第一篇：關(guān)于規(guī)范公司印章、證照使用的通知

關(guān)于規(guī)范公司印章、證照使用的通知

公司各項(xiàng)目、各職能部室：

為了進(jìn)一步規(guī)范公司印章、證照的使用程序，加強(qiáng)印章、證照管理，提高工作效率，現(xiàn)將有關(guān)注意事項(xiàng)通知如下：

（一）公司印章使用

1、公章使用：所有用章文件必須由經(jīng)辦人填寫《公司公章使用登記表》，詳細(xì)填寫用章時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、事由，并由經(jīng)辦人簽字、辦公室審核、總經(jīng)理審批簽字后方可蓋章。

2、合同章使用：以公司名義簽訂的合同、協(xié)議等，按照合同、協(xié)議流程簽核完畢后由該部門負(fù)責(zé)人填寫《公司合同章使用登記表》、詳細(xì)填寫章時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、事由并由經(jīng)辦人簽字、辦公室審核、總經(jīng)理審批簽字后方可蓋章。（對(duì)加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）

3、所有用章文件均需相關(guān)部門詳細(xì)審核無(wú)誤后，方可辦理用章手續(xù)，原則上一份材料不重復(fù)用章，重復(fù)蓋章或蓋錯(cuò)章的文件一律當(dāng)面作廢并進(jìn)行碎紙?zhí)幚怼?/p>

4、公司印章原則上不得帶離公司使用，如因特殊情況需要，必須由經(jīng)辦人請(qǐng)示總經(jīng)理批準(zhǔn)后并辦理印章使用手續(xù)方可帶出。印章帶出期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。

5、需加蓋印章的文件資料，用章后，辦公室留存一份，以備后查。

（二）公司證照使用

1、證照復(fù)印件使用：如因公事需要使用公司證照復(fù)印件，必須由經(jīng)辦人填寫《公司證照復(fù)印件使用登記表》，詳細(xì)填寫使用部門、證件類型、事由、數(shù)量，并由辦公室、總經(jīng)理審核通過(guò)后方可使用。辦公室提供相關(guān)證照復(fù)印件后方可用印并加蓋“再次復(fù)印無(wú)效”和“本復(fù)印件只用于XX事項(xiàng)辦理”字樣。

2、證照原件使用：如因公事需要借用公司證照原件，必須由經(jīng)辦人經(jīng)辦公室審核、請(qǐng)示總經(jīng)理批準(zhǔn)后并辦理證照使用登記手續(xù)方可借用。

3、嚴(yán)禁非公司業(yè)務(wù)、工作事由使用公司證照，除經(jīng)總經(jīng)理特別批準(zhǔn)除外。

特此通知！

辦公室 2016年7月1日

公司印章、證照使用登記表.xlsx

第二篇：公司印章、證照管理制度

印信、證照管理制度（暫行）

一、目的：印章與證照是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為進(jìn)一步規(guī)范公司所有印章、證照的安全使用及管理，維護(hù)印章與證照的嚴(yán)肅性，加強(qiáng)印章制發(fā)、使用、廢止及證照管理，提高各相關(guān)使用環(huán)節(jié)的工作效率，保障公司的合法權(quán)益與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常運(yùn)行，特制定本制度。

二、適用范圍：本制度適用于公司各部門所有的印章和證照

三、管理部門：綜合管理部

四、職責(zé)范圍：

（一）綜合管理部負(fù)責(zé)建立健全公司印章、證照管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。

（二）負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施與監(jiān)督。

五、內(nèi)容：

（一）印章、證照分類：公司印章包括行政專用公章、法人代表私章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、業(yè)務(wù)專用章、部門章等。證照包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正本、副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（正本、副本、IC卡）、銀行開(kāi)戶許可證、稅務(wù)登記證（國(guó)稅、地稅）、法人代表身份證（復(fù)印件）等。

（二）印章的刻制與注銷：凡因工作需要并符合規(guī)定配置或更換印章的部門，由申請(qǐng)部門填寫《刻制印章申請(qǐng)表》向綜合管理部提出申請(qǐng)，綜合管理部經(jīng)理確認(rèn)同意并批準(zhǔn)后方可刻制或更換。印章刻制或新證照辦理或更換由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，刻制標(biāo)準(zhǔn)或證照辦理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。

（三）申請(qǐng)新辦的印章或證照須在綜合管理部進(jìn)行登記，并做好印模采樣或證照掃描、復(fù)印工作，由綜合管理部進(jìn)行存檔后，原件由使用部門簽收方可進(jìn)行辦理。印章刻好后由綜合管理部辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。

（四）印章、證照的管理：

1、公司的所有印章、證照，均由綜合管理部負(fù)責(zé)登記、留樣與存檔，印章應(yīng)注明啟用時(shí)間、廢止時(shí)間、廢止原因等，證照應(yīng)注明年檢年審時(shí)間，均應(yīng)明確相關(guān)保管人、經(jīng)辦人。

2、由于印章磨損而需要更換印章或證照年檢到期，統(tǒng)一由綜合管理部登記、留樣或辦理年檢年審手續(xù)。綜合管理部應(yīng)對(duì)公司各類印章和證照保管明細(xì)進(jìn)行匯總并定期更新，明細(xì)表包括印章證照名稱、主管部門、專管人、辦理日期、年檢年審日期等。

3、所有印章或證照均由專人管理，不得轉(zhuǎn)借他人，如有遺失、損壞和作廢，必須及時(shí)向綜合管理部報(bào)告。

4、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正副本）、公司公章、稅務(wù)登記證（正副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（正副本、IC卡）由綜合管理部負(fù)責(zé)管理及使用。

5、銀行開(kāi)戶許可證、銀行支付U盤、法人印章、支票購(gòu)買憑證由財(cái)務(wù)室出納員負(fù)責(zé)管理及使用。

6、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)管理及使用。

7、綜合管理部專人保管《印章規(guī)范使用表》，財(cái)務(wù)專用章、法人代表私章統(tǒng)一收歸公司財(cái)務(wù)專管。

8、印章或證照丟失、損毀、被盜，要及時(shí)向綜合管理部書面報(bào)告，并與綜合管理部商量補(bǔ)救措施。

9、各部門不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責(zé)任均由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，并一并追究所在部門主要負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。

10、印章因不慎遺失或損壞，可以按下述程序補(bǔ)刻：公司印章遺失應(yīng)于發(fā)現(xiàn)當(dāng)日登報(bào)掛失并報(bào)綜合管理部備案，然后憑掛失公告及工商部門開(kāi)具的證明到公安局指定點(diǎn)刻制；若各部門使用的印章遺失或要求更換新的應(yīng)向綜合管理部出具書面申請(qǐng)。

（五）印章、證照的使用：所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章的手續(xù)均要填寫《用印申請(qǐng)表》。按《用印申請(qǐng)表》內(nèi)容填寫完整，且由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，否則將不予審批。

（六）介紹信管理：

1、介紹信種類：存根介紹（法人授權(quán)書、法人證明書等）、信箋介紹、證明信。

2、介紹信一般由綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔保存。

3、開(kāi)具介紹信要按照印章使用程序嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門經(jīng)理簽字后綜合管理部審核；重要事宜需由各級(jí)主管簽署意見(jiàn)后，由綜合管理部報(bào)總經(jīng)理審批；使用存根介紹必須經(jīng)總經(jīng)理審批，如使用已由法人代表簽字的空白授權(quán)書，須報(bào)總經(jīng)理或法人代表本人同意。

4、因情況變化，介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信，應(yīng)及時(shí)退還。

5、如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)向綜合管理部反映，及時(shí)采取相應(yīng)措施。公司不允許開(kāi)具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開(kāi)具的，由申請(qǐng)人寫明原因（用途），并在審批表上注明為何需蓋空白資料，必須經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，公司綜合管理部做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來(lái)，向公司原開(kāi)具處匯報(bào)登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。

六、本制度自總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。

七、本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。

第三篇：公司印章證照管理規(guī)定

公司印章、證照管理規(guī)定

1.目的

為規(guī)范公司證照、各類印章管理工作，保證公司印章、證照使用的權(quán)威性、合法性和安全性，特制定本管理制度。2.定義

2.1印章包括公章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等具有法律效力的印章；

2.2 證照包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、社會(huì)保

險(xiǎn)登記證等合法證照。3.管理職責(zé)

3.1公司的公章、合同章由人力行政部門專人管理；財(cái)務(wù)專用章、公司法人章由財(cái)務(wù)部門分別兩人管理（以下簡(jiǎn)稱為印章專管員）。

3.2公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本、組織機(jī)構(gòu)代碼（正、副本）、稅務(wù)登記證及其它證照由人力行政部門專人管理（以下簡(jiǎn)稱為證照專管員）。

3.3印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，總經(jīng)理應(yīng)指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印的注意事項(xiàng)。專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。

3.4交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫《印章管理交接單》，登記交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，批準(zhǔn)人(監(jiān)交人)簽字認(rèn)可后備存。4.印章、證照借用

4.1印章、證照原則上不得帶出去使用，因公特殊情況須帶出使用時(shí)，用印部門須填報(bào)《公司證件借用單》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審核，分公司總經(jīng)理審批，印章證照管理部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可帶出（因工程項(xiàng)目借用需立項(xiàng)管理部門負(fù)責(zé)人審核），必要時(shí)印章監(jiān)管員同行監(jiān)章；借用人員應(yīng)對(duì)印章、證照進(jìn)行妥善的保管，如損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用及相關(guān)責(zé)任。

4.2印章、證照使用完后，需到印章、證照專管員處歸還并進(jìn)行核銷，填寫歸還日期；印章、證照專管員應(yīng)對(duì)歸還的印章、證照進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)損后再行簽字。

5.印章使用

5.1公司各部門因公務(wù)需加蓋公司印章的，或公司員工因私事需出具證明而加蓋公司公章的，使用人應(yīng)需填寫《請(qǐng)印登記表》（合同請(qǐng)印需有《合同審核記錄單》），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批，印章管理部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，印章專管員登記加蓋印章。

5.2 不得在空白紙張或未填寫完整的合同、協(xié)議、聲明、承諾、證明等文件上蓋

章。

5.3 印章專管員對(duì)所使用公司印章的公文、公函、協(xié)議書、合同書以及各種報(bào)

表、公文材料等須統(tǒng)一編號(hào)，分類登記。

5.4 各部門嚴(yán)格按照本規(guī)定使用印章，違者公司將追究當(dāng)事人及有關(guān)人員的責(zé)

任，并給予相應(yīng)處分，造成嚴(yán)重后果的公司將追究法律責(zé)任。6.印章刻制

6.1 公司項(xiàng)目或其他專用印章的刻制，須填報(bào)《印章刻制審批表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，印章管理部門負(fù)責(zé)人同意，總經(jīng)理審批后，由印章專管員負(fù)責(zé)聯(lián)系印章刻制工作。涉及經(jīng)濟(jì)往來(lái)的其它專用印章刻制須總公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.2 任何部門、部門和個(gè)人不得擅自刻制印章，如擅自私刻、啟用造成嚴(yán)重后果，相關(guān)責(zé)任人予以解除勞動(dòng)合同，直至追究法律責(zé)任。

6.3 對(duì)字跡已經(jīng)模糊或缺損的印章要及時(shí)向印章管理部門申請(qǐng)更換，更換的印章

不再發(fā)啟用通知。7.印章廢止

7.1 公司機(jī)構(gòu)更名、撤銷的；變更印章圖樣的；印章遺失或被盜的；上述情況須聲明印章作廢。

7.2 聲明作廢的印章，除遺失被盜情況外，須及時(shí)交回印章管理部門封存。7.3 印章管理部門應(yīng)建立廢止印章登記冊(cè)，注明廢止印章名稱等具體內(nèi)容，并妥善保管已廢止印章，直至按印章保存年限最終銷毀。8.程序文件記錄表

8.1印章管理交接單 8.2請(qǐng)印登記表 8.3公司證件借用單 8.4印章刻制審批表

第四篇：印章、印鑒證照管理使用規(guī)程（推薦）

1.0 目的根據(jù)公司各類公章、印鑒、證照的作用和使用范圍，規(guī)范公章管理，確保印鑒、各類證照的妥善保管及合理使用。2.0適用范圍

適用于公司及各下屬企業(yè)。3.0 職責(zé)

3.1 公司公章、管理處部門章、合同專用章由專人負(fù)責(zé)管理。3.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的保管與使用。

3.3 各部門主管負(fù)責(zé)本部門章和證照的保管及使用。4.0 過(guò)程和方法控制 4.1 公章保管、使用與審批 4.1.1公章由公司指定由專人保管。

4.1.2公司公章使用須申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批

示后蓋章；

4.1.3各部門對(duì)政府及有關(guān)部門上報(bào)文件材料及有關(guān)申報(bào)表格資料等需加蓋公章的，須經(jīng)所

在部門經(jīng)理審核后，加蓋公章。

4.1.4因工作需要開(kāi)具公司《法人代表證明書》、《法人授權(quán)委托證明書》的部門或個(gè)人，必

須報(bào)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后加蓋管理處公章。

4.1.5 因工作需要開(kāi)具單位《介紹信》的部門或個(gè)人，需說(shuō)明用途、范圍，須經(jīng)部門經(jīng)理

審批后加蓋公章。

4.1.6 以單位名義對(duì)外發(fā)文由經(jīng)理審核文件后，加蓋公章。4.2合同章保管、使用與審批

4.2.1公司及下屬企業(yè)合同章由公司指定專人保管；

4.2.2各部門在以公司名義對(duì)外簽訂合同或協(xié)議時(shí)，簽字代表必須為公司授權(quán)簽字人，如對(duì)方要求，非法人簽字人須開(kāi)具法人委托書，對(duì)無(wú)相應(yīng)授權(quán)或無(wú)法人委托書的合同簽字，將不予使用合同專用章。

4.2.3行政部負(fù)責(zé)對(duì)合同復(fù)印件（1份）進(jìn)行存檔；財(cái)務(wù)管理部保存合同原件（1份）、合同呈報(bào)表（1份）；各部門負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂方（法人委托書原件）、申請(qǐng)用章的《合同呈報(bào)表》復(fù)印件、合同復(fù)印件（合同多于1份則為原件）、對(duì)方相關(guān)資質(zhì)證書和技術(shù)許可證書復(fù)印件進(jìn)行存檔。4.3證照保管、使用與審批

4.3.1必須指定專人負(fù)責(zé)，填寫《印章使用申請(qǐng)表》，不得隨意存放、任意使用。4.3.2各類證照包括各類營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)資質(zhì)證書、各類稅務(wù)登記證（包括國(guó)稅、地稅）、各類收費(fèi)許可證、停車場(chǎng)收費(fèi)價(jià)目表、機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)許可證、企業(yè)代碼證及有關(guān)榮譽(yù)證明等。

4.3.3行政部指定專人對(duì)各類證照進(jìn)行管理，并登記在《印章使用申請(qǐng)表》上。現(xiàn)場(chǎng)擺放或懸掛的證照需保證安全和整潔。4.3.4各類證照的年檢由行政部辦理。

4.3.5各部門在取得各類證照時(shí)，須報(bào)送復(fù)印件一份至經(jīng)理，原件存放資料室，由資料室進(jìn)

行登記備案。

4.4 財(cái)務(wù)專用章保管、使用與審批

4.4.1根據(jù)實(shí)際情況，財(cái)務(wù)專用章使用只限于下列情況：

1、公司收到現(xiàn)金需開(kāi)具發(fā)票、收據(jù)時(shí)；

2、辦理銀行結(jié)算，按銀行要求必須加蓋財(cái)務(wù)專用章的結(jié)算票據(jù)及有關(guān)單據(jù)；

3、新開(kāi)銀行帳戶時(shí)；

4、購(gòu)買發(fā)票、支票、辦理銀行委托書時(shí)。

4.4.2簽發(fā)支票加蓋財(cái)務(wù)專用章，公司付款申請(qǐng)單上要求簽字的領(lǐng)導(dǎo)及

會(huì)計(jì)必須已簽字，且支票已按要求填寫完整。

4.4.3購(gòu)買支票、發(fā)票、辦理銀行委托書時(shí)，內(nèi)容填寫完整且填寫申請(qǐng)單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，再

加蓋財(cái)務(wù)專用章。

4.5 其他印章、印鑒的使用與審批

需加蓋印章或使用證照的部門或個(gè)人須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，說(shuō)明蓋章的目的、用途、范圍等，填寫《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。

4.6各部門新刻或改制印章，須報(bào)行政部、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理，并由行政部登記備案。4.7印章如遇丟失、損壞或被盜時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部及公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并予以備案，并及時(shí)辦

理作廢聲明和補(bǔ)刻手續(xù)。5.0質(zhì)量記錄與表單《印章、證照登記表》 《印章使用申請(qǐng)表》 《合同呈報(bào)表》

第五篇：證照印章管理制度

證照印章管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)證照印章的使用和管理，保障公司的合法權(quán)益，確保各項(xiàng)工作有利進(jìn)行，特制定本制度。

一、證照管理

（一）職責(zé)與范圍

1、行政部是公司證照的管理部門和責(zé)任部門，負(fù)責(zé)對(duì)公司所有證照統(tǒng)一管理。

2、行政部指派專人負(fù)責(zé)公司所有證照的申辦、登記、變更、年審年檢、注銷。

（二）證照管理

1、證照辦理完畢，經(jīng)辦人員及時(shí)履行正式交接手續(xù)，交由行政部保管，證照的移交由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督并填寫移交記錄，證照交接完成后，行政部證照使用專管員及時(shí)建檔登記。

2、建檔登記項(xiàng)目包括證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時(shí)間、有效期限、年審年檢情況等。

3、建立證照目錄表備案，并對(duì)公司證照實(shí)行動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行更新管理。

（三）證照使用

1、行政部負(fù)責(zé)將各類證照錄入《證照登記表》并進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2、行政部必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)立即向總經(jīng)辦報(bào)告，并及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。

3、各部門如需使用公司證照，以郵件形式說(shuō)明使用范圍和使用時(shí)間，填寫《證照使用登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦批準(zhǔn)，方可攜帶外出，使用完畢后，應(yīng)于1個(gè)工作日內(nèi)交回，證照專管員應(yīng)在登記表上注明交回時(shí)間并簽字。

4、各類證照未經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借，更不允許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。

二、印章管理

（一）印章的分類、刻制和啟用

1、印章的分類：

（1）公司公章（包括項(xiàng)目公司）；

（2）各類專用章：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章；（3）專用私章：法定代表人專用私章；（4）部門印章；

2、印章的刻制要遵守國(guó)家的有關(guān)政策，并遵循先進(jìn)、適用的原則。印章的刻制由申請(qǐng)部門根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，（刻制新印章，更換舊印章須憑舊印章原樣），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)刻制。

3、刻制好的印章在啟用前，由行政部做好戳記，并留樣保存，以便備查，然后由行政部發(fā)啟用通知，通知中注明啟用日期、發(fā)放公司、使用范圍和啟用印模。

（二）印章保管

1、公司印章、專用章、專用私章由行政部責(zé)保管，各部門印章應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人保管。

2、公司印章保管人不得將印章交由他人代管，若因事請(qǐng)假，應(yīng)由保管人向行政部負(fù)責(zé)人請(qǐng)示指定專人代管。

（三）印章的審批和核對(duì)

1、印章的使用要十分審慎，必須每次使用都履行審批手續(xù)，并進(jìn)行登記。所有涉及公司信息發(fā)布、對(duì)外政策，權(quán)利義務(wù)的文件需總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可蓋章。

2、特殊情況不能及時(shí)辦理審批手續(xù)的，應(yīng)由辦事人與行政部負(fù)責(zé)人溝通并說(shuō)明情況，在征得同意后，辦理用印手續(xù)，但須在事后2日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。

3、印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審閱、了解用印內(nèi)容，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤辦理用印登記手續(xù)后方可用印，同時(shí)應(yīng)將加蓋公章的文件資料留檔備案，確實(shí)沒(méi)有留存資料的，要詳細(xì)登記用印情況。

4、原則上，不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。但因業(yè)務(wù)要求，需要蓋有印章的空白憑證帶出公司的，必須有總經(jīng)理的特別批準(zhǔn)；此類憑證要有指明用途的特定格式，除了這種指定的用途以外，不能再用作別的憑證；此類憑證要逐頁(yè)編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并須有存根。

（四）印章使用規(guī)范

1、用印時(shí)，用印位置準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡端正清晰，印章名稱與用印落款一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋。

2、介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。

3、對(duì)外簽署的合同、各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）及其他需用印章的文本等，須在合縫處加蓋印章。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)的文件不得使用印章

5、涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛等方面的文件、材料不得使用印章。

6、非公司員工或與公司工作、業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件、材料不得使用印章。

三、證照印章外帶規(guī)定

證照印章原則上不允許帶出公司。確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)填寫《證照印章使用登記表》并說(shuō)明外帶事項(xiàng)，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由行政部與用印部門各派至少一名人員共同外出使用。

四、證照印章歸檔管理

（一）證照、公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用印、合同專用印等相關(guān)文件、資料、附件資料及證照印章審批單作為使用憑據(jù)由行政部留存，每年1月15日前將上一年相關(guān)檔案整理后交公司檔案室歸檔。

（二）《證照/印章使用登記表》及各證照印章的啟用及停用文件，由行政部進(jìn)行編號(hào)歸檔并保存，以備公司查閱。

五、證照印章的遺失和報(bào)廢

（一）保管人必須妥善保管證照印章，如有遺失，保管人應(yīng)及時(shí)將遺失情況說(shuō)明資料以書面形式向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（二）公司證照印章發(fā)生遺失時(shí)，應(yīng)在報(bào)刊上刊登掛失聲明（注明起止日期和作廢日期），同時(shí)進(jìn)行證照、印章的補(bǔ)辦。

（三）公司部門證照印章發(fā)生遺失時(shí)，應(yīng)正式發(fā)文告知合作單位（注明起止日期和作廢日期）。

（四）有下列情況時(shí)，印章須停用并報(bào)廢：機(jī)構(gòu)名稱、圖樣改變； 印章使用損壞。

（五）印章永久停用需報(bào)廢時(shí)，由印章保管人填寫《印章報(bào)廢審批表》，呈行政部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽核后，由行政部負(fù)責(zé)人和兩名以上員工共同在場(chǎng)的情況下，對(duì)印章進(jìn)行銷毀。

六、法律責(zé)任

（一）在證照、印章管理中存在以下行為之一的，公司將處以500-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。情節(jié)嚴(yán)重導(dǎo)致公司重大損失的，公司將追究法律責(zé)任并移交司法機(jī)關(guān)處理。

（二）任何單位及個(gè)人不得擅自刻制及更換印章，未經(jīng)批準(zhǔn)、未經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)刻制及更換的印章，不發(fā)生效力。

（三）印章的責(zé)任人及保管人應(yīng)當(dāng)按本制度要求規(guī)范使用印章。對(duì)未能嚴(yán)格、規(guī)范使用印章以及濫用、誤用印章的，由印章管理人及保管人承擔(dān)直接責(zé)任。