第一篇：公司檔案管理

檔案管理制度

1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂并移送檔案室統一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔 案 統 計 制 度

1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。

2、及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統計。

4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。

5、有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 并做到迅速、真實、準確無誤。

檔案安全保密制度、嚴格遵守黨和國家的有關保密制度加強管理，防止丟失、泄密。

2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批準，否則不準摘抄、復印。

3、需要帶回使用的檔案，需經領導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批準后，方可調閱。

檔案查閱借閱制度

1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。

2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批準，方可查閱。

3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批準；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。

5、查檔抄錄的材料經檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。

6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。

7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，并采取補救措施。

檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。

2、庫房內嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。

3、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班后要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發生。

4、庫房內要保持清潔衛生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。

5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。

機關檔案歸檔制度

一、凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專業、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，并定期向本機關檔案室移交。

二、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。

三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。

四、各業務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。

五、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，并辦理移交手續。

六、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關檔案室，并辦理移交手續。

國土資源專業檔案立卷歸檔制度 為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。

1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯系，便于查找和利用。

3、國土資源專業檔案的立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。

4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫。

5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數。

6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

7、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案歸檔文件整理制度 為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發文首先是正文，然后是發文簽批單，最后是底稿；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。

5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。

6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數要用0占位。

8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

會計檔案立卷歸檔制度

會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。

1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。

2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。

3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。

4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。

5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。

6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先后順序排好，然后將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。

7、擬制案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制，使其能完整、準確的反映卷內內容。

8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了后，可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續。

聲像檔案立卷歸檔制度

聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：

1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。

4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。檔案利用制度

1.凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續，注明查（借）閱目的，用后及時反饋利用效果。

2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意并經檢查校對后方可帶出。4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。

5.如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準;查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管局長批準。

6.對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。7.查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。

檔案利用效果登記制度

一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。

二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。

三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。

四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應及時整理。

公司檔案管理制度 檔案管理制度

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍 公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4.檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

第二篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內容及歸檔范圍

1、主要內容

1.1凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。

2.2組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。

2.3會計統計類：計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

二、檔案的管理機構及其主要職責

1、管理機構

1.1 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、檔案管理機構主要職責：

2.1制定或參與制定檔案工作的規章制度；

2.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督； 2.3 做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、檔案的種類

1、法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、督委會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3、計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括企業和月度工作總結、下屬部門的和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

5、批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

8、匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

10、聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負責人在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

6、立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

7、立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

8、立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經過公司領導批準情況下，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經公司主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理人員調離，應由行政文化中心主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規程及辦事細則； 1.4董事會及股東會紀錄； 1.5財務報表；

1.6政府機關核準文件；

1.7不動產所有權狀及其他債權憑證； 1.8工程設計圖；

1.9其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預算、決算書類； 2.2會計憑證； 2.3事業計劃資料；

2.4其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經核定保存5年的文書。4、1年保存： 結案后無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

十三、附則

1、本制度由總經理辦公室起草。

2、本制度經董事長批準發布。

3、本制度自下發之日起實施。

第三篇：公司檔案管理方案

檔案管理方案 第一節總則

為規范元谷信息科技有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本方案。

第二節管理體制和職責

公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、借記等；（2）負責公司成立、兼并、機構重組、對外交往等重大經濟合同和工程檔案的跟進；（3）負責檔案管理的各項規章制度；（4）負責檔案提供利用服務；

（5）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第三節檔案分類分級

1、行政人力部提出檔案分類分級及歸檔管理要求，明確檔案的分類、保管方式、期限、移交責任部門和密級等，編制《公司檔案分類分級管理目錄》，經行政人力部分管領導審批后，發各部門和項目公司執行。

2、檔案種類包括，但不限于：

（1）制度性文件：各項規章制度、管理辦法等；

（2）會議性文件：股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其他會議形成的材料、會議記錄、會議紀要等；

（3）計劃性文件：企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目計劃、營銷計劃、財務計劃等；（4）證件性文書資料：法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等；

（5）匯報性文書資料：企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導相關發言及匯報材料等；

（6）聲像資料：外出學習、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；

（7）題贈性資料：上級領導、友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。（8）技術性資料：各類工程圖紙、合作協議、竣工資料、驗收資料等。（9）購銷資料：各類各類購銷合同

3、公司檔案管理人員負責對各自保管的檔案資料進行編號。

4、保管期限：根據國家檔案局發布的《關于機關檔案保管期限的規定》，分為永久、長期、短期三種。永久為50年以上，長期為15-50年，短期為15年以下。（1）永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）長期：凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）短期：凡是在較短時間內對本公司有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。第四節歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積每月一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（三）項目開發合同類檔案由項目負責人審定后，于合同簽訂后一個月內各項目資料統一整理后有序歸檔。

（四）人事檔案在員工離職手續辦理完畢后的三個月內由公司綜合管理部檔案室歸檔。

（五）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。第五條歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。第六節檔案的利用

檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機錄入工作，為利用計算機檢索創造條件。

檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。第七節檔案保密規定

1、嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

2、接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

3、嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

4、整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。

5、檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。

6、公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

7、發現檔案丟失，損壞要及時報告。第八節檔案查閱、借閱規定

1、借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

2、因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案使用登記表》及《調閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經檔案主管部門負責人簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

3、檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個人身份證明，經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

4、復印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機密檔案資料由檔案管理部門負責人簽字同意后方可復印。

5、檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經公司領導批準后方可外借。

6、借出檔案應在5日內歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

7、借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

8、借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

9、借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。第九節檔案室管理規定

1、檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。

2、檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。

3、要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

4、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

5、檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

6、下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

7、認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。

8、案卷歸還后，及時放回原處。

9、每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第十節檔案銷毀規定

1、按規定需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

2、銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

3、嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。

4、檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。相關表格參照如下：

1、文件借閱、復印表 日期

文件 編號

文件名稱

借閱 份數

復制 份數

借閱/使用者簽名

批準

預計歸還日期

實際歸還日期 收文者簽名

批準：審核：制表：

2、外來文件接收清單 序號 文件編號

文件名稱

版本

接收時間

接收人

備注

批準：審核：制表：

3、文件目錄表 序號

文件編號

時間

文件類型

文件名稱

備注

批準：審核：制表： 文件編號

內容

備注

批準：審核：制表：

4、檔案索引目錄表 序號

文件編號

文件名稱

建檔日期

儲存位置

文件內容

保管期限

第四篇：公司檔案管理規定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強對公司及公司領辦各合作社的檔案管理，提高企業檔案利用效率，為公司發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，公司行財部負責全公司檔案的管理，并對各部門及基地的當年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進行監督、檢查和指導。

第三條

行財部履行下列檔案管理職責：

1、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

2、統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、銷毀等工作；

3、監督、指導本企業各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負責本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間及時交行財部集中管理。

第五條 檔案工作人員應當忠于職守，保守機密，遵紀守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設立、變更的申請、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質證件。

2、公司財務文檔資料

1）財務、會計管理方面的政策、法規、文件資料； 2）財務管理制度；

3）財務各類憑證、賬冊、報表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動工資/人事管理方面的政策、報表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個人績效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產經營管理方面的文檔資料

1）基地生產、物資消耗、安全生產、質量管理方面的文件資料；2）生產管理技術方面的文件資料； 3）儀器、設備方面的文件材料； 4）維修、維護方面的文件材料；

5）物資采購、價格等信息管理資料； 6）物資流動憑證與帳冊、臺帳；

7）物資管理制度/生產經營管理制度。

5、科研、技術、專利管理文檔資料 1）科研技術信息、資料； 2）產品研制信息資料； 3）專利申請、評估資料； 4）技術管理制度。

6、市場信息、情報方面的文檔資料

1）市場資訊信息資料； 2）競爭對手的信息資料； 3）市場調查信息資料；

4）市場推廣策劃方面文案資料； 5）設計類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機要檔案資料

1、機要檔案資料按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

2、劃分標準：

1）絕密檔案資料包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及重大合同、產品設計技術資料、重要物資采購信息資料。

2）機密檔案資料包括： ○1財務資料； ○2重大合同； ○3公司經營情況；

○4薪資性檔案資料、勞動合同； ○5技術資料； ○6重要項目資料； ○7項目合同協議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會議紀要； ○2重要項目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時間:

1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后5日內歸檔至行財部。

2、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后15日內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試完成后5日內歸檔。

4、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束回公司后7日內歸檔。

5、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，并進行妥善保管。

6、電子文件歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后5日內歸檔。

第九條 下列文件材料應隨時歸檔：

1、變更、修改、補充的文件材料。

2、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件

材料。

3、企業產權變動過程中形成的文件材料。

4、土地流轉、糧食交售、農資物資及資產采購/銷售等的各種合同、協議等

5、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號

第十條 檔案資料編號分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內）、光盤、實物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財務、資產設備、技術、采購、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據檔案資料內容編碼；

6、檔案資料編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應做好電子目錄及重要備份；

5、應做好編號標識，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號后注明：絕密、機密、秘密。

第五章 保管部門及保管責任

第十二條 財務專項機要檔案資料由行財部負責按會計制度規定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財部負責按規定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會議紀要、決議及其他會議資料等由行財部按本制度規定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購、服務等過程中產生的合同協議等各項檔案資料均由各部門負責按本制度規定整理交行財部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財部檔案室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經分管負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

第二十條

檔案銷毀時要有二人以上，并由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公

司各項保密制度，認真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續，認真審查審批權限是否符合規定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。

第二十三條

任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和擅自公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經批準不準進入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調閱申請單，依據查/調閱

權限和檔案密級，經公司領導簽批后方能憑單閱檔。

調閱權限及審批流程：絕密檔案由總經理提出經董事長審批方可查閱；

機密檔案由部門領導提出經總經理批準方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經部門分管領導批準方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財務、科技檔案等檔案須經分管負責人審核報總經理簽批。抄摘檔案內容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有分管負責人批準并在查閱單中注明復印內容，由行財部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經總經理批準。

第二十九條 借閱期限最長不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

第三十條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并對借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

第三十一條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規定的

補充。

第三十三條 本規定從印發之日起執行。

附表一

一、黨群類資料

1、請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結束、討論通過的文件、決議、紀要、公報、簡報，快報、會議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過的文件（10年）

3、公司黨支部會議和行政辦公會議紀要、會議記錄（永久）

二、公司召開工作會議、專題會議的文件材料

1、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（30年）

三、公司聯合召開會議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（30年）

本公司為協辦的：

1、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復制件或副本（10年）

四、上級部門頒發的文件材料

1、直屬上級部門頒發的屬于本公司主要業務，并要執行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級部門頒發的屬于本公司主要業務，并要執行的一般文件材料（10年）

五、上級部門、上級領導檢查、視察公司工作時形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報材料（30年）

六、本公司業務文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規性、中長期規劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請示與上級機關的批復、批示

3、土地流轉合同、物資采購銷售合同、各類固定資產定購合同及其他生產經營過程中一般業務產生的合同、協議、資料等（30年）

八、同級、下級部門的來函、請示與本公司的復函、批復等文件材料

1、重要業務問題的（永久）

2、一般業務問題的（30年）

九、公司聯合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業務問題的（永久）（2）、一般業務問題的（30年）

2、本機關為協辦的

（1）、重要業務問題的（30年）（2）、一般業務問題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡報、情況反映、工作信息等（10年）

十、經營管理活動中形成的文件材料

1、經營管理工作制度、程序、規定等文件材料（永久）

2、檢查、審計、審核情況匯總、通報，整改通知等（永久）

3、經營管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料（永久）

4、固定資產投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

5、不動產、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經營管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復議等工作中形成的文件材料

1、計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計劃、總結、統計材料（永久）

3、以下的計劃、總結、統計材料（10年）

4、重要職能活動的總結、重要專題的調研材料（永久）

5、一般活動的總結、一般問題的調研材料（10年）

十二、出國或出境訪問考察、接待來訪等活動形成的文件材料

簽訂的協議、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）

附表二

企業會計檔案保管期限表：

一、會計憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會計賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細賬 15年

3、日記賬 15年 現金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告。

1、月、季度財務報告3年

2、財務報告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會計移交清冊 15年

2、會計檔案保管清冊 永久

3、會計檔案銷毀清冊 永久

4、銀行余額調節表 5年

5、銀行對賬單 5年

第五篇：公司檔案管理標準

檔案管理標準

為合理、有效地收集、整理公司各項經營管理過程中所形成的檔案，并有效地保存、利用檔案，使之服務于公司各項經營管理工作，特制訂本標準。1 范圍

本標準規定了公司各項經營管理檔案的形成、歸檔保存、利用，以及檢查考核等內容。本標準適用于*****有限公司。2 規范性引用文件

無 3 定義

檔案：指公司經營管理活動中需分類保存的文件和材料。4 管理職責

4.1 檔案室是公司檔案的歸口管理部門，其職責是：

a)負責檔案的分類、編目、鑒定、保密等工作。

b)負責檔案的收集、保管、銷毀及相關部門查詢借閱登記管理工作。c)向集團公司辦公室上報需由集團公司備案、保存的相關檔案。d)接受集團公司檔案管理部門的指導、檢查。

4.2 其他各部門負責公司經營管理過程中涉及本部門的檔案的收集、整理與及時歸檔，接受檔案管理部門的指導、檢查。

4.3 檔案管理員應嚴格遵守保密規則，不得泄露檔案內容及嚴格按規定辦理檔案歸檔、保存、查詢、借閱登記等管理工作，檔案管理員工作有變動時，必須辦好移交手續。5 管理內容與要求 5.1 檔案的種類及收集 5.1.1 經營管理方面

a)公司成立的各種資料：公司申請注冊有關資料、公司章程、公司發展變更資料、驗資審計報告、公司高層管理機構人員名單（董事會、監事會、法人代表）等； b)公司主要經營性證件：公司組織機構代碼證、法人代表證、公司營業執照正副本、開戶許可證、稅務登記證（國地稅正副本）、統計登記證等經營許可證及土地、房屋所有權、使用權證、專利權證、商標權證等；

c)公司其他各種經營性資料：董事會決議、股東會決議、董事監事會議紀要、公司申報項目資料、公司財產保險單證、車輛資料（保險、年檢、牌照等）及公司級會議紀要、各種合作項目、驗資報告、財務審計報告、各類紅頭文件及對公司發展具有重大改變的歷史性資料、圖片等等；

d)各級地方政府部門下發的各類紅頭文件、通知及頒發的各種獎杯（狀、牌、章）。5.1.2 人力資源管理方面

a)應聘的相關資料：包括員工招聘登記表、個人簡歷表、學歷證書復印件、專業資格證書復印件、身份證復印件等；

b)與公司的各種協議：勞動合同、競業限制協議、委外培訓協議、勞動合同解除協議等其他合同協議；

c)日常工作中產生的資料、證件：新員工試用期工作鑒定表、養老保險手冊、養老轉正鑒定表、獎勵或處分通告、任免或調動通知、辭職報告、離廠確認單、人事戶口代辦資料及養老保險等福利證件、崗位競聘資料、績效考評資料等；

d)教育培訓資料：包括公司自行組織的員工教育培訓計劃、資料和技術教材、考核結果及由公司委派專人參加的社會性培訓的邀請函、領導批文、教材、取得的培訓證書復印件等。5.1.3 財務管理方面

財務管理方面包括：財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、公司方針目標管理協議、公司的股權證和國家或各級地方政府部門下發的財務管理方面政策及各種物資庫存保管形成的文件資料等。5.1.4 技術質量方面

a)各種對外簽訂的技術項目合作協議、合同及相關的技術資料、標準化信息資料等；

b)各種產品、項目的設計、試制的圖樣（包括外來圖樣）、產品標準和設計、工藝等技術性文件； c)各種原材料、半成品、成品的檢驗資料及產品生產過程中形成的其他技術資料等； d)專利申請、受理及證書等資料。5.1.5 營銷管理方面

a)內貿包括：銷售合同、供貨協議、產品運輸招標的資料、顧客財產的資料、各種報表、市場調研資料、客戶滿意度調查資料、廣告宣傳和用戶服務中所形成的文件資料。

b）外貿包括：單證資料（托單、提單確認件、裝箱單、合同、發票、形式發票、報關單等）、客戶來訪申請表、報價、客戶回訪、合同等資料。5.1.6 物資采購方面

物資采購方面包括：供方檔案、各種物資的采購合同、協議、質保單、保修單、說明書及管理中形成的其他文件資料。5.1.7 設備儀器方面

設備儀器方面包括：各種設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的所產生的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行維修記錄、設備改進、改裝和報廢的等文件資料。5.1.8 質量、環境管理體系方面

質量、環境管理體系方面包括：公司質量、環境管理手冊和程序文件（ISO9000質量管理體系文件、ISO14001環境管理體系文件、TQM文件）及相關認證證書等文件資料，管理評審資料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程設計合同、基建工程施工圖、工程預算表、工程承包合同、工程主要材料質保單、工程主要項目施工記錄、水電安裝圖、工程竣工圖、工程竣工驗收記錄、工程決算表等文件資料。

5.1.10 外來文件方面

包括各種法律、法規，外來標準及各種參考資料、書籍。

5.1.11 其他應列入檔案管理的資料由相關部門業務主辦人員負責收集、整理。5.2 檔案的歸檔

5.2.1 檔案的保管部門及歸檔時間

5.2.1.1 經營管理方面形成的檔案，都應在檔案形成后的15天內由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理，以下檔案同時應報集團公司檔案室管理。(上報集團公司的資料應由集團公司檔案管理員簽收后返回收單存檔)a)公司成立的各種資料（復印件）； b)公司主要經營性證件（復印件）；

c)公司的董事會決議、股東會決議、公司申報項目資料（復印件）。

5.2.1.2人力資源管理方面形成的檔案，除員工培訓計劃、資料、技術教材及由公司委派專人參加的社會性培訓的邀請函、領導批文、教材、取得的培訓證書復印件由人力資源管理部門負責保存外，其他檔案都應在檔案形成后的7天內由負責收集、整理的責任人歸入檔案室管理。公司高管、人力資源管理部門負責人、辦公室負責人、人事管理人員、檔案管理員的勞動合同、補充合同（原件）等檔案同時歸入集團公司檔案室管理。

5.2.1.3 財務管理方面形成的檔案，由財務部門負責按本標準相關規定專柜、專人保存，不歸入檔案室管理，以下檔案同時歸入集團公司財務審計本部管理：

a)公司方針目標管理協議資料（原件一份）； b)公司股權證（復印件，同時再復印檔案室留存）。

5.2.1.4 技術質量方面形成的檔案，要求在檔案形成后的20天內由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理，屬質量檢驗性質的檔案由品質管理部門負責按本標準相關規定保存，不歸入檔案室管理。5.2.1.5營銷管理方面形成的檔案，除營銷有關的合同、協議，顧客財產資料、每期印刷的產品樣本、外貿報價、單證資料應在檔案形成后的次月統一由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理外（營銷部門、財務部門留存復印件），其他的檔案由營銷管理部門負責按本標準相關規定保存，不歸入檔案室管理。5.2.1.6物資采購方面形成的檔案，除供方檔案、資本性支出物品的采購合同、協議、質保單、保修單、說明書應在檔案形成后的次月統一由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理外（資材課留存復印，），其他的檔案由采購管理部門負責按本標準相關規定保存，不歸入檔案室管理。

5.2.1.7 設備儀器方面形成的檔案，除設備儀器的運行日常維修記錄由設備維修部門負責按本標準相關規定保存不歸入檔案室管理外，其他的檔案都應在檔案形成后的15天內由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理，進口設備或其他重大設備、流水線的隨機資料（復印件）等檔案同時應歸入集團公司檔案室管理。

5.2.1.8 質量環境管理體系方面形成的檔案，除各種認證證書、手冊、程序文件應在形成后的7日內由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理外，其他檔案由體系管理歸口部門負責按本標準相關規定保存，不歸入檔案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的檔案，應在形成后的7日內由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理。5.2.1.10 外來文件由相關責任人負責收集后直接交檔案室存檔。5.2.2 歸檔檔案的基本要求

a)必須準確反映檔案記載的各項活動的真實內容和歷史過程； b)必須層次分明，符合其形成規律；

c)歸檔檔案的正式文件、底稿、領導簽批意見、附件等必須齊全； d)必須整潔整齊、編制流水頁碼；

e)歸檔檔案一般用碳素墨水、藍黑墨水書寫、簽批，不得用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫、簽批； f)歸檔檔案必須拆除金屬裝訂物。5.2.3 檔案歸檔手續及鑒定

5.2.3.1 所有檔案歸檔，需由負責收集、整理檔案的主辦人員填寫QG/HX19.03表1《部門歸檔資料臺帳》（圖樣歸檔按公司相關技術文件管理規定辦理），經部門主管審批后交檔案管理員簽收。各部門主管應經常督促本部門負責收集、整理的檔案及時辦理歸檔。

5.2.3.2 各部門歸檔資料臺帳由檔案室統一制訂，指定專人負責保管，所有部門歸檔資料應統一登記在該臺帳上，如發現本臺帳以外的資料丟失，由該部門自己負責。該臺帳應妥善保管，如有丟失或損壞，將對臺帳保管人按工作質量進行考核。

5.2.3.3 檔案管理員接收歸檔檔案時，必須認真驗收歸檔檔案的完整性、整套性及與審查歸檔申請表手續等方面的一致性。

a)對符合歸檔要求的辦理歸檔手續；

b)不符合歸檔要求的應說明原因后，退交負責收集、歸檔的主辦人員重新收集、歸檔。5.3 檔案的標識

5.3.1 檔案立卷：為便于檔案的保管和查找利用，保持檔案內各資料之間的歷史聯系，如：請示與批復、正文與附件等同一事件形成的資料可為一個立卷單位。

5.3.1.1 公司成立的各種資料、其他各種經營性資料及各級地方政府部門下發的各類紅頭文件、通知等可按公司、檔案的時間規律立卷。

5.3.1.2 公司主要經營性證件（見5.1.1 b）款）、各種獎杯（狀、牌、章、證）可按時間規律立卷。5.3.1.3 人力資源管理方面的各種資料可按部門、個人分類立卷。5.3.1.4 設備儀器方面的各種資料可按設備編號分類立卷。

5.3.1.5 各類采購、銷售合同、協議及相關資料可以按部門、檔案的時間規律立卷。

5.3.2 檔案編目：按檔案的分類不同及不同的立卷單位，檔案管理員應根據歸檔檔案編制各分類立卷檔案的卷目，填寫QG/HX19.03表2《卷內文件目錄表》。5.3.3 檔案登記：新歸檔的檔案由檔案管理員按檔案的不同分類、編目進行歸檔登記于相應的卷目中，并在QG/HX19.03表3《歸檔檔案（分類）臺帳》中做好登記。5.4 檔案的存放

5.4.1 存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找，檔案柜、架上應寫明內存檔案的種類、卷目等明細。

5.4.2 存放檔案必須符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防霉變和通風避光條件，盡可能選擇中高層樓房作為檔案室。

5.4.3 技術性圖紙底圖存放以平放為宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 對特殊載體檔案：如光盤、錄像帶、錄音帶、膠片、照片應根據載體的不同特點進行保管，必要時作備份，膠卷應裝入專用盒中，并做好編號及圖片文字說明。

5.4.5 檔案資料總目錄應予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解檔案資料，以提高其利用率。每半年應進行一次庫藏檔案的全面清理核對，做到帳物相符。5.5 檔案的保管期限

5.5.1 日歷年概念：除檔案歸檔的當外，應保管的一個完整的數，如規定檔案保管期為一個日歷年，若檔案為2000年10月1日建立，則該檔案必須保留2001年一個完整后于2002年1月1日以后方可銷毀。使用日歷年概念，以便于檔案保管期滿后可統一銷毀。

5.5.2 檔案保管期限分永久性、長期、中期、短期四種：永久性保管為檔案跟隨企業永續經營，長期保管為10個日歷年、中期保管為5個日歷年，短期保管為2個日歷年以下。5.5.3 永久性保管的檔案有如下：

a)公司成立的各種資料（見5.1.1a款）； b)公司主要經營性證件（見5.1.1b款）； c)公司董事會決議、股東會決議、董事監事會議紀要、； d)公司在職、非在職員工檔案； e)公司股權證；

f)新產品開發檔案、技術文件底圖、技術更改記錄 g)產品企業標準。5.5.4 長期保管的檔案有如下：

a)各種獎杯（狀、牌、章）； b)公司紅頭文件； c)公司申報項目資料；

d)與公司有關的各級地方政府部門下發的各類紅頭文件、通知； e)車輛牌照資料（車輛報廢1個日歷年后，可銷毀）；

f)設備儀器方面各種資料，含設備儀器的采購合同、協議、質保單、保修單（該設備報廢1個日歷年后，可銷毀）； g)用戶服務中所形成的文件資料(保管至該用戶撤消或項目設備報廢2個日歷年后，檔案可銷毀）； h)質量環境管理體系相關認證證書。5.5.5 中期保管的檔案有如下：

a)車輛資料（保險、年檢等）； b)各種合作項目合同協議；

c)質量環境管理體系方面的各種體系文件依時間推移不斷更新。5.5.6 短期保管的檔案有如下：

a)公司財產保險單證（按保險期，到期1個日歷年后，可銷毀）； b)各種采購合同協議； c)公司級會議紀要；

d)除5.5.4 b)款中規定外的各級地方政府部門下發的各類紅頭文件、通知； d)成品的檢驗資料；

e)技術項目合作協議、產品設計、試制、工藝等技術開發文件合同； e)銷售合同、供貨協議； f)其他各種技術資料。

5.5.7 財務管理方面：財務管理檔案的保存期限按國家有關規定執行。5.5.8 對確認保管期限有疑問的檔案，檔案管理員應請示部門主管確定，若也無法確定，可請示總經理。

5.6 檔案的利用，詳見QG/HX19.03 附錄A《檔案借閱、復印規定》 5.7 檔案的編目分類，詳見QG/HX19.03附錄B《檔案分類編號方法》 5.8 檔案的銷毀

5.8.1 檔案銷毀按日歷年原則實施，每年元月初由檔案管理員負責依上第四季度進行的庫藏檔案的全面清理核對情況及檔案保管到期情況報部門主管。5.8.2 檔案銷毀審批、實施

5.8.2.1 凡因過期、更改過多、換版或污損等原因作廢的管理文件，在文件封面加蓋“作廢文件”紅印章，銷毀時由檔案室填寫QG/HX19.03表4《文件銷毀清單》，經部門主管審核，管理者代表批準后銷毀。

5.8.2.2 凡因更改過多、換版等原因作廢的技術文件由檔案室保管，定期列出清單報技術部門主管審核，主管經理批準后銷毀。作廢底圖應永久保存不作銷毀處理。5.8.2.3 文件銷毀時應由檔案管理部門派人監督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和參考價值、歷史狀況追溯（適用于產品）等原因要保留作廢文件的，應在文件蓋“作廢留存”紅印章長期保存。6 檢查與考核

本標準由人力資源部門組織各部門實施，由品保部會同辦公室檢查與考核。7 附錄附表

QG/HX19.03附錄A 檔案借閱、復印規定 QG/HX19.03附錄B 檔案分類編號方法 QG/HX19.03表1 部門歸檔資料臺帳 QG/HX19.03表2 卷內文件目錄表 QG/HX19.03表3 歸檔檔案（分類）臺帳 QG/HX19.03表4 文件銷毀清單 QG/HX19.03表5 檔案借閱、復印登記表

本標準由人力資源部門歸口并解釋。