第一篇：公司檔案管理通知(2013年12月)

關于公司檔案管理的通知

（2013年12月）

公司全體員工：

請將公司在工作活動中形成的各種有保存價值、需要歸檔的文件、資料……等，在事項辦理完畢后，收集齊全及時送交公司檔案管理人員統一歸檔。

1.禁止跨年度歸檔。

2.認真做好公文辦理記錄工作。目前公司公文辦理記錄主要有6類。

⑴收文記錄（含退文記錄）

⑵發文記錄（含取文記錄）

⑶用印記錄（含用印審批單及用印銷毀記錄）⑷證照管理記錄

⑸文件移交記錄

⑹直接存（歸）檔記錄。

1.有領導簽批的文件。

2.無編號，有用印記錄的文件。

3.辦公書籍、工作匯編……等其它資料。

第二篇：公司檔案管理流程

檔案管理流程

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。

1.2 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規章制度；

2.2對公司其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；

2.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括公司和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結等。

5、批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、公司獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、勞資人力資源資料。包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

12、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

五、立卷歸檔的時間

凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交行政部立卷歸檔。

六、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

七、檔案的借閱

1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

2、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

3、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

5、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

八、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經部門總監或副總以上領導批準。

5、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

九、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8其他經核定須永久保存的文書。

2、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

第三篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規章制度；

2.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督； 2.3 做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括企業和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

5、批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

10、聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

6、立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

7、立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

8、立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經過公司領導批準情況下，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理人員調離，應由行政文化中心主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8工程設計圖；

1.9其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業計劃資料；

2.4其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經核定保存5年的文書。4、1年保存： 結案后無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

十三、附則

1、本制度由總經理辦公室起草。

2、本制度經董事長批準發布。

3、本制度自下發之日起實施。

第四篇：公司檔案管理規定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強對公司及公司領辦各合作社的檔案管理，提高企業檔案利用效率，為公司發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，公司行財部負責全公司檔案的管理，并對各部門及基地的當年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進行監督、檢查和指導。

第三條

行財部履行下列檔案管理職責：

1、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

2、統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、銷毀等工作；

3、監督、指導本企業各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負責本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間及時交行財部集中管理。

第五條 檔案工作人員應當忠于職守，保守機密，遵紀守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設立、變更的申請、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質證件。

2、公司財務文檔資料

1）財務、會計管理方面的政策、法規、文件資料； 2）財務管理制度；

3）財務各類憑證、賬冊、報表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動工資/人事管理方面的政策、報表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個人績效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產經營管理方面的文檔資料

1）基地生產、物資消耗、安全生產、質量管理方面的文件資料；2）生產管理技術方面的文件資料； 3）儀器、設備方面的文件材料； 4）維修、維護方面的文件材料；

5）物資采購、價格等信息管理資料； 6）物資流動憑證與帳冊、臺帳；

7）物資管理制度/生產經營管理制度。

5、科研、技術、專利管理文檔資料 1）科研技術信息、資料； 2）產品研制信息資料； 3）專利申請、評估資料； 4）技術管理制度。

6、市場信息、情報方面的文檔資料

1）市場資訊信息資料； 2）競爭對手的信息資料； 3）市場調查信息資料；

4）市場推廣策劃方面文案資料； 5）設計類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機要檔案資料

1、機要檔案資料按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

2、劃分標準：

1）絕密檔案資料包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及重大合同、產品設計技術資料、重要物資采購信息資料。

2）機密檔案資料包括： ○1財務資料； ○2重大合同； ○3公司經營情況；

○4薪資性檔案資料、勞動合同； ○5技術資料； ○6重要項目資料； ○7項目合同協議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會議紀要； ○2重要項目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時間:

1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后5日內歸檔至行財部。

2、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后15日內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試完成后5日內歸檔。

4、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束回公司后7日內歸檔。

5、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，并進行妥善保管。

6、電子文件歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后5日內歸檔。

第九條 下列文件材料應隨時歸檔：

1、變更、修改、補充的文件材料。

2、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件

材料。

3、企業產權變動過程中形成的文件材料。

4、土地流轉、糧食交售、農資物資及資產采購/銷售等的各種合同、協議等

5、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號

第十條 檔案資料編號分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內）、光盤、實物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財務、資產設備、技術、采購、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據檔案資料內容編碼；

6、檔案資料編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應做好電子目錄及重要備份；

5、應做好編號標識，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號后注明：絕密、機密、秘密。

第五章 保管部門及保管責任

第十二條 財務專項機要檔案資料由行財部負責按會計制度規定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財部負責按規定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會議紀要、決議及其他會議資料等由行財部按本制度規定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購、服務等過程中產生的合同協議等各項檔案資料均由各部門負責按本制度規定整理交行財部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財部檔案室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經分管負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

第二十條

檔案銷毀時要有二人以上，并由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公

司各項保密制度，認真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續，認真審查審批權限是否符合規定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。

第二十三條

任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和擅自公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經批準不準進入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調閱申請單，依據查/調閱

權限和檔案密級，經公司領導簽批后方能憑單閱檔。

調閱權限及審批流程：絕密檔案由總經理提出經董事長審批方可查閱；

機密檔案由部門領導提出經總經理批準方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經部門分管領導批準方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財務、科技檔案等檔案須經分管負責人審核報總經理簽批。抄摘檔案內容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有分管負責人批準并在查閱單中注明復印內容，由行財部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經總經理批準。

第二十九條 借閱期限最長不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

第三十條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并對借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

第三十一條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規定的

補充。

第三十三條 本規定從印發之日起執行。

附表一

一、黨群類資料

1、請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結束、討論通過的文件、決議、紀要、公報、簡報，快報、會議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過的文件（10年）

3、公司黨支部會議和行政辦公會議紀要、會議記錄（永久）

二、公司召開工作會議、專題會議的文件材料

1、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（30年）

三、公司聯合召開會議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（30年）

本公司為協辦的：

1、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復制件或副本（10年）

四、上級部門頒發的文件材料

1、直屬上級部門頒發的屬于本公司主要業務，并要執行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級部門頒發的屬于本公司主要業務，并要執行的一般文件材料（10年）

五、上級部門、上級領導檢查、視察公司工作時形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報材料（30年）

六、本公司業務文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規性、中長期規劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請示與上級機關的批復、批示

3、土地流轉合同、物資采購銷售合同、各類固定資產定購合同及其他生產經營過程中一般業務產生的合同、協議、資料等（30年）

八、同級、下級部門的來函、請示與本公司的復函、批復等文件材料

1、重要業務問題的（永久）

2、一般業務問題的（30年）

九、公司聯合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業務問題的（永久）（2）、一般業務問題的（30年）

2、本機關為協辦的

（1）、重要業務問題的（30年）（2）、一般業務問題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡報、情況反映、工作信息等（10年）

十、經營管理活動中形成的文件材料

1、經營管理工作制度、程序、規定等文件材料（永久）

2、檢查、審計、審核情況匯總、通報，整改通知等（永久）

3、經營管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料（永久）

4、固定資產投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

5、不動產、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經營管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復議等工作中形成的文件材料

1、計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計劃、總結、統計材料（永久）

3、以下的計劃、總結、統計材料（10年）

4、重要職能活動的總結、重要專題的調研材料（永久）

5、一般活動的總結、一般問題的調研材料（10年）

十二、出國或出境訪問考察、接待來訪等活動形成的文件材料

簽訂的協議、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）

附表二

企業會計檔案保管期限表：

一、會計憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會計賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細賬 15年

3、日記賬 15年 現金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告。

1、月、季度財務報告3年

2、財務報告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會計移交清冊 15年

2、會計檔案保管清冊 永久

3、會計檔案銷毀清冊 永久

4、銀行余額調節表 5年

5、銀行對賬單 5年

第五篇：公司檔案管理資料

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同的文件一般不得放在一起立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意

摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。