第一篇：石材船代出口操作流程
石材船代出口操作流程來源: 珠三角采購網
1、出口船檔文件的建立：
船舶接受定艙前，建立出口船檔文件，內容：船名、航次、預計離港日期。
2、場站收據膳制：
①場站收據（共計11聯）由發貨人或其委托的一級貨代膳制。②訂艙：
出口科審核場站收據，如可以接受定艙，在場站收據的第五、六、七、八聯上蓋單證專用章，第二聯留底，其余的退還訂艙人。
箱管部門提箱人提供的場站收據第五聯及提箱申請書，簽發出口集裝箱設備交接單。提箱人憑出口設備交接單向集裝空箱堆場提取出口用的空箱。關注更多免費采購流程，采購管理，合同范本，銷售管理，銷售技巧。
3、裝箱、蓋進場章：
裝箱可能在場站或發貨人工廠/倉庫，裝箱后應制作裝箱單。
貨物裝箱后，應對集裝箱施鉛封，并箱號、鉛封好、發貨件數填入場站收據6、7、8聯中。
出口重箱拖入海關監管的碼頭/場站后，碼頭/場站在場站收據6聯上蓋進場章和填寫日期。
4、膳制預配清單：
接受訂艙后，根據場站收據的內容制作集裝箱預配清單，按與碼頭/船公司商的時間開航前送碼頭等有關單位，以便碼頭安排船舶配載。
5、接受裝箱單：
訂艙人將裝箱單交出口科，出口科核對裝箱單的箱好、鉛封號、提單號等內容與場站收據第六聯的內容一致無誤后，在場站收據第六聯裝貨單蓋申報專用章。
第二篇：貨代操作流程(出口)
貨代操作流程（出口）
1、審核業務員提供的委托書，制作固定格式的訂艙單
2、根據訂艙代理要求發送訂艙委托書（系統訂艙，傳真，郵箱等）
3、催船公司出號（提單號，船名航次）
4、去船代放箱，取回放箱令、設備交接單、鉛封（目前多數船公司實行網上放箱，給電子版放箱令）
5、拖車：定好司機及裝貨時間后，給司機寫派車單，連同放箱令等一同交給司機（派車單一定要留底，方便以后對賬）
6、與司機、工廠要溝通好，盡量避免放空、遲到等現象。
7、集裝箱在進碼頭前，要提前打印紙質裝箱單給司機，同時輸好EDI中的電子裝箱單，兩者要一致，決不能出錯。
8、報檢：如貨物監管條件中有需要通關單的，請提前準備報檢資料委托報檢行辦理相關手續（通常有兩種情況：一是憑條換通關單，提供正本報檢委托書和憑條；二是本地客戶直接做通關單，提供正本報檢委托書、箱單、發票、合同、產品相關說明、產檢單等）
9、報關：貨物進碼頭后委托理貨，然后就可以報關，報關資料主要有報關單、報關委托書、箱單、發票、合同、核銷單、5-8聯（關于箱單發票合同報關單，青島連云港可以用復印件，上海必須要用正本）。如果遇到查貨，要準備好貨物的相關信息，以備海員人員詢問
10、給船代提交副本，在船公司規定的截單期前將客戶提供的所有正確的提單信息交給船代，副本中件重尺必須與報關信息一致，提交時間也要把握好，防止產生改單費）
11、簽提單：船開后準備簽提單，一般提單分為三種：正本提單、電放提單（需要電放保函和電放費）、SEA WAYBILL海運單（需要海運單保函）
12、正本提單簽回后不要輕易放給業務員，除非業務員已收款或有借單；電放提單在確認收款后或者有借單的情況下才能去船代簽回。
13、退核銷單：核銷單根據報關口岸的不同，退單時間也有區別，通常是2——4周退回。
第三篇：船代業務操作流程
船代業務操作流程
業務流程圖：
委托方---電傳.電報.信函等---委托方---船務公司受理---復函代理確認---致電船長---通告港口.海關.海事.邊防.檢疫.裝卸公司.商檢等業務主管部門及貨主—船舶抵港派員登輪洽談---提出實施方案---委托實施---自行驗收---遞交船方（或船東）---驗收簽字---向委托方收取費用。一.商務
商務人員負責船舶航次代理中港口使費.備用金的報價.索要；所代理船舶的各種貨運單證以及統計工作。
1． 收到委托方地船舶代理委托后，對其委托進行審核，包括船舶規范，來港任務，和約主要條款，來港，去港，以及預抵時間等，確認無誤后，接收委托書。
2． 商務報價：
(1)船舶使費報價主要項目包括：港務費.拖輪費.檢驗檢疫費.系解纜費.停泊費.交通通訊費.雜費.代理費.等等。因業務需要還可能產生如下費用：租船費（出海檢疫）.移泊費.困難作業費.護航費（船長超過250米/載貨超過80000噸/載運一級危險品）.為油欄費（危險品船）.理貨費等。(2)船東保護代理報價主要項目：
A 換船員：食宿費.簽證費.交通費.邊防費.代理費等
B 上備件：交通費.租船費.報關.報檢費.倉儲費.代理費等 C 加淡水：淡水費.加水勞務費等
3.催收備用金：發送報價單并得到委托方無異議后確認后，立即將公司FULL STYLE發送至委托方，根據確認金額催收備用金。
4.搜集.整理.核對引航站.理貨公司.裝卸公司.拖輪公司.檢疫站.等送來的費用單，將其逐航次歸納。
5.待費用到齊，制作單航次航次結賬單一式三份，一份連同費用單裝訂成本寄給委托方結算，一份與費用單復印件裝訂成本，作為航次結算檔案，一份留存備查。船舶離港后，30天內把航次結算單制作完畢，費用結算應按照“多退少補”為原則。
6.負責公司合同和協議的管理。7.負責印章.空白單證的管理。二.計劃調度
負責公司所有船舶的動態管理，負責日常值班電話及高頻電話的接聽，負責代理船舶的靠泊計劃工作，為船舶聯系補油.補水等工作。
1.迅速.詳細的書面答復船公司來電詢問的本港港口情況.費率.裝卸率等情況。
2.委托關系確認后，主動與各有關方（包括船東.租家.發貨人.收貨人及貨代）聯系，了解各有關方的要求，并獲得船舶.貨物的資料。
3.與船舶取得聯系，及時將進港指南傳真（電傳）至船舶，向船方了解預報（確報）抵港時間，抵港吃水等情況，并將傳真（電傳）保存于單船檔案袋中。4.繕制進港申報，根據港口習慣（日照港為船舶預抵7日內/航程不足7日的在駛離上一港），將填妥地進港申報分送海事局.檢疫局.海關.邊防.港務局等有關方。（各部門所需單證：海事--進港申報書.船舶規范；海關--進港申報書.作業準單；邊防--進港申報書.船員名單.總申報單；衛檢--進港申報書.入境檢疫申報單）。
5.與貨主聯系，落實貨物性質。如果是危險品，協助內勤繕制危險品申報單，并向海事局申報。
6.及時將進港申報書.進出口艙單.提單.引航通知單.靠泊保證函等資料 7.落實所代理船舶的靠泊計劃后，及時通知各有關方，并將傳真（電傳）留存于單船檔案袋中。
8.保持與船舶.船東.貨主.貨代地聯系，船舶靠泊計劃落實后，立即通知各有關方。
9.船舶靠泊前一個工作日內，向外勤通報委托方及各有關方的要求及注意事項。
10.每日早9：00前將最新船舶動態如預抵/預離時間.預完貨時間.開工頭數.作業進度等等報送更有關方。
11.電話.傳真.高頻聯系各有關方。三.外勤
船務外勤是船舶代理公司為抵港船舶提供現場服務的第一線人員，是船務代理公司的主力，其業務素質地高低，服務質量地好壞，直接反映出船代公司的服務水平和是否具有競爭力。外勤負責登輪辦理船舶進出口手續，協調落實船舶作業計劃，送遞有關單證，完成船方委托事項，掌握船舶作業進度，繕制裝卸時間事實記錄等工作。1.登輪準備
（1）接到計劃調度轉交的單船工作記錄本，認真仔細了解船舶規范，來港任務，委托關系合同主要條款，檢疫資格等。
（2）聯系計劃調度.綜合服務，了解各有關方委辦事項，收取船舶郵件，物品。
（3）聯系商務了解進出口貨物單證情況及備貨情況，有關貨物單證預送海關.作業公司及理貨公司（如需）。2.登輪工作
（1）應在船舶抵泊位前到達碼頭，協調碼頭.貨主.理貨.商檢.各聯檢部門與船方的關系。
（2）登輪時，須與船長核實如下信息，并在單船記錄本上做好記錄，同時電話通知值班調度。由值班調度向委托方第一時間發送船舶的靠泊（離港）動態報。
A 船舶抵港情況記錄
B 船長臨時委辦地其他事項
C 向船方索取相關聯檢單證，并檢查其準確性。如裝貨，將裝貨清單遞交船長（大副），如卸貨，將正本艙單從船上取下，叫內勤。D 與船長共同簽署裝卸準備就緒通知書，一份交船長，一份傳送委托方，并留底。
E 辦理船舶噸稅申請手續，船長遞交的海事聲明簽證手續，安檢復查手續。
F 辦理船舶進口手續。
G 正常情況下，每日至少登輪兩次與船方.碼頭核對裝（卸）貨進度，報值班調度并轉各有關方。特殊情況，船方隨叫隨到。H 裝卸作業結束，即與船長共同簽署裝卸事實記錄正本一式兩份，一份留船長，一份帶回轉委托方，并留底。I 落實船舶離港情況，（存油水.開航水尺.預抵下港時間等），通報值班調度。
J 辦理船舶出口手續，洽值班調度聯系引水.拖輪。K 船舶離港后，在第一時間內通知值班調度，向委托方發送船舶離港報。L 整理好裝卸準備就緒通知書，裝卸事實記錄，整套貨運單證，傳真給委托方，正本交內勤（商務）寄給委托方。
M 填寫單船記錄，單船費用通知單交內勤（商務）。3.處理船舶應急采購和零星采購。
4.處理突發事件，協助做好綜合服務工作。四.綜合
綜合服務人員負責進口.過境危險品申報，負責遣返船員手續，提取免稅備件，并為來港船舶提供各類勞務服務，為船舶正常營運提供必要保障。1.負責進口.過境危險品的船舶載運申報工作，將海事局批準的進口.過境船舶載運危險品申報單轉外勤，并通報計劃調度，值班調度。2.船員遣返和船員就醫。3.進口免稅備件的供應。
4.船務單船工作記錄本，單船記錄的填寫。
單船工作記錄本和單船記錄是船務代理工作的紀錄.交接及歸檔憑證，船務部各崗位均應在相應處如實詳盡的填寫。5.簽發出口提單。
6.簽發進口船舶提貨單。7.電子艙單的申報。
8.單船檔案的整理.裝訂.歸檔。
第四篇：船代外勤操作流程1
外勤操作作業指導書 Instruction of Boarding Work 目的：Purpose 以下將近幾年的外勤工作流程提供給大家參考，如有不妥之處，還望大家給予指示或批評。本外勤操作流程規定了公司外勤人員工作職責、內容以及操作要求，旨在更好的保證公司對外服務質量和服務形象。Herein we summarize the boarding work procedures from recent years’ experience for your reference.We will be pleased to have your suggestions and comments.The following instruction states the responsibilities, operation specifications and requirements of boarding staff of our company in order to ensure better service and better image to the clients.適用范圍Range of application 本操作流程僅適用于連云港菲華船代內部。
It is applicable to inner Phihua shipping Lianyungang only.職責和管理要求 Responsibilities and requirements
外勤人員登輪之前，要保管好自已的《長期登輪證》，上下船務必保證安全，佩戴安全帽。
Boarding staff shall take good care of
Boarding staff shall comply with the disciplines in foreign affairs strictly.Respect the custom, faith of crew and show good image of our company.外勤人員要與委托方、口岸單位及其他關系方保持良好的關系。
Boarding staff shall keep good relationship with principals and relevant parties at port.認真審核船方提供的單證，完整、準確、有效地向聯檢單位如實申報。
Check the documents provided by principal carefully and declare to joint inspection administrations completely, accurately and effectively.協助調度人員協調船方、港方關系，及時匯報各類突發事件，并在第一時間落實解決。避免耽誤船期。Assist with operators to consult with ship owners and port authorities.Report emergency situations in time and settle accordingly to avoid any delay.及時準確地傳遞船方、港口裝卸貨，船東信息，報送報表和單證。
Pass the information of ship, loading or discharging progress, ship owner’s info on time and accurately.Present declaration forms and documents.按時、準確做好各代理航次單船記錄，以便留檔及復核。
Make records of each single shipment under our operation timely and accurately for filing and further use.操作內容、方法和步驟Operation contents, methods and procedures 跟蹤船舶動態：Track vsl’s movement
公司調度拿到委托準備確定外勤人員接船后，外勤人員應主動掌握船舶動態，明確船舶來港任務，確定需
辦事項。
After receipt of formal agency appointment and confirmation on vsl’s arrival, boarding staff shall get to know vsl’s movement and her task at port to determine the further work.準備各項單證：在船舶靠泊前，準備各查驗單位所需單證，包括：《總申報單》、《貨物申報單》、《船員名單》、《船用物品申報單》、《船員物品申報單》、《船舶噸稅申報單》和船舶噸稅保函、《國際航行船舶入境檢疫申報單》、《進出口貨物載貨清單或無貨艙單》、《航海健康申報書》、《明火作業申請單》、《船舶排壓載水申請表》、《船舶規范概況表》等。
Prepare the necessary documents: get the necessary documents prepared for all the inspection administrations, which include :< General Declaration>,
Wait for vessel: Boarding staff shall contact with ship and pilot closely after vsl’s berthing schedule fixed and ensure vsl getting berthed smoothly.If there is bad weather(strong wind & dense fog)but channel doesn’t block, key vsls or vsls which need to get in berth during high tide, boarding staff shall keep tracking on vsl’s movement day and night.It is hard work to explain to principal if any other key vsl gets in berth while our vsl remains at anchorage(no ship machinery fault).If vsl is getting on berth, boarding staff shall wait for vsl’s berthing.Boarding staff shall pay special attention to the arrangement of guards for foreign ships.Guard arrangement can never be out of control.Once out of control, frontier inspection always punish seriously.Get on board once berthing completes and present the relevant documents to ship.Check all the import& export documents for joint inspections provided by ship carefully.Fill accordingly and prepare for declaration in each inspection administration.船方委托辦理事項，通知公司調度人員，并且要有船公司的書面委托。
If any matter needs to be handled for the ship, inform company operators and ask for written instruction.及時向公司調度匯報靠泊信息，以便公司調度及時向船東或委托方發送抵港報。如遇夜間靠泊，務必將抵港信息以手機短信的方式發出。
船舶發生移泊，外勤人員必須在移泊前到船邊，保證移泊的安全，特別是跨作業區的外輪移泊，一定要特
別注意哨兵的安排。避免耽誤船舶移泊后正常裝卸貨。
Report the berthing information to operators so that operators can send berthing report to ship owner or principal in time.If vsl needs to berth at night, berthing report shall be sent as short messages.If shifting needs to be done, boarding staff must be at site to ensure the security during shifting, especially shifting from different port areas for foreign ships.Pay special attention on guard arrangement in order to avoid any delay on loading or discharging work.送船：船舶開航前，將各口岸單位開具的出境手續送交船長，并由船長簽收。同時，向船方領取：離港狀態、出口艙單、外籍船員登陸證、裝卸事實記錄等。
See vsl off: handover all the exit formalities issued by each port administrations to ship master and ask him to sign for receipt.Meanwhile, get the following information from ship: departure conditions, export manifest, landing pass for foreign crew members, SOF etc.4.7船東或委托方委托事項：
Services that ship owner or principal ask for:
所有委托事項必須以書面形式接受委托，辦理完成后應有船長簽字并蓋章。
All the entrusted matters shall be instructed in writing and get master's signature and seal after completion.4.6.1船員業務：負責辦理外籍船員簽證、外籍船員登陸證、家屬登船證等手續。負責陪同船員就醫、接種等。
Crew Services: to get visa and landing pass for foreign crew members and boarding pass for families etc.Take crew members to go to the doctor's, or to get vaccinated etc.進口手續 Import formality 海關進口預申報 Customs Import Pre-Entry Declaration
如果船舶在晚上18：00—早上8：00，外勤必須辦理船舶預辦手續。以便船舶靠泊后能及時作業，次日及時將單證補齊
單證：海關保函、總申報單、貨物申報單、國際航行綜合表、裝貨單、進口載貨清單（2份）
If vsl will get berthed during 18:00 pm-8:00am, boarding staff must manage advanced formality in order to avoid any delay on working progress after berthing.Documents shall be handed the next day on time.Documents: Customs LOI, General Declaration, The Comprehensive Form of International Voyage, Shipping Order, import manifest(2 copies)海關進口： Customs Import: 單證：總申報單、貨物申報單、船員名單、船員物品申報單、船用物品申報單，海關監管簿（國輪）、進口載貨清單（2份）、國際航行進境(港)綜合表、裝貨清單、噸稅證書
Documents: General Declaration, Cargo Declaration, Crew List, Crew Goods Declaration, Ship’s Store
List, Customs Supervision Note(China flag), Import manifest(2 copies), The Comprehensive Entry(Port)Form of International Voyage, Shipping Order, Tonnage Dues Certificate.注意Notice: 1)如果進口有貨，要在船舶進錨地前24小時前申報輸艙單，艙單的信息很關鍵，為此內勤操作人員務必要仔細核對信息，避免造成艙單錄入錯誤，因為更改艙單的手續非常麻煩，如果錄入信息錯誤嚴重的話，海關將會吊銷代理證或行政罰款。
If vsl's carrying cargo, the manifest shall be presented and typed in online system within 24 hours before vsl's arrival at anchorage.The information on manifest is quite important so that documentation staff shall check all information carefully to avoid any mistake.The formality of revising manifest is complicated and customs may revoke the agency qualification or take administrative penalty.2)船舶進港如果無貨，只要向海關提供無貨艙單。
If no cargo on board, present Manifest with Cargo Nil to customs.3)裝貨清單貨名必須是中英文翻譯并有船長簽字蓋章。
Shipping Order shall state cargo's name in both English and Chinese and need to be signed and sealed by ship master.4)如果進口有貨，必須打6份載貨清單，送兩份到海關。
If vsl's carrying cargo to port, print 6 copies of Packing List and present two copies to the customs.5）外輪和國輪要在國際航行綜合表上填寫噸稅信息。
Both foreign flag vsl and China flag vsl shall fill in tonnage dues information in The Comprehensive Form of International Voyage
6）國際航行綜合表要求寫船名和航次。
Vsl's name and voy no.shall be filled in The Comprehensive Form of International Voyage 7）艙單更改要求船長簽字。
Manifest revision shall be signed by master.8）境外租船人也要交噸稅。（包括營運國際航線的中國籍船舶）
Foreign charters shall pay tonnage dues as well(including China flag vsls running international business)9）國內港來船舶，船用物品申報單中煙酒的數量一定要和上港關封中的數量要一致。如果申報不實，海關將會登輪檢查核實，為此做為外勤人員一定要提前與船方核實一致
Refer to vsls coming from China port, the number of wine and cigarette in ship's store declaration shall be in accordance with the number in last port's customs seal.Boarding staff shall verify with ship in advance.If false declaration, customs inspector will board to check.10)對于外貿轉內貿船舶來講，一定要在船舶預計離港前一天辦理，如實與船方核實好船舶免稅油水的數量問題，海關一向對船舶的免稅油特別關注，友情提醒船方人員遵紀守法，不要在處理廢油的時候偷賣成品油，一旦被海關查出，海關將對船舶嚴肅處理，甚至船舶代理也會牽連進去。
Refer to vsl which turns from foreign trade to domestic trade, formalities shall be handled 1 day before
vsl’s ETD.Verify with ship about the number of free water and oil.Customs has always paid special attention on free oil.Remind the ship friendly to obey laws and disciplines and never sell the wasted oil as product oil when handling it.Once the customs found out, they will handle seriously and shipping agency may be involved in punishment.二：買噸稅。Buy tonnage dues 單證：付費保函、銀行擔保函和船舶噸稅申請書、國籍證書、噸稅證書，為此內勤操作人員在申報船舶信息時，一定要準確無誤，一旦噸稅繳納劃入海關后，再申請退補金額的手續非常麻煩
Documents: Payment Guarantee, Bank Guarantee, Ship tonnage dues application, tonnage dues certificate.Documentation staff must ensure the online entry declaration accurate and error free.Once the tonnage dues paid into customs treasury, it would be troublesome to apply for refund.1）噸稅申請可以是30天和一年的。辦進口手續去海關要帶噸稅證書。
Tonnage dues application can be 30 days and one year.Tonnage dues certificate shall be taken to customs while applying import formalities.2）開航前如果噸稅留船由船長簽收，但是要得到噸稅的購買方同意或書面指示。
Before vsl's departure, ask for principal's instruction of whether the original tonnage dues shall be presented to ship master or not.邊防預檢 Frontier Pre-inspection 單證：總申報單、船員名單、預檢申請、Documents: General Declaration, Crew List, Pre-inspection application 1）中國籍船員要在船員名單上要有海員證簽發地。
The issued place of seaman book for Chinese crew members shall be stated in crew list.邊防: Frontier Defence
單證：總申報單、船員名單、船員物品申報單、海員證、Documents: General Declaration, Crew List, Crew Goods Declaration, Seaman’s Books 注意：Notice 1）聯檢手續前告訴船長和水手，手續辦完前不能上下船員。
Inform ship master and sailors that on or off board forbidden before completion of joint inspection formalities.2）國輪到港前通知邊防，詢問是否來檢查。離港前，通知上船來檢查。如果國輪進港不檢查，代理及時通知船長可以裝卸貨物。一定要得到邊防外勤的許可
Inform and ask Frontier Defence whether inspection needed before China flag ship’s arrival.Inform them to inspect before vsl’s departure.If no inspection for China flag vsl, agent shall inform ship master loading or discharging cargo permitted but always under approval of frontier defence.3）外輪到港前請邊防上船來檢查。離港前，順便詢問是否來檢查。
Inform frontier defence to inspect before foreign vsl’s arrival and ask whether inspection needed before vsl’s departure.4）外輪要事先安排哨兵站崗。冬季要安排駐船，在船方提供食宿條件欠佳的情況下，作為代理，應及時安排好哨兵的吃住問題，避免哨兵因吃住產生的問題而影響到船舶的正常裝卸貨
Guards shall be pre-arranged for foreign vsls and accommodation shall be supplied in winter.If the accommodation supplied by ship is bellow the average, agent shall arrange in time to avoid any delay on loading or discharging work due to these matters.5）外輪船舶靠泊前1小時前給邊防打電話。要求安排哨兵，電話是*** Call frontier denfence to arrange guards 1 hour before foreign vsl’s berthing.Telephone number is ***.6）船員物品申報單簽名由船員自己簽。
Crew goods declaration form shall be signed by their own.7）無論是國輪還是外輪靠泊后，沒有邊防通知，任何人不準上下船。如果船舶急需搶潮水卸貨的情況下，外勤必須提前與邊檢溝通好
On or off board forbidden without frontier’s permission after berth, both China flag and foreign flag ships included.If discharging work must be commenced on high tide, boarding staff shall inform frontier in advance.8）代理得到邊防放行指示后要盡快通知船長。
Boarding agent shall inform the ship master ASAP after getting border clearance.9）注意單證日期的填寫。Pay attention to the date filling in documents.10）梯口24小時值班。（穿制服的除外）
The ladder way shall be on duty 24 hours(except people in uniform)11）港務局工人上船也要登輪證。Port authority officers shall show boarding pass to get on board as well.12）船舶到港前邊防是要上船檢查的。要將邊封交給邊防（國內港來）。
Frontier defence will inspect on board before vsl’s berthing.Hand over the frontier seal to frontier defence(vsl from China port)關于邊封問題，這里一定要特別注意，很多船是從國內港來連云港裝卸貨物或錨地加油，一定要及時與船東或上一港代理確定是否邊封在船，一旦失誤，邊檢向來對這方面的處罰力度很大（08年我司代理的來連云港錨地加油的巴拿馬籍邦閩輪就是個例子）
Boarding agent shall pay special attention to frontier seal issues.Refer to vsls who come from China ports to load, discharge or bunker at anchorage, boarding agent shall confirm with ship owner in advance whether frontier seal on board.Any false, border inspection has always punished seriously.(take panama flag vsl MV BangMin for example, who came to bunker at anchorage and was operated by us)
國檢：CIQ
單證：總申報單、貨物申報單、船員名單、船員物品申報單、進口動植物檢疫申報單,航海健康申報表（船長簽字）、船舶排放壓艙水申請（2份）（如果有壓艙水）
Documents: General Declaration, Cargo Declaration, Crew List, Crew Goods Declaration, Import Animal
& Plant Quarantine Declaration, Maritime Declaration on Health(signed by master),Application on Ballast Water(2 copies)(if any ballast water).注意：Notice 1）即將靠泊時，通知國檢來檢查。*** Inform CIQ for inspection before vsl’s berthing.Tel: *** 2）國檢檢查前：白天：船舶要掛黃旗。晚上要亮三盞紅燈。（通知船長）
Before CIQ inspection: daytime: ship shall hang up yellow flag;night: three red lights(inform ship master in advance)3）檢查完閉后，開始裝卸貨物。船員才可以上岸。
Loading or discharging commences after CIQ inspection and seamen could come ashore.4）靠船前一定要打電話給衛檢，讓他們及時上船，不可以上下船員。
Call Health Inspection to get on board before vsl’s berthing.No seaman allowed to get on or off board.5）注意單證日期的填寫 Pay attention to date filling in documents.6）進境一定要量體溫，要填寫體溫卡。37。5C 以上去門診。38。C以上打120電話。
Take seamen’s temperature and fill in temperature card before entry.Send to the doctor’s if temperature higher than 37.5C and call 120 if temperature higher than 38.C.7）我港簽發的各種證書要留底。（衛生證書，免予除鼠等）
Keep copies in office for all the certificates issued at our port(Sanitary Certificate, SSCEC ETC)8）關于從疫區來的船舶，盡量給委托方爭取靠泊檢疫，這樣可以給委托方減少錨地拖輪費用，也可以樹立我司在委托方和港口的協調能力，為此，在日常的工作中，一定要與衛檢官員保持良好的關系，涉及到搶潮水等重點船舶靠泊時，可以給予一定的便利，容許港方提前登輪裝卸貨。
Refer to vsls who come from epidemic areas, make all efforts to apply for berth quarantine in order to save tug assistance expense from anchorage quarantine for principal, which can also show our coordinate ability at port to our principal.Therefore, we shall keep good relationship with health inspectors in daily work.We may consider providing some convenience when key vsl needs to berth at high tide.Port authority officers could be allowed to get aboard for loading & discharging.9）作水尺或驗艙 Draft Survey or Hold Inspection 注意: Notice 1）分清是誰要求驗艙：貨代、船代、法定驗艙。
Understand who requests to inspect: forwarder, shipping agent, legal inspection 2）一定要求船長在船舶驗艙前船舶艙底打掃干凈。
Ask ship master to clean up the hatch bottom before hold inspection.2）裝豆粕和裝膠合板是要法定檢驗驗艙的。
Legal inspection is required for loading bean pulp and plywood.港監：Port Supervision
單證：總申報單、貨物申報單、船員名單、船舶登記簿、船舶概況報告表（一定要原件，船長簽字蓋章）、上港離港證、船舶排放壓載水申請（2份）（如果壓艙水）、Documents: General Declaration, Cargo Declaration, Crew List, Crew Goods Declaration, Ship’s Registry, Report on Ship’s Particulars(original with master’s signature and seal), Last Port Clearance ,Application on Ballast Water(2 copies)(if any ballast water).船舶證書SHIP’S REGISTRY CERTIFICATE 籍證書NATIONALITY CERTIFICATE 船舶國際噸位證書TONNAGE CERTIFICATE 載重線證書LOADLINE CERTIFICATE 貨船構造安全證書SAFETY CONSTRUCTION 貨船無線電安全證書RADIO TELEPHONE 貨船設備安全證書SAFETY EQUIPMENT 船舶最低安全配員證書MINIMUM SAFETY MANNIN 國際防止油污證書I.O.P.P 安全檢查記錄簿 HEALTH INSPECTION RECORDS 港口國管理報告P.S.C 噸稅執照TONNAGE DUES 符合證書D.O.C 安全管理證書S.M.C 船員證書(SEAMAN’S BOOK)保安證書ISPS 高級船員適運證書（COMPRTENCE CREW CERTIFICATE）
注意：所帶證書均為原件，為此外勤必須攜帶好所帶證書，待辦完手續結束后，即刻還船，一旦證書丟失，將會給船方造成重大損失，甚至影響到船期，望大家謹慎小心
Notice: All the certificates shall be original, so boarding staff must take good care of all the certificates and return to ship immediately after completion of all the formalities.Once any certificate lost, it would cause significant damage to ship and even cause her delay on shipment.Please pay special attention on this issue.1）給海事處的總申報單在底下要寫明：前后吃水和抵錨時間
Write F draft, A draft and NOR time at the bottom of general declaration for marine department 2）如果遇到海事聲明，必須在24小時之內遞交海事聲明。SEA PROTEST。
Sea protest shall be tendered within 24 hours if needed.3）按規定移泊超過100米要申請拖輪。（但事先必須經過我司的同意）
Tug shall be applied according to rules if shifting distance more than 100M.(our approval needed in advance)4）船舶任何維修要經海事局批準。
Any repair on ship shall be permitted by Maritime Administration.5）進口去海事處要船旗國船員適任證書
Refer to import, seafarer certificate for crew members from ship flag country shall be got from marine department.6）油污水由海事局的人管理。他們會通知有關部門處理。
Maritime administration is in charge of dealing with oily water.They inform relevant party to handle.危險品申報：Declaration of Dangerous Goods 包括船舶裝載進口危險品貨物的船申報和船舶裝載出口危險品貨物的船申報。
Include the declaration of import vsl carrying dangerous goods and declaration of export vsl for loading dangerous cargo in port.按照海事局要求，填寫相關單證，備齊相關資料，送海事局審批。批準文件送至船舶、港方，公司留底。Fill in and collect all relevant documents according to maritime administration’s requirements and send to maritime administration for approval.All the approved documents shall be sent to ship, port authority and keep the copies in office.提供危險品單證：Provide Documents for Dangerous Goods 船舶載運危險品貨物申報單（包裝/固體散裝危險品貨物）
Declaration Form For Dangerous Goods Carried By Ships(Packaged/ Solid in Bulk)危險貨物安全適運申報單（包裝/固體散裝危險貨物）
Declaration on Safety and Fitness of Dangerous Goods(Packaged/ Solid in Bulk)固體散裝貨物申報單等所需的證書，必須在船舶抵港之前通過船方或委托方獲取報備的資料。
The documents for declaration of solid cargo in bulk shall be collected from ship or principal before vsl’s arrival.本公司Our company:
1）單船工作記錄 Each ship’s record 2）船舶抵港記錄 NOR 3）船舶動態記錄 Vsl’s movement 4）船舶離港記錄 Departure report 5）簽提單授權書（僅限裝貨船舶）Authorization to sign B/L(loading vsl only)6）船舶資料交接單 ship certificates delivery list 7）船舶證書收據。Receipt of ship certificates
8）要及時通知貨代船期及靠泊計劃。Inform forwarder the vsl’s movement and berthing schedule timely 9）將港口規定以書面形式通知船長 Send the port regulations to ship master in writing 10）卸貨要在船到前申報積載圖情況，靠泊后要認真核對積載圖的正確性。
Declare the stowage plan before vsl’s arrival for discharging and check the correctness of stowage plan after vsl’s berth.12）注意貨物裝卸情況。每天至少三到五次去碼頭，及時掌握船舶的作業進度，如是貨方原因導致的裝卸
較慢，及時通知貨代，告知其作業狀態，如是船方原因，外勤應及時登輪匯報公司調度并協調船方和港方爭取盡快作業，避免耽誤船期，總所周知，現在航運市場不景氣，貨主處于優勢地位，背卸率，在船代方面具有指定和決定作用，為此作為船代外勤，多與貨代溝通并保持良好的人際關系，在不違背委托方和事實的前提條件下，盡量給貨方多爭取點時間，但是對于公司長期客戶，如東海運輸等重點客戶，尤其是有港口船長來連云港的條件下，這些事情盡量不要產生，一旦被察覺，代理的處境將會很尷尬，甚至有的船舶在離港后，委托方發現SOF記錄不切實際或過度偏向貨方，不但會引起民事法律糾紛甚至拒付港口使費都有可能！
Follow up the loading/discharging conditions.Go to wharf 3-5 times per day at least and understand the working progress.If working progress is too slow due to shipper, inform cargo agent and tell the situation timely.If working progress is slow due to ship, boarding agent shall get on board and inform company operators to consult with ship owner and port authority to solve the problem and try to avoid any delay.In a word, shipping market is depressed at present and cargo owner is at dominant position and responsible for discharging rate.Agency appointment is always assigned and determined by cargo owners.Due to above, boarding agent shall keep good relationship with cargo agent and try to get more time for cargo owner but always respect the fact and never go against principal.But no special movements shall be done to our long term customers, such as DongHai Logistics and other important customers, especially when port captain at site,.Once found, we will be in awkward situation.If principal found SOF not fitting the facts or partial to cargo owner even after vsl’s departure, it could cause civil legal disputes or rejection of paying port disbursement.13）注意裝膠合板，一點點的包裝破損是沒有問題的。Refer to plywood, a little breakage on package is acceptable.14）注意船舶低潮時的吃水問題。Pay attention to the draft of vsl in low tide.船上準備單證：Documents prepared on board 總申報單（4份）GENERAL DECLARATION(4 copies)船員名單（5份）CREW LIST(5 copies)貨物申報單（3份）CARGO DECLARATION(3 copies)船員物品申報單（2）CREW’S EFFECTS DECLARATION(2 copies)船用物品申報單（2份）SHIP’S STORE DECLARATION(2 copies)船舶概況表（1份）SHIP’S PARTICULAR(1 copy)國際航海健康申報表（1份）MARITIME DECLARATION OF HEALTHY(1 copy)P.S.C報告（或免檢證書）P.S.C Report(or Inspection exemption certificate)
船舶在港 Ship at Port 船員家屬上船到邊防辦理登輪證：
Get boarding pass from Frontier Defence for crew’s families 結婚證（或我司保函）、船長申請、身份證、代理行介紹信。
Marriage Certificate(or Guarantee issued by our company), Master’s Application, ID, Agency Instruction Letter 公司或業務單位需要上船到邊防辦理登輪證：
Get boarding pass for company or business members
公司證明、營業執照、完稅證明、公司介紹信、船舶代理行介紹信、身份證
Certificate issued by company, Business License, Duty-paid certificate, Company Instruction Letter, Shipping Agency Instruction Letter, ID 上下船員 Crew Exchange 中國籍 Chinese members 邊防：Frontier Defence 上船：A.海員證 B.船公司的介紹信（船舶公司的調令）C.行李物品
On board: A.seaman’s book B.Instruction from shipping company(transfer order)C.luggage 下船：A.船長介紹信 B.船長申請C.船員證行李物品
Off board: A.Master’s Instruction Letter B.Master’s Application C.Seaman Certificate and belongings.海關：Customs 1．上船員 :A 行李物品C.海員證
On board: A.Luggage and belongings C.Seaman’s book 2．下船員:A.行李物品C.海員證
Off board: A.Luggage and belongings C.Seaman’s book 外國籍：Foreign members 下船：申請表格、申請保函、護照和護照復印件、飛機票復印件、照片一寸或二寸彩色一張及船員本人去簽證科。
Off board: Application Form, Application Guarantee, passport and passport copy, flight ticket copy, 1 inch and 2 inch colored photograph each and the off board members shall go to visa section themselves.簽證費：Visa charge
俄羅斯 人民幣420.0
Russian RMB 420.0 韓國，烏克蘭，印度人民幣160.0 Korean, Ukrainian, Indian RMB 420.0
注意：Notice
1）換船員要有委托方委托。Exchange crew shall get principal’s instruction 2）中國人用海員證，外籍船員用護照（免予簽證國家用海員證）
Seaman’s book for Chinese, passport for foreign members(visa-free countries, seaman’s book to be used)3）出口的船員名單要做相應調整。Adjust the export crew list.關于換船員問題，作為外勤，要及時與船方確認下航次為國內還是國外，如確定開國外，及時辦理出境手續，記得09年某家船代公司外勤，在船方確定航次為國外港的條件下，居然沒有及時給上船船員辦理出境手續，導致船舶開出連云港五號錨地后，被邊檢查出并出海辦理出境手續，由此產生的拖輪費高達五萬元，均由代理全部承擔，不但影響了船期而且對委托方留下的印象也極其惡略。
Refer to crew exchanging, boarding staff shall confirm with ship whether the next port is domestic or external timely.If next port is external, exit formalities shall be handled in time.In 2009, a boarding agent from other agency company did not complete the exit formalities for on board crew members while understanding the next port would be external.When vsl sailed to No.5 anchorage, frontier inspector found out and exit formalities had to be handled out see, which caused RMB 50,000 tug assistance fee and all for agent’s account.This matter effected the sailing date and brought very bad impression to principal.PSC復查:PSC Recheck
單證：最近一次安檢報告、船長申請、自查報告
Documents: The latest safety inspection report, master’s application, self-check report 申請免檢Exemption Application
單證：公司符合證明DOC，國籍證書的復印件、最近3次PSC 檢查復印件、保持良好狀況的報。（保持措施）、擔保不在國外被滯留的擔保、船長免檢申請書。
Documents: DOC, Copy of Registry Certificate, copy of the latest 3 PSC recheck, keep good conditions report.(Conservation Measures), guarantee not to be detained abroad, master’s exemption application 自查報告 self-check report 處理代碼：Processing Code
00無缺陷、06船籍港糾正、15下一港糾正、16十四天內糾正、17開航前糾正、30禁止離港、99其它（文字說明）
00 Zero Defect, 06 port of registry correction 15 next port correction 16,correction in 14 days 17 correction before departure 18 departure forbidden 99 other instructions
關于PSC或港監登輪檢查，發現問題，如果船方有能力自行解決問題的話，作為外勤就不要參合進去，如果船方有需要，盡量協助船方并與海事官員保持溝通，給予酌情處理，避免耽誤船期
If PSC or port supervisor found anything wrong on board and they could handle by themselves, we would not be involved.If any request from ship, we shall make efforts to consult with port authority to handle with discretion and avoid delay on shipment
船長借支及送船物品：Cash to master and goods delivery 船東或委托人現金和送船物品，由外勤人員做好送船物品清單，由船長／大副驗收后在送船物品清單上簽字蓋單。完成后交調度。外勤人員應在當日（夜間或節假日順延）到財務部提交船長借支。船務部負責人、財務部有責任督促外勤人員核銷。
If any cash or goods shall be delivered to board under ship owner or principal’s instruction, boarding staff shall make a list and have ship master or mate sign and stamp on it after receipt of cash or goods.Hand over the receipt to operators.Boarding staff shall draw or delivery CTM from/to financial department.Shipping department manager, financial department manager are responsible to supervise on this issue.郵寄業務：Mailing
船方委托郵寄包裹、信件等物品，連同船方簽字的郵件申請交由辦公室負責郵寄。如有船方確認付費的，及時收取費用并上交財務
Any parcel, mail shall be couriered under principal’s instruction, hand over to office department, together with the email application signed by ship for arrangement.If paid by ship with cash, collect and deliver to accountant timely.明火作業：Operation with open flame 應船方要求，代表船方向海事部門申請明火作業。在填寫明火作業申請書時，注意填寫作業部位、作業人、作業時間等，如果是船方作業，需要船方提供特種作業證書。并要求船方在得到海事部門批準前，船方不得擅自動火作業。
Under ship’s request, apply for operation with open flame to maritime department on behalf of the ship.Fill in the operation with open flame application with the following information: operation position, operator, operation time etc.If the operation will be carried by ship, special operation certificate shall be supplied.No operation before approval.船舶／船員證書：Ship/Crew certificate 負責船舶／船員證書的簽證和展期申請。負責海事聲明的簽證。協助船東／貨主做好海事施救、海損索賠、溢／短裝、溢／短卸處理。
Be responsible for applying or extending the certificates of ship/crew and maritime protest.Assist ship owner/cargo owner with the issues of maritime rescue, claim, over /short loaded, over/short discharged.船舶備件和更換船員：Spares and crew exchanging
如有船舶轉關備件來，則需一定要請專業的有資質的報關行報關，要去邊防簽字，船型樓海關驗貨，然后上船。如是海關監管的大車來，就需要在去中華西路的海關，然后再去港區內的海關在監管本上蓋章并核銷！外籍船東的轉關備件和更換船員可以給公司創造很可觀的效益，甚至遠遠超過船舶代理費，為此，大家一定要細心做好船東所委托的更換船員和轉關備件業務.If there are any transit ship spares, we shall find professional and qualified customs broker to clear the goods at customs.Go to get signed at frontier and inspected at ship-type customs building, then deliver to board.If the cart of customs supervision came, we should go to the customs at W.Zhonghua road and
stamp on the supervision book for clearance at customs in port.The transition of spares and crew exchange can bring considerable profits, even more than agency fee, so we shall complete the entrusted matters of delivery spares and crew exchange with all efforts and patience.船長借支：Cash to Master 中行核電審核10號柜臺拿攜帶證
Take Carry Card at Counter No.10 Bank of China 新浦步行街人民銀行-外匯管理局
Exchange Control Administration: People’s Bank of China, Walking Street, Xinpu District 單證：船公司委托、公司提現申請、銀行收入單（復印兩份）、申請表（銀行柜臺）
Documents: Instruction from shipping company, Company Withdraw Cash Application, Bank slip(two copies), Application Form(bank counter)
船舶出港 Exit
海關：Customs
單證：總申報單、貨物申報單、船員名單(更改過)、載貨清單（2份）、船舶出口岸手續聯系單簽章、理貨報告
Documents: General Declaration, Cargo Declaration, Crew List(new), Manifest(two copies), Exit formalities clearance with signature and seal, Tally Report 注意：Notice
1）中國籍船舶到海關取船舶監管簿
Refer to China flag vsl, get Customs Supervision Note 2）非中國籍船舶去國內港口做關封，隨船帶到國內下一港。
Customs seal shall be made and presented on board for foreign flag vsl whose next port is China port.Customs seal shall be taken to next port.3）載貨清單要清楚表明離港日期。超過兩張紙要做載貨清單的封面。
Departure date shall be stated clearly on manifest.The summary page needed if manifest is more than 2 pages.4）載貨清單要蓋船務代理公司的業務章和船長蓋章。
Shipping agency company shall stamp company business seal on manifest and ship master shall stamp as well.4）艙單封面一張要寫上總的毛總。船長要在每張艙單上蓋章，艙單有錯和修改的地方也要蓋章。Total gross weight shall be stated on the summary page of manifest.Ship master shall stamp on each page and on all the errors and amendments.國檢：CIQ
總申報單、貨物申報單、船員物品、航海健康申報表、出口手續聯系單、中華人民共和國出入境檢驗檢疫
運輸工具檢疫證書、中華人民共和國出入境檢驗檢疫交通工具出境衛生檢疫證書、船舶出口岸手續聯系單簽章
Documents: Cargo Declaration, Crew Goods Declaration, Maritime Declaration of health, Exit formalities clearance, The People's Republic of China Entry-Exit Inspection and Quarantine of means of transport and quarantine certificate, The people's Republic of China Entry-Exit Inspection and Quarantine of health, Exit formalities clearance with signature and seal
注意：Notice
1）出境檢疫24小時內有效。（白天辦理）
Exit quarantine is valid for 24 hours(need to be handled in daytime)邊防 Frontier Defence
總申報單、船員名單、出境自查報告表(由船長寫)、船員登陸證、出口手續聯系單
General Declaration, Crew List, Exit self-check report(write by master), boarding pass, exit formalities clearance 注意:Notice 國輪開國外開船前給邊防打電話，通知邊防檢查。外輪開船前要取回放行單
Call frontier to inspect on board if China flag vsl sailing to foreign area.Get back the release permit before foreign vsl’s departure.海事處 Maritime department
總申報單、貨物申報單、船員名單（更改過）、船舶概況表（修船和換船員）、出口手續聯系單
General Declaration, Crew List(new),Ship’s conditions(repair and crew exchanging), exit formalities clearance 注意：Notice
1）最后去海事處取出港證明(PORT CLEARANCE)Get port clearance from Maritime department at last 2）船員變動，要帶適任證書。
Take Certificate of competency if crew changed.船長：Ship master
NOR（1式4份: 船長1份，自己留3份）
NOR(in quadruplicate: one to master, keep the rest)
船長要在載貨清單上蓋章。（一式五份）
Master shall stamp on manifest(in quintuplicate)
SOF（1式4份: 船長1份，自己留3份）SOF(in quadruplicate: one to ship master, keep the rest)相關費用 relevant charge 離港的船舶吃水和存有水情況
Draft, FO, DO FW conditions 大副：Mate
大副要給以下單證；Get the following documents from the mate 理貨報告TALLY REPORT(2份2 copies)積載圖STOWAGE PLAN(1份 1 copy)通知引水開船：Inform pilot to sail
完貨去船上與船長交接上述單證與收取相關費用。讓船長及時的備車。一切就緒后通知開船，如果水尺或簽發大幅收據有爭議，及時通知公司調度或直接匯報相關方，待事情解決后方可通知局調電話：82382501。如果引水和局調催促開航，一定要跟他們講清楚避免引起誤會，等候引水上船，船離開碼頭后方可離開。如果時間長引水沒到，可以電話聯系下引水，了解引水的動態，引航站電話：82383256。如果確實航道堵塞或超大船舶進港，就要及時通知船長和相關方并記錄好等待開航的時間，記錄引水上船時間和開航時間。一定要確保船舶離泊位后可離開碼頭
After loading/discharging completion, hand over and take over the above mentioned documents with ship master and collect the relevant charge.Inform master to stand by engine.Sail after everything is ready.If any disputes on draft or mater’s receipt, inform the operators and report to relevant parties.Call port dispatcher 82382501 after matter well settled.If pilot and dispatcher push our vsl to sail, explain to avoid any misunderstanding.Boarding staff can not leave until OPB and vsl sails.If it has taken too long to wait for pilot, boarding staff can call pilot station 82383256 to get information.If vsl has to wait due to channel congestion or large vsl coming in port, inform ship master and relevant parties timely and record accordingly.Make records of POB time and sailing time.Leave wharf after vsl’s departure.商務單證：Commercial documents 船舶進港通知書、艙單 Ship’s Notice, Manifest 注意：Notice 1）商務單證要及時送。（兩天內）。Commercial documents shall be presented timely(within 2 days)2）要在艙單上注明船舶抵港時間和靠泊泊位，如果是中遠船舶或享受中遠匯率的船舶，也要在船舶通知單上注明！
State NOR tendered time and berth number on manifest.Remark accordingly if coming vsl is COSCO ship or ship who can also enjoy COSCO preference.安全問題和調休制度：Safety and working exchange 作為外勤工作人員，代表的是公司門面，在外的言行舉止都代表著公司的形象，要有敬業 吃苦耐勞的精神。這一點大家都做的非常好，值得表揚
As boarding agents, we represent our company outside.What we do and how we act are all showing our company image.We should devote to work and have dedicated hard-working sprint.Everyone is doing well at this point.Thank you
出海問題：如出海錨地檢疫或錨地加油等業務，爬船時要特別注意引水梯是否牢固，并穿戴救生衣。Go out to sea: such as going to anchorage for quarantine or bunker.Pay special attention to the stability of pilot ladder when getting on board and always wear life jacket.關于行車問題，尤其是在港內行車，嚴格遵守港內交通秩序要特別注意安全，杜絕開快車和疲勞駕駛。尤其是冬季或雨季，要特別注意防滑。實行合理的調休制度，如禮拜六或禮拜天，碼頭船舶作業正常沒有瑣碎的事情的情況下，盡量安排值班制度，使每個人都好好利用自己的業余時間享受生活！
About driving, especially driving in port, boarding staff shall obey the traffic rules in port and drive carefully.Never drive too fast or drive when tired.Pay attention to slip in rainy season and winter.Exchange work practically.If working progress goes normally at port during Saturday and Sunday, run duty system and let everyone have chance to enjoy our spare time.
第五篇：國際船代操作流程
業務流程圖：
委托方---電傳.電報.信函等---委托方---船務公司受理---復函代理確認---致電船長---通告港口.海關.海事.邊防.檢疫.裝卸公司.商檢等業務主管部門及貨主—船舶抵港派員登輪洽談---提出實施方案---委托實施---自行驗收---遞交船方（或船東）---驗收簽字---向委托方收取費用。
一.商務
商務人員負責船舶航次代理中港口使費.備用金的報價.索要；所代理船舶的各種貨運單證以及統計工作。1．
收到委托方地船舶代理委托后，對其委托進行審核，包括船舶規范，來港任務，和約主要條款，來港，去港，以及預抵時間等，確認無誤后，接收委托書。
2．商務報價：
(1)
船舶使費報價主要項目包括：港務費.拖輪費.檢驗檢疫費.系解纜費.停泊費.交通通訊費.雜費.代理費.等等。因業務需要還可能產生如下費用：租船費（出海檢疫）.移泊費.困難作業費.護航費（船長超過250米/載貨超過80000噸/載運一級危險品）.為油欄費（危險品船）.理貨費等。(2)
船東保護代理報價主要項目：
A 換船員：食宿費.簽證費.交通費.邊防費.代理費等
B 上備件：交通費.租船費.報關.報檢費.倉儲費.代理費等
C 加淡水：淡水費.加水勞務費等
3.催收備用金：發送報價單并得到委托方無異議后確認后，立即將公司FULL STYLE發送至委托方，根據確認金額催收備用金。
4.搜集.整理.核對引航站.理貨公司.裝卸公司.拖輪公司.檢疫站.等送來的費用單，將其逐航次歸納。5.待費用到齊，制作單航次航次結賬單一式三份，一份連同費用單裝訂成本寄給委托方結算，一份與費用單復印件裝訂成本，作為航次結算檔案，一份留存備查。船舶離港后，30天內把航次結算單制作完畢，費用結算應按照“多退少補”為原則。6.負責公司合同和協議的管理。7.負責印章.空白單證的管理
二.計劃調度
負責公司所有船舶的動態管理，負責日常值班電話及高頻電話的接聽，負責代理船舶的靠泊計劃工作，為船舶聯系補油.補水等工作。
1.迅速.詳細的書面答復船公司來電詢問的本港港口情況.費率.裝卸率等情況。
2.委托關系確認后，主動與各有關方（包括船東.租家.發貨人.收貨人及貨代）聯系，了解各有關方的要求，并獲得船舶.貨物的資料。
3.與船舶取得聯系，及時將進港指南傳真（電傳）至船舶，向船方了解預報（確報）抵港時間，抵港吃水等情況，并將傳真（電傳）保存于單船檔案袋中。
4.繕制進港申報，根據港口習慣（日照港為船舶預抵7日內/航程不足7日的在駛離上一港），將填妥地進港申報分送海事局.檢疫局.海關.邊防.港務局等有關方。（各部門所需單證：海事--進港申報書.船舶規范；海關--進港申報書.作業準單；邊防--進港申報書.船員名單.總申報單；衛檢--進港申報書.入境檢疫申報單）。
5.與貨主聯系，落實貨物性質。如果是危險品，協助內勤繕制危險品申報單，并向海事局申報。6.及時將進港申報書.進出口艙單.提單.引航通知單.靠泊保證函等資料
7.落實所代理船舶的靠泊計劃后，及時通知各有關方，并將傳真（電傳）留存于單船檔案袋中。8.保持與船舶.船東.貨主.貨代地聯系，船舶靠泊計劃落實后，立即通知各有關方。
9.船舶靠泊前一個工作日內，向外勤通報委托方及各有關方的要求及注意事項。
10.每日早9：00前將最新船舶動態如預抵/預離時間.預完貨時間.開工頭數.作業進度等等報送更有關方。
11.電話.傳真.高頻聯系各有關方
三.外勤
船務外勤是船舶代理公司為抵港船舶提供現場服務的第一線人員，是船務代理公司的主力，其業務素質地高低，服務質量地好壞，直接反映出船代公司的服務水平和是否具有競爭力。外勤負責登輪辦理船舶進出口手續，協調落實船舶作業計劃，送遞有關單證，完成船方委托事項，掌握船舶作業進度，繕制裝卸時間事實記錄等工作。1.登輪準備
（1）
接到計劃調度轉交的單船工作記錄本，認真仔細了解船舶規范，來港任務，委托關系合同主要條款，檢疫資格等。
（2）
聯系計劃調度.綜合服務，了解各有關方委辦事項，收取船舶郵件，物品。（3）
聯系商務了解進出口貨物單證情況及備貨情況，有關貨物單證預送海關.作業公司及理貨公司（如需）。
2.登輪工作
（1）
應在船舶抵泊位前到達碼頭，協調碼頭.貨主.理貨.商檢.各聯檢部門與船方的關系。
（2）
登輪時，須與船長核實如下信息，并在單船記錄本上做好記錄，同時電話通知值班調度。由值班調度向委托方第一時間發送船舶的靠泊（離港）動態報。
A 船舶抵港情況記錄
B 船長臨時委辦地其他事項
C 向船方索取相關聯檢單證，并檢查其準確性。如裝貨，將裝貨清單遞交船長（大副），如卸貨，將正本艙單從船上取下，叫內勤。
D 與船長共同簽署裝卸準備就緒通知書，一份交船長，一份傳送委托方，并留底。
E 辦理船舶噸稅申請手續，船長遞交的海事聲明簽證手續，安檢復查手續。
F 辦理船舶進口手續。
G 正常情況下，每日至少登輪兩次與船方.碼頭核對裝（卸）貨進度，報值班調度并轉各有關方。特殊情況，船方隨叫隨到。
H 裝卸作業結束，即與船長共同簽署裝卸事實記錄正本一式兩份，一份留船長，一份帶回轉委托方，并留底。
I 落實船舶離港情況，（存油水.開航水尺.預抵下港時間等），通報值班調度。
J 辦理船舶出口手續，洽值班調度聯系引水.拖輪。
K 船舶離港后，在第一時間內通知值班調度，向委托方發送船舶離港報。
L 整理好裝卸準備就緒通知書，裝卸事實記錄，整套貨運單證，傳真給委托方，正本交內勤（商務）寄給委托方。
M 填寫單船記錄，單船費用通知單交內勤（商務）。3.處理船舶應急采購和零星采購。
4.處理突發事件，協助做好綜合服務工作 四.綜合
綜合服務人員負責進口.過境危險品申報，負責遣返船員手續，提取免稅備件，并為來港船舶提供各類勞務服務，為船舶正常營運提供必要保障。
1.負責進口.過境危險品的船舶載運申報工作，將海事局批準的進口.過境船舶載運危險品申報單轉外勤，并通報計劃調度，值班調度。2.船員遣返和船員就醫。
3.進口免稅備件的供應。
4.船務單船工作記錄本，單船記錄的填寫。
單船工作記錄本和單船記錄是船務代理工作的紀錄.交接及歸檔憑證，船務部各崗位均應在相應處如實詳盡的填寫。
5.簽發出口提單。
6.簽發進口船舶提貨單。7.電子艙單的申報。
8.單船檔案的整理.裝訂.歸檔
第一部分：船務計劃/調度主要業務
1.代理委托
這是指國外或國內的船公司或船舶經營人以書面形式（電子郵件或傳真）委托船舶代理公司為其即將來港進行貨物裝卸等辦
理船舶進出口業務的正式委托。
委托函電的主要內容包括：(以DAESHIN SHIPPING KR為例)
1）．要有委托方全稱及通訊聯系辦法-包括公司名稱、電話、傳真、EMAIL地址等。這是為業務工作聯系所必需的。
2）.要有明確“委托“的字樣，諸如APPOINT/APPOINTMENT;NOMINATE/NOMINATION等。
如：SUBJECT-AGENT NOMINATION FOR MV PANAMAX
MARS(V-0502)
或：WE ARE PLEASED TO APPOINT YOUR GOOD COMPANY AS AGENT FOR MV XXXXXX
3).船舶規范…
4).有關貨物情況
包括-船東、貨主（發貨人）、裝貨數量、裝港、卸港等
5).提單（B/L-BILL OF LADING）
一般包括使用何種提單格式、在提單上加注、委簽提單申請、以及在裝貨完畢將提單清樣（DRAFT B/L）傳委托人，在獲得明確的書面確認后才能將提單簽放給貨主。
注：關于提單格式，一般大的船公司都有自己的專用格式，如日本第一中央、日本郵船、川崎汽船、中遠等。沒有本公司專用格式的船公司一般使用CONGENBILL94 格式。也有使用 SEAWAY BILL或其他特殊格式的
6).船舶動態（SHIP’S ITINERARY）包括船舶何時抵、離某港。
7).給代理公司提出的一些要求或咨詢： 包括 港口、泊位、航道水深、吃水限制，裝卸設備、裝卸率、星期天/節假日是否工作、能否加油加水、供應伙食、添加物料、更換船員以及備貨等。
2.確認委托：
收到船公司委托電后應立即回電予以確認。確認電通常以傳真或電子郵件形式發出。內容包括：
1).報港口使費預算（PRO-FORMA PORT DISBURSEMENT）,內容包括：引水費（PILOTAGE）、碼頭停泊費（WHARFAGE.）、港務費（HARBOUR DUES）、系／解纜費（MOORING/UNMOORING）、拖輪費（TOWAGE FEE）、護航費（ESCORT FEE）、代理費（AGENCY FEE）、檢疫費（QUARANTINE FEE）、壓艙水消毒費（DISINFECTION OF BALLAST WATER）、雜費（SUNDRIES）、通訊費（COMMUNICATIONS）、噸稅（TONNAGE DUES）等。
2).告知本公司全稱、地址、通訊聯絡方式及銀行帳號（美圓或人民幣），以便對方匯款。
3).回復對方咨詢或要求（見上）。
3.辦理《國際航行船舶進口申請書》（俗稱掛號單）
接受委托，在船舶資料齊備后即可辦理船舶進口申請書，在海事局批準后，分別呈送海關、邊防、檢驗檢疫、港口業務處、貨主等單位。
4.辦理超限制船舶申請
黃驊港海事局對長寬超過226米/32.2米的船舶需事先經引水同意后方可辦理進口申請。進口申請格式如后。今后隨著黃驊港航道加深，這種限制自然就會取消了。
5.索要《國際航行船舶保安信息申報表》所需證書資料
這些資料主要包括：ISSC(INETERNATIONAL SHIP SECURITY
CERTIFICATE.國際船舶安全證書）；DOC(DOCUMENT OF COMPLIANCE.符合證書)；SMC(SAFETY MANAGEMENT CERTIFICATE.安全管理證書)。此外，還有衛檢所需的：免予除鼠證書（DERATTING EXEMPTION CERT.）;衛生證書（SANITARY INSPECTION CERT.）;前兩周的掛港記錄（VOYAGE MEMO OR PORTS OF CALL FOR LAST TWO WEEKS）
6.繕制出口載貨清單（EXPORT MANIFEST）和裝貨單（LOADING LIST）（予錄艙單）
在接貨主下貨紙（SHIPPING ORDER）后繕制出口載貨清單若干份，主要是報海關1份，代理留底1-2份。
根據下貨紙或出口艙單若干份，給船方一份做為繪制船圖（STOWAGE PLAN OR PRE-STOWAGE PLAN）的依據。船方交出船圖后（一般由大副作），代理再轉交港口生產調度部門及貨主。（以船圖為例）
注：在黃驊港，船舶抵港后代理必需清楚了解船上壓艙水情況，船舶代理論壇包括在何地裝載、壓艙水數量及排水時間。壓艙水數量及排水時間與裝貨有關。而裝載地則與衛檢決定是否消毒有關，如來自疫區，則需對壓艙水進行消毒，并根據數量收取消毒費。
7.接聽電話、收發傳真、處理電子郵件
這是代理計劃或調度日常的大量工作。隨著因特網的普及應用，為我們與國內外船公司之間業務聯系提供了極大的便利。所以對于電子郵件必需及時、準確予以處理，以便在我們的客戶中樹立優質服務的形象。
8.有關船舶動態的業務工作
從船東委托代理到我方確認，從船舶抵港下錨、靠泊、開始裝卸、結束裝卸到開航，整個船舶的動態委托方均十分關注。一般來講，從委托到靠泊前，其關注重點在貨物是否備妥、船舶排隊等泊情況（LINE-UP）、何時能靠泊等。這時代理計劃或調度的工作就是將每天港口安排的靠泊計劃以及備貨等情況告知委托方（以LINE-UP形式）。
對于船舶抵港到開航這段時間的動態，主要通過抵、靠、離三電告知委托方。對于某些單項事情的委托、咨詢大多以電話或電 子郵件予以及時處理，比如安排船長借支、船員遣返就醫、安排 航修等。三電的主要內容包括：
a.抵電= 主要內容有 船舶抵港下錨時間，存油存水，抵港吃水，備貨情況，ETB/ETCD，等
b.靠電= 主要內容有 靠泊時間，裝卸開始時間，ETCD 等。
離電= 主要美容有 開航時間，裝貨量，離港吃水，離港存油
水，以及予抵下一港的時間等。
9).有關船舶貨運文件（單證）的處理
船舶貨運文件主要包括：提單（BILL OF LADING）,進出口艙單（IM/EXP MANIFEST）,通知書（NOTICE OF READINESS）,裝卸時間事實記錄/時間表（STATEMENT OF FACTS/TIME SHEET）,貨物積載圖/船圖（STOWAGE PLAN）。
以上文件必須在船舶開航后盡快傳送給委托方，供對方在卸貨港辦理報關和提貨手續。
出口流程
1、出口船檔文件的建立：
船舶接受定艙前，建立出口船檔文件，內容：船名、航次、預計離港日期。
2、場站收據膳制：
①場站收據(共計11聯)由發貨人或其委托的一級貨代膳制。
②訂艙：
出口科審核場站收據，如可以接受定艙，在場站收據的第五、六、七、八聯上蓋單證專用章，第二聯留底，其余的退還訂艙人。
箱管部門提箱人提供的場站收據第五聯及提箱申請書，簽發出口集裝箱設備交接單。提箱人憑出口設備交接單向集裝空箱堆場提取出口用的空箱。
3、裝箱、蓋進場章：
裝箱可能在場站或發貨人工廠/倉庫，裝箱后應制作裝箱單。
貨物裝箱后，應對集裝箱施鉛封，并箱號、鉛封好、發貨件數填入場站收據6、7、8聯中。
出口重箱拖入海關監管的碼頭/場站后，碼頭/場站在場站收據6聯上蓋進場章和填寫日期。
4、膳制預配清單：
接受訂艙后，根據場站收據的內容制作集裝箱預配清單，按與碼頭/船公司商的時間開航前送碼頭等有關單位，以便碼頭安排船舶配載。
5、接受裝箱單：
訂艙人將裝箱單交出口科，出口科核對裝箱單的箱好、鉛封號、提單號等內容與場站收據第六聯的內容一致無誤后，在場站收據第六聯裝貨單蓋申報專用章。
6、報關：
發貨人自己或委托報關行報關。
7、膳制出口艙單：
出口艙單在船舶開航前制作完成，一供船務外勤人員辦理船舶離港結關手續。
8、裝船：
碼頭必須根據訂艙人提供的蓋有海關放行章的場站收據第六聯安排集裝箱貨物裝船。
9、船舶離港：
裝貨完畢后，外勤人員向物流一科辦理船舶離港結關手續。
10、提供資料：
出口艙單：箱號清單;拼箱貨的裝箱單;船員名單;總申報單。
11、簽發提單：
訂艙人繳完運費后，憑場站收據第八聯(場站收據)運費發票到出口科簽發提單。
點擊咨詢 