第一篇：公司人事檔案管理規定

公司人事檔案管理規定

第一條 為加強和規范員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

第二條 中層以上管理人員檔案由總裁辦公室負責管理，派專人負責；其余員工的檔案均由辦公室檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。總裁辦公室和辦公室的檔案管理人員的檔案實行交叉管理。

第三條 員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。

第四條 人事檔案管理員的職責

（一）、保管員工檔案；

（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續；

（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；

（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；

（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

（八）、辦理其它有關事項。

第五條 人事檔案的內容及分類歸檔

（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；

（二）、本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料；

（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；

（四）、政治歷史審查及甄別復查材料；

（五）、員工參入黨、團材料；

（六）、獎勵（包括科技和業務）及各種先進事跡材料；

（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

（八）、處分、取消處分的材料；

（九）、任免、工資、職稱等材料；

（十）、學歷和評定的技能等材料；

（十一）定期考核成績

（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。

第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。

第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀

一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材 料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

五、按規定需要銷毀檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批準，并編制銷毀清冊。

六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

第八條 人事檔案的利用和傳遞

一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批準后，方可查閱。

二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由辦公室負責人批準后方可查閱。

三、公司級領導、黨委辦公室、辦公室可不經審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續。

六、任何人未經批準，不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內移交其檔案。

九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。

十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。

第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接

收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內注銷員工基本檔案情況。

第十條 本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條 本管理細則由公司總裁辦公室負責解釋。

第二篇：0211公司人事檔案管理規定

人事檔案管理規定

制訂部門：總裁辦/文件編號：FDG-D0210/版次：

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2第一章總 則

第一條為規范和加強公司員工人事檔案的管理，妥善有效地保護和利用檔案，不斷提高

第二條

第三條

第四條

第五條

第六條

第七條

第八條

第九條

第十條 檔案管理水平，更好地為公司各項工作服務，按照國家有關政策法規，并結合本公司具體情況，特制定本規定。本規定適用于集團總部及各分公司。在人事檔案管理工作中，必須嚴格執行國家有關檔案保密的法規及公司制定的相關制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。第二章人事檔案管理范圍 集團總部所有人員、各分公司副總經理級（含）以上人員的人事檔案由集團人事部門按本規定統一管理； 各分公司員工的人事檔案由本公司的人事部門按本規定集中管理，主管及經理級（含）以上人員、業務（技術）骨干人員須報集團人事部門備案； 人事部門根據人事檔案的管理范圍和要求，及時收集和提供各類人員需入檔的文字材料和相關資料； 人事部門應每兩年組織所屬員工填寫一次《人事登記表》，并做好審核鑒定和歸檔工作； 公司人事部門應按規定妥善保管員工檔案，接收、鑒別和整理檔案材料，辦理檔案的查閱、借閱和轉移傳遞手續，提供有關的情況證明，并做好檔案的安全、保密和保護工作。第三章歸檔內容及要求 為了使人事檔案能夠真實全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集員工的工作調配、任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。人事檔案材料收集歸檔范圍：

1.員工錄用/聘用工作中形成的錄用/聘用審批表、續聘審批表、勞動合同、退職材料等。

2.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表、任免呈報表（包括上報的考察材料）、鑒定考核、民主評議等形成的綜合材料，離職審批表及離職交接清單，工作異動審批表等。

3.高等教育、國民教育、成人教育和進修、培訓工作中形成的學習成績登記表、畢業登記表，授予學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料等。

4.評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

5.辦理傷殘鑒定、工資、福利待遇工作中形成的審批表等文字材料；

6.員工更改姓名、民族、年齡、工作時間等過程中形成的個人申請表、上級審查批復以及所依據的證明材料。

7.審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

8.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

9.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

10.創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

11.體格檢查中形成的體檢表及健康證等材料。

12.其他可供公司參考有保存價值的材料。

第十一條各相關職能、業務部門應建立主動送交人事檔案材料的工作制度，定期將需歸

檔的人事資料移交人事檔案管理部門進行清理和歸檔，檔案管理人員要簽字接

收，及時加封，以防丟失。

第十二條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完

整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備，具有保存價值。需經相關領導審查

蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十三條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡

銷毀材料必須詳細登記，并報請有關負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十四條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章檔案的管理與利用

第十五條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理、分類、編號，建立登記和

統計制度，建立各類檔案名冊。

第十六條人事檔案應專人管理，主管部門定期對人事檔案及相關材料的管理進行核查，對存在的問題進行補救和組織整改；對因人事變動未及時接轉人事檔案的情況

應立即會同相關單位（部門）補充辦理。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對

安全和準確無誤。

第十七條人事檔案原則上不外借出室，嚴禁任何人私自保管他人檔案，嚴禁任何個人借

閱本人或其親屬的人事檔案。如因特殊情況需閱檔或因辦理人事業務需提檔的，經辦單位人事部門應書面向人事檔案管理部門主管領導申報批準后，方可

履行檔案借閱登記手續。

第十八條借閱的人事檔案要妥善保管，不得交與無關人員翻閱或擅自轉借和更改、復制、拍攝其中內容，杜絕拆散、抽換、圈劃、加批、涂改和損壞案卷等行為。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，需經過批準由人事檔案管理部門辦理摘抄

或復印，核對無誤并蓋專用印章后使用方為有效。

第二十條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管

理，便于提供利用。

第二十一條注意保持人事檔案存放地的室內清潔及環境的安全，確保防火、防潮、防蝕，無關人員不得進入人事檔案室。

第二十二條轉遞人事檔案，要認真履行手續。集團內部人員調動，由接受方的人事部門第二十三條

第二十四條

第二十五條

第二十六條

第二十七條

持《工作異動審批表》到被調動人原單位的人事部門要求轉遞檔案。轉遞和接收人事檔案或材料必須齊全完整，不得擅自扣留或分批零散轉出，不得積壓、拖延，不得交本人自帶。轉出后，應及時催促接收單位回執。接收單位要嚴格按檔案目錄進行核對，確認無誤后方可簽章回執。第五章附 則 凡違反以上規定的，視其情節嚴重處以50-200元罰款。各分公司可依據本規定制定相應的人事檔案管理細則； 本規定由集團總裁辦負責解釋和補充； 本規定由集團總裁辦擬訂并報請總裁辦公會議通過后生效實施。

東莞市方達集團有限公司

二OO六年六月一日

第三篇：人事檔案管理規定

人 事 檔 案 管 理 規 定

第一章 基本原則

第一條 為了規范干部人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部人事檔案有關規定，特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條 人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處集中統一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關的法律、法規和組織人事等工作的政策、規定，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條 人力資源處人事檔案管理工作的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人力資源處根據中共中央組織部《干部檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）有關要求，經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各二層機構、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委 建筑工程有限責任公司

（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人力資源處歸檔。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十二條 人事檔案材料，使用16開型或國際標準A4型規格的公文用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人力資源處對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡人員檔案、專業技術人員技術檔案進行分類、編號、排架。

第十四條 對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條 根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，不準以任何借口涂改、偽造檔案材料，不準將虛假材料和不符歸檔要求的材料歸入檔案，不準私自、指使他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人力資源處辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“廣西建工集團第三建筑工程有限責任公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。借閱單位主管必須先填《人事檔案借閱單》，并經人力資源處處長簽核，始得借閱，借閱單位持簽核的借閱單辦理人事檔案 — 2 — 的借閱登記手續。借閱單位應按期歸還所借閱之檔案，逾期未還者，人力資源處得以進行跟催。借閱單位在歸還檔案時，檔案管理人員應依照借閱的內容逐條核對，并檢查檔案資料的完整性，經確認后在備注欄內注明歸還日期。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人調動材料或技術檔案轉入人力資源處，按分類目錄裝訂，由人事檔案管理員統一轉遞。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案管理員，由人事檔案管理及時歸檔。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人力資源處保管，并設立專門的檔案柜存放，依離開時間的先后排序存放。

第二十五條 公司各單位、部門應積極配合公司人力資源處做好員工檔案的轉遞工作，招錄學生或新員工的人事檔案要及時辦理人事檔案的轉遞工作，以使檔案能正確投遞。

附：人事檔案材料收集歸檔范圍

1.履歷材料：履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料。

2.自傳材料：自傳和屬于自傳性質的材料。

3.報告個人有關事項的材料：領導干部個人有關事項發生變化的報告表等材料。

4.考察、考核、鑒定材料：考察材料；在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；定期考核材料，考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業等鑒定材料；后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等材料。

5.審計材料：經濟責任審計結果報告。

6.學歷學位材料：高中畢業生登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生（學員、學籍）登記表，學習成績表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明； — 3 —

選拔留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習的有關材料；國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等。

7.培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記（鑒定）表等材料。

8.職業（任職）資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。

9.評（聘）專業技術職稱（職務）材料：專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料。

10.反映科研學術水平的材料：當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業拔尖人才的材料；科研工作及個人表現評定材料，業務考績材料；創造發明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄。

11.政審材料：上級批復、審查（復查、甄別）結論、調查報告及主要依據與證明材料；本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表。

12.更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批復；計算連續工齡審批材料等。

13.黨、團組織建設工作中形成的材料。

（1）中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活（黨籍）的有關審批材料。

（2）中國共產主義青年團入團志愿書。

（3）加入或退出民主黨派的材料。

14.表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批（呈報）表、先進人物登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關材料等。

15.涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實（調查、復查）報告及主要依據與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

16.招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表；選調生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業生登記表；應征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、解聘材料。

17.任免、調動、授銜、軍人轉業（復員）安置、退（離）休材料：干部任免審批表及相應考察材料；干部試用期滿審批表；公務員登記表，參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表；公務員調任審批（備案）表，干部調動審批材料；援藏、援疆、掛職鍛煉登記（推薦）表；授予（晉升）軍（警）銜、海關關銜、法官和檢察官等級審批表；軍人轉業（復員）審批表；退（離）休審批表等材料。

18.辭職、辭退、罷免材料：自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責令辭職的決定，對責令辭職決定不服的申訴材料、復議決定；辭退公務員審批表、辭退決定材料；罷免材料。

19.工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉正定級審批表，工資變動（套改）表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發（恢復）通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。

20.出國（境）材料：因公出國（境）審批表，在國（境）外表現情況或鑒定等材料；外國永久居留證、港澳居民身份證等的復印件。

21.黨代會，人代會，政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料：委員當選通知或證明材料，委員簡歷；代表登記表等。

22.健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料。

23.治喪材料：生平，非正常死亡調查報告等材料。

24.干部人事檔案報送、審核工作材料：干部人事檔案報送單；干部人事檔案有關情況說明等材料。

25.其他材料：畢業生就業報到證（派遣證），人事爭議仲裁裁決書（調解書），公務員申訴處理決定書（再申訴處理決定書、復核決定），再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。

第四篇：人事檔案管理規定

國泰能源制度文件GT/JB/RZ 014-2013A

人事檔案管理規定

編號：GT/JB/RZ 014-2013A

第一條 目的：

為了將公司人事檔案管理工作制度化、規范化，確保人事檔案的機密性、完整性和準確性，防止檔案丟失、損壞，便于公司對人員的在職管理，特制定本規定。

第二條 適用范圍：

本規定適用于66公司及下屬煤業公司。

第三條 職責：

1、公司人事檔案管理部門歸口人力資源部，各煤業公司人事檔案管理部門歸口綜合辦公室，人事檔案管理須指定專人負責。

2、公司人員和煤業公司中層及以上人員的人事檔案由人力資源部管理；煤業公司普通員工的人事檔案由各礦綜合辦公室管理。

3、公司人事檔案管理員負責維護和完善人力資源管理系統。

4、人事檔案管理員負責人事檔案的歸檔、整理、借閱、銷毀等工作。

第四條 人事檔案的分類：

1、入職檔案：

（1）人員應聘登記表、面試評價表、錄用審批表、招聘洽談記錄、身份證復印件、學歷學位證書復印件、職稱證書復印件、體檢表、上單位解除勞動關系證明、英語/計算機等級證書復印件、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。

（2）勞動合同、保密協議、補充協議等。

2、培訓檔案：

（1）新員工入職培訓試卷、培訓心得等。

（2）培訓登記表、外派培訓總結、培訓申請表、培訓效果評估表。

（3）培訓服務協議等。

3、職位檔案：

（1）聘書、職務任命書。

（2）職務變動申請、職位職務變更記錄。

4、薪酬考核檔案：

（1）試用期考核表、員工試用期總結表。（2）考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。（3）調薪申請單、調薪記錄。

5、其他檔案：

（1）個人黨、團相關資料。（2）各類獎勵、處罰記錄。

（3）離職申請、移交清單、解除勞動關系證明、離職證明、補償金協議、其他補充協議等。

第五條 管理規定：

1、歸檔管理：

（1）歸檔前，要對歸檔材料進行鑒別，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。

（2）歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。（3）及時將新材料歸入檔案中。

2、人事檔案的查（借）閱：

（1）查（借）閱人事檔案須經公司人力資源部/分管領導審核、總經理審批后方可查（借）閱，特殊情況下須經董事長審批。

（2）使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實情況后，可以出具證明材料。

（3）檔案管理員要做好歸檔記錄、查（借）閱記錄。

3、人事檔案的保密及保存期限：

（1）檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

（2）檔案管理員要定期對檔案進行檢查，防治霉變、蟲蛀，防火、防水、防盜。

（3）人事檔案原則上永久保存，對于已辭（退）職人員的個人檔案，原則上自離職之日起3年后方可銷毀，銷毀時須經公司領導批準，并做好銷毀記錄。

4、電子檔案：

（1）人事檔案管理員須及時維護和管理人力資源管理系統。

（2）為便于查閱和管理，檔案管理員應建立電子檔案。電子檔案內容要與第四條檔案材料保持一致。第六條 獎懲規定：

1、檔案管理員在管理過程中提出創新辦法的，給予提報人200元的獎勵。

2、因保管或借閱導致檔案丟失的，給予責任人200元-1000元的罰款。

3、查閱或借閱檔案時，擅自涂改、抽頁、拆毀、剪裁、增刪檔案的，給予責任人200元-1000元的罰款。

4、在規定時間內未按要求提供相關人事檔案的，給予責任人100元的罰款；若經多次催繳仍未上交的，給予責任人200元-500元的罰款。

5、未及時建立、更新人事檔案的，給予檔案管理員200元的罰款。

6、利用檔案資料或借助自身權利進行謀利的，給予責任人200元-2000元的罰款，并有權追究其經濟和法律責任。

7、未履行借閱手續、未填寫借閱登記表的，給予責任人200元的罰款。第七條 本規定由公司人力資源部負責解釋。

第八條 本規定由公司總經理辦公會審批后生效，修改時亦同。第九條 本規定自下發之日起實施，舊制度同日廢除。附件：

1、《人事檔案借閱登記表》

2、《人事檔案借閱申請單》

3、《人事檔案銷毀審批單》

附件1

員工檔案借閱登記表

年月日

附件2

人事檔案借閱申請單

此表單人事部門存檔。

附件3

人事檔案銷毀申請單

此表單人事部門存檔。

第五篇：人事檔案管理規定

檔案管理規定

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。

第二條 本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。

第四條 檔案工作實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。

第二章 檔案機構及其職責

第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作。

第六條 檔案工作由公司總經理統一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管，同時監督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。

第三章 檔案的管理

第八條 整理辦法：

1.方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。2.步驟： A.收集

文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。

企業科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。B.整理

根據分類和成立時間整理。C.分類

根據下述分類方法分類。

D.立卷

區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。第九條 過程管理：

1.屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據為己有。

2.屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。

第十條 監督：辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監督各部門及各部門檔案的管理工作。第十一條 銷毀：須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。

第十三條 在業務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》處理。

第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。

第四章 檔案備份制度

第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。

第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

第十八條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。

第五章 處理條例

第十九條 有下列行為之一，據情節輕重，給予50~500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1.毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案； 2.擅自向外界提供、抄摘企業檔案； 3.涂改、偽造檔案；

4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；

5.未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。

第六章 責任

第二十一條 本制度適用于公司各子公司、各部門及各員工。

第二十二條 本制度監督責任部門為公司辦公室，第一責任人為各部門指定的資料員；第二責任人為資料員所在部門的部門負責人。