第一篇：關于規范企業內部公文格式的通知

廈門************有限公司 廈***〔2018〕1號

廈門**********有限公司 關于規范公文格式的通知

各部門：

為保持公文處理的統一、規范，結合公司的工作實際，將公文格式的有關事項通知如下，請參照執行。

一、發文的審批流程

公司發文采用郵件形式進行流程審批。公司對內發文，由業務或責任部門擬定發文初稿后，提交管理部進行文字、格式審核，報公司總經理審批、簽發；公司對外發文，由業務或責任部門擬定發文初稿，部門負責人核稿后，報公司總經理審批、簽發。

二、常用公文種類

1.通知：發布一般性規章，采取一般行政措施，轉發上級單位公文，傳達要求下級辦理和需要周知或執行的事項，用“通知”。

2.通報：表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況以及階段性工作情況的周知，用“通報”。

3.報告：下級單位向上級單位匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級單位的詢問，用“報告”。

4.請示：下級單位向其直接上級單位請求對某項工作、問題作出指示，對某事宜予以審核批準，用“請示”。

5.會議紀要：記載和傳達會議、議定事項，用“會議紀要”。

三、常用公文格式要求

1.不論對內或對外，公司正式公文統一使用印有“廈門*******有限公司”字樣的的套紅文頭（見附件）。

2.公文編號

發文字號包括年號、公司代字、順序號。年份、發文序號用阿拉伯數字表示；年份用全稱，用“〔〕”括入。以公司名義發文的，使用公司文號；公司會議紀要使用公司紀要號；以部門名義發文的，使用部門文號。具體如下：

（1）公司文號為：廈***×〔20××〕×號，如：廈***〔2018〕1號。

（2）公司紀要字號為：廈***紀要〔20××〕×號。

（3）部門文件字號為：×〔20××〕×號，如：總辦〔20××〕1號。

請各部門認真學習，并根據本通知的要求，規范公文寫作、編號等。

附件：公司套紅文頭模板

廈門*******有限公司

二0一七年十二月三十日 附件：

廈門**********有限公司

第二篇：規范公文格式通知

晉城市坤達煤化磁材有限公司

關于進一步規范和統一公文格式的通知

為進一步規范和加強公文處理工作，確保公司各類文件資料格式統一、嚴肅、規范、整潔，依據《國家行政機關公文處理辦法》、結合我公司公文處理工作實際，現就進一步規范和統一行文格式有關事宜通知如下：

一、標題。

（一）標題由“發文機關名稱+公文主要內容+文種”組成，公司對外統一用“晉城市坤達煤化磁材有限公司”名稱（特殊情況例外），公司內部各部室行文可用簡稱，如“坤達公司生產部”；標題應力求簡明扼要，用2號宋體字，可一行或多行居中排布；回行時，應注意詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）個人上報材料標題由“材料主要內容+文種”組成，署名在標題下方，由“部室+個人”組成，用3號楷體字，居中排列。

二、正文。

位于主送機關下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數字，除成文日期，部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應用阿拉伯數字。1

三、附件。

附件說明，應在正文下空1行左空2字、用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號，冒號后標識附件順序號和附件名稱。附件順序號使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號，如回行應與上行文件附件名稱文字齊平。附件應另頁全文打印，與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時依順序標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

四、日期時間。

成文日期時間用中文數字將年月日標全，“零”寫為“〇”。

五、印章。

公司對外行文應加蓋公司印章，內部各部室行文應加蓋各部室印章，內部各部室制發的文件資料在落款處不署制文部室名稱，只標識成文日期，并加蓋印章。成文日期右空4字，加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

六、文檔編輯。

統一使用Word文檔編輯。

七、頁面設置

在Word文檔編輯狀態下，選擇“文件”→“頁面設置”，然后按如下操作完成頁面設置：

（一）頁邊距。上：選擇“3.4厘米”，下：選擇“3.0厘米”，左：選擇“2.6厘米”，右：選擇“2.5厘米”。

（二）紙張。在“紙張大小”欄目下選擇“A4（210×297mm）”。

（三）版式。在“頁眉和頁腳”欄目下，頁眉：選擇“1.5厘米”，頁腳：選擇“2.4厘米”。

（四）文檔網格。在“網格”欄目下，選擇“指定行和字符網格”。在“字符”欄目下，每行提示（1—30）選擇“28”；提示（1—46）選擇“44”。在“行”欄目下，選擇每頁：“22”。點擊“確定”完成操作。

八、頁碼設置

在Word文檔編輯狀態下，選擇“插入”→“頁碼”→在“位置”欄目下，選擇“頁面底端（頁腳）”→在“對齊方式”欄目下，選擇“居中”→點擊“格式”，在數字格式欄目中選擇“1，2，3，” →“確定”。

九、印刷格式

公文用紙采用國際標準A4型紙（210mm×297mm），頁數少在左側中間裝訂，多頁采用活頁或其他方式裝訂。文字從左向右橫排。正文用3號仿宋體字。公文中如有小標題可用3號加粗防宋體字或黑體字。

十、電子郵件。

（一）發送電子郵件應寫明主題，主題由“發文部室（個人）+主要內容+文種”組成。

（二）電子郵件附件名稱應與電子郵件主題相同。

以上格式規定適用于公司對外發文和各部室、車間及個人上報工作計劃、總結、報告、請示、匯報。

各部門各車間要認真進行自檢自查，嚴格執行本通知規定，進一步規范行文格式。辦公室將不定期對此項工作進行檢查，對行文格式不規范的部門車間和個人，將予以通報，并在當月績效考核中扣除3-10分。

二○○九年二月十七日

第三篇：關于規范集團公文格式的通知

關于規范集團公文格式的通知

各分公司、部、室：

為進一步規范機關公文格式，提高辦公效率，根據領導要求，現對集團上報公文格式作統一要求，請各科室在將有關文件材料上報之前，按照以下要求進行排版編印。

一、紙張及頁面設置

（一）報告、總結、匯報等文件統一用A4紙，頁邊距設置（厘米）：上3，下2.4，左2.8，右2.8。

（二）申請、請示等字數較少的文件統一用B5紙，頁邊距設置（厘米）：上2.6，下2，左2.5，右2.5。

一般情況下，公文頁碼采用“頁面底端”和“居中”方式，頁碼采用默認格式。如有特殊要求，另行處理。

二、公文結構層次序數、字體及行距

公文結構層次序數一般為：第一層用“

一、”，第二層用“

（一）”，第三層用“

1、”，第四層用“（1）”。

標題用二號宋體字加粗，其余正文文字均用小三號仿宋字。正文行距用“固定值”，“設置值”為28磅（如第二頁字數較少可適當調整固定值）。

四、署名及成文日期

公文成文日期用阿拉伯數字寫明年、月、日（如：2006年6月20日）,左右位置由字數來定，一般右空2-4字。

五、需要注意的其它問題

1、使用自動編號的問題。部分材料在起草過程中，輸入第一個序號回車后，軟件往往會使用自動編號而產生第二個序號，這樣不利于正常排版，解決的辦法是在產生第二個序號后，單擊常用工具欄的“撤消”按鈕。

2、標題下空一行，首行縮進2字符，并保持整篇文檔左右縮進和段前段后距的一致。

集團辦公室

2013年3月1日

第四篇：關于規范公文處理工作的通知

關于規范公文處理工作的通知

各縣（市、區）衛生局，市直醫療衛生單位，局機關各科室（中心）：

近年來，全市衛生系統切實推進公文處理規范化建設，規范衛生行政行為，提高衛生行政效率，較好地發揮了公文在交流情況信息、促進衛生事業發展中的作用。但公文處理工作仍然存在一些突出問題：一是有些公文格式欠規范。有的單位制發公文，上行文、平行文、下行文格式不分，公文要素不全、不規范，有的單位以內部呈批件、白頭信函向我局或上級機關報送公文，有的單位報送我局的公文未由單位主要負責人或主持工作的負責人簽發或審核。二是有的單位將請示公文直接報送領導個人，有的多頭分送又未注明分送情況，造成各級領導交叉批示。三是有時請示和報告文種不分，請示性公文不用上行文格式，報告中夾帶請示事項。四是部分市直醫療衛生單位越級向省衛生廳和市政府報送公文。五是報請我局審批的事項預留給我局研究決策時間過短，有的直接找局領導要求即送即批，部分單位對領導批示件辦理不及時或反饋辦理情況不及時。為切實做好新形勢下公文處理工作，規范公文管理、提高工作效率，根據《湖南省行政機關公文處理辦法》和市委、市政府有關文件規定，經研究，現就有關事項通知如下：

一、規范公文辦理程序

（一）規范公文報送

各縣（市、區）衛生局和市直醫療衛生單位向市衛生局報送公文，嚴格執行“一個口子進、一個口子出”制度。除局領導直接交辦的個別事項或確需直接報送審批的敏感涉密事項、重大突發事件及部分涉外事項外，一律送局辦公室按程序辦理，不得將公文直接報送局領導個人，更不得多頭分送。不得委托外單位人員代送公文。對未按程序報送的公文，局辦公室不負責跟蹤辦理。

報送市衛生局的公文（請示、報告）必須由單位主要負責人或主持工作的負責人簽發，應采用規范的上行文格式，不得以內部呈報件、白頭信函等非正式形式上報。

請示應一式三份，一事一報，并在附注處注明聯系人和聯系電話；報告中不得夾帶請示事項。屬于市衛生局職能科室職權范圍內的具體問題，由行文單位直接向職能科室請示或協商處理。需要提交局領導集體研究的由局職能科室提出意見移交局辦公室按程序辦理。不得將市衛生局能夠解決的問題越級向上行文請示。

原則上市直醫療衛生單位需要申請政府財政解決經費、市編委解決人員編制，必須由我局簽署意見，以我局名義向市財政、編制部門行文申請，按程序辦理。

需要以市衛生局名義行文報送市政府或省衛生廳的，須先經局對口職能科室審核、會簽。如同意行文上報，再送局辦公室按程序上報局領導審簽后行文。

市衛生局需要以市委、市政府名義發文的，首先由局職能科室拿出初稿，經局辦公室審核，送局分管領導、主要領導審查同意，簽署意見后由主辦科室報市委、市政府辦公室按程序辦理。

（二）規范公文審核

以市衛生局名義出臺重大政策措施，原則上需經局長辦公會議審議通過。市直醫療衛生單位以市衛生局名義制發公文，由主辦單位的相應科室按照公文格式和標準起草初稿，送主辦單位辦公室審核，并經主辦單位主要負責人或主持工作的負責人審核簽字后，送市衛生局相關職能科室初審，再送局辦公室審核，進入文件審簽程序。涉及公民法人和其他組織權利義務，在一定時期內反復適用，具有普遍約束力的規范性文件，應按《湖南省行政程序規定》先送局法監科進行合法性審查（附件1），再送局辦公室審核，經局辦公會議決定、主要負責人簽發、編好文號，并報市政府法制辦登記編號后印發。

以市衛生局名義制發公文，主辦單位須填寫《郴州市衛生局代擬公文起草說明卡》（附件2），說明需要發文理由，附上代擬文稿及有關法律法規政策依據、有關職能科室協調會簽意見，并提供代擬電子文稿。屬于規范性文件的，還應提供起草說明書、制定依據。

（三）規范領導批示辦理

原則上，市衛生局主要領導的批示件由局辦公室或政工科轉有關科室辦理并負責督辦，及時向局主要領導反饋辦理情況；除重大事項外，分管局領導的批示件由局辦公室轉局有關職能科室負責辦理或督辦，并向局分管領導反饋辦理情況。局辦公室要經常檢查有關科室辦理主要領導批件情況。局辦公室和有關各科室向下級承辦單位轉辦公文時，應填寫《郴州市衛生局公文轉辦單》（附件3），明確相關辦理要求。

市衛生局領導明確要求局職能科室、縣（市、區）衛生局和市直醫療衛生單位辦理并報告結果的批示件，應按規定時限抓緊辦理，及時報告辦理情況。原則上一般公文在10個工作日內辦結，緊急公文按批辦時限要求辦結。局領導批示多個科室辦理的，主辦科室要主動與其他科室溝通、協商，及時匯總上報辦理情況，相關科室要積極配合。確因特殊原因需要較長時間辦理反饋的，應及時向相關局領導說明，報告辦理進展情況。

對局領導批請科室負責人“閱”、“參閱”“參考”等參閱性批示件，除重要事項外，科室負責人可以不回復。

（四）嚴格公文退文制度

公文報送有下列情況之一的，局辦公室不予受理：“倒行文”的；公文質量差的；越級上報的；公文未經局相關職能科室負責人初審的；規范性文件未經局法監科審查的；格式不規范的；主辦單位未由單位主要負責人或主持工作的負責人簽發或審核的。

局辦公室對屬于非受理范圍、公文要素不全、內容和體例不符合規定的公文，一律退回主辦科室或主辦單位，由其按規范程序重新報文。

二、提高公文辦理質量

制發公文必須嚴格按《國家行政機關公文處理辦法》規定的格式和標準執行。公文內容必須符合國家法律法規及黨委政府有關文件精神。提出新的政策規定，要切實可行。公文起草要做到情況屬實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清晰，用詞規范，標點正確，篇幅力求簡短，人名、地名、數字、引文準確無誤，相關附件材料齊全規范。

按照市委精簡公文的規定，一般性公文不超過4000字；局領導在全市性衛生工作會議、重點專項工作會議講話不超過5000字；其他會議領導講話不超過3000字。

需要市衛生局印發專題會議紀要的各類會議，原則上市衛生局相關職能科室要安排工作人員參加，協助有關單位起草會議紀要，對會議紀要內容、格式初審把關，提供參會、缺席和請假人員名單。凡代擬公文質量不高、有明顯錯誤、相關附件材料不齊全的，市衛生局辦公室將予以退回。

三、嚴格控制發文數量

局領導和各職能科室要按照有關規定嚴格把關，盡可能減少發文數量。以市衛生局名義制發公文的事項主要包括：法律、法規、規章規定和省、市政府文件規定的事項；貫徹落實省委、省政府方針政策和市委重大決策事項以及市政府重要工作部署；貫徹落實國家衛生部和省衛生廳重要工作安排部署。處置特（重）大突發公共事件有關事項；與市直有關部門商洽工作、請示批準事項、函告情況；與外地衛生部門商洽工作。

一般性工作安排以科室名義發便函即可。

有下列情況之一，不得以市衛生局名義下發：不符合黨的路線方針政策和國家法律法規的事項；不符合我市衛生工作實際，違背群眾利益的事項；涉及物價收費沒有收費依據或未得到相關部門批準的；沒有行文依據和行文必要性、可行性的事項；上級文件已發至縣（市、區）或鄉鎮；貫徹省衛生廳處室下發的函件；局科室職責范圍內的具體工作事項；市直衛生單位對口下級指導單位發函能夠解決的事項；各類領導小組會議紀要；過去已有文件規定，未出臺新政策措施的事項；貫徹上級文件精神沒有新舉措的事項；已經開會作了布置、可以協調

議定的事項；會議文件和領導同志的講話。

四、明確公文辦理時限

局長辦公會議重要專題需要形成會議紀要，原則上要求在會議結束后3個工作日內擬出初稿，5個工作日內完成審簽程序。經局長辦公會議審議通過的文件（送審稿），原則上根據審議意見，在會議結束后7個工作日修改完畢，送局辦公室進入辦文程序。

規范性文件合法性審查時間一般不超過7個工作日（不含會簽時間）。文件內容涉及多個科室的，由相關科室主要負責人會簽?？剖抑g征求意見或會簽文件原則上2個工作日內會簽完畢或回復明確意見，嚴禁相互推諉扯皮。如因特殊情況不能簽署意見或按期回復的，相關科室應主動與主辦科室溝通并商定回復時限，否則主辦科室可視其為無異議，并據此繼續辦理公文，但應在發文單中說明有關情況。

市衛生局及所屬單位需要請示市政府的事項，應當做好前期工作，及時上報，給市政府留出足夠的研究決策時間，一般事項不少于14個工作日。市直各醫療衛生單位、縣（市、區）衛生局需要請示市衛生局批準的事項，一般提前10個工作日報告市衛生局辦公室或相關科室。對緊急事項，應事先與局辦公室溝通說明，盡快行文、標注“緊急程度”報送。

五、嚴格公文保密工作

各醫療衛生單位和局機關科室要高度重視公文（包括紙質公文和電子公文）保密工作，特別是單位負責人要帶頭嚴格執行有關規定，建立健全公文保密工作制度，確保國家秘密保密安全。在報送市政府、省衛生廳、市衛生局公文時，涉及國家秘密的公文應當根據有關規定，準確標注密級和保密期限。重要保密性公文、密碼電報傳送，要做到專人專車。要加強電子公文傳輸系統使用管理，電子公文傳輸系統所使用的電子印章密鑰盤、電子CA證書必須確定專人管理，在電子公文傳輸系統內嚴格按規定使用，不得另行他用。公文管理人員要嚴格按照《保密法》規定，切實履行職責，做好公文保密工作，嚴禁公文亂放亂傳和失泄密事件發生。

六、及時清理規范性文件

根據《湖南省行政程序規定》，規范性文件有效期為5年，標注“暫行”、“試行”的有效期為2年，有效期滿的文件自動失效，需要繼續執行的文件在有效期滿前6個月進行評估，評估后重新發布；需要修訂的按制定發布規范性文件程序辦理。局辦公室和法監科每年6月底和12月底聯合組織對市衛生局發布或以政府名義發布的規范性文件進行清理，清理情況進行公布，并送相關領導和科室處理。

七、加強公文處理業務指導

市衛生局辦公室要定期對市直單位公文處理情況進行檢查指導，努力提高醫療衛生單位公文處理質量和效率。同時綜合分析情況，對因公文處理不當造成不良后果的視情況通報，并按規定追究相關單位及相關人員責任。

第五篇：規范公文格式的通知新

關于規范公文格式的通知

各部門、車間：

為簡化工作程序，規范公文的書寫標準，保證公司各類文書的準確表達，現將公文主體部分的格式要求印發給你們。自本通知下發即日起，2013年11月1日，各車間、部門在公文起草、審核過程中要嚴格執行公文的要求，公司辦對不符合格式要求的公文不予受理。

公司辦

2013年10月31日

報 告

報告內容：報告適用于向上級匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問。

報告報送流程：報告報送前，必須經過部門（車間）領導、主管領導同意并簽字后方可報送。

報告的標準結構：

標題：應居中 “關于.......的報告”，報告的題目要準確簡練，一目了然。

主送人：即對誰報告，一般應為領導或上級機關，標題下空一行左頂格。

正文：要陳述所報告的事情總體情況。

內容要開門見山，說明報告的目的，條理清楚，簡明扼要。主要情況對報告的事項進行有理有據的判斷，以供領導決策時參考。

報告結尾：另起一段。說明“該事項后續發展情況隨時報告”或者“ 以上報告妥否，請批示”。

報告的落款：正文結尾之后空兩行的右下角，分兩行，第一行寫報送單位。第二行寫報送日期，日期右空四字編排，報送單位在日期中間位置。

請示

適用于向上級請求指示，批準。

請示報送流程：請示報送前，必須經過部門（車間）領導、主管領導同意并簽字后方可報送。

請示的標準結構

請示是擬辦某件事項之前，對某件事的想法及某種做法或者采取的措施是否可行的一種請求確認。

標題：事由加文種正確寫法：“關于**********的請示”。錯誤寫法：“關于ｘｘｘ的請示報告”。

主送人：即對誰請示，一般應為領導或上級機關，標題下空一行左頂格。

正文：正文要條理清楚，簡明扼要，提出的解決方案應具體。對擬辦事項的想法及做法或者采取的措施

請示結尾：應寫明請示中想法及其做法或者采取措施。或者采取的措施傾向性意見以供領導參考、并注妥否、請批示字樣。

請示落款：即請示個人，也可以是部門。正文結尾之后空兩行的右下角，分兩行。第一行寫報送部門，第二行寫報送的，日期右空四字編排，報送單位在日期中間位置。

報告及請示格式具體要求

頁面設置：

頁邊距：上：2.5cm下：2.5cm 左：2.8 cm 右：2.8cm。頁碼（如需）：4號半角宋體阿拉伯數字，公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

正文格式：

標題字體：二號小標宋體字

正文字體：如無特殊說明，一般用三號仿宋字

字數和行數：一般每面22行，每行28個字，并撐滿版心。

數字的用法：所有數字都用阿拉伯數字。

序號的運用：

第一層一、二、三、（黑體）

第二層

（一）（二）

（三）（楷體）

第三層 1.2.3.（仿宋體）

第四層（1）（2）（3）（仿宋體）

樣例：

標題（小標宋體二號字，居中）

主送人ｘｘｘ：（左頂格）

正文：（仿宋體3號，每段開頭空兩字）

報送單位：ｘｘｘ

日期：xxxx 年xｘ月xｘ日（右空四字編排）

主管領導：ｘｘｘ（不得打印）

部門負責人：ｘｘｘ（不得打?。?/p>

擬 稿 人：ｘｘｘ（個人或部門）