第一篇：淺談如何提高高校行政秘書工作效率

摘要：隨著我國高等教育改革的深化和發展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出了更高的要求。本文主要從行政秘書的工作職責、職業認同感和綜合素質三方面討論如何提高高校行政秘書工作效率。

關鍵詞：高校行政秘書;工作職責;職業認同感;綜合素質

隨著我國高等教育改革的深化和發展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出更高的要求。行政秘書這一概念本是從企業管理中提出來的，高校引入行政秘書的概念是高校教育改革的體現。如何做好行政秘書工作，提高它的工作效率，使其在高校行政管理工作中發揮更大的作用。本文就這一問題談談自己的幾點看法，以供大家交流探討。

一、明確高校行政秘書的工作職責

高校行政秘書首先必須明確自己應該做些什么，才能去把握怎么樣把工作做好。高校行政秘書的工作職責為：1.文字工作院系對內對外文稿(如年度工作計劃、工作總結、通知文件和申請報告等)的草擬，審校，打印和發布;會議記錄與會議紀要的整理等。2.檔案管理工作負責收集整理各類信息、資料、各單位部門來文來函的歸檔保存等;管理類材料的歸檔;員工檔案資料的登記、審核和保管等。3.協調溝通工作聯系行政管理層與師生員工，聯系學校各職能部門，協調院系內各部門間合作，承擔院系的公關、接待和外聯事務等。

4.人力資源工作考勤考核、職稱評定、津貼福利事務等，根據院系行政管理層要求，協助編制院系行政組織架構，如人才招聘，員工培訓等。5.日常行政工作協助領導督促各項工作計劃、制度實施落實;辦公用品的采購保管;固定資產管理、辦公設備維護;會議安排，會務籌備;在院系行政管理層的授權下，審核有關文件資料并簽署意見，出具院系行政證明等。6.其他工作其他一些突發事件處理工作，緊急事件處理并及時向院系行政領導請示匯報;領導或教師安排的特殊工作，臨時替崗工作等。

二、提高高校行政秘書的職業認同感

高校行政秘書明確了自己的本職工作，對工作職責了然于胸，并不表示就可以做好行政秘書工作。他還必須具備良好的職業認同感，才能積極充分的發揮自己的主觀能動l生開展工作。職業認同感是一個人自我價值感的體現。職業認同感高的人能夠正確認識自己從事的職業，明白自己從事工作的意義，認同自己的職業而產生責任感，同時也促使自己思考，怎樣來更好的完成工作，提高自己的專業素質，從而提高自己在社會和家庭中的地位，增加自豪感和價值感。

目前高校行政秘書普遍缺乏自我的職業認同感，主要有以下幾個原因：1.傳統觀念至今仍有些人認為，行政秘書只是打打雜的人，只有那些沒有能力的人才去從事行政秘書工作。而有的行政秘書也只是把工作當做跳板，常常是“身在曹營心在漢”，“做一天和尚撞一天鐘”。所以必須轉變觀念，樹立自信心，做到干一行，愛一行，鉆一行。2.工作性質由于高校行政秘書處于行政管理層的從屬地位，是服務性的管理人員，輔助性是工作的基本性質。這種工作性質在一定程度上限制了行政秘書在工作中的自主能力、創新能力的發展，這使他們對自己能力的評價相對較低，從而影響了自我職業的認同：行政秘書大多數工作是屬于事務性的工作，某種意義上，可能會等同于蓋章、簽字、材料的發放和收集。這些工作無需什么能力，只要簡單的文件管理常識、足夠的耐心即可，根本不需要個人的創新能力等素質。從事這種工作的人員，很容易找不到自己的價值所在，產生自我失落、迷茫，甚至對工作的厭煩。工作超負荷成為許多行政秘書普遍面對的問題，長期從事這種工作，就使得超負荷勞動的行政秘書在體力和精神上不堪重負。3.晉升機會處在高學歷人才集中的高校環境中，基層行政秘書提升學歷的壓力很大，由于工作繁忙，特別是“坐班制”的工作性質，學習的時間很少。當前很多高校實行“定崗定編”的崗位設置，緊緊地把基層行政人員綁在了工作崗位上，加上有些高校各種條條框框的進修限制，使得基層行政工作人員特別是一大批年輕的基層行政工作人員，外出進修的希望越來越渺茫。目前，院系基層行政人員的提升機會很少，個人發展空間相當有限。特別是從中級晉升到高級職稱困難重重。最終導致缺乏職業認同感，只是把工作當做謀生的一種手段而不是自己追求的一種事業。如何使高校行政秘書加強對自身的職業認同感呢?首先，高校應該完善對行政秘書的激勵機制。最大限度地實現公平，創造一個公平的環境，合理而靈活地綜合運用多種激勵措施，如目標激勵、榜樣激勵、參與激勵、尊重激勵、榮譽激勵等，以全方位激發他們的積極性和創造性;其次，要加強對行政秘書的人本關懷，重視他們的福利待遇，盡量提高其社會地位。人都希望自己有穩定的社會地

位，要求個人的能力和成就得到社會的承認，也就是獲得尊重。尊重得到滿足，能使人對自己充滿信心，體驗到自己的用處和價值;再次，滿足行政秘書自我實現的高層次要求。譬如，對行政秘書的業務進修、培訓積極創造條件，使得他們也可以像教師一樣隨時可以去脫產進修學習，或攻讀學歷學位等。有了這一系列的措施，可以有效的調動他們工作的積極性，充分挖掘他們工作的潛力，從而使他們加強對自身的職業認同感，提高工作效率。

三、加強高校行政秘書的綜合素質

高校行政秘書如果具有很高的職業認同感而不具備過硬的綜合素質的話，無異于紙上談兵，沒有實現的能力。高校行政秘書除了具備良好的表達能力、溝通能力和文字組織能力等基本素質之外，必須加強政治素質、心理素質和學識素質等綜合素質的培養，在扎實工作的同時，要善于思考，勤于總結經驗教訓，不斷提高業務水平和工作效率。

1.政治素質高校行政秘書必須要有堅定的政治立場，在日常的工作中行政秘書經常上傳下達、處理內部事務、協調各方面關系，涉及黨和國家的方針政策以及學校的規章制度，行政秘書要有較強的政治意識;作為行政秘書要充分認識自身工作的政治性，在全力做好本職工作的同時要以學院的利益為重、以師生的利益為重、以學校的大局利益為重，嚴守工作紀律，做好保密工作;在不斷提高自身的政治素養和理論水平過程中，增強政治敏銳性、堅定性，使自己的思想觀念、認識水平、思維能力都能緊跟新形勢、新變化;確保在實際工作中準確無誤地傳達學校的各項方針政策，確保在大是大非面前清醒的頭腦。

2.心理素質心理素質是指個體具有的比較穩定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對復雜的人際關系，繁雜瑣碎的工作事務，必須具備良好的心理素質：(1)細心耐心高校行政秘書面對的是繁雜瑣碎的日常事務，如報紙、信件的收發，系檔案的管理，辦公室物品的領取，文件通知的下發傳達等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關系到日常工作的運轉，因此行政秘書必須培養自己細心、耐心的性格。(2)熱情樂觀高校行政秘書要時刻保持熱情樂觀的心態，營造和諧的人際關系，對周圍環境及人際關系有良好的感知，才能變被動為主動，變消極為積極，提高工作效率。(3)不懼挫折行政秘書工作經常會面臨一些意想不到的困境，難免會遇到挫折或不協調，這就需要秘書人員不懼挑戰，經受得住挫折。(免費看電影tang)

3.學識素質高校行政秘書身處高校這樣一個培養高級人才的地方，它的工作與高等教育緊密相關，所以除了學習教育學、心理學知識之外，還應當學習一些經濟、管理、財務等知識。這些知識的掌握和運用，可以有效地保證行政秘書對事務的處理能力。高校是知識說話的地方，跟高水平的教授們交流，靠的還是知識，沒有智慧、沒有修養就缺乏溝通的基礎。因此一個優秀的行政秘書應該學會用自己的知識積累所形成的修養去影響人，用人格影響來實現管理的結果，這無疑是高校管理的最高境界。

明確工作職責是做好行政秘書工作的前提，較高的職業認同感是做好行政秘書工作的關鍵，過硬的綜合素質是做好行政秘書工作的保障，三者相輔相成。高校院系行政秘書是高校行政管理的一支重要力量，對保證各項事務正常運行的起到關鍵}生作用。行政秘書要在工作實踐中不斷積累經驗，確實提高工作效率，為學校的發展貢獻自己的智慧和力量。

第二篇：提高高校系部辦公室行政秘書工作效率之我見

提高高校系部辦公室行政秘書工作效率之我見

高校系部辦公室行政秘書既是院系行政管理層的參謀和助手，又是院系行政管理層與師生員工之間的橋梁和紐帶。尤其是為院系行政秘書，不僅要貫徹學校層面的精神，還要高效地執行好院系行政管理層的各項決策指令，溝通上下，協調左右，聯絡內外，處理日常行政事務。本文圍繞如何做好高校行政秘書工作這個問題，對高校行政秘書的工作職責、工作特點及應具備的業務素質進行探討。

一、高校系部辦公室行政秘書的工作職責

1.文書工作

系對內、對外文稿的草擬，如（學期）工作計劃、工作總結、通知、文件、申請報告等；院級有關通知的下達；會議記錄與會議紀要的整理；公文傳送和信息資料的保存；管理類材料的歸檔，教職工工檔案資料的登記、審核和保管，等等。

2.科研工作

協助院科技部門及系領導及時下達有關通知，組織做好相關科研項目的申報、匯總、考核等工作。

3.人事工作

協助院人事部門及系領導做好教職工的聘任、考勤、考核、獎懲、職稱評定等工作。

4.信息工作

在平時工作中注重各類信息的搜集和整理，及時做好信息宣傳報道工作。

5.日常行政工作

負責日常行政事務的處理，印章的使用與管理，辦公用品的采購、保管，固定資產的管理，辦公設備的維護，會務的籌備和安排，對外接待，工會等工作。處理突發事件、緊急事件并及時向院系行政管理層請示匯報。

二、高校系部行政秘書的工作特點

1.輔助性

高校系部行政秘書既是院系行政管理層的參謀和助手，又是院系行政管理層與師生員工之間的橋梁和紐帶。尤其是系部行政秘書，不僅要貫徹學校層面的精神，還要高效地執行好系部行政管理層的各項決策指令，幫助領導完成其交代的任務和工作，溝通上下，協調左右，聯絡內外，處理日常行政事務。輔助性是秘書工作的基本性質。

2.服務性

行政秘書是根據高校行政工作的需要而確定的，為院系行政管理層服務，為師生員工服務，為高校發展服務。秘書工作紛繁復雜，但通過上面基本職責的理解，我們可以清楚地看到秘書的角色行為是建立在為領導服務、為基層服務之上，因此服務性成了秘書活動的主旋律。

3.多面性

秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，范圍和內容極其豐富。就其工作內容而言，文書處理、文稿起草、公務接待、收集信息、會務組織、人事、后勤等都屬秘書的職責范圍。

4.時效性

系部辦公室的工作繁雜而且有很強的時效性，行政秘書的工作平凡、枯燥、重復性強，除了忙不完的日常事務外，還要完成領導和教師臨時交辦的各項工作，遇上緊急情況，犧牲休息時間加班加點工作更是家常便飯。行政秘書要提高效率，講究時效。

三、高校院系行政秘書應具備的業務素質

1.政治素質

（1）加強學習，提高自身政治修養。

要樹立堅定正確的政治方向，不斷提高政策水平，學習、貫徹黨的各項方針、政策，加強黨性修養；要了解和掌握學校的各種政策，深刻理解院領導的決策意圖和學校的重要工作部署，把工作做到實處。

（2）嚴于律己，具有務實的工作作風。

行政秘書要具有較高的遵守紀律的自覺性。由于秘書人員貼近領導，輔助領導工作，因此必須高度自覺地嚴格要求和約束自己；要具有良好的精神風貌和思想境界，熱愛工作，努力鉆研業務，工作務實，作風正派、為人正直、忠于職守、無私奉獻。

2.能力素質

（1）愛崗敬業，樂于奉獻。

要有愛崗敬業、樂于奉獻的職業操守，不斷增強服務意識。熱愛教育事業，熱愛本職工作，要對自己的職業充滿興趣。一方面，無論是否在職責范圍內，均能熱情服務，要堅持有訪必接、有疑必答、有難必幫的服務原則。對職責范圍內的各種事項，要積極主動地接待師生，根據工作實際，盡量縮短辦理時間，提高工作效率；對于來訪、來電、來信的過程中遇到不在自身職責范圍內的事宜，要按照首問責任制的要求將事項導辦到相關承辦人手中，遇到承辦人不在崗的情況，則應代為接收，負責轉辦。另一方面，在服務的過程中要堅持謙虛謹慎、平等待人的原則。在工作中要做到對上尊重支持，對下熱情耐心；認真聽取各方意見，虛心接受表揚，誠心接受批評，做到有則改之，無則加勉。此外，還要有奉獻精神，高校系部辦公室工作的特殊性，要求辦公室人員必須具有以奉獻為核心、以敬業為特征的忠于職守的職業操守。必須增強服務意識，心里始終裝著服務，一切圍繞服務開展工作，不怕吃苦，不怕吃虧，愛崗敬業，具有全心全意為教職工和學生服務的熱情和奉獻精神。

（2）加強自己的業務素質，提高文化素質。

除了相應崗位所必備的專業知識外，還應努力掌握現代管理學、教育學、心理學、辦公室軟件應用等知識、技能。文化素質的提高將帶動工作中業務能力、辦事能力、寫作能力的提高。行政秘書必須熟知各種行政文書、專用文書，掌握必要的行政詞匯和交際辭令，具有一般的書面表達能力和寫作技巧，具備一定的理論修養、政策水平、業務知識、科學的思維方法，以及理解領導意圖和獲取信息的能力；還要增強業務能力，提高業務素質，提供優質政務服務。

（3）自省能力。

常常自省的人，容易開發智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動者，多數情況下要靠發揮聰明才智完成各種任務，這就要勤學善思，不斷反思自己的言行，使智能和才干在不斷地總結中增長起來。

3.心理素質

（1）調節心理活動，保持心理平衡。

高校行政秘書作為內管家，要看著全局，想著工作，熱愛集體，關心群眾，時時處處不忘自己的職責。我們既要接觸領導、同事、教師、學生和社會中各類人士，處理好各種關系，又要解決日常工作中柴米油鹽醬醋茶之類的各種瑣事，心理活動容易受外界影響，產生波動。因此，行政秘書必須善于調節和控制心理活動，保持心理平衡，這樣才能做好秘書工作。

（2）遇事冷靜沉著，有耐心。

辦公室工作千頭萬緒，從文件起草和會議通知等日常工作到與教務、學生政治輔導員的配合，到與系領導和與院辦、黨辦、人事處、科技處、后勤處、工會等職能部門之間的協調聯絡、上下溝通，幾乎包羅萬象。工作范圍幾乎涉及院系各項工作的各個方面，在處理工作事項、完成工作任務同時也意味著要與不同的教師和學生接觸，這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒，統籌安排，培養自己的細心和耐心，有條不紊地安排工作。注意輕重緩急，不能眉毛胡子一把抓，也不能東一榔頭西一棒，更不能撿了芝麻，丟了西瓜。要堅定勇敢，不懼挑戰，經受得住挫折。

（3）保持良好的工作心態。

雖然行政秘書的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好行政秘書工作，就必須發揮自己的主動性。院系行政秘書要立足于學院發展的實際，保持良好的工作心態，發揚吃苦耐勞的精神，積極應對各項工作的挑戰；要樂觀地看待工作，善于在被動中尋求主動，變被動為主動。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到積極應對，忙而不亂，同時還要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，急工作之所需。強化主動服務意識，充分發揮主觀能動性，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。要積極發揮樞紐作用，增強工作的能動性。

行政秘書的辦公室工作紛繁復雜，但是事無巨細，細節決定成敗，行政管理崗位的人員應當重視自身的工作，具有超前的服務意識，樹立科學發展觀，解放思想，刻苦學習，勤奮敬業，認真履行高校院系行政秘書的工作職責，把握好自己的工作特點，不斷錘煉業務素質，切實提高工作質量和工作效率，積極適應高校發展的需要，更好地服務于院系行政管理層與廣大師生員工。

第三篇：提高教學秘書工作效率的幾點思考

提高教學秘書工作效率的幾點思考

高校的中心工作是教學，教學管理又是教學工作的重要環節，而各系(院)教學秘書在教學管理中起著舉足輕重的作用。他們是教學信息的傳遞者，教學管理的執行者和教學活動的服務者。教學秘書在高校教學管理中不可或缺。

高校教學秘書工作具有以下特點。服務性。教學秘書是高校各個部門與教學部門的聯系紐帶，服務教師、學生，只有具備服務意識才能保證教學活動順利完成。輔助性。教學秘書是教學部門領導的助手，這要求教學秘書熟悉國家、地方以及學校的各項政策法規和規章制度，對領導的正確決策，起到咨詢功能。綜合性。教學管理是一項能力，是協調能力、預見能力、辦事能力、管理能力、知識水平等方面才能和素質的綜合運用過程。教學秘書的管理工作頭緒繁多，工作量大，既有經常性的有規律的程序性工作，也有不可預測的無規律性的突發事件：既有主動的有計劃的工作，也有被動的領導交辦的臨時l生任務。這就要求教學秘書具有綜合的個人素質。

一、校系領導要高度關心重視系辦公室工作

首先.校系領導和有關部門要充分認識系辦公室在高校整體工作中的基礎地位和作用，明確系辦公室的職責權限，為辦公室配備精兵強將，充分、全面地發揮系辦公室在參與政務，管理事務，搞好服務等方面的作用，使其真正成為領導的參謀和助手。其次，對于辦公室工作，系領導要經常過問，嚴格要求，加強指導。這樣，一方面可以使領導了解辦公室的工作情況，便于實施指揮、監督和協調：另一方面，也可以借此顯示領導對辦公室工作的重視和關心，減輕辦公室人員的壓力，并使辦公室人員更加了解領導意圖，增強工作的針對性和主動性。再次，校系領導要熱情關懷系辦公室人員的工作和生活。系辦公室工作千頭萬緒，工作人員的工作量大而待遇又低，加班加點更是常事，工作中又經常遇到一些不順心的事。作為校系領導，要體諒辦公室人員的難處，對他們的工作業績要給予客觀公正的評價，在進修、評職稱、晉升、評優和分配等方面不搞歧視，并盡力幫助他們解決工作生活中遇到的各種困難，在政策許可的范圍內，適當予以照顧，使他們能免除后顧之憂，使之全身心地投入工作中。

二、教學秘書應該具備的各項素質

教學秘書素質的好壞直接影響著高校教學管理的水平，使得提高教學秘書的素質成為當務之急。我認為，教學秘書的素質主要體現在政治素質、職業道德、業務能力、工作作風、心理素質和良好的人際關系等五個方面。

政治素質的提高主要通過學習各種類型、級別的文件，政策法規和規章制度等等來實現。由于辦公室工作量大，日常工作時間很難抽出專門時間學習相關知識.所以需要教學秘書在辦公時間之外學習提高。

業務能力方面，高校教學秘書多屬半路出家，缺乏專業訓練。在實際工作中，辦公室人員的業務培訓也往往容易被領導忽略，存在著重使用，輕培養的現象。這也需要領導重視教學秘書的業務培訓，為教學秘書素質的提高創造條件。

職業道德建設方面。系辦公室工作面廣，內容繁雜，任務重，責任大。常常需要加班加點，待遇相對較低，工作缺乏成就感。因此，系辦公室人員的職業道德建設尤為重要.要通過職業道德教育與職業道德自我修養相結合的辦法，使系辦公室人員愛崗敬業，正確處理得與失，苦與樂，主角與配角的關系，做到重事業，輕得失，少索取多貢獻，甘當無名英雄，為人處事誠實正派本分，增強他們的責任感和使命感。

工作作風建設。在日常工作中，系辦公室人員還應注意克服四種傾向，培養四種作風：一要克服粗心大意傾向，培養嚴謹細致的作風；二要克服雜亂無章的傾向，培養有條不紊的作風；三要克服貿然行事的傾向，培養三思而后行的作風。

三、建立相應制度保障教學秘書的各項權益

教學秘書的工作量大，工作繁雜，其工作在教學管理中有著至關重要的作用。但是，從目前的現狀看，從國家、到地方再到學校，對教學秘書的權益缺乏明確的文件和規定。從這點可以看出，教學秘書工作從高層管理的層面尚未受到充分的重視.學校作為教學秘書的直接管理單位，即使想給教學秘書們提高工作待遇也因缺乏文件規定而只好擱置。教學秘書從崗位身份、工資待遇、晉職評優等方面與同期進校參加工作的高校輔導員相比都有明顯的差距.甚至連教學秘書的主管部門都不是很清晰。這就造成了教學秘書心理上的不平衡.讓很多高校教學秘書產生干教學秘書不如干輔導員的想法.直接導致教學秘書隊伍思想上的不穩定.導致很多教學秘書想法設法調離現有工作崗位的現象的頻頻發生。

系教學秘書作為管理部門和院系之間信息的傳輸紐帶，是保證高校教學管理順暢進行的關鍵因素。因此，分析教學秘書工作的特點、探討教學秘書素質和職責，提出教學秘書工作存在的問題和改進的方法是提高教學秘書的工作效率的有益探索，進而保證高校教學管理工作的順利進行。

第四篇：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

編號： 0607011143

揚州環境資源職業技術學院人文科學系

畢業論文

論文題目：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

專 業： 文秘與辦公自動化

班 級： 0611文秘

姓 名： 張耀

指導老師： 陳潔

2009年5月

淺談秘書日常工作效率提高的途徑

摘要：金融危機的到來，各行業為了生存必須改進管理方法提高工作效率。作為企業的重要組成人員的秘書更要提高日常工作效率。秘書工作的特殊性容易產生很多工作效率低的因素。圍繞這些因素，本人總結了幾種提高工作效率的途徑，供大家參考。關鍵詞：秘書 工作效率 工作計劃 途徑

如今是信息時代，經濟穩步發展，各行業以追求利益最大化為目標。這使每個工作者都必須提高工作效率，使單位與個人的需求得到滿足。那么面對無限的信息和大量工作的秘書人員，怎樣才能提高日常工作效率呢?我將著重從以下幾個方面展開論述。

一、提高秘書日常工作效率的重要性

（一）秘書是為上司創造最佳決策環境的人

隨著金融危機的到來，市場競爭日益激烈，現代企業的領導人決策的風險也越來越大，而且，公司規模越大，決策風險也越大。企業領導人在日常工作中經常需要面對各式各樣的問題，如人事問題、市場問題、新產品研發問題等。面對這些問題，他們必須做出各種決策，而且必須是科學和及時的。如果沒有人幫助他們處理日常工作中的雜務，事事都親力親為的話，那就很難保證他們的決策時科學而及時的。如此就會影響公司的發展，甚至影響公司的生存。

為了讓領導人的決策做到科學而又及時，必須為他們創造一個良好的決策環境。決策環境可分為“硬”環境和“軟”環境兩方面。所 謂良好的“硬環境”，就是指領導人的辦公室應整潔舒適，以便領導人在決策時不會受到外界的影響和干擾，能保持一個良好的心態，這就需要有專門的人為他們整理辦公室、轉接電話、接待客人甚至處理一些私人事務；所謂良好的“軟環境”，是指領導人在決策過程中，要掌握充分而又準確的決策信息，這樣領導人才能做出科學而又及時的決策，這就需要有專門的人為領導人收集和整理各種信息。這種為領導創造決策環境的工作就是秘書工作，所以，秘書是為上司創造最佳決策環境的人。秘書的工作能使領導人從千頭萬緒的“雜務”中解放出來，使他們不論在什么情況下都能客觀地認清自己面臨的形勢，把握追求的目標，冷靜地做出決策，使企業正常發展。

(二)秘書起著綜合組織各方面工作、協調平衡各部門關系的作用

秘書的日常工作不同于一個主管某一方面業務的業務部門，其工作范圍很廣，諸如文書處理、會務工作、督查調研、公務接待、機要保密、檔案管理等工作都要由秘書來承擔。同時，上級部門的方針、政策、指示，本部門的規劃、計劃、決策，以及各部門和下級各單位貫徹實施的情況，都需要秘書來匯集、掌握、分析、處理。這種多方面工作和信息的組合，清楚地體現了秘書工作的綜合性。

由于秘書在本企業各部門中起著綜合組織各方面工作、協調平衡各部門關系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，秘書要承擔接收、接待上級、下級和兄弟單位的來文、來函、來人任務，需要溝通上下左右，聯系四面八方，所以說，他又處于“門面”和“窗 口”的地位。

（三）秘書是公司領導的代言人

有人把秘書比喻為公司的商標，從某種意義上來講，秘書的形象的確代表著公司的形象。秘書在接待第一次來訪的客人時，一定要熱情周到，因為對方會把秘書看成是公司的代表，秘書的態度反映了上司的態度。相反，如果來訪者是公司的常客，秘書就不必那么多客套，給他沏一杯茶，簡單的問候幾句就行了；如果過分熱情，反而就會讓客人厭煩。秘書接待工作的好壞影響公司在客戶心中的形象，如果做的不好，時間長了會影響到公司經濟效益和領導的工作效率。

從上述觀點可知秘書在企業中占據重要地位，提高其日常工作效率勢在必行。

二、秘書日常工作效率低的原因

（一）需要當機立斷處理的事情多。

秘書雖是輔助上司工作，但需要自己當機立斷處理的時候也很多。面對這類情況，秘書應事先與上司協商處理的方式，以便發生情況時能及時處理。如果事先未予協商，則應及時請示。

某天，李總正在主持一個小型會議，這時秘書于雪接到李總的一個老朋友打來電話，對方要求找李總接電話。按有關規定，公司領導人在開會時原則上不得接電話，但是，如果于雪機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說不定李總早就在等對方的電話。于雪考慮了一下，決定悄悄走近李總身邊將情況告訴他，聽聽他有什么吩咐。果然此人找李總是為了一個大客戶進貨的事，如果當時于雪拒絕了這個 電話，公司很可能損失上百萬。

（二）工作中的變數多。

秘書工作的內容不僅繁雜而且變數多，需要秘書隨時根據實際情況恰當調整。秘書面對變化要沉著冷靜，及時與各部門聯系協調，以促進工作順利進行。

（三）一心幾用的時候多。

秘書常常必須同時處理好幾個工作，對于哪些工作應該優先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能“撿了芝麻丟了西瓜”，把工作搞得一團糟，令上司大失所望。

（四）忙閑不一的情況多。

秘書經常是忙碌的，但并不總是忙碌的。如遇到上司長期出差或外出學習等情況，秘書就可稍微清閑一會兒。忙的時候相當忙，閑的時候也相當閑。

我在從事秘書工作時發現：每天總有一兩個小時非常忙，工作很多，一個電話接著一個電話，感覺連喘氣的時間都沒了；每天也同樣會有一兩個小時非常清閑，甚至看了半本文學雜志都沒人打擾。

（五）需要廣博的知識面

秘書是上司的參謀、助理，每天要為上司收集、整理大量的信息，還要接待各種各樣的來訪者，其接觸面比較廣。秘書因此能學到很多知識，但同時由于信息的更新快又必須要求自身快速進步，正所謂“逆水行舟不進則退”。

如今的秘書工作不僅僅是端茶倒水、接電話那么簡單，而是逐漸 向決策層轉移。很多秘書人員的專業知識不足，非專業的知識不廣博，影響上司決策的及時性與準確度。有時秘書的一個疏忽、一個過錯會導致企業嚴重虧損，甚至倒閉。

三、提高秘書日常工作效率的途徑

（一）強調質量意識

有很多秘書在工作中非常主動，來客人時，他會迅速的去泡茶；別的部門的人讓他去復印，他會立刻幫忙復印。但是，給客人端茶時，不是泡的茶太燙，就是遞茶時把茶灑到了地上；復印時也是一樣，要么是文件不完整，邊上內容沒印到，要么是頁碼混亂，銜接不上。

作為秘書，工作應當積極主動，但光積極主動還不夠，工作還必須有質量，即對自己完成的每一項工作成果確保無誤后再交給上司或同事。工作質量反映工作態度，如果對自己的工作不能精益求精，沒有質量意識，那么自己在別人心中的形象就會變差，同時工作效率會下降，甚至影響到別人的工作效率。為此秘書要增強質量意識，采取質量管理方法：

1、不斷完善

質量的不斷完善是指個人或組織不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，個人或組織總可以做得更好。當一項計劃由十個人贊成增加到二十人時，還可以再讓更多的人贊成。一個人或組織一旦采納了不斷完善的方法，就踏上了沒有終點的旅程：必須不斷努力完善、學習、成長。

秘書工作的質量可以提高效率和上級的滿意度，但質量必須建立 在需求者的需要上。例如領導讓你在十點之前完成一份文件，你即使在十點半寫出了一份百年不遇的好文章，那也是沒有價值的。

2、再造

工作中的變數多，是秘書工作的一個特點，因此秘書要感覺到變化的需求，要在變化到來時做出有效反應，對工作過程徹底的進行再思考和再設計，以便在效率衡量標準（如成本、質量、服務和速度等）上取得重大突破。“再造”首先確定必須做什么，然后確定如何去做。

再造中最關鍵的部分是在理論和經驗的基礎上確定它應該做什么，即確定它能做得最好的是什么。之后確定需要做的事最好是由自己做還是由其他同事來做。采取再造方法的結果是自己工作量的減少和轉辦的工作增多。

（二）做好工作計劃，合理安排時間

秘書工作不僅范圍很寬，而且工作內容變化快，所以秘書工作顯得很繁雜，容易帶來混亂，影響效率。有些秘書總是覺得自己很忙，時間不夠用，但忙了一天卻不知忙了些什么。解決此問題就必須做好工作計劃，合理的安排時間。

1、工作程序化

秘書在平時的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部門內的業務流程和規章制度，把處理一些日常工作的方法和步驟形成書面文字，這樣不僅可以在平時工作時參照應用，加快任務處理速度，保持任務完成質量的一貫水準，而且使工作調動時接替自己工作的人能很快順利的開展工作。

2、分清工作輕重緩急

面對幾項要同時處理的工作，哪項工作應該優先處理呢？這就要求秘書必須具備隨機應變的能力，能分清它們之間的輕重緩急，在合適的時間做合適的事。

例如：用ABCD法則排出工作的優先等級。A類，重要并緊急的，必須立即做、優先做；B類，重要而不急的；C類，緊急而不重要的，有時間才做；D類，既不重要又不緊急的，可以暫時不做。每日從A類依輕重緩急，循序著手，這樣就會使工作完成的更加科學、合理，就能充分利用時間，取得最佳效益。

張清是某集團公司新來的秘書，某天早上一進辦公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，說下個星期開會要用。他看了一下，有20多頁，共3萬多字。他還沒來得及坐下，周總就來電話，說今天下午兩點他要與財務總監、市場總監和銷售總監一起商量工作，讓張清通知與會人員。剛放下電話，機要室就給他送來一份傳真，這份傳真是一個代理商發來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下。他剛看完傳真，辦公室主任又來電話，說田副總原定下個月初到電視臺做嘉賓，現由于時間關系去不了了，讓張清打個電話通知電視臺。人力資源部門的人又過來通知他，讓他填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的最后期限。一上班就遇到這么多事，張清覺得頭都大了，一下子不知如何著手。

一位年長的同事看他措手不及便教他ABCD法則，分清工作的輕重緩急。之后，張清用這種方法把早上的工作劃分為：通知幾位總監 開會是A類工作，交傳真與寫報告屬于B類，打電話和填寫報名表是C類。最后張清根據這種劃分依次去做事，有條不紊，很輕松的完成了任務而且質量很高。

3、明確自己的工作性質

明確工作的任務和職責。當上司給你安排工作時，要想一想哪些工作應由自己親自完成，哪些工作應協助他人做，哪些工作不參與。

要區分常規工作和非常規工作。秘書要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預料、突然出現的工作。例如，如果你分管郵件的分類、拆封和分發，那么每日郵件一到就要立即處理，以免貽誤緊急的信件，這就是每日的常規工作。又如你負責辦公用品的分發，這項工作不必天天做，可以協商好定期進行。如果上司讓你馬上外出取文件，你就要放下手頭工作，立即外出，這就是非常規工作。

明確工作性質可以合理的分配精力，精明的利用時間，以提高工作效率。如有時可以合并同類任務、集中起來專心致志一次完成，避免多次重復。

4、使用辦公輔助手段幫助組織工作

辦公輔助手段包括工作日志、時間表、計劃表等，在上面編制日安排和周計劃等。它們能幫助個人管理時間，使工作有條不紊；有助于分析、評估自己利用時間的有效程度，從而得到啟發，繼續改進。

（三）提高個人素質

1、做好情緒管理 秘書日常工作壓力大，減壓就要運用情緒管理。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿情緒發泄在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。所以，無論遇到什么情況，都要控制好情緒，以理性的態度對待自己的工作和上司，不把低落的情緒表現在臉上。一個喜怒哀樂皆形于色的秘書會讓人覺得很幼稚，以致很難得到上司和同事的信賴。所以，作為秘書，無論什么時候都應管理好自己的情緒，展現出開朗和朝氣蓬勃的一面。

2、增強專業知識，擴大非專業知識

隨著企業的發展以及市場競爭的加劇，企業領導人面臨的各種壓力也越來越大，它們對自己的助手—--秘書的要求也越來越高，因此，秘書必須在工作中學習，在實踐中總結，注意隨時給自己充電，增強專業知識，擴大非專業知識，做一個復合型的人才。科技是第一生產力，知識是個人發展的基礎。只有努力學習，增加知識量才能從根源上提高秘書工作的效率。

陳建是一家大型企業銷售部張經理的秘書，一次，張經理帶著陳建去和一個很有學識的大客戶洽談，本來成功的希望不大，所以雙方便隨便聊了起來。這位客戶喜歡看《紅樓夢》，字里行間總不免帶上幾個書中人物。張經理從不看小說，所以二人總聊不到一起。陳建從小就愛讀書，雖然只看過兩三遍《紅樓夢》，但書中情景仍記憶猶新，便在一旁提醒張經理，自己不時背兩句詩、說一些自己的見解給客戶聽。客戶大為欣賞，在臨別時居然答應要購買一批產品。此后，經理每次洽談商務總要帶著陳建。結束語

秘書是各行業很重要的一個“窗口”，是溝通上下的“咽喉”、聯系各單位的“紐帶”。面對市場經濟與金融危機，秘書要積極主動的提高日常工作效率，為自己所在企業單位做出貢獻，以求企業總體利益最大化和個人需求的滿足。致謝辭

我由衷地感謝陳潔老師對我論文的悉心指導，從論文選題到論文的寫作過程給予我真誠的鼓勵、中肯的建議和指導。陳老師一直以來對工作認真負責，在實習期間及時督促我畢業論文的寫作進程。她嚴謹的治學作風深深地影響了我，使我在論文寫作上不斷改進和完善。對陳老師的辛勤指導，呈上我最誠摯的謝意！同時,也感謝大學三年以來教誨我的老師們！謝謝你們給予我的一切！

參考文獻：

(1)譚一平《現代職業秘書實務》 中國人民大學 2007年(2)孔昭林 《實用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中國就業培訓技術指導中心 《秘書國家職業資格培訓教程》 中央廣播電視大學 2006年

(4)周三多 《管理學》 高等教育出版社 2000年

第五篇：高校教學秘書行政崗位培訓心得

念初心，愛工作；多用心，會工作

——2016年3月教學秘書崗位培訓心得

學前教育系 石 琳

三場報告，一次參觀學習，一番交流研討，歷時兩周時間，這場培訓帶給我的是撥云見日，豁然開朗的快感，更是撫慰初心，守正篤實的溫暖。不想洋洋灑灑的寫下一些無關痛癢的空話套話，因為我對教學秘書這份工作想說的太多，通過培訓，也收獲頗多，感悟頗多。

學生時代我在辦公室看到老師忙碌的身影和成堆的文件，面試前我登錄博達學院官網了解學校概況和動態詳情，也大致掌握教學秘書分管負責的基礎性工作。很慶幸自己能在最初接觸教學秘書這個工作崗位時，能認真對待，能多方了解，能深思熟慮，能在著手工作前對這份工作有一些盡管不全面但很用心的思考。

我非常喜歡馬春宏老師的報告題目——“內修素質，外塑形象，高效管理，熱情服務”，這簡短的十六字如醍醐灌頂，高度概括了教學秘書的基本素質、責任義務及處事方法，應時刻謹記。

身為高校的教學秘書，首先要具備優秀的人格，擁有良好的素質，既要做好為人師表，有師德，又要有文化底蘊，專業扎實。其次，形象得體，談吐大方，舉止優雅，不矯揉造作。對內，與師生溝通能溫婉耐心，顯系里關懷；對外，與他人處事能柔和大氣，顯高校風范。再次，教學管理事無巨細，既要有條不紊，分清主次，又要快捷便利，高能高效。最后，要優化服務，態度端正，注重換位思考，謙虛熱情。記得剛上班的一段時間，與老師和學生溝通時使用最頻繁的方式就是飛信，而我把心情短語上更新為“用心，盡心，耐心，熱心”，希望自己每次發送通知和消息都能秉持著這份初心，也希望老師和學生看到會理解教學工作的不易，通過互相理解，互相體諒，才會多一份包容，多一份支持。這正與馬春宏老師給我們做的報告中所講的“準備好四顆心”不謀而合，通過三年多的摸索，我深刻理解這“四心”的重要內涵，并把它新增一個心——“開心”。雖然教學秘書崗位是我的第一份工作，但我深知身處各行各業的人們，沒有一份工作是不費心神，不勞心勞力的。縱然個中滋味萬千，也要在平凡與平淡中找到自我，微笑面對。

學生說，老師你天天好忙，太累了，多注意休息；同事說，秘書工作真不是一般人能做的，換成是我，我得一個頭兩個大，經常出錯；朋友說，你這工作，上傳下達，很容易造成兩頭為難，凡事要三思而后行，多注意溝通技巧；家人說，小孩歲數這么小就走上社會，工作中什么情況都有可能發生，要始終保持樂觀心態，積極面對，收斂鋒芒，低調做人，踏實做事。不同的立場，不同的思考，折射出這份工作中沉甸甸的責任與義務。教學秘書就像全系的大管家，在各種身份中轉換自如。在這個崗位上什么都得涉及，哪里都有他的身影，雖然每天都是一些不起眼的瑣碎工作，但瑣碎之中見平凡，平凡之中才能見偉大。

我非常喜歡邢欣欣老師的那句話——“習慣決定性格”，習慣的養成絕非一朝一夕，而是在日積月累的總結與摸索中開辟出屬于自己 風格的方式。習慣中見細節，細節中見風格。養成好的工作習慣，不僅可以使工作開展的有條不紊，保質保量，還可以及時查漏補缺，日臻完善。

從事教學秘書工作已三年有余，我從最初上崗親力親為，磕磕絆絆，到現在熟悉業務，游刃有余，一路艱辛，一路花開，使我愈發成長為一名快樂的，智慧的，有生命力的高校行政管理工作人員。

辦公室工作無小事，任何一件領導交辦或同事托付辦理的事，都要千方百計地去把它做好，增強做好辦公室工作的緊迫感。在單位工作不是走馬觀花，不是住旅店，更不是旅游。單位很可能是一生的根據地，是你一輩子存在的證明。要沉下心，慢慢干，進步時不得意忘形，錯失了也別患得患失。踏石留印，抓鐵有痕，才是最后的贏家。

因此，作為一名高校教學管理工作的重要實施者，作為連接學院與各系，領導與教師，教師與教師，教師與學生的橋梁，在工作中，要始終以愛崗敬業、謙虛熱情為基本素質，始終以嚴謹高效、求實創新為工作作風，始終以理解寬容、換位思考為良好心態，始終以自我犧牲、無私奉獻為崇高品德。每一位戰斗在一線的教學秘書都是真正的勇士，通過交流研討會，我發現其實大家所做的大同小異，表面都基本相似，只是內里各系情況各有不同，秘書本身各自已有長期工作下積累的獨特理解，對待我系的工作，我始終秉持踏實認真的態度，下面分享一下自己的三條拙見。

一、“多此一舉”

在我看來，“多此一舉”是一種認真的精神和負責的態度，對每 一個細節都要精益求精，不是差不多，過得去，不出錯就行了。“多此一舉”是多方面的，多想一點，雨雪天氣能多提醒按時上下課，教務繁忙提示老師按時聽課，排課時多為他人著想；多看一次，日常查課，教室備品，鋼琴房日常管理，都需要在細節上避免疏漏；多問一句，集思廣益成就好事，集眾人之智防患于未然；多試一下，在教學秘書這一崗位上，總會遇到很多難題，如果能多做一次嘗試，多去努力一分，事情的解決往往相對容易一些；多過一遍，教學秘書的日常動態就像一部電影，由很多場景組成。每天下班能在腦海里一幕一幕的過一遍，就能及時發現一些問題，換位思考，查漏補缺。雖然“多此一舉”必然會給自己增加工作量和精力投入，也難免會引起抱怨和不理解，但我始終認為“多此一舉”是一種勤勞習慣，每天每次多干一點，日積月累，定會水滴石穿，凝聚人心。

二、換位思考

教學秘書是承上啟下、協調左右的橋梁和紐帶，兼顧管理與服務，但管理只是一種手段，一個過程，教學秘書更多工作則是為教學服務,為教師服務、為學生服務，與不同的人群打交道，要溝通順暢、密切聯系，而不是單打獨斗。在處理各種關系時更要注重換位思考，不能頤指氣使，更不能盛氣凌人，要時刻謹記自己的服務職能，這不僅是工作性質決定，也是做人基本素質。說話辦事前多考慮別人感受，多給別人提供一份便利，注意自己的微觀情緒，不要因為自己不好的情緒殃及到他人，不做情緒的奴隸，要互相支持，互相幫助，使教務工作真正發揮便利，傳播溫暖，讓人如沐春風，相信以后的工作才會流 暢痛快，有聲有色。

三、敢于創新

創新從來不是凌駕于本職業務之上的，創新只有在掌握基礎業務知識，熟悉工作流程，理清工作思路的前提下，在經驗和教訓的鋪墊下，經過熟練度較高的操作和多層次多角度的思考、歸納、整理，才會形成一套獨具風格、高效快捷的新方法，我們謂之創新型工作方法。教學秘書的工作中有許多都是年復一年，周而復始的循環性工作，按照以往的時間點可以進行合理推算，一方面提前制定好工作計劃，另一方面可以通過創新的方式方法使工作更加高效并充滿樂趣。經歷過幾次失敗，不怕麻煩，反復嘗試，多向有經驗的領導和同事“取經”，用心記錄，深思熟慮加工推敲，就一定會找到適合自己的工作方法，而我們自身和師生都會受益，整個教學工作進程也將大大加快。

大學是一個自由開放的學術之地，在這樣的大環境下，給教學秘書工作不斷帶來挑戰，為了更好的服務師生，做好教學工作，我們要時刻擺正自己的位置，理解工作的意義和深層內涵，做到及時有序，客觀準確，堅持原則，兢兢業業，當好參謀助手，做一個實現自我價值和人生價值的人，做一個存在感強的人，做一個愛工作，會工作的充滿活力的極具智慧的高校教學管理人員。