第一篇：醫(yī)學影像資料檔案的保存及管理制度

醫(yī)學影像資料檔案的保存及管理制度

一、醫(yī)學影像資料是醫(yī)療、教學、科研的重要資料，是醫(yī)

療爭議中“舉證倒置”的原始證據(jù)資料。保護醫(yī)學影像資料的完好和保持管理好影像資料檔案是相關科室全體人員應負有的責任。

二、保險的醫(yī)學影像資料應圖像清晰、臨床資料完整，若

有典型、疑難病例資料則應作為教學資料保存。

三、嚴禁直接修改原始數(shù)據(jù)。一旦誤操作刪除影像資料時，應及時通知科內(nèi)其他人員，盡量補救，切記刻意隱瞞。

四、醫(yī)學影像資料應統(tǒng)一分類編號，分類儲存、備份，建

立相應的醫(yī)學影像資料索引系統(tǒng)。

五、相關科室內(nèi)應建立相應的醫(yī)學影像資料借閱制度，并

嚴格執(zhí)行。資料外外借過程中發(fā)生影像資料丟失或泄漏患者隱私等，造成的后果由借閱方負責。未辦理借閱手續(xù)而借出影像資料者，產(chǎn)生的后果由借出者負責。

第二篇：資料檔案管理制度

駐地辦監(jiān)理檔案資料管理的職責

檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄，是各項職能的具體反映，公路工程建設監(jiān)理檔案資料是公路工程建設監(jiān)理的職能和工作內(nèi)容；是制止公路工程建設行為的隨意性和盲目性；保證建設行為符合國家法律、法規(guī)和有關政策；保證施工程序、質(zhì)量按規(guī)范的要求實施，進度、造價按計劃、合同實行。

1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進行檢查。

2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問的地方，應及時向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請示，并將答復及時反饋施工單位。

3、完成監(jiān)理獨立抽檢資料和獨立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進行檢查、督導、匯總和移交。

4、為實現(xiàn)公路工程竣工資料規(guī)范化、標準化的管理目標，駐地監(jiān)理辦在工程監(jiān)理過程中必須使用建設單位統(tǒng)一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。

5、從建設項目開工之日起，駐地監(jiān)理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設計文件、綜合管理類的往來文件、獨立籌建資料及工程監(jiān)理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料，力求做到資料整理與施工進度同步。在對建設項目的形成、積累的資料分階段進行整理、歸檔和保管工作中，屬于建設單位歸檔范圍的檔案資料，駐地監(jiān)理辦應按時整理，工程竣工后移交建設單位。移交前綜合管理類文件、、重要會議記錄、變更設計文件及非紙張載體資料按、按合同段、按問題、按保管期限進行整理；獨立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進行整理。

6、駐地監(jiān)理辦設一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理本建設項目在監(jiān)理過程中形成的檔案資料，并配備必要的檔案設備。

7、駐地監(jiān)理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理辦、承包人、地方政府、設計單位之間的有關質(zhì)量、進度、費用及其它的一切往來函件和報表均應分類編號歸檔保存。

307國道綏德北過境線駐地辦

第三篇：資料檔案管理制度

資料檔案管理制度

一、記錄的收集

1．檢測人員對已完成的質(zhì)量活動，按規(guī)定的記錄格式認真做好記錄并整理收集。

2．檢測原始記錄應填寫完整、及時、字跡清楚，不得隨意涂改，確保檢測過程的可復現(xiàn)性。原始記錄中還應包括檢測人員和核驗人員的簽名。3．如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)時，在原數(shù)據(jù)處劃二條水平線，將正確數(shù)據(jù)填寫在上方，并簽更改人姓名。4．檢測數(shù)據(jù)的計量單位均用法定計量單位。

二、記錄的保存

1．各類人員的培訓考核記錄、檢定/校準證書、服務和供應品的采購記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄及檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、由檔案資料員保存，保存期為五年。

2．檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、文件控制記錄由檢測組保存，保存期為五年。

3．技術人員的技術檔案、大型儀器設備的維護記錄應長期保存。

三、記錄的管理

1．各相關人員應及時將記錄交檔案資料員存檔，并認真履行交接手續(xù)。2．存放記錄的場所應干燥整潔，具有防盜、防火設施，室內(nèi)嚴禁吸煙或存放易爆易燃物品，外來人員未經(jīng)許可不得進入。3．檔案資料員應及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。

四、記錄的銷毀 各種記錄超過保存期，由檔案資料員提出銷毀申請，經(jīng)試驗室負責人批準后，由檔案資料員進行銷毀。

五、檢驗報告的編寫

1．檢測人員根據(jù)檢驗工作的不同項目，選擇合適的檢驗報告格式。2．檢測人員根據(jù)檢測原始記錄，按報告的規(guī)定要求填寫規(guī)定欄目，編制檢驗報告。

3．檢測人員按照檢驗報告編號的規(guī)定對檢驗報告進行編號。

六、檢驗報告的核驗

1． 檢測人員在編制的檢驗報告上簽字后，交審核人員審核簽字。2． 審核人員要對檢測人員編制的檢驗報告的正確性、完整性、與原始記錄的一致性進行認真地審核。

七、檢驗報告的簽發(fā)

1． 工地試驗室負責人對檢驗報告與檢驗任務要求的符合性以及檢驗結論進行審查與批準。

2．審核的檢驗報告由工地試驗室負責人簽發(fā)。

八、檢驗報告的發(fā)放和存檔

1．經(jīng)工地試驗室負責人簽發(fā)的檢驗報告由檔案資料員發(fā)放。2．檔案資料員每月要把檢驗報告分門別類地匯總檢查，并歸檔。

第四篇：資料檔案管理制度

資料檔案管理制度15篇(熱)

資料檔案管理制度1

第一條檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù)，檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作，特制定本制度。

第二條歸檔的檔案應字跡清晰、完整有效。

第二節(jié)應急檔案管理

第三條各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責范圍。

第四條應急救援檔案歸檔范圍，凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的'文件材料均應歸檔，主要包括：

（一）具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外，還應包括它的附件；

（二）本單位在應急救援活動中產(chǎn)生的與上級領導部門間的往來文件，包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等；

（三）本單位在應急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件）；如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等；

第五條應急救援檔案歸檔要求

（一）已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存。

（二）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件，附圖），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。

（三）存檔文件必須為原件；

（四）文件歸檔時要有交接手續(xù)；

（五）每年六月份之前，各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù)；

（六）各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作；

第六條應急救援檔案的借閱

（一）根據(jù)《石巖溝煤礦檔案借閱利用制度》辦理相關手續(xù)方可借閱，并填寫利用效果反饋登記簿。

（二）借閱文書檔案使用后應及時歸還，借閱時間一般不得超過一天。

第七條應急救援檔案的保管及銷毀

（一）專職檔案員有責任對礦各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指導；

（二）礦綜合檔案室負責集中統(tǒng)一管理所有文書檔案；

（三）專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標準進行整理，分類，編目、統(tǒng)計、保管，并進行數(shù)據(jù)化管理，方便快捷提供利用。

（四）檔案保管期限分為永久、長期、定期三種，定期開展檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案經(jīng)相關手續(xù)后可以銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。

資料檔案管理制度2

礦山應急救援必須建立完善的物資檔案，必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

一、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容：

1、安全生產(chǎn)管理領導小組人員名單及變動情況記錄。

2、專職及兼職安全員名單。

3、特種作業(yè)人員資格證名單。

4、特種設備清單及有關檔案。

5、危險源管理清單。

6、監(jiān)測資料（地壓、邊坡、巖石移動、涌水量、粉塵濃度、風速、風量、噪聲及地表環(huán)境監(jiān)測）。

7、職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

8、安全生產(chǎn)整改情況記錄。

9、安全例會及安全日、月活動記錄。

10、職工代表會關于安全生產(chǎn)的提案及整改落實情況。

11、傷亡登記表存檔情況。

12、崗位作業(yè)操作規(guī)程。

13、安全措施經(jīng)費及使用情況。

14、事故應急救援預案、演練、實施記錄。

二、要編寫詳細的'目錄并分檔存放，以形成標準化、規(guī)范。

三、按期上報給各有關部門，定期向職工公布檔案管理情。

四、主要領導要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學化。

資料檔案管理制度3

1、存檔文件應由專人管理，其他人未征得管理人員同意，不得隨意翻閱查看。

2、檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行公司相關制度，嚴禁泄露檔案材料中的秘密。

3、借閱資料、檔案必須登記，外單位人員查閱本單位檔案必須持組織介紹信，無特殊原因，檔案一般不外借。

4、經(jīng)鑒定，批準銷毀的檔案材料，應按規(guī)定程序銷毀，不得當廢品處理。

5、檔案管理員要妥善保管好檔案，不能隨意亂放，防止丟失。

6、檔案管理員一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應及時向領導和有關部門報告，及時采取措施，并追究有關人員責任。

資料檔案管理制度4

一、目的

為做好特種設備檔案資料管理工作，明確公司特種設備檔案資料管理工作要求，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司特種設備檔案資料管理工作。

三、規(guī)定內(nèi)容

1、特種設備檔案資料主要包括以下內(nèi)容：

1.1特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；

1.2特種設備使用登記證和檢驗報告書；

1.3特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；

1.4特種設備的日常運行狀況記錄；

1.5特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄；

1.6特種設備運行故障和事故記錄；

2、特種設備安全管理機構負責歸口管理本單位所有特種設備檔案資料，應指派專人負責特種設備檔案資料的保管工作。

3、特種設備安全管理機構應設立專門的.檔案室或檔案柜用于保存特種設備檔案資料，保存期限原則上為3年，重要的見證資料應永久保存。

4、根據(jù)需要本單位可另外專門設立特種設備檔案資料管理機構。

資料檔案管理制度5

第一條為進一步加強學校檔案工作業(yè)務建設，提高科學管理檔案水平，實現(xiàn)檔案業(yè)務規(guī)范化，使檔案更好地為我校各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，參照廣東省檔案局制訂的《廣東省機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范實施細則》，結合我校檔案工作的實際情況，制定本辦法。

第二條學校檔案是指在教學、科研和其他各項活動中直接形成的具保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，它是學校各項工作活動的歷史記錄，反映學校在不同時期的歷史面貌。

第三條學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志，也是評估學校全面建設的重要內(nèi)容和必要條件，必須加強領導，把它列入學校的工作計劃，統(tǒng)籌安排。同時，檔案工作納入分管檔案工作的領導、部門負責人和各專兼職檔案員崗位責任制及工作考核范圍。

第四條按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，由學校檔案部門對各教研科室、各部門在工作中形成的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，以確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。

第五條學校設置綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，各科室配備兼職檔案人員。綜合檔案室指導并協(xié)助各科室兼職檔案人員按規(guī)范要求做好文件材料收集、整理立卷工作，接收并管理好全校各門類檔案。綜合檔案室在業(yè)務上接受市檔案行政部門的監(jiān)督和指導。

第六條檔案室的基本任務：

1.對學校各科室、部門形成的各種檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編纂。

2.積極提供利用，為學校各項工作服務。

3.在統(tǒng)一領導，分級管理的原則下，負責對學校內(nèi)部各科室、部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

4.制訂適合學校的檔案工作計劃、管理辦法、規(guī)定等。

5.對所保管的全部檔案定期進行鑒定、銷毀工作，并按規(guī)定做好向市檔案館移交檔案的工作。

6.嚴格執(zhí)行黨和國家保密制度，維護檔案的完整與安全。

7.辦理領導交辦的其它有關檔案業(yè)務的工作。

8.不斷改進檔案工作，做到案卷質(zhì)量標準化，檔案整理系統(tǒng)化，庫房管理科學化，查找利用現(xiàn)代化，調(diào)查統(tǒng)計制度化。

第七條檔案綜合管理范圍

凡屬學校各職能科室、部門在工作活動中形成的各種門類、載體的檔案，均由檔案室負責管理，包括：

1.(文書)檔案：學校各科室、部門和黨團工會各組織在工作活動中形成的檔案。

2.基建檔案：學校興建的教學辦公樓、生活居住娛樂設施工程及科研實驗大樓，從研究決定興建到竣工全過程所形成的具有保存價值的各種文字、圖紙和其他載體的各種記錄材料。

3.設備、儀器檔案：學校辦公自動化設備、儀器的申購、報批、安裝、調(diào)試、驗收、使用、維護等的文字、圖表材料。

4.會計檔案：學校在各項會計業(yè)務、財務活動中形成的財務報表、賬簿、會計憑證等應歸檔保存的材料。

5.專門檔案：學校教學檔案、學校科研檔案及學生學籍檔案。

6.特殊載體(聲像)檔案：反映學校各項工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤等。

7.實物檔案：學校獲得的獎旗、獎狀、獎杯、證書及校友或社會知名人士所贈的書畫等實物。

第八條學校各類檔案，由各科室兼職檔案員負責日常收集整理，按規(guī)定定期向檔案室移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。

第九條歸檔時間和手續(xù)

1.(文書)檔案，應于翌年三月底之前初步立卷整理后，移交綜合檔案室。

2.基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內(nèi)將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。

3.設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調(diào)試后一個月內(nèi)由主辦部門將全部相關材料整理好移交綜合檔案室。

4.會計檔案按由財務部門按要求和規(guī)定整理歸檔，在財務部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。

5.教學部門和按教學歸檔的部門應在每學年結束后三個月內(nèi)，將文件材料整理立卷，移交綜合檔案室。

6.科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。教師在公開刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。

7.特殊載體(含聲像)檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料、文字簡介及實物，在兩個月內(nèi)移交綜合檔案室。

8.隨時接收上級規(guī)定應接收的檔案。

9.接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式兩份，交接雙方要簽名蓋章。

第十條檔案的整理

(一)劃分全宗

1.檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散。我校檔案全宗號為121。

2.建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。

(二)檔案的分類、編號

1.檔案分類編號是在文件收集齊全的'基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。

2.分類是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領域范疇，結合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對庫存檔案整理、編號、排架。檔案室對接收的各類檔案，應進行審核、分類和加工整理并分別編目、排列。案卷按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。

(三)檔案檢索工具的編制

1.案卷目錄應根據(jù)不同門類檔案的具體情況分編制，做到不出現(xiàn)重復的檔號。

2.從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引等。

第十一條檔案的保管

1.設置專用庫房，加強檔案的保護。庫房應基本符合國家檔案部門的有關規(guī)定，有防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠等設施。同時應根據(jù)檔案工作需要，配置溫濕度計、復印機、抽濕機、空調(diào)等設備。

2.庫房溫、濕度要保持在國家標準范圍內(nèi)，標準溫度為14-24℃，標準相對濕度為45-60%。同時應做好溫、濕度的調(diào)控和記錄。

3.檔案入庫時應檢查是否齊全。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。庫房排架應從左到右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，設置檔案資料存放指引卡和示意圖，以便查找。

4.建立全宗卷，以積累學校檔案案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

5.定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報并采取有效措施，對破損、褪變檔案要及時修補復制，確保檔案的安全。

6.特殊載體檔案的保管，見“特殊載體檔案工作規(guī)范”。

第十二條檔案的鑒定和統(tǒng)計

1.以學校檔案室制定的檔案保管期限表作為各門類檔案的鑒定依據(jù)。

2.在分管檔案工作的校長領導下，由綜合檔案室和相關部門組成檔案鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經(jīng)分管校長批準后，方可存毀。銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

3.建立健全檔案統(tǒng)計臺帳，專人負責對檔案的接收、整理、移出、利用、銷毀和庫存內(nèi)各種情況等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，按檔案業(yè)務行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送有關統(tǒng)計報表。

4.按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統(tǒng)計分析。

5.對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析，找出存在問題，提出改進措施、建議，并報學校領導審閱。

第十三條檔案的利用和借閱

1.檔案室應積極配合學校工作，主動開展檔案工作的調(diào)閱和利用，結合工作需要，編制檢索工具和參考資料，力求做到查找方便，調(diào)卷迅速準確。

2.要建立和健全檔案借閱利用制度。檔案室按照檔案保密和借閱制度的規(guī)定，嚴格掌握借閱范圍和履行借閱手續(xù)，積極提供利用。珍貴或機密的檔案應以復印件代替原件提供利用。

第十四條檔案的移交

檔案移交范圍和年限，應按國家規(guī)定辦理。將永久、長期保存的檔案在學校保存十年左右，然后連同檢索工具、參考資料一并向市檔案館移交。

第十五條檔案工作人員應保持相對穩(wěn)定，確因工作需要調(diào)動工作時，應在離職前辦好工作交接手續(xù)。

資料檔案管理制度6

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度，公司檔案管理制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司檔案管理制度》。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的'內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

資料檔案管理制度7

1、氣瓶檔案資料要及時、準確的歸檔備案，實行專人收集，整理保管。

2、嚴禁非檔案室人員進入檔案室隨意翻閱文件材料。

3、查閱資料文件時，必須在檔案借出、歸還登記本上簽名。借出檔案必須保證文件資料的完好無損，不得隨意撕扯、勾畫、裱糊。

4、資料查閱一律在檔案室內(nèi)進行（特殊情況需經(jīng)理批準后方可借閱），查閱完畢后，立即交還檔案管理員。

5、檔案室內(nèi)不得存放與檔案無關的`物品。嚴禁在檔案室內(nèi)存放易燃、易爆物品。

6、每季度對檔案做一次檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

7、資料文件查閱，及時履行登記、簽退手續(xù)。

8、氣瓶安裝檔案資料包括：本公司車用燃氣氣瓶安裝許可證，各類人員資質(zhì)證件。每一臺設備應建立檔案，檔案內(nèi)容包括：合格證、質(zhì)量證明書、維修保養(yǎng)說明書、維修保養(yǎng)記錄、檢驗檢測報告、檢驗調(diào)試報告等。

安裝過的每一只氣瓶都應建立檔案，檔案內(nèi)容包括：安裝合格證復印件、監(jiān)督檢驗證書復印件、氣瓶合格證復印件、安裝使用說明書等。

安裝系統(tǒng)中每一只壓力表、安全閥都應建立檔案，內(nèi)容包括：使用說明書，產(chǎn)品合格證、修理更換記錄、調(diào)試檢驗記錄等。

資料檔案管理制度8

一、為加強本公司資料、檔案工作，特制定本制度。

二、公司辦公室統(tǒng)一負責管理公司的資料、檔案工作。

三、公司各部門應指定專（兼）職人員負責管理，收集本部門的文件、資料，并保持相對穩(wěn)定，專（兼）職人員工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

四、資料歸檔范圍

1、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

2、本公司正式發(fā)文及與有關部門來往的文書。

3、本公司的請示與上級部門的批復。

4、反映本公司主要活動的各種計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報、報道。

5、本公司與外單位簽訂的各種合同，協(xié)議等文件資料。

6、本公司所完成的工程任務的招投標文件、中標通知書、合同書、責任狀、工程設計、工程量清單、變更請示及批復、質(zhì)檢驗收及竣工報告、驗收鑒定書等，以及工程有關剪報、照片、錄音、錄像等。

7、本公司所購機械設備、財產(chǎn)清單、說明書、履歷等。

8、本公司關于管理者任免文件及員工獎勵處分材料。

9、本公司員工勞務合同、考勤管理、工資、福利等方面的`材料。

10、本公司股東會、董事會有關決議及會議紀要、會議記錄。

五、各部門都要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢或批復的文件材料，統(tǒng)一交由專（兼）職經(jīng)辦人員集中保管。

六、各部門除應平時及時將文件、資料交公司辦公室外，最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。

七、公司辦公室與各部門的文件、資料、移送、接交應辦理有關手續(xù)，明確責任。

八、公司檔案室應按有關統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求，按年、部門、內(nèi)容分類進行整理歸檔，保持文件、材料的齊全完整和隨時可查性。

九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密，未經(jīng)公司董事長領導批準，不準翻看、抄錄、復印、帶走，確因工作需要，經(jīng)過批準的要有詳細登記，并辦理有關手續(xù)。

十、多余重復過時和無保存價值的文件、材料，檔案室要定期（按年）清理造冊，并經(jīng)總經(jīng)理審核批準后，在公司經(jīng)營部最少二人的監(jiān)督下進行銷毀。

資料檔案管理制度9

1、與生物安全相關的'各類活動的記錄均應按照本制度執(zhí)行。

2、生物安全實驗室的記錄、資料保存不得少于。

3、生物安全實驗室記錄、資料應至少包括：生物安全手冊、生物安全管理制度、人員培訓考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護檔案、事故報告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實驗記錄、菌（毒）種和樣本收集、運輸、保存、領用、銷毀等記錄、生物危害評估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。

4、生物安全實驗室資料檔案原則上不外借。

5、因工作需要復制檔案資料者需經(jīng)批準。

6、超過保存期限的檔案資料、記錄，應通過生物安全委員會的討論、鑒定，批準是否實施銷毀，銷毀應至少兩人實施，做好銷毀記錄。

資料檔案管理制度10

為使公司顧問管理工作有效進行，加強公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：

一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術規(guī)范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業(yè)管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。

二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫，以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存，由專人進行管理。

三、項目資料的.電子文檔需建立專門的子目錄進行管理，目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分，每個項目內(nèi)文件按性質(zhì)進行分類存檔。

四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領導批準后方可借閱。

五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設置相應權限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。

六、同一項目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。

七、顧問項目結束，該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統(tǒng)一進行管理。

八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復印后按項目存檔，特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應注意保存其原始記錄。

九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。

資料檔案管理制度11

目的：確保園區(qū)原始資料的完整

政策：設備及資料的建檔工作，是小區(qū)搞好工程管理的一項十分重要的工作。

程序：

（1）建檔是匯集和積累設備運行狀態(tài)的最基本工作。

（2）檔案是提供分析研究設備在使用期的改進措施的資料來源。

（3）研究分析資料可探索管理和檢修的規(guī)律，增加對設備的認識和了解，提高維修和管理水平。

（4）檔案是反饋設備制造質(zhì)量和管理質(zhì)量信息的重要依據(jù)。

（5）設備檔案，應填寫設備名稱、編號、型號、安裝地點、制造廠，供應商、聯(lián)系電話、地址、設備的主要數(shù)據(jù)，其他數(shù)據(jù)、備件存放地點、維護保養(yǎng)要點，檢修時間及內(nèi)容、事故分析等項。認真詳細做好工作，將對今后的.故障維修、制定設備的預防性維修計劃及制定巡回檢查帶來許多方便。

（6）為使檔案成為活的資料，要不斷豐富檔案的內(nèi)容，使之成為小區(qū)的重要財富，檔案管理作業(yè)程序可依如下10個步驟：①點數(shù)、②登記、③整理、④分類、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護、⑨應用、⑩定期清理。

資料檔案管理制度12

第一條為加強工程管理，建立健全工程項目建設檔案，根據(jù)國家有關法律法規(guī)的要求，制定本制度。

第二條管理部門

工程資料檔案由技術質(zhì)量部負責管理。各部門與工程項目有關的資料要在工程竣工驗收后，經(jīng)整理統(tǒng)一移交。

第三條歸檔范圍：

（一）經(jīng)營檔案：由經(jīng)營預算部按建設項目分單位工程立卷歸檔。

1、工程預算、重點工程合同預算；

2、詢價、報價、投標、補充單價申請與批復，工程分析材料等；

3、工程的協(xié)議書、合同、合同附件，資格預審材料，可行性研究報告，談判記錄、協(xié)議、議定書

（二）工程技術檔案：由工程技術部在工程竣工后，按建設項目分單項工程立卷歸檔。

1、施工依據(jù)性材料：

（1）開工報告、批準文件；

（2）協(xié)議書、合同書、施工執(zhí)照。

2、施工指導性文件：

（1）施工組織設計、施工方案、技術交底；

（2）施工技術措施、施工計劃。

3、施工過程中形成的文件材料：

（1）洽商記錄：建設、施工、設計單位三方會談紀要、圖紙會審紀要，修改設計通知單、技術核定單、工程變更洽商單；

（2）各種材料、構件、配件、設備等出廠合格證書，以及開箱記錄；

（3）隱蔽工程檢查驗收記錄，預檢復核記錄；

（4）各種管道的安裝，試壓、泄漏、探傷等記錄；

（5）儀器、儀表、設備的安裝、檢驗、調(diào)試記錄，驗收標準及操作規(guī)范等；

（6）施工日志：冬、雨季施工記錄；

（7）分項、分部、單位工程質(zhì)量評定；

（8）工程質(zhì)量事故處理記錄及對影響工程質(zhì)量或使用的遺留問題處理意見；

（9）施工總結、技術總結。

4、竣工文件材料：

（1）竣工測量、竣工圖、工程預決算、工程經(jīng)濟技術分析；

（2）竣工工程一覽表（竣工工程項目、單位工程名稱、位置、結構型式、造價、工期、工效等）；

（3）竣工驗收證明書、報告及會議文件；

（4）工程質(zhì)量評審材料。

5、優(yōu)質(zhì)工程必須具有檢查評定材料、上級審批文件及檢查評定結果。

（四）產(chǎn)品檔案：由材料部、經(jīng)營預算部，按產(chǎn)品型號立卷歸檔。

1、技術協(xié)議書、委托書以及有關的合同文件；

2、產(chǎn)品合格證，使用說明書；

3、產(chǎn)品加工、審核、質(zhì)量檢查、標準化審查、技術標準、驗收等文件；

第四條歸檔要求

1、歸檔的資料檔案，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的`原則和歸檔要求特征及內(nèi)容進行歸檔。

2、在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。

3、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。

4、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。

5、全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目

第五條本制度由技術質(zhì)量部負責解釋。

八、項目經(jīng)理部勞動保障管理

資料檔案管理制度13

為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：

一、科研檔案的建立規(guī)范

1、檔案實行一題一檔制度。

2、每個課題必不可少的.材料（開題報告、論證書、立項書、批準書、中期成果鑒定、結題報告、驗收鑒定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現(xiàn)象記錄、調(diào)查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等）

3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。

4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。

二、科研檔案內(nèi)容：

（一）、課題檔案

課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。

1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書等。

2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料（實驗數(shù)據(jù)處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。

3、后期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應用等。

（二）、教學成果檔案：論文、創(chuàng)新、教具制作

（三）、試題：試卷檔案

（四）、綜合檔案

包括：⑴各級教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關科研工作的文件、法規(guī)、制度；⑵科研規(guī)劃、計劃、科研工作總結；⑶有關會議材料、領導講話；⑷科研信息資料；⑸教師培訓材料；⑹科研工作檢查記錄；⑺獲得的各種獎勵材料等。

三、科研檔案歸檔：

1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質(zhì)，相關研究人員于期末將本學期資料交科研辦。

2、歸檔工作實行簽字制度。

3、對于個人有關資料，個人需要保留原件，應將復印件交檔案室留存。

4、課題檔案實行結題統(tǒng)一上交（或分階段上交）。

資料檔案管理制度14

一、本例會每月定期召開一次，遇有特殊情況可隨時召開。

二、參加人員為：項目經(jīng)理部領導小組全體成員、其它相關人員。

三、會議由公司項目經(jīng)理主持。

四、會議內(nèi)容：

1、審議各參建單位勞動力管理員提交的.本月勞動管理、矛盾隱患排查相關工作開展情況；

2、總結、分析項目合同履約、結算支付、工資發(fā)放、員工變動、資料歸檔等各項工作開展情況；

3、討論本月發(fā)生的變更、洽商、合同外增減量并進行及時確認；

4、核對工程款、勞務費支付情況是否符合合同約定；

5、針對勞動管理工作存在的問題制定整改方案；對糾紛、隱患制定化解方案；

6、落實上月例會提出的各項工作目標，并制定下月的工作計劃。

資料檔案管理制度15

生產(chǎn)設備檔案資料管理制度

1.目的作用

設備檔案資料是設備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù)，為保證設備維修工作質(zhì)量、使設備處于良好的技術狀態(tài)，提高使用、維修水平，充分發(fā)揮設備檔案資料為日常設備管、修、用服務的職能，特制定本制度。

2.管理職責

2.1設備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關重要的作用，對其管理的主要負責部門是公司設備動力科，主要應做好的工作是：資料來源的組織工作；歸集記錄工作；資料加工分析工作；歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。

2.2設備的檔案資料應統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設備動力科可保留部分常用設備資料（主要應為復制件），凡是需用資料的部門均應到檔案室借用。公司檔案室管理員應嚴格按公司制定的《檔案管理條例》，加強對設備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。

3.主題釋意與說明

3.1有關設備資料是指從設備規(guī)劃、設計、制造（購置）、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經(jīng)整理應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料，設備管理部門負責將全公司生產(chǎn)設備逐臺建立設備資料袋及設備資料的管理工作。

3.2設備檔案資料應包括如下內(nèi)容：

3.2.1制造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單。

3.2.2設備安裝驗收移交書。

3.2.3設備附件及工具清單。

3.2.4設備大、中修理施工記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄。

3.2.5精度校驗及檢驗記錄。

3.2.6設備改裝、更新技術。

3.2.7設備缺陷記錄及事故報告單（原因分析處理結果）。

3.2.8設備技術狀況鑒定表。

3.2.9安裝基礎圖及土建圖。

3.2.10設備結構及易損件、主要配件圖紙。

3.2.11設備操作規(guī)程（包括：崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護保養(yǎng)項目等）。

3.2.12設備檢修規(guī)程（包括：檢修周期、工期、項目、質(zhì)量標準及驗收規(guī)范等）。

3.2.13其他資料。

3.3設備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙、修理工具圖冊及設備維修、使用原始等。

4.設備檔案資料的收集

4.1設備管理部門負責圖紙資料的收集工作，將設計通用標準、檢驗標準、設備說明書以及各種型號的設備制造圖、裝配圖，重要易損零件圖配置完整。

4.2新設備進公司，開箱應通知資料員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設備需提請主管生產(chǎn)（設備）的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設備安裝前必須復制，以指導安裝施工，原圖分級妥善保管。

4.3設備檢修與維修期間，由設備管理部門組織車間技術人員及有關人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪，經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。

4.4隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設備管理部門組織審核校對，發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設備管理部門組織將全公司設備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等，進行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用，原圖未經(jīng)批準一律不外借或帶出資料室。

5.設備檔案資料的整理所有進人資料室保管的藍圖，資料員必須經(jīng)過整理、清點編號、裝訂（指藍圖），登賬后上架妥善保管。

5.1圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設計、校對、審核人簽字。

5.2底圖的保管

5.2.1所有底圖按設備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。

5.2.2底圖的修改應由設備管理部門有關負責人員簽名（蓋章）批準，注明修改日期。

5.2.3底圖作廢、銷毀，應由資料員提出交設備管理部門組織技術員分別核實，確定無保存價值者，列出清單，經(jīng)設備管理部門負責人批準后方可銷毀。

5.3動力傳導設備技術檔案資料的保管

5.3.1動力傳導設備技術檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、，乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設布置圖。

5.3.2動力傳導設備檔案資料由設備管理部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。

5.3.3檔案資料必須保持與實物或實際情況相符，根據(jù)公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應的.變動，修改后歸檔。

6.設備檔案資料管理的具體要求

6.1技術文件應力求齊全、完整、準確

6.2檢

驗（檢測檢修、驗收記錄等資料由設備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。

6.3所有圖紙要有統(tǒng)一的編號6.4圖紙上的各項技術要求標注齊全，圖紙清晰。

6.5型號相同的設備，因制造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應與實物核對，并在圖紙索引中加以注明。

6.6設備經(jīng)改裝或改造后，圖紙應及時修改。

6.7圖紙的修改應表示在底圖上，并在修改索引上注明。

6.8凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號。

6.9訂制設備、年久設備和無制造廠設備圖紙的編號，按下列辦法進行，即第一節(jié)為設備型號，第二節(jié)為部件號，第三節(jié)為零件號，每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始，以便書寫整齊和查閱清楚。

6.10嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定

7.1資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。

7.2借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。

7.3絕密文件資料借閱，資料管理員需報請設備管理部門負責人批準后方可借閱。

7.4資料借閱時間規(guī)定為10天內(nèi)，借閱期滿，資料管理員應催收。需繼續(xù)借閱者，應辦順延手續(xù)，該歸還不歸還或遺失、損失者，由設備管理部按其損失作估價賠償。

7.5非為我公司服務的外單位人員不得借閱公司的設備檔案資料。為我公司服務的人員，經(jīng)設備部允許，可在資料室查閱有關的檔案資料，但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出資料室，應經(jīng)公司領導批準。

7.6原圖原件或無備件的技術檔案資料一律不得外借，只能在資料室查閱。

7.7本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前，有借閱設備檔案資料未歸還者，須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則，辦公室不得辦理調(diào)動或退休手續(xù)。

8.附件

第五篇：測繪成果及資料檔案管理制度

測繪成果及資料檔案管理制度

1． 總則

1.1 為了加強測繪院測繪成果及檔案資料的科學管理，確保檔案資料的充分利用，更好地為本公司的發(fā)展和經(jīng)濟建設服務，根據(jù)《中華人民共和國測繪法》及《中華人民共和國測繪成果管理條例》的相關規(guī)定，制訂本制度。

1.2 本制度中的檔案是指測繪院在科技開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術服務和管理活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。資料一般是指通過交流、贈送、購買和自己匯編的，供科研、生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動參考的文件材料。

1.3 檔案是各項活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須實行集中統(tǒng)一管理。

1.4 檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是各項活動的重要環(huán)節(jié)。各級科技管理部門應把科技開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術服務和建檔工作實行“四同步”管理：下達計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步；評審、鑒定、驗收成果與驗收、鑒定檔案材料同步；上報登記和評審獎勵成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明同步。

1.5測繪院檔案資料行政上由院長主管，總工程師分管。業(yè)務上受天津市測繪管理辦公室以及上級有關部門的監(jiān)督、檢查和指導。院檔案資料管理的職能部門是綜合辦公室并設專職檔案管理人員。

2． 檔案部門的職責

公司檔案管理職能部門為院辦公室，其職責：

2.1 貫徹執(zhí)行有關法律、法規(guī)和國家有關方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度。

2.2 指導本單位各部門和項目組文件、資料的立卷和歸檔工作。2.3 統(tǒng)一管理本單位檔案、資料，并按時向有關檔案部門匯交。2.4 監(jiān)督、檢查，指導所屬單位的檔案、資料管理工作。2.5 組織專職檔案人員和業(yè)務培訓和學術交流。3． 資料的形成與入庫歸檔規(guī)定 3.1 文件材料形成的范圍

凡是直接記述和反映單位各項活動的,具有查考利用價值的文件材料,都應列于歸檔范圍。公司形成的文件材料有：

3.1.1 行政管理文件材料 3.1.2 經(jīng)營管理文件材料 3.1.3 生產(chǎn)技術管理文件材料 3.1.4 測繪成果成圖 3.1.5 科學研究文件材料 3.1.6 基本建設文件材料 3.1.7 設備儀器文件材料 3.1.8 會計文件材料 3.1.9 干部職工檔案文件材料 3.1.10 設計文件材料 3.1.11 工程施工文件材料 3.1.12 新聞、書稿文件材料 3.1.13 實物

研究、基建、設計和工程施工項目中斷或取得負結果形成的文件材料也屬于歸檔范圍。3.2 歸檔要求

3.2.1 文件材料歸檔的基本要求

a.歸檔工作由文件材料形成部門和項目組承擔，按工作程序將需要歸檔的文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）。

b.歸檔的文件材料，應做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰、用紙規(guī)范、簽署完備、有利于長期保存。

c.歸檔軟盤的同時打印一份與軟盤內(nèi)容一致的紙質(zhì)文件。d.光盤、磁性載體等必須在帶（盤）上，貼注標簽。3.2.2 案卷歸檔的基本要求

歸檔的案卷，應做到分類合理，組卷正確：保管期限劃分準確：卷內(nèi)文件排列有序、科學、系統(tǒng)；案卷題名擬寫準確、簡明扼要，編目規(guī)范；裝訂案卷要整齊、美觀、卷內(nèi)無壓字、無金屬物、禁用字跡不牢固的書寫工具（鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙）。

3.2.3 檔案部門有責任監(jiān)督、檢查、指導公司員工做好文件材料的歸檔工作。按照質(zhì)量標準，逐項檢查，對歸檔不合格案卷限期整改。

3.3 歸檔時間

3.3.1 管理工作的文件材料，要求次年四月底前歸檔。

3.3.2 測繪、管線探測、軟件開發(fā)等工作形成的文件材料，在向對方移交資料時，同時向本單位檔案部門移交。

3.3.3 大項目可按項目工作階段或項目子項結束后歸檔。變更、修改、補充或維修等形成的文件材料隨時歸檔。

3.3.4 照片沖洗后，由攝影者或承辦單位整理，編寫說明連同底片歸檔。其它類文件材料歸檔時間按局歸檔制度執(zhí)行。

3.3.5 因公外出參加學習、考察、談判和參加會議帶回的文件材料，有參考利用價值的，應及時整理歸檔，方可借用。未辦歸檔手續(xù)，財務部門不予報銷。

3.4 歸檔份數(shù)

凡需要歸檔的文件材料，一般歸檔一份。管理類文件材料要求底稿與印件（2份）一并歸檔。磁性載體、光盤等文件應一式兩份，與紙質(zhì)文件同時歸檔。科技文件材料要求原本、復制本、底圖一并歸檔。重要的特別是需要永久保管的科技文件材料，根據(jù)情況，應歸檔若干份復制本；利用頻繁的、不保密的科技文件材料，應多歸一份復制本。

3.5歸檔手續(xù)

3.5.1 填寫歸檔文件材料移交清單.由歸檔員填制一式兩份.3.5.2 科技文件材料在歸檔時應編寫歸檔情況簡要說明.3.5.3 照片、磁性載體、光盤和實物等歸檔要編寫文字說明。

3.6 建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入各部門管理工作程序，列入部門的職責范圍和有關人員崗位責任制

3.7 搜集資料由所在單位檔案部門開介紹信到局檔案館轉換，局檔案館未見所在單位檔案部門介紹信，一律不予轉換。

4． 檔案管理與利用 4.1 建立健全檔案管理制度 4.2 檔案和資料的分類、編號

科技檔案編號的結構形式采用六段制，編號由左向右排列，各段之間用“·”隔開，各段用阿拉伯數(shù)字表示。如下所示。

科技檔案分類、編號結構形式示例： 1225 04 01 3 XXX 01 案卷號 項目代號 三級類目號 二級類目號 一級類目號

全宗號

第一段為全宗號，“1225”代表核工業(yè)天津工程測繪院。第二段為一級類目代號，用“04”表示工程測量。

第三段為二級類目代號，用“01”代表控制測量，“02”代表地形測量。4.3 保管期限

檔案保管期限分為永久、長期（15年至20年）、短期（15年以下）三種。

4.3.1 凡對本單位、國家建設方面具有重要憑證作用和長久需要查考、利用的檔案，列為永久保存。

4.3.2 凡是在相當長的時期內(nèi)（15年值20年）具有查考、利用、憑證作用的測繪科技檔案，列為長期保存。

4.3.3 凡是短期內(nèi)（15年以內(nèi)）具有查考、利用、憑證作用的測繪科技檔案，列為短期保存。

4.3.4 科技的檔案的保管期限，自科技檔案整理完畢后次年開始計算。4.4 檔案和資料的整理工作。

整理、保管、編制檢索工具和開發(fā)利用。4.5 檔案的保管

庫房要有管理制度，庫房的裝具要符合國家要求，要有八方安全設施，定期檢查檔案，資料和圖書的保管狀況，對破損或褪變的要及時修復，確保完整與安全。

4.6 編制各項目錄、編制檢索工具

建立檔案、資料總目錄、分類目錄和卷內(nèi)專題目錄。編制所需的檢索工具，完善公司信息查詢體系。

4.7 開發(fā)信息資源

開發(fā)信息資料，實行檔案、資料、圖書和信息一體利用；積極配合有關部門參與信息市場和技術市場交流；保護知識產(chǎn)權和專利權，嚴格執(zhí)行保密制度。

4.8 檔案工作的統(tǒng)計

各檔案部門做好檔案、資料和圖書的收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。按時向主管部門報送年報。

5． 資料檔案保密安全規(guī)定

為切實做好公司資料的保密工作，根據(jù)《保密法》、《檔案法》、《測繪法》、《測繪成果管理規(guī)定》的要求，確保資料安全無泄密，規(guī)定如下：

5.1 依據(jù)保密法律、法規(guī)，對職工進行正常性的保密教育和檢查，落實各項保密措施，由專人負責管理。

5.2 工作人員要熟悉掌握資料的保密范圍，嚴格區(qū)分資料成果的密級，按不同的要求保管和使用。

5.3 嚴格按《測繪成果管理規(guī)定》，履行領發(fā)、借用、抄錄、資料的清點、登記、編號、簽收、保證測繪成果的走向清楚、可靠。

5.4 對各種密級資料，嚴格遵守有關使用，保管及銷毀等規(guī)定，并建立資料檔案，每年年底做一次檢查。

5.5 對于資料廢件，要集中存放，不得隨意亂堆，亂放，應集中送上級資料管理部門處理，不得自行銷毀。

5.6 對文件、地圖、資料檔案的保密內(nèi)容，個人不得以通信，電話，閑談等方式向無關人員泄露。

5.7 保密文件、地圖、資料如不是工作需要，不許隨身攜帶，不許委托轉帶。5.8 郵寄密級資料，應嚴格包裝加封，交機要部門傳遞。

5.9 資料管理人員離開辦公場所時應將資料放入保密設備，并將房間門窗鎖好。5.10 發(fā)現(xiàn)資料丟失，應及時報告，認真追查，并報上級有關部門。

5.11 依照《保密法》條款，對違犯者視情節(jié)輕重，給予批評教育、行政處分或轉交司 5 法機關依法追究刑事責任。

6． 保密安全責任制 6.1 三個層次

6.1.1 主要領導對本單位的保密安全工作負全面領導責任。

6.1.2 總工程師（分管保密安全工作的領導）負具體組織領導的責任。6.1.3 分管其它工作的領導也要負責分管業(yè)務范圍的保密安全工作 6.2 三項原則

6.2.1 保密安全工作誰主管，誰負責。

6.2.2 主管什么業(yè)務，同時領導和管理該項業(yè)務工作中的保密安全工作。6.2.3 業(yè)務工作管到哪一級，其中的保密安全工作也同時管到哪一級。7． 資料檔案使用、借閱、登記規(guī)定

為加強測繪成果及資料檔案的管理，維護測繪成果及資料檔案的完整與安全，完善資料檔案的借出歸還、現(xiàn)場參閱、咨詢等手續(xù)，貫徹國家有關檔案制度，結合本院實際情況，規(guī)定如下。

7.1 本院所有員工都有保護、使用、借閱測繪成果及資料檔案的權利和義務。7.2 在借閱測繪成果及資料檔案時應做到以下幾點: a.借閱測繪成果及資料檔案必須填寫借單，借閱時間不得超過一個月，定期歸還，逾期應辦理續(xù)借手續(xù)。

b.要愛護測繪成果及資料檔案，不得丟失。

c.所借出的測繪成果及資料檔案，嚴禁涂改、勾劃、批注、折卷、抽頁、裁剪或其它損壞現(xiàn)象，不得私自復制或轉借他人。歸還圖紙按順序、按標準折疊整齊。

7.3 借出和歸還測繪成果及資料檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚。

7.4 損壞、丟失檔案或造成泄密的，要立即追究當事者責任，輕者批評教育，重者給予警告或行政處分，并視損失程度進行一定的經(jīng)濟處罰。

7.5 調(diào)離本院的員工必須到辦公室清理移交測繪成果及資料檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

7.6 外單位人員查閱測繪成果資料、檔案，必須持介紹信在室內(nèi)查閱，確因工作需要必 6 須摘錄或復制的必須經(jīng)主管領導批準，如需要外借，必須經(jīng)院長批準。

7.7 本院員工必須配合辦公室做好年終清查工作。

7.8 凡進入檔案室借閱、參閱、咨詢必須保持安靜有序，不能大聲喧嘩，不準亂找亂翻，查閱后按原處放好。

8． 檔案、資料的鑒定、銷毀管理規(guī)定

由院總工程師、辦公室主任和檔案人員組成的鑒定小組，嚴格進行登記，造冊和監(jiān)銷，并向有關管理部門備案。

9． 檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化應納入本院現(xiàn)代化管理的發(fā)展規(guī)劃中，逐步采用先進技術和現(xiàn)代化管理方法管理。

10． 附則

10.1本制度自公布之日起執(zhí)行。10.2本制度由院辦公室負責解釋。

測繪院 2014年1月1日