第一篇：分組式會務工作安排

會務工作安排

一、會務負責團隊：

接到會議通知后，辦公室應根據會議的出席人數、與會人員情況及會議規格成立會務負責團隊，確定總負責人、會議策劃組、會議后勤組、會場布局組、會場服務組、電子設備組、影像攝錄組、會議簽到組、會場引導組、會場應急組等各組工作人員。

會務負責團隊成立后，立即發揮會務領導作用，根據會議服務要求，具體安排部署會務各組的工作。

二、總負責人：

對會議所有工作進行安排和部署，協調各組工作，督促工作進度，承擔現場指揮，對會議全程負有全部責任。

三、會議策劃組：

由會議策劃組準備會議前工作，了解與會人員的相關資料，確定會議的出席人數，根據與會人員情況及會議規格適時選取、調整會議場地。會議策劃組要提前以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。

由會議策劃組草擬會議議程，經上級領導批準后分發所有與會人員。會議議程是會議內容的概略安排，議程中應涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項。根據議程，要合理安排與會領導、發言人的講話順序，確定會議所需物品、電子設備等。并根據會議議程，安排好會

議各組的工作時間，按照實際情況留好各組工作的提前量。

會議結束后，會議策劃組要對會議全程的講話內容、照片、影像等資料進行匯總和整理，以備單位紀念或宣傳使用。同時，針對每次會議出現的問題及情況撰寫書面材料，總結優點及不足，不斷進行修正和改進。

四、會議后勤組：

會議后勤組應根據會議的出席人數、與會人員情況、會議規格，按照會議策劃組的安排部署，提前確定會議會標、橫幅、投影儀、幻燈片的使用情況，對會場進行查缺補漏。

按照與會人員的數量及會議規格，會議后勤組要提前采購、準備會議所需筆記本、筆、水杯、水壺、花草、水果、飲品等用品。如會議期間有住宿、午休或餐飲要求，應提前確定休息和餐飲的時間、場所，按照接待預算的金額確定標準，并根據會議策劃組提前了解的與會人員情況，注意飲食禁忌等特殊需求。

會議后勤組負責與會人員的桌牌制作，桌牌以紅底紙張打印，使用兩面三角名牌架擺放，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當，清楚易識，制作完成后將名牌交付會場布局組，并及時向其他負責組通報情況。

五、會場布局組：

會場布局組應根據會議的出席人數、與會人員情況、會議規格、會議室的位置和規模，確定會場整體布局，包括橫幅、會標等宣傳用品的布局，主席臺的布局、電子設備控制臺的布局、整體會議室的桌椅分布，確定后制作與會人員座次表，按照座次表擺放好會場布局，座椅的數量應按出席

人數擺放，并多預留兩到四位。隨后向會場服務組、會場引導組交付會場座次表，并及時向其他負責組通報情況。

六、會場服務組：

會場服務組具體負責會場服務工作，人員著裝要統一整潔、站姿規范端莊、不濃妝艷抹、不佩戴首飾；語言上語調溫和、音量適中、普通話規范、文明禮貌；態度上彬彬有禮、微笑服務。

會場服務組要提前檢查會議室衛生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、水杯、水壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據座次表擺放好桌牌、花草、水果、筆、筆記本、會議議程及其他會議所需要的文件。

會場服務組提前至少一小時開好空調，準備好充足熱水，會議進行中注意始終常備熱水壺，并及時加水。會議開始后要根據與會人員杯中水的水量，靈活掌握，隨時倒水。

會議中間休息時，會場服務組要盡快整理會場，補充和更換各種用品。會后，會場服務組要及時做好會場清潔工作。并檢查會場內有無與會人員遺留的物品，若發現有遺留物品應迅速做好記錄并及時歸還。

七、電子設備組：

電子設備組應提前做好必要的設備調試工作，保證會議期間的電子設備能正常使用。并根據發言人位置擺放話筒，調試話筒高低位置、效果及接口等，確保話筒及音量正常；如需要音樂，要提前試播，確保正常播放；如需要投影儀，則根據會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行調試。準備并調試好備用話筒。

會議期間，電子設備組要隨時監管各類電子設備，發現問題及時查找

問題所在，迅速解決。并根據會議議程，及時關注下一位發言人的話筒開關及位置，如遇到話筒突然失常，應迅速更換備用話筒。

會議結束后，電子設備組負責關閉話筒、空調等所有電器設備，進行安全檢查后離開會場。

八、影像攝錄組：

影像攝錄組應提前做好攝像機、照相機等影像設備的準備工作，并提前到達會場預設機位，確定最佳影像攝錄點，并將情況向會場布局組進行通報。

在會議休息或結束時，根據需要組織與會人員在指定地點進行合影留念。

九、會議簽到組：

會議簽到組應提前設計好會議簽到表，簽到表中應包括與會人員姓名、單位、職務、聯系方式等信息。會議當天，在會場外入口通道較明顯的地方，設與會人員簽到處，會議簽到組應提前一小時趕赴會場，進行簽到，簽到時注意維持秩序。

十、會場引導組：

會場引導組提前一個小時到達會場。會場門外設置迎賓人員，站在會議室門口兩側，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進入，同時使用“早上好、下午好”等文明用語。會場內設置引導人員，根據本場座次表將與會人員有序引領至座位。

會議結束時，會場引導組應及時打開通道門，站立兩側，禮貌相送，微笑點頭，并說“慢走、再見”。

十一、會場應急組：

會議前，會場應急組要提前確定應急預案，有計劃的開展應急演練，并根據預案備好電話、藥品、備用電源等物品，對會場各種緊急情況進行應急處置。

會議期間，會場應急組應全程在位，隨時關注會場情況，實時支持會場各組。并注意觀察主席臺，察覺領導如有需要幫助時，及時上前詢問。遇到參會人員有特殊的要求，應盡量給予解決，如不能及時解決，應立即向上一級報告，并盡快給予答復。

第二篇：會務組成員及工作安排

會務組成員及工作安排

成立會務組，成員應由以下科室人員組成：

鑒定中心：負責本次考評員培訓考試的全面會務工作。辦公室：車輛調度及安排，布置開班典禮前領導休息室（東校區中會議室），布置會場主席臺（座簽的制作與擺放、桌布、水壺水杯、會場飲水機2個等）。

培訓處：住宿安排，伙食安排及就餐證發放，提供洗刷用品，在東西校區干訓公寓、培訓樓提供開水等。（伊局長要求午餐、晚餐公布菜譜）

宣教處：話筒、音響的準備調試，照相攝像，配備多媒體技術人員調試多媒體，準備伊局長、王校長發言稿等。

后勤處：懸掛會標及橫幅，打掃教室及考場衛生（主要是擦桌凳），布置主席臺桌椅，保證住宿、教室（學術報告廳）供暖良好，保證供電正常（如停電應及時發電），提供教室飲水機電源線等。

財務處：分兩攤收費，東、西校區各一，提前準備發票和較大數額現金（約8萬元）。

安保處：負責培訓期間安全保衛工作，安排保安上課期間巡邏，確保學員財物安全。

團委：安排東、西校區引導員四人（學生）。

第三篇：會務組工作安排

會務組工作安排

第一組:組長：曹文瑾

副組長:丹超

成員：翟清林莫留章梁世剛王瑞娥

陳淑娟梁蕾王晶

主要職責：

1、負責主席臺大型噴繪設計安裝，前置彩虹門，兩側四根懸掛條幅氣柱，地面鋪設紅地毯，擺放鮮花及紅色通道，檢查音箱使用效果（丹超、莫留章）

2、負責主席臺兩側架設8門禮花炮和冷煙火，按議程要求鳴放。

3、參會領導胸花佩戴，上臺引導，站位順序（王瑞娥 陳淑娟 梁蕾 王晶）

第二組：組長：王天增

副組長：王安超

成員：楊振民石玉昆呂建華楊濤周盧彥

馮社芳王彥江張聰書郭聰琴

劉云萍李悅華

主要職責：

1、負責參會有關局委干部職工會場排列及秩序。要求學生統一著裝，排列整齊有序。

2、安排60名旗手在東西兩側及南側護立。

3、安排宣傳版面的擺放和看護。

4、安排布置咨詢臺，要求統一著裝，準備好宣傳資料和橫幅，接待來訪人員咨詢（楊濤、周盧彥、李悅華）第三組：組長：李海生

副組長：沈小紅

成員：李彥林白宏偉楊國紅王潔

主要職責：

1、負責聯絡秧歌、鑼鼓隊，準時到位助興并按議程要求表演。

2、大屏幕宣傳專題片按議程要求播放。

3、負責會場電力安全使用及環境衛生。

總體要求：今天下午會場布置及活動安排大頭落地，明天早上7點會務組全體人員到會場集中開展工作，8點所有準備工作就緒，確保萬無一失。

二〇一一年九月十九日

第四篇：常規會務工作安排流程

常規會務工作安排流程

1.會務工作總體思路

（1）任務分解。將會務工作分解為各專項任務，明確分工并保證質量。（2）責任到人。每項任務均有專人負責。

（3）周密計劃。每項任務均需制定周密的工作計劃。（4）逐項落實。計劃的每個環節、步驟均需嚴格落實。2.會前準備

（1）成立會務組 ① 會務組組長：總體負責 ② 萎靡材料小組：負責組織、手機、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結起草。③ 后勤保障小組：負責會議的后勤保障事宜。④ 任務分解后，形成《會務工作分派表》，相關責任人簽字。（2）明確會議概況

全體會務人員應明確會議概況，了解以下基本內容： ① 會議主題 ② 級別與規模 ③ 參會人員（與會人員的單位、職務）④ 會期余日程安排（會議日期、時間、議程、活動安排等）⑤ 根據會議概況，按集團本部有關標準預算會議經費，簽報集團本部分管領導批準

（3）選定會議場所 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：聯系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實地考察、比較。應調查的項目包括：價格（客房、會場及其他服務項目的價位）；設施（客房、會議室、休閑設施、環境等）；交通（便利與否）；當期有無接待能力。③ 綜合比較后按優質低價原則選取一家，簽報集團本部分管領導批準。集團本部分管領導批準后，立即完成以下工作：與賓館確認個主要服務項目的收費標準與折扣；根據會議預算領取支票。（4）下發會議通知、登陸代表名單 ① 責任人：文秘材料小組 ② 責任。在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領導批準后下發各參會單位。通知內容應包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯系電話、會務組聯系人與聯系電話、報到日期、有關事項（如要求自帶有關資料、物品等）、會議回執、會址交通導引等。③ 會議通知以傳真、電子郵件、元件郵寄等方式傳達給各參會人員。

會議通知下發后，會務組聯系人負責按會議回執登錄報名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。登錄內容應包括：單位、姓名、職務、性別、民族、到達航班與到達時間、是否要求接站等。

登錄工作應盡早完成，并在此基礎上編制《接站安排表》。（5）準備會議材料、用品 ① 責任人：兩組分工協作 ② 材料內容。會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式會議材料外，還應包括：會議代表名單（附房間號）、日程安排、各項活動地點及注意事項等。③ 會議用品。會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：與會領導桌簽（可由賓館代為制作）；參會代表證（可由賓館代為制作）；會場條幅（可由賓館代為制作）；文件袋、筆記本、筆；錄音機、照相機、攝影機；打印機及紙張、投影儀（根據需要）；花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發）；藥箱（備常用藥品）等。（6）餐飲安排 ① 責任人：根據情況具體落實 ② 責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實以下工作：就餐地點、就餐時間、席位安排。（7）會場安排 ① 責任人：根據情況具體安排 ② 責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實會議室、領導臨時休息室。③ 會場布局包括：作詞安排、花卉擺設、話筒音響、燈光、攝影、攝像負責人。

（8）文體活動安排 ① 根據實際情況和需要細化內容（9）房間安排 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間。3.會中服務（1）接站（2）簽到

①在正式報到前日，應完成以下工作：將分裝好的會議材料的文件袋運送至賓館；統一領取代表餐劵并分裝至文件袋；統一領取代表房間；在房門上粘貼印有代表姓名的紙張；花卉、水果等分發到各房間；準備好簽到簿、訂票登記單等待用。③ 到工作包括以下環節：在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設置歡迎引領標牌）；在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到。4.會后收尾

（1）退房、送站（2）結賬

第五篇：會務安排流程

會務安排流程

會務一般分為三個階段，會前準備、會間服務、會后處理(一)會前準備階段。（例會和小型會議不安排食宿，適當簡化）

1、制定會議方案。

對會議的名稱、主旨、形式、規模、會期、議題、日程安排、經費預算、組織領導等拿出意見，提交領導討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據。如作變動，需及時請示報告，不可自作主張，隨意改變方案。

2、拿出會務工作實施計劃。

主要籌辦人員對本次會議所需的各項準備工作，按內容或承辦部門歸類，按時間順序排隊，列出共有多少項工作，每項工作擬由哪個部門或個人負責，以及各項工作的基本要求、完成的時限等。這樣做可以使分管會務的領導和具體辦事人員心中有數，避免忙亂和大的疏漏。

3、組織召開協調會議。

較大型會議會務任務重，服務保障的部門多，要根據需要，組成會務工作組，召開會議籌辦工作協調會。召開會議籌辦工作協調會的主要內容是：傳達或印發會議方案，明確各組或各人的任務，研究和補充《會務工作實施計劃》，協調一些交叉和難度較大的工作，有針對性地提出要求，明確分工，責任到組到人。

3、印發會議通知。

召開會議的基本問題確定以后，要盡快發出會議通知，給參加會議的人員留出準備時間。會議通知一般包括“八要素”：即會名、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報告與會人員名單，要不要報告報到時需接站的人數及所乘坐車次，以及有問題如何聯系等。

4、印制會議票證。（大中型會議）

對正式出席會議的人員要發給出席證，列席會議的人員要發給列席證，會議工作人員要發給工作證，進行選舉等其他重要會議，還可印制使用印有座號的座次證，密級較高、進出住所需嚴格控制的會議，還要印制車輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區別，以便于辨認。會議各種票證應于會議報到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報到時核發，座次證一般在舉行全體會議之前臨時分發。如會場有條件擺座簽，最好用擺設座簽的方法取代座次證。

5、準備會議用品。

本著勤儉節約的原則，按照會議方案中的預算，為與會人員購置文具、茶歇等會議用品。文具一般包括文件包(袋)、筆、本等。茶歇可根據給出的預算按照個人分配。表彰會議還要購買獎品等。如果會議有選舉任務，要提前準備選票、票箱、監票和計票人胸簽及計票所需物品。

6、會議用品申請流程

根據方案中的預算提出需求，要求要寫明總費用標準以及與會人員的每人標準，遞交聯絡函，先交由部門負責人簽字，部門負責人同意之后交由行政負責人統一采購。

7、印制與會人員和工作人員名冊。

8、印制《會議須知》。

《會議須知》一般包括6個方面的內容：即日程安排、會議編組、作息時間、會務組等會議工作人員的電話號碼、注意事項。會議編組主要根據會議的任務確定，可以按部門劃分，每組要確定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、醫療、交通和通信4個方面。會議方案確定后，要把會議人員、伙食標準及其他服務保障要求及時通知接會的酒店。

10、設置會場。

設置會場主要包括懸掛會標、擺放背景、排定座次、架設并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準的要及時請示。另外，對會場的供電、供暖(冷)、音響等設備要全面了解，如無把握，應有應急方案。

11、做好接站準備。

依據與會人員報到時所乘車次，列清什么時間、接哪個車次的哪些人、什么車去接、由誰負責等，發給有關人員按表抓落實。

(二)會間服務階段。會議從報到之日起。會議召開期間要根據實際需要，做好以下8項工作。

1、組織好會議報到。

提前安排接站人員和車輛，及時去機場、車站迎候，把參加會議的人員接往會議住處。確定專人，在開會通知指定的報到地點和報到時間內堅守崗位，保證自行到會的人員及時得到安排。對一些臨時情況，如與會人員所帶司機或親屬朋友等需安排食宿的，報到處要及時掌握，并向上級匯報，得到指示之后妥善安排。

2、會場組織工作。

每次舉行全體或分組會議時，會務工作人員都要提前進入會場，首先檢查會場設置和設備，然后協助會議主持人做好下列工作：組織與會人員入場、就座；清點并報告到會人數，掌握和隨時通知有關人員調控會場音響、溫度、照明等；督促服務人員及時送水、倒水；組織會間休息和散會退場；做好其他特殊情況的應急處理，保證大會有條不紊地順利進行。如會議臨時動議需要調整議程，增減議題，擴大或縮小與會人員范圍等，也需要隨時進行調度，作出適當安排。

3、會議主持詞的撰寫。

主持詞有時由材料組負責，有時由會務組負責。即使由材料組負責，會務工作人員也要及時了解掌握。會議安排的變動、學習討論的重點、傳達貫徹的意見等，一般是通過首長的會議主持詞來公布和明確的。尤其是會議進行選舉或表決等事項，會議主持詞實際等于會議的“腳本”，會務工作人員必須熟悉主持詞，才能協助主持人順利完成會議預定議程。

4、做好會議記錄。

要確定專人做好會議記錄，包括全體會議記錄和分組討論情況匯報會記錄。全體會議記錄的要求是：沒有印發材料的要分別依據重要程度做詳細記錄或摘記大意與要點；已印發材料的，要著重記錄講話人作出發揮、增補或解釋的地方，作為已印發材料的補充留存。重要報告、講話要錄音、錄像。領導人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音整理出講話稿。會議記錄要使用專用的會議記錄本，力求真實、準確、完整，不遺漏主要觀點，不改變講話原意，有爭議之處也要照實記錄，客觀地反映會議的內容和進程，為日后查考提供依據。

5、現場參觀組織工作。

事先要派員察看現場，與被參觀單位商定現場會開法和參觀路線，提前做好各項準備。現場距離較遠、需乘坐車輛時，要按組定車、編排車號、做好乘車組織工作和行車安全保衛工作。參觀時，會務工作人員要分工把口，加強聯絡協調，統一指揮調度，維持好參觀秩序。

6、會議簡報編印工作。

有的會議為使領導成員與參加會議的人員之間和各組之間能互通情報，交流情況，給領導主持和指導會議提供依據和參考，要編印會議簡報，由材料組或會務組編印分發。編印簡報的一般要求是：標題要醒目，內容要精煉，篇幅要簡短，印發要及時。

7、會議材料回收工作。

會議印發的屬于保密范圍的文件材料，在會議結束前應予以回收，以防發生失泄密事故。對因特殊情況而缺交、漏交的，會后仍要跟蹤回收，不留死角。尤其對新聞單位或其他臨時赴會借閱文件的人員，發文時一定要登記和交代清楚，他們離會時及時回收。

8、做好與會人員的返程服務工作。

會務組應在會議結束前知悉返程需要住宿安排的人數，早作安排。需乘火車的，要提前2至3天征詢車次，是否需要預購車票，并分別按乘車時間編組，做好送站安排等。在這項工作中，最關鍵的是抓好安全，應在會議結束時，通過主持會議的領導強調返程安全問題，嚴格不開夜車、不開快車等規定。

(三)會議善后階段。會議結束，會務工作不能同時結束，還要繼續做好會議的善后工作。會議善后工作主要有以下4項：

1、做好財務結算。

會議結束后，會務組要及時與酒店有關人員一起，核算住房、伙食等費用，并盡快結算外圍賬目。對凡屬已列入會議預算或預算外開支應納入會議報銷的經費，都要作出處置，不要有遺留的問題。

2、做好會務工作總結。

會務工作基本完成后，大會秘書處應及時召集全體會務工作人員進行總結，肯定成績，指出問題，找出經驗教訓，并對表現好的人員進行表揚。

3、會議文件材料的合訂留存。

會議形成的一切文件材料，包括主持詞和發言記錄等，在會間都要注意收集，會后要系統排列，裝訂成冊，留作資料，一般應裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。

4、會務用品的歸還和整理。

每次會議結束后，對一些常用的會議用品，借來的應立即歸還，自置的應加以整理，以便下次再借或再用。