第一篇：公司檔案管理計(jì)劃

公司檔案管理計(jì)劃

公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本計(jì)劃。計(jì)劃如下：

一、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

二、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

三、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

四、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

4、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。

5、結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

五、檔案的利用

1、公司檔案借閱。

（1）公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《機(jī)密文件借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱。其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

（2）外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

3、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以復(fù)制，復(fù)制者都要填寫《機(jī)密文件復(fù)制單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

4、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追究當(dāng)事人責(zé)任。

5、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

6、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

7、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

8、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

六、檔案銷毀管理

1、對(duì)已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

第二篇：檔案管理計(jì)劃

檔案管理工作計(jì)劃書

一、面臨問題

（一）、檔案管理松散，外借手續(xù)不全；

（二）、檔案整理不及時(shí)，各部門信息不通；

（三）、沒有專門管理的領(lǐng)導(dǎo)；

（四）、交接管理不完善

二、解決方法

(一)建立健全檔案管理制度，切實(shí)做好執(zhí)行工作。

1、界定檔案范圍。公司檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。

2、建立與檔案管理相適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)和管理制度。使檔案管理有章可循，落實(shí)責(zé)任人和責(zé)任，界定檔案管理權(quán)限。

(二)高管重視及各部門密切配合。

將檔案管理工作同企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展同步考慮，列入企業(yè)發(fā)展和工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程。增強(qiáng)各部門的配合，促進(jìn)文件資料、會(huì)議紀(jì)要等進(jìn)行收集、整理等工作，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)審批制度，借閱、用章等需要有領(lǐng)導(dǎo)審批，方可外借或蓋章。

(三)實(shí)現(xiàn)雙軌雙套。

將檔案管理納入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，形成電子檔案，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息共享，達(dá)到方便檢索和利用的目的，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

(四)加強(qiáng)硬件建設(shè)。

設(shè)立專門檔案保存區(qū)域，添置檔案柜等相關(guān)設(shè)備，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防塵、防蟲等安全措施。

三、執(zhí)行檔案管理工作的計(jì)劃：

(一)做好檔案收集工作。

1、為防止文件傳閱過程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時(shí)，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時(shí)、完整歸檔的責(zé)任。

2、定期收集各種檔案，對(duì)一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件整理歸檔。

3、在交接過程中全面清理資料，對(duì)散落在個(gè)人手頭上的資料，要及時(shí)追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。

(二)認(rèn)真做好日常檔案管理。

各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案管理登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計(jì)等多種臺(tái)帳。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)。

恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時(shí)工作要有計(jì)劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

第三篇：公司檔案管理流程

公司檔案管理流程

一、主要內(nèi)容及歸檔范圍

1、主要內(nèi)容

1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無缺。

1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

2、歸檔范圍

2.1行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2.2組織人事教育培訓(xùn)類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、培訓(xùn)登記表等。

2.3會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

二、檔案的管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)

1、管理機(jī)構(gòu)

1.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

1.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：

2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.2對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 2.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、督委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3、計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬部門的和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5、批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8、匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。

五、檔案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

六、立卷歸檔的范圍

凡屬本標(biāo)準(zhǔn)的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

七、立卷歸檔的時(shí)間

1、凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交行政文化和中心立卷歸檔。

2、對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

八、立卷歸檔的要求

1、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政文化中心立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

4、立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

6、立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

7、立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

8、立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

11、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

九、檔案的借閱

1、檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外部人員在經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況下，可查閱無密級(jí)檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。

5、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時(shí)催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

十、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理人員調(diào)離，應(yīng)由行政文化中心主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

十一、檔案的保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：1.1公司章程； 1.2股東名簿；

1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 1.5財(cái)務(wù)報(bào)表；

1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1.8工程設(shè)計(jì)圖；

1.9其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年保存：2.1預(yù)算、決算書類； 2.2會(huì)計(jì)憑證； 2.3事業(yè)計(jì)劃資料；

2.4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、5年保存 ：3.1期滿或解除之合約； 3.2其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存： 結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

十一、超期檔案的銷毀

1、對(duì)超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

十二、檔案的保管

1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

十三、附則

1、本制度由總經(jīng)理辦公室起草。

2、本制度經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)發(fā)布。

3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。

第四篇：公司檔案管理方案

檔案管理方案 第一節(jié)總則

為規(guī)范元谷信息科技有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本方案。

第二節(jié)管理體制和職責(zé)

公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、借記等；（2）負(fù)責(zé)公司成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對(duì)外交往等重大經(jīng)濟(jì)合同和工程檔案的跟進(jìn)；（3）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；（4）負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；

（5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。第三節(jié)檔案分類分級(jí)

1、行政人力部提出檔案分類分級(jí)及歸檔管理要求，明確檔案的分類、保管方式、期限、移交責(zé)任部門和密級(jí)等，編制《公司檔案分類分級(jí)管理目錄》，經(jīng)行政人力部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)各部門和項(xiàng)目公司執(zhí)行。

2、檔案種類包括，但不限于：

（1）制度性文件：各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等；

（2）會(huì)議性文件：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其他會(huì)議形成的材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；

（3）計(jì)劃性文件：企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等；（4）證件性文書資料：法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等；

（5）匯報(bào)性文書資料：企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)發(fā)言及匯報(bào)材料等；

（6）聲像資料：外出學(xué)習(xí)、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；

（7）題贈(zèng)性資料：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、友好單位或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。（8）技術(shù)性資料：各類工程圖紙、合作協(xié)議、竣工資料、驗(yàn)收資料等。（9）購(gòu)銷資料：各類各類購(gòu)銷合同

3、公司檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)各自保管的檔案資料進(jìn)行編號(hào)。

4、保管期限：根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久為50年以上，長(zhǎng)期為15-50年，短期為15年以下。（1）永久：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）長(zhǎng)期：凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

（3）短期：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第四節(jié)歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積每月一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購(gòu)置部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（三）項(xiàng)目開發(fā)合同類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料統(tǒng)一整理后有序歸檔。

（四）人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個(gè)月內(nèi)由公司綜合管理部檔案室歸檔。

（五）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。第五條歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第六節(jié)檔案的利用

檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。第七節(jié)檔案保密規(guī)定

1、嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。

2、接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

3、嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

4、整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。

5、檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

6、公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫(kù)。

7、發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。第八節(jié)檔案查閱、借閱規(guī)定

1、借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

2、因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案使用登記表》及《調(diào)閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

3、檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個(gè)人身份證明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

4、復(fù)印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機(jī)密檔案資料由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可復(fù)印。

5、檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外借。

6、借出檔案應(yīng)在5日內(nèi)歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

7、借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

8、借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

9、借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。第九節(jié)檔案室管理規(guī)定

1、檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。

3、要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

4、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

6、下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

7、認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。

8、案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

9、每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第十節(jié)檔案銷毀規(guī)定

1、按規(guī)定需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過檔案價(jià)值鑒定，無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

2、銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

3、嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。

4、檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。相關(guān)表格參照如下：

1、文件借閱、復(fù)印表 日期

文件 編號(hào)

文件名稱

借閱 份數(shù)

復(fù)制 份數(shù)

借閱/使用者簽名

批準(zhǔn)

預(yù)計(jì)歸還日期

實(shí)際歸還日期 收文者簽名

批準(zhǔn)：審核：制表：

2、外來文件接收清單 序號(hào) 文件編號(hào)

文件名稱

版本

接收時(shí)間

接收人

備注

批準(zhǔn)：審核：制表：

3、文件目錄表 序號(hào)

文件編號(hào)

時(shí)間

文件類型

文件名稱

備注

批準(zhǔn)：審核：制表： 文件編號(hào)

內(nèi)容

備注

批準(zhǔn)：審核：制表：

4、檔案索引目錄表 序號(hào)

文件編號(hào)

文件名稱

建檔日期

儲(chǔ)存位置

文件內(nèi)容

保管期限

第五篇：公司檔案管理規(guī)定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強(qiáng)對(duì)公司及公司領(lǐng)辦各合作社的檔案管理，提高企業(yè)檔案利用效率，為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，公司行財(cái)部負(fù)責(zé)全公司檔案的管理，并對(duì)各部門及基地的當(dāng)年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第三條

行財(cái)部履行下列檔案管理職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作；

3、監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時(shí)間及時(shí)交行財(cái)部集中管理。

第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，保守機(jī)密，遵紀(jì)守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會(huì)議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質(zhì)證件。

2、公司財(cái)務(wù)文檔資料

1）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理方面的政策、法規(guī)、文件資料； 2）財(cái)務(wù)管理制度；

3）財(cái)務(wù)各類憑證、賬冊(cè)、報(bào)表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動(dòng)工資/人事管理方面的政策、報(bào)表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個(gè)人績(jī)效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓(xùn)資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的文檔資料

1）基地生產(chǎn)、物資消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)管理技術(shù)方面的文件資料； 3）儀器、設(shè)備方面的文件材料； 4）維修、維護(hù)方面的文件材料；

5）物資采購(gòu)、價(jià)格等信息管理資料； 6）物資流動(dòng)憑證與帳冊(cè)、臺(tái)帳；

7）物資管理制度/生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度。

5、科研、技術(shù)、專利管理文檔資料 1）科研技術(shù)信息、資料； 2）產(chǎn)品研制信息資料； 3）專利申請(qǐng)、評(píng)估資料； 4）技術(shù)管理制度。

6、市場(chǎng)信息、情報(bào)方面的文檔資料

1）市場(chǎng)資訊信息資料； 2）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息資料； 3）市場(chǎng)調(diào)查信息資料；

4）市場(chǎng)推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計(jì)類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價(jià)值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營(yíng)銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務(wù)記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機(jī)要檔案資料

1、機(jī)要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。

2、劃分標(biāo)準(zhǔn)：

1）絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)資料、重要物資采購(gòu)信息資料。

2）機(jī)密檔案資料包括： ○1財(cái)務(wù)資料； ○2重大合同； ○3公司經(jīng)營(yíng)情況；

○4薪資性檔案資料、勞動(dòng)合同； ○5技術(shù)資料； ○6重要項(xiàng)目資料； ○7項(xiàng)目合同協(xié)議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會(huì)議紀(jì)要； ○2重要項(xiàng)目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時(shí)間:

1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后5日內(nèi)歸檔至行財(cái)部。

2、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后15日內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試完成后5日內(nèi)歸檔。

4、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束回公司后7日內(nèi)歸檔。

5、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，并進(jìn)行妥善保管。

6、電子文件歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后5日內(nèi)歸檔。

第九條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

2、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件

材料。

3、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料。

4、土地流轉(zhuǎn)、糧食交售、農(nóng)資物資及資產(chǎn)采購(gòu)/銷售等的各種合同、協(xié)議等

5、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號(hào)

第十條 檔案資料編號(hào)分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實(shí)物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)、采購(gòu)、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數(shù)字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；

6、檔案資料編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；

5、應(yīng)做好編號(hào)標(biāo)識(shí)，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。

第五章 保管部門及保管責(zé)任

第十二條 財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案資料由行財(cái)部負(fù)責(zé)按會(huì)計(jì)制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財(cái)部負(fù)責(zé)按規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會(huì)議紀(jì)要、決議及其他會(huì)議資料等由行財(cái)部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購(gòu)、服務(wù)等過程中產(chǎn)生的合同協(xié)議等各項(xiàng)檔案資料均由各部門負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理交行財(cái)部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財(cái)部檔案室承辦，對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第二十條

檔案銷毀時(shí)要有二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊(cè)上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公

司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場(chǎng)所。

第二十三條

任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和擅自公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調(diào)閱申請(qǐng)單，依據(jù)查/調(diào)閱

權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

調(diào)閱權(quán)限及審批流程：絕密檔案由總經(jīng)理提出經(jīng)董事長(zhǎng)審批方可查閱；

機(jī)密檔案由部門領(lǐng)導(dǎo)提出經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案等檔案須經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審核報(bào)總經(jīng)理簽批。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由行財(cái)部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第二十九條 借閱期限最長(zhǎng)不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查，并對(duì)借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十一條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的

補(bǔ)充。

第三十三條 本規(guī)定從印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表一

一、黨群類資料

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)束、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)、會(huì)議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過的文件（10年）

3、公司黨支部會(huì)議和行政辦公會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄（永久）

二、公司召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）

三、公司聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）

本公司為協(xié)辦的：

1、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本（10年）

四、上級(jí)部門頒發(fā)的文件材料

1、直屬上級(jí)部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級(jí)部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的一般文件材料（10年）

五、上級(jí)部門、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察公司工作時(shí)形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報(bào)材料（30年）

六、本公司業(yè)務(wù)文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規(guī)性、中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

3、土地流轉(zhuǎn)合同、物資采購(gòu)銷售合同、各類固定資產(chǎn)定購(gòu)合同及其他生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中一般業(yè)務(wù)產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資料等（30年）

八、同級(jí)、下級(jí)部門的來函、請(qǐng)示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

1、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

九、公司聯(lián)合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

2、本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（30年）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等（10年）

十、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件材料

1、經(jīng)營(yíng)管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

2、檢查、審計(jì)、審核情況匯總、通報(bào)，整改通知等（永久）

3、經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（永久）

4、固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料（永久）

5、不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復(fù)議等工作中形成的文件材料

1、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（永久）

3、以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（10年）

4、重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

5、一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）

十二、出國(guó)或出境訪問考察、接待來訪等活動(dòng)形成的文件材料

簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗洝⒓o(jì)要等（永久）

附表二

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表：

一、會(huì)計(jì)憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會(huì)計(jì)賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細(xì)賬 15年

3、日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告。

1、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年

2、財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年

2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久

3、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久

4、銀行余額調(diào)節(jié)表 5年

5、銀行對(duì)賬單 5年