第一篇：國有企業(yè)文件材料歸檔范圍

國有企業(yè)文件材料歸檔范圍

一、黨群工作形成的文件材料

（一）黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。

（二）黨組織建設、黨員和干部管理、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或事件。

（三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設、統(tǒng)戰(zhàn)工作。

（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。

（五）專業(yè)學會、協(xié)會工作、群眾團體活動。

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準、企業(yè)章程。

（二）企業(yè)領導班子（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層，下同）構成 及變更，企業(yè)內(nèi)部機構及變更。

（三）企業(yè)領導班子的活動。

（四）綜合性行政事務、企業(yè)事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印 鑒的管理。

（五）法律事務，紀檢監(jiān)察，公證工作。

（六）審計工作。

（七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職 稱評聘。

（八）職工教育與培訓工作。

（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。

（十）后勤福利，住房管理。

（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災害。

（十二）外事工作。

三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料

（一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策。

（二）計劃管理，責任制管理，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。

（三）資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運作，對外投資，股權管理，多種經(jīng)營 管理，產(chǎn)權變動，清產(chǎn)核資。

（四）屬企業(yè)所有的知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密及其管理。

（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。

（六）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關調(diào)查等。

（七）財務管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。

（八）物資采購、保存、供應和流通。

（九）經(jīng)營業(yè)務管理，服務質量管理。

（十）境外項目管理。

（十一）招投標項目管理。

四、生產(chǎn)技術管理工作形成的文件材料

（一）生產(chǎn)準備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作。

（二）質量管理、質量檢測和質量控制工作。

（三）能源管理

（四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設，科技管理。

（五）生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理。

（六）環(huán)境保護、檢測與控制。

（七）計量工作。

（八）標準化工作。

（九）檔案、圖書、情報工作。

五、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務開發(fā)工作形成的文件材料

A 工業(yè)企業(yè)

（一）產(chǎn)品的市場調(diào)研、立項論證、設計。

（二）產(chǎn)品的工藝、工裝、試制、加工制造。

（三）產(chǎn)品的檢驗、包裝。

（四）產(chǎn)品的銷售與售后服務。

（五）產(chǎn)品鑒定、評優(yōu)。

（六）產(chǎn)品質量事故分析及處理。B、非工業(yè)企業(yè)

（一）業(yè)務項目的研發(fā)與形成。

（二）業(yè)務項目的經(jīng)營。

（三）業(yè)務項目的保障與監(jiān)督。

六、科學技術研究工作形成的文件材料

（一）科研項目的調(diào)研、申報立項。

（二）科研項目的研究、實驗。

（三）科研項目的總結、鑒定。

（四）科研項目的報獎、推廣應用。

七、職工個人管理形成的文件材料

（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。

第二篇：建筑工程文件歸檔范圍

建筑工程文件歸檔范圍（GB/T50328-2014）歸檔文件

工程準備階段文件（A類）立項文件

項目建議書批復文件及項目建議書

可行性研究報告批復文件及可行性研究報告專家論證意見、項目評估文件有關立項的會議紀要、領導批示建設用地、拆遷文件 選址申請及選址規(guī)劃意見通知書建設用地批準文書

拆遷安置意見、協(xié)議、方案等建設用地規(guī)劃許可證及其附件土地使用證明文件及其附件建設用地釘樁通知單勘察、設計文件工程地質勘察報告水文地質勘察報告初步設計文件（說明書）設計方案審查意見

人防、環(huán)保、消防等有關主管部門（對設計方案）審查意見 設計計算書

施工圖設計文件審查意見節(jié)能設計備案文件招投標文件 勘察、設計招投標文件勘察、設計合同施工招投標文件 施工合同

工程監(jiān)理招投標文件監(jiān)理合同 開工審批文件

建設工程規(guī)劃許可證及其附件建設工程施工許可證工程造價文件工程投資估算材料工程設計概算材料招標控制價格文件合同價格文件結算價格文件工程造價文件工程概況信息表 建設單位工程項目負責人及現(xiàn)場管理人員名冊 建設單位 保存單位

設計施工監(jiān)理單位單位單位 城建檔案

34B11234567891011B212B312345B412345B512B612C1123456789C21監(jiān)理單位工程項目總監(jiān)及監(jiān)理人員名冊 施工單位工程項目經(jīng)理及質量管理人員名冊 監(jiān)理文件（B類）監(jiān)理管理文件監(jiān)理規(guī)劃 監(jiān)理實施細則監(jiān)理月報

監(jiān)理會議紀要監(jiān)理工作日志監(jiān)理工作總結工作聯(lián)系單 監(jiān)理工程師通知

監(jiān)理工程師通知回復單工程暫停令

工程復工報審表進度控制文件工程開工報審表 施工進度計劃報審表質量控制文件 質量事故報告及處理資料旁站監(jiān)理記錄 見證取樣和送檢人員備案表見證記錄

工程技術文件報審表造價控制文件工程款支付 工程款支付證書

工程變更費用報審表費用索賠申請表費用索賠審批表工期管理文件工程延期申請表工程延期審批表監(jiān)理驗收文件竣工移交證書監(jiān)理資料移交書

施工文件（C類）施工管理文件工程概況表 施工現(xiàn)場質量管理檢查記錄 企業(yè)資質證書及相關專業(yè)人員崗位證書分包單位資質報審表 建設單位質量事故勘查記錄建設單位質量事故報告書施工檢測計劃 見證試驗檢測匯總表施工日志 施工技術文件 工程技術文件報審表 施工組織設計及施工方案

危險性較大分部分項工程施工方案技術交底記錄圖紙會審記錄設計變更通知單

工程洽商記錄（技術核定單）進度造價文件工程開工報審表工程復工報審表

施工進度計劃報審表施工進度計劃

人、機、料動態(tài)表工程延期申請表工程款支付申請表工程變更費用報審表費用索賠申請表

施工物資出廠質量證明及進場檢測文件出廠質量證明文件及檢測報告 砂、石、磚、水泥、鋼筋、隔熱保溫、防腐材料、輕骨料出廠證明文件 其他物資出廠合格證、質量保證書、檢測報告和報關單或商檢證等 材料、設備的相關檢驗報告、型式檢測報告、3C強制認證合格證書或3C標志

主要設備、器具的安裝使用說明書進口的主要材料設備的商檢證明文件 涉及消防、安全、衛(wèi)生、環(huán)保，節(jié)能的材料，設備的檢測報告或法定機構出具的有效證明文件其他施工物資產(chǎn)品合格證、出廠檢驗報告進場檢驗通用表格

材料、構配件進場檢驗記錄設備開箱檢驗記錄

設備及管道附件試驗記錄進場復試報告鋼材試驗報告水泥試驗報告砂試驗報告

碎（卵）石試驗報告外加劑試驗報告防水涂料試驗報告防水卷材試驗報告磚（砌塊）試驗報告預應力筋復試報告

預應力錨具、夾具和連接器復試報告裝飾裝修用門窗復試報告 裝飾裝修用人造木板復試報告裝飾裝修用花崗巖復試報告裝飾裝修用安全玻璃復試報告裝飾裝修用外墻面磚復試報告 鋼結構用鋼材復試報告

鋼結構用防火涂料復試報告鋼結構用焊接材料復試報告

鋼結構用高強度大六角頭螺栓連接副復試報告鋼結構用扭剪型高強螺栓連接副復試報告 幕墻用呂塑板、石材、玻璃、結構膠復試報告散熱器、供暖系統(tǒng)保溫材料、通風與空調(diào)工程絕熱材料、風機盤管機組、低壓配電系統(tǒng)電纜的見證取樣復試報告節(jié)能工程材料復試報告其他物資進場復試報告施工記錄文件隱蔽工程驗收記錄施工檢查記錄交接檢查記錄 工程定位測量記錄基槽驗線記錄 樓層平面放線記錄樓層標高抄測記錄 建筑物垂直度、標高觀測記錄沉降觀測記錄

基坑支護水平位移監(jiān)測記錄樁基、支護測量放線記錄地基驗槽記錄地基釬探記錄

混凝土澆灌申請書預拌混凝土運輸單混凝土開盤鑒定混凝土拆模申請單混凝土預拌測溫記錄混凝土養(yǎng)護測溫記錄

大體積混凝土養(yǎng)護測溫記錄大型構件吊裝記錄焊接材料烘焙記錄 地下工程防水效果檢查記錄防水工程試水檢查記錄 通風（煙）道、垃圾道檢查記錄預應力筋張拉記錄 有粘結預應力結構灌漿記錄鋼結構施工記錄

網(wǎng)架（索膜）施工記錄木結構施工記錄幕墻注膠檢查記錄

自動扶梯、自動人行道的相鄰區(qū)域檢查記錄電梯電氣裝置安裝檢查記錄 自動扶梯、自動人行道電氣裝置檢查記錄

自動扶梯、自動人行道整機安裝質量檢查記錄其他施工記錄文件 施工試驗記錄及檢測文件通用表格

設備單機試運轉記錄系統(tǒng)試運轉調(diào)試記錄接地電阻測試記錄絕緣電阻測試記錄建筑與結構工程錨桿試驗報告 地基承載力檢驗報告樁基檢測報告 土工擊實試驗報告

回填土試驗報告（應附圖）鋼筋機械連接試驗報告鋼筋焊接連接試驗報告

砂漿配合比申請書、通知單砂漿配抗壓強度試驗報告

砌筑砂漿試塊強度統(tǒng)計、評定記錄混凝土配合比申請書、通知單混凝土抗壓強度試驗報告

混凝土試塊強度統(tǒng)計、評定記錄混凝土抗?jié)B試驗報告 砂、石、水泥放射性指標報告混凝土堿總量計算書 外墻飾面磚樣板粘結強度試驗報告后置埋件抗拔試驗報告 超聲波探傷報告、探傷記錄鋼構件射線探傷報告磁粉探傷報告 高強度螺栓抗滑移系數(shù)檢測報告鋼結構焊接工藝評定 網(wǎng)架節(jié)點承載力試驗報告

鋼結構防腐、防火涂料厚度檢測報告木結構膠縫試驗報告 木結構構件力學性能試驗報告木結構防護劑試驗報告 幕墻雙組分硅酮結構膠混勻性及拉斷試驗報告

幕墻的抗風壓性能、空氣滲透性能、雨水滲透性能及平面內(nèi)變形性能檢測報告外門窗的抗風壓性能、空氣滲透性能和雨水滲透性能檢測報告 墻體節(jié)能工程保溫板材與基層粘結強度現(xiàn)場拉拔試驗外墻保溫漿料同條件養(yǎng)護試件試驗報告結構實體混凝土強度驗收記錄

結構實體鋼筋保護層厚度驗收記錄圍護結構現(xiàn)場實體檢驗室內(nèi)環(huán)境檢測報告節(jié)能性能檢測報告

其他建筑與結構施工試驗記錄與檢測文件給水排水及供暖工程灌（滿）水試驗記錄強度嚴密性試驗記錄 通水試驗記錄

沖（吹）洗試驗記錄通球試驗記錄補償器安裝記錄消火栓試射記錄 安全附件安裝檢查記錄鍋爐烘爐試驗記錄鍋爐煮爐試驗記錄鍋爐試運行記錄 安全閥定壓合格證書

自動噴水滅火系統(tǒng)聯(lián)動試驗記錄

其他給水排水及供暖施工試驗記錄與檢測文件建筑電氣工程

電氣接地裝置平面示意圖表電氣器具通電安全檢查記錄電氣設備空載試運行記錄建筑物照明通電試運行記錄大型照明燈具承載試驗記錄漏電開關模擬試驗記錄

大容量電氣線路結點測溫記錄低壓配電電源質量測試記錄建筑物照明系統(tǒng)照度測試記錄

其他建筑電氣施工試驗記錄與檢測文件智能建筑工程 綜合布線測試記錄光纖損耗測試記錄

視頻系統(tǒng)末端測試記錄子系統(tǒng)檢測記錄系統(tǒng)試運行記錄

其他智能建筑施工試驗記錄與檢測文件通風與空調(diào)工程風管漏光檢測記錄風管漏風檢測記錄

現(xiàn)場組裝除塵器、空調(diào)機漏風檢測記錄各房間室內(nèi)風量測量記錄管網(wǎng)風量平衡記錄

空調(diào)系統(tǒng)試運轉調(diào)試記錄空調(diào)水系統(tǒng)試運轉調(diào)試記錄制冷系統(tǒng)氣密性試驗記錄凈化空調(diào)系統(tǒng)檢測記錄 防排煙系統(tǒng)聯(lián)合試運行記錄

其他通風與空調(diào)施工試驗記錄與檢測文件電梯工程

轎廂平層準確度測量記錄電梯層門安全裝置檢測記錄電梯電氣安全裝置檢測記錄電梯整機功能檢測記錄電梯主要功能檢測記錄 電梯負荷運行試驗記錄

電梯負荷運行試驗曲線圖表電梯噪聲測試記錄 自動扶梯、自動人行道安全裝置檢測記錄

自動扶梯、自動人行道整機性能、運行試驗記錄其他電梯施工試驗記錄與檢測文件施工質量驗收文件檢驗批質量驗收記錄分項工程質量驗收記錄

分部（子分部）工程質量驗收記錄建筑節(jié)能分部工程質量驗收記錄 自動噴水系統(tǒng)驗收缺陷項目劃分記錄

程控電話交換系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄會議電視系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄

衛(wèi)星數(shù)字電視系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄有限電視系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄 公共廣播與緊急廣播系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄計算機網(wǎng)格系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄應用軟件系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄網(wǎng)格安全系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄空調(diào)與通風系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄變配電系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄公共照明系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄給水排水系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄

熱源和熱交換系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄冷凍和冷卻水系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄電梯和電動扶梯系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄數(shù)據(jù)通信接口分項工程質量驗收記錄

中央管理工作站及操作分站分項工程質量驗收記錄系統(tǒng)實時性、可維護性、可靠性分項工程質量驗收記錄現(xiàn)場設備安裝及檢測分項工程質量驗收記錄

火災自動報警及消防聯(lián)動系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄綜合防范功能分項工程質量驗收記錄

視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄人侵報警系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄

出入口控制（門禁）系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄巡更管理系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄

停車場（庫）管理系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄安全防范綜合管理系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄綜合布線系統(tǒng)安裝分項工程質量驗收記錄 綜合布線系統(tǒng)性能檢測分項工程質量驗收記錄系統(tǒng)集成網(wǎng)絡連接分項工程質量驗收記錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成分項工程質量驗收記錄 系統(tǒng)集成整體協(xié)調(diào)分項工程質量驗收記錄

系統(tǒng)集成綜合管理及冗余功能分項工程質量驗收記錄系統(tǒng)集成可維護性和安全性分項工程質量驗收記錄電源系統(tǒng)分項工程質量驗收記錄其他施工質量驗收文件 施工驗收文件

單位（子單位）工程竣工預驗收報驗表單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄

單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄

單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄 單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄施工資料移交書其他施工驗收文件

竣工圖（D類）

建筑竣工圖結構竣工圖鋼結構竣工圖幕墻竣工圖 室內(nèi)裝飾竣工圖 建筑給水排水及供暖竣工圖建筑電氣竣工圖智能建筑竣工圖通風與空調(diào)竣工圖室外工程竣工圖

規(guī)劃紅線內(nèi)的室外給水、排水、供熱、供電、照明管線等竣工圖 規(guī)劃紅線內(nèi)的道路、園林綠化、噴灌設施等竣工圖 工程竣工驗收文件（E類）竣工驗收與備案文件

勘察單位工程質量檢查報告設計單位工程質量檢查報告施工單位工程竣工報告

監(jiān)理單位工程質量評估報告工程竣工驗收報告

工程竣工驗收會議紀要專家組竣工驗收意見工程竣工驗收證書

規(guī)劃、消防、環(huán)保、民防、防雷等部門出具的認可文件或準許使用文件 房屋建筑工程質量保修書

住宅質量保證書、住宅使用說明書建設工程竣工驗收備案表建設工程檔案預驗收意見城市建設檔案移交書竣工決算文件施工決算文件監(jiān)理決算文件工程聲像資料等

開工前原貌、施工階段、竣工新貌照片

工程建設過程的錄音、錄像資料（重大工程）其他工程文件

第三篇：最新物業(yè)管理文件材料歸檔范圍

物業(yè)管理文件材料歸檔范圍

一、公司成立工商登記資料：

1、營業(yè)執(zhí)照

2、稅務登記證

3、資質證書

4、組織機構代碼證、卡

5、公司章程及章程修正案；

6、工商變更資料

7、年檢報告

8、其他工商資料

二、產(chǎn)權資料

1、規(guī)劃許可證；

2、用地協(xié)議書；

3、投資許可證；

4、開工許可證

5、紅線圖；

6、總平面圖

三、行政后勤管理材料

（一）行政資料

1．物業(yè)管理組織沿革、大事記及工作計劃、總結

2．各類重大會議紀要、會議記錄

3．各類審批通過的行政規(guī)章制度

4．物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結

5．有關物業(yè)管理的請示、批復、報告、通知等

6．專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料

7．物業(yè)管理區(qū)域驗收、接管記錄

（二）接待宣傳工作

有關本物業(yè)的專題新聞報道、采訪、新聞發(fā)布會材料

（三）人事管理

1．機構設置與人事管理規(guī)定

2．員工花名冊、勞動合同、經(jīng)濟合同檔案

3．員工檔案（在職、離職）

4、員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄

4．員工培訓計劃、措施、教材、試題、考試成績

5．人員保險增補申請表

（四）后勤管理

1．固定資產(chǎn)盤點表

2．公共設施、辦公用房及辦公用品管理記錄

3．行政辦公設備領用、維修、報廢記錄表

4．物料采購計劃表、供方評價記錄

5．物料管理、盤點資料、調(diào)離人員移交清單

6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料

7．職工食堂管理材料

8．區(qū)域通訊工具管理材料

9．員工福利管理材料

二、客戶服務管理：

（一）、客戶管理 ：開發(fā)項目的客戶檔案（一戶一袋），包括預出售合同、借款合同、抵押合同、特批單及其他資料等

（二）、房產(chǎn)管理：

1、代理銷售項目的承包協(xié)議書

2、委托代理合同

3、樓盤交房資料（住戶手冊、住宅使用說明、裝修手冊）

4、市場銷售工作流程相應的規(guī)定、制度

四、業(yè)主資料

1、業(yè)主住戶入住通知、購房合同復印件

2、業(yè)主住戶身份證、工作證復印件、家庭成員登記

3、業(yè)主公約

4、租住戶登記表

5、租賃物業(yè)清單、合同

五、物業(yè)裝修資料

（一）裝修申請審批表

（二）商鋪樓宇裝修審批表

（三）裝修違章處理通知單

（四）裝修稅單

六、業(yè)主大會、業(yè)主委員會材料

（一）業(yè)主委員會籌備、選舉等材料

（二）業(yè)主委員會的請示、報告、批復

（三）業(yè)主委員會制度

（四）業(yè)主大會材料

（五）樓長評選、增補、改選記錄

（六）有關收支情況公告

七、日常運行材料

（一）日常運行綜合1．業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表

2．員工住戶合理化建議、表揚與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務處理跟蹤記錄

3．日常工作檢查記錄

4．事務助理工作總結

5．分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務記錄、不合格報告、糾正措施報告

6．家訪表、聯(lián)絡單

7．服務要求評審記錄、車輛繳費換證記錄

8．突發(fā)事件處理記錄、預防措施報告

9．公共、辦公設施、工程及住戶日常維修和回訪記錄

（二）園林綠化

植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料

（三）保潔工作

1．保潔隊工具領用、維修、報廢記錄表

2．保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表

3．環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄

（四）治安工作

1．治安隊工具領用、維修、報廢記錄表

2．治安事件處理記錄

3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4．來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表

5．車輛進出登記表、異常車輛進出登記表

（五）設備運行記錄

1．供水、供電設備匯總表、月統(tǒng)計表

2．供水、供電設備值班、操作運行及保養(yǎng)、檢查記錄

3．電梯運行情況統(tǒng)計表、記錄、值班巡視檢查記錄表

4．電梯故障（事故）處理單

八、消防工作材料

（一）消防值班情況記錄

（二）消防設備月、季度檢查記錄表、維修記錄表

（三）消防設備運行記錄表

（四）消防安全檢查記錄表

（五）火險隱患整改通知書

九、創(chuàng)優(yōu)資料

（一）行業(yè)評比資料

（二）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評比資料省

（三）企業(yè)ISO9000認證及其它認證材料

十、社區(qū)文化

（一）和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活動材料

（二）社區(qū)文藝體育活動材料、大型慶典、文化活動材料

（三）團組織及青年文明號活動材料

（四）社區(qū)科普教育、社會公益性、各類專題座談會材料

（五）人文事件方面、學習參觀考察活動材料

（六）員工文化生活材料

十一、財務檔案

（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證

（二）總帳、明細賬

（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬

（四）停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統(tǒng)計等會計月、季度報告

（五）會計報告（決算）

（六）會計移交清冊

（七）會計檔案銷毀清冊

（八）會計檔案保管清冊

（九）其它

十二、工程檔案

（一）土建綜合材料、水電綜合材料

（二）樓宇住房驗收交接材料

（三）業(yè)主工程維修項目價格表

（四）公共設施新建、維修請示、批復、施工、驗收材料

（五）竣工驗收資料：

1、土建竣工驗收書；

2、消防竣工驗收證明；

3、水電竣工驗收書；

4、電梯竣工驗收書、電梯準用證；

5、通信系統(tǒng)竣工驗收證明；

6、燃氣系統(tǒng)竣工驗收證明

7、各專業(yè)工程竣工圖

十三、設備檔案

十供水、供電、電梯、消防等設備隨箱、開箱及試運行、維修、維護資料

十四、聲像檔案

國家、省、市領導和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動，社區(qū)文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料

十五、實物檔案

本單位獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等.注：物業(yè)管理是一項長效而艱巨的任務，物業(yè)檔案的建設是我們在物業(yè)管理工作中必不可少的工作，公司及各物業(yè)項目管理部，結合自身實際狀況，因地制宜，盡最大努力建立建全各項檔案，為物業(yè)向規(guī)范化、標準化發(fā)展而努力！

來源:考試大-物業(yè)管理師

第四篇：公路工程文件歸檔范圍

公路工程項目文件歸檔范圍

第一部分 綜合文件

一、竣（交）工驗收文件

（一）竣工驗收文件（附件6、7、8相關內(nèi)容及竣工驗收委員會各專業(yè)檢查組意見）。

（二）交工驗收文件（附件3、4相關內(nèi)容）。

（三）工程單項驗收文件（環(huán)保、檔案等）。

（四）各參建單位總結報告。

（五）接管養(yǎng)護單位項目使用情況報告。

二、建設依據(jù)及上級有關指示

（一）項目建議書及批準文件。

（二）工程可行性研究報告及批準文件。

（三）水土保持批準文件。

（四）環(huán)境影響評價及批準文件。

（五）文物調(diào)查、保護等文件。

（六）初步設計文件及批準文件。

（七）施工圖設計文件及批準文件。

（八）設計變更文件及批準文件。

（九）設計中重大技術問題往來文件、會議紀要。

（十）施工許可批準文件。

（十一）上級單位有關指示。

三、征地拆遷資料

（一）征地拆遷合同協(xié)議。

（二）征地批文。

（三）征用土地數(shù)量一覽表。

（四）占地圖及土地使用證。

（五）拆遷數(shù)量一覽表。

四、工程管理文件

（一）招標文件。

（二）投標文件、評標報告。

（三）合同書、協(xié)議書。

（四）技術文件及補充文件。

（五）建設單位往來文件。

（六）工程質量責任登記表。

（七）其它文件及資料。

第二部分 決算和審計文件

一、支付報表

二、財務決算文件

三、工程決算文件

四、項目審計文件

五、其他文件

第三部分 監(jiān)理資料

一、監(jiān)理管理文件

二、工程質量控制文件

（一）質量控制措施、規(guī)定及往來文件。

（二）監(jiān)理獨立抽檢資料（注：編排順序參照第四部分）。

（三）交工驗收工程質量評定資料。

三、工程進度計劃管理文件

四、工程合同管理文件

五、其他文件

六、其它資料

監(jiān)理日志，會議記錄、紀要，工程照片，音像資料。

監(jiān)理機構及人員情況，各級監(jiān)理人員的工作范圍、責任劃分、工作制度。

第四部分 施工資料

一、竣工圖表

（一）變更設計一覽表。

（二）變更圖紙。

（三）工程竣工圖。

二、工程管理文件

施工組織機構及人員，崗位責任劃分，施工組織設計，技術交底文件，會議紀要等。

三、施工質量控制文件

（一）工程質量管理文件。

1.工程質量往來文件（質量保證體系，專項技術方案等）。2.工程質量自檢報告及工程質量檢驗評定資料。

3.工程質量事故及處理情況報告、補救后達到要求的認可證明文件。

4.橋梁荷載試驗報告。5.橋梁基礎檢驗匯總資料。

6.施工中遇到的非正常情況記錄、處理方案、施工工藝、質量檢測記錄及觀察記錄、對工程質量影響分析。7.交工驗收施工單位的自檢評定資料。

（二）材料及標準試驗。

1.原材料、外購成品、半成品抽檢試驗報告及資料。

2.外購材料(產(chǎn)品)出廠合格證書、檢驗報告及質量鑒定報告。3.各種標準試驗、配合比設計報告。

（三）施工工序資料。1.路基工程。

（1）路基土石方工程。ⅰ.地表處理資料。

ii.不良地質處理方案、施工資料、檢測資料。iii.分層壓實資料。iv.路基檢測、驗收資料。v.分段資料匯總。（2）防護工程。

ⅰ.基坑放樣、開挖處理、試驗檢測資料。ii.各工序施工記錄、檢測、試驗資料。iii.成品檢測資料。iv.砂漿(砼)強度試驗資料。

（3）小橋工程

ⅰ.基坑放樣、開挖處理、試驗檢測資料。ii.基礎施工檢查、試驗資料,樁基檢測資料。iii.各分項施工工序檢查、成品檢測資料。

iv.砂漿強度、砼強度、臺背回填壓實度等試驗報告及匯總表。

（4）排水工程。

ⅰ.基坑放樣、開挖處理、試驗檢測資料。ii.各施工工序檢查、成品檢測資料。

iii.砂漿、砼強度試驗資料。（5）涵洞工程。

ⅰ.基坑放樣、開挖處理、試驗檢測資料。ii.各施工工序檢查、成品檢測資料。

iii.砂漿強度、砼強度、臺背回填壓實度等試驗報告及匯總表。2.路面工程。

（1）施工工序檢查資料。

（2）材料配合比抽檢（油石比、馬歇爾試驗等）資料。（3）壓實度、彎沉、強度等試驗檢測報告及匯總資料。3.橋梁工程。

（1）基坑放樣、開挖處理、試驗檢測資料。（2）基礎施工檢查、試驗資料,樁基檢測資料。

（3）墩臺、現(xiàn)澆構件、預制構件、預應力等施工工序檢查、成品檢測資料。

（4）各工序施工、檢測記錄。

（5）砂漿強度、砼強度、臺背回填壓實度等試驗報告及匯總表。（6）引道工程施工檢測、試驗資料。4.隧道工程。

（1）洞身開挖施工、檢查資料。

（2）襯砌施工、檢驗資料。

（3）隧道路面工程施工、檢查資料。

（4）照明、通風、消防設施施工、檢查資料。

（5）洞口施工檢查資料。

（6）各種附屬設施檢驗施工資料。

（7）各環(huán)節(jié)工序檢查、驗收資料。

（8）隧道襯砌厚度、砼（砂漿）強度試驗檢測資料。5.交通安全設施。

（1）各種標志牌制作安裝檢查記錄。

（2）標線檢查資料、施工記錄。

（3）防撞護欄、隔離柵及附屬設施施工、檢查資料。

（4）照明系統(tǒng)施工、檢測資料。

（5）各中間環(huán)節(jié)檢測資料。

（6）成品檢測資料。6.房屋建筑工程。

按建筑部門有關法規(guī)、資料編制辦法管理、匯總。7.機電工程。8.綠化工程。

（四）缺陷責任期資料。

四、施工安全及文明施工文件

（一）安全生產(chǎn)的有關文件。

安全組織機構及人員、崗位責任、安全保證體系、施工專項技術方案、技術交底文件等。

（二）安全事故的調(diào)查處理文件。

（三）文明施工的有關文件。

五、進度控制文件

（一）進度計劃（文件、圖表）、批準文件。

（二）進度執(zhí)行情況（文件、圖表）。

（三）有關進度的往來文件。

六、計量支付文件

七、合同管理文件

八、施工原始記錄

（一）施工日志。

（二）天氣、溫度及自然災害記錄。

（三）測量原始記錄。

（四）各工序施工原始記錄（未匯入施工質量控制文件的部分）。

（五）會議記錄、紀要。

（六）施工照片、音像資料。

（七）其它原始記錄。

第五部分 科研、新技術資料

一、科研資料

二、新技術應用資料

（批準的所有科研、新技術資料均要整理歸檔）。

第五篇：機關文件材料歸檔范圍和

機關文件材料歸檔范圍和 文書檔案保管期限規(guī)定講座

主要內(nèi)容: ●《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的修改過程、特點及適用范圍

●《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

● 如何擬訂機關文件材料歸檔范圍及保管期限 ● 成都市貫徹國家檔案局8號令的實施意見

第一章《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案 保管期限規(guī)定》的修改過程、特點及適用范圍

一、《規(guī)定》的修訂過程：P24 １９５６年第一次

１９６４年第二次

１９８３年第三次

１９８７年第四次

２００６年第五次

二、《規(guī)定》的特點

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》與1987年頒發(fā)的《機關檔案保管期限的規(guī)定》和《機關文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》兩個業(yè)務文件相比有以下主要特點？

１、國家檔案局以令的形式發(fā)布《規(guī)定》，將原來的業(yè)務文件上升為行政規(guī)章，提高了《規(guī)定》的法規(guī)效力和法律地位，體現(xiàn)了國家檔案行政管理部門的意志。

２、改革文書檔案保管期限的劃分方法，將原來“永久”、“長期”、“短期”三種期限劃分方法改為“永久”、“定期”兩種期限劃分方法，定期中再實行標時制，分為30年、10年。

３、充分體現(xiàn)“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。對于永久保管的文書檔案類型，主要限定在本單位自己產(chǎn)生的文件材料。

４、增加了跟實際工作直接有關的新內(nèi)容，充實了一些新領域的文件材料，如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權關系、個人權益方面的文件材料。同時調(diào)整了一些文件材料的保管期限。

５、原來長期的內(nèi)容，上升了很大一部分為永久，進一步充實進館檔案的內(nèi)容。

６、體現(xiàn)“以人為本”的原則，對涉及人的問題的檔案文件的保管期限劃分得更為慎重。

７、加大行政管理力度，將原來的“備案制”改為“審批制”。

三、《規(guī)定》的適用范圍

新《規(guī)定》適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。凡是具有行政管理職能的事業(yè)單位也屬適用范圍.如檔案局、旅游局。

第二章 機關文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定 》

《規(guī)定》第一條指出了制定規(guī)定的目的是“ 為便于各級黨政機關和人民團體正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用”。制定的《規(guī)定》的主要依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和有關法規(guī)。P34 第二條 中的“文件材料”一詞在檔案工作中是被廣泛使用的。這次《規(guī)定》第二條明確了“機關文件材料”是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，對“機關文件材料”的內(nèi)涵有了明確的界定。從門類上分，“機關文件材料”可分為文書、人事、基建、會計等文件材料；從載體上分，可分為紙質、磁性、電子等載體文件材料。按照這個界定，我們各單位在制定文件材料歸檔范圍時，就不僅是文書檔案，同時還包括其它門類和載體的檔案。

第三條 機關文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。

如總結、工作大會、黨組黨委會記錄、圍繞職能制定的制度及辦法、組織機構變化、領導任免、各種統(tǒng)計報表等等。

（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。如房屋買賣、土地征用、合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面的材料。

（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；上級主管部門發(fā)給單位需要貫徹的，絕大多數(shù)涉及單位主要職能活動，應該歸檔。不是主管的上級部門發(fā)的文件，就要具體分析，與本單位職能無關的不存，普發(fā)性的不存。如市委書記在作風整頓工作會上的講話，我們肯定要貫徹，但不是我們的主要職能，屬普發(fā)性文件，雖然重要，但從檔案的角度講，就不需要歸檔，市委辦公廳會歸檔。并不是所有貫徹執(zhí)行的都要歸檔。

（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。《規(guī)定》對機關文件材料歸檔范圍只是作了上述四款原則上的區(qū)分，原因在于機關文件材料涵蓋了機關在其工作活動中形成的所有文件材料。由于各機關文件材料的內(nèi)容及載體差異性較大，內(nèi)容也比較龐雜，不可能在一份文件中詳細概括指明，因此，國家檔案局只對機關各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導性的規(guī)定。這四款原則只是我們判斷機關文件材料歸檔范圍的價值標準，而不是具體的歸檔范圍。

第四條 機關文件材料不歸檔范圍是：

根據(jù)《規(guī)定》第四條，機關文件材料不歸檔范圍包括四個方面。同第三條不同，歸檔范圍是四款原則規(guī)定，而不歸檔范圍是四條具體的規(guī)定，是具有操作性的，這里需要提醒的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿雖然不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的稿本應屬機關文件材料歸檔范圍。還有機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上也應納入歸檔范圍，與文件正本、文件處理單一并歸檔。

第五條

凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

這一條規(guī)定了機關歸檔文件材料的流向、管理主體、機關檔案部門處理歸檔文件材料的職責。

各機關應歸檔的文件材料，要實行集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理可以分為兩個方面：一是對本單位全部檔案實體實行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，統(tǒng)一提供利用。即將各單位經(jīng)過整理并移交過來的檔案，由專人負責，保管在專門的檔案庫房內(nèi)，并且按統(tǒng)一的分類原則進行編目，排架，按統(tǒng)一的制度提供利用。

二是本單位的全部檔案信息（如目錄、數(shù)據(jù)等）按統(tǒng)一的管理制度集中管理，但檔案實體則分別保存在不同的庫房。如將會計檔案存放在財務部門的庫房，科技檔案存放在科研部門的檔案庫房等。這兩種形式都叫集中管理。隨著信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛運用，第二種形式的集中管理會越來越普遍。

第六條

機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

這一條應該說是我們《規(guī)定》的核心內(nèi)容，它明確了保管期限的劃分方法。一般來說，永久保管的文書檔案要按有關規(guī)定向國家檔案館移交，以確保有永久保存價值的文書檔案得到有效保管和保護，為國家積累歷史和文化財富。定期保管的文書檔案主要由機關自己留存，備機關日常查考利用。

特別講到的是定期保管的檔案要實行標時制，必須注明保管年限是10年還是30年，不能標“定期”。這樣要求的目的主要是便于機關對到期檔案進行鑒定銷毀。以前的“長期”、“短期”是個模糊的概念。

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。主要指規(guī)范性文件。如國家檔案局8號令，這份文件屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，國家檔案局應將其作為永久檔案保管。

(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。民政工作會、衛(wèi)生工作會，包括請示、主管領導批示、通知、名單、日程、會議主報告等文件材料都要永久保管。

(三)本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。

(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等。如市檔案局報市政府關于區(qū)市縣綜合檔案館館庫面積標準的請示與市政府的批復等文件材料應為永久。各單位的綜合性的總結、統(tǒng)計報表。

(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。

(六)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

(七)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料。如財政局收到的財政部制發(fā)的《金融企業(yè)財務規(guī)劃》應為永久。

(八)同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

劃分永久時，需要注意以下問題：

1.突出本機關自身的文件材料，本單位自己形成的文件材料的保管期限應該高于上級機關的文件材料。2.突出本機關主要職能的文件材料

3.突出反映本機關機構演變及人事任免的文件材料 具體來說，各單位黨組、行政辦公會議記錄和紀要，黨員、職工名冊，統(tǒng)計報表，每年的工作會議，以上計劃、總結、統(tǒng)計材料、獲縣處級以上先進獎勵，受警告以上處分，人事任免、機構設置、有領導批示的材料等則劃為永久。

第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料。如業(yè)務培訓、經(jīng)費開支等。

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。如一般的業(yè)務研討會、專題座談會、七一聯(lián)歡活動等。

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎勵辦法等。

（四）本機關一般性事務管理文件材料。如職工福利、安全保衛(wèi)工作的文件材料。

（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等。如關于增加車輛配置的請示與上級的批復、以下總結、單項統(tǒng)計材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計表

（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料。如國家檔案局關于汛期檔案安全工作的通知。

（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料。如8號令，如不需辦理的就不歸檔。

（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。如機關檔案移交進館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復意見的復函。

（九）下級機關報送的或以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

第九條

機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

我國現(xiàn)有各種專門檔案管理辦法、規(guī)定近30種，有的辦法或規(guī)定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》、勞動部和國家檔案局聯(lián)合制定的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中包含了人事文件材料的歸檔內(nèi)容。有的涉及到了檔案保管期限，如財政部和國家檔案局聯(lián)合制定的《會計檔案管理辦法》，既有會計文件材料的歸檔范圍，又有會計檔案的標時保管期限。還有建設部和國家檔案局聯(lián)合制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》標明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強的針對性和實用性。

這里還要提醒一下，并不是所有門類的檔案國家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，我們具體操作中應把握以下原則：國家有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行，如會計檔案、基建檔案。國家沒有規(guī)定的，參考已有的文書和專門檔案的規(guī)定。第十條

機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。

機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

本條主要是對電子文件歸檔時的組成要件提出了特殊要求。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。因為我們現(xiàn)在的網(wǎng)絡和計算機技術發(fā)展相當快，如果不對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔

這條還規(guī)定了紙質文件材料歸檔的組成要件，在機關文書處理過程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發(fā)等不同的內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過程，我們在歸檔時，就應當將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。無紙化辦公處理方法：

第十一條

機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

大家知道，原件與副本、復制件在法律地位上是有區(qū)別的。《檔案法實施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標記，才具有與檔案原件同等效力。這條規(guī)定明確了機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機關和協(xié)辦機關雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機關對檔案保管期限的劃分高于其他機關，如辦會、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會議文件也不劃為永久。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來檔案重復進館，同時也便于協(xié)辦機關工作查考利用。按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，省級以上檔案館應接收同級機關永久保管的檔案，通過對主辦機關、協(xié)辦機關歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來有效控制內(nèi)容相同檔案的重復進館問題。

另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，確定主辦機關應遵循職責分管的原則。

第十二條

各機關應根據(jù)本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

有垂直領導關系的中央、國家機關應依據(jù)本規(guī)定，結合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。

這次各機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機關制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機關領導批準后即可執(zhí)行，只報同級檔案局備案。現(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。各機關編制的期限表，須經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行。

第十三條

在編制本機關或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

這條要求各機關在編制保管期限表時，要結合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。

第十四條

本規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

《規(guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對于一個機關來講，按照《規(guī)定》實施的相關程序，一個機關編制的保管期限表要經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。具體的執(zhí)行時間后面再講。

第三章 如何擬訂機關文件材料

歸檔范圍及保管期限

一、做好前期準備工作

建立機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機關科學合理、系統(tǒng)完整甄別文件價值、劃分保管期限的標準性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務文件，也是各單位必須要建立的一項重要制度。要做到以下幾點：

１、認真理解國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實質精神；

２、了解掌握本單位及各內(nèi)設機構的職能、性質、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；

３、結合本單位實際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關的內(nèi)容制定條款。

二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當遵循的原則

1、嚴格控制普發(fā)文件。我們在指導工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都歸檔了，這就會造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。這里明確一點，對于普發(fā)性文件，除了上級主管業(yè)務部門印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動人事工資管理政策性文件。

2、堅持 “宜細不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內(nèi)容加文種的形式來表述。國家局8號令是針對全國各級部門的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個單位哪些重要、哪些一般應該是清晰的。擬寫條款時要盡量包含一個部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。因為表制定后，是不能隨意修改的。

3、條款擬寫應盡量準確。如“上級方針、政策性文件”的條款，應改為“上級關于某項工作方針、政策的文件材料”。“本機關的請示與上級機關的批復、批示”應分條編寫，并且應寫明關于什么問題的請示、批復。“國家資產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應寫明“國家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料。

4、重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專門就重大活動、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個文件（成委發(fā)[2005]46號文件）

5、從寬從長保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質文化遺產(chǎn)、突出貢獻獎等等。

6、注重文件之間的必然聯(lián)系。劃分檔案保管期限時，要考慮文件之間的邏輯關系，如一次會議、一項活動的檔案在歸檔時都要全面考慮。還有如請示和批復都要同時歸檔。沒有批復的請示劃10年，有批復的請示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。

三、劃分保管期限時需要注意的幾個問題

1、同一會議形成的文件材料應區(qū)分不同的保管期限。

2、各機關對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結果定為永久。

3、以下計劃、總結、統(tǒng)計材料是否歸檔應視機關主要職能而定。

4、領導出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料，在歸檔時應對不同價值的文件材料劃分不同保管期限。

5、受到縣級以上表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。

6、處分材料及紀檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結果劃分保管期限：處理結果為警告的劃為30年，處理結果為警告以上的，劃為永久。通報批評10年，沒有結果的，不歸檔。

7、機關財務預算和財務報告及同級財政部門的批復可以一并劃為永久。

四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料

1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機關比外機關的重要。因為，從保管國家檔案資源的角度，各機關把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會的檔案就基本齊了。另外，以機關名義發(fā)文比以內(nèi)部機構名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務部門形成的重要；直屬上下級機關形成的比不相隸屬機關形成的重要；作者為高層機關的比基層機關的重要。

2．看內(nèi)容：反映本機關主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務性的重要；反映本機關全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機關中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機關典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。

從根本上說，我們考慮機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復和魚龍混雜”。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機關的關聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時效，把握好期限確定的“度”，相對準確地劃定“重要”與“一般”的界線。

第五章 成都市的貫徹實施意見

2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國家檔案局8號令，結合我市實際，制定了《成都市檔案局關于貫徹國家檔案局〈機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的實施意見》

一、對文件材料歸檔范圍的要求

國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機關歸檔范圍時，必須將本機關各種門類和載體的檔案，全部納入進去。

二、各級機關2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應按期向同級綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。

三、各級機關2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號

四、市級機關應根據(jù)《規(guī)定》精神，結合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報送市檔案局審查同意后執(zhí)行。機構合并、分設或職能發(fā)生變化時，各級機關要及時重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查。

五、編制要求和格式。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個人的事。因為新的保管期限表是按內(nèi)設機構來編，涉及到每一個部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設機構提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設機構反復征求意見，討論修改，最后經(jīng)領導審批后報市檔案局。

編制格式就是這樣三個項目。機構、歸檔范圍、保管期限。

八、各級機關報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領導審核、蓋章后報送同級檔案行政管理部門。

各級機關在報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須提交電子文本和紙質文本各一份，同時報送一套完整、準確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設機構及其職能的文字材料。