第一篇：商務信函范本

商務信函范本

1.請求建立商業關系

Rogers Chemical Supply Co.10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us.We have been importers of shoes for many years.At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business.We look forward to your early reply.Very truly yours 自米蘭職權里斯托鞋類公司取得貴公司和地址，特此修函，祈能發展關系。多年來，本公司經營鞋類進口生意，現欲擴展業務范圍。盼能惠賜商品目錄和報價表。如價格公道，本公司必大額訂購。煩請早日賜復。此致

2.回復對方建立商業關系的請求

Thank your for your letter of the 16th of this month.We shall be glad to enter into business relations with your company.In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range.Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit.Should you wish to place an order, please telex or fax us.本月16日收到有關商務關系的來函，不勝欣喜。謹遵要求另函奉上最新之出口商品目錄和報價單?？铐棢┱堃圆豢沙蜂N保兌之信用狀支付。如欲訂貨，請電傳或傳真為盼。此致 敬禮

3.請求擔任獨家代理

We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers.We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen.Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial.Please refer to them for any information regarding our company.We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your products in Bahrain.We look forward to your early reply.`本公司擔任多家廠家的獨家代理，專營精制棉織品，包括各燈家用亞麻制品，行銷中東。與貴公司向有業務聯系，互利互作。貴公司紡織部亦十分了解有關業務合作之情況。盼望能成為貴公司獨家代理，促銷在巴林市場的貨品。上述建議，煩請早日賜復，以便進一步聯系合作。此致 敬禮

4.拒絕對方擔任獨家代理

Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens.I regret to say that, at this stage ,such an arrangement would berather premature.We would, however, be willing to engage in a trial

collaboration with you company to see how the arrangement works.It would be necessary for you to test the market for our productsat you end.You would also have to build up a much larger turnover tojustify a sole agency.We enclose price lists covering all the products you are interested in and look forward to hearing from you soon.9月1日有關建議擔任家用亞麻制品獨家代理的來信收悉。謹致衷心謝意。目前時機尚未成熟，不能應允該安排深感抱歉。然而，本公司樂意與貴公司先試行合作，為今后合作打下基礎。為證明擔任獨家代理的能力，貴公司宜上述貨品作市場調查，研究是否可擴大現有之營業額。奉上該貨品之報價單，敬希查照。專此候復。此致 敬禮

5.同意對方擔任獨家代理

Thank you for your letter of 12 April proposing a sole agency for our office machines.We have examined our long and ,I must say ,mutually beneficial collaboration.We would be very pleased to entrust you with the sole agency for Bahrain.From our records, we are pleased to note that you have two service engineers who took training courses at our Milan factory.the sole agency will naturally be contingent on you maintaining qualified aftersales staff.We have drawn up a draft agreement that is enclosed.Please examine the detailed terms and conditions and let us know whether they meet with your approval.On a personal note, I must say that I am delighted that we are probably going to strengthen our relationship.I have very pleasant memories of my last visit to Bahrain when you entertained me so delightfully.I look forward to reciprocating on your next visit to Milan.My very best wishes to you and your wife.4月12日建議擔任為公室器具之獨家代理來信已經收悉。過去雙方合作皆互利互助，能獲您的眷顧作我公司于巴林的獨家代理，殊感榮幸。據知您公司兩服務技師曾到我公司米蘭工廠受訓。相信您公司在取得代理權后，仍會繼續注重合格售后服務人員的訓練?，F隨信附上協議草稿，請查實各項條款，惠復是盼。能加強業務，我亦感到欣喜，前次到訪巴林，蒙盛情款待，不勝感激。祈盼您蒞臨米蘭時，容我一盡地主之誼。此致 敬禮

6.借引薦建立業務關系

At the beginning of this month , I attended the Harrogate toy fair.While there , I had an interesting conversation with Mr.Douglas Gage of Edutoys plc about selecting an agency for our teaching aids.Douglas described your dynamic sales force and innovative approach to marketing.He attributed his own company's success to your excellent distribution network which has served him for several years.We need an organization like yours to launch our products in the UK.Our teaching aids cover the whole field of primary education in all subjects.Our patented ‘Matrix’ math apparatus is particularly successful.You may have reservations about American teaching aids suiting your market.This is not a problem since we have a complete range of British English versions.I enclose an illustrated catalogue of our British English editions for your information.Please let me have your reactions to the material.I shall be in London during the first two weeks of October.Perhaps we could arrange a meeting to discuss our proposal.本用初參觀哈洛加特玩具交易會時有幸與教育玩具股份有限公司的道格拉斯·蓋齊先生一談，提及本公司正物色代理人推廣教學器材一事。蓋齊先生贊揚貴公司積極推廣產品，不斷推出新的推銷方法，并把其公司的成就歸于貴公司完善的經銷網絡。貴公司的經驗，正能替本公司在英國經銷產品。本公司生產初級教育各學科的教育器村、專利產品梅特里克教學器材更傲視同儕。除美國教學器材外，亦備有全套英式英語版教材，適合當地市場，貴公司無需憂慮切合市場需求?，F附上配有插圖的英式英語版教材目錄，盼抽空細閱，并賜知寶貴意見。本人擬于10月頭兩星期前往倫敦，未知能否安排會面，就以上建議作一詳談? 此致 敬禮

7.邀請參觀貿易展覽會

Many thanks for your letter and enclosures of 12 September.We were very interested to hear that you are looking for an UK distributor for your teaching aids.We would like to invite you to visit our booth,no.6,at next month's London Toy Fair, at Earl's court , which starts on 2 October.If you would like to set up an appointment during non exhibit hall hours please call me.I can then arrange for our sensor staff to be present at the meeting.We look forward to hearing from you.多謝9月12日的來信和附件。獲悉貴公司有意物色英國銷售商推廣教學輔助設備，甚感興趣。本公司將于10月2日于厄爾大樓舉行的聳敦玩具商品交易會上展示產品，誠邀貴公司派員參觀設于46號之攤位。如能安排于非展出時間面談，煩請電復。定必委派高層人員赴會。本公司深知貴公司產品精美質優，希望能發展互惠之業務。特此奉告，并候復音。

8.與過去有貿易往來的公司聯系

We understand from our trade contacts that your company has reestablished itself in Beirut and is once again trading successfully in your region.We would like to extend our congratulations and offer our very best wishes for your continued success.Before the war in Lebanon , our companies were involved in a large volume of trade in our textiles.We see from our records that you were among our best tem customers.We very much hope that we can resume our mutually beneficial relationship now that peace has returned to Lebanon.Since we last traded, our lines have changed beyond recognition.While they reflect current European taste in fabrics, some of our designs are specifically targeted at the Middle Eastern market.As an initial step , I enclose our illustrated catalogue for your perusal.Should you wish to receive samples for closer inspection, we will be very happy to forward them.We look forward to hearing from you.從同行中獲悉貴公司貝魯特復業，生意發展迅速。得聞喜訊，不勝歡欣。謹祝業務蒸蒸日上。黎巴嫩戰事發生前雙方曾有多宗紡織品交易；貴公司更是本公司十大客戶之一?，F今戰事平息，亟盼能重展雙方互惠的業務聯系。自上次合作至令，產品款式變化極大。除了有迎合歐洲人口味的款式這外，亦有專門為中東市場而設計的產品。現奉上配有插圖的商品目錄供 初步參考。職需查看樣本，還望賜知。

9.確認約會

I would like to confirm our appointment to discuss the possibility of merging our distribution networks.I am excited of the prospect ofexpanding our trade.As agreed, We will meet of our office in bond street at 9.30a.m.on Monday 20 March.I have scheduled the whole day for the meeting.If for any reason you are unable to attend , please phone me so that we can make alternative arrangements.Please let me know if you would like our office to arrange hotel accommodation.I look forward with great pleasure to our meeting.承蒙拔冗講討論合并雙方銷售網，以擴大貿易發展范圍，深感興奮。現特修函確定會議日程。謹于3月20日星期一在邦德街辦公室候教，請貴公司代表于當日早上9時蒞臨指導。若因故未能抽空出席，煩請致電告知，以便另行安排會晤。未知是否需代為安排旅館膳宿?請盡早賜知，以便早作準備，款待貴客。謹此預祝會談成功。

10.感謝客戶訂貨

Gillette-burns Co.322 Gleenwood street Gleveland 5,Ohio Glentlemen: Thank you for your order no,464 of 20 september.The models you selected from our showroom went out today under my personal supervision.The package is being airfreghted to you on swissair.The relevant documentation is enclosce.I enjoyed meeting yiu and hope that this order represents the beginning of a long and prosperous relationship between oiur companies.The next time you visit us ,please let me know in advance so that I can arrange a luch for you with our derectors.Sincerely yours

謝謝9月20日第464號定單。今天我已新自監督發送您自展覽室挑選的產品。該產品隨附有關文件經瑞士航空公司運送。很榮幸與你會面，衷心希望是次定單能加強雙方的關系。下次到訪前，煩請賜知，俾能安排與本公司董事共進午餐。

11.向長期客戶推銷新產品

I enclose an illustrated supplement toour catalogue.It covers the latest designs which are now available from stock.We are most gratified that you have, for several yeas.Include a selection of our products in your mail-order catalogues.The resulting sales have been very steady.We believe that you will find our new designs most attractive.Theyshould get a very good reception in your market.Once you have had time to study the upplement , please let us know if you would like to take the matter further.We would be very happy to send samples to you for closer inspection.For your information, we are planning a range of classical English dinner services which ,should do well in the North American market.We will keep you informed on our progress and look forward to hearingfrom you.隨函寄奉配有插圖的商品目錄附頁，介紹最新設計的產品。貴公司的郵購目錄多年來收錄本公司產品，產品銷售成績理想，特此致以深切謝意。最新設計的產品巧奪天工，定能吸引顧客選購。煩請參閱上述附頁，需查看樣本，請賜復，本公司樂意交勞。本公司現正設計一系

列款式古典的英國餐具，適合北美市場需求。如感興趣，亦請賜知。愿進一步加強聯系，并候復音。

12.為商貿指南兜攬廣告

Thank you for your business.You arecurrently represented in our directory.This is the only directory of its kind which reaches all companies in the building and construction industry in the UK.Advertising in our directory was a wise move on your part.We are currently compiling a new edition of the directory which willbe published in April 1995.The new edition will be expanded to include major manufacturers of plumbing equipment in the European Community.For proper coverage in the directory, you ought to appear in more than one category.If you do opt for a multiple listing, you will be ableto buy space in additional categories at half price.You can be assured that the new edition will be on the desks of allthe major decision makers in the building and hardware trades.Please complete the enclosed form and return it with the appropriate fee.Thanks again for your business.衷心感謝惠顧。貴公司商號已刊登在本公司的商貿指南中。該指南乃唯一覆蓋英國全部建筑公司的刊物，在此刊登廣告確是明智之舉?，F下籌備1998年4月版 的貿易批南，新版會羅列歐洲貢同體的主要鉛管業制造商。為達到出色的宣傳效果，貴公司宜考慮在不同類別刊登廣告。如蒙惠顧，除首個廣告外，其余類別的廣告將可獲半價優惠。該指南將分送給所有建筑公司和五金器具公司主管。煩表填妥隨附表格，連同廣告費用一并寄回。專此盼候佳音。

13.請求客戶作推薦人

Thank you for your letter of 2 November.We are delighted to hear that you are to pleased with the refurbishment of your hotel.As your know.in our line of work, we depend on good ,reports about our projects to win further business.Our clients always shop around and look for references before committing themselves.With your permission, we would like to use your hotel as a reference when we discuss similar refurbishments in the hotel industry.Would you agree to our suggesting that future clients should call you? It would also be most helpful if we could occasionally bring a client to look at your hotel.We would , of course , stay overnight at least.I'll call you next week to hear your reaction.Thanks again for you kind words.從11月2日的來函得悉閣下對貴飯店的整修感到滿意，此消息對本公司實是一鼓勵。設計行業重視聲譽，客人在選擇設計公司時必然會有所比較。如蒙允許，本公司欲請貴飯店作推薦人，證明有關整修的質素。未知可否讓其他客戶來電垂詢? 此外，如獲允準間或聯同客戶前來參觀貴飯店整修，定必有莫大幫助。當然，本公司會預訂房間，至少留宿一晚。

14.通知客戶價格調整

We enclose our new catalogue and price list.The revised prices will apply from 1 April 1997.You will see that there have been number of changes in our product range.A number of improved models have been introduced.Out range of washing machines has been completely revamped.Many popular lines, however, have been retained unchanged.You will be aware that inflation is affecting industry as a whole.Ws have been affected like everyone else and some price increases havebeen unavoidable.We have not, however, increased our prices across the board, In many cases, there is a small price increase, but in others, none at all.We can assure you that the quality of our consumer durables has been maintained at a high standard and that our service will continueto be first class.We look forward to receiving your orders.謹謝上新的商品目錄和價格表。修訂價格定于1997年4月1日起生效。產品系列有一大革新，增加了不少改良的型號，扒出一系列新款的洗衣機，但許多款的開動號仍保持不變。通貨膨脹影響整個工業連帶令貨品價格上漲。雖然如此，本公司并未全面提升價格，調整幅度亦不大。本公司堅守一貫信念，務求出產優質之耐用消費品，迎合顧客的需要。謝謝貴公司多年惠顧，盼繼續合作。

第二篇：商務信函

將下列信函譯為英語

先生： Dear Sirs:

從貴處商會獲悉貴公司行名和地址，并得知你們是一家大的鋼鐵出口商，具有多年經營經驗。此類產品屬于我公司業務范圍，特致此函，以期與貴公司建立興旺互利的貿易關系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若貴公司能保證價格可行，品質優良，交期迅速，我們將能大量訂貨。為此，特請提供你們最新的全套目錄和各項出口產品的價目表。如蒙盡速辦理，當不勝感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我們的信用情況，可向當地的中國銀行查詢。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.諒能惠予合作，預致謝意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.謹上

Yours faithfully,

第三篇：商務信函

商務信函Business letter

英文信頭寫法 Heading 信頭也稱信端，其內容包括發件公司的名稱、標志、通信地址、電話號碼、傳真號、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來自何處，并為回復提供聯系方式。

很多公司都會印制帶信頭的信紙。一般來說，人們喜歡將簡單的信頭放在信紙上端居中，將復雜的信頭放在信紙的右側或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時，一定要注意為信頭留出足夠的空間。

對于私人商務信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。如果信函的長度超過兩頁，那么從第2頁開始就不再需要信頭了，只需寫上頁碼、收件人姓名及日期。

英 文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區別，應遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標點符號需正確使用。當前的習慣做法是，行末一般不加標點符 號，但行中間該加標點的地方，還是不應省略。門牌號碼與街道名稱之間不加標點，但是在城市與國家名稱之間必須用逗號分開。

英文信函編號寫法 Reference number 如果信函上有編號，收件人和發件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。

信函編號常見的書寫形式有兩種：

一種比較簡單的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一種比較常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一組縮寫信息，包括：文件編號、起草人、錄入人的姓名縮寫和部門代號等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 錄入的信函編號為“Our ref: JB/HJD”

英文日期寫法 Date 商務信函必須寫日期，它對于文件存檔及信息查考都有重要意義。

書寫日期應注意以下幾點：

1.“年”應完全寫出，如2006，不能簡寫成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用縮寫，而是完整地寫出來； 3.書寫“日”可以用序數詞，但最好用基數詞；

英式信函日期按日、月、年的順序，且中間沒有逗號，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的順序，中間加逗號，如：July 12，2006。

第五講：英文信內地址寫法 Inside address

由于不同國家書寫地址的習慣不同，收件人地址應按照對方公司信紙中的信頭書寫，切勿擅自更改。寫國際地址時，不要忘記在最后一行寫上國家名。航空投遞的信函，要在信內地址之上注明。以下為幾種信內地址的寫作實例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某職位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文請某人注意行寫法Attention/Attn.請某人注意行（Attention，縮寫：Attn.）用于寫信人在把信寄給一個單位時，希望把信遞交給某人或某部門處理。

Attention位于信內地址下空一行，加上底線；寫法分英式和美式兩種，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention時，因為信函實際上是寄給公司的，所以開頭的稱呼（Salutation）為Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文稱呼寫法 Salutation 如果信是寫給公司的，并沒有直接的聯系人，稱呼應為：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在寫信給特定的組織時，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager這樣的稱呼。

如果知道收件人的姓名，就應該直接把姓名用入稱呼里。

商務信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務上往來的客氣形式。寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主題寫法 Subject 書寫Subject能便于收件人迅速了解信的主要內容。一般來說如果信內有Reference Number，就不一定再寫Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文寫法 Body 正文是信函的核心內容。一封內容得體的商務信函，不僅能夠達到把事情辦好的目的，而且還能促進雙方的友誼。在商業界人們通常用5個C來衡量一封信函的好壞：Conciseness(簡潔)、Clarity(明了)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Courtesy(禮貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文結尾敬辭寫法 Complimentary close 幾乎所有的商務信函都會用到結尾敬辭。它寫在正文下面，第一個字母要大寫，最后一個詞的后面有逗號。

至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來說結尾敬辭和開頭的稱呼有較強的關聯關系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結尾敬辭采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Mr.Brown，則結尾敬辭采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是寫給朋友，家人或同事，開頭的稱呼是Dear David，則結尾敬辭采用 Best wishes 英文簽名、附件寫法 Signature/Enclosure 簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般商務書信，還應在簽名下方將發信人的姓名用打字形式打出。

簽名格式和規則有以下一些約定：

1.簽名者代表公司、某單位名義時，應在結束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。

2.女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.當負責人不在而由經辦人員代簽名時，要加上by, for, perpro或P.P.字樣。

如果信函中有附件，在信紙的左下角，與簽名間隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其縮寫Encl.或Enc.。

如果附件不止一項，應寫成Encls.或Encs.，并應注明有幾個附件，以便收信人查點，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言寫法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人閱覽，則須注明抄送人的名稱，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，簡寫為P.S.）用來說明沒有包括在信中的想法和內容。有時一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時可用附言填補遺漏內容。在促銷和私人信件中，附言也可以用來強調寫信人請求收信人采取的行動和做出的考慮。附言應盡量做到簡明扼要。附言通常在簽名下方，從左側頂格書寫，例如：

P.S.Each individual’s E-mail address remains unchanged

英文書信格式及英美差異

英文書信通常由下列五個部分組成：

A 信頭（Heading）

信頭包括寫信人地址和寫信日期，通常寫在信箋的右上角。在比較熟識的朋友之間的通信，寫信人的地址常可略去。本課的信頭就只寫了寫信日期，而沒有寫信人的地址。日期通常有下列兩種定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的寫法通常是由小到大，如：門牌號、街道名、市（縣）名、省名、國名（郵政編碼通

常寫在城市名之后）。這同中文書信的地址寫法完全相反。地址可以寫1～3行，日期寫在地址的下方（見信箋格式）。

B 稱呼（Salutation）

稱呼指寫信人對收信人的稱呼，如Dear Xiaojun，寫在信頭的下方和信箋的左邊。稱呼一般用Dear?或My dear?開頭，稱呼后一般用逗號。

C 正文（Body）

這是書信的主體部分，即寫信人要表達的內容。正文要求文字通順，層次分明，表意清楚。可以手書，也可以打寫。

D 結束語（Complimentary Close）

它是書信結尾的恭維話，相當于文中書信最后的“祝好”、“致禮”之類的話語。本課書信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是結束語。

E 簽名（Signature）

簽名通常簽在結束語下方的中間偏右的位置，如本課信中的Charlie.簽名應是親筆書寫，即使是打寫機打出的信件，最后仍需親筆簽名。在簽名的上方可 根據寫信人和收信人的關系寫上Sincerely yours/Yours sincerely（用于長輩或朋友之間），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于對長輩或上級）。

英文書信格式稱謂差異

商務英語書信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易時所使用的通信。在美國，常用Business writing，它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。英語和美語在書信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結尾客 套語等均有所不同。

一般來說，英國書信較為保守，許多英國人喜歡用老式書 信體，用詞較為正式刻板，而美國書信語言非常生氣、有活力，格式也較為簡便。因此當我們寫信的對象是英國或其舊殖民地國家時，要使用標準式英語 Queen's English；如果寫信的對象是美國或美國勢力范圍的地區時，就要用美國英語。當然，英國式的語言文化近年來也有變化，但總體來說，兩者間的差異是很明 顯的。

商業英文書信，一般都要求用打字機或電腦整齊地打印，左邊各行開頭 垂直的，稱為垂直式或齊頭式（Block style），美國常用這種格式；每段的第一個詞縮進去，稱為縮進式或鋸齒式（indented style），英國常用此格式。垂直式的職務及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國公司，已普遍采用。正式的商業英語書信要在稱 呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務及地址，稱為信內地址（Inside address）。信內地址的寫法也有垂直式和縮進式之分，垂直式和稱美國式將各行并列，縮進式或稱英國式將各行依次退縮。

不過，近來英國商業書信信內地址并未依次縮進，似乎與美國式相同。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號和街名都省略掉。在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英國人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的縮寫），不過在商業上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的復數形式），用于二個女士以上。Messrs（Mr的復數形式）用于二個以上的男人，或用于二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫句點，相反地趨向于進步自由的美語反而加縮寫句點如Mr., Mrs., Messrs??在稱呼方面，商業上最普遍的有Gentlemen（美國式）與Dear Sirs（英國式）二種，相當于我國的“敬啟者”或“謹啟者”.如果信是寫給某個公司單位的，不是寫給某個具體人的，美語用Gentlemen（復數形 式），英語用Dear Sirs.如果對方公司只一人時，必須使用Sir/Dear Sir.稱呼后一般要使用標點符號，英國式采用逗號（comma），美國式用分號（colon）。書信結尾客套語（complimentary close）有多種，相當于我國書信在結尾時使用的“敬禮”、“致敬”、“順安”等句。最為典型的美國式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道對方姓名）。此外，英國式的客套語還有特別禮貌的格式，但除了特殊情況外，現在不再使用。

第四篇：商務信函

1.稱呼和結束句：Dear SirYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear SirsYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear Ms BrownYours sincerely Dear MrMithYours sincerely

2.介紹這封信的背景：

With reference to:

With reference to your advertisement in the Times of 12th December,…

With reference to your phone call today,…

3.解釋寫信原因：

I am writing to…

I am writing to confirm the arrangement.I am writing to enquire about the price and discount of your products.I am writing to inform you that we have sent your goods on July 21.I am writing to apologise for the delay of the goods.4.提出要求：

I would be grateful if you could send me a catalogue.I would appreciate it if you could deliver them as soon as possible.Could you possibly give a presentation at the annual sales conference?

5.表示感謝

Thank you for…

Thank you for your telephone call today.Thank you for sending the catalogue to me.6.隨信寄去的材料

Please find enclosed a cheque.I am enclose a price list.We enclose a brochure.7.表示道歉

I am sorry that our cashier charged you too much.I apologize for not attending the meeting.I am sorry for not replying to your letter.8.確認某事

I am pleased to confirm the booking of the conference room on Monday ,March 3—5.I can assure you that we can deliver the goods by the required date.9.講述不好的消息

Unfortunately, the handles of the teapots were missing.I am afraid that only two of the ten microphones can work.10.結束一封信

Thank you for your help.Please contact us again if we can help in any way./ you have any questions.I look forward tohearing from you soon./meeting you./ seeing younext Friday.

第五篇：商務信函

第十四章 商務信函

在商務信函中，商業收信常常處在一個不被人所注意的角落。原因是相比其他的商務文書，商業書信往往被視為過于簡單、隨意，好像任何人都可以一揮而就。殊不知，很多成千萬的大額生意往往都是從這些看似“貌不驚人”的商業信函發端的。俗話說：座雀雖小，五葬俱全。商業信函看似短小、簡便，實則包含玄機。

一、希望建立貿易關系函

概念解說

為了進一步加強企業的生產與銷售，經多種途徑了解客戶后，希望與其建立貿易關系而用的信函文書。

寫作指導

首先要告知對方，我方是怎樣獲悉其經營范圍與地址的，同時表示我方愿意與對方建立業務關系，進行交易，希望得到對方的合作。其次向對方作自我介紹，包括企業性質，基本業務狀況，經營的范圍，有哪些分支機構等。希望推銷某商品也可說明。最后以禮節性語言結尾。

范例

希望建立貿易關系函

××公司：

我們從商會那里看到貴公司的名稱及地址，得知你們有興趣建立進出口商品的業務聯系。如貴公司在本地尚無固定客戶，希望考慮以本公司為交易伙伴。本公司原經營工業機械在本國的批發零售業務，由于最近在經營方面的變化，本公司在銷售方面的政策也發生了變化。

筆者有多年的外貿經驗，希望在世界各地建立適宜而持久的貿易關系。由于與生產廠家的長期直接聯系，我們在許多行業中尤其是工業機械，是最有競爭力的。

我們也愿從貴國進口一兩種優良產品，以有競爭力的價格在美國銷售，以期能夠持續、長期占領市場。

我們希望聆聽貴公司的意見、要求及建議，以及如何才能使雙方協力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取傭金為條件充當貴公司在美國的采購代理。

恭候回音。

××公司 ×年×月×日

二、推銷產品函

概念解說

推銷產品函是向對方推銷產品而使用的一種商務信函。

寫作指導

推銷產品函包括開端語、正文、結尾三個部分。

①開端語。要做到醒目，突出產品及其優點，有獨創性和簡明扼要。②正文。介紹產品、提供證據、提出保用期和免費試用以及價格合理性。介紹產品必須保持自然協調，力求生動活潑，強調產品的突出特色。提供證據時應繼續強調產品的突出特色，使具體的語言客觀地進行說明，可適當運用用戶的表揚信，然后提出保用期和免費試用。在信的最后，大多提及價格的合理性。除非價格是一個突出特色，否則不要在首段或末段談價格，要在概括產品 優點的句子中談價格。要用一個較長的復合句，要用具體數字說明購買該產品可省錢若干。報價時要用小單位。如可行，可與具有類似特色的同類產品進行比較。

③結尾。結尾要充滿信心地呼吁，要激發讀者的購買意欲。

范例

推銷工藝品函

××公司：

從我駐意大利使館商務處來信中獲悉貴公司希望與我國經營工藝品的外貿出口公司建立業務聯系。我們高興地通知貴公司，我們愿意在開展這類商品的貿易方面與貴公司合作。我公司經營的工藝品有繡品、草竹編、燈具、涂綸花、珠寶首飾以及仿古器物和書畫等。這些品種均制作精美，質量上乘。特別是滌綸花，式樣新穎，色澤鮮艷，形態逼真，可與鮮花媲美。目前在歐美、亞洲的許多國家極為暢銷，深受消費者的喜愛?，F寄上滌綸花樣照一套，供參考。歡迎來信聯系。

××進出口公司

×年×月×日

三、詢價函

概念解說

詢價是由買方向賣方就某項商品交易條件提出的詢問。詢價目的是請對方報價，詢價對交易雙方都沒有法律上的約束力。詢價函就是為詢問商品交易價格而用的商務文書。

寫作指導

詢價函可以向賣主索要主要商品目錄本、價目單、商品樣品、樣本等，也可以用發詢價單或訂單的方式詢問某項商品的具體情況。

范例

詢價函

×××先生：

我公司對貴廠生產的綠茶感興趣，需訂購君山毛尖茶。品質：一級。規格：

每包100克。望貴廠能就下列條件報價： 1．單價。2．交貨日期。3．結算方式。

如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復。

××副食品公司 ×年×月×日

四、聯系銷售函

概念解說指導

聯系銷售函是要求對方提供樣本及樣品的商務信件。

寫作指導

首先寫明索求樣本或樣品的目的。應寫明“請寄樣品及報價，以便和客戶

研究”、“供成交參考”、“向客戶推薦”或“供小樣試驗”等。如寄英文樣本或日文

樣本，要求改寄A樣或B樣，或提供某種文字的目錄等要寫清楚。

范例

聯系商品銷售事宜函

×××先生：

前一批貨銷售極佳，頗受好評，除電報中向你訂購的數量外，公司同仁意欲擴大經營范圍，我想請您給我寄上下述樣品：

1．6歲男式童裝 2套 2．6歲女式童裝 2套 3．5歲兒童套裙 2套

并請附上有關資料與說明文字，供我們查看，宣傳，傾聽消費者的反映。我估計你們的產品是會受到歡迎的。一旦公司作出決定，我們將大批量向你方訂貨。具體事宜日后聯系。請你們從速寄上樣品。謝謝您對此事的關照?？释n復。在資料中請附上樣品的價格、質量規格說明。

×××

×年×月×日

每包100克。望貴廠能就下列條件報價： 1．單價。2．交貨日期。3．結算方式。

如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復。

××副食品公司 ×年×月×日

五、答復客戶建立貿易關系函

概念解說

答復客戶建立貿易關系函是企業收到希望建立貿易關系函后，按對方要求完整地答復對方的商業信函。

寫作指導

答復客戶建立貿易關系函的開頭一般引出對方來函日期，然后說明自己的態度、意愿及交待匯寄有關資料的情形。即使本方不能滿足對方的要求也要及時說明原因，為以后進一步的交易留有余地。最后，說出己方的明確打算。

范例

答復客戶建立貿易關系函

××經理： 1月21日來信暨附紅茶推銷方案一份均收到。為了打開中國袋裝紅茶在美國市場的銷路，貴公司已經進行了各項工作，并制訂出了有關推銷方案，對此我們表示贊賞。

對于貴公司推銷我紅茶的業務，我公司愿從多方面給予支持。首先在貨源供應上，將盡力優先安排，以滿足你方的銷售需要。由于我們雙方還沒有當面洽談的機會，因而不能立即達成交易。我方期待著您早日來訪，共商發展業務大計。

××進出口公司 ×年×月×日

六、回復商業詢購函

概念解說

回復商業詢購函是收到詢價函后，予以回復的商業信函。

寫作指導

復信必須有針對性，不能答非所問，同時復信要及時。在復信的最后一部分可寫類似“如有問題，歡迎再提”的詞句。

范例

回復商業詢購函

×××先生：

10月2日的信函收訖。我們很高興隨函附寄一份貴方索要的產品說明書和價目單。在準備這份最新的說明書時，我們不惜費錢費事力求使這份說明書外形美觀，信息性強。從封面內容里，您將找到有關我們營業折扣的詳細說明。我們建議您下次來香港時允許我們帶您參觀一下我們的工廠，在那里您可以親眼見到高質材料和精湛手工藝是怎樣融合進我們的產品制作之中。同時您還能熟悉各種高檔的羽毛制品，還可以帶給您的客戶們那些令他們感興趣的有用信息。

希望我們能有機會在任何一方面給您提供服務，只要貴方愿意采用，我們將盡可能滿足您的需要。

×××敬上 ×年×月×日

七、報價函

概念解說

報價函是指賣方向買方提供商品的有關交易條件的信函。

寫作指導

報價應包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等內容。報價僅僅是通知買方價格的作用，對賣方沒有約束力，可更改。

范例報價函

×××超級商場：

貴方×月×日詢價信收悉，謝謝。茲就貴方要求，報價詳述如下：

商

品：君山毛尖茶 規

格：一級 容

量：每包100克 單

價：每包×元（含包裝費）包

裝：標準紙箱，每箱100包 結算方式：商業匯票 交貨方式：自提

交貨日期：收到訂單10日內發貨

我方所報價格極具競爭力，如果貴方訂貨量在1000包以上，我方可按95％的折扣收款。

如貴方認為我們的報價符合貴公司的要求，請早日定購。恭候佳音。

××茶葉廠 ×年×月×日

八、接受函

概念解說

接受函是指買方或賣方接受對方提出的交易條件商務書信。交易雙方表示接受的信函、傳真、電報、電傳均可作為成交的承諾，并均具有法律約束力。

如果是買方同意賣方的報價或還價的接受函，一般都要隨函說明所需訂購的一切貨物。

寫作指導

要寫明接受對方的具體報價條件，包括商品名稱、規格、單價，以及結算方

式、交貨日期、地點等。范例

接受報價函

×××先生：

貴廠×月×日的報價函收悉，謝謝。我方接受貴方的報價，并樂意按貴廠提出的條件訂貨：

商

品：五糧液 規

格：特曲 容

量：每瓶500克

單

價：每瓶200元（含包裝費）數

量：100瓶

包

裝：標準紙箱，每箱10瓶 結算方式：轉賬支票 交貨日期：×年×月×日 交貨地點：×市火車站 請速予辦理為荷。

××公司 ×年×月×日

九、還價函

概念解說

還價函是指接受報價的一方認為對方的報價中有些條款不能接受，提出自己的修改意見，供對方考慮。還價函可以是買方就賣方的報價還價，也可以是賣方就買方的還價而再還價。寫作指導

還價的內容包括價格、包裝、結算方式、交貨日期、運輸方式等。

范例

賣方降低原報價函

×××先生：

貴方×月×日還價函獲悉。貴方不能接受我方的報價，非常遺憾。

我廠加工的一級君山毛尖茶品質優良，且價格也合理，因此，貴方的還價我方實難接受，我方最多只能將原報價降低5％。

盼復。

××茶葉廠 ×年×月×日

十、訂購函

概念解說

訂購函就是經過反復磋商，買賣雙方接受了交易條件后，買方按雙方談妥的條件向賣方訂購所需貨物的商務文書。

寫作指導

訂購函分為兩種：一是在接受函里說明所需訂購的貨物，另一種是下訂單，即把訂購函制成訂單式，以表格形式列明各項交易條件。訂購函一般都應包含商品名稱、牌號、規格、數量、價格、結算方式、包裝、交貨日期、交貨地點、運輸方式、運輸保險等內容。范例

訂購函

×××先生：

貴廠×月×日的報價單獲悉，謝謝。貴方報價較合理，特訂購下列貨物：

EPSONLQ－100打印機10臺 單價1500元 總計15000元 STARAR－2463打印機10臺 單價900元 總計9000元 CICIAENCKR－5240打印機10臺 單價1500元 總計15000元 交貨日期：×年×月底之前 交貨地點：××年××倉儲部 結算方式：轉賬支票

煩請準時運達貨物，以利我地市場需要。我方接貴方裝運函，將立即開具轉帳支票。請即予辦理為荷。

××公司 ×年×月×日

十一、確認訂購函

概念解說

確認訂購函是買方在收到客戶的訂購函后，必須回函確認，同時告之客戶貨物辦理程度和貨款支付方式等事宜，詢問客戶是否還有其他要求。

寫作指導 要寫明已收到對方什么時候寄出的訂購函，并告知對方貨物即將發出，希望對方查收。同時，明確告知對方貨款如何支付。

范例

確認訂購函

×××先生：

非常高興收到貴方×月×日第32號100瓶五糧液特曲酒訂單。我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內運抵指定地點。根據商業匯票的規定，我方通過××銀行開出以貴方為付款人的銀行承兌匯票，面額為×××元，承兌期限為3個月。我們相信此匯票必得承兌。

貴方對此貨還有何要求，請即函告。

感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經常的貿易聯系。

××公司 ×年×月×日

十二、催款函

概念解說

催款函是賣方在買方收到貨物逾期未及時付款結算時致函，提醒買方付款結賬所用信函。常常會出現買方收到貨物后，超過規定期限尚未將貨款付給賣方的情況。在這種時候，賣方就應致函提醒買方付款結賬。

寫作指導

催款函主要內容如下： ①催款單位和欠款單位的全稱和賬號，必要時寫上催款單位的地址和電話以及經辦人的姓名等。

②雙方交易往來的原因、日期、發票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。

③處理意見，比如，再確定一個付款期限。催款函力求簡潔，表達清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。

范例

催款函

××百貨商場：

貴方于×年×月×日向我廠定購真絲襯衫×××件，貨款金額計××萬元，發票編號為××××?？赡苡捎谫F方業務過于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請即執行結算，我廠銀行賬號××××。逾期按銀行規定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請即與我廠財務科魏××聯系，電話：×××××××，郵編：××××××，地址：×××市××路×號。

特此函達。

××制衣廠 ×年×月×日

十三、交易磋商函

概念解說指導

交易磋商函是交易雙方就某項商品買賣的各種具體交易條件反復磋商，最后達成交易所用的商業信函。寫作指導

交易磋商函包括一系列復雜環節，商務文書需要寫明各環節的具體內容，不可遺漏。

范例

交易條款與價格磋商函

××公司：

×月×日來信收悉。對你公司要求與我公司建立業務關系的愿望，我們表示歡迎。從來信中獲悉你方對中國真絲絹花很感興趣，并希望了解該商品的有關情況及我方的貿易做法?，F將我公司銷售絹花的一般交易條款介紹如下：

1．品質規格：真絲絹花以綾、綢、絹、緞等高級絲綢為原料，品種有月季、寒冬菊、杜鵑、鳳尾蘭等千余種，式樣有瓶插花、盆景、花籃等。質地輕盈，不褪色，耐溫耐壓。具體規格請參閱全套彩色樣本。

2．包裝：紙箱裝。大花每箱裝20盒，每盒裝1打；小花每箱裝30、40或80打不等，根據貨號決定。紙箱內襯托蠟紙，外捆塑料打包帶。每箱體積長×公分，寬×公分，高×公分。每箱毛重×公斤，凈重×公斤。

3．數量：為便于安排裝運，賣方有權多交或少交5％的貨物，其多交、少交部分按合同價格結算。

4．付款：買方應通過賣方所接受的銀行開具全部貨款，不可撤銷的，準許轉船準許分期裝運的即期信用證，信用證必須于裝運月份前15天送達賣方。其中裝船貨物的數量和金額允許增減5％，信用證有效期應規定在最后裝運日期后15天在中國到期。

5．保險：如按CIF價格條件成交，賣方概按發票金額110％投保綜合險，以中國人民保險公司的有關海洋運輸貨物保險條款為準。

6．人力不可抗拒：如因戰爭、地震、嚴重的風災、雪災、水災以及其他人力不可抗拒事故而致延期交貨或無法交貨時，賣方不負任何責任。

7．索賠：凡有對裝運貨物質量提出索賠者，必須在貨到目的港后30天內提出。貨物質地、重量、尺寸、花型、顏色均允許有合理差異，對在合理差異范圍內提出的索賠，賣方概不受理。

8．仲裁：凡因執行合同所發生的或與合同有關的一切事宜，雙方應通過友好協商解決。如協商不能解決，應提交北京中國國際貿易促進會對外貿易仲裁委員會根據該會仲裁程序暫行規則進行仲裁，仲裁裁決是終局的，對雙方都有約束力。以上一般交易條款已為×國其他進口商所接受，相信這些條款也將為貴公司所接受。如有任何疑問，請向我們提出。

近來各地對中國真絲絹花需求甚殷，如你方有意購買，請即詢價。我們相信，在雙方良好的配合下，首筆交易必將能很快達成。等候佳音。

××公司 ×年×月×日

十四、裝運通知函 概念解說

裝運通知函是告知買方交易貨物裝運情況的商務書信。在國內貿易中，貨物的提取若是發貨形式，賣方就應負責裝運，即負責裝車（船），安排裝運日期，把貨物發到買方指定地點。為避免意外，賣方還要為貨物投保。裝運條件包括裝運方式和運費、保險金的支付。采取何種裝運方式以及裝運費用、保險金的支付，主要根據交易雙方的協商而定。如果買方要求賣方將貨物裝運發送到指定地點，那么，買賣成交后，賣方就應履約，按規定期限將貨物裝運，并立即用電報、信函等形式通知買方，這就是裝運通知函。通知函說明裝運日期、裝運車號，并將提單、發票、檢驗單、保險單等單據副本寄去，以便買方辦理提貨手續。范例

裝運通知函

×××先生：

貴公司第74號訂購函所訂30臺打印機，已于×月×日交付托運，預計一周 后到達××市。

30臺打印機分3箱包裝，每箱上均標有▲標記。

茲隨函附寄下列裝運單據，以便貴公司在貨物抵達時順利提貨： 1．我方第×號發票一份。2．第×號貨運提單一份。3．第×號裝箱單一份。4．第×號保險單一份。5．第×號檢驗單一份。

感謝貴公司對我公司的支持，希繼續來函詢價、訂購?！痢岭娔X公司 ×年×月×日

十五、索賠函

概念解說

索陪函是指合同爭議或糾紛發生后，受損一方向違約一方提出賠償要求的信函。

寫作指導

索賠條款主要包括五項內容： ①簡述事由。②陳述違約事實。③說明索賠理由。

④陳述對方違約給自己帶來的損失。⑤提出具體的索賠要求。

在寫作索賠函前，應先認真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關規定細則和雙方交易過程中有關的往來函電，以分清是非責任。提供足夠的書面文件和有關方面的證明；提出索賠要求應合情合理，不漫天要價；應根據引起索賠的原因和不同的索賠情形選擇相應的措詞和語氣。

范例

質量不符索賠函

××茶具廠：

隨函寄上××市××檢驗所的檢驗報告（95）××號。報告證明貴方售出的玻璃茶具中，有一部分的質量明顯低于貴方所提供的樣品，因此，特向貴方提出不符合質量標準的貨物按降低原成交價30％的扣價處理。

特此函達，候復。

××百貨公司 ×年×月×日

附件：××市××檢驗所檢驗報告一份。

十六、包裝磋商函 概念解說

產品包裝可以分為銷售包裝和運輸包裝兩類。在商品交易磋商中，產品包裝，尤其是產品的運輸包裝，也是一項重要的磋商內容。在此過程中形成的商務書信稱為包裝磋商函。

寫作指導

包裝磋商函應對包裝的具體要求表達明確，各種數目、計量單位要準確。

范例

包裝還價函

×××先生

你方×月×日關于100公斤金華火腿的報價函收到，我方對產品質量、價格、支付條件、交貨日期等均感滿意，只是對包裝有特別的要求。

我們希望將聚乙烯袋銷售包裝改成硬紙盒包裝，運輸包裝則改用瓦楞板紙箱，以便于顧客攜帶和長途運輸。望鼎力合作。謝謝。

××副食品公司

十七、理賠函

概念解說

理賠函是指合同爭議或糾紛產生后，違約一方受理遭受損失一方的賠償要 求的信函。

寫作指導

理賠函通常包括如下內容： ①引述來函要點。②表明己方態度。③提出處理意見。

寫作理賠函，應認真研讀索賠函，看看對方的索賠理由是否成立，函中提供的證據是否有效，索賠金額是否合理，索賠期限是否逾期，然后據此確定不同的理賠策略。

范例

質量不符理賠函

××百貨公司

貴方×月×日函及貨樣收悉。信中提到部分玻璃茶具的質量與樣品不符一事，我方立即進行了調查，發現是由于裝箱時誤裝了部分二等品。這是我方工作的疏忽，對此，我們深表歉意。因此，我方愿意接受貴方的要求，部分質量不符的產品按降低原成交價30％的扣價處理。

我方保證以后將不再出現類似失誤。特此函復。

××茶具廠 ×年×月×日

十八、投訴處理函 概念解說

投訴處理函是指回復客戶的投訴，并提出處理意見的信函。寫作指導

投訴處理函的內容通常包括： 1．引述投訴函要點。2．表明己方態度。3．提出處理意見。

回復客戶投訴時態度必須認真而坦誠。不管對方的投訴理由是否充足，都應對其投訴表示接受，感謝對方對己方的工作提出意見。信尾應有單位領導的簽名，語言禮貌得體，用詞冷靜平和。

范例

回復投訴函

×××先生：

×月×日來函收到，感謝您在信中指出我們工作的差錯。由于我們工作的疏忽，未及時發貨。對由此而給貴方工作帶來的不便，我們深表歉意。

××公司 ×年×月×日