第一篇：信函例文

1、問候信

新年のごあいさつ

あけましておめでとうございます。

元旦早々にご丁寧な新年のごあいさつ狀をいただき、誠にありがとうございました。舊年中は、いろいろお世話さまになり心から感謝いたしております。本年もあいかわらずよろしくご協力のほどにお願い申し上げます。

まずは、新年のごあいさつまで。

敬具

2、慰問信

暑中お見舞い

暑中お見舞い申し上げます。

平素は格別のお引立を賜り厚くお禮申し上げます。

格別の暑さがつづく今日この頃、ご一同様にはお障りもなくお過ごしでございましょうか。私どもも幸い変わりなく暮らしておりますので、なにとぞご安心して下さい。暑さはまだまだこれから、くれぐれもお身體をご大切にとお祈り申し上げます。

まずは暑中お見舞いまで。

敬具

3、邀請信

ショールーム開設のご案內

拝啓 御社ますますご発展のことと心からお慶び申し上げます。毎々格別のご愛顧を賜り厚くお禮申し上げます。

さて、このたび創立20周年を記念して4月1日より當社ビルの４階に「ショールーム」を開設いたすことになりましたので、ご案內申し上げます。

ぜひ、お近いうちに、ご參観くださいますよう心からお待ち申し上げております。

まずは、ショールーム開設のご案內まで。

敬具

4、通知信

電話番號変更のお知らせ

拝啓

御社ますますご発展のことと心からお慶び申し上げます。

毎々格別のお引立に預かりありがたくあつくお禮申し上げます。

さて、このたび電話番號を下記の通り変更いたしましたので、お知らせ申し上げます。＊新電話番號．．．．．．ＸＸＸＸＸＸＸ ＊変更日．．．．．．． １０月１日

まずは、電話番號変更のお知らせまで。

敬具

5、請托信

カタログ送付のご依頼

拝啓 御社いよいよご発展のことと心からお慶び申し上げます。

突然お手紙を差し上げ失禮いたします。実は取引先で貴社の製品ＸＸＸを拝見いたしました。當社でも貴社製品に非常に興味をもっておりますので、お忙しいところ誠に恐縮ですが、カタログをご送付くださいますようお願い申し上げます。

まずは、取り急ぎお願いまで。

敬具

6、詢問信

拝復 留學お受け入れくださるとのご返事ありがとうございました。

早速ながら規定の通り、履歴書、大學の推薦狀を同封いたしますので、よろしくご検討のうえ、留學ご許可くださいますようお願い申し上げます。出國パスポートは只今手続き中で、まもなく交付されることと思いますが、日本大使館へのビザ申請には貴大學の入學許可証が必要ですので、よろしくお願い申し上げます。

なお、留學が実現した場合のことですが、學生寮のような宿泊設備はございますでしょうか、ない場合、あるいはあっても満員の場合には宿泊場所を斡旋して頂けますでしょうか。その場合の費用は如何ほどか、お手數ながら重ねてお伺い申し上げます。

まずは、用件のみにて失禮いたします。

敬具

7、感謝信

開業祝いの御禮

拝復 快い涼風の吹く今日この頃、ますますご健勝のことと心からお喜び申し上げます。

さて、このたび當社創立に際しましては、早速にご丁重なお祝のことば並びにお祝の品を頂戴いたし、ご芳情のほど深い感謝いたしております。

何と申しましても、まだまだ経験も淺く、微力のものでございますので、今後とも何卒よろしくご指導のほど切にお願い申し上げます。

私としましても、誠心誠意、最善を盡くして頑張り、ご期待にお副りできるよう努力したいと思っておりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

まずは、とり急ぎお禮まで。

敬具

·「手紙」と「電子メール」は別のもの

·“書信”與“電子郵件”不是一回事

一般に「メール」という言葉の響きから、電子メールは「コンピュータを使って送受信される手紙である」ととらえられています。でも、この２つの間にはかなり大きな違いがあります。

通常聽到“郵件”這個詞，會想到電子郵件是“通過電腦收發的信件”。但是，兩者之間有著巨大差異。

日本語の「手紙」というのは、日本語の「書き言葉」の伝統を色濃く継承しています。伝統的な手紙の形式にのっとって書くことができるというのが、すなわちその人の社會人としての教養の証です。表書きの宛名の書き方、相手への敬稱の選び方、頭語と結語をきちんと対応させる、形式的な挨拶の文句を入れる、行頭や行末に入れてはいけない文字がある、等々そのルールは複雑です。それゆえ「手紙を書くのは苦手」という人も少なくありません。

日語的“書信”深深繼承了日語的“書面語”傳統。能使用傳統書信形式來書寫，正是作為社會人教養的證明。信封的收信人姓名的寫法、對方尊稱的選擇、首尾相互呼應、形式上的問候語句的寫法、不可寫在行首行末的文字等等，其規則相當復雜。因此不少人覺得“寫信很麻煩”。

·手紙の書き方にはたくさんのきまりごとがある

·書信的寫作有著繁瑣的規定

便 箋

封筒裏

封筒表

電子メールの場合、形式的ばった書き方はむしろマナー違反です。逆に、できるだけ簡潔に用件だけを済ませるほうがよいとされています。なぜそういうことになったのでしょうか。

而寫電子郵件的時候，如果按照傳統形式的寫法反而是違反禮儀的。相反，最好能用盡可能簡潔的語句來說明大意。為什么會變成這樣呢？

それは、電子メールという仕組みそのものの生い立ち、すなわち電子メールの文化的な背景に由來しています。電子メールが今日これほどまで広まるきっかけとなったのは、それがUNIXオペレーティングシステムに標準で組み込まれていたからでした。アメリカというプラグマティズムの國で誕生したこと、研究者間の情報交換という実用的な目的で開発された技術であることから、電子メールにおける「作法」も自然と実用性や効率を重視したものとなったのです。

這是由電子郵件本身的結構、即電子郵件的文化背景決定的。電子郵件蓬勃發展至今，是由于UNIX operating system進行了標準化。因為產生于實用主義的美國，并且是為研究員之間交流信息的實用目的而開發的技術，所以電子郵件的“寫法”也自然而然的更重視實用性和效率。

·なぜ、作法を知る必要があるのか

·為什么需要了解寫法

形式ばった書き方がマナー違反だというのに、なぜ「作法」などというものを知らなければならないのでしょうか。

既然說拘于傳統形式的寫法違背禮儀，那又為什么非得知道“寫法”什么的呢？

ひとつには、技術的な理由があります。電子メールはコンピュータ上で、キーボードを使って書かれるものであり、回線を通じてデジタルデータとして送られ、コンピュータの畫面上で読まれるものです。お互いのコンピュータが、共通のルールを守らなければこれは実現できません。

第一是技術性的理由。電子郵件是在電腦上使用鍵盤來寫，通過網絡以電子數據的形式發送，對方在電腦屏幕上讀取。若雙方電腦不遵循共同的規則，就無法實現相互通信。

この共通ルールは、どんなコンピュータでも使えるだけのかなり「ゆるやかな」ルールになっています。「ゆるやかな」ルールというのは、ちょっと見方を変えれば「結構いろんな風に解釈可能である」といってもいいでしょう。

該共同規則逐漸成為適用于任何電腦的相當“寬松”的規則。所謂“寬松”規則就是說稍微變換種說法“就能做出各種不同解釋”。

つまり、あなたの使っているコンピュータの環境によって、電子メールを送受信するアプリケーションソフト（メーラー）によって、少しずつ「できること」が違うのです。これらは一見「ささいな違い」ではあるのですが、うっかり知らずにいると相手が読むことのできないメールを書いてしまったり、大勢の人に迷惑をかけてしまうことがあるのです。即根據你所使用的電腦環境的不同，收發電子郵件的軟件（郵箱服務商）的不同，“能做的事”會有些許差異。這些乍看“細微的差別”，一不注意寫出的郵件對方無法閱讀，就會給很多人造成困擾。

二つ目の理由は、電子メールが人間同士のコミュニケーションのツールであるということです。「形式ばらなくてよい」ということは、「相手に不愉快な思いをさせてもよい」という意味ではありません。気持ちよくやり取りを行うためには、最低限こういうことは守ってほしいというルールは厳然と存在するのです。第二個理由，電子郵件是人們交流的工具。“不必拘于形式”并非意味著“可以讓對方不愉快”。為能使交流愉快進行，就需要嚴格遵守最低限度的規則。

第二篇：信函類

（一）信函類（14個例子）

1)你的一位外國朋友給你來信，打算到中國旅游。你給他回信，提出旅游建議。你的回信應包括下列內容：

Dear Sam:

I have just received your letter and know that you are going to come to China to see me.I am really excited by it.You know I miss you so much.In your letter, you mentioned your travel plan.I advise you to go to Beijing and Xi’an.There are many royal buildings in Beijing like Palace Museum, Summer Palace.Xi’an is typical of old China.There are lots of historical buildings there, especially those of Qin Dynasty.I hope you enjoy your stay in China.I am looking forward to your coming.Yours ever

John

為什么選擇這個地點； 3.描述你的旅行計劃。

Dear Amy,I plan to make a journey to Jiuzhaigou in Si Chuan province.It’s a beautiful place with fresh air, beautiful natural scenery like waterfall, lake and high mountains.Because many films and TV series have been made here, it is very famous.What’s more, I am very busy and exhausted this year, so I want to go for a relaxation.I plan to stay there for a week and travel with a tour group.I believe I will enjoy myself there.Regards

Yours ever

Tim

3)你的朋友邀請你參加他/她的生日聚會，告訴對方你不能接受他/她的邀請。你應包括下列內容： 1.告訴對方你不能接受他/她的邀請； 2.對對方的邀請表示感謝； 3.說明無法接受邀請的原因。Dear Lisa:

Congratulations on your coming birthday.Thanks for your invitation, but I am sorry that I am afraid I am not able to attend your birthday party.You know, our company will hold an important meeting in our Paris branch to talk about the recent trouble appearing in business.I am the one who needs to make a presentation.I am terribly sorry for that.Anyway, I hope everything goes well in your birthday party.Remember to show me the pictures taken in the party when I come back from business trip.Best regards!

Yours ever

Susan

4)你應邀到一位好友家吃晚飯。事后給朋友寫信表示謝意。你的信應包括下列內容： 1.表達謝意； 2.表達想回請的意愿； 3.期待朋友的光臨。

Dear Amy:

Thanks for your invitation to your home last night.I enjoy the food very much.I will hold a small party to celebrate my birthday on November 12th, and I will invite a lot of friends to have dinner at my home, would you like to join us? Oh, there will also be a band to perform live music.I think it will be exciting to dance with the live music.Please be sure to come.I am looking forward to your coming.Yours

Cynthia

5)1.了解對方畢業后的情況。2.你的近況。3.邀請對方方便時來訪。

Dear Robert:

I haven’t seen you for a long time since we graduated.What have you been doing these years? Do you keep in touch with other classmates?

I have been working in SHTVU since my graduation and now I’m engaged in the distance education, which is quite new to me, but I enjoy it very much because it involves a lot of multimedia in my teaching.I miss you very much.When can you pay a visit to me?

Looking forward to hearing from you.Best regards

Jean

Dear Robert:

How is everything going with you these days? I’d like to let you know that I’m going to Hainan to have a holiday next Saturday and stay there for about ten days.Hainan is the place that I’ve been wanting to visit most.Since it is your hometown, could you give me a very brief introduction about where to stay, where to eat and what to see? I’m told that Sanya is really very beautiful and there are many different interesting activities that people can enjoy very much.Would you please book a hotel for me in the center of Sanya if it is convenient? Well, I feel very excited that we’ll see each other very soon.Looking forward to hearing from you.Much love!

Jean

Dear Robert:

I haven’t got your email for a long time.Are you still working for that IT company? How about your work?

I’m writing to you to tell you that the English Department of Shanghai University takes pleasure in inviting the graduates to its New Year’s Evening Party, which will be held at the Assembly Hall on Saturday evening, December 31st, 2005.The party begins at 7 p.m.I think it’s a good chance for us to get together, would you please email me whether you will go to the party?

Looking forward to hearing from you.Best wishes

Jean

A Get-together on May 1st

April 15, 2007

Dear Wang Hong:

How is everything getting along with you? It is almost one year since we graduated from university.I miss you very much.What have you been doing all these days?

I have been a middle school teacher in my hometown since graduation.Teaching always keeps me busy, but I like my students and I love teaching, you know.So everything is fine here.There will be a former classmates’ getting together during this May Day holiday at my school.You are my best friend.I never forget those happy days we spent together.I hope you can come to my school when the time is due and you are free.I am looking forward to your reply.Yours truly,Li Hua

9)1.了解對方最近的學習情況。2.你的學習情況。3.請對方說說提高英語水平的經驗。

Dear Robert:

I’m very pleased to know that you are now studying in Qinghua University from your email.How about your study and life there?

Since I am now working in an American company where I have to use English every day, I began studying English in SHTVU this summer.But it’s really very hard, and the most difficult for me is how to memorize all these English words.I know that you are good at English.Would you tell me your own experience in English study and give me some good tips? Well, take care of yourself!

Looking forward to hearing from you.Best wishes

Jean

Dear Robert:

Haven’t got your email for some time and how about you? I am worried about my English study very much since the final examination is getting nearer and nearer.I’ve got some problems in my study, especially in grammar.Sometimes, I’m quite confused with different tenses.So my teacher recommended me a grammar book, 《Advanced English Grammar》, which can only be bought in Beijing.Could I trouble you to buy one for me?

We haven’t seen each other since we parted.I hope you will take a vocation to Shanghai.Looking forward to hearing from you.Good luck!

Jean

11)1.告訴對方你將參加英語四級考試。2.詢問對方如何做準備。3.請對方建議一些參考書。Dear Robert:

I’d like to tell you that your tips for study are really very helpful to me and I have made rapid progress in my English study.So I’m going to take CET-4 next term.I know that you passed it last year.Would you tell me how I can get prepared for it and what should I pay attention to? I don’t want to fail it.I think you must have much experience in it, so could you recommend me some books for practice?

Looking forward to hearing from you.Best wishes

Jean

Dear Li Hua:

It’s long time we haven’t seen each other.I miss you very much.How’s everything going on with you? I am busy preparing for PETS 4.I would appreciate if you could help me buy PETS 4 English oral textbook which was issued by the Beijing Press, because the books were sold out here.Drop in when you are free.I often think of those happy days we spent together when we were at University.Please let me know as soon as possible once you get the book.My best wishes.Yours truly,Wang Lei

13)假如你是李明，遺失了一本書。你應包括下列內容： 1.書在哪里遺失的； 2.這本書對你很重要； 3.拾到者應該如何和你聯系。

Dear All:

I lost a book at 5 pm on December 29th in room 210 of Wenxin Building.The title of the book is 《Advanced English Grammar》.This book is very important and helpful to me, for I am bad at grammar.The final examination is getting nearer and nearer and I am worried about my English exam very much.Anyone who finds the book please contact Li Ming on ***.I will be very grateful to you and your kindness.I am looking forward to your calls.Li Ming

Dec.30thInternet has its good as well as bad sides.It makes me informed of daily news, lets me know the outside world, provides lessons for learners, and it has brought joy and interestHowever, internet also has many disadvantages.For example, there are some sexy news and pictures on web which will not do well to the young people.So young people should learn to get ride of the disadvantages of internet and learn to make use of the advantages that internet brings us.

第三篇：邀請信函

dear

sirs，our

new－factory

will

be

commencing

production

on

january

and

we

should

like

to

invite

you

and

your

wife

to

be

present

at

a

celebration

to

mark

the

occasion．

as

you

will

appreciate，this

is

an

important

milestone

for

this

organization，and

is

the

result

of

continued

demand

for

our

products，both

at

home

and

overseas．we

are

inviting

all

those

individuals

and

firms

that

have

contributed

to

our

success，and

trust

that

you

will

pay

us

the

compliments

of

accepting．

a

luncheon

will

be

arranged

at

the

xiang

yang

hotel，followed

by

the

opening

ceremony

and

a

tour

of

the

factory．in

the

evening

there

will

be

a

banquet．please

confirm

that

you

will

be

able

to

attend

by

advising

us

of

you

arrival

timewe

can

arrange

for

you

to

be

met．all

arrangements

for

your

stay

overnight

on

the

10th

will，of

course，be

made

by

us

at

our

expense．

yours

faithfully，中文對照

敬啟者：

本公司新建工廠預定于元月1日開始投產，特邀請閣下夫婦屆時親臨指導，邀請信函，邀請函《邀請信函》。

新工廠的投產對本公司來說，是一個極重要的里程。這也是海內外對本公司產品持續需求的結果。應邀人員及公司都對本公司的成功作出了很大貢獻。相信閣下會賞光的。

在向陽飯店舉行午宴，隨后是開幕式和參觀工廠，晚間舉行酒宴，屆時閣下能否參加，敬請來函確認并告知抵達時間，以便為閣下安排會晤。閣下在10日晚上停留一夜的安排費用均由我方支付。

×××敬上

第四篇：祝賀信函

dear

sirs，near

the

close

to

another

year，we

would

like

to

take

this

opportunity

of

th

anking

our

friends

and

customers

for

their

continued

confidence

and

patronage．

we

send

you

and

your

families

our

best

wishes

for

christmas

and

a

very

prosperous

new

year．

yours

faithfully，中文對照

敬啟者：

值此除舊迎新之際，我們對朋友們與顧客們長期以來的信賴和照顧表示衷心感謝，祝賀信函，范文《祝賀信函》。

祝福閣下及家人圣誕暨新年萬事如意！

×××敬上

第五篇：信函禮儀信函

信函禮儀信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應用極為廣泛的書面交流形式。對于廣大基層公務員而言，信函在實際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規范。

盡管公務信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于適用范圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節擬就公務信函的格式和內容、回復和保存等方面需要嚴格遵守的規范要求作出具體闡述，并舉例說明特殊公務信函的書寫方法。

一、內容與格式

信函的最大功效和目的在于傳遞信息，因此其內容必須完整無缺，其表述必須準確清楚，如果信函的內容不夠完整，表述不夠規范，甚至詞不達意，就難以準確有效地傳遞信息，進而延誤公務的開展，而且耗費讀信者不必要的時間和精力。

而要使信函的內容完整無缺，表述準確清楚，關鍵一點就在于要嚴格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內容。沒有完整而準確的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒有任何功效和意義。

公務信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。

（一）箋文格式

箋文，即寫于信箋上的書信內容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。

1.抬頭。它是對收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨成行。基層公務員在書寫公務信函的抬頭時，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、“林主任”等，這類稱呼多用于關系一般的交往雙方之間；三是以字號相稱，文人雅士多有字號，平輩之間采用字號稱呼是較為正規、講究的做法。

稱呼之前，可加一些適當的形容詞，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之后亦可加一些適當的提稱詞。提稱詞多用于以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應注意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應用“尊鑒”，對平輩應用“惠鑒”，對晚輩應用“青鑒”，對女性應用“涉鑒”，等等。

2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應于抬頭之下另行空兩格書寫，一般應單獨成段。

公務信函的啟詞應力求篇幅簡短，不可過于啰嗦。采用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨成段。

3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉行后頂格書寫。

正文雖是公務信函的“主心骨”，但亦應力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達意、文不對題。

正文的語言要求平實樸素但不失禮貌優雅。語言的樸實是基層公務員“人民公仆”形象的內在要求；語言的優雅則不僅體現著一個人的修養，而且也體現著對交往對象的尊重。如果語言過于粗俗、枯燥，不僅會使自己在交往對象眼中的形象受損，而且還會被懷疑不尊重對方。

4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結尾向收信者所表達的祝愿、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內容。一是應酬語，即箋文結尾特以一兩句話結束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語，即出于禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌，具體對象具體對待。

祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格后書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置于正文末句之后，不另行書寫，則

將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。

5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位于祝詞之后另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或寫信者對收信者領導或同事的致意，則應另起一行書寫，或直接寫于署名之后。

一般而言，日期應具體到年月日，有時可只寫月日。日期可寫于署名之后，只空一格；亦可另起一行，寫于署名的正下方。

6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結束。

附言應在署名與日期之后另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡潔，無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花繚亂而不知所云。

（二）封文格式

封文，即寫在信封上的書信內容。國內郵寄信函、國際郵寄信函與托人代轉的信函，其封文有著不同的具體格式內容。

1.國內郵寄信函。在交付郵寄的國內信函信封上，應先在左上角寫清收信者所在地的郵編。然后另起一行書寫收信者的詳細地址。收信者姓名應以稍大字體書寫于信封的正中央。信封的右下方，應寫清寄信者的地址、姓名（有時可只寫姓氏）以及郵編。

2.國際郵寄信函。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應是姓名、地址、郵編、國名。書寫地址時應自小而大，與國內寫法相反。書寫時應盡量使各行文字左右對齊。

3.托帶信函。在托人帶交的信封上，內容一般較為簡潔。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。信封右下角一般只注明寫信者姓名，不必寫其地址。收信者和寫信者的郵編均不必寫。

不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規范和要求，基層公務員應當嚴格遵守。

一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。吊唁用的信函，當使用素色信封。

二是封文字體。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信，應以端正的字體書寫，以表尊敬。

三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對收信者稱呼之用，因此必須采用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼。“先生”、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關系的稱呼，如“姥爺”、“四叔”等。

四是郵編郵票。為便于郵局作業，寄信人務必要使用帶有郵政編碼的標準信封。書寫要清晰工整，一字一格。

直式信封的郵票應粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應貼在右上角。郵票應貼得端端正正，給人以尊重、踏實之感。寄航空、掛號等信函時，需加貼標簽。標簽應粘貼端正。

二、回復與管理

對于公務信函的發送者而言，重要的是信函的撰寫；而對于公務信函的接收者而言，重要的則在于信函的回復和管理。

（一）回復信函

使用公務信函必然是有事要談，有事要辦。公務信函在發出后能否及時無誤地送到預定對象手中，是發信者最牽掛的事。因此，基層公務員在收到公務信函后，務必要以適當的方式予

以及時回復，以示對對方的尊重。

1.回復及時。基層公務員在收到公務信函后應盡快回復，切不可拖拖拉拉、懶散對待，甚至不予理睬和回復。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現，導致發信者憂心忡忡，公務也不能及時辦理。

2.回復方式。公務信函的回復應遵循“照舊”原則，即以函復函。如果因故改變回復方式，應向對方道明原因。為盡早消除對方的擔憂之情，可在收到重要信函后先掛電話告訴對方信函已收到，然后再及時復函。

復函時除對對方的提議、要求作詳實答復外，還應告之所收到的是何時所發的信函，我方又是何時收到的。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時發現。如果雙方信函往來頻繁，更有必要這么做。如告訴對方：“您于3月6日發出的信函，我在11日收到了。”

3.解釋延誤。基層公務員在收到公函后，如果當時確實無法及時回復，則必須先電告對方，并致以歉意，向對方解釋原因，然后再抽時間予以回復。

如果在回函時遇到困難，例如對方所提要求超出了本人力所能及的范圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日后與對方見面時表示“并未收到”。即使幫不了忙，也應盡早答復，并致以歉意。要表現出坦誠的態度，以便早讓對方另做安排。

（二）妥善管理

每一封公務信函都可算是各級行政機關開展公務的重要文件或資料，即使在回函之后也有一定的參考和保留價值。因此，基層公務員必須加強對公函的管理。

1.嚴格保管。基層公務員應當對收到的公函進行分類整理，妥善保存于安全之處。按照常規，未經允許或批準，基層公務員不得將公函進行公開傳閱或發表。涉及黨和國家機密的信函，更應嚴格管理，不得隨意進行口頭擴散或書面引用。

2.定期銷毀。對于那些沒有保存價值的信函，基層公務員可予以定期銷毀。根據有關規定，銷毀信函應經過鑒別和主管領導批準，并應登記在冊。銷毀時應有專人在場監督，保證不丟失、不漏銷。銷毀應當完全、徹底，不遺漏。

切勿將信函隨便當作垃圾扔掉，或當廢紙賣掉。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。

三、特殊的公函

除了上述一般的公務信函之外，基層公務員還會在工作中經常遇到一些有特定目的和使用場合的公函，例如祝賀信、感謝信、慰問信、邀請信等。每一種特定公函都有相應的寫作規范和使用要求，基層公務員應當予以嚴格遵守。

（一）祝賀函

祝賀函簡稱賀信，即在對方取得重大成績、有了喜慶之事時向對方表示祝賀的信函。

1.格式要求。祝賀信函一般由標題、稱謂、正文、落款四部分構成。標題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個人的名稱。落款即發函者的署名及發函日期。祝賀信函的正文由三部分構成：一是以簡要的篇幅向對方表示熱烈祝賀，寫清向誰祝賀、為什么祝賀等。二是祝賀的內容，即所賀之事的重大意義。三是發函者的希望和祝愿。上級寫給下級的可寫希望、要求；寫給會議的，則可用“祝大會圓滿成功”等話語。

2.注意事項。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人以鼓勵和希望。頌揚與贊美之詞要恰如其分，不能過分夸大或拔高。祝賀信函的發送要及時，要趕在有關活動的前邊。

（二）慰問函

慰問函是機關單位或個人對某人、某集體表示慰問而寫的信件。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。

1.格式要求。慰問函的構成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內容有所區別。

慰問函的正文由兩部分構成：一是慰問的背景和原因，并致以誠懇親切、充滿關懷之情的慰問之語。二是對對方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或對對方所取得的重大貢獻和所具有的某種精神表示褒揚和嘉獎。

2.注意事項。要根據不同對象用不同的寫作素材及慰勉用語。感情要真摯熱情，充滿親切之情。文字簡練，篇幅須短小。

（三）邀請函

邀請函又叫請柬，也稱請帖，是單位、團體或個人邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，參加某些重大活動時發出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。

1.格式要求。請柬一般由標題、稱謂、正文、落款四部分組成。

標題即用大字書寫的“請柬”兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當作封面。

稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之后寫上職務、職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經理”、“主任”等。

正文應寫清活動時間、地點、內容、要求，并用“敬請參加”、“敬候光臨”、“敬請屆時光臨”等語結束。

落款即發函者的署名與發函日期。

2.請柬的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應用紅紙或特制的請柬填寫。所用語言應懇切、熱誠，文字須準確、簡練、文雅。

條據禮儀

條據，即人們在工作與生活中為證明或說明某種事由而留給他人的便條。條據即是便條的正式稱謂。

基層公務員出于工作需要，經常會給別人留下，或者要求別人給自己留下某種條據。條據是基層公務員接觸較多的一種應用文體。

條據雖然短小，但卻有著很多具體的規范和要求。這些規范和要求即本節所述的條據禮儀。條據禮儀的總體要求，就是要根據不同的類別遵守相應的寫作和使用規范，在說明事實、維護己方利益的同時對收據者表示謙恭友好、不卑不亢的態度。

基層公務員日常接觸的條據可按用途和目的的不同劃分為憑據性條據和說明性條據兩大類。各類條據既有著各不相同的具體規則，也有許多大致相同，需要共同遵守的基本要求。

一、基本的要求

基層公務員在立據時，所立之據不論是憑據性的，還是說明性的，都必須嚴格遵守一些共同的規范性要求。

（一）立據態度

基層公務員所立之據多使用于平輩之間，而且更多地使用于熟人之間。但本著“認真負責，嚴肅規范”的工作態度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據性特征，基層公務員在立據時必須端正自己的態度，其總體要求就是要做到認真負責。

具體而言，基層公務員不能礙于熟人的面子，該立據時不立據，所立之據模糊難辨，甚至令人有空子可鉆，或立據之后不妥善保管，等等。

執照公事公辦的原則，基層公務員務必要認真立據。各類各據的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時應由立據者親筆簽上自己的真實姓名，必要時應在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負責。條據最后還要寫明立據的詳細日期。

（二）立據語言

條據的語言應符合簡單、準確兩大要求。

1.簡單。條據實質是對書信的簡化。能以條據形式表達的內容通常都是簡單的內容，復雜的內容不宜用條據表述。一般情況下，一張條據只能說明一件事，切勿一據多事。相應地，條據的語言也應簡潔明了。能清楚表述條據內容的最簡語言是最適宜的語言。切勿拖沓冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。

2.準確。條據的語言應當準確無誤，不可在條據上涂涂改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關鍵內容的文字和數字，務必要保持整潔，不能有任何涂改。若發現遺漏或錯誤，應另立一據。在書寫金額數量時，應采用大寫漢字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯數字。

（三）立據用具

基層公務員在立據時為確保條據的有效性，應選擇整潔耐用的工具。

對于條據寫作時所用的紙筆，雖不必過于挑剔，但也須有所選擇。條據的用紙應當整潔、干凈、耐折、耐存，污損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作立據。立據時最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書寫。不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。

（四）條據保管

任何條據都是用來證明或說明某項事由的憑據，都有其存在的意義和價值。因此，基層公務員務必要對收到的條據進行妥善保管，有時還應在給他人立據后留有樣據，以便日后核實之用。

基層公務員應當對自己經辦的所有條據統一處理、妥善保管。要將各類條據分門別類保管，存放條據之處要固定而安全，以便日后查閱。事情辦完之后需要銷毀條據的，應當及時地當著收據者的面予以銷毀。

二、具體的規范

條據可分為憑據性條據和說明性條據，而這兩大類條據又可根據功能的不同再細分為各類條據。每一類條據的撰寫和使用都應當遵守一定之規。

（一）憑據性條據

憑據性條據，指的是為證明某一事實或契約而出具的條據。憑據性條據一般要求出據者在某一事實或契約發生前寫作完畢，并交由接收者作為一種信譽的保證和憑據加以保存。憑據性條據通常由標題、正文和落款三部分組成，其種類大致有借條、欠條、收條、領條和發條等幾類。

1.借條。借條又叫借據，是指在借到個人或公家的錢物時所寫的條據。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物后，由立據者收回或當場銷毀。

若是向個人借錢借物時所寫的條據，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物，借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。

借條上應標明“借條”二字。正文中應明確寫清借了什么、借了多少、歸還期限等內容。向公家借錢借物還應寫明其用途。最后須在借條后面簽名蓋章、標上日期。

2.欠條。欠條實質是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢物時，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應立下欠條。有時，在借用了錢物之后補寫的用作憑證的條據亦可稱為欠條。欠條的格式、份數、處理方法與借條大致相仿。

3.收條。收條有時或稱收據，指在收到其他個人或單位的錢物后，專門立下的憑據，交給對方。收條可寫一份，也可采用兩聯單或三聯單的形式以便日后核實之用。其中第一聯是存根，第二聯或第三聯在加蓋公章后交由付方，作為其回單位的報銷憑證。

歸還錢物時，如果被借方不在場，而由他人出面代為收下時，代收者應出據收條。此類收條亦被稱為“代收條”。若被借方在場，則只需交還給借方借條，而不必出據收條。

4.領條。領條即個人或某一機關單位向另一機關單位領取錢物時，領取時給發放錢物者留下來保存的條據。如果是代替他人領取錢物，則應注明“代領”二字，并寫上代領者與被代領者的姓名。

5.發條。發條即機關單位在發放錢物時寫給領取者的條據。發條不同于發票。發條往往限于

零擔小賣的小額貨款或單位內部發放錢物，僅是一種收付錢物的簡單憑證。而發票則是由國家稅務部門統一印制的，有嚴格的規范樣式。

（一）說明性條據

說明性條據，又稱函件式條據，通常指用來傳遞信息、道明原委的條據。其作用主要是向他人解釋、說明某一事情，或向他人發出請求。因此說明性條據具有更強的禮儀規范，要求在措詞用語甚至使用上都要表現得謙恭、禮貌。

說明性條據一般不寫標題，但請假條除外。條據開頭都有稱謂，隨后的正文、致敬語和落款一應俱全，與一般書信相同。

說明性條據主要有請假條、留言條、托事條、便函等四類。

1.請假條。請假條是指因病、因事而不能上班或不能按時上班，或者不能參加某項預定活動時撰寫的用以說明原因的條據。請假條應由本人親自撰寫，若因故由他人代寫的，應加以說明。機關單位應將基層公務員的請假條妥善保存，作為考勤依據，以便日后核查。

請假條除應寫上標題外，其余格式與書信相似。正文中應詳細說清請假原因和請假的起止時間。正文結束時應禮貌地寫上“望予以批準”、“懇請準假”之類的話語。

2.留言條。留言條是指在專程拜訪他人時因故未能與其見面，或是不能久候他人而先行離去時撰寫的，向對方說明并道清事由的條據。留言條可托他人代交，也可置于交往對象易見之處。

書寫留言條時不必加標題，正文中應當多用禮貌用語，不可因未見到對方而有所抱怨。留言中應說清事由，或留下再次聯絡的方式。尤其是當雙方從未打過交道時，更應詳實告訴對方自己的姓名、身份及聯絡方式。

3.托事條。即委托他人幫忙辦理某事時寫的條據。由于托事條的目的往往是有求于人，因此在撰寫時務必要委婉用語、禮貌用語。托事條雖無需標題，但仍應詳實說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。托事條往往由他人代為轉變。

4.便函。便函是指為向他人傳遞某一信息而書寫的，內容和形式都較為簡單的條據。便函與書信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字數較少，且可不用封文。便函格式較為正規，與書信大致相同。便函的感情色彩不宜過分強烈，便要措詞得體，用語禮貌