第一篇：商務英語信函的寫作原則

商務英語信函的寫作原則

商務英語信函是一種常用的商務英語應用文，它是貿易雙方相互了解、進行貿易往來的主要手段，在以書面形式溝通商務信息的同時，它也體現著一個公司或機構的商務形象。因此，商務英語信函的內容固然很重要，但表達方式也同樣重要。商務英語信函的寫作是有一定規范的，即應遵循一定的寫作原則，從而使商務信函表意準確，語言流暢，更易于貿易雙方的溝通與理解。

商務英語信函是商家開展對外業務活動的重要工具，其目的多是處理業務磋商的各種問題，或是與對方建立良好的關系。因此，在商務英語信函寫作中，應遵循7 Cs原則，即禮貌(courtesy)、體諒(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、簡潔(concise-ness)、具體(concreteness)和正確(correctness)。

1、禮貌原則。

禮貌是商務場上的重要法則，禮貌周到的信函可贏得對方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等禮貌用語。

業務往來難免有爭端、摩擦,此時也需要禮貌來作為潤滑劑，化解雙方對峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、拒絕接受時，措詞要力求客氣、心平氣和、語氣委婉；在回復對方信函時，無論對方態度如何，在堅持自己立場的同時，都要有禮貌地作答。

首先，要善于使用被動語句，因為被動語態能使你的請求顯得更加溫和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會更好。

其次，要善于使用疑問句。向對方提出要求時，陳述句、祈使句與疑問句相比，疑問句較其他兩類句式更婉轉、更禮貌。請看下面三句話：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口氣太強硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表達了自己的意圖，又表示了對對方的尊重，避免了過于直率和盛氣凌人。此外，還要善于使用條件句，以使建議聽起來更具有試探性，語氣更委婉。

2、體諒原則。

不少人寫作時習慣于從自己的角度出發思考問題。與其他寫作不同，商務英語信函寫作強調的是信息溝通的效果，不僅要關心內容的正確與完整，還必須重視對方的反應，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。

首先，應注意強調對方利益。在商務英語寫作中，對方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這些利益是否能滿足他們的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment.You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash.第二句讓對方對自己所得的利益一目了然，優于第一句。

其次，應突出積極因素，用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發對方興趣，獲得對方認同。如 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 改寫成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 會更好。

3、完整性原則。

在信函寫作中，信息完整很關鍵。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達方式要盡量少用，盡可能提供完整的信息，讓對方一目了然。

4、清楚原則。清楚是商務英語信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇準確、簡煉的詞以及正確的句子結構。

(1)盡量選擇常用詞。作為一種世界貿易語言，英語為一百多個非英語國家的商務人員在商務書信中使用，而這些商務人員并非個個精通英語。因此，在選詞上應注意選擇那些簡單的、為人熟悉并且符合常規的表達方式，避免使用復雜、生僻和容易產生歧義的詞。

(2)起修飾限定作用的詞語應該緊跟被修飾的詞，這樣可以避免產生歧義。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”)，如將其改為 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句話中，要避免重復使用一個有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一個“firm” 的意思是 “strong”, 第二個 “firm” 的意思是 “corporatio n”.而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個句子的意思就更清楚了。

5、簡潔原則。

有力、生動的措詞是增強國際商務信函有效性的一大法寶。在具體運用過程中，可適當選用那些為人熟知的外貿縮略語。但縮略語的運用切忌過雜過亂，要盡可能使用那些通用的或本專業常用的縮略語，例如：L/ C(letter of credit 信用證),B/ L(bill of lading提單),C I F(cost ,insurance and freight 成本加保險加運費價格),EAT(estimated arrival time 預計到達時間),A/ S(at sight 即期),FYI(for you information 供你方參考),S/ C(sales contract 銷售合同),D/ D(demand draft 票匯),T/ T(telegraphic trans fer 電匯),M/ T(mail draft 信匯),D/ P(documents against payment 付款交單)等。

此外，句子結構也應簡潔,盡量用單詞替換詞組和從句，在保證意思完整的情況下，使行文更加簡潔。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其從句 “What you have requsted” 可以用一個詞 “requested” 來代替，這句話改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 則更簡潔。

需要指出的是，在保證禮貌的前提下，還要避免使用那些僅起填充作用、可有可無的詞組和表達法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除，不僅不會改變意思的完整性，反而使句子更簡潔。

6、具體原則。

在商務信函中，要盡可能使所傳遞的信息具體、準確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 of the China Bank.很顯然，第二句包括了更具體、詳細的信息，使人對寫作者所要傳遞的信息一目了然；而第一句過于籠統，讀后還要再經過仔細揣摩，才能明白其所包含的意思。

7、正確性原則。

正確性不但指語法、句法、標點和拼寫正確無誤，還指使用標準語言和商務專業術語進行恰當的陳述。商務信函中如果存在拼寫錯誤、人稱不一致、時態誤用、標點符號不當等問題，會使其溝通效果大打折扣。此外，還應注意使用正式、規范的語言，例如省略語 “I’ ll”, “we’ re” 等，顯得太過口語化，欠正式，商務信函中應改寫成 “I shall”, “We are”;還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，這樣的句子在語法上也是不規范的，應該分別加上主語和謂語，以使句子結構完整。

商務英語中有一些特定的表達法，它們在普通英語中一般不出現或雖然也使用但含義不同。這也是商務英語的一個特征。比如短語 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件，在日常用法中，沒有必要兩詞連用，但在商務信函中，為求精確、嚴謹，常成對使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “勸告”、“建議” 等意思。這種作為商業術語與普通用語含義不同的詞還有不少，如 “offer” 一般表示 “提供”、“提議” 等，在商務里可指 “發盤”、“報盤” ；同樣在保險業務中，“policy” 指“保險單”，而不是 “政策”、“方針”，“average” 指 “海損”，而不是 “平均的”、“一般的” ；

“confirm” 的基本含義是 “確認”，用在信用證前面時，則表示 “保兌”，如confirmed letter of credit(保兌的信用證)。

商務英語信函的寫作技巧

商務英語信函的寫作中采用一些寫作技巧，從而使商務信函表意準確，語言流暢，更易于貿易雙方的溝通與理解。商務信函的寫作比文學創作及其他類型的寫作容易些，這是因為商務英語信函的寫作有一定的框架規范，具體表現在內容結構與語言運用等方面。

1、要選用常用的四部式的正文結構。

通常，商務信函由四部分組成，即引言(introduction)、詳情(details)、應答(response)和結束語(close)。

第一部分是引言。在此部分中，出于禮貌，常常通過告知事由或提及彼此以前的聯系引出正文，而不是開門見山談具體的事情，以免唐突與失禮。經常使用的開篇語有：We re fer to y our Order No.8 and regret to say that …Thank you for y our letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in London ,we learned that you are interested in doing business with us.第二部分是詳情。這部分具體說明事宜及具體要求。這部分是正文的核心。如涉及幾件不同事項，應該按照主次順序分幾個段落進行說明，通常是一個段落說明一個事項；同時，在敘述同一事項時要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償等不好的信息放在最后。

第三部分是應答。該部分是第二部分的延續，可以是要求對方確認、答復或寄來價目表，也可以告訴對方隨函寄去的附件或表示歡迎對方詢價或咨詢。可根據具體情況來確定這一部分內容是否有存在的必要。

第四部分是結束語。通常是以一個相關的短句結束全文，是在完成以上三部分之后表示禮節性的一句客套語。需要注意的是，所有的結束語必須與正文的內容相吻合，否則就會顯得牽強附會。如出口商給進口商的信中希望對方接受他們的報價，可以說: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商務信函中常用的結束語有：We await y our favorable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we recommend our immediate acceptance.2、要善于使用商務信函中的習慣用法。

商務信函中的很多習慣用法，包括信函套語和不同于普通表達方法的表達法。商務信函長期以來形成了許多約定俗成的套語，如上面提到的用于信函開頭部分和結束部分的常用套語。除此之外，還有很多，如報實盤的時候常這樣表達：We offer you firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …當認為對方價格太高時通常的表達有：Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用證付款時可以這樣表達：The terms of payment are by L/ C available by draft at sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available by sight draft.類似習慣的表達方法還很多。在長期的國際商務交流中，形成了一系列言簡意賅又很實用的固定句型和套語，這些已被商界廣泛接受，我們只需平時多留意、多積累，就可以得心應手地撰寫商務英語信函了。

第二篇：禮貌原則在商務英語信函寫作中的運用

[摘要]在商務英語信函寫作中，商業信函的特點和功能決定了商業信函中必須注重禮貌策略的表現。本文對禮貌原則在商務英語信函寫作中的運用進行分析與探討，其原則表現為使用委婉的語氣、突出對方本位及避免不和。

[關鍵詞]商務英語信函寫作；禮貌原則；委婉語氣；突出對方本位；避免不和 隨著社會經濟的迅猛發展，商業信函逐漸成為人們在經濟領域內的一種重要的交際手段，通過它人們可以交流信息、聯系業務、商談貿易、磋商、處理問題、傳遞友誼等，其撰寫的成功與否對企業的業務有著極其重要的影響。一般地，商務信函有以下幾方面的寫作原則，也被稱為”7Cs”原則，即禮貌原則(courtesy)、體諒原則(consideration)、完整原則(completeness)、清楚原則(clarity)、簡潔原則(conciseness)、具體原則(concreteness)、正確原則(correctness)。“禮貌原則”[1]是首先必須注意的，因為這直接關系到你寫的信是否有正面效應。“一封彬彬有禮的書信，得體脫俗的談吐，能使我方在對方的心目中樹立起一種正直、熱情、有良好文化修養和職業道德的形象，從而樂意與我方合作，帶來無限的商機。”[2]反之，一封禮貌欠佳、用語不當的信函則會給一個公司帶來負面的評價，使之弄砸了生意不說，還有可能毀了公司苦心經營的形象。因此，在日常的商務活動中，我們應注意商務信函中禮貌用語的使用。筆者將禮貌準則在商務英語信函寫作中的應用歸納為以下三點： 1 使用委婉的語氣

語言是信息的載體和表情達意的工具，為了在聽話者和說話者之間建立起一座更順暢的交流的橋梁，人們要使用禮貌用語。商務英語信函也是如此。熱情友好的禮遇、委婉客氣的話語、措辭得當的函電或謹慎嚴密的條款形成了商貿英語的一個鮮明特色，例如：

(1)We are pleased to make the following offer subject to your reply reaching US by May 20． 我方十分樂意報盤如下，此報盤以5 月20 日前收到對方復函為準。

(2)We shall appreciate it if you will endeavor to ship the consignment as the following． 如貴方能按如下要求裝運貨物，我們將不勝感激。

如上述例句所示“be pleased to, appreciate? if?”等這些禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、悅等積極情感，還可以委婉的提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功起到積極的推動作用。突出對方本位(You attitude)許多商務寫作者的目的就是讓對方合作并采取行動，所以，一個重要的原則就是暫時忘記自己，而想想收信人，向他們顯示出引起他們注意的事情。采取從對方角度著想的辦法來達到這一目的，這就是商務寫作中為對方著想的“突出對方本位”（You attitude）或稱“你式寫法”，而不是“為自己著想”（I-attitude）。充分考慮對方的利益、需求、愿望，從對方的觀點看問題了解對方的困難、處境，這樣可以使自己的要求更加切合實際，從而為雙方的合作奠定更加良好的基礎。

為了體現禮貌原則，在商務英語信函寫作中，人稱盡量不使用I或we 開頭而應采用用第二人稱you 或其物主代詞或者your，以突出You attitude。例如：

To meet your requirement, we are willing to make some concessions to cut 3％of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons.為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于50 噸的話，我方愿意做出一些讓步．降價30％。從以上例子我們不難看出，不管你的目的是提供信息，說服別人還是增進友誼，最打動人的詞就是you 和your。這是因為，第二人稱的使用可以產生注意對方、以對方為中心的效果。同時，還可以使對方認識到作者在為自己著想，因而是禮貌的。3 避免不和

在商務交流中，雙方難免會有分歧。為了不因直接話語而冒犯他人，建議在商務英文信函寫作中盡量使用溫和的語氣。要想表達否定的意思在商務英文信函寫作中可以適當的使用語義模糊的詞匯如“I’ m afraid, I think, I believe”或運用疑問句等形式。例如：

(1)I’m afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”． 我方恐怕不能接受貨到目的港后憑單付款的支付方式。(2)Could you make payment by irrevocable L ／ C？ 貴方可否用不可撤消信用證付款? 除了以上幾種表達方式以外，情態動詞、條件句、被動語態、過去時的使用也可以起到緩和語氣、顯示禮貌的作用。商業信函的特點和功能決定了商業信函中必須注重禮貌原則。在日常的商務活動中，我們應注意商務信函中禮貌用語的使用，注意委婉語氣、突出對方本位、避免不和等原則的應用，商業信函才會起它應有的作用——通過語言的媒介作用起到發展貿易、增進友誼的作用。參考文獻

[1]吳潔.商務英語的禮貌原則[J].中國科技翻譯,2003 年第16 卷1 期。[2]何兆熊.新編語用學概要[M]．上海：上海外語教育出版社，2003 年．

第三篇：商務英語信函如何寫？

商務英語信函如何寫？

快來圍觀，看看商務英語信函怎么寫，商務英語在商務談判，商務信函中占有非常重要的地位，這關系著公司效益和個人利益，所以為了自己在職場發展更好，快來搞定商務英語吧！這篇商務信函希望能祝大家一臂之力！

A Specimen Letter

Dear Sir:

We are pleased to inform you that 50 cases of adjustable wrenches you shipped to Lagos on March 18th have arrived in perfect condition.This shows that you have made a great deal of improvement in packing.As for the pliers to be shipped to us, we would like you to have them packed in boxes of 2 dozens each, 100 boxes to a wooden case.We trust you will give special care to the packing in order to avoid damage in transit.Kindly let us know if you can meet our requirements.With our best regards.釋文

先生：

你三月十八日發送的五十箱可調節扳手已完好無損地到達拉各斯，對此我們非常高興。這表明貴方在包裝方面有了很大的改進。

關于即將發給我們的鉗子，我們希望每兩打裝一盒，一百盒裝一木箱。我們相信你們會特別注意包裝，以免運輸途中受損。

是否可按我們的要求包裝，請告知。

順致問候。

長見識了吧!一個成功的商務英語信函甚至比面對面商務談判還重要！商務英語包含的范圍還很多，希望大家能接受挑戰，一起來學習吧！

第四篇：經典：商務英語10種抱怨信函寫作篇

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經典：商務英語10種抱怨信函寫作篇

Complaints & Claims（抱怨和索賠信函）抱怨、索賠信函的目的是為了獲取更好的服務，對已出現的問題求得盡快的、妥善的解決。它通常是買方由于對收到的貨物不滿而書寫，如：貨物未按時到達；貨物雖抵達，但與訂單所載不同；貨物有損毀現象；貨物數量短缺或多余；貨物質量與樣品不符；服務不合理以及收費過高等，這些均是抱怨、索賠的正當理由。

書寫抱怨、索賠信函時，不妨開門見山出原先雙方同意的條件，然后列舉事實以表示有何不滿，以及為什么不滿，最后提出解決的方法。內容應明確、清楚、有理，語氣要簡潔、堅決。避免使用憤怒和使對方過于難堪的措辭（除非你所抱怨的問題反復發生，且多次投訴而毫無結果）。

1）For Delay in Shipment(由于發貨延遲而抱怨)

Dear Sirs ，The furniture we ordered from you should have reached us a week ago.Needless to say , the delay in delivery has put us to great inconvenience.It is therefore imperative that you dispatch them immediately.Otherwise we shall be obliged to cancel the order and obtain the goods elsewhere.Please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as early as possible.Yours faithfully，親愛的先生們：我方從貴方訂購的家具應于一星期前收到。不用說，發貨的延遲給我方帶來了很大的不便。因此，貴方必須立即發貨，否則我們將被迫取消訂單，到另處訂貨。

請緊急處理此事，并盡快告知結果。

2）For Poor-Packing（由于包裝不妥提出索賠）

Dear Sirs ，We are writing to inform you that the toys covered by our order No.519arrived in such an unsatisfactory condition that we have to lodge a claim against you.It was found upon examination that 10%of them are broken and some are badly scratched , obviously due to the improper packing.Therefore, we cannot offer it for sale at the normal price and suggest that you make us an allowance of 20% on the invoiced cost.This is the amount by which we propose to reduce our selling price.If you cannot accept , Im afraid we shall have to return them for replacement.Sincerely yours ，親愛的先生們：我們寫信通知貴方，519號訂單玩具已收到，但貨物狀況很不令人滿意，故我們不得不提出索賠。經檢查，我們發現有10％的貨物破損，而且一些也有嚴重磨損現象。很明顯，這是由于包裝不妥造成的。因此，我們無法以原價售出貨物。建議貴方依照發票金額給予20％的折扣，這是我們所建議降低的售價額度。如果貴方無法接受，我們將不得不退貨，要求替換。

3）For Damage of Goods（由于貨物損壞而抱怨）

Dear Sirs，Our order No.JT-8 The glassware you supplied to our order of 3rd July was delivered by the shipping company this morning.The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect 洛基國際英語

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condition.But when I unpacked them with great care , I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.We trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods.Yours faithfully，親愛的先生們：訂單JT－8號我方于7月3日從貴處訂購的玻璃器皿已于今早貨運公司送到。裝有貨物的160個紙箱完好無損。但當我們小心打開檢查時，發現有10箱玻璃器皿嚴重破損。相信貴處能理解我方要求對損壞貨物進行賠償。

4）For Incomformity（由于貨物不符而抱怨）

Dear Sirs ，On March 12, we ordered 1,200 shirts size 42.But unfortunately ,we received completely different articles-children clothes today.We can only presume that a mistake was made and the children clothes were for another order.As I have several customers waiting , please arrange for the replacements at once.Faithfully yours，親愛的先生們：三月十二日我訂購了一千二百件四十二號男式襯衣。但不幸的是，今天我們收到了完全不同的貨物――兒童服裝。我們想貴方一定搞錯了，兒童服裝是另一份訂單。由于有幾位客戶在等貨，故請貴方立即安排更換貨物。

5）For Unacceptable Substitute（由于無法接受替代物而抱怨）

Dear Mr.Cliff，During the past three months I have placed two sizable orders for The Handy Desk Companion by Roy.specifying the hard back binding.But both time you sent me paper-back binding because you were out of stock on the hard-back.Fortunately ,I am still selling a few of the paper backs ,but more and more customers ask for the hard-back ones.(At least two of our competitors have this reference book in hard-back in our cities).“成千上萬人瘋狂下載。。。

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第五篇：12種商務英語信函

12種商務英語信函范文

第一種、介紹信 Letters of Introduction 實例之一：

Dear Mr./ Ms.，This is to introduce Mr.Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you can give Mr.Jones and will always be happy to reciprocate.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，現向您推薦我們的市場專家弗蘭克·瓊斯先生。他將因公務在四月15日到四月中旬期間停留倫敦。

我們將非常感謝您向瓊斯先生提供的任何幫助，并非常高興施以回報。

您誠摯的實例之二：

Dear Mr./ Ms，We are pleased to introduce Mr.Wang You, our import manager of Textiles Department.Mr.Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming

season.We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我們非常高興向您介紹我們紡織部的進口經理王有先生。王先生將在你市度過三周，他要與主要的生產廠家拓展商務并為下一季度采購裝飾織品。

如能介紹他給可靠的生產廠家，向他提供所需的任何幫助或建議，我們將不勝感謝。

您誠摯的

第二種、約定 Appointments 實例之一：

Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐

我們的總經理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關在那開樣品房的事宜，他會于 六月3日下午2：00點拜訪您。

請告知這個時間對您是否方便。如不方便，請建議具體時間。

您誠摯的

< 以下為回信范文 > Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter informing us of Mr.Green’s visit during June 2-7.Unfortunately, Mr.Edwards, our manager, is now in Pairo and will not be back until the second half of June.He would, however, be pleased to see Mr.Green any time after his return.We look forward to hearing from you.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐

謝謝來函告知我方六月2-7日格林先生的來訪。不巧，我們的總經理艾得華先生現正在巴黎，到六月中旬才能回來。但他回來后愿意在任何時間會見格林先生。

希望收到您的來信。

您誠摯的實例之二：

Dear Mr/Ms，I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday,(October 5-9).I should like to call on you to discuss our new monitor.Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me.If the day is not convenient, will you please suggest another.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

我是達拉斯W/P電子公司的代表，將于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我樂于請您商討我們新的顯示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？

從周二，即9月29日，我將住在北京的長城賓館，直到周六，即10月4日，在那會有通知給我。如商討日期不方便，請另外建議。

< 以下為回信范文 > Dear Mr/Ms，Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable.We will be happy to meet with you at 9:30 a.m.on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.We look forward to meeting you.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我們將很高興與您會面并與您商談新的顯示器，但10月6日不太合適。如方便的話，我們愿在10月7日與您會面。

期待與您見面。

您誠摯的 實例之三：

Dear Mr./ Ms，I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m.on that day.If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我現正在漢堡參觀港口，以讓歐洲了解并使用我們的新型集裝箱。

星期三即六月4日，我將到安特衛普，我會于當天下午2：00打電話給你。

對此約定如不來信，我將認為于這個時間打電話是方便的。

您誠摯的實例之四:

Dear Mr./ Ms，Mr.Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

杰克巴倫先生，我們的人事主任，讓我向你申請會計職位表示感謝，并請你于7月5日星期五的下午兩點半來見他。

是否能來，請告知，多謝。

您誠摯的

< 以下為回信范文 > Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30.I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

謝謝昨日來信通知我面試，我將于要求的7月5日，周五下午兩點半到達，并帶去我的證書及其它書面材料。

你誠摯的

第三種、通知與確認Acknowledgments & Confirmations 實例之一： 通知對方接到來信Acknowledging receipt of letters

1.Dear Mr./ Ms，thank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

謝謝您五月六日標號為A-3的來信，該信向我們提供6 UI-4 圖像數據。我們已把該信轉給了技術部，備他們考慮。

我們將盡快回信

你誠摯的2.Dear Mr/Ms，We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

我們今天收到了有關紐約小麥交易所的業務信息，非常感謝，我們的研究部門將充分利用這些信息。

期待與你進一步合作。

你誠摯的

實例之二： 確認達成的協議 Confirming agreements reached 3.Dear Mr./ Ms，Last Friday, when we were discussing the problems of defective containers.You suggested that I simply mail you a report each month on the number of return by customers rather than send the defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first want to make sure that I understand you correctly.If I don’t hear from you within the coming week, I’ll assume that you approve.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 上周五，我們討論了次品集裝箱的問題，你建議我只需把顧客每月退回的次品集裝箱的數量寫個報告給你，而不是直接退集裝箱。

我計劃立即付諸現實。但我想確認我理解正確，到下周為止，如我不能收到你的來信，我即認為 你沒有異議。

你誠摯的

4.Dear Mr/Ms，We write to confirm our agreement reached during our conversation on 9th June about special discounts on M-S Acoustical Partitions as described on page 8 of our catalogue.These prices will prevail through 30 June.Partition dimension Regular Price Each Special price Each(12 or more)4X4’ US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern 4x5’ US$132 115.50

5x5’ US$152.75 129.85

We will be happy to receive your order Yours sincerely

尊敬的先生/小姐

我們寫信想確認六月九日談話中就M-S聲音隔板特別折扣達成的協議。這些隔板在我們目錄泊第八頁有描述。下列價格六月三十日前有效：

聲音隔板規格 每只常規價 每只特別價（12及以上）

4X4’ US$ 112.75FOB 波恩 US$98.20 FOB 波恩

4x5’ 132 115.50

5x5’ 152.75 129.85

我們將很榮幸收到你的定單

你誠摯的

5.Dear Mr/Ms，As our telephone negotiation this morning was very brief and proceeded so smoothly, I thought it might be advisable to summarize the agreement: I offered US$56/kg CIF EMP You asked for US$60 I countered US$58/kg You accepted the figure

I look forward to signing the contract when we meet next week.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

今天上午我們的電話協商簡短而融洽，我想簡單總結一下協議：

我報價為：US$56/kg CIF EMP，你還價為US$60，我讓價為US$58/kg 你同意這個價格。下周見面時我期待能簽定合同。

你誠摯的 第四種、告示 Announcements 實例之一： 開業 Opening of new business Dear Mr./ Ms，We have opened at the above address a sales office for our products here in New York.We employ a staff of consultants and a well-trained service department which makes routine checks on all equipment purchased from us.We would be pleased if you would take full advantage of our services and favourable shopping conditions.We fully guarantee the quality of our products.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我們已在紐約上述地址為我們的產品開設了一家辦事處。我們雇有一個諮詢人員和一支受過良好訓練的服務隊伍，可以為從我處購買的設備進行日常檢查。

如果你能充分利用我們的服務和良好的購物環境，我們會很高興。我們全面保證產品的質量。

你誠摯的

實例之二： 建立辦事處 Establishment of new branch Dear Mr./ Ms，Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr.Wang Lo as manager.The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr.Wang Lo at the above address, instead of to our London office.We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past.We hope the new arrangements will lead to even better results.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，因在該國貿易額大量增加，我們決定在這里開設一家分支，由王洛先生任經理。新辦事處將于三月一日開業，今后所有的訂單和詢價請按上述地址送到王洛先生那，而不是倫敦辦公室。

我們籍此機會向您過會與我們的合作表示感謝，我們希望新的安排能產生好的結果。

你誠摯的

實例之三： 歇業 Discontinuation of business Dear Mr/Ms，With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October.On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale.Stock on hand will be cleared regardless of cost.There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half.Stock to be cleared is unrivaled in both variety and quality.As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，隨著在經營重組計劃下而取消的上述經營場所，該處的業務將于十月底后停止。在十月一日，星期一，我們將組織一次清倉銷售，現有庫存不論成本都將清售。所有部門都將大幅消價，有的商品折價會達一半。

清倉商品無論種類還是質量都無可挑剔。因此次銷售參加人員可能較多，我們希望您在清倉銷售期間盡早來。

你誠摯的

實例之四:更改名稱和地址 Change of name and address

Dear Mr./ Ms，At our company meeting on 4 September, it was decided that the name of our company would be changed to CNMIEC Lee Co.At the same time, it was decided

to move the company from the above address to No3-6 Broadway Street.We will appreciate your informing the appropriate departments of these changes.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，在公司九月四日的會議上，我們公司的名稱已決定改為CNMIEC李氏公司。同時公司由現在地址移到百老匯街3-6號。

如能把這些變化通知相關部門，我們將不勝感激。

你誠摯的

實例之五： 新的任命 New appointment Dear Mr./ Ms，We wish to notify you that Mr.Robert Smart, who has been our representative in Southwest England for the past seven years has left our service and therefore

no longer has authority to take orders or collect accounts on our behalf.We have appointed Mr.Fred Peterson in his place.Mr.Peterson has for many

years been on our sales force and is thoroughly familiar with the needs of

customers in your area.We trust you will have good cooperation from him.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我們在此通知您，過去七年在英格蘭西南任我們代表的羅伯特斯馬特先生已離開我們公司，他不再代表公司接受訂單收款。我們已任命弗萊德彼特森代替他的位置。彼特森先生已在我們的銷售部門任職多年，完全熟悉你地區顧客的需要。我們相信您和他能有好的合作。

您誠摯的

實例之六： 公司的建立與重組

Establishment or reorganization of company Dear Mr./ Ms，We are pleased to announce that as of 1st June our firm will merge with D & W Co.of this town to form the new firm of CN/CW Co.The new firm will carry on

business at 6 Rue de Toqueville, Tripoli, to which address please send all

communications after 31st May.We appreciate the confidence you have placed in us in the past and look forward to continued dealings with you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我們高興的宣布，由于六月一日我們公司將于該鎮的D&W公司合并，成立新的CN/CM公司。新公司將在Tripoli的 Rue de Toqueville六號辦公，五月三十一日后所有信息請寄新地址。

我們感謝您過去對我的信任并希望繼續與您來往。

您誠摯的

第五種、諮詢 Consultation 實例之一： 詢問信息

Dear Mr./ Ms，We are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably.At first we thought this might be due to a slack market, but on looking into the matter more closely, we find that the general trend of trade during this period has been upwards.It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware.If so, we would like to know what we can do to help.We, therefore, look forward to

receiving

from you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may

help in restoring our sales to their former level.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我們非常關心你方銷售近幾個月大幅度下降。開始我們以為是市場疲軟，但仔細研究問題，我們發現過去這段時間貿易的總趨勢是上升的。有可能你方面臨我方還不知道的困難，如是這樣，我方想知道是否能幫助什么。我們期望收到關于問題的詳細報告，及建議我們怎樣幫助才能把銷售恢復到原來的水平。

您誠摯的 第六種、道歉與解釋Appology & Explanation 實例之一：

Dear Mr./ Ms，We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for

which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，對三月十日來信所要目錄和價格單，很抱歉不能馬上寄去。印刷商兩周后供貨，一旦收到，我們將給您寄去一份。

您誠摯的實例之二：

Dear Mr./ Ms，I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have

occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do

everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the

work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，昨天收到你的來信，抱怨你新家的中央加熱系統未按規定時間裝好，對此我非常關心。參考較早的通信，我發現我搞錯了完成日期。錯誤完全是我的，對此我非常抱歉。

認識到我們的疏忽給你造成的不便，我們將竭盡全力避免再耽擱。我已指示這項工作優先做并讓工程人員加班。這樣安排會于下周完成安裝。

你誠摯的

第七種、提示Attention 實例之一：

Dear Mr./ Ms，On 14 November I submitted a bill for services rendered to your office at the Lille International Exposition.More than a month has now elapsed without payment or acknowledgment of my bill.Please check this oversight,and remit payment at your earliest convenience.I look forward to future services to your corporation.Thank you for your prompt attention to this matter.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，十一月十四日我向你辦公室在Lille國際博覽會上提供的服務提交了帳單。一個月過去了你既沒有付款也沒有認可帳單。請檢查這一疏忽并在最方便的時候付款。期望以后還為你公司服務。

謝謝您能對此事盡快重視起來。

你誠摯的

第七種、提示Attention 實例之一：

Dear Mr./ Ms，On 14 November I submitted a bill for services rendered to your office at the Lille International Exposition.More than a month has now elapsed without payment or acknowledgment of my bill.Please check this oversight,and remit payment at your earliest convenience.I look forward to future services to your corporation.Thank you for your prompt attention to this matter.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，十一月十四日我向你辦公室在Lille國際博覽會上提供的服務提交了帳單。一個月過去了你既沒有付款也沒有認可帳單。請檢查這一疏忽并在最方便的時候付款。期望以后還為你公司服務。

謝謝您能對此事盡快重視起來。

你誠摯的

第八種、感謝信 Thank-You Letter 實例之一：

Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of June 4, enclosing an account of the organization and work of your Chamber of Commerce and Industry.We are very grateful for such a detailed account of your activities.This information is certain to help increase our future cooperation.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，謝謝您六月四日的來信及隨信附上的說明書，該說明書描述了你們工商總會的工作與組織結構。對給我們一個你們活動如此詳細的描述，我們表示非常感謝。這一信息一定能幫助促進我們未來的合作。

你誠摯的 第九種、祝賀信 Congratulation Letter 實例之一：

Dear Mr./ Ms，On the occasion of the 35th anniversary of your National Day, please accept our heartiest congratulations.May the trade connections between our countries continue to develop with each passing day!Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，值此國慶三十五周年之際，請接受我們最真誠的祝賀。愿我們兩國之間的貿易聯系持續發展。

你誠摯的 實例之二：

Dear Mr.Minister

Allow me to convey my congratulations on your promotion to Minister of Trade.I am delighted that many years service you have given to your country should have been recognized and appreciated.We wish you success in your new post and look forward to closer cooperation with you in the development of trade between our two countries.Sincerely

尊敬的部長先生，請允許我向您升任貿易部長表示祝賀。多年來你對國家的貢獻被認可，欣賞，我非常高興。我們祝愿您在新的職位取得成功，期待我們兩國在貿易發展上進一步合作。

誠摯的

(以下為回信范文)Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment.I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and look forward to better cooperation in the future.Sincerely

尊敬的先生/小姐，感謝你來信對我的任命表達的祝賀。我也感謝您對我的工作給予的支持，并期望未來能有更好的合作。

誠摯的

第十種、邀請與答復Invitation and Reply 實例之一：

Dear Mr./ Ms, We should like to invite your Corporation to attend the 1997 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，在上述地址，我們想請貴公司參加于四月二十九日到五月四日舉辦的1997國際商品交易會，關于交易會的詳情我們一周內將寄給你。希望不久能收到你的來信，并能來參加。

您誠摯的

如果是肯定答復的話，可以參照下列寫法： Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to participate in the 1997 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr.Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，感謝三月二十八日來信邀請我們公司參加1997國際商品交易會。我們樂于參加并計劃展示我們前幾年生產的電子設備。李先生將于四月二日至七日去你市做具體安排，非常感謝你的協助。

你誠摯的

如果是否定答復的話，可以參照下列寫法：

Dear Mr./ Ms，Thank you very much for your invitation to attend the 1997 International Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，非常感謝您邀請我們參加1997國際商品交易會。由于我們將于同一時間到你市新開一家維修店，非常抱歉我們不能前去。

希望以后在某些場合見到您。

您誠摯的

第十一種、宣布訪問Declaring A Visit 實例之一：

Dear Mr./ Ms, Mr.William Taylor, President of our Corporation and Mr.James Rogers, Marketing Manager, would like to visit Beijing to continue our discussions on a joint venture.They plan to leave in the second half of April and stay in China about a week.Please let us know if the planned visit is convenient for you and what itinerary you would suggest.If the time of their visit is agreeable, will you kindly request your Embassy here to issue the necessary visa? Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我們公司的總裁威廉·泰勒先生和營銷部經理珍姆士·羅杰斯先生，想拜訪北京繼續商討合資企業之事。他們計劃四月下半月出發并在中國停留一周。請告知我方該訪問計劃對你方是否方便或您要建議什么行程計劃。如對他們的訪問時間無異議的話，可否要求使館簽發所需簽證。

您誠摯的

第十二種、活動安排Activity Arrangement Dear Mr./ Ms，We are very pleased to welcome President William Taylor and Manager James Rogers to Beijing and Shanghai in thesecond half of April for about a week.As requested，we propose the following itinerary for your consideration.Monday, April 18

4.00 p.m.Arrive in Beijing by Flt.xx, to be met at the airport by Mr.President of Asia Trading Co.4.15 Leave for Great Wall Hotel 7.30 Dinner given by President x

Tuesday, April 19

9:30 a.m.Discussion at Asia Trading Co.Building

2:00 p.m.Group discussion

8:00 p.m.Cocktail reception given by the British Commercial Counselor in Beijing Wednesday, April 20

9:00 a.m.Discussion

12:00 noon Sign the Letter of Intent 1:30 p.m.Peking Duck Dinner 3:30 p.m.visit the Summer palace 6:00 Departure for Shanghai

Would you please confirm by fax so that we can make arrangements accordingly.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我們非常高興威廉·泰勒總裁和珍姆斯·羅杰斯經理能于四月下半月到北京，上海訪問一周，根據要求我們提出下列活動安排供參考：

星期一，四月十八日

下午4：00 乘航班XX到達北京，由亞洲貿易公司的總裁X先生

到機場迎接

4：15 乘車去長城賓館

7：30 總裁X先生舉行晚晏

上午 9:30 a.m.在亞洲貿易公司討論

2:00 p.m.小組討論

8:00 p.m.英國住北京商務領事舉行雞尾酒招待會

上午9：00 討論

中午12：00 簽訂意向書

下午1：30 吃北京烤鴨

3：30 參觀故宮

6：00 乘機去上海

請傳真確認，以便我們做相應的安排。

您誠摯的