第一篇：文書處理與檔案管理復習資料

第二節(jié) 收文辦理、公文的辦理：收文辦理、發(fā)文辦理、公文管理

收文辦理是機關單位對來自外部的公文進行接受、辦理的活動，是使收文通過辦理產生實際效用的重要過程。包括收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。

一、收文的范圍

上級來文、下級來文、不相隸屬來文

1.上級來文包括與本部門職責相關的政策、法令、規(guī)定、指示等，即具有政策性、指導性、交辦性、參閱性的公文，也包括上級領導的講話材料，上級機關針對本部門的批復、上級機關編發(fā)的內部刊物和簡報等。

二、收文的程序

（一）簽收

1.1.簽收是收文辦理的第一道程序，指對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

2.作用：明確交接雙方的責任提供一種憑證；保證文件運行安全。3.注意事項：認真清點檢查（封口，份數）

（二）登記

1.登記是對公文的主要信息和辦理情況進行詳細記載。2.收文登記的作用：管理和保護作用；查找利用作用 3.登記的范圍：

（1）上級機關的指導性、參閱性和需要辦理的文件（2）下級機關的請示性、報告性文件（3）重要的、帶有密級的刊物、資料

（4）機關內部使用的文件、會議文件、音像文件等

不必等級的文件、材料包括：

（1）各種公開的和內部不保密的出版物（2）一般性的簡報

（3）行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等

4.登記的方法：流水式登記法:A.按時間順序不分種類依次登記。手續(xù)簡便，環(huán)節(jié)少，但不方便查找。B.分類式登記法：按文件來源分類（上級、下級、平行），查找、使用方便。5.登記的形式：

薄式登記（專用登記簿）和卡片式登記

（三）初審 初審的重點：

1.是否應當由本機關辦理 2.是否符合行文規(guī)范 3.文種、格式是否符合要求

4.涉及其他地區(qū)或部門職權范圍內的事項是否已經協(xié)商、會簽 5.是否符合公文起草的其他要求

補充：

份號：公文份數號一般用6位3號阿拉伯數字，世紀編號推薦采用3-6位阿拉伯數字，編虛位補齊，如001、0100、00100 密級和保密期限：A位置：頂格編排在版心左上角第二行，在份號下方兩字之間空一字；如需同時標出秘密等級與保密期限，密級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。B密級：絕密、機密、秘密。C緊急程度：頂格編排在版心左上角第一行，兩字之間空一字，如“急件”。如有密級則標識在下一行，目前分為“特急”、“急件”兩類。

注意：如只有份號，沒有密級和保密期限，緊急程度在第二行。緊急程度中間是否空一字，與“密級”保持一致，沒有密級時，中間空一字。

（四）承辦

承辦指機關領導人的批辦意見和公文本身的要求進行具體的辦理。承辦是收文辦理的核心。關系到公文內容的落實和問題的解決，是一個關鍵環(huán)節(jié)。

包括兩方面的工作內容：1，從業(yè)務部門工作：針對來文所提出的問題去具體執(zhí)行或解決辦理；2.從文書工作：對應辦復的文件要根據領導批辦意見辦理復文。1.承辦方式

閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理。需要兩個以上部門辦理的，應明確主辦部門。緊急公文應明確辦理時限。

2.擬辦：是文秘人員對應如何辦理提出初步意見供領導批辦時參考的工作過程。擬辦意見要寫在文件處理單上，要署上擬辦人姓名和日期。3.承辦的注意事項

A．注意是否屬于本部門的職權范圍 B．注意批辦意見與公文內容是否一致

C．注意區(qū)分承辦目標，即區(qū)分提出擬辦意見還是貫徹執(zhí)行。一般情況下，秘書部門的擬辦意見在前，承辦部門的擬辦意見在后。D．注意時限要求。

（五）傳閱

指由文書處理部門負責組織，將公文在多個部門或多位領導（工作人員）之間傳遞、運轉，使其了解、知悉公文所述內容的活動。1.傳閱的方式

A．輪輻式。優(yōu)點：有效的控制公文，隨時掌握公文的行蹤；避免公文中途積壓或丟失；隨時調整傳閱人員的次序，保證公文盡快閱完。B．專人送傳式：特急件，絕密件。優(yōu)點：順序、準確、保密、高效。但占用專送人員的時間較多，如果使用過于頻繁，將會干擾領導人正常工作。C．接力式：使用這種方式，須嚴格填寫文件傳閱單，保證文件不會丟失和應傳閱人員范圍的覆蓋。

D．集中傳閱式：適合在緊急事件中運用 2.傳閱的要求

第一，掌握傳閱范圍

第二，傳閱文件盡量不要“橫傳”。應以文秘人員為中心，組織傳閱路線 第三，控制文件運行

第四，積極利用并發(fā)展多種傳閱方式。開辟閱文室，設置內部布告欄，應用傳真機、計算機網絡等通信手段，以及以會議形式集中送達文件。

第五，建立必要的傳閱手續(xù)和制度，要隨文附傳閱文件單。

（六）催辦

指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，秘書部門要隨時掌握公文的辦理進展情況，并對文件承辦的情況進行及時監(jiān)督和檢查以確保公文得以落實的環(huán)節(jié)。

催辦是收文辦理的重要環(huán)節(jié)，對于提高辦文效率，加速文件運轉，避免推諉拖沓具有重要作用。1.催辦的范圍

從收文的來源上分，催辦主要有以下三種：

第一，下級主送機關的請示，需要對審批的領導或主管部門催辦 第二，上級機關主送機關需要承辦的公文，對承辦單位進行催辦 第三，平行或不相隸屬的機關與本機關商洽有關事宜的公文，也對承辦單位進行催辦。凡需催辦的收文，必須在收文處理單上蓋“催辦”或“重點催辦”戳，以示區(qū)別。從催辦的范圍上分，可以分為兩個方面： 第一，針對收文的催辦，稱對內催辦 第二，針對發(fā)文的催辦，稱對外催辦 2.催辦的方法

（1）電話催辦，口注辦

（2）書面催辦、催辦通知單、催辦函（3）登門催辦（4）會議催辦 3.催辦的注意事項

（1）要有組織上的保證

（2）要有制度上的保證：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦

（3）及時向領導匯報匯報催辦情況（4）定期公布催辦后果。

（七）答復

答復指承辦部門把領導批辦的胡搜文辦結后，將承辦情況和辦理結果向交辦領導人和來文單位匯報或回復。

公文的辦理結果應當及時答復來文單位，根據需要告知相關單位。按答復時間分：定期答復和不定期答復，指隨辦隨復，多用于緊急公文 按答復的方向：向上答復、向下答復和平行答復 答復的原則：誰批辦（交辦）答復誰；誰來文答復誰。

對承辦的公文件件有著落，事事有回音（包括不同意的或辦不了的）

第三節(jié) 發(fā)文辦理

一、含義

發(fā)文的辦理是指對本單位對外發(fā)文擬制（草擬，審核，簽發(fā)）后所需要履行的一系列處理環(huán)節(jié)，包括公文的復核、登記、印制和核發(fā)。

審核：一般由辦公室（廳）的負責人，有時也由資深的人審核，一般事務性文書也可由秘書人員自己審核。

二、發(fā)文的程序

（一）復核

1.復核的含義

已經發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審 2.復核的內容

公文復核的重點有以下幾個方面：

（1）復核審批簽批簽發(fā)手續(xù)是否完備（簽發(fā)人是否合法，有無越權）（2）復核公文體式是否完整、規(guī)范（3）復核公文附件材料是否齊全（4）復核行文關系是否正確

（二）登記

對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號，分送范圍和印制份數并詳細記錄

（三）印制

公文的擬制經過有關部門、領導簽發(fā)后交印制部門進行印制，進入印發(fā)階段。擬稿只有通過印制，才能最終成為正式的文件。印制需注意：

（1）要符合規(guī)定的公文格式（公文一律左側裝訂）（2）印制人員要對原稿負責

（3）印制機密性文件必須在機關打字室或特定的保密印刷廠或保密車間進行，不得亂在外邊印刷。

（4）凡翻印機密性文件均需取得原發(fā)文機關同意，否則不得翻印（5）發(fā)文單位應在印好的公文上加蓋發(fā)文單位的印章。不用加印章：有特定版頭的普發(fā)性公文；紀要

（四）核發(fā)

公文印制完畢，應當對公文的文字，格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)，是發(fā)文辦理的最后一個環(huán)節(jié)。

涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)文件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第四節(jié) 公文的管理

一、公文管理的原則

（一）統(tǒng)一管理的原則

黨政機關公文由文秘部門或人統(tǒng)一管理。黨委（黨組）縣級以上的公文要設立機密部門。公文管理的統(tǒng)一，就是統(tǒng)一到文秘部門一個機構運轉到公文上面來，這是規(guī)范公文運轉程序、防止多頭管理帶來的混亂和無序，提高公文處理工作效率和需要。機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；

機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規(guī)定移交檔案部門； 工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

公文有文秘部門統(tǒng)一管理，是國家黨政機關公文處理工作的一貫要求。長期以來，這種管理方法得到了較好的施行。凡是統(tǒng)一管理原則執(zhí)行的好的地方或單位，公文處理的規(guī)范化程度就比較高，運轉更順利。反之，多頭管理的地方和部門容易造成公文處理的扯皮、推諉，影響工作質量和效率。

（二）保守秘密的原則

對公文進行管理的目的之一，就是保證國家秘密的安全。公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者某上級機關決定。公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行；需要變更的，應當經發(fā)文機關批準。涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式、渠道，由發(fā)文機關確定，經批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

（三）便于利用的原則

管理好公文，是為了利用好公文，使公文最大限度地發(fā)揮其效用。在公文管理中要正確處理好加強管理與發(fā)揮效用的關系。在嚴格執(zhí)行管理規(guī)定的前提下，充分開拓公文使用的渠道，提高公文的公開度和透明度。

二、收文辦理中的公文管理

1.在受理文件時要注意報送份數，對下級機關報送文件份數不足的，要及時要求呈報單位按規(guī)定報送，以便滿足運轉和存查的需要。2.在公文運轉中，要密切跟蹤公文去向，保證登記在冊的公文齊全收回。特別是對上級機關發(fā)送的僅有一份的公文，要隨時記錄運轉情況。3.對已經轉出辦理或辦結的文件的留存件，要有序存放。或按來文單位分類保存；或按收文排序保存；還可按是否已辦結分別保存。總之，根據有利于查找利用的原則確定適當的存放、保存方式。4.對于查用率高的公文，不要急于歸檔，應當在經辦人員處專門存放 5.對本機關報出的請示及函件獲得的回復性來文（批復或復函），運轉完畢后，要查找對應的呈報文件，將來問原件及已存檔的呈報件合并歸檔。

三、發(fā)文辦理中的公文管理

1.文件的保存

底稿、會簽意見、簽發(fā)及審簽意見、聯(lián)合行文等文稿要注意保存 2.送印文稿的管理

公文文稿送廠印刷文件時，印刷單位應保存好文稿。公文印刷完畢后，隨正文一起交文秘部門保存。文秘部門經辦人員應負責檢查文稿是否完整，無誤后保存以備歸檔。未經制發(fā)機關文秘部門的允許，不得將文稿和印成件交給其他人員取走。3.文稿的撤銷和廢止

公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自妨無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。4.發(fā)文立戶申請

《條例》規(guī)定，新設立的機關應當向本機黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。經審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機關合并或撤銷的，相應進行調整。

四、辦畢公文的處置

（一）整理歸檔

（二）銷毀

按有關規(guī)定，對辦理完畢，不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，擬撤銷。撤銷完畢公文，其意義在于防止失密，避免過時無用信息的干擾，減少文書管理的工作量，提高工作效率。1.銷毀范圍：包括所有辦理完畢，經過清理鑒定確認不具備留存價值或留存條件的公文材料。具體包括：（1）重份公文，多余副本；（2）臨時性、事務性公文；（3）外出參加會議帶回的無留存價值的公文。（4）一般公文的草稿、校樣與其他使用過的會議討論稿、征求意見稿等。(5)不銷毀即會失密或泄密造成嚴重損失的各種公文材料。2.銷毀程序

凡需銷毀的文件，均需登記造冊，經主管領導審查簽字、監(jiān)銷人核對無誤后才能銷毀，個人不得自行銷毀文件。

3.銷毀方式

對于紙質公文可以采取粉碎、焚燒、送指定造紙廠化成紙漿德國方式銷毀；對于確認銷毀的電子公文，直接永久刪除。

銷毀秘密公文應當到指定場所由兩人以上監(jiān)督銷毀，保證不丟失，不漏銷。

（三）清退

1.含義

公文的清退，指按照有關規(guī)定或要求，將辦畢公文經過清理，退還原發(fā)機關或指定機關。2.意義

公文清退工作的意義在于保證機密公文重要公文信息內容的安全，避免公文的丟失或泄密現象的發(fā)生。

保證公文的嚴密性、權威性和有效性，避免無用信息的擴散。3.范圍

公文清退的范圍具體包括：

（1）上級組織下發(fā)的絕密文件（下級組織報送的絕密文件一般不予退還，由上級組織暫存?zhèn)洳椋?/p>

（2）限定在一定范圍內討論修改或征求意見使用的文稿（3）未經本人審閱的領導人的內部講話稿

（4）上級組織或本單位制發(fā)的供內部傳閱的公文，如重要的情況通報、有關統(tǒng)計資料，重要簡報和信息等。（5）發(fā)文機關明確要求退還的公文材料（6）規(guī)定回收的會議文件

（7）有重大錯誤的公文或明令撤銷的公文

公文清退要建立嚴格的制度。在清退中如發(fā)現丟失或公文不完整的情況要及時報告主管領導和保密部門，及時追查處理，禁止將保密公文作為廢品出售。清退公文時交接雙方應履行交接手續(xù)，清退人、收文人雙方均應在《公文請退單》上簽注姓名和時間，以示對清退工作負責。

（四）暫存

公文的暫存，指對既不應歸檔或清退，又暫時不宜銷毀的公文，暫時留存一定時間以備查用，以后再作處置。

將一部分公文暫時留存保管，便于機關日常工作中的查閱參考，可以減輕業(yè)務部門頻繁查找歸檔文件帶給檔案部門的壓力。暫存公文的范圍，主要包括：（1）頻繁查閱的已歸檔的文件副本

（2）現行機關需要反復利用的簡報、報表等（3）一時難以準確判定是否留存或者銷毀的公文等

暫存公文應由各機關的文書部門統(tǒng)一、集中保管，并按照相關規(guī)定加以管理，保證公文的完整、安全。

第二篇：文書與檔案管理復習資料整理

文書與檔案管理復習資料整理

緒論

第一章

1、文書是人們在生產和生活中為了記錄事項，管理事務，交流情況，依照一定體式制作的具有現實效用的文字材料。廣義的文書既包括公務文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務文書。

2、檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事各方面活動直接形成的歷史記錄。

3、文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。具體而言，有兩層意思：

一、文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源；

二、文書有條件地轉化為檔案（對日后實際工作和科學研究有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存，另外要按照一定的規(guī)律集中保存起來）

4、文書和檔案的作用可以概括為六個方面：規(guī)范作用、指導作用、聯(lián)絡作用，憑證作用、參考作用和教育作用。

5、文書、公文和文件之間的關系：廣義文件>文書>公文>狹義文件

6、檔案的定義包括要素：1）檔案的本質屬性；2）檔案的來源；3）檔案形式的多樣性

7、公文的分類：第一，按作用可分為通用公文（可分為法定公文和非法定公文）和專用公文；第二，按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；第三，按來源和使用范圍可以分為外發(fā)文件（發(fā)文）、收來文件（收文）和內部文件；第四，按功能性質分為法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、執(zhí)照性公文、報請性公文、批答性公文和獎懲性公文；第五，按時限要求可分為緊急公文和普通公文；第六，按機密程度可分為機密公文和普通公文

8、檔案的種類：可以根據形成的歷史時期、檔案內容、載體形式、檔案的所有者、內容體式進行分類

9、文書和檔案的作用。基本功能是記載信息。具體作用：1）規(guī)范作用；2）指導作用；3）聯(lián)絡作用；4）憑證作用；5）參考作用；6）教育作用

第二章

1、文書工作是社會組織的文書工作機構和人員遵守相關法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理（文書的三項基本內容或基本任務），為組織工作服務的工作。

2、文書工作的原則：及時、準確、安全、精簡

3、文書工作組織機構分為三種類型，1）中心機構；2)專門機構；3）分支機構

4、文書工作組織方式的類型分集中形式和分散形式

5、檔案工作的性質有：1）管理型2）服務性3）政治性

6、狹義的檔案工作也就是檔案業(yè)務工作，包括八個環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案堅定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研

7、檔案工作的基本原則：1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；2）維護檔案的完整與安全；3）便于社會各方面的利用

8、文書工作與檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別。聯(lián)系：1）文書工作和檔案工作的對象有交叉；2）文書工作和檔案工作前后相繼；3）文書工作和檔案工作相互影響；4）文書工作和檔案工作長期處于“一體化”的狀態(tài)；區(qū)別：1）工作對象不同。一是文書，一是檔案；2）工作任務不同；3）服務對象和工作目的不同；4）工作機構不同

第三章

1、制文階段包括環(huán)節(jié)：1）交擬2）擬稿（P68發(fā)文搞紙樣式以及熟讀《國家行政機關公文處理辦法》）3）核稿4）簽發(fā)5）復核

2、簽發(fā)的種類：正簽、代簽、核簽（又叫加簽，由部門領導簽字后再送主管領導簽發(fā)）、會簽（兩個以上社會組織聯(lián)合發(fā)文時，各組織的負責人共同簽發(fā)）

3、簽發(fā)內容包括：簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期

4、制發(fā)階段：1）打字排版2）校對3）印制4）用印

5、文書制作的要求：1）真實反映法定作者意圖；2）嚴格遵守公文格式要求；3）準確把握公文寫作特點；4）嚴格控制公文制作程序

6、第二節(jié)P76~97熟讀

第四章（重要）

1、狹義的文書辦理主要是指按照國家的相關規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個方面，一般不包含文書的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)

2、文書辦理的特點：1）連續(xù)性2）失效性3）保密性4）集成性5）規(guī)范性

3、辦文可以按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時保管四個階段

4、行文方式：1）逐級行文。指直接向所屬的上一級組織或下一級組織行文，或者說是按層次一級級行文的方式；2）多級行文。指上級領導組織直接將文件發(fā)到基層組織，或同時直接和更基層的下級組織行文的方式；3）直達行文。指上級領導組織直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達的行文方式；4）越級行文。指下級組織在非常必要的時候，越過自己的直接上級領導機關向更高層的上級組織直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同級或沒有隸屬關系的組織之間的行文；6）聯(lián)合行文

5、行文規(guī)則包括以下幾個方面：1）行文要尊重社會組織的隸屬關系；2）行文要尊重組織職權；3）行文要考慮是否確有必要；4）行文要明確發(fā)文權限；5）同級社會組織可以聯(lián)合發(fā)文；6）經批準公開發(fā)布的公文同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力

6、收文辦理的程序，就是收文處理的運轉流程，即收文處理的方法、步驟，由收進階段和閱辦階段組成。

7、收文辦理流程：詳見P120始

8、收文登記的種類主要有：1）簿冊式登記；2）卡片式登記；3）聯(lián)單式登記；4）計算機登記。（P124 收文登記簿）

9、文件處理單：P125

10、文件閱辦階段包括環(huán)節(jié)：1）擬辦；2）批辦；3）分發(fā)；4）承辦；5）注辦；6）催辦；7）歸卷

11、承辦是文件處理的核心和關鍵環(huán)節(jié)，分為傳閱、傳達、擬稿幾種。做好承辦工作，應注意一下幾點要求：1）承辦上級文件，首先要消化理解上級指示的內容實質，這是承辦任務的基礎；2）承辦下級的輕視、報告，首先，對請示要著重審核所請示問題的事由、依據情況、要求是否符合實際，是否正確；3）統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排

12、內部文件特點：1）實用性；2）保密性；3）多樣性

13、內部文件的分類：1）日常事務類；2）原始記錄類；3）核心信息類；4）規(guī)范制度類

14、內部文件管理的內容： 1）制發(fā)與傳遞；2）整理與分類；3）保存與保護；4）利用與查詢

第五章

1、文書管理的意義：1）有利于提高文書工作的質量和效率；2）有利于保證文書的安全；3）為檔案工作奠定堅實基礎

2、文書管理工作的原則：1）統(tǒng)一管理原則；2）分類管理原則；3）安全保密原則；4）方便利用原則

第六、七章

1、文書終結處理的主要內容：立卷、案卷、歸檔文件整理、歸檔

2、立卷也稱文書立卷，是指文書部門或業(yè)務部門將處理完畢的，具有保存價值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法。

3、《歸檔文件整理規(guī)則》

4、檔案收集主要有兩個方面內容：1）社會組織檔案室對本組織需要歸檔的檔案的收集工作；2）檔案館對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案以及歷史檔案的征集和接收工作

5、文書立卷的要求：1）保持文件之間的內在聯(lián)系與完整；2）正確反映本組織工作的歷史面貌；3）要區(qū)分文件材料的保持價值；4）要方便保管、檢索和利用

6、文書立卷的步驟：編制立卷類目→平時歸卷→年終調整定卷組卷→卷內文件的排列和編號→擬寫案卷標題→填寫卷內文件目錄和備考表→填寫卷案封皮→裝訂案卷

7、立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號，即類、目、號三部分組成

8、立卷方法：立卷（組卷）的基本方法是通過分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯(lián)系的文件組合成案卷，這種方法稱作“特征立卷法”。按六個特征立卷，就有六種方法：1）根據問題特征立卷；2）按時間特征立卷；3）按文種特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通訊者特征立卷；6）按地區(qū)特征立卷

9、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

第三篇：文書處理

1、文書處理的涵義

文書處理是指機關單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

2、文書處理的原則

及時；準確；安全；統(tǒng)一規(guī)范。

3、文書的行文關系

是指文書的發(fā)文機關及受文機關之間的關系。各級行政機關、單位必須按各自的權限、智能及隸屬關系行文。除特殊情況，不能越級行文。

4、在具體辦理行文的工作時，應遵循以下原則：

（1）各級機關、單位應根據其隸屬關系及職權范圍行文。

（2）一般情況下不得越級行文。

（3）向下級機關或系統(tǒng)內的行文需抄報上級機關并抄送同級相應平級機關。要正確確定抄送機關。

（4）需各級機關、單位協(xié)調一致的事項，未經協(xié)調一致不能單獨發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文須經會簽。

（5）必須正確使用文書種類，確保行文質量。

（6）經公開發(fā)布的黨和國家公文，如公告、通告等應視為正式公文，遵照執(zhí)行，可不再行文。

5、收文處理程序

公文處理程序，具有確定性、連續(xù)性與規(guī)范性的特點。

（1）簽收。指對收文的鑒別、清點、核對、檢查與履行簽注手續(xù)并接收公文的活動。要求認真核對公文的收文機關、公文數量與檢查公文封裝的情況以及是否按規(guī)定時限送達等。在確認無誤后簽字（蓋章）井注明收文時間。

（2）收文登記。公文登記的形式有：簿式、卡片式、聯(lián)單式及電腦登記等。

（3）分辦。指根據一定標準和要求將收文分送給有關部門或人員閱辦的活動。分辦為公文確定運轉方向，關系到公文能否得到準確迅速而有效辦理的決定性程序。分辦公文，要求分清主次緩急，分清閱件與辦件，明確界定辦文單位。分辦時應專門履行登記手續(xù)；并應附上“公文處理單”與“公文傳閱單”。

（4）擬辦。擬辦，文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，共領導人批辦時參考。

（5）批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

（6）承辦。指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

（7）催辦。指必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

（8）注辦。指對文件承辦的情況和結果，由經辦人員在文書處理單上簡要注明。主辦也稱辦復。

6、發(fā)文處理程序

（1）擬稿。擬稿就是公文的起草工作，它是發(fā)文辦理過程的起點。

（2）會商。會商是指公文內容涉及有關機關（部門）的職權范圍得其同意和配合時所進行的協(xié)商活動。它有利于維護公文的合法性、有效性，維護政令的一致。會商由發(fā)文部門主動組織，應注意協(xié)商的對象齊全沒有遺漏，可采取“跑會”、“函會”以及召集會議等多種方式集中意見。如未就有關問題取得一致意見，應及時向上級機關反映，不得擅自按照自己意見對外行文。

第四篇：信息與檔案管理案復習資料

信息與檔案管理課程考試復習資料

“ 檔案 ” 在商代稱為冊。

按信息的傳遞方向，信息傳遞分為內向傳遞和外向傳遞兩種。信息存儲的程序是登記、編碼、存放排列、保管。

電子文書是指具有參考價值和利用價值，在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

信息工作的程序包括收集、整理、傳遞、存儲、利用和反饋。分類目錄是按照體系分類法的基本原理劃分的。檔案收集工作包括檔案的接收和檔案的征集。文書處理必須遵守及時、準確、統(tǒng)一、安全的原則。

要銷毀的檔案在未批準以前應當單獨系統(tǒng)保管，以便領導審查檢查和不批準時放回庫房。

各級國家檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級國家檔案館負責進行。檔案目錄是決定檔案價值最重要、最本質的因素。不屬于外向傳遞的形式的是通知。

關于信息反饋的形式不正確的是集中反饋和分散反饋 公文的特點是作者法定性、作用權威性、效用實現性。公文從來源上劃分為收文和發(fā)文。

常見的信息資料編碼的方法包括順序編碼法和分組編號法 檔案的本質屬性是原始記錄性

文書處理包括收文處理、發(fā)文處理和文書管理三個環(huán)節(jié)。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律是檔案機密程度遞減 檔案保管工作最終是為了立足長遠，保證當前。“八防”不正確的一項是防蟲、防震 立卷環(huán)節(jié)的選擇是立卷工作開展的前提。

銷毀失去保存價值的檔案必須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關分管負責人批準后，由2人人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽字。

電話不屬于文字傳遞

屬于信息分類方法的是信息分類。

信息存儲主要由錄入、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構成。檔案包裝材料中的卷盒的規(guī)格一般為300mm×220mm。

文書的立卷有其特定的程序，這對于有效管理檔案、保證檔案質量和提高檔案開發(fā)利用的效率有很重要的作用

信息篩選程序的是看來源、看標題、看正文

信息資料加工的形式有綜合加工、提煉加工、推導加工

適用性、系統(tǒng)性、合法性是制定檔案管理制度的基本原則所應當堅持的。檔案保管期限表的類型有通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)機關檔案保管期限表、同類型機關檔案保管期限表。

檔案閱覽服務應該注意哪些事項、不得借閱尚未整理編目的零散檔案、愛護檔案,不得在檔案上做標記、嚴禁在閱覽室吸煙、喝水、閱畢檔案要認真檢查、清點，發(fā)現問題要妥善處理

1．只有經過歸檔的文件才能是檔案。

2．有些文件不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢。3．允許利用者摘抄、復制開放的檔案，也可在研究著述中引用或通過刊物、廣播等媒體向社會公開檔案的全部或部分原件。5．制發(fā)檔案復制本包括內供復制和外供復制。

6．鑒定工作的組織包括建立檔案鑒定工作機構、由檔案工作人員和形成部門聯(lián)合提出鑒定意見，送交鑒定委員會審查后呈報上級機關領導者批準。7．對于珍藏檔案、殘破易損檔案、稀有文本以及聲像檔案原件，概不外借。8．維護檔案的安全包括維護檔案的實體的物質不是安全和機密內容的政治安全兩個方面。

9．檔案收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。

10．問題分類法不適用于內部機構比較穩(wěn)定的單位或撤銷單位的檔案分類。

信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發(fā)出的信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容.分發(fā)是文書人員依照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經過登記的收文發(fā)往領導人閱批，或轉往有關部門辦理。

檔案統(tǒng)計分析是對統(tǒng)計資料進行綜合歸類，比較研究以揭示檔案、檔案工作內在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動。高質量，準確而又及時統(tǒng)計數據和高層次，有一定深度、廣度的統(tǒng)計分析報告是統(tǒng)計分析的產品。

編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖，應由建設單位負責或委托有資質的單位編制。

國外引進的項目或由外方承包的建設項目，如由外方提供竣工圖的，應由外方簽字確認。

1．信息篩選的方法：(1)復印、剪裁

對能滿足需求的相關信息進行閱讀，將閱讀到的有價值的信息做記號、復印或剪裁。(2)摘記

將有保存價值的信息摘錄到手冊或卡片上。(3)標記說明

對篩選后的信息進行標注、注釋或說明，注明已被建材的信息的日期、出處。

文書立卷的原則應遵循一下幾點：

(一)保持文件之間的歷史聯(lián)系

這是文書立卷工作的基本前提。文書是歷史紀錄的真實寫照，文件之間的聯(lián)系是自然的、歷史的、客觀的聯(lián)系。文件的形成處理過程反映了文件形成和處理過程中的各種關系，反映了不同機關之間的行政關系和工作關系，反映了每一級機關的工作狀態(tài)和工作效果，還反映了領導的職權、權責和能力素質。這些要素在檔案的利用過程中必成為重要的參考和借鑒。所以，文書立卷的時候必須要考慮到文書的歷史的、自然的聯(lián)系。

(二)區(qū)分文件材料的保存價值

這是文書立卷工作的具體依據。文件本身的價值決定了文件的保存價值。文件所記載和反映的內容不同、重要程度不同，這份文件所起的作用和保存價值也

不同。一般來說，那些反映社會發(fā)展和記錄主要工作活動的重要文件，其保存價值相對較大。文書立卷的第二條原則就是必須保存有價值的文書。

(三)方便保管和利用

這是文書立卷工作的基本原則。文書立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文書立卷是對文件進行的分門別類的工作。每一個案卷一般就是一個小的類別，需要概括出案卷中文件的主題內容和案卷標題，使文書管理人員通過標題即可了解卷內文件的大致內容，并能準確、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。為了方便文書的保管和利用，案卷內文件的數量不能因過多而導致裝訂和翻閱不便，也不能因為數量過少、案卷太薄，導致設備利用率降低。

會議文書管理的種類

區(qū)別對象，按需傳遞信息

信息傳遞要根據對象不同而區(qū)分對待，高層次決策者需要綜合性和預測性具有前瞻性的信息，基層管理者需要具體的經營信息和實施步驟。秘書應針對不同對象因人而異即使準確傳達相關信息。(2)? 做好例行信息的傳遞工作

信息工作是秘書日常工作的重要部分，信息的上傳下達都要經過秘書。秘書應做好信息的傳輸和接收工作。(3)? 加強非例行信息的傳遞工作

領導及有關人員在工作中急需某些信息時，秘書要及時收集信息并及時傳遞。秘書從收集到的信息中發(fā)現重要情況時要立即傳遞，如本企業(yè)所用材料的價格即將下跌，公司發(fā)行的股票突然被人大量拋售等。秘書一旦獲取這類信息，必須迅速向決策者或有關部門傳遞。(4)? 運用現代化信息傳遞方式

秘書應當發(fā)揮現代化的信息技術在信息傳遞中的作用，利用全球聯(lián)網的電話、電視、數據傳遞網絡、光盤和新的多媒體技術等傳遞信息，彌補目前在獲得信息方面存在的地理的、社會的和經濟的差距，使信息產生更大的社會效益和經濟效益。

與紙質文書相比，電子文書的特點如下。

(1)虛擬性和依賴性。電子文書的全部信息是以電子字節(jié)bit(1和0)作為記錄形式的，它必須通過計算機及其相應的軟件系統(tǒng)處理后，才能被人們閱讀和識別，它對計算機軟、硬件系統(tǒng)有很強的依賴性。計算機屏幕上呈現出來的文件及其格式，是經過計算機程序處理過的，同一電子文書可以被顯示成各種不同格式，所以它只是一種虛擬的文件。

(2)不穩(wěn)定性。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。目前計算機軟、硬件系統(tǒng)的迅猛更新?lián)Q代，都會產生電子文書存儲的數據結構是否兼容及其數據結構轉換的問題。電子文書的載體具有不穩(wěn)定性。用以存儲電子文書的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存。同時，電子文書具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質文書，隨時面臨被修改、盜竊、丟失甚至銷毀的危險。(3)信息共享性。電子文書信息不一定具有固定的物理位置，可以非實體狀態(tài)進行加下和管理，電子文書存到計算機網絡上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地被查閱和利用。這種信息和載體的可分離性，為信息的共享提供了條件。

第五篇：第三章文書處理

第三章 文書處理

內容提要：文書處理是秘書專項工作中最為重要的內容。章主要闡述了文書處理的基本知識和要求，介紹了文書制作的的基本環(huán)節(jié)。對文書的撰寫、傳遞和處理的基本程序和操作要點做了專門的介紹。學習本章內容可以幫助學習者正確認識文書在管理中的作用，掌握文書處

理的基本方法與技能。

第一節(jié)

文書處理的基本知識

一、文書處理的含義

“文書”是一個整體概念。文書一詞，在公務活動中以及日常生活中適用較為普遍，他可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公文文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。

“文件”是指人們在社會管理、交往和科學技術、文化藝術以及其他實踐活動中自然形成的文字信息及其物質載體構成的結合體。從廣義上說，它和文書一樣，即可指公文文件，也可指私人文件，有時也可以指文件材料的總稱。通俗地講，文件在書面范疇是指公文、信件及有關政治、時事、學術研究的方面的文章。

“公文”是公務文書的簡稱，是指機關單位進行公文活動而形成的文件材料。

文書處理又稱文件處理、文書工作、公文處理、文件管理，是國家機關或社會組織制作、傳遞、使用、保存或銷毀文件等行為的總稱，是行政管理的重要組成部分。

二、文書的分類

（一）按行文關系分類

第一、上行文。在垂直的領導系統(tǒng)中，下級機關向上級機關呈報的公文就是上行文。有請示、報告兩種。

第二、下行文。上級機關向下級機關發(fā)送的公文就是下行文。有逐級下行文和多級下行文。

第三、平行文。沒有領導或指導關系的機關之間，及不相隸屬的機關或平級機關之間往來的公文。

（二）按制文機關分類

第一，行政公文。有13種，具體包括：命令、決定、公告、通告、通報、通知、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。第二，黨的機關公文。有14種：決議、決定、指示、通報、通知、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、意見、函、會議紀要。第三，法規(guī)文件。即國家權力機關和行政機關制定和頒布的法律、法令和行政法規(guī)。如章程、條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細則、守則、制度。

第四，外交文件。即外事活動中專門使用的文件。主要有國書、議定書、照會、備忘錄、護照、條約等。

第五，司法文書。即公安、檢察、法院等機關和部門，在依法處理各類案件中產生、使用的文字材料。主要有立案報告、破案報告、通緝令、提請批準逮捕書、起訴意見書、撤銷案件報告、起訴書、公訴書、各種筆錄、開庭通知書、判決書、抗訴書、調解書等。

第六，計劃文件。即由各級政府提請權力機關審查批準的經濟與社會發(fā)展計劃、財務預決算方案等。

第七，軍事文件。亦稱軍用文件，是軍隊內部以及與軍外往來所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、請示、報告。

（三）按性質作用分類

第一，指令性公文。即國家和地方領導機關、組織中的上級單位發(fā)布的領導性、指揮性和對下級進行工作指導所使用的文書。主要是用于闡明工作原則、方法和措施，提出具體的工作目標。

第二，知照性公文。即上級機關向下級機關或者人民群眾、有關人員告知某些事項，傳遞某些信息或者應當遵守的事項使用的公文。第三，報請性公文。即下級機關向上級機關匯報工作、反映情況，提出意見或建議，答復詢問，請求指示或批準使用的公文。

第四，法規(guī)性公文。即對黨的章程、國家的法律、政策及企事業(yè)單位的有關規(guī)定的闡發(fā)或擴展，內容具有較大的權威性與約束力的公文。

三、文書處理的基本原則

（一）實事求是

實事求是指從實際對象出發(fā)，探求事物的內部聯(lián)系及其發(fā)展的規(guī)律性，認識事物的本質。通常指按照市委的實際情況辦事。

（二）精簡

精簡是對文書工作的數量要求。主要是指控制發(fā)文數量，克服官僚主義、形式主義和文版主義。

（三）高效

隨著工作節(jié)奏不斷加快，信息量海量增長，工作任務不斷加重，公文處理量也急劇增加，對辦文質量和效率提出了更高的要求。對此，一是要精簡，二是要強調公文管理規(guī)范有序。

四、文書處理的內容

（一）發(fā)文處理

包括文書的交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、印制、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞等工作。

（二）收文處理

包括收進文書的簽收、登記、傳閱、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作。

（三）文書管理

包括文書的日常管理和文書的立卷與歸檔工作。立卷是指已經辦理完畢的公文，根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程。歸檔是指機關文書部門或業(yè)務部門獎處理完畢的文件整理立卷，定期移交給檔案部門集中保存的過程。

（四）文書保密

負責文書保密的宣傳、教育和檢查，特別是“三密”文件的登記、保管、清退和銷毀等工作。

五、文書處理的工作要求

（一）及時

及時是對文書處理工作的效率要求，也是文書處理工作特性的具體體現。

（二）準確

準確是對文書處理工作的質量要求，是文書處理工作的基礎。

（三）安全

安全是對文書處理工作的管理要求。

（四）統(tǒng)一

統(tǒng)一是對文書處理工作的組織要求。文書處理工作的統(tǒng)一，一是要實行統(tǒng)一領導，一般由辦公室及其秘書部門統(tǒng)一領導和管理機關的文書工作；二是執(zhí)行統(tǒng)一的公文處理制度，以實現公文處理的規(guī)范化、制度化和科學化；三是建立統(tǒng)一的公文處理渠道，應由公文處理部門或公文處理人員統(tǒng)一負責文件的收發(fā)、分辦、擬辦、核稿、用印、整理和銷毀等；四是實行統(tǒng)一的公文格式。第二節(jié)

文書的撰寫與編輯

一、文書的撰寫

（一）文書的用語

文書用語要注意規(guī)范化、專業(yè)化、要符合現代漢語規(guī)范和語法。

1、開頭用語

用于說明發(fā)文原由、意義、根據，或介紹背景材料及情況等用語。一般可以用：為、為了、根據、按照、依照、遵照、鑒于、由于、目前、當前、茲（現在）、茲有、茲將、茲派??

2、承啟用語

文書中用語鏈接開頭與主體部分，或者是各部分之間的用語。8一般可以用：根據??現決定、根據??特通告如下；依據??公告如下；為了??通報如下；為此，現就??問題請示如下；現將??報告如下；現就??問題，提出如下意見；經??批準，現將有關事項通知如下；擬采取如下措施；經??研究，答復如下，等等。

3、引用用語

文書中如需引用原文或其他文書中的內容，可以使用引用術語。如：悉、收悉、敬悉、欣悉等。

4、稱謂用語

文書中提到不同的稱謂，可以用：我、貴、你、本、該等。

5、經辦用語

文書中涉及事情經辦時，可以用：經、業(yè)經、茲經、未經、擬、擬辦、擬定、施行、暫行、試行、可行、參照執(zhí)行、審定、審批等。

6、表態(tài)用語

文書如需要對具體問題進行表態(tài)，可以用：同意、不同意、原則同意、可、不可、照辦、望協(xié)助辦理、盡快見復等。

7、結尾用語

文書的結尾部分應使用規(guī)范的結尾用語。

請示可用：當否，請批示；如無不妥，請批轉各地執(zhí)行；以上意見如無不妥，請批準為荷；妥否，請批復等。

函可用：請研究后函復；請予函復；不知尊意如何，盼函告；望盡快辦理，并盡快見復；盼復等。

報告可用：特此報告，請審閱；請指正等。批復、復函可用：此復；特此批復；特此專復等。知照性公文可用：特此公告；特此通告；特此通知等。

（二）文書中數字的用法 文書中的數字目前使用時隨意性較大，不僅顯得混亂，而且容易造成歧義，影響工作的正常開展。文書中數字的運用應遵循以下規(guī)則進行：

1、使用阿拉伯數字

（1）統(tǒng)計表中的數值必須使用阿拉伯數字。

（2）文中公歷世紀、年代、年、月、日一劑實踐中的時、分、秒要求使用阿拉伯數字。年份一般不簡寫，必須寫全4位數，如2011年。（3）物理量量值必須使用阿拉伯數字，兵正確使用法定計量單位。（4）非物理量一般情況下應使用阿拉伯數字。

2、使用漢字

（1）定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。

（2）中國干支紀年和夏歷月日要求使用漢字。這類幾年不應該與公歷月日混用，并應采用阿拉伯數字括注公歷。如：秦文公四十四年（公元前722年）；含有月日簡稱表示的時間、節(jié)日和其他衣衣的詞組，如果涉及一月、十一月、十二月，應用間隔號“·”將表示月和日的數字隔開，并外加引號，避免歧義。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如“一二·九”運動（12月9日），又如五四運動、“三一五”行動。

（3）相鄰的兩個數字并列表示概數，必須使用漢字，連用的兩個數字之間不得使用頓號隔開。如十二三歲、一兩個小時。

二、文書的字體與字號

（一）文書字體 文書的字體分為漢字字體、外文字體、和數碼字體三種。

1、漢字字體

常用的有宋體、黑體、楷體和仿宋四種，此外，還有幼圓體、扁黑體、隸書等。

2、外文字體

常用的有白正體、白斜體、黑正體，此外好友手寫體、花體等。公務文書中常用的是白正體。

3、數碼字體

常用的為阿拉伯數碼，有白正體、黑正體、白斜體和黑斜體等。此外還有各式圓碼（如陽碼、陰碼）及角碼（如上角碼、下角碼）等。

（二）文書字號

文書的字號可以分號數制、點數制、級數制三種。

1、號數制

號數制是用以計算字面大小的制度，常用的有11種：初號、小初號、1號、2號、3號、4號、5號、6號、7號等。可按字號之邊長，能計算出倍數的關系分類，如初、2、5、7號，1、4號，3、6、8號的邊長均成倍數關系，可為計算、變化字號提供方便。

2、點數制

點數制是國際上通用的計算字面大小的制度，以“點”數多少區(qū)別字面的大小。

3、級數制

級數制是照排計算字面大小的制度，以“級”數多少區(qū)別字面的大小。

三、文書的排印

文書的排印是秘書的移向基本功。文書撰寫、修改、定稿以后，為了讓讀者更好的閱讀和了解文書的內容，往往通過排版來達到醒目、美觀、清晰的目的。公文對文面格式有嚴格的規(guī)定，以下以公文為例，介紹格式的排印。

（一）公文用紙及版面尺寸

按《公文格式》規(guī)定，公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≧85%，pH值為7.5～9.5。

公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。公文頁面與版心尺寸：

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm。公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。公文中圖文的顏色為黑色（有特殊說明除外）。

（二）排版規(guī)格與印制裝訂要求

排版規(guī)格（頁面設置）：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁，不脫落，后背平整、不空。為保證公文的嚴肅性和規(guī)范性，一般不得隨意改換字體和字號，或者同一篇文書中詞語集中字體。公文文字從左至右橫寫、橫排。

（三）公文的排版規(guī)范

1、秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩個字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，秘密等級及保密期限之間用“★”隔開。

2、緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩個字之間空1字；如需同時標示秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度標識在版心右上角第2行。

3、發(fā)文機關標識

發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全程或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前面，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，應保證公文首頁顯示正文。

4、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空兩行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號〔 〕括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

5、紅色反線

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。黨的機關公文紅色反線中間有一五角星。

6、簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之間的距離為4mm。

7、公文標題

紅色反線下空1行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。

8、主送機關

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

9、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。多份附件應使用阿拉伯數碼標序號（如“附件”：1.××××）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，福建的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

10、成文時間

用漢字小寫將年、月、日標全；“零”寫為“〇”，“〇”在許多計算機拼音輸入法中都可以直接在“l(fā)ing”中找到。

11、附注

公文如有附注，用3好仿宋體字，居左空兩字加圓括號標識在成文時間下一行。

12、主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全程冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。

13、抄送

公文如有抄送，在主題詞下1行，左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

14、印發(fā)機關和印發(fā)時間

印發(fā)機關和印發(fā)時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下），占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

15、頁碼

頁碼用4號白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁不標識頁碼。

16、公文中的表格

公文如需附表格，橫排A4紙型表格應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格式，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。

17、特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文處于一面。不可采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第三節(jié)

收文處理

收文，指收進外部送達本機關、單位的公務文書和材料，包括文件、電報、信函、內部刊物、資料等。收文處理是指對來自本組織外部的公文等所實施的處置與管理。收文處理的一般過程與工作要求如下：

一、收受與分流階段

（一）簽收

簽收是指機關設置的外收發(fā)人員，通信人員從發(fā)文機關、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設備收取公文后，按規(guī)定履行的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)。簽收是收文辦理的第一道程序，其作用，一是明確交接雙方的責任提供一種憑證；二是為了保證文件運行安全。

（二）、外收文登記

即由由外收發(fā)人員在完成簽收工作之后，對收文情況做出簡要記載。

1、登記的形式：簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。

2、登記應注意:收文與發(fā)文，平件、密件與急件一般應分別進行；分輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也應當日到當日登；登記序號應不留空號，不出重號；字跡工整、不濫用簡稱；所有登錄項目都應完整準確；對于無標題文件應代為擬出簡明、確切的標題。

（二）啟封

即外收文登記完成后，公文送至機關統(tǒng)一或分別按內部機構設置的內收發(fā)部門（或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或送有關領導者親啟。

（三）內收文登記

即由內收發(fā)人員對收文情況做出較詳細記載。

（四）分辦

即對收文進行分類篩選后，由指定的有關人員根據公文的重要程度、各部門職責分工及有關程序規(guī)定將公文送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

分辦為公文確定運轉方向。事關公文能否準確、迅速得到辦理。分辦應依據文件的性質、重要程度、涉密程度、時限要求、內容所涉及的職責范圍，以及機關各部門、各級工作人員的分工、有關程序、慣例等送交辦理。分辦 應有專門登記，有關責任者應同收件人履行交接手續(xù)。送出公文前應根據需要將文件處理單、文件傳閱單等附上，使其隨運轉。

（五）摘編

由文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關數據資料等。

公文摘編的目的是為辦理公文提供方便，節(jié)省辦公時間。

二、辦理收文階段

（一）擬辦

由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪。

擬辦是一項輔助的決策活動，目的是為決策者提供可選擇的方案，擬辦工作時應注意，認真研讀文件，真正弄清對方的意圖。問題的性質與實際情況；意見要簡明，具體，得體；如果同時提出兩個或兩個以上方案時，一般應將傾向性意見放在前面，以提高效果；應將意見工整，清晰地寫在文件處理單相應欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期，當公文所涉及的問題較易處理，對領導者采納自己的方案有一定的把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

（二）批辦 即機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。

批辦是一項由法定責任者履行法定事務處置權的決策活動。法定責任者即機關或部門的領導人。批辦的要求是：不得越權批辦公文;嚴格控制批辦范圍；批辦意見務須明確，肯定，具體，前后一致，切實可行；批辦意見過程中。如果發(fā)現公文所涉及的問題是自己無權或無法處置，可將批辦改為擬辦；批辦意見應工整，清晰地寫在文件處理單或文件傳閱單的有關欄目內，并務須簽注批辦人姓名和日期。

（三）承辦

即有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。

只有經過承辦，公文才能產生切實效用。它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。在承辦是應該注意。熟悉與公文內容有關的法律，法規(guī)，方針政策和上級有關的公文，熟悉有關業(yè)務；加強協(xié)商，努力協(xié)調各方面的關系；有效運用面談，會議，電話溝通，現場辦公等各種承辦方式；分清主次，區(qū)別緩急，科學安排承辦層次；注重對承辦結果的檢查與監(jiān)督。

（四）注辦

即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

注辦由承辦人隨手完成，即隨著承辦活動的進行隨時將反映承辦情況的一些內容記錄在文件處理單相應的欄目內。簽注的項目通常包括：是否復辦，復文號級復文日期；召開會議的名稱，與會范圍，決議與結果；電話溝通時對方的受話人，通話內容與日期；現場辦公的參加者，解決問題的方法措施與結果，主要約見人，承辦人姓名，簽注日期等。

三，組織的傳閱與催辦查辦階段

（一）組織傳閱

指獨份或份數很少的公文需經多部門或多工作單位人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。在組織傳閱時應注意：選擇合理的傳閱路線形式；正確排序，隨情況的變化做適當的調整；適當分流，如復制若干副本，積極利用并發(fā)展很多種傳閱形式，如開辟閱文室，召集閱文者集中閱文，利用現代化手段傳閱文件等；建立傳閱登記手續(xù)；及時檢查閱讀情況，有效落實有關領導者閱讀后的批示。

（二）催辦

由公文處理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

（三）查辦

由公文處理機構或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。公文的查辦與催辦都是帶有監(jiān)督性質的管理活動，但兩者有明顯的區(qū)別：催辦是對承辦公文過程的監(jiān)督控制，重點在于使公文按“時”辦畢。查辦則不僅要監(jiān)控承辦過程，還要管理公文產生實效的全部過程，確保按時，按質，按量地將有關事務辦畢；催辦一般是圍繞一份具體的公文展開，查辦則是以一件事情為單位進行，在若干份公文反映同一件事情的情況下，查辦往往圍繞這樣一組公文展開。

查辦工作的一般過程是；即確定查辦對象；交辦。向有關部門布置查辦任務；向承辦部門催詢辦理情況；反饋。由查辦人將查辦情況和結果反映給領導者；銷辦，注銷已獲結果的承辦事項，對承辦公文做出處理。四，處置辦結公文階段

這一階段包括立卷歸檔，清退，暫存，銷毀等規(guī)定程序。第四節(jié) 發(fā)文處理

發(fā)文處理是對本組織的公文實施的處置與管理發(fā)文處理的一般過程如下：

一、文稿的形成階段

（一）、擬稿

擬稿指撰擬文件文稿。擬稿的要求：在內容上與機關的職權范圍相一致，符合國家的法律、法規(guī)及其他相關規(guī)定，符合公務活動的客觀規(guī)律，材料情況要真實，觀點要統(tǒng)一，重點內容突出；做到結構合理，層次清楚、用詞準確語言莊重平實、用語符合語法，論理合乎邏輯；形式上符合公文體式，堅持一文一事制度，篇幅要簡短，切忌冗長雜亂。

（二）、會商

1、定義 會商是指當文件內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得同意或配合時所進行的協(xié)商活動。會商由發(fā)文機關主動組織，就有關問題協(xié)商完畢取得一致意見后，應請這些機關或部門的有關責任者簽注會商意見。意見應簽發(fā)在發(fā)文稿紙的有關欄目內，要寫明對有關問題是否同意，并親筆簽名和注明時間。

2、作用 維持公文的合法性，有效性，維護政令的一致。

3、注意問題 協(xié)商對象要齊全；為保證公文合法有效，其內容所涉及職權的所有機關和部門都應在協(xié)商范圍之列，廣泛征求其意見，征得其同意或配合；協(xié)商無果不得單方面行文；協(xié)商中，如未就有關問題取得一致，應及時向上級機關反映情況，請求指示，如未獲準，不得按自己的意見向下行文。

4、會商的方式

①“跑會”，即主動到對方駐地去面商；②“函會”,即向對方寄發(fā)草稿和有關函件，請其簽注意見后再寄回；③也可以用會議方式同時召集有關機關或部門的責任者一起協(xié)商討論。(三)、核稿

核稿是指擬就的文稿在送交有關領導簽發(fā)或會議討論通過之前，由部門負責人或經驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作。

●核稿重點：①看是否需要行文，是否具備行文條件發(fā)文名義是否合適，有無錯用；②看文種是否正確、規(guī)范，行文方向是否正確、準確，有無多頭主送，濫抄濫報、違制越級行文等現象；③看內容是否合法，是否真實準確、明確具體、界限清楚、前后一致、詳略得當等；④看格式是否規(guī)范、正確，文體是否正確，結構是否齊全完整；⑤看語言表達是否簡明、得體、有條理，是否合乎語法、邏輯，是否準確，言語理解，沒有歧義；