第一篇：檔案文化的實踐與探討

【全市檔案文化建設研討會發言材料】

檔案文化建設的實踐與探討（二稿）

龍泉市檔案局（2010年6月26日）

檔案是人類認識世界和改造世界的歷史記錄，是一種寶貴的精神財富，是人類智慧的物態結晶，也是一種凝結著一個民族價值取向的文化載體，它忠實地記錄了社會文化發展的內容和進程，存儲了前人的知識、經驗及教訓，為社會的進步、文化的發展提供重要的參考依據，促使人們不斷地積累文化成果，修正文化行為，走向更高層次的文明。

隨著社會進步，檔案已不再僅僅是政治的產物、政府的珍藏,一切都在悄悄地發生變化，檔案文化作為整個社會的財富，正在由幕后走向前臺，自2006年，省檔案局提出《檔案工作服務文化大省建設實施方案》以來，我局結合當地實際，以特色檔案收集、歷史檔案編研和檔案陳列展覽為主要內容，在發揮檔案文化的社會功能上進行了積極的探索。

借此機會，就我局近年來檔案文化建設方面所做的工作向大家作一匯報，敬請指正。

一、加強對外交流合作，開發檔案文化精品。

龍泉歷史悠久，文化底蘊深厚，檔案館自然也館藏了大量珍貴的檔案資料，近代的民國檔案（1858年至1949年）就達2.4萬卷，是 全省館藏量最多的縣級館。為做好這批珍貴檔案的價值挖掘，使其重放光彩，為現實服務。近年來，我們打破傳統閉門搞編研的觀念，樹立檔案是全社會共同財富的理念，以開放的姿態引進外部力量來推進檔案的編研工作。2006年以來，龍泉市提出“依托高校、借力發展”的新思路，并全力組織實施“背靠浙大，聯姻高校，發展龍泉”戰略。龍泉市檔案局緊緊抓住龍泉與浙大開展全面合作的重要機遇，將館藏民國司法檔案的整理與研究以項目的形式進行包裝，主動赴浙大聯系、推薦項目。并兩次邀請浙大人文學院歷史系領導、教授來龍泉考察項目。通過省檔案局的牽線搭橋，在龍泉市黨政領導的關心下，幾經協商，雙方達成合作意向。2008年7月14日，浙江大學〃龍泉市2008年度校市合作項目簽約儀式在市行政中心隆重舉行，時任浙大黨委書記張曦和龍泉市委、市政府主要領導出席儀式。作為此次簽約的31個科技合作項目之一，龍泉市檔案局與浙江大學人文學院歷史系“合作整理、研究龍泉市檔案館所藏民國龍泉地方法院卷宗”項目順利簽約。

該項目的內容主要是通過對龍泉民國司法檔案的數字化，龍泉市檔案局為浙大歷史系提供一套完整的加印“龍泉市檔案館藏資料”水印的電子副本，浙大歷史系編研團隊在此基礎上進行整理與研究，達到最終出版資料集和研究著作的目標，在經費投入上，龍泉市檔案局除承擔40%的數字化費用外，余下的60%及后期的出版費全部由浙大歷史系承擔。在版權方面，所有著作由雙方聯合署名。

為順利實施項目，我局先后向市分管領導及市委常委會匯報項目情況，得到市領導的支持，市財政專門安排32萬元項目啟動經費。2008年底，項目完成第一階段的數字化工作，投入44.7萬元對1.7萬卷77.8萬頁的龍泉民國司法檔案進行全彩掃描，建立龍泉民國檔 2 案數據庫。2009年初，浙大歷史系編研團隊利用數字化成果進行編目整理。為推進項目的實施，2008年9月，我們邀請由浙江大學、浙江省社會科學界聯合會組織的“漢學研究與中國社會科學的推進”國際研討會的代表來龍泉就民國檔案資源開發進行考察，來自10余所國內外高校的20多位資深教授充分肯定了龍泉民國檔案的史料價值，并為編研開發提出了寶貴的建議。2010年5月8日，龍泉市檔案局與浙江大學歷史系在杭州召開“民國龍泉地方法院檔案整理與研究”合作項目工作會議，雙方負責人及相關工作人員出席了會議。會議邀請了來自中國政法大學法律史學研究中心的王宏治教授和華中科技大學近代法研究所所長俞江教授等法學界專家到會并作指導。2011年2月25目，為加強項目編研力量，浙江大學地方歷史文獻編纂與研究中心成立。目前，雙方合作的“民國龍泉地方法院檔案整理與研究”項目已作為浙江省地方文書整理與研究工程的重點示范項目，列入浙江省社科聯“十二五”規劃。《龍泉司法檔案選編》出版規模約為80冊，浙大歷史系研究團隊現已完成全部卷宗的編目工作，《龍泉司法檔案〃晚清卷》2冊文稿已于2011年5月初交由于中華書局排版，預計年內可出版。

在與浙大開展合作的同時，我們也自行組織力量對除民國司法檔案以外的其它全宗的檔案進行編研開發，先后編寫了《龍泉民國檔案系列（概要、文獻選編、專題介紹）》（在全省檔案部門優秀編研成果評選活動中獲二等獎）、《龍泉--浙江抗戰大后方》、《龍泉民國檔案輯要》（中國檔案出版社出版，入選浙江省“百項檔案編研精品工程”項目）。

我局的編研工作，特別是同浙江合作這一創新做法，取得了很好的效果，這不僅破解了自身編研力量不足、經費緊張等難題，而且也 3 使得我們這樣一個縣級館開發檔案文化精品成為可能，同時，也進一步宣傳了我市檔案工作。這一做法得到了省、市檔案局領導肯定，同時，也引起了媒體的關注。2011年2月，由中國第二歷史檔案館主辦的《民國檔案》雜志刊發了“龍泉司法檔案的主要特點與史料價值”一文，文章認為龍泉司法檔案是目前所知民國時期保存最完整、數量最大的地方司法檔案，其史料價值主要體現在司法史、社會史、法律社會史三個層面。它為研究中國司法從傳統到近代的演變，包括制度、程序、法理、實踐等各方面的過渡和銜接，以及法律與社會變遷之關系，近代浙南地方經濟發展、政治軍事、宗教組織、婚姻形態、社會問題等各個方面，提供了極為豐富的第一手資料。文章的發布，引起國內多家媒體關注，紛紛來電來人進行采訪。4月18日《光明日報》以“來源確切 數量巨大 保存完整 年代清晰——龍泉發現民國時期地方司法檔案”為題作了報道，新華網、中國文化傳媒網等眾多媒體進行了轉載。6月上中旬，《麗水日報》、《劍瓷龍泉》及龍泉電視臺都對龍泉民國檔案編研市校合作項目作了報道。

二、廣泛收集特色檔案，加強檔案文化資源建設。

近年來，我局在做好到期檔案接收的同時，更加注重本地特色檔案的收集。一是征集名家宗譜。2004年，我局在本市的蘭巨鄉一村民手中征集到了距今已有500多年的《清源何氏宗譜》，該宗譜后被評為省級檔案文獻遺產。二是征集名人檔案。陳萬里先生是中國著名陶瓷學家、考古學家、攝影家、故宮博物院研究員，被稱為“中國陶瓷考古之父”。上世紀30年代初，陳萬里對龍泉青瓷產生了濃厚的興趣，曾先后8次到我市大窯等地考察古瓷窯址，并著有《青瓷之調查與研究》、《瓷器與浙江》、《中國青瓷史略》等著作，在中國陶瓷史上 有舉足輕重的地位，是中國陶瓷考古界的泰斗。2007年，在開展“紀念中國田野考古先驅陳萬里先生誕辰105周年”活動期間，我市領導帶領相關單位負責人專程赴天津，從陳萬里先生三位孫女陳申、陳康、陳衛的手中接收了近百件陳萬里先生的遺物。這批遺物分為30個類別，包括村居手記、印章、照片等，我局不僅在第一時間對這批檔案進行數字化，而且還將其申報為國家重點檔案，并在節慶活動期間進行陳列。三是接收重大節慶活動檔案。從2006年開始，為弘揚龍泉青瓷、龍泉寶劍文化，我市連續舉辦了五屆中國龍泉青瓷〃龍泉寶劍節。節慶活動的成功舉辦，使龍泉青瓷和龍泉寶劍的知名度進一步提升，影響力進一步擴大，外界對龍泉青瓷和龍泉寶劍的關注度也逐步提高。2008年9月，中國龍泉青瓷〃龍泉寶劍節被浙江省文化廳公布為全省重點扶持的十八個文化節慶活動之一。節慶活動形成了大量紙質、照片及聲像檔案，內容豐富，為做好這些檔案的收集整理工作，及時制定了《龍泉市重大活動檔案管理的實施方案》，對重大活動的定義、范圍、組織機構、工作原則、承辦單位及重大活動檔案的產生、收集、移交、保管、利用等方面作了明確規定。每年節慶活動一結束，所形成的檔案第一時間移交到檔案館。2010上海世博會舉辦期間，我局派出業務人員進駐上海世博園40余日，收集龍泉參與世博會活動第一手檔案，形成照片檔案1.2萬余幅。《中國檔案報》對我局參與世博檔案工作作了3次報道。四是建立名人檔案。在2010年“浙江名人”推報過程中，我局確定了第一批推報對象29名，其中作為文化領域中文化保護方面的龍泉青瓷寶劍國家級大師就達8人，充分 體現了龍泉作為“青瓷之都、寶劍之邦”的地方特色。

三、辦好檔案陳列展覽，加強檔案文化宣傳。

我局（館）于2005年開設檔案精品陳列室和展覽廳，同年12月，被命名為龍泉市愛國主義教育基地。幾年來，我館不僅收集展示了龍泉寶劍、龍泉青瓷、名人字畫等實物檔案200多件，而且還圍繞市委、市政府重大節慶紀念活動，先后舉辦了改革開放30周年、龍泉置縣1250周年、龍泉撤縣設市20周年等綜合性展覽和“龍泉青瓷之光”50年成就展、“回望千年”龍泉文化遺產展、浙江大學在龍泉辦學70周年檔案史料展等專題展覽。組織全市黨員干部、中小學生和廣大群眾參觀展覽，累計接待參觀10萬多人次。為擴大宣傳面，我們利用展覽素材，分別編印了《慶祝建黨85周年暨龍泉“十五”成就“十一五”展望圖片集》、《好龍泉——龍泉改革開放30周年成就展》、《盛世跨越——紀念龍泉撤縣設市20年》等畫冊，其中《盛世跨越——紀念龍泉撤縣設市20年》畫冊成為2011年龍泉市“兩會”熱門資料，受到人大代表和政協委員的高度贊譽。市委、市政府兩次授予我局節慶活動“先進集體”稱號。

以上是近年來，我局團繞檔案文化建設所做的三方面具體工作，取得了一定的成效，也形成幾點體會。一是檔案文化建設內容豐富，大有可為。在工作環節上，貫穿于檔案文化資源的“收集、管理、利用”全過程。如辦一個展覽所需的圖片資料，既要充分利用館藏，又要廣泛向社會征集，只有做到內容豐富、生動、詳實，展覽才有可看性；在表現形式上，搞編研、辦展覽毫無疑問是檔案文化建設的重要 內容，但檔案文化建設是一個系統工程，涉及經濟、政治、社會等多方面。2011年省檔案局部署的檔案文化建設工作就包括重大宣傳活動、推進當地名人建檔、著名鎮、村的申報工作等多方面工作，雖然做好任何一項工作都不易，但做好任何一項都能彰顯我們檔案工作的價值，都是為當地的文化建設添磚加瓦。二是開展檔案文化建設要主動融入黨委、政府中心工作。在龍泉市與浙江大學開展全面合作期間，我們抓住機遇，與浙大歷史系開展合作，使我們的編研工作走向一個新的起點。圍繞龍泉市開展重大紀念節慶活動，我們抱著“小單位，大作為”的工作理念，勇敢地承擔起全市綜合性展覽的籌辦等工作，讓檔案工作從“三線”走向“一線”，以此來推動檔案文化建設。

大力推進檔案文化建設是今年初全省檔案局長會議提出“兩個推進”戰略之一，是我省“十二五”時期檔案事業科學發展的重要目標，是我們當前及今后一個時期的工作重點。雖然我們做了一些工作，也取得了一定的成績，但離檔案文化建設的目標還有很大的距離。我們將按照省、麗水市檔案局的工作部署，加強與兄弟縣市之間的學習交流，結合我市實際，進一步豐富檔案文化建設內容，創新工作方式，爭取檔案文化建設取得更大成效。

第二篇：檔案信息化建設的實踐與探討

檔案信息化建設的實踐與探討

阿克塞縣檔案局 常青

【摘要】隨著電子技術的發展，檔案信息管理電子化成為一個必然的選擇，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、價值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息化建設是檔案利用工作發展的必然趨勢。

【主題詞】檔案信息化 問題 重點

檔案作為眾多信息資源中的基礎信息源，來源于人類社會的各項實踐活動，產生于社會管理、經濟管理、科學技術、生產建設、文化等各個領域，是經濟和社會發展的歷史的科學地記錄，是人類寶貴財富。其作用及價值愈來愈得到廣泛地認識，但是在面對信息化、數字化、網絡時代，傳統的檔案管理模式遇到了嚴重的挑戰，大量信息的存儲、電子檔案的管理等具體問題日益突出，已成為檔案管理發展中迫切需要得到解決的問題。

一、信息時代的檔案管理

隨著檔案管理現代化步伐的加快，電子文件、現代化辦公、檔案收、管、用全程信息化將進入管理領域，信息技術的廣泛應用對國民經濟和社會發展產生了深刻的影響。檔案管理工作比任何行業或部門更加需要信息化、現代化。加強信息化條件下的檔案管理工作，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必由之路。

信息化極大的提高了檔案管理的水平，同時，信息化對

檔案管理工作也提出了更高的要求，使檔案管理工作處于不進則退的境地。信息化條件下的檔案管理工作是傳統的檔案工作與現代科學技術結合的產物。要順利實現信息化條件下的檔案管理工作，就必須認證研究信息化的特點，解決好檔案管理工作的技術難題，構建出檔案管理工作新形式，使檔案管理工作迅速進入信息化時代。

目前，傳統的檔案管理觀念落后，開放意識與創新意識不強。檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著等、靠、要、安于現狀、不講求社會效益和經濟效益等舊觀念。現代信息社會日新月異，新技術及相關學科理論的不斷滲透，使得來源于社會而服務于社會的檔案管理領域不斷出現一些新情況、新問題。

二、開發檔案信息資源，加快檔案信息化建設步伐當前在推進信息化進程中，特別要注意解決三方面的問題：①保持檔案信息化建設與各地黨政機關和各部門信息化建設同步發展。做好電子文件歸檔管理和檔案信息資源數據庫建設等工作，力爭把檔案信息化建設納入各地方和部門信息化建設的總體框架，實現檔案信息化與社會信息化同步發展。②實現檔案信息化各項工作的協調發展。各地區、各部門一定要根據經濟和社會發展對檔案工作的要求，以實現檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務水平為目的，明確不同階段檔案信息化建設的側重點。③把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設的關鍵環節。要認真執行檔案信息化管理的各項責任制度，杜絕一切安全隱患；嚴把檔案利用審查關，非開放的檔案信息一律不得上外網；要嚴格執行“三網”隔離制度，采取可靠的防范技術和措施，確保檔案信息和網絡安全。

信息時代的到來，給檔案工作帶來發展的機遇，同時也提出了嚴峻的挑戰，它迫切要求運用信息技術推動檔案工作，以提高檔案工作的效率和質量。現就檔案信息化建設中應注意的幾個問題講以下幾點：

1、系統設計的完善及檔案信息錄入的規范化

在信息化條件下的檔案管理工作較傳統的檔案管理工作更需要標準化和規范化，它需要有統一的檔案信息采集標準，統一的規范化的數據類型。實行科學管理，統一技術標準、統一檔案用語，建立一個完善的檔案信息資源開發利用網絡系統，快速、有效、有序、合法地把檔案信息資源數字化，大幅度提高檔案數據庫的信息量，檔案部門通過挖掘自身潛力或借助外力加強數據庫管理軟件的研制，是加強檔案建設的當務之急，搞好各項檔案基礎業務的標準化和規范化建設是檔案管理的前提和基礎。所謂檔案信息化管理，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。具體做法是將紙質檔案通過掃描，將檔案以數字圖像形式存儲和顯示，或者通過縮微設備將紙質檔案轉換成縮微膠卷，或者進行檔案數據錄入，保證數據的質量，這些都要求認真校對、嚴格審核，同時重視已輸入計算機檔案和數據的校對審核工作，減少失誤，保證數據的質量。從而實現檔案信息資源由傳統向現代轉化。

2、檔案數據庫的建設

數據庫是否符合檔案著錄范圍，是否設計了轉入、轉出接口，接口是不是標準化，這是將來檔案信息共享、檔案管理軟件升級的保障。在制定數據庫結構時，應由懂計算機業務、熟悉檔案整理編目、著錄、標引的人員共同協商完成，以滿足利用者的各種檢索要求。只有規范了檔案數據庫建設，才能為檔案信息共享打好扎實的基礎。在數據管理方面應建立健全數據庫質量管理體系，把好質量關，根據實際情況，制定嚴格的數據質量考核指標，責任到人，定期檢查。

3、檔案信息的安全性

檔案計算機信息安全就是保護檔案計算機信息資源，防止未經授權或者偶然因素對檔案信息資源的破壞、更改、非法利用或惡意泄漏，以實現計算機信息保密性、完整性和利用性。保證檔案信息的安全，首先要具有檔案信息保護技術，對于敏感信息、秘密信息和重要數據，必須與互聯網等公共信息網實行物理隔離，對電子知識產權的訪問和使用進行許可、控制和監督，并保護信息擁有者和最終用戶的利益。建立網站必須設立防火墻，進行安全掃描入侵檢測，安全或隔離等。用戶通過網絡進入網站服務器，需要對檔案信息利用者進行身份認證，從而得到在網上利用檔案的資格，積極采取授權訪問、拒絕非法訪問，安全監控、日志管理、病毒防

范等有效措施，預防網上黑客攻擊，同時檔案信息資源網絡系統安全需要隨著網絡環境的變化和技術的發展進行不斷調整和加強。

4、加強人才隊伍建設

檔案信息資源的開發，從資源的形成、積累、貯存、管理到開發利用，是一個涉及面很寬極為復雜的系統工程，要使這個系統具備良好的服務功能，保證創造最佳的社會效益與經濟效益，發揮從事檔案管理信息產業人才的作用，關鍵是要培養一批既懂檔案業務又具有網絡技術知識的復合型人才。檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實踐中應具備對檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，要有憂患意識，不斷提高計算機技術、網絡信息安全技術及外語能力，還要善于開發新型檔案信息資源，及時、準確、全面地為檔案的利用提供服務，這樣才能保證檔案信息的安全開發利用。檔案部門應加強教育培訓工作，培訓內容要緊跟信息時代的需求，與時俱進，開拓創新。

三、檔案信息化，時代之必然

加強檔案信息化建設，使檔案事業應對全球科學技術迅猛發展形勢的必然選擇。信息技術及信息產業的高速發展，給檔案工作帶來了挑戰和壓力，同時也為我們帶來新的機遇，只要我們抓住這一機遇，努力學習和運用當代先進的科學知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，就能夠推動檔案信息化建設，就可以使檔案事業實現跨越式發展。檔案信息化建設是一項長期、艱巨的戰略任務，在檔案信息化建設的過程中，必須始終把依靠科教振興檔案事業戰略放在十分突出的位置，全面提高檔案科技創新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養和造就一大批掌握現代科學技術知識的復合型檔案人才和各類專門人才，以應對信息技術迅猛發展對檔案工作提出的挑戰，提高檔案管理現代化水平，實現檔案事業的持續發展。

【參考文獻】

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

【作者簡介】

常青，男，漢族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞縣檔案局工作，2004年畢業于酒泉鋼鐵職工大學，大專學歷，計算機與經濟管理專業。

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第三篇：檔案整理實踐總結

檔案整理實踐總結

――以城建檔案為例

首先對這次實習中整理的檔案作一個基本說明。整理的大部分檔案是城建檔案，整理環節相對全面，包括從文件到裝盒的全部過程。但是，由于這只是一個機關單位的檔案，所以某些環節可能沒有檔案館整理檔案的過程標準與完整。

整理的所有檔案是屬于人事局的軍隊轉業干部安置辦公室(簡稱軍轉辦)的檔案，是屬于同一來源。這些軍轉房屋的相關文件與資料，包括軍轉房從準備建造(立項資料，招投標資料，拆遷安置資料，土地勘測及建筑設計資料，預算資料等)到建造中(工程決算資料，工程決算資料，工程施工管理資料等)再到建造完成后期維護(工程竣工資料，銷售資料，物業管理及維修資料等)產生的全部文件與資料。

根據我自己的實操經歷，將整理檔案的全過程總結為八個步驟，同時以軍轉辦的軍房檔案為例來輔助說明：

前期：

一，分類

先按問題分類。

比如這些軍轉房屋在武漢一些地區都有工程，首先按地區歸類，分別歸為復興村，后湖地區，東西湖地區，曬湖地區，徐東路地區等，這種分類相當于按來源分類；開發建筑的相關文件資料有以下類：立項資料，招投標資料，拆遷安置資料，土地勘測及建筑設計資料，工程預算資料，工程決算資料，工程施工管理資料，工程竣工資料，銷售資料，物業管理及維修資料，照片音像資料等，這就是按問題分類。不清楚類別的可另歸為其他類。二，整理

首先要去掉重件及無關緊要的文件資料。

然后再對已分類的文件資料作一個簡單的進一步的分類，把有聯系的放在一起，但不用分開，比如某一文件有附件，就應把屬于這一文件的附件緊隨其后；也可以把大類中的一小類另作一類，比如售房合同是屬于銷售資料的，但售房合同較多，可以另外作為一類。

最后把每一小類按時間排序(一般情況下)，但在有些時候，就可以按其他順序排列，比如一號樓房的售房合同，包括每個單元每戶的售房合同，就不用按簽定合同的時間，可以按每個單元依次排列，每個單元又可以按樓層依次排列。

中期：

三，打頁碼

最好是用鉛筆，以免在整理結束后發現未加入的資料。如果資料已經整全，可以用自動號碼機打頁碼。注意空白頁面不要打頁碼。四，編卷內目錄

卷內目錄分為卷內文件目錄和卷內資料目錄，以表格的形式作為目錄，目錄的表頭寫有“案卷名稱”，應根據整個案卷的內容寫出案卷名稱。

卷內文件目錄包括以下幾列：序號，文件編號，責任者，文件材料題名，日期，頁次，備注。卷資料目錄包括以下幾列：序號，責任者，文件材料題名，日期，頁次，備注。

這里要注意的是，責任者是形成文件或資料的人，如果有公章最好以公章上的名稱為準；文件材料題名有時候需要根據文件或資料內容擬出。比如有的文件的題名只有“請示”二字，應根據文件或資料內容擬出題名，可以為“關于XXX的請示”；日期是形成文件或資料的時間，如果一類資料的形成時間不止一個，就填寫這些資料的起始日期，比如施工日志是幾 1 個月內每天對施工概況的記錄，就應填寫施工日志記錄的起止日期，如果開始日期是2004年3月20日，結束日期是2005年5月30日，就可寫為：2004.03.20-2005.05.30。

校對后可打印出來，分別按順序放在一類資料的最前面，如果一類資料太厚可以分成若干本，一本不要超過兩厘米（檔案盒脊厚度為1.5厘米或2厘米），并將每一本用長尾夾夾好以免丟失或混淆。

后期：

五，打孔。

打孔的時候將夾好的檔案靠左并靠下對齊，然后在左邊打三個孔，三個孔之間距離平均。六，穿線和裝盒。

穿線是將檔案和檔案盒聯結起來，以免檔案從盒內掉出來，穿完線后系個活結，以便以后加資料或取用資料。

七，貼案卷名稱和卷脊名稱。

案卷名稱的寬度應和檔案盒正面寫名稱的格子的寬度一致。

卷脊名稱的寬度有1.5厘米和2厘米之分，從上到下應寫明檔號和名稱。檔號的編寫規則有一定的標準，比如這盒檔案是屬于復興村的銷售類檔案，如果代表復興村的字母是A，代表銷售的字母為S，而這一本檔案是復興村銷售檔案的第12本，就可以按如下格式編寫：A-S12，以此類推。卷脊名稱應和卷面名稱一致。八，按順序排列到柜架上。

首先將涉及該公司相關工程的總檔案放在最前面，豎立排好；然后將A地區的某類檔案依次豎立排好，接下來是B地區的各類檔案……以此類推，從上到下，從左到右依次豎立排好。

總結

這只是該單位整理檔案一系列的規則與過程，雖然有一定之規，但是在具體操作中具體問題還應當具體分析，對于有些環節并不能適用于對其他檔案的整理，當然有些環節也有不規范之處，比如對案卷目錄的輸入，該單位并沒有相應的數據庫軟件，只是用Word自制表格，而且表格中各項輸入標準也不一定準確和統一。同時也有欠考慮之處，比如在整理檔案時，只是作了去重的工作，并沒有對其進行鑒定，還可以去掉沒有價值的資料或文件，節省時間和空間。這是這次實踐的不足之處，亟待解決。

第四篇：淺談房產檔案數字化的應用與實踐

淺談房產檔案信息數字化的應用

一、房地產檔案信息數字化建設的重要性

近幾年,常熟房地產開發建設領域發展迅速，房產檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產權產籍資料和其他檔案材料進行接收、掃描、整理入庫。保證產權產籍檔案信息的完整。因此房產檔案館已成為信息采集、存儲、管理、傳輸的一個中心。而隨著計算機的發展和普及，房地產行業也逐步進入信息化管理，這對房屋產權產籍的管理的要求也越來越高,而建立加強房產檔案數字化建設也是必然的發展趨勢

二、房產檔案信息數字化的主要內容

檔案信息數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它可以把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，可以結合網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

房產檔案信息數字化是房產檔案數字信息建設的最基礎的工作，就是將傳統栽體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、互聯網進行計算機檢索。這項建設可以為房產檔案信息服務開創一個新的環境，為提高管理水平、提高效

率，增強檔案業務部門的服務水平提供一個很好的數字平臺，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

三、房地產檔案信息數字化的具體組成部分(一)檔案掃描儀器的要求

（1）檔案信息數字化一般采用掃描方式為主進行。以我們現在使用的佳能掃描儀CR-2510C為例，要求掃描儀每一頁的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動進紙并檢測重張。按國家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數字化后成品不能有黑邊、畸變、出現陰影，字跡不能有變形、模糊現象。

（2）當影像文件的清晰度不佳時，應根據實際情況調整掃描分辨率及其他相關參數。

（3）掃描影像的優化處理：根據掃描資料的實際情況選擇合理的影像處理參數、對比度及亮度參數，同時對掃描后形成的影像文件進行調整頁邊距、旋轉、糾斜、修補（已完成的數字化檔案文件不能修補）等影像優化工作，保證處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。

(二)檔案掃描的具體操作流程

房產檔案掃描項目的每部分工作包括了許多項詳細的工作內容，只有在完成前一項工作后才能進行下一步工作。下面就結合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說明：

1、檔案分類整理

首先按要求把同一房產檔案中的掃描件和非掃描件區分開。文件區分的普通原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對于不同類別的檔案的規定和要求都不同，所以在建檔時各種收件就不同，主要表現在收件標準不統一、各類表格名稱不同、檔案組卷排序不統一、檔案紙張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準確的區分開來。

2、拆除裝訂物

在不影響檔案掃描工作的進行，應先拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

3、保證實體檔案的原始性

對易破、易損、易脆的紙質檔案必須進行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質，申請表、協議書、合同書等多頁組成的

檔案整頁掃描后會造成頁號排序混亂所以在掃描前都應該拆成單頁掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統一，也能使檔案掃描后裝檔案袋時有一個完整的統一性。通過實物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過程與目錄管理實現對應連接的關系。

4、整理順序

在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述順序對檔案進行適當整理后放入掃描儀掃描：

⑴ 目錄 ⑵ 房屋所有權證

⑶ 房屋平面圖（包括權屬附圖，分戶平面圖，規劃圖）⑷ 各類申請表

⑸ 身份證明（當事人有效身份證件；單位營業執照、事業單位法人登記證書或組織機構代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權委托書及代理人身份證件）

⑹ 交驗的權屬證件文書（房屋權屬證書、國有土地使用權證；商品房買賣合同；商品房銷售發票；商品房結算清單；契稅稅票及其它完稅證明）

⑺ 交驗的其他證件文書；（有關竣工驗收證明材料和其他必要材料）

⑻ 其他材料（收件收據）

以上操作使得掃描編碼時方便整理，簡化掃描時間，確保檔案信息數字化質量。

4、掃描后各類文件的編碼分類

為了規范檔案中的各項目錄和內容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類別進行代碼命名，包括確定檔案目錄進入檔案數據庫中便于查找：目錄編碼代號為 “0000” 一房屋所有權證編碼代號為“C”一房屋平面圖編碼代號為 “T”一各類申請表編碼代號為“S”一當事人身份證件編碼代號為“R”一交驗的權屬證件文書編碼代號為“Z”一交驗的其他證件文書編碼代號為“Y”一其他材料編碼代號為“0002”。

5、將數據提交入虛擬數據庫

6、導入虛擬數據庫之后可以對照上下卷的檔案材料做對應的校對和質量檢查，檢查無誤后導入終端電子數據庫。

7、完成掃描導入后將檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節和工作人員相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的、審核工作。

二、實行房地產檔案信息數字化的意義

1、使檢索查詢更為便捷

傳統的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，要找出所需的檔案來，然后根據電子數據庫的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，在掃描上傳后能盡快進行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細更完整的數據信息，為網上審批提供很大的便利。

提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。數字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員提供了便利。

2、簡化了檔案管理的程序，提高工作效率

實行檔案管理的信息化后，簡化了檔案日常操作的步驟，工作人員可以更好的從事檔案的歸檔工作極大提高了工作效率。這樣就使得檔案的使用更加方便與安全。

第五篇：淺談房產檔案數字化的應用與實踐

淺談房產檔案數字化的應用與實踐

一、房地產檔案數字化建設的必要性

近幾年,常熟房地產開發建設領域發展迅速, 而隨著

計算機的發展和普及，房地產行業也逐步進入信息化管理，這對房屋產權產籍的管理的要求也越來越高,房產檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產權產籍資料進行接收、掃描、整理入庫、保證產權產籍檔案信息完整。因此房產檔案館已成為信息采集、存儲、管理、傳輸的一個中心。而房地產檔案數字化的建設也是勢在必行。

二、房地產檔案數字化的優勢

1、提高了辦事的效率

首先，檔案數字化就是將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，進行信息化系統管理，這樣就使得檔案的使用更加方便與安全。

并且使各類檔案資料能及時歸檔，在掃描上傳后能盡快進行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細更完整的數據信息，為網上審批提供很大的便利。數字化檔案管理使查詢資料變得簡單，真正讓辦公人員提供了便利。

2、提高了經濟效益

過去一直使用紙制檔案，致使管理成本比較大。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為電子圖像檔案，不僅節約了費用，節省了占地空間，而且

查閱起來極為方便迅速，從而避免了紙張和人員的浪費。

三、房地產檔案數字化的具體組成部分

(一)檔案掃描儀器的要求

（1）檔案數字化一般采用掃描方式為主進行。這要求掃描儀每一頁的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動進紙并檢測重張。按國家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數字化后成品不能有黑邊、畸變、出現陰影，字跡不能有變形、模糊現象。

（2）當影像文件的清晰度不佳時，應根據實際情況調整掃描分辨率及其他相關參數。

（3）掃描影像的優化處理：根據掃描資料的實際情況選擇合理的影像處理參數、對比度及亮度參數，同時對掃描后形成的影像文件進行調整頁邊距、旋轉、糾斜、修補（已完成的數字化檔案文件不能修補）等影像優化工作，保證

處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。

(二)檔案掃描的具體操作流程

房產檔案掃描項目的每部分工作包括了許多項詳細的工作內容，只有在完成前一項工作后才能進行下一步工作。下面就結合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說明：

1、檔案分類整理

首先按要求把同一房產檔案中的掃描件和非掃描件區分開。文件區分的普通原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對于不同類別的檔案的規定和要求都不同，所以在建檔時各種收件就不同，主要表現在收件標準不統一、各類表格名稱不同、檔案組卷排序不統一、檔案紙張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準確的區分開來。

2、拆除裝訂物

在不影響檔案掃描工作的進行，應先拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

3、保證實體檔案的原始性

對易破、易損、易脆的紙質檔案必須進行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質，申請表、協議書、合同書等多頁組成的檔案整頁掃描后會造成頁號排序混亂所以在掃描前都應該拆成單頁掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統一，也能使檔案掃描后裝檔案袋時有一個完整的統一性。通過實物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過程與目錄管理實現對應連接的關系。

4、整理順序

在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述順序對檔案進行適當整理后放入掃描儀掃描：

⑴

⑵

⑶ 目錄 房屋所有權證 房屋平面圖（包括權屬附圖，分戶平面圖，草圖，規劃圖）

⑷

⑸ 各類申請表 身份證明（當事人有效身份證件；單位營業執照、事業單位法人登記證書或者組織機構代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權委托書及代理人身份證件）

⑹ 交驗的權屬證件文書（房屋權屬證書、國有土地使用權證；商品房買賣合同；商品房銷售發票；商品房結算清單；契稅稅票及其它完稅證明）

⑺ 交驗的其他證件文書；（有關竣工驗收證明材料和其他必要材料;）

⑻ 其他材料（收件收據）

以便在掃描后編碼時方便整理，簡化掃描時間，確保檔案數字化質量。

4、掃描后各類文件的編碼分類

為了規范檔案中的各項目錄和內容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類別進行代碼命名，包括確定檔案目錄進入檔案數據庫中便于查找：目錄編碼代號為 “0000” 一房屋所有權證編碼代號為“C”一房屋平面圖編碼代號為 “T”一各類申請表編碼代號為“S”一當事人身份證件編碼代號為“R”一交驗的權屬證件文書編碼代號為“Z”一交驗的其他證件文書編碼代號為“Y”一其他材料編碼代號為“0002”。

5、將數據提交入虛擬數據庫

6、導入虛擬數據庫之后可以對照上下卷的檔案材料做對應的校對和質量檢查，檢查無誤后導入終端電子數據庫。

7、完成掃描導入后將檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。