第一篇：會展流程

會展流程

所有策劃行為都要以市場為導向，策劃應考慮從兩方面入手，一是：營造勢力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營造商業氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網絡，進行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標客戶紛紛前來報名參展；二是：以專業的展覽服務，贏得買家和賣家的支持和信賴。

一、策劃階段

（一）展會類型的選定

1、執行項目市場調研。根據本地、本區域的產業結構、地理位置、交通狀況和展覽設施條件等特點，對展覽展示的可行性做強有力的分析和市場調研，確定計劃的可實施性。

2、同行對此活動的反應。同行業是否舉辦同類的會展項目，特別是本地、本區域的同行舉辦的同類會展，要在此基礎上吸取經驗教訓，改進不足，使自己舉辦的會展日趨完善。

3、該項目舉辦的時間選定。原則上要避開同行或同類型展覽項目的舉辦時間，避免沖突。

（二）尋求支持單位

尋求的目標--行業的政府主管部門、行業的權威協會、具有廣泛影響力的行業媒體等。目的是提高展覽會的檔次、規格和權威性；擴大展覽會的影響力，吸引媒體的廣泛關注，便于展開新聞宣傳和炒作；提高行業號召力，利于組織目標客戶參展和目標買家參觀； 能代表行業的發展狀況和趨勢；能有效地形成項目的品牌效應，最終實現可持續發展戰略；

（三）尋求合作單位

尋求的目標--媒體支持單位：專業性、大眾性、權威性等。目的是提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞；善用資源，優勢互補，加快資源整合；最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊伍；最大限度地降低成本。

二、實施階段

（一）廣告攻勢

宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告 ：圍繞會展不同的賣點和亮點來進行宣傳，按主題或行業訴求設計制作不同的軟廣告和硬廣告，通過網絡、報紙、廣播電臺等形式進行；或對牽頭參展的行業代表（企業）進行新聞專訪，從側面傳播展覽會信息，來進行新聞炒作。戶外廣告：利用人流量較大的公共場所，如商場、廣場人流量密集的地點，以海報、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會的聲勢，形成廣告宣傳攻勢。廣告宣傳的效果，是展會成功與否的最關鍵因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招商和組團工作

舉辦會展活動室主辦單位與客戶和目標客戶之間的雙向交流，它的優勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招商和組團工作必須要堅持以優秀的專業服務得到應有的濟經效益；另外，一是要著眼于買家（參觀者），二是著眼于賣家（參展商）。舉辦展會所有的工作都要圍繞以上幾點來開展： 1.尋求支持及協助單位； 2.組織實施的具體工作項目；

? 收集可能參展的客戶名錄，建立信息庫； ? 發送調查表、征詢表；

? 進行前期廣告宣傳，擴大輿論影響力；

? 上門拜訪一些主要的大型參展企業，并征詢參展商意見，將意見建議整理分析，將可行性的建議添加到活動方案中；

? 劃分展位圖，市場執行人員逐步進行展位的銷售安排及布置工作； ? 與展會有關的各項廣告征集工作。

? 展覽現場的氣氛營造（舞臺安排、現場活動等）

? 展會現場的各項服務工作（會務、清潔、保安、交通等協調工作）? 主辦、協辦單位及開幕嘉賓人員的會務及禮品安排。? 展覽會有關數據、信息的統計和收集。? 著眼于第二屆的預告宣傳工作。3.組織實施過程的階段劃分： 【信息發布階段】

? 發送調查表，將選定的展會活動進行市場調研，進行可行性分析； ? 發送征詢表。市場調研結束后，制定展會方案，執行人員向經銷商發送展會意見征詢表，收集整理后將合理化建議添加至活動方案中；

? 發送邀請函，邀請經銷商參展。【與參展商洽談溝通階段】

? 通過電話、QQ、電子郵件等將展會的信息、展位圖及活動進展情況告知參展商，溝通協調各項參展事宜；

? 拜訪重點客戶，尋求參展商意見與建議，力爭在展會前將各項問題一一落實，并與經銷商溝通協商，確定參展商各自展示區域。【展會服務階段】 a.廣告宣傳安排 文案、策劃、設計人員緊密追加展會前的各項廣告工作，包括網絡宣傳中的廣告文案、背景設計，城市在線的宣傳排期，及展會現場的背景板、舞臺背景、展會現場導覽圖、各種工作證件、指示標語、宣傳彩頁、條幅、戶外廣告等的設計工作，會展現場需使用的廣告形式的設計工作必須于活動舉辦前3天完成，以防止時間緊促造成布展當天的緊張局面。? 前期宣傳：

? 提前一到兩個月進行前期宣傳，告知展會的時間地點類型等信息，給用戶以初步印象，為展會的到來提前預熱。? 方式：網絡與報紙同步進行

? 內容：將此次展會的主題、展覽形式做相關介紹，時間地點可暫不預告，只做初期大版面主題宣傳。

? 中期宣傳：

? 經過一定時間的前期宣傳，可逐步進入中期宣傳，時間一般為活動開始前的一個月左右。

? 方式：網絡、報紙、廣播電臺、樓宇廣告、短信等形式。? 內容：逐步加入活動的具體時間、地點、參展商宣傳等。? 后期宣傳

? 方式：所有宣傳形式同步進行，包括網絡、報紙、電視、廣播、樓宇廣告、短信、車體廣告、超市廣播、LED顯示屏等

? 時間周期為活動前的10天內，密集式傳播，實現全方位覆蓋式網絡傳播形式。

b.市場執行

執行人員走訪各經銷商并確認其是否參展，參展商確定展區位置并將參展資金到位后，市場執行人員將布展須知告知參展商并簽署參展協議。

c.確定現場活動執行方案

? 開幕式安排：活動助陣、領導講話、開幕式剪彩、歌舞表演等； ? 禮儀接待：會場禮儀接待、模特上場與展區停留的安排； ? 展會咨詢：車展執行資料，經銷商布展現場示意圖；

? 與展會相關的各種比賽:如攝影大賽等，確定活動方案并執行； ? 現場活動：確定現場活動主題方案，并落實活動獎品及贊助等； ? 現場證件：工作人員憑證件入場，明確劃分證件類型，如工作證、參展證、監督證、記者證、攝影證等等，證件背面標明展會的時間安排及各種注意事項；

? 班車：那排班車接送觀展游客，并于宣傳時預告班車時間表安排。

d.現場營造氣氛（a）現場布置

? 參展商布展區：對參展商布展的背景板、展架、射燈等形式做同一要求，展區地板舞臺的搭建參照參展商個人意愿但力求完整統一，使整個會場布置有序。主辦方于布展前召開布展研討會協商具體布展事宜，參展商須簽署布展協議并按要求布展，同時繳納部分押金，若按協議規定結束整個展會流程并無任何意外發生，主辦方將如數將押金退還，否則將按參展協議中規定繳納罰款。? 舞臺：邀請專業的慶典公司搭建舞臺，并于臺側方搭建簡易區域供燈光音響師、攝影師等工作區域。利用鮮花裝點舞臺，更增添活力，提升舞臺檔次。

? 服務區：搭建簡易服務區，但要醒目，使游客需要幫助使能及時找到；服務區內可供咨詢及提供給經銷商相應的物品租賃服務，如提供桌椅、柜子、展架等的租賃，按天收費;? 領導休息區：設置專門的領導休息區，開幕式開始前可將領導帶至此處休息，可用鮮花裝扮增添色彩。領導離場后可根據情況撤銷休息區或變成游客中老弱病殘孕及哺乳期婦女專用休息區。? 游客休息區：設立游客休息區，供游客休息，可用簡易折疊椅等簡易形式搭建。

? 醫療服務區：設立醫療服務區，提供簡單的醫療服務及設備，為突發事故提供醫療保障。

? 停車場：劃分停車區域，參展商車輛、游客車輛分區停放，避免混亂。

? 指示標志：在門口正確標識醒目的出入口標志，會場門口處安防展會參展商分布圖，在各處設置指示標志，如洗手間指示標志，禁止吸煙標志，休息區、服務區標志等，使游客更加明確的看到。? 垃圾處理：會展的室內室外均設立垃圾桶，可于通道或門口處放置大型垃圾桶，現場并配有明確的垃圾桶位置等指示標志，并于布展須知中告知參展商于每日展會后自行處理各自展區垃圾，并進行集中處理，使展會現場的清潔工作有序進行。

? 現場地線處理：將展會現場暴露于地面的電線進行處理，將線用膠帶貼牢并設置警示標志，防止游客踩踏跌倒，保障游客安全。? 滅火器：為參展商配備滅火器，場外的消防人員隨時待命。

（b）現場活動

?

搭建舞臺，進行歌舞表演，吸引人氣，烘托氛圍； ?

拱門、氣球、彩旗，為現場增添動感；

?

鮮花裝點，更添生機活力。可用鮮花裝點舞臺、服務區、領導休息區、參展商服務區等處，提升展會檔次和品位；

?

人氣活動，如小丑表演、充氣娃娃表演等，吸引更多的人群。要求現場表演人員著演出服裝；，?

獎品贈送。現場舉行抽獎及各種禮品贈送活動，活躍現場氣氛，擴大宣傳力度。【現場的專業服務】 ? 制定現場工作職責，每人分區執行，每區負責人協調各項事務； ? 現場活動明確分工，各活動負責人按職責嚴格執行；

? 配備專業的保潔、保安、消防、防爆、門衛、交警等協助現場，并明確分工，聽從主辦方負責人的安排，負責人時刻監督其各自職責，確保會場秩序井然。各負責人并于活動結束后組織執行場地衛生清掃及物品清點等工作，確保活動的后續進行。【著眼于第二屆的宣傳】

會展結束后即著手準備下一屆會展的宣傳，并于此次活動宣傳時連帶將下一活動的宣傳跟進，做到提早宣傳提早準備；

三、展后階段

展后工作一般分三個階段進行：展后跟蹤階段、總結階段和評估階段。

（一）展后跟蹤階段；

展后的跟蹤服務主要是針對參展商和重要的參觀商而進行的，其目的是加深目標客戶的印象；樹立展覽會品牌形象；為下一屆展覽會作預告宣傳。1.感謝工作

對象是所有的參展企業、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展覽會大力支持的媒體。對于重要的客戶，我們可以采取登門致謝，甚至通過宴請方式表示謝意。2.專題報道

主要是對展覽會進行一個回顧性的報道，將有關情況、有關的統計資料數據，提供給媒體，在網絡上進行宣傳，進一步擴大展會的影響力；展會的各類統計數據包括展覽環境如參觀人數、平均參觀時間等；展覽效果如展位布局、成交額、展商和觀眾的反饋意見等； 3.發布下屆展覽信息

4.給展商發放展后意見調查表、征詢表。

（二）總結階段； 一般展后總結分三部分：

1.從籌備到開展中的各項工作總結； 2.效益分析和成本核算；

3.項目市場調查--本展覽會在市場同類項目中所占的市場分額、優劣勢比較、競爭情況等。

第二篇：會展流程

會展策劃書

目 錄

會展流程.....................................................................................................2 《展會立項策劃書》寫 作......................................................................4 《展會項目立項可行性研究報告》寫 作..............................................8 《參展說明書》寫 作............................................................................12

會展策劃書

會展流程

一、計劃立項

1、工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表。

（1）包括可行性報告分析立項的條件；進行市場調查

對行業而言項目的利潤增長點是否夠大

地域性的考慮。要結合本地的實際特點，立項要符合當地的地區性。

時間性或者季節性的考慮。項目內容要符合季節特征，比如不能在冬天搞風扇展之類的。

同時時間上要考慮避免國內知名展會的沖突。（2）實施的具體方案（3）宣傳費用計劃表 A、廣告時間段的投入

以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費用的10%~20%[在專業媒體上投入]；三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業媒體] B、廣告投放的形式

戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間雜志報紙媒體廣告（主要是專業雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進行）

2、尋找主辦單位。

（1）主辦單位的條件：在當地要有權威性、知名度等

（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務，費用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

3、申請各種批文

4、場地聯系

5、聯系宣傳媒體

（1）對象：專業媒體和大眾媒體

（2）方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。

6、制作邀請函

7、建立客戶名錄（通過會刊收集和雜志、網站等）

會展策劃書

二、實施招展

1、招展方式：主要是電話聯系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

2、招展的步驟：

（1）發布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發給客戶名錄中的單位）

（2）跟蹤拜訪（找準負責人）

A、在對方收到邀請函后進行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）； 針對第一種客戶：

問清客戶需求

要求進一步促成購買

愉快地答應客戶的針對第二種客戶：

了解客戶拒絕的原因

為面談作好準備

二次面談

向客戶推薦下一屆展覽會

要求客戶介紹其它客戶

保持關系，待以后聯系

針對第三種客戶：

問清客戶需求和異議

進行第二次拜訪

消除顧客顧慮

3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認書、參展商指南

三、相關活動

展覽會的相關活動，是指研討會、技術交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿易觀眾提供附加服務，從而提高展覽會的形象與檔次。

四、展會現場

會展策劃書

（1）布展：參展商提前兩天進行布展工作。展臺的搭建、展位的協調、后期款的收付、物品的運輸等

（2）開展：現場的協調；觀眾的組織；配套的服務等

六、展會后的控制工作

包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作

《展會立項策劃書》寫 作

一、《展會立項策劃書》的概念：

所謂展會立項策劃，就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容，主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃．現場管理計劃、相關活動計劃等。

《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。

二、展會立項策劃書的內容結構：

《展會立項策劃書》主要包括以下內容：

1、辦展市場環境分析：包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。

會展策劃書

3、展會價格及初步預算方案。

4、展會工作人員分工計劃。

5、展會招展計劃

6、展會招商計劃。

7、展會宣傳推廣計劃。

8、展會籌備進度計劃。

9、展會服務商安排計劃。

10、展會開幕和現場管理計劃。

11、展會期間舉辦的相關活動計劃。

12、展會結算計劃。

三、展會立項策劃書的寫作要求：

1． 展會名稱

展覽會的名稱一般包括三個方面的內容：基本部分、限定部分和行業標識。如“第93屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個內容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業標識是“出口商品”。

·基本部分：用來表明展覽會的性質和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節”等。

· 限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法里，用“屆”來去示最常見，它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現，如第三屆大連國際服裝節中的“大連”。展會名稱里體現展會性質的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區”等。如第三屆大連國際服裝節中的“國際”表明本展會是一個國際展。

·行業標識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”表明本展會是服裝產業的展會。行業標識通常是一個產業的名稱，或者是一個產業中的某一個產品大類。

2、展會地點

策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。策劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。

策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇 5

會展策劃書

在哪個展館舉辦展會，要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。

3、辦展機構

辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。

主辦單位：擁有展會并對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。

承辦單位：直接負責展會的策劃、組織、操作與管理，并對展會承擔主要財務責任的辦展單位。

協辦單位：協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

4、辦展時間

辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

展覽時間的長短沒有一個統一的標準，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數的專業貿易展來說，展期一般是3-5天為宜。

5、展品范圍

展會的展品范圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。根據展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產業，或者是一個產業中的一個或幾個產品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產業就很少，就只有汽車產業一個。

6、辦展頻率

辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經是越來越少了。

辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特征的制約。我們知道，幾乎每個產 6

會展策劃書

業的產品都有一個生命周期，產品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。

產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。

7、展會規模

展會規模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預測和規劃。

在規劃展會規模時，要充分考慮產業的特征。展會規模的大小還會受到會觀眾數量和質量的限制。

8、展會定位

通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，具體地說，展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發展展會的差異化競爭優勢，使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。

9．展會價格和展會初步預算

展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格，室內展場的價格又分為空地價格和標準層位的價格。

在制定展會的價格時，一般遵循“優地優價”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。

在策劃舉辦展會時，要根據市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃

人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會互相影響。員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統籌安排。

招展計劃主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。

宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時為展會的招展和招商服務的。

11、展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃

展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好，展會籌備的各項準備工作就能有條 7

會展策劃書

不紊地進行。

現場管理計劃是展會開幕后對展會現場進行有效管理的各種計劃安排，它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等。現場管理計劃安排得好，展會現場將井然有序，展會秩序良好。

展會相關活動計劃是對準備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補充。

《展會項目立項可行性研究報告》寫 作

一、《展會項目立項可行性研究報告》的概念

完成了《展會立項策劃書》，并不意味著該立項的展會就可以舉辦了。項目立項只是對舉辦什么題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見，制定了一套初步的方案，至于該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會項目及方案進行可行性分析。可行性分析的結論及其他必須考慮的因素，才是決定最后是否可以舉辦該展會的最終依據。

《展會項目立項可行性研究報告》就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會項目立項策劃的繼續。展會項目立項策劃主要是在掌握各種信息的基礎上，初步提出計劃舉辦的展會“是什么樣的”；展會立項可行性分析則是在仔細研究各種信息的基礎上，深入分析舉辦展會立項策劃提出的“那樣的展會”是否可行，為最后是否舉辦該展會提供科學的決策依據。

如果展會立項策劃通過可行性分析，證明計劃舉辦展會的市場條件具備，項目具有生命力，各種執行方案策劃合理，項目在經濟上可行，風險較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項策劃，決策舉辦該展會了。

會展策劃書

二、《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構

《展會項目立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統的評估和說明，并為最終完善該展會項目立項策劃的各具體執行方案提供改進依據和建議。因此，《展會項目立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內容：

1、市場環境分析

（1）宏觀市場環境：包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。

（2）微觀市場環境：包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、營銷中介、服務商、社會公眾等。

（3）市場環境評價：SWOT分析法，即內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅分析。

2、展會項目生命力分析

（1）項目發展空間：即分析舉辦該展會所依托的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。

（2）項目競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。（3）辦展機構優劣勢分析

3、展會執行方案分析

1）對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括：

(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產業的特征。(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產業的展會。(4)在展會展品范圍所在產業里能否舉辦如此規模和定位的展會。(5)展會的辦展機構在計劃的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。(6)辦展機構對展會展品范圍所在的產業是否熟悉。(7)展會定位與展會規模之間是否有沖突。2）招展招商和宣傳推廣計劃評估

（1）招展計劃評估

（2）招商計劃評估

（3）宣傳推廣計劃評估 3）展會項目財務分析

（1）價格定位

（2）成本預測

舉辦一個展會的成本費用一般包括：

會展策劃書

1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標準層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。

2)展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、新聞發布會的費用等。3)招展和招商的費用。

4)相關括動的費用。包括技術交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。5)辦公費用和人員費用。

6）稅收

7）其他不可預測的費用

（3）收入預測

舉辦一個展會的收入一般包括： 1）展位費收入 2）門票收入

3）廣告和企業贊助收入 4）其他相關收入

（4）盈虧平衡分析

（5）現金流量分析 1）凈現值分析 2）凈現值率分析 3）獲利指數

4）內部收益率

5、風險預測

（1）市場風險

（2）經營風險

（3）財務風險

（4）合作風險

6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。

7、改進建議

針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。

8、努力的方向

會展策劃書

根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

三、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作要求

《展會項目立項可行性研究報告》是辦展機構進行決策是否要舉辦該展會的重要依據，因此，《展會項目立項可行性研究報告》的寫作必須做到材料真實充分，分析客觀科學，判斷準確有理。

1、市場環境分析

市場環境分析是展會立項可行性分析的第一步，它是根據展會立項策劃提出的展會舉辦方案，在已經掌握的各種信息的基礎上，進一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎和社會基礎。市場環境分析不僅要研究各種現有的市場條件，還要對其未來的變化和發展趨勢作出預測．使立項可行性分析得出的結論更加科學合理。

市場環境分析是從計劃舉辦的展會項目的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備；展會項目生命力分析則是從計劃舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會是否有發展前途。分析展會項目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發展前途的問題。

2、展會項目生命力分析

市場環境分析是從計劃舉辦的展會項目的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備；展會項目生命力分析則是從計劃舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會是否有發展前途。分析展會項目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發展前途的問題。

3、展會執行方案分析

展會執行方案分析是從計劃舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會項目立項計劃準備實施的各種執行方案是否完備，是否能保證該展會計劃目標的實現。展會執行方案分析的對象是該展會的各種執行方案，分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。

需要強調的一點是，對展會基本框架進行評估，重點不是分析構成展會基本框架的某一個因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。因為，盡管對構成展會基本框架的每一個因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構成的展會基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種“個體合理，群體沖突”現象的出現，對展會基本框架進行評估就十分重要。

會展策劃書

4、展會項目財務分析

展會項目財務分析是從辦展機構財務的角度出發，分析測算舉辦該展會的費用支出和收益。展會項目財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的展會是否經濟可行，并為即將舉辦的展會指定資金使用規劃。

5、風險預測

從展會立項可行性分析的角度看，風險就是辦展機構在舉辦展會的過程中，由于一些難以預料和無法控制的因素的作用，使辦展機構舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預期發生背離，從而使辦展機構舉辦展會的計劃落空；或者是即使展會如期舉辦，但辦展機構有蒙受一定的經濟損失的可能性。

6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。

7、改進建議

針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。

8、努力的方向

根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

《參展說明書》寫 作

一、《參展說明書》的概念

辦展機構在確定了展會的有關日期安排，指定了展會承建商、展會運輸代理和展會旅游代理以后，就可以著手編制展會的《參展說明書》了。《參展說明書》是辦展機構將展會籌備、開幕以及參展商參加展會時應注竟的其他問題匯編成冊，以方便參展商進行參展準備的一種小冊子。編制參展商手冊是展會籌備過程中的一項基礎性的工作。

二、《參展說明書》包含的主要內容及寫作要求

會展策劃書

從某種意義上講，參展說明書是幫助參展商進行參展籌備的綱領性文件，也是辦展機構對展會布展、展覽和撤展等各環節進行有效管理的指導性文件，參展商手冊所包含的內容涉及到舉辦展會的各個環節。

一般來說，參展說明書主要包括以下幾方面的內容：

(1)前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環節要自覺遵守本手冊的相關規定等。前言一般都很簡短，言簡意賅。

(2)展覽場地基本情況。包括展館及展區平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術數據等。繪制展館及展區平面圖時，要注意標明展館各種服務設施所在的位置、展區和展位劃分的詳細情況、展館內部通道和出人口等；在繪制至展館的交通圖時，要注意標明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等；對于該展覽場地的基本技術數據，要清楚準確地列出地面承重、館內通風條件、貨運電梯容積容量、展館室內空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應狀況等。對展覽場地基本情況的介紹．對于幫助參展商準確地找到展館和自己的展位，進而進行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。

（3)展會基本信息。包括展會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構、展會定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時間，要具體列明展會的布展時間、開幕時間、對專業觀眾和普通大眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，對以上時間盡量精確到小時；對于辦展機構，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機構、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細聯系地址、聯系電話、傳真和聯系人，如果有網址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時候方便聯系各有關單位。

(4)展會規則。就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時所必須遵守的一些規章制度，包括：展會有關證件使用和管理的規定、展會現場保安和保險的規定、層位清潔的規定、物品儲藏的規定、現場使用水電的注意事項、現場展品銷售的規定、消防規定、知識產權保護規定、現場展品演示的注意事項等。展會規則是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展會現場管理和維護現場秩序十分重要。

（5）展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標準展位的基本結構和配置都是一樣的，所以“標準展位說明”主要是對展位的標準配置作出說明，列明參展商使用標準展位的注意事項，提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理辦法等。“空地展位搭裝說明”主要是對參展商搭建空地展位作出的一 13

會展策劃書

些規定和要求，如使用材料的要求、動火作業的規定、消防安全的規定和鋪設電線的規定等。層位搭裝指南對指導參展商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。

(6)展品運輸指南。是對參展商將展品等物品運到展覽現場所作的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內運輸指南等。不管是海外還是國內運輸指南，都要對展品等的運輸方式和運輸線路、各種貨品的交運和文件提交的期限、貨運文件的準備和交付、收費標準、包裝、海關報關、回程運輸、可供選擇的自選服務等作出具體說明。展品運輸指南對幫助參展商及時安排展品等物品的運輸有較大的作用。

(7)會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明。會展旅游信息要詳細地列出各指定接待酒店的檔次、協議優惠價格、地址、聯系電話和傳真以及聯系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前后可供選擇的商務考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務的。

(8)相關表格。是有關參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊，在展會開幕前適當的時間寄給參展商，也可以將其內容發布在展會的專門網站上供參展商閱覽和下載，如果展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本。

三、《參展說明書》的作用

《參展說明書》主要是為方便和指引叁展商順利進行籌展、布展、展覽和撤展等服務的，它不僅對參展商進行參展籌備有著十分重要的指引作用，也對辦展機構對展會的布展、展覽和撤展等各壞節進行有效的現場管理有很大的幫助和影響：

1、參展說明書對參展商的指引作用。參展商手冊分別對展覽場地、展會基本情況、展會規則、層位搭裝、展品運輸和會展旅游等作出詳細的說明，參展商在得到參展說明書以后，就可以按照該說明書的指引對叁展的各項準備工作進行籌備，如安排展品的運輸、準備展位的搭裝材料和設計等；在展會布展現場，參展商將按該說明書的有關要求進行展位搭裝和布展，避免布展期間的盲目和違規；在展覽期間，參展商可以按該說明書的要求布置展品演示；在撤展期間，參展商可以按照該說明書的指引有條不紊地撤展；展會結束后，參展商還可以按照 14

會展策劃書

該說明書的指引選擇適合自己需要的會展旅游。在參展說明書的指引下，參展商可以更有效地準備和完成參加展會各工作環節的各項事務。

2、參展說明書對展會現場管理的作用。參展說明書對展會在籌展、布展、展覽和撤展期間的各項規定，不僅有利于指導各參展商按規定辦事，也有利于辦展機構按該手冊的規定監督展會現場的各種事宜，并按手冊的規定為參展商提供各種服務。參展商手冊是辦展機構對展會籌展、布展、展覽和撤展等環節進行現場管理的重要依據之一，它為展會各階段制定了大家必須遵守的行為規范，有利于辦展機構按此規范對展會各環節的現場進行管理。

3、參展說明書對觀眾的作用。除了對參展商的指引和對展會現場管理的作用外，參展說明書對展會觀眾也能起一定的作用。比如，手冊對展館平面圖、館內服務設施分布圖、交通路線、指定接待酒店和展會開放時間的說明，就對觀眾參觀展會有較大的幫助。

觀眾在展館交通路線圖的指引下可以更方便地達到展館，在館內服務設施分布圖的指引下可以找到自己需要的服務提供點，可以享受展會指定接待酒店的優惠價格待遇．在展會開放時間說明的指引下可以合理地安排自己的參觀時間等等。一般來說，展會的觀眾有很大一部分是各參展商自己邀請來的，參展商一般都會將上述信息通知其邀請的觀眾，這樣，參展說明書對觀眾所起的作用將更大。

四、編制《參展說明書》的基本原則

從參展說明書所起的作用我們可以看出，參展說明書是展會籌備過程中的一個重要文件。要讓參展說明書在展會籌備過程中切實地起到上述作用，在編制參展商手冊時，我們必須做到：

第一、實用。參展說明書所包含的內容必須是對參展商進行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用，或者是對辦展機構對展會籌展、布展、展覽和撤展各環節進行管理有較大幫助，或者對參展商邀請其老客戶來展會參觀有輔助作用，否則，該內容就不能進入參展商手冊。

第二、簡潔明了。參展說明書對各方面內容的說明和敘述應該簡潔，文字不要太多，篇幅不要太長，能說明問題就行；參展說明書對各方面內容的說明和敘述必須準確、具體，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產生歧義．否則，在展會籌展、布展、展覽和撤展等環節的具體執行中就會引起爭議，既不利于參展商展出，也不利于辦展機構對展會現場進行管理。

第三、詳細全面。對于參展說明書提到的各項內容要盡量詳細，如對布展和撤展加班時間的規定可以具體到小時和分鐘，對各種表格的返回最后期限的規定具體到某月某日等等，這樣更有利于展會具體操作和管理；對于參展說明書提 15

會展策劃書

到的各項內容要做到沒有遺漏，如對展覽場地基本情況的說明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重能力、對消防的注意事項等要一一列明，不能遺漏，否則，現場操作就會出現問題，比如，如果沒有提到展館入口的高度和寬度，就有可能會使一些較大較長的物品進不了展館。

第四、美觀。參展說明書的排版和制作要美觀大方，印刷講究，盡量不要出現錯別字和其他印刷錯誤；參展說明書的制作和用紙與展會的檔次和辦展機構的品牌與聲譽相符，不能讓人產生不好的聯想。

第五、專業。參展說明書的遣詞造句要符合行業習慣和規范，要使用行業熟悉的語言，所涉及的術語要規范，不能想當然地使用一些行業比較陌生的詞語；內容編排要符合參展商籌展的籌備程序，不能讓他們翻來覆去地尋找自己需要了解的內容。

第六、國際化。如果展會是國際性的展會，或者展會有向國際化方向發展的打算，那么，參展說明書的內容編排和制作也要盡量做到符合國際參展商的需要，如除要有中文的文本外還要有外文的文本。外文文本的參展說明書，其翻譯一定要準確，因為海外參展商就是根據該說明書來籌備各項參展事宜的；如果翻譯不準確，將會給他們帶來極大的不便。

第三篇：會展策劃流程

會展策劃的內容和基本流程

一、會展策劃的內容

會展策劃與計劃不同，它有為達到目的的各種構想，這些構想和創意是新穎的，與目標保持一致的方向，有實現的可能。把策劃過程用文字完整地記錄下來就 是會展策劃案。廣義的會展策劃案可以涵蓋經市場調查而產生的可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃方案、宣傳手冊等，包括圍繞某次會展的展前、展期、展后所有的策劃文案。

會展策劃行為離不開市場，策劃者必須以市場為導向，利用各種宣傳、廣告手段，營造商業氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網絡，進行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標客戶紛紛前來報名參展。在整個策劃活動中，以專業的展覽服務，贏得買家和賣家的支持與信賴十分重要。計劃、實施、評估，是現代經營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗證會展策劃實施情況必不可少的工作。當整個會展策劃、實施工作結束后，會展人員應及時進行評估，總結經驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結報告，為以后會展工作準備可借鑒的歷史參考文獻，不斷提高會展策劃的水平。會展的效果評價與測定：

會展評估工作一般可分為以下兩個方面：一是對展覽環境、對展覽籌辦工作及展覽后臺工作的評估，這一部分工作在展覽會結束時完成；二是對展臺工作及展覽前臺工作進行評估，這一部分比較復雜，先在展覽會結束時針對展臺工作進行評估，然后在展覽的后續工作過程中，跟蹤評估。

二、會展策劃的基本流程

1.成立策劃小組

會展策劃工作需要集合各方面的人士進行集體決策，因此，首先要成立一個會展策劃小組，具體負責會展策劃工作。一般而言，會展策劃小組應由以下幾種人組成。一般由總經理、副總經理或業務部經理、策劃部經理等。

業務主管。在會展公司里，業務主管（貿易展示會經理）具有特殊地位，他是溝通會展公司與展會服務承包商、參展商的中介，一方面，他代表會展公司與展會服務承包商、參展商等洽談業務；另一方面，他又代表展會服務承包商、參展商等監督會展公司一切活動的開展。

策劃人員。一般由策劃部的正副主管和業務骨干來承擔，主要負責編擬會展計劃。

文案撰寫人員。專門負責撰寫各種會展文案，包括會展常用文書、會展業務社交文書、會展業務專用文書、會展業務推介文書、會展業務事務文書、會展業務 合同協議文書、會展業務法律文書等。

文案撰寫人員應該能夠精確地領悟策劃小組的集體意圖，具有很強的文字表述能力。

美術設計人員。專門負責進行各種類型視覺形象的設計。美術設計人員是策劃小組很重要的組成部分。因為在整個會展策劃過程中，諸如各種類型的廣告設計、展示設計、展示空間設計等都需要美術設計人員的參與。美術設計人員必須具有很強的領悟能力和很強的將策劃意圖轉化為文字、圖畫的能力。市場調查人員。能進行各種復雜的市場行情調查，并能寫出精辟的市場調查報告。

媒體聯絡人員。要求熟悉各種媒體的優勢、劣勢、刊播價格，并且與媒體有良好的關系，能按照會展策劃的部署，進行媒體規劃，爭取最佳的廣告宣傳效果。公

關人員。能夠為會展公司創造融洽、和諧的公眾關系氛圍，獲得各方面的支持幫助。同時能夠從公關的角度提供建議。在會展策劃過程中，由業務主管負責，各方面人員需通力配合，協調一致，共同做好會展策劃工作。

2.進行市場調查

市場調查是以科學的方法，有系統、有計劃、有組織地收集、調查、記錄、整理、分析有關產品或勞務市場等信息，客觀地測定與評價，發現各種事實，用以協助解決有關營銷的問題，并作為各種營銷決策的依據。會展市場調查是會展策劃的基礎。從傳播學的角度來看，市場調查是會展策劃者為了了解市場信息，把握市場動態，進而確定會展目標和主題，編寫會展策劃方案，選擇會展策略，檢查會展效果等所必需的調研工作。只有在系統地收集有關市場與相關背景的資料，并加以科學概括分析基礎上確立的會展策劃，才能卓有成效地實現其總體目標。在執行市場調查時，不僅要考慮本區域的優勢產業和主導產業，還要考慮重點發展中的行業、政府扶植的行業等。具體分析行業市場狀況，要摸清市場的歸屬，即買方市場還是賣方市場等。以一次展覽會為例，主辦者需要將市場調研的重點放在以下四個方面： ?

? ? ? 總之，在瞬息萬變的市場中，如果沒有科學的市場調研和預測做先導，會展策劃、運作就很難達到預期的目的。

3.決定會展策略

作出會展決定是一個決策過程，應該有相應的程序。在一般情況下，會展決策應考慮營銷需求、市場條件、營銷方式、內部條件等因素。在充分地進行市場調研與預測之后，接下來，需要進行會展目標市場的定位與制定會展營銷計劃。以展覽會為例，組織者在進行目標市場定位時需考慮以下因素。

展覽會的類型。組織者首先要明確自己所主辦的是什么類型的展覽會，因為政府主辦的展覽會、公益性質的展覽會和商貿展覽會在具體操作模式和策略 的制定上有很大區別。

產業標準。導致展覽目標市場定位復雜的原因之一是一次展覽會往往要涉及多個產業。如舉辦一次汽車展覽會，組織者除考慮汽車生產企業外，還要努力吸引銷售、運輸等汽車需求較大的企業，甚至一些研究機構等。

地理細分。由于不同地區的參展商和專業觀眾有著不同的需求特征及營銷反映，所以地理變量經常被作為劃分展覽市場的依據。在進行地理細分時，展會組織者不僅要分析不同國家的參展商對展覽會的個性化要求，而且要弄清參展商 在本國的具體分布，這樣才能行之有效地進行決策。

行為細分。行為細分是指根據參展商的參展動機、購買動機、購買狀態或對展覽會的態度等進行劃分，其中參展動機被認為是進行展覽市場細分的最佳起點。決定會展策略應該在充分掌握現有相關資料的基礎上進行，如宏觀政策環境、企業經營實力、會展市場競爭狀況、顧客滿意程度等。如從會展營銷的角度來說，一份會展營銷計劃應包括會展營銷現狀分析、企業（或具體會議、展覽會）分析、營銷目標的確立、市場營銷組合策略、具體的行動方案、營銷預算費用以及營 銷計劃的執行與控制等。

4.制定媒體策略

現代社會是一個信息社會，人與人之間、企業與企業之間都需要交流，而信息交流的主要載體便是各種各樣的媒體。實施有效的媒體策略對會展活動組織者至 關重要，會展組織者要根據有限的廣告預算以及舉辦會議或展覽會的需要和條件，來選擇合適的媒體。在選擇媒體的類型時需要綜合考慮目標受眾的媒體習慣、產品性質、信息類型以及廣告成本等因素。在市場經濟的沖擊下，中國傳媒的市場化步伐越來越快。市場化程度的提高，帶來了媒體的迅速成長或衰落，會展專業媒體也不例外。因而，在制定具體的媒體策略時，必須要分析媒體在會展活動中的成長策略。以展覽活動為例，在制定策略上，要綜合考慮媒體在宣傳活動中、在聯系活動中以及在提升展覽企業形象活動中的成長策略等。在會展活動中，不同利益的相關主體面向特定的公眾需要采取不同的媒體策略。

例如，若從提升城市形象的角度分析，在一次大型的國際會議或展覽會中，城市政府面向媒體的主要工作包括以下三點。

1)在會展活動開始之前，政府需要媒體對展覽會前期的準備工作、展覽會的特點及創新性等作大量宣傳報道，具體方式有舉行記者招待會，或組織專家學者討 論并在專門的媒體上發表聲明，以吸引市民和潛在專業觀眾的注意。

2)在展會舉辦期間，繼續組織有關媒體尤其是本地的主流報紙或電視臺對會展活動作進一步宣傳，以滿足不同公眾對此次活動的關注需要。

3)活動結束之后，政府應該鼓勵媒體對此次活動的效應和成果等作總結性的報道，以加深公眾的印象，并達到提升城市形象的目的。若從參展商與媒體的角度來說，在展覽會開幕之前，參展商除了可以通過直接郵寄等方式與客戶聯系并邀請對方光臨自己的展臺外，還要積極利用各種形式的媒體對本企業的參展活動作大量的宣傳，可以在報紙、雜志或參展手冊上刊登廣告，也可以利用展覽會主辦者發行的展覽快訊，宣傳和介紹企業參展產品，以吸引專業買家來洽談。在展覽會期間，還可以通過別出心的現場表演、公關事件，或召開新產品推介會等，來吸引媒體和專業觀眾的廣泛關注。另一方面，為推廣企業的品牌形象或提高產品的知名度，參展商必須與媒體保持良好的關系，并積極提供有價值的新聞，爭取讓媒體在展會期間對本企業給予更多的報道。隨著會展活動的不斷升溫，不僅是大眾媒體，專業媒體也跟著熱起來。縱觀現有的會展雜志、報紙及網站的競爭格局和特點可以發現：專業刊物正走向多元化，刊物定位也更加鮮明，媒體的形式豐富多彩，互聯網正在被深入地應用，因而，在會展的媒體制定上，必須與時俱進，選擇更加有效的媒體策略。

5.制定設計策略

商業展覽展示設計是以傳達展覽信息、吸引參觀者為主要機能的有目的、有劃的環境、展臺、展品設計。好的設計能提高展會的品位，吸引參展者、參觀者，對產品營銷也起著潛移默化的作用。一般而言，較大的展覽會，會展的有關設計問題在開展前個月就開始了。

你所了解的展覽會設計策劃問題是怎樣的？

從參展商的角度來說，設計不僅僅是一個展臺設計的問題，在策劃階段就要考慮設計展覽結構、取得展覽公司的設計批準、制作展覽宣傳冊等。展臺設計根據具體情況要求有不同的設計原則、功能區分，所以其設計的策略也是千變萬化的。我們以宣傳材料的設計與制作為例。對于參展商來說，狹義的宣傳材料主要 指各種文字資料，如宣傳冊頁、新聞稿件等。而事實上，宣傳材料不僅僅限于現場分發給觀眾或記者的文字資料，它還包括很多形式，如直接郵寄資料、產品介

紹、、紀念包（手提袋）、酒店的戶外廣告或展覽會的每日快訊等。在宣傳材料外觀的設計上，必須要尊重整體風格，同時，要能形成強大的視覺沖擊力。外觀設計主要是要解決材料的形狀和大小兩個問題，并要求設計富有人性化，便于人們攜帶。

6.制定預算方案

良好的財務管理和預算控制是籌辦會展最重要的因素之一，如果安排得當不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的來源及比例、分析主要的投入項目、確定主要的收入來源。預算是協助實現財務目標的一個工具。可以把預算看作是一張特有地圖，它能引導公司達到所尋找的目標。為了達到這個目標，會展在制定預算時必須做到有計劃、有步驟，不斷更新信息。制定會展預算所考慮的內容。

一般說來，制定一份會展預算至少包括以下幾方面的內容。

歷史數據。回顧過去的工作，以便制定出相對精確的新預算。

行政管理費。包括項目共享的費用如工資、獎金和復印、電話、信函來往、計算機等要支付的費用。

收益。即預算帶來的收入，包括公司撥款、預算、注冊費、出售展品和紀念品的收入、贊助等。

固定費用。如印刷和郵寄宣傳資料所需的費用。

可變費用。如餐飲費等。

詳細開列的項目。詳細開列的項目列明預算中的各個項目。

調整控制。由于預算是根據估計而制定的，因此不一定準確，需要不斷地調整。在會展中，為了衡量一個項目的財務成果，必須設置一個用于實現既定財務目 標的預算開支。預算采用的方式，可視具體情況而定。

7.撰寫策劃方案

會展策劃就是會展的策略規劃，為了會展的成功舉辦，必須對會展的整體性和未來性的策略進行規劃。它包括從構想、分析、歸納、判斷，一直到擬定策略、方案的實施、事后的追蹤與評估過程。

8.實施效果評估

展覽的效果是長期的。展出者在重視并投入很大力量進行展臺設計、產品展示、展覽宣傳、展臺接待和推銷等工作的同時，也應當投入相當的力量做會展后續工作。如果說會展相當于“播種”，建立新的客戶關系，那么，會展的后續工作就相當于“耕耘”與“收獲”，將新的關系發展為實際的客戶關系。會展的后續工作有很多，實施效果評估是其中的重要一環。會展的效果評估內容也很豐富，有展覽工作評估和展覽效果評估。展覽效果評估需要由展出者自己安排或委托專業評估公司來做。展覽效果的評估內容有定性的內容也有定量的內容，條件許可的情況下盡量用定量的評估內容，這樣，能使評估的結果更客觀、更有價值。總之，會展作為一種營銷方式，在開拓市場、鞏固市場等方面發揮著重要作用。但是會展是一項復雜、浩繁的工程，它的工作環節很多，為了保證其可行、順利、有效地開展，必須要重視會展的策劃工作。有有學者指出，只有當會展被認為是最有效的營銷方式時才決定會展，而在決定會展后，能激發創意，有效地運用手中的資源，選定可行性的方案，達到預期目標或解決一個難題，就是策劃。會展策劃在整個會展過程中扮演著一個重要角色。

會展策劃設計流程會展策劃設計流程

一：對企業進行有針對性的市場調研

收集有關本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結集歸檔。

二：制定詳細完整的會展策劃方案。

確定會展的目標市場，會展的規模，展品的選擇，評估觀眾數量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預算。

三：實施前的培訓。

讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

四：印刷材料的設計制作。

利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業的影響力，吸引更多的目標客戶。

五：展臺的布置及展示。

設備的調試安裝，展臺的人員配備。

六：相關的會展服務。

根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式，設計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設施。七：做好對活動的評估。

開好總結會，做好善后公關工作。

會展服務項目：

視聽設備租賃 展示道具制作 展廳專賣裝潢 舞臺設計燈光表演 花草租賃 寫真、泡沫字、雪弗板字等美工制作 拆裝運輸 大型倉儲 大型活動安排 提供禮儀，司儀 各地巡演 T臺制作、租賃。

會展籌劃細節

邀請

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

回執——對于主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。

回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

簽到與入住安排

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。

大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。餐飲安排

一般而言，展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

秘書服務

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

茶歇

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

翻譯

可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要 “采購”就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。

再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內雇用方有權要求翻譯保密，并有權要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

車輛調度 重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者。

第四篇：會展流程

會展流程

流程：會展行業術語，分為會展管理流程、實施流程等。根據時間或內容設定的一種表示職權職位分工與合作的執行引導過程。

展會的流程包括前期策劃、市場推廣、招展、客戶服務、布展、展出、展后幾個方面。前期策劃包括立項、相關資源的聯系、相關合作單位的確認等等；市場推廣包括宣傳推廣和觀眾組織；招展就是實際的營銷過程，也是展會的最大收入來源；客戶服務包括和展商的互動，為他們提供一切有關參展事宜的服務；布展包括展品運輸、展臺搭建等等，展位一般分為標準展位和特裝展位，前者是承辦單位來搭建，后者是參展商自己來搭建；展出期間包括展會現場的服務，如維持現場秩序，解決客戶問題，接待專業觀眾等等；展后主要是要做展商和參觀商的回訪，整理好數據庫，然后撰寫出總結報告，提供給參展商，另外，也要在媒體上有會后報道。

展覽會流程

1、報展程序

選擇某個展覽后，與主辦單位取得聯系，對方會傳真或郵寄給你報展文件，這些文件應包括展覽會介紹材料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。填好參展表格、返回個大會主辦者、并得以確認之后，你還要將全部或部分展位費，作為定金匯至主辦者，這樣你的展位便得到最后的確定。

2、費用預算

參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經費預算時、還要加上總費用的10%，作為不可預見費用的開支。

3展臺位置

展臺的位置由主辦方全盤規劃，按照產品服務的內容、行業、地區等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請表格大會主辦者，越容易得到好的位置。

4、標準展臺

除國內某些大型商品訂貨會，仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積位9平方米（3米*3米），成為標準展臺。大會主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基礎設施，包括三面展臺，二個能固定再站墻上的射燈，一個展桌（長1米、寬50厘米、高80厘米），二把椅子、地毯、220V5ASANXIANGDIANY

第五篇：會展操作流程

展覽操作流程（開展前）

展覽操作流程（開展前）作者：毛豆先生（1）展覽操作基本程序

3．1項目構思

展覽正式立項的基本構思過程，包括了立項的原因、理由、目的、以及展覽項目展示內容、時間，城市等。是展覽立項之前的基本構思。通常由展覽專業策劃人員，完成初期的構思過程，并通過文案進行描述。3．2 展覽調研

通過設計問卷、電話調查等方式，來驗證構思方案的成立性，主要爭對參展群體、觀展群體的調研，來進行可行性的基本分析。3．3創意開發

通過一定時段的調研與專家論證，對原有的構思重新進行分析、評估。部分創意內容，則要根據市場調研結果進行即使調整。3．4規模設計

對即將舉辦的展覽活動，根據市場調研結果，進行規模設置。3．5主題定位

通常在進行初案溝通時，項目管理者、策劃者應當與相關監督機構就展覽項目的主題定位進行論證。主題定位即展覽項目展示的基本中心思想。3．6形象標識

形象標識是展覽文化體現的重要組成部成。通過形象與各類標識反映展覽項目的中心思想與暢導理念。3．7 CI 建設

CI是企業識別系統，是保證企業在經營理念，行為模式，以及對外形象方面達到高度統一的有效工具。而CI策劃，也就是從建立CI體系，到執行CI的實施的企劃方案，以及組織整個過程，就叫CI策劃。3.8 VI 設計 VI：視覺識別

VI：以標志、標準字、標準色為核心展開的完整的、