第一篇：大型會議會務安排工作規范

大型會議會務安排工作規范

一、會前的策劃工作

決定召開會議后，應做好會前的各項策劃工作，包括：

1、商定與會人員范圍（含嘉賓、領導、正式代表和列席代表）。

2、商定會議日程。

3、商定會場（含討論地點）和會議住地的安排及討論分組原則。

4、商定會議文件材料的起草和印發工作。

5、商定會議報名和簽到事項。

6、商定參觀點的安排。

7、商定獎品、證書的發放安排或紀念品、獎品、證書的購買和制作工作。

8、商定新聞報道的有關事宜。

二、會議有關問題的請示

根據協調情況，提出關于會議有關具體問題的請示，即會務安排工作方案，報黨、校辦主任審核。請示包括以下內容：

1、會議的名稱、時間、地點和主題。

2、出席會議的人員范圍。

3、會議的議程、日程安排方案，會議主持人、講話人、發言人建議名單。

4、會場的布置和座位（含主席臺）安排原則。

5、分組討論的編組原則和召集人建議名單。

6、會議文件材料（含主持詞、大會發言稿、參閱材料）的起草、審批、印發的原則。

7、獎品、證書的安排發放（含紀念品、獎品、證書的購買或制作要求）。

8、會議合影、參觀的組織安排。

9、與會人員請假的原則。

10、新聞報道的原則。

11、與會人員或來賓的接待及食住行安排原則。

三、會議的通知

1、全校性會議，通知以黨委辦公室、校長辦公室名義發出。通知中應明確會議的時間、地點、主題、參加會議人員范圍、請假要求、簽到的時間和地點等。如召開視屏會議，通知中應明確在主會場、分會場參加會議的有關事項。

2、校外會議，邀請函以廣東外語外貿大學或廣東外語外貿大學校友總會名義發出。邀請函中應明確會議的時間、地點、主題、報名要求、簽到的時間和地點等。邀請函需附回執。

3、會前適當時間，應向校領導發出《校領導公務活動安排》，明確會議時間、地點、與會人員范圍、日程安排，每一節大會的程序（由誰主持、誰講話、誰發言，是否安排與會議代表合影，是否安排頒獎等），領導到達會場的時間，著裝要求等等。

《校領導公務活動安排》式樣：

校領導公務活動安排 黨委辦公室、校長辦公室綜合科2010年 1 月 3 日

廣東外語外貿大學2010發展戰略研討會

暨校務委員會擴大會議

根據學校的工作安排，“2010學校發展戰略研討會暨校務委員會擴大會議”定于2010年1月9日至11日召開。

會議議題：1.開拓視野，更新觀念，進一步提高我校教育教學管理水平；2.學科建設和研究生教育。

與會人員范圍：校領導、校務委員、各學院(部)院長(主任)、黨總支書記，各科研、教輔、機關單位主要負責人，共約99人。著裝要求：參加大會時，請領導同志著西裝。附：日程安排

發：＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊

（經辦人：電話：36207007）（共印12份）

四、會前的有關準備工作

1、召開籌備會，召集相關人員布置具體工作。

2、制作會議證件。

3、制作橫幅、背景板、歡迎牌和引導牌。

4、排出會場（含主席臺）座位圖。

5、制作照相站位圖，并通知攝影師。

6、收集和整理與會人員出席情況，重點是落實校領導出席會議的情況。

7、提出分組討論的具體名單（含召集人），安排小組討論地點。

8、打印姓名牌，布置會場。

9、檢查會議文件材料的印發情況和主持詞、發言稿的準備情況。

10、檢查會議紀念品或獎品、證書的制作情況，包括獎品、證書的遞送組織情況。

11、制作外地來賓的車輛接送安排表及會務用車安排表。

12、落實會議期間的用餐安排。

13、合成《會議須知》，報黨、校辦主任審定。

五、會議報到

1、按照會議報到時間，提前30分鐘到達現場，檢查工作人員到達情況，組織協調報到工作。

2、與會人員報到時，應在簽到后再發給會議證件，憑會議證件辦理其他報到手續。

六、會議期間的服務工作

1、每節大會前，提前40分鐘到達會場，檢查會場的各項準備情況(會議中需播放國歌、國際歌、頒獎音樂的應監聽)。

2、做好會場內外、領導休息室的引導工作。

3、負責與會人員在會場的報到工作，根據報到情況及時清點到會人數。

4、掌握主要領導到達會場時間并注意迎候，領導到達后，引導領導進入休息室。

5、會前3分鐘開始整理會場，提醒與會同志盡快入座，并關閉手機。

6、會場整理好后，向黨、校辦主任報告，于會前1分鐘協助黨、校辦主任引導主要領導到會場指定位置就座。

6、開會期間，做好會場內外的值班工作，及時辦理領導交辦的事項并做好會議記錄，做好頒獎時的有關引導工作。

7、分組討論，應安排工作人員提前20分鐘到各討論點檢查會場的準備情況，做好引導工作。

8、如安排合影，請注意提前安排場地，了解攝影師的到位情況。

七、會后的整理工作

1、每節會議結束后，及時檢查會場，注意收集與會人員遺漏的文件或其他物品并盡快轉交有關同志。

2、及時收集會議有關資料，整理后歸檔，保存為電子文檔和打印材料各一

份。

第二篇：會議會務工作規范

會議會務工作規范

一、會前準備

（一）明確會議目的，確定會議內容，擬定會議初步方案。內容包括：

1、會議時間、地點和主題。

2、報到的時間、地點。

3、出席會議人員。

4、會議議程、會議主持人、講話人、發言人名單。

5、會議文件材料的起草、審批、印發工作的分工。

6、會場的布置和座位（含主席臺）安排原則。

7、會務用品的準備。

8、會議記錄、會務記錄情況反映工作原則。

9、會議經費的解決渠道。

10、新聞報道。

11、后勤保障工作安排。

（二）認真核實本次會務工作的各有關單位，搞好各方面的協調配合。

（三）制發會議通知，會議通知應明確會議時間、地點、主題、參加會議人員范圍等有關注意事項。

（四）準備會議文件。

（五）制訂會務工作方案并落實。

1、制作會議證件。

2、制作會議橫幅。

3、排出會場座位圖（含主席臺）。

4、排出頒獎順序（站位圖、座位圖等）。

5、制作胸花、錦旗、獎牌、證書，訂購鮮花。

6、布置會場。

（1）檢查橫幅是否按要求懸掛、并確保字體規范無誤。

（2）布置主席臺。確定主席臺就座的領導人數，擺放姓名標簽牌、話筒布置，會議資料等有關物品。

（3）測試音響、電子顯示屏設備。

（4）提前搞好會場內外的清潔衛生，在會場入口擺放好簽到桌。

二、會后工作

1、會議結束后，通知清潔人員清理會場，如會場人員遺忘物品，及時招領。

2、整理會議記錄，做好會議文件資料的收集歸檔工作。

3、必要時協調與會人員安排返程。

4、對會務經驗進行總結，查找會議工作中的不足之處，發現存在的問題，采取切實有效措施，不斷提高會議服務質量。

第三篇：大型會務安排方案(通用)

XX地區第XX屆XXX研討會

會議實施方案

一、主辦單位、承辦單位：

1、主辦單位：

2、承辦單位：

3、協辦單位：

二、機構及人員：

1、會議領導小組： 組 長： 副組長： 成 員：

2、會務服務組：統籌安排整個會議，明確落實各項責任，及會議期間的聯絡等

組 長： 成 員：

3、論文編集及文字組：負責論文收集匯編、宣傳資料設計、領導講話稿起草等。

組 長： 成 員：

4、后勤保障組：負責安排代表接待、住宿、伙食、參觀及會議用品紀念品發放等。

組 長： 成 員：

5、企業服務組：負責接待和聯絡企業人員。組 長： 成 員：

三、研討會日程（共三天）。第一天：11月16日。

1、全天參會代表報到（后勤保障組）（1）負責報到登記。責任人：

（2）負責發放會議文件袋、紀念品、房卡。責任人：

（3）再次確認參會代表是否需要預定返程機（車）票，由會務公司負責代訂返程機（車）票。責任人：

（4）收取會務費，設置刷卡機（部分企業免若干參會會務費）責任人：要求：

1、提前拿出房卡，同一地區代表盡可能安排在同一樓層。

2、中午12：00視情安排桌餐（會務組）。

3、下午17：00召開組委會會員單位負責人預備會，地點：酒店會議室。（會務組）

要求：按照20人安排會場，準備文件袋、筆記本、筆等會議用品，協調酒店安排好會議服務。責任人：

預備會內容：（1）征求會議日程安排意見、兩天正式會議主持人安排。（2）收集會后旅游線路確認登記。（3）商議論文評比事項。（4）確定下屆主辦單位。（5）其它事項。4、18：00在酒店舉行歡迎晚宴。（會務組）晚宴主持人：

另：每天安排參會代表所住房間水果（責任人：）。第二天11月17日。

1、早餐 7:30-8:30

2、會場布置：音響照明、影像設備、攝影攝像、席簽、主席臺代表胸花、茶水服務、會議及企業資料、服務人員到位。早上8：30要求準備到位。（會務組）

時 間：上午8：45代表進場，9：00會議開始。

3、會議議程：主持人：。（1）開幕式

（2）介紹與會領導、來賓和單位；（3）領導致歡迎辭；（4）領導講話；

4、上午10:30-11:30專家講座和論文交流（會務組負責）主持單位：（1）專家講座（2）協辦單位發言

（3）論文交流（先排好次序，每個單位控制在10分鐘內）

5、中午11：30自助餐、午休

6、下午14：00-17：00論文交流和參會企業技術產品推介 主持單位：（共4場會第2場）（1）論文交流：

（2）參會企業技術產品推介（3）參會企業技術產品推介（4）論文交流： 休息20分鐘

主持單位：待召開會員單位預備會后確定（共4場會第3場）（5）論文交流：

（6）參會企業技術產品推介；（7）論文交流：

6、晚餐 17：40 第三天：11月18日。

1、早餐 7：20-7：50。2、8:00-11：30參會代表參觀機械設備展，與參會企業互動。（企業組負責，設備展可開在停保場內）

3、午餐 11：30（自助餐）。地 點：

4、下午14:00-16:30第三屆垃圾與文化論（會務組負責）

主持單位：

5、閉幕式 下午15：30-17：00 主持單位：

（1）宣布論文評選結果并表彰（由？單位宣讀，預備會定）；（2）通過大會會議紀要（由？單位宣讀，預備會定）；

（3）舉辦城市與下一屆承辦城市交接儀式（下一屆承辦城市代表講話）。

（4）主要領導總結發言（5）大會閉幕

6、發放會議紀要、合影照片和通訊錄（后勤組負責）；

下午17：30乘車晚餐（由贊助企業接待，會務組、企業組負責）。

7、晚上回酒店休息。

四、總 結

1、會議文件整理歸檔。

2、會議用品、紀念品整理。

XX公司 二○XX年X月X日

第四篇：會務禮儀規范和會議座位安排

商務人員在日常交往中所必不可少的一件事情，就是要組織會議、領導會議或者參加會議，因此會議自然而然地成為商務活動的有機組成部分之一。

會議，又稱集會或聚會。在現代社會里，它是人們從事各類有組織的活動的一種重要方式。在一般情況下，會議是指有領導、有組織地使人們聚集在一起，對某些議題進行商議或討論的集會。

在商界之中，由于會議發揮著不同的作用，因此便有著多種類型的劃分。依照會議的具體性質來進行分類，商界的會議大致可以分為如下四種類型：

其一，行政型會議。它是商界的各個單位所召開的工作性、執行性的會議。例如，行政會、董事會，等等。

其二，業務型會議。它是商界的有關單位所召開的專業性、技術性會議。例如，展覽會、供貨會，等等。

其三，群體型會議。它是商界各單位內部的群眾團體或群眾組織所召開的非行政性、非業務性的會議，旨在爭取群體權利，反映群體意愿。例如，職代會、團代會，等等。

其四，社交型會議。它是商界各單位以擴大本單位的交際面為目的而舉行的會議。例如，茶話會、聯歡會，等等。

一般而論，以上四種類型的常見于商界的會議，除群體型會議之外，均與商界各單位的經營、管理直接相關，因此世人稱之為商務會議。在商務交往中，商務會議通常發揮著種種極其重要的作用：其一，它是實現決策民主化、科學化的必要手段；其二，它是實施有效領導、有效管理、有效經營的重要工具；其三，它是貫徹決策、下達任務、溝通信息、協調行動的有效方法；其四，它是保持接觸、建立聯絡、結交朋友的基本途徑。

在許多情況下，商務人員往往需要親自辦會。所謂辦會，指的是從事會務工作，即負責從會議的籌備直至其結束、善后的一系列具體事項。會務禮儀，主要就是有關辦會的禮儀規范。

商界人士在負責辦會時，必須注意兩點：一是辦會要認真。奉命辦會，就要全力投入，審慎對待，精心安排，務必開好會議，并為此而處處一絲不茍；二是辦會要務實。召開會議，重在解決實際問題。在這一前提下，要爭取少開會、開短會，嚴格控制會議的數量與規模，徹底改善會風。

第五篇：做好大型會議會務工作的五個要點

做好大型會議會務工作的五個要點

發布日期：2015-07-14

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一、提前謀劃，精心制定會議方案

會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應當注意以下幾個方面。一是周密細致、程序規范。會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務，明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系，合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接，避免出現死角和盲區。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛工作等內容。二是加強溝通，統籌協調。一方面，要加強對上的溝通請示工作。大型會議規格高、影響大、議題重要，中央機關舉行的大型會議一般還邀請中央領導同志出席會議，具有重要的政治意義。為使會議效果達到有關要求，在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領導和上級領導的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展，是會務組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務、安全保衛等部門密切配合、相互協作的結果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作全面有序進行。三是細化分工、倒排工序。要逐項細化分解任務、確定職責分工，使各部門明確會議每個階段、每個環節的職責和分工，避免出現推諉扯皮的現象。要采取倒排工序方式對承擔的工作任務進行合理安排，進一步細化方案的工作分工、時間節點，夯實崗位職責，使各單位能依據倒排時間表，認真對照檢查，確保按時完成，實現無縫對接。

二、把握細節，認真做好會前演練

一是對會議細節進行逐項演練。會前要對每場大會的每項任務和分工進行逐項推演，對可能出現的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎上制定詳細的分工明細表，使每個人都清楚自己的任務，并了解其他人的任務，確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位。二是在會場住地進行實地演練。隨著會期臨近，會務組織者應深入會場、住地，根據大會日程一項項地對會務細節進行實地演練，按照“提前一天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作，即每一個會場提前一天布置完畢，每一項活動提前一天部署到位；會務工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒；全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。三是臨近會議前的重點環節演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關節，如果大會的重點環節出現瑕疵，整個大會的效果就會大打折扣，甚至出現無法挽回的不良影響。對待重點環節，要加強會前演練，做到思想上高度重視、精力上重點傾斜、細節上重點考慮，確保萬無一失。

三、熱情周到，搞好會議期間的組織服務

會議期間的服務可分為會場內服務和會場外服務，涉及會議報到、食宿安排、醫療服務、車輛安排、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環節。只有熱情周到地做好服務工作，才能使場內外各個環節有機銜接。一是加強值班暢通運行機制。會議值班的作用是收集和發送有關會議的信息，協調處理會議期間各項工作和突發事件，落實領導交辦的事項等。在大型會議中，大會總值班室一般為各住地會務服務工作的總協調部，各住地會務值班室為本住地發文、生活、安全以及與會議代表聯絡的聯系機構，通過建立會議值班制度，暢通大會籌備機構、住地會務服務機構、會議代表之間的溝通聯系，便于上傳下達、溝通聯系和緊急事項的處理，使會議代表得到更加優質高效的服務。二是緊盯細節把握會場節奏。會議期間會務工作者要緊繃著一根弦，緊盯住各種細節。比如，要與音響師、播音員做好對接工作，準備一套會議主持詞交給音響師和播音員，以方便其把握議程安排；會議開始前要安排專人到會場清點人數，會前五分鐘及時提醒尚未到會場的參會人員；會中檢查會議室的音響、燈光、室溫、通風、通信屏蔽等情況，根據實際情況進行調整；維護會場秩序，防止無關人員進入會場，提醒與會人員關閉手機等。

四、改進會風，厲行勤儉節約

組織籌備大型會議，要嚴格貫徹落實中央八項規定精神，采取切實有效的措施改進會風。一是簡化會場布置、節約會議用品。大會會場的主席臺要簡化綠植花草布置，報告席、發言席不擺放鮮花，不掛歡迎標語、不設大型顯示屏；住地會場不擺放花草綠植、不鋪設地毯、不懸掛會標、不制作背景板。要加強會議用品的管理和循環利用，提高會議用品使用率，減少一次性用品，根據需要提供筆、本和紙張，切實降低會議成本。二是簡化迎送接待、嚴控會外活動。不在機場、火車站、住地舉行迎送會議代表儀式，不張貼懸掛標語橫幅，不鋪地毯、不獻花；會議代表入住的房間不擺放鮮花。不組織代表到景點參觀游玩，不舉辦聯歡晚會。三是加強乘車管理、嚴格用餐標準。會議代表分散在多個住地確需租用車輛的，嚴格控制會議租用車輛數量，需乘車出席全體會議的一般集體乘坐大巴。會議一律安排自助餐，本著保質保量、安全衛生、不浪費的原則，不安排高檔菜肴、不上酒水，不安排、不組織宴請活動。

五、善始善終，合理安排會后有關工作

一次成功的會議，不僅要有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會后有關工作。一是統籌做好會后服務。要注重統籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續會議和活動的組織實施方案，做好組織協調工作。二是全面做好會后總結。及時總結會務工作中的經驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集會議代表對會務工作的意見和建議，認真采納其中的合理部分，促進辦會能力不斷提高。三是及時整理會議資料。要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。