第一篇：關于公司公文規范管理的通知

XXXXX有限公司文件

XXXXXXXX Co.,LTD

□□□〔2011〕□□號簽發人：

關于公司公文規范管理的通知

各部門：

為提高公文處理的質量和效率，規范公司經營管理類文件，現將公文規范管理相關要求通知如下：

一、部門級文件由各部門起草，部門經理審核，分管領導審批，部門自行印發。部門自行存檔后，向總經辦備案一份。公司級文件和對外文件一律交由總經辦統一印發。

二、根據公司實際，確行公文種類有：決定、通報、通知、通告、報告、函、會議紀要、請示、批復、意見十種。內部行文的字體統一規定：紅頭文件標題用一號宋體加粗；正文用三號仿宋體。其他內部文件標題用二號宋體加粗，正文用4號宋體。具體格式、行文規則、收發文辦理等參照《公文管理制度》，詳見附件。

三、鑒于公司通知運用情況居多，特公布通知標準格式（后附），望參照執行。本通知自2011年3月1日起施行。

附件： 1.《公文管理制度》

2.XX公司公文主題詞表

3.通知標準格式

二〇一一年二月二十五日

主題詞：文秘工作 公文 管理 通知

抄送：總經辦。存檔：1份共印： 份編寫：審核：

—1—

第二篇：公司公文管理規范

文章標題：公司公文管理規范

根據山東省辦公廳魯政辦明電[2005]88號《關于規范向省政府報送公文的通知》和集團公司×××號《印發和》規定，為進一步規范公司公文管理，切實增強公文管理的時效性、正確性和嚴肅性，不斷提高各類公文編制、簽發的質量，便于各類情況信息的及時上傳下達、溝通反饋，減少隨意性，避免因多頭報送、越級報送

等不規范行為造成工作延誤，文秘部落結合近期公司公文管理中發現的一些問題，現就公司公文管理做如下規定，望各單位認真貫徹執行。

一、公司內部行文

（一）辦公室自擬公文

1、公司領導和辦公室安排的材料，辦公室承接人為材料編制的第一責任人，負責督辦審核、校對、印制、下發或上報的全過程。

2、公文初稿形成后，填寫公文發文稿紙（寫明文件名稱、主題詞、發文范圍、份數、擬稿部門、主送、抄送部門等），送交辦公室主任或分管副主任審閱，并簽署核稿意見。

3、公文初稿經辦公室主任或分管副主任審核并交擬稿人修改后，呈報公司領導會稿、簽發。

4、公司領導簽發后，由秘書組進行登記、編號，送交打印室印制，按規定印發或上報、上掛電子平臺、存檔。

5、擬稿人凡不按規定程序行文，造成的一切后果由擬稿人按辦公室規定自行承擔責任。

（二）各部門、各單位自擬公文

1、各部門、各單位將打印好的公文初稿送交辦公室，由辦公室承辦人初步審查后，提出修改意見并填寫公文發文稿紙（同“辦公室自擬公文”第二條），送交辦公室分管負責人審閱及簽署核稿意見。

2、公文初稿經辦公室分管副主任審核后，交公文擬稿部門、單位修改，由其簽署擬稿人，公文文稿起草部門、單位為該公文的第一責任人，負責督辦公文審核、校對、印制、下發或上報的全過程，辦公室承辦人為連帶責任人。

3、擬稿部門、單位將審核、修改后的文稿呈報公司領導會稿、簽發。

4、公司領導簽發后，由秘書組進行登記、編號，由擬稿人送交打印室印制并校對，按規定印發或上報，辦公室承辦人負責上掛電子平臺、存檔。

5、嚴禁各部門、各單位不經辦公室審核直接將公文文稿報送公司領導或其它如多頭報送、越級報送、代擬發文稿紙、自編公文文號等違規行為，否則由此引發的一切后果由本部門、本單位自行承擔責任。

（三）呈報公司領導公文

1、除公司領導明確要求直接報送其本人和確需直接報送的文件外，各部門、各單位一律不得將公文直接報送公司領導特別是主要領導個人，應按程序將擬報公司領導審閱或簽發的公文先報送至公司辦公室，由辦公室呈報公司領導閱示。

2、所報送公文內容力求簡潔扼要、準確無誤，所用紙型、字號要符合規定，附件正確齊全，請示類和情況報告類公文要分開報送，情況報告類公文不得夾帶請示事項。

3、嚴格控制報送公司領導公文的數量，凡屬本部門、本單位職責范圍的事項和可協商解決的問題，盡量自行解決，向公司領導報送的請示類公文不能只提問題，還要提出可行性強的參考意見和解決方案。

二、呈報上級部門公文

向集團公司及以上部門、單位報送的各類公文，必須經公司主管領導簽發后方可上報，具體程序參照本管理規范第一項“公司內部行文”規定執行，嚴禁未經簽發私自上報行為，三、公司電子辦公系統行文

（一）公文按規定程序由公司領導簽發、印制完畢后，需要在電子辦公系統發布的，由承辦人通知信息中心辦理。

（二）辦公室信息中心管理人員為公司電子辦公系統的技術和安全支持責任人，負責電子辦公系統服務器的管理及系統維護，確保服務器安全運轉和網絡安全，保證辦公系統使用正常。

（三）嚴禁信息中心管理人員未經批準私自將公文上掛辦公平臺或發生公文漏掛、錯掛等事件，否則由此引發的一切后果由其按辦公室規定自行承擔責任。

四、集團公司電子辦公系統公文接收

集團公司辦公系統文件的收發實行專人負責、值班秘書聯責制度，接收公文后及時進行打印、登記、轉送文書按規定辦理，及時與集團公司信息中心聯系，保證辦公系統的正常運轉，堅決杜絕公文漏收、錯收等事件發生，否則由此引發的一切后果由責任人按辦公室規定自行承擔責任。

本公文管理規范自下發之日起實行。

二00五年九月二十

《公司公文管理規范》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司公文管理規范。

第三篇：規范公文格式通知

晉城市坤達煤化磁材有限公司

關于進一步規范和統一公文格式的通知

為進一步規范和加強公文處理工作，確保公司各類文件資料格式統一、嚴肅、規范、整潔，依據《國家行政機關公文處理辦法》、結合我公司公文處理工作實際，現就進一步規范和統一行文格式有關事宜通知如下：

一、標題。

（一）標題由“發文機關名稱+公文主要內容+文種”組成，公司對外統一用“晉城市坤達煤化磁材有限公司”名稱（特殊情況例外），公司內部各部室行文可用簡稱，如“坤達公司生產部”；標題應力求簡明扼要，用2號宋體字，可一行或多行居中排布；回行時，應注意詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）個人上報材料標題由“材料主要內容+文種”組成，署名在標題下方，由“部室+個人”組成，用3號楷體字，居中排列。

二、正文。

位于主送機關下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數字，除成文日期，部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應用阿拉伯數字。1

三、附件。

附件說明，應在正文下空1行左空2字、用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號，冒號后標識附件順序號和附件名稱。附件順序號使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號，如回行應與上行文件附件名稱文字齊平。附件應另頁全文打印，與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時依順序標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

四、日期時間。

成文日期時間用中文數字將年月日標全，“零”寫為“〇”。

五、印章。

公司對外行文應加蓋公司印章，內部各部室行文應加蓋各部室印章，內部各部室制發的文件資料在落款處不署制文部室名稱，只標識成文日期，并加蓋印章。成文日期右空4字，加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

六、文檔編輯。

統一使用Word文檔編輯。

七、頁面設置

在Word文檔編輯狀態下，選擇“文件”→“頁面設置”，然后按如下操作完成頁面設置：

（一）頁邊距。上：選擇“3.4厘米”，下：選擇“3.0厘米”，左：選擇“2.6厘米”，右：選擇“2.5厘米”。

（二）紙張。在“紙張大小”欄目下選擇“A4（210×297mm）”。

（三）版式。在“頁眉和頁腳”欄目下，頁眉：選擇“1.5厘米”，頁腳：選擇“2.4厘米”。

（四）文檔網格。在“網格”欄目下，選擇“指定行和字符網格”。在“字符”欄目下，每行提示（1—30）選擇“28”；提示（1—46）選擇“44”。在“行”欄目下，選擇每頁：“22”。點擊“確定”完成操作。

八、頁碼設置

在Word文檔編輯狀態下，選擇“插入”→“頁碼”→在“位置”欄目下，選擇“頁面底端（頁腳）”→在“對齊方式”欄目下，選擇“居中”→點擊“格式”，在數字格式欄目中選擇“1，2，3，” →“確定”。

九、印刷格式

公文用紙采用國際標準A4型紙（210mm×297mm），頁數少在左側中間裝訂，多頁采用活頁或其他方式裝訂。文字從左向右橫排。正文用3號仿宋體字。公文中如有小標題可用3號加粗防宋體字或黑體字。

十、電子郵件。

（一）發送電子郵件應寫明主題，主題由“發文部室（個人）+主要內容+文種”組成。

（二）電子郵件附件名稱應與電子郵件主題相同。

以上格式規定適用于公司對外發文和各部室、車間及個人上報工作計劃、總結、報告、請示、匯報。

各部門各車間要認真進行自檢自查，嚴格執行本通知規定，進一步規范行文格式。辦公室將不定期對此項工作進行檢查，對行文格式不規范的部門車間和個人，將予以通報，并在當月績效考核中扣除3-10分。

二○○九年二月十七日

第四篇：《公文管理規范》

《公文管理規范》的操作指引第1號

--關于公文審核與流轉指引編號：ZY-YW-001版號：A/0

第一條 目的:為了明確公文審核意見填寫要求，加強公文傳遞過程管理，并提高公文

審批效率，作為《公文管理規范》的補充。

第二條 適用范圍:適用于集團所有公文的呈批過程的傳遞、審核及管理。

第三條 公文的呈批要求：

（一）公文應寫明審批的相關部門；

（二）公文審核不得越級或越權審批；

（三）公文呈批需引用公司規定的表格。

第四條 公文的擬定要求：

（一）為提升公文的審批效率，各項文件呈批前，發起部門應盡量通過事前溝通的方

式與相關部門達成一致，再發起公文呈批，以減少公文呈批過程中因反復修改造成時間流失。

第五條 公文審核的重點：

（一）審核人員應對文件內容的完整性、規范性、數據的準確性、建議/方案的合理性

等進行審核。考慮公文的內容是否合法、是否符合公司規定要求。

（二）公文審核應把握重點，審核人應仔細閱讀文件內容，并出具審核意見。對涉及

權利義務、違約責任、糾紛處理、金額及計算公式、收（付）款條件等，以及將作為長期執行的方案、費用標準等，須進行重點審閱。

第六條 公文的審核要求：

（一）審核人應特別關注文件中各項金額是否真實、合理，有無出現筆誤，是否與其

他文件沖突，文件中不同段落的同一事項金額前后是否一致，大小寫金額是否一致。

（二）審核人應對文件內容涉及的法律風險進行預測與評估，對公文內容有關的法律

法規不了解時，應主動征詢法律事務部的意見，再填寫自已的審核意見。

（三）各審核人應了解公文審核失誤自身負有一定的責任，因此簽署審核意見應清晰、明確，盡量避免出現簡單的“按規定執行”或“請XX部門審批”等模糊意見。

（四）在填寫審核審見后，須簽署本人姓名及審核日期；只簽署姓名不簽署審核意見

時，表示審核人已同意所簽署文件的內容。

（五）中間環節的審核人應仔細審閱前面各審核人的意見，再提出自已的審核意見；

當前面的審核意見不清晰或不完整時，審核人有權利、有義務建議前面的審核人補充填寫意見。

（六）終審人認為前面的各專業意見不足以支持形成終審意見時，終審人有權退回前

《公文管理規范》的操作指引第1號

--關于公文審核與流轉指引編號：ZY-YW-001版號：A/0

面的審核人，要求相關人員寫明意見。

第七條 其他要求：

（一）為了防止文件流轉過程中出現丟失，公文呈批人需參照《公文管理規范》建立《文

件傳遞登記表》，由收文部門簽名和填寫收文日期，以利于追溯。

（二）各部門、各分管領導對于需簽署意見的公文，原則上應在一個工作日內提供意見。

（三）文件在流轉過程中出現丟失時，若是公司內部文件，則公文呈報部門需立即重新

提報相同的文件再次呈批；若是外來文件，公文呈報部門需與外部單位溝通盡快取得相同文件再行呈批。

第八條 附件

參見《公文管理規范》規定的表單。

第五篇：公文格式管理規范

公文格式管理規范

版本:編制：

審核：

企管部復審： 批準：

1、目的為規范公司日常公文管理行為，充分體現公司標準化公文服務形象，結合公司實際情況，特制定本制度。

2、適用范圍

本制度適用于公司所有中心、部門的呈、收、發文管理。

3、名詞解釋

無

4、文件執行者

4.1由行政管理部負責本制度的制訂、監督、執行和完善，并落實本制度培訓；

4.2中心、部門：按公司統一規定的格式及發文的權限自行發文，所發文件以月為單位交行政管理部備案且接受其督導。

5、正文

5.1公文種類：

⑴ 【命令】：適用于公布公司的行政法規及規章制度；宣布施行重大強制性的行政措施；嘉獎有關部門及人員。

⑵ 【決定】：適用于對公司重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷下級部門不適當的決定事項。

⑶ 【公告】：適用于向公司全員宣布重要事項或者法定事項。

⑷ 【通告】：適用于向公司一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

⑸ 【通知】：適用于批轉下級部門的公文，轉發上級部門和不相隸屬部門的公文，傳達要求下級部門辦理和需要有關部門、人員周知或者執行的事項，任免人員等。

⑹ 【通報】：適用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。⑺ 【報告】：適用于向上級部門、領導匯報工作，反映情況，答復上級部門、領導的詢問。

⑻ 【請示】：適用于向上級部門、領導請求指示、批準。

⑼ 【函】：適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復問題，向有關主

管部門請求批準和答復審批事項。

⑽ 【會議紀要】：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

5.2公文格式

5.2.1公文格式一般包括：標題、單位（部門稱呼）、正文、主送、抄送、附件、種類、發文時間、公文字號等。

5.2.2公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。

5.2.3發文時間，以領導簽發日期為準；中心聯合行文，以最后一個簽發的日期為準。

5.2.4擬文均以A4紙型/WORD文檔/固定LOGO/種類規范等要求進行（不含WORD、EXCEL格式以附件形式插入的內容）。

5.3公文發布

5.3.1通知、通報、通告、公告等按（附件一）【通知類標準格式】及其要求擬文。

5.3.2請示、報告等按（附件二）【請示類標準格式】及其要求擬文。

5.3.3會議紀要按（附件三）【會議紀要標準格式】及其要求擬文。

5.3.4規章制度類公文按（附件四）【制度類標準格式】及其要求擬文。

5.3.5外部信函/傳真按（附件五）【外部信函/傳真標準格式】及其要求擬文。

5.3.6 紅頭文件類公文按（附件六）【紅頭文件標準格式】及要求擬文。

5.3.7演示類文件按（附件七）【演示類文件標準格式】及其要求擬文。

5.4字體規范

5.4.1公文原則上均采用宋體（演示類除外），即：標題為小二號（加粗），主題為小四號，落款為小四號（加粗）。

5.4.2公文行距均采用固定值，公文設臵值均建議采用22-24磅之間。

5.4.3公文的撰寫，文字一律從左至右橫排，正文中的數字均以漢字格式書寫（文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比除外）。

5.5公文編號

具體內容按照（附件九）【各中心、部門文件編號一覽表】原則進行。例如：行政管理部2010年03月份第一號通知類文件編號格式為：大[2010]行管通字03001號。詳細分解為：大（即大同通訊簡稱）+中括號（即[]）+年份（即2010年）+行管（即行政管理部簡稱）+通字（即通知類簡稱）+03001號（即03月份第01號文件）。

5.6保密等級：

5.6.1公文保密等級均以公司《檔案管理制度》之規定條款為準。

5.6.2III級：屬絕密類公文，直接影響公司權益的重要決策文件，如投資計劃、措施、經營戰略、規劃、項目等文件，原則上限制在公司副總裁級別以上和相關工作人員范圍內；絕密類公文一般由總裁（或其它被授權人）指定知密范圍。

5.6.3II級：屬機密類公文，公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況和技術資料、銷售資料、供應商資料、客戶資料等文件，原則上限制在公司中心總監級以上和相關工作人員范圍內，由公文主管中心總監授權知密范圍。

5.6.4I級：屬秘密類公文，公司人事檔案、合同、協議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息，由文件簽發人標明密級，并確定保密期限，保密期限內由公文主管部門經理授權知密范圍，保密期限屆滿，自行解密。

5.7公文審批流程及管理規定

5.7.1通知類發布性文件統一由部門名義擬文，中心或部門助理對格式和編號把關，由部門經理審核，中心總監審批；涉及需其它中心會簽的文件，相關部門經理/中心總監會簽。

5.7.2請示類文件遵循逐級遞簽原則, 統一由部門名義擬文，中心總監審核，相關中心總監批示，需報副總裁或總裁批示的，均以最終批示內容為執行標準。

5.7.3合同類文件主要以公司制定的合同審批流程及專業法律意見為參考依據。

5.7.4普通類申請表原則上均根據各申請表所標識的審批權限逐級審批。

5.7.5人事異動審批權限根據人力資源發展中心公布的【員工異動管理制度】相關條款執行。

5.8公文發行

5.8.1行政管理部屬唯一代表公司公共事務類公文發布部門，凡屬休假、授權、停電、網絡故障、公告等范疇的通知/通告類公文均由行政管理部負責發布。

5.8.2各中心、部門凡屬上述范疇的公文均應初步擬文并發送或知會到總部前臺（含涉及上述相關公文的批復件），由前臺文員編輯文檔格式后統一發布。

5.8.3企業管理部屬唯一代表公司“制度、流程”的公文發布部門，相關中心、部門擬制的制度、流程審批完畢后均須統一交由企業管理部編號發文。

5.8.4公司級重要文件、通知由總裁辦公室統一發布。

5.8.5除上述指定部門外，其它通知公告、政策資源、業務信息等各類發文均以所屬中心、部門名義發布，科室無任何發文權限。

5.9公文管理

5.9.1為便于公司文件的管理與查閱，各中心、部門應設定專門的文件收發人，文件收發人將按程序批準后的各類公文發布給特定的收文對象并存檔，以月為單位交至行政管理部。

5.9.2 各中心、部門文件收發員每月5號前（遇周末則順延一天）應將所有公文原稿及電子版本歸類整理送至行政管理部存檔（按時間順序依次整理成目錄），有領導批示的，應附批復件。

5.9.3屬于密級文件，各管理人員須用獨立的文件夾書面裝訂，并妥善保管，確保其相關規定的保密性。

5.9.4公文日常瀏覽：公共事務類、制度流程類公文屬必讀文件；其它類公文原則上屬選擇性瀏覽范疇。

5.9.5為提高工作效率，在公司“OA辦公系統”進行公文流轉時，文件發起人必須將會簽流程標注在備注欄中，讓所有會簽人清晰明白會簽后下一步直接流轉至哪位會簽者，以避免每次文件流回到發起人，浪費時間和資源。

5.10公文檢查

行政管理部將不定期對有關部門的文件（含郵件發文）進行檢查，如發現下列情況的將予以處理或處罰。

5.10.1公司下發的文件、通知如在保存期內發現遺失現象，每缺少一份文件將處以文件收發員50元之罰款。

5.10.2隨意擺放保密文件或將保密郵件公開，經查實后將予以責任人每次

100元的處罰，連續兩次違反者給予降職或開除處理。

5.10.3保密文件如經檢查發現缺少頁數的現象，每缺少1頁對責任人罰款100元。

5.10.4崗位異動人員須將其責任保管的文件及部門、中心郵箱有關資料與交接責任人完全移交后，經雙方簽字認可,否則，交接責任人將承擔因此引致的全部責任。

5.10.5發布類公文如出現格式不符、錯字、別字、標點符號使用明顯不正確或字句表述嚴重不清晰者，對部門或中心負責人給予50元/次處罰。

5.10.6擬文部門未經部門或中心簽字批準自行發文的，對發文人罰款100元/次。

5.10.7凡違反5.8中5.8.1、5.8.2、5.8.3、5.8.4、5.8.5之規定情形的，對發文人罰款50元/次。

5.10.8為提高公司“OA辦公系統”速度，公文發起人要及時“結束”自己公文流轉中已批復返回的文件，如在檢查中發現已批復文件滯留一周以上的，給予文件發起者50元/次處罰。

5.0 附件舉例

附件一：【通知類標準格式】

附件二：【請示類標準格式】

附件三：【會議紀要標準格式】

附件四：【規章制度標準格式】

附件五：【外部信函/傳真標準格式】

附件六：【紅頭文件標準格式】

附件七：【PPT文件標準格式】

附件八：【各中心、部門文件編號一覽表】