第一篇：簡論加強檔案數字化管理的必要性及措施

簡論加強檔案數字化管理的必要性及措施

摘 要：檔案數字化管理范圍十分廣泛，通過數字化手段不但規范了檔案的整理和保持，更促進了檔案管理的發展。只有不斷完善管理措施，適應數字化的要求，才能使檔案在新的形勢下發揮應有的作用。基于此，本文簡述了檔案數字化管理的主要特征，對加強檔案數字化管理的必要性及其措施進行了論述分析。

關鍵詞：檔案數字化管理；特征；必要性；措施

檔案數字化管理就是利用數字化以及網絡的管理模式和方法對檔案實體進行管理并且提供相關服務。為了充分發揮其作用，以下就加強檔案數字化管理的必要性及其措施進行探討。

一、檔案數字化管理的主要特征

1、數字化管理模式

對檔案進行數字化的管理就是指基于數字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優勢就是能最大限度的節省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環節，也提供了巨大的便捷。

2、提高檔案使用的效率

檔案管理的最終目的是對檔案的信息進行使用。采用數字化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。

3、以網絡化為基礎實現數字化管理

檔案數字化管理的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省相關的人力物力，并且對于檔案完整性的保持具有巨大優勢。

二、加強檔案數字化管理的必要性

1、檔案數量和增長速度的要求

隨著改革開發的深入發展，檔案管理也面臨著許多亟待解決的問題，檔案數量越來越多，增長速度也越來越快，傳統的檔案管理手段暴露出許多問題，已經遠遠達不到現代化管理的要求，給保管和提供利用帶來了很多困難，只有實現檔案數字化管理，才能解決這些問題。

2、檔案記錄方式多樣化的要求

當今世界已經進入信息化時代，微機和網絡技術迅猛發展，檔案記錄方式出現了多樣化的趨勢，越來越多的社會活動記錄不在采用傳統的紙質方式，而是以聲像型、機讀型等新型的記錄方式，傳統的檔案管理手段已經不能適應新形勢，因此需要加強檔案數字化管理。

三、加強檔案數字化管理的措施

1、建立健全檔案數字化管理制度

1.1檔案數字化管理有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數字化管理的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案數字化管理有制度的保障，實現檔案數字化管理的規范化與標準化。

1.2樹立安全保密意識。檔案數字化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案數字化建設過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數據的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

2、科學構建檔案數字化管理系統標準

檔案數字化管理涉及的環節較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體的數字化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業化的標準對檔案數字化管理系統進行科學合理的構建。

3、充分利用相關資源

3.1統一配備軟硬件設施。相關軟件硬件設施的完善，是檔案數字化管理建設正常進行的基礎保障，它會直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網絡技術的支持上，同樣也發揮著重要的作用。

3.2保證資源的準確性及完備性。檔案本身就具有嚴肅性的特性，對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環節一定要注意資源的準確性，不要出現一些過失性的錯誤。并且檔案資源數字化系統建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現疏忽，因此，在信息的?入過程中，相關的監督人員應履行相應的職責，避免資源遺漏現象的出現。

3.3充分應用二維碼進行管理。二維碼是用某種特定的幾何圖形按一定規律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數據符號信息。通過充分應用二維碼，可以解決大量檔案數字化和移動終端互通互聯的技術性問題。

3.4定期的檢查和更新。隨著科技的快速發展，對于檔案管理工作的更新速度方面也有了新要求，需要合理應用先進的技術強化檔案更新，因此在檔案管理的數字化建設當中，對于檔案更新需要相關技術支持，從而提高檔案數字化管理水平。

4、加強檔案數字化管理人員的培養

4.1引進數字化技術人才。在檔案數字化建設過程中，系統的開發、軟件的維護等都需要高素質的信息專業人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發與管理方面的專業技術人才，以解決檔案數字化建設過程中的各種技術難題，從而組建一支集數字化專業管理人才與基本操作人員為一體的檔案數字化管理隊伍。

4.2加強檔案管理人員的培訓。現有的檔案部門工作人員是檔案數字化建設的中堅力量。因此在檔案數字化建設的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。

結束語：

綜上所述，過去檔案資料一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索費時，存儲空間又大，維護不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現錯誤。隨著計算機信息技術的發展，檔案數字化管理已成為必然的趨勢，因此對加強檔案數字化管理的必要性及其措施進行分析具有重要意義。

參考文獻：

[1]楊艷.檔案數字化管理優勢與弊端[J].現代商貿工業，2016（05）

[2]王靜敏.檔案數字化管理理論與應用[J].現代經濟信息，2017（06）

[3]閆成聚.新時期檔案數字化管理及其創新策略[J].中國管理信息化，2017（03）

第二篇：13.《檔案數字化外包安全管理規范》

國家檔案局辦公室文件

檔辦發〔2014〕7號

國家檔案局辦公室關于印發

《檔案數字化外包安全管理規范》的通知

各省、自治區、直轄市檔案局、館，各計劃單列市檔案局、館，新疆生產建設兵團檔案局、館，中央和國家機關各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門，各中央企業檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學檔案學院：

為加強檔案數字化外包安全管理，我局組織制定了《檔案數字化外包安全管理規范》。現印發給你們，請結合實際遵照執行。

國家檔案局辦公室 2014年12月8日

檔案數字化外包安全管理規范

1.總則

1.1為加強檔案數字化外包安全管理，確保檔案數字化過程中檔案實體與信息安全，根據國家有關規定和標準，制定本《規范》。

1.2各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數字化外包工作，具有獨立法人身份的檔案數字化加工服務機構（以下簡稱“數字化服務機構”）承擔檔案數字化外包服務，應遵循本《規范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數字化時，可參照本《規范》實施安全管理。

1.3本《規范》所稱數字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數字化按國家有關規定執行。

1.4檔案數字化外包安全管理應按照“安全第一、預防為主”的原則，采取科學有效的安全管理措施，應用確保檔案安全的技術手段，建立權責明確、覆蓋檔案數字化全過程的崗位責任制，對檔案數字化全過程實行嚴格監督和管理，確保檔案實體與信息安全。2.檔案部門的安全管理

2.1成立由主要領導或分管領導同志參加的檔案數字化外包管理組織，明確檔案數字化管理的部門、人員及其職責。

2.2根據檔案數字化總體規劃，確定數字化外包檔案的范圍，提出檔案數字化外包安全管理要求和技術指標。

2.3提出檔案數字化外包招標文件中有關安全管理的要求，協助制定招標文件，審定合同。

2.4對數字化服務機構的相關資質、業績、人員、設備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應優先選用具有與數字化加工相關涉密資質的數字化服務機構。

2.5建立檔案數字化安全保密制度，與數字化服務機構簽訂安全保密協議，并對檔案數字化加工人員進行安全保密教育。

2.6制定檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規程或規章制度。

2.7建立檔案數字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數字化服務機構實施檔案數字化外包項目的全過程。

2.8建立監管機制，對數字化服務機構的保密、安全措施落實情況進行監督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數字化服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數字化服務機構的安全管理

3.1數字化服務機構必須具有工商管理部門核發的有效營業執照，業務范圍必須包括檔案數字化加工或數據處理類項目。

3.2數字化服務機構的法人必須是中華人民共和國境內注冊的企業法人或事業單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內公民，國家另有規定的除外。

3.3數字化服務機構的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。

3.4數字化服務機構必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規要求的勞動合同。3.5數字化服務機構的人員數量與素質、技術與管理水平、設施與設備狀況能夠滿足擬承擔項目的要求。

3.6數字化服務機構必須制定并執行數字化安全保密制度，制定并執行檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規范和管理制度。

3.7數字化服務機構應建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作。3.8數字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協議，明確規定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、義務。安全保密協議應報送檔案部門備案。

3.9數字化服務機構必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數字化場所的安全管理

4.1數字化加工場所一般設在檔案部門獨立、可封閉的建筑內。

4.2數字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3數字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監控設備，確保檔案暫存處、數字化加工工位、服務器、數據導出端及門窗等無監控死角；視頻監控系統應由檔案部門專人負責，數字化加工場所設于檔案部門之外的，檔案部門應定期檢查視頻監控系統，數字化服務機構應將視頻監控數據移交檔案部門保存；視頻監控數據自產生之日起保存不少于6個月；檔案部門應定期對視頻監控數據進行回放檢查，在刪除視頻監控數據之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

4.4數字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數字化處理和已數字化處理的檔案。

4.5數字化加工場所須封斷所有檔案數字化加工設備的無線網絡功能，并定期進行相關檢測。

4.6數字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區放置；數字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設備和各類移動存儲介質；嚴禁擅自將數字化加工場所內的物品帶離現場。4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴禁無關人員進入數字化加工場所。

4.8工作人員不得在數字化加工場所內從事與數字化無關的活動，嚴禁在數字化加工區內喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入數字化加工場所。

4.9檔案部門和數字化服務機構應指定有關人員經常對數字化加工場所進行巡查，確保有關數字化加工和管理的各項規章制度和操作規范得到切實貫徹和執行。

5.數字化加工設備、網絡環境與數據載體的安全管理

5.1檔案數字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關設備，使用數字化服務機構設備的，檔案部門應當對其進行必要的安全檢查。

5.2檔案數字化加工使用的計算機、掃描儀等設備，必須采用技術手段或專業物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

5.3檔案數字化加工過程中推薦使用國產設備并使用正版軟件。數據安全與網絡監控軟硬件必須使用通過國家安全認證的國產品牌產品。除必要的操作系統、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關的軟件。

5.4檔案數字化加工網絡要與其他網絡物理隔離，禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。

5.5檔案數字化加工網絡環境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數字化加工安全保護系統，準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。

5.6檔案數字化加工系統應具備流程定義、任務分配、過程跟蹤、質量檢測、成品制作、數據驗收、數據備份管理等功能，并分別設置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。

5.7檔案數字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機等設備的硬盤、移動存儲介質以及無法確保數據可靠清除的設備，并逐一進行檢查、登記。數字化工作完成后，這些設備必須交由檔案部門統一保管或銷毀，嚴禁擅自帶走。5.8用于檔案數字化加工的設備和存儲介質嚴禁與其他設備和存儲介質交叉使用，非數字化專用的設備和存儲介質嚴禁帶入數字化加工場所。

5.9檔案數字化過程中使用的移動存儲介質和刻錄設備應由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進行記錄。檔案數字化成果的拷貝和刻錄應相對集中。檔案部門應指定專人負責移動存儲介質數量的清點，數字化服務機構完成拷貝或刻錄的數據介質（包括損壞的數據介質）應及時交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續。

5.10檔案數字化設備和存儲介質不得擅自送外維修，必須送外維修的應辦理書面審批手續，并由檔案部門人員現場監督。

5.11處理尚未開放檔案的信息設備的管理和使用應符合國家有關秘密載體管理和使用的相關規定。6.檔案實體的安全管理

6.1檔案部門要對擬數字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記錄或標示。

6.2檔案部門人員應按照工作計劃分批調檔，并與數字化服務機構的檔案接收人員進行清點、核對，雙方確認準確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內容、數量、狀況、交接時間和經辦人等。

6.3檔案數字化加工不得損毀檔案，出現檔案損毀的，需按有關規定進行處罰，并進行修復和登記。需要拆裝檔案時，應盡可能地保持檔案原貌。

6.4檔案數字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設備編號、數量、經手人、加工時間等，數字化加工過程中檔案流程單應與檔案實體同步流轉。

6.5檔案數字化過程中發現有涉密標識且無解密標識的檔案，數字化外包服務機構應停止該檔案的數字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

6.6正在進行數字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

6.7數字化檔案要專人專柜保管，數字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應進行消毒殺蟲處理。7.檔案數字化成果移交接收與設備處理的安全管理

7.1檔案數字化任務完成后，檔案部門應組織專業人員按照本《規范》的要求，對向檔案部門移交的數字化加工介質（如存儲介質、移動介質、備份介質等）、加工監控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進行總體驗收。

7.2檔案數字化成果必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數據交接手續。

7.3檔案數字化任務完成后，數字化服務機構應會同檔案部門拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質，并將其與數字化過程中使用過的其他移動存儲介質一起移交給檔案部門，并辦理相關移交手續。

7.4檔案數字化任務完成后，檔案部門必須組織專業人員對數字化服務機構所用的設備進行檢查，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

7.5數字化服務機構應將檔案數字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項目檔案內容進行管理。

第三篇：文物檔案的數字化管理分析

文物檔案的數字化管理分析

[摘 要]信息時代已經到來，電子檔案已普及到各個領域，很多單位、企業對檔案數字化管理工作越來越重視。快捷的查詢方式，完整詳盡的檔案內容，較長的保存期限，在線搜索等功能是檔案數字化管理的優勢，文物檔案的數字化建設是大勢所趨。

[關鍵詞]文物檔案;數字化;管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.126

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）22-0-01

文物檔案數字化管理現狀及存在問題

文物檔案數字化的建設是全國文博信息化建設發展的必然所趨，進一步規范文物檔案信息處理和交換工作，建立規范化的數字化管理系統。2001年我國的文物局便出臺系統規范文物檔案信息管理的文件。從那時起，我國便開始了建立文物調查與數據庫建設的試點工作。當時的調查項目，主要是對文物信息進行采集，并建立數字化管理系統，大力提升對文物的保護和利用管理水平。

現在很多博物館已經建立了自己的網站，其內容還僅限于對自身館藏及內設機構的介紹，但是我國的文物檔案數字化管理整體還處于初步發展階段。這樣的現狀與當今信息化的要求不相適應，甚至與信息時代的具體需求相差很遠。集中表現在以下幾點。

1.1

文物檔案的標準化、規范化工作有待提高

文物檔案基礎工作需要規范化和標準化，這是文檔檔案數字化管理的前提條件。不同地方的博物館文物檔案的發展水平不等，大多數地方的文博單位關于檔案數字化管理的基礎性工作較為薄弱，信息化發展程度較低。很多文博單位在實施過程中，往往看到的是滿足現階段的發展情況，對未來文物檔案數字化管理的長遠考慮不足。目前實現文物檔案數字化管理的文博單位沒有相關統一的標準。因此，各文博單位都是按照自己的需要進行檔案管理，隨意行較大，很多工作停留在歸檔階段，至于今后的整理、保管、編排目錄等工作則沒有具體的管理規范，有時文博單位的文物檔案數字化管理集中于某一項工作流程，所有工作環境的數字化管理還沒有推廣，這也直接制約了整個文物檔案信息工作的數字化推廣及應用。

1.2

文物檔案信息數字化的管理有待成熟

文物檔案工作涉及的信息量很龐大，目前將傳統文物檔案裝換成數字化的管理方式通常需要通過兩種方式實現，即鍵盤錄入和掃描。鍵盤錄入的普遍缺點是錄入速度較慢，且準確率不高，效率過低，有時所需要的人力、物力等方面的過高。但是，掃描存在的普遍缺點是圖形的質量不高，掃描的速度慢，很多漢字的識別率不高。有的文物檔案信息類別不同，保密的程度也應當有所側重，因此哪些檔案需要數字化管理，哪些只能通過傳統管理方式也需要按需進行。

文物檔案信息數字化的管理也存在自身的缺點，沒有個人筆跡的特征，也沒有新舊區別，所管理的內容很容易被篡改和復制，檔案信息的真實性容易被破壞。

1.3

文物檔案信息管理人員的素質有待提高

過去傳統的文物檔案管理人員不需要較高的技術操作，只需要從事簡單的抄錄及搬運。文物檔案的數字化管理工作實施后，管理人員需要具備現代化知識的人員，要有較高的專業知識和技術水平，不僅需要大量精通計算機技術的人才，還需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他們需要進行信息錄入、圖片掃描、電子文檔排序或網絡系統設置。很多文博單位缺乏這類的現代高技術人才，特別是文物檔案及信息處理型人才緊缺，盡管很多單位已經引進了現代化設備，但是缺乏相關人才，設備也無法發揮應有的作用。

1.4

文物檔案網絡開放利用效率不高

不少文博單位都已經開設專門的網站，但各網站面臨的情況卻不樂觀，很多網站存在不同程度的問題。例如，很多網站的內容欠缺系統性和完善性，網站的內容僅限于館藏及所設機構的配備情況，內容刻板，更新速度慢，沒有吸引人眼球的創意，瀏覽量不高，專業知識及服務性很低。

文物檔案數字化管理工作的一些可行性措施

2.1

加強文物檔案數字化工作人員隊伍建設

在未來的文博單位檔案管理工作中，要重視檔案管理人員的綜合素質，注重選拔高素質的管理人員來勝任此項工作。檔案管理人員應加強對檔案信息資源管理及應用方面的知識學習，將過去注重文物收藏工作的傳統觀念徹底革新，組織相關人員進行文物專業知識、檔案專業知識及計算機信息基礎知識的培訓學習情況，提高檔案管理人員的綜合技能，以適應當今文物檔案數字化管理的需求。

2.2

加強電子文件安全性、完整性、真實性

要強化保證文物檔案管理部門的權威性，將文物檔案管理的工作流程及文件傳輸工作規范化、制度化。確保文物檔案數字化管理的設備及環境適合工作，以確保外在環境上文件的安全。為了保證文物檔案數字化管理的完整性及可讀性，應當讓技術人員專門對記錄電子檔案的計算機設備定期檢查，一旦發現問題，要及早有效的采取維護措施。對文物檔案的數字化管理工作做好保密設置。電子檔案保存的同時，紙質版本應當作為備份材料予以保存，確保文物檔案資料的原始性。

2.3

與時俱進，創新檔案數字化管理工作

文物檔案電子化管理工作需要不斷與時俱進，順應社會形式不斷創新工作制度，從責任風險、目標管理、競爭機制、激勵機制等多方面著手，不斷轉變檔案管理人員的綜合素質。不斷強化管理職能，加強文物檔案管理工作的后續監管力度，讓檔案工作實現數字化管理后更加制度化、規范化、科學化。

結 語

文物檔案的數字化管理工作是一項長期的工作，從目前我國文博單位的現狀來看，存在的問題和差距較大。因此，要想建立一個完善全面的文物檔案數字化建設工作，需要不斷創新工作方法，全面提升文物檔案的數字化設備，加大關于檔案管理人員的科技水平及綜合素質，培養掌握現代化檔案管理的綜合性專門人才。不斷革新計算機等硬件設備以順應信息技術發展的水平，最大程度提升文物檔案的現代化管理水平，實現文物檔案事業的持續發展。

主要參考文獻

[1]劉宇.網絡環境下檔案工作創新研究[J].檔案管理學，2011（2）.

第四篇：中小學生心理健康檔案建立的必要性和管理

建立學生心理健康檔案合同

學生心理健康檔案建立的必要性和管理

自從云南大學馬加爵殺害四名同學后，又有廣東大學藍慶龐、北京大學安然、浙江大學周一超、郭力維強奸女生。教師，“傳道、授業、解惑”的靈魂工程師，在傳授學生以科學文化知識的同時，如何根據學生的心理狀況，及時有效地給予心靈上的撫慰，幫助他們心情愉快地度過校園生活，是學校心理健康教育的目標，而有效地達到這一目標就必須建立和利用好學生的心理健康檔案。

一、建立心理檔案的必要性

1.有效地進行學生心理健康教育的需要。學校心理健康教育首先要從建立學生心理檔案入手，通過為學生建立心理檔案，能及時準確地掌握和了解全校學生的心理發展規律、特點及現狀，為學校確立心理健康教育的具體目標、制訂工作計劃、選擇合理的途徑和方法提供依據，使心理健康教育工作具有針對性、有效性和前瞻性。同時可以動態地監測學生的心理變化情況，對有心理健康問題的學生可以早發現、早干預，采取相應的心理疏導，從而做到防患于未然，盡可能避免馬加爵那樣的悲劇發生。學生家長也可以通過查看孩子的心理檔案，更好地了解其孩子的心理特點，及時發現其存在的心理困擾，與教師或輔導員一起制定輔導的計劃，發揮學校和家庭的雙重力量，使學生有一個良好的成長環境。這樣有利于學校、社會、家庭相互配合形成合力。

2.學生了解自我、把握自我、完善自我、挖掘自我潛能的需要。心理檔案的建立為學生自我教育創造了條件、找到了依據。學生通過心理檔案了解了自己的心理狀態，了解了自己的興趣、能力和所處環境，知道了自己的長處和不足，不斷地分析自我、評價自我，從而了解自我、調節自我，使自我意識的水平逐步提高，進而充分發揮自己的潛能，完善自我個性，預防心理疾病，形成良好的個性品質。

3.因材施教、提高教師教育教學質量及科學研究的需要。現代教育提倡因材施教，因人而異，充分發揮每個學生的個性特長。建立學生心理檔案，能直接為教師提供學生目前的心理狀況，了解每個學生的能力差異、個性特征、學習心理等，提出適合該學生心理特點的教育方法，減少以偏概全、盲目武斷，做到因材施教、有的放矢，進而提升教育教學質量。建立學生心理檔案還有助于教師加強學生心理的研究。通過學生心理檔案，可以了解每一個學生的個體心理特征及心理健康狀況，還能總結出學生群體在心理健康中存在的問題，如人際關系障礙、對新環境適應不良、缺乏自信等，以及他們在人格特征、氣質類型、智力等級等方面的分布特點，為學校心理健康科學研究提供了大量客觀的第一手材料，有利3.因材施教、提高教師教育教學質量及科學研究的需要。現代教育提倡因材施教，因人而異，充分發揮每個學生的個性特長。建立學生心理檔案，能直接為教師提供學生目前的心理狀況，了解每個學生的能力差異、個性特征、學習心理等，提出適合該學生心理特點的教育方法，減少以偏概全、盲目武斷，做到因材施教、有的放矢，進而提升教育教學質量。建立學生心理檔案還有助于教師加強學生心理的研究。通過學生心理檔案，可以了解每一個學生的個體心理特征及心理健康狀況，還能總結出學生群體在心理健康中存在的問題，如人際關系障礙、對新環境適應不良、缺乏自信等，以及他們在人格特征、氣質類型、智力等級等方面的分布特點，為學校心理健康科學研究提供了大量客觀的第一手材料，有利于學校心理健康教育工作的深入開展。4.教育改革和貫徹落實國家政策的需要。新時期下的教育出現了很多新的問題，我們要采取實事求是的態度，創造性地開展教育工作。目前，學生心理健康問題越來越突出，甚至有的學生走上了自殺、犯罪的道路。青少年心理健康問題受到高度重視，教育部發布了《中小學心理健康指導綱要》、《普通高等學校大學生心理健康教育工作實施綱要》和《中等職業學校學生心理健康教育指導綱要》文件，要求為學生建立心理檔案，關心每一個學生的心理發展過程，用心理檔案記錄下每一個心理變化，采取相應的心理疏導策略。

二、學生心理檔案的管理

1.確定心理健康檔案的建檔內容。學生心理檔案的內容，應盡可能全面反映學生的心理特點，從而為學校教育提供可靠準確的信息。一般包括兩大方面：一是學生基本情況，包括學生個人簡介、身體狀況、家庭生活情況、學校學生生活情況及對其有重大影響的事件等，這些能夠幫助我們深入分析學生心理，正確查找學生問題根源；二是反映學生心理狀況和心理特點的資料信息，包括性格類型及特征、智力水平、有無心理障礙、學習態度、職業愛好、心理咨詢與輔導記錄等，這些是我們有針對性地實施心理輔導的重要依據。

2.學生心理檔案的收集方法。

(1)個人總結。

通過每學期的總結，啟發學生進一步剖析自我，找出自己的優點、缺點，說出自己的興趣、愛好、想法，并鼓勵學生平時寫心理日記，內心想什么就寫什么，記錄心理變化歷程，從中了解學生的心理活動，引導學生衡量自己的心理健康水平。

(2)調查分析。通過讓學生回答、填寫心理健康調查表，做心理測試題和讓學生對一些問題發表真實看法，從中分析學生的內心世界，掌握學生的心理狀態。

(3)日常行為觀察。學生的心理狀態在學習生活中會真實地表現出來。細心觀察學生的日常生活，多觀察學生的一舉一動，記錄好每一個細節情況，抓住學生的情緒變化，捕捉學生的敏感信息，了解過去的心靈創傷等。還可以設置情境，讓學生在特定的場景中暴露自己的內心世界。

(4)作品分析。借助學校的各種評定和記錄以及學生的作品來獲取信息，如學生的學習心得、日記、周記、作文、自傳、繪畫、各種作業、試卷、手工藝制作等分析。

(5)心理測驗。心理測驗法是建立心理檔案最主要和最為常用的方法，其關鍵是選擇合適的測評工具進行測試。在規定的時間內，對學生進行測驗，收集其學習能力、人際關系、自我認識、人性特征等信息。

3.整理建檔。檔案經過收集之后，重點在于整理。需要根據內容和來源渠道，進行科學、分門別類的整理，以班級為單位，按學號順序為標準，將不同階段收集的材料分類存檔。對于其整理，不僅僅是把收集的數據集中起來，更重要的是使這些數據產生1+1＞2的效果，因此要及時對收集的數據進行分析整合，應該考慮到對這些數據進行什么樣的“加工”，才能使利用者利用起來更直觀、更方便。比如在整理學生心理測試量表的過程中，可以從縱橫兩方面來考慮：一方面，保證一定時期一個學生各類量表的連續性；另一方面，應該力爭使其能夠體現在同類量表中不同學生的比較，只有這樣，才能更利于利用者全方位做好學生的心理健康工作。歸檔時，檔案工作人員需要復查，詳細檢查全部檔案，確保學生心理健康檔案的齊全、完整。

4.保管。學生心理健康檔案必須由檔案員專人保管，要恪守檔案的保密性原則。學生心理檔案的內容有的是學生的隱私，有的帶有暗示效應，有的涉及到人際關系，也有學生心理障礙和心理疾病的記錄等，應妥善保管，不得隨意向他人公布有些內容，規避學生個人隱私的泄漏。日常保管包括資料清潔整齊、排列有序、查找方便，也要注意資料安全措施的落實，避免資料的丟失和損毀，維護全部檔案的完整性。

5.利用。建立學生心理檔案的目的是促進學生心理發展和人格健全，維護學生的心理健康，提高學生的心理素質，提高學校教育教學效果，為此必須正確利用好學生心理檔案。

(1)根據學生心理檔案反映出來的不同年級學生的心理特征，進行分班、分組，選拔學生干部，制定教學計劃和開展心理教育活動。依據檔案，可以研究每個年級的學生在能力、人格、心理健康等方面的總體狀況和特點，按照能力水平、人格特點等因素來進行分班編組。也可根據學生的個性特點進行有針對性的選拔學生干部的培養鍛煉。同時可結合各年級或各班的實際情況和智力特點來制定年級教學計劃或班級教學進度，做到有的放矢。對于學生存在的一些共性的心理問題，可以按班級為單位進行團體輔導，開展心理教育活動。

(2)依據學生心理檔案，準確識別和確定心理危機預警對象。學校應該充分發揮心理健康檔案的鑒別與篩選功能，把存在嚴重心理疾病、遭遇重大創傷事件以及有自殺意念和自殺行為等各類潛在或現實的心理危機干預對象正確識別出來，根據相關的心理預警指標對其心理危機的輕重程度及可能后果進行科學評估和判斷，并在此基礎上對他們采取相應的咨詢、輔導、追蹤、監控、干預措施，以對心理危機做出準確預測、有效防范和正確處理。

(3)根據學生心理檔案反映的問題，提出具體的教育建議和培養策略，指導學生解決各種成長性與發展性的心理問題。學生心理檔案的建立與完善為學校開展個性化、因教施教的心理健康教育創造了條件，學生心理檔案記錄著學生的智力、人格、心理健康、學習心理及職業能力等個性心理特征的描述和分析，借助學生心理檔案，可針對學生不同的心理發展問題提出具體的教育建議和培養策略，提供個性化的教育與咨詢服務，從而更有效地幫助學生解決各種成長性和發展性的問題。在個性化輔導中，可以針對學生某一方面的問題或多方面或全方位地開展輔導，這要視學生的實際情況而定。

(4)利用學生心理檔案呈現的信息，深入開展學生心理健康教育研究工作。學生心理檔案是一個動態發展的檔案，它反映了學生心理的成長軌跡。因此，借助心理檔案，可以科學有效地判斷和發現學生在心理成長過程中遭遇的主要困境和突出問題，通過對這些問題的評估和剖析，能從中發現和挖掘出具有重大研究價值的數據資料，這對豐富學校心理健康教育科研工作的研究方法、加強學校心理健康教育研究中的量化研究、拓展學生心理健康教育研究的深度、提高學校心理健康教育研究的科學性和精確性都具有極其重要的意義。

第五篇：人才檔案信息化管理的必要性論文

摘要：隨著社會不斷發展和人才逐漸走向市場，傳統封閉式的人事檔案管理模式已不能適應經濟發展和社會變革的需要，應建立一種開放式的人才檔案管理模式。人才管理的社會化、信息化程序已成為國家或地區綜合競爭力的重要因素，也是爭得人才競爭優勢的關鍵。而人才檔案信息化管理是實現人才管理社會化、信息化的必要條件，也是新世紀人事檔案管理的必然趨勢。

關鍵詞：人才；檔案；信息化

一、堅持人才檔案信息化的原則

人才檔案的信息化，要以人才學和人力資源管理與開發理論及人事檔案管理學為指導，在吸取我國傳統檔案制度的合理成分和借鑒國外人力資源管理的先進經驗基礎上，設計出符合時代特征、中國特色的人才電子檔案，并形成計算機信息系統。人才檔案信息化研究屬于應用研究，檔案信息系統的研制，在理論上要依據現代管理科學的原則，力求科學性、系統性和完整性，在實踐上則要解決傳統檔案和目前人才市場求職者履歷存在的問題和實際應用的難點，形成可供人才市場操作的人才檔案信息系統，因此人才檔案的信息化應遵循以下原則。

1.客觀性原則。人才檔案信息系統的建設必須以客觀實際和需要為依據，具體地說，要能正確描述人才個體素質特征，符合單位擇人的需要。

2.實用性原則。人才檔案信息化的最終目的是為了有利于人才的評估、選拔和合理使用，因此要考慮到可操作性和實用性。有些指標理論上是必要的，可在實踐中卻很難準確地采集和科學地描述，比如社會交往能力、競爭能力與合作精神等，因此這些不適用的指標需要將其擯棄。

3.全面性原則。因為人才學術背景各異，職業不同，所取得的成果和做出的貢獻也是多樣的，所以具體指標設立要盡可能做到綜合、全面和系統，具有通用性。

4.以業績為主要的原則。學歷只能在一定程度上反映一個人的學識水平，不能代替能力，對于能力的檢驗主要是看一個人的工作業績。所以人才檔案信息系統的內容要突出業績成果。

二、做好人才檔案信息系統的措施

1.建立開放人才檔案管理服務方式。開放式人才檔案管理服務，要適應市場經濟的特點，要利于人才流動的方便、簡捷且符合新形勢下人事管理體制的要求，更要遵循檔案管理自身的規律。建立人才檔案信息系統最終的目的是打破人才“單位所有、部門壟斷、條塊分割”的傳統配置模式，實現人才社會所有、資源共享、市場配置和動態開放體系。為此，必須把先進的計算機和網絡通信技術應用到人才檔案信息系統中，同各種類型市場中介組織溝通組成全國性聯網的人才信息互聯網絡，使人才檔案信息資源真正實現社會共享，可以靈活運用，隨時提取各種情況和數據，滿足社會需要。

2.建立多元化的信息采集機制。人才檔案信息系統是否擁有信息量，直接關系到該系統的權威性和功能的發揮，但是傳統模式下的人才歸屬條塊分割、單位所有的體制仍嚴重阻礙著人才檔案信息化的實施和推行，而對人才實行統籌管理和管用分離，又是一個極其復雜的進程。基于此，人才電子檔案實施應采取先易后難、先點后面以及錯落推進的策略。首先，可實行會員制，會員單位義務提供其專業技術人員的有關信息，并有查詢電子檔案相關信息的優惠權，也可為會員單位提供人事管理的跟蹤服務；其次，可與有關高校合作，在有關高校中推行畢業生檔案登記制度。

3.實行雇傭單位人才推薦證明責任制度。凡流動人才，其求職前必須提供雇傭單位負責人或直屬主管的推薦證明材料，統一按人才檔案指標要求填寫，并承諾推薦責任，以防止徇情作假。

三、人才檔案信息化在人才管理中發揮的作用

1.為人才建設提供信息保障。黨中央明確提出人才強國戰略，加強人才資源能力建設，深化人才工作體制改革，優化人才資源配置，建立完善人才市場服務體系。人才檔案的信息化、網絡化管理是達到這一目標的有效途徑，為政府了解、掌握人才信息提供基本平臺，為人才在更大范圍內的合理使用和流動提供信息渠道。

2.為健全人才資源市場化配置體系提供條件。傳統的人事檔案制度以服從政治和組織的需要為重點，特別是封閉式的檔案管理方式事實上已成為制約人才流動的瓶頸。人才檔案的信息化要實行人才信息社會化集中管理，推行信息采集與分離的會員制度，這就克服了因單一的政治性檔案造成對人才合理流動的障礙性的局限，從而為建立社會化、開放化以及信息化的人才資源市場配置體系提供了條件。

3.為用人單位選人提供可信有用的信息依據。一直以來，傳統的人事檔案制度為人員的使用、培養和流動提供了支持，發揮了重要作用，但其不足也是顯而易見的。首先，以政治表現內容為主的評語式的鑒定具有相當主觀性。其次，缺乏對人才知識、才能、成果與業績的信息存錄。

4.為人才流動提供便捷的途徑。目前人才信息的傳遞方式主要有人才招聘會、廣告和中介機構提供等，但是諸如此類的信息傳遞方式都不同程度上受時空制約，不能適應人才流速加快的趨勢。人才檔案信息化將突破現有人才信息傳遞的局限性，以大容量和高效率的信息滿足人才流動的需要，提高市場交流的效率。

四、結語

當前，人才檔案信息化還面臨著各方面的問題，在市場經濟條件下，靠行政命令推行實施是不能使其健康發展的，根本對策是根據市場經濟的要求，深化人事制度改革，強化人才社會化管理職能和服務職能，有步驟地對人才實行統籌管理和管用分離，只有這樣，才能保證人才檔案信息化管理制度的順利推行。

作者:王利華 單位:威海職業學院