第一篇：高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍

高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍[87]教辦字016號(hào)

來源：國家教育委員會(huì)、國家檔案局 發(fā)布時(shí)間：2012-02-13（[87]教辦字016號(hào) 1987年4月23日 國家教育委員會(huì)、國家檔案局發(fā)布）

“六五”期間，全國高等學(xué)校的檔案工作在各級(jí)檔案部門和教育行政部門的指導(dǎo)下，取得了很大進(jìn)展。高等學(xué)校普遍加強(qiáng)了對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立了專門機(jī)構(gòu)，調(diào)配了人員，增加了庫房，添置了設(shè)備。由于領(lǐng)導(dǎo)重視和廣大檔案干部的努力，高等學(xué)校的檔案工作在學(xué)校體制改革、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行教學(xué)改革、評(píng)估教學(xué)質(zhì)量、開展科學(xué)研究、評(píng)定職稱、落實(shí)政策和編史修志等方面，發(fā)揮了應(yīng)有的作用，成為學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，并在社會(huì)上產(chǎn)生了較大的影響。

但是，高等學(xué)校的檔案工作發(fā)展很不平衡，還有一些亟待解決的問題。如：少數(shù)院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠；管理體制不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求；檔案材料收集不齊全，檔案集中統(tǒng)一管理的原則尚未很好貫徹執(zhí)行；人員配備不足，干部隊(duì)伍不夠穩(wěn)定；經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備都不同程度地存在一些困難等。這些問題已經(jīng)影響到學(xué)校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

為了進(jìn)一步貫徹中共中央、國務(wù)院批轉(zhuǎn)《關(guān)于調(diào)整我國檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的請(qǐng)示》的通知（中委〔1985〕29號(hào)）精神，落實(shí)全國檔案事業(yè)“七五”發(fā)展規(guī)劃，使高等學(xué)校檔案工作更好地為教育體制改革，為教學(xué)、科研和學(xué)校管理等各項(xiàng)工作及兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)，特提出以下幾點(diǎn)意見。

一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

要認(rèn)真貫徹執(zhí)行中央和國務(wù)院關(guān)于檔案工作的方針、政策和制度，深刻理解中央關(guān)于“檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)”的批示精神，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念，認(rèn)識(shí)檔案工作的意義和作用，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣、工作量大，因此，高等學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，確定一名校院長分管，并列入議事日程，及時(shí)研究和解決工作中的重大問題。逐步改善工作條件，使檔案工作能與學(xué)校的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學(xué)校各部、系、所的崗位責(zé)任制，納入教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理人員的職責(zé)范圍，逐步做到“四同步”（即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作）。加強(qiáng)有關(guān)檔案工作的宣傳，使廣大教職工進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門做好工作。部、處、系、所亦應(yīng)有一名負(fù)責(zé)同志分管本單位的立卷、歸檔工作。

各省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門要和檔案局密切配合，加強(qiáng)對(duì)本地區(qū)高等學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。近幾年來，許多省市通過協(xié)作組、檔案學(xué)會(huì)等形式，組織各院校互通信息，開展評(píng)比檢查、業(yè)余培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)，收到很好的效果。今后，各地教育行政部門和檔案局應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，并幫助解決活動(dòng)中的困難和問題，使這些活動(dòng)注重實(shí)效，不斷提高水平。

二、調(diào)整檔案工作管理體制

目前，除少數(shù)高等院校設(shè)立了綜合檔案室或檔案館外，多數(shù)院校文書檔案室（多隸屬于黨委辦公室）和科技檔案室（多隸屬于校長辦公室或科研處）并存。這種在一個(gè)學(xué)校內(nèi)設(shè)兩個(gè)檔案室的體制，造成領(lǐng)導(dǎo)力量分散，不能合理使用人力、物力、財(cái)力，不利于檔案的利用和現(xiàn)代化管理，也容易發(fā)生某些不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。因此，在教育體制改革的同時(shí)，高等學(xué)校的檔案管理體制有必要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

根據(jù)中委〔1985〕29號(hào)文件精神，多數(shù)高等學(xué)校應(yīng)積極創(chuàng)造條件，逐步建立綜合檔案室（一般為科級(jí)，隸屬于校長辦公室），統(tǒng)一管理全校檔案工作。歷史悠久、規(guī)模大、檔案儲(chǔ)量多、工作基礎(chǔ)好的少數(shù)重點(diǎn)高等學(xué)校，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，可以成立檔案館（系、處級(jí)建制）。檔案館既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存本校檔案、提供利用的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

三、穩(wěn)定、充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，改善工作條件

要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的高校檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。高等學(xué)校綜合檔案室的人員編制，可根據(jù)學(xué)校性質(zhì)、規(guī)模，在學(xué)校總編制內(nèi)，參考下列意見配備：專科學(xué)校1～3人，本科院校3～5人，重點(diǎn)院校5～8人；工作量特大的院校，經(jīng)主管部門同意，可以從實(shí)際出發(fā)配備。

專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待，要按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任（或任命）工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。

檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，在切塊經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。

檔案館（室）的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

四、做好檔案材料的收集和歸檔工作

現(xiàn)在，不少高等學(xué)校還沒有完全實(shí)行文書處理部門和科技文件材料形成部門立卷歸檔制度；許多科研項(xiàng)目的歸檔材料達(dá)不到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的要求；學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的技術(shù)文件不齊全，給使用和維修帶來很多困難；反映學(xué)校基本活動(dòng)的教學(xué)文件材料，多數(shù)未能收集歸檔，有些已經(jīng)散失；各種載體的檔案材料如照片、錄音帶、錄像帶、機(jī)讀材料等，多數(shù)院校還未有效地統(tǒng)一管理起來；反映學(xué)校與社會(huì)聯(lián)系的、在校外形成的大量文件材料收集更少；同時(shí)，學(xué)校簡政放權(quán)后，立卷歸檔的分工范圍也起了變化。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)當(dāng)研究工作中遇到的困難和問題，提出解決辦法，建立、健全必要的規(guī)章制度，把反映本校主要職能活動(dòng)的各種文件材料完整、系統(tǒng)地收集起來。學(xué)校各部、處應(yīng)支持檔案部門的工作，幫助他們疏通渠道，采取有效措施，使文書處理部門和科技文件材料形成部門的立卷歸檔工作真正做到制度化。

為了發(fā)揮檔案部門的監(jiān)督作用，今后在評(píng)定職稱、上報(bào)科研成果和驗(yàn)收基建工程時(shí)，應(yīng)有檔案部門提供的證明，否則不予辦理。對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人失職造成重要檔案材料損失的，要追究責(zé)任。

鑒于學(xué)校的基本任務(wù)是培養(yǎng)人才，在教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料是學(xué)校檔案的重要組成部分，各院校應(yīng)特別重視，組織力量及時(shí)收集歸檔，以進(jìn)一步發(fā)揮它在教學(xué)管理和質(zhì)量評(píng)估等方面應(yīng)有的作用。原教育部印發(fā)的《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》和《高等學(xué)校文書檔案保管期限表》，曾分別對(duì)教學(xué)文件材料的歸檔范圍作了規(guī)定。為了便于工作，我們擬訂了《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（附后）作為對(duì)上述兩個(gè)文件的補(bǔ)充。由于情況比較復(fù)雜，目前暫不規(guī)定統(tǒng)一的管理辦法。

五、進(jìn)一步做好檔案的利用工作

加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的根本目的，是及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案材料，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。前幾年，一些高校由于基礎(chǔ)工作差，人員緊缺，管理水平低，檔案工作遠(yuǎn)不能滿足校內(nèi)和社會(huì)多方面的要求。學(xué)校檔案干部必須明確樹立全心全意為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的思想，逐步改變目前服務(wù)手段落后，服務(wù)方法簡單的狀況。要認(rèn)真開展編研工作和咨詢服務(wù)，主動(dòng)為利用者提供系統(tǒng)的檔案材料；基礎(chǔ)較好的檔案館（室），可按國家規(guī)定，有步驟地向社會(huì)開放，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各校應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，逐步完善服務(wù)手段，逐步編制必要的檢索工具，健全檢索系統(tǒng)，提高利用工作的質(zhì)量。有條件的高等學(xué)校，在學(xué)校統(tǒng)籌安排下，可積極探索電子計(jì)算機(jī)、縮微貯存、檢索等現(xiàn)代化管理的方法和途徑，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

附件：

高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍

1．上級(jí)教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件：教育改革、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)和課程設(shè)置、招生、畢業(yè)生分配等方面的計(jì)劃、指示、規(guī)定、辦法等。

2．綜合性教學(xué)文件材料：學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例，教學(xué)工作的各種統(tǒng)計(jì)表。

3．招生工作的材料：招生計(jì)劃、簡章、專業(yè)介紹、新生名冊(cè)，代培計(jì)劃、合同，招生工作總結(jié)等。

4．學(xué)籍管理的材料：新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、成績卡，在校學(xué)生名冊(cè)，學(xué)生學(xué)籍變更（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）的材料。

5．學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。

6．教學(xué)計(jì)劃、方案和教學(xué)大綱，教學(xué)改革方案、總結(jié)。

7．教材方面的材料：自編、主編教材的正本，各系各專業(yè)教材使用目錄。

8．教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)方面的材料：教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)的計(jì)劃、大綱、總結(jié)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)講義、實(shí)習(xí)結(jié)果鑒定，有代表性的實(shí)習(xí)報(bào)告等。

9．課堂教學(xué)材料：課程安排表，課程進(jìn)度表，教師任課安排，典型講義、教案，各系各專業(yè)的考試題。

10．優(yōu)秀的、典型的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)及評(píng)審意見。

11．研究生及碩士、博士學(xué)位獲得者的名冊(cè)、學(xué)位論文及有關(guān)審批文件。

12．畢業(yè)生分配材料：畢業(yè)生分配計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、分配名單、畢業(yè)證書存根，供需見面的計(jì)劃、合同。

13．畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料：學(xué)校對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查的計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查表，使用單位對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量的評(píng)審意見等。

14．師資培訓(xùn)的計(jì)劃、考核和總結(jié)，出國進(jìn)修等文件。

15．教研室的教學(xué)總結(jié)，教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教師教學(xué)質(zhì)量獎(jiǎng)勵(lì)材料，教學(xué)情況調(diào)查表。

16．教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況。

17．夜大學(xué)、函授部和各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班形成的文件和材料。

第二篇：建筑工程文件歸檔范圍

建筑工程文件歸檔范圍（GB/T50328-2014）歸檔文件

工程準(zhǔn)備階段文件（A類）立項(xiàng)文件

項(xiàng)目建議書批復(fù)文件及項(xiàng)目建議書

可行性研究報(bào)告批復(fù)文件及可行性研究報(bào)告專家論證意見、項(xiàng)目評(píng)估文件有關(guān)立項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示建設(shè)用地、拆遷文件 選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通知書建設(shè)用地批準(zhǔn)文書

拆遷安置意見、協(xié)議、方案等建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件土地使用證明文件及其附件建設(shè)用地釘樁通知單勘察、設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告水文地質(zhì)勘察報(bào)告初步設(shè)計(jì)文件（說明書）設(shè)計(jì)方案審查意見

人防、環(huán)保、消防等有關(guān)主管部門（對(duì)設(shè)計(jì)方案）審查意見 設(shè)計(jì)計(jì)算書

施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見節(jié)能設(shè)計(jì)備案文件招投標(biāo)文件 勘察、設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件勘察、設(shè)計(jì)合同施工招投標(biāo)文件 施工合同

工程監(jiān)理招投標(biāo)文件監(jiān)理合同 開工審批文件

建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件建設(shè)工程施工許可證工程造價(jià)文件工程投資估算材料工程設(shè)計(jì)概算材料招標(biāo)控制價(jià)格文件合同價(jià)格文件結(jié)算價(jià)格文件工程造價(jià)文件工程概況信息表 建設(shè)單位工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及現(xiàn)場(chǎng)管理人員名冊(cè) 建設(shè)單位 保存單位

設(shè)計(jì)施工監(jiān)理單位單位單位 城建檔案

34B11234567891011B212B312345B412345B512B612C1123456789C21監(jiān)理單位工程項(xiàng)目總監(jiān)及監(jiān)理人員名冊(cè) 施工單位工程項(xiàng)目經(jīng)理及質(zhì)量管理人員名冊(cè) 監(jiān)理文件（B類）監(jiān)理管理文件監(jiān)理規(guī)劃 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理月報(bào)

監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要監(jiān)理工作日志監(jiān)理工作總結(jié)工作聯(lián)系單 監(jiān)理工程師通知

監(jiān)理工程師通知回復(fù)單工程暫停令

工程復(fù)工報(bào)審表進(jìn)度控制文件工程開工報(bào)審表 施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表質(zhì)量控制文件 質(zhì)量事故報(bào)告及處理資料旁站監(jiān)理記錄 見證取樣和送檢人員備案表見證記錄

工程技術(shù)文件報(bào)審表造價(jià)控制文件工程款支付 工程款支付證書

工程變更費(fèi)用報(bào)審表費(fèi)用索賠申請(qǐng)表費(fèi)用索賠審批表工期管理文件工程延期申請(qǐng)表工程延期審批表監(jiān)理驗(yàn)收文件竣工移交證書監(jiān)理資料移交書

施工文件（C類）施工管理文件工程概況表 施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄 企業(yè)資質(zhì)證書及相關(guān)專業(yè)人員崗位證書分包單位資質(zhì)報(bào)審表 建設(shè)單位質(zhì)量事故勘查記錄建設(shè)單位質(zhì)量事故報(bào)告書施工檢測(cè)計(jì)劃 見證試驗(yàn)檢測(cè)匯總表施工日志 施工技術(shù)文件 工程技術(shù)文件報(bào)審表 施工組織設(shè)計(jì)及施工方案

危險(xiǎn)性較大分部分項(xiàng)工程施工方案技術(shù)交底記錄圖紙會(huì)審記錄設(shè)計(jì)變更通知單

工程洽商記錄（技術(shù)核定單）進(jìn)度造價(jià)文件工程開工報(bào)審表工程復(fù)工報(bào)審表

施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表施工進(jìn)度計(jì)劃

人、機(jī)、料動(dòng)態(tài)表工程延期申請(qǐng)表工程款支付申請(qǐng)表工程變更費(fèi)用報(bào)審表費(fèi)用索賠申請(qǐng)表

施工物資出廠質(zhì)量證明及進(jìn)場(chǎng)檢測(cè)文件出廠質(zhì)量證明文件及檢測(cè)報(bào)告 砂、石、磚、水泥、鋼筋、隔熱保溫、防腐材料、輕骨料出廠證明文件 其他物資出廠合格證、質(zhì)量保證書、檢測(cè)報(bào)告和報(bào)關(guān)單或商檢證等 材料、設(shè)備的相關(guān)檢驗(yàn)報(bào)告、型式檢測(cè)報(bào)告、3C強(qiáng)制認(rèn)證合格證書或3C標(biāo)志

主要設(shè)備、器具的安裝使用說明書進(jìn)口的主要材料設(shè)備的商檢證明文件 涉及消防、安全、衛(wèi)生、環(huán)保，節(jié)能的材料，設(shè)備的檢測(cè)報(bào)告或法定機(jī)構(gòu)出具的有效證明文件其他施工物資產(chǎn)品合格證、出廠檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)通用表格

材料、構(gòu)配件進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄

設(shè)備及管道附件試驗(yàn)記錄進(jìn)場(chǎng)復(fù)試報(bào)告鋼材試驗(yàn)報(bào)告水泥試驗(yàn)報(bào)告砂試驗(yàn)報(bào)告

碎（卵）石試驗(yàn)報(bào)告外加劑試驗(yàn)報(bào)告防水涂料試驗(yàn)報(bào)告防水卷材試驗(yàn)報(bào)告磚（砌塊）試驗(yàn)報(bào)告預(yù)應(yīng)力筋復(fù)試報(bào)告

預(yù)應(yīng)力錨具、夾具和連接器復(fù)試報(bào)告裝飾裝修用門窗復(fù)試報(bào)告 裝飾裝修用人造木板復(fù)試報(bào)告裝飾裝修用花崗巖復(fù)試報(bào)告裝飾裝修用安全玻璃復(fù)試報(bào)告裝飾裝修用外墻面磚復(fù)試報(bào)告 鋼結(jié)構(gòu)用鋼材復(fù)試報(bào)告

鋼結(jié)構(gòu)用防火涂料復(fù)試報(bào)告鋼結(jié)構(gòu)用焊接材料復(fù)試報(bào)告

鋼結(jié)構(gòu)用高強(qiáng)度大六角頭螺栓連接副復(fù)試報(bào)告鋼結(jié)構(gòu)用扭剪型高強(qiáng)螺栓連接副復(fù)試報(bào)告 幕墻用呂塑板、石材、玻璃、結(jié)構(gòu)膠復(fù)試報(bào)告散熱器、供暖系統(tǒng)保溫材料、通風(fēng)與空調(diào)工程絕熱材料、風(fēng)機(jī)盤管機(jī)組、低壓配電系統(tǒng)電纜的見證取樣復(fù)試報(bào)告節(jié)能工程材料復(fù)試報(bào)告其他物資進(jìn)場(chǎng)復(fù)試報(bào)告施工記錄文件隱蔽工程驗(yàn)收記錄施工檢查記錄交接檢查記錄 工程定位測(cè)量記錄基槽驗(yàn)線記錄 樓層平面放線記錄樓層標(biāo)高抄測(cè)記錄 建筑物垂直度、標(biāo)高觀測(cè)記錄沉降觀測(cè)記錄

基坑支護(hù)水平位移監(jiān)測(cè)記錄樁基、支護(hù)測(cè)量放線記錄地基驗(yàn)槽記錄地基釬探記錄

混凝土澆灌申請(qǐng)書預(yù)拌混凝土運(yùn)輸單混凝土開盤鑒定混凝土拆模申請(qǐng)單混凝土預(yù)拌測(cè)溫記錄混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄

大體積混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄大型構(gòu)件吊裝記錄焊接材料烘焙記錄 地下工程防水效果檢查記錄防水工程試水檢查記錄 通風(fēng)（煙）道、垃圾道檢查記錄預(yù)應(yīng)力筋張拉記錄 有粘結(jié)預(yù)應(yīng)力結(jié)構(gòu)灌漿記錄鋼結(jié)構(gòu)施工記錄

網(wǎng)架（索膜）施工記錄木結(jié)構(gòu)施工記錄幕墻注膠檢查記錄

自動(dòng)扶梯、自動(dòng)人行道的相鄰區(qū)域檢查記錄電梯電氣裝置安裝檢查記錄 自動(dòng)扶梯、自動(dòng)人行道電氣裝置檢查記錄

自動(dòng)扶梯、自動(dòng)人行道整機(jī)安裝質(zhì)量檢查記錄其他施工記錄文件 施工試驗(yàn)記錄及檢測(cè)文件通用表格

設(shè)備單機(jī)試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄系統(tǒng)試運(yùn)轉(zhuǎn)調(diào)試記錄接地電阻測(cè)試記錄絕緣電阻測(cè)試記錄建筑與結(jié)構(gòu)工程錨桿試驗(yàn)報(bào)告 地基承載力檢驗(yàn)報(bào)告樁基檢測(cè)報(bào)告 土工擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告

回填土試驗(yàn)報(bào)告（應(yīng)附圖）鋼筋機(jī)械連接試驗(yàn)報(bào)告鋼筋焊接連接試驗(yàn)報(bào)告

砂漿配合比申請(qǐng)書、通知單砂漿配抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告

砌筑砂漿試塊強(qiáng)度統(tǒng)計(jì)、評(píng)定記錄混凝土配合比申請(qǐng)書、通知單混凝土抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告

混凝土試塊強(qiáng)度統(tǒng)計(jì)、評(píng)定記錄混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告 砂、石、水泥放射性指標(biāo)報(bào)告混凝土堿總量計(jì)算書 外墻飾面磚樣板粘結(jié)強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告后置埋件抗拔試驗(yàn)報(bào)告 超聲波探傷報(bào)告、探傷記錄鋼構(gòu)件射線探傷報(bào)告磁粉探傷報(bào)告 高強(qiáng)度螺栓抗滑移系數(shù)檢測(cè)報(bào)告鋼結(jié)構(gòu)焊接工藝評(píng)定 網(wǎng)架節(jié)點(diǎn)承載力試驗(yàn)報(bào)告

鋼結(jié)構(gòu)防腐、防火涂料厚度檢測(cè)報(bào)告木結(jié)構(gòu)膠縫試驗(yàn)報(bào)告 木結(jié)構(gòu)構(gòu)件力學(xué)性能試驗(yàn)報(bào)告木結(jié)構(gòu)防護(hù)劑試驗(yàn)報(bào)告 幕墻雙組分硅酮結(jié)構(gòu)膠混勻性及拉斷試驗(yàn)報(bào)告

幕墻的抗風(fēng)壓性能、空氣滲透性能、雨水滲透性能及平面內(nèi)變形性能檢測(cè)報(bào)告外門窗的抗風(fēng)壓性能、空氣滲透性能和雨水滲透性能檢測(cè)報(bào)告 墻體節(jié)能工程保溫板材與基層粘結(jié)強(qiáng)度現(xiàn)場(chǎng)拉拔試驗(yàn)外墻保溫漿料同條件養(yǎng)護(hù)試件試驗(yàn)報(bào)告結(jié)構(gòu)實(shí)體混凝土強(qiáng)度驗(yàn)收記錄

結(jié)構(gòu)實(shí)體鋼筋保護(hù)層厚度驗(yàn)收記錄圍護(hù)結(jié)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)體檢驗(yàn)室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)報(bào)告節(jié)能性能檢測(cè)報(bào)告

其他建筑與結(jié)構(gòu)施工試驗(yàn)記錄與檢測(cè)文件給水排水及供暖工程灌（滿）水試驗(yàn)記錄強(qiáng)度嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄 通水試驗(yàn)記錄

沖（吹）洗試驗(yàn)記錄通球試驗(yàn)記錄補(bǔ)償器安裝記錄消火栓試射記錄 安全附件安裝檢查記錄鍋爐烘爐試驗(yàn)記錄鍋爐煮爐試驗(yàn)記錄鍋爐試運(yùn)行記錄 安全閥定壓合格證書

自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)記錄

其他給水排水及供暖施工試驗(yàn)記錄與檢測(cè)文件建筑電氣工程

電氣接地裝置平面示意圖表電氣器具通電安全檢查記錄電氣設(shè)備空載試運(yùn)行記錄建筑物照明通電試運(yùn)行記錄大型照明燈具承載試驗(yàn)記錄漏電開關(guān)模擬試驗(yàn)記錄

大容量電氣線路結(jié)點(diǎn)測(cè)溫記錄低壓配電電源質(zhì)量測(cè)試記錄建筑物照明系統(tǒng)照度測(cè)試記錄

其他建筑電氣施工試驗(yàn)記錄與檢測(cè)文件智能建筑工程 綜合布線測(cè)試記錄光纖損耗測(cè)試記錄

視頻系統(tǒng)末端測(cè)試記錄子系統(tǒng)檢測(cè)記錄系統(tǒng)試運(yùn)行記錄

其他智能建筑施工試驗(yàn)記錄與檢測(cè)文件通風(fēng)與空調(diào)工程風(fēng)管漏光檢測(cè)記錄風(fēng)管漏風(fēng)檢測(cè)記錄

現(xiàn)場(chǎng)組裝除塵器、空調(diào)機(jī)漏風(fēng)檢測(cè)記錄各房間室內(nèi)風(fēng)量測(cè)量記錄管網(wǎng)風(fēng)量平衡記錄

空調(diào)系統(tǒng)試運(yùn)轉(zhuǎn)調(diào)試記錄空調(diào)水系統(tǒng)試運(yùn)轉(zhuǎn)調(diào)試記錄制冷系統(tǒng)氣密性試驗(yàn)記錄凈化空調(diào)系統(tǒng)檢測(cè)記錄 防排煙系統(tǒng)聯(lián)合試運(yùn)行記錄

其他通風(fēng)與空調(diào)施工試驗(yàn)記錄與檢測(cè)文件電梯工程

轎廂平層準(zhǔn)確度測(cè)量記錄電梯層門安全裝置檢測(cè)記錄電梯電氣安全裝置檢測(cè)記錄電梯整機(jī)功能檢測(cè)記錄電梯主要功能檢測(cè)記錄 電梯負(fù)荷運(yùn)行試驗(yàn)記錄

電梯負(fù)荷運(yùn)行試驗(yàn)曲線圖表電梯噪聲測(cè)試記錄 自動(dòng)扶梯、自動(dòng)人行道安全裝置檢測(cè)記錄

自動(dòng)扶梯、自動(dòng)人行道整機(jī)性能、運(yùn)行試驗(yàn)記錄其他電梯施工試驗(yàn)記錄與檢測(cè)文件施工質(zhì)量驗(yàn)收文件檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄建筑節(jié)能分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 自動(dòng)噴水系統(tǒng)驗(yàn)收缺陷項(xiàng)目劃分記錄

程控電話交換系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄會(huì)議電視系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

衛(wèi)星數(shù)字電視系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄有限電視系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 公共廣播與緊急廣播系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄計(jì)算機(jī)網(wǎng)格系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄應(yīng)用軟件系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄網(wǎng)格安全系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄空調(diào)與通風(fēng)系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄變配電系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄公共照明系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄給水排水系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

熱源和熱交換系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄冷凍和冷卻水系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄電梯和電動(dòng)扶梯系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄數(shù)據(jù)通信接口分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

中央管理工作站及操作分站分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄系統(tǒng)實(shí)時(shí)性、可維護(hù)性、可靠性分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備安裝及檢測(cè)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警及消防聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄綜合防范功能分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄人侵報(bào)警系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

出入口控制（門禁）系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄巡更管理系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

停車場(chǎng)（庫）管理系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄安全防范綜合管理系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄綜合布線系統(tǒng)安裝分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 綜合布線系統(tǒng)性能檢測(cè)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄系統(tǒng)集成網(wǎng)絡(luò)連接分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 系統(tǒng)集成整體協(xié)調(diào)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

系統(tǒng)集成綜合管理及冗余功能分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄系統(tǒng)集成可維護(hù)性和安全性分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄電源系統(tǒng)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄其他施工質(zhì)量驗(yàn)收文件 施工驗(yàn)收文件

單位（子單位）工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄

單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄

單位（子單位）工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄 單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄施工資料移交書其他施工驗(yàn)收文件

竣工圖（D類）

建筑竣工圖結(jié)構(gòu)竣工圖鋼結(jié)構(gòu)竣工圖幕墻竣工圖 室內(nèi)裝飾竣工圖 建筑給水排水及供暖竣工圖建筑電氣竣工圖智能建筑竣工圖通風(fēng)與空調(diào)竣工圖室外工程竣工圖

規(guī)劃紅線內(nèi)的室外給水、排水、供熱、供電、照明管線等竣工圖 規(guī)劃紅線內(nèi)的道路、園林綠化、噴灌設(shè)施等竣工圖 工程竣工驗(yàn)收文件（E類）竣工驗(yàn)收與備案文件

勘察單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告設(shè)計(jì)單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告施工單位工程竣工報(bào)告

監(jiān)理單位工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要專家組竣工驗(yàn)收意見工程竣工驗(yàn)收證書

規(guī)劃、消防、環(huán)保、民防、防雷等部門出具的認(rèn)可文件或準(zhǔn)許使用文件 房屋建筑工程質(zhì)量保修書

住宅質(zhì)量保證書、住宅使用說明書建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見城市建設(shè)檔案移交書竣工決算文件施工決算文件監(jiān)理決算文件工程聲像資料等

開工前原貌、施工階段、竣工新貌照片

工程建設(shè)過程的錄音、錄像資料（重大工程）其他工程文件

第三篇：最新物業(yè)管理文件材料歸檔范圍

物業(yè)管理文件材料歸檔范圍

一、公司成立工商登記資料：

1、營業(yè)執(zhí)照

2、稅務(wù)登記證

3、資質(zhì)證書

4、組織機(jī)構(gòu)代碼證、卡

5、公司章程及章程修正案；

6、工商變更資料

7、年檢報(bào)告

8、其他工商資料

二、產(chǎn)權(quán)資料

1、規(guī)劃許可證；

2、用地協(xié)議書；

3、投資許可證；

4、開工許可證

5、紅線圖；

6、總平面圖

三、行政后勤管理材料

（一）行政資料

1．物業(yè)管理組織沿革、大事記及工作計(jì)劃、總結(jié)

2．各類重大會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄

3．各類審批通過的行政規(guī)章制度

4．物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)

5．有關(guān)物業(yè)管理的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等

6．專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料

7．物業(yè)管理區(qū)域驗(yàn)收、接管記錄

（二）接待宣傳工作

有關(guān)本物業(yè)的專題新聞報(bào)道、采訪、新聞發(fā)布會(huì)材料

（三）人事管理

1．機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定

2．員工花名冊(cè)、勞動(dòng)合同、經(jīng)濟(jì)合同檔案

3．員工檔案（在職、離職）

4、員工工資表、勞動(dòng)工資表、員工考評(píng)記錄

4．員工培訓(xùn)計(jì)劃、措施、教材、試題、考試成績

5．人員保險(xiǎn)增補(bǔ)申請(qǐng)表

（四）后勤管理

1．固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表

2．公共設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄

3．行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表

4．物料采購計(jì)劃表、供方評(píng)價(jià)記錄

5．物料管理、盤點(diǎn)資料、調(diào)離人員移交清單

6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料

7．職工食堂管理材料

8．區(qū)域通訊工具管理材料

9．員工福利管理材料

二、客戶服務(wù)管理：

（一）、客戶管理 ：開發(fā)項(xiàng)目的客戶檔案（一戶一袋），包括預(yù)出售合同、借款合同、抵押合同、特批單及其他資料等

（二）、房產(chǎn)管理：

1、代理銷售項(xiàng)目的承包協(xié)議書

2、委托代理合同

3、樓盤交房資料（住戶手冊(cè)、住宅使用說明、裝修手冊(cè)）

4、市場(chǎng)銷售工作流程相應(yīng)的規(guī)定、制度

四、業(yè)主資料

1、業(yè)主住戶入住通知、購房合同復(fù)印件

2、業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記

3、業(yè)主公約

4、租住戶登記表

5、租賃物業(yè)清單、合同

五、物業(yè)裝修資料

（一）裝修申請(qǐng)審批表

（二）商鋪樓宇裝修審批表

（三）裝修違章處理通知單

（四）裝修稅單

六、業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)材料

（一）業(yè)主委員會(huì)籌備、選舉等材料

（二）業(yè)主委員會(huì)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)

（三）業(yè)主委員會(huì)制度

（四）業(yè)主大會(huì)材料

（五）樓長評(píng)選、增補(bǔ)、改選記錄

（六）有關(guān)收支情況公告

七、日常運(yùn)行材料

（一）日常運(yùn)行綜合1．業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表

2．員工住戶合理化建議、表揚(yáng)與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄

3．日常工作檢查記錄

4．事務(wù)助理工作總結(jié)

5．分包計(jì)劃、合同、合格供方名錄、供方評(píng)價(jià)記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報(bào)告、糾正措施報(bào)告

6．家訪表、聯(lián)絡(luò)單

7．服務(wù)要求評(píng)審記錄、車輛繳費(fèi)換證記錄

8．突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報(bào)告

9．公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄

（二）園林綠化

植物檔案及補(bǔ)種、病蟲害檢查、防治材料

（三）保潔工作

1．保潔隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表

2．保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表

3．環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄

（四）治安工作

1．治安隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表

2．治安事件處理記錄

3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4．來訪人員登記表、搬運(yùn)放行記錄登記表

5．車輛進(jìn)出登記表、異常車輛進(jìn)出登記表

（五）設(shè)備運(yùn)行記錄

1．供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計(jì)表

2．供水、供電設(shè)備值班、操作運(yùn)行及保養(yǎng)、檢查記錄

3．電梯運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)表、記錄、值班巡視檢查記錄表

4．電梯故障（事故）處理單

八、消防工作材料

（一）消防值班情況記錄

（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表

（三）消防設(shè)備運(yùn)行記錄表

（四）消防安全檢查記錄表

（五）火險(xiǎn)隱患整改通知書

九、創(chuàng)優(yōu)資料

（一）行業(yè)評(píng)比資料

（二）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料省

（三）企業(yè)ISO9000認(rèn)證及其它認(rèn)證材料

十、社區(qū)文化

（一）和街道、社區(qū)居委會(huì)、派出所等協(xié)作單位共同活動(dòng)材料

（二）社區(qū)文藝體育活動(dòng)材料、大型慶典、文化活動(dòng)材料

（三）團(tuán)組織及青年文明號(hào)活動(dòng)材料

（四）社區(qū)科普教育、社會(huì)公益性、各類專題座談會(huì)材料

（五）人文事件方面、學(xué)習(xí)參觀考察活動(dòng)材料

（六）員工文化生活材料

十一、財(cái)務(wù)檔案

（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證

（二）總帳、明細(xì)賬

（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬

（四）停車場(chǎng)機(jī)動(dòng)車輛管理及收費(fèi)記錄、住戶維修費(fèi)記錄、收費(fèi)統(tǒng)計(jì)等會(huì)計(jì)月、季度報(bào)告

（五）會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）

（六）會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

（七）會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

（八）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

（九）其它

十二、工程檔案

（一）土建綜合材料、水電綜合材料

（二）樓宇住房驗(yàn)收交接材料

（三）業(yè)主工程維修項(xiàng)目價(jià)格表

（四）公共設(shè)施新建、維修請(qǐng)示、批復(fù)、施工、驗(yàn)收材料

（五）竣工驗(yàn)收資料：

1、土建竣工驗(yàn)收書；

2、消防竣工驗(yàn)收證明；

3、水電竣工驗(yàn)收書；

4、電梯竣工驗(yàn)收書、電梯準(zhǔn)用證；

5、通信系統(tǒng)竣工驗(yàn)收證明；

6、燃?xì)庀到y(tǒng)竣工驗(yàn)收證明

7、各專業(yè)工程竣工圖

十三、設(shè)備檔案

十供水、供電、電梯、消防等設(shè)備隨箱、開箱及試運(yùn)行、維修、維護(hù)資料

十四、聲像檔案

國家、省、市領(lǐng)導(dǎo)和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動(dòng)，社區(qū)文化及開展各項(xiàng)宣傳等活動(dòng)形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料

十五、實(shí)物檔案

本單位獲得的各種證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等.注：物業(yè)管理是一項(xiàng)長效而艱巨的任務(wù)，物業(yè)檔案的建設(shè)是我們?cè)谖飿I(yè)管理工作中必不可少的工作，公司及各物業(yè)項(xiàng)目管理部，結(jié)合自身實(shí)際狀況，因地制宜，盡最大努力建立建全各項(xiàng)檔案，為物業(yè)向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展而努力！

來源:考試大-物業(yè)管理師

第四篇：公路工程文件歸檔范圍

公路工程項(xiàng)目文件歸檔范圍

第一部分 綜合文件

一、竣（交）工驗(yàn)收文件

（一）竣工驗(yàn)收文件（附件6、7、8相關(guān)內(nèi)容及竣工驗(yàn)收委員會(huì)各專業(yè)檢查組意見）。

（二）交工驗(yàn)收文件（附件3、4相關(guān)內(nèi)容）。

（三）工程單項(xiàng)驗(yàn)收文件（環(huán)保、檔案等）。

（四）各參建單位總結(jié)報(bào)告。

（五）接管養(yǎng)護(hù)單位項(xiàng)目使用情況報(bào)告。

二、建設(shè)依據(jù)及上級(jí)有關(guān)指示

（一）項(xiàng)目建議書及批準(zhǔn)文件。

（二）工程可行性研究報(bào)告及批準(zhǔn)文件。

（三）水土保持批準(zhǔn)文件。

（四）環(huán)境影響評(píng)價(jià)及批準(zhǔn)文件。

（五）文物調(diào)查、保護(hù)等文件。

（六）初步設(shè)計(jì)文件及批準(zhǔn)文件。

（七）施工圖設(shè)計(jì)文件及批準(zhǔn)文件。

（八）設(shè)計(jì)變更文件及批準(zhǔn)文件。

（九）設(shè)計(jì)中重大技術(shù)問題往來文件、會(huì)議紀(jì)要。

（十）施工許可批準(zhǔn)文件。

（十一）上級(jí)單位有關(guān)指示。

三、征地拆遷資料

（一）征地拆遷合同協(xié)議。

（二）征地批文。

（三）征用土地?cái)?shù)量一覽表。

（四）占地圖及土地使用證。

（五）拆遷數(shù)量一覽表。

四、工程管理文件

（一）招標(biāo)文件。

（二）投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告。

（三）合同書、協(xié)議書。

（四）技術(shù)文件及補(bǔ)充文件。

（五）建設(shè)單位往來文件。

（六）工程質(zhì)量責(zé)任登記表。

（七）其它文件及資料。

第二部分 決算和審計(jì)文件

一、支付報(bào)表

二、財(cái)務(wù)決算文件

三、工程決算文件

四、項(xiàng)目審計(jì)文件

五、其他文件

第三部分 監(jiān)理資料

一、監(jiān)理管理文件

二、工程質(zhì)量控制文件

（一）質(zhì)量控制措施、規(guī)定及往來文件。

（二）監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料（注：編排順序參照第四部分）。

（三）交工驗(yàn)收工程質(zhì)量評(píng)定資料。

三、工程進(jìn)度計(jì)劃管理文件

四、工程合同管理文件

五、其他文件

六、其它資料

監(jiān)理日志，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工程照片，音像資料。

監(jiān)理機(jī)構(gòu)及人員情況，各級(jí)監(jiān)理人員的工作范圍、責(zé)任劃分、工作制度。

第四部分 施工資料

一、竣工圖表

（一）變更設(shè)計(jì)一覽表。

（二）變更圖紙。

（三）工程竣工圖。

二、工程管理文件

施工組織機(jī)構(gòu)及人員，崗位責(zé)任劃分，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底文件，會(huì)議紀(jì)要等。

三、施工質(zhì)量控制文件

（一）工程質(zhì)量管理文件。

1.工程質(zhì)量往來文件（質(zhì)量保證體系，專項(xiàng)技術(shù)方案等）。2.工程質(zhì)量自檢報(bào)告及工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料。

3.工程質(zhì)量事故及處理情況報(bào)告、補(bǔ)救后達(dá)到要求的認(rèn)可證明文件。

4.橋梁荷載試驗(yàn)報(bào)告。5.橋梁基礎(chǔ)檢驗(yàn)匯總資料。

6.施工中遇到的非正常情況記錄、處理方案、施工工藝、質(zhì)量檢測(cè)記錄及觀察記錄、對(duì)工程質(zhì)量影響分析。7.交工驗(yàn)收施工單位的自檢評(píng)定資料。

（二）材料及標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)。

1.原材料、外購成品、半成品抽檢試驗(yàn)報(bào)告及資料。

2.外購材料(產(chǎn)品)出廠合格證書、檢驗(yàn)報(bào)告及質(zhì)量鑒定報(bào)告。3.各種標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)、配合比設(shè)計(jì)報(bào)告。

（三）施工工序資料。1.路基工程。

（1）路基土石方工程。ⅰ.地表處理資料。

ii.不良地質(zhì)處理方案、施工資料、檢測(cè)資料。iii.分層壓實(shí)資料。iv.路基檢測(cè)、驗(yàn)收資料。v.分段資料匯總。（2）防護(hù)工程。

ⅰ.基坑放樣、開挖處理、試驗(yàn)檢測(cè)資料。ii.各工序施工記錄、檢測(cè)、試驗(yàn)資料。iii.成品檢測(cè)資料。iv.砂漿(砼)強(qiáng)度試驗(yàn)資料。

（3）小橋工程

ⅰ.基坑放樣、開挖處理、試驗(yàn)檢測(cè)資料。ii.基礎(chǔ)施工檢查、試驗(yàn)資料,樁基檢測(cè)資料。iii.各分項(xiàng)施工工序檢查、成品檢測(cè)資料。

iv.砂漿強(qiáng)度、砼強(qiáng)度、臺(tái)背回填壓實(shí)度等試驗(yàn)報(bào)告及匯總表。

（4）排水工程。

ⅰ.基坑放樣、開挖處理、試驗(yàn)檢測(cè)資料。ii.各施工工序檢查、成品檢測(cè)資料。

iii.砂漿、砼強(qiáng)度試驗(yàn)資料。（5）涵洞工程。

ⅰ.基坑放樣、開挖處理、試驗(yàn)檢測(cè)資料。ii.各施工工序檢查、成品檢測(cè)資料。

iii.砂漿強(qiáng)度、砼強(qiáng)度、臺(tái)背回填壓實(shí)度等試驗(yàn)報(bào)告及匯總表。2.路面工程。

（1）施工工序檢查資料。

（2）材料配合比抽檢（油石比、馬歇爾試驗(yàn)等）資料。（3）壓實(shí)度、彎沉、強(qiáng)度等試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告及匯總資料。3.橋梁工程。

（1）基坑放樣、開挖處理、試驗(yàn)檢測(cè)資料。（2）基礎(chǔ)施工檢查、試驗(yàn)資料,樁基檢測(cè)資料。

（3）墩臺(tái)、現(xiàn)澆構(gòu)件、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)應(yīng)力等施工工序檢查、成品檢測(cè)資料。

（4）各工序施工、檢測(cè)記錄。

（5）砂漿強(qiáng)度、砼強(qiáng)度、臺(tái)背回填壓實(shí)度等試驗(yàn)報(bào)告及匯總表。（6）引道工程施工檢測(cè)、試驗(yàn)資料。4.隧道工程。

（1）洞身開挖施工、檢查資料。

（2）襯砌施工、檢驗(yàn)資料。

（3）隧道路面工程施工、檢查資料。

（4）照明、通風(fēng)、消防設(shè)施施工、檢查資料。

（5）洞口施工檢查資料。

（6）各種附屬設(shè)施檢驗(yàn)施工資料。

（7）各環(huán)節(jié)工序檢查、驗(yàn)收資料。

（8）隧道襯砌厚度、砼（砂漿）強(qiáng)度試驗(yàn)檢測(cè)資料。5.交通安全設(shè)施。

（1）各種標(biāo)志牌制作安裝檢查記錄。

（2）標(biāo)線檢查資料、施工記錄。

（3）防撞護(hù)欄、隔離柵及附屬設(shè)施施工、檢查資料。

（4）照明系統(tǒng)施工、檢測(cè)資料。

（5）各中間環(huán)節(jié)檢測(cè)資料。

（6）成品檢測(cè)資料。6.房屋建筑工程。

按建筑部門有關(guān)法規(guī)、資料編制辦法管理、匯總。7.機(jī)電工程。8.綠化工程。

（四）缺陷責(zé)任期資料。

四、施工安全及文明施工文件

（一）安全生產(chǎn)的有關(guān)文件。

安全組織機(jī)構(gòu)及人員、崗位責(zé)任、安全保證體系、施工專項(xiàng)技術(shù)方案、技術(shù)交底文件等。

（二）安全事故的調(diào)查處理文件。

（三）文明施工的有關(guān)文件。

五、進(jìn)度控制文件

（一）進(jìn)度計(jì)劃（文件、圖表）、批準(zhǔn)文件。

（二）進(jìn)度執(zhí)行情況（文件、圖表）。

（三）有關(guān)進(jìn)度的往來文件。

六、計(jì)量支付文件

七、合同管理文件

八、施工原始記錄

（一）施工日志。

（二）天氣、溫度及自然災(zāi)害記錄。

（三）測(cè)量原始記錄。

（四）各工序施工原始記錄（未匯入施工質(zhì)量控制文件的部分）。

（五）會(huì)議記錄、紀(jì)要。

（六）施工照片、音像資料。

（七）其它原始記錄。

第五部分 科研、新技術(shù)資料

一、科研資料

二、新技術(shù)應(yīng)用資料

（批準(zhǔn)的所有科研、新技術(shù)資料均要整理歸檔）。

第五篇：機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和 文書檔案保管期限規(guī)定講座

主要內(nèi)容: ●《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的修改過程、特點(diǎn)及適用范圍

●《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

● 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限 ● 成都市貫徹國家檔案局8號(hào)令的實(shí)施意見

第一章《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案 保管期限規(guī)定》的修改過程、特點(diǎn)及適用范圍

一、《規(guī)定》的修訂過程：P24 １９５６年第一次

１９６４年第二次

１９８３年第三次

１９８７年第四次

２００６年第五次

二、《規(guī)定》的特點(diǎn)

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》與1987年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》兩個(gè)業(yè)務(wù)文件相比有以下主要特點(diǎn)？

１、國家檔案局以令的形式發(fā)布《規(guī)定》，將原來的業(yè)務(wù)文件上升為行政規(guī)章，提高了《規(guī)定》的法規(guī)效力和法律地位，體現(xiàn)了國家檔案行政管理部門的意志。

２、改革文書檔案保管期限的劃分方法，將原來“永久”、“長期”、“短期”三種期限劃分方法改為“永久”、“定期”兩種期限劃分方法，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年、10年。

３、充分體現(xiàn)“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。對(duì)于永久保管的文書檔案類型，主要限定在本單位自己產(chǎn)生的文件材料。

４、增加了跟實(shí)際工作直接有關(guān)的新內(nèi)容，充實(shí)了一些新領(lǐng)域的文件材料，如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益方面的文件材料。同時(shí)調(diào)整了一些文件材料的保管期限。

５、原來長期的內(nèi)容，上升了很大一部分為永久，進(jìn)一步充實(shí)進(jìn)館檔案的內(nèi)容。

６、體現(xiàn)“以人為本”的原則，對(duì)涉及人的問題的檔案文件的保管期限劃分得更為慎重。

７、加大行政管理力度，將原來的“備案制”改為“審批制”。

三、《規(guī)定》的適用范圍

新《規(guī)定》適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。凡是具有行政管理職能的事業(yè)單位也屬適用范圍.如檔案局、旅游局。

第二章 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定 》

《規(guī)定》第一條指出了制定規(guī)定的目的是“ 為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用”。制定的《規(guī)定》的主要依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和有關(guān)法規(guī)。P34 第二條 中的“文件材料”一詞在檔案工作中是被廣泛使用的。這次《規(guī)定》第二條明確了“機(jī)關(guān)文件材料”是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，對(duì)“機(jī)關(guān)文件材料”的內(nèi)涵有了明確的界定。從門類上分，“機(jī)關(guān)文件材料”可分為文書、人事、基建、會(huì)計(jì)等文件材料；從載體上分，可分為紙質(zhì)、磁性、電子等載體文件材料。按照這個(gè)界定，我們各單位在制定文件材料歸檔范圍時(shí)，就不僅是文書檔案，同時(shí)還包括其它門類和載體的檔案。

第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。

如總結(jié)、工作大會(huì)、黨組黨委會(huì)記錄、圍繞職能制定的制度及辦法、組織機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)任免、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等。

（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。如房屋買賣、土地征用、合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面的材料。

（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；上級(jí)主管部門發(fā)給單位需要貫徹的，絕大多數(shù)涉及單位主要職能活動(dòng)，應(yīng)該歸檔。不是主管的上級(jí)部門發(fā)的文件，就要具體分析，與本單位職能無關(guān)的不存，普發(fā)性的不存。如市委書記在作風(fēng)整頓工作會(huì)上的講話，我們肯定要貫徹，但不是我們的主要職能，屬普發(fā)性文件，雖然重要，但從檔案的角度講，就不需要?dú)w檔，市委辦公廳會(huì)歸檔。并不是所有貫徹執(zhí)行的都要?dú)w檔。

（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍只是作了上述四款原則上的區(qū)分，原因在于機(jī)關(guān)文件材料涵蓋了機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的所有文件材料。由于各機(jī)關(guān)文件材料的內(nèi)容及載體差異性較大，內(nèi)容也比較龐雜，不可能在一份文件中詳細(xì)概括指明，因此，國家檔案局只對(duì)機(jī)關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性的規(guī)定。這四款原則只是我們判斷機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，而不是具體的歸檔范圍。

第四條 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

根據(jù)《規(guī)定》第四條，機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍包括四個(gè)方面。同第三條不同，歸檔范圍是四款原則規(guī)定，而不歸檔范圍是四條具體的規(guī)定，是具有操作性的，這里需要提醒的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿雖然不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見和批示、指示的稿本應(yīng)屬機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。還有機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上也應(yīng)納入歸檔范圍，與文件正本、文件處理單一并歸檔。

第五條

凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

這一條規(guī)定了機(jī)關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體、機(jī)關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。

各機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理可以分為兩個(gè)方面：一是對(duì)本單位全部檔案實(shí)體實(shí)行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，統(tǒng)一提供利用。即將各單位經(jīng)過整理并移交過來的檔案，由專人負(fù)責(zé)，保管在專門的檔案庫房內(nèi)，并且按統(tǒng)一的分類原則進(jìn)行編目，排架，按統(tǒng)一的制度提供利用。

二是本單位的全部檔案信息（如目錄、數(shù)據(jù)等）按統(tǒng)一的管理制度集中管理，但檔案實(shí)體則分別保存在不同的庫房。如將會(huì)計(jì)檔案存放在財(cái)務(wù)部門的庫房，科技檔案存放在科研部門的檔案庫房等。這兩種形式都叫集中管理。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛運(yùn)用，第二種形式的集中管理會(huì)越來越普遍。

第六條

機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

這一條應(yīng)該說是我們《規(guī)定》的核心內(nèi)容，它明確了保管期限的劃分方法。一般來說，永久保管的文書檔案要按有關(guān)規(guī)定向國家檔案館移交，以確保有永久保存價(jià)值的文書檔案得到有效保管和保護(hù)，為國家積累歷史和文化財(cái)富。定期保管的文書檔案主要由機(jī)關(guān)自己留存，備機(jī)關(guān)日常查考利用。

特別講到的是定期保管的檔案要實(shí)行標(biāo)時(shí)制，必須注明保管年限是10年還是30年，不能標(biāo)“定期”。這樣要求的目的主要是便于機(jī)關(guān)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定銷毀。以前的“長期”、“短期”是個(gè)模糊的概念。

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。主要指規(guī)范性文件。如國家檔案局8號(hào)令，這份文件屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，國家檔案局應(yīng)將其作為永久檔案保管。

(二)本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。民政工作會(huì)、衛(wèi)生工作會(huì)，包括請(qǐng)示、主管領(lǐng)導(dǎo)批示、通知、名單、日程、會(huì)議主報(bào)告等文件材料都要永久保管。

(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。

(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。如市檔案局報(bào)市政府關(guān)于區(qū)市縣綜合檔案館館庫面積標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)示與市政府的批復(fù)等文件材料應(yīng)為永久。各單位的綜合性的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。

(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。如財(cái)政局收到的財(cái)政部制發(fā)的《金融企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)劃》應(yīng)為永久。

(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

劃分永久時(shí)，需要注意以下問題：

1.突出本機(jī)關(guān)自身的文件材料，本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。2.突出本機(jī)關(guān)主要職能的文件材料

3.突出反映本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變及人事任免的文件材料 具體來說，各單位黨組、行政辦公會(huì)議記錄和紀(jì)要，黨員、職工名冊(cè)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每年的工作會(huì)議，以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、獲縣處級(jí)以上先進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)，受警告以上處分，人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料等則劃為永久。

第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)開支等。

（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。如一般的業(yè)務(wù)研討會(huì)、專題座談會(huì)、七一聯(lián)歡活動(dòng)等。

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎(jiǎng)勵(lì)辦法等。

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。如職工福利、安全保衛(wèi)工作的文件材料。

（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。如關(guān)于增加車輛配置的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、以下總結(jié)、單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計(jì)表

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。如國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。如8號(hào)令，如不需辦理的就不歸檔。

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。如機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見的復(fù)函。

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

第九條

機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

我國現(xiàn)有各種專門檔案管理辦法、規(guī)定近30種，有的辦法或規(guī)定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》、勞動(dòng)部和國家檔案局聯(lián)合制定的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中包含了人事文件材料的歸檔內(nèi)容。有的涉及到了檔案保管期限，如財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，既有會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍，又有會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)時(shí)保管期限。還有建設(shè)部和國家檔案局聯(lián)合制定的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》標(biāo)明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性。

這里還要提醒一下，并不是所有門類的檔案國家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，我們具體操作中應(yīng)把握以下原則：國家有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行，如會(huì)計(jì)檔案、基建檔案。國家沒有規(guī)定的，參考已有的文書和專門檔案的規(guī)定。第十條

機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

本條主要是對(duì)電子文件歸檔時(shí)的組成要件提出了特殊要求。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，一段時(shí)間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔

這條還規(guī)定了紙質(zhì)文件材料歸檔的組成要件，在機(jī)關(guān)文書處理過程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發(fā)等不同的內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過程，我們?cè)跉w檔時(shí)，就應(yīng)當(dāng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。無紙化辦公處理方法：

第十一條

機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

大家知道，原件與副本、復(fù)制件在法律地位上是有區(qū)別的。《檔案法實(shí)施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。這條規(guī)定明確了機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機(jī)關(guān)對(duì)檔案保管期限的劃分高于其他機(jī)關(guān)，如辦會(huì)、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會(huì)議文件也不劃為永久。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來檔案重復(fù)進(jìn)館，同時(shí)也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，省級(jí)以上檔案館應(yīng)接收同級(jí)機(jī)關(guān)永久保管的檔案，通過對(duì)主辦機(jī)關(guān)、協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來有效控制內(nèi)容相同檔案的重復(fù)進(jìn)館問題。

另外，以各級(jí)黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會(huì)議，確定主辦機(jī)關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。

第十二條

各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

這次各機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機(jī)關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可執(zhí)行，只報(bào)同級(jí)檔案局備案。現(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。各機(jī)關(guān)編制的期限表，須經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行。

第十三條

在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

這條要求各機(jī)關(guān)在編制保管期限表時(shí)，要結(jié)合單位職能來制定，我們審批時(shí)，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。

第十四條

本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。

第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。

《規(guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對(duì)于一個(gè)機(jī)關(guān)來講，按照《規(guī)定》實(shí)施的相關(guān)程序，一個(gè)機(jī)關(guān)編制的保管期限表要經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當(dāng)新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。具體的執(zhí)行時(shí)間后面再講。

第三章 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料

歸檔范圍及保管期限

一、做好前期準(zhǔn)備工作

建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個(gè)機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價(jià)值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個(gè)單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項(xiàng)重要制度。要做到以下幾點(diǎn)：

１、認(rèn)真理解國家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神；

２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；

３、結(jié)合本單位實(shí)際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn)，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。

二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)遵循的原則

1、嚴(yán)格控制普發(fā)文件。我們?cè)谥笇?dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會(huì)造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。這里明確一點(diǎn)，對(duì)于普發(fā)性文件，除了上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導(dǎo)性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動(dòng)人事工資管理政策性文件。

2、堅(jiān)持 “宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內(nèi)容加文種的形式來表述。國家局8號(hào)令是針對(duì)全國各級(jí)部門的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個(gè)單位哪些重要、哪些一般應(yīng)該是清晰的。擬寫條款時(shí)要盡量包含一個(gè)部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。因?yàn)楸碇贫ê螅遣荒茈S意修改的。

3、條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確。如“上級(jí)方針、政策性文件”的條款，應(yīng)改為“上級(jí)關(guān)于某項(xiàng)工作方針、政策的文件材料”。“本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫，并且應(yīng)寫明關(guān)于什么問題的請(qǐng)示、批復(fù)。“國家資產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應(yīng)寫明“國家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料。

4、重大活動(dòng)、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專門就重大活動(dòng)、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個(gè)文件（成委發(fā)[2005]46號(hào)文件）

5、從寬從長保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等等。

6、注重文件之間的必然聯(lián)系。劃分檔案保管期限時(shí)，要考慮文件之間的邏輯關(guān)系，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)的檔案在歸檔時(shí)都要全面考慮。還有如請(qǐng)示和批復(fù)都要同時(shí)歸檔。沒有批復(fù)的請(qǐng)示劃10年，有批復(fù)的請(qǐng)示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。

三、劃分保管期限時(shí)需要注意的幾個(gè)問題

1、同一會(huì)議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。

2、各機(jī)關(guān)對(duì)人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果定為永久。

3、以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。

4、領(lǐng)導(dǎo)出國或出境訪問考察、參加國際會(huì)議、接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料，在歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)不同價(jià)值的文件材料劃分不同保管期限。

5、受到縣級(jí)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級(jí)以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。

6、處分材料及紀(jì)檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結(jié)果劃分保管期限：處理結(jié)果為警告的劃為30年，處理結(jié)果為警告以上的，劃為永久。通報(bào)批評(píng)10年，沒有結(jié)果的，不歸檔。

7、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)報(bào)告及同級(jí)財(cái)政部門的批復(fù)可以一并劃為永久。

四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料

1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。因?yàn)椋瑥谋９車覚n案資源的角度，各機(jī)關(guān)把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會(huì)的檔案就基本齊了。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級(jí)機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。

2．看內(nèi)容：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的比反映非主要職能活動(dòng)的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機(jī)關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機(jī)關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機(jī)關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對(duì)性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時(shí)效性的比沒有時(shí)效性的重要。

從根本上說，我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點(diǎn)，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚龍混雜”。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機(jī)關(guān)的關(guān)聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時(shí)效，把握好期限確定的“度”，相對(duì)準(zhǔn)確地劃定“重要”與“一般”的界線。

第五章 成都市的貫徹實(shí)施意見

2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國家檔案局8號(hào)令，結(jié)合我市實(shí)際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的實(shí)施意見》

一、對(duì)文件材料歸檔范圍的要求

國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們?cè)跀M訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時(shí)，必須將本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。

二、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應(yīng)按期向同級(jí)綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。

三、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進(jìn)行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號(hào)，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號(hào)

四、市級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報(bào)送市檔案局審查同意后執(zhí)行。機(jī)構(gòu)合并、分設(shè)或職能發(fā)生變化時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)要及時(shí)重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門審查。

五、編制要求和格式。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個(gè)人的事。因?yàn)樾碌谋９芷谙薇硎前磧?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來編，涉及到每一個(gè)部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)反復(fù)征求意見，討論修改，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)市檔案局。

編制格式就是這樣三個(gè)項(xiàng)目。機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。

八、各級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報(bào)表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、蓋章后報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門。

各級(jí)機(jī)關(guān)在報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時(shí)報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料。