第一篇：信函禮儀信函

信函禮儀信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應(yīng)用極為廣泛的書面交流形式。對(duì)于廣大基層公務(wù)員而言，信函在實(shí)際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務(wù)員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。

盡管公務(wù)信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于適用范圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節(jié)擬就公務(wù)信函的格式和內(nèi)容、回復(fù)和保存等方面需要嚴(yán)格遵守的規(guī)范要求作出具體闡述，并舉例說(shuō)明特殊公務(wù)信函的書寫方法。

一、內(nèi)容與格式

信函的最大功效和目的在于傳遞信息，因此其內(nèi)容必須完整無(wú)缺，其表述必須準(zhǔn)確清楚，如果信函的內(nèi)容不夠完整，表述不夠規(guī)范，甚至詞不達(dá)意，就難以準(zhǔn)確有效地傳遞信息，進(jìn)而延誤公務(wù)的開(kāi)展，而且耗費(fèi)讀信者不必要的時(shí)間和精力。

而要使信函的內(nèi)容完整無(wú)缺，表述準(zhǔn)確清楚，關(guān)鍵一點(diǎn)就在于要嚴(yán)格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內(nèi)容。沒(méi)有完整而準(zhǔn)確的信函格式，信函就像是散了架的機(jī)器，沒(méi)有任何功效和意義。

公務(wù)信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。

（一）箋文格式

箋文，即寫于信箋上的書信內(nèi)容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。

1.抬頭。它是對(duì)收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨(dú)成行。基層公務(wù)員在書寫公務(wù)信函的抬頭時(shí)，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長(zhǎng)”、“林主任”等，這類稱呼多用于關(guān)系一般的交往雙方之間；三是以字號(hào)相稱，文人雅士多有字號(hào)，平輩之間采用字號(hào)稱呼是較為正規(guī)、講究的做法。

稱呼之前，可加一些適當(dāng)?shù)男稳菰~，如“尊敬的”、“敬愛(ài)的”等；稱呼之后亦可加一些適當(dāng)?shù)奶岱Q詞。提稱詞多用于以書面語(yǔ)言寫成的信函中。使用提稱詞應(yīng)注意使之與稱謂配合使用。例如對(duì)尊長(zhǎng)應(yīng)用“尊鑒”，對(duì)平輩應(yīng)用“惠鑒”，對(duì)晚輩應(yīng)用“青鑒”，對(duì)女性應(yīng)用“涉鑒”，等等。

2.啟詞。啟詞是正文之前的開(kāi)場(chǎng)白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應(yīng)于抬頭之下另行空兩格書寫，一般應(yīng)單獨(dú)成段。

公務(wù)信函的啟詞應(yīng)力求篇幅簡(jiǎn)短，不可過(guò)于啰嗦。采用“您好”一類的簡(jiǎn)略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨(dú)成段。

3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉(zhuǎn)行后頂格書寫。

正文雖是公務(wù)信函的“主心骨”，但亦應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，以簡(jiǎn)單的語(yǔ)言說(shuō)全、說(shuō)清書信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長(zhǎng)，甚至詞不達(dá)意、文不對(duì)題。

正文的語(yǔ)言要求平實(shí)樸素但不失禮貌優(yōu)雅。語(yǔ)言的樸實(shí)是基層公務(wù)員“人民公仆”形象的內(nèi)在要求；語(yǔ)言的優(yōu)雅則不僅體現(xiàn)著一個(gè)人的修養(yǎng)，而且也體現(xiàn)著對(duì)交往對(duì)象的尊重。如果語(yǔ)言過(guò)于粗俗、枯燥，不僅會(huì)使自己在交往對(duì)象眼中的形象受損，而且還會(huì)被懷疑不尊重對(duì)方。

4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結(jié)尾向收信者所表達(dá)的祝愿、欽敬、勉慰之語(yǔ)。祝詞一般包括兩部分內(nèi)容。一是應(yīng)酬語(yǔ)，即箋文結(jié)尾特以一兩句話結(jié)束正文的語(yǔ)句。應(yīng)酬語(yǔ)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔而自然。有時(shí)亦可同時(shí)再用一些敬語(yǔ)，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問(wèn)候祝福語(yǔ)，即出于禮貌而對(duì)收信人所作的不可缺少的祝頌或問(wèn)候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時(shí)應(yīng)字斟句酌，具體對(duì)象具體對(duì)待。

祝詞的書寫格式要求較嚴(yán)。如果祝詞較多，可單獨(dú)成行，空兩格后書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請(qǐng)”一類詞單獨(dú)成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請(qǐng)”、“敬頌”一類詞置于正文末句之后，不另行書寫，則

將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。

5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應(yīng)位于祝詞之后另起一行的右方。若有寫信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的附問(wèn)或?qū)懶耪邔?duì)收信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的致意，則應(yīng)另起一行書寫，或直接寫于署名之后。

一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時(shí)可只寫月日。日期可寫于署名之后，只空一格；亦可另起一行，寫于署名的正下方。

6.附言。附言是寫信者對(duì)正文的補(bǔ)充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結(jié)束。

附言應(yīng)在署名與日期之后另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡(jiǎn)潔，無(wú)需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花繚亂而不知所云。

（二）封文格式

封文，即寫在信封上的書信內(nèi)容。國(guó)內(nèi)郵寄信函、國(guó)際郵寄信函與托人代轉(zhuǎn)的信函，其封文有著不同的具體格式內(nèi)容。

1.國(guó)內(nèi)郵寄信函。在交付郵寄的國(guó)內(nèi)信函信封上，應(yīng)先在左上角寫清收信者所在地的郵編。然后另起一行書寫收信者的詳細(xì)地址。收信者姓名應(yīng)以稍大字體書寫于信封的正中央。信封的右下方，應(yīng)寫清寄信者的地址、姓名（有時(shí)可只寫姓氏）以及郵編。

2.國(guó)際郵寄信函。在交付郵寄的國(guó)際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應(yīng)寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應(yīng)寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應(yīng)是姓名、地址、郵編、國(guó)名。書寫地址時(shí)應(yīng)自小而大，與國(guó)內(nèi)寫法相反。書寫時(shí)應(yīng)盡量使各行文字左右對(duì)齊。

3.托帶信函。在托人帶交的信封上，內(nèi)容一般較為簡(jiǎn)潔。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。信封右下角一般只注明寫信者姓名，不必寫其地址。收信者和寫信者的郵編均不必寫。

不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規(guī)范和要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守。

一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長(zhǎng)方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。吊唁用的信函，當(dāng)使用素色信封。

二是封文字體。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍(lán)色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長(zhǎng)輩的信，應(yīng)以端正的字體書寫，以表尊敬。

三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對(duì)收信者稱呼之用，因此必須采用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼。“先生”、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關(guān)系的稱呼，如“姥爺”、“四叔”等。

四是郵編郵票。為便于郵局作業(yè)，寄信人務(wù)必要使用帶有郵政編碼的標(biāo)準(zhǔn)信封。書寫要清晰工整，一字一格。

直式信封的郵票應(yīng)粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應(yīng)貼在右上角。郵票應(yīng)貼得端端正正，給人以尊重、踏實(shí)之感。寄航空、掛號(hào)等信函時(shí)，需加貼標(biāo)簽。標(biāo)簽應(yīng)粘貼端正。

二、回復(fù)與管理

對(duì)于公務(wù)信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫；而對(duì)于公務(wù)信函的接收者而言，重要的則在于信函的回復(fù)和管理。

（一）回復(fù)信函

使用公務(wù)信函必然是有事要談，有事要辦。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時(shí)無(wú)誤地送到預(yù)定對(duì)象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。因此，基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后，務(wù)必要以適當(dāng)?shù)姆绞接?/p>

以及時(shí)回復(fù)，以示對(duì)對(duì)方的尊重。

1.回復(fù)及時(shí)。基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后應(yīng)盡快回復(fù)，切不可拖拖拉拉、懶散對(duì)待，甚至不予理睬和回復(fù)。否則便會(huì)被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導(dǎo)致發(fā)信者憂心忡忡，公務(wù)也不能及時(shí)辦理。

2.回復(fù)方式。公務(wù)信函的回復(fù)應(yīng)遵循“照舊”原則，即以函復(fù)函。如果因故改變回復(fù)方式，應(yīng)向?qū)Ψ降烂髟颉楸M早消除對(duì)方的擔(dān)憂之情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對(duì)方信函已收到，然后再及時(shí)復(fù)函。

復(fù)函時(shí)除對(duì)對(duì)方的提議、要求作詳實(shí)答復(fù)外，還應(yīng)告之所收到的是何時(shí)所發(fā)的信函，我方又是何時(shí)收到的。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。如果雙方信函往來(lái)頻繁，更有必要這么做。如告訴對(duì)方：“您于3月6日發(fā)出的信函，我在11日收到了。”

3.解釋延誤。基層公務(wù)員在收到公函后，如果當(dāng)時(shí)確實(shí)無(wú)法及時(shí)回復(fù)，則必須先電告對(duì)方，并致以歉意，向?qū)Ψ浇忉屧颍缓笤俪闀r(shí)間予以回復(fù)。

如果在回函時(shí)遇到困難，例如對(duì)方所提要求超出了本人力所能及的范圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日后與對(duì)方見(jiàn)面時(shí)表示“并未收到”。即使幫不了忙，也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意。要表現(xiàn)出坦誠(chéng)的態(tài)度，以便早讓對(duì)方另做安排。

（二）妥善管理

每一封公務(wù)信函都可算是各級(jí)行政機(jī)關(guān)開(kāi)展公務(wù)的重要文件或資料，即使在回函之后也有一定的參考和保留價(jià)值。因此，基層公務(wù)員必須加強(qiáng)對(duì)公函的管理。

1.嚴(yán)格保管。基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)對(duì)收到的公函進(jìn)行分類整理，妥善保存于安全之處。按照常規(guī)，未經(jīng)允許或批準(zhǔn)，基層公務(wù)員不得將公函進(jìn)行公開(kāi)傳閱或發(fā)表。涉及黨和國(guó)家機(jī)密的信函，更應(yīng)嚴(yán)格管理，不得隨意進(jìn)行口頭擴(kuò)散或書面引用。

2.定期銷毀。對(duì)于那些沒(méi)有保存價(jià)值的信函，基層公務(wù)員可予以定期銷毀。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，銷毀信函應(yīng)經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并應(yīng)登記在冊(cè)。銷毀時(shí)應(yīng)有專人在場(chǎng)監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。銷毀應(yīng)當(dāng)完全、徹底，不遺漏。

切勿將信函隨便當(dāng)作垃圾扔掉，或當(dāng)廢紙賣掉。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。

三、特殊的公函

除了上述一般的公務(wù)信函之外，基層公務(wù)員還會(huì)在工作中經(jīng)常遇到一些有特定目的和使用場(chǎng)合的公函，例如祝賀信、感謝信、慰問(wèn)信、邀請(qǐng)信等。每一種特定公函都有相應(yīng)的寫作規(guī)范和使用要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格遵守。

（一）祝賀函

祝賀函簡(jiǎn)稱賀信，即在對(duì)方取得重大成績(jī)、有了喜慶之事時(shí)向?qū)Ψ奖硎咀ＹR的信函。

1.格式要求。祝賀信函一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四部分構(gòu)成。標(biāo)題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個(gè)人的名稱。落款即發(fā)函者的署名及發(fā)函日期。祝賀信函的正文由三部分構(gòu)成：一是以簡(jiǎn)要的篇幅向?qū)Ψ奖硎緹崃易ＹR，寫清向誰(shuí)祝賀、為什么祝賀等。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。三是發(fā)函者的希望和祝愿。上級(jí)寫給下級(jí)的可寫希望、要求；寫給會(huì)議的，則可用“祝大會(huì)圓滿成功”等話語(yǔ)。

2.注意事項(xiàng)。祝賀信函的語(yǔ)言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵(lì)和希望。頌揚(yáng)與贊美之詞要恰如其分，不能過(guò)分夸大或拔高。祝賀信函的發(fā)送要及時(shí)，要趕在有關(guān)活動(dòng)的前邊。

（二）慰問(wèn)函

慰問(wèn)函是機(jī)關(guān)單位或個(gè)人對(duì)某人、某集體表示慰問(wèn)而寫的信件。在對(duì)方取得突出成績(jī)時(shí)，或在對(duì)方遇到困難、遭到不幸時(shí)，均可以寫慰問(wèn)信表示慰勉、鼓勵(lì)、安慰和同情。

1.格式要求。慰問(wèn)函的構(gòu)成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內(nèi)容有所區(qū)別。

慰問(wèn)函的正文由兩部分構(gòu)成：一是慰問(wèn)的背景和原因，并致以誠(chéng)懇親切、充滿關(guān)懷之情的慰問(wèn)之語(yǔ)。二是對(duì)對(duì)方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或?qū)?duì)方所取得的重大貢獻(xiàn)和所具有的某種精神表示褒揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)。

2.注意事項(xiàng)。要根據(jù)不同對(duì)象用不同的寫作素材及慰勉用語(yǔ)。感情要真摯熱情，充滿親切之情。文字簡(jiǎn)練，篇幅須短小。

（三）邀請(qǐng)函

邀請(qǐng)函又叫請(qǐng)柬，也稱請(qǐng)?zhí)菃挝弧F(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員出席隆重的會(huì)議、典禮，參加某些重大活動(dòng)時(shí)發(fā)出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。

1.格式要求。請(qǐng)柬一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四部分組成。

標(biāo)題即用大字書寫的“請(qǐng)柬”兩字，在第一行中間，或者占用一頁(yè)，當(dāng)作封面。

稱謂即被請(qǐng)者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁(yè)頂格書寫，姓名之后寫上職務(wù)、職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經(jīng)理”、“主任”等。

正文應(yīng)寫清活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求，并用“敬請(qǐng)參加”、“敬候光臨”、“敬請(qǐng)屆時(shí)光臨”等語(yǔ)結(jié)束。

落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。

2.請(qǐng)柬的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應(yīng)用紅紙或特制的請(qǐng)柬填寫。所用語(yǔ)言應(yīng)懇切、熱誠(chéng)，文字須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、文雅。

條據(jù)禮儀

條據(jù)，即人們?cè)诠ぷ髋c生活中為證明或說(shuō)明某種事由而留給他人的便條。條據(jù)即是便條的正式稱謂。

基層公務(wù)員出于工作需要，經(jīng)常會(huì)給別人留下，或者要求別人給自己留下某種條據(jù)。條據(jù)是基層公務(wù)員接觸較多的一種應(yīng)用文體。

條據(jù)雖然短小，但卻有著很多具體的規(guī)范和要求。這些規(guī)范和要求即本節(jié)所述的條據(jù)禮儀。條據(jù)禮儀的總體要求，就是要根據(jù)不同的類別遵守相應(yīng)的寫作和使用規(guī)范，在說(shuō)明事實(shí)、維護(hù)己方利益的同時(shí)對(duì)收據(jù)者表示謙恭友好、不卑不亢的態(tài)度。

基層公務(wù)員日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說(shuō)明性條據(jù)兩大類。各類條據(jù)既有著各不相同的具體規(guī)則，也有許多大致相同，需要共同遵守的基本要求。

一、基本的要求

基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)，所立之據(jù)不論是憑據(jù)性的，還是說(shuō)明性的，都必須嚴(yán)格遵守一些共同的規(guī)范性要求。

（一）立據(jù)態(tài)度

基層公務(wù)員所立之據(jù)多使用于平輩之間，而且更多地使用于熟人之間。但本著“認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)肅規(guī)范”的工作態(tài)度要求和“空口無(wú)憑，立此為證”的憑據(jù)性特征，基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。

具體而言，基層公務(wù)員不能礙于熟人的面子，該立據(jù)時(shí)不立據(jù)，所立之據(jù)模糊難辨，甚至令人有空子可鉆，或立據(jù)之后不妥善保管，等等。

執(zhí)照公事公辦的原則，基層公務(wù)員務(wù)必要認(rèn)真立據(jù)。各類各據(jù)的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時(shí)應(yīng)由立據(jù)者親筆簽上自己的真實(shí)姓名，必要時(shí)應(yīng)在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負(fù)責(zé)。條據(jù)最后還要寫明立據(jù)的詳細(xì)日期。

（二）立據(jù)語(yǔ)言

條據(jù)的語(yǔ)言應(yīng)符合簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確兩大要求。

1.簡(jiǎn)單。條據(jù)實(shí)質(zhì)是對(duì)書信的簡(jiǎn)化。能以條據(jù)形式表達(dá)的內(nèi)容通常都是簡(jiǎn)單的內(nèi)容，復(fù)雜的內(nèi)容不宜用條據(jù)表述。一般情況下，一張條據(jù)只能說(shuō)明一件事，切勿一據(jù)多事。相應(yīng)地，條據(jù)的語(yǔ)言也應(yīng)簡(jiǎn)潔明了。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡(jiǎn)語(yǔ)言是最適宜的語(yǔ)言。切勿拖沓冗長(zhǎng)，也不可過(guò)分簡(jiǎn)單而致使表述不清。

2.準(zhǔn)確。條據(jù)的語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不可在條據(jù)上涂涂改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關(guān)鍵內(nèi)容的文字和數(shù)字，務(wù)必要保持整潔，不能有任何涂改。若發(fā)現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤，應(yīng)另立一據(jù)。在書寫金額數(shù)量時(shí)，應(yīng)采用大寫漢字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（三）立據(jù)用具

基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)為確保條據(jù)的有效性，應(yīng)選擇整潔耐用的工具。

對(duì)于條據(jù)寫作時(shí)所用的紙筆，雖不必過(guò)于挑剔，但也須有所選擇。條據(jù)的用紙應(yīng)當(dāng)整潔、干凈、耐折、耐存，污損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作立據(jù)。立據(jù)時(shí)最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍(lán)黑色墨水或墨汁書寫。不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。

（四）條據(jù)保管

任何條據(jù)都是用來(lái)證明或說(shuō)明某項(xiàng)事由的憑據(jù)，都有其存在的意義和價(jià)值。因此，基層公務(wù)員務(wù)必要對(duì)收到的條據(jù)進(jìn)行妥善保管，有時(shí)還應(yīng)在給他人立據(jù)后留有樣據(jù)，以便日后核實(shí)之用。

基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)對(duì)自己經(jīng)辦的所有條據(jù)統(tǒng)一處理、妥善保管。要將各類條據(jù)分門別類保管，存放條據(jù)之處要固定而安全，以便日后查閱。事情辦完之后需要銷毀條據(jù)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)地當(dāng)著收據(jù)者的面予以銷毀。

二、具體的規(guī)范

條據(jù)可分為憑據(jù)性條據(jù)和說(shuō)明性條據(jù)，而這兩大類條據(jù)又可根據(jù)功能的不同再細(xì)分為各類條據(jù)。每一類條據(jù)的撰寫和使用都應(yīng)當(dāng)遵守一定之規(guī)。

（一）憑據(jù)性條據(jù)

憑據(jù)性條據(jù)，指的是為證明某一事實(shí)或契約而出具的條據(jù)。憑據(jù)性條據(jù)一般要求出據(jù)者在某一事實(shí)或契約發(fā)生前寫作完畢，并交由接收者作為一種信譽(yù)的保證和憑據(jù)加以保存。憑據(jù)性條據(jù)通常由標(biāo)題、正文和落款三部分組成，其種類大致有借條、欠條、收條、領(lǐng)條和發(fā)條等幾類。

1.借條。借條又叫借據(jù)，是指在借到個(gè)人或公家的錢物時(shí)所寫的條據(jù)。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物后，由立據(jù)者收回或當(dāng)場(chǎng)銷毀。

若是向個(gè)人借錢借物時(shí)所寫的條據(jù)，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物，借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。

借條上應(yīng)標(biāo)明“借條”二字。正文中應(yīng)明確寫清借了什么、借了多少、歸還期限等內(nèi)容。向公家借錢借物還應(yīng)寫明其用途。最后須在借條后面簽名蓋章、標(biāo)上日期。

2.欠條。欠條實(shí)質(zhì)是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢物時(shí)，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應(yīng)立下欠條。有時(shí)，在借用了錢物之后補(bǔ)寫的用作憑證的條據(jù)亦可稱為欠條。欠條的格式、份數(shù)、處理方法與借條大致相仿。

3.收條。收條有時(shí)或稱收據(jù)，指在收到其他個(gè)人或單位的錢物后，專門立下的憑據(jù)，交給對(duì)方。收條可寫一份，也可采用兩聯(lián)單或三聯(lián)單的形式以便日后核實(shí)之用。其中第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)或第三聯(lián)在加蓋公章后交由付方，作為其回單位的報(bào)銷憑證。

歸還錢物時(shí)，如果被借方不在場(chǎng)，而由他人出面代為收下時(shí)，代收者應(yīng)出據(jù)收條。此類收條亦被稱為“代收條”。若被借方在場(chǎng)，則只需交還給借方借條，而不必出據(jù)收條。

4.領(lǐng)條。領(lǐng)條即個(gè)人或某一機(jī)關(guān)單位向另一機(jī)關(guān)單位領(lǐng)取錢物時(shí)，領(lǐng)取時(shí)給發(fā)放錢物者留下來(lái)保存的條據(jù)。如果是代替他人領(lǐng)取錢物，則應(yīng)注明“代領(lǐng)”二字，并寫上代領(lǐng)者與被代領(lǐng)者的姓名。

5.發(fā)條。發(fā)條即機(jī)關(guān)單位在發(fā)放錢物時(shí)寫給領(lǐng)取者的條據(jù)。發(fā)條不同于發(fā)票。發(fā)條往往限于

零擔(dān)小賣的小額貨款或單位內(nèi)部發(fā)放錢物，僅是一種收付錢物的簡(jiǎn)單憑證。而發(fā)票則是由國(guó)家稅務(wù)部門統(tǒng)一印制的，有嚴(yán)格的規(guī)范樣式。

（一）說(shuō)明性條據(jù)

說(shuō)明性條據(jù)，又稱函件式條據(jù)，通常指用來(lái)傳遞信息、道明原委的條據(jù)。其作用主要是向他人解釋、說(shuō)明某一事情，或向他人發(fā)出請(qǐng)求。因此說(shuō)明性條據(jù)具有更強(qiáng)的禮儀規(guī)范，要求在措詞用語(yǔ)甚至使用上都要表現(xiàn)得謙恭、禮貌。

說(shuō)明性條據(jù)一般不寫標(biāo)題，但請(qǐng)假條除外。條據(jù)開(kāi)頭都有稱謂，隨后的正文、致敬語(yǔ)和落款一應(yīng)俱全，與一般書信相同。

說(shuō)明性條據(jù)主要有請(qǐng)假條、留言條、托事條、便函等四類。

1.請(qǐng)假條。請(qǐng)假條是指因病、因事而不能上班或不能按時(shí)上班，或者不能參加某項(xiàng)預(yù)定活動(dòng)時(shí)撰寫的用以說(shuō)明原因的條據(jù)。請(qǐng)假條應(yīng)由本人親自撰寫，若因故由他人代寫的，應(yīng)加以說(shuō)明。機(jī)關(guān)單位應(yīng)將基層公務(wù)員的請(qǐng)假條妥善保存，作為考勤依據(jù)，以便日后核查。

請(qǐng)假條除應(yīng)寫上標(biāo)題外，其余格式與書信相似。正文中應(yīng)詳細(xì)說(shuō)清請(qǐng)假原因和請(qǐng)假的起止時(shí)間。正文結(jié)束時(shí)應(yīng)禮貌地寫上“望予以批準(zhǔn)”、“懇請(qǐng)準(zhǔn)假”之類的話語(yǔ)。

2.留言條。留言條是指在專程拜訪他人時(shí)因故未能與其見(jiàn)面，或是不能久候他人而先行離去時(shí)撰寫的，向?qū)Ψ秸f(shuō)明并道清事由的條據(jù)。留言條可托他人代交，也可置于交往對(duì)象易見(jiàn)之處。

書寫留言條時(shí)不必加標(biāo)題，正文中應(yīng)當(dāng)多用禮貌用語(yǔ)，不可因未見(jiàn)到對(duì)方而有所抱怨。留言中應(yīng)說(shuō)清事由，或留下再次聯(lián)絡(luò)的方式。尤其是當(dāng)雙方從未打過(guò)交道時(shí)，更應(yīng)詳實(shí)告訴對(duì)方自己的姓名、身份及聯(lián)絡(luò)方式。

3.托事條。即委托他人幫忙辦理某事時(shí)寫的條據(jù)。由于托事條的目的往往是有求于人，因此在撰寫時(shí)務(wù)必要委婉用語(yǔ)、禮貌用語(yǔ)。托事條雖無(wú)需標(biāo)題，但仍應(yīng)詳實(shí)說(shuō)明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。托事條往往由他人代為轉(zhuǎn)變。

4.便函。便函是指為向他人傳遞某一信息而書寫的，內(nèi)容和形式都較為簡(jiǎn)單的條據(jù)。便函與書信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字?jǐn)?shù)較少，且可不用封文。便函格式較為正規(guī)，與書信大致相同。便函的感情色彩不宜過(guò)分強(qiáng)烈，便要措詞得體，用語(yǔ)禮貌

第二篇：信函格式

××省人民政府急件·機(jī)密★10年×府函〔2001〕××號(hào) 0000

4關(guān)于×××××××××××× ××××××××的函

財(cái)政部：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1．×××××××××××

2．××××××××××

（蓋章）

二○○一年一月一日（聯(lián)系人：×××，聯(lián)系電話：××××××××）

主題詞：財(cái)政

抄送：國(guó)家計(jì)委、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、公安部、民政部、國(guó)家稅務(wù)總局。稅務(wù)

本格式簡(jiǎn)介：

本格式是公文格式之信函格式。信函格式公文格式的一種，與文件格式、命令格式、會(huì)議紀(jì)要格式相并列，是公文的載體。

要注意將函和信函格式嚴(yán)格區(qū)別開(kāi)來(lái)。函，是公文文種，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。信函格式，是可以用來(lái)做函的載體的一種公文格式。就是說(shuō)，信函格式不僅可以用來(lái)做函的載體，而且也可以用來(lái)做其他公文種如意見(jiàn)、議案、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等的載體。

第三篇：商務(wù)信函

將下列信函譯為英語(yǔ)

先生： Dear Sirs:

從貴處商會(huì)獲悉貴公司行名和地址，并得知你們是一家大的鋼鐵出口商，具有多年經(jīng)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)。此類產(chǎn)品屬于我公司業(yè)務(wù)范圍，特致此函，以期與貴公司建立興旺互利的貿(mào)易關(guān)系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若貴公司能保證價(jià)格可行，品質(zhì)優(yōu)良，交期迅速，我們將能大量訂貨。為此，特請(qǐng)?zhí)峁┠銈冏钚碌娜啄夸浐透黜?xiàng)出口產(chǎn)品的價(jià)目表。如蒙盡速辦理，當(dāng)不勝感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我們的信用情況，可向當(dāng)?shù)氐闹袊?guó)銀行查詢。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.諒能惠予合作，預(yù)致謝意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.謹(jǐn)上

Yours faithfully,

第四篇：商務(wù)信函

商務(wù)信函Business letter

英文信頭寫法 Heading 信頭也稱信端，其內(nèi)容包括發(fā)件公司的名稱、標(biāo)志、通信地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來(lái)自何處，并為回復(fù)提供聯(lián)系方式。

很多公司都會(huì)印制帶信頭的信紙。一般來(lái)說(shuō)，人們喜歡將簡(jiǎn)單的信頭放在信紙上端居中，將復(fù)雜的信頭放在信紙的右側(cè)或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時(shí)，一定要注意為信頭留出足夠的空間。

對(duì)于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。如果信函的長(zhǎng)度超過(guò)兩頁(yè)，那么從第2頁(yè)開(kāi)始就不再需要信頭了，只需寫上頁(yè)碼、收件人姓名及日期。

英 文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區(qū)別，應(yīng)遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)需正確使用。當(dāng)前的習(xí)慣做法是，行末一般不加標(biāo)點(diǎn)符 號(hào)，但行中間該加標(biāo)點(diǎn)的地方，還是不應(yīng)省略。門牌號(hào)碼與街道名稱之間不加標(biāo)點(diǎn)，但是在城市與國(guó)家名稱之間必須用逗號(hào)分開(kāi)。

英文信函編號(hào)寫法 Reference number 如果信函上有編號(hào)，收件人和發(fā)件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。

信函編號(hào)常見(jiàn)的書寫形式有兩種：

一種比較簡(jiǎn)單的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一種比較常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一組縮寫信息，包括：文件編號(hào)、起草人、錄入人的姓名縮寫和部門代號(hào)等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 錄入的信函編號(hào)為“Our ref: JB/HJD”

英文日期寫法 Date 商務(wù)信函必須寫日期，它對(duì)于文件存檔及信息查考都有重要意義。

書寫日期應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1.“年”應(yīng)完全寫出，如2006，不能簡(jiǎn)寫成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用縮寫，而是完整地寫出來(lái)； 3.書寫“日”可以用序數(shù)詞，但最好用基數(shù)詞；

英式信函日期按日、月、年的順序，且中間沒(méi)有逗號(hào)，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的順序，中間加逗號(hào)，如：July 12，2006。

第五講：英文信內(nèi)地址寫法 Inside address

由于不同國(guó)家書寫地址的習(xí)慣不同，收件人地址應(yīng)按照對(duì)方公司信紙中的信頭書寫，切勿擅自更改。寫國(guó)際地址時(shí)，不要忘記在最后一行寫上國(guó)家名。航空投遞的信函，要在信內(nèi)地址之上注明。以下為幾種信內(nèi)地址的寫作實(shí)例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某職位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文請(qǐng)某人注意行寫法Attention/Attn.請(qǐng)某人注意行（Attention，縮寫：Attn.）用于寫信人在把信寄給一個(gè)單位時(shí)，希望把信遞交給某人或某部門處理。

Attention位于信內(nèi)地址下空一行，加上底線；寫法分英式和美式兩種，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention時(shí)，因?yàn)樾藕瘜?shí)際上是寄給公司的，所以開(kāi)頭的稱呼（Salutation）為Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文稱呼寫法 Salutation 如果信是寫給公司的，并沒(méi)有直接的聯(lián)系人，稱呼應(yīng)為：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在寫信給特定的組織時(shí)，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager這樣的稱呼。

如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱呼里。

商務(wù)信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主題寫法 Subject 書寫Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)如果信內(nèi)有Reference Number，就不一定再寫Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文寫法 Body 正文是信函的核心內(nèi)容。一封內(nèi)容得體的商務(wù)信函，不僅能夠達(dá)到把事情辦好的目的，而且還能促進(jìn)雙方的友誼。在商業(yè)界人們通常用5個(gè)C來(lái)衡量一封信函的好壞：Conciseness(簡(jiǎn)潔)、Clarity(明了)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Courtesy(禮貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文結(jié)尾敬辭寫法 Complimentary close 幾乎所有的商務(wù)信函都會(huì)用到結(jié)尾敬辭。它寫在正文下面，第一個(gè)字母要大寫，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)。

至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來(lái)說(shuō)結(jié)尾敬辭和開(kāi)頭的稱呼有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結(jié)尾敬辭采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱呼是Dear Mr.Brown，則結(jié)尾敬辭采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是寫給朋友，家人或同事，開(kāi)頭的稱呼是Dear David，則結(jié)尾敬辭采用 Best wishes 英文簽名、附件寫法 Signature/Enclosure 簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般商務(wù)書信，還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。

簽名格式和規(guī)則有以下一些約定：

1.簽名者代表公司、某單位名義時(shí)，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。

2.女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by, for, perpro或P.P.字樣。

如果信函中有附件，在信紙的左下角，與簽名間隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其縮寫Encl.或Enc.。

如果附件不止一項(xiàng)，應(yīng)寫成Encls.或Encs.，并應(yīng)注明有幾個(gè)附件，以便收信人查點(diǎn)，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言寫法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人閱覽，則須注明抄送人的名稱，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，簡(jiǎn)寫為P.S.）用來(lái)說(shuō)明沒(méi)有包括在信中的想法和內(nèi)容。有時(shí)一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)可用附言填補(bǔ)遺漏內(nèi)容。在促銷和私人信件中，附言也可以用來(lái)強(qiáng)調(diào)寫信人請(qǐng)求收信人采取的行動(dòng)和做出的考慮。附言應(yīng)盡量做到簡(jiǎn)明扼要。附言通常在簽名下方，從左側(cè)頂格書寫，例如：

P.S.Each individual’s E-mail address remains unchanged

英文書信格式及英美差異

英文書信通常由下列五個(gè)部分組成：

A 信頭（Heading）

信頭包括寫信人地址和寫信日期，通常寫在信箋的右上角。在比較熟識(shí)的朋友之間的通信，寫信人的地址常可略去。本課的信頭就只寫了寫信日期，而沒(méi)有寫信人的地址。日期通常有下列兩種定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的寫法通常是由小到大，如：門牌號(hào)、街道名、市（縣）名、省名、國(guó)名（郵政編碼通

常寫在城市名之后）。這同中文書信的地址寫法完全相反。地址可以寫1～3行，日期寫在地址的下方（見(jiàn)信箋格式）。

B 稱呼（Salutation）

稱呼指寫信人對(duì)收信人的稱呼，如Dear Xiaojun，寫在信頭的下方和信箋的左邊。稱呼一般用Dear?或My dear?開(kāi)頭，稱呼后一般用逗號(hào)。

C 正文（Body）

這是書信的主體部分，即寫信人要表達(dá)的內(nèi)容。正文要求文字通順，層次分明，表意清楚。可以手書，也可以打?qū)憽?/p>

D 結(jié)束語(yǔ)（Complimentary Close）

它是書信結(jié)尾的恭維話，相當(dāng)于文中書信最后的“祝好”、“致禮”之類的話語(yǔ)。本課書信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是結(jié)束語(yǔ)。

E 簽名（Signature）

簽名通常簽在結(jié)束語(yǔ)下方的中間偏右的位置，如本課信中的Charlie.簽名應(yīng)是親筆書寫，即使是打?qū)憴C(jī)打出的信件，最后仍需親筆簽名。在簽名的上方可 根據(jù)寫信人和收信人的關(guān)系寫上Sincerely yours/Yours sincerely（用于長(zhǎng)輩或朋友之間），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)）。

英文書信格式稱謂差異

商務(wù)英語(yǔ)書信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易時(shí)所使用的通信。在美國(guó)，常用Business writing，它包括書信、電報(bào)、電話、電傳、報(bào)告書、明信片等。英語(yǔ)和美語(yǔ)在書信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結(jié)尾客 套語(yǔ)等均有所不同。

一般來(lái)說(shuō)，英國(guó)書信較為保守，許多英國(guó)人喜歡用老式書 信體，用詞較為正式刻板，而美國(guó)書信語(yǔ)言非常生氣、有活力，格式也較為簡(jiǎn)便。因此當(dāng)我們寫信的對(duì)象是英國(guó)或其舊殖民地國(guó)家時(shí)，要使用標(biāo)準(zhǔn)式英語(yǔ) Queen's English；如果寫信的對(duì)象是美國(guó)或美國(guó)勢(shì)力范圍的地區(qū)時(shí)，就要用美國(guó)英語(yǔ)。當(dāng)然，英國(guó)式的語(yǔ)言文化近年來(lái)也有變化，但總體來(lái)說(shuō)，兩者間的差異是很明 顯的。

商業(yè)英文書信，一般都要求用打字機(jī)或電腦整齊地打印，左邊各行開(kāi)頭 垂直的，稱為垂直式或齊頭式（Block style），美國(guó)常用這種格式；每段的第一個(gè)詞縮進(jìn)去，稱為縮進(jìn)式或鋸齒式（indented style），英國(guó)常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國(guó)公司，已普遍采用。正式的商業(yè)英語(yǔ)書信要在稱 呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務(wù)及地址，稱為信內(nèi)地址（Inside address）。信內(nèi)地址的寫法也有垂直式和縮進(jìn)式之分，垂直式和稱美國(guó)式將各行并列，縮進(jìn)式或稱英國(guó)式將各行依次退縮。

不過(guò)，近來(lái)英國(guó)商業(yè)書信信內(nèi)地址并未依次縮進(jìn)，似乎與美國(guó)式相同。此外，在美國(guó)還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號(hào)和街名都省略掉。在英文書信中要使用敬語(yǔ)，最普遍的敬語(yǔ)是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英國(guó)人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的縮寫），不過(guò)在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的復(fù)數(shù)形式），用于二個(gè)女士以上。Messrs（Mr的復(fù)數(shù)形式）用于二個(gè)以上的男人，或用于二個(gè)以上的男人組成的公司或團(tuán)體。在英國(guó)式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫句點(diǎn)，相反地趨向于進(jìn)步自由的美語(yǔ)反而加縮寫句點(diǎn)如Mr., Mrs., Messrs??在稱呼方面，商業(yè)上最普遍的有Gentlemen（美國(guó)式）與Dear Sirs（英國(guó)式）二種，相當(dāng)于我國(guó)的“敬啟者”或“謹(jǐn)啟者”.如果信是寫給某個(gè)公司單位的，不是寫給某個(gè)具體人的，美語(yǔ)用Gentlemen（復(fù)數(shù)形 式），英語(yǔ)用Dear Sirs.如果對(duì)方公司只一人時(shí)，必須使用Sir/Dear Sir.稱呼后一般要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，英國(guó)式采用逗號(hào)（comma），美國(guó)式用分號(hào)（colon）。書信結(jié)尾客套語(yǔ)（complimentary close）有多種，相當(dāng)于我國(guó)書信在結(jié)尾時(shí)使用的“敬禮”、“致敬”、“順安”等句。最為典型的美國(guó)式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國(guó)式表達(dá)有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道對(duì)方姓名）。此外，英國(guó)式的客套語(yǔ)還有特別禮貌的格式，但除了特殊情況外，現(xiàn)在不再使用。

第五篇：律師信函格式

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，法律文書制作和它的傳輸、保存大量是依賴計(jì)算機(jī)來(lái)應(yīng)用的，開(kāi)始大量運(yùn)用電子郵件。編輯文件時(shí)大多數(shù)使用Microsrft Word軟件來(lái)做，制作完成了文書，通常需要打印，有時(shí)候需要保存成PDF格式，這種文件格式是現(xiàn)在全球使用非常廣泛的儲(chǔ)存法律文件的電子格式。

電子信息化時(shí)代的到來(lái)使律師在實(shí)際運(yùn)用中，逐漸淘汰了手寫的法律文書。法律文書種類是非常多的，為了教學(xué)方便，這次課程上，我們會(huì)用不同文書種類，提煉出來(lái)一些通用規(guī)則介紹給大家，進(jìn)行講解。會(huì)舉一些具體實(shí)例和文書樣本給大家深入介紹。

法律文書制作往往體現(xiàn)一個(gè)律師的個(gè)性。在一個(gè)律師事務(wù)所，每一個(gè)律師的文書的寫作和制作，都需要符合這個(gè)事務(wù)所統(tǒng)一的規(guī)范，包括樣式和一些必要條件要符合事務(wù)所的標(biāo)準(zhǔn)，所以希望實(shí)習(xí)律師在工作中，能夠通過(guò)今天的學(xué)習(xí)推動(dòng)我們事務(wù)所逐漸形成統(tǒng)一的比較美觀的文書制作風(fēng)格。

二、法律文書的概念

法律文書指一切具有法律意義并可能導(dǎo)致一定法律后果的文件的總稱。

法律文書浩如煙海，各式各樣。民事訴訟中有起訴書、答辯書、反訴書、判決書、裁定書、傳票、送達(dá)回證、送達(dá)公告、代理人授權(quán)委托書、代理詞、上訴書等；刑事訴訟中有拘留證、逮捕證、起訴意見(jiàn)書、審訊筆錄、勘驗(yàn)筆錄、詢問(wèn)證人筆錄、詢問(wèn)被告人筆錄等；證據(jù)方面的書證有尸檢報(bào)告、鑒定報(bào)告、律師辯護(hù)詞、抗訴書等。除了訴訟之外，還有其他很多樣式的文書，比如公證書、鑒定書、交通事故責(zé)任認(rèn)定書、個(gè)人的出生與死亡證明書、遺囑、合同書、協(xié)議書、保證書、保函、法律意見(jiàn)書、法律盡職調(diào)查報(bào)告等等。盡管列舉了這么多，也只是法律文書的一部分。

三、律師法律文書的概念及種類

（一）概念

律師法律文書是指律師在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中，為了履行律師職責(zé)，所制作的一些具有特定法律意義的文件。可以概括稱為律師業(yè)務(wù)文書。

（二）種類

1、信函類

是指涉及到有關(guān)信函方面的，包括律師與客戶之間的通信，律師給客戶的函件，律師受委托向?qū)Ψ疆?dāng)事人出具的函件（律師函），幫助當(dāng)事人投訴、申訴等等寫給某些部門的信函。這些函件有一定接收人，同時(shí)提出了一定的要求，并注有落款等特點(diǎn)，總而言之，是律師發(fā)出給另一個(gè)特定人的信件。

2、合同類

比較類似有條款的規(guī)章制度、合同章程，包括協(xié)議書，合同書，機(jī)構(gòu)組織章程、規(guī)則、辦法，另外還有一些起草帶有條款的法律規(guī)范，比如律師執(zhí)業(yè)規(guī)范等具有約束性的帶有條款的文書。

3、訴狀類

包括各類訴狀（如起訴書，上訴書）及訴訟中的各項(xiàng)申請(qǐng)（如調(diào)取證據(jù)申請(qǐng)、通知法庭關(guān)于傳喚證人出庭申請(qǐng)），是代表當(dāng)事人提出了某種訴求、要求。主要涉及到寫給有關(guān)強(qiáng)力部門的，比如公檢法機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)仲裁部門等。

4、報(bào)告類

涉及到律師從事參與調(diào)查所得出的結(jié)果，律師要寫一個(gè)類似調(diào)查報(bào)告的文件。依據(jù)委托人要求，出具的法律意見(jiàn)書。還有根據(jù)律師專業(yè)知識(shí)，對(duì)各種證據(jù)搜集得出的結(jié)論，形成了律師的意見(jiàn)。訴訟案件當(dāng)中律師的代理詞、辯護(hù)詞，以及結(jié)論性的東西，比如律師在法庭上總結(jié)的陳詞，也叫代理意見(jiàn)的表達(dá)。刑事案件中的辯護(hù)詞等結(jié)論性、報(bào)告性的東西。

（三）培養(yǎng)具有自己獨(dú)特風(fēng)格的優(yōu)秀法律文書

律師文書寫作質(zhì)量取決于內(nèi)容和表現(xiàn)形式兩個(gè)部分，律師在寫法律文書的時(shí)候，無(wú)論是從內(nèi)容上還是表現(xiàn)形式上來(lái)講，都應(yīng)該具備律師所應(yīng)具有的專業(yè)的素質(zhì)。這兩方面，是不可或缺的，從律師手里發(fā)出的文書，應(yīng)當(dāng)反映出律師與眾不同的一些特點(diǎn)和職業(yè)精神。俗話說(shuō)“文如其人”，不同律師寫的東西是不一樣的，有質(zhì)量的文書，能夠直接反映出這個(gè)律師的執(zhí)業(yè)水準(zhǔn)和文化素養(yǎng)。律師文書寫作是很重要的內(nèi)容，大家要注重在實(shí)習(xí)階段，特別是在執(zhí)業(yè)初期高度重視法律文書寫作和制作，慢慢培養(yǎng)出自己特有的風(fēng)格來(lái)。

目前現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，律師法律文書的種類、樣式隨著社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、法律的逐步完善和司法制度的深入改革不斷變化，不斷創(chuàng)新。

中國(guó)的律師文書的制作，除了受傳統(tǒng)的法律文制作的影響之外，很大程度上受到了改革開(kāi)放以來(lái)外國(guó)同行的法律文書制作的影響，中國(guó)律師也在不斷借鑒和吸收外國(guó)同行在制作、寫作法律文書當(dāng)中一些值得借鑒的地方。經(jīng)過(guò)這樣影響以后，中國(guó)律師在制作法律文書過(guò)程當(dāng)中，越來(lái)越顯得比較靈活，符合實(shí)際，過(guò)去受傳統(tǒng)影響，往往比較刻板，比較少有人性化的方式。作為一個(gè)實(shí)習(xí)律師，要不斷吸收這些營(yíng)養(yǎng)，同時(shí)也要兼收并蓄，掌握一些文學(xué)、語(yǔ)言學(xué)、修辭學(xué)、美學(xué)、文字編輯，甚至還有計(jì)算機(jī)技術(shù)軟件的應(yīng)用，基本操作技能，這些都是我們寫好法律文書的必要前提條件。一個(gè)平時(shí)寫東西經(jīng)常犯語(yǔ)法錯(cuò)誤的人，無(wú)法寫出比較好的法律文書，所以我們不光要學(xué)習(xí)法律文書的制作，同時(shí)，還要學(xué)習(xí)一些其它方面的相關(guān)門類的知識(shí)，慢慢培養(yǎng)我們自己的風(fēng)格。

四、律師文書的通用格式

（一）基本格式

1、邊距

法律文書媒介比較多的是紙面的，紙張是A4標(biāo)準(zhǔn)格式。A4標(biāo)準(zhǔn)格式在我們寫作文書當(dāng)中，特別是用計(jì)算機(jī)錄入、打印文書是有一定格式的，經(jīng)常使用的Microsrft Word軟件，在打印A4紙文件的時(shí)候，是有一個(gè)初始的格式的，是需要根據(jù)具體情形進(jìn)行設(shè)定的。如：A4紙?jiān)诖蛴〉臅r(shí)候，要考慮到這些打印出來(lái)的文件將來(lái)可能需要裝訂，如果裝訂，文件左側(cè)就需要留出適當(dāng)?shù)目臻g，否則裝訂成冊(cè)后，有些文字可能就裝訂在里面看不到了。

2、字號(hào)

我們國(guó)家機(jī)關(guān)的紅頭文件，字是特別大的，因?yàn)橐o領(lǐng)導(dǎo)看，領(lǐng)導(dǎo)很多是年紀(jì)大的，要帶花鏡的，所以字號(hào)比較大。標(biāo)準(zhǔn)的法律文書用字，正文文字應(yīng)該控制在5號(hào)或者小4號(hào)，最大不要超過(guò)4號(hào)。這樣能夠保證一般人可以閱讀以及節(jié)省紙張。如果文件是給年紀(jì)大領(lǐng)導(dǎo)看的，可以把字號(hào)適當(dāng)調(diào)大。

3、字體

中文文書通常用宋體或者仿宋字體。Microsrft Word提供了很多字體，我們認(rèn)為在法律文書制作中要保持嚴(yán)肅性，盡量避免使用花體字或者變形字。

4、行距

文書要保持一定美觀性，整個(gè)文字行與行之間的距離是可以調(diào)整的，行距既不要太密也不要太稀，要做到比較恰當(dāng)、合適。一般來(lái)說(shuō)，在一個(gè)自然段中行距可以設(shè)為零，不要有多余行距，在自然段之間可以讓它稍微拉開(kāi)一些距離，這樣看起來(lái)每一個(gè)自然段是一目了然的。并且每個(gè)自然段前面要縮緊兩個(gè)字。

5、全角、半角（1）字母、數(shù)字

字母、阿拉伯?dāng)?shù)字避免使用全角字，否則數(shù)字之間距離比較大，不好讀。

（2）英文標(biāo)點(diǎn)

Microsrft Word軟件提供的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是兩套，中文是全角，英文是半角。在書寫英文單詞的時(shí)候，盡量使用全角標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如果書寫英文文字，就使用半角標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。英文的標(biāo)點(diǎn)后面是有空格的，不像漢字一個(gè)捱著一個(gè)。

（3）千位符

如果涉及到億，甚至百億、千億的數(shù)字，要標(biāo)千位符，這個(gè)時(shí)候的逗號(hào)一定是半角的。

6、幣種 很多律師在寫訴訟文書中，只寫了多少元，沒(méi)有寫幣種。通常是用人民幣，但隨著涉外業(yè)務(wù)增多，特別是一些外國(guó)當(dāng)事人，他們?cè)谔岢鲎约阂蟮臅r(shí)候，提出的數(shù)字不是人民幣。所以寫文書在涉及貨幣的時(shí)候，一定要注明幣種，這樣避免引起不必要的歧義或誤會(huì)。

7、時(shí)區(qū)

國(guó)際法律業(yè)務(wù)中的文書，有時(shí)候委托人在國(guó)外，不同時(shí)區(qū)是有時(shí)間差別的，如果涉及涉外業(yè)務(wù)，在約定時(shí)間的時(shí)候，要寫時(shí)區(qū)。

8、引用法律的版本

中國(guó)法律改革和發(fā)展非常迅速，法律修訂也非常頻繁，不同時(shí)間頒布和修訂的法律有些規(guī)定可能不一樣。寫文書過(guò)程中如果需要引用法律條款時(shí)，除了寫明法律名稱外，要注明是哪一年的版本。

9、使用簡(jiǎn)稱

寫文書時(shí)，涉及到比較長(zhǎng)的名稱，首次出現(xiàn)注明簡(jiǎn)稱是什么，該名稱再出現(xiàn)的時(shí)候，使用這個(gè)簡(jiǎn)稱，不再重復(fù)很長(zhǎng)的名稱。

（二）律師業(yè)務(wù)文書中的編號(hào)

文書為什么需要編號(hào)？通常是因?yàn)槲臅枰鏅n，將來(lái)查閱的時(shí)候方便檢索，方便檢索就需要有一定檢索方式。文書編號(hào)，特別是在大型的事務(wù)所，已經(jīng)形成一種制度。

文書的編號(hào)在規(guī)范中沒(méi)有明確規(guī)定，但是在講授法律文書制作過(guò)程中是要求大家所制作的法律文書有一定編號(hào)系統(tǒng)。當(dāng)然編號(hào)系統(tǒng)不是律師自己做的，顯然是在事務(wù)所統(tǒng)一安排下實(shí)施的管理方式，每一個(gè)律師要做的是在制作法律文書時(shí)，把你文書納入事務(wù)所文書之內(nèi)，所以編號(hào)是必然的。

有時(shí)候不光有編號(hào)，還要有關(guān)鍵詞，便于將來(lái)檢索。

除了文書編號(hào)以外，每一個(gè)律師在接受每一個(gè)案件的時(shí)候，都要有一個(gè)案號(hào)，案號(hào)和我們制作文書要形成一定關(guān)聯(lián)。這樣我們可以從編號(hào)看到這個(gè)文書屬于哪一個(gè)案子，便于檢索，便于使事務(wù)所文件檔案管理形成一套比較健全的模式。案號(hào)非常重要，它是一個(gè)代碼，是案子的“身份證”，從立案就是這個(gè)號(hào)，不會(huì)變。一些管理模式比較健全的企業(yè)，通常處理自己事務(wù)中會(huì)給自己每一件事務(wù)編號(hào)，所以律師在給當(dāng)事人傳輸?shù)奈募?dāng)中有兩個(gè)號(hào)，一個(gè)要注明自己檔案的編號(hào)，另一個(gè)就是編上你客戶公司對(duì)這件事情的編號(hào)，以便于他歸檔。客戶給律師的函件、通知等文書，也標(biāo)明我們事務(wù)所注冊(cè)的案號(hào)，以便于檔案管理。

（三）律師業(yè)務(wù)文書的抬頭

通常來(lái)說(shuō)，律師出具的信函、報(bào)告、意見(jiàn)書等，類似的以律師事務(wù)所名義發(fā)出的業(yè)務(wù)文書或者以律師名義發(fā)出的文書，應(yīng)當(dāng)使用統(tǒng)一的抬頭，以便樹(shù)立律師事務(wù)所的形象。

并不是所有律師寫的文書都需要抬頭，比如給當(dāng)事人寫起訴書，是以當(dāng)事人名義寫的，所以不需要掛律師事務(wù)所的抬頭。給法院的代理詞是可以帶上抬頭的。

律師在寫信時(shí)既要在信的內(nèi)容上寫明收信人，還要寫明發(fā)信人是誰(shuí)。

（四）律師業(yè)務(wù)文書簽署

即落款。律師執(zhí)業(yè)要有道德操守，律師執(zhí)業(yè)也是需要承擔(dān)一定執(zhí)業(yè)責(zé)任的。承擔(dān)一定責(zé)任的方式，就是你要隨時(shí)標(biāo)明某一件事情是由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)。所以說(shuō)，律師在簽發(fā)文件的時(shí)候，出具的信函、文件一定要有律師的簽名。

簽名有很多種形式，標(biāo)準(zhǔn)形式，就是律師出具的文件等材料既要有律師親筆簽名，同時(shí)也要有打印的名字。

有抬頭的文件落款就不需要注明律師事務(wù)所的名稱了。

（五）律師文書送達(dá)方式

1、郵寄方式

傳統(tǒng)業(yè)務(wù)文書送達(dá)通常采用郵寄方式，目前郵寄也是很重要的一種法律文書送達(dá)方式。

2、專遞方式 有時(shí)候?yàn)榱斯?jié)約時(shí)間，需要更快的方式送達(dá)，就出現(xiàn)了專遞。專遞目前有兩種形式，一種是派專人遞送，另一種就是委托第三方，也就是快遞公司來(lái)專遞。

3、電子方式

還有就是電子方式，傳真、電子郵件都是常用的文書送達(dá)方式。

作為正式文書，是可以通過(guò)傳真送達(dá)的，傳真也是法庭證據(jù)可以接受的一種形式。

傳真不失為一種有效的快捷的法律文書送達(dá)方式，但是現(xiàn)在電子郵件形式逐漸要取代傳真。傳真可靠性不如電子郵件。電子郵件的記實(shí)性也很強(qiáng)，打印出來(lái)可以作為證據(jù)使用。電子郵件附件如果用Microsrft Word格式，你無(wú)法知道別人是否修改了原始內(nèi)容，所以正式文書的電子存檔和制作，國(guó)際上都是通用PDF格式，PDF作為電子郵件附件傳送，對(duì)方是沒(méi)有辦法修改的。

4、傳真時(shí)需要注意的事項(xiàng)

傳真一個(gè)比較正式文件的時(shí)候，事務(wù)所都會(huì)在這個(gè)文件前面加一個(gè)首頁(yè)，首頁(yè)除了有律師事務(wù)所標(biāo)志外，還要寫明該傳真是給誰(shuí)、信息、傳真號(hào)碼，甚至說(shuō)明后面所發(fā)傳真有多少頁(yè)。在寫頁(yè)數(shù)的時(shí)候要寫清是否包括本頁(yè)。

5、傳真、專遞并用

很重要的文件，包括法庭文件，在送達(dá)的時(shí)候，我們要考慮這個(gè)文件的原件要送到對(duì)方手里，同時(shí)又要求他第一時(shí)間知道，那么我們可以在文件交給快遞公司或者專遞人員的時(shí)候，先把它傳真過(guò)去，這樣他既能接收到原始文件，又能第一時(shí)間看到文件內(nèi)容。

五、律師文書中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）保密問(wèn)題

《律師法》第38條規(guī)定：“律師應(yīng)當(dāng)保守在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中知悉的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密，不得泄露當(dāng)事人的隱私。” 在采用電子文書送達(dá)時(shí)，有些情況下安全性不足以切實(shí)保守秘密。有這樣幾種情況：第一，誤操作，通過(guò)誤操作構(gòu)成的資料的泄密，律師是有執(zhí)業(yè)責(zé)任的。如果當(dāng)事人要求賠償，律師執(zhí)業(yè)保險(xiǎn)如果理賠的話，就有了黑點(diǎn)，下次再申請(qǐng)執(zhí)業(yè)保險(xiǎn)的時(shí)候，保費(fèi)就提高了。第二，機(jī)械故障。由于故障，極其重要的信息沒(méi)有發(fā)送成功、發(fā)送不完整或者發(fā)送到別人那里去了等發(fā)生的泄密，律師是要承擔(dān)責(zé)任的。

為了避免這兩種情況的出現(xiàn)，文書中涉及當(dāng)事人秘密，在文書當(dāng)中作出某種特定的標(biāo)注，表明跟當(dāng)事人通信的內(nèi)容是有特權(quán)的，別人不能來(lái)要這個(gè)東西或者擅自竊取通信信息。這有一個(gè)好處，是第三方即便是看到了，誤收到了，他也知道這是律師與當(dāng)事人的特權(quán)通信，別人是不能看的。

通過(guò)電子郵件、傳真送達(dá)的保密文書，要求律師加一個(gè)保密提示，比如“本件僅供上述指定收件人收取，其內(nèi)容均屬機(jī)密，并受《律師法》約束。若閣下誤收到本件或者并非上述指定的收件人，或者負(fù)責(zé)向指定收件人遞送本件的人士，請(qǐng)您立即致電本事務(wù)所，并將本件按照以上地址郵寄回本事務(wù)所。本事務(wù)所將承擔(dān)閣下合理的郵寄費(fèi)用，請(qǐng)勿將本件復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱。謝謝合作”。如果你做了這種提示了，再發(fā)生誤操作或機(jī)械故障導(dǎo)致文件到第三方那里去了，有這個(gè)提示就可以降低執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）禮節(jié)問(wèn)題

禮節(jié)涉及到律師職業(yè)倫理的一個(gè)方面，它也從一個(gè)側(cè)面表示律師的執(zhí)業(yè)文化。律師是否訓(xùn)練有素，是否很有修養(yǎng)，從他的行文的用詞及如何來(lái)保持法律文書的必要禮節(jié)都可以看出來(lái)。律師法律文書當(dāng)中，作為信函一類的文書，無(wú)論給誰(shuí)的信函，都要對(duì)收件人有一個(gè)稱謂，必要的時(shí)候還可以使用尊敬的稱謂。

有時(shí)候?qū)懙氖占耸且粋€(gè)比較受尊敬的位置，比如法官，要寫“尊敬的法官”、“閣下”等等。

如果收件人有較高職位的，并且文書內(nèi)容與他職位有關(guān)的，應(yīng)該稱呼他的職位。但屬于與職務(wù)無(wú)關(guān)的信件，可以直接寫名字。通常使用的稱謂，男士就是“先生”，女士就是“女士”，未結(jié)婚的稱“小姐”，對(duì)比較熟悉的人，比如老客戶，就在信函當(dāng)中不必稱全名了，直接稱小名就可以了。

有時(shí)候在書寫信函的時(shí)候，寫給一個(gè)機(jī)構(gòu)，但是又不知道這個(gè)機(jī)構(gòu)誰(shuí)接收這個(gè)信是比較合適的，這種情況，通常寫“敬啟者”。

信函在末尾的時(shí)候，落款之前有禮貌的問(wèn)候語(yǔ)，比如“祝身體健康”等。如果給一個(gè)人的信函下面沒(méi)有問(wèn)候語(yǔ)是很不禮貌的。

（三）語(yǔ)言問(wèn)題

1、專業(yè)

律師所書寫的文書不能使用過(guò)分口語(yǔ)化的語(yǔ)言或者低俗的語(yǔ)言。

2、嚴(yán)謹(jǐn)

3、簡(jiǎn)潔

簡(jiǎn)潔的前提是一定要明確，可以用一句話說(shuō)清楚的，不用兩句話，這樣能夠明確表達(dá)意思。

（四）文書附件

文書有時(shí)候需要有附件進(jìn)一步說(shuō)明文書中的內(nèi)容。要引用某一個(gè)附件的內(nèi)容，文書主文和附件是相互呼應(yīng)、關(guān)聯(lián)的。這就要求附件一定要有編號(hào)，可以更好的幫助讀者在閱讀主文的時(shí)候，方便地查閱附件里的內(nèi)容。

這時(shí)候容易出現(xiàn)的問(wèn)題是，只對(duì)主文進(jìn)行了修改，卻沒(méi)有修改附件的次序，導(dǎo)致再想引用附件的時(shí)候找不到，還有就是附件編寫的時(shí)候頁(yè)數(shù)發(fā)生變化，這樣的錯(cuò)誤表現(xiàn)律師很不專業(yè)。主文、附件連帶關(guān)系不能出現(xiàn)差錯(cuò)，不能出現(xiàn)混亂。

（五）語(yǔ)法問(wèn)題

1、句子、段落過(guò)長(zhǎng) 讀者看的時(shí)候，就懶得看了，分不清重點(diǎn)。律師文書在寫作的時(shí)候，如果有比較長(zhǎng)的段落，一定要按照它的輕重、邏輯關(guān)系、敘述不同層面的內(nèi)容來(lái)分成段落。必要的時(shí)候，還要加一個(gè)小題目，這樣比較容易讓人閱讀，同時(shí)也容易讓人理解。句子一是一樣，長(zhǎng)句子該分開(kāi)的要分開(kāi)。

2、逗號(hào)、句號(hào)問(wèn)題

避免一逗到底，一個(gè)完整的句子應(yīng)該包含“主謂賓”或者“主謂”，這個(gè)完整的句子后面應(yīng)當(dāng)是句號(hào)。有一種理解是前后兩句意思是關(guān)聯(lián)的，所以不能用句號(hào)，這種理解是錯(cuò)誤的。“主謂賓”表達(dá)完整了就可以使用句號(hào)。在一個(gè)完整句子后面標(biāo)注句號(hào)，有助于把整個(gè)句子和文章結(jié)構(gòu)、邏輯性表示的更完整更準(zhǔn)確。

3、避免隨便省略主語(yǔ)

中文省略主語(yǔ)情況是很普遍的，表達(dá)習(xí)慣是通過(guò)上下文能夠理解的，下面說(shuō)的時(shí)候，就可以省略很多主語(yǔ)。但法律文書在制作時(shí)要注意，主語(yǔ)是不能隨便省略，經(jīng)常省略主語(yǔ)容易引起很多意思上的誤解和理解上的混亂。

（六）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用問(wèn)題

1、感嘆號(hào)

有的律師喜歡用感嘆號(hào)，特別是需要表達(dá)強(qiáng)烈的意思的時(shí)候，有時(shí)候甚至連用兩個(gè)、三個(gè)感嘆號(hào)，這是不應(yīng)提倡的，要表達(dá)一個(gè)準(zhǔn)確意思，不能用感情色彩的情緒來(lái)書寫。

2、問(wèn)號(hào)

有些句子是以疑問(wèn)句的形式出現(xiàn)的，但是他表達(dá)的不是疑問(wèn)，而是感嘆。這個(gè)時(shí)候不能說(shuō)句子形式是問(wèn)句，就用問(wèn)號(hào)。

六、不同種類文書專門介紹

主要介紹在日常執(zhí)業(yè)活動(dòng)中比較經(jīng)常遇到的文書的類型，這樣可以有針對(duì)性地把它的一些特點(diǎn)，在制作過(guò)程中需要注意的問(wèn)題專門拿出來(lái)和大家討論。

（一）合同與協(xié)議文書

這類文書，是律師接觸到最多的一類法律文書。委托人對(duì)律師的要求是各種各樣的，但是有兩點(diǎn)是共同的，其一，這些文書在制作中，都要保證它的嚴(yán)謹(jǐn)，其二是對(duì)委托人的保護(hù)。最失敗的這類文書的寫作，不在于寫的簡(jiǎn)單，而在發(fā)生一些比較致命的漏洞。再有就是一些條款之間，含義相互之間有沖突。

在制作類似合同、協(xié)議書的時(shí)候，要經(jīng)過(guò)多次審查。注意意思是否連貫，中間是否會(huì)出現(xiàn)矛盾、互相抵觸的地方。合同與協(xié)議書內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括很多信息，首先是當(dāng)事人的信息，然后是當(dāng)事人的要求，所要強(qiáng)調(diào)和著重保護(hù)的方面。

我們?cè)谥谱鞯臅r(shí)候，要注意整個(gè)文書的結(jié)構(gòu)，要設(shè)計(jì)好機(jī)構(gòu)。另外，合同、協(xié)議書還涉及到一些必要的條款。不過(guò)多介紹合同、協(xié)議書的格式，這里主要強(qiáng)調(diào)合同、協(xié)議書當(dāng)中一些必要條款如何寫作與安排。

除了法律適用的條款、爭(zhēng)議解決條款，傳統(tǒng)合同當(dāng)中不太經(jīng)常出現(xiàn)但卻是非常重要的條款，在這些年普遍用于商務(wù)合同當(dāng)中。其中包括不棄權(quán)條款、可分割條款、通知義務(wù)條款、不可抗力條款、違約條款等比較傳統(tǒng)的條款。

合同、協(xié)議書當(dāng)中數(shù)字、日期、范圍的確定，里面涉及到一些表述的技巧，如約定的截止具體日期是否包括本日等都是容易引起爭(zhēng)議的地方。

合同約定的語(yǔ)言，通常執(zhí)業(yè)都是中文，但是有時(shí)候是涉外的業(yè)務(wù)，外方當(dāng)事人提出來(lái)要適用他們國(guó)家的語(yǔ)言，這個(gè)時(shí)候就會(huì)引起爭(zhēng)執(zhí)，通常要有這樣的條款來(lái)約定適用于合同或協(xié)議中的語(yǔ)言，同時(shí)還要規(guī)定，語(yǔ)言如果不同版本發(fā)生歧義應(yīng)以哪個(gè)版本為準(zhǔn)。

合同、協(xié)議書中切忌不要出現(xiàn)模糊不清的表述，特別是容易引起歧義的，這個(gè)是在寫合同時(shí)的一個(gè)大忌。以上這些問(wèn)題處理好了，會(huì)將未來(lái)容易引起爭(zhēng)議的地方降到最低。

1、通知條款

通知條款在傳統(tǒng)合同、協(xié)議書中律師不是太重視，由于合同履行經(jīng)常遇到需要通知的問(wèn)題，特別是新《合同法》規(guī)定了一些新內(nèi)容，如根本性違約，另一方可以通知解除合同。這里面就出現(xiàn)“通知”，《合同法》并沒(méi)有給我們提供通知的方式。怎么有效通知、什么才叫通知，需要在合同條款里加強(qiáng)對(duì)這方面內(nèi)容的約定。現(xiàn)在很多合同、協(xié)議書中的通知條款都成了必備條款。通知條款也被越來(lái)越多的使用，在起草、審查合同時(shí)，要看是否有通知條款。

2、不棄權(quán)條款

不棄權(quán)條款越來(lái)越多的用在商務(wù)協(xié)議、合同中。含義就是，一個(gè)合同跟協(xié)議當(dāng)中往往是要授予某一方當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)，賦予義務(wù)可以履行，賦予的權(quán)利不一定履行，可以一定時(shí)間不主張、不行使這個(gè)權(quán)利。為了避免引起爭(zhēng)議，避免事后對(duì)方要求削弱權(quán)利，說(shuō)不履行這個(gè)權(quán)利就視為放棄這個(gè)權(quán)利的時(shí)候，該條款避免引起這方面的爭(zhēng)端。不行使、晚行使權(quán)利或者只行使一部分權(quán)利，這些行為不表示放棄了這個(gè)權(quán)利。這種情況下，該條款是適用于雙方的。事實(shí)說(shuō)明，這樣條款是有效的，合同履行一旦引起爭(zhēng)議，受害一方會(huì)仔細(xì)研究合同條款，會(huì)找到任何對(duì)自己有利的關(guān)鍵點(diǎn)，這樣會(huì)導(dǎo)致雙方對(duì)合同權(quán)利、義務(wù)理解發(fā)生爭(zhēng)議，這個(gè)條款避免發(fā)生未來(lái)潛在的爭(zhēng)議。

3、可分割條款

是近幾年在律師實(shí)踐中使用的比較多的新的條款。其含義是，一旦合同、協(xié)議或者其某一個(gè)條款，被認(rèn)定是無(wú)效的，并不意味著整個(gè)合同無(wú)效，或在這之外的其他條款無(wú)效。該條款是為了避免潛在的爭(zhēng)議，可分割條款可以解釋雙方在簽訂合同中共同認(rèn)為某一個(gè)條款的無(wú)效，不能直接導(dǎo)致整個(gè)合同無(wú)效。這樣，即使出現(xiàn)某幾個(gè)條款被認(rèn)定是無(wú)效的，雙方在簽訂合同中所確定的合同目標(biāo)依然還是可以實(shí)現(xiàn)的。

4、生效條款

通常情況下是簽字就認(rèn)定生效了，生效時(shí)間有一些例外情況，靠雙方約定，有時(shí)候可以單獨(dú)約定生效的時(shí)間，不一定是簽字這一天。在生效條款中應(yīng)明確什么條件下生效。

5、不可抗力條款

幾乎是所有合同必不可少條款之一。這里推薦比較標(biāo)準(zhǔn)、完整的不可抗力條款，“本合同任何一方由于地震、臺(tái)風(fēng)、水災(zāi)、火災(zāi)、戰(zhàn)亂以及法律調(diào)整、政策變化等其它不能預(yù)見(jiàn)或?qū)ζ浒l(fā)生后果不能防止、避免的不可抗力事件，致使無(wú)法履行或者完全履行本合同的，不構(gòu)成違約和索賠之理由。但是遇有上述不可抗力事件，一方應(yīng)立即將事件的情況書面通知對(duì)方，并應(yīng)在15天內(nèi)提供事故詳情及合同不能履行或需要延期履行、部分履行理由的有效證明文件，此項(xiàng)證明文件應(yīng)由事故發(fā)生地的公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行公證”。不可抗力事件如果發(fā)生了以后，通常可能導(dǎo)致合同履行發(fā)生障礙，或者說(shuō)雙方由此引發(fā)爭(zhēng)議。不可抗力發(fā)生了，合同善后問(wèn)題怎么處置，是一個(gè)很難預(yù)料和很難在雙方簽訂合同之初就予以約定的情況，只能把意愿寫在不可抗力條款后面，如“雙方應(yīng)當(dāng)按照不可抗力事件對(duì)履行合同影響程度，協(xié)商決定是否解除、部分免除或者延期履行合同”。這是對(duì)后不可抗力的處置，有一個(gè)比較明確、實(shí)際的約定。不可抗力條款寫的好壞，就在于意思表達(dá)是否完整。

6、爭(zhēng)議解決條款

幾乎所有合同都會(huì)寫，如果是比較正式，涉及金額比較大的履行合同項(xiàng)目的話，要把爭(zhēng)議解決條款作為必備條款來(lái)寫。爭(zhēng)議解決條款有各種形式，如：約定仲裁的、訴訟的。作為必要條款該條款不能遺漏。

（二）律師函

通常所說(shuō)的律師函，分為廣義和狹義。這里講的律師函是狹義的概念，是指律師代表委托人簽發(fā)的，帶有警告和督促對(duì)方履行特定義務(wù)的內(nèi)容的函件。

中國(guó)內(nèi)地律師函存在很多問(wèn)題，有些律師過(guò)分依賴委托人的意愿，當(dāng)事人有時(shí)候就是為了嚇唬對(duì)方，結(jié)果律師沒(méi)有做后續(xù)預(yù)案。

律師函當(dāng)中不可避免的要涉及一些事實(shí)，要求對(duì)方履行某種特定義務(wù)，要在律師函中表明你所依據(jù)的事實(shí)。這個(gè)事實(shí)怎么寫是很重要的。律師函中所描述的事實(shí)，必須是經(jīng)過(guò)核實(shí)的，律師要言之有據(jù)，至少是看過(guò)或者了解這樣的事實(shí)，再或者有這樣的資料，能夠表示出律師函中敘述的事實(shí)是言之有據(jù)的。不能委托人告訴什么就寫什么，如果內(nèi)容沒(méi)有根據(jù)，對(duì)方可能會(huì)告律師誹謗。律師在律師函中敘述的事實(shí)，要做必要的核查，如果無(wú)法核實(shí)的，可以寫“據(jù)我委托人講”等話語(yǔ)，避免以后因?yàn)闆](méi)核實(shí)而出現(xiàn)的紛爭(zhēng)。律師函要以體面、禮貌的形式來(lái)施加影響，而不是采用威脅、粗俗的語(yǔ)言，避免使用帶有人身攻擊、謾罵的語(yǔ)言或使用貶義的詞語(yǔ)。律師函中提出要求履行特定義務(wù)的時(shí)候，要求必須要很明確，不能模棱兩可，也不能含糊其辭。

律師函是發(fā)給對(duì)方當(dāng)事人的，是與委托人有利益沖突的，存在潛在的訴訟，有可能會(huì)被對(duì)方利用。給對(duì)方寫律師函的時(shí)候，要做到足夠的謹(jǐn)慎，避免你的律師函讓對(duì)方利用。也可以在律師函中注明“本函不得被用作訴訟證據(jù)或以其它損害我方委托人的目的使用”。

在制作律師函時(shí)，特別是向?qū)Ψ教岢瞿撤N特定要求的時(shí)候，一定要有預(yù)案，律師函的目的不是嚇唬對(duì)方，如果沒(méi)有后續(xù)預(yù)案，律師函就沒(méi)有價(jià)值了。

（三）給客戶的信函

廣義上也叫律師函，律師函沒(méi)必要在上面寫“律師函”三個(gè)字，律師函是發(fā)給某一個(gè)特定的人，履行特定的義務(wù)的。客戶信函是跟客戶之間溝通的必要手段，現(xiàn)在很多律師跟客戶溝通完全都是口頭上的，沒(méi)有任何文字記載。采取文字的方式，有助于律師了解其所做案件的過(guò)程、運(yùn)作、脈絡(luò)。特別是在曠日持久的訴訟中，有時(shí)候幾個(gè)月法院沒(méi)有消息，一旦遇到這種情況，通常當(dāng)事人會(huì)找律師問(wèn)這個(gè)案子的情況。如果律師長(zhǎng)期不做任何工作，不跟客戶、法院溝通，對(duì)律師的工作效率，對(duì)委托人的誠(chéng)信度是有損害的。所以，不但要跟法院去溝通，還要經(jīng)常跟當(dāng)事人溝通，不但要口頭溝通，還要書面溝通。表明雖然案子拖的時(shí)候很長(zhǎng)，但是律師沒(méi)有停止工作。如果有書面文字，跟客戶之間的通訊，表明你是在不停關(guān)注這個(gè)案子，這也是律師道德操守問(wèn)題。

跟客戶的溝通，有幾方面的內(nèi)容，一是提出工作計(jì)劃和方案。二是跟客戶溝通的時(shí)候，特別是比較大的客戶，在律師信函當(dāng)中指律師的時(shí)候，永遠(yuǎn)說(shuō)“我們”，不要說(shuō)“我”，這樣可以使客戶感覺(jué)比較踏實(shí)，一旦出現(xiàn)一些不能預(yù)料的情況，讓他覺(jué)得有一個(gè)團(tuán)隊(duì)在支持這個(gè)事情。三是跟客戶信函解答之后，還要注明“如還有疑問(wèn)，請(qǐng)隨時(shí)和我們聯(lián)系”的字眼。

（四）委托代理文書

通常情況下，如果是訴訟，有和委托人之間的協(xié)議，還有委托人給我們簽發(fā)的授權(quán)書。授權(quán)書解決的是代理權(quán)限的問(wèn)題，委托協(xié)議解決的是律師和當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的問(wèn)題，包括費(fèi)用問(wèn)題。關(guān)于終止委托的條款。很多協(xié)議當(dāng)中對(duì)于終止委托規(guī)定都非常含糊，根據(jù)《合同法》中對(duì)委托合同的規(guī)定，委托合同的委托方可以隨時(shí)解除合同，并沒(méi)有違約責(zé)任。解除合同只需要承擔(dān)對(duì)方所受到的經(jīng)濟(jì)損失。關(guān)于終止委托條款可以有更好的表達(dá)方式，如：訴訟委托解除的時(shí)候，委托人要有通知法庭的義務(wù)；被委托的律師如果遇有一些情況，可以更換其他律師的約定；委托協(xié)議中要有保密的承諾；委托代理協(xié)議對(duì)于訴訟結(jié)果，要做風(fēng)險(xiǎn)提示。

授權(quán)書沒(méi)有太多內(nèi)容，需要注意的是，有些授權(quán)書授予的是“全權(quán)”，有的授權(quán)書授予的是“一般代理”，這里面會(huì)有一些誤區(qū)，這里的“全權(quán)”是可以在當(dāng)事人不在場(chǎng)的情況下經(jīng)過(guò)當(dāng)事人確認(rèn)為當(dāng)事人辦理這個(gè)手續(xù)。不是說(shuō)不經(jīng)過(guò)當(dāng)事人確認(rèn)的情況下就可以給當(dāng)事人做一些類似撤訴、和解等這樣直接影響到委托人利益的行為。

（五）見(jiàn)證書

《律師法》中，并沒(méi)有把見(jiàn)證書明確規(guī)定作為律師執(zhí)業(yè)范圍，見(jiàn)證書的效力和作用與公證書是很近似的，只是效力不如公證書高。公證是國(guó)家公證，有法律明確規(guī)定的。而律師見(jiàn)證，從性質(zhì)上說(shuō)也是證明行為，但是沒(méi)有公證效力高。有些律師在做見(jiàn)證書時(shí)把事情復(fù)雜化了，或者把自己風(fēng)險(xiǎn)提高了。見(jiàn)證不是見(jiàn)證法律行為是否有效，而是見(jiàn)證某個(gè)人的真實(shí)身份、確認(rèn)他的簽名是他真實(shí)所作。律師見(jiàn)證只其這么一個(gè)作用，再多的律師就無(wú)法做了，也無(wú)法承擔(dān)這個(gè)法律責(zé)任。寫見(jiàn)證書時(shí)候一定要明確見(jiàn)證的東西是什么。

律師見(jiàn)證很多時(shí)候不是涉及當(dāng)事人一方，而是兩方，如調(diào)解。這個(gè)時(shí)候，律師出的見(jiàn)證書前提必須是給對(duì)方當(dāng)事人做了必要的提示。

見(jiàn)證的時(shí)候，雖然見(jiàn)證的是簡(jiǎn)單的簽字或身份，但是還是要做公證程序的，要做談話筆錄，留存被見(jiàn)證人的身份證明的復(fù)印件，并存卷，以表明見(jiàn)證中各個(gè)環(huán)節(jié)都是完整的。

如果不是必要情況，見(jiàn)證書盡量少做，一個(gè)是因?yàn)椤堵蓭煼ā窙](méi)有明確規(guī)定是律師的執(zhí)業(yè)范圍，再有就是見(jiàn)證書稍不謹(jǐn)慎會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的責(zé)任。

（六）客戶賬單

客戶賬單是特殊的文書，是律師費(fèi)能夠?qū)崿F(xiàn)的一個(gè)環(huán)節(jié)。決定了律師從事法律服務(wù)的質(zhì)量和量化的價(jià)值，也決定了客戶對(duì)律師費(fèi)的支付義務(wù)。客戶賬單通常是由律師事務(wù)所發(fā)出的，但是涉及到律師的具體執(zhí)業(yè)構(gòu)成、記載、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)，所以有些情況下，客戶賬單是由具體經(jīng)辦律師來(lái)制作的。

客戶賬單通常用于計(jì)時(shí)收費(fèi)工作形式，也就是說(shuō)必須有工作記錄，某一件事情、工作花費(fèi)的時(shí)間，都有必要的記錄。有了記錄還不完整，還必須有每一個(gè)律師計(jì)費(fèi)的費(fèi)率。這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)最后要由律師事務(wù)所牽頭合伙人審核，統(tǒng)計(jì)到事務(wù)所財(cái)務(wù)部門，再向當(dāng)事人發(fā)出客戶賬單。

（七）法律文書審閱和修訂

沒(méi)有一個(gè)法律文書是一蹴而就的，法律文書的審閱和修訂，需要我們掌握一些文字修改的技巧，包括類似這種文字編輯的工作方法。要知道在修改文件的時(shí)候，在紙制的文件中修改用什么樣的符號(hào)，這需要一定的技巧。作為電子文檔，審閱和修訂，需要的就是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和操作。大概99%律師是使用Microsrft Word軟件的，該軟件提供了修訂模式，在修訂格式下，可以記載修訂工作是誰(shuí)做的，還允許修改人在上面做批注，這些批注既可以顯示批注的時(shí)間，也可以顯示是什么人做的。該修訂功能在合同和協(xié)議書的編輯、修改、審閱過(guò)程中非常有用。掌握電子文檔的審閱和修訂功能，對(duì)于法律文書的制作和修改是非常有用的。

（八）備忘錄

備忘錄既可以是律師和委托人之間的，也可以是參與某個(gè)項(xiàng)目的各方之間共同使用的文書。有些備忘錄也可以作為律師自己的工作記錄。

客戶備忘錄是備忘錄中一個(gè)重要部分，是指?jìng)渫浭菍懡o委托人的，不需要回復(fù)，也不需要后續(xù)的東西，只是律師覺(jué)得當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)知道的一些東西，通過(guò)備忘錄送給當(dāng)事人，讓當(dāng)事人存留備查。這個(gè)內(nèi)容可以是律師的某種提示，比如風(fēng)險(xiǎn)提示，也可以是某一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行到一定程度的結(jié)果，或者是召開(kāi)某一個(gè)會(huì)議，會(huì)議達(dá)成的成果、決議。再或者是其他律師覺(jué)得當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)知道的一些需要保留的事項(xiàng)。

律師自己制作的工作備忘錄也是需要重視的，特別是在案卷裝訂的時(shí)候，有時(shí)候需要把律師工作當(dāng)中認(rèn)為一個(gè)很重要的問(wèn)題，或是律師所取得的一項(xiàng)有意義的體會(huì)，以備忘錄的形式記載在工作備忘錄中。律師執(zhí)業(yè)規(guī)范當(dāng)中的檔案管理，有一個(gè)要求，就是在結(jié)案裝訂案卷的時(shí)候，在后面要附一個(gè)檔案小結(jié)，這就可以以備忘錄的形式做。將體會(huì)、心得，這個(gè)案子特殊或者困難的環(huán)節(jié)、精彩的地方等等以備忘錄形式記載下來(lái)，其他律師參閱案卷的時(shí)候可以參考。

（九）工作記錄

工作記錄是律師自己保留的工作文書，是律師工作很重要的一環(huán)。工作記錄做得好壞，反映出這個(gè)律師工作是否勤勉，工作作風(fēng)是否嚴(yán)謹(jǐn)。工作記錄可以看出律師在執(zhí)業(yè)中是否盡職了，是否存在不當(dāng)執(zhí)業(yè)的行為。工作記錄非常重要的作用在于一旦委托人對(duì)律師有意見(jiàn)，甚至是到律協(xié)投訴律師的時(shí)候，律師可以把工作記錄拿出來(lái)，證明其是做了大量工作的。當(dāng)事人投訴律師的時(shí)候，工作記錄是律師很有力的申辯工具，是有效的自我保護(hù)的方式。

工作記錄應(yīng)當(dāng)寫什么？首先應(yīng)該記載律師工作進(jìn)程中的重要事項(xiàng)。還應(yīng)當(dāng)真實(shí)記載律師的工作內(nèi)容和工作量。律師做作業(yè)的工作內(nèi)容往往容易被當(dāng)事人忽略，這個(gè)工作律師就可以在工作記錄中記載。

工作記錄在每天工作結(jié)束后做，案件結(jié)束后應(yīng)當(dāng)存在檔案中。

工作記錄還有一個(gè)很重要的作用，每天工作結(jié)束后做的工作記錄，記載了每天工作進(jìn)程中的重要環(huán)節(jié)內(nèi)容，這樣使我們了解工作基本運(yùn)作，哪些事情應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，就不會(huì)出現(xiàn)超期等問(wèn)題的出現(xiàn)。

七、律師業(yè)務(wù)文書的存檔

前面涉及了很多律師文書的制作和制作過(guò)程中需要學(xué)員注意的問(wèn)題，下面問(wèn)題涉及到律師在制作完成律師業(yè)務(wù)文書之后，如何處理存檔文件。

律師承擔(dān)的每一項(xiàng)獨(dú)立的案件，按照行業(yè)要求，要求律師制作完整的工作檔案。律師制作全部文書，都應(yīng)當(dāng)按照合理順序保存在工作檔案當(dāng)中。工作檔案當(dāng)中首先應(yīng)當(dāng)具有工作檔案目錄，每項(xiàng)文件在檔案當(dāng)中都應(yīng)當(dāng)有編號(hào)。編成完整檔案后，檔案本身要有其存檔編號(hào)，這樣在以后調(diào)取檔案的時(shí)候，通過(guò)檢索以及案號(hào)可以找到所需要的案卷。存檔過(guò)程中，要保證做一個(gè)完整獨(dú)立的法律事務(wù)，案卷要完整，不能有遺漏。在目錄當(dāng)中，除了有案件的所有文書的編號(hào)以外，案卷的最后還要求律師做一個(gè)案件的小結(jié)，也存在檔案當(dāng)中。存檔的目的一個(gè)是便于檔案資料的再利用，另外有一個(gè)比較健全的檔案管理制度，也有利于檔案的管理和保密，避免檔案的散落、遺失造成泄密等嚴(yán)重的后果。

有些律師在給當(dāng)事人或者法院提交文件的時(shí)候，自己沒(méi)有存底。建議律師對(duì)外發(fā)出一些文書的時(shí)候，包括訴訟案件中向法院提交的申請(qǐng)，應(yīng)當(dāng)復(fù)印留底。這樣的話，律師做了哪些工作，在案卷中有完全的反映，甚至有時(shí)候在其他案件中可能有用，存檔可以達(dá)到利用檔案的目的。

同一份文書，可能會(huì)在不同場(chǎng)合、時(shí)期制作不同版本，律師在不同階段、不同文書、不同修改，都要保存不同時(shí)期的不同版本。同時(shí)有一些文書是用不同語(yǔ)言寫成的，必要情況下也要做存檔。不同版本修改的保存，可以知道這個(gè)合同在形成之前，經(jīng)過(guò)了哪些修訂，哪些討論，律師對(duì)于文書寫作和修改都做了哪些工作。這些內(nèi)容都可以借鑒于我們以后工作中。

文書的備份也是非常重要的，工作中需要重復(fù)使用不同版本，盡可能的把重要文書備份。有不同版本文書，在事務(wù)所發(fā)出之時(shí)，還應(yīng)當(dāng)留下記錄，有利于將來(lái)回顧案件。保存文書樣本，是律師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)的一項(xiàng)工作，每個(gè)律師都應(yīng)該這樣來(lái)做。其意義是，律師制作自己認(rèn)為比較完整、比較好的文書，并把它作為樣本保存，特別是律師起草的合同、協(xié)議書等商務(wù)類的文書，起草這些文書中律師付出了大量的勞動(dòng)和智力，如果能夠把比較好的文書集中起來(lái)，存在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)里面，事務(wù)所的其他律師是可以借鑒的。其他律師在起草類似的合同時(shí)，可以到數(shù)據(jù)庫(kù)中找以前律師寫的比較好的合同。還可以不斷完善，使律師事務(wù)所辦案質(zhì)量不斷提高，對(duì)律師事務(wù)所全面發(fā)展是非常有意義的。優(yōu)秀文書做好備份，有時(shí)候是可以直接套用的。

八、有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文書的樣本

（一）委托代理協(xié)議

訴訟代理協(xié)議格式如下：

民事訴訟委托代理協(xié)議 ×××（以下簡(jiǎn)稱甲方）因與×××財(cái)產(chǎn)權(quán)屬糾紛上訴一案，依照《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》第五十八條和《中華人民共和國(guó)律師法》第二十五條第（二）款，委托北京市××律師事務(wù)所（以下簡(jiǎn)稱乙方）擔(dān)任上述案件的訴訟代理人并指派律師履行代理職務(wù)。經(jīng)協(xié)商，雙方以誠(chéng)信為原則訂立下列條款，共同遵照履行：

一、乙方接受甲方的委托，指派××律師履行代理職務(wù)。乙方保證所指派的律師恰當(dāng)?shù)芈男斜本┦新蓭焻f(xié)會(huì)制定的執(zhí)業(yè)規(guī)范和執(zhí)業(yè)紀(jì)律，履行勤勉盡責(zé)的義務(wù)，依法維護(hù)甲方合法權(quán)益。

二、基于相互信任和乙方對(duì)甲方所承擔(dān)的保密義務(wù)，甲方必須向乙方提供真實(shí)完整的情況和與案情相關(guān)的全部材料，真實(shí)地向被指派的律師披露案情（包括對(duì)甲方不利的內(nèi)容）。

三、乙方接受委托后，如果甲方有偽造、隱瞞，銷毀與案件有關(guān)材料的行為，均可能構(gòu)成乙方退出代理，并終止本協(xié)議的理由。如果發(fā)生乙方被迫退出代理的情況，甲方已經(jīng)繳納的律師費(fèi)原則上不再退還甲方。

四、甲方依據(jù)《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》第五十九條授予乙方以下代理權(quán)限：代為承認(rèn)、變更、放棄訴訟請(qǐng)求，進(jìn)行和解，代為簽字，及收、送法律文書。上述授權(quán)的有效期至本案本審終結(jié)時(shí)止。如果甲方在訴訟期間欲變更或者撤銷授權(quán)，必須在本案本審開(kāi)庭前提前五天以書面形式通知乙方，并通知受理本案本審的人民法院，否則變更和撤銷無(wú)效。

五、根據(jù)司法部關(guān)于律師收費(fèi)的各項(xiàng)規(guī)定和甲乙雙方的自愿協(xié)商，乙方在本協(xié)議簽訂三日內(nèi)向甲方交納律師代理費(fèi)______________。

六、乙方在依本協(xié)議履行代理職責(zé)時(shí)所需支出的訴訟費(fèi)、鑒定費(fèi)、調(diào)查費(fèi)、差旅費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)當(dāng)由甲方另行支付。

七、甲方已充分了解與本案有關(guān)的訴訟風(fēng)險(xiǎn)。乙方承諾將通過(guò)專業(yè)的法律服務(wù)確保甲方的利益在法律的框架內(nèi)得到充分的保障，并通過(guò)全部訴訟程序爭(zhēng)取最好的訴訟結(jié)果。乙方可應(yīng)甲方要求對(duì)案件進(jìn)行客觀的評(píng)估，并對(duì)訴訟前景做出預(yù)測(cè)，但不會(huì)對(duì)訴訟結(jié)果提供任何形式的保證。

八、本協(xié)議有效期限自簽訂之日起至本案本審終結(jié)時(shí)止。甲方：××

乙方：北京市××律師事務(wù)所

代表：××

代表：×××

地址：××××××××

地址：×區(qū)×北街×大廈

電話：××××××××

電話：××××××××

傳真：××××××××

傳真：××××××××

簽訂時(shí)間：2009年×月×日

簽訂地點(diǎn)：北京

（二）聘任函

類似委托代理協(xié)議，起到和委托人建立委托關(guān)系的作用，這里是非訴訟的法律顧問(wèn)的聘用函，與我們很多傳統(tǒng)做法是不太一樣的，推薦給大家參考。

聘任函格式如下：

律 師 聘 任 函

致：×××××醫(yī)院

××副院長(zhǎng)

地址：北京市××區(qū)××268號(hào)（100000）

電話：×××× ×××× 傳真：×××× ×××× ×副院長(zhǎng)：

根據(jù)我們與院方的幾次磋商和以往的合作情況，現(xiàn)擬定并提交本聘任函。您審閱后如能確認(rèn)，請(qǐng)?jiān)诒竞詈髣澗€的位置上簽字并退還本事務(wù)所。

本律師事務(wù)所愿意接受聘任并指派我本人和×××律師負(fù)責(zé)向貴院提供各類法律服務(wù)，包括（但不限于）法律咨詢、起草和審閱各類法律文書、協(xié)助制定和健全內(nèi)部規(guī)章制度、幫助協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系和內(nèi)部勞動(dòng)關(guān)系、員工法律常識(shí)培訓(xùn)等法律事務(wù)。

本事務(wù)所與貴院均同意采用個(gè)案計(jì)時(shí)方式收取律師費(fèi)。盡管計(jì)時(shí)收費(fèi)的費(fèi)率并非確定律師費(fèi)的唯一因素，但是我們希望借此確保本事務(wù)所收取的費(fèi)用與我們提供的每一項(xiàng)服務(wù)所貢獻(xiàn)的價(jià)值相符。

在本事務(wù)所，我本人的費(fèi)率為每小時(shí)×,×××元；××律師的費(fèi)率為每小時(shí)×××元，文秘人員的綜合費(fèi)率為×××元，鑒于貴院屬非營(yíng)利性福利機(jī)構(gòu)，本事務(wù)所決定對(duì)貴院采取減半收取的優(yōu)惠方式，核定律師費(fèi)率如下：

×××律師：￥×××.00 ×××律師：￥×××.00 文秘人員： ￥××.00 如果服務(wù)事項(xiàng)需要本事務(wù)所的其他專業(yè)律師介入時(shí)，我們會(huì)將該律師的費(fèi)率通知貴院，在取得貴院同意后再開(kāi)展工作。

律師工作時(shí)間以實(shí)際投入工作的時(shí)間計(jì)算。其中本市以外的遠(yuǎn)途旅行時(shí)間按照減半的原則計(jì)算工作時(shí)間。

如貴院發(fā)生訴訟或仲裁等項(xiàng)事務(wù)，貴院聘任本事務(wù)所律師擔(dān)任代理人，授權(quán)委托手續(xù)以及律師費(fèi)的收取需要另行商定。本事務(wù)所對(duì)律師費(fèi)率可能進(jìn)行調(diào)整。如果參與本項(xiàng)服務(wù)的律師費(fèi)費(fèi)率發(fā)生任何變動(dòng)，我們將會(huì)及時(shí)通知貴院，重新核定適用于本項(xiàng)服務(wù)的費(fèi)率。

律師費(fèi)結(jié)算按月進(jìn)行，本事務(wù)所將審核律師工作記錄單，匯總后在下一月份的前十五天內(nèi)與賬單一并交付貴院。貴院對(duì)賬單以及工作記錄單有權(quán)提出意見(jiàn)，經(jīng)協(xié)商確認(rèn)無(wú)誤后由貴院以支票方式或者貴院認(rèn)為方便的其他方式在十五天內(nèi)支付。

如果本事務(wù)所提供的服務(wù)涉及必須支付的費(fèi)用，比如公共信息查詢檢索、出差旅行等費(fèi)用。除由貴院直接支付外，凡由本事務(wù)所墊支的，將會(huì)納入當(dāng)月賬單一并向貴院收取。

本事務(wù)所的律師費(fèi)收入必須向稅務(wù)機(jī)關(guān)繳納12.5%的所得稅。因此，每月結(jié)算律師費(fèi)時(shí)，賬單上將會(huì)反映該項(xiàng)納稅金額。

本事務(wù)所提供的各項(xiàng)法律服務(wù)需依據(jù)貴院發(fā)出的指示進(jìn)行。除非經(jīng)過(guò)貴院同意，否則律師所提供的法律服務(wù)不包括針對(duì)貴院的上級(jí)單位、其他關(guān)聯(lián)單位以及貴院職工個(gè)人的法律事務(wù)。

貴院與本事務(wù)所的書面聯(lián)系方式可采取郵寄信函、傳真和電子郵件的方式。本事務(wù)所依照《律師法》第38條向貴院承擔(dān)保密責(zé)任，凡貴院認(rèn)為應(yīng)當(dāng)保密的或者不宜對(duì)外公開(kāi)的信息，請(qǐng)?jiān)跁嫖募献⒚鳌皺C(jī)密，律師與客戶特權(quán)通信”字樣。

我代表本事務(wù)所感謝貴院給予的寶貴信任，并珍視以往與貴院合作經(jīng)歷，期待今后合作愉快！祝您工作順利！主任律師：××× 2009年3月1日

該函件內(nèi)容是委托代理協(xié)議條款內(nèi)容，表面形式是信函，如果客戶確認(rèn)了，就形成了有效力的委托代理協(xié)議。其與傳統(tǒng)上委托代理協(xié)議的區(qū)別是，聘任函更加人性化，更加全面，更加完整。律師事務(wù)所律師有必要在委托代理協(xié)議中明確的事項(xiàng)，聘任函中都明確了。

（三）律師函 樣本如下：

致：×××××××公司

總裁：×××先生

××市××區(qū)××路×××號(hào)（××××××）電話：（010）××××××××

傳真：（010）××××××××

Via: 傳真及專遞（1頁(yè)）×先生：你好，本律師事務(wù)所受××先生之托，代表他處理其與貴公司之間的未了事務(wù)。

據(jù)了解，×先生于200×年×月起受貴公司聘任組建××并擔(dān)任×××一職。其間，×先生曾經(jīng)獲得過(guò)貴公司先進(jìn)工作者稱號(hào)，其出色的工作得到了貴公司的肯定和好評(píng)。

200×年8月由貴公司副總裁××先生與方先生面談，解除了×先生與貴公司的勞動(dòng)關(guān)系，同年9月，貴公司開(kāi)始停發(fā)×先生的工資報(bào)酬至今。

但是，貴公司至今仍未遵照勞動(dòng)法的規(guī)定向×先生發(fā)放經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。

《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》第二十八條規(guī)定：“用人單位依據(jù)本法第二十四條、第二十六條、第二十七條的規(guī)定解除勞動(dòng)合同的，應(yīng)當(dāng)依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。”勞動(dòng)部1994年發(fā)布的《違反和解除勞動(dòng)合同的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償辦法》（481號(hào)文件）第五條進(jìn)一步規(guī)定：“經(jīng)勞動(dòng)合同當(dāng)事人協(xié)商一致，由用人單位解除勞動(dòng)合同的，用人單位應(yīng)根據(jù)勞動(dòng)者在本單位工作年限，每滿一年發(fā)給相當(dāng)于一個(gè)月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，最多不超過(guò)十二個(gè)月。工作時(shí)間不滿一年的按一年的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。”該辦法第十條還規(guī)定：“用人單位解除勞動(dòng)合同后，未按規(guī)定給予勞動(dòng)者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)模~發(fā)給經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金外，還須按該經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金數(shù)額的百分之五十支付額外經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。” 據(jù)此，貴公司有法定義務(wù)向××先生發(fā)放經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，其金額不應(yīng)低于×先生在貴公司任職期間五個(gè)月的勞動(dòng)報(bào)酬。如果貴公司拒絕履行上述法定義務(wù)，×先生將被迫采取勞動(dòng)仲裁和訴訟方式向貴公司追索。屆時(shí)，貴公司則有可能需要另行支付該經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金數(shù)額的50%作為額外經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，外加延遲支付的利息、勞動(dòng)仲裁和訴訟相關(guān)的費(fèi)用，以及×先生為此案所支出的包括律師費(fèi)在內(nèi)的各項(xiàng)費(fèi)用。

此函的本意是提醒和敦促貴公司盡快履行法定義務(wù)。如果貴公司有意與×先生就此事進(jìn)行協(xié)商，歡迎隨時(shí)來(lái)函來(lái)電；如果貴公司對(duì)上述主張有不同理解，亦請(qǐng)隨時(shí)與我們交換意見(jiàn)。

順頌業(yè)安！

×××之代表律師 ×××

200×年2月25日

律師函的內(nèi)容在事實(shí)上必須是經(jīng)過(guò)審核的。通過(guò)律師函樣本，也可以看出，律師在寫律師函時(shí)，一定要像其它文書制作一樣，有一定的禮節(jié)。

該份律師函并沒(méi)有在前面寫“律師函”三個(gè)字，但它也是律師函，所以律師函不是非要標(biāo)明它是律師函。

（四）法律意見(jiàn)書

有時(shí)候?yàn)榱斯?jié)省紙張，如果發(fā)送的不是獨(dú)立的文件，只是傳真的意見(jiàn)，發(fā)送的內(nèi)容可以寫在首頁(yè)上，不一定要另發(fā)一張紙。

傳真法律意見(jiàn)書樣本如下： 圖文傳真/FACSIMILE COVER PAGE 回復(fù)時(shí)請(qǐng)引用我方檔案號(hào)，如收到的文件不完整或有其它問(wèn)題，請(qǐng)撥打+86 10 68083213詢問(wèn)。

Please quote our reference number when reply.If this message is incomplete or there are any problems with the transmission, please telephone +86 10 68083213 警告：本傳真僅供上述指定的收件人收存，文件的內(nèi)容均屬機(jī)密。如若閣下誤收到本傳真，或者閣下并非上述指定的收件人或者負(fù)責(zé)向指定收件人遞送本件的人士，請(qǐng)您立即致電本事務(wù)所并將本傳真按照以上地址郵寄回本事務(wù)所。本事務(wù)所將承擔(dān)閣下合理的郵寄費(fèi)用。請(qǐng)勿將本傳真復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)和傳閱，謝謝。

Warning: This facsimile is for the above-addressed person only.The information contained in this message is attorney-client privileged and therefore highly confidential.If you received this by mistake or you are not the addressee or someone responsible for delivering this to the addressee, you are hereby required to immediately notify us and return this to us by mail service.Tank you.RE: 與臺(tái)灣××公司合作成立臺(tái)灣××××公司的法律意見(jiàn) ××：

根據(jù)九月一日收到的傳真和×××先生于今天發(fā)來(lái)本律師辦公室的另一份傳真，我們初步提出以下幾點(diǎn)意見(jiàn)，供你們參考：

一、美國(guó)××××律師事務(wù)所是受××公司委托，從××公司的利益出發(fā)提出的法律意見(jiàn)，因此，我們?cè)趨⒖妓麄兊姆桨笗r(shí)應(yīng)當(dāng)更多地考慮×××公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和可能會(huì)發(fā)生的投資風(fēng)險(xiǎn)。

二、根據(jù)×先生的介紹，臺(tái)灣目前對(duì)大陸直接投資并未開(kāi)放，從第三地間接投資的公司所含大陸資金比例也不能超過(guò)百分之二十。我們認(rèn)為，如果臺(tái)灣方面近期并沒(méi)有放開(kāi)大陸投資的政策，這將成為一項(xiàng)難以逾越的法律障礙。

三、美國(guó)××××律師事務(wù)所的前后兩個(gè)方案均無(wú)法解決上述法律障礙，因此難以實(shí)現(xiàn)。

四、除此之外，關(guān)于×××商號(hào)的許可使用的問(wèn)題，如果××××與臺(tái)灣××簽署“×××”商標(biāo)許可協(xié)議，先期授權(quán)其在臺(tái)灣成立臺(tái)灣××××，而結(jié)果北京××××對(duì)臺(tái)灣××××無(wú)法參股，更談不上控制，我們將無(wú)法保證×××商號(hào)能夠得到妥善的保護(hù)。

五、另外，當(dāng)前海峽兩岸并無(wú)有效的辦法承認(rèn)和執(zhí)行對(duì)方的司法裁判和仲裁裁決，因此，也無(wú)法充分利用法律手段解決爭(zhēng)端。

六、綜上，我們謹(jǐn)慎地認(rèn)為：就目前形勢(shì)來(lái)說(shuō)，采取成立合資公司的形式開(kāi)發(fā)臺(tái)灣市場(chǎng)，無(wú)論直接投資還是間接投資，都不是最優(yōu)的方式。

以上意見(jiàn)僅為我們對(duì)此事的初步看法，我們期待與熟悉臺(tái)灣現(xiàn)行投資法律的律師進(jìn)行進(jìn)一步溝通供參考。如有任何問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系。

謹(jǐn)頌商祺！

×××

從以上法律意見(jiàn)書樣本看，通常涉外的文書，其題目并不是用大字寫在中間的，而是同文章正文字號(hào)一樣，頂格在左邊寫“RE”，“RE”是“關(guān)于”的意思。

非傳真法律意見(jiàn)書樣本如下：

關(guān)于外國(guó)人在中國(guó)境外收養(yǎng)中國(guó)籍成年人的法律意見(jiàn)

No.F04-15 敬啟者：

應(yīng)居住在盧森堡大公國(guó)公民艾米爾·福克斯先生（Mr.EMILE FOX）的請(qǐng)求，本律師事務(wù)所就與“外國(guó)人在中國(guó)境外收養(yǎng)中國(guó)國(guó)籍成年人為養(yǎng)子”相關(guān)的現(xiàn)行法律規(guī)范作如下說(shuō)明，供有關(guān)人士參考。

中國(guó)和歐美的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)國(guó)家不同，中國(guó)正處在社會(huì)轉(zhuǎn)型之中，從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。中國(guó)在上個(gè)世紀(jì)的90年代先后確定了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的和法治社會(huì)的方向。在加入WTO之后，法律正在按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的和法治的原則制定和修訂。然而，中國(guó)目前尚沒(méi)有一部有效的民法典。在中國(guó)，制定民法典的工作已經(jīng)持續(xù)了幾十年，由于社會(huì)變遷所導(dǎo)致的立法指導(dǎo)思想的不斷改變，這個(gè)工作時(shí)停時(shí)續(xù)，但在近些年有加快的趨向。

收養(yǎng)行為在中國(guó)被認(rèn)為是屬于民事法律規(guī)范的范疇。

中國(guó)的現(xiàn)行法律承認(rèn)收養(yǎng)，特別是在司法實(shí)踐上承認(rèn)收養(yǎng)。1991年以前的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，中國(guó)沒(méi)有專門的收養(yǎng)法，只在《婚姻法》等法律規(guī)定中對(duì)收養(yǎng)有所涉及。1991年，中國(guó)制定了《收養(yǎng)法》，1998年進(jìn)行了修訂。但由于中國(guó)在國(guó)內(nèi)實(shí)行戶口制度和實(shí)行計(jì)劃生育政策，這部《收養(yǎng)法》只適用于被收養(yǎng)人為14歲以下兒童和被收養(yǎng)人雖為14歲以上人，但系收養(yǎng)人的三代以內(nèi)同輩旁系血親的子女或系收養(yǎng)人的繼子女的情況。

迄今為止，中國(guó)法律沒(méi)有明文對(duì)前述情況之外的收養(yǎng)做出規(guī)定。

依據(jù)《收養(yǎng)法》而制訂的《中國(guó)公民收養(yǎng)子女登記辦法》和《外國(guó)人在中華人民共和國(guó)收養(yǎng)子女登記辦法》也只對(duì)在中國(guó)境內(nèi)的收養(yǎng)程序做出了規(guī)定。

迄今為止，中國(guó)法律沒(méi)有明文對(duì)在中國(guó)境外的涉及中國(guó)國(guó)籍人的收養(yǎng)做出規(guī)定。

在其他法律中，與收養(yǎng)相關(guān)的規(guī)定有：《婚姻法》（2001年修訂）規(guī)定：“國(guó)家保護(hù)合法的收養(yǎng)關(guān)系。養(yǎng)父母和養(yǎng)子女之間的權(quán)利和義務(wù)，適用本法對(duì)父母子女關(guān)系的有關(guān)規(guī)定”（第二十六條）。“父母對(duì)子女有撫養(yǎng)教育的義務(wù)；子女對(duì)父母有贍養(yǎng)扶助的義務(wù)”（第二十一條第一款）。“子女不履行贍養(yǎng)義務(wù)時(shí)，無(wú)勞動(dòng)能力或生活困難的父母，有要求子女付給贍養(yǎng)費(fèi)的權(quán)利”（第二十一條第三款）。“父母和子女有互相繼承遺產(chǎn)的權(quán)利”（第二十四條第二款）。

《繼承法》（1985）規(guī)定：第一順序繼承人為配偶、子女、父母；第二順序繼承人為兄弟姐妹、祖父母、外祖父母。其中：子女，包括婚生子女、非婚生子女、養(yǎng)子女和有扶養(yǎng)關(guān)系的繼子女。父母，包括生父母、養(yǎng)父母和有扶養(yǎng)關(guān)系的繼父母。兄弟姐妹，包括同父母的兄弟姐妹、同父異母的兄弟姐妹或者同母異父的兄弟姐妹、養(yǎng)兄弟姐妹、有扶養(yǎng)關(guān)系的繼兄弟姐妹。（第十條）

在中國(guó)，在合法的收養(yǎng)關(guān)系存續(xù)期間，因收養(yǎng)而形成的上述關(guān)系，適用前述法律。另，《民法通則》（1986）規(guī)定：“十八周歲以上的公民是成年人，具有完全民事行為能力，可以獨(dú)立進(jìn)行民事活動(dòng)，是完全民事行為能力人”（第十一條）。“十周歲以上的未成年人是限制民事行為能力人，可以進(jìn)行與他的年齡、智力相適應(yīng)的民事活動(dòng)，其他民事活動(dòng)由他的法定代理人代理，或者征得他的法定代理人的同意”。“不滿十周歲的未成年人是無(wú)民事行為能力人，由他的法定代理人代理民事活動(dòng)”（第十二條）。

按照中國(guó)法律，“收養(yǎng)”是民事行為。因此，從法律上說(shuō)，完全民事行為能力人在符合法律規(guī)定的情況下，可以自主從事法律行為；而限制民事行為能力人和無(wú)民事行為能力人則須在其法定代理人的代理或者同意下從事民事活動(dòng)。

中國(guó)對(duì)發(fā)生在中國(guó)境外的，符合民事行為發(fā)生地法律，且不違背中國(guó)法律原則的民事行為，一般持認(rèn)可的態(tài)度。

所以，如果收養(yǎng)人在中國(guó)境外收養(yǎng)居住在境外的中國(guó)國(guó)籍成年公民，應(yīng)當(dāng)遵循被收養(yǎng)人所在國(guó)關(guān)于收養(yǎng)、移民歸化及出入境管理等方面的法律規(guī)定和程序，中國(guó)法律對(duì)此并無(wú)任何障礙。

法律意見(jiàn)書目的是盡可能給委托人提供其所需要的正確的法律意見(jiàn)，正確的信息，這樣使委托人根據(jù)律師意見(jiàn)來(lái)安排他應(yīng)該怎么樣來(lái)行使這樣的法律行為。

（五）禁止調(diào)查委托協(xié)議

鑒于委托人與××××××××共同進(jìn)行××××××的重組項(xiàng)目（以下稱“重組項(xiàng)目”），特委托受托人提供法律盡職調(diào)查和法律顧問(wèn)服務(wù)，雙方達(dá)成本協(xié)議如下：

Whereas the consigner desires to invest in ×××××’s restructuring project(hereinafter referred to as “restructuring project”)jointly with ×××××××, the Consigner hereby engages the Consignee on providing services of legal due diligence and advisory, both Parties have reached the following Agreement: 第一條 受托人依本協(xié)議向委托人提供的服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合法律職業(yè)的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，并應(yīng)以受托人勤勉盡職的專業(yè)精神維護(hù)委托人在重組項(xiàng)目中的合法權(quán)益，最大限度地降低委托人的法律風(fēng)險(xiǎn)。

Article 1 Consignee shall protect the lawful interest of Consigner and make every effort to prevent and minimize legal risks of Consigner in the restructuring project through its professional diligency according to the basic requirements and standards of the legal profession.第二條 受托人的工作范圍如下：

Article 2 Consignee’s service scope are listed as follows:（1）應(yīng)委托人的要求，就重組項(xiàng)目提供全面法律咨詢意見(jiàn)。

（1）Provide legal opinion for the overall restructuring project where the Consigner so requires.（2）就與重組范圍內(nèi)的企業(yè)（詳見(jiàn)附件一）所使用的土地相關(guān)問(wèn)題（以委托人要求的范圍為限）進(jìn)行初步法律盡職調(diào)查，并提交盡職調(diào)查報(bào)告。

（2）Conduct preliminary legal due diligence on issues designated by Consigner in terms of land use by enterprises(see Appendix 1)within the restructuring project and submit the report.（3）就與重組范圍內(nèi)的企業(yè)（詳見(jiàn)附件一）涉及訴訟的債務(wù)進(jìn)行初步法律盡職調(diào)查，并提交盡職調(diào)查報(bào)告。

（3）Conduct preliminary legal due diligence on litigation related debt of the enterprises within the restructuring project(see Appendix 1)and submit the report.（4）就重組范圍內(nèi)的企業(yè)（詳見(jiàn)附件一）與四大資產(chǎn)管理公司的金融債務(wù)進(jìn)行初步法律盡職調(diào)查。

（4）Conduct preliminary legal due diligence on existing debt of the enterprises within the restructuring project(see Appendix 1)involving big 4 asset management companies.（5）就金融債務(wù)回購(gòu)提供專項(xiàng)法律意見(jiàn)。

（5）Provide legal opinion on banking debts repurchase agreement.（6）協(xié)助委托人聘請(qǐng)的項(xiàng)目管理公司撰寫初步盡職調(diào)查匯總報(bào)告。

（6）Assist the project management company designated by Consigner in drafting the preliminary due diligent report.（7）為協(xié)助委托人進(jìn)行重組談判提供法律支持和提供咨詢意見(jiàn)，并參與重組項(xiàng)目的談判。

（7）Provide restructuring negotiation support;provide legal advice and assistance including participating in the process of negotiation.（8）起草合資或合作合同以及其他相關(guān)的法律文件。

（8）Draft the equity or contractual joint venture agreement and other related legal documents.第三條 受托人應(yīng)當(dāng)按照委托人的要求，客觀、及時(shí)地進(jìn)行法律盡職調(diào)查，堅(jiān)持盡職調(diào)查的獨(dú)立性和完整性，調(diào)查內(nèi)容盡可能趨向于真實(shí)和準(zhǔn)確。但是雙方同意本項(xiàng)法律盡職調(diào)查并非全面意義上的法律盡職調(diào)查，其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)僅限于本協(xié)議第二條所述（2）（3）（4）各項(xiàng)。

Article 3 The Consignee shall conduct legal due diligence on an impersonal and prompt basis and shall stick to the principle of independence and integrity.The result of the investigation shall be to the maximum of truthfulness and accuracy wherever possible under its best endeavor.However, both Parties agree that this due diligence is by no means a full scale operation, it shall be limited to the item(2)(3)and(4)in Article 2 of this Agreement.第四條 受托人應(yīng)當(dāng)對(duì)重組項(xiàng)目信息承擔(dān)嚴(yán)格的保密責(zé)任，凡涉及重組計(jì)劃的信息以及盡職調(diào)查的數(shù)據(jù)均屬保密范圍，受托人不得向本重組項(xiàng)目之外的不應(yīng)知悉此等信息的人披露。受托人還應(yīng)采取必要措施以防止上述信息被泄露。但是，被披露的信息如果在披露前以任何方式已經(jīng)進(jìn)入公共范疇的，受托人得免除保密責(zé)任。受托人所屬律師和輔助人員，無(wú)論是否被指派參與本重組項(xiàng)目的工作，均應(yīng)受到本條款的嚴(yán)格約束。

Article 4 Consignee shall take a strict responsibility of confidentiality on the information of the restructuring project.All the information on the project plan and the results of the investigation shall be deemed as secret information which shall not be disclosed to any party outside the project who is not supposed to get access to such information.However, if the information disclosed is already in public domain in whatever way before the disclosure, Consignee shall be released from the responsibility.All the lawyers and assistants, no matter if he or she is assigned to perform this Agreement, shall be strictly bound by this Article.第五條 受托人應(yīng)與委托人聘請(qǐng)的項(xiàng)目顧問(wèn)公司密切協(xié)作，盡力配合委托人重組項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃，力爭(zhēng)在2007年6月20前完成本協(xié)議第二條約定的工作事項(xiàng)。

Article 5 Consignee shall do its best to coordinate with the project management company designated by Consigner and take steps according to its timetable.第六條 受托人為按時(shí)順利完成本協(xié)議書約定的工作，指派不少于十一名律師進(jìn)行工作，其中包括資深合伙人四名，合伙人二名，律師五名以及必要的輔助人員。其中輔助人員不計(jì)收律師費(fèi)，委托人僅需負(fù)擔(dān)本協(xié)議第十條約定的費(fèi)用。受托人指派的合伙人名單見(jiàn)本協(xié)議書附件二。

Article 6 For smooth and prompt fulfillment of the task stipulated herein, Consignee shall assign no less than eleven(11)lawyers including four senior partners, two(2)partners, five(5)associates.Several assistants shall also be assigned wherever required.The assistants inter alia shall not charge retaining fees but Consigner shall reimburse their cost and expenses according to Article 10 of this Agreement.For names of the partners from Consignee, see the Appendix 2 of this Agreement.第七條 委托人確認(rèn)受托人自2007年3月19日起至本協(xié)議生效之日前為本重組項(xiàng)目所做的工作，并將其納入本協(xié)議書的服務(wù)范圍之內(nèi)。Article 7 Consigner recognizes the work that has been done by Consignee since 19th March 2007 till the execution of this Agreement and deem it as part of the performance of this Agreement.第八條 律師費(fèi)金額確定為每月××××××元人民幣，計(jì)算方式見(jiàn)本協(xié)議書附件三。

Article 8 The containing fee shall be RMB×××××× calculated according to the Appendix 3.第九條 第八條所述律師費(fèi)自2007年3月19日起每滿一個(gè)月支付一次，支付時(shí)間是每滿一個(gè)月的月底。

Article 9 The containing fee stated in Article 8 shall be paid at the end of each month starting from 19th March 2007.第十條 受托人為履行本協(xié)議書發(fā)生的費(fèi)用由委托人按照以下方式承擔(dān)：（1）住宿、伙食及車費(fèi)等日常費(fèi)用按照每人每天×××元人民幣標(biāo)準(zhǔn)支付；（2）省際旅費(fèi)包括飛機(jī)和火車票支出按照實(shí)際發(fā)生額支付；（3）盡職調(diào)查中發(fā)生的檔案查詢費(fèi)用按照實(shí)際發(fā)生額支付。上述三項(xiàng)費(fèi)用由委托人于每月初按照雙方核定的預(yù)算額度預(yù)付，月末按票據(jù)結(jié)算。

Article 10 Daily expenses that are incurred by Consignee through performing this Agreement shall be reimbursed by Consigner according to the following manner:(1)The expenses including accommodation, meal and taxi in ××× shall be charged as RMB××× per person per day.(2)Inter-provincial travel expenses including air and train ticket shall be reimbursed on actual basis.(3)File check cost shall be reimbursed on actual basis.The above three reimbursements of the cost and expenses shall be prepaid at the beginning of every month on a budget mutually agreed beforehand and shall finally be settled at the end of every month upon actual amount with prove.第十一條 本協(xié)議書由雙方代表簽字生效，其效力至2007年6月20日被委托事項(xiàng)完成時(shí)止。2007年6月20日期限屆滿而合資或合作合同未能簽署的，除非委托人放棄本重組項(xiàng)目，本協(xié)議自動(dòng)延續(xù)至合資或合作合同簽訂時(shí)為止。其間本協(xié)議第二條約定范圍內(nèi)的工作不再計(jì)收律師費(fèi)，委托人需繼續(xù)支付本協(xié)議第十條約定的費(fèi)用。Article 11 This Agreement shall come into force after being executed by representatives from both parties.This Agreement shall be valid until 20th June 2007 when the work designated herein is completed.In case the equity or contractual joint venture agreement is not executed for whatever reason, this Agreement shall be automatically extended until the joint venture agreement is executed unless Consigner terminates this restructuring project.During this extended period, there shall be no retaining fee paid to Consignee on the work stipulated in Article 2 of this Agreement but Consigner shall still be responsible for covering the cost and expenses incurred by Consignee according to Article 10 of this Agreement.第十二條 本協(xié)議期滿終止后，委托人需繼續(xù)委托受托人提供本協(xié)議第二條約定范圍外的后續(xù)法律服務(wù)的，雙方另行協(xié)商。

Article 12 Once this Agreement completes, if Consigner desires to procure continuing legal services from Consignee except the work stated in this Agreement, a separate agreement shall be entered into by both parties.第十三條 本協(xié)議書以中英文兩種文字寫就，如果中英文本發(fā)生歧異時(shí)，以中文本為準(zhǔn)。

Article 13 This Agreement is written in Chinese and English versions.In case there is any discrepancy between the two versions, the Chinese version shall prevail.第十四條 本協(xié)議書一式兩份，雙方各執(zhí)一份，效力相同。

Article 14 This Agreement is prepared in two original copies which shall be kept respectively by each Party.The original copies bear same power.委托人代表人（簽名）：

Representative for the Consigner(Signature): 日期/Date: 受托人代表人（簽名）：

Representative for the Consignee(Signature): 日期/Date: 該份協(xié)議委托人是外方，整個(gè)協(xié)議是用兩種文字書寫的，兩種文字一旦發(fā)生歧義，要以中文版為主。這種情況是中英文合在一個(gè)版本的，還有一種形式是中英文分開(kāi)的。中英合并在一起的好處是，可以避免在文字上出現(xiàn)出入或者沖突，而且一旦有沖突，通過(guò)審核更容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以及時(shí)作出調(diào)整、修改。

（六）律師賬單制作

律師如何計(jì)算工作時(shí)間，如何計(jì)費(fèi)，如何寄賬單，很多律師掌握的不多，這里把律師賬單制作格式推薦給大家。

樣本如下：

這里提供的工作記錄明細(xì)單采用的是計(jì)時(shí)收費(fèi)方式。

計(jì)時(shí)收費(fèi)有利也有弊，弊端就是比較麻煩，律師工作當(dāng)中，必須要有一些輔助人員來(lái)完成工作記錄的整理和匯總，律師所在的律所必須有一套規(guī)則，包括財(cái)務(wù)規(guī)則。全部匯總后，經(jīng)過(guò)牽頭合伙人審核，財(cái)務(wù)部門才能將賬單發(fā)出去。

計(jì)時(shí)收費(fèi)好處也很多，第一，比較客觀。第二，比較符合實(shí)際。第三，可以激勵(lì)律師主動(dòng)的采取一些工作上的措施。