第一篇：?jiǎn)T工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定

第一章總則

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案的管理，根據(jù)《檔案法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案工作條例》及《江蘇省國(guó)信集團(tuán)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本規(guī)定。

第二條 檔案材料形成部門(mén)和員工檔案管理部門(mén)，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織人事等工作的政策、規(guī)定。

第二章檔案管理人員職責(zé)

第三條 堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真學(xué)習(xí)鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和黨的各項(xiàng)方針政策，努力提高政治思想水平。

第四條 熱愛(ài)本職工作，忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)地保管好員工檔案。

第五條 鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉收集、鑒別檔案材料及整理檔案的有關(guān)規(guī)定，積極主動(dòng)做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理工作，及時(shí)登記員工職務(wù)、工資變動(dòng)情況。

第六條 堅(jiān)持原則，嚴(yán)格執(zhí)行員工檔案整理工作的有關(guān)規(guī)章制度，認(rèn)真做好員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞工作。

第七條 做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

第八條 調(diào)查研究員工檔案工作情況，制定和修訂有關(guān)規(guī)章制度，搞好員工檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第九條 熟悉計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，能根據(jù)人事工作的需要，建成員工檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并能定期進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)，為人事工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第十條 工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須做好檔案、檔案材料和業(yè)務(wù)文件等移交工作。

第三章員工檔案材料的收集與補(bǔ)充

第十一條 明確收集范圍，做好檔案材料的收集與補(bǔ)充工作，為組織人事部門(mén)考察了解員工和正確選拔使用人才提供依據(jù)。

第十二條 員工檔案材料的收集與補(bǔ)充工作，要本著實(shí)事求是的原則，及時(shí)收集反映員工政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作業(yè)績(jī)等材料補(bǔ)充歸檔。

第十三條 建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)組織，由員工檔案管理人員牽頭，組織網(wǎng)絡(luò)成員共同收集檔案材料，并及時(shí)補(bǔ)充員工人事檔案的內(nèi)容。

第十四條 形成員工檔案材料的部門(mén)，應(yīng)主動(dòng)配合，積極支持，按要求將材料送交員工檔案管理部門(mén)歸檔。

第十五條 員工檔案管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)有關(guān)部門(mén)送交歸檔材料不符合歸檔要求，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門(mén)補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)按規(guī)定認(rèn)真辦理。

第四章員工檔案材料的送交歸檔

第十六條 主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔是檔案材料形成部門(mén)的職責(zé)和義務(wù)，任何個(gè)人都不得擅自保存檔案材料，更不得據(jù)為己有。

第十七條 建立送交檔案材料網(wǎng)絡(luò)體系。各有關(guān)部門(mén)確定一名兼職的員工檔案材料收集工作人員，及時(shí)收集、提供員工歸檔信息材料，保證送交文件工作的順利進(jìn)行。

第十八條 組織人事部門(mén)形成的檔案材料，在形成后10天內(nèi)送交檔案管理部門(mén)；其他部門(mén)在材料形成后20天內(nèi)送交歸檔。

第十九條 處級(jí)干部的材料送交一式兩份，以備副本使用；其他員工的檔案材料送交一份。第二十條 有關(guān)部門(mén)的兼職員工檔案員，按照員工檔案歸檔范圍，填寫(xiě)《收集員工檔案材料登記表》一式兩份，一并送交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照《收集員工檔案材料登記

表》的項(xiàng)目，認(rèn)真核對(duì)，檢查無(wú)誤后，簽字蓋章，一份留存?zhèn)洳椋环莘祷厮徒徊块T(mén)。

第五章員工檔案材料的鑒別歸檔

第二十一條 對(duì)收集的員工檔案材料，要認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格審核。對(duì)內(nèi)容不實(shí)、字跡不清，不能真正反映甚至歪曲員工歷史面貌、德才情況和現(xiàn)實(shí)的材料，不能歸檔；對(duì)重復(fù)、多余的材料，應(yīng)清理出來(lái)；發(fā)現(xiàn)偽造、篡改的材料，要堅(jiān)決清除，并對(duì)當(dāng)事人嚴(yán)肅處理。

第二十二條 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整齊全（主件、附件齊全，請(qǐng)示、批復(fù)齊全）、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確。對(duì)殘缺不全、頭尾不清等不符合要求的材料，不能歸入員工檔案；對(duì)來(lái)源、時(shí)間和對(duì)象不明的材料要進(jìn)行核實(shí)、補(bǔ)辦手續(xù)后再行歸檔。

第二十三條 歸檔材料手續(xù)必須完備。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須由組織蓋章；規(guī)定要同本人見(jiàn)面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見(jiàn)、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人簽字；對(duì)干部任免呈報(bào)表、錄用、聘用審批表，必須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時(shí)間和文號(hào)。

第二十四條 歸檔材料的載體一般應(yīng)統(tǒng)一使用16K規(guī)格用紙，材料左邊應(yīng)留出2-2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)，不得用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)或用復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。

第二十五條 對(duì)應(yīng)歸檔的材料，要嚴(yán)格按照臺(tái)帳制度進(jìn)行逐份登記歸檔。對(duì)不屬于歸檔的材料，應(yīng)分別視情況予以處理。屬于銷毀的材料，必須登記造冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定，組長(zhǎng)簽字后，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，任何單位和個(gè)人不得擅自銷毀員工檔案材料。

第二十六條 員工檔案的整理，應(yīng)認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，做到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用。

第六章員工檔案的保管保密

第二十七條 為確保員工檔案的安全，保管員工檔案的庫(kù)房應(yīng)滿足公司《檔案管理制度》

第六章的要求。

第二十八條 員工檔案是公司重要機(jī)密，員工檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，非員工檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房，員工檔案管理人員不準(zhǔn)違反規(guī)定向他人提供檔案或泄露員工檔案內(nèi)容。

第二十九條 嚴(yán)禁使用普通電話索取或提供有關(guān)員工檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人攜帶員工檔案進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂(lè)場(chǎng)所。

第三十條 嚴(yán)禁任何人私存其他員工的檔案材料，對(duì)私自保存、拒不交出，或者利用私存的檔案材料進(jìn)行整人的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。

第七章員工檔案的查借閱

第三十一條 查閱員工檔案必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)（由組織人事部門(mén)檔案員經(jīng)辦）。查閱公司（處）級(jí)干部的檔案，需由公司黨委主要負(fù)責(zé)同志簽署意見(jiàn)，加蓋公章，到組織人事部門(mén)辦理手續(xù)后，方可查閱。

第三十二條 持不符合查閱員工檔案的聯(lián)系信函，組織人事部門(mén)不予查閱員工檔案，對(duì)因出國(guó)、出境、入黨需了解其親屬情況的，組織人事部門(mén)可摘要提供有關(guān)證明材料。

第三十三條 查閱員工檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、折疊、損壞員工檔案材料。檔案查借閱過(guò)程一般不應(yīng)脫離檔案管理員的視線。

第三十四條 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料。確因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)組織人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理。復(fù)制的材料不得給無(wú)關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。

第三十五條 員工檔案一般不外借（脫離檔案管理人員視線視為外借）。特殊情況需要外借的，由借用單位寫(xiě)出借閱報(bào)告，經(jīng)員工檔案主管部門(mén)同意，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，外借時(shí)間一般不超過(guò)三天。借閱的檔案，要妥善保管，不得交無(wú)關(guān)人員翻閱，用完后應(yīng)立即歸還。

第三十六條 員工不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。

第三十七條 查閱員工檔案必須是中共黨員，非中共黨員領(lǐng)導(dǎo)干部因工作需要，必須了解

員工情況時(shí)，應(yīng)由員工檔案管理部門(mén)酌情介紹或提供所需了解的情況。

第八章員工檔案的轉(zhuǎn)遞

第三十八條 轉(zhuǎn)遞員工檔案，必須嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不準(zhǔn)郵寄或交員工本人自帶。

第三十九條 轉(zhuǎn)遞員工檔案必須統(tǒng)一使用“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知”，按所列項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封，加蓋密封條并蓋密封章。

第四十條 轉(zhuǎn)出的員工檔案必須完整齊全，并按規(guī)定認(rèn)真整理，不得抽留材料分批轉(zhuǎn)出。第四十一條 接收檔案的單位經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，及時(shí)將回執(zhí)返回，逾期一個(gè)月未返回執(zhí)，要立即進(jìn)行查詢，以防丟失。

第四十二條 要防止產(chǎn)生“有檔無(wú)人”、“有人無(wú)檔”的現(xiàn)象。員工檔案要隨著員工解除勞動(dòng)關(guān)系同時(shí)轉(zhuǎn)遞，憑檔案轉(zhuǎn)出證明辦理有關(guān)勞動(dòng)關(guān)系解除手續(xù)，否則組織人事部門(mén)不予辦理。公司如未接到新進(jìn)員工的檔案，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ絾挝淮咭?/p>

第四十三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度。造成檔案丟失或發(fā)生抽取、更換檔案材料等情況，應(yīng)視情節(jié)和后果追究當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

第九章員工檔案的檢查核對(duì)

第四十四條 在檔案接收、轉(zhuǎn)出、借閱及日常工作中，要堅(jiān)持認(rèn)真檢查核對(duì)，做到名冊(cè)數(shù)量與檔案實(shí)際數(shù)量相符，檔案編號(hào)與擺放位置相符，檔案目錄與檔案材料相符。做好檔案接收、轉(zhuǎn)出、變動(dòng)情況記錄，防止錯(cuò)收、漏轉(zhuǎn)和錯(cuò)裝等現(xiàn)象。

第四十五條 接收檔案時(shí)，應(yīng)檢查是否屬于本公司管理員工范疇，姓名、單位、職務(wù)等是否相符，檔案內(nèi)容是否與檔案轉(zhuǎn)遞單所列材料項(xiàng)目相符，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)查對(duì)。轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)材料，注銷名冊(cè)，并辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

第四十六條 接待閱檔時(shí)，要先清點(diǎn)材料，后提供檔案，收回檔案時(shí)要清點(diǎn)后再歸檔。

第四十七條 每月檢查一次借出檔案歸還情況，逾期未還者，要及時(shí)催還。

第四十八條 每年年底進(jìn)行一次檔案總核對(duì)工作，必要時(shí)可半年一次，將不該管的檔案及時(shí)轉(zhuǎn)出，應(yīng)管的檔案及時(shí)索要。

第二篇：?jiǎn)T工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加快建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范員工的檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長(zhǎng)過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄露，給企業(yè)和員工帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，有效的保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，特制訂本規(guī)定。

第二條 員工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、選拔和任用等工作過(guò)程中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。

第三條 本規(guī)定適用于公司全體員工。

第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第四條 員工的檔案由公司的人力行政部負(fù)責(zé)管理，人力行政部設(shè)專人管理員工檔案。第五條 公司員工失蹤、合理流失或出國(guó)不歸者，其檔案由公司人力行政部管理。第六條 人力資源檔案管理人員的職責(zé)

（一）保管員工檔案；

（二）收集和整理員工檔案資料；

（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和傳遞手續(xù)；

（四）登記員工工作變動(dòng)情況；

（五）為有關(guān)部門(mén)提供員工情況；

（六）做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

（七）辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

第三章 檔案的內(nèi)容

第七條 公司員工檔案的內(nèi)容和分類

（一）崗位招聘申請(qǐng)單；

（二）應(yīng)聘者登記表

（三）個(gè)人簡(jiǎn)歷

（四）初試評(píng)估表；

（五）復(fù)試評(píng)估表；

（六）部門(mén)接收確認(rèn)單；

（七）《聘任書(shū)》；

（八）《員工試用期報(bào)告單》；

（九）身份證復(fù)印件（或戶口本復(fù)印件）；

（十）學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件；

（十一）（十二）

（十三）（十四）

（十五）第四章 檔案的收集、保管和銷毀 《承諾書(shū)》、《職業(yè)道德及反欺詐行業(yè)準(zhǔn)則》； 《員工手冊(cè)》簽收單； 《離職證明》；

包括但不限于員工入職后的各類人事變動(dòng)及獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)資料； 《勞動(dòng)合同》。

第八條 公司人力資源部對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)等所形成材料要及時(shí)收集并進(jìn)行整理，保持檔案的完整。

第九條 人事資料收集、歸檔后、人事管理專員在檔案目錄上詳細(xì)填寫(xiě)員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。

第十條 人力資源檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門(mén)編號(hào)統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要的時(shí)候能及時(shí)查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨(dú)保管。

第十一條 凡是歸檔的材料必須各部門(mén)認(rèn)真考核、鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后歸檔。

第十二條 第十三條 第十四條 按規(guī)定需要銷毀的檔案材料，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案目錄和檔案的樣式、規(guī)格實(shí)行公司統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。

嚴(yán)謹(jǐn)任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案資料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。

第五章 檔案的提供利用

第十六條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）查閱檔案須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人的同意，并簽字確認(rèn)。

（二）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告說(shuō)明理由，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

（三）任何個(gè)人不得隨意查閱或借用非本人的檔案。

（四）查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。

（五）因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第十七條 公司員工辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請(qǐng)表中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算，對(duì)超出保管期限的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。

第七章 附則

第十八條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第十九條 本規(guī)定未盡事宜，將在以后的工作實(shí)踐中予以完善。第二十條 本規(guī)定由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

第三篇：?jiǎn)T工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理制度規(guī)定

一、管理目的1、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

2、原則上公司所有的員工檔案管理依本制度執(zhí)行。

二、人員定義

公司所有員工劃分為四種：

檔案依據(jù)四種人員采取相應(yīng)的管理。

三、檔案文件定義

1．員工入職前及入職后提供的個(gè)人資料，簡(jiǎn)稱員工個(gè)人資料。、、、、、及入職后補(bǔ)充的資料（如學(xué)歷變更的證書(shū)復(fù)印件）

2．員工入職前及入職后需與公司簽訂的合同及協(xié)議。簡(jiǎn)稱員工協(xié)議文件。依據(jù)不同類人員有不同的合同與協(xié)議

以上，包括但不限于，所有入職人員都必須提供以上資料，并保證完整、齊全、真實(shí)、整潔。

四、檔案收藏工具

在職人員每人使用一個(gè)檔案袋，檔案袋左上角貼上一片不干膠，并在不干膠上面使用黑色水筆清晰、端正的寫(xiě)上工號(hào)及姓名，工號(hào)寫(xiě)在姓名前面。檔案袋之間以工號(hào)順序排列。

五、檔案管理細(xì)則

1、檔案的封面： 在職人員的檔案封面都要貼上一份《檔案管理清單表》，依據(jù)檔案內(nèi)容作標(biāo)注，即有則打勾。《檔案管理清單》見(jiàn)附件一。

2、檔案內(nèi)容的放置順序

不同員工的檔案均分為兩疊，第一疊為員工個(gè)人資料，第二疊為員工協(xié)議文件。這兩疊資料按照以下順序分別用回形針夾好。

員工個(gè)人資料：身份證→學(xué)歷證書(shū)、職稱證書(shū)、英語(yǔ)及計(jì)算機(jī)等相關(guān)證書(shū)→

員工協(xié)議文件：勞動(dòng)合同→

→轉(zhuǎn)正資料 →合同續(xù)簽文件，若存在一些文件沒(méi)有包括在內(nèi)的如職務(wù)發(fā)生協(xié)議、戶口調(diào)動(dòng)申請(qǐng)等，則按照事件的發(fā)生順序排放在員工協(xié)議文件的后面。

3、檔案資料的規(guī)格

資料原則上以A4為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，若規(guī)格比A4小的，則以上方及左邊為對(duì)齊標(biāo)準(zhǔn)；若規(guī)格比A4大的，則超出部分折疊為A4規(guī)格。

4、在職人員管理權(quán)限

A類人員的檔案除總裁有特別規(guī)定外，一律由人力資源總監(jiān)保管；

B類人員中的部門(mén)經(jīng)理及人力資源部成員的檔案由人力資源總監(jiān)保管，但人力資源總監(jiān)的檔案由其上級(jí)人員保管。

5、檔案管理需建立電子檔及給相關(guān)人員復(fù)印件的。

若員工協(xié)議文件有存在以下較特別的內(nèi)容時(shí)，需建立電子文檔以方便的查詢及工作銜接，如果這些內(nèi)容有涉及到第三方的，原則對(duì)方應(yīng)保存一份復(fù)印件。a)薪酬福利，即在相關(guān)協(xié)議中約定特別的薪酬福利，如：住房補(bǔ)貼、探親

假的車費(fèi)報(bào)銷、電話補(bǔ)貼、住房補(bǔ)貼（公司幫忙付房租的）、合同期滿兌現(xiàn)的福利等，這些需復(fù)印一份給薪酬專員或人力總監(jiān)并建立在電子文檔； b)競(jìng)業(yè)協(xié)議，需備注在電子文檔并寫(xiě)明競(jìng)業(yè)的年限；

c)個(gè)人有涉及到薪酬福利的申請(qǐng)如住房公積金繳費(fèi)比例申請(qǐng)，需備注在電

子文檔；

d)培訓(xùn)協(xié)議，復(fù)印一份給培訓(xùn)專員，并把培訓(xùn)的后應(yīng)增加的服務(wù)期及金額

備注在電子；

e)簽訂其他特別相關(guān)協(xié)議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；

6、復(fù)職人員及返聘人員

復(fù)職人員及返聘人員應(yīng)把原先的資料抽調(diào)出來(lái)，單獨(dú)一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復(fù)職人員及返聘人員的工號(hào)與原先的一致。

7、離職人員檔案管理

1、員工辦理離職時(shí)，負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)的HR應(yīng)查看檔案及電子檔案是否有特別規(guī)定會(huì)影響到目前離職事宜或離職后的事項(xiàng)規(guī)定。若存在特別的規(guī)定應(yīng)及時(shí)反饋給上級(jí)及相關(guān)人員。

2、離職人員離職時(shí)簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請(qǐng)的相關(guān)文件應(yīng)放入其檔案。

3、每月初3號(hào)前對(duì)上個(gè)月離職人員的檔案進(jìn)行分列管理：

A類人員及B類人員中的部門(mén)經(jīng)理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張?jiān)黾訌埱鍐危⒚麟x職人員的工號(hào)、姓名、部門(mén)、職位、離職日期信息。如果人數(shù)不多以一年或半年為一個(gè)季度為宜，并在文件夾的側(cè)面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監(jiān)保管，保管期限原則上為永久保管；

B類人員除部門(mén)經(jīng)理外及D類中的顧問(wèn)、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號(hào)為順序放置。在工號(hào)為第一個(gè)人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號(hào)、姓名、部門(mén)、職位、離職日期，側(cè)面用一紙寫(xiě)上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。

C類人員及D類的臨時(shí)工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統(tǒng)一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號(hào)、姓名、部門(mén)、職位、離職日期信息。

六、檔案借閱權(quán)限

1、員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)人力資源部總監(jiān)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，并按期歸還。

2、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。借閱檔案人嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

3、若相關(guān)部門(mén)需要從檔案中取證的，須分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

七、檔案管理員的職責(zé)

保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。

八、檔案銷毀

1、公司任何個(gè)人非經(jīng)允許不得銷毀員工的檔案資料。

2、.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《檔案資料銷毀審批表》交分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

4、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須派人力資源部的其他人監(jiān)督銷毀。

制訂：人力資源部

批準(zhǔn)：

生效日期：

第四篇：?jiǎn)T工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定

員工檔案是企業(yè)人事部門(mén)在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作過(guò)程中形成的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。為規(guī)范員工的檔案管理，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業(yè)和員工帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定。

一、機(jī)構(gòu)和職責(zé)：?jiǎn)T工的檔案由公司的人事部負(fù)責(zé)管理，人事部設(shè)專人管理員工檔案。

二、人力資源檔案管理員的職責(zé)：

1.保管員工檔案；2.收集和整理員工檔案資料；3.辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；4.登記員工工作變動(dòng)情況；5.為有關(guān)部門(mén)提供員工情況；6.做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；7.辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

三、員工檔案的內(nèi)容：

第七條公司員工檔案的內(nèi)容和分類

1.應(yīng)聘人員登記表；

2.個(gè)人簡(jiǎn)歷；

3.身份證復(fù)印件（或戶口本復(fù)印件）；

4.學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件；

5.安全教育單；

6.薪酬認(rèn)定書(shū)；

7.參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

8.員工所受的獎(jiǎng)懲情況的資料；

9.勞動(dòng)合同。

第四章檔案的收集、保管和銷毀

第八條 人事部對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成材料要及時(shí)收集并進(jìn)行整理，保持檔案的完整。

第九條 人事資料收集、歸檔后，人事管理專員在檔案袋上詳細(xì)填寫(xiě)員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。

第十條 人事部檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門(mén)編號(hào)統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要時(shí)能及時(shí)查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨(dú)保管。

第十一條凡是歸檔的材料必須經(jīng)各部門(mén)認(rèn)真考核、鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章后歸檔。

第十二條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十三條檔案目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行公司統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。

第十四條嚴(yán)禁檔案管理員之外的任何人保管他人檔案和利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，嚴(yán)肅處理。第十五條檔案管理員忠于職守，嚴(yán)禁出現(xiàn)檔案丟失、損毀等情況，對(duì)公司和員工個(gè)人造成損失。

第五章檔案的提供利用

第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

1.查閱檔案須經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人的同意，并簽字或蓋章。

2.檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告說(shuō)明理由，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

3.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

4.查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。

5.因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

第十七條公司員工辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請(qǐng)表中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算，對(duì)超出保存期限的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。

第十八條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵循以下規(guī)定：

1.通過(guò)專門(mén)渠道或?qū)Ｈ怂腿。粶?zhǔn)本人攜帶。

2.對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單的項(xiàng)目登記，并密封包裝。

3.對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

4.接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)退回，以免員工檔案丟失。

第七章附則

第十九條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第二十條本規(guī)定未盡事宜，將在以后的工作實(shí)踐中予以完善。

第二十一條本規(guī)定由公司人事部負(fù)責(zé)解釋。

第一章總則

第一條第二條第三條

第五篇：?jiǎn)T工人事檔案管理規(guī)定

員工人事檔案管理規(guī)定

第一條員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料，其主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程履歷、自傳材料；

2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒定和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料；

3、對(duì)員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查；

4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；

5、記載員工受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的認(rèn)識(shí)材料。

第二條公司人事部對(duì)接受員工所填資料或原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的人事檔案材料內(nèi)容一概不得加以更改、刪除或銷毀，并妥善保管，嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

第三條關(guān)于員工人事檔案中個(gè)人情況變更的規(guī)定

1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫(xiě)好《員工信息表》中各個(gè)項(xiàng)目；

2、項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書(shū)面形式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)的更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料；

3、人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)地將員工的學(xué)歷、職稱、晉級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等相關(guān)情況的變化如實(shí)記錄、登記，列入員工人事檔案。

第四條員工人事檔案為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為認(rèn)識(shí)統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以

通過(guò)對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制訂公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。

第五條公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管及利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。