第一篇：公司之前檔案管理規(guī)定

檔案、資料管理規(guī)定 1.1 范圍

為加強(qiáng)公司文書檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

1.2 2 2.1 本規(guī)定適用于公司各部門及員工。檔案、資料管理要求

公司設(shè)檔案管理員（簡稱檔案員，下同。），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對檔案資料必須按年度立卷，各部門在工作活動中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

2.2 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（以下稱兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單報(bào)檔案室備案，如有變動須及時(shí)通知檔案室。因工作變動或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。3.1 3.2 文件資料的收集管理

凡公司繕印發(fā)出的公文一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集保管。

一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

3.3 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后，財(cái)務(wù)部方給予核報(bào)差旅費(fèi)。

3.4 3.4.1 各部門兼職檔案員的職責(zé)：

了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

3.4.2 認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份

前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

3.4.3 承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。4.1 文件資料歸檔范圍

重要的會議資料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄、會議紀(jì)要等。

4.2 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

4.3 4.4 4.5 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報(bào)告、總結(jié)。公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡報(bào)。

4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 信訪工作資料。

公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

4.11 4.12 5 5.1 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會檔案及基建檔案材料。文件平時(shí)歸檔

各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。

5.2 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

5.3 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。

5.4 兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。6.1 6.2 文件立卷

立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

6.3 6.4 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

6.5 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6.7 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。

6.8 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

6.9 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

6.10 6.11 6.11.1 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

6.11.2 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。7.1 聲像檔案管理辦法

公司的聲像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會實(shí)踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

7.2 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說明等組成。

7.3 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.2 8.2.1 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。聲像檔案資料的收集 收集范圍：

反映公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動的聲像資料； 公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議的聲像資料。涉及公司權(quán)益的聲像資料。

其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。其它具有保存價(jià)值的聲像資料。收集時(shí)間：

聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，應(yīng)在檔案資料形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔；

8.2.2 8.3 8.3.1 檔案員有責(zé)任隨時(shí)征集具有保存價(jià)值的聲像檔案資料。收集要求：

錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；

8.3.2 8.3.3 8.4 接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷：兼職檔案員按第三十八條規(guī)定形成聲像檔案的費(fèi)用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后會計(jì)部才給予報(bào)銷費(fèi)

用。9.1 聲像檔案的整理

聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

9.2 9.3 9.3.1 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。分類、編號：

照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號，同時(shí)填寫其底片號。底片在卷宗內(nèi)編流水號。格式：卷宗號-流水號。

9.3.2 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號，然后每盤再依次編排序號。

9.3.3 編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。

9.4 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

9.5 9.5.1 9.5.2 9.5.5.1 9.5.5.2 文字說明的編寫：

文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。編寫文字說明的要求：

準(zhǔn)確揭示檔案資料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； 照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：

9.5.5.3 9.5.5.4 9.6 9.6.1 文字簡潔、語言通順； 時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。編制格式：

照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時(shí)間-攝制者。

9.6.2 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項(xiàng)填寫。

9.7 案卷要求：

9.7.1 9.7.2 將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

9.7.3 9.8 10 10.1 10.2 10.2.1 10.2.2 卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動情況。編目：聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。聲像檔案的保管

聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。保存條件：

底片、膠片保存溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%； 照片保存溫度應(yīng)保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應(yīng)保持18-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。

10.2 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

10.3 10.4 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。

歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批，登記造冊。

10.5 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。11.1 11.2 聲像檔案的開發(fā)利用

編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。

11.3 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。

11.4 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。

11.5 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。12.1 12.2 12.3 附則

本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室制定和解釋。

本規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。

本規(guī)定自頒布之日起施行，已有與之相抵觸的相關(guān)規(guī)定自行廢止。

第二篇：公司檔案管理規(guī)定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強(qiáng)對公司及公司領(lǐng)辦各合作社的檔案管理，提高企業(yè)檔案利用效率，為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實(shí)行集中與分級管理相結(jié)合的原則，公司行財(cái)部負(fù)責(zé)全公司檔案的管理，并對各部門及基地的當(dāng)年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第三條

行財(cái)部履行下列檔案管理職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作；

3、監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時(shí)間及時(shí)交行財(cái)部集中管理。

第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，保守機(jī)密，遵紀(jì)守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設(shè)立、變更的申請、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質(zhì)證件。

2、公司財(cái)務(wù)文檔資料

1）財(cái)務(wù)、會計(jì)管理方面的政策、法規(guī)、文件資料； 2）財(cái)務(wù)管理制度；

3）財(cái)務(wù)各類憑證、賬冊、報(bào)表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動工資/人事管理方面的政策、報(bào)表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個(gè)人績效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓(xùn)資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的文檔資料

1）基地生產(chǎn)、物資消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)管理技術(shù)方面的文件資料； 3）儀器、設(shè)備方面的文件材料； 4）維修、維護(hù)方面的文件材料；

5）物資采購、價(jià)格等信息管理資料； 6）物資流動憑證與帳冊、臺帳；

7）物資管理制度/生產(chǎn)經(jīng)營管理制度。

5、科研、技術(shù)、專利管理文檔資料 1）科研技術(shù)信息、資料； 2）產(chǎn)品研制信息資料； 3）專利申請、評估資料； 4）技術(shù)管理制度。

6、市場信息、情報(bào)方面的文檔資料

1）市場資訊信息資料； 2）競爭對手的信息資料； 3）市場調(diào)查信息資料；

4）市場推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計(jì)類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價(jià)值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務(wù)記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機(jī)要檔案資料

1、機(jī)要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。

2、劃分標(biāo)準(zhǔn)：

1）絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)資料、重要物資采購信息資料。

2）機(jī)密檔案資料包括： ○1財(cái)務(wù)資料； ○2重大合同； ○3公司經(jīng)營情況；

○4薪資性檔案資料、勞動合同； ○5技術(shù)資料； ○6重要項(xiàng)目資料； ○7項(xiàng)目合同協(xié)議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會議紀(jì)要； ○2重要項(xiàng)目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時(shí)間:

1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后5日內(nèi)歸檔至行財(cái)部。

2、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后15日內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

3、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試完成后5日內(nèi)歸檔。

4、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束回公司后7日內(nèi)歸檔。

5、會計(jì)文件材料在會計(jì)終了后由會計(jì)部門整理歸檔，并進(jìn)行妥善保管。

6、電子文件歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后5日內(nèi)歸檔。

第九條 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

2、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件

材料。

3、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

4、土地流轉(zhuǎn)、糧食交售、農(nóng)資物資及資產(chǎn)采購/銷售等的各種合同、協(xié)議等

5、其他臨時(shí)活動中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號

第十條 檔案資料編號分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實(shí)物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)、采購、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數(shù)字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；

6、檔案資料編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；

5、應(yīng)做好編號標(biāo)識，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號后注明：絕密、機(jī)密、秘密。

第五章 保管部門及保管責(zé)任

第十二條 財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案資料由行財(cái)部負(fù)責(zé)按會計(jì)制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財(cái)部負(fù)責(zé)按規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會議紀(jì)要、決議及其他會議資料等由行財(cái)部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購、服務(wù)等過程中產(chǎn)生的合同協(xié)議等各項(xiàng)檔案資料均由各部門負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理交行財(cái)部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財(cái)部檔案室承辦，對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對擬銷毀案卷的清冊進(jìn)行初審，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第二十條

檔案銷毀時(shí)要有二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公

司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。

第二十三條

任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和擅自公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調(diào)閱申請單，依據(jù)查/調(diào)閱

權(quán)限和檔案密級，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

調(diào)閱權(quán)限及審批流程：絕密檔案由總經(jīng)理提出經(jīng)董事長審批方可查閱；

機(jī)密檔案由部門領(lǐng)導(dǎo)提出經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案等檔案須經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審核報(bào)總經(jīng)理簽批。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由行財(cái)部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第二十九條 借閱期限最長不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查，并對借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十一條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的

補(bǔ)充。

第三十三條 本規(guī)定從印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表一

一、黨群類資料

1、請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)束、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、簡報(bào)，快報(bào)、會議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過的文件（10年）

3、公司黨支部會議和行政辦公會議紀(jì)要、會議記錄（永久）

二、公司召開工作會議、專題會議的文件材料

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)（30年）

三、公司聯(lián)合召開會議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)（30年）

本公司為協(xié)辦的：

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)的復(fù)制件或副本（10年）

四、上級部門頒發(fā)的文件材料

1、直屬上級部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的一般文件材料（10年）

五、上級部門、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察公司工作時(shí)形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報(bào)材料（30年）

六、本公司業(yè)務(wù)文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規(guī)性、中長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

3、土地流轉(zhuǎn)合同、物資采購銷售合同、各類固定資產(chǎn)定購合同及其他生產(chǎn)經(jīng)營過程中一般業(yè)務(wù)產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資料等（30年）

八、同級、下級部門的來函、請示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

1、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

九、公司聯(lián)合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

2、本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（30年）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡報(bào)、情況反映、工作信息等（10年）

十、經(jīng)營管理活動中形成的文件材料

1、經(jīng)營管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

2、檢查、審計(jì)、審核情況匯總、通報(bào)，整改通知等（永久）

3、經(jīng)營管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（永久）

4、固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評估）等文件材料（永久）

5、不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經(jīng)營管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復(fù)議等工作中形成的文件材料

1、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（永久）

3、以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（10年）

4、重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

5、一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）

十二、出國或出境訪問考察、接待來訪等活動形成的文件材料

簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀(jì)要等（永久）

附表二

企業(yè)會計(jì)檔案保管期限表：

一、會計(jì)憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會計(jì)賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細(xì)賬 15年

3、日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告。

1、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年

2、財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會計(jì)移交清冊 15年

2、會計(jì)檔案保管清冊 永久

3、會計(jì)檔案銷毀清冊 永久

4、銀行余額調(diào)節(jié)表 5年

5、銀行對賬單 5年

第三篇：公司重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 目的

為加強(qiáng)和規(guī)范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下簡稱“公司”）重大項(xiàng)目檔案管理工作，確保其收集齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《安徽省檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條 適用范圍

本規(guī)定適用于公司及其各級全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位（以下簡稱“各單位”）等。

第三條 名詞解釋

（一）重大項(xiàng)目指經(jīng)政府及投資主管部門批準(zhǔn)的和列入公司重點(diǎn)項(xiàng)目，包括重大基本建設(shè)工程、重大科研、重大產(chǎn)品研發(fā)、重大技改、重大改制重組及股權(quán)投資項(xiàng)目等。

（二）重大項(xiàng)目檔案是指重大項(xiàng)目在規(guī)劃、建設(shè)、實(shí)施、驗(yàn)收及管理過程中所形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。包括實(shí)體檔案、聲像材料及實(shí)物檔案等。

（三）子企業(yè)是指公司根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和突出主業(yè)、提高公司核心競爭力需要依法設(shè)立、投資的、具有獨(dú)立法人資格主體的企業(yè)。包括：

1.公司直接或間接獨(dú)資設(shè)立的各級全資子公司；

2.公司直接或間接與其他公司或自然人共同設(shè)立的、控股50%以上，或未達(dá)到50%但能夠解決其董事會半數(shù)以上成員的組成，或者通過協(xié)議或其他安排能夠?qū)嶋H控制的各級控股子企業(yè)。

第二章 重大項(xiàng)目檔案管理組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)

第四條 組織原則

公司及所屬各單位重大項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則。

第五條 主要職責(zé)

公司辦公室為重大項(xiàng)目檔案主管部門和管理部門。主要職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行公司重大項(xiàng)目管理方針、政策及實(shí)施方案，制定重大項(xiàng)目檔案管理制度；

（二）統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)公司重大項(xiàng)目檔案管理工作，負(fù)責(zé)對重大項(xiàng)目進(jìn)行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）對公司及所屬各單位重大項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)工作中遇到的問題；

（四）接收公司全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位的重大項(xiàng)目檔案，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；

（五）組織或參加公司及所屬各單位項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收工作；

（六）對所屬各單位重大項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第六條 公司及所屬各單位項(xiàng)目承辦單位（或部門），要根據(jù)本單位實(shí)際情況，明確重大項(xiàng)目檔案主管部門和檔案管理部門，明確工作職責(zé)，設(shè)專、兼人員負(fù)責(zé)重大項(xiàng)目檔案日常管理工作。項(xiàng)目承辦單位專、兼職檔案人員主要職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理，定期向本單位檔案管理部門移交。

第七條 公司及所屬各單位重大項(xiàng)目檔案主管部門，應(yīng)將重大項(xiàng)目檔案管理工作納入本單位、本部門工作計(jì)劃，加強(qiáng)對重大項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，聽取其工作匯報(bào)，并為開展業(yè)務(wù)管理工作提供保障。

第八條 公司及所屬各單位重大項(xiàng)目檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位重大項(xiàng)目檔案管理工作。其主要職責(zé)負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目承辦單位（或部門）移交的重大項(xiàng)目檔案；負(fù)責(zé)對項(xiàng)目檔案進(jìn)行編目、保管及提供利用等。

第三章 重大項(xiàng)目文件（檔案）的形成與管理

第九條 項(xiàng)目文件（檔案）的歸檔范圍

重大項(xiàng)目承辦單位的檔案主管部門或檔案管理部門應(yīng)制定本單位重大項(xiàng)目文件材料歸檔范圍（見附件2）；

公司及其全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位的重大項(xiàng)目檔案，包括重大建設(shè)、改制重組、股權(quán)投資等所形成的全部檔案。

第十條 項(xiàng)目文件管理

重大項(xiàng)目承辦單位的項(xiàng)目承辦部門，應(yīng)設(shè)專職或兼職檔案管理人員，依據(jù)重大項(xiàng)目文件材料歸檔范圍，負(fù)責(zé)對項(xiàng)目文件進(jìn)行收集（必須是原件）和整理。

第十一條 重大項(xiàng)目承辦單位的檔案主管部門專職或兼職檔案人員對已列入歸檔范圍，但項(xiàng)目實(shí)施過程中確需利用的項(xiàng)目文件進(jìn)行跟蹤，制定歸檔時(shí)間，確保項(xiàng)目文件收集齊全、完整。

第十二條 重大項(xiàng)目承辦單位檔案主管部門專職或兼職檔案人員，要將收集到的項(xiàng)目文件做分類目錄，并上報(bào)本單位檔案管理部門備案。

第四章 重大項(xiàng)目文件的移交與歸檔

第十三條 公司及所屬各單位重大建設(shè)項(xiàng)目、科研、技改、改制重組及股權(quán)投資等項(xiàng)目主管部門，應(yīng)設(shè)兼職檔案人員負(fù)責(zé)對其所形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、分類、整理、立卷，按時(shí)間或按階段向本單位檔案管理部門進(jìn)行移交歸檔。

第十四條 移交歸檔時(shí)應(yīng)符合下列要求：

（一）移交歸檔時(shí)間：項(xiàng)目文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢相關(guān)手續(xù)后實(shí)時(shí)或定期歸檔。定期歸檔應(yīng)為項(xiàng)目開工（或立項(xiàng)）后三個(gè)月、半年、一年或項(xiàng)目竣工；

（二）移交歸檔內(nèi)容：凡與項(xiàng)目有關(guān)所收集到的全部文件。

（三）移交歸檔要求：移交歸檔的項(xiàng)目檔案，應(yīng)將保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)（文件）目錄填寫清晰，編號正確，附件齊全；

（四）涉及改制重組、股權(quán)投資或在一定期限內(nèi)保密的涉密文件應(yīng)按《公司保密工作條例》有關(guān)規(guī)定辦理移交歸檔手續(xù)。

第十五條 重大項(xiàng)目檔案移交時(shí)，應(yīng)由項(xiàng)目承辦部門兼職檔案人員編制移交目錄，向本單位檔案管理部門進(jìn)行移交。移交目錄一式二份，由移交和接收相關(guān)人員簽字后，雙方各存一份。移交目錄應(yīng)包括：序號、文件編號、責(zé)任者、提名、文件形成時(shí)間、頁號等。

第十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門對接收的重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，擬寫案卷標(biāo)題，編制案卷編號和案卷目錄，填寫備考表，完成案卷歸檔入柜。

第十七條 公司及全資、控股子企業(yè)所管轄的單位在完成對項(xiàng)目檔案的收集、整理、編目及歸檔后，以完成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，簽署正式通過驗(yàn)收意見之日起，在本單位檔案部門保管2年的項(xiàng)目檔案，按照有關(guān)管理規(guī)定按時(shí)向公司檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第五章 公司重大項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收

第十八條 公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。凡重大建設(shè)項(xiàng)目、技改項(xiàng)目等未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

第十九條 按照上級單位有關(guān)重大建設(shè)、技改項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的有關(guān)規(guī)定：一般項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前一個(gè)月內(nèi)完成；重大項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前三個(gè)月內(nèi)完成；如特殊情況項(xiàng)目檔案驗(yàn)收也可與項(xiàng)目驗(yàn)收同步進(jìn)行；項(xiàng)目檔案如不能按時(shí)驗(yàn)收，需提交申請延期報(bào)告，并經(jīng)項(xiàng)目檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)批準(zhǔn)。

第二十條 檔案驗(yàn)收由項(xiàng)目承辦單位檔案主管部門提出申請，填寫《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請表》（見附件1），由公司項(xiàng)目主管部門及檔案管理部門共同組織重大項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，必要時(shí)由檔案行政主管部門等組織驗(yàn)收。

第二十一條 法律規(guī)范中對驗(yàn)收有特別規(guī)定的，應(yīng)服從法律規(guī)范的規(guī)定。驗(yàn)收結(jié)束后，要形成驗(yàn)收意見并簽署日期，反饋項(xiàng)目承辦單位作為建設(shè)項(xiàng)目總體竣工驗(yàn)收的依據(jù)之一。凡在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未向本單位檔案管理部門移交檔案資料或檔案資料移交不齊全的，且未經(jīng)上級檔案主管部門重大建設(shè)項(xiàng)目專項(xiàng)驗(yàn)收合格和終驗(yàn)未經(jīng)檔案驗(yàn)收人員簽字認(rèn)可的，上級建設(shè)主管部門應(yīng)不予出具竣工驗(yàn)收合格證明。

第二十二條 重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由上級或上級委托公司檔案主管部門向項(xiàng)目承辦單位提出整改意見，要求項(xiàng)目承辦單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對存在的問題限期整改并進(jìn)行復(fù)驗(yàn)。復(fù)驗(yàn)后仍不合格的，不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，由上級或上級委托公司檔案主管部門提請對項(xiàng)目承辦單位通報(bào)批評。如由于管理不當(dāng)，造成檔案損失的，應(yīng)依法追究項(xiàng)目承辦單位及有關(guān)人員的責(zé)任。

第六章 重大項(xiàng)目檔案的保管與利用

第二十三條 由于公司檔案庫房空間有限，可以充分利用各單位資源作為公司檔案館分館（室）。將待移交的重大項(xiàng)目檔案仍然保存在原單位，由原單位檔案人員負(fù)責(zé)日常管理并向公司檔案部門移交項(xiàng)目檔案目錄，管理將對標(biāo)公司。

第二十四條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)本著安全保管的原則做好重大項(xiàng)目檔案的保管工作。存放項(xiàng)目檔案的庫房，應(yīng)符合“八防”要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染、防鼠、防蟲。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度控制在14—24℃之間，相對濕度控制在40%—65%之間。

第二十五條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)建立重大項(xiàng)目檔案借閱制度，嚴(yán)格借閱手續(xù)，規(guī)定借閱時(shí)間。借閱重大項(xiàng)目檔案一般要在三個(gè)工作日內(nèi)歸還。

第二十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門在借閱公開范圍的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行檔案借閱制度；借閱不公開范圍的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)由主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門查閱，不得借出。

A.公司重大項(xiàng)目形成部門因工作需要需查（借）閱重大項(xiàng)目檔案時(shí)，可直接到公司檔案部門查（借）閱；非重大項(xiàng)目形成部門需查（借）閱重大項(xiàng)目檔案時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門查閱，不得借出。查（借）閱重大項(xiàng)目檔案，需填寫“檔案借閱利用效果登記”；

B.公司所屬各單位需查閱公司重大項(xiàng)目檔案時(shí)，須由所屬單位檔案部門有關(guān)人員持本單位介紹信，到公司檔案部門查閱。查閱后需填寫“檔案借閱利用效果登記”。

第二十七條 公司各全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位在查閱本單位已移交至公司的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，可由本單位檔案部門有關(guān)人員直接到公司查閱。

第二十八條 公司及所屬各單位在利用重大項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)妥善保管，不得損壞或遺失；未經(jīng)檔案管理部門同意，任何部門及個(gè)人不得任意拆卷，不得復(fù)印，不得轉(zhuǎn)借。

第七章獎(jiǎng)勵(lì)與懲處

第二十九條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)定期對本單位重大項(xiàng)目檔案收集、歸檔進(jìn)展情況進(jìn)行自查，并將自查報(bào)告上報(bào)公司檔案主管部門。第三十條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)在各單位上報(bào)自查報(bào)告的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽查，對在項(xiàng)目檔案管理工作中成績突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第三十一條 有下列情形之一的，重大項(xiàng)目檔案主管部門將責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，將對直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：

（一）不按規(guī)定收集項(xiàng)目文件；

（二）不按規(guī)定移交或者接收項(xiàng)目文件；

（三）違反規(guī)定對外提供項(xiàng)目檔案；

（四）損毀、丟失項(xiàng)目檔案；

（五）擅自復(fù)制、公布項(xiàng)目檔案；

（六）玩忽職守，造成項(xiàng)目檔案損失；

（七）其它違反本規(guī)定的行為。

有前款第三、四、五、六項(xiàng)情形，將對直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分。

第八章 附注

第三十二條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第三十三條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案歸檔范圍 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求

附件4：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》項(xiàng)目檔案移交流程 附件5：項(xiàng)目檔案移交流程說明書 附件6：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》重大項(xiàng)目驗(yàn)收流程 附件7：重大項(xiàng)目檔案移交流程說明書 附件8：重大項(xiàng)目檔案利用申請表

附件9：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》檔案利用流程 附件10：重大項(xiàng)目檔案利用流程說明書

第四篇：公司檔案管理規(guī)定

#####公司檔案管理規(guī)定

一、紙質(zhì)文件存檔 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】行政專員 【工作步驟】

存檔文件接收——存檔文件打印/備份——文件傳閱——文件存檔 ——文件借閱——文件移交 【操作標(biāo)準(zhǔn)】

1、文件接收

行政專員負(fù)責(zé)本公司各類存檔文件的接收，各類文件接收后要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋發(fā)件人。外單位發(fā)往我處的文件要在 2 個(gè)工作日內(nèi)電話回復(fù)；其他部門轉(zhuǎn)交的各類文件在接收時(shí)簽字確認(rèn)；各類經(jīng)濟(jì)合同要在加蓋公章時(shí)保留一份原件。

2、文件打印/備份

行政專員負(fù)責(zé)將接收到的電子版文件打印保存，將接收到的紙質(zhì)文件復(fù)印，打印及復(fù)印份數(shù)視公文傳閱人數(shù)而定。

3、文件傳閱

行政專員將紙質(zhì)文件原件存檔，復(fù)印件按照文件發(fā)送范圍進(jìn)行傳閱，對保密文件需控制復(fù)印份數(shù)，并在傳閱后按時(shí)收回。

4、文件分類存檔

行政專員負(fù)責(zé)將各類文件按照檔案類別編號、登記，分別存放在不同的類目盒內(nèi)。

5、文件借閱

行政專員負(fù)責(zé)存檔文件的借閱，借閱原則上只能在月度，如員工需借閱其他部門文件或?qū)Υ鏅n文件進(jìn)行復(fù)印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)?！鞠嚓P(guān)規(guī)定】 存檔文件范圍：

1、公司上報(bào)下發(fā)的正式文件，除部門專項(xiàng)業(yè)務(wù)范疇外，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。

3、公司下發(fā)的各類公文、發(fā)出的通知、報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、營銷方案、培訓(xùn)資料等均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。

4、參加各種會議帶回來的文件和資料及公司的大事記等記載性的文字資料，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。

5、公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。

6、公司工程竣工圖紙等項(xiàng)目資料均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。檔案盒設(shè)置：

按照如下標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案盒及文件夾分類，行政專員按照檔案類別將文字檔案保存在不同檔案盒內(nèi)。檔案盒類別名稱分設(shè) 6 個(gè)。檔案的編碼：

公司行政專員對不同文件夾內(nèi)的文字檔案按照部門名稱編碼——文件編碼的格式進(jìn)行編碼，每份文字檔案均需在頁眉上粘貼編碼。

1、公司名稱編碼采用公司漢語拼音首字母進(jìn)行編碼，用連接符“-” 進(jìn)行連接；

2、部門名稱編碼采用各部門名稱節(jié)選的兩個(gè)首字母。

經(jīng)理辦公會—JB、人事行政部—RX、財(cái)務(wù)部—CW、采購部—CG、工程部—GC、開發(fā)部—KF。檔案的歸檔方法：

1、歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。

2、歸檔文件應(yīng)按類別放在資料盒內(nèi)存檔。

3、文件夾內(nèi)的文件要附文件目錄和備考表，并按規(guī)定的要求填寫。

4、備考表置于文件夾文件的第一頁，項(xiàng)目包括文件夾文件的情況說明、整理人、檢查人和日期等；對文件夾內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行說明。檔案的借閱及保密規(guī)定

1、員工需要查閱已保存的文件，需要履行正常的審批手續(xù)并明確授權(quán)。

2、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶離公司，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看，不得泄露尚未傳達(dá)的文件的內(nèi)容。

3、閱讀檔案時(shí)時(shí)不得抄錄全文，不得取走文件夾內(nèi)的任何文件，對于公司下發(fā)的各項(xiàng)管理制度手冊等其他重要資料要嚴(yán)格做好發(fā)放、借閱、查詢等登記手續(xù)。其他文件的分類保管

公司人事行政部不屬于檔案管理范疇的各類日常文件，保存在人事行政部文件柜內(nèi)，文件柜設(shè)運(yùn)營檔案類、營銷管理類、行政管理類、人事管理類四個(gè)類目。掛撈柜內(nèi)文件保存及編碼參照檔案編碼原則。

二、紙質(zhì)檔案電子化備份 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】行政專員 【工作步驟】

紙質(zhì)文件掃描——文件分類存儲——電子文件加密——電子文件移交 【操作流程】

1、紙質(zhì)檔案掃描

行政專員負(fù)責(zé)將公司所有紙質(zhì)檔案掃描編號，形成電子版，儲存在相關(guān)介質(zhì)（光盤、異動硬盤）上。

3、文件分類存儲

電子文件分類存儲標(biāo)準(zhǔn)參考紙質(zhì)文件分類原則，在儲存介質(zhì)上設(shè)立不同文件夾予以分類。

4、電子文件加密

存儲在光盤、硬盤上的電子檔案需進(jìn)行加密，設(shè)置解鎖密碼，解鎖密碼由行政專員掌握并定期更換。【相關(guān)規(guī)定】

1、人事行政部準(zhǔn)備一個(gè)存儲量在 320G 以上的移動硬盤用于存儲公司各類電子文件。

2、電子文件除儲存在異動硬盤上外，還需按照類別刻制光盤備份。

3、文字型電子文件以 DOC、XML、PDF、TXT 為通用格式，圖像型電子文件以 JPEG、TIFF 為通用格式，音頻電子文件以 WAV、MP3 為通用格式，視頻和多媒體文件以 MPEG、AVI 為通用格式。

4、每份電子文件均應(yīng)在“電子文件登記表”中登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存，并附有紙質(zhì)登記表的拷貝件。

5、歸檔電子文件的封存介質(zhì)不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)公司任何人不得擅自復(fù)制，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政專員可以將單個(gè)電子文件拷貝給借閱人，但須監(jiān)督借閱人按時(shí)刪除。

三、聲像檔案管理 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】人事行政經(jīng)理 【工作步驟】

聲像檔案的收集——聲像檔案分類整理——檔案文字說明的編寫 【操作標(biāo)準(zhǔn)】

1、行政專員負(fù)責(zé)收集本公司各類聲像檔案，聲像檔案包括視頻光盤、影片、照片和文字說明，主要為反映公司主要活動的聲像資料（如員工活動照片、領(lǐng)導(dǎo)視察照片等）。聲像資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。

2、聲像檔案應(yīng)保存在移動硬盤內(nèi)，并刻制光盤備份。聲像檔案按照如下標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置文件夾：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音頻文件，PPT—培訓(xùn)用幻燈片，DATABASE—曲庫。各個(gè)文件夾科目內(nèi)按 照“年代—事由”分類，同類照片按時(shí)間順序編號。影像和聲音則可以按內(nèi)容編號。

3、行政專員負(fù)責(zé)為每份檔案撰寫文字說明，內(nèi)容需包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者等事項(xiàng)，文字說明要準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概況全部信息。

四、制度管理 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】人事行政經(jīng)理 【工作步驟】

制度接收——制度發(fā)放——制度回收——制度銷毀 【操作標(biāo)準(zhǔn)】

1、制度接收

中赫集團(tuán)定期修訂管理制度并下發(fā)給各部門，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制度的接收、宣達(dá)。

2、制度發(fā)放

行政專員在接到公司管理制度后，三個(gè)工作日內(nèi)將管理制度發(fā)放給相關(guān)人員，發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)為：每個(gè)部門一本、經(jīng)理辦公會成員每人一本、人事行政部存檔一本；領(lǐng)取人須在“制度領(lǐng)用登記表”上登記后方可領(lǐng)取。

3、制度回收

如員工離職，崗位調(diào)動，需將制度交還行政專員，由行政專員負(fù)責(zé)保管。

4、制度銷毀

在公司發(fā)新版管理制度后，行政專員負(fù)責(zé)將原有版本制度回收，在公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下予以銷毀。

五、合同管理 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】合同簽訂者 【工作步驟】 合同簽訂——制度保存 【操作標(biāo)準(zhǔn)】

1、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)其部門合同的簽訂，采購部負(fù)責(zé)采購類合同的簽訂；

2、業(yè)務(wù)部門簽訂合同時(shí)，我方保存合同至少要一式三份，分別由財(cái)務(wù)部、行政部、業(yè)務(wù)部門保存；

3、業(yè)務(wù)部門把合同交于財(cái)物部、行政部保存時(shí)需填寫合同接收單；

4、工程類合同還需提供工程部一份合同，工程部接收合同時(shí)需填寫合同接收單。

第五篇：公司人事檔案管理規(guī)定

公司人事檔案管理規(guī)定

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。

第二條 中層以上管理人員檔案由總裁辦公室負(fù)責(zé)管理，派專人負(fù)責(zé)；其余員工的檔案均由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案?？偛棉k公室和辦公室的檔案管理人員的檔案實(shí)行交叉管理。

第三條 員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

第四條 人事檔案管理員的職責(zé)

（一）、保管員工檔案；

（二）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

（四）、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；

（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；

（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

（八）、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

（一）、本人歷年填寫的個(gè)人簡歷、履歷、登記表；

（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料；

（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價(jià)材料；

（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；

（五）、員工參入黨、團(tuán)材料；

（六）、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；

（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

（八）、處分、取消處分的材料；

（九）、任免、工資、職稱等材料；

（十）、學(xué)歷和評定的技能等材料；

（十一）定期考核成績

（十一）、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

第六條 人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀

一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。

二、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材 料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊。

六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進(jìn)行一次整理、校對工作。

八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

第八條 人事檔案的利用和傳遞

一、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門出具證明，由辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、辦公室可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

六、任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。

九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接

收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

第十條 本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條 本管理細(xì)則由公司總裁辦公室負(fù)責(zé)解釋。