第一篇：公司檔案管理方案

檔案管理方案 第一節(jié)總則

為規(guī)范元谷信息科技有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本方案。

第二節(jié)管理體制和職責(zé)

公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、借記等；（2）負(fù)責(zé)公司成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對(duì)外交往等重大經(jīng)濟(jì)合同和工程檔案的跟進(jìn)；（3）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；（4）負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；

（5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。第三節(jié)檔案分類分級(jí)

1、行政人力部提出檔案分類分級(jí)及歸檔管理要求，明確檔案的分類、保管方式、期限、移交責(zé)任部門和密級(jí)等，編制《公司檔案分類分級(jí)管理目錄》，經(jīng)行政人力部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)各部門和項(xiàng)目公司執(zhí)行。

2、檔案種類包括，但不限于：

（1）制度性文件：各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等；

（2）會(huì)議性文件：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其他會(huì)議形成的材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；

（3）計(jì)劃性文件：企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等；（4）證件性文書資料：法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等；

（5）匯報(bào)性文書資料：企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)發(fā)言及匯報(bào)材料等；

（6）聲像資料：外出學(xué)習(xí)、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；

（7）題贈(zèng)性資料：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、友好單位或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。（8）技術(shù)性資料：各類工程圖紙、合作協(xié)議、竣工資料、驗(yàn)收資料等。（9）購(gòu)銷資料：各類各類購(gòu)銷合同

3、公司檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)各自保管的檔案資料進(jìn)行編號(hào)。

4、保管期限：根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久為50年以上，長(zhǎng)期為15-50年，短期為15年以下。（1）永久：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）長(zhǎng)期：凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

（3）短期：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第四節(jié)歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積每月一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開(kāi)箱或安裝調(diào)試后由購(gòu)置部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（三）項(xiàng)目開(kāi)發(fā)合同類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料統(tǒng)一整理后有序歸檔。

（四）人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個(gè)月內(nèi)由公司綜合管理部檔案室歸檔。

（五）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。第五條歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第六節(jié)檔案的利用

檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。第七節(jié)檔案保密規(guī)定

1、嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問(wèn)，不該說(shuō)的機(jī)密堅(jiān)決不說(shuō)，不該看、記的材料不看、不記。

2、接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

3、嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

4、整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。

5、檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

6、公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫(kù)。

7、發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。第八節(jié)檔案查閱、借閱規(guī)定

1、借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

2、因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案使用登記表》及《調(diào)閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

3、檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個(gè)人身份證明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

4、復(fù)印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機(jī)密檔案資料由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可復(fù)印。

5、檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外借。

6、借出檔案應(yīng)在5日內(nèi)歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

7、借閱檔案的人員，要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

8、借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

9、借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無(wú)誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。第九節(jié)檔案室管理規(guī)定

1、檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。

3、要愛(ài)護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

4、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無(wú)關(guān)的其它物品。

6、下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開(kāi)檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

7、認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。

8、案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

9、每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第十節(jié)檔案銷毀規(guī)定

1、按規(guī)定需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過(guò)檔案價(jià)值鑒定，無(wú)保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

2、銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

3、嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。

4、檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。相關(guān)表格參照如下：

1、文件借閱、復(fù)印表 日期

文件 編號(hào)

文件名稱

借閱 份數(shù)

復(fù)制 份數(shù)

借閱/使用者簽名

批準(zhǔn)

預(yù)計(jì)歸還日期

實(shí)際歸還日期 收文者簽名

批準(zhǔn)：審核：制表：

2、外來(lái)文件接收清單 序號(hào) 文件編號(hào)

文件名稱

版本

接收時(shí)間

接收人

備注

批準(zhǔn)：審核：制表：

3、文件目錄表 序號(hào)

文件編號(hào)

時(shí)間

文件類型

文件名稱

備注

批準(zhǔn)：審核：制表： 文件編號(hào)

內(nèi)容

備注

批準(zhǔn)：審核：制表：

4、檔案索引目錄表 序號(hào)

文件編號(hào)

文件名稱

建檔日期

儲(chǔ)存位置

文件內(nèi)容

保管期限

第二篇：xx公司檔案管理方案

xx公司檔案管理方案

為了完善企業(yè)檔案管理體系，發(fā)揮檔案價(jià)值以推動(dòng)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，現(xiàn)根據(jù)1987年頒布的《檔案法》中關(guān)于檔案管理工作的基本原則，特制定本方案。

一、企業(yè)檔案管理意義

企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)中形成的原始記錄，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的重要依據(jù)和憑證，也是企業(yè)提高管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的重要條件。建立企業(yè)檔案室是我國(guó)企業(yè)單位檔案管理的一種必要形式，它有利于本企業(yè)的集中統(tǒng)一管理，便于綜合有效地開(kāi)發(fā)、利用企業(yè)檔案信息資源。

二、確定企業(yè)檔案的分類方案

企業(yè)檔案的分類目前尚不能形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以結(jié)合自身內(nèi)部情況確立一個(gè)適合的分類方案。下面我列舉出幾種分類方案： 【方案一】

企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目：即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科技研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類?！痉桨付?/p>

企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目：即文書檔案類、產(chǎn)品檔案類、科技研究類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會(huì)計(jì)檔案類、職工檔案類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類、專題檔案類?！痉桨溉?/p>

企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目：即科技檔案類、文書檔案類、經(jīng)營(yíng)銷售檔案類、計(jì)劃?rùn)n案類、統(tǒng)計(jì)檔案類、物資供應(yīng)檔案類、技術(shù)管理檔案類、勞動(dòng)工資檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類?！痉桨杆摹?/p>

企業(yè)檔案分類設(shè)置六個(gè)一級(jí)類目：即文書檔案類、科技檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、人事檔案類、電子檔案類、聲像檔案類。

綜合以上四種分類方案，我覺(jué)得可以將企業(yè)檔案分成七個(gè)一級(jí)類目： 1 文書檔案

①黨群工作：黨務(wù)工作、工會(huì)工作、婦聯(lián)工作等

②行政管理：行政會(huì)議、企業(yè)文化、公關(guān)接待、后勤福利等 ③安全管理：安全培訓(xùn)、安全規(guī)章制度、工傷處理等 ④環(huán)境保護(hù)：環(huán)境監(jiān)測(cè)、控制，污染處理等 2 科技檔案

①產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案：新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)核心技術(shù)，以及說(shuō)明書等，包括設(shè)計(jì)圖紙 ②生產(chǎn)技術(shù)檔案：生產(chǎn)組織、運(yùn)作、調(diào)度指揮工作等 ③設(shè)備儀器檔案：設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修、更新等

④基本建設(shè)檔案：項(xiàng)目建議書、上級(jí)批示、與相關(guān)單位的協(xié)議、委托、合同書等 ⑤科技研究檔案：科研準(zhǔn)備、研制、驗(yàn)收階段，以及成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等 3 經(jīng)營(yíng)銷售檔案

①計(jì)劃：企業(yè)戰(zhàn)略性決策、企業(yè)現(xiàn)階段及中長(zhǎng)期計(jì)劃、綜合型企業(yè)分析等 ②物資供應(yīng)：能源管理、倉(cāng)庫(kù)管理、物資購(gòu)銷、廢舊物資回收等 ③產(chǎn)品銷售：市場(chǎng)分析、用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售各種記錄、合同、協(xié)議等 ④統(tǒng)計(jì)：企業(yè)生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表、利潤(rùn)增長(zhǎng)率統(tǒng)計(jì)表、以及季報(bào)、月報(bào)等 4 會(huì)計(jì)檔案

①會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 ②會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡 ③財(cái)務(wù)報(bào)表：月、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告 5 人事檔案

①在職職工：工人、科技人員、干部 ②離退休職工：工人、科技人員、干部

主要包括職工的履歷表、政治面貌、評(píng)級(jí)考核、專業(yè)技術(shù)情況、獎(jiǎng)懲情況、工資級(jí)別登記表、以及退休、退職審批表、停薪留職審批表等文件材料。6 專題檔案

①土地房產(chǎn)：企業(yè)的土地征購(gòu)資料、土地使用證，房產(chǎn)購(gòu)置資料、房產(chǎn)證

②專利申請(qǐng)：企業(yè)的各種專利的全套資料 ③ISO質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證：ISO質(zhì)量認(rèn)證全過(guò)程資料 ④企業(yè)改造：企業(yè)改制全過(guò)程資料

⑤審計(jì)事項(xiàng)：經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、離職審計(jì)、制度審計(jì)、投資審計(jì)等 7 聲像檔案、照片檔案

聲像和照片檔案屬于特殊載體檔案，應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開(kāi)保管。

三、檔案管理實(shí)踐

1、收集&整理

根據(jù)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T13-94《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定，文件基本按照全宗號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)號(hào)進(jìn)行編制。如文書檔案全宗001中，總結(jié)性文件004中第003份案卷的015件，就以001—004—003—015編制。科技檔案(如具有保存價(jià)值的CAD圖紙)，以類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—案卷號(hào)—件、頁(yè)號(hào)編制，如CJ3?2-0004-018-37

2、確定檔案保管期限

檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：(1)本公司制定的法規(guī)政策性文件材料；

(2)本公司召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；(3)本公司職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

(4)本公司關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示及批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

(5)本公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

(6)本公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； 定期保管的文書檔案主要包括：

(1)本公司職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；(2)本公司召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；(3)本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；(4)本公司一般性事務(wù)管理文件材料。

3、檔案歸檔要求

歸檔文件一定要按照保管要求進(jìn)行歸檔。如文書檔案，可以按照文件形成時(shí)間，文件所屬內(nèi)容、檔案保管期限等來(lái)進(jìn)行立卷歸檔。歸檔文件要標(biāo)注清楚企業(yè)名、、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。

四、檔案管理的制度保障

(1)、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

(2)、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。(3)、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

(4)、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

(5)、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

第三篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓(xùn)類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、培訓(xùn)登記表等。

2.3會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)

1、管理機(jī)構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 2.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、督委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3、計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬部門的和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5、批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8、匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時(shí)間

1、凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

6、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

7、立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

8、立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。

11、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況下，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時(shí)催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 1.5財(cái)務(wù)報(bào)表；

1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8工程設(shè)計(jì)圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預(yù)算、決算書類； 2.2會(huì)計(jì)憑證； 2.3事業(yè)計(jì)劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存： 結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對(duì)超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

十三、附則

1、本制度由總經(jīng)理辦公室起草。

2、本制度經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。

第四篇：公司檔案管理規(guī)定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強(qiáng)對(duì)公司及公司領(lǐng)辦各合作社的檔案管理，提高企業(yè)檔案利用效率，為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，公司行財(cái)部負(fù)責(zé)全公司檔案的管理，并對(duì)各部門及基地的當(dāng)年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第三條

行財(cái)部履行下列檔案管理職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作；

3、監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時(shí)間及時(shí)交行財(cái)部集中管理。

第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，保守機(jī)密，遵紀(jì)守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會(huì)議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質(zhì)證件。

2、公司財(cái)務(wù)文檔資料

1）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理方面的政策、法規(guī)、文件資料； 2）財(cái)務(wù)管理制度；

3）財(cái)務(wù)各類憑證、賬冊(cè)、報(bào)表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動(dòng)工資/人事管理方面的政策、報(bào)表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個(gè)人績(jī)效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓(xùn)資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的文檔資料

1）基地生產(chǎn)、物資消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)管理技術(shù)方面的文件資料； 3）儀器、設(shè)備方面的文件材料； 4）維修、維護(hù)方面的文件材料；

5）物資采購(gòu)、價(jià)格等信息管理資料； 6）物資流動(dòng)憑證與帳冊(cè)、臺(tái)帳；

7）物資管理制度/生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度。

5、科研、技術(shù)、專利管理文檔資料 1）科研技術(shù)信息、資料； 2）產(chǎn)品研制信息資料； 3）專利申請(qǐng)、評(píng)估資料； 4）技術(shù)管理制度。

6、市場(chǎng)信息、情報(bào)方面的文檔資料

1）市場(chǎng)資訊信息資料； 2）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息資料； 3）市場(chǎng)調(diào)查信息資料；

4）市場(chǎng)推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計(jì)類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價(jià)值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營(yíng)銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務(wù)記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機(jī)要檔案資料

1、機(jī)要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。

2、劃分標(biāo)準(zhǔn)：

1）絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)資料、重要物資采購(gòu)信息資料。

2）機(jī)密檔案資料包括： ○1財(cái)務(wù)資料； ○2重大合同； ○3公司經(jīng)營(yíng)情況；

○4薪資性檔案資料、勞動(dòng)合同； ○5技術(shù)資料； ○6重要項(xiàng)目資料； ○7項(xiàng)目合同協(xié)議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會(huì)議紀(jì)要； ○2重要項(xiàng)目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時(shí)間:

1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后5日內(nèi)歸檔至行財(cái)部。

2、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后15日內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試完成后5日內(nèi)歸檔。

4、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束回公司后7日內(nèi)歸檔。

5、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，并進(jìn)行妥善保管。

6、電子文件歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后5日內(nèi)歸檔。

第九條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

2、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件

材料。

3、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

4、土地流轉(zhuǎn)、糧食交售、農(nóng)資物資及資產(chǎn)采購(gòu)/銷售等的各種合同、協(xié)議等

5、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號(hào)

第十條 檔案資料編號(hào)分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實(shí)物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)、采購(gòu)、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數(shù)字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；

6、檔案資料編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；

5、應(yīng)做好編號(hào)標(biāo)識(shí)，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。

第五章 保管部門及保管責(zé)任

第十二條 財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案資料由行財(cái)部負(fù)責(zé)按會(huì)計(jì)制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財(cái)部負(fù)責(zé)按規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會(huì)議紀(jì)要、決議及其他會(huì)議資料等由行財(cái)部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購(gòu)、服務(wù)等過(guò)程中產(chǎn)生的合同協(xié)議等各項(xiàng)檔案資料均由各部門負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理交行財(cái)部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財(cái)部檔案室承辦，對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第二十條

檔案銷毀時(shí)要有二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊(cè)上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公

司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場(chǎng)所。

第二十三條

任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，如有泄露和擅自公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調(diào)閱申請(qǐng)單，依據(jù)查/調(diào)閱

權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

調(diào)閱權(quán)限及審批流程：絕密檔案由總經(jīng)理提出經(jīng)董事長(zhǎng)審批方可查閱；

機(jī)密檔案由部門領(lǐng)導(dǎo)提出經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案等檔案須經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審核報(bào)總經(jīng)理簽批。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由行財(cái)部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見(jiàn)后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第二十九條 借閱期限最長(zhǎng)不得超過(guò)15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查，并對(duì)借用登記予以注銷。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十一條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的

補(bǔ)充。

第三十三條 本規(guī)定從印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表一

一、黨群類資料

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)束、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)、會(huì)議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過(guò)的文件（10年）

3、公司黨支部會(huì)議和行政辦公會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄（永久）

二、公司召開(kāi)工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）

三、公司聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）

本公司為協(xié)辦的：

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本（10年）

四、上級(jí)部門頒發(fā)的文件材料

1、直屬上級(jí)部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級(jí)部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的一般文件材料（10年）

五、上級(jí)部門、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察公司工作時(shí)形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報(bào)材料（30年）

六、本公司業(yè)務(wù)文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規(guī)性、中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

3、土地流轉(zhuǎn)合同、物資采購(gòu)銷售合同、各類固定資產(chǎn)定購(gòu)合同及其他生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中一般業(yè)務(wù)產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資料等（30年）

八、同級(jí)、下級(jí)部門的來(lái)函、請(qǐng)示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

1、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的（30年）

九、公司聯(lián)合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的（永久）（2）、一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的（30年）

2、本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的（30年）（2）、一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等（10年）

十、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件材料

1、經(jīng)營(yíng)管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

2、檢查、審計(jì)、審核情況匯總、通報(bào)，整改通知等（永久）

3、經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（永久）

4、固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料（永久）

5、不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復(fù)議等工作中形成的文件材料

1、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（永久）

3、以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（10年）

4、重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

5、一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問(wèn)題的調(diào)研材料（10年）

十二、出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、接待來(lái)訪等活動(dòng)形成的文件材料

簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等（永久）

附表二

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表：

一、會(huì)計(jì)憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會(huì)計(jì)賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細(xì)賬 15年

3、日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告。

1、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年

2、財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年

2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久

3、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久

4、銀行余額調(diào)節(jié)表 5年

5、銀行對(duì)賬單 5年

第五篇：公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為合理、有效地收集、整理公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所形成的檔案，并有效地保存、利用檔案，使之服務(wù)于公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作，特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理檔案的形成、歸檔保存、利用，以及檢查考核等內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于*****有限公司。2 規(guī)范性引用文件

無(wú) 3 定義

檔案：指公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中需分類保存的文件和材料。4 管理職責(zé)

4.1 檔案室是公司檔案的歸口管理部門，其職責(zé)是：

a)負(fù)責(zé)檔案的分類、編目、鑒定、保密等工作。

b)負(fù)責(zé)檔案的收集、保管、銷毀及相關(guān)部門查詢借閱登記管理工作。c)向集團(tuán)公司辦公室上報(bào)需由集團(tuán)公司備案、保存的相關(guān)檔案。d)接受集團(tuán)公司檔案管理部門的指導(dǎo)、檢查。

4.2 其他各部門負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中涉及本部門的檔案的收集、整理與及時(shí)歸檔，接受檔案管理部門的指導(dǎo)、檢查。

4.3 檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，不得泄露檔案內(nèi)容及嚴(yán)格按規(guī)定辦理檔案歸檔、保存、查詢、借閱登記等管理工作，檔案管理員工作有變動(dòng)時(shí)，必須辦好移交手續(xù)。5 管理內(nèi)容與要求 5.1 檔案的種類及收集 5.1.1 經(jīng)營(yíng)管理方面

a)公司成立的各種資料：公司申請(qǐng)注冊(cè)有關(guān)資料、公司章程、公司發(fā)展變更資料、驗(yàn)資審計(jì)報(bào)告、公司高層管理機(jī)構(gòu)人員名單（董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、法人代表）等； b)公司主要經(jīng)營(yíng)性證件：公司組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人代表證、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、開(kāi)戶許可證、稅務(wù)登記證（國(guó)地稅正副本）、統(tǒng)計(jì)登記證等經(jīng)營(yíng)許可證及土地、房屋所有權(quán)、使用權(quán)證、專利權(quán)證、商標(biāo)權(quán)證等；

c)公司其他各種經(jīng)營(yíng)性資料：董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、董事監(jiān)事會(huì)議紀(jì)要、公司申報(bào)項(xiàng)目資料、公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)單證、車輛資料（保險(xiǎn)、年檢、牌照等）及公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要、各種合作項(xiàng)目、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、各類紅頭文件及對(duì)公司發(fā)展具有重大改變的歷史性資料、圖片等等；

d)各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知及頒發(fā)的各種獎(jiǎng)杯（狀、牌、章）。5.1.2 人力資源管理方面

a)應(yīng)聘的相關(guān)資料：包括員工招聘登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷表、學(xué)歷證書復(fù)印件、專業(yè)資格證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件等；

b)與公司的各種協(xié)議：勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、委外培訓(xùn)協(xié)議、勞動(dòng)合同解除協(xié)議等其他合同協(xié)議；

c)日常工作中產(chǎn)生的資料、證件：新員工試用期工作鑒定表、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)、養(yǎng)老轉(zhuǎn)正鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)或處分通告、任免或調(diào)動(dòng)通知、辭職報(bào)告、離廠確認(rèn)單、人事戶口代辦資料及養(yǎng)老保險(xiǎn)等福利證件、崗位競(jìng)聘資料、績(jī)效考評(píng)資料等；

d)教育培訓(xùn)資料：包括公司自行組織的員工教育培訓(xùn)計(jì)劃、資料和技術(shù)教材、考核結(jié)果及由公司委派專人參加的社會(huì)性培訓(xùn)的邀請(qǐng)函、領(lǐng)導(dǎo)批文、教材、取得的培訓(xùn)證書復(fù)印件等。5.1.3 財(cái)務(wù)管理方面

財(cái)務(wù)管理方面包括：財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、公司方針目標(biāo)管理協(xié)議、公司的股權(quán)證和國(guó)家或各級(jí)地方政府部門下發(fā)的財(cái)務(wù)管理方面政策及各種物資庫(kù)存保管形成的文件資料等。5.1.4 技術(shù)質(zhì)量方面

a)各種對(duì)外簽訂的技術(shù)項(xiàng)目合作協(xié)議、合同及相關(guān)的技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)化信息資料等；

b)各種產(chǎn)品、項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、試制的圖樣（包括外來(lái)圖樣）、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)、工藝等技術(shù)性文件； c)各種原材料、半成品、成品的檢驗(yàn)資料及產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中形成的其他技術(shù)資料等； d)專利申請(qǐng)、受理及證書等資料。5.1.5 營(yíng)銷管理方面

a)內(nèi)貿(mào)包括：銷售合同、供貨協(xié)議、產(chǎn)品運(yùn)輸招標(biāo)的資料、顧客財(cái)產(chǎn)的資料、各種報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶滿意度調(diào)查資料、廣告宣傳和用戶服務(wù)中所形成的文件資料。

b）外貿(mào)包括：?jiǎn)巫C資料（托單、提單確認(rèn)件、裝箱單、合同、發(fā)票、形式發(fā)票、報(bào)關(guān)單等）、客戶來(lái)訪申請(qǐng)表、報(bào)價(jià)、客戶回訪、合同等資料。5.1.6 物資采購(gòu)方面

物資采購(gòu)方面包括：供方檔案、各種物資的采購(gòu)合同、協(xié)議、質(zhì)保單、保修單、說(shuō)明書及管理中形成的其他文件資料。5.1.7 設(shè)備儀器方面

設(shè)備儀器方面包括：各種設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的所產(chǎn)生的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行維修記錄、設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的等文件資料。5.1.8 質(zhì)量、環(huán)境管理體系方面

質(zhì)量、環(huán)境管理體系方面包括：公司質(zhì)量、環(huán)境管理手冊(cè)和程序文件（ISO9000質(zhì)量管理體系文件、ISO14001環(huán)境管理體系文件、TQM文件）及相關(guān)認(rèn)證證書等文件資料，管理評(píng)審資料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程設(shè)計(jì)合同、基建工程施工圖、工程預(yù)算表、工程承包合同、工程主要材料質(zhì)保單、工程主要項(xiàng)目施工記錄、水電安裝圖、工程竣工圖、工程竣工驗(yàn)收記錄、工程決算表等文件資料。

5.1.10 外來(lái)文件方面

包括各種法律、法規(guī)，外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)及各種參考資料、書籍。

5.1.11 其他應(yīng)列入檔案管理的資料由相關(guān)部門業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。5.2 檔案的歸檔

5.2.1 檔案的保管部門及歸檔時(shí)間

5.2.1.1 經(jīng)營(yíng)管理方面形成的檔案，都應(yīng)在檔案形成后的15天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理，以下檔案同時(shí)應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司檔案室管理。(上報(bào)集團(tuán)公司的資料應(yīng)由集團(tuán)公司檔案管理員簽收后返回收單存檔)a)公司成立的各種資料（復(fù)印件）； b)公司主要經(jīng)營(yíng)性證件（復(fù)印件）；

c)公司的董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司申報(bào)項(xiàng)目資料（復(fù)印件）。

5.2.1.2人力資源管理方面形成的檔案，除員工培訓(xùn)計(jì)劃、資料、技術(shù)教材及由公司委派專人參加的社會(huì)性培訓(xùn)的邀請(qǐng)函、領(lǐng)導(dǎo)批文、教材、取得的培訓(xùn)證書復(fù)印件由人力資源管理部門負(fù)責(zé)保存外，其他檔案都應(yīng)在檔案形成后的7天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理。公司高管、人力資源管理部門負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人、人事管理人員、檔案管理員的勞動(dòng)合同、補(bǔ)充合同（原件）等檔案同時(shí)歸入集團(tuán)公司檔案室管理。

5.2.1.3 財(cái)務(wù)管理方面形成的檔案，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定專柜、專人保存，不歸入檔案室管理，以下檔案同時(shí)歸入集團(tuán)公司財(cái)務(wù)審計(jì)本部管理：

a)公司方針目標(biāo)管理協(xié)議資料（原件一份）； b)公司股權(quán)證（復(fù)印件，同時(shí)再?gòu)?fù)印檔案室留存）。

5.2.1.4 技術(shù)質(zhì)量方面形成的檔案，要求在檔案形成后的20天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理，屬質(zhì)量檢驗(yàn)性質(zhì)的檔案由品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。5.2.1.5營(yíng)銷管理方面形成的檔案，除營(yíng)銷有關(guān)的合同、協(xié)議，顧客財(cái)產(chǎn)資料、每期印刷的產(chǎn)品樣本、外貿(mào)報(bào)價(jià)、單證資料應(yīng)在檔案形成后的次月統(tǒng)一由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外（營(yíng)銷部門、財(cái)務(wù)部門留存復(fù)印件），其他的檔案由營(yíng)銷管理部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。5.2.1.6物資采購(gòu)方面形成的檔案，除供方檔案、資本性支出物品的采購(gòu)合同、協(xié)議、質(zhì)保單、保修單、說(shuō)明書應(yīng)在檔案形成后的次月統(tǒng)一由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外（資材課留存復(fù)印，），其他的檔案由采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。

5.2.1.7 設(shè)備儀器方面形成的檔案，除設(shè)備儀器的運(yùn)行日常維修記錄由設(shè)備維修部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存不歸入檔案室管理外，其他的檔案都應(yīng)在檔案形成后的15天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理，進(jìn)口設(shè)備或其他重大設(shè)備、流水線的隨機(jī)資料（復(fù)印件）等檔案同時(shí)應(yīng)歸入集團(tuán)公司檔案室管理。

5.2.1.8 質(zhì)量環(huán)境管理體系方面形成的檔案，除各種認(rèn)證證書、手冊(cè)、程序文件應(yīng)在形成后的7日內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外，其他檔案由體系管理歸口部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的檔案，應(yīng)在形成后的7日內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理。5.2.1.10 外來(lái)文件由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)收集后直接交檔案室存檔。5.2.2 歸檔檔案的基本要求

a)必須準(zhǔn)確反映檔案記載的各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程； b)必須層次分明，符合其形成規(guī)律；

c)歸檔檔案的正式文件、底稿、領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)、附件等必須齊全； d)必須整潔整齊、編制流水頁(yè)碼；

e)歸檔檔案一般用碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫、簽批，不得用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫、簽批； f)歸檔檔案必須拆除金屬裝訂物。5.2.3 檔案歸檔手續(xù)及鑒定

5.2.3.1 所有檔案歸檔，需由負(fù)責(zé)收集、整理檔案的主辦人員填寫QG/HX19.03表1《部門歸檔資料臺(tái)帳》（圖樣歸檔按公司相關(guān)技術(shù)文件管理規(guī)定辦理），經(jīng)部門主管審批后交檔案管理員簽收。各部門主管應(yīng)經(jīng)常督促本部門負(fù)責(zé)收集、整理的檔案及時(shí)辦理歸檔。

5.2.3.2 各部門歸檔資料臺(tái)帳由檔案室統(tǒng)一制訂，指定專人負(fù)責(zé)保管，所有部門歸檔資料應(yīng)統(tǒng)一登記在該臺(tái)帳上，如發(fā)現(xiàn)本臺(tái)帳以外的資料丟失，由該部門自己負(fù)責(zé)。該臺(tái)帳應(yīng)妥善保管，如有丟失或損壞，將對(duì)臺(tái)帳保管人按工作質(zhì)量進(jìn)行考核。

5.2.3.3 檔案管理員接收歸檔檔案時(shí)，必須認(rèn)真驗(yàn)收歸檔檔案的完整性、整套性及與審查歸檔申請(qǐng)表手續(xù)等方面的一致性。

a)對(duì)符合歸檔要求的辦理歸檔手續(xù)；

b)不符合歸檔要求的應(yīng)說(shuō)明原因后，退交負(fù)責(zé)收集、歸檔的主辦人員重新收集、歸檔。5.3 檔案的標(biāo)識(shí)

5.3.1 檔案立卷：為便于檔案的保管和查找利用，保持檔案內(nèi)各資料之間的歷史聯(lián)系，如：請(qǐng)示與批復(fù)、正文與附件等同一事件形成的資料可為一個(gè)立卷單位。

5.3.1.1 公司成立的各種資料、其他各種經(jīng)營(yíng)性資料及各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知等可按公司、檔案的時(shí)間規(guī)律立卷。

5.3.1.2 公司主要經(jīng)營(yíng)性證件（見(jiàn)5.1.1 b）款）、各種獎(jiǎng)杯（狀、牌、章、證）可按時(shí)間規(guī)律立卷。5.3.1.3 人力資源管理方面的各種資料可按部門、個(gè)人分類立卷。5.3.1.4 設(shè)備儀器方面的各種資料可按設(shè)備編號(hào)分類立卷。

5.3.1.5 各類采購(gòu)、銷售合同、協(xié)議及相關(guān)資料可以按部門、檔案的時(shí)間規(guī)律立卷。

5.3.2 檔案編目：按檔案的分類不同及不同的立卷單位，檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔檔案編制各分類立卷檔案的卷目，填寫QG/HX19.03表2《卷內(nèi)文件目錄表》。5.3.3 檔案登記：新歸檔的檔案由檔案管理員按檔案的不同分類、編目進(jìn)行歸檔登記于相應(yīng)的卷目中，并在QG/HX19.03表3《歸檔檔案（分類）臺(tái)帳》中做好登記。5.4 檔案的存放

5.4.1 存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找，檔案柜、架上應(yīng)寫明內(nèi)存檔案的種類、卷目等明細(xì)。

5.4.2 存放檔案必須符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防霉變和通風(fēng)避光條件，盡可能選擇中高層樓房作為檔案室。

5.4.3 技術(shù)性圖紙底圖存放以平放為宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 對(duì)特殊載體檔案：如光盤、錄像帶、錄音帶、膠片、照片應(yīng)根據(jù)載體的不同特點(diǎn)進(jìn)行保管，必要時(shí)作備份，膠卷應(yīng)裝入專用盒中，并做好編號(hào)及圖片文字說(shuō)明。

5.4.5 檔案資料總目錄應(yīng)予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解檔案資料，以提高其利用率。每半年應(yīng)進(jìn)行一次庫(kù)藏檔案的全面清理核對(duì)，做到帳物相符。5.5 檔案的保管期限

5.5.1 日歷年概念：除檔案歸檔的當(dāng)外，應(yīng)保管的一個(gè)完整的數(shù)，如規(guī)定檔案保管期為一個(gè)日歷年，若檔案為2000年10月1日建立，則該檔案必須保留2001年一個(gè)完整后于2002年1月1日以后方可銷毀。使用日歷年概念，以便于檔案保管期滿后可統(tǒng)一銷毀。

5.5.2 檔案保管期限分永久性、長(zhǎng)期、中期、短期四種：永久性保管為檔案跟隨企業(yè)永續(xù)經(jīng)營(yíng)，長(zhǎng)期保管為10個(gè)日歷年、中期保管為5個(gè)日歷年，短期保管為2個(gè)日歷年以下。5.5.3 永久性保管的檔案有如下：

a)公司成立的各種資料（見(jiàn)5.1.1a款）； b)公司主要經(jīng)營(yíng)性證件（見(jiàn)5.1.1b款）； c)公司董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、董事監(jiān)事會(huì)議紀(jì)要、； d)公司在職、非在職員工檔案； e)公司股權(quán)證；

f)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)檔案、技術(shù)文件底圖、技術(shù)更改記錄 g)產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。5.5.4 長(zhǎng)期保管的檔案有如下：

a)各種獎(jiǎng)杯（狀、牌、章）； b)公司紅頭文件； c)公司申報(bào)項(xiàng)目資料；

d)與公司有關(guān)的各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知； e)車輛牌照資料（車輛報(bào)廢1個(gè)日歷年后，可銷毀）；

f)設(shè)備儀器方面各種資料，含設(shè)備儀器的采購(gòu)合同、協(xié)議、質(zhì)保單、保修單（該設(shè)備報(bào)廢1個(gè)日歷年后，可銷毀）； g)用戶服務(wù)中所形成的文件資料(保管至該用戶撤消或項(xiàng)目設(shè)備報(bào)廢2個(gè)日歷年后，檔案可銷毀）； h)質(zhì)量環(huán)境管理體系相關(guān)認(rèn)證證書。5.5.5 中期保管的檔案有如下：

a)車輛資料（保險(xiǎn)、年檢等）； b)各種合作項(xiàng)目合同協(xié)議；

c)質(zhì)量環(huán)境管理體系方面的各種體系文件依時(shí)間推移不斷更新。5.5.6 短期保管的檔案有如下：

a)公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)單證（按保險(xiǎn)期，到期1個(gè)日歷年后，可銷毀）； b)各種采購(gòu)合同協(xié)議； c)公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要；

d)除5.5.4 b)款中規(guī)定外的各級(jí)地方政府部門下發(fā)的各類紅頭文件、通知； d)成品的檢驗(yàn)資料；

e)技術(shù)項(xiàng)目合作協(xié)議、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、工藝等技術(shù)開(kāi)發(fā)文件合同； e)銷售合同、供貨協(xié)議； f)其他各種技術(shù)資料。

5.5.7 財(cái)務(wù)管理方面：財(cái)務(wù)管理檔案的保存期限按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.5.8 對(duì)確認(rèn)保管期限有疑問(wèn)的檔案，檔案管理員應(yīng)請(qǐng)示部門主管確定，若也無(wú)法確定，可請(qǐng)示總經(jīng)理。

5.6 檔案的利用，詳見(jiàn)QG/HX19.03 附錄A《檔案借閱、復(fù)印規(guī)定》 5.7 檔案的編目分類，詳見(jiàn)QG/HX19.03附錄B《檔案分類編號(hào)方法》 5.8 檔案的銷毀

5.8.1 檔案銷毀按日歷年原則實(shí)施，每年元月初由檔案管理員負(fù)責(zé)依上第四季度進(jìn)行的庫(kù)藏檔案的全面清理核對(duì)情況及檔案保管到期情況報(bào)部門主管。5.8.2 檔案銷毀審批、實(shí)施

5.8.2.1 凡因過(guò)期、更改過(guò)多、換版或污損等原因作廢的管理文件，在文件封面加蓋“作廢文件”紅印章，銷毀時(shí)由檔案室填寫QG/HX19.03表4《文件銷毀清單》，經(jīng)部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)后銷毀。

5.8.2.2 凡因更改過(guò)多、換版等原因作廢的技術(shù)文件由檔案室保管，定期列出清單報(bào)技術(shù)部門主管審核，主管經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。作廢底圖應(yīng)永久保存不作銷毀處理。5.8.2.3 文件銷毀時(shí)應(yīng)由檔案管理部門派人監(jiān)督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和參考價(jià)值、歷史狀況追溯（適用于產(chǎn)品）等原因要保留作廢文件的，應(yīng)在文件蓋“作廢留存”紅印章長(zhǎng)期保存。6 檢查與考核

本標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部門組織各部門實(shí)施，由品保部會(huì)同辦公室檢查與考核。7 附錄附表

QG/HX19.03附錄A 檔案借閱、復(fù)印規(guī)定 QG/HX19.03附錄B 檔案分類編號(hào)方法 QG/HX19.03表1 部門歸檔資料臺(tái)帳 QG/HX19.03表2 卷內(nèi)文件目錄表 QG/HX19.03表3 歸檔檔案（分類）臺(tái)帳 QG/HX19.03表4 文件銷毀清單 QG/HX19.03表5 檔案借閱、復(fù)印登記表

本標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部門歸口并解釋。