第一篇：淺談秘書在應酬活動中的文化素養

淺談秘書在應酬活動中的文化素養

-摘要：21世紀的秘書的職能也不僅僅局限于簡單的辦公室活動，各式各樣的應酬和社交場合也漸漸成為秘書工作中的一部分。秘書在各種應酬活動中表現出來的文化素養既是其自身形象的綜合體現，又決定著企業的發展前途。本文主要從餐飲文化，服飾文化，談吐文化，風俗文化與禁忌幾方面分析秘書應具備的文化素養。

關鍵詞：秘書

應酬

新職能

禮儀

禁忌

用現代人的眼光來看，人與人之間的交際應酬，不僅是一種出自本能的需要，而且也是適應社會發展，個人進步的一種必不可少的途徑。由此可見，具有較強的交際能力，是現代人立足于社會并求得發展的重要條件[1]。隨著時代的發展，秘書的職能不僅僅只限于單純的辦公室事務，而且越來越看重人與人之間的交際。作為一名現代秘書，我們往往在應酬過程中處在一個組織和籌備的位置上，在整個應酬活動中秘書都起到了穿針引線的作用。能否讓一場應酬在愉快的氣氛中進行，既考量著秘書的人格素養，又決定著企業的發展前途。那么，秘書在各種應酬活動中應具備哪些文化素養呢？

一、餐飲文化

在人際交往中，“食”也占有一席之地。利用餐飲，不僅可以招待親朋好友，解決實際問題，而且還可以作為社交活動的一種具體形式，展現個人的良好修養，表現對交往對象的尊重，友善和誠意。在社交活動中，不論自己是主人還是客人，離開了餐飲活動，或是不注重自己在餐飲活動中的表現，都難以取得社交活動的成功[1]。現代秘書在應酬時會遇到各個國家，各個地區的人，所以在中西餐方面都應該具備一定的知識，這樣才能在各種場合中應付自如。

（一）時空的選擇

吃正餐，特別是舉辦正式的宴會時，必須兼顧其舉辦的具體時間和地點。在確定社交聚餐的具體時間時，要優先考慮被邀請者，尤其是主賓的實際可能，如有可能，應先期與主賓協商一下，力求兩廂方便，達成一致。對于用餐的時間，也有必要加以適當的控制。對于現代人來說，宴請不僅僅是為了“吃東西”，而且也講究環境，強調“吃文化”。因此在空間選擇方面，應考慮到環境，衛生，設施，交通等各個方面的因素，這樣才能安排一個完美的餐飲宴會。

（二）菜單的安排

中餐歷史悠久，光菜系就有八大種，名菜更是數不勝數，所以在菜單的安排上我們也需要注意。在社交聚餐時，點菜時都要善解人意，寬厚待人，體諒對方。一般而論，在準備菜單時，我們可以盡量選擇具有中餐特色，本地特色的菜肴，或者所在餐館的特色菜。這樣便可以照顧到各方，而且不會出大的差錯。但是要注意宴請方和被請方是否有飲食方面的禁忌。如果能考慮到這些，相信菜單的安排也不再是一件難事。

（三）座位的排列

作為一個秘書，幫助領導安排一場宴席是一件再平常不過的事，考慮到宴請各方的身份和地位，在宴席上的座位安排便是非常重要的。在中餐方面，主人大都應當面對正門而坐，并在主桌就坐。倘若主賓身份高于主人，為表示尊重，可安排其在主人位置上就座，而由主人坐在主賓的位置上。在座位的安排上也應該考慮到餐廳的布置和環境等各個方面的因素。在西餐用餐中，還必須考慮女士優先等問題。與中餐不同的是，西餐宴會在排列位次時，要遵守交叉排列，一個用餐者的對面和兩側往往都是異性。所以在座位的安排上我們也應該考慮到各式各樣的因素。

（四）餐具的使用及用餐的表現

不同的國家，地區的菜肴，在用餐時借助的餐具往往大不相同。有的餐式要用筷子，有的餐式要用刀叉，有的則需要直接用手來取食。所以根據不同的就[本文來自第一公文網http://gongwen.1kejian.com]餐條件和菜肴我們也要選擇合適的餐具。并且在使用這些餐具的時候也要了解它們的正確用法，以免造成誤會。比如當暫時不用筷子時，可將它放在筷子座，或者放在自己所用的碗，碟的邊緣上。在正式場合用餐時，不能端起碗來進食等等。在用餐時，我們也需要做到適度修飾，準時到場，各就各位等用餐禮儀。

（五）飲酒

在中國的應酬活動中，人們喜歡在酒桌上決定事情，中國的酒文化博大精深，酒桌上的文化也逐漸形成了一股新的文化方式。作為一個秘書，參加商務宴席是再平常不過了，但要想在酒桌上應對自如達到事半功倍的效果就必須熟悉并掌握這些文化要素[4]。

1、眾歡同樂，切忌私語

大多數酒宴賓客都較多，所以應盡量多談論一些大部分人能夠參與的話題，得到多數人的認同。因為個人的興趣愛好、知識面不同，所以話題盡量不要太偏，避免唯我獨尊，天南海北，神侃無邊，出現跑題現象，而忽略了眾人。特別是盡量不要與人貼耳小聲私語，這樣會給別人一種神秘感，往往會影響喝酒的效果。

2、瞄準賓主，把握大局

大多數灑宴都有一個主題，也就是喝酒的目的。赴宴時首先應環視一下各位的神態表情，分清主次，不要單純地為了喝酒而喝酒，而失去交友的好機會，也不要因為喝酒而忘了自己參加應酬的目的。

3、語言得當，詼諧幽默

灑桌上可以顯示出一個人的才華、常識、修養和交際風度，有時一句詼諧幽默的語言，會給客人留下很深的印象，使人無形中對你產生好感。所以秘書在應酬過程中應該知道什么時候該說什么話，語言得當，詼諧幽默很關鍵。

4、勸酒適度，切莫強求

有的人總喜歡把酒場當戰場，想方設法勸別人多喝幾杯，認為不喝到量就是不實在。“以酒論英雄”，有時過分地勸酒，不僅會傷害身體，還會因醉酒而誤事，留下不文明的印象。

5、敬酒有序，主次分明

敬酒也是一門學問。一般情況下敬酒應以年齡大小、職位高低、賓主身份為序，敬酒前一定要充分考慮好敬酒的順序，分明主次。好使與不熟悉的人在一起喝酒，也要先打聽一下身份或是留意別人如何稱呼，這一點心中要有數，避免出現尷尬或傷感情的局面。敬酒時一定要把握好敬酒的順序。有求于某位客人在席上時，對他自然要倍加恭敬，但是要注意，如果在場有更高身份或年長的人，則不應只對能幫你忙的人畢恭畢敬，也要先給尊者長者敬酒，不然會使大家都很難為情。

6、察言觀色，左右逢源

要想在酒桌上得到大家的贊賞，就必須學會察言觀色。因為與人交際，就要了解人心，左右逢源，才能演好酒桌上的角色。

7、鋒芒漸射，穩坐泰山

酒席宴上要看清場合，正確估價自己的實力，不要太沖動，盡量保留一些酒力和說話的分寸，既不讓別人小看自己又不要過分張揚，選擇適當的機會，逐漸放射自己的鋒芒，才能穩坐泰山，不致給別人產生“就這點能力”的想法，使大家不敢低估你的實力。

秘書在應酬時永遠免不了喝酒，而中國也是一個酒桌文化特別發達的國家，中國人喜歡并且習慣在酒桌上解決各種各樣的問題，所以保持一個或者培養一個好的酒品是秘書在應酬過程中所不能忽視的一個非常重要的方面。

二、服飾文化

在社交場合，服裝在某種意義上好似每個人手持的一封無言的介紹信，時時刻刻向自己的每一個交往對象傳遞著各種信息。著名的意大利影星索菲亞·羅蘭就曾深有感觸地說過：“你的服裝往往表明你是哪一類人物，它們代表著你的個性。一個和你會面的人往往自覺不自覺地根據你的衣著來判斷你的為人。”正因為如此，在社交場合，只講“穿衣戴帽，各憑所好”，顯然是遠遠不夠的。作為一個秘書，經常會陪伴自己的領導參加各種各樣的社交場合，在這個時候能熟練的掌握各種服飾文化就變的非常重要了。

（一）場合現代的應酬多種多樣，不僅僅只限于飯桌上的交際，休閑應酬也漸漸的受到了各界人士的青睞，應酬的場合也擴展到各個領域，所以不同的場合便有不同的服裝要求，不然就容易鬧出誤會。比如說在公務場合，我們的服裝就需要考慮到莊重，保守，傳統等方面。在社交場合，秘書對于服裝的要求就更加的嚴格，要考慮到典雅，時尚和個性等等。隨著時代的發展休閑場所也變成人們交際應酬的首選場所，在輕松自然的環境中進行商洽更容易成功，所以作為一名現代秘書我們也應該掌握在休閑場合中的著裝，在這個時候我們在辦公室里經常穿的正裝或其他正式場合所穿的晚禮服也變的不再合適。在休閑場合我們可以盡量穿的舒適，方便和自然。這樣便可以在一個正確的氛圍中進行交際活動。

（二）款式

在服裝三要素之中，有關款式方面的禮儀規范最詳盡，最具體，最嚴格。選擇服裝的款式，最重要的是要使之合乎身份，維護形象，并且對交往對象不失敬意[1]。作為一名現代秘書，參加各種各樣的宴會或晚會是必不可少的，選擇正確的款式也是非常重要的，所以我們應該加強在服飾款式方面的了解，了解服裝款式的意義和用途。晚禮服或者正裝都是在秘書工作中經常會接觸到的服飾，正確的服飾有的時候也會讓你在交際過程中加分不少。

（三）色彩

色彩，是服裝留給人們記憶最深的印象之一，而且在很大程度上往往也是服裝穿著成敗的關鍵所在。世界著名服裝設計師伊迪絲·里德說：“也許在取得衣著成功方面，色彩是最有幫助的要素。色彩可以是您最好的朋友，也可以是您最兇[本文來自第一公文網http://gongwen.1kejian.com]惡的敵人”。所以要想在應酬場合選擇到正確的服飾，選擇到正確的服裝顏色是非常重要的。對于秘書而言，在服裝的色彩上要想獲得成功，最重要的是要掌握色彩的特性，色彩的搭配，色彩的調節以及正裝的色彩選擇四個方面的內容。在工作時秘書基本上是以正裝為主，在正式的應酬場合，秘書的正裝色彩應盡量采用三色原則，這也是正裝色彩的基本原則。這樣做，有助于保持正裝莊重，保守的總體風格，并使正裝在色彩上顯得規范，簡潔，和諧。當然在出席一些晚會或其他形式的晚宴時也可適當的選擇一些比較鮮艷或時尚的顏色。這要根據應酬的形式而定。

（四）配飾

在社交場合，配飾尤為引人注目，并發揮著一定的交際功能。這主要體現于兩個方面：第一，它是一種無聲的語言，表達著使用者的知識，閱歷，教養和審美品位。第二，它是一種有意的暗示，可借以了解使用者的地位，身份，財富和婚姻現狀[1]。作為一名秘書，我們在應酬時會遇到各式各樣的人，這其中也包括非常多的成功人士，在和這些人交往中，第一印象便變得非常的重要，如果在這個時候你有正確的服飾，并搭配了正確的配飾我相信在你進行應酬活動中一定可以達到事半功倍的效果。

三、談吐文化

語言是人類的交際工具和思維工具，是人們溝通信息、交流思想、聯絡感情、建立友誼的橋梁。語言是我們所知道的最龐大最廣博的藝術。在日常生活中，表達同樣一個意思，在語言上卻有美丑之分、文野之別。談吐禮儀的目的是通過傳遞尊重、友善、平等的信息，給人以美的感受。語言禮儀與一般語言的不同在于它不能使用侵犯他人的攻擊性語言，而是通過文明、禮貌的語言建立起情感溝通的紐帶。在使用輕松、詼諧、明快、幽默、委婉、莊嚴、贊美的語言所營造的自然、愉快、興奮、親切、可敬和舒暢的氛圍中培植和增進友誼[5]。秘書是一個與人打交道的職業，秘書的談吐直接影響著秘書的形象和企業的文化形象。

㈠談吐原則

言談應該遵循一定的規律和原則，做到言之有據、言之有理、言之有情、言之有文，才能使交談達到理想的效果。作為一個經常要運用到語言的秘書，我們也應該注意到以下幾個原則：

1、目的性原則

作為一名秘書，我們應該堅持“有意而言，意盡言止”、“話由旨遣”的原則，明確談話目的，是取得成功交談的前提條件。只有目的明確了，才知道應該準備什么話題和資料，采取何種談話風格，運用哪些技巧，從而做到有的放矢，臨場應變。如果談話目的不明確，漫無邊際，不僅浪費了時間，而且也是失禮的。所以談話之前，我們應該預先想一想要獲得的效果，在根據結果來調整自己的方式和步驟，這樣才能達到我們想要的目的。

2、對象性和適應性原則

秘書在應酬時會遇到各種各樣的人群，除了領導還包括普通群眾，所以和不同的對象相處時表達的方式也應該進行相應的調整。在談話時要有強烈的對象意識，適應語言表達的環境—即適應語境，話因人而異，根據談話對象的年齡、性別、職業、社會地位、文化知識水平及思想狀況區別對待。話講得好不好，不僅要看話語是否恰到好處地表達了自己的思想感情，尤其還要看談話內容是不是符合談話對象的需要，對方是否樂于接受。總之，交談中多談些對方喜歡聽的話總是相宜的，人喜則語言易入，包括提建議，提出批評更要講究方式、講究藝術，注意環境與場合，讓對方心悅誠服地采納、接受。

3、分寸性原則

在人際交往中，談話要有分寸，認清自己的身份，適當考慮措辭，哪些話該說，哪些話不該說，哪些話應該怎樣說才能獲得更好的交談目的，是講究談話禮儀應注意的。秘書面對的人群多種多樣，除了面對領導有時甚至還要接待來投訴或者提出批評意見的人群。在這個時候講話的分寸性就是非常重要的了。所以我們在講話時要盡量客觀，實事求是，不夸大其詞，不斷章取義。講話時盡量真誠，要有善意，盡量不說刻薄挖苦別人的話，不說刺激傷害別人的話。

4、忌談話題

在應酬活動中，有很多話題都是不適合出現的，比如說年齡、婚姻、住址、收入、經歷、信仰等一些個人隱私的問題。秘書是一個語言的組織者也是一個管理者，也經常會涉及到一些比較機密的文件。所以要做到人家不打聽的消息，別隨口亂提，人家不提的問題，別信口分析，私密文件的內容絕口不提等等。在一般的應酬過程中，不要涉及疾病、死亡災禍等不愉快的事情，如果對方主動談起，應誠意地表示關心、同情，說些有節制的勸慰語。不談那些荒誕離奇、黃色淫穢的傳聞等等。

㈡交談藝術

在一切使人喜悅的藝術中，說話的藝術占第一位，只有通過它才能使感官獲得新的樂趣。通過優化語言來提高表達效果的，這就是談吐藝術。優化語言的具體方法可因人、因時，因地而異，其主要方法有：委婉法、幽默法、模糊法和暗示法。

1、委婉法

委婉是一種既溫和婉轉又能清晰明確地表達思想的談話藝術。它的顯著特點是“言在此而意在彼”，能夠誘導對方去領會你的話，去尋找那言外之意。從心理學的角度來看，委婉含蓄的話，不論是提出自己的看法還是向對方勸說，都能比較適應對方心理上的自尊感，使對方容易贊同，接受你的說法。秘書是一個上傳下達的職位，不管是面對領導還是面對比自己職位低的人 我們都應該將語言組織的盡量婉轉化，使別人容易接受，這樣也更容易達到我們想要的目的。

2、幽默法

幽默是在一定的語言條件下，通過語言反常組合來實現的，它與諷刺、否定性滑稽的不同之處在于它所持的是溫和與寬容的態度，而后者則是尖刻、辛辣的，不友好的。莎士比亞說：“幽默和風度是智慧的閃現。”而秘書在與人交談時也可以運用一些比較幽默輕松的語句，使整個應酬的氣氛變的輕松愉快，這樣也可以讓應酬雙方的情緒比較放松，也更容易達到雙方想要的效果。但要記住：幽默是生活中的調味品而非食物。幽默多一分便成為油滑，少一分則成為做作。

3、模糊法

模糊性是語言的基本特征之一。模糊法是運用不確定的或不精確的語氣進行交際的辦法。在應酬過程中，并不是所有的事情都需要變的明朗化的，秘書在一些特殊的問題上也可以采用一些模糊的語言，這樣可以避免一些尷尬和誤會產生。而且有的時候模糊的語言也可幫助我們獲得更多的思考時間，使事情 可以得到更好的解決。

4、暗示法

暗示法是通過語言、行為或其他符號把自己的意向傳遞給他人，并引起反應的方法。秘書在應酬過程中會遇到很多的情況，這些情況有的時候并不適合表明，在這個時候我們就可以通過暗示法來表明我們的觀點。可以通過語言形式、表情或者一些動作來表明。暗示法是交際語言中也是很有效的藝術。

交談是雙向活動，是相互交叉談話，而不是一方發表演說或“獨白”。交談要注意以下事項：

1、必須有平等的談話態度

在現代社會中，每個個體都是平等的，而秘書也是一個從屬輔助型的社會角色。所以在交談時，我們要有一個平等的說話態度，不能唯唯諾諾也不能盛氣凌人。在應酬中也是一樣，使別人感覺到尊重才能讓自己也同樣獲得尊重。

2、必須給別人說話的機會

交談是雙向的。在應酬過程中，有人健談，口若懸河；有人木訥，期期艾艾，這種差別是存在的。但無論怎樣，我們都必須給別人說話的機會。傾聽別人的意見和觀點在讓別人感覺到你對他的尊重時也會讓你學習到更多的知識。所以給別人說話的機會也是非常重要的。

3、態度誠懇親切，充滿熱情

俗話說態度決定一切，談話中要給對方一個認真、和藹、誠懇的感覺。在應酬時，為了使交談能順利進行，雙方都應以飽滿的熱情投入其中，不但要聽，而且要講，要坦率陳述自己的看法，秘書在應酬活動中也是要做到主動，熱情，禮貌三點。這樣也會幫助我們在應酬活動中獲得成功。

秘書作為一個經常要與人交流的職業，我們應該把握好自己交流的態度和方式，用正確的方式表達自己的態度和立場，應酬的實質就是與人交流，相信掌握正確的談吐文化也讓秘書在應酬中如虎添翼。

五、風俗文化與禁忌

（一）風俗文化

風俗是某一國家或民族范圍內人群自發重復并相沿承襲的行為，是一種大家共同遵守的，習以為常的，處之泰然的生活方式，習慣[2]。風俗可以包括人的一切生活方式和為滿足這些方式所創造的事物,以及基于這些方式所形成的社會心態,道德觀念和行為準則[3]。入境問俗，入鄉隨俗的提法，隨著人類交往的日益增多，收到普遍重視。就像語言不通成為交往障礙一樣，交往雙方的風尚習俗也影響人們進行順利，愉快的交往和合作[2]。秘書人員掌握大量的風俗是必需的。隨著世界之間的聯系越來越緊密，我們在應酬時會遇到不同國家不同種族不同信仰的人。可能在他們的心目中他們的風俗和習慣是神圣而不可侵犯的。所以在和他們交往中了解他們的風俗文化也就變的越來越重要，孫子兵法里有一句話叫做“知己知彼，百戰不殆”。這句話也啟示我們要想在應酬中獲得自己想要的結果，了解對手有多么的重要。人們在交際和應酬時通常都希望獲得尊重，如果我們在應酬中能過掌握各種各樣的風俗文化便可以讓應酬雙方感受到你的真摯和誠意。另外，秘書在工作中經常要為應酬做一些準備工作，在這個時候能夠很好的了解對方在一些風俗上的習慣也可以避開許多在交際時的誤會。也可以幫助領導在應酬時可以針對對方的習慣進行交談，避免發生一些風俗上的沖突。所以，隨著時代的發展，對風俗文化的了解也漸漸的變成了現代秘書在應酬活動中所需要掌握的一項新職能。

（二）禁忌

與風俗習慣一樣，不同的地區不同的人也有著不同的禁忌，在交往過程中觸犯到對方的禁忌是一件非常不禮貌的事。

1、宗教禁忌

宗教是人類社會發展的產物。宗教的教義，信仰，理論以及禁忌制度在形成及傳播過程中，對人的思維，觀念乃至于對社會的發展都產生了巨大的影響，決定作用[2]。了解，尊重交際對象的宗教信仰，可以輔助交際活動的進行。

宗教博大精深，不同的地區不同的人群就有不同的宗教信仰，在這些宗教中也有著非常多的禁忌，并且對于宗教信仰者來說宗教是他們的精神支柱，甚至于比生命還重要。所以作為一個現代秘書在與這些人進行交際時了解他們的宗教禁忌就非常的重要了。如在信仰伊斯蘭教的阿拉伯國家，女子一般不露面陪客[2]。又如穆斯林通常不食豬肉或未誦安拉之名宰殺之物，并且不飲酒。中國的佛教徒在飲食上禁食葷腥之物，它不僅指的是不吃肉食，而且還包括了蔥蒜，韭菜等吃起來氣味刺鼻的食物[1]。對此要是不求甚解，或是貿然犯禁，都會帶來很大的麻煩。所以秘書在進行應酬時必須掌握相關的宗教禁忌知識，以免帶來不必要的誤會。

2、饋贈禁忌

所謂饋贈，即指為了向其他人表達某種個人意愿，而將某件物品不求報償，毫無代價地給對方[1]。在應酬過程中，互贈禮品是一件再尋常不過的事，作為一名秘書，幫助領導準備禮品也是一項非常重要的工作，但并不是只要送禮品就是正確的，與宗教禁忌一樣，在互贈禮品這個環節也有非常多的禁忌。

作為人際交往中的一項重要舉措，饋贈要求認真，自愿，而且不可強人所難。成功的饋贈行為，應當能夠借此恰到好處地向受贈者表達了自己的友好，敬重或其他某種特殊的情感，同時，它還應當能夠讓對方喜歡，并產生快感。所以選擇正確的禮品是一件非常重要的事。

不同的國家不同的種族對待各種饋贈品都有屬于他們的禁忌，所以了解這些禁忌對秘書在進行準備工作時也非常重要。比如在歐美國家，送人鮮花絕對不能是“13”支，而在日本，韓國，朝鮮，以及中國的廣州，海南，香港，澳門，臺灣地區，送“4”支鮮花給人，也是招人白眼的，因為其發音與“死”相近[1]。比如在意大利，千萬不能送手帕。在傳統習慣中，手帕是親人離別時擦眼淚用的不祥之物。如果你想送一件衣料給對方，也不能送帶菊花圖案的料子。因為意大利人習慣于在吊唁時送菊花。日本人討厭裝飾著狐貍和猩圖案的禮品，因為在他們心目中，狐[本文來自第一公文網http://gongwen.1kejian.com]貍是貪婪的象征，猩則意味著狡詐。陶瓷、玻璃制品也不宜作為禮品。日本人忌諱“破損”，他們認為這是非常不吉利的[6]。

應酬交際已經變成現代秘書工作中不可分割的一部分，對秘書工作的影響也是十分明顯的。因此，提高秘書在應酬中的應具備的一些職能，使其能夠正確的掌握應酬中應該具備的氣氛和禮貌，讓一個應酬活動在愉快的氣氛中進行也是秘書在日常工作中應該特別引起注意的部分。只有這樣才能成為一個真正優秀的秘書。而秘書也只有不斷的完善自己，才能使應酬雙方感受到對方的誠意，這樣才能更好的達到一次應酬活動其背后所蘊含的目標。

參考文獻：

［1］、《社交禮儀教程》 社交禮儀教程/金正昆著.2版-北京：中國人民大學出版社，200

5［2］、《公關禮儀》 公關禮儀/李興國主編.—1版.—沈陽：遼寧教育出版，社，2004.10

［3］、《江南風俗》 江蘇人民出版社 上海大學劉克宗，孫儀主編

第二篇：淺論秘書素養

淺論秘書素養

摘要：素養，孕育人才的土壤，素養愈厚，德才智能愈高。素養方面包括秘書人員的綜合素養、法律素養、智能素養、語言素養、人際素養、心理素養等，它們雖然不是最直接的工作能力，卻是一切工作能力有效發揮的根本保證，可以說是秘書人員的軟實力。

關鍵詞：素養

秘書人員

工作能力

工作質量

素養，孕育人才的土壤，素養愈厚，德才智能愈高。素養方面包括秘書人員的綜合素養、法律素養、智能素養、語言素養、人際素養、心理素養等，它們雖然不是最直接的工作能力，卻是一切工作能力有效發揮的根本保證，可以說是秘書人員的軟實力。

（一）綜合素養

秘書工作具有多元性、復合性的特點，作為領導身邊的輔助管理人員，秘書常常是既要提供智力服務，又要親自出面操持；既要運籌帷幄，又要捉刀代筆；對內是領導的左膀右臂，對外是單位的臉面喉舌。一個合格的秘書得是“出得廳堂，下得灶房”的角色，應是“通才”、“雜家”，也就是說要具有適應多方面工作要求的“綜合素養”。

1、準、細、實、探——秘書的基本素質 秘書具有什么樣的素質，對其工作質量有著至關重要的影響。在實踐中我們體會到，要真正適應新形勢，適應領導的高標準、嚴要求，廣大秘書人員必須做到準、細、實、深。準就是反映情況、報告信息一定要準確無誤，實就是觀察問題、分析問題一定要細致周到，實就是工作態度、學習態度一定要“實”字當頭，深就是參謀、服務一定要“深”人一等。

2、優秀秘書必備的四種素養

如何做一個優秀的秘書，怎樣才能在秘書崗位上成才，這是很多青年秘書都在關心的問題。一個秘書人員要想在平凡的崗位上脫穎而出，需要具備以下四種素養：珍惜參與機會、善于張揚個性、從不輕言拒絕、勇敢接受挑戰。

3、秘書道德“德仁義禮智信勇嚴”

中國古代大軍事家孫武，在其著名的《孫子兵法》中，曾用“將者，智、信、仁、勇、嚴也”的警句，道出了作為將領應具備的素質，時下用“德仁義禮智信勇嚴”要求秘書工作人員，道也十分恰當中肯。

4、在領導身邊工作“十要”

在日常工作中，每個人都要同領導打交道。特別是在領導身邊工作的同志，更需要懂得一點與領導相處的藝術。重點把握以下十個方面：要謹言慎行嚴律己、要取長補短勤交流、要接受批評不猜疑、要是非面前不搬弄、要維護形象負責任、要正常交流等距離、要勇于實踐挑重擔、要勤于思考善總結、要思前想后找準位、要對上對下一個樣。

5、秘書“十忌”

稱職的秘書人員，在工作中必須注意“十忌”：忌說話簡單粗暴、忌講假話、大話、空話、忌架空領導辦私事、忌作風漂浮、忌泄露機密、忌誤傳信息、忌打斷他人講話、忌報喜不報憂、忌無原則的承諾、忌辦事虎頭蛇尾。

（二）法律素養

隨著我國法制社會和市場經濟的日益成熟和完善，任何團體和個人的社會行為都要受到法律的約束。秘書的主要服務機構是黨政機關和企事業單位，他們為領導出謀劃策、替單位擬寫文書、參與各類公務活動。這些工作或者關系國計民生，或者關系合法經營，無不與法律法規息息相關。因此，秘書的法律素養是依法行政和守法經營的重要保證，也是秘書素養的重點。

1、正確認識幾個法律關系

法律意識是指依法辦事、依法行政、依法律己、依法行使權利和履行義務的意識。秘書人員要當好領導的助手，必須依法辦事、依法行政、依法律己，提高法律意識。秘書人員要提高法律意識，必須正確認識以下幾個關系：必須正確認識“人治”與“法治”的關系、政策與法律的關系、權利和法律的關系。

2、秘書要嚴把保密關 由于工作崗位的重要性和工作環境的特殊性，領導秘書接觸秘密多，知道秘密早，了解秘密深，因而保密的責任也就特別重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口，關好自己的門，把好報道的度。

（三）智能素養

總體而言，秘書對領導主要是提供智力上的服務，如溝通情況、協調關系、擬寫公文、處理信息、出謀劃策、輔助管理等等。這些工作要求秘書具有較高的知識與能力素養。知識是對客觀事物及其本質規律的認識，能力是運用知識來解決實際問題的本領。前者偏于理論，后者偏于實踐。秘書工作恰恰是在理論和實踐兩方面都具有較高的要求。離開智能素養，秘書將寸步難行。

1、秘書知識結構的合理化

知識結構是指一個人知識體系的構成情況與組合方式。文秘人員知識結構的合理化既是有效從事本職工作之必須，也是進一步發展與成才的基礎。

知識結構合理化是在遵循目標整體原則、層次原則、動態原則、個性原則、外貯原則的條件下得以完善的。文秘人才的知識結構是多樣的，成才的途徑是廣闊的。但在建造合理、高效的知識結構時，應注意以下幾個問題，即循序漸進、系統完善、主輔結合、不斷更新。

2、現代企業秘書的幾種能力（1）經濟工作能力：具有較高的政策水平、思想要敏銳、要通曉本企業情況、善于收集經濟信息、搞好公關工作。（2）善于協調的能力：上下關系的協調、秘書與領導的關系協調、領導成員之間的關系協調、職能部門之間的協調。（3）敢于創新的能力：要有自強不息的進取心、梳理敢為人先的競爭觀念、具有改革意識、具有獲取信息的超前意識，即強烈的信息意識、具有換位思維意識、要有一種堅韌不拔的毅力。

一個優秀的秘書工作者，除了應具備觀察能、協調能力、分析綜合能力、寫作能力、獨立工作和管理事務的能力外，還應具備駕馭時間的能力。在現代社會中，隨著管理職能的不斷擴大，組織機構的日臻復雜，信息量的增加和社會的加速發展，作為管理者有力助手的秘書，能得心應手地駕馭管理時間，乃是提高工作效率的一項必不可少的能力。主要是能夠分析自己的時間耗費、有效地計劃和組織、保持自己的工作重點及消除時間浪費的方法。

（四）人際素養

人際素養其實是智能素養的一個方面。由于秘書的特殊地位，這方面的智能素養顯得尤為重要。在單位內部，秘書崗位是當然的樞紐位置，起著溝通上下、協調左右的作用；在單位外部，秘書又被視為單位的形象代表和代言人，起著溝通內外的作用。要充分發揮這兩方面的作用，秘書必須具備協調、合作、公關、禮儀等素養，有建立和維持良好人際關系的高超智能。

1、重視人際關系能力的培養

人們常說，最復雜的是人際關系，最難學的是關系學，而秘書人員恰恰最需要增強人際交往能力，處理好人際關系，而這時因為增強人際關系能力不僅是秘書職業上的需要，同時處理人際關系也是一種管理智能。

2、親密有度，情感有節

秘書與領導在工作中接觸的機會比較多，除了完成領導大腳板的事項之外，常常還需要照顧好領導的私人生活，如出訪時生活物品的竹內，外出時個人生活的照顧等，這樣，秘書與領導之間的感情也隨之加深。但對于這種情感，秘書要處理恰當，應該做到與領導親密有度，情感有節。近些年，秘書職業呈現女性化趨向，女性秘書在與領導相處時更要正確把握好這種關系，掌握好分寸。

（1）關系處理不當造成的危害：一是從工作上看，易對決策產生私情干擾；二是領導與秘書的關系容易產生錯位；三是有損領導的尊嚴；四是秘書自身易導致感情的發展；五是容易引起周圍同事的誤解。

（2）解決辦法：一是工作上盡職盡責；二是關系上服從領導；三是感情上尊重領導；四是空間上保持距離；五是利益上公私分明；六是心態上積極健康；七是人品上明白做人。

3、秘書與領導的有限合作

秘書與領導的關系，實質上是一種合作關系。有些同志有意無意地主張這是一種無限合作，但這應該是“有限合作”的模式。顧名思義，有限的合作是指在某一領域、某一方面、某種程度上的合作，而非廣泛的無所不包的全面合作。

4、秘書的角色意識

社會學的角色概念是指在一定的社會關系中占某一社會地位或具有某種身份并遵守相應行為規范的一類人物。秘書作為一種社會角色，其獨特的社會地位決定了必須遵循相應的行為規范。實踐證明，秘書人員只有不斷強化角色意識，才能順利完成所承擔的各項工作，做到游刃有余、得心應手。

5、秘書的認同意識

為領導服務是秘書工作的核心內容，秘書常常需要充當領導代言人的角色。因此，秘書人員必須對領導者這一特定的服務對象，具有自覺的認同意識。包括語言習慣認同、角色認同、理論水平認同。秘書人員的認同意識，是基本的工作意識，是每個秘書工作者必須具備的。認同意識的培養和運用，應該是主動的、積極的，并且是具有創造性的。秘書人員必須積極主動地增強自己的認同意識，創造性地工作，更好地為領導服務。

（五）語言素養

語言素養是人際素養的有一個方面，當然也是其中最重要的一個方面。建立和維持好的人際關系，需要懂得合作、識禮儀；但更重要的是長于溝通，尤其是語言上的溝通。現代秘書既要在撰寫文件材料、領導講話時善于“舞文弄墨”，又要在接聽電話、接待采訪、匯報工作、參與談判時能夠“巧舌如簧”，隨著社會信息化程度的加深，秘書將面臨越來越高的語言素養要求。

1、秘書與語言文字修養

語言文字工作關系到社會各行各業，促進語言文字的規范化、標準化、對教育、科學和文化事業的發展，加強國內外經濟、文化的交流都有十分重要的意義。因此，全體秘書人員都應該努力提高自己的語言文字修養，注意用字用詞規范。以下幾個問題便值得一個秘書工作者高度重視，即濫用繁體字、寫不規范的簡化字、隨便寫錯別字、文白混用、隨便使用外來詞語或方言詞語、隨意使用新詞。

2、秘書的語言交際藝術

交際，又稱交往，是人與人之間相互聯系的一種行為；語言是人類最重要的交際工具，秘書的語言交際是秘書職業活動不可缺少的內容之一。

（六）心理素養

秘書處于單位的樞紐地位，承擔著復雜多元的工作。這些決定了在秘書身上外界的要求和自身的工作都是相當沉重的。在大多數情況下，秘書比本單位的其他職工承受著更多的壓力。而且秘書始終處于領導的輔助地位，做的多半是幕后工作，業績難以體現。這兩方面的反差，常常另一些秘書心態失衡。因而加強心理素養，是做好秘書工作的基本保證。

1、性格

氣質

能力

個性心理特征在個性結構中是比較穩定的構成物，主要包括性格、氣質、能力。這三個要素是秘書扮演好自己角色的基礎。

2、秘書的意志品質

意志就是自覺地確定目的，并根據目的來支配、調節自己的行動，克服各種困難，進而實現目的的心理活動。秘書工作在很多情況下是“人自為戰”，上級領導對秘書工作人員的管理基本上是目標管理，主要靠秘書自覺地完成任務。因此，外界對秘書的強制管理力量相對比其他行業要弱一些，因而為了達到預期的工作目的，對秘書意志力的要求也就要高一點。而一個意志堅強的秘書則應該具備以下幾種意志，即自覺性、果斷性、堅持性和自制性。以上，便是我關于秘書素養做的淺要論述。

參考文獻：

1、呂秀梅，張慶來主編《秘書》，機械工業出版社，2011-8-1

2、徐憲江編著《秘書的秘密2》，中國法制出版社，2010-09-11

第三篇：秘書的素養

第四章 秘書的素養

【教學目的】

1、通過學習，使學生了解秘書任職標準。

2、明確秘書任職標準與素質優化的區別與聯系的。

【教學重點、難點】

1、秘書的能力要求的具體體現

2、秘書的職業道德

【教學內容】

1、秘書的政治思想素質，秘書的職業道德

2、秘書的知識與能力結構

3、秘書的心理品質

第一節 秘書的知識和能力

[案例導入]1：不可忽略的財富

一家公司招聘總經理助理，經過多次篩選淘汰，最后剩下5位競聘者，決定勝出者的最后一輪考試，讓他們終生難忘。

考場是座5層的辦公樓，5位競聘者由工作人員帶進考場，當他們沿著階梯逐級而上，最后進入5樓時，只見總經理和主考人員已經坐在辦公室等候。當5位競聘者坐下后，總經理宣布，考試已經結束，優勝者已經考出來了，就是走在最后面的這位先生。頓時，5位競聘者大惑不解，總經理接著解釋道：“你們進入辦公室的過程就是考試。請看錄像：你們走到第二層樓梯途中，地上有一枚一毛的硬幣，前四位無動于衷，最后這位先生撿了起來。進辦公室后，他就交給了我。在你們走到第三層樓的出入口時，有位員工捧著一大摞資料出來，不小心滑了一下，資料撒了一地，前四位先生視而不見，還是最后這位先生幫助撿了起來。這兩件事雖小，卻反映了一個人的修養，別忘了，修養也是一種寶貴的財富，也是一種競爭優勢。

修養與知識的關系，就如同舵與槳的關系，有了好的修養和品質，才能為行為把好舵，才能把知識、智慧和能力正確地發揮到極致。

2：最好的介紹信

一天，某著名跨國公司在X市報上登了一則廣告，要招聘一名辦公室的秘書人員。近100人前來面試，其中不乏名牌高校的畢業生和很有些背景的應聘者。最終總經理卻選中了一位普通學校畢業的、毫無背景的年輕人。這讓不少人大為驚訝。總經理向大家解釋到，“其實這位年輕人帶來了最好的介紹信。他在門口蹭掉腳下帶的土，進門后隨手關上了門，說明他做事小心謹慎。當他看到殘疾老人時，他立即起身讓座，表明他心地善良，體貼別人。進了辦公室他先脫去帽子，回答我的問題干脆果斷，證明他既懂禮貌又有修養。”總經理頓了一頓，接著說：“其他所有的人都從我故意放在地上的那本書上邁過去，而這位年輕人卻揀起那本書，放回桌上。當我和他交談時，我發現他衣著整潔，頭發梳得整整齊齊，指甲修得干干凈凈，難道諸位不認為這是最好的介紹信嗎？我認為，這比介紹信更為重要?”

思考：

1、為什么修養也是秘書人員的一種寶貴財富？

2、作為一名秘書人員，至少應具備哪些修養和品質？

秘書的任職標準既是秘書人員的努力方向，也是對秘書工作的評價標準，同樣也是考量秘書晉升的客觀要素。

一、秘書的知識結構

知識結構，是指人們所學的知識在頭腦中的有機聯結與組合，也是一個人知識層次的構成的情況。

秘書的知識結構應是：

（1）秘書應具備的基本知識

基礎知識是所有秘書工作人員賴以工作，學習的基礎，是吸收其他專業知識，相關知識和發展各種能力的前提條件。

（2）知識結構

A、秘書工作專業知識

主要包括：秘書學、文書學、檔案管理學、辦公室現代化知識等。

B、秘書人員所在行業的專業知識

秘書在特定專業待業中工作，要得心應手必須懂得這方面的知識才能當一個同行的輔助管理者。

例：商務秘書應具備的行業專業知識包括：行政管理學，商業企業管理學、企業市場營銷學、物價學、統計學等。

C、建立最佳知識結構的方法

* 博與精相結構

* 理論與實踐相結合* 定向積累與靈活調節相結合。

D、秘書知識的更新

秘書一定要努力地積累知識，成為廣學博聞，專業精深的人才。

二、秘書的業務能力

1、辦事能力

“知識面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經驗豐富”。辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領會能力，分析能力，應變能力。

2、交際能力

3、表達能力

包括口頭表達能力與書面表達能力，能說會道是秘書的“看家本事”

4、操作能力

辦公自動化、駕駛、攝影技術等

三、案例分析：（1）跳槽

小麗剛畢業半年，最初在一家廣告公司做文案，但她對這項工作并不滿意。她請在獵頭公司工作的好朋友為她特色一份更好的工作。在朋友的幫助和“包裝”下，她成功地應聘到一份美資出口加工企業的總經理秘書的工作。但小麗在高興之余，不免開始擔心起來：我對秘書工作可是知之甚少，我能做得了嗎，可是放棄這個機會又多可惜？幾番往復，但她還是經不住那位“獵頭”朋友的鼓動，辭職高就了。但是，接下來的兩個月，她因為不懂基本的秘書技能，又加上不懂外貿函件的處理，工作陷入極度窘境，最終，她被辭退了。

思考：

1、請幫小麗總結一下跳槽失敗的教訓。

2、如果應聘秘書職位，你認為至少應具備哪些基本的素養？

（二）差距

同窗王芳和李蘭幾乎同昌應聘在某農產品超市當辦公室文員。不久，李蘭受到總經理的青睞，一再被提升，很快就做到了部門經理，可工作起來同樣肯吃苦的王芳卻一南在做著文員。終于有一天。王芳忍無可忍，向總經理提出辭呈，并痛斥總經理用人不公。

總經理耐心地聽著，若有所思。忽然他說：“年輕人，別忙著辭職，先幫我到今天的集市上看看，有什么可賣的。”王芳很快從集市回來說：“只有一個農民拉了一車土豆在賣產。”“一車大約有多少袋，多少斤？”總經理問，王芳又跑回去，回來說有10袋。“價格是多少？”總經理又問，王芳欲再次跑回集市，總經理望著氣喘吁吁的她說，“請休息一會兒吧，你可以看看李蘭是怎么做的。”說完，叫來李蘭對她說：“請你馬上到集市去看看，今天有什么可賣的。”

李蘭很快從集市上回來了，匯報說到現在為止，只有一個農民在賣土豆，有10袋，價格適中，質量很好，她帶回幾個讓總經理看看。這個農民過會兒還將弄幾筐西紅柿上市，據李蘭看價格還公道，這種價格的西紅柿總經理可能會要，所以，她不僅帶回了幾個西紅柿做樣品，還把那個農民也帶來了，他現在正在外面等著回話呢！

面對著一切，王芳忽然明白了，李蘭比她多想了幾步，于是她在工作上總會取得成功。

思考：

1、王芳和李蘭的差距在哪里？

2、秘書應該如何為領導提供優質的服務？

（三）“開天窗”

在一次縣長辦公會議上，新上任的縣長指著一份報告說：“這份東西開天窗的地方太多。”記錄秘書百思不得其解，何謂“開天窗”？事后，他向別人求教，才知道縣長所謂的“開天窗”意味著漏洞太多。

思考：

1、這個案例中，秘書的哪方面能力有所欠缺？為什么？

2、作為秘書應如何提高自己的聽辨能力？

（四）提前退休的許大姐

許大姐是一家國家機關的老秘書了，工作非常認真，將辦公室的事務安排得井井有條，深得領導的喜歡，領導總是夸許大姐是個得力的好幫手。前幾年，辦公自動化逐漸普及的時候，領導曾有意安排許大姐去接受培訓，許大姐覺得那個東西沒什么用，她心里想：秘書工作我都干了這么十幾年了，駕輕就熟，完全應付得來。于是就委婉地謝絕了領導的好意，將機會讓給了剛分到單位的小朱秘書。

許大姐的丈夫聽說了，責備許大姐說：“好好的培訓機會讓給了別人，現在沒有辦法，那你就自己平時買點書看看，再利用節假日到電腦培訓中心學習吧，這些東西多學學還是有用的，俗話說：技多不壓身嘛。”可許大姐也沒有把這些話放在心上，只是想：“你也不看看，我一作一天到晚多忙。

過了不久，機關里逐漸開始實現辦公自動化，電腦、復印機都用上了，許大姐這下可傻眼了，她什么都不會，而小朱秘書工作起來越來越如魚得水，領導也愈益重視小朱秘書了。

又過了一兩年，國家機關精簡人員，不會操作先進設備的許大姐不得不提前退休了。

思考：

1、許大姐為什么被淘汰？

2、為什么秘書人員也要提倡“終身學習”？

第四篇：第四章秘書的素養

第四章：秘書的素養

一、教學目標

使學生了解秘書工作機構的設置，秘書機構的地位與性質，秘書機構的職能與工作要求以及秘書部門和人員的管理。

二、教學重點、難點

秘書工作機構的設置，秘書機構的地位與性質。

三、教學設想

1、課時安排：4課時

2、教學方法：講授法、問答法、討論法

四、教學過程：

我們通過前面幾章的學習，對秘書的工作職能和工作要求有了大概的了解，可以看出秘書工作大概是世界上事務最繁重、工作最緊張的職業之一。因此，這就勢必決定了秘書人員必須努力提高自身素養，才能更好地為領導服務，充分發揮助手參謀作用。秘書工作的基本規律，決定著秘書人員應當具備以下幾個方面的素養：政治素養、能力素養、智能素養、心理素養、職業道德素養。書上講的很詳細，條條框框講了很多。對于要掌握哪些知識（基礎知識、專業知識）、要具備哪些能力（協調能力、調研能力、操作能力）這些大家可以看書了解，我們今天結合一些實際的案例，從一些秘書人員的切身體會來談秘書應該具備哪些素養，具體來說，可以用十個字來概括：就是識博、腦勤、嘴懶、手巧、腿快。

一、秘書的素養

識博，就是見識廣博。見識廣博是對每個人素質的共同要求，也是共同渴求；但對于秘書工作者來講，這一要求就更高了。因為秘書除了正常的服務保障外，還要隨時準備回答領導提出的問題。

最近看到紀東回顧自己給周總理做秘書時兩次被提問的經歷，很受啟發。一次是總理突然問他：“唱歌和唱戲，什么事‘真嗓’，什么事‘假嗓’？怎么區分？中國的民歌唱法是不是真嗓？京劇行當很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美聲唱法是真嗓還是假嗓？”他沒有相應的聲樂知識，只能簡單地回答：“總體上講應該是發生部位和運氣方法不同。”至于總理提出的那么多問題，他都答不上來。碰到這種情況，他一般都在事后查閱資料或請教有關專家，再找個方便的時間向總理報告。

還有一次，更讓他尷尬。他替高振普值班，總理從大會堂去釣魚臺看范文同，外交部的韓念龍副部長也陪同前往。上車后，總理突然問他：“今天什么節氣？”說實在話，因為總理對天氣意向特別關注，二十四節氣他背得滾瓜爛熟，但只會背誦，沒有聯系實際，一時反應不過來。正當他在心里倒騰的時候，韓念龍同志看他沒有立即回答，馬上接著說：“小雪！”也巧了，那天還真的是下著雪。

這樣的經歷其實做過秘書工作的都會有此經歷。（“三湘四水”一詞對中國人來說是非常熟悉的，無論是媒體還是人們在日常交流中都愛用“三湘四水”來代指湖南。“四水”是指湘江、資江、沅江、澧水；湘水發源與漓水合流后稱漓湘，中游與瀟水合流后稱瀟湘，下游與蒸水合流后稱蒸湘，故名“三湘”。）所以，要達到領導的要求，就必須不斷拓寬知識領域，改善知識結構，增強吸納更新知識的能力，實現專博統一。

當然，實現專博統一也還有起碼的要求，只有學會巧妙地運用，才能錦上添花。清代的紀曉嵐就是一位既有學問又善于利用學問的人。有一次給慈禧太后題扇，寫的是唐代詩人王之渙的《涼州詞》（黃河遠上白云間，一片孤城萬仞山。羌笛何須怨楊柳，春風不度玉門關。）可由于心情緊張，書寫者竟漏寫了一個“間”字。慈禧太后看后勃然大怒，說這個書法家輕視諷刺她沒學問，要推出午門斬首。紀曉嵐集中生智，慌忙解釋：“此處并非一樓，二是填寫的一闋小詞。”隨即唱誦：“黃河遠上，白云一片，孤城萬仞山，羌笛何須怨？楊柳春風，不度玉門關。”慈禧聽了覺得也是一番情趣，有感紀曉嵐的聰明才智，便賜酒嘉獎。

由此可見，做秘書工作，如果能夠做到學識淵博、運用自如、一派儒雅，那么這種自然而然流露出來的氣質和風范，一定會得到領導的賞識。

腦勤，就是勤于思考。秘書要養成勤于思考的良好習慣，學會用全面的、辯證的、發展的方法，從不同角度、不同層面去思考問題，力爭給領導提出最全面、最合理、最完善的意見建議。

有這樣兩個青年，一個叫愛若，一個叫布若，兩個差不多同時受雇于一家超級市場。開始的時候大家都一樣，都是從最底層干起。可沒過多久愛若受到總經理的青睞，一再被提升，從領班知道部門經理。布若卻像被遺忘了一般，還在最底層混。終于有一天布若忍無可忍，向總經理遞交了辭呈，并痛斥總經理狗眼看人，辛勤工作的人不提拔，倒提那些吹牛怕馬的人。總經理耐心地聽著，他了解這個小子，工作肯吃苦，但似乎缺了點什么，缺什么呢？三言兩語說不清楚，說清楚了他也不服，于是就想了個主意。“布若先生”，總經理說，“您馬上到集市上去，看看今天又什么賣的。”布若很快從集市上回來說，剛才集市上只有一個農民拉了車土豆在賣。“一車大約有多少袋，多少斤？”總經理問。布若又跑去，回來說有40袋。“價格是多少？”布若再次跑到集上。總經理望著跑得氣喘吁吁的他說：“請休息一會吧，看看愛若是怎么做的。”說完叫來愛若對他說：“愛若先生，您馬上到集市上去，看看今天有什么賣的。”愛若很快從集市上回來了，匯報說到現在為止只有一個農民在賣土豆，有40袋，價格適合，質量很好，他還帶回幾個讓總經理看。這個農民一會兒還將弄幾箱西紅柿上市，據他看價格含公道，可以進一些貨。想這種價格的西紅柿總經理大約會要，所以他不僅帶回來幾個西紅柿作樣品，把那個農民也帶來了，他現在正在外面等回話呢。聽到這里，布若慚愧地低下了頭。

其實，愛若勝出的理由很簡單，就是因為多想了幾步。對于秘書工作，這恰恰是最難能可貴的。所以，對于秘書工作，要做到“學”與“思”相結合。

嘴懶，就是慎重說話。秘書崗位的特殊性，為說話提供了許多時機和場合，但因為秘書身份特殊，說話的分量又非同一般。所以，該說還是不該說，該多說還是少說，該先說還是后說，是大有學問的。總的一條原則是要少說慢說。有時，寧可少說或者慢說。有時，寧可少說或者慢說挨批，也比因多說或者搶說闖禍好。

有位秘書陪領導參加宴會，領導一個好友的孩子大學畢業想就業，正苦于沒有門路，宴會相聚格外高興，舉杯之際，一再懇請這位領導幫忙，正在領導猶豫之時，秘書當即表態，說這事好辦，無需領導費心，自己回去跟人事部門打個招呼即可。實際情況是，招聘計劃已滿，人事部門的招聘報告翌日上午就呈報給了領導。秘書搶答給領導造成的被動可想而知。記得看過吳建民在回憶錄中談對自己職業看法的一段話，受益匪淺。他說：作為發言人，他履行的是國家職責，不能隨便發表個人的意見。如果沒有高層的認可，任何重要信息都不能隨便發布，更不能信口開河。“很多事情出去各種考慮，我可以不說，但我自己給自己定了一個規矩，就是絕對不能說假話，因為那樣損害的不僅是我吳某人的聲譽，更會損害國家利益。”如果發言人沒有得到授權，就不能想當然地就自己可能并不完全知情的事情發表議論。“有一件事給我印象很深。某國有一位發言人在評論其國家領導人健康狀況時候說得太慢，不料當天晚上該國家領導人就因病去世了。”

有些事情可能是巧合，但你說了，又因為你是敏感人物，可能造成的負面影響就無法挽回，就會留下終生遺憾。當然，筆者倡導嘴懶并非是要秘書不要說話，或者說起話來吞吞吐吐，二是要把握住度，需要說時一定要說的流暢、簡潔、清晰。

手巧，就是要做事精細。心靈手巧、做事精細是對秘書最基本的要求。秘書如果想在事業上獲得更大的發展空間，一項必不可少的重要指標就是具備較強的文字表達能力，也就是要寫得一手好文章。

有“黨內第一枝筆”之稱的胡喬木，在做文章上堪稱秘書的楷模。1941年，胡喬木擔任毛澤東的秘書。不久，他開始為《解放日報》寫社論，顯示出很高的理論水平和極強的寫作能力。在文風上，胡喬木和毛澤東有頗多共同之處。毛澤東的意圖，胡喬木能夠心領神會；對毛澤東所作的重要報告，胡喬木總能及時地通過社論的形式加以具體而透徹的闡述。為了開展整風運動，毛澤東在延安作了三次重要報告：《改造我們的學習》、《整頓黨的作風》、《反對黨八股》。對毛澤東這三次重要報告，胡喬木迅速作出反應，他在《解放日報》上連續撰寫社論，論述整風運動的重要性。在眾多社論中，有一篇的標題是《教條和褲子》，在這篇社論中，胡喬木寫道：“毛澤東同志在他2月1日的講演里，曾經說今天黨的領導路線是正確的，但是在一部分黨員中間，還有三風不正的問題，于是你也來呵，我也來呵，大家把主觀主義、宗派主義、黨八股的尾巴割下來呵，大叫一通，尾巴完事，那么我們的黨豈不就十全十美了嗎？可惜尾巴是叫不下來的。大家怕脫褲子，正因為里面躲著一條尾巴，必須脫掉褲子才看得見，又必須用刀割，還必須出血??”胡喬木的這篇社論從標題到內容都是對毛澤東的一句話的具體闡述和進一步發揮。這樣的社論，毛澤東當然滿意。而胡喬木也憑借這些出色的社論，贏得了毛澤東的信賴。

關于毛澤東為何賞識胡喬木，新加坡《南僑日報》的剖析頗為精當：“在胡喬木擔任毛澤東主席的政治秘書這一期間，他的思想、修養，獲得極大的進步，深得毛的賞識。他的長處是思想周密，眼光透徹，才文并茂。他隨毛氏到重慶期間，中共在政治上所遭受的各種歪曲的職責，都由他在《新華日報》上經常撰文予以駁斥。他的文章，緊湊鋒利，短而有力，學的是魯迅先生的作風，常把最精彩的意思用精煉的筆調描寫出來，精辟動人。”

現實工作中，有的秘書認為領導的文字有機關保障，自己在中間做好協調，把領導的工作事務和私事辦好就行。這恰恰是制約日后發展的主要因素。秘書因經常與領導接觸交談，對領導的思想領悟得相對較深，文字服務最能體現領導的思想和風格，也最能贏得領導的信任和賞識。

腿快，就是雷厲風行。秘書的作風事關領導決策的形成、傳達與落實。秘書偶爾的一次懈怠所造成的損失，是多少努力都無法挽回的。紀東在回憶錄中講述了給周總理當秘書時經歷的一件事，可以給我們很深的警示。事情的經過是這樣的：一天中午，通訊員送來一份外交電文的手抄件，他看了看，不是急事，便放在一邊。不到十分鐘，通訊員又打來電話，說外交部又有一份掛“特急”的電報文件袋，是不是馬上送來？他根據平時的情況判斷，這個文件袋應是前一件的正式印件，不是新的特急件。況且是夏日的中午，他真想睡一會兒，再說總理還沒起床，過一會再說吧。于是，他便對通訊員說：先放在你那里吧，需要時我給你打電話。然后他安然地躺在床上。當然，也就是閉會兒眼睛，咪上一陣兒。總理在家，哪敢真睡呵！事情就那么巧，越覺得沒事越是有事，越覺得坦然越是麻煩，問題恰恰就出在自我感覺良好，自以為沒問題的時候。

正在睡意朦朧之際，忽然聽到總理在辦公室按電鈴叫他。他一下子驚醒了，總理什么時候到辦公室了？他急忙跑過去，推門而進。總理問：“外交部的電報送來沒有？”“就這份。”總理說：“還有一份”。他說：“通訊員打電話來了，我馬上叫他送來。”

回到辦公室，他讓通訊員送來電報一看，傻眼了：并不是他以為的前一份電報的正式印件，二是姬鵬飛外長在歐洲訪問期間發來的急電，其中請示的問題急需國內答復。外交部等不到總理的答復，喬冠華副外長不得不直接給正在睡覺的總理打電話。沒辦法，他硬著頭皮進了總理的辦公室。總理接過電報看了看，瞪了他一眼，生氣地說：“你知不知道鵬飛同志在國外著急！本來你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及時報告。今天怎么了，是不是通訊員壓了？”他趕忙解釋說：“通信員告訴我了，和通信員沒關系，完全是我的過錯。”他把過程簡單地向總理說了幾句，并表示今后一定注意，不再犯類似的錯誤。總理見他承認了錯誤，氣也就消了一些，說了一句：“不能這樣主觀臆斷，想當然，對什么事都要搞實在，不然會誤事的。”好在總理已經根據喬副部長的電話及時給予了答復，沒有耽誤大事，造成損失。所以，有人談起秘書工作的體會時會說：“領導的嘴，秘書的腿”，這是有道理的。也就是說，秘書是不能腿懶的，凡領導交辦的事，都要親歷親為，盡量不要有中間環節，避免腿懶一時，誤己一世。

我們再回過頭來看這十個字，識博、腦勤、嘴懶、手巧、腿快，這其實就是我們書上所說到的秘書要具備相應的知識素養、能力素養以及職業道德素養。

首先，作為一個秘書，必須具備廣博的知識，特別是現在要有獲取新知識的能力。因為，當今的時代是知識爆炸的時代,知識更新速度加快,新的知識層出不窮,如果稍有懈怠就有可能落后于時代,導致知識落伍,難以勝任新時代的工作,特別是隨著我國改革開放深入,新的方針政策不斷出臺、新的法令法規不斷制定,新的工作大環境不斷改變,這些都對秘書人員獲取新知識的能力提出了高要求,秘書人員只有緊跟時代步伐,堅定“終身學習”信念,努力成為“復合型”通才,才能使自己勝任今天的秘書工作。為此秘書人員要不斷拓展自己的知識面和更新知識結構。要改變過去只懂得秘書專業知識,其他專業知之甚少的局面,應該在精通秘書專業知識和業務知識的基礎上主動努力學習其它相關知識,如經濟學、管理學、心理學、社會學等,努力使自己成為一個知識較全面的“多面手”,以適應當今時代“需求多樣化”的要求。另外，腦勤，秘書人員必須善于思考；嘴懶，說的是秘書人員必須能夠忠于職守、嚴守機密，在說之前必須認真考慮這話能不能說，適不適合在那種場合說，盡量多聽少說；手巧，主要是指秘書工作者要有書面表達能力，因為寫作各類公文是各行各業秘書最為經常性的工作；腿快，其實更多是是指秘書要有兢兢業業、認認真真的辦事態度，不能做到認真務實的話，少則可能貽誤工作,多則會給單位帶來不良影響,甚至造成嚴重損失。這些知識、能力和職業道德，盡管書上說了主要在工作實踐中才能加深體會，鞏固、完善和提高，但是，在學校中，我們可以不斷加強學習，努力完善自己各方面的知識水平和能力水平等，為將來從事秘書工作打好基礎。

二、秘書的性格與心理

性格與氣質是心理學的知識，二者是相互制約、相互影響的，但是在實際生活中，人們經常把二者混淆起來，把氣質特征說成性格，或把性格特征說成氣質。例如，有人常說某人的性格活潑好動，有的人性子太急或太慢。其實是講的氣質特點，性格與氣質是既有區別又有聯系的兩種不同的個性心理特征。

1、秘書的氣質

氣質是指人們比較穩定的心理活動特征，它更多地受個體高級神經活動類型的制約，主要是先天的。人的所有心理活動和行為都受氣質的影響，氣質具有穩定性。古希臘醫生希波克拉底提出“四體液學說”，認為氣質取決于人體內的四種液體，即血液、粘液、黃膽汁、黑膽汁的混合比例，并以何種體液占優勢而把人的氣質分為膽汁質、多血質、黏液質、抑郁質。

膽汁質類型的人特點是性“急”，精力旺盛，性情直率，待人熱情，但容易激動，易感情用事，性急、暴躁、愛發火，在行為上表現出極大的不平衡性。心血來潮時不怕困難工作熱情很高，否則，情緒會一落千丈。心理活動具有迅速而爆發的色彩。多血質類型的人特點是性“活”，有很高的靈活性，善于適應變化的生活環境，適應性強，在集體中善于處事，顯得朝氣蓬勃，但注意力易轉移，情緒易變；他們富于幻想，辦事憑興趣，不愿做耐心細致的工作，因而勇于創新，但難以持久。黏液質類型的人特點是性“穩”，穩重踏實，具有較強的自我克制力，生活有規律，不為無為的事而分心，做事踏實認真，有耐久力，不喜歡作空泛的清談，交際適度，不卑不亢，但生氣不足，有些死板，反應緩慢，思維言語動作遲緩，很適宜從事有條理和持久地工作。巴甫洛夫稱之為安詳的、始終是平穩的、堅定和頑強的實際勞動者。抑郁質類型的人特點是性“慢”，忸怩、怯懦、多愁善感，辦事猶豫不決，優柔寡斷；反應緩慢，但細心、謹慎、感受力強。生活中遇到波折易產生沉重的感情。善于覺察別人行動中的細微變化，情感細膩，富有自我體驗。

上述是四種氣質類型的典型特征。然而實際生活中，純屬于某種氣質類型的人僅是少數，大部分的人是綜合型的，即兼有多種氣質類型的特征，但又都帶有一定的傾向性。以前有種說法是認為膽汁質和多血質的人不適合做秘書，后來這種說法得到了反駁。事實證明，氣質只是表現在人的情緒和行為活動中的動力特征(即強度、速度等)，無好壞之分，任何氣質類型的人都適合做秘書。每種氣質類型都有利有弊，就看你怎樣揚長避短、取長補短。

2、秘書的性格

性格表現為人對現實的態度和行為方式中的比較穩定的、獨特的心理特征的總和。性格更多地受社會生活條件的制約，主要是后天的。氣質無所謂好壞之分，但是性格是指行為的內容，表現為個體與社會環境的關系，在社會評價上卻有好壞之分。

因而，擁有好性格，是做好秘書工作的至關重要的條件之一，秘書性格也是秘書心理素質的核心部分。我這里歸納總結了幾點，秘書健全性格的特點，大家可以朝這幾個方面努力，培養自己良好的性格。（同P76-p77）（1）開朗隨和而不孤傲。（2）敏捷靈活而不冒失。（3）堅毅執著而不固執。（4）幽默詼諧而不尖刻。（5）自制穩健而不輕佻。

3、秘書的心理健康問題

心理健康問題是當今世界越來越關注的一個話題。1992年，由世界精神病學協會發起、由世界衛生組織確定，把每年的10月10日定為“世界精神衛生日”。2003年世界精神衛生日的主題是：“抑郁影響每個人”。據專家介紹，隨著社會競爭的加劇，輕度的精神疾病如抑郁癥、孤獨癥、焦慮癥等心理障礙病人像感冒一樣普遍。流行病學調查顯示：抑郁癥的終身患病率高達3.2～5.9％；全世界每年有1000萬個人有自殺意念，而其中50～70％為各類抑郁癥患者，抑郁癥自殺成功者達到100萬人。抑郁癥的核心癥狀包括情緒低落、持續性疲勞和內在動力缺乏、精力減退。抑郁癥患者通常會感到心情壓抑、焦慮、興趣喪失、精力不足、悲觀失望、生不如死等。統計顯示，在我國每年以自殺方式結束生命的20萬人中，有80％的自殺者患有抑郁癥。臺灣作家三毛、香港歌手張國榮、《歌德巴赫猜想》作者徐遲等等，都因為抑郁癥緣故，他們各自以特有的方式離別了人世，留下了無窮的遺憾。此外，當今大學生的心理健康也是學校、家長及社會非常關注的問題。2002年衛生部召開的青少年心理健康問題座談會顯示：我國大學生中16％至25.4％的有心理障礙，以焦慮不安、神經衰弱、強迫癥狀等為主，因心理問題不能正常學習和生活而休學或退學的學生人數逐年上升，其中因為精神疾病休學的人數占因病休學人數的37.9％，因精神疾病退學的人數已經占到因病退學的總人數的64.4%。2004年7月4日《中國青年報》的一份調查結果顯示，14%的大學生出現抑郁癥狀，17%的人出現焦慮癥狀，12%的人存在敵對情緒。此外，專家估計中國近年來每年至少有100名大學生輕生，而且這個數字呈上升趨勢。因而，現在每個大學都要開設心理健康課程，還要專設心理咨詢、心理輔導辦公室。

可以看得出，容易引發心理健康問題的都是承受高壓力、重負擔的人群。而秘書工作相對而言是非常辛苦的，既累心又費力，它的緊張性、快節奏、負擔重和高壓力，都對秘書人員的心理品質提出了越來越高的要求。因而，秘書人員不僅應當具有知識能力素養和職業道德素養，還必須加強心理素養，使自己能夠在成功與失敗、榮譽與屈辱面前，保持心理平衡，順利完成各項工作任務。

秘書心理素養主要包括兩大方面：一方面是秘書人員心理健康的基本品質。也就是我們之前講的秘書健全的性格，它包括忠誠、穩重、堅毅、隨和、機敏和幽默等幾方面，秘書心理健康的標志為智力正常、情緒成熟、行為協調、工作專注、關系和諧；另一方面是秘書人員的心理調適。善于控制自己的情緒與行為，是秘書人員具有良好心理素質的表現。秘書人員要控制和駕馭情緒，做情緒的真正主人。對于你們還沒有進入這個行業的人來說，我們今天主要講講新任秘書容易出現的消極心理及如何調適的辦法。新任秘書消極心理沖突的表現有四個方面：

（1）失落。剛從學校畢業從事秘書工作的大學生任職之初，大多都是帶著神圣感和成就欲開始秘書工作的，對未來工作有著美好憧憬，對工作的重要性有著較為充分的認識，甚至有類似“天降大任”的感覺。但一段時間過后，與預想截然不同的現實則會使他們產生失望情緒，發出“懷才不遇”的感慨。因為絕大多數新任秘書事實上最初承擔的往往都是既瑣碎又繁重的事務性工作。“電話鈴聲不停，迎來送往不斷；校對時念念由詞，開會時默默無言；來得最早，走得最晚；整日頭昏腦脹，成果遍尋不見”，這是對秘書工作的最好寫照。這種情形與新任秘書原來的想象存在較大的反差，失落感油然而生。當現實與理想不一致時候，他們就從熱情高漲轉為悲觀失望，覺得秘書工作“原來如此”、“不過如此”，有人甚至為自己的選擇而后悔。這種心態導致工作積極性降低，對工作被動應付，遇到困難躲避退卻，責任感、進取心不強，最后領導也不再把重要工作交給他去完成。長此以往，“惡性循環”，他的失落感只會越來越重。

（2）迷茫。一些新任秘書由于缺乏工作經驗，工作不能從容以對，再加上沒有作出自己的職業生涯規劃，沒有近期目標和長遠打算，對工作缺乏方向感且毫無興趣，所以就懶于花時間和精力去提高自己的職業技能和業務素養，產生“做一天和尚撞一天鐘”的迷茫心理。例如一位剛參加工作的初級文員，打字排版工作效率低下，缺乏工作目標，且不愿意通過加班練習、參加電腦培訓等方式提高自己的電腦操作水平，于是就產生了迷茫心理。這樣一來，工作成績必然無所作為，不能加薪、晉職，得不到領導的認可和賞識，但因擺脫不了對這份工作的依賴，于是就陷入自我矛盾的郁悶境地。

（3）自卑。自卑、信心不做是新任秘書常見的消極心理障礙。一是因為中國傳統官本位的思想比較嚴重，秘書工作為領導服務，人們普遍對領導懷有一種神秘感，對為領導服務的秘書及秘書工作也有一種特殊的看法，認為秘書工作只有水平較高的人才能勝任。二是新任秘書對工作環境缺乏了解的情況下，說話做事甚為小心，擔心自己知識或能力方面的欠缺會為領導所不容，不知道領導對自己的期望與要求，因而在興奮期過后，普遍趕到信心不足，工作中表現拘謹、膽怯，瞻前顧后，有如履薄冰、如臨深淵之感，唯恐做錯事、說錯話。（4）焦慮。焦慮是個體對環境即將出現的變故或需要做出的努力在主觀上產生的一種緊張不安的情緒狀態。它具體表現為：經常疑惑憂慮，經常怨天尤人，對微不足道的小事也會緊張不安等，這種情緒狀態，主要是由于新任秘書對業務不熟悉、工作壓力過大、先入為主的緊張或缺乏耐心等原因引起的。有這種情緒的秘書，在面對突發狀況或領導、同事的批評指正時會比較敏感和不知所措，常常會沉浸在鉆牛角尖的自我折磨中。這種焦慮情緒不僅不利于秘書職業性格的塑造，也不利于做好秘書工作。

失落、迷茫、自卑、焦慮是新任秘書消極心理沖突的典型表現，這種心態若不能既是調整，不但對工作不利，對秘書的身心健康也會帶來損害，甚至會影響終生的發展。那么如何調適和消除新任秘書的這些消極心理沖突呢？書上78頁介紹了幾種有效的辦法。第一是博覽群書，開闊胸襟。實踐證明，基于對秘書職業的了解，學習是盡快熟悉秘書職業、掌握工作方法、進入工作狀態的捷徑。除了專業知識以外，還要讀萬卷書，行萬里路。第二是培養廣泛興趣，豐富業余生活。新任秘書除了做好本職工作外，還應當積極參加社交活動。一來可以結交新朋友，開闊眼界，學習他人成功的餓經驗，培養豁達的性情和樂觀的精神。二來有助于建立良好的人際關系。秘書工作具有綜合性，在人際交往中認識不同行業的人士，學會與形形色色的人打交道，有助于培養新任秘書人際交往能力，讓他們盡快與單位同事在工作上建立默契。第三是善于反省，自我調適。美國著名成人教育家卡耐基說過：“你要學習控制生活的機器，生活在獨立的今天之中，確保你航行的需要。你要用鐵門把過去——逝去的過去關在身后，用鐵門把未來——還沒有到來的明天給遮擋掉。”他形象地道出了一個簡單的道理，就是要努力做好今天的事情。不要以為盲目地與別人比較，要敢于在具體的工作中不懈追求自我價值的實現。遇到困難挫折，第一不要想到怨天尤人，覺得老天爺不公平，而是想著要怎樣克服這些困難。第四是傾訴、宣泄、調節情緒。這不管是秘書，我覺得是我們每個人都應該學會的一點，這有很多種有效的辦法。一是傾吐式宣泄。有什么煩心、不順的事，不要壓在心理，向父母、戀人、兄弟姐妹、老師、親朋好友、信得過的人傾吐真情，以便獲得幫助，得到理解和感情的接納，使自己的不良感情得以宣泄，精神得以解脫。二是出氣式宣泄，用踢球、用木棒擊打枕頭、沙袋、撕碎廢紙等，以物出氣，達到心理平衡。鄭州一中學設宣泄室，校長漫畫供老師捶打。三是娛樂式宣泄，外出旅游、參加舞會、看電影、打麻將、玩撲克、下棋等娛樂，使不良情緒得以轉移。四是哭泣式宣泄，哭泣是宣泄不良情緒常見的方式，尤其是女性。大聲哭泣，發泄憤怒和不快，使心理得到平衡。五是求醫式宣泄，找心理咨詢部門或心理醫生求治。

這樣才能經得住種種失意和挫折保持良好的精神狀態。健康的體魄是當好秘書的生理基礎條件。秘書工作是相當辛苦的，既累心又費力。因此，秘書人員要保持身體健康、精力旺盛、腦力充沛，就應當做到工作起來有張有弛掌握好工作、學習和生活的規律并使之協調。同時，應保持樂觀開朗、心胸開闊，不要讓工作中的不愉快長時間地影響自己的心情。

三、秘書的性別特征

在第一章中我們在講秘書的職業特征的時候就分析了，不管是中國，還是全世界范圍內，秘書都有著明顯的女性化特征。女性從事秘書工作，有其自身的優勢，我們之前就歸納了，比如語言優勢、交際優勢、動手能力強、有親和力等。但與此同時，女性從事秘書工作，當然也有劣勢。有份報道顯示，最容易遭性騷擾的有10個職業，分別是導游、護士、保姆、秘書、空姐、演員、學生、教師、的姐、售樓小姐，其中女秘書排第4。因為女秘書的身份很特殊，長期工作在公司管理者和行政領導的身邊，因此與領導單獨相處的機會很多，同時其升遷、獎懲、聘辭直接受到領導的左右。如今，在人們的心目中“女秘書”似乎與了情人的代名詞。在這樣的社會大環境中，她們可能面對很多的性騷擾。有些領導赤裸裸地在工作時間用語言、身體挑逗她們；以獲得或者保持某種工作中的好處為條件，向她們提出性的要求；如果她們不服從其性要求，便以壓制、打擊相威脅。在這樣的情況下，也許她們中的大多選擇了默許。從而也將這樣的這樣的性騷擾演變成為一種“交易”，成為日后升遷一個重法碼。因而，就這個問題，書上專門提到了女性秘書自我保護的意識和方法，特別是82頁列舉了15條具體的方法，大家好好看一下，總而言之，一方面要加強自身修養，自尊、自愛、自強、自立，能抵擋住外界的誘惑；另一方面，要有法律意識和自我保護意識，要確保自己的感情和身體都不受到傷害。最易遭性騷擾的10個職業：

1、導游。隨著人們生活水平的提高，旅游成了人們生活的一種時尚。導游本身就是一個容易遭遇性騷擾的職業，更何況那些漂亮的女導游。當然大多是一些言語上的性騷擾，一些男游客經常用一些“葷段子”來騷擾女導游經常出現。也不怪有些導游在文章中寫道：“難道遭遇性騷擾就是導游工作的一部分？難道我們導游員就不能用法律武器保護自己的權益？遇到性騷擾只能啞忍？！拒絕性騷擾就會被客人投訴？！”。

2、護士。護士被尊稱為“白衣天使”，他們給人的印象永遠都是那么體貼、溫柔、細心。美麗的女護士在醫院大受男病人的歡迎，浪漫、多金的追求者眾多，當然，也自然少不了遇到很多的性騷擾。在醫院，護士遭遇醫生性騷擾的不在少數，當然都在各種掩護之下進行，如果護士不從，很容易被扣上“缺乏職業道德”的大帽子。

3、保姆。保姆屬于家政服務業。隨著生活水平的提高，人們對家政服務的需求也越來越多。現在的家政服務業雖然逐漸職業化，但從業者大多文化層次低、自我保護能力弱，很擔心因讓雇主不高興而丟掉了工作，面對性騷擾往往不知所措。男性雇主也正是抓住了她們的這些弱點，從態度曖昧發展成性騷擾。這樣報道也是屢見不鮮，其表現形式大致有：男雇主若無其事地向她們暴露身體、要求她們觸摸身體、裸體或者穿內衣隨意走動、找各種機會不懷好意地看她們甚至偷窺。

4、秘書。女秘書的身份很特殊，長期工作在公司管理者和行政領導的身邊，因此與領導單獨相處的機會很多。同時其升遷、聘辭直接受到領導的左右。如今，在人們的心目中“女秘書”似乎與了情人的代名詞。在這樣的社會大環境中，她們可能面對很多的性騷擾。有些領導赤裸裸地在工作時間用語言、身體挑逗她們；以獲得或者保持某種工作中的好處為條件，向她們提出性的要求；如果她們不服從其性要求，便以壓制、打擊相威脅。在這樣的情況下，也許她們中的大多選擇了默許。從而也將這樣的這樣的性騷擾演變成為一種“交易”，成為日后升遷一個重法碼。

5、空姐。空姐作為一種服務行業，以姣好的容貌體態為很多人注目，同時也會遭遇很多的性騷擾。這種性騷擾不僅僅來自飛機上不懷好意的乘客，甚至于空姐們上班途中都有可能。

6、演員。中國演藝圈的2006年，可謂是一個“潛規則年”。一起又一起的“潛規則”事件，其核心無疑是那些漂亮的女演員遭遇性騷擾的例證。N多的藝人在博客上張貼文章，大爆藝人飽受導演、主管、廣告商性等等騷擾過程。當然，這些人中有演員，也有模特，還有N多的選秀選手。也不怪有人說：演員遭遇性騷擾是一個永恒但很難說清楚的一個話題。

7、學生。在女性遭遇性騷擾如此普遍的現實面前，青春亮麗的女大學生自然無法幸免。女大學生經常在家教時、在求職應聘時、在影樓拍照時、醫院看病時、在公共汽車上、在泳池里都會遭遇不同程度的性騷擾。當然，還有一些來自于自己的老師或者是同學。

8、教師。在2003年，武漢女教師何某狀告上司盛某性騷擾最終勝訴。據悉，這是全國首例“性騷擾”勝訴案。同樣的報道也是比比皆是，如海口一女教師校內遭遇性騷擾憤而辭職等事件也頻頻發生。女教師所遭遇的性騷擾大多來源于那些身邊的同事，當然還有一些也來源于部分品行極差的學生。

9、的姐。隨著社會的進步，男女平等的思想體現得越來越充分。女性司機現在越來越多，“的姐”也成了一個新名詞。的姐經常遭遇一些男性乘客的言語騷擾，甚至于性的侵犯。經常有報道稱：的姐被強暴、搶劫等，甚至于遭到殺害。

10、售樓小姐。作為樓盤與客戶的直接對接人，地產商對售樓小姐的形象、氣質有較高要求，而這些美麗、干練的姑娘往往被心懷不軌的大款盯上，不幸的例子很多很多。

（廉潔奉公：近些年揭發出的許多官員腐敗案件，往往是“拔出羅卜帶出泥”，內中都少不了秘書的骯臟活動，引發了對“秘書腐敗”這一問題的關注。影響較大的，有陳希同的秘書陳健受賄40.9萬元，判刑15年；王寶森的秘書閆振利貪污1萬元，判刑7年；鐵英秘書段愛華受賄5.6萬元，判刑5年；黃超秘書何世平受賄24.3萬元，判刑16年。還有慕綏遠的秘書，涉及遠華案的一個省領導秘書等。原河北省省委書記程維高的秘書李真因受賄、貪污罪于2003年11月13日被執行死刑，其受賄財物折合人民幣1051、09萬元，另有巨額貪污，其貪婪遠遠超過他的前輩。這個“河北第一秘”，確創造了當今的“秘書腐敗”之最。李真說秘書的權力來自三方面：一是領導默許，二是制度賦予，三是自己開辟。）

第五篇：秘書的基本素養

第二講：秘書的基本素養與特征

秘書的基本能力表達能力2 辦事能力3 管理能力4 應變能力5 社交能力6 操作能力

秘書的工作心態

（一）秘書要有干事業的心態

1.秘書的發展空間可大可小

2.秘書面臨的是挑戰，更是機遇

3.秘書要有一顆事業心

（二）秘書要細心和有悟性

1.細心決定秘書的工作業績

細心地觀察領導的日常工作

細心才能掌握領導的“禁區”

2.悟性讓秘書工作富有靈氣

悟性讓秘書變被動為主動

悟性讓秘書了解領導的真實想法

（三）秘書要樹立鍛煉自己的心態

1.多見世面，主動學習

2.增強素養，提高水平

3.積累才干，走向領導

（四）秘書要先稱職再升職

1.把忠心獻給組織

2.把放心獻給領導

3.把熱心獻給同事

4.把真心獻給客戶

5.把恒心獻給事業

6.把平常心留給自己

秘書的職業素養

（一）秘書應具備的個人素質

1.嚴明的紀律；

2.一絲不茍、盡善盡美的辦事態度；

3.思想活躍，跟上時代變化。

（二）秘書應具備的職業道德

1、熱愛工作甘于平凡

2、自尊自重，克己奉公

3、謙虛謹慎，平等待人

4、嚴密機密，提高警惕

（三）秘書應樹立的職業觀念

1.服從觀念2.參謀觀念3.全局觀念4.信息觀念5.創新觀念6.效率觀念

研究個性心理對秘書工作的意義

1.有助于搞好人際關系

2.有助于提高自己的職業素養

3.幫助減輕受挫折的壓力

4.有助于保持身心健康

氣質理論概述

（一）氣質概念內涵

指一個人心理活動的穩定的典型的動力特征。具體表現為人的活動的速度、強度、持久性、靈活性、指向性。

（二）氣質的特點

遺傳性、穩定性、可變性、外顯性、差異性。

正確地認識氣質，堅持氣質問題上的辯證法

（一）氣質無好壞之分，名人的氣質有其所長，也有其所短。

（二）氣質不能決定人的品德、智力和成就。

（三）氣質具有相對穩定性，又具有可塑性。

（四）我們提倡對氣質要順其自然，安之若素，揚長避短，促優棄劣，容人所短，克己所短，掘人所長，學人所長。

在生活中如何培養氣質

1：沉穩

（1）不要隨便顯露你的情緒。

（2）不要逢人就訴說你的困難和遭遇。

（3）在征詢別人的意見之前，自己先思考，但不要先講。

（4）不要一有機會就嘮叨你的不滿。

（5）重要的決定盡量有別人商量，最好隔一天再發布。

（6）講話不要有任何的慌張，走路也是。

2：細心

（1）對身邊發生的事情，常思考它們的因果關系。

（2）對做不到位的執行問題，要發掘它們的根本癥結。

（3）對習以為常的做事方法，要有改進或優化的建議。

（4）做什么事情都要養成有條不紊和井然有序的習慣。

（5）經常去找幾個別人看不出來的毛病或弊端。

（6）自己要隨時隨地對有所不足的地方補位。

3：膽識

（1）不要常用缺乏自信的詞句

（2）不要常常反悔，輕易推翻已經決定的事。

（3）在眾人爭執不休時，不要沒有主見。

（4）整體氛圍低落時，你要樂觀、陽光。

（5）做任何事情都要用心，因為有人在看著你。

（6）事情不順的時候，歇口氣，重新尋找突破口，就結束也要干凈利落。4：大度

（1）不要刻意把有可能是伙伴的人變成對手。

（2）對別人的小過失、小錯誤不要斤斤計較。

（3）在金錢上要大方，學習三施（財施、法施、無畏施）

（4）不要有權力的傲慢和知識的偏見。

（5）任何成果和成就都應和別人分享。

（6）必須有人犧牲或奉獻的時候，自己走在前面。

性格形成的影響因素

1.生理因素的影響

2.家庭環境的影響

3.學校教育環境的影響

4.社會因素的影響

氣質和性格

（一）相互區別

氣質

1.無好壞之分，無優劣之分

2.行為速度、強度、持久性等

3.變化緩慢，可塑性小

4.無社會道德評價意義

5.先天因素起較大的作用

性格

1.有好壞之分，有優劣之別

2.慣常的態度和行為方式

3.變化較快，可塑性大

4.有社會道德評價意義

5.后天因素起較大的作用

（二）性格與氣質的相互聯系

1、兩者同屬個性心理特征，是個性心理的構成要素

2、氣質使性格帶上獨特的色彩

3、氣質對性格有不可或缺的影響作用

4、性格對人的氣質具有改造作用

秘書的女性特征

1.秘書職業特點

綜合性、服務性、程序性、保密性、體力要求低、技術要求不高、工作穩定待遇不低等

2.女性的特質

富于同情心、善于關心體貼人、容易給人溫暖感和信任感、笑容多、文明禮貌、溫柔、細心耐心等

秘書十忌

一忌說話簡單粗暴

二忌講假話、大話、空話

三忌架空領導辦事

四忌作風飄浮

五忌泄露機密

六忌誤傳信息

七忌打斷他人講話

八忌報喜不報憂

九忌無原則的承諾

十忌辦事虎頭蛇尾

秘書的職業特征

1.服務性

2.知識化

3.年輕化.初級中級秘書女性化

5.高級秘書男性化

秘書工作的涵義：廣義和狹義

即一般意義上的秘書工作與嚴格意義上的秘書工作。

一般意義上的秘書工作,既服務于領導工作，又服務于機關工作，服務的對象與范圍較為廣泛；

嚴格意義上的秘書工作，主要服務于領導工作，側重于為領導者的決策與管理服務。

秘書工作的內容（任務）

（1）文書撰寫（2）文書制作（3）文書處理

（4）檔案管理（5）會議組織、會展工作

（6）調查研究（7）信息資料工作（8）信訪工作

（9）接待工作（10）協調工作（11）督查工作

（12）日程安排（13）日常事務（14）辦公室管理

（15）其他臨時交辦事項

簡單地說：參與政務、管理事務、搞好服務。

秘書工作的性質

（1）輔助性：相對于主導，助手和配角，從屬與被動

（2）服務性：屬于第三產業，服務的直接性、穩定性和廣泛性

（3）機密性：保守秘密和看管文書

（4）綜合性：政務和事務；例行和突發

秘書工作的特點

綜合性與專業性

事務性與政務性

文牘性與管理性

常規性與突擊性

機要性與群眾性

被動性與主動性

補償性與潛隱性

做好秘書工作的要求（指導方針原則內容手段）

三服務方針：為上級、同級服務、為人民群眾服務、為社會服務。三原則：準確、迅速、保密

三適度：時間適時、手段適當、規格適度

四轉變

由單純辦文辦事——既辦文辦事，又出謀劃策；

由單純傳遞信息——綜合處理信息；

由被動服務——主動服務；

由憑老經驗辦事——科學化管理；

五依靠：機構建制、法規制度、辦公設備、文書信息、領導授意

六強調：調研、信息、信訪、協調、督察、政務

七趨勢：職業社會化、任職資格化、職能腦力化、辦公現代化、年輕化、初級秘書女性化、高級秘書男性化

秘書長、辦公廳（室）主任的任務

有明確規定。1951年頒布的《政務院關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決議》規定了7項任務： 協助首長綜合情況，研究政策，推行工作；

協助首長密切各方面的工作聯系；

協助首長掌管機關內部統一戰線工作；

協助首長掌管保密工作；

掌管機要工作；

支持日常行政事務（公文處理、會議組織、檢查督促政府決議的執行等； 掌管機關事務性工作（機關財務、生活管理、學習文娛活動等事項）。