第一篇：監理資料檔案管理制度

常熟市創美建材1#廠房工程

監理資料檔案管理制度

常熟創美建材有限公司1#廠房工程

項目監理部 2014年9月20日

目 錄 第一節 總

則.............................................................................................10 第二節 資料管理的職責劃分與要求.........................................................10

一、資料管理的職責劃分：...........................................................10

二、資料管理要求：.......................................................................12 第三節 資料管理措施.................................................................................13 第四節 資料管理制度.................................................................................13

一、發文制度...................................................................................13

二、收文制度...................................................................................14

三、資料歸檔制度...........................................................................15

四、資料借閱制度...........................................................................16 第五節 項目監理資料的組成與移交.........................................................16

監 理 資 料 檔 案 管 理 制 度 第一節 總

則

一、為規范創美建材1#廠房項目監理部工程資料管理工作，保證工程資料質量，使其能夠完整、準確、安全和有效利用，根據《建設工程監理規范》、公司關于資料收集及整理歸檔相關操作手則等要求，結合本項目實際情況，特制定本管理制度。

二、本制度中所稱“資料”是指工程監理過程中涉及的設計圖紙、合同文件、各類工程資料、成果資料、報表、會議紀要、往來文件、監理工程師日志、記錄及國家標準、規范和上級文件等具有保存、查考利用價值的文字材料、圖紙、圖表、計算、聲像等各種形式和載體的文件材料。

三、本管理制度適用于本項目監理實施階段的資料編制與管理，項目竣工后，應依據業主單位和常熟市檔案館的相關要求進行歸檔和移交。

第二節 資料管理的職責劃分與要求

項目監理部負責統一管理本項目檔案管理工作，業務上受公司總部、上級主管部門及常熟市檔案主管部門的指導與監督。

一、資料管理的職責劃分：

1、專業監理工程師（資料主管陳艾書）的職責：

在總監理工程師黃兆銀的領導下，負責本工程圖紙資料保管及技術檔案的管理，制訂收發文件編號及存檔辦法。

1.1、負責各專業的設計圖紙、材質保證書、試驗報告、技術核定單、隱蔽工程驗收單等有關資料的編號整理及登記工作。

1.2、負責所有監理文件資料的登記、整理、分類、編碼、存檔保管、借閱注銷管理及歸檔管理。

1.3、負責項目監理部與業主、各承包人往來文件資料的登記、整理、分類、編碼、存檔保管、借閱管理及歸檔管理。

1.4、負責整理匯總監理信息并收發相關的監理文件。

1.5、參加工作例會和工程質量評定會，參加工程合同段驗收和項目交工和竣工驗收，負責對本項目監理部所轄承包人的資料編制和整理進行監督檢查。

1.6、完成總監理工程師交辦的其它工作。

2、各專業監理工程師（陳艾書、韓業海）的職責：

2.1、審查承包人的施工計劃、施工組織、施工方案，提出審查意見，供駐地總監理工程師審批時參考，并對計劃的執行情況進行檢查與監督。

2.2、審查承包人提出的各項資料，檢查施工質量及施工進度，督促并審查承包人上報各類報表，并將有關質量控制的文件及表格歸檔。

2.3、分項、分部、單位工程完工后及時整理監理抽檢資料，并指導、檢查、督促各標承包人的資料整理工作。

2.4、組織領導現場監理人員的工作，填寫監理日記并檢查現場監理人員的監理日志。

3、辦公室文員（馬文娣）的職責：

3.1、來往文件的收發，來文的分理、登記、編號、送閱。3.2、負責項目監理部的會議籌備及通知。

3.3、負責項目監理部會議紀要、重要文件的起草、打印和送發。

3.4、負責項目監理部文件處理情況的監控和督辦。3.5、負責項目監理部的公章管理。

3.6、完成總監理工程師交辦的其他工作。

4、現場監理員（孟天祥）的職責：

4.1、參與審查承包人的施工進度計劃和施工方案，并督促檢查其執行情況。4.2、執行監理細則，作好監理日志和填好各種監理圖表。

4.3、嚴格施工現場監理，檢查每道工序的施工質量，特別是隱蔽工程和關鍵部位的施工質量，及時做好監理抽檢資料和填寫旁站記錄。

二、資料管理要求：

1、資料內容必須依照實際情況和有關技術規范及時和真實地填寫，做到原始資料齊全、準確、系統。分項工程每完工一項要收集整理一項，確保各種原始資料收集及時性，為分部及單位工程完工整理、匯編裝訂成冊做準備。

2、各種施工原始記錄必須在施工現場和工序完成時同步進行，不得事后補填原始記錄。各道工序完成后，即時報現場監理員和專業監理工程師請求質量檢驗，監理工程師在收到質量檢驗申請后,最遲不超過24小時應給予現場檢查和書面簽復。監理工程師簽字后，承包人文檔管理人員及時存檔。

3、過程資料保存要求：

3.1、自檢資料由施工單位保存；共檢資料原件由施工單位保存，監理單位僅存復印件；監理抽檢（含平行試驗）資料原件由監理單位保存，必要時施工單位保留復印件。

3.2、施工單位材料的檢測報告，分項工程完工后，有關該分項工程的試驗資料原件全部歸入分項工程完工證書資料，現場項目部只保存復印件；項目監理部在報告上必須要有見證取樣章含人員及證號，試驗報告原件保存在施工單位分項工程資料中，項目部只保存復印件。

3.3、各種內業資料、試驗資料必須編制相應的管理臺帳。

3.4、相關過程資料的編碼程序按實際施工的時間或排列序號進行安排登記。

4、分項工程完工證書是工程交工驗收的重要依據。對于承包人上報的分項工程完工證書資料，項目監理部應在7天內審查完畢并簽署意見。簽署合格意見后，項目監理部應及時將上述資料退還承包人，為竣工資料組卷做準備。與此同時，項目監理部應完成分項工程監理抽檢資料的整理并做好評定工作。對于審查不合格的資料，項目監理部應及時退還承包人要求其完善修正。

5、項目監理部是竣工文件編制工作的監督者，也是竣工文件編制的直接參加者，不但要完成責任范圍內的監理文件材料編制工作，而且要監督和指導監理所轄各合同段承包人竣工文件材料的編制工作，要切實保證竣工文件檔案的收集和編制質量。

第三節 資料管理措施

一、工程資料編制和整理應與建設項目同步進行。在工程實施階段，檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況。進行單位、分部、分項工程質量等級評定和單項工程驗收時，要同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量，并在驗收后，及時整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。

二、建設工程資料的形成、積累、整理、歸檔工作應根據各崗位資料管理的職責要求，將工作的完成情況納入個人績效考核范圍。

三、項目監理部應對承包人資料的編制和整理工作進行經常性監督檢查，對檢查中發現的不足項應要求其限期改正；整改不符合要求的，對應的分部分項工程不得進行中間計量。

第四節 資料管理制度

一、發文制度

項目監理部對外發文主要分兩種形式：一是以公司總部名義對外的行政公文，二是以項目監理部名義的一般業務函件或會議紀要（記錄）。本制度主要適用后者。

發文是指制發文件的過程，包括交擬、擬制、審核、簽發、用印、登記、分發等過程。

1、交擬：指總監理工程師將撰寫文稿的任務交給有關部門或撰稿人員，這是文件撰制的起點。一般情況下文稿遵照主管（主辦）者草擬原則。

2、擬制：指承辦人根據領導意圖撰寫公文的內容。其基本要求是：符合國家方針、政策、法律、法令和有關規定；符合客觀實際；主旨鮮明準確；詞章準確、嚴密、簡練、生動；書寫清楚整潔；講究實效；符合保密制度要求。

擬制公文，對涉及其他部門或人員職權范圍內的事項，主辦部門或人員應當主動與有關部門或人員協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門或人員的負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門或人員可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門或人員會簽后報請總監理工程師協調或裁定。

3、審核：指總監理工程師或其授權人對擬制好的公文稿的審查。審核的重點是：是否確需行文；是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合有關規定等。

4、簽發：指項目監理部總監理工程師對已審核的文稿進行最后審定，由總監理工程師簽發。

5、用印：指在需要用印章的公文上加蓋項目監理部或總監理工程師的印章。用印時首先檢查是否確系有效簽發公文，其次用印端正清楚并壓蓋發文單位名稱和時間。

6、登記和分發：是文件的登記和發送，所有文件按規定份數正式成文后統一交辦公室文員負責送發，無特殊情況任何人不得私自送發。

7、項目監理部向公司總部領導請示工作均要求采用簽報形式。簽報的程序和要求按公司總部要求執行。

另外，發文涉及抄報、抄送機關的，對上級機關用“抄報”，對同級、下級和不相隸屬的機關單位均用“抄送”。

二、收文制度

收文指對收到文件的辦理過程，包括文件簽收、登記、審核、分理、批辦、催辦、辦復和傳閱等程序。項目監理部文件傳遞在遵循公司總部有關規定的基礎上，具體處理過程如下：

1、簽收和登記：是指收發人員收入外單位發來文件的工作，由辦公室文員負責辦理。其他人員無特殊情況不得不直接收受、批轉文件。如因特殊情況收受文件后應立即交送文員，進入正常的收辦文程序。收文基本程序是：將來件逐件清點，核對；對收進文件進行編號、登記，收文登記包括收文時間、收文編號、來文單位、來文文號、文件標題或摘要、份數、密級、緊急程度和有無附件等項目。

2、審核：收到承包人上報的需要辦理的文件，首先由辦公室文員進行審核。審核的重點是：是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地方職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。對不符合規定的文件，經總監理工程師批準后，應退回呈報單位并說明理由。

3、分理：經審核，對符合規定的文件，文員應貼附“文件處理表”進行處理。首先，文員應對處理文件提出分理意見并于當日分送擬辦部門或擬辦人員，需要兩個以上部門或人員處理的文件應當明確主辦部門。一般情況下，所有上報文件應報請總監理工程師批示。

4、批辦：是指總監理工程師批示將文件交批辦部門或批辦人員辦理。批辦部門或人員收到交辦的公文后應當及時處理，提出批辦意見，不得延誤、推諉。凡涉及其它部門業務和職能的事項，由主辦部門主動與其他部門協商處理；明確處理意見后，報總監理工程師批示后執行。

5、催辦：指對公文承辦的檢查和督促。送領導批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室文員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。這一工作是為避免出現公文積壓、辦事拖拉的現象。催辦的方式靈活多樣，可通過面詢、電詢、便函催詢等形式。

6、辦復：辦復是對公文承辦完畢后，將公文處理結果及時報告總監理工程師。

7、傳閱：是指對有關來文，按總監理工程師批示意見需經多個部門和監理人員閱讀時組織的傳遞閱讀工作。傳閱要分清主次和先后次序，傳閱過程中既要防止漏閱現象，也不可出現公文旅行、停滯積壓的行為，另外，還要注意保密，防止公文遺失。

三、資料歸檔制度

1、文件全部處理完畢后，已處理文件及“文件處理表”均應返還給辦公室文員。辦公室文員應做好以下兩方面的工作：

1.1、對文件處理表進行收集、整理，作為各監理人員處理文件的原始憑證。1.2將文件處理表原件及來文原件一份交資料主管工程師及時歸檔。

2、資料主管工程師應及時對來往文件原件（含發文稿及文件處理表）進行整理和歸檔。任何個人均不得保存應當歸檔的公文。

3、歸檔范圍內的文件要根據其相互聯系（如監理工程師通知單和回復單）、特征和保存價值等不同類別制定不同分類大綱進行整理，保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項目的主要工作情況，便于保管和利用。

4、來文應根據來文單位或文件類別進行歸檔編號和組卷，發文應根據發文路徑的不同分別來組卷歸檔。

四、資料借閱制度

項目監理部除應不斷熟悉并建立健全資料管理的有關規定外，還應建立完善的文件查閱登記制度。對于一般性文件，查閱時實行登記；對于有密級規定的重要文件，查閱時必須征得項目監理部領導的同意。具體如下：

1、項目監理部設資料主管工程師、辦公室文員，負責對項目監理部的資料進行管理。

2、所有資料均入柜、上鎖，鑰匙由資料主管工程師保管，需要借閱資料的人員，應先向資料主管工程師申請，資料主管工程師查證所借資料在柜后，借閱人登記簽字后方能借出資料。

3、借閱人的借閱時限到期卻未歸還圖書的，資料主管工程師應向其催要所借資料，借閱人因故不能按時歸還的，應向資料主管工程師解釋原因，資料主管工程師作以記錄。

4、借閱人具有保管好所借資料的義務，發生所借資料丟失或資料嚴重破損的情況，借閱人應按新資料照價賠償或新購資料歸還，資料主管工程師負責監督、檢查。

5、本項目所發資料（無需歸還），原則上僅發放一次，員工丟失所發資料的，應自行購買并不能因此影響工作和學習。

第五節 項目監理資料的組成與移交

1、項目部形成的資料文件最后監理資料移交公司統一管理。

第二篇：監理檔案管理制度

檔案管理制度

檔案管理制度

文件、資料使用完成之后，必須分門別類，進行有序保管，便于查找和利用。

施工作業期間質量檢查記錄、材料和設備的檢查試驗鑒定資料、質量檢查簽證資料、質量評定等級等資料，是工程驗收重要的原始資料，是評價工程施工質量的依據。承建單位應注意做好工程資料的收集、整理和總結，建立健全檔案管理制度，指定專人負責歸檔，工程完建后匯集整理移交業主。

監理檔案管理辦法

1）監理檔案管理應執行有關檔案工作管理的規定。

2）監理檔案管理工作在總監或副總監領導下由監理辦公室負責管理。

（3）歸檔范圍工程檔案是反應工程建設過程中的真實情況，因此，在監理過程中，形成的文字資料、圖紙、聲像、電話記錄都屬歸檔之例。具體歸檔范圍為：

1）上級單位、有關領導、業主對監理工作的有關指標、規定、批復文件。

2）設計單位，承包商提供的設計圖紙，修改通知，設計文件、施工技術要求、施工計劃、措施等資料以及監理單位提出的方案、措施、意見和建議。

3）監理單位發出的文件及信函等。4）監理合同和工程施工合同。5）監理月報、季報、年報、工作總結、工程階段驗收和竣工驗收報告。

6）監理部提出的各種有關進度、質量、投資、安全等方面的建議。

7）監理部發出的開工令、暫停、復工令、違規等通知書，通報、會議記錄和備忘錄。

8）監理部制定的各種規章制度、規定、辦法等。9）其它重要材料和監理大事記，技術討論會議紀要等。

歸檔要求

1）監理工作歸檔，應遵循檔案管理辦法規定的要求進行歸檔。監理檔案應以日常歸檔為基礎，列出目錄、分別歸入。

2）歸檔的材料力求內容完整、系統、準確、總監分管副總監應對歸檔材料作扼要的鑒定。對同一內容的來函復函請示及批復，正本與底稿，正文與附件，轉發件和原件要全并一起歸檔。

3）必歸檔材料應根據檔案制度要求，一律采用碳素筆或藍黑墨水書寫，字跡務必工整，圖紙清晰。

4）當年不能完工的歸樓材料、文件、可放在結束年立卷歸檔、計劃、總結、概預算，一般應在當歸檔。

5）歸檔時間

6）要調閱已歸檔的材料，必須在監理部辦理調閱手續。7）檔案材料要嚴加保管，注意防潮、防盜和防火。（6）考勤辦法

1）監理人員考勤由監理部負責，月末匯總統計。2）監理人員應堅守工作崗位，自覺遵守勞動紀律，凡遲到超過規定、按規定的辦法處理。

3）監理人員不得擅自己離開工作崗位，有事請假必須經過總監或副總監批準，并辦理有關手續，否則曠工處理（特殊情況例外）。

4）對現場監理人員的到崗情況及節假日加班情況，采用總監或副總監每周抽檢制度。如未請假，每發現一次記兩天曠工。

5）監理津貼按在地出勤天數計發、離開工地不發監理津貼。6）允許以同等天數的公休假充抵病、事假。

7）考勤表由監理部分管人員負責統計，經總監鑒發后報監理公司。

8）監理人員在現場期間，視駐地承包商的工作情況，可實行也可不實行公休制，如工地施工緊張，則不實行公休制。

第三篇：資料檔案管理制度

資料檔案管理制度

一、記錄的收集

1．檢測人員對已完成的質量活動，按規定的記錄格式認真做好記錄并整理收集。

2．檢測原始記錄應填寫完整、及時、字跡清楚，不得隨意涂改，確保檢測過程的可復現性。原始記錄中還應包括檢測人員和核驗人員的簽名。3．如因筆誤或計算錯誤要修改原數據時，在原數據處劃二條水平線，將正確數據填寫在上方，并簽更改人姓名。4．檢測數據的計量單位均用法定計量單位。

二、記錄的保存

1．各類人員的培訓考核記錄、檢定/校準證書、服務和供應品的采購記錄、環境監控記錄及檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、由檔案資料員保存，保存期為五年。

2．檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、文件控制記錄由檢測組保存，保存期為五年。

3．技術人員的技術檔案、大型儀器設備的維護記錄應長期保存。

三、記錄的管理

1．各相關人員應及時將記錄交檔案資料員存檔，并認真履行交接手續。2．存放記錄的場所應干燥整潔，具有防盜、防火設施，室內嚴禁吸煙或存放易爆易燃物品，外來人員未經許可不得進入。3．檔案資料員應及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。

四、記錄的銷毀 各種記錄超過保存期，由檔案資料員提出銷毀申請，經試驗室負責人批準后，由檔案資料員進行銷毀。

五、檢驗報告的編寫

1．檢測人員根據檢驗工作的不同項目，選擇合適的檢驗報告格式。2．檢測人員根據檢測原始記錄，按報告的規定要求填寫規定欄目，編制檢驗報告。

3．檢測人員按照檢驗報告編號的規定對檢驗報告進行編號。

六、檢驗報告的核驗

1． 檢測人員在編制的檢驗報告上簽字后，交審核人員審核簽字。2． 審核人員要對檢測人員編制的檢驗報告的正確性、完整性、與原始記錄的一致性進行認真地審核。

七、檢驗報告的簽發

1． 工地試驗室負責人對檢驗報告與檢驗任務要求的符合性以及檢驗結論進行審查與批準。

2．審核的檢驗報告由工地試驗室負責人簽發。

八、檢驗報告的發放和存檔

1．經工地試驗室負責人簽發的檢驗報告由檔案資料員發放。2．檔案資料員每月要把檢驗報告分門別類地匯總檢查，并歸檔。

第四篇：資料檔案管理制度

駐地辦監理檔案資料管理的職責

檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄，是各項職能的具體反映，公路工程建設監理檔案資料是公路工程建設監理的職能和工作內容；是制止公路工程建設行為的隨意性和盲目性；保證建設行為符合國家法律、法規和有關政策；保證施工程序、質量按規范的要求實施，進度、造價按計劃、合同實行。

1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進行檢查。

2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產生歧義及疑問的地方，應及時向業主或總監理工程師辦公室請示，并將答復及時反饋施工單位。

3、完成監理獨立抽檢資料和獨立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進行檢查、督導、匯總和移交。

4、為實現公路工程竣工資料規范化、標準化的管理目標，駐地監理辦在工程監理過程中必須使用建設單位統一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。

5、從建設項目開工之日起，駐地監理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設計文件、綜合管理類的往來文件、獨立籌建資料及工程監理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料，力求做到資料整理與施工進度同步。在對建設項目的形成、積累的資料分階段進行整理、歸檔和保管工作中，屬于建設單位歸檔范圍的檔案資料，駐地監理辦應按時整理，工程竣工后移交建設單位。移交前綜合管理類文件、、重要會議記錄、變更設計文件及非紙張載體資料按、按合同段、按問題、按保管期限進行整理；獨立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進行整理。

6、駐地監理辦設一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理本建設項目在監理過程中形成的檔案資料，并配備必要的檔案設備。

7、駐地監理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監辦、駐地監理辦、承包人、地方政府、設計單位之間的有關質量、進度、費用及其它的一切往來函件和報表均應分類編號歸檔保存。

307國道綏德北過境線駐地辦

第五篇：工程資料檔案管理制度

工程資料檔案管理制度

目錄

第一章 總則

第二章

第三章

第四章

第五章

第六章

工程檔案管理制度 工程文件收發及管理制度 行政部門檔案管理職責 施工單位歸檔范圍 檔案資料借閱制度 1． 總則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，特制定本制度。

1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。2 工程檔案管理制度

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

2.1.3設備到貨后，由技術部匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術部對竣工資料簽收合格后支付。

2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續。

2．2歸檔文件的質量規定

2.2.1凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。

2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。2.2.5書寫規定

A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。3 工程文件收發及管理規定

為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

3.1 工程文件接收

3.1.1各單位提供給技術部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的文件也由行政部統一接收。

3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。

3.1.3設備文件，技術部匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由行政部統一歸口發放給有關單位。

3.1.4技術部對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

3.1.5登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按技術部領導審定的工程文件及時分發給有關單位和部門。

3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。

3.2 工程文件資料發放 3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由行政部統一辦理。3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術部領導確定發放單位和數量。

3.2.3為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責

參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。

由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。

負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔范圍。

負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍

負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。

負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執行竣工圖編制的有關規定。負責提交設計總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔范圍

負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：

對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續： 6 檔案、資料借閱制度

5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

5.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。5.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。

5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

5.6借閱時間在兩周以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經濟責任制考核辦法執行。

5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。