第一篇：淺析建設項目檔案管理中存在的問題及對策

淺析建設項目檔案管理中存在的問題及措施

[摘要] 對于工程建設而言，工程建設項目的檔案是一種非常重要的依據，記錄了工程建設的真實數據和質量鑒定結果。無論是對于企業本身還是國家都非常的重要。當前由于國家的建筑市場的改革在不斷深化，發展速度也越來越快，所以對于工程檔案管理工作的要求也越來越高。本文嘗試對目前工程建設項目的檔案管理中存在的問題進行分析，結合當前社會發展以及新形勢和要求對檔案管理相關工作給出合理措施。

[關鍵詞] 工程項目建設 檔案管理

一、建設項目檔案管理工作中存在的主要問題

（一）建設工程項目檔案管理體系存在漏洞

與國外的同類所提供的原始設計和施工材料相比，建設工程項目檔案的資料比之要晚得多，并且保存在國家的建設檔案部門。早在一百多年前，就已經有非常有力的證據表明國外對于建設工程項目檔案管理工作做得非常的系統和規范了。建設工程項目檔案管理不光晚于國外同類行業，同時也晚于諸如工商、公安、稅務以及教育等國內的行業。自從建國開始至70年代末，我國的建設檔案都沒有系統的管理和應用，只有少部分憑借行政管理使得國家的 重大工程建設項目得到保留。借助行政以及經濟管理辦法，建設項目檔案的管理工作在上世紀80年代初開始得以正常的運轉和持續的發展。因此到目前為止，由于建設項目檔案事業以及相關的法律法規的制度建設起步都較晚，所以到目前為止，建設檔案管理工作依然缺乏較為完善的管理體系支撐。

（二）不夠重視工程項目檔案管理工作

工程建設的過程中，經常存在因為建設項目點多線長，所以將一個大型的工程項目建設拆分為十幾個甚至幾十個部分，然后再在每個部分中進行分包，參加項目建設的施工隊伍質量水平參差不齊，數量繁多。因為大部分的施工隊伍本身的編制單位并非常設，所以這些施工隊伍無論是底層的施工人員還是上層的項目經理或者部門領導都對建設項目的檔案管理相關工作缺乏足夠的意識，從上到下都錯誤的認為，工程才是施工過程中最為重要的部分，對于項目檔案管理工作則不用太過上心，所以對于工程項目的檔案管理工作一直是持輕視的態度，并未設置專業人員進行檔案管理工作，所以一直在存在職責不清和工作不夠滲入到位的問題。

（三）缺乏完整的檔案管理制度，項目檔案管理人員素質水平有待提高

很多工程項目建設過程中缺乏完整健全的檔案管理制度，也沒有實行工程中的檔案質量否決制。普遍將工程能否順利的按時完工作為第一要求，較為重視建設工程的工程進度以及工程質量，但是未能注重日常建設項目的檔案材料的形成和累計。甚至部分工程建設單位和施工單位并沒有專門的負責工程建設項目檔案的管理人員，普遍采用的管理辦法是交由兼職人員處理，或者是定期的委派人員進行和立卷。由于只有極少項目檔案管理人員接受了較為系統的檔案管理專業培訓，所以這些絕大部分沒有經歷過系統的檔案管理專業培訓人員自然也就無法保證檔案卷宗的質量水平，所以待到工程竣工之后，移交到檔案館的工程建設項目檔案的質量基本都不過關，需要專業人員進行拆封和返工，這無疑在人力和資源方面都造成了浪費，而且影響了整個檔案管理工作的進程。

二、提高工程建設項目檔案管理工作相關措施

（一）構建較為完整和系統的工程建設項目檔案管理體系

工程建設項目在立項審批投入建設的時候，為了保證各個部門之間的工作聯系渠道便捷通暢，確保工程建設可以順利進行，所以應當根據工程的工作重點和需要有針對性的成立專門的重點工程建設指揮部門。此外，還需要安排一定量的具有足夠的檔案管理工作經驗的檔案管理專職人員進行工程建設項目檔案管理部門的組建。檔案管理工作人員要做好兩件事情，第一件事情是平時要注重對工程建設指揮部門所形成的各種文件以及圖紙進行及時收集和保管；第二個方面就是加強對于工程建設過程中諸如建設、設計、監理、勘察以及施工等單位的檔案管理人員在檔案資料的收集和管理方面的培訓。因此，工程建設的各個參與單位也都應該配備屬于自己的專職或者兼職的檔案管理人員，還要注意對這些檔案管理人員進行相關業務的培訓。認真地收集、整理和管理施工過程中所出現的各種工程檔案，待到整個工程建設完工之后，再將所收集的各項檔案移交給建設單位。要保證各個施工單位的檔案管理部門與工程建設項目的指揮部門的檔案管理部門之間保持著密切的聯系，確?？梢赃M行順暢的日常交流以及溝通工作。

（二）有序管理工程建設項目檔案

在工程的施工建設的過程中，圖紙和文件材料必不可少，圖紙和文件材料上包含眾多工程建設信息，所以對于施工圖紙以及相關資料的收集和整理保管的工作非常的重要。工程建設的進展狀況與施工圖紙以及資料等檔案的收集和管理之間存在著密切的聯系，所以想要保證工程建設工作可以順利的進行，就必須要保證工程建設資料的整齊和完備，想要滿足以上的需求，就需要加強工程建設的日常臺賬登記的管理工作。其中收、發、資料審核、歸檔文件的登記、收發文件的時間，收發單位的名稱、收發的數量以及資料和圖紙的名稱、經辦人等等。在資料到達檔案管理部門之后，檔案管理人員首先應當對資料進行存檔留存，然后再分發給其他的單位和部門，在分發的過程中，要做好臺賬的登記工作，諸如復印件、“三筆”現象以及缺乏必要的足夠簽章的情況要通知相關單位盡快解決和整改。此外，對于指揮部門之外的其他部門日常運行形成的各種文件和資料以及在工程建設的準備階段所形成的各種文件材料都需要盡快的整理歸檔，如此才能確保檔案的整齊完整。

（三）注重培養檔案管理人員的自身素質水平

大部分的工程建設都需要涉及到眾多施工單位，并且這些施工單位來自不同的地方，所以每一個施工單位在檔案管理方面的要求也都存在著不同，所以在檔案管理的業務水平方面也存在差距，進而所形成的檔案質量也水平也就存在參差不齊的現象，為了盡可能保證來自不同單位的檔案的水平基本相同，需要在日常對于各個施工單位的檔案管理進行檢查和指導的同時，還需要幫助他們主動挖掘檔案管理中所存在的問題，定期的對各個單位的檔案管理、工程監理以及施工技術等方面的人員進行培訓，積極解決資料管理過程中所存在問題，規范各單位的檔案管理的工作習慣，引導檔案管理人員主動學習如何把握檔案的接受和整理方面的質量，如何對竣工圖進行編制，規范竣工圖的樣式。

（四）加強工程建設項目檔案的同步管理

簽字手續在工程建設項目檔案資料的收集過程中具有重要的意義。一般的工程建設中，參建的工程隊伍普遍是來自外地，當工程項目完工之后，施工隊伍將會很快的離開本工程，進入到一下個工程的建設中區，所以就需要檔案管理人員及時的收集和審查工程資料，第一時間發現問題，并且敦促施工單位盡快解決問題。不要等到施工隊伍已經離開本工程，才發現很多檔案資料上需要施工隊伍中的技術人員、技術負責人進行簽字蓋章，這無疑會嚴重拖延檔案收集和處理的速度，同時也浪費了大量的人力、物力以及財力。所以，為了保證工程建設項目檔案的整齊、完整和準確，要盡可能保證檔案的管理與工程建設施工可以同步的進行，在工程建設還在準備階段就需要開始進行檔案管理的籌備工作，確保檔案管理工作可以貫穿工程建設的始終。

（五）借助多媒體技術加強檔案的收集和保存

多媒體技術很早就被應用于檔案管理工作中，如今聲像等媒體信息在檔案管理中占據著重要的地位。這種檔案不僅僅記錄文字，同時也包含了視聽兩方面，可以更加真實、準確和系統的展現工程建設項目檔案，確保檔案自身的整齊和完備。所以，工程建設項目檔案管理工作中需要跟隨工程進度，對建設過程中的每一道程序和采用新的技術、結構、材料以及工藝的部位進行跟蹤拍攝，加強對于聲像媒體文件的收集，并且將其形成檔案資料。諸如地下工程、隱蔽工程因為其環節較多，并且單純的書面文件很難進行足夠詳細的記錄，所以更適合采用聲像錄制的方式進行歸檔。

三、總結

工程建設項目檔案是工程建設的真實記錄和質量鑒定的重要依據，是一項非常寶貴的資源和財富。做好工程建設項目的檔案管理工作，不僅僅是促進了工程建設項目的管理，同時可以更好的保證工程建設的自身質量。

參考文獻

[1] 趙越.淺談新時期如何做好檔案管理工作[J].中國科技縱橫.2011(8).210 [2] 王艷.做好新時期檔案管理提升檔案管理現代化水平[J].華章.2011(11).250 [3] 趙娟.新時期做好檔案利用工作之我見[C].山東省檔案學會2009年學術年會論文集.2009-327-331

第二篇：人事檔案管理中存在的問題及對策思考

人事檔案管理中存在的問題及對策思考

干部檔案管理工作是黨和國家干部工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質量，涉及到每個干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部工作服好務，今年，我局就我縣人事檔案管理的現狀及存在的問題進行了深入的調研，并就此提出了解決問題的思路及對策。

一、我縣人事檔案管理的基本現狀及沿革

1、我縣行政事業單位職工16917人、退休職工7180人，管有干部、職工、退休職工等檔案24097卷，分別由20個管檔單位管理，多的單位有1萬多卷，少的只有幾十卷。

2、我縣干部檔案管理主體的沿革

隨著我國各項改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給我縣干部檔案管理工作帶來了新的變化，即由原來組織、人事、勞動部門相對集中管理下放到組織、人事、委口管理，到1998年委口管理的檔案又下放到各主管局管理?，F我縣縣直機關有組織部，人事、勞動、農業、林業、水務、畜牧、交通、公安、財政、教育、衛生、文體、城建、蠶桑局等20個單位管有人事檔案。

二、人事檔案管理目前存在的主要問題及原因

近幾年來，由于機構編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動頻繁，出現了忽視人事檔案管理現象，影響了干部管理工作，從調查中我們發現目前主要存在以下問題：

1、硬件設施解決落實差。對干部檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

2、材料收集不便，缺損嚴重。由于鄉鎮事業單位機構改革，管理體制發生了變化，實行了鄉鎮政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗后，部分人員變動了工作崗位，檔案沒有及時轉遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時。有個別單位從97年干部檔案下放到主管局管后，一直未按全國統一標準整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調研中，我們在抽查的841份檔案中，發現有438人差檔案材料，占抽查總數的50%以上。其中：差入黨材料的208人，占%；差學歷材料的99人，占%；差履歷表的38人，占%；差考核表的93人，占11%。在xx年新錄用的60名國家公務員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒有入黨材料，占%。據統計，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、考核、工資變動材料差缺率幾乎達40%以上。

3、管檔人員業務不熟、檔案管理制度執行差。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。個別管理人員在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，借出半月、1月甚至有長達10個月不歸還的，個別人鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。

三、我縣人事檔案管理的對策與思考

1、提高認識，加強領導。干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個時期的表現，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項很重要的工作，國家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，中組部發了[1988]5號、[1996]55號、[1998]13號文件，對加強干部檔案管理制訂了一系列法規政策，體現了對干部檔案工作的重視。在這次調研中，通過我們對5個管檔單位的了解中得知，只要領導重視的單位，檔案就管得好，基本設施完善，有專用檔案庫房、鐵質柜、空調等，領導落實，人員落實，檔案裝訂好。領導不夠重視的單位，檔案裝訂管理就差，不談設施，就連裝訂工具都沒有，材料不齊不全，多年未裝。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導，人事檔案管理工作應由各級各部門主要領導親自負責抓總。

2、將現行人事檔案管理權相對集中，推行人事代理制度。中組部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》（組通字[1991]3號）第六條規定，“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制?？h以上（含縣）機關單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理?！睘榇?，應建立統一的政府所屬的人事檔案管理中心，以人事檔案管理機構的獨立性來確保人事檔案內容的真實性。

3、加強檔案工作的基礎建設。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開，經調查我縣20個管檔單位只有十分之一的單位基本達到要求。為此，應將人事檔案管理中心設置為不以贏利為目的的、經費由政府財政補助的事業單位，改人事檔案付費托管為政府無條件保管，還人事檔案為國家所有的本來面目。

4、加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。《干部檔案工作條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。而我縣的實際情況是，20個管檔專兼職干部70%是新手，業務不熟

。建議：

（1）由組織部門，每2-3年組織培訓一次業務知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。

（2）配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規范統一內容的完整、真實、精煉、實用，要實現這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業務，安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理干部。為此，應參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標準，落實人事檔案管理人員應有的待遇。

5、嚴格制度，推行責任追究制。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。

（1）在查閱、借閱檔案時必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經領導批準方可查（借）閱。

（2）部門協作，除特殊情況需查（借）閱干部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身工作的方便，將個人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個別人有機可乘，偽造、銷毀、涂改檔案等，不準隨意復印干部檔案材料。

（3）轉出、轉入干部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉出、轉入。各審查單位審查完后必須密封蓋章或再轉另一個單位。

6、收集干部檔案材料是干部檔案工作的基矗隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部檔案材料的收集帶來了新的要求。特別是鄉鎮事業單位人員聘用制改革后，干部管理權限下放，事業單位人員工作崗位發生變化，檔案未隨著人員流動轉移等，也增大了收集材料的難度。建議：

（1）管檔人員必須及時向有關部門采取電話或一年一次上門催收與檔案有關的各種材料。

（2）各管委人事部門隨時收集材料及時交管檔部門，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的干部檔案材料收集網絡。

（3）認真整理，保證干部檔案質量。要按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂，管好干部檔案為合理流動人才服務，做到經常檢查，室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防塵。

第三篇：人事檔案管理中存在的問題及對策思考

干部檔案管理工作是黨和國家干部工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質量，涉及到每個干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部工作服好務，今年，我局就我縣人事檔案管理的現狀及存在的問題進行了深入的調研，并就此提出了解決問題的思路及對策。

一、我縣人事檔案管理的基本現狀及沿革

1、我縣行政事業單位職工16917人、退休職工7180人，管有干部、職工、退休職工等檔案24097卷，分別由20個管檔單位管理，多的單位有1萬多卷，少的只有幾十卷。

2、我縣干部檔案管理主體的沿革

隨著我國各項改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給我縣干部檔案管理工作帶來了新的變化，即由原來組織、人事、勞動部門相對集中管理下放到組織、人事、委口管理，到1998年委口管理的檔案又下放到各主管局管理?，F我縣縣直機關有組織部，人事、勞動、農業、林業、水務、畜牧、交通、公安、財政、教育、衛生、文體、城建、蠶桑局等20個單位管有人事檔案。

二、人事檔案管理目前存在的主要問題及原因

近幾年來，由于機構編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動頻繁，出現了忽視人事檔案管理現象，影響了干部管理工作，從調查中我們發現目前主要存在以下問題：

1、硬件設施解決落實差。對干部檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

2、材料收集不便，缺損嚴重。由于鄉鎮事業單位機構改革，管理體制發生了變化，實行了鄉鎮政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗后，部分人員變動了工作崗位，檔案沒有及時轉遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時。有個別單位從97年干部檔案下放到主管局管后，一直未按全國統一標準整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調研中，我們在抽查的841份檔案中，發現有438人差檔案材料，占抽查總數的50%以上。其中：差入黨材料的208人，占24.7%；差學歷材料的99人，占11.8%；差履歷表的38人，占4.5%；差考核表的93人，占11%。在2003年新錄用的60名國家公務員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒有入黨材料，占94.5%。據統計，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、考核、工資變動材料差缺率幾乎達40%以上。

3、管檔人員業務不熟、檔案管理制度執行差。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。個別管理人員在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，借出半月、1月甚至有長達10個月不歸還的，個別人鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。

三、我縣人事檔案管理的對策與思考

1、提高認識，加強領導。干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個時期的表現，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項很重要的工作，國家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，中組部發了[1988]5號、[1996]55號、[1998]13號文件，對加強干部檔案管理制訂了一系列法規政策，體現了對干部檔案工作的重視。在這次調研中，通過我們對5個管檔單位的了解中得知，只要領導重視的單位，檔案就管得好，基本設施完善，有專用檔案庫房、鐵質柜、空調等，領導落實，人員落實，檔案裝訂好。領導不夠重視的單位，檔案裝訂管理就差，不談設施，就連裝訂工具都沒有，材料不齊不全，多年未裝。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導，人事檔案管理工作應由各級各部門主要領導親自負責抓總。

2、將現行人事檔案管理權相對集中，推行人事代理制度。中組部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》（組通字[1991]3號）第六條規定，“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制?？h以上（含縣）機關單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理?！睘榇?，應建立統一的政府所屬的人事檔案管理中心，以人事檔案管理機構的獨立性來確保人事檔案內容的真實性。

3、加強檔案工作的基礎建設。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開，經調查我縣20個管檔單位只有十分之一的單位基本達到要求。為此，應將人事檔案管理中心設置為不以贏利為目的的、經費由政府財政補助的事業單位，改人事檔案付費托管為政府無條件保管，還人事檔案為國家所有的本來面目。

4、加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質?！陡刹繖n案工作條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事wenmi.net干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。而我縣的實際情況是，20個管檔專兼職干部70%是新手，業務不熟

。建議：

（1）由組織部門，每2-3年組織培訓一次業務知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。

（2）配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規范統一內容的完整、真實、精煉、實用，要實現這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業務，安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理干部。為此，應參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標準，落實人事檔案管理人員應有的待遇。

5、嚴格制度，推行責任追究制。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。

（1）在查閱、借閱檔案時必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經領導批準方可查（借）閱。

（2）部門協作，除特殊情況需查（借）閱干部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身工作的方便，將個人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個別人有機可乘，偽造、銷毀、涂改檔案等，不準隨意復印干部檔案材料。

（3）轉出、轉入干部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉出、轉入。各審查單位審查完后必須密封蓋章或再轉另一個單位。

6、收集干部檔案材料是干部檔案工作的基矗隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部檔案材料的收集帶來了新的要求。特別是鄉鎮事業單位人員聘用制改革后，干部管理權限下放，事業單位人員工作崗位發生變化，檔案未隨著人員流動轉移等，也增大了收集材料的難度。建議：

（1）管檔人員必須及時向有關部門采取電話或一年一次上門催收與檔案有關的各種材料。

（2）各管委人事部門隨時收集材料及時交管檔部門，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的干部檔案材料收集網絡。

（3）認真整理，保證干部檔案質量。要按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂，管好干部檔案為合理流動人才服務，做到經常檢查，室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防塵。

第四篇：人事檔案管理中存在的問題及對策思考

干部檔案管理是黨和國家干部不可缺少的一個重要組成部份，是做好干部的基本條件之一，干部檔案管理的好壞直接影響到干部的效率和質量，涉及到每個干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部服好務，今年，我局就我縣人事檔案管理的現狀及存在的問題進行了深入的調研，并就此提出了解決問題的思路及對策。

一、我縣人事檔案管理的基本現狀及沿革

1、我縣行政事業單位職工16917人、退休職工7180人，管有干部、職工、退休職工等檔案24097卷，分別由20個管檔單位管理，多的單位有1萬多卷，少的只有幾十卷。

2、我縣干部檔案管理主體的沿革

隨著我國各項改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給我縣干部檔案管理帶來了新的變化，即由原來組織、人事、勞動部門相對集中管理下放到組織、人事、委口管理，到1998年委口管理的檔案又下放到各主管局管理?，F我縣縣直機關有組織部，人事、勞動、農業、林業、水務、畜牧、交通、公安、財政、教育、衛生、文體、城建、蠶桑局等20個單位管有人事檔案。

二、人事檔案管理目前存在的主要問題及原因

近幾年來，由于機構編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動頻繁，出現了忽視人事檔案管理現象，影響了干部管理，從調查中我們發現目前主要存在以下問題：

1、硬件設施解決落實差。對干部檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

2、材料收集不便，缺損嚴重。由于鄉鎮事業單位機構改革，管理體制發生了變化，實行了鄉鎮政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗后，部分人員變動了崗位，檔案沒有及時轉遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時。有個別單位從97年干部檔案下放到主管局管后，一直未按全國統一標準整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調研中，我們在抽查的841份檔案中，發現有438人差檔案材料，占抽查總數的50以上。其中：差入黨材料的208人，占24.7；差學歷材料的99人，占11.8；差履歷表的38人，占4.5；差考核表的93人，占11。在2003年新錄用的60名國家公務員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒有入黨材料，占94.5。據統計，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、考核、工資變動材料差缺率幾乎達40以上。

3、管檔人員業務不熟、檔案管理制度執行差。近幾年管檔人員變動頻繁，新手占70，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理。個別管理人員在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，借出半月、1月甚至有長達10個月不歸還的，個別人鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。

三、我縣人事檔案管理的對策與思考

1、提高認識，加強領導。干部檔案是做好干部的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個時期的表現，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項很重要的，國家在1990年制訂了《干部檔案條例》，中組部發了[1988]5號、[1996]55號、[1998]13號文件，對加強干部檔案管理制訂了一系列法規政策，體現了對干部檔案的重視。在這次調研中，通過我們對5個管檔單位的了解中得知，只要領導重視的單位，檔案就管得好，基本設施完善，有專用檔案庫房、鐵質柜、空調等，領導落實，人員落實，檔案裝訂好。領導不夠重視的單位，檔案裝訂管理就差，不談設施，就連裝訂工具都沒有，材料不齊不全，多年未裝。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理的認識，切實加強對檔案管理的領導，人事檔案管理應由各級各部門主要領導親自負責抓總。

2、將現行人事檔案管理權相對集中，推行人事代理制度。中組部、國家檔案局發布的《干部檔案條例》（組通字[1991]3號）第六條規定，“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。”為此，應建立統一的政府所屬的人事檔案管理中心，以人事檔案管理機構的獨立性來確保人事檔案內容的真實性。

3、加強檔案的基礎建設。按照《干部檔案

條例》第二十七條規定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開，經調查我縣20個管檔單位只有十分之一的單位基本達到要求。為此，應將人事檔案管理中心設置為不以贏利為目的的、經費由政府財政補助的事業單位，改人事檔案付費托管為政府無條件保管，還人事檔案為國家所有的本來面目。

4、加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。《干部檔案條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事fwsir.com干部檔案，注意對他們的教育培養，關心他們、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。而我縣的實際情況是，20個管檔專兼職干部70是新手，業務不熟。建議：

（1）由組織部門，每2-3年組織培訓一次業務知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。

（2）配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規范統一內容的完整、真實、精煉、實用，要實現這個要求需要一支熱愛檔案，熟練檔案業務，安心本職，具有奉獻精神的檔案管理干部。為此，應參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標準，落實人事檔案管理人員應有的待遇。

5、嚴格制度，推行責任追究制。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。

（1）在查閱、借閱檔案時必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經領導批準方可查（借）閱。

（2）部門協作，除特殊情況需查（借）閱干部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身的方便，將個人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個別人有機可乘，偽造、銷毀、涂改檔案等，不準隨意復印干部檔案材料。

（3）轉出、轉入干部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉出、轉入。各審查單位審查完后必須密封蓋章或再轉另一個單位。

6、收集干部檔案材料是干部檔案的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部檔案材料的收集帶來了新的要求。特別是鄉鎮事業單位人員聘用制改革后，干部管理權限下放，事業單位人員崗位發生變化，檔案未隨著人員流動轉移等，也增大了收集材料的難度。建議：

（1）管檔人員必須及時向有關部門采取電話或一年一次上門催收與檔案有關的各種材料。

（2）各管委人事部門隨時收集材料及時交管檔部門，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的干部檔案材料收集網絡。

（3）認真整理，保證干部檔案質量。要按檔案有關規定，實行全國統一標準整理裝訂，管好干部檔案為合理流動人才服務，做到經常檢查，室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防塵。

第五篇：檔案管理工作中存在的問題及對策

檔案管理工作中存在的問題及對策

摘 要：目前我國大多數檔案部門在檔案管理工作中仍存在問題，影響到檔案管理工作的進一步的發展。因此，強化檔案管理工作在其部門中的重要地位，及時改進檔案管理工作中遇到的問題加以及時解決，勢必成為我國檔案管理工作的重點。

關鍵詞：檔案管理 檔案管理制度 資源開發

前言

隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作以其機密性較高、政策性和專業性較強的主要特點，成為我國經濟、科研等主要信息的載體，在我國經濟管理工作中發揮著重要的作用。因此，在現今高速發展的市場經濟下，建立科學、系統、民主的的檔案管理制度，可以有效的保證經濟的協調、高效、有序的運行，對人們的生存與發展都起著至關重要的作用。

一、檔案管理工作中存在的具體問題

1.1 管理存在誤區

長久以來，我國很大部分人員和領導干部在檔案管理上存在認識的誤區，將檔案管理工作看成時簡單的抄寫與資料管理的事物性工作，既不是主要的工作內容，也不能為單位帶來一定的經濟利益，只要管好、不將檔案丟失、不泄露檔案機密，可以隨時應付單位資料查檔或外調。因而造成了檔案管理人員以及領導干部對檔案管理工作的認識偏差，它已經適應不了現代管理的需求。

1.2 管理水平低，管理力量弱，管理手段過于落后

我國對于檔案管理方面沒有專門的檔案管理培訓，檔案管理人員對檔案的歸集、整理、裝訂等業務流程并不熟悉，檔案人員缺乏正確的檔案收集意識，嚴重影響了檔案的管理水平。

1.3 并不齊全的硬件環境設施

由于單位對檔案管理工作的重視不夠，致使單位并不為檔案管理部門制備的硬件設施，個別單位甚至沒有專門的的檔案室管理檔案，單位的檔案的完整、美觀及整潔將會面臨霉變、蟲蛀等問題的影響，甚至會連基本的檔案管理設備都缺乏。如：檔案夾、切刀等。

二、檔案管理工作的應對策略

為了適應社會主義的發展需求，提高檔案管理的工作效率，發揮其工作的重要性。

2.1提高檔案管理人員的工作素質

增強干部檔案工作隊伍的建設，同時從事檔案管理工作的管理人員必須要選擇責任心較強、政治上可靠、作風正派的共產黨員。加強對這部分人員的道德教育、崗位管理知識的培養，多關心對他們的日常生活工作，使他們在工作中充分發揮其主動熱情的工作態度和思維創立能力。檔案人員的自身素質和工作態度決定了檔案管理的好壞，因此，檔案管理人員的自身素質的提高時極為重要的。同時，檔案管理人員也應當注意自身專業水平的提高，積極參加技能培訓等提高專業水平的活動中來，熟悉檔案管理工作的基本要求和工作流程，提高檔案管理工作的質量和效率。積極發展檔案管理事業，使檔案管理更加科學、實用，為社會的發展貢獻有利的信息資源。

2.2 設立健全的檔案管理制度

2.2.1檔案管理工作要建立具有科學性、合理性的規章制度，并且要求該制度要符合單位的特點，切合實際的檔案管理情況，以滿足單位對檔案管理的具體需求。

2.2.2 制定的檔案管理制度必須適用于單位，并將簡便易行、方便實用與可操作性強作為檔案管理制度建立的目標，更好的進行和約束檔案管理工作，為其工作提供良好的指導與規范作用。

2.2.3 制度的制定必須遵循雙向性原則，使其在約束員工的同時也約束。因為領導是制度的執行者，而單位則是由員工構成的群體，單位領導要做好單位的帶頭作用，是檔案管理制度得到切實有效的實施。

2.2.4 堅持檔案管理制度的嚴肅性。由于檔案管理制度是本部門自行制定并實施的，所以在其制度的執行過程中一定要堅持嚴肅的執行態度，做到賞罰分明，體現其制度的權威性。

2.3提升并完善檔案的功能

增加檔案內容，使其更加全面完善，以客觀的態度對檔案進行分析處理，及時更像檔案的內容管理，使檔案可以及時的反映當前的動態狀況。因此，我們應重新對檔案的功能進行定位；首先，我們要保證將原有檔案進行妥善保管；其次要擴大檔案內容的涵蓋范圍，使其更加豐富全面，使其更加適應單位對信息的大量需求，為單位提供更好更優質的服務。

2.4 采用信息化的檔案管理手段

社會主義市場經濟迅速發展的今天，信息化已經成為當今社會的主要發展趨勢和重要的工作工具。它要求檔案人員具備良好的計算機水平，同時也是對檔案工作提出的新要求。我國經濟已經于世界接軌，強烈的市場競爭與社會需要，要求我們要將檔案管理的新手段與當代先進的科學研究成果應用到實際工作中來，以期達到提升檔案管理工作的工作效率與管理水平。

2.5 提高檔案管理的服務水平

檔案管理人員必須樹立正確的服務理念，樹立“工作就是服務的”正確觀念，將增強崗位服務意識與主動熱情服務作為檔案管理工作的根本出發點和主要歸宿。要確立明確的檔案管理服務方向，端正工作態度，增強服務意識，樹立新的服務意識，提高檔案的服務質量。檔案服務工作的好壞取決于檔案管理者，而服務的好壞則是衡量一個單位部門檔案管理人員的重要標準。

結束語：

新世紀下，要求我們的檔案管理工作要時刻緊跟時代發展的潮流，建立符合時代發展的檔案管理工作。同時，從根本上更新檔案管理的觀念，采取切實有效的應對措施。積極探索現代化檔案管理的管理模式，以此進一步改善現檔案管理模式，為促進社會主義的進步、經濟的良好發展，貢獻一份力量。