第一篇：檢驗資料檔案管理制度（共）

檢驗資料檔案管理制度

一、目的對檢驗工作中形成的記錄、科技資料，為質量體系有效運行和檢測工作符合要求提供證據，為工作改進提供依據。

二、范圍

2.1 適用于質量控制和檢測檢驗活動中的各種質量記錄和技術記錄的歸檔管理。

三、職責

3.l辦公室人員負責往來文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負責在崗人員的人事、業績考核資料的立卷、歸檔管理。

3.2 各科室負責與其相關的往來文件、儀器設備等資料的收集、立卷。

3.3 財務人員負責會計帳冊、報表的立卷、歸檔管理。

3.4 宣傳人員負責影像資料的收集歸檔管理。

3.5 質量管理人員負責會同有關科室設計和統一質量記錄、技術記錄的格式及健康相關產品的檢驗報告，做好質量體系活動與技術運作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。

3.6 辦公室主任負責審批檔案室保存檔案的借閱。

3.7質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式并批準實施。

3.8 各科室在質量活動和技術運作時，按要求填寫質量記錄和技術記錄，做好各類記錄的收集。

3.9 各科室兼職檔案員負責本科室記錄的預立檔和移交。

3.10 技術主管批準到期記錄(檔案)的銷毀處理。

四、程序

4.1 記錄格式的確定

4.1.1 技術記錄的格式可由各科室設計，各科室負責人審核。

4.1.2 質量記錄的格式由質量管理人員組織設計，經質量主管審核。

4.1.3 質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式，并批準實施。

4.1.4 所有經批準受控的記錄格式由質量管理科統一編碼標識，編制記錄清單，并發布使用，非受控表格經科室負責人審核同意后直接投入使用。

4.1.5 在評審和使用過程中發現記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經相應審批后發布使用。質量管理人員負責通知有關部門和人員，發放新的格式表。

4.1.6 上級部門規定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。

4.2 記錄的內容要求與改進

4.2.1 格式欄目中所要求填寫的內容必須滿足信息足夠的原則，并經科室負責人審核批準；科室負責人應定期組織有關技術骨干對記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進行評定，并隨著實踐不斷改進完善。各科室應有記錄格式的控制清單，在批準起用新格式時，原有的格式應予以廢除停用。

4.2.2 原始記錄要包含有足夠的信息以保證檢驗工作的可復現性。檢驗原始記錄的內容應包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗項目、檢測依據、器材記錄、環境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結果及導出數據、檢驗人員和校(復)核人員簽字等。

4.3 記錄的填寫

4.3.1 各科室負責人應根據以上職責和“記錄的管理流程”(附后)要求認

真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。

4.3.2 記錄填寫應及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。

4.3.3 記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準要求的，相應的簽字人應按文件規定要求進行審核、批準、簽字。

4.3.4 檢測的技術記錄要記錄技術操作的過程及結果再現所需的足夠信息，注意詳細記錄每次測定條件和環境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。

4.4 記錄的更改

4.4.1 當記錄中出現差錯時，應遵循記錄的更改原則：被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)應在被更改值(或文字)的右上方，并由檢測人在改正的內容旁簽名或蓋章。

4.4.2 如需改正的數據或文字篇幅較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標識“作廢”兩字，由改正者在改正的內容旁簽名或蓋章。

4.4.3 電子存儲記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數據丟失或改動。

4.5 記錄(檔案)的收集與歸檔

4.5.1 本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。

4.5.2 記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。年度辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負責人審定簽字；記錄檔案卷宗上應有該記錄的標識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內容。質量管理主管負責質量體系文件、檢驗過程資料的收集編目和歸

檔。

4.5.3 各科室的質量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內容分類編目，年末進行預立卷后，凡重要的質量控制或涉及質量控制的法規文件填寫《檔案移交清單》，于規定時間交檔案室歸檔。

4.6 記錄的保存和管理

4.6.1 檔案管理員注意對各類記錄進行分類編目、裝訂保存，按“年度---科室---保存期限分類法”進行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發文本》。由辦公室主任、檔案員及有關科室負責人根據檔案內容確定保管期限。記錄、檔案的保存期一般為五年，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負責人審核，報技術管理層批準后銷毀。

4.6.2 檔案保存室的環境要適宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質的檔案資料應及時修復或復制；設置記錄檔案框架。

4.6.3 記錄檔案應存放有序，便于存取、檢索和借閱。嚴格遵守保密紀律和制度，執行相應的保密和保護所有權的程序

4.6.4 電子媒體的記錄應確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。

4.6.5 檔案員要及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和利用情況進行統計，填寫《檔案統計登記表》報上級部門。

4.7 記錄(檔案)的借閱

4.7.1 對一般檔案，人員對記錄(檔案)的檢索和借閱需經相應檔案管理科室負責人同意，填寫《借閱檔案登記表》，和借閱本專業范圍的業務檔案，受

控文件資料借閱按《文件控制程序》執行。

4.7.2 外部人員查閱或拷貝記錄(檔案)，質量檔案須經質量管理科負責人批準，其他檔案經相關管理部門批準。所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。

4.7.3 工作人員借閱檔案資料應先提出申請，經相關科室負責人批準后借閱與本人目前從事專業有關的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發現有損、撕、涂改或泄露檔案內容者，檔案管理者必須及時向有關領導匯報，采取適當的糾正措施。

4.8 記錄的清理、處置和銷毀

4.8.1 辦公室主任(或科室負責人)會同檔案員對保存期滿的檔案(記錄)進行審閱，有價值的檔案繼續保存，確認無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案銷毀清理冊》報技術管理層審批同意后，由規定機構監督銷毀。

五、記錄的管理流程

質量記錄和技術記錄格式的設計與審定

↓

記錄格式的填寫

↓

記錄的唯一性標識

↓

記錄的收集

↓

記錄的編目

↓

記錄的歸檔與保存

↓

記錄的檢索與查閱、借閱

↓

記錄的儲存、保管與維護

↓

記錄的清理、銷毀和處置

高唐縣疾病預防控制中心

2011年6月4日

第二篇：食品檢驗資料檔案管理制度

食品檢驗資料檔案管理制度

第一條 為進一步加強中心食品檢測資料檔案管理工作，使各類資料便于

借閱利用，為符合法律法規、標準、客戶、法定機構、認證/認可等組織的要求提供客觀證據，根據中心規章制度和質量管理體系文件的要求，制定本制度。

第二條 食品檢驗資料歸檔范圍：

食品檢驗報告、檢驗原始記錄（采/抽樣記錄、收樣記錄、內部質控資料、合同、工作單、樣品準備、原始觀測記錄、計算和導出數據等）、參加外部能力驗證活動資料、檢驗標準或操作規程、檢驗結果登記、儀器運行狀況記錄等。

第三條 交管期陰：

健康相關食品產品的檢驗報告、檢驗原始記錄由報告編制人，參加外部能力驗證活動資料由檢驗組負責人在檢驗完成后三個工作日內交綜合業務管理辦公室歸檔；其它資料由檢驗人員在檢驗完成后三個工作日內交部門兼職檔案員在本科室整理歸檔，于次年初集中送中心檔案室存檔。

第四條 保管期限：

食品檢驗報告、檢驗原始記錄等保存期五年。

第五條 保管方式、條件：

中心檔案管理員對各類報告、記錄進行分類編目，存放有序，便于存取、檢索和借閱。檔案室環境要適宜，能防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等。

第六條 檔案調閱、復制、清理、處置和銷毀：

檔案調閱、復制、清理、處置和銷毀需辦理相關手續，具體按中心檔案有關規定執行。

第七條 檔案資料應清晰明了，并注意完整、規范、保密，不得用圓珠筆

書寫，不得用熱敏打印紙，不得損毀、丟失、涂改、偽造、擅自抄錄、銷毀、出賣、轉讓、贈送檢驗資料，資料利用者必須注意保守機密，不得向無關人員泄密檔案的內容，未經同意，不得將檔案帶出。

第八條 電子媒體的記錄應確保軟盤、更盤、光盤不損壞，確保記錄完整，并采取有效措施，避免原始信息或數據的丟失或改動。

第九條 違反本制度之規定者，按照中心規章制度進行處理，必要時，移

交司法機關處理。

第三篇：食品檢驗資料檔案管理制度doc

檢驗、技術資料檔案管理制度

一、目的

對各項工作中形成的記錄、科技資料、往來文件(書)檔案進行控制，為質量體系有效運行和檢測工作符合要求提供證據，為工作改進提供依據。

二、范圍

2.1 適用于質量控制和檢測活動中的各種質量記錄和技術記錄、各部門間的往來文件的歸檔管理等。

三、職責

3.l 質控部辦公室人員負責往來文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負責在崗人員的人事、業績考核資料的立卷、歸檔管理。

3.2 各科室負責與其相關的往來文件、儀器設備等資料的收集、立卷。3.3 財務人員負責會計帳冊、報表的立卷、歸檔管理。3.4 宣傳人員負責影像資料的收集歸檔管理。

3.5 質量管理人員負責會同有關科室設計和統一質量記錄、技術記錄的格式及健康相關產品的檢驗報告，做好質量體系活動與技術運作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。

3.6 辦公室主任負責審批檔案室保存檔案的借閱。

3.7質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式并批準實施。

3.8 各科室在質量活動和技術運作時，按要求填寫質量記錄和技術記錄，做好各類記錄的收集。

3.9 各科室兼職檔案員負責本科室記錄的預立檔和移交。3.10 技術主管批準到期記錄(檔案)的銷毀處理。

四、程序

4.1 記錄格式的確定

4.1.1 技術記錄的格式可由各科室設計，各科室負責人審核。4.1.2 質量記錄的格式由質量管理人員組織設計，經質量主管審核。4.1.3 質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式，并批準實施。

4.1.4 所有經批準受控的記錄格式由質量管理科統一編碼標識，編制記錄清單，并發布使用，非受控表格經科室負責人審核同意后直接投入使用。

4.1.5 在評審和使用過程中發現記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經相應審批后發布使用。質量管理人員負責通知有關部門和人員，發放新的格式表。4.1.6 上級部門規定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。4.2 記錄的內容要求與改進

4.2.1 格式欄目中所要求填寫的內容必須滿足信息足夠的原則，并經科室負責人審核批準；科室負責人應定期組織有關技術骨干對記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進行評定，并隨著實踐不斷改進完善。各科室應有記錄格式的控制清單，在批準起用新格式時，原有的格式應予以廢除停用。

4.2.2 原始記錄要包含有足夠的信息以保證檢驗工作的可復現性。檢驗原始記錄的內容應包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗項目、檢測依據、器材記錄、環境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結果及導出數據、檢驗人員和校(復)核人員簽字等。4.3 記錄的填寫

4.3.1 各科室負責人應根據以上職責和“記錄的管理流程”(附后)要求認真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。

4.3.2 記錄填寫應及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。4.3.3 記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準要求的，相應的簽字人應按文件規定要求進行審核、批準、簽字。

4.3.4 檢測的技術記錄要記錄技術操作的過程及結果再現所需的足夠信息，注意詳細記錄每次測定條件和環境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。4.4 記錄的更改

4.4.1 當記錄中出現差錯時，應遵循記錄的更改原則：被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)應在被更改值(或文字)的右上方，并由檢測人在改正的內容旁簽名或蓋章。

4.4.2 如需改正的數據或文字篇幅較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標識“作廢”兩字，由改正者在改正的內容旁簽名或蓋章。

4.4.3 電子存儲記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數據丟失或改動。4.5 記錄(檔案)的收集與歸檔

4.5.1 本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。4.5.2 記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負責人審定簽字；記錄檔案卷宗上應有該記錄的標識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內容。質量管理主管負責質量體系文件、檢驗過程資料的收集編目和歸檔。

4.5.3 各科室的質量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內容分類編目，年末進行預立卷后，凡重要的質量控制或涉及質量控制的法規文件填寫《檔案移交清單》，于規定時間交檔案室歸檔。4.6 記錄的保存和管理

4.6.1 檔案管理員注意對各類記錄進行分類編目、裝訂保存，按“---科室---保存期限分類法”進行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發文本》。由辦公室主任、檔案員及有關科室負責人根據檔案內容確定保管期限。記錄、檔案的保存期一般為五年，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負責人審核，報技術管理層批準后銷毀。

4.6.2 檔案保存室的環境要適宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質的檔案資料應及時修復或復制；設置記錄檔案框架。

4.6.3 記錄檔案應存放有序，便于存取、檢索和借閱。嚴格遵守保密紀律和制度，執行相應的保密和保護所有權的程序

4.6.4 電子媒體的記錄應確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。4.6.5 檔案員要及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和利用情況進行統計，填寫《檔案統計登記表》報上級部門。4.7 記錄(檔案)的借閱

4.7.1 對一般檔案，人員對記錄(檔案)的檢索和借閱需經相應檔案管理科室負責人同意，填寫《借閱檔案登記表》，和借閱本專業范圍的業務檔案，受控文件資料借閱按《文件控制程序》執行。

4.7.2 外部人員查閱或拷貝記錄(檔案)，質量檔案須經質量管理科負責人批準，其他檔案經相關管理部門批準。所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。

4.7.3 工作人員借閱檔案資料應先提出申請，經相關科室負責人批準后借閱與本人目前從事專業有關的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發現有損、撕、涂改或泄露檔案內容者，檔案管理者必須及時向有關領導匯報，采取適當的糾正措施。

4.8 記錄的清理、處置和銷毀

4.8.1 辦公室主任(或科室負責人)會同檔案員對保存期滿的檔案(記錄)進行審閱，有價值的檔案繼續保存，確認無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案銷毀清理冊》報技術管理層審批同意后，由規定機構監督銷毀。

五、記錄的管理流程

質量記錄和技術記錄格式的設計與審定

↓

記錄格式的填寫

↓

記錄的唯一性標識

↓

記錄的收集

↓

記錄的編目

↓

記錄的歸檔與保存

↓

記錄的檢索與查閱、借閱

↓

記錄的儲存、保管與維護

↓

記錄的清理、銷毀和處置

第四篇：資料檔案管理制度

駐地辦監理檔案資料管理的職責

檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄，是各項職能的具體反映，公路工程建設監理檔案資料是公路工程建設監理的職能和工作內容；是制止公路工程建設行為的隨意性和盲目性；保證建設行為符合國家法律、法規和有關政策；保證施工程序、質量按規范的要求實施，進度、造價按計劃、合同實行。

1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進行檢查。

2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產生歧義及疑問的地方，應及時向業主或總監理工程師辦公室請示，并將答復及時反饋施工單位。

3、完成監理獨立抽檢資料和獨立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進行檢查、督導、匯總和移交。

4、為實現公路工程竣工資料規范化、標準化的管理目標，駐地監理辦在工程監理過程中必須使用建設單位統一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。

5、從建設項目開工之日起，駐地監理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設計文件、綜合管理類的往來文件、獨立籌建資料及工程監理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料，力求做到資料整理與施工進度同步。在對建設項目的形成、積累的資料分階段進行整理、歸檔和保管工作中，屬于建設單位歸檔范圍的檔案資料，駐地監理辦應按時整理，工程竣工后移交建設單位。移交前綜合管理類文件、、重要會議記錄、變更設計文件及非紙張載體資料按、按合同段、按問題、按保管期限進行整理；獨立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進行整理。

6、駐地監理辦設一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理本建設項目在監理過程中形成的檔案資料，并配備必要的檔案設備。

7、駐地監理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監辦、駐地監理辦、承包人、地方政府、設計單位之間的有關質量、進度、費用及其它的一切往來函件和報表均應分類編號歸檔保存。

307國道綏德北過境線駐地辦

第五篇：資料檔案管理制度

資料檔案管理制度

一、記錄的收集

1．檢測人員對已完成的質量活動，按規定的記錄格式認真做好記錄并整理收集。

2．檢測原始記錄應填寫完整、及時、字跡清楚，不得隨意涂改，確保檢測過程的可復現性。原始記錄中還應包括檢測人員和核驗人員的簽名。3．如因筆誤或計算錯誤要修改原數據時，在原數據處劃二條水平線，將正確數據填寫在上方，并簽更改人姓名。4．檢測數據的計量單位均用法定計量單位。

二、記錄的保存

1．各類人員的培訓考核記錄、檢定/校準證書、服務和供應品的采購記錄、環境監控記錄及檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、由檔案資料員保存，保存期為五年。

2．檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、文件控制記錄由檢測組保存，保存期為五年。

3．技術人員的技術檔案、大型儀器設備的維護記錄應長期保存。

三、記錄的管理

1．各相關人員應及時將記錄交檔案資料員存檔，并認真履行交接手續。2．存放記錄的場所應干燥整潔，具有防盜、防火設施，室內嚴禁吸煙或存放易爆易燃物品，外來人員未經許可不得進入。3．檔案資料員應及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。

四、記錄的銷毀 各種記錄超過保存期，由檔案資料員提出銷毀申請，經試驗室負責人批準后，由檔案資料員進行銷毀。

五、檢驗報告的編寫

1．檢測人員根據檢驗工作的不同項目，選擇合適的檢驗報告格式。2．檢測人員根據檢測原始記錄，按報告的規定要求填寫規定欄目，編制檢驗報告。

3．檢測人員按照檢驗報告編號的規定對檢驗報告進行編號。

六、檢驗報告的核驗

1． 檢測人員在編制的檢驗報告上簽字后，交審核人員審核簽字。2． 審核人員要對檢測人員編制的檢驗報告的正確性、完整性、與原始記錄的一致性進行認真地審核。

七、檢驗報告的簽發

1． 工地試驗室負責人對檢驗報告與檢驗任務要求的符合性以及檢驗結論進行審查與批準。

2．審核的檢驗報告由工地試驗室負責人簽發。

八、檢驗報告的發放和存檔

1．經工地試驗室負責人簽發的檢驗報告由檔案資料員發放。2．檔案資料員每月要把檢驗報告分門別類地匯總檢查，并歸檔。