第一篇：信函自薦的技巧

信函自薦是畢業生求職擇業過程中最常用的、也是最主要的手段。這是畢業生與用人單位溝通的第一步。寫好求職信是敲開職業大門的重要步驟。

（一）求職信的格式

求職信由開頭、正文、結尾、落款四個部分組成。

信的開頭，要注意對收信人的稱呼。對于不甚明確的單位，可寫成“人事負責同志”、“尊敬的領導同志”、“尊敬的某某公司領導”等等；對于明確了用人單位負責人的，可以寫出負責人的職務職稱，如“尊敬的王教授”、“尊敬的張處處長”、“尊敬的李總經理”等等。稱呼寫在第一行，頂格書寫，以示尊敬和有禮貌。稱呼之后用冒號，然后，應該寫上一句問候語“您好”，底下再接正文。

正文是求職信的主體部分。這一部分應寫清楚以下幾個方面：個人基本情況，如姓名、就讀學校、專業名稱、何時畢業以及所獲學位等；個人所具備的條件，這一部分是求職信的核心。要從自己的專業知識、社會經驗、專業技能、性格、特長、能力等方面使用人單位相信，他們的需求正是你感興趣且有能力勝任的崗位。

求職信的結尾應當寫好結束語。可以提醒用人單位希望得到他們的回復或回電，或表示面談的愿望。如可以寫“希望得到您的回音”、“盼復”等，或留下本人的聯系電話。通常地，結束語后面，應寫表示祝愿或敬意的話。如“此致”、“敬禮”、“祝您身體健康工作順利事業發展”等等。

落款包括署名和日期兩部分。署名應寫在結尾祝詞的下一行的右后方。署名要注意字跡清晰。日期應寫在名字下面（年月日）。若有附件，應在信的左下角注明。例如“附1：個人簡歷”、“附2：獲獎證明”等等。

（二）寫求職信應注意的問題

1、信封信紙要有所選擇。署有外單位名字的信封最好不要使用，本校信封除外。

2、字跡清晰工整，給人留下良好的第一印象。如果字寫得不好，就不如用打印機打印；如果有一手漂亮的好書法，最好手寫出來，不要用復印件。

3、篇幅要適中，不宜過長，文字以1000字左右較為合適。

4、求職信是個人的公關手段，可以寫得較有文采。但應實事求是，既不能過高地吹噓自己，也不能過分謙。

5、要留下自己的聯系方法：通信地址、聯系電話等等。

（三）個人簡歷的寫法

求職信的后面，一般應附上求職者的個人簡歷。個人簡歷可以是表格的形式，也可以是其他形式。個人簡歷一般應包括以下幾個方面的內容：

1、個人資料：姓名、性別、出生年月、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、身體狀況、興趣、愛好、性格等等；

2、學業有關內容：就讀學校、所學專業、學位、外語、計算機掌握程度等等；

3、本人經歷：大學以來的簡單經歷，主要是擔任社會工作或入黨等方面；

4、所獲榮譽：三好學生、優秀團員、優秀學生干部、專項獎學金等方面；

5、本人特長：如計算機、外語、駕駛等方面。

個人簡歷應該濃縮大學生活或研究生生活的精華部分，要寫得簡潔精煉，切忌拖泥帶水。

個人簡歷后面，可以附上個人獲獎證明。如三好學生、優秀學生干部證書的復印件、外語四、六級證書的復印件以及駕駛執照等的復印件，這些復印件能夠給用人單位留下深刻的印象。

第二篇：自薦的技巧

自薦的技巧

自薦一般有寫信自薦信，電話自薦或直接登門自薦等幾種行式，寫自薦信比較省時，省力，能起到投石問路的效果；電話自薦通常是在用人信息比較確鑿的情況下采用的，否則就顯得冒昧；直接登門自薦應當在目標比較明確的前提下，做好充分準備后，直接面談，它能夠很快知道結果。不論通過何種形式，自薦就是要充分展現自己的才能，滿足對方的用人需求，以便達成協議

在自薦過程中，應注意以下幾個方面：

一．禮貌應周全

二．說明自己能勝任工作

三．文字材料要清楚，整潔和全面

四．注意把握好時間

五．不要使人反感

1．給對方限定時間

2．給對方規定義務

3．以下壓下的口氣

4．待價而沽

六．學會用多種文字求職

面試評分的要點與對策

許多求職者在應聘時,只知道如何應對單位主考官,而忽視其面試的評分要點,往往顧此失彼,舍本逐末，陷入失敗境地。

面試評分的要點，一般來說因為招聘的目的，主考官的個人觀點不同而有差異。常見的一些面試評分的要點：

表現力、判斷力、操作能力、責任心、態度、視線、聆聽、語言、情感、整肅儀表

1.表現力

用人單位一般觀察求職者是否能條理，完整，準確地表達自己的意思，引例，用語是否確切，發音是否準確，語氣是否禮貌，說話時的姿勢，表情是否得體。因此，求職者在面試時應該注意如下幾點：

(1)談話是否前后連貫；（2）目的是否簡捷明了；（3）想法是否表達清楚；（4）說話是否有說服力

2.判斷力

用人單位一般觀察求職者能否準確，迅速地判斷面臨的狀況，能否恰當地處理突發事件，能否迅速地回答對方的問題，且答案簡練，貼切。

作為求職者應試者，應在準確，迅速，決斷方面重點準備，對自己的判斷應充滿信心，同時注意分析對方是邏輯判斷還是感性判斷。

3.操作能力

用人單位主要考察應試者對于已認定的事情是否進行下去，工作節奏是否緊張有序,對于集團作業是否具有適應性,這樣,應試方就應該強調自己實際工作的動手能力,對于想到的自己工作上的優勢要盡量明確表達出來.4.責任心

用人單位主要考察求職者責任感是否強烈,能否令人信任地完成工作,比如有的主考官在應試者進入面試室之前故意將條帚放倒,看應試者有何反應.5.態度

用人單位主要在于觀察應試者遇到一些問題后的反應,能否正確對待,以及服從意識如如何等.坐姿對一個人的心理影響很大,值得特別注意,面試中較好的坐姿是,全身平衡在椅子上,挺直腰,身體微微前傾,(這樣表現出來你對主考官的尊敬),目光平視,面對發問的那位主考官,但也不時地要看看其他主考.身體各部分的小動作往往令主考分心,甚至令其反感,不當的姿勢有:全身左搖右擺,頻頻搖頭,不斷抖動足部,玩弄不物件,說話時用手掩著口等.6.視線

與主考官保持視線接觸,是起碼的禮貌,也是自信的表現,通常一個人不喜歡對方,瞧不起對方,害怕對方,不專心,自己理虧或有事隱瞞時,才會回避視線,有的主考官也許不會在談話時始終將目光對著你,他可能盯著前面的某件東西,或者瞪著天花板一眼,你卻不能這樣

面試時,應試者大部分時間應該望著向自己發問的那位主考官,但不要把目光集中在對方眼睛上,否則會誤認為是向對主挑戰,而應把目光放在對方額頭上,眼睛適時眨一眨,這樣不會跟對主的眼光形成“硬件沖突”，對主都覺得安心。

東張西望意味著慌張不安，眼珠不斷滾動往往是不專心的表現，視線一垂往往是消極，視

線抬高往往會給人趾高氣揚的感覺，不把對方放在眼里，所以面試時，保持眼神自然，傳達出誠意與尊重是十分重要的。

7．聆聽

優秀的應試者都是優秀的聆聽者，不論你才能如何，若不懂得傾聽，不會給人留下好印像，雖然面試中發問是主考，回答的是應試者，答話時間比問與聽的時間多，應試者還是應做好聆聽，因為對別人講話時留心聽，是起碼的禮貌，別人剛發問就搶著回答，或打斷別人的話，都是無禮的表現，會令主考者覺得你不尊重他。

不聽清楚問題就回答，往往意味著粗心，答非所問，或自己缺乏系統思考,由此可能性說許多不該說的話,往往會令人認為精神不集中或知識貧乏.8.語言

在語言溝通方面,說話的內容往往不如說話的方式重要,考官對應試者的印象與評價,來自”他講了什么話,”方面較少,而對應試者怎樣講這些話(表情,聲音,語調,姿勢,速度等)反應較多.面試并不要求應試者表現高超的演講技巧,只要求講話清楚而有條理,不急不穩,通過表情,聲音,語調的配合,傳達出熱情,誠懇,樂觀,合作的態度,一般人只要不太緊張,留意自己的臨場表現,準備充足,都不難辦到.9.情感

面試是一個公共考試的場合,要求每位應試者心平氣和地參與,所以一切較激動的感情流露都不適宜,切忌出現動肝火,狂喜,哭泣等失態行為.如果主考蠻模無理,也犯不著發脾氣,若他們太過分,這種職位恐怕也不值得爭取,自己保持風度,反倒有益.與主考爭論某個問題也是不明智的,若理由充足也應心平氣和,表明自己的立場,顯示出自己不是見風使舵之輩.爭辨過分熱烈,表現感情用事,或褒貶持異見的人,則反而會弄巧成拙.10.整肅儀表

面試前要整肅儀表,男性胡子必須刮干凈,鼻毛不露出孔外,女性不要濃妝艷抹,服裝以社會上一般水準為宜,以合身,整潔為佳,頭發要疏理整齊.什么樣的求職者不討人喜歡

什么樣的求職者不討人喜歡

1.夸夸其談的求職者

2.自以為是的求職者

3.糾纏不清的求職者

4.目的不明的求職者

5.“條子”的求職者

6.家屬代勞的求職者

7.缺乏自信心的求職者

8.專業技能不過關

9.狂妄自大

10.缺乏自責任感

面試的9項”注意”

面試的9項”注意”

1.要注意展現自信心

2.要注意展示自己的魅力

3.要能經受挫折

4.要注意禮儀

5.要集中注意力

6.要注意坦率地回答問題

7.要注意提問的內容,不要所答非所問

8.要注意控制情緒,做到寵辱不驚

9.正確對待和回答敏感話題

第三篇：電話自薦的技巧

電話自薦的技巧

現代社會里，電話日益普及，已經成為人們日常生活中不可缺少的最為快捷、方便的通訊工具。在日常的人際交往、商務會談以及求職擇業中，都起著不可忽視的作用。電話自薦是指通過電話推薦自己的一種求職方式。在求職過程中，電話自薦起著；敲門磚的作用。怎樣充分利用電話接通后那短暫的幾分鐘。用最簡潔明了的語言清楚地表達自己的意思，充分展示自己的優勢，盡可能給接話人留下一個深刻清晰的印象，這就不能涉及一些電話禮儀和電話自薦的技巧問題。

（一）電話禮儀

1、電話自薦的時機。一般來說，電話自薦應在對用人單位較為了解的情況下使用，比如自己曾經實習過的單位、曾經寄過求職信的單位或曾經有過聯系的單位。這樣的單位，自己比較了解，容易掌握更多的信息，尤其是人事部門的信息，也能夠找到更多的話韙溝通。

2、打電話的時間。一般應選在上午9至10點鐘較為合適。最好不要一上班就來電話，要給對方一個安排工作時間。一般情況下，下午4點以后不宜再打電話。

3、注意音量、語速的控制。通常說業，打電話的音量要比平常略高，以保證對方能夠聽得清楚；另外，語速也應稍快于平常講話，但應保持平穩。

4、通話時間。隨著時代的發展，人們的時間顯得越來越寶貴。為了取得較商的工作效率，人們都希望能夠用最短的時間做最多的事情。因此，電話自薦要注意控制雙方通話時間，尤其要控制自我介紹的時間，力爭在不超過兩分鐘的時間里，把自己的情況介紹清楚，并且能夠引起對方的注意。這需要求職者在通話之前要做好充分準備。

5、尊稱和禮貌用語的使用。尊稱和禮貌用語的使用要貫穿通話過程的始終。短短幾分鐘的通話時間，也能夠體現出一個人的修養和人際交往水平。一個彬彬有禮的人，最容易取得別人的好感。

（二）電話自薦的技巧

打電話前的準備工作,打電話之前，一定要做好充分的準備工作。

內容上：首先，要盡量收集了解用人單位的有關情況，包括單位的全稱、性質、隸屬關系、主要業務范圍、用人計劃、人才需求方向等等。只有在此基礎上，才能對如何包裝自己做到心中有數。其次，要對自己有一個客觀、公正的認識。包括自己的專業特長、性格愛好等方面。最后，要根據用人單位的需求情況，結合自己的特點，對自己的談話內容有一個全面的考慮。最好在打電話之前列出一份簡單的提綱，然后按照擬定的提綱全面、條理、重點突出地介紹自己的有關情況，力爭給受話人留下深刻的印象。

心理準備：對于性格開朗外向的求職者來說，電話自薦雖不能說駕輕就熟，但也不是難事。而對于一些性格內向、較少與外界打交道的求職者來說，電話自薦過程中就存在一個需要克服緊張、不安、焦躁情緒的問題。要善于推銷自己，就要努力控制自己的一些不良情緒，保持良好的心理狀態，讓愛話者能在與你交談的過程中感受到你的朝氣和銳氣，以及積極向上、有禮有節的良好品質。

因此，打電話之前要調整好自己的心態，不能太緊張。告訴自己這不進是打一個電話而已。即使效果不盡如人意也不必太在意，還有別的許多機會可供選擇。可以想象自己僅僅是在與一個陌生人交流。要努力控制自己在打電話過程中語音、語調、語速，保證在介紹情況時不丟三落四，全面完整地表達自己。

第四篇：打電話自薦的技巧

打電話自薦的技巧,關鍵詞是自薦,技巧,現代社會里，電話日益普及，已經成為人們日常生活中不可缺少的最為快捷、方便的通訊工具。在日常的人際交往、商務會談以及求職擇業中，都起著不可忽視的作用。

電話自薦是指通過電話推薦自己的一種求職方式。在求職過程中，電話自薦起著；敲門磚的作用。怎樣充分利用電話接通后那短暫的幾分鐘。用最簡潔明了的語言清楚地表達自己的意思，充分展示自己的優勢，盡可能給接話人留下一個深刻清晰的印象，這就不能涉及一些電話禮儀和電話自薦的技巧問題。

（一）電話禮儀

1、電話自薦的時機。一般來說，電話自薦應在對用人單位較為了解的情況下使用，比如自己曾經實習過的單位、曾經寄過求職信的單位或曾經有過聯系的單位。這樣的單位，自己比較了解，容易掌握更多的信息，尤其是人事部門的信息，也能夠找到更多的話韙溝通。

2、打電話的時間。一般應選在上午9至10點鐘較為合適。最好不要一上班就來電話，要給對方一個安排工作時間。一般情況下，下午4點以后不宜再打電話。

3、注意音量、語速的控制。通常說業，打電話的音量要比平常略高，以保證對方能夠聽得清楚；另外，語速也應稍快于平常講話，但應保持平穩。

4、通話時間。隨著時代的發展，人們的時間顯得越來越寶貴。為了取得較商的工作效率，人們都希望能夠用最短的時間做最多的事情。因此，電話自薦要注意控制雙方通話時間，尤其要控制自我介紹的時間，力爭在不超過兩分鐘的時間里，把自己的情況介紹清楚，并且能夠引起對方的注意。這需要求職者在通話之前要做好充分準備。

5、尊稱和禮貌用語的使用。尊稱和禮貌用語的使用要貫穿通話過程的始終。短短幾分鐘的通話時間，也能夠體現出一個人的修養和人際交往水平。一個彬彬有禮的人，最容易取得別人的好感。

（二）電話自薦的技巧

1、打電話前的準備工作

打電話之前，一定要做好充分的準備工作。

內容上：首先，要盡量收集了解用人單位的有關情況，包括單位的全稱、性質、隸屬關系、主要業務范圍、用人計劃、人才需求方向等等。只有在此基礎上，才能對如何包裝自己做到心中有數。其次，要對自己有一個客觀、公正的認識。包括自己的專業特長、性格愛好等方面。最后，要根據用人單位的需求情況，結合自己的特點，對自己的談話內容有一個全面的考慮。最好在打電話之前列出一份簡單的提綱，然后按照擬定的提綱全面、條理、重點突出地介紹自己的有關情況，力爭給受話人留下深刻的印象。

心理準備：對于性格開朗外向的求職者來說，電話自薦雖不能說駕輕就熟，但也不是難事。而對于一些性格內向、較少與外界打交道的求職者來說，電話自薦過程中就存在一個需要克服緊張、不安、焦躁情緒的問題。要善于推銷自己，就要努力控制自己的一些不良情緒，保持良好的心理狀態，讓愛話者能在與你交談的過程中感受到你的朝氣和銳氣，以及積極向上、有禮有節的良好品質。

因此，打電話之前要調整好自己的心態，不能太緊張。告訴自己這不進是打一個電話而已。即使效果不盡如人意也不必太在意，還有別的許多機會可供選擇。可以想象自己僅僅是在與一個陌生人交流。要努力控制自己在打電話過程中語音、語調、語速，保證在介紹情況時不丟三落四，全面完整地表達自己。

2、電話自薦的技巧

電話接通之后的第一件事應該是有禮貌的詢問：“請問，這是某某單位人事處嗎？”在得到對方肯定的答復之后，應該作自我介紹，并說明來電意圖。因電話交流條件的限制，通話雙方不是面對面的交流，而且可能受話人接電話之時正忙于處理某件事務，無暇多談。因此，求職者一定要注意言簡賅，并著力表現自身特長與所求職位密切相關。

一般情況下，求職者可以參考下例自薦：

求職者：“老師您好”（注：“老師”被當作一個廣泛的稱謂，不一定指學校里的老師。此稱呼適用于初次打電話，不了解受話人的身份的情況下，“老師”的稱謂表示對對方的職務，如張處長等）。“我是某某學校某某專業某某屆學生。聽說咱們單位（”咱們“拉近雙方距離）需要一個某某專業的畢業生，剛好我今年畢業，專業對口，成績也不錯，我又特別愛好研究工作（興趣是最好的老師，對方的所需正是你興趣所在，這是最佳選擇，一定能夠引起對方注意。）希望您能考慮我的情況。”

到這里，求職者僅用十幾鈔鐘的時間就把自己的意圖表達清楚，而且初步推薦了自己，可謂言簡意賅。介紹完自己的情況之后，對方可能會有幾種不同的反映：接受、拒絕、模棱兩可。

如果受話人對你所介紹的情況感興趣，愿意與你做進一步的接觸，這說明你的介紹已經初步奏效。通常情況下，受話人還支通過電話簡單詢問一些你有關情況，如：

基本狀況：年齡、籍貫、政治面貌等等；

專業能力：所學專業、個人

第五篇：信函寫作原則和技巧

[摘要 ]商務英語信函是國際貿易雙方進行書面商務信息溝通的重要手段 ,其撰寫的成功與否對企業的業務有著極其重要的影響。商務英語信函的寫作是有規律可循的 ,首先 ,要堅持禮貌、體諒、完整、清楚、簡潔、具體與正確性等原則;其次 ,還要注意 寫作技巧 ,遵循四部式的信函結構 ,并善于使用商務英語信函中的套語和特殊表達法。

Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to business of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely

courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters.Key words :commercial English letter;writing principle;writing technique

商務英語信函是一種常用的商務英語應用文 ,它是貿易雙方相互了解、進行貿易往來的主要手段 ,在以書面形式溝通商務信息的同時 ,它也體現著一個公司或機構的商務形象。因此 ,商務英語信函的內容固然很重要 ,但表達方式也同樣重要。商務英語信函的寫作是有一定規范的 ,即應遵循一定的 寫作原則 ,采用一些 寫作技巧 ,從而使商務信函表意準確 ,語言流暢 ,更易于貿易雙方的溝通與理解。

一、商務英語信函的 寫作原則

商務英語信函是商家開展對外業務活動的重要工具 ,其目的多是處理業務磋商的各種問題 ,或是與對方建立良好的關系。因此,在商務英語信函寫作中,應遵循7Cs原則,即禮貌(courtesy)、體諒(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、簡潔(concise-ness)、具體(concreteness)和正確(correctness)。

1.禮貌原則禮貌是商務場上的重要法則,禮貌周到的信函可贏得對方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that ?” , “I t is our pleasure to?” , “We feel dread fully s orry that ? ” , “We regret that ? ”等禮貌用語。業務往來難免有爭端、摩擦,此時也需要禮貌來作為潤滑劑,化解雙方對峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、拒絕接受時,措詞要力求客氣、心平氣和、語氣委婉;在回復對方信函時,無論對方態度如何,在堅持自己立場的同時,都要有禮貌地作答。首先,要善于使用被動語句,因為被動語態能使你的請求顯得更加溫和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會更好。其次,要善于使用疑問句。向對方提出要求時,陳述句、祈使句與疑問句相比,疑問句較其他兩類句式更婉轉、更禮貌。請看下面三句話:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口氣太強硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表達了自己的意圖 ,又表示了對對方的尊重 ,避免了過于直率和盛氣凌人。此外 ,還要善于使用條件句 ,以使建議聽起來更具有試探性 ,語氣更委婉。

2.體諒原則

不少人寫作時習慣于從自己的角度出發思考問題。與其他寫作不同 ,商務英語信函寫作強調的是信息溝通的效果 ,不僅要關心內容的正確與完整 ,還必須重視對方的反應 ,只有站在對方的立場上思考和處理問題 ,才能獲得滿意的溝通效果。首先 ,應注意強調對方利益。在商務英語寫作中 ,對方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這

些利益是否能滿足他們的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment.Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句讓對方對自己所得的利益一目了然 ,優于第一句。其次 ,應突出積極因素 ,用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發對方興趣 ,獲得對方認同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改寫成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 會更好。

3.完整性原則

在信函寫作中 ,信息完整很關鍵。一些在日常行文中常用的如 “the

above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達方式要盡量少用 ,盡可能提供完整的信息 ,讓對方一目了然。

4.清楚原則清楚是商務英語信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義 ,甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇準確、簡煉的詞以及正確的句子結構。

(1)盡量選擇常用詞。作為一種世界貿易語言 ,英語為一百多個非英語國家的商務人員在商務書信中使用 ,而這些商務人員并非個個精通英語。因此 ,在選詞上應注意選擇那些簡單的、為人熟悉并且符合常規的表達方式 ,避免使用復雜、生僻和容易產生歧義的詞。

(2)起修飾限定作用的詞語應該緊跟被修飾的詞 ,這樣可以避免產生歧義。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如將其改為 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句話中 ,要避免重復使用一個有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一個 “firm” 的意思是 “strong”,第二個 “firm” 的意思是 “corporatio

n”.而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個句子的意思就更清楚了。

5.簡潔原則

有力、生動的措詞是增強國際商務信函有效性的一大法寶。在具體運用過程中 ,可適當選用那些為人熟知的外貿縮略語。但縮略語的運用切忌過雜過亂 ,要盡可能使用那些通用的或本專業常用的縮略語 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用證),B/ L(bill oflading提單),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保險加運費價格),EAT(estimated arrival time 預計到達時間),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方參考),S/ C(sales contract 銷售合同),D/ D(de2mand draft 票匯),T/ T(telegraphic trans fer 電匯),M/ T(mail draft 信匯),D/ P(documents against payment 付款交單)等。此外,句子結構也應簡潔,盡量用單詞替換詞組和從句,在保證意思完整的情況下,使行文更加簡潔。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其從句 “What y ou have requsted” 可以用一個詞

“requested” 來代替,這句話改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 則更簡潔。需要指出的是 ,在保證禮貌的前提下 ,還要避免使用那些僅起填充作用、可有可無的詞組和表達法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除 ,不僅不會改變意思的完整性 ,反而使句子更簡潔。

6.具體原則

在商務信函中 ,要盡可能使所傳遞的信息具體、準確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for

theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很顯然 ,第二句包括了更具體、詳細的信息 ,使人對寫作者所要傳遞的信息一目了然;而第一句過于籠統 ,讀后還要再經過仔細揣摩 ,才能明白其所包含的意思。

7.正確性原則

正確性不但指語法、句法、標點和拼寫正確無誤 ,還指使用標準語言和商務專業術語進行恰當的陳述。商務信函中如果存在拼寫錯誤、人稱不一致、時態誤用、標點符號不當等問題 ,會使其溝通效果大打折扣。此外 ,還應注意使用正式、規范的語言 ,例如省略語 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,顯得太過口語化 ,欠正式 ,商務信函中應改寫成 “I

shall”, “We are”;還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,這樣的句子在語法上也是不規范的 ,應該分別加上主語和謂語 ,以使句子結構完整。商務英語中有一些特定的表達法 ,它們在普通英語中一般不出現或雖然也使用但含義不同。這也是商務英語的一個特征。比如短語 “on the terms

andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件 ,在日常用法中 ,沒有必要兩詞連用 ,但在商務信函中 ,為求精確、嚴謹 ,常成對使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “勸告”、“建議” 等意思。這種作為商業術語與普通用語含義不同的詞還有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提議” 等 ,在商務里可指 “發盤”、“報盤”;同樣在保險業務中 , “policy” 指“保險單”,而不是 “政策”、“方針”,“average” 指 “海損”,而不是 “平均的”、“一般的”;“confirm” 的基本含義是 “確認”,用在信用證前面時 ,則表示 “保兌”,如confirmed letter of credit(保兌的信用證)。

二、商務信函的 寫作技巧

商務信函的寫作比文學創作及其他類型的寫作容易些 ,這是因為商務英語信函的寫作有一定的框架規范 ,具體表現在內容結構與語言運用等方面。

1.要選用常用的四部式的正文結構

通常 ,商務信函由四部分組成 ,即引言(introduc2tion)、詳情(details)、應答(response)和結束語(close)。第一部分是引言。在此部分中 ,出于禮貌 ,常常通過告知事由或提及彼此以前的聯系引出正文 ,而不是開門見山談具體的事情 ,以免唐突與失禮。經常使用的開篇語有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that ?Thank y ou for y our letter dated?Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing business with us.第二部分是詳情。這部分具體說明事宜及具體要求。這部分是正文的核心。如涉及幾件不同事項 ,應該按照主次順序分幾個段落進行說明 ,通常是一個段落說明一個事項;同時 ,在敘述同一事項時要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償等不好的信息放在最后。第三部分是應答。該部分是第二部分的延續 ,可以是要求對方確認、答復或寄來價目表 ,也可以告訴對方隨函寄去的附件或表示歡迎對方詢價或咨詢。可根據具體情況來確定這一部分內容是否有存在的必要。第四部分是結束語。通常是以一個相關的短句結束全文,是在完成以上三部分之后表示禮節性的一句客套語。需要注意的是,所有的結束語必須與正文的內容相吻合,否則就會顯得牽強附會。如出口商給進口商的信中希望對方接受他們的報價,可以說: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商務信函中常用的結束語有:We await y our fav orable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we

recommendy our immediate acceptance.2.要善于使用商務信函中的習慣用法

商務信函中的很多習慣用法 ,包括信函套語和不同于普通表達方法的表達法。商務信函長期以來形成了許多約定俗成的套語 ,如上面提到的用于信函開頭部分和結束部分的常用套語。除此之外 ,還有很多 ,如報實盤的時候常這樣表達:We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until ?The validity of the offer is from? to ?當認為對方價格太高時通常的表達有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用證付款時可以這樣表達:The terms of payment are by L/ C available by draftat sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available bysight draft.類似習慣的表達方法還很多。在長期的國際商務交流中,形成了一系列言簡意賅又很實用的固定句型和套語,這些已被商界廣泛接受,我們只需平時多留意、多積累,就可以得心應手地撰寫商務英語信函了。

[參考文獻]

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