第一篇：商務信函寫作--Offer

Dear Mrs.Mary Lee, Thank you for your letter of 16 March.We are glad to to learn of the enquiries you have had from your old client for our tapestries.Over the years,we have strived to maintain the highest possible business standards while still keeping our products with high quality.From many of our clients,we have already had repeat orders,in some cases more than one.We offer mandala tapestries in twin and queen size,round with fringe and tassel.Our products can be used as beach sheet,beach throw,picnic throw,table cloth and tapestry,etc.For the quantities you mention we are pleased to quote as follows:

Fair Decor Tapestries Name of the goods Size Quantity Unit price Total price

(piece)Orange Blue Ombre Tapestry Twin 200 USD 25.00 USD 5,000.00 Green Turquoise Ombre Tapestry Twin 200 USD 25.00 USD 5,000.00 Purple Ombre Tapestry Queen 200 USD 28.00 USD 5,600.00 Blue Flower Ombre Tapestry Queen 200 USD 28.00 USD 5,600.00

USD 21,200.00 Prices in the list are all on F.O.B Shanghai basis in US dollars.Term: By L/C at sight Shipment: Within 15-21 days of receiving the L/C This quotation is subject to your reply reaching us before March 26..We feel you may be interested in some of our other products and enclose an illustrated catalog covering all the products we are handling.We trust that the above would be acceptable to you and await with keen interest your order.Any orders you place with us would be processed promptly.Looking forward to your early reply.Yours Faithfully, Shanghai Fair Decor Corp.Jane

第二篇：商務信函寫作

邀請函

邀請人：

人事部經理，張建國

被邀請人：各有關公司人事部門經理

時間：12月3日——4日

地點：濱海友誼酒店

會議內容：就有關新形勢人事管理模式和方法進行討論和發言

信函

以李明的名義給Mr.Black寫一封信，內容：您已收到他寄來的禮物（一本精美的相冊）你非常喜歡這份禮物，你得知他將來上海參加你的生日派對，非常高興，請他告知你所乘坐的航班，你到時去機場接

他，要求：按標準的寫信格式，寫明時間，地點，地址，發信人等

投訴信

寫一封投訴信給學校領導

1.八個人住一間宿舍，太擁擠了

2.宿舍上不了網，學習不方便

3.希望可以延遲熄燈時間，特別是在考試期間

4.要求裝空調，否則夏天太熱無法入睡

㈠ Dear mangers,I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc.Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth.The conference is aimed at discussing about new personnel management mode and method and making a statement.I’m looking forward to attending the conference.Yours sincerelyZhangjianguoPersonnel Manger

㈡Li Ming

Box408

No.18 Nanjing Road

Mr Black

Dep.Of Business College

Leland Stanford Junior University

California

U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9.2012

Dear Mr Black,Thank you for sending me the gift, a elegant photo album.I like it very much.Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased.If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport.Friendly yoursLi Ming

㈢ Dear sir(madam),I am writing to complaint about the dormitory problems ,which have affected our normal life.Firstly, eight people live in a dormitory ,too crowded.Secondly, it’s not handy to study without network in the dorm.Thirdly, we hope the dorm supervisor can delay turning off the lights, especially during the test period.Finally, we require to set an air conditioning in the dorm, for we can’t fall asleep because of the hot weather in summer.Could you please look into these and we’d really appreciate if you could solve all of the problems for us.Thanks.Yours cordiallyLi Hua

第三篇：商務信函寫作 Payment

Relon Brand Company Limited

No.28Queen’s Road Hong Kong, China Email：xxy2016@163.com

November.16,2016

Armanii Company No.36 Baker Street London,British.We have received your letter of11 this month, in which you suggested our accepting payment by D/A at 45 days for better cash flow and lower costs.Whilewe appreciate your trial order of $7,800for our goods, we very much regret that we are unable to entertain your request for payment under D/A terms as we generally ask for payment by Letter of Credit.In consideration of promoting business between us, we are, as an exceptional case, prepared to accept payment for your trial order on a D/P sight basis.Please understand that we can only make this concession under the circumstance, but this should not be taken as a precedence.Our products always find a good market in many counties in the world.We are confident that this product you have ordered will have a wonderful sales in your market.We hope that the above payment terms will be acceptable to you and look forward to the pleasure of hearing from you soon.Yours faithfully

Wendy

Wendy

Sales manager 題目 ：要求：Your customer Mr.Smith is placing a trial order for $7,800, and asking for payment by D/A 45 days, for better cash flow and lower costs.Please write a reply to negotiate the most suitable payment terms.

第四篇：英文商務信函寫作格式

英文商務信函寫作格式

英文信函分為混合式和齊頭式。

混合式：每一段的首行縮進兩格。落款在信末中間靠右下的位置。

齊頭式：信的所有內容都靠左，段與段之間空一行。

英文信函的習慣用法，由以下幾個方面組成：

(1)信頭 The heading

信頭是指信紙上印刷或打印的企業名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報掛號、主管人姓名等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

(2)編號和日期 The reference number and the date

方便以后查信使用。Your ref:（你方編號）Our ref:（我方編號）

日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年；美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998(美式寫法)；1，May，1998(英式寫法)。

(3)信內地址 The inside address

與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

書寫收信單位名稱時，應特別尊重對方的習慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會被認為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。

(4)稱謂 The salutation

在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”；稱呼企業，公司的婦女組織常用Madams，Ladies；無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。

收信人是個人，就應在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于稱呼市長、部長、大使等)，Pres.(總經理、會長、總統等)，Prof.(教授)等等。

(5)開頭語The open sentences

開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明了。

(6)正文 The body of the letter

正文的地位和內容與中文書信相同。在英文商業信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。

(7)結尾語The closing sentences

結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后，另起一段寫結尾語。

(8)結束語 The complimentary close

英文商業信函的結尾是寫信人的謙稱，相當于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結尾的謙稱后必須加逗號。

(9)簽署 The signature

簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結尾謙稱下5行的位置內。盡量不要用印章，用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認，在簽名下還應打印姓名，有時還將職銜一并打印。常見的職銜有：Chairman of the Board of directors(董事長)，President或Genera1 Manager(總經理)，Director(董事)，Stand Director(常務董事)，Manager(經理)，Head of Department(職員)，Manageress(女經理)，Head of a Department(處長)，Section chief(科長)等。

需要指出的是，寫信人如要代表企業單位或代理簽署時，應在結尾謙稱下打印出全部大寫的企業單位名稱，然后才簽署，以表明該信不是以寫信人個人身份寫的，信由所述事宜均由企業單位負責。（10）、附件 Enclosure

如果信中有附件，應在左下角注明Encl.或Enc.。

例如：

Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading(11)其它

商業信函除上述內容外，還經常遇到以下情況：

①寫信人提請對方特定人員注意時，可在信內姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側說明，并加上Attn.(Attention的縮寫)字祥，也可在字下劃橫線表示。

②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內列出“事由”項，記在信文的上方，并在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。

③為便于商業信函留存查閱并分清責任，書信下部注有發信人及打字員姓名的第一個字母，位于署名下兩行的左下方。

④為說明信所附附件，便于收信人清點，可在發信人及打字員姓名的字母下行加注。

⑤如信文寫完后需要補充一點，或加附與信文主題無關的簡短內容時，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的縮寫)引導。

對國外商業業務往來信函的結構格式舉例如下：

日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T, 注意 Attn：Mr.Jack G.Johnson

SCHARFMAN BROS.INC

CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES 信頭 HEMPSTS Representatives一Importers(516)292一1750

Sauco 393 FRONT STREET

TELEX: 96-7725 HEMPSTED

NEW YORK 11550 稱呼 Dear Sirs。

Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

信文：

We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。

P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

信尾謙稱 Very truly yours，公司名稱 SCHRTFMAN BROS.INC.簽 字

寫信人姓名 Michael Seharfmah

寫信人職務 Manager

發信人及打字員 MS／am

附 件 Encl.One

樣信一：

1、收信人的郵箱

2、發信人的郵箱

3、寫信日期：寫日期時，請注意以下幾點： a.年份要寫完整，不能用03代替2003。

b.月份要寫英文名稱，不能用數字來代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出現。但是可

以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。

4、時間

5、主題

6、稱呼

7、正文

8、結束語

9、簽名

10、聯系方法：

這部分內容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯系方法（地址、電話、傳真、郵箱、網址）。寫地址要注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。

第五篇：商務信函寫作

商務信函寫作

書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別，應特別加以區分。英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

1、信端（Heading）

信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發出，便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。

信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。采用并列式時，每行開頭要左對齊；采用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如：

（1）并列式

Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

（2）斜列式（Indented Form）Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035

People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

寫信端時，先寫發信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項目和發信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，最后一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。

如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。

關于發信日期的寫法，應注意以下幾點：

①年份應完全寫出，不能簡寫。

②月份要用英文名稱，不要用數字代替。

③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。

④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡單明了。

日期可有下列幾種寫法：

① Oct.20, 2004

② 10 May., 2004

③ 3rd June, 2004

④ Sept.16th, 2004

其中，①最為通用。

2、信內地址（Inside Address, Introductory Address）

信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：

①并列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District, 100871

Beijing

China

②斜列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District,100871

Beijing

China

3.稱呼（Salutation）

對收信人的稱呼應自成一行，寫在低于信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關系而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：

①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr.的復數形式 Messrs.。對一般以人名為名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

②對女性一般稱呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.沒有復數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme.的復數形式 Mmes.而對以女子名字為名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor（縮寫為 Prof.），Doctor（縮寫為 Dr.），General(縮寫為 Gen.)。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。

④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其復數 Mesdames。

⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（My dear）Mr.Ambassador，Your Excellency（復數為 Excellencies）。

⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其復數為 Your Majesties。

⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness(復數為 Highnesses)。

收信人稱呼

先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss

夫人、小姐統稱Ms.夫婦倆人Mr.and Mrs.兩位或兩位以上男子Messrs

兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames

兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses

常見的頭銜（漢英對照）如下：

教授Professor

博士Doctor(Dr.,Ph.D.)

醫學博士Medical Doctor(M.D.)

總統或校長President

主席或董事長Chairman

副主席或副董事長Vice Chairman

副總統或副校長Vice President

首相Prime Minister

總理Premier

省長或州長Governor

市長Mayor

參議員Senator

大使Ambassador

秘書長Secretary General

一秘First Secretary

二秘Second Secretary

院長Director,Dean

副院長Vice Director

系主任Dean,Head,Chair

館長Chief Librarian,Curator

閣下Excellency

神甫Father

4.信的正文（Body of the Letter）

信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P.S.表示補敘。

5.結束語（Complimentary Close）

結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關系而定例如寫給機關、團體或不相識的人的信，一般用：

Yours(very)truly, Yours(very)faithfully, Yours(very)sincerely，等等。

寫給上級和長者的信一般可用：

Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

寫給同志或同事的信一般可用：

Fraternally yours, Comradely yours，等等。

寫給熟人或朋友的信可用：

Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

寫給親屬或摯友的信一般用：

Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours,(Much)Love, With Love, Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的摯友”等。

寫給摯友的信有時也可用：

Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

寫信給摯友，表示歉意時，可用：

Contritely yours, Regretfully yours, Yours in(with)regret, Yours in(with)deep remorse 等。

在歐洲一些國家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時也可省略。

6.簽名（Signature）

信末的簽名一般低于結束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務或頭銜

7.附件（Enclosure）

信件若有附件，應在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一個，則應寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：

Enc: Resume

Encls:Grade Certificate

8.再啟（Postscript, 縮寫為 P.S.）

再啟部分用于補敘正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的函件中更應避免使用。

9.私人和公務信函--注意事項

首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。

其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。

最后，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。常用的起首語有：

1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say…

7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!

9)It is always a thrill to see your nice handwriting.10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that … 12)I wish to apply for teaching position you are offering.13)I am too excited and delighted at your good news.14)I am very obliged to you for your warm congratulations.…

15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.常用的結束語有：

1）Awaiting your good news，2)Looking forward to your early reply，3)Hoping to hear from you soon，4)We await your good news.5)I hope to hear from you very soon.6)We look forward to your reply at your earliest convenience.7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles.8)Your early reply will be highly appreciated.9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.10)The help you give me is sincerely valued.11)I hope everything will be well with you.12)Please let us know if you want more information.13)I hope you always enjoy yourself.14)I wish you very success in the coming year.15)Please remember me to your family.16)With best regards to your family.17)All the best.18)With love and good wishes.