第一篇：會務協調工作與安排

1.會議組織工作頭緒繁雜，環節較多；每個環節之間互相關聯、互相影響，一個環節出了問題就要影響下一個環節甚至整個會議。因此很講究總體協調與安排，必須建立一套有效的指揮調度系統，并且明確崗位責任。必要時應列出詳細的任務分工表，人手一份，以備檢查和落實，及時協調解決問題。如文稿起草、會務組織、會場布置、文藝演出、來賓接待、生活服務、安全保衛、交通疏導、醫療急救、電力保障等。工作人員不僅要熟記本崗職責，還要對整個會議通盤了解，胸有全局，發現問題及時通氣匯報，互相補臺，共同唱好一臺戲。會議的領導者要瞻前顧后，把會議所涉及到的問題想全、想細、想具體，想到萬一。

2.會務工作的總體協調分為內部協調和外部協調，內部協調又分為縱向協調和橫向協調、動態協調和靜態協調。就具體協調而言，在會前準備階段，會議的領導者和會務部門在會議時間的安排上，要考慮到準備工作的時間是否充裕，不充裕就要考慮推后召開。同時要注意具體會議時間(包括會中的分組會以及大會中的其他會議)的確立、時間長短是否有益于與會者到會、認真聽會和會會之間的銜接等等。對于會議地點的安排，除了要考慮環境好壞、大小、桌、椅是否夠用等條件外，還要考慮會中小會和分組討論會的地點(會場)安排與協調。對于與會人員的協調，主要是考慮好與會人員的代表性、典型性問題。關于議題的合理安排與協調也很重要，這上問題將有專門論述，這里從略。作為會議領導者和會務部門在會前準備中還要注意各專業方面的協調與配合，注意與會外供電、供水等有關部門的外部協調。在會議進行過程中，會議領導者和會務部門尤其要做好協調工作要實行集中領導，做到統一安排、統一部署、統一指揮、統一行動。要求各部門既要做好安排內的工作，又要有全局觀念，注意與相關工作和全局工作的銜接和配合。會議領導者要多查多看多想，及時發現問題，隨機應變，妥善協調矛盾，化解問題，確保會議按照議程順利進行。作為會務人員，必須堅決服從領導，聽從指揮。不得自作主張，各行其事。要把自己的工作目標和會議的目標統一起來。要把會中服務工作看成是既有分工、又有互相聯系、互相制約、互相依存，并且處于運動狀態的有機統一體。既要清楚自己在會中擔負的職責，又要了解會議服務的總體要求，既要相對獨立地進行工作，各負其責，又要密切協作，主動配合，步調一致地進行工作，以便充分發揮整個會中服務系統的作用。

第二篇：會務組成員及工作安排

會務組成員及工作安排

成立會務組，成員應由以下科室人員組成：

鑒定中心：負責本次考評員培訓考試的全面會務工作。辦公室：車輛調度及安排，布置開班典禮前領導休息室（東校區中會議室），布置會場主席臺（座簽的制作與擺放、桌布、水壺水杯、會場飲水機2個等）。

培訓處：住宿安排，伙食安排及就餐證發放，提供洗刷用品，在東西校區干訓公寓、培訓樓提供開水等。（伊局長要求午餐、晚餐公布菜譜）

宣教處：話筒、音響的準備調試，照相攝像，配備多媒體技術人員調試多媒體，準備伊局長、王校長發言稿等。

后勤處：懸掛會標及橫幅，打掃教室及考場衛生（主要是擦桌凳），布置主席臺桌椅，保證住宿、教室（學術報告廳）供暖良好，保證供電正常（如停電應及時發電），提供教室飲水機電源線等。

財務處：分兩攤收費，東、西校區各一，提前準備發票和較大數額現金（約8萬元）。

安保處：負責培訓期間安全保衛工作，安排保安上課期間巡邏，確保學員財物安全。

團委：安排東、西校區引導員四人（學生）。

第三篇：會務組工作安排

會務組工作安排

第一組:組長：曹文瑾

副組長:丹超

成員：翟清林莫留章梁世剛王瑞娥

陳淑娟梁蕾王晶

主要職責：

1、負責主席臺大型噴繪設計安裝，前置彩虹門，兩側四根懸掛條幅氣柱，地面鋪設紅地毯，擺放鮮花及紅色通道，檢查音箱使用效果（丹超、莫留章）

2、負責主席臺兩側架設8門禮花炮和冷煙火，按議程要求鳴放。

3、參會領導胸花佩戴，上臺引導，站位順序（王瑞娥 陳淑娟 梁蕾 王晶）

第二組：組長：王天增

副組長：王安超

成員：楊振民石玉昆呂建華楊濤周盧彥

馮社芳王彥江張聰書郭聰琴

劉云萍李悅華

主要職責：

1、負責參會有關局委干部職工會場排列及秩序。要求學生統一著裝，排列整齊有序。

2、安排60名旗手在東西兩側及南側護立。

3、安排宣傳版面的擺放和看護。

4、安排布置咨詢臺，要求統一著裝，準備好宣傳資料和橫幅，接待來訪人員咨詢（楊濤、周盧彥、李悅華）第三組：組長：李海生

副組長：沈小紅

成員：李彥林白宏偉楊國紅王潔

主要職責：

1、負責聯絡秧歌、鑼鼓隊，準時到位助興并按議程要求表演。

2、大屏幕宣傳專題片按議程要求播放。

3、負責會場電力安全使用及環境衛生。

總體要求：今天下午會場布置及活動安排大頭落地，明天早上7點會務組全體人員到會場集中開展工作，8點所有準備工作就緒，確保萬無一失。

二〇一一年九月十九日

第四篇：分組式會務工作安排

會務工作安排

一、會務負責團隊：

接到會議通知后，辦公室應根據會議的出席人數、與會人員情況及會議規格成立會務負責團隊，確定總負責人、會議策劃組、會議后勤組、會場布局組、會場服務組、電子設備組、影像攝錄組、會議簽到組、會場引導組、會場應急組等各組工作人員。

會務負責團隊成立后，立即發揮會務領導作用，根據會議服務要求，具體安排部署會務各組的工作。

二、總負責人：

對會議所有工作進行安排和部署，協調各組工作，督促工作進度，承擔現場指揮，對會議全程負有全部責任。

三、會議策劃組：

由會議策劃組準備會議前工作，了解與會人員的相關資料，確定會議的出席人數，根據與會人員情況及會議規格適時選取、調整會議場地。會議策劃組要提前以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。

由會議策劃組草擬會議議程，經上級領導批準后分發所有與會人員。會議議程是會議內容的概略安排，議程中應涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項。根據議程，要合理安排與會領導、發言人的講話順序，確定會議所需物品、電子設備等。并根據會議議程，安排好會

議各組的工作時間，按照實際情況留好各組工作的提前量。

會議結束后，會議策劃組要對會議全程的講話內容、照片、影像等資料進行匯總和整理，以備單位紀念或宣傳使用。同時，針對每次會議出現的問題及情況撰寫書面材料，總結優點及不足，不斷進行修正和改進。

四、會議后勤組：

會議后勤組應根據會議的出席人數、與會人員情況、會議規格，按照會議策劃組的安排部署，提前確定會議會標、橫幅、投影儀、幻燈片的使用情況，對會場進行查缺補漏。

按照與會人員的數量及會議規格，會議后勤組要提前采購、準備會議所需筆記本、筆、水杯、水壺、花草、水果、飲品等用品。如會議期間有住宿、午休或餐飲要求，應提前確定休息和餐飲的時間、場所，按照接待預算的金額確定標準，并根據會議策劃組提前了解的與會人員情況，注意飲食禁忌等特殊需求。

會議后勤組負責與會人員的桌牌制作，桌牌以紅底紙張打印，使用兩面三角名牌架擺放，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當，清楚易識，制作完成后將名牌交付會場布局組，并及時向其他負責組通報情況。

五、會場布局組：

會場布局組應根據會議的出席人數、與會人員情況、會議規格、會議室的位置和規模，確定會場整體布局，包括橫幅、會標等宣傳用品的布局，主席臺的布局、電子設備控制臺的布局、整體會議室的桌椅分布，確定后制作與會人員座次表，按照座次表擺放好會場布局，座椅的數量應按出席

人數擺放，并多預留兩到四位。隨后向會場服務組、會場引導組交付會場座次表，并及時向其他負責組通報情況。

六、會場服務組：

會場服務組具體負責會場服務工作，人員著裝要統一整潔、站姿規范端莊、不濃妝艷抹、不佩戴首飾；語言上語調溫和、音量適中、普通話規范、文明禮貌；態度上彬彬有禮、微笑服務。

會場服務組要提前檢查會議室衛生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、水杯、水壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據座次表擺放好桌牌、花草、水果、筆、筆記本、會議議程及其他會議所需要的文件。

會場服務組提前至少一小時開好空調，準備好充足熱水，會議進行中注意始終常備熱水壺，并及時加水。會議開始后要根據與會人員杯中水的水量，靈活掌握，隨時倒水。

會議中間休息時，會場服務組要盡快整理會場，補充和更換各種用品。會后，會場服務組要及時做好會場清潔工作。并檢查會場內有無與會人員遺留的物品，若發現有遺留物品應迅速做好記錄并及時歸還。

七、電子設備組：

電子設備組應提前做好必要的設備調試工作，保證會議期間的電子設備能正常使用。并根據發言人位置擺放話筒，調試話筒高低位置、效果及接口等，確保話筒及音量正常；如需要音樂，要提前試播，確保正常播放；如需要投影儀，則根據會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行調試。準備并調試好備用話筒。

會議期間，電子設備組要隨時監管各類電子設備，發現問題及時查找

問題所在，迅速解決。并根據會議議程，及時關注下一位發言人的話筒開關及位置，如遇到話筒突然失常，應迅速更換備用話筒。

會議結束后，電子設備組負責關閉話筒、空調等所有電器設備，進行安全檢查后離開會場。

八、影像攝錄組：

影像攝錄組應提前做好攝像機、照相機等影像設備的準備工作，并提前到達會場預設機位，確定最佳影像攝錄點，并將情況向會場布局組進行通報。

在會議休息或結束時，根據需要組織與會人員在指定地點進行合影留念。

九、會議簽到組：

會議簽到組應提前設計好會議簽到表，簽到表中應包括與會人員姓名、單位、職務、聯系方式等信息。會議當天，在會場外入口通道較明顯的地方，設與會人員簽到處，會議簽到組應提前一小時趕赴會場，進行簽到，簽到時注意維持秩序。

十、會場引導組：

會場引導組提前一個小時到達會場。會場門外設置迎賓人員，站在會議室門口兩側，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進入，同時使用“早上好、下午好”等文明用語。會場內設置引導人員，根據本場座次表將與會人員有序引領至座位。

會議結束時，會場引導組應及時打開通道門，站立兩側，禮貌相送，微笑點頭，并說“慢走、再見”。

十一、會場應急組：

會議前，會場應急組要提前確定應急預案，有計劃的開展應急演練，并根據預案備好電話、藥品、備用電源等物品，對會場各種緊急情況進行應急處置。

會議期間，會場應急組應全程在位，隨時關注會場情況，實時支持會場各組。并注意觀察主席臺，察覺領導如有需要幫助時，及時上前詢問。遇到參會人員有特殊的要求，應盡量給予解決，如不能及時解決，應立即向上一級報告，并盡快給予答復。

第五篇：常規會務工作安排流程

常規會務工作安排流程

1.會務工作總體思路

（1）任務分解。將會務工作分解為各專項任務，明確分工并保證質量。（2）責任到人。每項任務均有專人負責。

（3）周密計劃。每項任務均需制定周密的工作計劃。（4）逐項落實。計劃的每個環節、步驟均需嚴格落實。2.會前準備

（1）成立會務組 ① 會務組組長：總體負責 ② 萎靡材料小組：負責組織、手機、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結起草。③ 后勤保障小組：負責會議的后勤保障事宜。④ 任務分解后，形成《會務工作分派表》，相關責任人簽字。（2）明確會議概況

全體會務人員應明確會議概況，了解以下基本內容： ① 會議主題 ② 級別與規模 ③ 參會人員（與會人員的單位、職務）④ 會期余日程安排（會議日期、時間、議程、活動安排等）⑤ 根據會議概況，按集團本部有關標準預算會議經費，簽報集團本部分管領導批準

（3）選定會議場所 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：聯系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實地考察、比較。應調查的項目包括：價格（客房、會場及其他服務項目的價位）；設施（客房、會議室、休閑設施、環境等）；交通（便利與否）；當期有無接待能力。③ 綜合比較后按優質低價原則選取一家，簽報集團本部分管領導批準。集團本部分管領導批準后，立即完成以下工作：與賓館確認個主要服務項目的收費標準與折扣；根據會議預算領取支票。（4）下發會議通知、登陸代表名單 ① 責任人：文秘材料小組 ② 責任。在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領導批準后下發各參會單位。通知內容應包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯系電話、會務組聯系人與聯系電話、報到日期、有關事項（如要求自帶有關資料、物品等）、會議回執、會址交通導引等。③ 會議通知以傳真、電子郵件、元件郵寄等方式傳達給各參會人員。

會議通知下發后，會務組聯系人負責按會議回執登錄報名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。登錄內容應包括：單位、姓名、職務、性別、民族、到達航班與到達時間、是否要求接站等。

登錄工作應盡早完成，并在此基礎上編制《接站安排表》。（5）準備會議材料、用品 ① 責任人：兩組分工協作 ② 材料內容。會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式會議材料外，還應包括：會議代表名單（附房間號）、日程安排、各項活動地點及注意事項等。③ 會議用品。會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：與會領導桌簽（可由賓館代為制作）；參會代表證（可由賓館代為制作）；會場條幅（可由賓館代為制作）；文件袋、筆記本、筆；錄音機、照相機、攝影機；打印機及紙張、投影儀（根據需要）；花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發）；藥箱（備常用藥品）等。（6）餐飲安排 ① 責任人：根據情況具體落實 ② 責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實以下工作：就餐地點、就餐時間、席位安排。（7）會場安排 ① 責任人：根據情況具體安排 ② 責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實會議室、領導臨時休息室。③ 會場布局包括：作詞安排、花卉擺設、話筒音響、燈光、攝影、攝像負責人。

（8）文體活動安排 ① 根據實際情況和需要細化內容（9）房間安排 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間。3.會中服務（1）接站（2）簽到

①在正式報到前日，應完成以下工作：將分裝好的會議材料的文件袋運送至賓館；統一領取代表餐劵并分裝至文件袋；統一領取代表房間；在房門上粘貼印有代表姓名的紙張；花卉、水果等分發到各房間；準備好簽到簿、訂票登記單等待用。③ 到工作包括以下環節：在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設置歡迎引領標牌）；在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到。4.會后收尾

（1）退房、送站（2）結賬