兩類內容，把它們記錄在紙上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過程中，要經常地進行查閱。舉個例子，在開會前十分鐘的時候，看一眼你的事情記錄，如果還有一封電子郵件要發的話，你完全可以利用這段空隙把這項任務完成。當你做完記錄上面所有事的時候，最好要再檢查一遍。如果你和我有同樣的感覺，那么，在完成工作后通過檢查每一個項目，你體會到一種滿足感。

2、把接下來要完成的工作也同樣記錄在你的清單上在完成了開始計劃的工作后，把下來要做的事情記錄在你的每日清單上面。如果你的清單上在內容已經滿了，或是某項工作可以轉過天來做，那么你可以把它算作明天或后天的工作計劃。你是否想知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情但是沒有完成的原因嗎？這是因為他們沒有把這些事情記錄下來。如果我是一個管理者，我不會三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒帶紙和筆，我會借給他們，讓他們要完成的工作和時間期限記錄下來。

3.對當天沒有完成的工作進行重新安排現在你有了一個每日的工作計劃，而且也加進了當天要完成的新的工作任務。那么，對一天下來那些沒完成的工作項目又將做處置呢？你可以選擇將它們順延至第二天，添加到你明天的工作安排清單中來。但是，希望你不要成為一個辦事拖拉的人，每天總會有干不完的事情，這樣，每天的任務清單都會比前一天有所膨脹。如果的確事情重要，沒問題，轉天做完它。如果沒有那么重要，你可以和與這件事有關的人講清楚你沒完成的原因。

4、記住應赴的約會使用你的記事清單來幫你記住應赴的約會，這包括與同事和朋友的約會。以我的經驗看，工作忙碌的人們失約的次數比準時赴約的次數還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒有，那么一定要把它記下來，并借助時間管理方法保證它的按時完成。如果你的確因為有事而不能赴約，可以提前打電話通知你的約會對象。

5、制一個表格，把本月和下月需要優先做的事情記錄下來具我所知很多人都開始制定每一天的工作計劃。那么有多少人會把他們本月和下月需要做的事情進行一個更高水平的籌劃呢？除非你從事的是一項交易工作，它的時間表上總是近期任務，你經常是在每個月末進行總結，而月初又開始重新安排籌劃。對一個月的工作進行列表規劃是時間管理中更高水平的方法，再次強調，你所列入這個表格的一定是你必須完成不可的工作。在每個月開始的時候，將上個月沒有完成而這個月必須完成的工作添加入表。

6、把未來某一時間要完成的工作記錄下來你的記事清單不可能幫助提醒你去完成在未來某一時間要完成的工作。比如，你告訴你的同事，在兩個月內你將和他一起去完成某項工作。

這時你就需要有一個辦法記住這件事，并在未來的某個時間提醒你。我一般是用一個電子日歷，因為很多電子日歷都有提醒功能。其實為了保險起見，你可以使用多個提醒方法，一旦一個沒起作用，另一個還會提醒你。

7、保持桌面整潔我從不相信一個把自已工作環境弄得亂糟糟人會是一個優秀的時間管理者。同樣的道理，一個人的臥室或是辦公室一片狼藉，他也不會是一個優秀的時間管理者。因為一個好的時間管理者是不會花很長時間在一堆亂文件中找出所需的材料的。

8、把做每件事所需要的文件材料放在一個固定的地方隨著時間的過去，你可能會完成很多工作任務，這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會把與某一件事有關的所有東西放在一起，這樣當我需要時查找起來非常方便。當我徹底完成了一項工作時，我會把這些東西集體轉移到另一個地方。

9、清理你用不著的文件材料也許你會感到吃驚，在過去的十年中，我只有一個裝文件的抽屜，那里有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作文件放在抽屜的最前端，當抽屜被裝滿的時候，我會清除在抽屜最后面的文件。換句話說，我總是保持有一個抽屜的文件，總量不會超出這個范圍。有的人會把所有的文件都保留著，這些沒完沒了的文件材料最后會成為無人問津的廢紙，很多文件可能都不會再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括你的工作手冊或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文件。當然，有的時候，我也會去查找用過的文件，它們雖然經過了我的清理，但原稿我會一直保留在計算機里。

10.定期備份并清理計算機我對保存在計算機里的文件的處理方法也和上面所說的差不多。我猜想，你保存在計算機里的95%的文件打印稿可能還會在你的手里放三個月。我定期地備份文件到光盤上，并馬上刪除機器中不再需要的文件。

第二篇：時間管理技巧

親愛的安妮：我快30歲了，是謝麗爾?桑德伯格《向前一步》（Lean In）的忠實粉絲。我的確有像這本書的副標題所列的“領導意愿”，但我也有兩個小孩，而一天只有24個小時。桑德伯格很會激勵人，但對于她在成長過程中（在她變得富有，有能力聘請全能的保姆和獲得其他居家幫助之前），她如何打理所有的事情，她從未深入探討那些細節問題。

我和其他可能還有數百萬的工作父母，真正能應用的是一些實用的時間管理技巧，平衡我們手頭的所有事情。你知道一些什么技巧？

--俄亥俄州的不堪重負

親愛的不堪重負：如果可以的話，我想向你再推薦一本書。特瑞薩?泰勒也曾經面臨與你相同的狀況，現在她已經就此寫了一本書。她在事業巔峰期曾擔任總部位于丹佛的電信公司Qwest（2011年被CenturyLink收購）的首席運營官，還曾經入圍《財富》雜志最具影響力女性的高薪排行榜。

《平衡的奧妙：反思工作與生活之平衡》（The Balance Myth: Rethinking Work-Life Success）一書提供了大量你希望看到的那些“細枝末節”。這本書開宗明義地寫道，“工作與生活平衡”的整個理念是一個不現實的目標，只會讓人們感到他們事事都做不好?！跋瘛嗳蝿仗幚怼汀胶狻@樣的字眼，等于是說要比同事跑得更快，或者要像最優秀的中國雜耍演員一樣讓盤子持續在空中旋轉，”泰勒寫到。“這類理念的問題是，人總是會有失誤，旋轉的盤子也終究會因重力作用而掉下來。”

全球廣告公司Zeno Group對于1,000位擁有本科以上學歷的千禧女性（出生于1980年至1992年）進行的最新調查顯示，這個前景看起來對于你這個年齡段的女性尤為突出，只有15%的人表示，她們想在大機構獲得高職位工作。這項調查發現，超過四分之三（80%）的人“擔心她們是否有能力在個人目標與職業目標間取得平衡”。10人中有9人認為，女性必須比男性“作出更多的犧牲”，而且有近一半的人（49%）表示，這些犧牲意味著高強度工作“并不值得”。

因此，泰勒此書的出版可謂正當其時，至少可以激勵一些年輕的奮斗者不要過早放棄。下面簡要概括一下泰勒及其丈夫撫養兩個兒子時使用的6大技巧：

1.停止一心二用。不要嘗試同時做幾件事，每天做規劃，讓你有整塊的時間（即使只是10分鐘或15分鐘）專門做一件事。泰勒寫道：“因為我能夠對我專注做的事情給予百分百的投入——不用多任務來管理整塊時間，我比以往任何時候都更加高效。”

2.做任何事都要設定時間期限。泰勒把這條規定應用到工作和家庭中，無論是包裝假日禮物，還是準備客戶演示都是如此?！耙坏┑搅艘幎ǖ臅r間期限，就停下來，”她說?！安灰煌５卣{整，也不要再改變細枝末節?！?/p>

這一點需要一些練習，以及愿意放棄完美?！斑@也是一個學習機會，”泰勒指出。比方說，要將所有禮物都包好的時間不夠用，這意味著“我需要計劃更大塊的時間，或者找到其他方法來完成這項工作——比方說下次使用禮品袋或者棉紙。

Dear Annie: I am in my late 20s and a big fan of Sheryl Sandberg's Lean In, and I do have

what the book's subtitle calls “the will to lead,” but I also have two little kids and only 24 hours in the day.Inspiring as she is, Sandberg never quite gets around to filling in the nitty-gritty details about how she managed to do everything on her way up(before she got rich and could hire hot-and-cold-running nannies and other household help).What I, and probably several million other working parents, could really use is some down-to-earth time-management techniques for balancing everything we've got going on.Do you know of any?

--Overloaded in Ohio

Dear Overloaded: I'd like to recommend another addition to your bookshelf, if I may.Teresa Taylor--who, at the pinnacle of her career, was chief operating officer of Denver-based telecom Qwest(acquired by CenturyLink(CTL)in 2011)and among the highest paid on Fortune's Most Powerful Women list--has been in your shoes, and now she's written a book about it.The Balance Myth: Rethinking Work-Life Success is packed with the kind of “nitty-gritty details” you're looking for, starting with the premise that the whole idea of “work-life balance” is an unrealistic goal that just makes people feel as if they're failing at everything.“Words like 'multitasking' and 'balance' are code words for the ability to run faster than an officemate or the ability to keep plates spinning in the air like the best Chinese juggler,” Taylor writes.“The problem with these concepts is that eventually one trips, or gravity wins.”

That prospect seems to be so daunting to women in your age group that only 15% say they would want a top job at a big organization, says a new survey of 1,000 college-educated female millennials(born between 1980 and 1992)by global ad agency Zeno Group.The poll found that more than three-quarters(80%)are “concerned about their ability to achieve a balance between personal and professional goals.” Nine in 10 agree that women “have to make more sacrifices” than their male peers, and about half(49%)say those sacrifices mean that high-powered jobs “aren't worth it.”

So Taylor's book seems well-timed to encourage at least some young strivers not to give up too soon.Here's a brief synopsis of six techniques that worked for Taylor, while she and her husband were raising two sons:

1.Stop multitasking.Instead of trying to do several things at once, plan your day so that you have blocks of time(even if they're only 10 or 15 minutes long)where you are working exclusively on one thing.“Because I was able to give 100 percent to whatever I was focused on--managing my blocks of time without multitasking--I was more effective at my job than I had ever been before,” Taylor writes.2.Assign a time limit to everything you do.Taylor applied this rule to both work and home, whether wrapping holiday presents or readying a client presentation.“Once you reach the time limit for a given task, stop,” she says.“Don't keep modifying it or changing small details.”

This takes some practice and a willingness to let go of perfectionism.“It's also a learning opportunity,” Taylor notes.Running out of time before all the gifts are wrapped, for example, means “I need to schedule a larger block of time, or find another solution to get the job done--like using gift bags and tissue paper next time.”

她補充說，在工作上她有“時間衛士”的名號，“因為我百分百贊成為了讓會議按時結束而打斷某人的做法”。“會議進行一半時，我就會說，‘各位，我們還剩下30分鐘，”——之后再提醒還剩10分鐘，等等。這個技巧的有益效果是迫使某些長篇大論的同事抓住重點（這絕不是什么壞事）。

3.設定唯一的日程表。泰勒在事業初期有工作和家庭兩套獨立的日程表，它意味著“我分裂了自己的生活，因此我也感受到了分裂的感覺。這種感覺不好。一旦會議和預約發生沖突，我就分身乏術，會錯過一些東西?！痹谕粋€日程表上標注個人和職業事項就能防止發生這種情況。

4.周末工作。“周日是我的秘密武器，”泰勒寫到?！皼]人喜歡在周日工作。這意味，空蕩蕩的辦公室，整層樓，甚至可能整棟樓都任由我安排?！?/p>

因此，她帶她的兩個孩子到辦公室去：“我帶上游戲、貼紙和白板筆，把他們安頓在我辦公室旁的會議室里。另外，在空蕩蕩的辦公室里，他們也可以自由自在地跑來跑去而不會打擾到任何人。孩子們過得很開心，而泰勒可以為下一周做好準備。

5.備有多個日間看護計劃?！靶『]人照看讓任何職場母親都很頭痛，”泰勒寫道，對此她有過慘痛的教訓：那一次她丈夫出差，她有一個非常重要的會議快要遲到了，卻不得不解雇了一名糟糕透頂的保姆。幸運的是，那一次，她母親開車過來救急——但自那以后，泰勒至少備有一個后備計劃，以防萬一。

6.學習如何分配工作。很多年前，泰勒剛剛入職期望已久的US West新產品開發總監職位6個月。泰勒在書中寫道：“我想我必須得辭職了，因為我不想留下被公司開除的恥辱記錄。我沒法按時或準確地完成工作，雖然我比以往任何時候都要努力。

“我的問題是我不知道如何分配工作，如何通過他人實現領導，以及如何拒絕，”她解釋說?！靶疫\的是，我有一位愿意指導我的老板，他告訴我，我需要尋求幫助。

像第2點一樣，分配工作有時候意味著要遏制自己內心的完美主義：“我必須接受一個事實，沒人會按我的方式去做，但這沒什么，”泰勒寫到?！拔医邮芰诉@一點，充分信任別人。后來，我們的團隊成為這家公司表現最優秀的團隊之一，這最終成全了我下一次的升職?！?/p>

更多一點建議：無論多忙，“都要把家庭生活放在首位，”泰勒敦促讀者道?！叭绻愕膫€人生活一團糟，你永遠不會在工作中做到最好??你不能將職業女性的母親角色剝離，也不能剝離母親的職業女性角色，不妨運用好這兩種角色??重要的是，不要認為你的生活是零和游戲，也不要認為它是一個必須平衡的等式。”祝你好運。

反饋：您有什么樣的時間管理方法，幫助您將事業與生活結合在一起？歡迎留言。（財富中文網）

At work, she adds, she was known as the Time Warden, “because I am 100% comfortable with cutting someone off” in order to keep a meeting within its time limit: “Halfway through the meeting, I'll say something like, 'Everyone, we have thirty minutes left'” — and then 10 minutes, and so on.This tactic has the salutary side-effect of forcing certain longwinded folks to get to the point, which is never a bad thing.3.Keep one calendar.Early in her career, Taylor kept separate calendars for work and home, which meant “I bifurcated my life, and as a consequence I felt bifurcated.This was not pleasant.Meeting and appointment overlaps occurred, and I dropped the ball and missed a few things.” Noting personal and professional items on the same calendar prevents that.4.Work on weekends.“Sunday was my secret weapon,” Taylor writes.“Nobody likes to work on Sundays.This meant that I had an empty office, a floor, or possibly the whole building at my disposal.”

So she brought her two kids to the office: “I'd pack games, stickers, and dry-erase markers and they'd set up in the conference room adjacent to my office.In addition, in that wasteland of empty offices, they were able to run freely down the halls without disturbing anyone.” They had a blast, and Taylor was able to get a jump on the week ahead.5.Have a day-care Plan B(and C, and D).“Day care failure.Three words that panic any working mother,” Taylor writes.She learned this the hard way when obliged to fire a Babysitter From Hell on a day when her husband was out of town and she was late for a big meeting.On that occasion, luckily, her mom rode to the rescue--but from that point on, Taylor always had at least one backup plan, just in case.6.Learn how to delegate.Many years ago, six months into a new, long-desired job as director of new product development at US West, Taylor writes, “I thought I was going to have to resign, because I did not want the shame of being fired.I couldn't deliver anything on time or accurately, yet I was working harder than ever.”

”My problem was that I did not know how to delegate the work, lead through others, or say no,“ she explains.”Luckily, I had a boss who was willing to mentor me and who taught me that I needed to ask for help.“

As with No.2 above, delegating sometimes means shushing one's inner perfectionist: ”I had to make peace with the fact that nobody was going to do it my way, but that was okay,“ Taylor writes, adding, ”When I let go and trusted others, our team became one of the best-performing teams at the company, which eventually led to my next promotion.“

One further suggestion: However busy you get, ”make your home life a priority,“ Taylor urges.”If your personal life is a mess, you'll never be your best at work...You can't take the

mother out of the career woman or the career out of the mother, so use both to your advantage...Above all, try not to think of your life as a zero-sum game, or an equation that has to be balanced." Good luck.Talkback: What time-management methods have helped you combine your career with an outside life? Leave a comment below.

第三篇：時間管理自我檢測

下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”Or“No”。

1.你通常工作很長時間嗎？

2.你通常把工作帶回家嗎？

3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？

4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？

5.即使沒有出現嚴重問題或危機，你也經常感到工作有很多壓力？

6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？

7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？

8.你在辦公室用餐嗎？

9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？

10.你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？

11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？

12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？

13.當你長休了一段時間，你是否有負罪感？

14.你常無暇閱讀與工作有關的書籍？

15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事？

16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 總結你的時間掌控：

12-16個“YES” 救命！你在時間管理上需要改進

8-12個“YES” 當心！你需要重新審視你的時間行動指南

4-8個“YES” 可以！方向正確，但需要提高沖勁

0-4個“YES” 恭喜！堅持并保留你的方法，是否你真的面對了你自己？

第四篇：自我時間管理

3.自我時間管理

不少班組長抱怨，整天那么多的生產任務和亂七八糟的指示、問題，忙得焦頭爛額，想把工作做好些吧，沒精力；想學點東西吧，哪有時間。但是上帝是公平的，他給予每個人的時間都是一樣的。有的人充分利用了每天的24小時，一生充實豐富；有的人年年月月忙忙碌碌，卻一事無成。

管理人員要取得事業的成功，固然通過有條不紊的系統工作才能轉化為成就，時間就是這個限制因素。所以，要想成功，必須有效利用時間，一切成就都可歸為時間的節約。時間一般有以下十大敵人：

⑴尋找物品

⑵等待對方的回音

⑶會議時間、向公司報告等手續業務

⑷文書、圖表的作成，票據整理

⑸不遵守約定時間

⑹與同事閑聊、愛管閑事

⑺完美主義（潔癖、神經質）導致過分的細致入微

⑻總是為了幫別人辦事而忘記本職工作

⑼沉浸于夢想與空想中，不務實

⑽未達成、損耗、不良

3.1時間管理的定義

? 時間管理是時間活用的技術。包括三方面的內容：

? 做自己應該做的事；

? 通過一定方法有效使用時間；

? 讓時間過得有價值。

3.2對于自己來說樂于做已習慣的事，心安理得并且是無意識的。但是，這個行為對自身來說并不一定能得到有意義的結果。這種稱為行為的慣性、惰性，對自身沒有幫助。要想破壞身體內部根深蒂固的惰性，必須有深刻的覺悟，付出很大努力。這是一個自我挑戰的過程。

⑴首先做好計劃和全過程的策劃

⑵工作上確立優先順序，保證重點

⑶從容易的、自己會做的工作著手

⑷以一時一事、一日一事的集中辦法，同時做相似的工作

⑸有效利用自己的最佳時間段

⑹有效利用零星時間，包括等待時間

⑺有效利用電腦、互聯網等先進手段

⑻采用平行處理的方法活用時間

⑼不要成為孤家寡人，要有效利用團隊的力量

⑽強化時間成本意識，隨時檢查工作進度，并予以反饋對應

3.3如何成為活用時間的高手

仔細觀察現在的“忙人”，他們利用時間的方法一般都有四招，一是計劃性，二是巧用方法，三是工作的轉移，四是會議求效率，很值得我們借鑒。

⑴有計劃地利用時間

? 利用備忘的形式記錄預定日程安排

? 約定與對方的會面時間地點

? 明確工作的完成時間

? 思考性的工作放在上午，機械性的工作放在一下午

? 事先決定單位時間（一小時的會議、半小時觀摩等）

⑵改變工作方法

? 創造工作處理的“模式”

? 盡快判斷，哪怕這個決定多少還有些粗糙

? 今天的工作今天做，一日一清

? 信息收集時利用摘要版

⑶擠出自己的時間

? 只回答建議，不回答問題

? 盡量把工作委托給部下

? 將工作標準化，隨時都能移交給別人

? 要明確做到上意下達

? 充分利用電話、備忘、內部網傳達信息和解決問題 ? 一邊工作，一邊學習，兩不耽誤

? 擺脫人際的糾纏，減少迎來送往

⑷會議要重視效果

? 先討論重點議題

? 事前要與各方充分地通氣、打招呼

? 多開站著可以進行的碰頭會

? 參與人員提早5分鐘到場

? 會而有議，議而有決，提高會議效率

第五篇：時間管理技巧培訓稿

時間管理技巧

時間管理概述

時間是世界上最充分的資源，每個人都擁有 24 小時的一天，然而時間又是世界上最稀缺的資源。

有效的管理者有一個共同特點，他們都是管理時間的高手，而失敗的管理者則無一例外地都不善于管理時間，管理時間是有技巧的。

你可運用的時間就是你全部的時間資本。

現代人的生活節奏越來越快，壓力也越來越大。經常會聽到白領人士抱怨一個星期有三到四天的時間在加班，沒有時間鍛煉身體，身體經常處在一種透支的狀態；也有人抱怨，雖然現在的職位已經到了中層管理層，但是沒有安全感，因為知識的更新速度太快。

其實大家都感覺到時間是個瓶頸，每天列了一大堆的計劃，晚上回顧的時候，卻發現忙的都是一些瑣碎的事情，重要的事情卻沒有干，這都是因為缺乏時間管理的技能，不能很好的運籌時間。

所以說非常有必要學習時間管理，提高管理時間的能力。

時間管理的益處

時間管理的益處體現在下面六點：

(1)時間管理的第一點益處是控制時間而不是被時間所控制。利用好時間管理，變被動為主動，由自己來操縱時間；(2)時間管理的第二點益處就是能夠減輕工作壓力，能夠留出更多的時間，從容地安排時間；(3)時間管理的第三點益處是可以節約時間；

(4)時間管理的第四點益處是利用相同的時間，能夠更加專注地做重要的事情；(5)時間管理的第五點是最重要的，利用好時間管理，可以提高工作效率，改善工作的質量；(6)時間管理的第六點，平衡時間、掌握好利弊，進行有效工作；

利用好時間你就可以更智慧地工作，更快樂地工作，而不是更辛苦地工作。

時間管理的益處

控制 Control 減輕壓力 Less Stress 節省時間 Save Time 更加專注 More Focus 提高工作質量 Improve

Quality平衡 Balance

時間管理對管理者自身大有裨益。時間管理一般可通過三個途徑來實現。一是優先計劃管理，就是把事情按照目標來進行優先設定，優先計劃管理可以使事情井井有條，忙而不亂。二是自我組織管理，主要是通過調整自身的工作方式和方法來提高工作效率。三是溝通管理，強調的是與人溝通過程中控制時間的能力。

通過優先計劃管理、自我組織管理和溝通管理三方面途徑，可以實現高效的時間管理。

優先計劃管理

1.為何要確定優先順序 【案例】

美國一家鋼鐵公司的總經理常常遇到很多時間管理上的問題。如為什么總是這么忙，做事情效率總這么低？他非常想讓人幫助他分析和解決時間管理的瓶頸問題，于是找了一個顧問。這個顧問花了一段時間，天天觀察這家公司的做事方法，最后給總經理提出了三條建議，并說：“你可以先不付給我錢，你先根據我這三條建議做一段時間后，如果有成效，你來決定給我多少酬金。如果沒有成效，你可以一分不給?！眱蓚€月以后，這個顧問收到了一張 25000 美元的支票。實踐證明這三條建議是非常有成效的。

這三條建議其實非常簡單：(1)把每天要做的事列一份清單

(2)確定優先順序，從最重要的事情做起(3)每天都這么做

大家可以看到這三條建議的關鍵點在于根據事情的重要程度決定優先順序。為什么要根據事情重要程度來決定優先順序？舉一個例子：有一個非常大的桶具，桶旁邊放了一些大石塊、小石塊、水和沙子，怎么做能最大限度的把這些東西都放進桶里？

正確的順序是先放大石塊再放小石塊，再放沙子，最后放水，如果按照相反的順序，先把水倒進去，再放沙子，再放小石塊，最后放大石塊，這個桶就裝不下這么多的東西。其實，人的精力就像這個桶的容量一樣是有限的。大石塊就相當于那些非常重要的事情，那些小石塊、沙子和水其實就相當于瑣碎的小事。如果先去處理那些瑣碎的小事，到最后大的事情反而會被忽略到一邊。所以要按照事情的重要程度來確定優先順序，這樣能夠節省你的精力和時間，重點專注于你要做的事情。

2.如何確定優先順序(1)測試你做事情的優先順序

應該按照什么來確定事情的優先順序呢？這是一個仁者見仁，智者見智的問題，你平時都是按照什么來確定做事情的優先順序？

請在你認可的情況前打√ ? 喜歡做的事情 ? 熟悉的事情 ? 容易做的事情 ? 花費時間少的事情 ? 已經排定時間的事情 ? 資料齊全的事情 ? 經過籌劃的事情 ? 上級臨時交代的事情 ? 別人的事情 ? 有趣的事情 ? 緊急的事情(2)優先矩陣

我們為了進一步的說明這個問題究竟應該按照什么順序來決定事情的重要程度，我們把事情按照重要和緊急程度分成四類，這就是通常所說的優先矩陣。

在這個矩陣中，縱坐標表示事情的重要程度，橫坐標表示事情的緊急程度。根據事情的重要和緊急程度的不同，將事情劃分成為四種類型：

◆ 第一類就是既重要，又緊急的事情。比如，房屋著火，或者客戶打來的投訴電話，對于這種事情的態度是馬上處理，防止危機進一步擴散；

◆ 第二類是重要但不緊急的事情。如平時要做的工作規劃、預算、和客戶溝通、同事之間的交流等，雖然不緊急但是一定要花很多時間；

◆ 第三類是不重要但很緊急的事情。比如說，在工作的時候，你的父母或者好朋友突然打來電話，詢問你的工作情況。事情雖然不是很重要，但是父母或好朋友打來電話不能不處理。所以盡量要減少這類事情的發生，無意義的閑聊應該杜絕。

◆ 第四類是非重要又非緊急的事情。

這四種類型的事情有一個規律：如果不把時間投資在重要而不緊急的事情上，就一定會吃苦頭，這類事情會使工作不能正常進行。

(3)帕雷托原則（Pareto Principle）

劃分事情緊急程度應該遵循的原則是什么呢？首先是輕重，再就是緩急。應該把時間多投資在重要的事情上，一定要牢記“輕重緩急”這四個字?輕重緩急是建立在二八原則上的? 二八原則是意大利的經濟學家帕雷托提出的，他在 1897 年觀察 19 世紀英國社會財富和人的關系時，發現國家 80% 的財富是聚集在 20% 的人的手里。比如說，在你的客戶中，有 20% 的客戶是非常重要的，他給你帶來 80% 的經濟效益；奧斯卡的票房中，80% 的票房是由 20% 的影片創造的。

帕雷托原則（二八原則）

在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數，而不重要的因子則占多數，因此只要能控制具有重要性的少數因子即能控制全局。

精力集中在能獲得最大回報的事情上，而不要花費在對成功無益的事情上。不要把精力花在瑣碎的小事上，投入了 80% 的精力，最后卻只產生 20% 的成效；把精力專注在那 20% 的重要事情上，才會達到事半功倍的效果。

目 標

目標才能喚起你最高尚的才能。

制定目標的好處

很多人都說，定目標就一定有收獲，那么制定目標究竟有哪些好處呢？(1)通過制定目標，可以節省不少時間。

(2)目標就像一個篩子，可以篩選出要做的事情，過濾掉無關的事情。如果這件事情和目標有關系就去做，和目標沒關系就不必做，這樣生活會井然有序，并且有目的。

(3)目標就像風向標一樣，它能夠使你沿著既定方向前進，并喚起你最大的潛能，推動你實現人生價值。成功人士都是那些目標遠大并且能夠付諸實施的人。有調查顯示，100 ％的人都認為定目標是有好處的，但只有２０％的人清楚自己具體的目標，能清楚地描述出他想要做的事情。這２０％的人中只有３％的人把目標寫下來，變成書面的東西。這個調查結果表明，這３％的人無論是從收入還是成就上都要比那 97 ％的人高。大家都知道定目標好，但是在制定目標的時候還是存在很多的誤區。

制定目標的原則

制定目標要遵循一定的原則，否則目標就會很空。制定目標的原則有以下幾條：(1)目標必須自己定。只有你自己參與，原動力才會很大。因為只有你自己清楚，你想要做什么，要達到什么樣的標準。

(2)目標必須切合實際。如果定得太低，沒有挑戰性，不能激發潛能，就沒有任何意義；如果定得太高，往往會中途流產。有句話說得好，目標只要踮點腳尖就能夠得著，就是合理的；如果不用踮腳尖就夠到，那就沒有挑戰性；跳起來都夠不到，那就不是目標。

(3)目標一定是書面的。要向３％的人學習，目標書面化可以理清思路，時常提醒要實現的事情，就不容易遺忘。

(4)目標必須是可衡量的。只有可衡量的目標，才能知道這個目標到底實現了沒有，如果不是可衡量的目標，就很難成為行動的指南。(5)目標必須是有時限的。如果定了一個毫無時間限制的目標，那就不稱其為目標了。只有有時限的目標，才可以擬制相應的行動計劃。

(6)目標是平衡和諧的。你制定的目標可能有很多個，包括生活上的、工作上的，這些目標相互間不能沖突，否則就會使你無所適從。

目標的運用

(1)目標金字塔

比如一個五年計劃，首先把五年計劃逐步細化分解，分解成五個一年計劃，確定每一年內要做的事，然后將目標又分成季度目標，再細化成每月、每周、每天的目標，這就是一個目標細化的過程。

(2)每日時間計劃表

目標細化反映在具體時間管理上，就是每日和每周計劃表。這個每日和每周的計劃表，一般都是在晚上制定的，因為這樣可以檢查今天都做了哪些事，哪些事還沒有做，明天如何完成它。

計劃表有三個組成部分： ①時間已具體確定的會談、會議 ②時間沒有具體確定的待處理事項 ③電話、記錄等信息 具體操作步驟：

①把已確定的會談、會議安排在日程中；

②把待做的事項列表，標明所需時間和授權可否； ③把待做的事項安排在日程表中，注明所需文件出處； ④把做完的事項勾掉。

每日計劃表或者每周計劃表是把目標分解落實到時間管理上的一個非常好的辦法。

【本講總結】

本講介紹了為什么要進行時間管理以及時間管理的好處。時間管理的具體途徑有優先計劃管理、自我組織管理和溝通管理。優先計劃管理是按事情的重要程度來確定時間優先順序的。制定目標要遵循六項原則，要對目標進行分解，把目標最后要落實到時間管理上，就是制定每日時間計劃表。

【心得體會】

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自我組織管理

1.自我組織管理的定義

自我組織管理主要是通過對工作方式、方法的改變，達到時間管理的目的。自我組織管理就是做好時間的加、減、乘、除四則運算。

所謂加法就是找出在時間管理中隱藏的時間；減法就是減少無謂的時間浪費；乘法可以成倍提高工作效率，而不是延長工作的時間；除法是根除浪費時間的習慣。

2.時間的加減乘除四則運算 時間的加減乘除 + ：找出隱藏時間-：減少無謂的時間浪費 ×：提高工作效率 ÷：根除浪費時間的習慣

(1)加法

時間上的加法就是找出隱藏的時間，可以通過下面幾種方式： ①擅于利用等候和空檔時間

在工作和生活中，有哪些時間是等候和空檔時間？你是如何利用的？ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 比較保守的估計，如果每天有十分鐘的時間花在上下班的路上，一個月就是３００多分鐘，也就是五個小時的時間。你可以利用上下班在路上這十分鐘的時間，構思一下一天工作的細節，規劃每日計劃表應該做哪些事情，這樣，一上班就可以立刻投入工作。還可以利用上下班路上的時間，用錄音機來學英語，背單詞。一個月下來也會學到不少東西。

②創造時間區

一家集團公司的老板，每天八點上班，比正常的員工還要早到一個小時，為什么呢？他是這樣回答的：因為我已經７０多歲了，早到一個小時，我很容易地找到一個離公司近一點的停車位(因為在美國停車位非常難找)；利用早到一個小時處理信件、郵件和文件，效率非常高。

你也可以比大家早到一個小時，或者晚走一個小時，在這一個小時里沒有人打擾，可以靜下心來仔細考慮一些事情，這就是創造時間區。

③逆勢操作

逆勢操作就是別人干這件事的時候你偏不去干，等沒人干的時候你再去干，這個方法確實非常好。比如午餐時間，餐廳里擠滿了人，晚去半個小時會發現人非常少，然而晚去半個小時并不比大家晚回來。

④背包原則

有個笑話說，兩個人去搬磚，其中一個人說對方：“你多懶呀，你一次就搬一塊磚。”對方說道：“我覺得你才懶，你一次搬四塊磚，比我少走三趟！”這就是背包原則，其實如果利用背包原則的話，可以節省不少時間。

● 注意平時積累素材。不要每次都從頭開始，等到用的時候將積累的素材拿出來就可以。

●地理上的批量處理。去辦公室或收發室，取傳真件和送郵件同時進行，這樣就不用跑來跑去，節約了不少時間，這是地理上的批量處理。

●時間上的批量處理。比如說郵件收發，既可以定時收發，也可以隨時收發。但定時收發可以集中時間處理，比較從容，可以節約不少時間。

(2)減法

減法就是要減少時間的浪費。你的時間很可能都是在猶猶豫豫、反復思考的過程中白白浪費的。有個心理學家提出“五分鐘思考法”的原則，就是遇到小事情，不要猶猶豫豫，不要反復去思考，只要花五分鐘就可以解決問題。

這五分鐘是這樣分配的，第一分鐘先來決定目標和課題，究竟要做什么，達到什么目的。第一個兩分鐘是思考的擴張及探求，要達到這個目標需要準備哪些條件，可不可行。第二個兩分鐘整理思路，做出結論。分鐘思考法 分鐘：決定目標及課題 2 分鐘：思考的擴張及探求 2 分鐘：整理思緒，做出結論

(3)乘法

時間管理中的乘法，就是怎樣提高工作效率。對于完成計劃所需要的時間，應該有個合理預計，這樣才會提高工作效率。在提高工作效率方面，介紹一些小方法： ①物歸其所，物歸原處。比如：辦公桌上堆放雜物不堪入目，文件到處都是。這樣會妨礙你的注意力，導致你情緒緊張，壓力增大，又增加了許多查找時間。因而要培養物歸其所，物歸原處的習慣。

②建立有效的工作環境。辦公桌上物件的擺放次序應該遵循兩個原則：一是方便，二是固定。

比如：方便——如果你習慣用右手寫字，你的電話可以放在左邊，這樣可以用左手拿起電話。固定——每件東西拿出后要放回原處，這樣你就不必再花很多時間去考慮這件東西到底放在哪里，可以減少不必要的時間浪費。

③文件處理。要善用文件夾，建立文件處理原則。要建立一套文件處理系統，哪些是待送出的文件，哪些文件是處理完的。處理完了的文件要歸檔，電腦中的文件目錄和郵件要歸類，這樣查找起來一目了然，非常方便。

(4)除法

除法就是根除浪費時間的習慣。浪費時間的習慣主要是指“拖延”時間。比如說上班總是遲到，交給他的事情今天不辦，拖到明天辦。

對付拖延時間的辦法只有一個——當機立斷。

采取逐個擊破的方式來進行，就是把大事情劃分成小事情，從容易的事情做起。

調整思維方式。往往覺得事情越難辦就越往后拖，不妨反過來想一想，如果先把這個難辦的事情做完，以后就不需要想這個事情了。調整了思維方式，你會變得更加主動，很樂意去做這件事情，那么事情就往往不會像你想的那么難了。避免過分追求盡善盡美。有的人往往把問題想得非常透徹后才去動手做，那么由于你考慮問題過細，也沒有時間去做了；有時可能開始動手做時，靈感隨之而來，進展很順利。應該先想好大框架，然后動手去做，以避免追求盡善盡美。

溝通管理

1.懂得說“不”

一般人大多都比較中庸，不好意思對別人說“不”。懂得說“不”要注意以下四點。

(1)時間結構的暗示。比如你跟別人會面之前，先告訴對方，我們這次會談大約要用 30 分鐘的時間。這樣大家都心中有數。

(2)肢體的暗示。比如會談的時間就要結束了，你下意識地看一下手表，暗示對方時間快到了。通過這些肢體的暗示，別人能明白你的想法，又不得罪人。(3)在拒絕別人的時候，一定要做到附以理由，提供其他解決途徑。比如說你正在工作的時候，你的朋友打來電話，這時候你一定要告訴他，你正在上班，下班以后再聊。這樣回答，不但告訴他理由，而且提供了下班以后再聊的方式，既得體又解決了問題。

(4)做到對事不對人。告訴對方，自己只是對這件事情發表觀點，并不是對人，所以請不要生氣。切忌通過第三者來做這件事情。

2.善用電話

電話既可以節約時間，也可能浪費時間，這完全取決于你的態度和行為。要學會善用電話進行溝通。電話溝通中需要注意幾個方面。

(1)要避免開頭的題外話。如：最近好嗎？最近過得怎么樣？假期是怎樣度過的？這樣的話題應該避免。

(2)適時切入主題。不懂得結束談話的技巧，是造成電話冗長的原因。如：客戶閑聊開場白覺得比較融洽時，就應進入正題。

(3)盡量集中回復電話。

3.會議溝通 很多人經常抱怨，開會時間太長，會議討論半天也沒有結果，不相關的會議太多等等，這說明在日常會議中存在著許多弊病。如果解決好以下五個方面，會議就會有成效。

(1)制定清晰的目標。開會要達到什么目的，這就是目標清晰。

(2)盡量減少與會人數。邀請那些樂于提建設性建議的人員參加。對于只會潑冷水的人盡量不讓其參加，因為這些人不但不會提建議，還會延長會議的時間。(3)選擇適當的開會時間和地點?！?HT 〗時間不要定在下午，最好在上午，這時大家的思維比較活躍。開會地點空氣要流通。時間和地點選擇好了，有利于會議的進行。

(4)提前將會議議程和相關資料分發給與會者。這樣做大家會清楚會議的目的和開法，會促進會議的正常進行。

(5)避免“馬拉松”式的會議。因為會議開的時間越長效率越低，對時間一定要加以限制。會議時間不宜超過兩個小時。

你可運用的時間就是你全部的時間資本

【本講總結】

本講學習了自我時間管理的方式，要做好時間的加、減、乘、除四則運算：加法就是要找出隱藏的時間，減法是要減少無謂的時間浪費，乘法是要提高工作的效率，除法是要當機立斷，根除浪費時間的習慣。要善用溝通技巧。你可運用的時間就是你全部的時間資本。你不能借用時間，也不能囤積時間，甚至不能獲取時間，你只能堅持不懈從一點一滴的小事做起，更有效率地利用時間。

【心得體會】

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