第一篇：信函寫作原則和技巧

[摘要 ]商務英語信函是國際貿易雙方進行書面商務信息溝通的重要手段 ,其撰寫的成功與否對企業的業務有著極其重要的影響。商務英語信函的寫作是有規律可循的 ,首先 ,要堅持禮貌、體諒、完整、清楚、簡潔、具體與正確性等原則;其次 ,還要注意 寫作技巧 ,遵循四部式的信函結構 ,并善于使用商務英語信函中的套語和特殊表達法。

Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to business of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely

courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters.Key words :commercial English letter;writing principle;writing technique

商務英語信函是一種常用的商務英語應用文 ,它是貿易雙方相互了解、進行貿易往來的主要手段 ,在以書面形式溝通商務信息的同時 ,它也體現著一個公司或機構的商務形象。因此 ,商務英語信函的內容固然很重要 ,但表達方式也同樣重要。商務英語信函的寫作是有一定規范的 ,即應遵循一定的 寫作原則 ,采用一些 寫作技巧 ,從而使商務信函表意準確 ,語言流暢 ,更易于貿易雙方的溝通與理解。

一、商務英語信函的 寫作原則

商務英語信函是商家開展對外業務活動的重要工具 ,其目的多是處理業務磋商的各種問題 ,或是與對方建立良好的關系。因此,在商務英語信函寫作中,應遵循7Cs原則,即禮貌(courtesy)、體諒(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、簡潔(concise-ness)、具體(concreteness)和正確(correctness)。

1.禮貌原則禮貌是商務場上的重要法則,禮貌周到的信函可贏得對方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that ?” , “I t is our pleasure to?” , “We feel dread fully s orry that ? ” , “We regret that ? ”等禮貌用語。業務往來難免有爭端、摩擦,此時也需要禮貌來作為潤滑劑,化解雙方對峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、拒絕接受時,措詞要力求客氣、心平氣和、語氣委婉;在回復對方信函時,無論對方態度如何,在堅持自己立場的同時,都要有禮貌地作答。首先,要善于使用被動語句,因為被動語態能使你的請求顯得更加溫和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會更好。其次,要善于使用疑問句。向對方提出要求時,陳述句、祈使句與疑問句相比,疑問句較其他兩類句式更婉轉、更禮貌。請看下面三句話:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口氣太強硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表達了自己的意圖 ,又表示了對對方的尊重 ,避免了過于直率和盛氣凌人。此外 ,還要善于使用條件句 ,以使建議聽起來更具有試探性 ,語氣更委婉。

2.體諒原則

不少人寫作時習慣于從自己的角度出發思考問題。與其他寫作不同 ,商務英語信函寫作強調的是信息溝通的效果 ,不僅要關心內容的正確與完整 ,還必須重視對方的反應 ,只有站在對方的立場上思考和處理問題 ,才能獲得滿意的溝通效果。首先 ,應注意強調對方利益。在商務英語寫作中 ,對方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這

些利益是否能滿足他們的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment.Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句讓對方對自己所得的利益一目了然 ,優于第一句。其次 ,應突出積極因素 ,用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發對方興趣 ,獲得對方認同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改寫成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 會更好。

3.完整性原則

在信函寫作中 ,信息完整很關鍵。一些在日常行文中常用的如 “the

above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達方式要盡量少用 ,盡可能提供完整的信息 ,讓對方一目了然。

4.清楚原則清楚是商務英語信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義 ,甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇準確、簡煉的詞以及正確的句子結構。

(1)盡量選擇常用詞。作為一種世界貿易語言 ,英語為一百多個非英語國家的商務人員在商務書信中使用 ,而這些商務人員并非個個精通英語。因此 ,在選詞上應注意選擇那些簡單的、為人熟悉并且符合常規的表達方式 ,避免使用復雜、生僻和容易產生歧義的詞。

(2)起修飾限定作用的詞語應該緊跟被修飾的詞 ,這樣可以避免產生歧義。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如將其改為 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句話中 ,要避免重復使用一個有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一個 “firm” 的意思是 “strong”,第二個 “firm” 的意思是 “corporatio

n”.而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個句子的意思就更清楚了。

5.簡潔原則

有力、生動的措詞是增強國際商務信函有效性的一大法寶。在具體運用過程中 ,可適當選用那些為人熟知的外貿縮略語。但縮略語的運用切忌過雜過亂 ,要盡可能使用那些通用的或本專業常用的縮略語 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用證),B/ L(bill oflading提單),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保險加運費價格),EAT(estimated arrival time 預計到達時間),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方參考),S/ C(sales contract 銷售合同),D/ D(de2mand draft 票匯),T/ T(telegraphic trans fer 電匯),M/ T(mail draft 信匯),D/ P(documents against payment 付款交單)等。此外,句子結構也應簡潔,盡量用單詞替換詞組和從句,在保證意思完整的情況下,使行文更加簡潔。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其從句 “What y ou have requsted” 可以用一個詞

“requested” 來代替,這句話改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 則更簡潔。需要指出的是 ,在保證禮貌的前提下 ,還要避免使用那些僅起填充作用、可有可無的詞組和表達法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除 ,不僅不會改變意思的完整性 ,反而使句子更簡潔。

6.具體原則

在商務信函中 ,要盡可能使所傳遞的信息具體、準確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for

theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很顯然 ,第二句包括了更具體、詳細的信息 ,使人對寫作者所要傳遞的信息一目了然;而第一句過于籠統 ,讀后還要再經過仔細揣摩 ,才能明白其所包含的意思。

7.正確性原則

正確性不但指語法、句法、標點和拼寫正確無誤 ,還指使用標準語言和商務專業術語進行恰當的陳述。商務信函中如果存在拼寫錯誤、人稱不一致、時態誤用、標點符號不當等問題 ,會使其溝通效果大打折扣。此外 ,還應注意使用正式、規范的語言 ,例如省略語 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,顯得太過口語化 ,欠正式 ,商務信函中應改寫成 “I

shall”, “We are”;還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,這樣的句子在語法上也是不規范的 ,應該分別加上主語和謂語 ,以使句子結構完整。商務英語中有一些特定的表達法 ,它們在普通英語中一般不出現或雖然也使用但含義不同。這也是商務英語的一個特征。比如短語 “on the terms

andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件 ,在日常用法中 ,沒有必要兩詞連用 ,但在商務信函中 ,為求精確、嚴謹 ,常成對使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “勸告”、“建議” 等意思。這種作為商業術語與普通用語含義不同的詞還有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提議” 等 ,在商務里可指 “發盤”、“報盤”;同樣在保險業務中 , “policy” 指“保險單”,而不是 “政策”、“方針”,“average” 指 “海損”,而不是 “平均的”、“一般的”;“confirm” 的基本含義是 “確認”,用在信用證前面時 ,則表示 “保兌”,如confirmed letter of credit(保兌的信用證)。

二、商務信函的 寫作技巧

商務信函的寫作比文學創作及其他類型的寫作容易些 ,這是因為商務英語信函的寫作有一定的框架規范 ,具體表現在內容結構與語言運用等方面。

1.要選用常用的四部式的正文結構

通常 ,商務信函由四部分組成 ,即引言(introduc2tion)、詳情(details)、應答(response)和結束語(close)。第一部分是引言。在此部分中 ,出于禮貌 ,常常通過告知事由或提及彼此以前的聯系引出正文 ,而不是開門見山談具體的事情 ,以免唐突與失禮。經常使用的開篇語有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that ?Thank y ou for y our letter dated?Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing business with us.第二部分是詳情。這部分具體說明事宜及具體要求。這部分是正文的核心。如涉及幾件不同事項 ,應該按照主次順序分幾個段落進行說明 ,通常是一個段落說明一個事項;同時 ,在敘述同一事項時要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償等不好的信息放在最后。第三部分是應答。該部分是第二部分的延續 ,可以是要求對方確認、答復或寄來價目表 ,也可以告訴對方隨函寄去的附件或表示歡迎對方詢價或咨詢。可根據具體情況來確定這一部分內容是否有存在的必要。第四部分是結束語。通常是以一個相關的短句結束全文,是在完成以上三部分之后表示禮節性的一句客套語。需要注意的是,所有的結束語必須與正文的內容相吻合,否則就會顯得牽強附會。如出口商給進口商的信中希望對方接受他們的報價,可以說: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商務信函中常用的結束語有:We await y our fav orable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we

recommendy our immediate acceptance.2.要善于使用商務信函中的習慣用法

商務信函中的很多習慣用法 ,包括信函套語和不同于普通表達方法的表達法。商務信函長期以來形成了許多約定俗成的套語 ,如上面提到的用于信函開頭部分和結束部分的常用套語。除此之外 ,還有很多 ,如報實盤的時候常這樣表達:We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until ?The validity of the offer is from? to ?當認為對方價格太高時通常的表達有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用證付款時可以這樣表達:The terms of payment are by L/ C available by draftat sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available bysight draft.類似習慣的表達方法還很多。在長期的國際商務交流中,形成了一系列言簡意賅又很實用的固定句型和套語,這些已被商界廣泛接受,我們只需平時多留意、多積累,就可以得心應手地撰寫商務英語信函了。

[參考文獻]

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第二篇：商務信函的寫作原則與技巧

英語專業全英原創畢業論文，是近期寫作，公布的題目可以用于免費參考

最新200份英語專業全英原創畢業論文，都是近期寫作

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A Comparison between Scarlett O’Hara and Jane Eyre from the Perspective of Feminism 62 論《月亮和六便士》中的自然主義特色

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An Analysis of the Ambivalent Character of Frederick Winterbourne in Daisy Miller 89 淺論《洛麗塔》主人公悲劇命運的根源

對《老人與海》中主人公的性格分析

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從《草原日出》看多麗絲?萊辛的成長觀

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Functional Equivalence in Chapter Title Translation of A Dream of Red Mansions

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從心理學的角度論《兒子與情人》中保羅的戀愛模式

從文化差異角度談國際商務談判中的語言技巧

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分析《簡愛》和《名利場》中的女性主義

從關聯理論解讀《家庭戰爭》的幽默

從功能理論看漢英廣告翻譯

論人文主義在《哈克貝利.費恩歷險記》中的體現

淺析英語新詞的翻譯

從王爾德的童話看其悲觀主義愛情觀

從交際翻譯視角看企業簡介的漢英翻譯

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換位思考在商務信函中壞消息的運用及建議

論旅游廣告的顯影性

《愛瑪》中身份和同輩的壓力

論商務名片英譯——以功能對等為指導

苔絲悲劇人生的起因

歸化與異化在《老友記》字幕翻譯中的運用

電影英文片名漢譯的原則

An Interpretation of China Boy from the Perspective of Post-colonialism

網絡委婉語中的模因現象研究

非英語專業大學生英語學習動機調查

國產電影字幕歸化與異化研究－－以《集結號》為個案研究

教師在農村初中英語游戲教學中的角色分析－－以某中學為例

The Study of the Positive Effects of Native Language on Junior School English Teaching 123 Domestication and Foreignization in Idioms Translation

A Comparative Study of Politeness Expressions in English and Chinese

宗教枷鎖下的人性掙扎——《紅字》中丁梅斯代爾形象解讀

中英顏色詞內涵對比分析——《駱駝祥子》個案分析

淺析《紅字》中的象征意義

大學英語課堂教學中師生互動的重要性

英漢職業委婉語中“禮貌原則”之對比分析

英漢新詞理據對比研究

從以目的為導向的翻譯原則看委婉語的翻譯

《飄》—斯嘉麗女性主義意識的成長歷程解讀

國際商務英語信函寫作中的禮貌策略

語言中性別歧視詞匯的語用分析

論英語廣告語中的雙關應用及翻譯

Saussure’s Five Contributions to Linguistic Study and Its Modern Applications

英語專業本科畢業論文摘要的體裁分析

從《大象的眼淚》看人與動物的關系

從交際翻譯理論看幽默對話翻譯——以《老友記》第一季為例

《格列佛游記》中格列佛的人格探析

商務英語函電的語言和文體特征及其翻譯

論“迷惘的一代”告別“美國夢”——淺談《永別了，武器》和《了不起的蓋茨比》 143 英語成語跨文化翻譯策略

英漢同聲傳譯技巧初探

Britain Needs a Monarch—Cause Analysis of the Existence of the Monarch in Britain 146 歐?亨利短篇小說中幽默的翻譯

譚恩美《灶神之妻》文化解讀

《人鼠之間》中兩主人公喬治和雷尼的對比分析

A Survey on Self-regulated Learning of English Major

國際貿易中商務英語的翻譯策略

151 艾米莉?狄金森詩歌中的動物意象研究

152 救贖之旅—淺析《麥田里的守望者》中霍爾頓?考菲爾德的成長經歷

153 Cultural Differences in Business Negotiations: East and West

154 從傳遞文化信息視角探討《紅樓夢》翻譯中“異化”與“歸化”策略

155 A Comparative Study of American and Chinese Spatial Language in Business Negotiation 156 中餐菜譜翻譯的錯誤分析

157 從《功夫熊貓》中試析中美文化的碰撞與融合158 The Death of Willy Loman and the destruction of the American Dream

159 中美文化差異對其商務談判的影響

160 淺析中西方飲食文化差異—比較“春節”和“圣誕節”

161 英漢顏色詞的文化內涵與翻譯

162 《荊棘鳥》女性意識淺析

163 論象征主義在《喜福會》中的體現

164 從民族文化心理差異角度看功能對等論在商標翻譯中的運用

165 法律英語翻譯中的動態對等理論分析

166 論《德伯家苔絲》中安吉爾行為的合理性

167 Irony Art in Orwell’s Animal Farm

168 從中西文化差異角度談品牌翻譯

169 從消費文化角度看《了不起的蓋茨比》中美國夢的破滅

170 英漢委婉語的跨文化對比研究

171 希臘羅馬神話對英語習語的影響

172 從《生活的藝術》看林語堂的人生藝術

173 英漢狀語語序修辭對比與翻譯

174 互聯網對英語翻譯的影響

175 論葉芝詩歌中的女性面具

176 淺談商務英語于商務信函中的運用

177 英語新聞標題的語言特點及翻譯

178 從功能對等理論看漢語文化負載詞的英譯

179 如何提高小學生對英語學習的興趣

180 淺析當今網絡英語交流中的縮略語

181 從榮格的原型理論看《蠅王》中杰克的形象

182 目的論下的修辭手法翻譯：以《愛麗絲漫游奇境記》兩個漢語譯本為例

183 中美大學生道歉策略對比研究

184 《月下獨酌》兩種英文譯本之對比研究

185 《莫比.迪克》中的象征意義

186 中美新聞價值觀的差異在災難性新聞報道中的體現

187 商務談判中話語的順應性研究

188 On the Manifold Functions of the Scene of Parties in The Great Gatsby

189 從道德角度分析簡?奧斯丁《勸導》中的女主人公安妮?艾略特

190 論散文翻譯中的風格再現——以朱純深、張培基英譯《匆匆》為例

191 商務英語信函中名詞化結構的翻譯

192 從《戀愛中的女人》看勞倫斯的男性霸權意識

193 從《動物莊園》看喬治·奧威爾反極權主義思想

194 淺析“蘋果”廣告中的文化因素

195 漢英禁忌語的對比研究

196 商務信函的寫作原則與技巧

197 哥特電影的黑暗之美-市場與文化的交接

198 On Individual Differences in Second Language Acquisition

199 順應論視角中電影字幕漢英翻譯研究——以李安電影作品字幕翻譯為例

200 A Study on the Cross-Cultural Management in the Sino-American Joint-Venture Enterprises－－With Special Reference to Changan & Ford Motor Company

第三篇：淺談外貿工作中商務英語信函寫作及翻譯技巧

摘 要：中國加入WTO之后，外貿英語信函作為一種特殊文體，在我國對外貿易的發展中成為了我國與世界接軌的必要橋梁。商務英語信函逐漸被從事跨國貿易的人士青睞，其已經成為商務界人士在全球經貿往來中重點應用的商務信息溝通方式。通過商務英語信函人們可以很便捷的交流信息、業務往來、洽談貿易、傳遞友誼等，商務英語信函撰寫的是否成功對企業的業務尤為關鍵。本文旨在結合英語語言學，通過分析外貿英語信函翻譯的典型例子，重點介紹外貿英語信函的翻譯技巧，并對未來英語商業信件的語體發展趨勢進行了預測。關鍵詞：外貿工作 商務英語 寫作 翻譯

商務英語的實用性很強，外商在這方面不能隨意，要有著嚴格的規范。特別是在商務交往中，規范的商務用語往往能給他們留下嚴謹、成熟的印象，為其成功打下堅實的基礎。談到規范，就要從最基礎的商務信件說起，這是從事國際貿易人士經常要處理的。本文簡單闡述了商務英語信函的寫作及其翻譯技巧。外貿工作中商務英語信函的寫作技巧

商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業的方式跟買家進行有效的溝通,在業務往來中占據著舉足輕重的地位。因此，商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。

一封商務信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(ReferenceNumber)、日期(Date)、信內地址(Inside Address)、請某人注意行(Attention)、稱呼(Salutation)、主題(Subject)、正文(Body of the letter)、結尾敬辭(Complimentary Close)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)組成。其中信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據公司習慣和信函具體內容有所增減。因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業,以顧客為本和思維清晰的形象,要注意如下一些問題。

1.1 讀者

了解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進行。

1.2 遣詞

簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團體或行業內使用的專業語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確地解釋某些概念,也有助于技術人員讀者建立起和諧友好的聯系。

1.3 造句

句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。商務應用文句子的平均長度為15～18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細節,要么就會錯誤地理解句意，因此長句應切成兩到三個短句為宜。最佳的商務信函應該由長短不同的句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。

標點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀點。表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。

1.4 分段

信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白說明讀者應該采取怎樣的行動。意思表達得越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8行長。今天的讀者已經不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落只看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內是最好的。電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3行長,主題部分段落長度不應該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。1.5 外觀外觀是非常重要的。大多數人并不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閱讀為標準。現在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——對某些單詞或習語起到強調作用。只在其強調作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。外貿工作中商務英語信函的翻譯技巧

本文以一個簡單的商業回復信函為例來介紹一些商務英語信函的翻譯技巧。回函內容：一是我方獲悉貴公司的名稱和地址。二是愿與貴公司建立商業合作關系。三是本公司經營五金產品多年，聲名卓越，擁有可靠的銷售渠道。四是為使貴公司對我公司有更好了解，先寄去我公司宣傳冊一本。五是盼早日回復。商務英語信函格式，跟普通英語不同，以啟始用語為例。

2.1 建立貿易關系

(1)我們愿與貴公司建立商務關系。

(2)我們希望與您建立業務往來。

(3)我公司經營電子產品的進出口業務，希望與貴方建立商務關系。例句：

(1)We are willing to eatablish trade relations with your company.(2)We hope to establish business relations with you.(3)Our company handles electronic product import and export business form, hoping to entering into business relations with you.2.2 自我推薦

本公司經營這項業務已多年，并享有很高的國際信譽。例句：

Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.2.3 推銷產品

(1)我們新研制的……已推出上市，特此奉告。

(2)我們盼望能成為貴公司的……供應商。

(3)我們的新產品剛剛推出上市，相信您樂于知道。

(4)相信您對本公司新出品的……會感興趣。例句：

(1)We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….(2)We are pleased to get in touch with you for the supply of….(3)You will be interested to hear that we have just marketed our new product.(4)You will be interested in our new product…….2.4 索取資料

(1)我們對貴方的新產品……甚感興趣，希望能寄來貴公司的產品目錄及價目表。

(2)我們從紐約時報上看到貴公司的廣告，但愿能收到產品的價目表及詳細資料。

(3)獲知貴公司有……已上市，希望能賜寄完整的詳細資料。

(4)如蒙賜寄貴公司新產品的詳細資料，我們將深表感激。

(5)如蒙賜寄有關……的樣品和價目表，我們將甚為感激。例句：

(1)We are interested in your new product…and shall be pleased

to have a catalog and price list.(2)We have seen your advertisement in The New York Times

and should be glad to have your price lists and details of your terms.(3)Hear that you have listed……,hoping to receive the full

details.(4)we will be grateful if you send your new product details.(5)We should be obliged if you would send us patterns(or samples)and price lists of your….2.5 寄發資料

(1)欣寄我方目錄，提供我方各類產品的詳細情況。

(2)欣然奉上我方產品樣品，在貴方展廳展出。例句：

(1)We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.(2)We should be pleased to offer the samples to give a demonstration at your premise.2.6 附寄資料

(1)隨函附上本公司新出品的……樣品，請查收。

(2)隨函附上購貨合同第××號兩份，希查收，諒無誤。請會簽并退我方一份備案。

(3)我們很高興地附上詢價單第××號，請貴方報離岸價格。

(4)我們確認向貴方購買……隨函附上訂單確認書供參照。例句：

(1)You will find enclosed with this letter a sample of new….(2)Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order.Kindly sign and return one copy for our file.(3)We are very pleased to attach the Inquiry No.，please offer FOB prices.(4)We confirm having purchased......from you , enclosing the

confirmation order for your reference.結語

商務英語的翻譯不同于一般的文學翻譯。對這類特殊用途的英語的翻譯通常采用以讀者為中心的歸化策略，對原文的形式、內容、語言等方面進行過濾。了解了這些特點，將有助于商務英語的翻譯。

參考文獻

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第四篇：商業信函寫作（范文）

商業信函的寫作要求

商業信函不同于文學創作。文學作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業信函應清楚明確，不隱不曲。商業信函的寫作要求是：

1、主題突出，觀點明確

商業信函是為開展某項商業業務而寫的，具有明顯的目標。信文內容應緊緊圍繞這一目標展開，不要涉及無關緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。向對方提出的問題要明確，回答對方的詢問也要有針對性，不能答非所問，或故意繞彎子，回避要害。鑒于商業信函往來涉及經濟責任，所談事項必須觀點明確，交待清楚。例如答復對方訂貨要求時，必須將供應商品的規格、性能、供貨日期、價格與折扣條件、交貨方式、經濟責任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后糾紛。

2、面向對方

為促進雙方經銷往來，信函應給對方一個好的印象。因此，在寫信之前，要設身處地想一想：對方的需要：對方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對方的需求，還要考慮對方的地位、身份、專業知識、文化程度，接受能力等，使對方正確理解信中所談內容。

態度誠懇是指信文內容應實事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時即使對方提出的要求不能接受，也應用委婉地語氣加以

解釋，以求保持良好關系，不致損害以后的買賣來往。

3、實事求是，謙恭有禮

經商往來要求實事求是，遵守職業道德，維護企業與個人的信譽，不得蓄意欺騙對方或設下圈套誘使對方上鉤，以謀求不正當利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對方，講究文明禮貌。例如，收到對方來函，應盡快給以答復，拖延回信的做法是不禮貌的。

4、結構嚴謹、首尾圓合

結構嚴謹，要做到這一點應在動筆之前，首先把所要寫的內容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結構松散，首尾脫節。

商業信函的特點是開門見山。可在信的開頭直接進入主題而不落俗套。在信的結尾可提出各種希望等。

5、語氣平和，用詞準確

為了達到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業信函的語氣要平和，要平等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。

用詞要準確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當或不準確，常常會使對方引起誤解，甚至被人利用而導致一方經濟損失。例如提請對方供貨時，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應具體說明數量。同樣，報價不能籠統地說“合理價格”或“市場價格”，而應說明具體價格為多少，用何種貨幣，怎樣結

算，有沒有各種附加收費，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。答復對方的來信，最好說明那封來信的日期、內容、編號，不要籠統地說“來信收到”或“上月來信”等，因為來信可能不止一封。

此外，信文用字應規范化，還要正確使用標點符號。

6、清楚簡潔，注意修辭

信文內容與形式都要做到清楚簡潔。做生意講求效率與節省時間。清楚簡潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。

商業信函以實用為宗旨，它不象文學作品那樣講究修辭，但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句，就會影響意思的表達和信息的交流。

最后要養成寄信前至少檢查一遍的習慣。除核實內容是否完整、事實是否準確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對方理解和接受，經過檢查認為滿意后，再簽名寄出。

中文商務信函寫作格式

對秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對書信內容所涉業務或相關背景的熟悉，還應了解中外書信的基本規范。

中文書信內容的結構，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。

1、稱呼 稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關系、親疏關系、尊卑關系、長幼關系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。（頂格寫，后面加冒號。）

2、啟詞 啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順遂”等；贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象，不論內容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當。此外，公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語，以提領全文。（在稱呼下面另起一行，前空兩格！）

3、正文 正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。（在啟詞下面另起一行空兩格。）

4、酬應過渡 正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡，如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。（過渡一下更符合禮儀規范）

5、祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等，有時，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業務員劉震”等。今天，許多書信都以計算機制成，但即使已打印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應有具名語，如“謹上、謹呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。(通常中文

信函寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商務信函也可靠左)以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。

7、日期 日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。（寫信日期-般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

中文商務信函的寫作格式

如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。

(1)開頭

開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

(2)正文

信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題，通常包括：

①向收信人問候；

②寫信的事由，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等；

③該信要進行的業務聯系，如詢問有關事宜，回答對方提出 的問題，闡明自己的想法或看法，向對方提出要求等。如果既要向對方詢問，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重；

④提出進一步聯系的希望、方式和要求。(3)結尾

結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

(4)署名

署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

(5)日期

寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業信函的日期很重要，不要遺漏。

第五篇：英文寫作---信函

信函

信函（Letter）是用以交涉事務、增進了解、聯絡友誼、交流思想的重要工具。英語信函主要包括私人信函（Personal Letters）和公務信函（Business Letters）兩大類。公務信函，一般用來處理或討論重要事務，包括邀請信（Invitation Letter）、感謝信（Thankyou Letter）、道歉信（Letter of Apologies）、祝賀信（Letter of Congratulations）等。按照一般的格式英語信函主要由六個部分組成：信頭、信內地址、稱呼、正文、結句、簽名；有的信函還包括附言和附件部分（常用P.S.表示）。信頭（Heading）

信頭由發信人地址和發信日期兩部分組成，通常寫在第一頁的右上角。行首可以縮進去寫，也可以齊頭寫；行尾可用也可不用標點符號。值得注意的是，英語書信中的地址與中文正好相反，應該由小到大，先寫門牌號碼、街名，再寫城市名、州（省）名、郵編、最后再寫國名。如： No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China

日期的寫法英、美兩種格式都可以，英國順序為“日、月、年”，美國順序則為“月、日、年”，如： 27 Sep., 2006（英）Sep.27, 2006（美）

信內地址（Inside Address）

包括收信人的姓名和地址，一般置于信紙的左上角。在私人信函中，這一部分經常省略。其格式和發信人的姓名、地址一樣。稱呼（Salutation）

稱呼位于收信人地址之下的一至二行，頂格寫起，自成一行。在私人信函中后面用逗號，在公務信函中則用冒號。

正文（The Body of the Letter）信件的主要內容。

結句（Complimentary Closure）

類似于中文中的“此致”“敬禮”這類的話，主要是一些套語。一般是正文結束隔兩行另起，獨立成行，位于信紙的右角，也可以略居中右方。簽名

寫信人的名字一般簽在結尾語下面一至二行處。在私人信函中只需親筆簽名就可以了，而在公務信函中，發信人的親筆簽名應該寫在結尾套語和打印的姓名之間。

以上幾點是英語信函的共同特征。

范文：致歉信

No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China Sep.27, 2006

Dear professor Jackson:

I am indeed very sorry that I missed the examination you gave on Moby-Dick last Wednesday.I feel badly about it and want you to know what happened.On my way to class that day, I had a flat tire, and I had to go with the mechanic when he repaired it.It took me more than one hour to get it done.A copy of the bill is enclosed.I sincerely hope you can accept my apologies and understand my situation.I would appreciate your allowing me to take a make up examination.I will come to your office during your office hour on Monday to discuss this possibility with you.Once again, I’m sorry for any inconvenience caused.Sincerely yours,Alice