第一篇：如何寫商務(wù)信函[定稿]

有求必應(yīng)-如何寫商務(wù)信函

我已經(jīng)數(shù)不清楚，至今為止，我讀過多少糟糕的信件。作為一個前任的行政主管，我經(jīng)手了寫給一家紐約的大型博物館的所有自發(fā)的推薦信。這些信件來自全 國各地（甚至國外）的藝術(shù)家和收藏家，目的是希望自己的作品或藏品能夠被博物館展出或出價購買。坦白的說，博物館最終做出怎樣的決定，更多的取決于附于作 品之上的這些信件的寫作水平，而不是作品本身——它們本身是沒有辦法推銷自己的。

在現(xiàn)在這個充斥著電子郵件、短信息的時代，人們已經(jīng)開始失去寫信這樣一種技能，尤其是寫正式的信函。我完全相信，學(xué)校里仍然在教授學(xué)生寫正式信函所需遵守的各種原則，但事實上，它們都已經(jīng)差不多過時了。如果你是組織的高管或類似的高級人員，也許能靠秘書或助理自如的處理信件，但是對其他人而言，了解如何能寫出有說服力的信函，是至關(guān)重要的。

有一種主張認(rèn)為，通常講的那些用于寫信的生硬的原則其實并不真正重要，只要收信人能明白你想表達(dá)的意思，就足夠用了。這樣想，在很大程度上，缺乏對 收信人的尊重，也不尊重你自己所要表達(dá)的想法。那給人的感覺是1）你的讀信人的時間并不寶貴，因而不必寫得清楚和簡練；2）你并不真的非常在意你寫信的內(nèi) 容。

? 一封正式信函的基本結(jié)構(gòu)

這些原則或許有些武斷，但是想要清楚明白的表達(dá)意思，就需要綜合的使用它們。一封按照這些規(guī)則寫出的信函，使讀信人毫不費力的獲取信息的位置，并明 確他們下面應(yīng)該做什么，或者知道寄信人是什么人——他們總能在適當(dāng)?shù)奈恢谜业较鄳?yīng)的信息。從這個角度說，知道寫信的原則，也就了解了頁面排版、網(wǎng)頁設(shè)計的 原則——它們都在于設(shè)計文件的版面格式，以清晰的承載它們的內(nèi)容。一封正式信函，按照從頭到尾的順序，應(yīng)該包括以下要素：

1.回復(fù)的地址和寫信的日期：（寫于右上角）過去此法尤其用于信紙被從信封拿出來后，便于查找這些信息，但我認(rèn)為現(xiàn)在好像不再有此需要了。盡管這樣，當(dāng)讀信人想知道信來自何方，以及寫于何時，他們?nèi)詴竭@里去查找。所以現(xiàn)在也仍要這樣寫。

2.收信人地址：（靠左，寫于回信地址的下一行）這顯示了誰是該信的收信人。在辦公環(huán)境中，信件經(jīng)常與信封脫離，用于傳閱。這個方法能讓人找到信件原本的收信人。

3.致敬：（寫于收信人地址的下面隔兩行處，或在頁面的下三分之一處）書信所致的對象。避免這樣的稱呼： “親愛的先生/女士”，尤其不要用“致有關(guān)人士”，除非必須如此。如果信件的收件人不是具體明確的某個人，那意味著你并不在乎到底是誰讀你的信（你也許應(yīng) 該事先打個電話或到相關(guān)網(wǎng)站上去查一查，應(yīng)當(dāng)寄信給誰），這樣很可能使你的信不能順利的到達(dá)真正能給你幫助的人那里。

4.主體：信的主體由三部分組成：開頭是關(guān)于你個人和寫信原因的介紹，中間部分詳細(xì)闡明以說服讀信人為你提供幫助，最后是告訴讀信人你希望得到怎樣的幫助。

5.結(jié)語：（左對齊，在主體后面隔兩行）這是寫在你的簽名之前的內(nèi)容。對那些你不知道名字的人，可以用 “Faithfully yours”——但是，仍然要避免在不知對方姓名的情況下寫這樣的信。若你知道收信人的名字，則可以寫 “Sincerely yours” 或者，只寫 “Sincerely”。在美國，也可以寫 “Yours truly”。不要試圖用過于矯揉造作或諂媚的寫法，除非1）你很了解收信人，清楚知道這種不正式不會讓對方感到不敬，或者

2）你有自己商標(biāo)式的用語，體現(xiàn)你所具有的 盡人皆知的形象（體現(xiàn)你的才能和聲望）。

6.簽名和印刷體名字：簽名表示你對以上所寫的內(nèi)容負(fù)責(zé)。由于手寫簽名有可能不那么容易辨識，所以要同時把印刷體打印在簽名下面隔幾行處，以便于讀信人清楚寫信人是誰。

7.附件：（在簽名處的下方）如果你的信還含帶其他資料，比如一張商務(wù)卡片、一本宣傳手冊、一張價目表，等等。無論附些什么，把它們的清單列出來，寫明數(shù)量，各簡單的描述一下。如：“附件(2): 宣傳手冊，價目表。”

最后，檢查，檢查，再次檢查。朋友之間能夠諒解哪怕是最嚴(yán)重的拼寫和語法錯誤，但商務(wù)信函常常是你第一次（甚至可能是唯一一次）給對方留下印象的機會，所以務(wù)必要做到完美無暇。

? 提高寫信技能的注意事項與技巧

寫出有求必應(yīng)的信，遵照合適的格式，只是第一步。人們通常見到格式較差的信，直接就不去看它的內(nèi)容了——在一項對人力資源部門職員的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，在 寄來的信函中一旦遇到哪怕一兩個錯誤，他們中80%的人就會干脆扔掉信中所附簡歷不去看了。——然而，就算是格式合格的信，也有可能石沉大海，除非它的內(nèi) 容具有說服力，并能打動人。

有一個方法用在寫信上，非常管用，這就是： AIDA方法。AIDA的四個字母分別代表注意力（attention）、興趣（interest）、渴望（desire），以及行動（action）。首先，你要吸引讀者的注意力，再讓他們感興趣，然后激發(fā)起他們的渴望，最后告訴他們，做出怎樣的行動。

?

?

? 拿典型的商務(wù)信函的開頭舉例。隨函附本人簡歷一份，請據(jù)??需要參考。本人來信欲告知以下信息??

? 本信是關(guān)于您最近的?..以上這些表達(dá)全都無法給讀信人以深刻的印象。相反的，若想留下深刻印象，可以考慮以下幾種方法：

? 贊美：“長期以來，我一直是您卓越工作的崇拜者??”；“為貴公司工

作，是我長久以來的夢想??”。

問題：“您是否知道??”；“您是否曾遇到過這樣的問題??”

驚奇：“今年預(yù)計有一千萬人死于火鍋引起的意外事故”；“在過去的三年里，我曾調(diào)查過美國聯(lián)邦調(diào)查局的十大通緝犯中的八人，并最終將他們繩之以法。” ? ?

一旦你贏得了他們的注意，就要使對方對你所提供的東西產(chǎn)生興趣。向?qū)Ψ奖ＷC，你能夠解決他們的問題——通過你卓越的產(chǎn)品、服務(wù)、合伙關(guān)系，等等你在本信中所欲推銷的東西。

例如，對于一份典型的工作職位申請，對方遇到的問題是，他們的公司或組織需要有人來填補一個崗位，或者說，更重要的是，他們需要有人把這份工作圓滿 的完成，從而幫助組織達(dá)到它的目標(biāo)（那也許是更多的利潤、或是救助達(dá)爾富爾的兒童、解決全球變暖問題，或者治愈癌癥）。你的來信意在告訴對方，你能夠保證 幫助他們實現(xiàn)目標(biāo)，因而對該職位是合適的人選，這樣便能夠引起對方的興趣。

然后，告訴對方你如何能達(dá)到上述承諾，以此來激起他們的渴望。比如，向他們介紹你曾經(jīng)在其他職位上的優(yōu)秀表現(xiàn)，或者介紹你曾經(jīng)接受過的與本職位相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)。要避免行話——簡潔清晰的闡明你能夠帶來的好處。

比如，如果你要提出一個新的業(yè)務(wù)流程，可以像這樣說：

“我在過去的工作崗位上，曾設(shè)計過一個與此類似的系統(tǒng)，使工人的生產(chǎn)力躍升了20%，利潤也得到了進一步提升。這個新的流程實行起來并不困難——只需較少的資金和資源，我可以在下個季度之前將之付諸使用。”

我在做市場營銷方面的工作時，學(xué)到了非常重要的一課，那就是：沒有人會僅僅因為產(chǎn)品的某些特點，而買你的賬。你必須明細(xì)的解釋，這些特點如何能給潛在的購買者帶來好處。

如果你曾經(jīng)在上述方面做到很好，他們心里會想：如何實現(xiàn)這種好處呢？這時，你的信最后部分給出的行動，就應(yīng)當(dāng)是這個問題對應(yīng)的答案。“請致電(212)555-1212，面談詳情”或“讓我們下周四見面討論一下這個建議”。

不要將要求留交收信人思索。我們曾經(jīng)很多次的，由于缺乏信心而未能將對對方行動上的要求明確說出，反而寄希望于對方從字里行間會意出我們的要求，結(jié)果是害了自己。

想想你的讀信人的日常生活——他們在閱讀你的來信時，心里可能想著多少的其他事情呢。也許他們在五分鐘后馬上要去開會。也許有200封像你的來信一 樣的信件正等待著他們過目。也許正趕上一天中工作即將結(jié)束，他們已經(jīng)身心俱疲。給他們提出確切的行動要求，比什么都讓他們印象深刻——他們將會把它寫進任 務(wù)清單或日歷上，他們會去拿起電話，會去上網(wǎng)查看你的頁面，或直接回復(fù)你。總而言之，以上所說的都是對收信人的著想。如果你是在為一個確實存在的問題提出一個真正的解決方案，人們希望真正的了解到它。通過套用適當(dāng)而易理解的格式，條例清楚、說服力強的寫作方法，你能夠使他們更容易的解決問題。如果你是誠實的，并且同時能夠以一定技巧和才能作為你的主張的后盾，寫出好的、可靠的信函，將使你和讀信人雙方都得到滿意的結(jié)果。

下次你要寫一封重要的信函時，可以試試這些方法。

第二篇：商務(wù)信函

將下列信函譯為英語

先生： Dear Sirs:

從貴處商會獲悉貴公司行名和地址，并得知你們是一家大的鋼鐵出口商，具有多年經(jīng)營經(jīng)驗。此類產(chǎn)品屬于我公司業(yè)務(wù)范圍，特致此函，以期與貴公司建立興旺互利的貿(mào)易關(guān)系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若貴公司能保證價格可行，品質(zhì)優(yōu)良，交期迅速，我們將能大量訂貨。為此，特請?zhí)峁┠銈冏钚碌娜啄夸浐透黜棾隹诋a(chǎn)品的價目表。如蒙盡速辦理，當(dāng)不勝感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我們的信用情況，可向當(dāng)?shù)氐闹袊y行查詢。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.諒能惠予合作，預(yù)致謝意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.謹(jǐn)上

Yours faithfully,

第三篇：商務(wù)信函

商務(wù)信函Business letter

英文信頭寫法 Heading 信頭也稱信端，其內(nèi)容包括發(fā)件公司的名稱、標(biāo)志、通信地址、電話號碼、傳真號、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來自何處，并為回復(fù)提供聯(lián)系方式。

很多公司都會印制帶信頭的信紙。一般來說，人們喜歡將簡單的信頭放在信紙上端居中，將復(fù)雜的信頭放在信紙的右側(cè)或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時，一定要注意為信頭留出足夠的空間。

對于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。如果信函的長度超過兩頁，那么從第2頁開始就不再需要信頭了，只需寫上頁碼、收件人姓名及日期。

英 文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區(qū)別，應(yīng)遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標(biāo)點符號需正確使用。當(dāng)前的習(xí)慣做法是，行末一般不加標(biāo)點符 號，但行中間該加標(biāo)點的地方，還是不應(yīng)省略。門牌號碼與街道名稱之間不加標(biāo)點，但是在城市與國家名稱之間必須用逗號分開。

英文信函編號寫法 Reference number 如果信函上有編號，收件人和發(fā)件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。

信函編號常見的書寫形式有兩種：

一種比較簡單的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一種比較常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一組縮寫信息，包括：文件編號、起草人、錄入人的姓名縮寫和部門代號等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 錄入的信函編號為“Our ref: JB/HJD”

英文日期寫法 Date 商務(wù)信函必須寫日期，它對于文件存檔及信息查考都有重要意義。

書寫日期應(yīng)注意以下幾點：

1.“年”應(yīng)完全寫出，如2006，不能簡寫成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用縮寫，而是完整地寫出來； 3.書寫“日”可以用序數(shù)詞，但最好用基數(shù)詞；

英式信函日期按日、月、年的順序，且中間沒有逗號，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的順序，中間加逗號，如：July 12，2006。

第五講：英文信內(nèi)地址寫法 Inside address

由于不同國家書寫地址的習(xí)慣不同，收件人地址應(yīng)按照對方公司信紙中的信頭書寫，切勿擅自更改。寫國際地址時，不要忘記在最后一行寫上國家名。航空投遞的信函，要在信內(nèi)地址之上注明。以下為幾種信內(nèi)地址的寫作實例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某職位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文請某人注意行寫法Attention/Attn.請某人注意行（Attention，縮寫：Attn.）用于寫信人在把信寄給一個單位時，希望把信遞交給某人或某部門處理。

Attention位于信內(nèi)地址下空一行，加上底線；寫法分英式和美式兩種，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention時，因為信函實際上是寄給公司的，所以開頭的稱呼（Salutation）為Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文稱呼寫法 Salutation 如果信是寫給公司的，并沒有直接的聯(lián)系人，稱呼應(yīng)為：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在寫信給特定的組織時，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager這樣的稱呼。

如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱呼里。

商務(wù)信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主題寫法 Subject 書寫Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來說如果信內(nèi)有Reference Number，就不一定再寫Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文寫法 Body 正文是信函的核心內(nèi)容。一封內(nèi)容得體的商務(wù)信函，不僅能夠達(dá)到把事情辦好的目的，而且還能促進雙方的友誼。在商業(yè)界人們通常用5個C來衡量一封信函的好壞：Conciseness(簡潔)、Clarity(明了)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Courtesy(禮貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文結(jié)尾敬辭寫法 Complimentary close 幾乎所有的商務(wù)信函都會用到結(jié)尾敬辭。它寫在正文下面，第一個字母要大寫，最后一個詞的后面有逗號。

至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來說結(jié)尾敬辭和開頭的稱呼有較強的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結(jié)尾敬辭采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Mr.Brown，則結(jié)尾敬辭采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是寫給朋友，家人或同事，開頭的稱呼是Dear David，則結(jié)尾敬辭采用 Best wishes 英文簽名、附件寫法 Signature/Enclosure 簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般商務(wù)書信，還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。

簽名格式和規(guī)則有以下一些約定：

1.簽名者代表公司、某單位名義時，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。

2.女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時，要加上by, for, perpro或P.P.字樣。

如果信函中有附件，在信紙的左下角，與簽名間隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其縮寫Encl.或Enc.。

如果附件不止一項，應(yīng)寫成Encls.或Encs.，并應(yīng)注明有幾個附件，以便收信人查點，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言寫法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人閱覽，則須注明抄送人的名稱，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，簡寫為P.S.）用來說明沒有包括在信中的想法和內(nèi)容。有時一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時可用附言填補遺漏內(nèi)容。在促銷和私人信件中，附言也可以用來強調(diào)寫信人請求收信人采取的行動和做出的考慮。附言應(yīng)盡量做到簡明扼要。附言通常在簽名下方，從左側(cè)頂格書寫，例如：

P.S.Each individual’s E-mail address remains unchanged

英文書信格式及英美差異

英文書信通常由下列五個部分組成：

A 信頭（Heading）

信頭包括寫信人地址和寫信日期，通常寫在信箋的右上角。在比較熟識的朋友之間的通信，寫信人的地址常可略去。本課的信頭就只寫了寫信日期，而沒有寫信人的地址。日期通常有下列兩種定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的寫法通常是由小到大，如：門牌號、街道名、市（縣）名、省名、國名（郵政編碼通

常寫在城市名之后）。這同中文書信的地址寫法完全相反。地址可以寫1～3行，日期寫在地址的下方（見信箋格式）。

B 稱呼（Salutation）

稱呼指寫信人對收信人的稱呼，如Dear Xiaojun，寫在信頭的下方和信箋的左邊。稱呼一般用Dear?或My dear?開頭，稱呼后一般用逗號。

C 正文（Body）

這是書信的主體部分，即寫信人要表達(dá)的內(nèi)容。正文要求文字通順，層次分明，表意清楚。可以手書，也可以打?qū)憽?/p>

D 結(jié)束語（Complimentary Close）

它是書信結(jié)尾的恭維話，相當(dāng)于文中書信最后的“祝好”、“致禮”之類的話語。本課書信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是結(jié)束語。

E 簽名（Signature）

簽名通常簽在結(jié)束語下方的中間偏右的位置，如本課信中的Charlie.簽名應(yīng)是親筆書寫，即使是打?qū)憴C打出的信件，最后仍需親筆簽名。在簽名的上方可 根據(jù)寫信人和收信人的關(guān)系寫上Sincerely yours/Yours sincerely（用于長輩或朋友之間），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于對長輩或上級）。

英文書信格式稱謂差異

商務(wù)英語書信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易時所使用的通信。在美國，常用Business writing，它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。英語和美語在書信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結(jié)尾客 套語等均有所不同。

一般來說，英國書信較為保守，許多英國人喜歡用老式書 信體，用詞較為正式刻板，而美國書信語言非常生氣、有活力，格式也較為簡便。因此當(dāng)我們寫信的對象是英國或其舊殖民地國家時，要使用標(biāo)準(zhǔn)式英語 Queen's English；如果寫信的對象是美國或美國勢力范圍的地區(qū)時，就要用美國英語。當(dāng)然，英國式的語言文化近年來也有變化，但總體來說，兩者間的差異是很明 顯的。

商業(yè)英文書信，一般都要求用打字機或電腦整齊地打印，左邊各行開頭 垂直的，稱為垂直式或齊頭式（Block style），美國常用這種格式；每段的第一個詞縮進去，稱為縮進式或鋸齒式（indented style），英國常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國公司，已普遍采用。正式的商業(yè)英語書信要在稱 呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務(wù)及地址，稱為信內(nèi)地址（Inside address）。信內(nèi)地址的寫法也有垂直式和縮進式之分，垂直式和稱美國式將各行并列，縮進式或稱英國式將各行依次退縮。

不過，近來英國商業(yè)書信信內(nèi)地址并未依次縮進，似乎與美國式相同。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號和街名都省略掉。在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英國人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的縮寫），不過在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的復(fù)數(shù)形式），用于二個女士以上。Messrs（Mr的復(fù)數(shù)形式）用于二個以上的男人，或用于二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫句點，相反地趨向于進步自由的美語反而加縮寫句點如Mr., Mrs., Messrs??在稱呼方面，商業(yè)上最普遍的有Gentlemen（美國式）與Dear Sirs（英國式）二種，相當(dāng)于我國的“敬啟者”或“謹(jǐn)啟者”.如果信是寫給某個公司單位的，不是寫給某個具體人的，美語用Gentlemen（復(fù)數(shù)形 式），英語用Dear Sirs.如果對方公司只一人時，必須使用Sir/Dear Sir.稱呼后一般要使用標(biāo)點符號，英國式采用逗號（comma），美國式用分號（colon）。書信結(jié)尾客套語（complimentary close）有多種，相當(dāng)于我國書信在結(jié)尾時使用的“敬禮”、“致敬”、“順安”等句。最為典型的美國式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達(dá)有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道對方姓名）。此外，英國式的客套語還有特別禮貌的格式，但除了特殊情況外，現(xiàn)在不再使用。

第四篇：商務(wù)信函

1.稱呼和結(jié)束句：Dear SirYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear SirsYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear Ms BrownYours sincerely Dear MrMithYours sincerely

2.介紹這封信的背景：

With reference to:

With reference to your advertisement in the Times of 12th December,…

With reference to your phone call today,…

3.解釋寫信原因：

I am writing to…

I am writing to confirm the arrangement.I am writing to enquire about the price and discount of your products.I am writing to inform you that we have sent your goods on July 21.I am writing to apologise for the delay of the goods.4.提出要求：

I would be grateful if you could send me a catalogue.I would appreciate it if you could deliver them as soon as possible.Could you possibly give a presentation at the annual sales conference?

5.表示感謝

Thank you for…

Thank you for your telephone call today.Thank you for sending the catalogue to me.6.隨信寄去的材料

Please find enclosed a cheque.I am enclose a price list.We enclose a brochure.7.表示道歉

I am sorry that our cashier charged you too much.I apologize for not attending the meeting.I am sorry for not replying to your letter.8.確認(rèn)某事

I am pleased to confirm the booking of the conference room on Monday ,March 3—5.I can assure you that we can deliver the goods by the required date.9.講述不好的消息

Unfortunately, the handles of the teapots were missing.I am afraid that only two of the ten microphones can work.10.結(jié)束一封信

Thank you for your help.Please contact us again if we can help in any way./ you have any questions.I look forward tohearing from you soon./meeting you./ seeing younext Friday.

第五篇：商務(wù)信函

第十四章 商務(wù)信函

在商務(wù)信函中，商業(yè)收信常常處在一個不被人所注意的角落。原因是相比其他的商務(wù)文書，商業(yè)書信往往被視為過于簡單、隨意，好像任何人都可以一揮而就。殊不知，很多成千萬的大額生意往往都是從這些看似“貌不驚人”的商業(yè)信函發(fā)端的。俗話說：座雀雖小，五葬俱全。商業(yè)信函看似短小、簡便，實則包含玄機。

一、希望建立貿(mào)易關(guān)系函

概念解說

為了進一步加強企業(yè)的生產(chǎn)與銷售，經(jīng)多種途徑了解客戶后，希望與其建立貿(mào)易關(guān)系而用的信函文書。

寫作指導(dǎo)

首先要告知對方，我方是怎樣獲悉其經(jīng)營范圍與地址的，同時表示我方愿意與對方建立業(yè)務(wù)關(guān)系，進行交易，希望得到對方的合作。其次向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，包括企業(yè)性質(zhì)，基本業(yè)務(wù)狀況，經(jīng)營的范圍，有哪些分支機構(gòu)等。希望推銷某商品也可說明。最后以禮節(jié)性語言結(jié)尾。

范例

希望建立貿(mào)易關(guān)系函

××公司：

我們從商會那里看到貴公司的名稱及地址，得知你們有興趣建立進出口商品的業(yè)務(wù)聯(lián)系。如貴公司在本地尚無固定客戶，希望考慮以本公司為交易伙伴。本公司原經(jīng)營工業(yè)機械在本國的批發(fā)零售業(yè)務(wù)，由于最近在經(jīng)營方面的變化，本公司在銷售方面的政策也發(fā)生了變化。

筆者有多年的外貿(mào)經(jīng)驗，希望在世界各地建立適宜而持久的貿(mào)易關(guān)系。由于與生產(chǎn)廠家的長期直接聯(lián)系，我們在許多行業(yè)中尤其是工業(yè)機械，是最有競爭力的。

我們也愿從貴國進口一兩種優(yōu)良產(chǎn)品，以有競爭力的價格在美國銷售，以期能夠持續(xù)、長期占領(lǐng)市場。

我們希望聆聽貴公司的意見、要求及建議，以及如何才能使雙方協(xié)力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取傭金為條件充當(dāng)貴公司在美國的采購代理。

恭候回音。

××公司 ×年×月×日

二、推銷產(chǎn)品函

概念解說

推銷產(chǎn)品函是向?qū)Ψ酵其N產(chǎn)品而使用的一種商務(wù)信函。

寫作指導(dǎo)

推銷產(chǎn)品函包括開端語、正文、結(jié)尾三個部分。

①開端語。要做到醒目，突出產(chǎn)品及其優(yōu)點，有獨創(chuàng)性和簡明扼要。②正文。介紹產(chǎn)品、提供證據(jù)、提出保用期和免費試用以及價格合理性。介紹產(chǎn)品必須保持自然協(xié)調(diào)，力求生動活潑，強調(diào)產(chǎn)品的突出特色。提供證據(jù)時應(yīng)繼續(xù)強調(diào)產(chǎn)品的突出特色，使具體的語言客觀地進行說明，可適當(dāng)運用用戶的表揚信，然后提出保用期和免費試用。在信的最后，大多提及價格的合理性。除非價格是一個突出特色，否則不要在首段或末段談價格，要在概括產(chǎn)品 優(yōu)點的句子中談價格。要用一個較長的復(fù)合句，要用具體數(shù)字說明購買該產(chǎn)品可省錢若干。報價時要用小單位。如可行，可與具有類似特色的同類產(chǎn)品進行比較。

③結(jié)尾。結(jié)尾要充滿信心地呼吁，要激發(fā)讀者的購買意欲。

范例

推銷工藝品函

××公司：

從我駐意大利使館商務(wù)處來信中獲悉貴公司希望與我國經(jīng)營工藝品的外貿(mào)出口公司建立業(yè)務(wù)聯(lián)系。我們高興地通知貴公司，我們愿意在開展這類商品的貿(mào)易方面與貴公司合作。我公司經(jīng)營的工藝品有繡品、草竹編、燈具、涂綸花、珠寶首飾以及仿古器物和書畫等。這些品種均制作精美，質(zhì)量上乘。特別是滌綸花，式樣新穎，色澤鮮艷，形態(tài)逼真，可與鮮花媲美。目前在歐美、亞洲的許多國家極為暢銷，深受消費者的喜愛。現(xiàn)寄上滌綸花樣照一套，供參考。歡迎來信聯(lián)系。

××進出口公司

×年×月×日

三、詢價函

概念解說

詢價是由買方向賣方就某項商品交易條件提出的詢問。詢價目的是請對方報價，詢價對交易雙方都沒有法律上的約束力。詢價函就是為詢問商品交易價格而用的商務(wù)文書。

寫作指導(dǎo)

詢價函可以向賣主索要主要商品目錄本、價目單、商品樣品、樣本等，也可以用發(fā)詢價單或訂單的方式詢問某項商品的具體情況。

范例

詢價函

×××先生：

我公司對貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，需訂購君山毛尖茶。品質(zhì)：一級。規(guī)格：

每包100克。望貴廠能就下列條件報價： 1．單價。2．交貨日期。3．結(jié)算方式。

如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復(fù)。

××副食品公司 ×年×月×日

四、聯(lián)系銷售函

概念解說指導(dǎo)

聯(lián)系銷售函是要求對方提供樣本及樣品的商務(wù)信件。

寫作指導(dǎo)

首先寫明索求樣本或樣品的目的。應(yīng)寫明“請寄樣品及報價，以便和客戶

研究”、“供成交參考”、“向客戶推薦”或“供小樣試驗”等。如寄英文樣本或日文

樣本，要求改寄A樣或B樣，或提供某種文字的目錄等要寫清楚。

范例

聯(lián)系商品銷售事宜函

×××先生：

前一批貨銷售極佳，頗受好評，除電報中向你訂購的數(shù)量外，公司同仁意欲擴大經(jīng)營范圍，我想請您給我寄上下述樣品：

1．6歲男式童裝 2套 2．6歲女式童裝 2套 3．5歲兒童套裙 2套

并請附上有關(guān)資料與說明文字，供我們查看，宣傳，傾聽消費者的反映。我估計你們的產(chǎn)品是會受到歡迎的。一旦公司作出決定，我們將大批量向你方訂貨。具體事宜日后聯(lián)系。請你們從速寄上樣品。謝謝您對此事的關(guān)照。渴望賜復(fù)。在資料中請附上樣品的價格、質(zhì)量規(guī)格說明。

×××

×年×月×日

每包100克。望貴廠能就下列條件報價： 1．單價。2．交貨日期。3．結(jié)算方式。

如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復(fù)。

××副食品公司 ×年×月×日

五、答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函

概念解說

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函是企業(yè)收到希望建立貿(mào)易關(guān)系函后，按對方要求完整地答復(fù)對方的商業(yè)信函。

寫作指導(dǎo)

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函的開頭一般引出對方來函日期，然后說明自己的態(tài)度、意愿及交待匯寄有關(guān)資料的情形。即使本方不能滿足對方的要求也要及時說明原因，為以后進一步的交易留有余地。最后，說出己方的明確打算。

范例

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函

××經(jīng)理： 1月21日來信暨附紅茶推銷方案一份均收到。為了打開中國袋裝紅茶在美國市場的銷路，貴公司已經(jīng)進行了各項工作，并制訂出了有關(guān)推銷方案，對此我們表示贊賞。

對于貴公司推銷我紅茶的業(yè)務(wù)，我公司愿從多方面給予支持。首先在貨源供應(yīng)上，將盡力優(yōu)先安排，以滿足你方的銷售需要。由于我們雙方還沒有當(dāng)面洽談的機會，因而不能立即達(dá)成交易。我方期待著您早日來訪，共商發(fā)展業(yè)務(wù)大計。

××進出口公司 ×年×月×日

六、回復(fù)商業(yè)詢購函

概念解說

回復(fù)商業(yè)詢購函是收到詢價函后，予以回復(fù)的商業(yè)信函。

寫作指導(dǎo)

復(fù)信必須有針對性，不能答非所問，同時復(fù)信要及時。在復(fù)信的最后一部分可寫類似“如有問題，歡迎再提”的詞句。

范例

回復(fù)商業(yè)詢購函

×××先生：

10月2日的信函收訖。我們很高興隨函附寄一份貴方索要的產(chǎn)品說明書和價目單。在準(zhǔn)備這份最新的說明書時，我們不惜費錢費事力求使這份說明書外形美觀，信息性強。從封面內(nèi)容里，您將找到有關(guān)我們營業(yè)折扣的詳細(xì)說明。我們建議您下次來香港時允許我們帶您參觀一下我們的工廠，在那里您可以親眼見到高質(zhì)材料和精湛手工藝是怎樣融合進我們的產(chǎn)品制作之中。同時您還能熟悉各種高檔的羽毛制品，還可以帶給您的客戶們那些令他們感興趣的有用信息。

希望我們能有機會在任何一方面給您提供服務(wù)，只要貴方愿意采用，我們將盡可能滿足您的需要。

×××敬上 ×年×月×日

七、報價函

概念解說

報價函是指賣方向買方提供商品的有關(guān)交易條件的信函。

寫作指導(dǎo)

報價應(yīng)包括產(chǎn)品的價格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等內(nèi)容。報價僅僅是通知買方價格的作用，對賣方?jīng)]有約束力，可更改。

范例報價函

×××超級商場：

貴方×月×日詢價信收悉，謝謝。茲就貴方要求，報價詳述如下：

商

品：君山毛尖茶 規(guī)

格：一級 容

量：每包100克 單

價：每包×元（含包裝費）包

裝：標(biāo)準(zhǔn)紙箱，每箱100包 結(jié)算方式：商業(yè)匯票 交貨方式：自提

交貨日期：收到訂單10日內(nèi)發(fā)貨

我方所報價格極具競爭力，如果貴方訂貨量在1000包以上，我方可按95％的折扣收款。

如貴方認(rèn)為我們的報價符合貴公司的要求，請早日定購。恭候佳音。

××茶葉廠 ×年×月×日

八、接受函

概念解說

接受函是指買方或賣方接受對方提出的交易條件商務(wù)書信。交易雙方表示接受的信函、傳真、電報、電傳均可作為成交的承諾，并均具有法律約束力。

如果是買方同意賣方的報價或還價的接受函，一般都要隨函說明所需訂購的一切貨物。

寫作指導(dǎo)

要寫明接受對方的具體報價條件，包括商品名稱、規(guī)格、單價，以及結(jié)算方

式、交貨日期、地點等。范例

接受報價函

×××先生：

貴廠×月×日的報價函收悉，謝謝。我方接受貴方的報價，并樂意按貴廠提出的條件訂貨：

商

品：五糧液 規(guī)

格：特曲 容

量：每瓶500克

單

價：每瓶200元（含包裝費）數(shù)

量：100瓶

包

裝：標(biāo)準(zhǔn)紙箱，每箱10瓶 結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票 交貨日期：×年×月×日 交貨地點：×市火車站 請速予辦理為荷。

××公司 ×年×月×日

九、還價函

概念解說

還價函是指接受報價的一方認(rèn)為對方的報價中有些條款不能接受，提出自己的修改意見，供對方考慮。還價函可以是買方就賣方的報價還價，也可以是賣方就買方的還價而再還價。寫作指導(dǎo)

還價的內(nèi)容包括價格、包裝、結(jié)算方式、交貨日期、運輸方式等。

范例

賣方降低原報價函

×××先生：

貴方×月×日還價函獲悉。貴方不能接受我方的報價，非常遺憾。

我廠加工的一級君山毛尖茶品質(zhì)優(yōu)良，且價格也合理，因此，貴方的還價我方實難接受，我方最多只能將原報價降低5％。

盼復(fù)。

××茶葉廠 ×年×月×日

十、訂購函

概念解說

訂購函就是經(jīng)過反復(fù)磋商，買賣雙方接受了交易條件后，買方按雙方談妥的條件向賣方訂購所需貨物的商務(wù)文書。

寫作指導(dǎo)

訂購函分為兩種：一是在接受函里說明所需訂購的貨物，另一種是下訂單，即把訂購函制成訂單式，以表格形式列明各項交易條件。訂購函一般都應(yīng)包含商品名稱、牌號、規(guī)格、數(shù)量、價格、結(jié)算方式、包裝、交貨日期、交貨地點、運輸方式、運輸保險等內(nèi)容。范例

訂購函

×××先生：

貴廠×月×日的報價單獲悉，謝謝。貴方報價較合理，特訂購下列貨物：

EPSONLQ－100打印機10臺 單價1500元 總計15000元 STARAR－2463打印機10臺 單價900元 總計9000元 CICIAENCKR－5240打印機10臺 單價1500元 總計15000元 交貨日期：×年×月底之前 交貨地點：××年××倉儲部 結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票

煩請準(zhǔn)時運達(dá)貨物，以利我地市場需要。我方接貴方裝運函，將立即開具轉(zhuǎn)帳支票。請即予辦理為荷。

××公司 ×年×月×日

十一、確認(rèn)訂購函

概念解說

確認(rèn)訂購函是買方在收到客戶的訂購函后，必須回函確認(rèn)，同時告之客戶貨物辦理程度和貨款支付方式等事宜，詢問客戶是否還有其他要求。

寫作指導(dǎo) 要寫明已收到對方什么時候寄出的訂購函，并告知對方貨物即將發(fā)出，希望對方查收。同時，明確告知對方貨款如何支付。

范例

確認(rèn)訂購函

×××先生：

非常高興收到貴方×月×日第32號100瓶五糧液特曲酒訂單。我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內(nèi)運抵指定地點。根據(jù)商業(yè)匯票的規(guī)定，我方通過××銀行開出以貴方為付款人的銀行承兌匯票，面額為×××元，承兌期限為3個月。我們相信此匯票必得承兌。

貴方對此貨還有何要求，請即函告。

感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經(jīng)常的貿(mào)易聯(lián)系。

××公司 ×年×月×日

十二、催款函

概念解說

催款函是賣方在買方收到貨物逾期未及時付款結(jié)算時致函，提醒買方付款結(jié)賬所用信函。常常會出現(xiàn)買方收到貨物后，超過規(guī)定期限尚未將貨款付給賣方的情況。在這種時候，賣方就應(yīng)致函提醒買方付款結(jié)賬。

寫作指導(dǎo)

催款函主要內(nèi)容如下： ①催款單位和欠款單位的全稱和賬號，必要時寫上催款單位的地址和電話以及經(jīng)辦人的姓名等。

②雙方交易往來的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。

③處理意見，比如，再確定一個付款期限。催款函力求簡潔，表達(dá)清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。

范例

催款函

××百貨商場：

貴方于×年×月×日向我廠定購真絲襯衫×××件，貨款金額計××萬元，發(fā)票編號為××××。可能由于貴方業(yè)務(wù)過于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請即執(zhí)行結(jié)算，我廠銀行賬號××××。逾期按銀行規(guī)定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請即與我廠財務(wù)科魏××聯(lián)系，電話：×××××××，郵編：××××××，地址：×××市××路×號。

特此函達(dá)。

××制衣廠 ×年×月×日

十三、交易磋商函

概念解說指導(dǎo)

交易磋商函是交易雙方就某項商品買賣的各種具體交易條件反復(fù)磋商，最后達(dá)成交易所用的商業(yè)信函。寫作指導(dǎo)

交易磋商函包括一系列復(fù)雜環(huán)節(jié)，商務(wù)文書需要寫明各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，不可遺漏。

范例

交易條款與價格磋商函

××公司：

×月×日來信收悉。對你公司要求與我公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系的愿望，我們表示歡迎。從來信中獲悉你方對中國真絲絹花很感興趣，并希望了解該商品的有關(guān)情況及我方的貿(mào)易做法。現(xiàn)將我公司銷售絹花的一般交易條款介紹如下：

1．品質(zhì)規(guī)格：真絲絹花以綾、綢、絹、緞等高級絲綢為原料，品種有月季、寒冬菊、杜鵑、鳳尾蘭等千余種，式樣有瓶插花、盆景、花籃等。質(zhì)地輕盈，不褪色，耐溫耐壓。具體規(guī)格請參閱全套彩色樣本。

2．包裝：紙箱裝。大花每箱裝20盒，每盒裝1打；小花每箱裝30、40或80打不等，根據(jù)貨號決定。紙箱內(nèi)襯托蠟紙，外捆塑料打包帶。每箱體積長×公分，寬×公分，高×公分。每箱毛重×公斤，凈重×公斤。

3．?dāng)?shù)量：為便于安排裝運，賣方有權(quán)多交或少交5％的貨物，其多交、少交部分按合同價格結(jié)算。

4．付款：買方應(yīng)通過賣方所接受的銀行開具全部貨款，不可撤銷的，準(zhǔn)許轉(zhuǎn)船準(zhǔn)許分期裝運的即期信用證，信用證必須于裝運月份前15天送達(dá)賣方。其中裝船貨物的數(shù)量和金額允許增減5％，信用證有效期應(yīng)規(guī)定在最后裝運日期后15天在中國到期。

5．保險：如按CIF價格條件成交，賣方概按發(fā)票金額110％投保綜合險，以中國人民保險公司的有關(guān)海洋運輸貨物保險條款為準(zhǔn)。

6．人力不可抗拒：如因戰(zhàn)爭、地震、嚴(yán)重的風(fēng)災(zāi)、雪災(zāi)、水災(zāi)以及其他人力不可抗拒事故而致延期交貨或無法交貨時，賣方不負(fù)任何責(zé)任。

7．索賠：凡有對裝運貨物質(zhì)量提出索賠者，必須在貨到目的港后30天內(nèi)提出。貨物質(zhì)地、重量、尺寸、花型、顏色均允許有合理差異，對在合理差異范圍內(nèi)提出的索賠，賣方概不受理。

8．仲裁：凡因執(zhí)行合同所發(fā)生的或與合同有關(guān)的一切事宜，雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決。如協(xié)商不能解決，應(yīng)提交北京中國國際貿(mào)易促進會對外貿(mào)易仲裁委員會根據(jù)該會仲裁程序暫行規(guī)則進行仲裁，仲裁裁決是終局的，對雙方都有約束力。以上一般交易條款已為×國其他進口商所接受，相信這些條款也將為貴公司所接受。如有任何疑問，請向我們提出。

近來各地對中國真絲絹花需求甚殷，如你方有意購買，請即詢價。我們相信，在雙方良好的配合下，首筆交易必將能很快達(dá)成。等候佳音。

××公司 ×年×月×日

十四、裝運通知函 概念解說

裝運通知函是告知買方交易貨物裝運情況的商務(wù)書信。在國內(nèi)貿(mào)易中，貨物的提取若是發(fā)貨形式，賣方就應(yīng)負(fù)責(zé)裝運，即負(fù)責(zé)裝車（船），安排裝運日期，把貨物發(fā)到買方指定地點。為避免意外，賣方還要為貨物投保。裝運條件包括裝運方式和運費、保險金的支付。采取何種裝運方式以及裝運費用、保險金的支付，主要根據(jù)交易雙方的協(xié)商而定。如果買方要求賣方將貨物裝運發(fā)送到指定地點，那么，買賣成交后，賣方就應(yīng)履約，按規(guī)定期限將貨物裝運，并立即用電報、信函等形式通知買方，這就是裝運通知函。通知函說明裝運日期、裝運車號，并將提單、發(fā)票、檢驗單、保險單等單據(jù)副本寄去，以便買方辦理提貨手續(xù)。范例

裝運通知函

×××先生：

貴公司第74號訂購函所訂30臺打印機，已于×月×日交付托運，預(yù)計一周 后到達(dá)××市。

30臺打印機分3箱包裝，每箱上均標(biāo)有▲標(biāo)記。

茲隨函附寄下列裝運單據(jù)，以便貴公司在貨物抵達(dá)時順利提貨： 1．我方第×號發(fā)票一份。2．第×號貨運提單一份。3．第×號裝箱單一份。4．第×號保險單一份。5．第×號檢驗單一份。

感謝貴公司對我公司的支持，希繼續(xù)來函詢價、訂購。××電腦公司 ×年×月×日

十五、索賠函

概念解說

索陪函是指合同爭議或糾紛發(fā)生后，受損一方向違約一方提出賠償要求的信函。

寫作指導(dǎo)

索賠條款主要包括五項內(nèi)容： ①簡述事由。②陳述違約事實。③說明索賠理由。

④陳述對方違約給自己帶來的損失。⑤提出具體的索賠要求。

在寫作索賠函前，應(yīng)先認(rèn)真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關(guān)規(guī)定細(xì)則和雙方交易過程中有關(guān)的往來函電，以分清是非責(zé)任。提供足夠的書面文件和有關(guān)方面的證明；提出索賠要求應(yīng)合情合理，不漫天要價；應(yīng)根據(jù)引起索賠的原因和不同的索賠情形選擇相應(yīng)的措詞和語氣。

范例

質(zhì)量不符索賠函

××茶具廠：

隨函寄上××市××檢驗所的檢驗報告（95）××號。報告證明貴方售出的玻璃茶具中，有一部分的質(zhì)量明顯低于貴方所提供的樣品，因此，特向貴方提出不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的貨物按降低原成交價30％的扣價處理。

特此函達(dá)，候復(fù)。

××百貨公司 ×年×月×日

附件：××市××檢驗所檢驗報告一份。

十六、包裝磋商函 概念解說

產(chǎn)品包裝可以分為銷售包裝和運輸包裝兩類。在商品交易磋商中，產(chǎn)品包裝，尤其是產(chǎn)品的運輸包裝，也是一項重要的磋商內(nèi)容。在此過程中形成的商務(wù)書信稱為包裝磋商函。

寫作指導(dǎo)

包裝磋商函應(yīng)對包裝的具體要求表達(dá)明確，各種數(shù)目、計量單位要準(zhǔn)確。

范例

包裝還價函

×××先生

你方×月×日關(guān)于100公斤金華火腿的報價函收到，我方對產(chǎn)品質(zhì)量、價格、支付條件、交貨日期等均感滿意，只是對包裝有特別的要求。

我們希望將聚乙烯袋銷售包裝改成硬紙盒包裝，運輸包裝則改用瓦楞板紙箱，以便于顧客攜帶和長途運輸。望鼎力合作。謝謝。

××副食品公司

十七、理賠函

概念解說

理賠函是指合同爭議或糾紛產(chǎn)生后，違約一方受理遭受損失一方的賠償要 求的信函。

寫作指導(dǎo)

理賠函通常包括如下內(nèi)容： ①引述來函要點。②表明己方態(tài)度。③提出處理意見。

寫作理賠函，應(yīng)認(rèn)真研讀索賠函，看看對方的索賠理由是否成立，函中提供的證據(jù)是否有效，索賠金額是否合理，索賠期限是否逾期，然后據(jù)此確定不同的理賠策略。

范例

質(zhì)量不符理賠函

××百貨公司

貴方×月×日函及貨樣收悉。信中提到部分玻璃茶具的質(zhì)量與樣品不符一事，我方立即進行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)是由于裝箱時誤裝了部分二等品。這是我方工作的疏忽，對此，我們深表歉意。因此，我方愿意接受貴方的要求，部分質(zhì)量不符的產(chǎn)品按降低原成交價30％的扣價處理。

我方保證以后將不再出現(xiàn)類似失誤。特此函復(fù)。

××茶具廠 ×年×月×日

十八、投訴處理函 概念解說

投訴處理函是指回復(fù)客戶的投訴，并提出處理意見的信函。寫作指導(dǎo)

投訴處理函的內(nèi)容通常包括： 1．引述投訴函要點。2．表明己方態(tài)度。3．提出處理意見。

回復(fù)客戶投訴時態(tài)度必須認(rèn)真而坦誠。不管對方的投訴理由是否充足，都應(yīng)對其投訴表示接受，感謝對方對己方的工作提出意見。信尾應(yīng)有單位領(lǐng)導(dǎo)的簽名，語言禮貌得體，用詞冷靜平和。

范例

回復(fù)投訴函

×××先生：

×月×日來函收到，感謝您在信中指出我們工作的差錯。由于我們工作的疏忽，未及時發(fā)貨。對由此而給貴方工作帶來的不便，我們深表歉意。

××公司 ×年×月×日