第一篇：會務服務員工作操作細則03

編號

TKWY-Z-ZH-003 A/0 2010 年 9 月 1 日

會務服務員操作細則

1、班前準備 1.1 提前十五分鐘到崗，由領(lǐng)班安排當天工作。1.2 整理著裝并按要求化淡妝，檢查儀容儀表，準備上崗。

2、辦公室衛(wèi)生清潔

版本 生效期

2.1 先敲門確定后用卡將門打開進入辦公室，引領(lǐng)清潔人員進行清潔。2.2 開窗通風（雨天、特殊天氣除外），根據(jù)天氣確定開窗大小。檢查電源是否 正常。2.3 整理辦公桌、臥室（區(qū)領(lǐng)導）。2.4 用抹布擦拭辦公桌椅、書柜、裝飾物（輕拿輕放）等物品。2.5 清洗茶具、茶杯并放入消毒柜消毒，茶具擺放到位（有要求的特別處理）。2.6 對領(lǐng)導有要求的花卉灑水。2.7 檢查飲用水、茶葉并做好充分的準備。2.8 將開水瓶打滿開水放置相應位置。2.9 檢查清潔人員清潔效果：（檢查順序：洗手間、臥室、垃圾筒、地面），并檢 查手紙、擦手紙及洗手間生活用品的使用情況，及時更換。2.10 收取廢舊報紙（有要求的除外）及過期文件（統(tǒng)一打包送往保密室存檔）2.11 清潔完后將門關(guān)好。

3、辦公室清潔要求 3.1 嚴禁將清潔工具在洗臉盆清洗。3.2 嚴禁物品不按位置擺放。3.3 清潔完后必須檢查仔細，嚴禁遺漏事物。3.4 清潔時嚴禁翻看文件或銷毀文件。

4、報紙、文件、會議通知的分發(fā) 4.1 到收發(fā)室領(lǐng)取相關(guān)報紙及文件。4.2 將領(lǐng)取的報紙、文件分類、分辦公室整理。（按順序分門別類的整理。）4.3 及時到各辦公室分發(fā)報紙、文件及當天會議的通知。

5、物品領(lǐng)用及領(lǐng)導衣物、床單干洗服務 5.1 所有物資由領(lǐng)班統(tǒng)一到物料科領(lǐng)取保存并做好物品存貯清單。5.2 需領(lǐng)用物料時到領(lǐng)班處領(lǐng)取并做好領(lǐng)用登記。5.3 干洗衣物、床單等時應先檢查衣物及床單是否有損（如有損做好登記和交接 手續(xù)），衣物內(nèi)是否有物品（如有及時拿出并登記交還相關(guān)領(lǐng)導）。

6、會務接待與服務 6.1 會務接待 6.1.1 接聽電話時鈴聲不能超過三聲。6.1.2 值班人員接聽電話時要使用規(guī)范用語（你好！服務員辦公室，我是 XXX，請問有什么可以幫到您！）6.1.3 接聽電話時要聽清楚來電人員的索求（需要幾號預訂哪個會議室，參加人 員有多少，有哪些主要領(lǐng)導，對會議有哪些其他要求），并記錄清楚。如不清楚 的要再次詢問清楚，不允許存在模糊理解的處理。6.1.4 記錄時字跡工整、清晰，不允許亂涂亂畫或字跡不清的現(xiàn)象。6.2 會務服務 6.2.1 小型會議 6.2.1.1 按照會議安排將坐位牌打印準備好。6.2.1.2 檢查所用會議室的衛(wèi)生情況并按規(guī)定擺好坐位牌。6.2.1.3 準備會議所需用的茶杯、茶葉、開水并擺放到位。6.2.1.4 提前 15 分鐘站在會議室門口迎接參會人員。6.2.1.5 參

5、物品領(lǐng)用及領(lǐng)導衣物、床單干洗服務

5.1 所有物資由領(lǐng)班統(tǒng)一到物料科領(lǐng)取保存并做好物品存貯清單。

5.2 需領(lǐng)用物料時到領(lǐng)班處領(lǐng)取并做好領(lǐng)用登記。

5.3 干洗衣物、床單等時應先檢查衣物及床單是否有損（如有損做好登記和交接手續(xù)），衣物內(nèi)是否有物品（如有及時拿出并登記交還相關(guān)領(lǐng)導）。

6、會務接待與服務

6.1會務接待

6.1.1 接聽電話時鈴聲不能超過三聲。

6.1.2值班人員接聽電話時要使用規(guī)范用語（你好！服務員辦公室，我是XXX，請問有什么可以幫到您！）

6.1.3接聽電話時要聽清楚來電人員的索求（需要幾號預訂哪個會議室，參加人員有多少，有哪些主要領(lǐng)導，對會議有哪些其他要求），并記錄清楚。如不清楚的要再次詢問清楚，不允許存在模糊理解的處理。

6.1.4記錄時字跡工整、清晰，不允許亂涂亂畫或字跡不清的現(xiàn)象。

6.2會務服務

6.2.1小型會議

6.2.1.1按照會議安排將坐位牌打印準備好。

6.2.1.2檢查所用會議室的衛(wèi)生情況并按規(guī)定擺好坐位牌。

6.2.1.3準備會議所需用的茶杯、茶葉、開水并擺放到位。

6.2.1.4提前15分鐘站在會議室門口迎接參會人員。

6.2.1.5參會人員就坐后，按職位順序倒茶（按規(guī)范禮儀），完畢后退出會議室，并每隔15分鐘加茶水一次。

6.2.1.6服務工作要細致周到，服務員要做到三輕（走路輕、講話輕、動作輕）；

6.2.1.7會務班班長必須到場監(jiān)督服務員工作，巡視會議室的準備情況和會議進行情況，以便有突發(fā)事情時及時應對；

6.2.1.8會議快結(jié)束時，服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員；

6.2.1.9會議結(jié)束后及時做好茶杯及會議室的清潔衛(wèi)生工作，并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、窗及其他電源等。

6.2.2中、大型及重要會議的會務工作

6.2.2.1會務班接到中、大型及重要會議通知后，做好詳盡的會務安排并及時向機關(guān)事物管理局辦公室匯報；

6.2.2.2會務班根據(jù)會議需要，提前一天準備好橫幅并通知綠化主管擺放好鮮花；

6.2.2.3提前一天對會議室進行全面檢查，應與會議主辦單位保持聯(lián)系，對座位數(shù)、名位牌、會標等進行核對；同時應對影視、音響設備、燈光、花卉擺放、茶杯茶水的準備；對會議室的衛(wèi)生情況，進出通道進行檢查，要求達標后對會議室進行封閉管理，不準無關(guān)人員進入會場（會議室）；

6.2.2.4服務員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前1小時到崗；

6.2.2.5仔細做好會議室的桌子、凳子、地面等清潔衛(wèi)生工作，保證有一個舒適整潔的會議環(huán)境；

6.2.2.6提前將消毒好的茶杯擺放好，準備好茶葉，打好開水，提前15分鐘在會議室門外面帶笑容站好，等待迎接參會人員；

6.2.2.7參會人員進入會場后，服務員應舉止大方地為他們遞上茶水，并每隔15分鐘加茶水一次，要牢記領(lǐng)導飲用茶水的習慣，以便做好個性化服務；

6.2.2.8若領(lǐng)導有事交待，應主動熱情地走上前去詢問，及時辦好領(lǐng)導交待的事情。服務工作要做到細致周到，服務中要做到三輕（走路輕、講話輕、動作輕）；

6.2.2.9會務班班長必須到場監(jiān)督會務工作人員的情況，巡視會議室的準備情況各會議室的進行情況，以便有突發(fā)事情時及時應對；

6.2.2.10會議快結(jié)束時，服務員在會議室門外站好，準備歡送參會人員；

6.2.2.11會議結(jié)束后，及時做好茶杯及會議室的清潔衛(wèi)生工作，并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、窗等其他電源；

6.2.2.12會務班在會議期間應加強與機關(guān)事物管理局保衛(wèi)科聯(lián)系，防止無關(guān)人員進入會場擾亂會議，應注意會議期間用電設備的工作情況，防止事故產(chǎn)生，應保證消防通道的暢通，緊急情況下，應有服務員在場進行疏導。

第二篇：總結(jié)會會務操作要點

1．確定會議的規(guī)模

1)效率

會議的規(guī)模直接制約會議的效率。也就是說，會議人數(shù)越少，會議所花的時間就越少，會議效率就越高；反之，會議人數(shù)越多，意見越不容易集中，會議時間也越長，效率就越低。所以必須注意一點，人數(shù)越多就可能出現(xiàn)懶于思維者。因此，除了發(fā)布性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數(shù)。

2)成本

會議規(guī)模與會議成本兩者構(gòu)成正比關(guān)系，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財力就越多，會議成本也就越高。在確定會議規(guī)模時，先要考慮清楚預計的會議成本，做到量力而行。除了考慮會議的顯性成本外，還要預算一下隱性成本。

3)效果

會議的規(guī)模與會議的效果密切相關(guān)。有的會議保密性較強，必須嚴格控制與會人數(shù)和會務人員，以防會議內(nèi)容的擴散。有的會議要求造成聲勢，擴大影響，需要達到一定的規(guī)

模才能產(chǎn)生效果。需要加強注意的是，盲目追求規(guī)模定會產(chǎn)生不良影響和效果。

4)場地

一般來說，規(guī)模決定場地，但由于場地的限制，規(guī)模必然受到相應的限制。因此，決定會議規(guī)模之前應當先考察場地條件。

2．確定會議的時間

1)需要把握的原則

會議的時間問題首先是一個準確把握會議召開時機的問題，具體包含3方面含義。

(1)時機必須成熟。如果說會議的目的是為了解決問題，那么解決這些問題的時機成熟與否，則是會議的組織者在確定會議時間時，不得不首先考慮的因素。只有當解決問題的條件充分具備，時機完全成熟時，適時召開會議，才能水到渠成，瓜熟蒂落。時機未到，條件不具備，寧可推遲會議，否則，會議的效果就得不到保證，甚至還會適得其反。

(2)及時召開。當問題迫切需要解決，條件也已具備，時機已經(jīng)成熟時，會議應及時召開。拖而不議，則會錯失良機，貽誤工作。

(3)會議時間要合理。合適的會議時間一是指會議召開的時間富有意義，能烘托會議的主題。例如，紀念性會議放在紀念日舉行最能突出其主題；慶祝性、招待性會議安排在相關(guān)節(jié)日前夕召開效果最佳。二是指會議召開的時間有利于推動工作。例如，總結(jié)工作、安排計劃的會議應當在工作完成之后、計劃開始之前舉行；工作性例會，如黨委、廠長經(jīng)理辦公會等，一般安排在周一或周五。三是指舉行會議的具體時間應當符合人的生理和心理規(guī)律，注意勞逸結(jié)合。

2)需要注意的問題

(1)會議的主要領(lǐng)導人、嘉賓、報告人是否能在這一時間參加會議。

(2)會議的各項組織和準備工作是否能夠完成。

(3)學術(shù)性會議、招標性會議、論證會、聽證會等與會者是否有足夠的時間準備提交相關(guān)文件或發(fā)言材料。

(4)會議的具體日期一定要考慮周到，是否同與會者的民族風俗不符或有可能傷害與會者的宗教感情。由法律法規(guī)、組織章程或議事規(guī)則明確規(guī)定會期的，應當嚴格按規(guī)定的會期召開，非特殊情況不得提前或推遲。

3．確定會議的長度和注意的問題

會期的長短要依據(jù)會議的實際需要來確定。會議的實際需要一般應考慮這樣幾個問題。

(1)會議的各項議程是否能夠完成。

(2)會議的發(fā)言是否充分，與會者能否充分表達意見。

(3)會議中是否會有臨時動議提出，如果提出動議，大致需要花多少時間進行討論和表決。

(4)是否需要留出一定的機動時間，以應不測。

會議時間的長短除與會議的實際需要有關(guān)外，還與會議的成本和效率密切相關(guān)，一般情況下，會議的時間越簡短，成本越低，效率越高。因此，在滿足需要原則的前提下，適當、合理地壓縮會議的時間，是降低會議成本、提高會議效率的有效手段。

4．確定會議地點的考慮因素

自己的辦公地點可能是最自然也是最易于利用的地點，但它不一定最有助于達到會議的目的。理想的會址對絕大多數(shù)與會者來說，不僅是旅程最短的，而且也應該沒有噪聲和其他使人分心的因素，同時，最好能夠安排在遠離辦公室的地方，以擺脫日常事務，達到集中注意力于會議的目的。

選擇會議地點應當考慮如下因素。

1)與會者與會場的距離

會議有全國性和地方性之分。一些協(xié)會組織每年都會在國內(nèi)的不同地方主辦會議，因為他們知道有些會員沒有足夠的時間或財力到其他國家參加會議。通過變換會議地點，他們每年都能吸收一些新的與會者，同時也對國內(nèi)各個地區(qū)表現(xiàn)出了一視同仁的立場。

也有一些會議主辦者喜歡每年在同一個城市舉行會議，這樣就可以使與會者能夠相應地安排時間和預算。

2)與會者下榻酒店與會場間的距離

如果選定的會議地點既有會議場所，又有客房，會議承辦者就不必考慮這個問題了，但是如果會議在某個會議中心舉行，這個問題就十分重要。與會者下榻酒店和會場之間交通所需的時間比實際的距離更為重要，這就需要考慮與會者在兩地之間進行往返平均需要多長時間?根據(jù)與會者的具體情況和天氣條件，考慮這段路程遠近是否適合?是否有高效的公共交通工具?還是必須由會議提供往返交通?

3)與會議前后旅行的關(guān)系

會議前后的旅行通常不在會議承辦者的考慮范圍之內(nèi)，因此，很容易在選擇會議地點的時候被忽略，重要的問題在于是否要讓與會者進行旅行。如果考慮這一因素，會議地點就應該臨近主要火車站、機場，會前旅行應該安排得舒適合理。如果大部分與會者都要從外地到會議地點，那么相關(guān)的安排就必須在會議策劃中有所體現(xiàn)。這樣最大的優(yōu)點就是與會者一般不會中途退出，通常會堅持到會議結(jié)束。最好把會議地點選擇在可以讓與會者直達，而不用轉(zhuǎn)機的城市。有時候，中途轉(zhuǎn)機是不可避免的，在這種情況下，旅程的安排就要取決于與會者的靈活程度和接受額外困難的信心。

4)是否曾在此舉辦過會議

這里所涉及的是會議承辦者，如果你是外部承辦者，可能再次使用從前為這個或其他主辦者選擇的會議地點。這樣你會對該會議地點十分熟悉，甚至認識其中的一些工作人員。不過，不要對這種優(yōu)勢寄予過高的希望，因為在許多會議地點，工作人員的流動是很頻繁的。不論內(nèi)部承辦者還是外部承辦者，都應該清楚會議的主辦者以前是否使用過這個會議地點。如果曾經(jīng)用過，那么過去的經(jīng)歷如何?主辦者對其是否滿意?與會者是否就該會議地點有過任何反饋?該會議地點自該主辦者上一次使用后有何變化?

即使你或會議的主辦者從前使用過某個會議地點，征求一下他人的意見即詢問一下他人是否在此舉辦過會議也是有好處的。你在該會議地點的經(jīng)歷是愉快，還是不盡如人意，并不能僅憑一個人的意見確定。如果你曾不止一次地使用過該會議地點，也可以不必征求他人的意見。

他人的意見對你的判斷有幫助，但不能被當作精準的數(shù)據(jù)來參考。他們的經(jīng)歷無論好壞都可能反映出個人的特點、具體的會議策劃和其他一些類似的因素，這些可能與你的情況并不相同。一直處于使用狀態(tài)的會議地點也許能夠出具滿意客戶的證明，或者至少提供這些客戶的名字、地址和電話號碼。

5)是否有汽車租賃服務

雖然與會者在參加會議的過程中一般不需要開車，但是總有一些與會者希望能夠有汽車租賃服務，以備不時之需。汽車租賃公司可以在會議當?shù)氐臋C場或其他地方設立辦公室來承接業(yè)務，但是一定要明確在哪里可以提到車。在會議前后的旅行中，汽車租賃是非常重要的，因為會議地點可能坐落在一些國家公園或歷史名勝附近。

6)提供哪些娛樂活動

與會者對娛樂活動的興趣不斷增長，因此，會議在策劃過程中也更多地注意將娛樂時間納入日程。在會議日程安排上，這段時間對應的活動往往是用空白表示。如果選擇某個會議地點是出于對其娛樂設施的興趣，就應該充分利用它們。一些大型的酒店和會議中心往往配備有大量的室內(nèi)娛樂設施，如網(wǎng)球和保齡球等，以供與會者在天氣不好的時候進行娛樂。

并不是所有的娛樂活動都要在會議地點進行。舉辦者也可以選擇會場附近的高爾夫球場作為與會者的娛樂場所，為與會者安排一些優(yōu)惠措施并使具享受交通的便利。

對特殊的娛樂活動可能需要收費，但是一般來說，對與會者可以免除這些費用。在會議過程中，承辦者宣布某些酒店的游泳池可以免費使用，這樣就會給與會者一個印象，即無論下榻在哪個酒店，他們都可以免費使用承辦者宣布的這些游泳池。許多與會者去使用這些游泳池的時候被服務人員要求出示客房鑰匙，落得尷尬的結(jié)局，這樣將是很難堪的，因此，承辦者應考慮到類似這樣的細節(jié)問題。

第三篇：客房服務員工作操作流程

客房服務操作流程

一、鋪床操作流程

1、將床拉離床頭板

（1）彎腰下蹲，雙手將床架稍抬高，然后慢慢拉出。（2）將床拉離床頭板約50CM。（3）注意將床墊拉正對齊。

2、鋪床單：（1）開單：

用左手抓住床單一頭，右手將床單的另一頭拋向床面并提床單的邊緣順勢向右甩開床單。

（2）打單：

A、將甩開的床單拋向床尾位置。

B、將床頭方向的床單打開，使床單的正面朝上線居中。C、手心向下抓住床單的一邊，兩手相距約80CM—100CM。D、將床單提起使空氣進到床尾部位，將床單放起。E、在離床面區(qū)70CM高度時身體稍向前，有力打下去。F、當將床位部推開的時候，利用時機順勢調(diào)整，將床單向床頭方向拉正，使床單準確的降落在床墊的正確位置上。

（3）包角：

A、包角從床頭做起，以順時針的方向包角，和將床頭下端部分的床單塞進床墊的下面。B、包右角：左手將右側(cè)下尾的床單拉起折角，先將床頭下端部分的床單塞入床墊下面，然后左手將折角部分往下塞，直接深包成直角，同時右手包角下垂的床單塞和床墊下面。

C、包左角的方法與右角相同，全左右手的動作相反。D、操作要做到快、巧、準。

3、鋪棉被：

（1）半棉被芯套好被套，抖開抖平。（2）于將套床棉被甩開鋪在床單上。

（3）使棉被上端與床墊保持25CM的距離，下端落在床尾位置。床尾多余部分保持30CM。

4、套枕套：

（1）將枕芯平放在床上。

（2）兩手撐開枕袋口并將枕芯往里套。

（3）兩手抓住袋口，邊提邊抖動，使枕芯全部進入枕袋里面。（4）將起出枕芯部分的枕袋塞進枕芯里面把袋口封好。（5）套好的枕頭必須四角飽滿，平整且枕芯不外露。

（6）將兩枕頭放置于床的居中位置，放好的枕頭床側(cè)兩邊均勻，與床頭邊沿一樣齊。

5、將床復位：

（1）彎腰將做好的床緩緩推進床頭板下，但要注意勿用力過猛。（2）看一遍床鋪得是否整齊美觀，對做得不夠好的地方進行最后的整理，勿必使整張床面挺括美觀。

二、房間檢查標準細則及流程

（一）、建立客房的逐級檢查制度

1、服務員自查；

2、領(lǐng)班普查；

（1）首先檢查那些已列入預計出租的房間；

（2）盡快對每一間整理完畢的走人房進行檢查，合格后盡快報服務中心修正房態(tài)；

（3）抽查空房，檢查維修房；（4）檢查每一間VIP房；

（5）抽查長住房、住人房和計劃衛(wèi)生的大清潔；

3、主管、經(jīng)理抽查，總經(jīng)理抽查。

（二）、客房檢查的內(nèi)容標準及流程

1、臥室

（1）門：是否擦洗干凈，把手上有無污跡；門轉(zhuǎn)動是否靈活，有無吱呀聲；房間號碼是否清楚，窺鏡、安全鏈是否好用、安全；門鎖后是否掛有“請勿打擾”（請速打掃）牌；門后磁吸是否起作用；

（2）壁柜：有無灰塵，洗衣及衣架桿是否有積塵；門軌有無損壞，柜門是否好開；衣架、衣刷、鞋刷以及洗衣袋、酒水單是否配備齊全；柜內(nèi)的自動開頭電燈是否正常；

（3）天花板：有無蜘蛛網(wǎng)；有無裂紋和小水泡（如有說明天花板漏水，應及時報修）；

（4）墻壁：墻紙有無不潔或脫落之處；墻上壁畫是否擺正，有無灰塵；

（5）窗戶：窗框、窗臺有無灰塵，窗玻璃是否已擦干凈；窗簾有無破損，是否干凈，窗簾軌、鉤是否完好；

（6）燈：天花板燈、臺燈及壁燈等燈具有無落灰；開頭是否完好；

（7）床：床鋪得是否勻稱、平展；床罩、床單、枕套、床頭板及床架是否干凈；床腳是否穩(wěn)固；

（8）床頭柜：有無灰塵；音響、燈光以及電視等的開頭是否靈用；叫醒鐘是否準時，電話機是否正常、干凈；臺面上有無放置禁止在床上吸煙的卡片“Please refrain from smoking in bed”；

（9）茶幾：茶幾部位是否擦凈，煙灰缸有無清潔；火柴、茶葉有無配備，茶杯是否干凈、足數(shù)；冷熱水有無備好；

（10）寫字臺：桌椅及沙發(fā)各部位有無灰塵，抽屜內(nèi)外是否干凈；文件夾內(nèi)的歡迎詞、征求意見表、電報紙、酒店介紹、疏散圖等是否配齊；電話號碼簿以及電視節(jié)目單是否按規(guī)定放置；

（11）電視機：熒光屏、外殼及電視機架是否干凈；音響是否良好，圖像是否清晰、穩(wěn)定；

2、衛(wèi)生間

（1）門：門鎖是否清潔，正常；

（2）燈：天花板燈、鏡燈有無落灰；開頭、插頭是否靈用，有無損壞；

（3）地板：是否清潔，有無打蠟；（4）墻壁：瓷磚是否干凈，有無破損；（5）毛巾架：是否牢固、干凈；

（6）抽水馬桶：有無消毒、有無封條、有無異味；馬桶蓋、坐圈及桶內(nèi)外是否刷洗干凈；

（7）垃圾桶：垃圾有無處理，桶內(nèi)外是否已清潔干凈；（8）洗面池：內(nèi)、外有無污跡、水珠；

（9）化妝臺：臺面有無落灰，鏡面有無污跡或水珠； 用品配備：方巾、臉巾、腳巾、浴巾、洗澡巾、香皂、衛(wèi)生紙、衛(wèi)生帽、浴帽、牙刷、牙膏、漱口杯、刀片盒等衛(wèi)生用品是否配備齊全，并按規(guī)定位置放。

第四篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅(qū)動、分組協(xié)作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數(shù)

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內(nèi)容

案例導入：某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領(lǐng)導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內(nèi)容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結(jié)果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；

按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結(jié)。

4．統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領(lǐng)導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領(lǐng)導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領(lǐng)導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實際，其結(jié)果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數(shù);T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領(lǐng)導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(diào)(負責與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。

會務工作的具體內(nèi)容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構(gòu)→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據(jù)領(lǐng)導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經(jīng)費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構(gòu)與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術(shù)訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人。總計50人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。

五、會議議題：

(1)技術(shù)訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓練與技術(shù)創(chuàng)新。

(3)如何提高技術(shù)訓練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。(1)總經(jīng)理的工作報告。

(2)培訓部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術(shù)競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導、主管領(lǐng)導和主持人時間的適宜。在領(lǐng)導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關(guān)上級領(lǐng)導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領(lǐng)導和與會者方便前往。一般應選擇在距領(lǐng)導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調(diào)設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機。會場內(nèi)部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結(jié)，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關(guān)人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。6．銷售一部關(guān)于團隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調(diào)設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構(gòu)

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費的主要內(nèi)容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關(guān)會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內(nèi)。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。

此預算提交總經(jīng)理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領(lǐng)導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)X X服裝集團生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規(guī)的書面語。“時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內(nèi)容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關(guān)系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結(jié)教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領(lǐng)導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日

第五篇：會議會務承辦操作細則

公司會務操作細則

一、適用范圍

本細則適用于公司黨委會議、董事長辦公會議、總經(jīng)理辦公會議、專題會議的會務承辦與操作。

二、議題確定 1．根據(jù)公司《會議管理制度（試行）》規(guī)定，凡有需要會議研究的相關(guān)事項，各領(lǐng)導、各部室、各分公司均可提出議題。

2．議題主辦部室事先調(diào)查研究和準備，并與相關(guān)部室或單位協(xié)商意見

3．公司綜合部文秘人員定期（一般半月一次）發(fā)放議題單，征詢意見，由各部室根據(jù)實際需要填寫。

提交程序：

□主辦人員草擬議題及匯報材料→ □部室負責人初核→→ □其他部室會稿→→ □主管領(lǐng)導審核→→ □綜合部校核→→

□主持人審查確定議題是否上會→ □主持人確定會議召開時間、地點、參加人員、列席人員、會議準備要求并在議題單上簽批

二、會議準備

1．綜合部文秘人員按批準的議題單，擬會議通知單，填寫時間、地點、參加人員、列席人員、議題及主要內(nèi)容

2．按照通知單，通知議題主辦部室落實匯報人員、準備匯報材料、確定匯報方式

3．按照通知單，通知參加會議人員，并提供草案材料復印件

4．會議室準備：

□服務人員落實，通知開會時間 □會議標題或橫幅確定、制作、懸掛 □會議宣傳標語確定、制作、懸掛 □會議電源、插座、照明燈調(diào)試 □空調(diào)或暖風準備

□音響、話筒準備及調(diào)試

□投影儀、幕布、激光筆準備、與電腦連接PPT調(diào)試完成□會議桌椅準備

□桌簽準備、按位置擺放

□服務人員落實，通知開會時間 □茶水、熱水、水杯準備 □水果準備 □濕巾準備5．匯報準備

□議題印制、擺放

□匯報材料按參加人數(shù)復印擺放 □展版擺放

三、會議召開

1．承辦人員提前10分進場檢查

2．參會人員填寫簽到表，請假人員核實

3．匯報人員等候4．會議記錄5．錄音

6．攝影與攝像

7．主持人在會議記錄上簽字

四、會后事務

1．整理會議紀要，匯報人審核，主持人審定簽發(fā)（按一周內(nèi)或定時，董事長辦公會、總經(jīng)理辦公會紀要由董事長、總經(jīng)理簽發(fā)；專題會議紀要由相關(guān)部門整理，由分管領(lǐng)導簽發(fā)，必要時報總經(jīng)理簽發(fā)）

2．編號、登記，印發(fā)（專題會紀

要由主辦部室送發(fā)）

3．匯報材料底稿及會議記錄歸

檔。

4．錄音存盤5．會議簡報6．會議展版制作

7．會議議定事項督辦（會議決

定的事項，承辦單位、部門必須嚴格執(zhí)行，并及時報送執(zhí)行情況。督查部檢查督辦）