第一篇：加強和改進黨委會議組織服務工作

如何有效化解“會議后排現象”

會議是部署工作、溝通信息、交流經驗、討論問題及達成協議的一種重要社會活動形式?！芭_上一人念，臺下眾人聽”，這是我國多年傳承的基本會議格局。一些參會人員每逢開會總是習慣性地正坐后排座位，而令靠近主席臺的前排座位空空如也，或者是稀稀拉拉，只有少數幾個人就坐。這就是通常所說的“會議后排現象”。

“會議后拍現象”的影響和危害不言而喻。首先，有可能導致由于沒有聽到領導的工作部署造成工作的延誤；其次，領導和與會人員的空間距離，勢必成為他們之間的心理距離，長此以往，勢必影響干群關系的融洽；再次，易造成會場秩序不好，甚至出現領導講話被迫中斷現象，對會議發言人極不尊重；第四，一個單位的會風直接體現該單位的黨風政風及其工作作風。不良的會風如果傳揚出去，將直接影響單位的形象和聲譽。

出現“會議后拍現象”的原因是多方面的，但是最主要的是對會議本質認識不清，表現在會議沒有實質性內容，也不能解決實際問題，加上會議形式呆板單一，一些領導把會議當作工作內容，以會議貫徹會議，以講話落實講話，發言、作報告照本宣科，空語、

第二篇：會議組織與服務

會議組織與服務

一、名詞解析：

會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。

會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協辦單位等。

會議客體即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

會議策劃就是為了使會議取得預期的目的，而進行構思、設計，選擇出合理可行的方案的過程。

會議議程是會議主要活動的安排順序，它主要是對議題性活動的程序化，即將會議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。會議議程起著維持會議秩序的作用。

會議日程是把一天中會議議程規定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。

閉幕詞是黨政機關、群眾團體、企事業單位舉行隆重會議閉幕時，由有關領導向會議所作的總結性講話。

會議報告一般指領導人代表機關或組織依法律規定或慣例向權力機構或有關代表會議所做的工作匯報。

會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據。

會議引導是指會議活動期間會務工作人員為與會者指引會場、座位、展區、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。

會議記錄是如實記錄會議的基本情況、會議中的報告、會議上的講話、發言和決議等內容的一種應用文體，是一種重要的事務文書。

二、填空

1、會議的特征目的性、組織計劃性、群體溝通性、交流方式多樣性。

2、會議活動的基本要素：人員、名稱、議題、時間、地點、方式、結果

3、會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規模等等。

4、會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。

5、會議結果，即會議結束時實現目標的情況。會議結果通?？梢酝ㄟ^會議決議、合同、條約、協定、聲明等文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以直接傳達。

6、會議的主要方式有現場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、調查會、電話會等。會議方式就是為了提高會議效率，實現會議目標而采取的各種形式或手段。

7、會議的工作原則：必要性、高效性、目標性、嚴肅性、節儉性。

8會議經費預算的原則：科學合理、總量控制、確保重點、精打細算、留有余地。

9、會議通知的內容：包括標題、通知對象、正文、落款與日期四大項。正文主要包括會議的背景、議題、時間、地點、參加對象等事項。

10、開幕詞是各級黨政機關、社會團體、企事業單位在會議開始時，由會議主持人或主要領導人向大會所做的重要講話。

11、講話稿是領導人在開會中所作的講話的稿件，表現領導人對會議的指示和關心，往往是會議的補充報告。

12、準備會議用品與設備的要求：制定計劃、落實專人負責、實用并節約成本。

13、會議證件是會議舉行期間供與會人員與工作人員以及其他相關人員佩戴使用的證件。包括出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。

14、會議簽到的方式：薄式簽到、表式簽到、電子簽到機簽到、會議秘書人員代為簽到、簽到卡簽到、名片簽到、座次表簽到。

15、會議簽到的要求：認真準備、有序組織、及時統計、準確無誤

16、會議記錄的種類：按詳細程度分：詳細記錄、摘要記錄；召開形式分：報告式會議記錄、座談會式會議記錄、決議式會議記錄。

17、會議記錄的格式和內容：格式分為標題、首部、主體和尾部四塊。內容包括會議描述（會議類型、時間、日期、地點）、與會者姓名、會議過程和主席、記錄員簽名。

18、會議信息通常表現為會議通知、會議簡報、會議紀要、會議報道，以及會議的傳達提綱、要點等形式。

19、會議信息的收集要本著“準確、及時、全面、適用”的原則，通過會議的正式報告、研討會上的討論發言、與會者的議案以及會下的廣泛交談，隨時獲取有價值的信息，供領導者參考或供會議交流。

20、會議簡報: 具有“簡、真、新、快”的特點。

三、畫圖

會場的布置形式：分散式，相對式，半圍式，全圍式

四，簡答題

1、會議的作用：

1、集思廣益、科學決策的作用 2.發揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用

3.傳達信息、資源共享、學習交流、開拓思 路的作用 4.協調矛盾、統一思想、促進生產、推動工作的作用 5.國際交流、跨文化的溝通作用。

2、會議的種類：1.按會議的規模劃分：小型會議、中型會 議、大型會議、特大型會2.按會議內容劃分：綜合性會議、專題性會議。3.按會議的性質劃分：決策性會議（代表性會議、領導辦公會）、非決策性會議日常辦公會議、咨詢性會議、總結交流會、洽談談判性會議、進修培訓會、慶典性會議、商品展示和推介性會議）。4.按會議所跨的地域范圍劃分：國際性會議、全國性會議、地區性會議、部門性會議。5.按會議的目的劃分：說明會議、研究會議、解決問題會議、溝通協調會議、創意會議。6.按會議的形式劃分：圓桌會議、公開討論會議、代表人會議、演講型討論會、小組討論會、議會型討論、頭腦風暴會議、遠程電信會議。7.按會議的職級劃分：股東會議、董事會、高級管理人員會議、中層管理人員會議、職工大會、部門會議。

3、通常出現下列情況時，需要及時開會

1、遇到危機突發事件，足以使目前工作停滯，需

要及時集體協商、處理；

2、一項決定或一項管理辦法的推出，非經會議的形式不能產生法定效力；

3、事情較為緊急，有關人員采取逐層、分頭商議的辦法已經不通；

4、采取會議的形式是將特定情況（內容）向有關人員了解或告知的最快捷的方式；

5、需要統一思想，在思想領域已經已經引發爭執，不能很好的貫徹工作，工作人員已無心工作。

4、會議效率不高的主要原因：

1、時間上的安排、使用不合理；

2、地點上的安排、使用不

合理；

3、開會對象選擇不夠精確；

4、主持人的能力較弱，不能控制會場；

5、開會的原因和目的不明確。

5、維護和保持狐疑嚴肅性和權威性的做法：

1、明確會議的議題、目的；

2、制定完善的會

議計劃、組織機構；

3、準備充分；

4、落實會議議程。

6、會議可以節儉的具體方面：

1、控制會議時間；

2、控制會議規模；

3、開支要精打細算；

4、目的務求明確。

7、會議籌劃者的主要任務：

1、制訂計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要，并達

到會議預定的目標；

2、制定會議議程；

3、了解可供使用的場所和設施情況；

4、選擇或提議合適的場所；

5、安排交通事宜；

6、協調會務工作人員的活動；

7、招收、培訓會務人員和廣告人員；

8、制定可行預算或按既定預算安排有關工作；

9、確定各項工作的時間安排；

10、視察選定的場所和設施；

11、與各有關方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務公司)；

12、確定印刷公司；

13、安排食品、飲料有關事宜；

14、同會議發言人和各位貴賓進行聯系。

15、其它

8、會議策劃的主要內容歸納為“五個W，一個H、B、O”。（1）“Why”：即為什么開會，會議目標是什么。（2）“Who”：就是指參加會議的人是“誰”，即會議的組織者與參與者。（3）“What”：是指“什么”類型的會議。（4）“When”：是指“什么時候”舉行會議。（5）“Where”：是指在“什么地方”開會。（6）“How”：是指會議將“怎樣”進行。

（7）“Budget”：是指會議預算的策劃。（8）“Others”：其他工作，主要是指會務工作的策劃。

9、會議經費的籌措途徑：（1）行政事業經費劃撥（2）主辦者分擔（3）與會者分擔個人費

用（4）社會贊助（5）轉讓無形資產使用權。

10、會議經費的的構成（1）交通費用（2）會議室費用（3）住宿費用（4）餐飲費用（5）

旅游費用（6）設備視聽費用（7）宴請及演出費用（8）培訓費或講演費（9）預計外支出。

11、會議議程、日程和程序的關系：會議議程、會議日程和會議程序都是關于會議活動

先后順序的安排。它們之間的區別在于：

會議議程是整個會議活動順序的總體安排，但不包括會議期間的輔助活動，其特點是概括、明了；

會議日程是將各項會議活動(包括輔助活動)落實到單位時間，凡會期滿一天的會議都應當制定會議日程；

會議程序則是一次具體會議活動的詳細順序和步驟，是會期較短、議題較少并且較為靈活的會議只需制定一份會議議程即可。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。

12、會議通知的內容：包括標題、通知對象、正文、落款與日期四大項。正文主要包括

會議的背景、議題、時間、地點、參加對象等事項。

13、會前需準備的會議材料種類：（1）會議的指導文件如上級下發的政策性和工作部署

性文件、上級指示文書、本次開會起因文書等。（2）會議的主題文件。如領導人講話稿、代表發言材料、經驗介紹材料等。（3）會議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會議參考文件。如統計報表、技術資料、與會代表來信和各類來訪等的書面材料。（5）會議管理文件。包括會議通知、開會須知、議事規則、證件、保密制度、作息時間、生活管理等。

14、講話稿的寫法，就內容來講，應注意以下幾點：

1、肯定會議的重要性；

2、評價過

去的工作；

3、點出當前值得注意的問題；

4、指明今后的方向和目標；

5、評價會議中心議題；

6、提出原則性的意見，向大會提出希望。

7、就形式來講應分標題、正文、結尾三部分。

15、會議報告的內容主要包括：（1）標題：可采用正、副標題的形式(正標題概括報告的中心內容，副標題標出會議名稱，作者名稱置于其下)；或寫為“×××在××工作會議上所做的報告”。（2）成文日期：用圓括號標于標題之下(如作者單列，則標于作者之下)。（3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。（4）正文：闡述會議的性質、任務、意義；

總結過去的工作，提出當前及今后的任務與方法措施，以及提請會議討論的問題并附自己的初步意見；通常以發出號召結束全文。

16、準備會議材料的要求：1．秘書草擬會議所需要的文件目錄，向領導確認后，開始

準備。2．認真校對會議文件3．按照與會人員名單，準備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”等字樣。將所有的資料統一放在文件袋中，發放給與會人員。分裝文件要認真、細致，不能出現漏裝或重裝的情況。4．分發重要文件一般要編號、登記。5．一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

17、準備會議物品和設施：會議用品和設施的種類

1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊等常用文具。2.印刷設備。如打字機、打印機、掃描儀、復印機等等。3.會場基本設施。如桌椅、照明電器、通風機、衛生用具、安全通道、消防設施等等。4.會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標、會徽、畫像、標語口號。5.視聽器材。如麥克風、幻燈機、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機、錄音機、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統等等。6.通訊設施。如傳真機、電話機、電視機、計算機及相應的通訊網絡設施。7.交通工具。如大巴、小轎車等接送與會者的車輛。7.生活衛生用品。如茶歇等。9.專門用品。如獎品、證書、紀念品、投票箱等。

18、會議證件的作用：（1）表明會議期間各種人員的身份，便于接待和會場的管理。（2）

便于代表之間的相互辨認和聯系、交流。（3）憑證出入會場，保證會議安全。（4）便于統計出席人數。（5）給與會者留作紀念。

19、會議證件上的內容：1．會議名稱，必須寫全稱。2．會徽。3．姓名。4．照片。

5．證件種類，6．組別或代表團名稱。7．證件編號，8．會議日期

20、證件設計注意事項：

1、內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女

士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。

2、在設計上應區分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。

3、重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認會場內各種人員的身份，同一會議的不同證件應當用不同的顏色和字體相區別。

4、姓名卡片的大小式樣應注意經濟適用美觀大方。

5、姓名卡片在會議的接待區向與會人員發放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。

6、會議證件的設計格調要與會議的性質和氣氛相適應。例如，慶祝會、代表大會的代表證可以采用紅色襯底，以體現喜慶的氣氛，學術性會議可以采用藍色襯底。

7、涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。

21、會場布置的意義：會場布置是否合理，對于會議的成功與否具有很大的影響。會場的地點和大小是否合適，設施是否齊全，會場的布局是否合理，會場營造的氣氛是否與會議主題內容一致，對會議效果會產生直接的影響。所以，組織會議的秘書人員必須重視會場的布置。

22、會場布置的內容：1.會場布置的形式：相對式、全圍式、半圍式、分散式2.安

排會議座次：橫排法、豎排法、左右排列法3.布置環境：色調、燈光、花卉、旗幟、標語、氣味等。4.布置主席臺：主席臺座位、講臺、話筒、休息室、主席臺背景（會標、會徽等）

23、會議接站、報到、簽到、引導工作的重要性：1.接站是跨地區、全國性和國際性

會議活動接待工作的第一道環節。2.報到是會議秘書部門掌握與會人員準確到會情況并實施組織的重要一環。3.簽到能保證會議順利進行，按時召開；準確統計到會人數，掌握與會人員情況。4.引導有利于會場內外正常秩序的建立。

24、會議接站的工作：接站是跨地區、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環節。

會議接站的工作主要有以下工作：

（1）確定迎接規格（2）做好接站準備（3）豎立接待標志（4）掌握抵達情況（5）介紹賓主雙方（6）安排與會人員上車

25、會議報到是針對需要集中住宿的大中型會議而言的，與會者報到時，秘書人員要做

好以下工作：

（1）查驗證件，確認與會者的參會資格。（2）請與會人填寫會議登記表。（3）分發會議文件、證件、文件袋等會議用品。（4）預收會務費、食宿費、資料費等費用，當場開具收據。（5）安排與會者住宿。（6）制作會議通訊錄的依據，會議結束前發給與會人員。

26、會議簽到有以下作用：（1）便于統計實到人數，以確定法定性會議的有效性。（2）

檢查缺席情況，以便及時通知有關人員到會，或通知缺席對象另行補會。（3）慶典儀式、紀念性和追悼性會議活動的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀念。（4）與會者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會議活動的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據。在一些法定性會議上，簽到還是一種法律行為。

27、報道和簽到的聯系與區別：聯系：都是指與會者到達會場時應辦理的手續。會期較

短的會議，一般只辦理簽到；會期較長，并且需要集中接待的會議，與會者不僅要簽到，還有辦理報道手續。區別：報道是指與會者到達會議地點時辦理的登記注冊手續，但不代表每一項活動和會議都參加；簽到則是與會者參與了本次會議或活動。

28、會議記錄的作用：會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查

考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的制作質量如何，不僅直接影響著據此形成的有關公文（如會議紀要、會議簡報）的質量，而且會影響其日后轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。

29、做好會議記錄準備工作：

1、準備足夠的鋼筆、圓珠筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

2、準備好錄音機和足夠的磁帶或錄音筆來補充手工記錄。

3、要備有一份議程表和其他的相關資料和文件，需要核對相關數據和事實時隨時使用。

4、提前到達會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發言者。

5、在利用錄音機（筆）的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機中途出故障。

30、會議記錄的重點：

1、會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；

2、會議

討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

3、權威人士或代表人物的言論；

4、會議開

始時的定調性言論和結束前的總結性言論；

5、會議已議決的或議而未決的事項；

6、對會議產生較大影響的其他言論或活動。

31、會議記錄的方法：（1）根據需要，采取詳記和略記相結合的方法。（2）漏記之處，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發言者重復內容或對某一術語做出簡要的解釋。（3）與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

32、獲取會議信息的渠道：

1、各種會議記錄，如主席團會議記錄、團長會議記錄、分

組會議記錄等。

2、召集各團組聯絡員碰頭會，匯總情況。

3、收集代表的提案、發言稿、書面建議等。

4、統計分析與會者的簽到、報到信息。

33、會議期間安排旅游、娛樂活動的意義：任何一個成功的會議都需要有休閑活動安排，一方面使會議有張有弛，促進會議成功；另一方面，為與會者增加溝通的機會，加強交流。

34、會議期間陪同服務的意義：

1、表達尊重和友好

2、便于溝通和交流

3、提供方便

和保障。

35、會議餐飲主要作用有：

（1）禮儀作用。如東道主舉行歡迎宴會、客人答謝宴會等。（2）溝通作用。賓主雙方利用宴會的場合和機會，溝通信息、交換意見、商談工作、發表演講，是當前宴會活動的一個重要特點。（3）招待慶賀作用。（4）融洽感情作用。

36、宴會的準備

1、：確定宴請對象

2、確定邀請范圍

3、確定宴會規格和形式

4、確定

宴會時間和地點

5、確定主持人和致辭人

6、發出邀請

7、擬定菜單

8、宴會廳的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、會議交通服務的意義：會議交通服務是對會議車輛進行科學調配以保證會議用車的工作。它直接關系到與會人員的集體活動、會議組織的工作需要、特殊用車的批準使用，應引起會議工作人員的高度重視，否則就不能保證重點，滿足需要，可能貽誤會議的正?；顒樱踔猎斐砷_不成會的嚴重后果。

38、會議交通服務的主要內容：

1、籌齊會議用車

2、擬定會議用車制度和紀律

3、合理

調度會議用車

4、確保會議進程按計劃實施

5、對駕駛人員的管理

6、對車輛的維修

7、保養及汽油供應

8、意外事故的應急處理措施等。

39、送別會議代表的主要內容：（1）結清會務費用：餐費、住宿費、交通費等。（2）分

發回程票：火車票、機票、船票等。（3）安排車輛送站：小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等。（4）安排領導、專人送客：握手告別，臉呈微笑送至大門外、電梯口或車門口。

40、會議文件的內容：會議文件包括會議記錄、會議簡報、會議紀要、會議正式文件和

參閱文件、會議總結等。主要工作包括以下幾項：1.整理分發會議記錄。2.形成大會決議、簡報或紀要3.寫總結向上級匯報會議情況4.收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔（四點）

41、會議評估的常用方法：1．定量和定性評估方法2．問卷調查評估方法 3．資料的收集與處理方法 4．資料的分析方法。

第三篇：如何組織會議工作

一、會前準備

1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？

2、確定會議的目的。你試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？

3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組。限定每個項目的商議時間。

4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。

5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

6、根據要討論的問題限定與會人員。

7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

二、會議期間控制

1、敘述會議的目的。

2、核對并記錄與會者。

3、根據議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。

4、給每一個人表述自己意見的機會。

5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。

6、如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。

7、堅持預定的時間，不要拖延。

8、在每個項目討論結束后加以概括，以便決策或達成結論。

9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。

10、確定下次會議的議題和時間。

三、會后工作

1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。

2、根據會議，對執行進行監督和檢查。

第四篇：黨委機關會議會務工作組織(省委辦公廳培訓教材)

黨委機關會議會務工作組織

省委辦公廳培訓教材

（2011年7月16日）

概述

黨委機關會議是指黨委召開的黨代表大會、黨代表會、黨委全體委員會、黨委工作會議、黨委專題工作會議等。

會務工作是整個會議服務的重要組成部分，是使會議正常進行和取得預期效果的重要保證，也是各級黨委辦公室的重要工作之一。實踐證明，會務工作的水平高低，服務的周到與否，將直接影響會議的效果。

廣義的會務工作包含：會議的組織協調工作、會議的文件起草工作、會議的后勤保障工作、會議的宣傳報道工作、會議的安全保衛工作等，我們今天主要講會議的組織協調工作，即平時一般所指的會務工作。

一、會 前 準 備

（一）會議的確認

接到領導的指示后，要當場確認：

⒈會議名稱

⒉會議內容

⒊會議時間

⒋參會范圍

⒌會議日程

（二）落實會議地點

⒈賓館條件與會議規格要相適應

⒉賓館的床位與會議規模要相符合⒊賓館有合適的會場和分組會議室

⒋不熟悉的地點要到現場實地考察

（三）擬定會議建議方案

會議方案是會務工作的總體綱要，編制會議通知和會務須知都必須以會議方案為基礎，會議的籌備也必須嚴格按照會議方案的分工進行，所以在會議地點確定后，要及時擬定會議建議方案，報領導審定。

擬定會議建議方案的注意事項

⒈建議方案中應包括：會議名稱、內容、時間、地點，參會范圍，會議日程，會務工作分工，會議要求等；

⒉文字要簡單明了，但內容卻要周到全面，盡可能想得周到、詳細些，一旦領導審定，即可具體操作；

⒊方案中要明確分工，每項工作都要落實到具體單位，避免疏漏，以保證會議的籌備工作井然有序。

（四）印制證件

會議方案確定后，應盡快印制好會議出席證、列席證、工作證、車證等必要的證件，召開黨代會時出席證、列席證上應有代表照片。

⒈制發證件的原則

⑴證件制作要規范，確保證件的嚴肅性；

⑵重要會議證件上應有照片、姓名單位，便于保衛人員識別；

⑶證件發放要嚴格控制，并按編號進行登記，以便查對；

⑷證件丟失，應先報告保衛組備案后，再補發；

⒉證件分類

出席證－發會議正式代表和特邀

代表，可以有照片、姓名單位

列席證－發會議列席代表

來賓證－發會議邀請的來賓

工作證－發會議工作人員，按活

動范圍分兩種

記者證－發記者，按活動范圍分兩種

（五）收集名單

待通知發出后，要重點組織對代表名單的收集，收集名單時要注意核對清楚代表的姓名、性別、單位、職務。

名單收齊后，一般視情況可按照省領導、各市（州）領導、省級部門領導的順序編造名冊，并交總務組安排住房。

（六）人員編組

⒈分組原則

⑴地域組合⑵行業組合⑶混合編組

⒉小組規模

⑴小組的規模要適中，根據參會人數和會議室多少確定，一般在30人左右為好，以保證代表都能充分發表意見；

⑵省級領導除主要領導外，可以分散編入各小組中。

⒊小組召集人的確定

小組召集人可在市（州）和省級部門主要負責人中確定，全委會的小組召集人應是黨委委員、候補委員。

（七）安排座次

大中型會議，應依照會議名單順序為代表安排座次。座次排定后，在會議桌上擺放座簽，同時印制座位圖發給參會人員。

⒈安排座次應遵循的規則

⑴按照職務大小

⑵從前到后

⑶從左到右

⑷從中間到兩邊

⑸按地域、行業相對集中

⑹按姓氏筆畫為序

⒉副省級以上領導排名順序

⑴省委書記

⑵成都軍區司令員、政委

⑶省長、省人大主任、省政協主席

⑷省委副書記

⑸成都軍區副司令員、副政委

⑹成都軍區空軍司令員、政委

⑺省委常委

⑻省人大副主任

⑼省政府副省長

⑽省政協副主席

⑾省高級人民法院院長、省人民檢察院檢察長

⑿省軍區司令員、政委

⒀省老領導

⒁全國人大常委、全國政協常委

⒊省委全委會議排名順序

⑴省委常委

⑵省委委員（按姓氏筆畫為序）

⑶省委候補委員（按得票多少為序）

⑷不是省委委員、候補委員的省級領導

⑸省委、省人大、省政府、省政協秘書長、副秘書長

⑹省紀委常委

⑺不是省委委員、候補委員的市(州)委書記，市(州)長

⑻不是省委委員、候補委員的省級部門主要負責同志

⑼部分科研單位、高等院校及大型企業黨委書記

⒋省上召開的重要會議排名順序

⑴副省級以上領導

⑵省委、省人大、省政府、省政協秘書長、副秘書長

⑶市(州)委書記，市(州)長

⑷黨委部門主要負責同志

⑸政府部門主要負責同志

⑹群團部門主要負責同志

⑺金融部門主要負責同志

⑻新聞部門主要負責同志

⑼部分科研單位、高等院校及大型企業黨委書記

⒌主席臺座位排序

⑴單數排列

⑵雙數排列

⑶雙數按單數排列

（八）編制會議須知

會議須知是告知參會人員應知曉事項和應遵守規定的會議重要文件之一，包括：日程安排、分組名單、住房安排、常用電話、注意事項、作息時間等，會議須知編好后送領導審定后即印刷裝訂成冊。

（九）報到準備

會務人員應在報到前進駐開會地點，把證件、會議須知和文件等裝入文件袋備發，并做好其他報到的準備工作。

（十）布置會場

⒈黨委會議會場布置應莊嚴、大方、樸素 ；

⒉主席臺應布置在會場最醒目的位置，以確保主持人的視野開闊，能掌握整個會場情況； ⒊會標懸掛在主席臺正上方，紅底白字，字體為粗宋或大黑；

⒋黨代會的會場要懸掛黨徽，兩邊擺放旗幟；

⒌為了美化會場、烘托氣氛，在主席臺臺沿和背后應擺放花卉和植物；

⒍會場形式由會議類型所決定

一般有長方型、園桌型、回字型；

⒎排與排之間要保持足夠的距離，方便代表的進出，特別是主席臺和回字型會場內圈，應保證領導能正面行走；

⒏合理的設置通道，通道要保持一定的寬度，保證代表迅速入場；

⒐人場口要留有一定的空間，起疏散分流作用，避免造成入場時的混亂；

⒑在沒有專門主席臺的會場內，可考慮將主席臺位置墊高，以便會議主持人掌握會場情況。

（十一）音響設備檢查

⒈會前要對音響設備進行仔細檢查、試聽，并注意各個角落的效果，以保證會議的音響效果；

⒉需要播放音樂時，應事前找準磁帶的位置。要作好錄音準備，重要的會議，要安排攝影、攝像，以留存資料；

⒊按照某些會議的要求，還應安裝多媒體系統，多媒體系統的擺放，應保證主席臺的領導和與會人員都能輕松方便的觀看。

二、會 期 服 務

（一）會議報到

⒈報到是會務工作最集中、最繁忙的階段，因此，必須集中力量做到報到前的一切準備工作。要與發文組、總務組密切配合，協同一致，使報到工作有條不紊，忙而不亂；

⒉代表來時，要逐一登記、發放證件、文件、指定住房并向其簡介會議安排情況等； ⒊要隨時掌握報到進展，如發現代表請假和換人，要對名單和座位圖、座次牌進行修改，并及時告訴發文組、總務組和小組聯絡員；

⒋報到結束后，要及時對報到情況進行統計，并將報到結果報會議秘書組負責人。對未按時報到的代表，要及時聯系詢問原因并督促其盡快到會。

（二）會中聯絡

⒈會務組要在會議秘書處的領導下，做好承上啟下、左右聯系、互相溝通、平衡協調等工作；

⒉要加強和各方面的聯系，注意傾聽代表的意見和要求，和各工作機構密切協作、主動配合，及時改進服務工作；

⒊要注意掌握會議的進展情況和及時處理臨時出現的特殊情況，確保會議順利進行； ⒋隨時掌握代表請假情況，對主席臺就座領導，要在前一天進行核對并給以提醒； ⒌對會議中的臨時變動，要及時進行調整，并立即通知有關人員。

（三）大會簽到

重要會議都應進行簽到，將出席、列席和缺席會議的人數、人員及時統計，并將結果填

寫“代表出席情況報告表”，在會議開始前送主持人。

（四）會場服務

⒈會議召開前，會務人員要提前對會場布置、照明、座簽、音響再進行一次檢查，確保無誤；

⒉代表入場時要引導就座，特別應注意對主席臺的引導；

⒊會議中，負責會內、會外必要的聯系或傳呼電話等事宜，并承擔領導臨時交辦的事情； ⒋和保衛人員密切配合，維持會場秩序，制止無關人員進入會場，機密會議，應嚴格控制知密范圍。

（五）散會檢查

大會結束后，要和保衛人員、服務員檢查會場，對遺失的文件和其它物品，應及時設法交還失主，對涉密文件要對文件編號和發現地點進行詳細登記后退還發文組。

三、會 后 工 作

（一）通報情況

會議結束后，會務人員應將會議傳達的范圍、會后需印發的文件和要辦的其他事宜通報值班室，以便解釋答復各地詢問。

（二）收集資料

⒈大會結束后應收集會議發出的各種資料一套，做為資料留存；

⒉錄音磁帶要加以清理，磁帶合上要標明何人何時在何會議上的講話并編好順序，長期保存；

⒊各種照片等資料也要注意收集整理。

（三）總結提高

會議結束后，對辦會工作要及時進行總結評價，肯定成績和找出差距。特別對辦會中有改進或創新性作法的要認真總結，對經驗和教訓都應實事求是的分析，得出客觀的結論，使今后的工作更加規范化、科學化。

第五篇：會議組織與服務

期末考核：會議組織與服務

職業場景：

天地公司將在1月5日召開200人客戶咨詢聯誼會，時間是2天1晚，你作為這次會議的籌備負責人，接到這個任務這后，小陳有些不知所措，應該先準備什么呢？會議應該如何召開呢？小陳陷入苦惱中。如果你是小陳，應如何完成任務呢？

需要完成的任務指引：

1．撰制會議方案：會議酒店名稱、房間、用餐、娛樂和交通安排、以及各項預算。突出選擇該酒店的特色。

2．準備會議的文件：客戶邀請函、日程安排、會議指南等。

3、如何布置會場：會場擺放形式、名牌、橫幅、茶歇安排等。

4．會間的各項服務工作（接待、簽到、指引、會議記錄等）。

考核要求：

① 分組討論，共同完成考核任務。

② 根據職業場景，撰寫會議方案，注意方案的可操作性。

③ 擬寫帶回執的客戶邀請函、會議通知書。

④ 列出會議前期準備的文件與工作事項。

考核方法：

① 會議方案占50分，根據會議方案的可操作性、完整性灼情給分；

②客戶邀請函、會議通知占15分，根據會議通知內容的完整性、格式的正確性、回執單是否準確灼情給分；

③ 會議準備資料與注意事項占20分；

④ 團隊協作能力占15分。