第一篇：現代化檔案材料

青島市現代化學校相關檔案材料

應該注意的問題

一、認識問題

各學校沒有把對檔案材料的整理過程當做學校各方面工作的一次梳理、提升的過程。在準備檔案的過程中有學校教務處或檔案室老師整理，只是檔案材料的堆積，材料不齊全、不系統，不能很好的及時解說、介紹、滲透學校辦學理念，分管的領導干部對檔案材料比較生疏，需要的材料不能及時找出來，出現問題互相推諉，沒有團隊意識，不能靈活迎檢。

二、面上問題

1.檔案材料準備思路不對，僅僅準備指標中比較明顯的幾個材料，應該將學校整體工作根據24個指標進行分門別類整理出來，展示學校亮點、特色工作。

2.只準備文字性材料，沒有梳理過程性資料。3.檔案盒目錄、標簽要統一規范。

三、各指標具體檔案準備及存在問題

B1：①辦學理念在學校目標、校風、校訓、管理、教育教學和辦學特色等各個方面均得到充分體現。在校長訪談、學校一切計劃、總結、活動安排中都會詳細詢問。

B2：①校園環境文化有特色，校長熟悉環境文化的設計，做好解說，體現學校辦學理念。②有鮮明的校風、教風、學風，在校長訪談、學校一切計劃、總結、活動安排中都要有所體現。③內容豐富、形式活潑的各種師、生的校園文化活動，每一個活動都有活動方案及過程性資料的梳理積累。

B12：社會教育資源豐富并得到充分利用，①積極組織學生開展研究性學習,有學生的研究報告。②志愿服務，社會實踐④綜合性實踐活動，⑤.落實海洋教育課程，積極開展豐富的海洋相關知識教育。有學生過程性資料，學生作品。這五個方面要求記錄詳實，扎實有效。

問題：綜合實踐：個別學校沒有實施方案，實施方案不能逐年修訂，有的學校已提供方案沒有學生過程性資料②研究型學習，存在學生過程性資料少，沒有實施方案③海洋教育造一些比較高深的資料，不符合學生年齡特點，更沒有學生過程性資料，就是造檔案。③志愿服務、社會實踐材料都比較少。

B13：①德育活動能夠貼近實際生活，內容豐富多彩并符合學生成長需求。提供每一項德育活動的詳實的過程性資料，比如計劃、活動方案、圖片等。②學生行為習慣符合《中小學生守則》、《小學生日常行為規范》、《中學生日常行為規范》和《中小學生文明禮儀教育指導綱要》的要求。從進校門起每一個細節都體現學生素質，比如學生座談、課間交流、信息技術考核過程等，從學生秩序、禮儀、精神風貌等觀察。

問題：很多學校不會解讀指標，沒有將學校開展的一些德育活動提供給出來。

B14：①學生社會責任感、創新精神和實踐能力培養的有關活動、資料。②拔尖創新人才早期發現和個性化培養機制健全，拔尖創新人才培養數量和質量均有成效。與B11中培優模式資料可通用。②與國內外優質學校建立姊妹學校，通過外派教師、接受國際學生以及合作辦學，承辦國內外交流活動，建立長期、穩定、有實質性合作項目的校際合作關系，有合作計劃、規劃。

B19：局屬學校、區（市）所轄中小學80%（含80%）以上學科均有教師分別獲市、區（市）以上教育教學榮譽稱號得滿分。

問題：榮譽稱號需要分門別類整理，教師獲得榮譽稱號的比例沒有計算，有不達標學校。資料同B7稱號整理。

B20：①制定到2015年，干部、英語教師、其他學科教師有過國外培訓、交流經歷的有關計劃。高中不低于15%、30%、10%，初中不低于10%、25%、10%，小學不低于10%、20%、5%，根據百分比計算本校出國交流人數，安排到2015年干部、英語教師、其他學科教師達到要求。

①有明確學校、合作項目。②或經過有資質的外籍教師進行為期不少于50小時（不少于10天）集中培訓的比例，得10分；每降低5個百分點扣1分，扣到6分為止。

問題：①沒有做出出國交流的計劃，有出國交流計劃的學校也是不夠詳細，具體到與哪個國家、那個學校進行什么方面的合作交流 ②對怎樣積極利用國內優質資源沒有規劃、沒有實質性合作。

四、專用室應注意的方面

（1）衛生室：衛生器材要齊全，身高、體重、視力等項目三年曲線圖；衛生室教師的聽課記錄：從衛生角度（教室采光、學生個人衛生、用眼情況等）進行聽課記錄；診斷床要求白色床單以及方便上下床（避免有障礙物）。醫療器材根據標準配備。

（2）心理咨詢室：室內環境清新、舒適，擺放幾盆花，寫一些溫馨的標語，讓學生感覺比較舒心。相關材料、記錄要齊全；咨詢室的位置安排要合理（遠離校長室、教導處、衛生室等）。

（3）實驗儀器室：儀器擺放從0號儀器開始，依次是1號、6

第二篇：社保檔案現代化管理探究

社保檔案現代化管理探究

[摘 要]社保事業伴隨著社會經濟的改革和發展不斷鞏固與完善，它不僅實現了養老待遇向社會化方向的轉變，而且進一步鞏固了社會安定團結的大好局面，為社會經濟的和諧發展打下了堅實的社會保障基礎。本文以社保業務管理的一項重要基礎工作――社保檔案現代化管理為研究對象，結合檔案管理的相關理論，首先分析了社保檔案現代化管理的內涵，其次就目前社保檔案管理中出現的問題進行了分析，最后提出了相關解決措施。

[關鍵詞]社保檔案；現代化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.24.157

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）24-0-02

隨著我國社會保險制度改革不斷深化，各項險種新措施不斷出臺，社會保險的影響不斷擴大，社保檔案管理者要不斷更新觀念、提高技能，做好社保檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作，充分發揮社保檔案對現代化經濟發展的重要作用。社保檔案管理的內涵及原則

1.1 社保檔案管理的概念

社會保險檔案從信息的收集、歸檔、整理，到檔案的保管、檢索是一個非常復雜的過程。尤其是隨著社會保險檔案管理工作量的不斷增加，管理手段和技術也在不斷提高，為社保檔案管理工作增加難度的同時，也提供了新的管理技術。社會保險工作的性質是向參保人提供服務，需要使用大量的文件檔案報告和記錄有關信息。在檔案用過之后，大量的文件積累及適當處理這些檔案是所有保管大量檔案的機構都會遇到的問題。因此，社會保險檔案需要更高的管理技術。隨著電子計算機的發展和通訊技術的進步，社會保險檔案管理技術迅速得到發展。現代電子數據處理系統不僅對于檔案保管和存儲設備非常有用，還可及時收集、處理并存儲大量日常信息。

1.2 社保檔案管理的特點

社會保險檔案是以社會保險事業為服務對象，形成于社會保險經辦過程中的，對其管理具有以下幾個特點。

第一，社會保險檔案工作量大，需要利用電子計算機進行管理。社會保險經辦機構在實施制度時要做許多工作，如單位參保登記、參保人信息登記、保險費收繳、收回未支付的保險金、保管在確定社會保險權利時所需要的文件、處理要求領取保險金的申請、支付養老金。

第二，社會保險檔案具有較強的服務性。它不僅要為參保人提供繳費記錄的情況，而且要為政策制定者提供各種數據，還要為養老金計發標準提供依據。由于養老金的發放標準，一般與個人和單位繳納社會保險費的數額密切相關，因此，繳費記錄的真實性、可靠性十分重要。

第三，社會保險檔案需要多次存檔，并在社會保險經辦過程中不斷得到補充。社會保險檔案與別的專門檔案不同，其數據庫需要源源不斷輸入新信息。如受保人的工作單位、繳費情況（包括繳費基數、比例）是不斷變動的，有時繳費可能中斷，這就要求對受保人的社會保險檔案經常輸入新數據，經常存檔。

1.3 社保檔案管理的原則

1.3.1 集中統一管理原則

集中統一管理原則作為檔案學的一項重要理論，不僅是國家檔案管理事業的一項基本組織原則，也是檔案工作實踐的一項重要準則。其主要內容包括：建立檔案行政管理系統；運用法律法規保護檔案事業；建立各級各類檔案管理機構，對檔案實施集中管理等。這一原則的應用既有利于我國檔案管理工作向標準化、制度化、科學化轉變，又有利于檔案的管理、查詢和維護，真正實現檔案的利用服務目標。

1.3.2 尊重檔案形成規律的原則

檔案管理和檔案整理的核心原則就是要尊重檔案的形成規律，這一原則也是檔案管理區別其他管理的特有原則。尊重檔案的形成規律，保持檔案的歷史聯系，就是要已既有的歷史為基礎，既要保持歷史的真實性，又要保持檔案形成的原來系統，在整理和管理檔案過程中不能破壞檔案形成的原來系統。尊重檔案形成規律是保持檔案歷史聯系的關鍵，凡是尊重檔案形成規律的，就能保持檔案歷史聯系，反之就會破壞檔案歷史聯系。

1.3.3 檔案管理效益原則

檔案管理效益原則主要是指通過對檔案實施有效的開發和管理，所能獲得的經濟和社會效益。這一原則是以對人力、物力等資源的合理利用為基礎，以創造效益為根本的，是檔案管理實現經濟、高效管理的有效保障。

在檔案管理工作中必須講究效益。檔案管理部門所必需的人力、財力、物力，都是國家賦予的；而國家則需要檔案管理部門提供大量的有價值的檔案信息，為國家各項建設事業服務。如果檔案管理部門消耗的人力、財力、物力很多，而輸出的有價值的檔案信息量很低，那么，就會產生負效益，就不能為國家和社會做出貢獻。這種管理就是違反效益原則的，是失敗的管理。當然，機密檔案的信息不能向社會輸出，否則會給國家政治和經濟利益帶來損害，產生負效益。當前社保檔案管理存在的問題

2.1 發展速度不慢，但發展不平衡

社保檔案信息化管理啟動早已使用20多年，并在做二次、三次開發，晚的則尚處于開發階段，對于西部經濟落后地區甚至計算機閑置多年而未能使用。從技術角度講，水平也參差不齊，有的地區開發出來的管理系統的功能較完備，起點較高，準備配備小型機，實行全省網絡化管理，而有的地方則無總體規劃，缺乏系統性考慮，起點較低。

2.2 信息管理系統不完善

各地開發計算機管理系統時大都是為了滿足自身的工作需要，系統方案的構思都不曾考慮全國性的大局，甚至不曾考慮全省的大局，因而在整體結構、硬件和軟件的選型、應用軟件的規范，數據格式和網絡功能及通訊等諸多方面都各行其是，尤其是數據庫問題更為突出，這將給今后整體工作帶來很大困難，有可能要導致很大的財力浪費。

2.3 對社會保險檔案管理和數據庫重視不夠

相當一部分地區僅僅開發應用了一些基礎性業務處理軟件，對社會保險檔案管理認識不足，更缺乏考慮完整的數據處理系統。由于目前大多數社會保險經辦機構的管理方法夾雜著許多行政性手段，且大多數地區管理的對象仍以企業為主，而不是直接面向受保人和受益人，科學的組織管理和研究，如對社會保險未來發展的規劃、組織和精算研究，尚未被人們普遍重視，所以數據的處理上還存在不少漏洞。

第三篇：淺談檔案現代化管理

淺談檔案現代化管理

張紅梅

河南省特種設備安全檢測研究院，鄭州45000

4摘要：什么是現代化檔案管理？如何制定檔案現代化管理規劃并勾畫出一個科學的、全面的、切實可行的檔案現代化管理“藍圖”是擺在各級檔案事業負責人面前的重要議題。下面我談談自己的看法，供有關同志參考。關鍵詞：檔案 管理

引言：現代化管理是以系統淪為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理的主要特征是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動：定量化，就是把復雜系統中的變量及相關系，用數字形式表示出來，建立數字模型，進行定量分析，預測未來或調整方向：信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析、利用反饋信息進行預測和決策：智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性，積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環境。現代化管理是相對傳統管理而言的現代化管理是以系統淪為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理的主要特征是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動：定量化，就是把復雜系統中的變量及相關系，用數字形式表示出來，建立數字模型，進行定量分析，預測未來或調整方向：信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析、利用反饋信息進行預測和決策：智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性，積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環境。檔案現代化管理總目標的最佳效果，應是最大限度地開發保護檔案，延長檔案的壽命：最大限度地開發檔案信息資源為社會各界服務。要取得檔案現代化管理目標的最佳效果，必須做好三件事：一是最大限度地延長檔案壽命：二是利用計算機技術提高檔案管理效率，和水平，開發檔案信息資源，為社會各界服務：三是對電子文件的收集、整理、形成電子檔案，豐富館藏。三件事不是各自孤立的，而是又相互依賴和相互制約的關系。第一件事是基礎，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發：如果沒有第二件事，延長檔案壽命就失去它應有的意義，也就是說，做第二件事要靠做第一件事為基礎，做第一件事的意義要靠做好第二件事來體現。如果沒有第三件事，在電子時代，檔案就失去了繼續豐富館藏的源泉，變成無源之水，無本之木，其后果就不甚設想。三件事都要靠人去做，特別是第二、第三件事，科技含量高，所以管理人員科技素質的提高，就顯得尤為重要。

2檔案保護，必須做好6各方面工作現

檔案保護，必須堅持以防為主，防治結合的方針有關檔案的保護技術和方法，內容非常豐富、廣泛。概括起來，檔案保護，必須做好6各方面工作：一是創造良好的檔案保存和利用的環境條件并不斷完善：二是重視檔案有害生物的防治：三是檔案要不斷地修復加固：四是開展檔案再生性保護：五是認證研究新型載體的保護技術：六是檔案保護技術要規范化、標準化。提出上述6各方面工作的原因：一是因為這6個方面，實實在在地把檔案進行檔案館后，所能遇到的影響檔案壽命的各種因素及防治作者簡介：張紅梅（1963--？）女本科 館員 研究方向：檔案管理 聯系方式：*** 鄭州市商城路281號漢博大廈7樓

方法都考慮到了：二是他體現檔案保護技術以防為主，首先體現在“創造良好的檔案保存和利用環境條件”上，保存和利用的環境條件好了，才能事半功倍，減少其他幾個方面的壓力。但這只能抑制，不能杜絕檔案生蟲，長霉“重視檔案有害生物的防治”的任務依然很重：只能減緩老化速度，不能杜絕檔案老化，因此“檔案要不斷地修復加固”。任何一種檔案，總有毀壞的時候，這就是事物運動的客觀規律。因此“開展檔案再生性保護”就顯得非常重要。現在新型記錄材料層出不窮，有針對性的保存，保護技術必須盡快跟上，因此，要認真研究新型載體的保護技術“。上述各項保存、保持技術和措施，牙都要科學化，不能再憑經驗辦事，”要規范化、標準化，方便檔案好糊技術的操作和落實。

上述6各方面都是最大限度地延長檔案壽命，千方百計挽留檔案信息資源，滿足現在需求，澤惠于后人的不可缺少的措施。個檔案管理部門，在制定檔案現代化管理規劃是，在檔案保存、保護方面應以解決本部門實際存在的具體問題為主，不要面面俱到，以達到最大限度地延長本部門保存的檔案壽命為目的，選擇適合本地區特點的克星的方法與技術，并明確具體的奮斗目標。

3檔案需要科學化管理

我國檔案事業利用計算及能達到什么程度？不妨大膽設想一下：檔案全文用計算機管理：各種檔案業務及管理工作全部用計算機進行：檔案信息交流用計算機進行：檔案的各種媒體用計算集中統一管理等等。這些設想。在技術上都是可以實現的因為計算機有科學計算的數據處理、實際控制、輔助設計、輔助制造、文學處理、數字通信及智能模式等功能和成熟的技術，足以說明檔案部門的一切工作都可以用計算機及網絡技術進行。我國檔案界于70年代末開始應用計算機輔助檔案管理的嘗試，至今已有20多年，也取得不小成就，大體上可分為調查論證、初步試驗、技術攻關、推廣應用等階段。截止到1998年底，全國各級各類檔案管理部門已有計算機18818臺，開發了上百各種類型、各個層次的檔案管理實用系統。我經過長期思考和深入實際考察，同時也借鑒一些發達國家的經驗，認為在檔案部門，計算機將會在8個方面得到廣泛地應用：一是檔案目錄信息管理，這是檔案管理最基礎的工作，要盡可能將重要和使用頻率高的或對外開放的檔案目錄用計算機管理起來吧 二是文件、檔案一體化管理，由于計算機進入辦公室，將文件管理的兩個階段，即文件處理和檔案管理緊密地聯系起來，文件、檔案一體化已成為必然的發展趨勢；三是檔案全文存儲與檢索，特別是電子文件的出現，檔案全文存儲與檢索已成為檔案部門應用計算機管理檔案的發展趨勢之一；四是檔案信息的多媒體集中統一管理，由于數字壓縮技術的發展、完善，大容量記錄載體的出現，使檔案信息多媒體集中統一管理從可能變成現實，它在檔案部門將會得到廣泛地應用；五是檔案業務計算機輔助管理，檔案業務的方方面面，都可以通過建立計算機輔助管理系統，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平；六是檔案編研計算機輔助管理，開發檔案碥研計算機輔助系統，加速編研速度，提高編研質量、推動編研工作進一步發展黨員 七是計算機用于檔案保護及庫房管理，通過開發、研究，建立多項輔助系統，用于檔案保護的各項措施中，為延長檔案壽命做出貢獻；八是檔案部門辦公自動化，建立各種各樣的計算機行政管理系統，提高檔案部門行政管理效率和業務水平，促進檔案事業的發展。

從上面所述我們可以清楚地看到計算機在檔案部門的應用范圍，是沿著縱橫兩個方面發展黨員 一是從檔案目錄信息管理開始，發展到文件，檔案一體化管理，檔案的全文管理與檢索，檔案信息的多媒體集中統一管理，是一條沿著檔案實體的縱向發展路線斗爭 另一是從檔案實體管理開始，發展到檔案業務輔助管理、檔案保護及庫房管理的應用、檔案編研輔助管理、檔案部門辦公自動化等，是一條不斷擴展應用領

域的橫向發展路線。然后用計算機網絡技術將它們聯系起來，構成整體，成為一個單位檔案信息局域網絡管理系統。再將各單位檔案信息局域網絡管理系統，通過選用廣域網的設備和協議，檔案部門的局域網應與全市、全省、全國、全行業的網絡相連或與國際互聯網相連，構成一個廣域的檔案信息網絡管理系統，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。這是一幅線條非常清楚的“藍圖”，實現這幅“藍圖”只是遲早問題和實現到什么程度！這是信息時代發展的必然趨勢，是客觀規律，不以人的意志為轉移。我們設想：實現這幅“藍圖”，檔案信息資源將會得到最大限度地開發利用。實現這幅“藍圖”，也不是一件輕而易舉的事情，我們必須積極認真地貫徹穩步前進的方針，不能一哄而上。另外，當代信息處理技術和方法是多樣的，其用途和特點也各不相同，而且更新換代很快，幾年就是一個生命周期。檔案部門一定要根據自己的實際情況和需要，來選擇信息處理方法、技術和設備，不能盲目地追求高新處理技術和設備，否則就可能走彎路，甚至造成無法挽回的損失，這是我們實現這幅“藍圖”過程中，需要注意的另一個問題。隨著辦公自動化的深入發展，以紙為文件的主導介質，將要讓位于數字代碼序列的電子形式。

電子文件如何歸檔是當今檔案界共同面對的大問題。美國、加拿大等西方發達國家，也無成熟的經驗和方法。但這是一個非解決不可的問題。否則在信息時代就無法繼續豐富檔案館藏，無法發展檔案事業。從這個意義上說，解決這個問題就顯得特別重要并已到了刻不容緩的時侯。國家檔案局于1996年9月開始著手組織有關人員對電子文件歸檔與電子檔案管理進行研究，著重解決和明確的問題是：

1、什么是電子文件？電子文件的定義是：能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。國外對電子文件、電子檔案并沒有嚴格的界線，但考慮我國檔案管理的傳統習慣，我們將電子檔案定義為：具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其它相關數據。

2、電子文件、電子檔案的特性是：數字化的信息形態、對設備的依賴性、載體的非直讀性、物理結構和邏輯結構之間關系的復雜注、對元數據的依賴性。信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享生等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復雜性；電子檔案長期保存的困難性；電子文件、電子檔案在管理和開發利用中的嚴重不安全性；創建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術、標準的艱巨性。

3、電子文件、電子檔案真實性的維護。檔策在法律上的憑證作用是基于它的原始回對紙質檔案來說，內容的原始性是附著在形式的原始性上，借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，原治性體現為內容和形式的統一，原件成為集中兩種原始性于一身的統一體，所以強調原件。電子檔案無原件可言，需要對它的“原始性”作新的解釋。對—份電子檔案來說，只要它的內容是當時的是原作者撰寫或制作出來的，從末修改過，我們就應當承認它是原始的，不管它的形式如何變化。我們要從技術上、行政上采取各種措施，確保它的原始性。

4、電子文件歸檔不同于紙質文件歸檔，因為電子文件是數字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網絡上，它的歸檔是屬于無紙形式，是在一定的技術環境下進行的，需要采取一系列技術保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質檔案的功能。它的歸檔程序、歸檔的組織領導、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔份數、歸檔要求、歸檔方法、鑒定等都與紙質文體歸檔有區別。

5、電子文件、電子檔案使用載體的選擇，要根據實際情況的需要，如收集積累階段就可以選擇軟磁盤，但作為電子檔案長期保存，就千萬不能選用軟磁盤。要盡量選擇有標準的、有應用發展前途的、性能穩定耐久并得到公認的、能較方便地確定各種因

素影響的反應，并能較方便地進行保護的載體。

6、保管電子檔案與保管紙質檔案的區別：在紙質檔案保存時，人們是在防蟲、防霉、修裱加固、字跡恢復等方面下功夫。而保管電子檔案，則需要依據其特性和軟硬件平臺的變更，在確保電子檔案長期處于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。

7、電子檔案利用與紙質檔案利用的區別：電子檔案利用一般有直接利用、提供拷貝、還修傳輸等三種方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術是多樣化，導致它的利用遠比紙質檔案復雜。因此，采取技術措施，加強對電子檔案利用的管理，就顯得特別重要，特別是安全、保密方面的管理。

8、電子檔案管理的設備配置：電子檔案管理需要有比較完善的技術條件，主要是根據所保存電子檔案具體情況，配置相應的計算機軟硬件平臺。從發展角度看，主要是數據庫系統、網絡設備及相關的軟硬件。數據庫是“源”、網絡是通向各接收和使用單位的“線”，各接收及使用單位是“點”，點、線、源構成接收、利用、管理的整體。

9、電子檔案對應的軟度件更新時的對策：計算機軟硬件過時，使得電子檔案壽命受到威脅，我們設想了幾種電子檔案長期保存的方法。如建立計算機技術檔案館、仿真技術、拷貝、再生性保存、遷移等。我認為最有生命力的是拷貝、遷移、再生性保存，其它兩種方法，也有一定的有效性，但不能長期堅持下去直至永遠。對電子檔案長期保存來說，拷貝、遷移、再生性保存三者結合起來使用，可能是上策。

10、電子檔案的管理環節，應在紙質檔案環節的基礎上，增加電子文件形成的參與和檔案長期保存。兩者根本的區別是電子檔案的各個環節技術含量很高。電子檔案管理，實一項系統技術工程。所以，要求電子檔案管理必須具備的知識和技能，是檔案管理基礎知識算機應用及自然學科基礎知識等，還要具備的外語能力。電子文件歸檔、電子檔案管理與開發利用子檔案長期保存，涉及到許多方法、技術、標建立，甚至檔案管理理論及方針、政策的變更就需要我們在今后相當長時期內，認真研究實踐，逐步加以解決。

五、為檔案現代化管理的建設做出越的貢獻

國家檔案局檔案科學技術研究所，多年來一直圍繞著保護檔案延長檔案壽命、借助計算機提高檔案管理開發利用的效率和水平、電子文件檔與電子檔案管理等方面開展研究工作，取得百項科研成果，為檔案現代化管理的建設做出越的貢獻。特別是他們于1999年11月26日與深圳市怡軟技術開發有限公司，合資成立了北京紀科怡科技發展有限公司（簡稱世紀科怡）。司提倡“求實、敬業、協作、創新”的精神，“天時人和貴”的文化氛圍，使公司上下團結發，不斷取得新成就。他們以超常規的速度，多種檔案管理軟件，世紀科怡在不到一年時間內，已開發出4大系列16種共62個版本的品，即“科怡2000檔案管理系統”系列、“科怡合檔案館管理系統”系列、“全國檔案工作年＃理系統”系列、‘科怡數字化信息管理系統”列。其中“科怡2000檔案管理系統”，被列入不多的中華人民共和國科技部2000年國家成果重點推廣計劃，這在檔案部門還屬首次。紀科怡已和山東、吉林、黑龍江、內蒙古、湖北、西、福建、江蘇、浙江、北京、重慶、深圳等省、自治區及計劃單列市檔案系統合作，有的省分公司或銷售公司，推廣“科怡2000檔案管理統”。世紀科怡和深圳市檔案館合作，承建全國一個數字化檔案館。世紀科怡近期奮斗目標與各省、市、自治區檔案局密切合作，全面“科怡2000檔案管理系統”，在致力于推動現代化管理的建設過程中，樹立公司的良好象；中遠期奮斗目標是：進一步加大科研投資極開發新的應用軟件，拓寬產品的應用范圍和域，擴大市場覆蓋面，真正確立世紀科怡的市場地位和品牌形象，并進一步發展，躋身于世界軟件企業行列。軟件行業技術含量高，需要高術、高素質人才，而且投資大。為此，世紀科怡2000年8月23日，又進行了增資擴股，和上市廣東開平春暉股份有限公司建立了戰略伙伴系，使資金得到進一步的充實。在充分挖掘內潛力增強自身造血功能的同時，又和武漢大學成合作協議，成立“科怡實驗室”，解決高技術素質人才的來源問題。世紀科治是一個活力強、積極奮發的高科技企業，是檔案科學技術研究所為推動全國檔案現代化管理建設走出的路子，他的成立將會為21世紀我國檔案事業展做出新的貢獻。

結論

我們可以清楚地看到計算機在檔案部門的應用范圍，是沿著縱橫兩個方面發展黨員 一是從檔案目錄信息管理開始，發展到文件，檔案一體化管理，檔案的全文管理與檢索，檔案信息的多媒體集中統一管理，是一條沿著檔案實體的縱向發展路線斗爭 另一是從檔案實體管理開始，發展到檔案業務輔助管理、檔案保護及庫房管理的應用、檔案編研輔助管理、檔案部門辦公自動化等，是一條不斷擴展應用領域的橫向發展路線。然后用計算機網絡技術將它們聯系起來，構成整體，成為一個單位檔案信息局域網絡管理系統。再將各單位檔案信息局域網絡管理系統，通過選用廣域網的設備和協議，檔案部門的局域網應與全市、全省、全國、全行業的網絡相連或與國際互聯網相連，構成一個廣域的檔案信息網絡管理系統，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。

第四篇：城建檔案現代化管理模式的探索

城建檔案現代化管理模式的探索

摘要：隨著城市現代化的快速發展，城建檔案工作在城市化的管理中的地位也越來越重，城建檔案必須不斷的完善其管理模式，才能與城市管理協調發展，從而推動城市化的進程。因此，本文就城建檔案現代化管理模式進行了仔細的分析，并提出了相應的意見與建議，望有關人士參考。

關鍵詞：城建檔案現代化管理模式有效途徑

隨著城市建設信息化和電子化政務不斷推進，城建檔案工作面臨著新的課題需要認真研究解決，這些課題的提出既對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。也為建立現代城建檔案管理模式提供了契機。

一、城建檔案模式現代化的概率

（一）現代化管理的內涵：城建檔案管理現代化是當前社會現代化的重要組成部分。實現檔案現代化的管理模式已經成為了檔案部門的新挑戰，并且是必須完成的重要任務。實施檔案現代化的管理模式主要目的是促進社會現代化的發展并完成檔案模式的創新改革。在現階段的現代化檔案管理模式中的內涵主要包括：確保檔案管理具有現代化的水平、確保檔案管理具有現代化觀念、確保檔案管理具有現代化的裝備、確保檔案管理具有現代化的管理人員。

（二）現代化檔案管理的本質：現代化的城建檔案管理模式主要是指在進行檔案管理的過程中，打破以往的傳統管理模式，使其向現代化的管理模式發展。現代化的主要表現為：自由化、民主化、人文化、多元化、本土化、科技化及未來化等等。因此，要構建現代化的檔案管理模式必須加強這些方面的建設工作。

1、在加強檔案管理的硬件條件建設時，也應加強其軟件的開發。

2、現代化的檔案管理是長期性的工作，必須保證其連續性，不容有一絲馬虎。

3、現代化的檔案管理是一項具有前瞻性的工作，它的建設要求與未來社會的發展相結合。

4、在探究社會發展的實際情況的同時也應具有自身的價值判斷能力。應將檔案管理結合社會各方面的實際情況來進行工作并對檔案管理的現狀進行科學的判斷。

由此可見，檔案管理模式的現代化建設是一個集創新、改革和發展為一體的綜合性過程，同時也是一項系統工程。它需要不斷的、長期性的努力建設，才能在順應社會發展的同時又超越社會發展的腳步。

（三）檔案管理現代化與社會現代化的關系：現代化的基本概念主要指發展性和動態性的過程。因此，要實現檔案管理模式的現代化必須將其與社會各界緊密的相聯系。提高社會主義的現代化服務是實現檔案管理現代化的首要任務，而要提高社會主要的現代化服務則需要從培養人才做起。究其原因是現代化的檔案管理模式與現代化的社會是以相互信賴為前提條件的。若沒有高素質的人才，那么就很難實現現代化的檔案管理工作。除此之外，現代化的檔案管理模式能夠在一定程度上為社會的現代化發展提供支持和有力條件，并推動其進程。

二、城建檔案現代化管理的現狀以及其存在的問題

（一）軟件問題：具有通風性的城建管理系統存在著不能解決共性與個性的問題，缺乏調查研究檔案的實際情況，這使管理中的基礎工作無法適應系統的改革，這不僅不能使其達到預期的目的，還大大的降低了工作效率和工作質量。另外，系統的不穩定性也在一定程度上影響著工作的進程和質量。

（二）創新理念不夠：任何工作的發展都需要創新，城建檔案管理模式也一樣。只有努力拓展其創新發展思路，才能加快檔案管理現代化模式的發展。而目前我國的城建檔案管理模式還缺乏創新理念，由于檔案管理工作人員常常處于封閉的工作環境中，使其思想觀念陳舊且保守，缺乏現代化意識的建設，由此影響了城建檔案管理現代化的建設。

（三）缺乏專業的信息化人才：隨著信息化時代的發展，各行各業對信息化人才的需求量都越來越大，而城建檔案管理現代化的人才發展還較為落后，不能滿足其信息化技術發展的需求，因此阻礙了城建檔案管理現代化的發展。

三、城建檔案現代化管理的有效模式

（一）具體問題具體分析：根據層間檔案中的不同情況，運用不同的方式和手段對其進行控制。努力建立起安全性、可靠性以及完整性能高的城建檔案收集歸檔體系。

各級城鄉規劃、管理以及建設部門應加強落實檔案管理的歸檔工作。根據展開電子政務的不同情況，可將其分為三個方面：

1、對于某些傳統性的紙質檔案管理部門，應嚴格遵守國家的相關規定，按照規定的時間做好收集和移交的工作。

2、對于某些已采用計算機進行辦公的檔案管理部門，應建立安全性高的電子檔案以及電子文件，在自動化辦公的基礎條件下，充分利用檔案管理與業務管理對城建檔案進行現代化的管理，這樣既能有效的將傳統檔案進行整理，還能減少其工作的時間。

3、對于某些已經完全實現無紙化的管理部門，因其所有信息都是通過互聯網實現傳遞，所有在進行文件生成、歸檔以及運轉的過程中，城建檔案現代化管理部門應對其進行全過程的監管，采用可靠的介質，從而實現城建檔案的安全收集和有效管理。

（二）建設高效率且多元化的城建檔案管理模式：要建設現代化的城建檔案管理模式，必須不斷的加強對公眾檔案的管理意識，加大其開放力度，使其在社會需求方面能夠得到多元化的發展。因此，現代化的城建檔案管理必須擺脫以往的傳統管理模式，大膽創新，強調能為客戶提供更好服務的知識與理念。

（三）城建檔案管理的現代化應在以下幾個方面做到轉變與完善：

1、觀念的轉變：在新的社會發展模式下，傳統的思想觀念正受到強烈的沖擊，市場經濟要求每一個行業的發展都能夠了解自身多擔負的社會責任，并通過對履行社會責任，來換取有利于自身發展的外部環境因素以及外部動力。因此，思想觀念的轉變是社會發展的必然結果，而要順利實現城建檔案的現代化管理，必須先一步實現思想觀念上的轉變，只有這樣，才能不斷的促進檔案管理的現代化發展。

2、工作內容和目標的轉變：在現代化的檔案管理模式中，應該努力實現工作中心的轉移，從過去單一的紙質管理模式轉變為多元化的現代信息化管理模

式。檔案管理部門應盡快建立起具備信息、檔案管理的能力。而建設具有高水平信息傳輸能力的城建檔案現代化管理系統則是當前城建檔案管理的重要任務。

3、將傳統的信息管理系統進行升級，提高信息查詢、數據存儲等方面的能力，開發業務辦公，并增強自動化的行政辦公系統。實現館藏檔案的信息化、管理一體化、保管智能化以及服務現代化等等。

（四）加大信息化人才的培養：由于檔案管理的現代化模式中需要大量的新技術、新設備以及各種信息系統的開發。因此，對工作人員的技能和素質有了更高的要求，對計算機方面的人才需求更是日益增大。因此城建檔案管理現代化模式下的管理人員必須具備良好的專業技能和職業素質，才能適應新形勢的需要。

總結：

城建檔案的現代化管理模式，使得人力、物力、財力得到減少，并能大大的提高工作效率。本文就通過對城建檔案現代化管理模式的探究，提出了相應的意見和建議。

參考文獻： [1] 周建芝.城建檔案現代化管理模式的探索[J].山西檔案,2009,(1):40-41.[2] 吳瑞香.城建檔案現代化管理模式的探索[J].城市建設理論研究（電子版）,2012,(8).[3] 鐘俊花.運用現代化新技術加強城建檔案管理[J].中國科技博

覽,2010,(30):22-22.

第五篇：試析檔案現代化管理與信息化建設（最終版）

論文摘要：項目檔案是項目建設、生產準備、機組調試及生產經營的重要依據，在工程建設和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設的真實記錄和反映。完整、準確、系統的項目檔案對工程建設、生產經營、設備維護和改擴建起著非常重要的作用。中電投電力工程有限公司蕪湖項目部制定了一些具體的創新措施，嚴格落實有關法律規程制度，確保了工程檔案管理步入良性循環的軌道，在集團公司組織的檔案專項驗收中受到專家的一致好評。

論文關鍵詞：檔案；管理創新；信息化

一、工程檔案概念

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式，是把往復不斷的現象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究歷史現象，準確尋找事物發展規律的可靠依據。

在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，含準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

二、工程概況

蕪湖電廠五期工程2008年12月31日以發改能源[2008]3704號文獲國家發改委核準，于2009年8月8日高標準開工建設，2010年12月24日，#1機組順利完成168小時滿負荷試運行，實現了“廠用電受電、鍋爐水壓、汽機扣缸、鍋爐點火、汽機沖轉、并網和168h滿負荷試運”等“七個一次成功”，提前跨投產發電，成為中電投集團公司裝機容量突破7000萬千瓦的標志性機組。蕪湖電廠五期工程由中國電力國際有限公司獨資建設。委托管理單位為中電投電力工程有限公司，主體設計單位為華東電力設計院，監理單位為長春國電監理公司，調試單位為安徽新力電業科技咨詢有限責任公司。#1至#5標段分別由安徽電建二公司、上海電建、東電煙塔、安徽電建一公司、安徽水利負責。鍋爐、汽機、發電機分別由北京巴布科克·威爾科克斯有限公司、東方汽輪機有限公司和東方電氣股份有限公司制造生產。

三、工程檔案現代化創新管理

1.落實項目檔案領導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監督有效運行

（1）統籌部署，完善體系制度。蕪湖發電廠成立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、各主要參建單位領導組成的檔案管理領導小組。并按照統一領導、分級管理的原則，建立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、監理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網絡。負責各職責范圍內檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。蕪湖發電廠和工程公司蕪湖項目部以國家、行業有關檔案管理規定為依據，結合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯合下發了《工程檔案管理實施細則》，規范了各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交檔案的時間、數量和質量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。

（2）建立現場辦公制度。檔案管理人員要做到現場辦公，進行現場調查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現的問題，能夠及時查出參考性資料，協助解決問題。所以，要在主動做好對工程檔案業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場進行業務指導，而且還與各參建單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作，創出了重點工程服務的新路子，得到各參建單位的好評。

（3）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

拓寬新領域，擴大收集范圍；對國家基建項目歸檔范圍所規定的合同、監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協同工程技術人員根據工程過程出現的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續性，反映工程運作全過程。

2.穩定檔案管理人員，不斷提升檔案業務技能

在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業培訓。穩定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續性檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作持續穩定發展。同時，要加強對現有檔案人員的繼續教育。工程公司采取“請進來指導、走出去學習”的方法，組織檔案人員通過調研、現場觀摩、培訓等方式提升自己的專業技能和業務水平。本項目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對這一情況，安工部與信息部門聯手進行基礎培訓，組織了七次PAP管理軟件培訓班；努力推行PAP管理軟件的全面運行。在項目建設過程中，曾多次邀請集團公司、中電建協、中電國際和工程公司的專家來到蕪湖項目進行培訓指導；分4次派出管理人員赴上海、北京、長沙等地參加培訓、學習，回來后及時組織參建單位宣貫、培訓用于施工過程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質量。強化過程控制，梳理歸檔流程，嚴格把關審查歸檔文件，確保歸檔文件質量關為加強工程檔案的管理工作，蕪湖發電廠五期工程推行“合同管理制、建設監管制”，為工程檔案的超前控制創造了良好的外部環境。工程檔案管理人員從“立卷型”轉變為“管理型”，由原來的檔案人員集中收集檔案材料、統一整編變為分級管理，誰形成、誰負責收集整編。由于工程建設周期長，所有的招投標工作、簽訂合同、設備文件的到貨都是陸續完成的，為切實做到工程檔案管理工作的“三同步”。

（1）理清工作思路、制定統一標準，使檔案工作有章可循。根據檔案管理必須與建設同步的原則，在項目建設初期就明確了“誰經辦、誰立卷、誰負責”的管理原則。各參建單位進場時，便將相關管理制度和標準及時貫輸到各施工單位，要求把工程檔案管理納入工程建設計劃和有關檔案管理人員的崗位職責，努力實現檔案資料的“精細化”管理。對文件資料內容的字體、字號、行間距、編號等統一標準，并要求所有工程文件必須使用激光打印機打印，所有簽名為黑色碳素墨水書寫。

各專業根據評定標準以及本項目的實際情況，下發單位工程一覽表，并且統一了施工技術記錄、工程聯系單、設計變更單等施工文件的表式以及卷內文件排序。

（2）嚴格過程管理，為編制高質量竣工資料打好基礎。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統一監督和指導，統一使用PAP軟件以便于溝通，工程文件閉環后三天之內將電子版掛接到PAP中，文本和電子版一并產生，工程公司和監理公司對文件的規范性進行審核，發現問題及時通知施工單位整改閉環，這樣把工作量消化在常態管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。

（3）加強設備文件完整性管理。設備資料的收集工作由設備代保管負責，再由工程公司物資主管確認，收集完整后交由工程公司資料員進行分發、組卷、歸檔。凡發現設備材料不齊全，簽字、蓋章不規范等均做好記錄由物資專業協助代保管單位進行催要、完善。

（4）加強設計變更的管理。由于專業多，反應變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專業對所有變更文件（如圖紙會審、成品確認單、工程聯系單、工地代表修改通知單、設計變更申請（聯系）單等文件）一一整理并進行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關的所有變更。

（5）加強竣工草圖的管理。要求施工單位專業技術人員根據現場實際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊編制說明以及有關變更文件的復印件，要求監理和管理公司專工對竣工草圖進行審核。努力做到圖實相符。

（6）把好審核關。組卷前共召開了七次竣工資料專題會，對歸檔范圍和組卷順序作了明確規定，要求各參建單位上報竣工資料移交計劃；對竣工文件的質量，采取嚴密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實到責任人。做到每一份文件在專業管理、資料管理上均有專人負責。規定每一卷竣工資料中均付上“竣工資料預檢/復檢情況表”，各環節審核人員進行確認簽字。將存在的問題及時反饋給施工單位進行整改，以保證竣工資料的準確性、齊全性和完整性。

（7）把好整改關。認真對待各種形式的指導、檢查，對其產生的不符合項，不間斷地進行跟蹤管理，要求施工單位自查、復查，落實整改措施，將整改問題解決在組卷之前；本項目共形成不符合項報告十六份，不符合項99條，均已進行了整改閉合。

（8）做好竣工圖的管理。多次向華東設計院發出工程聯系單，對竣工圖的出圖深度、時間以及質量提出明確要求。試運結束后，項目公司和工程公司領導多次和華東院聯系，要求#1機組竣工圖盡快出圖，2011年1月26日工程公司蕪湖項目部總經理親自將設計變更基礎資料送至華東設計院。竣工圖到場后要求監理對竣工圖進行了認真審核并按專業出具審核報告。根據監理審核出的竣工圖審查確認單小結，把需整改的詳細資料用快件寄至華東院，要求設計院限期整改，同時檔案管理人員將設計變更復印件插入到相應的竣工圖中。

3.竣工驗收備案與檔案管理工作結合

工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設工程管理體制，規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監督機制是十分必要的。

4.成果效益

綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發揮著重要的作用，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，蕪湖發電廠五期工程在建設過程中采取了多種有效的創新管理技術，取得了優異的結果。蕪湖發電廠和工程公司蕪湖項目部遵循工程檔案與工程建設同步、按照竣工檔案“誰形成、誰組卷、嚴把關”的原則，歸檔的文件材料必須達到完整、準確、系統、規范的要求，以保證工程建設、生產、管理和維護的要求。截止目前，項目共形成竣工文件6072卷（正本），其中前期文件571卷、工程管理性文件278卷、施工文件897卷、施工圖1234卷、竣工草圖967卷、竣工圖1008卷、設備檔案979卷、調試文件、試生產及竣工驗收文件76卷、照片43冊（含底片4冊）385張、光盤21冊327張。各類檔案齊全、完整，完全滿足設備安裝、調試和運行維護的需要。