第一篇：檔案管理與文化建設(shè)

檔案管理與文化建設(shè)

（每月工作總結(jié)及次月工作計劃.年終工作總結(jié)及次年工作計劃）

1.檔案管理。（包括資料與設(shè)計監(jiān)理造價業(yè)務(wù)合同，歸類建檔，）

2.制作本月回款報告，下月回款計劃，半年度業(yè)績報告及下半年計劃。年終業(yè)績報告及次年回款計劃，并安排人員配合各部門回款。（要求各部門經(jīng)理簽字確認(rèn)）

3.證件管理（公司資質(zhì)，營業(yè)執(zhí)照，稅登，組織機構(gòu)，開戶許可，歸類建檔）。

4.對公司人員，按照公司制度制定相應(yīng)的獎懲計劃。

5.提高公司人員凝聚力，做好思想工作。（計劃組織如體檢，春游，等比賽活動）

6.提高員工文化形象，定期開展綜合素質(zhì)提升培訓(xùn)。（個人衛(wèi)生，形象，著裝及文明用語宣傳與監(jiān)督）

7.員工人文文化管理（員工的子女上學(xué)，家人住院，結(jié)婚，生育給予一定的人文關(guān)懷，）

8.制定員工的發(fā)展規(guī)劃，對于員工自身的能力素質(zhì)提升給予一定獎勵。

9.完善公司文化建設(shè)。（1.板報的每周更新.2各項工程的信息備案，效果圖備案，建檔.3.墻面圖文的更新）

10.日常衛(wèi)生管理，制定標(biāo)準(zhǔn)。

11.安全（合同，證件，印章，用電，網(wǎng)絡(luò)，工程資料保密，信息保密安全）。

12.配合公司領(lǐng)導(dǎo)，上傳下達文件，及時反饋信息。

13.建立相關(guān)各部門的關(guān)系及維護（建科院等，聯(lián)系方式等）

14.提供其他合理化建議。

第二篇：文書工作與檔案管理

文書工作與檔案管理

1、什么是文書？

文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公務(wù)文書

法定機關(guān)與組織為了一定目的在社會活動中未處理公務(wù)而形成并使用的具有特定格式，并需要經(jīng)過一定的程序處理的應(yīng)用性的文字材料，簡稱公文。

3、公文的本質(zhì)特征。

政黨和國家機器具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)機關(guān)組織處理工作的一種工具。

4、文書的分類

公務(wù)文書

通用公文，專用公文，技術(shù)公文 文書｛

私人文書P4（隨意性）

5、公文的特點

一、工具性（1）管理國家機關(guān)政務(wù)和事務(wù)的工具

（2）是各類國家機關(guān)在工作活動中聯(lián)系事項、商治事務(wù)、傳達意圖交流情況傳播經(jīng)驗的工具

（3）是機關(guān)內(nèi)部推進工作的工具

二、權(quán)威性（1）有法定的作者制定和發(fā)行的——法定：具有一定的職權(quán)、職能作者：行為主體機構(gòu)組織而不是人。

三、統(tǒng)一性

四、現(xiàn)實性

6、公文的作用

(1)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用

（2）行為規(guī)范作用

（3）公務(wù)聯(lián)系和執(zhí)照作用

（4）

憑據(jù)記載作用

（5）傳遞信息與宣傳教育

7、文書工作： 機關(guān)形成處理和管理公文的各個環(huán)節(jié)及其中相關(guān)銜接的各道程序

與手續(xù)是完成和處理公文的作用

第二節(jié)

檔案與檔案管理

一、什么是檔案

（1）定義：檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中的作為歷史記錄保存起來以備查考的作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料

（2）作用：憑證依據(jù)

（3）屬性：原始記錄性

二、是么是檔案管理

（1）定義：檔案管理也稱檔案工作，或檔案管理工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。

（2）基本內(nèi)容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用。

第三節(jié)

檔案與文書

一、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別P10（1）聯(lián)系：①兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同

②兩者在內(nèi)容與格式上完全一致

③兩者互為因果（2）區(qū)別：①兩者的性質(zhì)與形式不同

②兩者的目的與作用不同

③兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同

（二）文書工作與檔案管理區(qū)別與聯(lián)系P14

（一）聯(lián)系①兩者的工作對象相同

②兩者的某些工作環(huán)境相同

③兩者互為因果

④兩者工作人員的基本素質(zhì)要求相同

（二）區(qū)別①兩者的工作任務(wù)不同

②兩者的服務(wù)對象不同

③兩者的工作目的不同

④兩者工作的具體內(nèi)容不同 思考題：

1、文書、公文、文書工作的含義

2、公文的本質(zhì)特征

3、文書的類別如何劃分

4、如何理解公文

5、文書作品與文書的不同？

第二章

公文的種類 第一節(jié) 公文種類的劃分

一、公文種類劃分的意義P21(一)適應(yīng)坐直管轄范圍和功能，保證機關(guān)工作有序運轉(zhuǎn)(二)適應(yīng)機關(guān)不同的行文關(guān)系，保證文件及時、迅速、處理(三)適應(yīng)行文的具體要求，保證文書正確處理和有效(四)適應(yīng)不同文書種類要求

請示，報告用于隸屬關(guān)系機構(gòu)，否則用函 “請示”上級碧血得給予回復(fù)“報告”可以不回復(fù)

二、公文種類劃分P22

（一）從文書的公用和適用范圍

（1）政黨文書類（2）規(guī)章文書類（3）機關(guān)日常事務(wù)類（4）司法文書類（5）經(jīng)濟文書類（6）科技文書類（7）外事文書類（8）禮儀公文類（9）書信文書類

（二）從文書的來源分

（1）收文

(2)發(fā)文

（3）內(nèi)部公文

（三）從行文關(guān)系上分

（1）上行文

（2）下行文

（3）平行文

（四）從文書的制法機關(guān)和作用來分

（1）法規(guī)文書

（2）黨內(nèi)文書（3）行政文書（4）群體文書

(5)以個人名義制法的文書

（五）從機密緩急程度分：絕密、機密、秘密

特急、急件

電報分為：特急、加急、平體

（六）從文書的性質(zhì)和作用

（1）規(guī)范性公文（2）指揮性公文（3）決斷性公文（4）報請性公文（5）知照性公文（6）契約型公文（7）記錄性公文（8）禮儀性公文（9）計劃性公文

三、什么是公文種類名稱

各機關(guān)日常使用的公文，按照公文的性質(zhì)和用途可分為若干種為每種公文所規(guī)定的固定名稱，及公文種類的名稱

（一）文中作用

概括地標(biāo)明公文的性質(zhì)制發(fā)目的和要求，便于收文機關(guān)進行文書整理。

（二）文種的確定和使用原則

★確定文種

（1）根據(jù)發(fā)文機關(guān)的職權(quán)

（2）考慮發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的工作關(guān)系

（3）看發(fā)文的具體目的與要求 ★使用原則

必須按照統(tǒng)一的規(guī)定，不可以隨便定名，隨意亂用

第二節(jié)

通用公文

一、法定公文

由國家黨政機關(guān)正式規(guī)定，發(fā)布并使用的公文種類

（一）命令（令）

范圍：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章……….P26 特點：載體性，強制性，權(quán)威性，嚴(yán)肅性 種類：發(fā)布令，行政令，嘉獎令P27

（二）決定

范圍：適用于對重要事項或重要行為作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或這撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項

特點：決策性，指揮性，時效性

種類：法定性決定，指揮性決定，事項性決定，變更性決定

（三）報告

范圍：是用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項 ※ ※ ※

黨的機關(guān)

行政機關(guān)

權(quán)力機關(guān)

│

│

│

中國共產(chǎn)黨中央委員會

國務(wù)院

全國人大

│

│

│ 組織部,宣傳部，(教育部,衛(wèi)生部,公安稅務(wù)總局,工商管理)常務(wù)委員會 群眾團體,其他公會

│

│

職能部門 省級黨委

│

市級

│

法院

縣區(qū)級

獨立的司法機關(guān)｛

獨立于國家政權(quán)之外 │

檢察院

鄉(xiāng)級

│

企事業(yè)→中國獨有 村黨支部

特點：公開性，廣泛性，莊重性，限定性。種類：周知類公告，事項性公告。

（四）通知

范圍：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。特點：專門性，普通性，靈活性。

我國的國際管理機構(gòu)

種類：執(zhí)行性通告，告知性通告。

公告于通告的區(qū)別

發(fā)布機關(guān)級別不同

發(fā)布事項的方式不同

發(fā)布事項的范圍不同

所公布事項的特點不同

（五）通知

范圍：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不同隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。

特點：應(yīng)用廣泛，發(fā)文數(shù)量多，執(zhí)行性預(yù)告執(zhí)行兼而有之。

種類：批轉(zhuǎn)類通知，轉(zhuǎn)發(fā)類通知，印發(fā)規(guī)章類通知，貫徹執(zhí)行類通知，事項類通知

（六）通報

范圍：適用于表彰先進性，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。特點：典型性，教育性，真實性。種類：（表彰，批評，情況）通告

情況通報 第九十號

XX市公安局辦公室偏

2007年11月7日

我局犯盜竊斗爭取得重大勝利 ※ 同志與通報的異同

同：兩個文種都有傳達的意思，均屬告知性公文。

異：通知側(cè)重按要求，明確界限，通報側(cè)重于說明介紹，陳達情況。

（七）議案

范圍：適用各級人民政府按照法律程序和同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。特點：法律的依據(jù)性，事項的重大型，批準(zhǔn)的生效性，行政范疇的獨特性 種類：立法案，條約案，預(yù)算決案，重大事項按，機構(gòu)變動案，人事任免案，人民政府議案與人民代表議案的比較

聯(lián)系：

1、依照有關(guān)法律條文，人民政府和人民代表都有議案提出權(quán)

2、都關(guān)系到國計民生

3、其批準(zhǔn)單位都是人民代表大會

區(qū)別：

1、作者屬性不同。

2、辦理的方法不同。

3、涉及的范疇不同。

4、提出的時間不同

（八）報告

范圍：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問 特點：匯報性，陳述性，具體性

種類：綜合性報告，專題性報告，情況報告，呈轉(zhuǎn)性報告，答復(fù)報告，例行報告送文送物報告。

（九）請示

范圍：適用于向上級機關(guān)請求指示，批準(zhǔn)。特點：請求性，權(quán)限明確性，內(nèi)容單一性，種類：直請性，請轉(zhuǎn)型。使用范圍：

涉及方、針政策界限不清的問題

工作中遇有疑難問題

工作中遇到困難請求上級支持

工作中遇到新情況新問題而無章可循

工作中意見分歧，無法統(tǒng)一執(zhí)行，需上級作出裁決。

超出本機關(guān)職權(quán)處理范圍的事項

印本單位情況特殊難以執(zhí)行上級的統(tǒng)一要求需要變通處理的事項

指定上級應(yīng)當(dāng)請示的事項

※請示與報告的區(qū)別

行文目的不同，行文時間不同，內(nèi)容要求不同，結(jié)尾用語不同

（十）批復(fù)

范圍：及審批答復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項，特點：針對性，權(quán)威性 種類：專指性批復(fù)，普發(fā)性批復(fù)

（十一）意見

范圍：適用于對重要問題提出見解和處理辦法 特點：作者廣泛，內(nèi)容具體行文方向多樣 種類：指導(dǎo)性意見，建議性意見，商洽性意見

（十二）函

范圍：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項 特點：靈活簡便，平行往來

種類：告知函，商洽函，詢問函，求情批準(zhǔn)函，答復(fù)函

（十三）會議紀(jì)要→整理和概況

會議紀(jì)要→尊重原貌 范圍：適用于記載、傳達會議情況和議定事項 特點：行文關(guān)系的多樣性 種類：指示性，通知性，討論性

（十四）決議

范圍：政黨機關(guān)才適用于會議討論通過的重要決策事項。特點：內(nèi)容的限定性，形式過程的限定性 種類：方針政策性，專門問題的公布性

決定和決議的區(qū)別

（形式過程，內(nèi)容作用有差別）

（十五）指示→黨政機關(guān)用

范圍：用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求 特點：高度的原則性，鮮明的決策性 種類：指揮類，方針政策類（十六）公報→黨政機關(guān)

范圍：用于公開發(fā)布重要決定或者重大事項。

特點：受文對象廣泛性，內(nèi)容的重要性，強列的新聞性，制發(fā)機關(guān)的特定性。種類：新聞公報、會議公報。

公報與公告的區(qū)別 使用機關(guān)不同；內(nèi)容側(cè)重點不同。（十七）條例——黨機關(guān)

范圍：用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作，活動和黨員行為的規(guī)章制度。特點：制發(fā)機關(guān)的穩(wěn)定性;內(nèi)容的穩(wěn)定性；格式的固定性；執(zhí)行的強制性。（十八）規(guī)定——黨機關(guān)

范圍：用于特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范 特點：規(guī)范對象，范圍的確定性；措施的具體性；執(zhí)行的強制性

條例與規(guī)定的區(qū)別

條列的系統(tǒng)性強，規(guī)定的具體性強；條例的政策性強；規(guī)定的針對性強。

機關(guān)常用公文

（一）公示

范圍：適用于各種需要向社會和廣大人民群眾公開的事項。

種類：干部任免公示；各種評獎結(jié)果公示；其他福利待遇等情況公示；各種資質(zhì)人員公示；規(guī)章制度共識；其他公示

（二）計劃

范圍：對即將開戰(zhàn)的工作所作出系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書面表達形式 特點：目的性，超前性，實踐性，計劃性 種類：綜合性，專項性。階段性。

（三）簡報

范圍：帶有新聞性質(zhì)的，機關(guān)，團體，企事業(yè)單位用來指導(dǎo)工作，向上級機關(guān)反映情況和問題交流經(jīng)驗以及溝通信息的一種公務(wù)文書。特點：簡練，快捷，實際 種類：綜合性，匯報性，總結(jié)性

（四）述職報告

范圍：領(lǐng)導(dǎo)干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領(lǐng)導(dǎo)陳述自己任職一定時期內(nèi)的工作情況的自我評述性的書面報告。

特點：述職主題的唯一性；報告內(nèi)容的規(guī)定性；形式時間的特定性；使用價值的鑒定性

（五）總結(jié)

范圍：對已完成或正在進行的某項活動的效果作用及其經(jīng)驗教訓(xùn)進行評價，并在此基礎(chǔ)上歸納，分析而形成的文字材料。特點：指導(dǎo)性，真實性，專門性 種類：經(jīng)驗總結(jié)，工作總結(jié)

工作總結(jié)和綜合性報告的區(qū)別

☆報告主要是具體表述工作情況，不搞經(jīng)驗的提煉，只做理論陳述；總結(jié)要求總結(jié)經(jīng)驗理出體會。找出問題，對工作情況只做概述。

☆報告要求之處工作中存在的問題，并提出下一步的工作意見；總結(jié)在談存在的問題時，重點在分析問題出現(xiàn)的原因，造成影響。

（六）調(diào)查報告

范圍：以書面報告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論 特點：針對性強，用事實說話，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律；具有時效性，種類：反映社會情況的；介紹新生事物的；總結(jié)典型經(jīng)驗的；揭露問題的，考擦歷史事實的。

企業(yè)常用公文

（一）商品廣告

由商品經(jīng)營者或服務(wù)提供者承擔(dān)費用媒介和形式，介紹（信息）是構(gòu)成商業(yè)的基本要求。特點：溝通性，感染性，靈活性

種類：報紙，雜志，廣播，電視，手機短信，郵寄，車船，現(xiàn)場廣告(二)經(jīng)濟合同 范圍：P62 特點：法律性，一致性，互利性，規(guī)范性，雙向性 種類：P62

（三）產(chǎn)品說明書 范圍：P63 特點：知識性；準(zhǔn)確性；平易性

（四）市場調(diào)查報告

范圍：P63 專用公文，雜體類公文 專用公文

（一）司法文書

范圍：P63 特點：法律的約束性，內(nèi)容的規(guī)范性，形式的程式性，文字解釋的單一性 種類：P66

（二）人事文書

范圍：P66 特點：內(nèi)容真實可信，材料有憑證標(biāo)記；材料以涉及個人為主 種類：P66_67

（三）會計文書

范圍：P67 特點：依據(jù)性，憑證性，考核性 種類：會計憑證，會計賬簿，會計報表

（四）信訪文書

范圍：P67 特點：信訪人員成動態(tài)性，文書處理的急迫性，文書主題的廣泛性 種類：求決類，申訴類，控告檢舉類，批評建議類，雜體類

（一）（二）迎送類、禮儀公文

范圍：特點：種類 P68 信函類文書：P68——69

建議與倡議書的區(qū)別

P69

復(fù)習(xí)思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、公文種類劃分的意義? 公文可分為哪些種類？

了解一些專用文書的基本概念和內(nèi)容？ 文種作用？確定和實用文中的原則

法定公文中每種公文的適用范圍，特點，種類。

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》《中共機關(guān)公文處理條例》中各規(guī)定了多少重多少種公文種類，它們的名稱。

總結(jié)：商品廣告，經(jīng)濟合同。

計劃的特點；總結(jié)與報告的區(qū)別。調(diào)查報告的種類 請示與報告；公文與公告；公告于通報；決定與決議 ；通知與通報規(guī)定與條例有什么區(qū)別 人民政府議案和人民代表議案的聯(lián)系與區(qū)別

一、什么是公文的體式

指的是文書的文體和格式，文書具有規(guī)范的文體格式，文書的制作必須按照這種規(guī)范的文體格式要求，不隨便標(biāo)新立異

二、（一）文體的分類

文體與公文文體的含義

①文體：為適應(yīng)不同的實際需要，文章形成了各種不同的語文體式 P72

第三章 公文的體式與稿本

②公文文體：為適應(yīng)行政工作，公共事務(wù)管理的需要而形成的語文體式

③現(xiàn)行機關(guān)公文的文體特征：公文文體是一種兼有議論文說明文記敘文三種表達方式和一般特點的應(yīng)用文體

三、1、2、3、四、公文作為應(yīng)用文體的具體表現(xiàn)

公文在講清道理說明觀點分析情況得出結(jié)論時要有適當(dāng)?shù)淖h論，但又與議論文不同，不需要做過多的專門議論。

公文要說明一定的事實但他又與一般的說明文不同，不需要對不必要的細節(jié)作過多的說明。公文在反映工作情況，事件發(fā)生的經(jīng)過某人某單位事跡時，需要敘述有關(guān)情況但它又與一般記敘文不同，它的重點不在具體記敘事實而是為了說明一定的問題，因而敘事必須簡明樸實不做過多的描述。

公文的格式

含義：就是公文的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)形式和樣式 公文格式的范疇：

公文介質(zhì)——紙介質(zhì)

公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式——文字，符號，圖表，圖形 公文的組成要素——從內(nèi)容形式的所有要素 公文格式的類型

行政公文格式

專用公文格式

一般文章式公文格式 公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化

含義：指國家行政機關(guān)的公文，采取法定性的規(guī)格式標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行 公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的作用P781、2、3、練習(xí)

五、1、2、公文的稿本及其作用

含義：指的是同一文中在撰寫，審核，印制過程種根據(jù)公文處理的需要而形成的在形式，內(nèi)容作用上有所不同的文稿和文體

文稿

草稿——特點：尚未定型；非正式；無效力

種類：討論稿，征

求

意見稿，修改稿，送審稿

定稿——是文種標(biāo)準(zhǔn)稿，是經(jīng)過修改審閱后，由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或最后通過的最后完成稿，它

是繕印和發(fā)出的正式文件標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)

3、① ② ③ 文體

根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式公文文體 特點：根據(jù)定稿制作

發(fā)給主送機關(guān)

具有實際效力

定型本（試行本，暫行本）——有時有證明的效力主要用于條例規(guī)章辦公等規(guī)定性的文章

修訂本

4、副本

根據(jù)公文正本復(fù)制謄抄的其他本成為副本

4、存本

指發(fā)文機關(guān)印制一份公文的正本留本機關(guān)的除草稿，定稿以外的制本

復(fù)習(xí)思考題1、2、公文的體式？公文的文體？公文的格式？ 公文文體的特征？ 體現(xiàn)了公文的權(quán)威性，有效性，有利于公的貫徹執(zhí)行 方便了公文的處理，有利于提高工作效率 順應(yīng)了社會的發(fā)展，有利于實現(xiàn)辦公自動化3、4、5、書熟悉掌握國家標(biāo)準(zhǔn)的《國家行政機關(guān)公文格式》內(nèi)容 公文的標(biāo)題有哪幾個要素構(gòu)成，哪些要素可以省略。公文的文稿和文中大致有哪幾種

第四章

公文的形成p96

思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、公文寫作的基本原理有哪些 簡述公文實用性原理

什么是主題？其作用依據(jù)和要求是什么？ 公文材料的使用特點和要求是什么？ 如何篩選加工材料

公文結(jié)構(gòu)的任務(wù)方法作用是什么 公文語言表達的要求 公文有哪些要素 公文形式的步驟是什么 論述美觀是公文形式的必然要求

第五章

關(guān)于文書工作

文書工作：機關(guān)形式處理和管理公文的各個環(huán)節(jié)及其中相銜接的各道程序與手續(xù)，是完成和處理公文的工作

二、理解

1、文書工作的對象是公文及機關(guān)常用文

2、文書工作的基本內(nèi)容是撰制，處理，管理公文

3、文書工作是圍繞文書運動的全過程所進行的一系列相互銜接的程序和手續(xù)的總數(shù)，而不是僅指某一個或某幾個程序

4、每道程序或手續(xù)都有各自的規(guī)范和技術(shù)要求

三、文書工作的重要性

1、文書工作是異性政策性，業(yè)務(wù)性很強的工作

2、文書工作是黨和國家宏觀管理國家事務(wù)和政務(wù)的工作

3、文書工作是機關(guān)內(nèi)部微觀管理提高工作效率的手段之一

4、文書工作的系統(tǒng)性決定了文書工作的優(yōu)劣直接影響著機關(guān)工作的好壞

四、文書工作的特點

政治性，機密性，時間性，規(guī)范性 五 文工作的作用

1、機關(guān)的喉舌作用

2、及關(guān)間的紐帶作用

3、促進和提高機關(guān)效率的作用

4、機關(guān)的門戶作用

六、文書工作的基本要求

1、樹立深入實際，實事求是，認(rèn)真真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，精簡公文反對官僚主義，形式主義和文牘主義。

2、公文處理必須準(zhǔn)確，周密，保證質(zhì)量，避免差錯，必須及時迅速。

3、處理與管理公文，必須保障安全運轉(zhuǎn)，保守黨和國家的機密。

4、公文管理必須由文書工作部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

七、文書工作者的素養(yǎng)

1、政治思想素養(yǎng)

1）較高的政治素養(yǎng)

堅定正確的政治方向

一定的思想理論水平

2）較高的政策水平

對政策的領(lǐng)悟和理解力

為制定和執(zhí)行政策服務(wù) 3）較強的法制觀念

要懂法守法

2、職業(yè)道德素養(yǎng)

1）熱愛本職，忠于職守。

2）埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細

3）遵守紀(jì)律，亞守秘密

（樹立高度的保密意識；養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣；堅決同時密泄密行為作斗爭）

3、業(yè)務(wù)工作素養(yǎng) 1）2）必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識（基礎(chǔ)理論知識，實際操作知識，其他基本知識）

熟練業(yè)務(wù)的技能（文字綜合處理的能力；書寫能力；印制能力；速記能力；校對能力；運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力）

習(xí)題1、2、3、4、5、6、第六章、公文的處理

第一節(jié)，行文制度

行文制度指的是機關(guān)與機關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定，包括行文關(guān)系，行行文方式和行文規(guī)則三個方面

一、行文關(guān)系

指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的文件往來關(guān)系，具體得說是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)之間的授受關(guān)系 種類：隸屬，非隸屬

二、行文方向和行文方式 下行文

逐級行文

多級行文

直達基層和群眾

上行文

逐級行文

多級行文

越級行文 可越級行文的幾種特殊情況 1）

性的社會實件 2）3）4）5）6）經(jīng)多次請示上級機關(guān)，長期沒能得到解決的問題 直屬上下級之間有爭議而無法解決的問題 對直屬上級機關(guān)揭發(fā)檢舉問題

上級機關(guān)干部交辦的并指定越級上報的情況 詢問與聯(lián)系極個別的必要的具體問題

平行文：指互相沒有隸屬關(guān)系，業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的同級機關(guān)，或不屬同一系統(tǒng)的機關(guān)部門之間的一種行文

三、行文規(guī)則P289

第二節(jié) 公文的處理程序

概念：公文處理工作的一個環(huán)節(jié)叫一道程序，各個環(huán)節(jié)之間前后銜接環(huán)環(huán)相扣，有一定的排列順序，總起來構(gòu)成公文運轉(zhuǎn)處理整個流程。他指的是一個機關(guān)公文運轉(zhuǎn)處理的系列 由于發(fā)生緊急特殊情況，逐級上報會延誤時機造成損失的，如戰(zhàn)爭，嚴(yán)重的自然災(zāi)害，突發(fā)什么是文書工作？應(yīng)如何理解？ 文書工作有什么重要性？

文書工作的特點，作用，基本要求是什么？ 文書工作人員的政治素養(yǎng)包括哪些？

什么是職業(yè)道德，文書工作人員應(yīng)具備哪些職業(yè)道德。文書工作人員應(yīng)具備哪些業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。

二、特點：

1、確定性

2、連續(xù)性

3、規(guī)范性

三、內(nèi)容

1,、發(fā)文處理

2、收文處理

第三節(jié) 發(fā)文處理環(huán)節(jié)

一、擬稿：機關(guān)文秘人員或其他人員根據(jù)工作需要或交擬要求撰制公文文稿

承擔(dān)者：辦公部門的文秘人員；業(yè)務(wù)部門的有關(guān)人員；組織專門班子；機關(guān)的其他工作人員；機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

基本要求：

1、準(zhǔn)確反映客觀實際情況；

2、正確體現(xiàn)發(fā)文目的和要求；

3、符合黨和國家的方針政策；

4、符合公文寫作的基本要求；

5、正確合理使用文種；

6、填寫發(fā)文處理單（又稱發(fā)文擬稿紙）

二、核稿：初稿擬定之后在送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對交稿的內(nèi)容體式等進行全面的檢查審定

承擔(dān)者：

1、辦公部門的負(fù)責(zé)人（辦公室主任，一般小型機關(guān)采用這種方式）

2、機關(guān)工作經(jīng)驗豐富的文秘人員

任務(wù)：

1、行文是否確有必要；

2、是否符合黨和國家的政策方針；

3、提出的措施和意見是否切合實際；

4、公文格式文種選擇和標(biāo)注是否規(guī)范；

5、文字表達和標(biāo)點符號是否準(zhǔn)確恰當(dāng)；

6、行文程序和審批是否妥當(dāng)

三、擬定主題詞：代表公文內(nèi)容持證和歸屬類別的關(guān)鍵詞和詞組

特點：主題性

類別性

層次性

要求：

1、選擇最準(zhǔn)精確的詞或詞組；

2、要注意主題詞之間的排列順序；

3、要依據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》

四、呈批：把經(jīng)過審核的文稿，報送給機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要責(zé)任人做最后的審閱并檢查 2 注意事項；1）程序前必須考核

2）根據(jù)簽發(fā)權(quán)限呈送

3）要及時呈送

五．簽發(fā)：單位主管領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后，在發(fā)文處理單位簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。

2.簽發(fā)的權(quán)限：1)機關(guān)的重要公文，由機關(guān)的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；

2）一般事務(wù)性，由主持日常工作或分管該工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；

3）以部門名義制發(fā)的公文，由部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；

4）經(jīng)會議授權(quán)或經(jīng)簽發(fā)人授權(quán)的公文，又被授權(quán)人簽發(fā)；

5)聯(lián)合行文，幾個機關(guān)的主要負(fù)責(zé)人要會簽；

6）例行的，臨時的，事務(wù)性公文，酬情可不簽發(fā)；

3． 要求：1.對擬簽公文作全面的審定；

2．簽發(fā)公文要規(guī)范

六．1.復(fù)核：公文在正式印制前，文秘部門對其進行復(fù)查審核。審核內(nèi)容為處理程序、附件材料、文件格式等方面。

2、任務(wù)：1）審擬、簽發(fā)手續(xù)是否完備。

2)附件材料是否完備。

3）格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。

七、1、注發(fā)：批注經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意發(fā)出的公文如何印發(fā)。

2任務(wù)； 1）、發(fā)售范圍；

2）、閱讀范圍；

3）、緊急程度；

4）秘密程度

5）發(fā)出方式；

6）印制格式

八、編文號：給經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，安文號的組成規(guī)律編上號碼，代號

原則：要反映出的制發(fā)機關(guān)；制發(fā)和在該機關(guān)本內(nèi)發(fā)文的順序

要求：三個組成部分的排列順序不可顛倒

要反映機關(guān)發(fā)文的先后順序

不能出現(xiàn)有文無號或有號無文的現(xiàn)象

九、打字排版

打字室將手寫文稿變成印刷文稿的過程

排版是在印刷文稿時按格式版面等要求將文稿設(shè)計的美觀規(guī)范。

要求

1、字體字號適當(dāng)

2、美觀勻稱整潔

3、用紙合乎規(guī)范

4、排版符合規(guī)定

十、校對：對制作的文稿校樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿進行校對校正，以保證打印出文稿與原告相符準(zhǔn)確無誤

原則：忠于原告是校對的基本原則

承擔(dān)者：1）專職校對員

2）兼職校對員

3）其他人員

校對方法：1）折校法

2）唱校法

3）看校法

4）校對符號：P107

要求：1）認(rèn)真細致

2）注意校對技巧

3）正確使用較對符號

4）用另色筆較對

十一、繕印：根據(jù)發(fā)文定稿制成公文正本的過程

要求：忠于經(jīng)過審核簽發(fā)的文稿

版面設(shè)計要美觀大方

注意保密

十二、用印：在繕印好的文稿的形成日期處加蓋發(fā)文機關(guān)的印章

要求：

1、按規(guī)定用印

2、要端正清晰

3、以簽發(fā)為依據(jù)

十三、登記：文稿用印之后，封發(fā)之前，對文稿進行記錄并檢查

形式：一般采用簿冊或登記方法

要求：加強對發(fā)出公文的處理

項目要齊全，不要有遺漏

十四、封發(fā)：將印刷好的公文裝入封套內(nèi)發(fā)出。

1、2、部門收。3、4、5、填寫回收單據(jù)：

內(nèi)回執(zhí)

外回執(zhí)

發(fā)文通知單 裝封套

加封：粘、縫、軋（用裝訂機扎上）、捆扎、印、鉛封

十五、傳遞：將封好的公文按一定形式送達收文機關(guān)。

形式：

1、機要交通傳遞。

2、郵局傳遞

3、指派專人傳遞

4、公交轉(zhuǎn)運站傳遞

收文處理程序

十六、簽收：收件人收到送達本機關(guān)、本部門的公文、函件、電報等，經(jīng)過認(rèn)真清點之后，在送件人得投遞單上或發(fā)文單位的回簽單據(jù)上簽名或者說是所旅行的一種手續(xù)。

目的：

1、確保公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。

2、明確交接雙方的責(zé)任

范圍：

1、機要交通送來的機密件。

2、郵局送來的掛號件電報。

3、專人送來的公文。

4、從轉(zhuǎn)運站取回來的有回執(zhí)的公文

任務(wù)：

1、清點

2、檢查

3、簽字

要求：

1、要認(rèn)真不許馬虎

2、要耐心不怕麻煩

十七、拆封：文書人員將收到的公文的封套內(nèi)的文件及物品取出

原則：

1、收件人是機關(guān)部門的由文秘人員拆封

2、某人“親啟”“親收”字樣的送交相關(guān)人拆封

3、有保密要求的送交機密室拆封

任務(wù)：

1、清點和核對

2、檢查和處理（1）送錯的公文要及時送回。（2）不符合行為關(guān)系的除急件外一般應(yīng)退回并告知發(fā)文單位今后改正。（3）缺頁少份無機關(guān)印章等錯漏情況，應(yīng)向發(fā)文機關(guān)調(diào)查，采取相應(yīng)措施予以補救

要求：

1、保持公文及物品的完好無損。

2、要取凈封套內(nèi)的所有物品

3、封套一般不保留，如需點份：

寫封套

注意事項順序

（1）收文機關(guān)盡量寫全稱。（2）一般寫收文機關(guān)辦公 12 保留與公文裝訂在一起

十八、登記：這里指收文登記將外機關(guān)后或外單位寄送來的公文拆封后用文字記錄其存在來源去向、時間、編號、內(nèi)容和處理情況

作用：

1、管理和保護

2、查找和檢查

3、統(tǒng)計和催辦

4、責(zé)任和憑證

范圍：

1、上級機關(guān)的來文，政策性的指導(dǎo)性的2、下級機關(guān)的來文請求、匯報、建議、批評性的3、隸屬機關(guān)的商洽性的或答復(fù)性的4、所有機密公文必須登記

形式：聯(lián)單卡片，簿冊式

內(nèi)容：收文號，發(fā)文日期，來文機關(guān)，來文字號，來文標(biāo)題，備注，份數(shù)，簽收人，簽發(fā)日期

要求：

1、認(rèn)真負(fù)責(zé)

2、字跡要清晰工整

十九、翻印：將收到的文件為了閱讀傳達貫徹的需要按照原文的樣子重新排版印刷或復(fù)印。

原則：

1、必要性原則

2、審批的原則

審批和要求：

1、要有必要的注明

2、要想原發(fā)文機關(guān)備案

3、要進行嚴(yán)格管理

4、要防止發(fā)生錯誤

二十、分發(fā)：文秘人員要按照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過登記的收文分發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)閱批或轉(zhuǎn)往有關(guān)部門辦理

原則：

1、批準(zhǔn)分發(fā)原則

2、既定分發(fā)原則

3、”三主”優(yōu)先原則

要求：

1、履行分發(fā)文登記手續(xù)

2、及時分發(fā)公文

3、注意保密

4、嚴(yán)格按分發(fā)范圍分發(fā) 二十一：傳閱：收文機關(guān)收到單份或份數(shù)較少的公文時，為了使多位領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門閱知，而組織他們先后傳遞閱讀公文

方法：

1、輪輻式傳閱法

2、接力式傳閱法

3、專人傳遞法

要求：

1、填寫傳閱公文登記單

2、履行簽字手續(xù)

3、合理調(diào)度傳閱順序和時間

4、到閱文室閱文 二

十二、擬辦：對需要辦理和答復(fù)的收文提出初步意見以供領(lǐng)導(dǎo)批辦。時參考最能發(fā)揮秘書參謀作用的環(huán)節(jié)）

作用：

1、有利于發(fā)揮文書部門的參謀和助手作用

2、有利于提高辦文的速度和質(zhì)量

范圍：

1、上級機關(guān)主送本機關(guān)需要落實的公文。

2、下級機關(guān)和機關(guān)內(nèi)各部門主送本機關(guān)的請求性和建議性公文

3、不隸屬機關(guān)主送本機關(guān)的商洽性公文

4、其他需要貫徹和兼辦的公文

承擔(dān)者：

1、文書部門負(fù)責(zé)人

2、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人

3、承辦人或兼職人員

要求：

1、熟悉本機關(guān)的情況

2、擬辦意見要科學(xué)合理具體可行

3、擬辦意見要簡明扼要

4、擬辦意見要按規(guī)定填寫

二十三、批辦、機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人將來文和附送來的擬辦意見審閱后對文件如何辦理，辦理原則過程應(yīng)注意的問題做出最后決定，并在收文處理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)

作用：

1、使收文處理開始進入實際性和實時性階段

2、有利于加強對收文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)

承擔(dān)者：

1、相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)

2、文書部門負(fù)責(zé)人

批復(fù)意見的內(nèi)容：

1、處理的原則和方法

2、承辦的部門和權(quán)限

3、簽署

要求：

1、如有擬辦意見，對其是否采納或部分采納要有明確態(tài)度

2、及時準(zhǔn)確，符合實際

3、按規(guī)定將批辦意見寫在“收文處理單上”

二十四、承辦：

1、遵照領(lǐng)導(dǎo)人對文件的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容和要求由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序

2、任務(wù)：（1）落實來文的內(nèi)容精神

（2）起草回復(fù)公文

（3）轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)公文（4）整理各種文字材料

（5）處理需特殊辦理的事項，如上傳，檢舉等。

3、承擔(dān)者：（1）文秘人員（2）業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)人員

（3）專門的處理班子

4、要求：（1）遵守承辦原則

（有批示的按批示意見處理；無批示的按來文內(nèi)容，要求并參照；以慣例管理。）

（2）做好會簽工作

（3）分清輕重緩急

（4）填寫處理結(jié)果

二十五、催辦

：按公文辦理的實際要求，文秘部門對承辦工作進行檢查與催辦，防止公文處理的延誤與積壓

作用：

1、防止公文積壓與延誤

2、上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要承辦的公文

3、無隸屬機關(guān)主送本機關(guān)商洽性，請批性公文或其他應(yīng)回復(fù)公文

種類：內(nèi)催力，外催力

方式：

1、電話催辦

2、信函催辦

3、崔辦卡催辦

4、登門催辦

5、開會催辦

要求：

1、要有專人負(fù)責(zé)

2、要形成制度

3、要加強對催辦工作的領(lǐng)導(dǎo)

4、要填寫收文催辦記錄單

二十六、辦復(fù)：收文機關(guān)對來文機關(guān)要求回復(fù)的公文（包括來電，詢問等）給予答復(fù)

范圍：

1、對上級來文回復(fù)

2、對下級來文回復(fù)

3、對無隸屬關(guān)系的機關(guān)回復(fù)

形式：

1、文復(fù)

2、函復(fù)

3、電復(fù)

4、面復(fù)

要求：

1、認(rèn)真辦復(fù)凡需辦復(fù)的公文，力爭件件有著落事事有回看

2、特殊情況特殊處理

3、注明辦復(fù)情況

二十七、注辦：對公文的承辦情況和處理結(jié)果由經(jīng)辦人在收文處理單上所做的簡要注明

作用：

1、便于考察責(zé)任

2、便于公文的整理

內(nèi)容：

1、對附文的注辦

2、對傳閱文件

3、對傳達文件的注辦

要求：

1、要重視注辦工作

2、要通過注辦發(fā)現(xiàn)問題

復(fù)習(xí)思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、什么是行文制度？其內(nèi)容？ 什么是行文關(guān)系？

上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情況下可越級行文？ 了解熟悉《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第四章“行文規(guī)則” 公文處理程序？其特點。擬搞的要求？核稿的任務(wù) 主題詞的特點和要求 簽發(fā)的權(quán)限？注發(fā)的原則？

校對？校對的方法？如何使用校對符號？ 用印的要求？封發(fā)的任務(wù)？傳遞的形式。簽收的范圍

收文登記的作用和內(nèi)容？ 分發(fā)的原則？傳閱的方法？ 擬辦？批辦？承辦？催辦？

擬辦的要求？批辦的要求？承辦的任務(wù)？ 催辦的種類，方式，要求？

第七章

一、什么是公文整理歸檔

文書整理歸檔是指將處理完畢的具有一定查考利用價值的應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照他們在行式過程中的聯(lián)系以件為單位分類整理并進行裝盒，歸檔的過程

二、如何理解公文整理歸檔的定義

整理歸檔的文書必須是辦理完畢的

整理歸檔的文書必須必須具有一定的查考利用價值 整理歸檔的公文材料的介質(zhì)是紙質(zhì) 整理歸檔的公文是以件為單位，分類整理 整理歸檔的公文保管方式是案盒

三、文書整理歸檔的意義

保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護文書檔案的完整和安全，便于文書檔案的保管，文書集中歸檔，為檔案工作奠定基礎(chǔ)

四、文書整理歸檔工作的改革

以件取代卷

優(yōu)點

1、以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)

2、更加符合文書整理的基本原則

3、文書整理

更簡便易行和具有確定性

4、有利于整理手段的現(xiàn)代化

以案盒取代案卷 優(yōu)點

1、方便文書檔案的借閱和查找

2、方便檔案的復(fù)制和保密

3、簡化了裝訂

手續(xù)

4、使文書工作與檔案工作統(tǒng)一起來

文書整理歸檔的范圍和原則要求

P310 附錄四

六、文書整理歸檔范圍

應(yīng)該整理歸檔的材料

上級機關(guān)來文

針對本機關(guān)的指示指導(dǎo)性文件

本機關(guān)必須貫徹執(zhí)行的文件

與本機關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)需要答復(fù)參照辦理的文件

本機關(guān)文件（P162）

下級機關(guān)來文

向本機關(guān)報送的有關(guān)方針政策性的請示性的或反映重要活動的及反映較長時間內(nèi)全面情況的文件

同級或非隸屬機關(guān)的來文

與本機關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的，有參考價值的文件。

其他文件材料 無需整理歸檔的材料

(1_6)P163 文書整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求

1、文書整理歸檔的基本原則

遵循文件形成的客觀規(guī)律；保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文書的不同價值；便于保管和查找利用

文書整理歸檔的質(zhì)量要求

1、整理歸檔的文件應(yīng)齊全完整

2、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求

3、整理歸檔的文書材料的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確

4、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。

第三節(jié)

文書整理歸檔的方法和步驟

一、編制分類方案類目

制出來的歸檔文書的類別和條目。

2、方式：按保管期限分類，安組織機構(gòu)分類，按問題分類，按分類，3、初步整理

及時收集已經(jīng)處理完畢的文書材料裝訂，定期檢查

4、系統(tǒng)整理，確定案盒內(nèi)文書

檢查調(diào)整

文件是否齊全，剔除重復(fù)的，P169 案盒內(nèi)文件的排列

P169—170 案盒內(nèi)文件的編號

P170 填寫案盒事項

P171---172 歸檔

P174 歸檔制度

歸檔范圍------即文書整理的范圍

歸檔時間------第二年的上半年

歸檔要求-------收集齊全完整，經(jīng)過整理，案盒符合要求

編制移交目錄

思考題

1、分類方案類目指的是在一年的實際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機關(guān)工作活動的規(guī)律，按照文書整理的原則，擬

1、簡述文書整理歸檔的定義2、3、4、5、6、7、8、以件代卷的有點 議案和取代案卷的意義 文書整理歸檔的基本原則 文書整理歸檔的質(zhì)量要求 分類方案的類目 如何確定案盒內(nèi)文書

如何填寫案盒內(nèi)歸檔文件目錄表

第八章

一、檔案

是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)，社會組織以及個人從事政治軍事經(jīng)濟科學(xué)，技術(shù)，文化宗教等活動直接形式的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖像等不同形式的歷史記錄。

這一定意義包含以下幾種含義

1、檔案來源的廣泛性

2、檔案轉(zhuǎn)化的條件性，（1）處理完畢才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。

（2）對日后實際工作和可續(xù)活動有一定查考利用價值的，才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。

（3）按照一定的規(guī)律集中保存過來，才能最后成為檔案。

3、檔案和裁體形式的多樣性。

二、檔案的本質(zhì)屬性

原始記錄性

三、檔案的特點

1、真實性（相對的）

2、可靠性

3、歷史性

4、唯一性

四、檔案的作用

憑證參考作用

五、檔案管理工作的內(nèi)容

收集工作，管理工作，鑒定工作，檢索工作，提供利用，統(tǒng)計登記

六、檔案管理工作的性質(zhì)

管理性

表現(xiàn)（1）是負(fù)責(zé)管理檔案的一項專門業(yè)務(wù)，（2）在一定的機關(guān)單位是機關(guān)工作的組成部分，（3）是專門管理檔案的科學(xué)性工作。

服務(wù)性

公益性

政治性

七、檔案工作的基本原則

檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。這一原則的基本原理

組織原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理

基本要求：維護檔案的管理與安全

根本目的：便于社會各方面的利用

八、檔案室

性質(zhì)：機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和提高工作效率的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。

基本任務(wù)：（1）對各部門形成的各種文件材料的收集整理立卷歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（2）集中統(tǒng)一管理機關(guān)各種門類和裁體的檔案，積極提供利用為機關(guān)各項工作服務(wù)

（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理的前提下，各專業(yè)對自身檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)

（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案

（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案館

*基本業(yè)務(wù)

#接受與收集檔案

#科學(xué)的管理檔案

#開展檔案的利用工作

#編輯出版檔案史料

#參與編修史志的工作

*我國檔案館的種類

#綜合性檔案館

#專門和部門性檔案館

#檔案事業(yè)管理機構(gòu)——各級檔案事業(yè)管理局

復(fù)習(xí)思考題

1、什么是檔案？這一定義包含了哪些含義？

2、檔案的本質(zhì)屬性？ 檔案的特點和作用？

3、檔案管理工作的內(nèi)容。

4、檔案工作性質(zhì)和基本原則？

5、我國有哪些檔案工作的組織？

第九章 檔案的收集與鑒定

一、檔案收集工作

收集工作的內(nèi)容和要求

收集工作的內(nèi)容

1、檔案的接受

2、檔案的收集 收集工作的要求

1、加強檔案館（室）外的調(diào)查和指導(dǎo)工作

2、積極推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

3、保證歸檔和入館檔案的齊全和完整

4、維護全宗和全宗群的相對完整性。收集工作的特點

1、預(yù)見性與計劃性

2、針對性與及時性

3、系統(tǒng)性與完整性

建立與健全歸檔制度的必要性。

2、歸檔是各機關(guān)的文書部門與文書工作人員將工作和生產(chǎn)活動中形成并辦理完畢的文書，整理排序，定期移交給本機關(guān)檔案室集中保存的活動過程。

歸檔制度：各機關(guān)單位的文書處理部門做好歸檔工作及時科學(xué)地移交檔案的重要依據(jù)，也是機關(guān)檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本機關(guān)、單位文書歸檔工作的必要手段。歸檔制度內(nèi)容：

1、歸檔范圍

2、歸檔時間

3、歸檔檔案質(zhì)量要求 歸檔手續(xù)：

1、建立移交目錄

2、清點、核對

3、履行簽字手續(xù)

檔案是在歸檔工作中的作用

1、檔案室對形成文件的監(jiān)督作用

2、檔案室在對歸檔工作中的指導(dǎo)作用

3、完善了歸檔檔案的檢查制度

4、保證了臨時性文件收集工作。

5、加強了檔案的科學(xué)管理

檔案館檔案的接收和征集：

1、館藏檔案的來源

（1）現(xiàn)行機關(guān)

（2）撤銷機關(guān)

（3）組織和個人

（4）

館際間交流、交換

2、檔案館接受或征集檔案的范圍

（P183）

3、檔案館對現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收： A、接收要求（1）進館檔案應(yīng)按全宗整

理，保持全宗的完整性。

（2）進館檔案必須是經(jīng)過鑒定的，具有長遠保存價值的檔案

（3）與立檔單位有關(guān)的資料和全宗有關(guān)的檢索工具，應(yīng)隨檔案一起移交。

（4）

清點核對

B、接收檔案期限

基本原則：不影響本機關(guān)的查考使用，又要保證國家檔案的順利積累，便于

社會各方面開發(fā)利用檔案信息資源。

具體規(guī)定：《機關(guān)檔案工作條例》《檔案館工作通則》省級以上機關(guān)將永久保

存的檔案在本機關(guān)將保存20年左右。省轄市（州、盟）和縣級以下機關(guān)應(yīng)將永久長期保存的檔案在本機關(guān)保存15年左右。

4、檔案館對撤銷機關(guān)檔案的接收

如是全撤銷應(yīng)將長期保存的檔案

由合并單位接收保管。

5、檔案館對歷史檔案的接收與征集

A、收集檔案的對象和途徑

（1）收集

散存在一些國家機關(guān)、社會組織中的歷史檔案

（2）收集收藏在個人手中的歷史檔案

（3）收集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案

（4）收集各種機構(gòu)及歷史研究部門所收集的歷史檔案

（5）收集散失在國外的歷史檔案。

B、方法

（1）發(fā)布通告

（2）調(diào)查研究

（3）廣泛宣傳

6、檔案館（室）藏的主要內(nèi)容

館→檔案

藏

檔→資料

案 →實物

二、1、2、3、檔案鑒定工作

指定鑒定檔案價值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表 具體制定檔案材料的價值，確定其保管期限

挑出無保存價值和保管期限滿的檔案按規(guī)定進行銷毀或相應(yīng)處理

（一）鑒定工作的基本內(nèi)容

全

部接收入館

如是合并應(yīng)將檔案進行清理，該入館的入館，不該入館的應(yīng)

（二）鑒定檔案價值的原則

1、原則：從國家和人民整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點判定檔案的價值。

2、影像檔案價值的因素：檔案自身的特點和狀況

（1）文件內(nèi)容

（2）文件的形成者（3）文件形成時間和實效

（4）文件的名稱

（5）文件的外形特點

（6）文件的可靠程度與有效性

（7）文件的保存狀況

社會利用需要：（1）社會需求的廣泛性

（2）社會需求的階段性

（三）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)

1、檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)

（1）檔案來源標(biāo)準(zhǔn)

（2）檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

（3）檔案形成標(biāo)準(zhǔn)

2、社會需要標(biāo)準(zhǔn)（1）社會需要的方向

（2）社會需要的方向

（3）社會需要的時間

3、相對價值標(biāo)準(zhǔn)

（四）檔案的銷毀

1、編制檔案銷毀清冊

2、編制立檔單位和全宗簡要說明

銷毀方法：

1、指派兩人以上監(jiān)銷

2、銷毀后監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上注明已銷毀字樣

3、監(jiān)銷人簽字及簽署銷毀日期

銷毀方式

1、粉碎

2、送造紙廠作原料

（五）檔案保管期限表

1、含義：用表冊的形式列舉檔案的來源，內(nèi)容和形式指明其保管期限的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)性文件，是檔案館檔案室鑒定檔案的價值，確定檔案保管期限的依據(jù)

2、結(jié)構(gòu)：順序號，條款，保管期限，附注，說明

3、作用：在一定程度上避免個人認(rèn)識的局限性和片面性，題字鑒定工作的質(zhì)量和效率，防止錯誤地銷毀檔案。

4、類型：（1）通用檔案保管期限表

（2）專門檔案保管期限表。

（3）同系統(tǒng)機關(guān)干部檔案保管期限表。

（4）同類型機關(guān)檔案保管期限表

（5）機關(guān)檔案保管期限表。復(fù)習(xí)思考題

1、檔案收集工作的內(nèi)容，有什么要求和特點？

2、什么是歸檔？歸檔制度？ 歸檔制度的內(nèi)容？為什么實行歸檔度？

3、機關(guān)檔案在歸檔中的作用？

4、檔案館檔案的來源。

收集范圍和收集要求

5、檔案價值鑒定工作基本原則和基本內(nèi)容？影響檔案價值的因素？

6、銷毀檔案時應(yīng)編寫什么文件？內(nèi)容？

7、檔案管理期限表？結(jié)構(gòu)？作用？類型？

技能訓(xùn)練P194

第十章

一、檔案整理工作的內(nèi)容和原則

（一）基本內(nèi)容：

1、全宗的劃分和排列。

2、全宗內(nèi)分類

3、按件整理檔案文件（文書立卷排列與編號）

4、編制目錄

（二）原則

1、尊重和維護檔案的本質(zhì)特征，保持文件之間的歷史聯(lián)系。

（2）便于保管與利用。

（3）充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。

二、什么是全宗

（一）全宗的劃分與排列

（1）含義：一個國家機構(gòu)社會組織，個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類管理單位。

（2）全總原則：一個全總是一個不可分割的整體，在管理中不可分散，不同全總的檔案不容混淆。(3)、確認(rèn)與區(qū)分全宗

①全宗從其形成者角度看有組織和個人兩大類

②組織全宗是全宗的主題部分，在檔案管理現(xiàn)實中占絕大多數(shù)

③ 個人全宗又稱人物全宗，在檔案管理中占極少部分

1、組織全宗的構(gòu)成條件——立檔單位的全部檔案

2、立檔單位的構(gòu)成條件：①可獨立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨對外行文，②設(shè)有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃③沒有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事全免權(quán)。

3、個人全宗的構(gòu)成條件

①對社會有突出貢獻和有杰出的影響的個人②其檔案只具有個人屬性不會與組織全宗發(fā)生大量的交叉和重復(fù)的檔案③較為全面的記錄和反應(yīng)了個人社會活動的基本情況和過程，并能完整、系統(tǒng)的保存下來。

（4）組建全宗的補充形式

聯(lián)合全宗；

匯集全宗；

檔案匯集

（5）劃分全宗群

①有若干具有某種聯(lián)系的全宗組成的全體②非實體保管單位，也不是一個確定的秩序?qū)哟魏凸芾韺哟危侨谥系摹疤擃悺庇^念性的概念體。

（二）全宗內(nèi)檔案的分類

1、全宗內(nèi)檔案分類的基本要求。

（1）分類應(yīng)從全宗內(nèi)檔案的實際狀況和方便管理的現(xiàn)實需要出發(fā)

（2）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)反映全宗檔案的狀況，維護檔案的歷史本來面貌。

（3）分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)具有聯(lián)系性，以便于管理和實際操作。

①所分出的類別總和，要正好將全宗內(nèi)檔案全部分割完畢，既不能剩余，也不能有剩余的分類（虛類）

②分類標(biāo)準(zhǔn)必須一致，不能同時使用一個以上的分類標(biāo)準(zhǔn)，但不同全宗內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)可以不一致

③子類之間必須界限清晰，不能互相交叉包括

④具體類別必須含義明確，所指確定，在現(xiàn)實中有清晰可見的客觀對應(yīng)物。

2、檔案分類方案的編制

（1）檔案分類方案就是標(biāo)列各個類目名稱，表示全總內(nèi)檔案分類體系的剛要。

（2）檔案分類方案的作用

①為具體劃分檔案提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)

②可以提高分類工作的質(zhì)量和效率。（3）編制檔案分類方案的要求

①要科學(xué)合理

②每一級的分類方法要前后統(tǒng)一

③要簡單明了，易于操作

3、檔案分類方法

（1）分類方法

含義：就是按照檔案形成的自然或?qū)I(yè)進行分類，每一內(nèi)的檔案文件為一個類別 優(yōu)點：

簡便易行

（2）組織機構(gòu)分類法

含義：按照立檔單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)置對檔案進行分類，每一個具體的內(nèi)部組織機構(gòu)就是一個具體的類別

優(yōu)點：①能較好的保持文件來源方面的聯(lián)系，能反映出立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)的工作職責(zé)和狀況

②組織機構(gòu)的名稱就是類名，簡便易于掌握

③為編制專題目錄和查找利用提供了方便(3)問題分類法

含義；按照文件內(nèi)容所說明的問題進行分類，每一問題為一類別 優(yōu)點：可以使同一內(nèi)容的檔案文件相對集中，便于按專題進行查找利用 缺點：

（4）保管期限分類法

根據(jù)劃定的不同保管期限對檔案文件進行分類 復(fù)式分類法及其應(yīng)用

含義：在實際工作中單純采用一種分類法的情況是少見，通常是選用幾個級次，將幾種分類法結(jié)合起來使用。

按照、機構(gòu)（問題）、保管期限三種組合起來組合成八種復(fù)式分類法

① 年 ——機——保 ②保——年——機

③年——問——保

④保——年——問

⑤問——年——保

⑥年——保

⑦保——年

⑧機——年——保

（二）個人全宗內(nèi)檔案的分類

1、生平傳記材料

2、創(chuàng)作材料

3、公務(wù)活動材料

4、個人書信

5、經(jīng)濟材料

6、親屬材料

7、評價材料

8、音像材料

9、其他

三、案卷排列和案卷目錄

（一）案卷排列

含義：一般案卷形成的時間順序和各案卷內(nèi)容上的相互聯(lián)系進行（二案）卷編號

1、給每個案卷編寫一個固定的號碼

2、案卷編號只能使用自然整數(shù)嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號

編號方法有兩種

① 一種是按全宗內(nèi)所分類別，或保管期限分別編立從1號卷開始的序號（分編）② 另一種是無論其分類與否，一個全宗的全部案卷只編立一個從1號開始的統(tǒng)一序號（統(tǒng)編）

（三）編制案卷目錄

1、案卷目錄的編制方法

①如全宗內(nèi)使用的是統(tǒng)編號序法，那么案卷目錄就只能統(tǒng)編（編出一本目錄）

②如全宗內(nèi)采用分編好序法，那么案卷目錄就只能按編號法分別編成幾個目錄。

2、案卷目錄的形成、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容

①形成 ②結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

a、封面與扉頁

內(nèi)容有：全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位項目

b、目次：即目錄所在分類目的索引

c、序言或說明

d、簡稱對照表

e、案卷目錄表

f、備考表

四、檔案的排架與編目

（一）檔案編號與排架

1、檔案編號就是對已整理好的檔案編寫順序檔案排架就是

2、歸檔文件的排列方法

（1）同一事由的文件，可按時間先后順序排列

（2）不同事由的文件排序

①按事由形成時間（辦結(jié)時間）的先后順序排列

②按事由的重要程序排列

③按事由具有的共同屬性分別集中排列（3）歸檔文件的編號

1、歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐漸編號，編號方法是在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔（參見第七章）

（三）全宗編號與排列

1、全宗編號是給每一個全宗編一個固定號碼并以此作為該全宗的指稱代碼，以方便檔案的管理。

2、方法是流水編號法，就是對所有全宗按一定順序用自然數(shù)從1開始順序編號

3、全宗編號必須具有惟一性，所謂惟一性是指一個全宗只能有一個代碼，一個檔案內(nèi)不能有兩個相同的全宗號。

4、全宗的排列是指在庫房中固定全宗的存放位置和排列順序

5、全宗排列的方法是按進館（室）的先后順序進行的

（四）案盒的排列編號

1、案盒排列

①保管期限——時間

②保管期限——重要程度

2、案盒編號

①統(tǒng)編法，一個全宗所有的案盒只編一個從1開始的號序系統(tǒng)②分編法，按全宗內(nèi)所分類別分別編號。

（五）文件與案盒目錄的編制

1、歸檔文件目錄（參考第七章）

2、編制案盒目錄

（1）案盒目錄的作用P204

（2）編制方法，①統(tǒng)編：一個全宗內(nèi)只編一個目錄

②分編：分別以全宗內(nèi)不同目錄編制幾個目錄

（六）編制檔號

1、檔號：是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，對檔案的編號，也就是全宗號，案盒目錄號，案盒號，盒內(nèi)文件所在頁號或件號的合稱。

2、檔號的結(jié)構(gòu)

①全宗號

②案盒目錄號

③案盒號

④頁號或件號

⑤檔號的四部分之間用——短橫連接

5-23-12-68

3、檔號的編寫要求

①要完整成套

②各層次的號碼不能重復(fù)

五、檔案的保管

（一）含義：對已整理好并排架入庫的檔案進行日常維護，保護性工作

（二）基本任務(wù)

1、維護檔案的秩序，使其不散不亂

2、保護檔案的實體，使其不丟不毀，并對壞損檔案采取修補措施

（三）檔案保管的物質(zhì)條件

1、檔案庫號

①庫房必須專用

②必須堅固

③不能建在低洼處不能是木制結(jié)構(gòu)

④遠離水源、火源、污染源

⑤門窗的封閉性能好

2、資料庫

收集與保管與檔案有關(guān)的圖書資料以補充檔案充分利用的需要。

3、裝具

檔案箱

檔案柜

檔案架

4、案盒

5、技術(shù)設(shè)備

機械

儀器

儀表

器具與設(shè)備

6、消耗品

（四）檔案的庫房管理

1、進出庫管理

①庫房一般只允許檔案工作人員在工作時間內(nèi)進入 ② 非檔案工作人員原則上不允許進入庫房

③ 檔案管理人員在庫房內(nèi)不允許從事于管理工作無關(guān)的活動 ④ 離開庫房是必須關(guān)燈、斷電，關(guān)好窗戶，鎖好房門

2、八防措施

①防火

②防盜

③防水

④防潮

⑤防雷

⑥防蟲

⑦防塵⑧防光

3、庫房的溫濕度控制

（1）溫度

14度——20度

相對濕度：50%——60%

（2）控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法

①對庫房進行嚴(yán)格封閉

②使用增溫增濕，或降溫降濕機器設(shè)備

③通風(fēng)

④其他措施，如放置水盆，掛置溫紗布增濕，放置木炭，生石灰降溫

4、庫房編號與裝具排列

編號方法一般為流水號

5、檔案存放位置索引

（1）為便于檔案存放情況和迅速取放檔案，可用索引的形式反映檔案存放情況

（2）兩種形式

①是以全宗為單位編制的檔案，存放位置索引，標(biāo)明某一全宗的檔案具體存放在什么位置

P209

②是以庫房及裝具為單位編制的檔案存放位置索引，用來指出某一庫房及裝具中存放了哪些檔案。

6、全宗盒

（1）由在管理某一全宗過程中形成的管理記錄性材料組成的專門案盒，是全宗的檔案，但并不是全宗內(nèi)的檔案

（2）作用 ①可以加強對全宗的連續(xù)管理

②有助于檔案工作人員盡快熟悉全宗和立檔單位情況

③可以澄清，明確責(zé)任

（3）內(nèi)容

①在收集環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料

P210

思考題

1、檔案整理工作的內(nèi)容與原則？

2、什么是全宗？立檔單位的構(gòu)成條件。

3、組織全宗內(nèi)檔案分類的一般方法是什么？復(fù)式分類有幾種方法？

4、案盒排列的基本方法有哪些？案盒目錄的主要內(nèi)容有哪些？

5、什么是檔號？檔號有哪些內(nèi)容組成？

6、檔案管理？基本任務(wù)？

7、檔案管理的物質(zhì)條件有哪些？檔案庫房管理的進出制度和八防措施？

8、適宜的檔案庫房溫度是多少？

9、檔案存放位置索引的方式？ 各有什么樣的內(nèi)容格式？

10、檔案代理卡的內(nèi)容和格式？

補：檔案代理卡

為便于管理，調(diào)檔時可填寫一張卡片放在所調(diào)出案盒的位置上，在卡片上注明所調(diào)案 22 盒的基本情況，還盒時再把它取下。

第十一章

一、檢索的含義是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件

二、檢索的一般過程

1、信息存儲

（1）含義：是指將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識出來，加以編輯，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。

（2）內(nèi)容：①著錄標(biāo)引

②編制檢索工具

2、檢索階段

（1）含義：指利用檢索工具查找所需檔案的過程（2）主要內(nèi)容：

確定查找內(nèi)容

查找

三、檔案檢索語言

1、含義：檢索語言也稱為標(biāo)引語言，是根據(jù)檢索的需要編制的一種專門語言

2、特點：

單義性

專業(yè)性

3、作用：①作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)

②揭示檢索標(biāo)識之間的邏輯關(guān)系

③對檢索標(biāo)識進行系統(tǒng)化排列。

四、檔案標(biāo)引

1、含義：在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識的過程 ——賦予主題詞標(biāo)識的過程稱為主題標(biāo)引 ——賦予分類號標(biāo)識的過程稱為分類標(biāo)引

2、標(biāo)引的步驟方法

——主題分析與概念轉(zhuǎn)換兩個方面

（1）主題分析

①類型：單主題

多主題兩種類型

②因素：通用因素、位置因素、時間因素、文件類型因素（2）概念轉(zhuǎn)換

①含義：在確定了文件的主題概念之后，再將其轉(zhuǎn)換為檢索語言標(biāo)出

②轉(zhuǎn)換的結(jié)果有兩種：

轉(zhuǎn)換成分類號——分類標(biāo)引（220頁）

轉(zhuǎn)換成主題詞——主題標(biāo)引（221頁）

3、中國檔案分類法 221頁

（1）含義：是進行檔案分類標(biāo)引和組織檔案分類目錄的主要依據(jù)，適用于我國各個歷史時期所形成的檔案

4、檔案著錄

（1）著錄規(guī)則

按國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄工作主要包括著錄項目，標(biāo)識符號，著錄格式，著錄級別，著錄項目細則與內(nèi)容

214——218頁 第二節(jié)

檔案檢索工具

一、檔案檢索工具是報道檔案內(nèi)容和形式及查找利用檔案資料的基本工具，其基本職能有兩點

一是存儲檔案信息

二是檢索檔案信息

二、檔案檢索體系

1、建立檔案檢索體系的必要性

①是提高檢索效率的需要

②是擴大檔案部門影響宣傳報道館（室）藏的需要

③是實現(xiàn)資源共享，擴大對外交流的需要

2、建立檔案檢索體系的要求

①要科學(xué)合理

②要立足于提高檢索效率

③要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

三、檔案檢索工具的種類

按載體形態(tài)劃分

①卡片式檢索工具

②書本式檢索工具

③縮微式檢索工具

④電子檢索工具

按編制方式劃分

①目錄

②索引

③指南

按用途劃分

①查檢性檢索工具

②報道性檢索工具

③館藏性檢索工具 按查檢方式

①手工檢索工具

②機器檢索工具

四

檢索工具的編制

1、案卷文件目錄

2、分類目錄：①填卡

②排列

③設(shè)置指引卡

3、主題目錄：①編制條目

②排列

4、專題目錄：①選題

②選材

③填卡

④分類和排列

5、文號索引

6、人名索引：

綜合性索引

專題性人名索引

7、全總指南

立檔單位歷史和全宗概況

全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成分

第三節(jié)

檔案的計算機檢索

一、檔案計算機檢索的特點

1、信息存儲量大

2、檢索速度快

3、檢索途徑多元化

4、檢索靈活方便

5、音、像、意結(jié)合直觀生動

6、對計算機檢索系統(tǒng)的依賴性強

二、計算機檢索系統(tǒng)的功能與流程

1、檔案計算機檢索的功能

①服務(wù)性功能

②系統(tǒng)基礎(chǔ)功能

2、計算機檢索的流程（231頁）

三、計算機檢索的結(jié)構(gòu)及其設(shè)計要求

1、計算機檢索結(jié)構(gòu)

①硬件

②軟件

③數(shù)據(jù)

2、設(shè)計要求

①先進性

②標(biāo)準(zhǔn)性

③完備性

④簡易性 思考題

1、什么是檔案檢索？

2、檔案檢索工作的內(nèi)容？

3、從哪些方面分析檔案文件的主題？

4、《中國檔案分析法》包括哪些內(nèi)容？《中華人民共和國檔案分類法》包括幾大類？

5、什么是《中國檔案主題詞表》？

6、檔案著錄項目的內(nèi)容？

7、掌握檢索條目的著錄方法。

8、建立檔案檢索工具的必要性。

9、按不同劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案檢索工具有哪些種類？10、11、12、主題目卡片編制步驟？ 檔案計算機檢索的特點？

檔案計算機檢索有哪些功能和流程？

第十二章

檔案的提供利用

檔案的提供利用也稱檔案信息的開發(fā)利用工作，通過一定的方式和方法盡可能的開發(fā)檔案信息，直接向有關(guān)單位和人員提供信息服務(wù)。

第一節(jié) 檔案提供利用的形式與特點

一、檔案提供利用的一般形式

1、直接利用工作與間接利用工作

（1）直接利用：通過閱覽，外借，復(fù)制，資詢，檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料。（2）間接利用：通過整理，匯集，編寫等方式，對現(xiàn)存檔案信息進行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精煉的二次信息的工作。

二、檔案提供利用工作的要求

1、明確檔案提供利用工作的意義，樹立服務(wù)思想。

2、加強各項基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，調(diào)整供求關(guān)系。

3、對內(nèi)熟悉館藏檔案，對外了解利用需要。

4、完善檔案利用的服務(wù)方式，提高利用效率。

三、檔案用戶的特點和利用規(guī)律

238頁

1、檔案用戶：檔案工作的服務(wù)對象，是利用檔案，實現(xiàn)檔案價值的主體

2、檔案用戶的特點

（1）按基本性質(zhì)分：團體用戶，個人用戶

（2）按與檔案部門的關(guān)系分：主要用戶，次要用戶，潛在用戶。（3）從利用檔案的目的分：研究型用戶，事物型用戶，資訊型用戶。第二節(jié)

檔案的直接利用工作

一、閱覽服務(wù)

（2）為用戶提供必要的閱覽條件

①人員條件：在閱覽室里配有熟悉藏館，了解有關(guān)專業(yè)知識，業(yè)務(wù)能力強的工作人員。

②物質(zhì)條件：裝備必要的物質(zhì)設(shè)施，如，復(fù)印機，閱讀器，微機等并為用戶提供檢索工具，工具書，參考資料等。

③制度條件：閱覽規(guī)則與制度，對接待對象，閱覽范圍，閱覽要求與手續(xù)等。

（3）接待檔案用戶：解答用戶提出的相關(guān)問題。

（4）通過有效方式滿足檔案用戶需要。

二、外接服務(wù)：借閱證制度、代卷（盒）卡制度、借閱審批制度，催還和續(xù)借制度

三、復(fù)制制度

1、檔案管（室）根據(jù)檔案用戶的合理要求，以檔案原件或已有的檔案副本為根據(jù)，通過復(fù)制，包括靜電復(fù)印，摹寫，抄錄，摘錄等手段，向檔案用戶提供檔案復(fù)制品的一種服務(wù)方式。

四、檔案資訊服務(wù)：檔案收藏部門答復(fù)用戶詢問，指導(dǎo)其利用檔案信息資源的一種服務(wù)方式。

五、制發(fā)檔案證明服務(wù)：檔案管（室）根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料

六、檔案的電子化服務(wù)

1、檔案的電子化服務(wù)

（1）直接利用

（2）提供拷貝

（3）通信傳輸

（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 第三節(jié)

間接利用工作的主要形式

一、間接利用工作的特點

1——3

242——243

二、間接利用工作的主要方式

（一）全總指南

243

1、含義

2、結(jié)構(gòu)：立檔單位歷史沿革簡介

1、要求：（1）檔案收藏部門要開辟閱覽室

第三篇：文書工作與檔案管理

1、文書的概念;一是指文字材料，二是指文字書寫，三指從事文書工作的人。文書是人們在社會實踐活動中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2、文書包括公務(wù)文書和私人文書。

3、公務(wù)文書，簡稱公文，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成和使用的具有特定格式的文書，如請示、批復(fù)、報告、通知等。

4、文書的作用：主要在于它可以作為傳達和貫徹執(zhí)行黨和國家的各種路線方針、政策、管理實務(wù)，處理事務(wù)，溝通機關(guān)、單位之間聯(lián)系的一種工具。具體變現(xiàn)：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用；行為規(guī)范作用；公務(wù)聯(lián)系和知照作用；憑據(jù)記載作用；傳遞信息和宣傳教育作用。

5、檔案的概念；檔案是機關(guān)、組織、和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、音像以及其各種方式好載體的歷史記錄。檔案是最原始的歷史記錄。

6、檔案的特性

（1）來源的廣泛性。

（2）形成的條件性。

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。

其二，對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為

7、檔案保存。

其三，按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

（3）記錄方式和載體形式的多樣性。

（4）原始的記錄性。

8、檔案的類別；文書檔案、科技檔案、專門檔案

9、檔案的作用

（1）現(xiàn)實工作及各項社會活動的查考依據(jù)作用。

（2）歷史憑據(jù)作用。

（3）科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。

10、文書與檔案的關(guān)系： 1）、文書與檔案的聯(lián)系

（1）兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同。（2）在內(nèi)容格式上完全一致。

（3）兩者互為因果。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結(jié)。

2）、文書與檔案的區(qū)別

（1）兩者的性質(zhì)和形式不同。

（2）兩者的目的和作用不同。（3）兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同。

11、文書工作的組織機構(gòu)：一種設(shè)立專門的文書工作機構(gòu)；一種不需要專門文書工作部門，只在辦公室、秘書室、內(nèi)設(shè)一兩個專職或兼職負(fù)責(zé)文書工作的人員。

12、檔案管理的工作機構(gòu)類型：（1）檔案室；（2）檔案館；（3）檔案事業(yè)管理機構(gòu)； 第二章

1、公務(wù)文書，簡稱公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。

2、文書種類的劃分

１）按公文種類名稱是否法定劃分（1）法定公文（2）事務(wù)文書

2）按公文的來源去向劃分

（1）發(fā)文（2）收文

3）按公文的行文方向劃分

（1）上行文（2）下行文（3）平行文

4）按公文閱讀范圍和機密程度劃分

（1）公布的公文（2）內(nèi)部公文

5）按公文的使用范圍劃分

（1）通用公文（2）專用公文（3）技術(shù)公文

3、黨政文書類別：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。

4、公告和通告有哪些區(qū)別：公告的事項應(yīng)該是國家大事，非重要非法定事項不宜用公告，公告的發(fā)布權(quán)限有嚴(yán)格規(guī)定。通告往往針對實際業(yè)務(wù)活動而發(fā)布，可用來公布社會生活中的一些具體事務(wù)，制發(fā)單位十分廣泛。

5、文書的格式：組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

6、眉首一般由公文份數(shù)序號、密級和保密期限（“絕密”、“機密”和“秘密”）、緊急程度（“特急”、“急件”）、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志（發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。

7、主體：主體一般由標(biāo)題（發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成）、主送機關(guān)（又稱送達機關(guān)和行文對象，是指發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)和單位。）、正文（正文是文件的主體部分，用來表述公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，是公文的核心。）、附件(用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)。)、成文日期（是指文件的制成時間，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。）、印章（是指正文末尾加蓋的發(fā)文機關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)簽名章，是發(fā)文機關(guān)對公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。）、附注等要素組成。

8、版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。

9、版記一般由主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、時間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

10、主題詞：主題詞是提示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。

11、抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。

12、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間：

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間是指文件制發(fā)（含翻印）情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、制發(fā)日期和印制份數(shù)。

13、文書的文稿包括草稿、定稿兩種。

草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的文書原始稿件。定稿是指公文的草稿經(jīng)過修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。

14、正本是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。

15、副本是指公文形成之后，由于實際工作需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變化文本。

16、存本是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)除草稿、定稿以外的印制本。

17、復(fù)制本是指依據(jù)正式文本進行復(fù)印或翻印、縮微等復(fù)制出來的文本。第三章

1、行文制度是指機關(guān)和機關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定。

2、我國行政機關(guān)的行文關(guān)系一般包括兩個類別：隸屬關(guān)系非隸屬關(guān)系

3、行文方式有逐級行文、多級行文、越級行文、直達行文

4、文書處理程序圖46頁

5、收文的傳閱是指分送人員按照辦公室主任的指示或領(lǐng)導(dǎo)人的批示，將單份收文按照一定順序送給幾位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及部門負(fù)責(zé)人，供閱知或閱批。

6、傳閱收文主要有4種方式，輪輻式、集中傳閱式、閱文室傳閱式、回傳式。第四章

1、歸檔文件整理

歸檔文件整理，是指文書部門按照有關(guān)規(guī)定將處理完畢的具有保存利用價值的文件材料收集齊全，經(jīng)過價值鑒定區(qū)分保管期限、分類整理、排列、編號、裝盒，定期將整理好的文件材料移交給檔案室。

2、鑒定文件材料的價值，指判定文件材料有無保存利用價值及價值大小，也即判定文件材料是否應(yīng)當(dāng)收集立卷及保管期限的長短。文件材料的價值取決于兩方面：一是文件材料所含有的信息（內(nèi)容的重要性、內(nèi)容的獨特性、內(nèi)容的時效性），二是本機關(guān)和社會利用文件材料的需要。

3、文件材料所含有的信息，包括內(nèi)容特征和形式特征 1）文件材料的內(nèi)容特征 一是內(nèi)容的重要性 二是內(nèi)容的獨特性 三是內(nèi)容的時效性

2）文件材料的形式特征 一是文件材料的作者 二是文件材料的文種 三是文件材料形成的時間 四是稿本

五是文件材料的外形特點

4、歸檔文件的保管期限：短期保存（15年以下）、長期保存（16—50年）、永久保存（50年以上）

5、裝訂是整理歸檔文件的第一步，包括三個環(huán)節(jié)：1）確定文件的整理單位；（1）正文與不同稿本。（2）正文與附件。（3）文件處理單與文件。（4）原件與復(fù)制件。（5）轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件。（6）報表、名冊、圖冊等。（7）來文與復(fù)文。（8）漢文文本、少數(shù)民族文本與外來文文。2）修整文件；是指對不符合要求的歸檔文件進行必要的修整，包括修裱、復(fù)制、折疊等。（1）除去易銹蝕的金屬物。（2）修裱破損文件。（3）復(fù)制字跡模糊或易蛻變的文件。（4）折疊超大紙張。3）裝訂文件。（1）對齊文件（2）裝訂方式。

6、歸檔文件的分類：1）選擇分類方法（—機構(gòu)—保管期限分類法；—保管期限—機構(gòu)分類法；保管期限——機構(gòu)分類法；—問題—保管期限分類法；—保管期限—問題分類法；保管期限——問題分類法；—保管期限分類法。保管期限—分類法。

7、歸檔文件的排列：1）排列歸檔文件的事由。2）排列歸檔文件的方法。

8、如何對歸檔文件進行分類排列？

首先選擇分類方法，確定分類方案，對歸檔文件進行分類；把類內(nèi)歸檔文件先按事由原則將屬于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列，再將不同事由的文件按照一定方法排列。第五章

1、歸檔手續(xù)。

2、發(fā)文。

3、檔案的鑒定

4、影響檔案價值的因素：

5、檔案價值鑒定工作的內(nèi)容：

6、檔案的銷毀： 第六章

1、全宗是檔案的保管單位。

全宗即一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。一個獨立的社會組織形成的全部檔案稱為組織全宗；一個著名人物形成的全部檔案稱為人物全宗。

2、全宗常用的分類方法主要有三種，分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法。

3、分類法就是按檔案文件形成的自然或?qū)I(yè)分成各個類別。

4、檔案保管的重要性

決定著檔案壽命的長短

2）決定著檔案事業(yè)的興衰

5、進出庫制度和“八防”措施

1）進出庫制度

庫房是保管檔案的重要場所，因此必須有嚴(yán)格的進出庫制度。（1）庫房一般只允許檔案工作人員在工作時間內(nèi)進入。

（2）檔案工作人員在庫房內(nèi)不允許從事與管理工作無關(guān)的活動。

（3）非檔案工作人員如因工作需要必須進入庫房，則必須有檔案工作人員始終陪同。（4）離開庫房時，必須關(guān)燈、斷電、關(guān)好窗戶、鎖好房門。2）“八防”措施

（1）防火（2）防盜（3）防水（4）防潮（5）防霉（6）防蟲（7）防塵（8）防光 第七章

1、檔案著錄是在編制檔案檢索工具時，對檔案內(nèi)容和形式及各種特征加以分析、選擇和記錄的過程。

2、檔案著錄工作的內(nèi)容主要包括著錄項目、標(biāo)志符號、著錄格式、著錄項目細則等方面。

3、檔案著錄項目有七個大項

1）提名與責(zé)任說明項。該項包括正題名、并列提名、副題名及說明性文字、文字編號、責(zé)任者、附件六個單元。2）稿本與文種項。3）密級與保管期限項。4）時間項。

5）載體類型及形態(tài)項。6）附注與提要項。

7)排檢與編號項。該項包括分類號、檔案館代號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞等六個單元。

檔案標(biāo)引實在檔案著錄工作中對檔案的內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化的檢索標(biāo)志的過程。第九章

1、專門檔案是一個集合概念，是指在一些專門性活動中的產(chǎn)生和形成的檔案種類。

2、人事檔案的概念。人事檔案是社會組織在人事管理活動中形成的記載個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的以個人為單位集中保存起來的以備查考的文件材料。

3、人事檔案的特點。其具體體現(xiàn)為：現(xiàn)實性。真實性。動態(tài)性。機密性

4、人事檔案的正本，其內(nèi)容分為以下十類：履歷材料。自傳材料。鑒定、考核、考察材料。學(xué)歷、評聘干部專業(yè)技術(shù)職稱、評定職工崗位技能的材料。政治歷史情況的調(diào)查材料。參加中國共產(chǎn)黨、共青團以及民主黨派的材料。獎勵材料。處分材料。錄用、任免、聘用、招用、勞動合同、調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員退伍、工資、保險福利、待遇、出國、退（離）休、退職的材料，以及各種代表大會代表登記表等材料。其他可供組織參考的材料。

5、人事檔案材料的收集：（1）人事檔案袋歸檔范圍。（2）人事檔案的歸檔要求。（3）多渠道收集人事檔案材料。（4）建立人事檔案材料收集制度。

6、人事檔案的鑒別：（1）人事檔案鑒別的概念、意義。（2）人事檔案鑒別的原則。（3）鑒別人事檔案材料的內(nèi)容、方法。第一，判斷材料是否屬于人事檔案。第二，判斷是否是當(dāng)事人的檔案材料。第三，判斷材料是否辦理完結(jié)和手續(xù)齊全。第四，判斷材料是否真實、準(zhǔn)確、完整。第五，檢查材料是否重復(fù)。

7、人事檔案的保管，根據(jù)規(guī)定，具體范圍劃分如下：（1）在職人員人事檔案的保管。

（2）退（離）休人員人事檔案的保管。（3）死亡人員人事檔案的保管。（4）其他人員人事檔案的保管。@

8、人事檔案的傳遞：

（1）人事檔案或人事材料必須通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不允許公開郵寄或讓本人自帶。（2）轉(zhuǎn)遞檔案必須辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

（3）縣級以上的組織、人事部門才能直接轉(zhuǎn)遞人事檔案。

（4）收到人事檔案的單位應(yīng)在核對無誤后簽名、蓋章，并及時退回回執(zhí)。（5）轉(zhuǎn)出的人事檔案必須保持完整，不允許分批轉(zhuǎn)出或留存部分檔案。（6）嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。

第四篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實事求是 C及時迅速 D精簡優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質(zhì)和任務(wù) B人員與分工 C規(guī)模和級別 D性質(zhì)和地位

3、同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過有關(guān)較正式的會議討論，并投票通過，以會議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報告 D會議紀(jì)要

5、表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況用（B）。A公報 B通告 C通知 D通報

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項是_________。C A、遵照 收悉 批轉(zhuǎn) 特此函復(fù) B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關(guān)于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應(yīng)該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管部門負(fù)責(zé)人或承辦人

B 承辦部門的主管負(fù)責(zé)人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領(lǐng)導(dǎo)人

D本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預(yù)案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對基準(zhǔn)是（C）

A 定稿和格式設(shè)計 B領(lǐng)導(dǎo)批示意見 C 經(jīng)過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復(fù)核是在注發(fā)過程中對公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術(shù)性審核 C 重復(fù)審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標(biāo)明由某公司收啟的文件啟封者應(yīng)是公司（B）

A 領(lǐng)導(dǎo)人員 B文書人員 C辦公室主任 D業(yè)務(wù)人員

13、聯(lián)合行文時各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會談 B會辦 C會簽 D會稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開頭，請判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關(guān)于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔2003〕18號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過和結(jié)果 18．注辦應(yīng)該由（C）負(fù)責(zé)。

A 文書人員 B 單位領(lǐng)導(dǎo) C辦公室主任 D承辦人 19.會議紀(jì)要適用于（D）。

A.記載會議情況 B.傳達會議情況 C.記載會議議定事項 D.傳達會議議定事項

20、文書的（D）是文書工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務(wù)文書的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復(fù)核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復(fù)核時應(yīng)注意下列哪些事項___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時送達 D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機關(guān) C、抄送機關(guān) D、附注

7、公文標(biāo)題___________。A、C A、一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān) B、不應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān) C、一般不用標(biāo)點符號 D、特殊情況可任意用標(biāo)點符號

8、公文主送機關(guān)應(yīng)使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機關(guān)。___________ B、C、D A、公告 B、批復(fù) C、請示 D、報告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會議紀(jì)要式 D、簡報式

C、公文的份數(shù)序號、密級程度、緊急程度和發(fā)文字號均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識依然是發(fā)文機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學(xué)校易地擴建后，住宿生急劇增加，學(xué)生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個學(xué)生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學(xué)校準(zhǔn)備興建一棟學(xué)生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學(xué)校向市教育局申請撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費的請示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關(guān)于要求解決學(xué)生宿舍擁擠問題的請示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學(xué)生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個床位兩個人睡，嚴(yán)重影響學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級部門給予適當(dāng)支持。

×××市第二職業(yè)學(xué)校 2014年8月25日(1)請你代校長辦公室主任審核這份請示，指出存在的問題。(2)請你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請示。指出下述文書處理程序中的錯漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關(guān)于上報春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請有關(guān)部門辦復(fù)，據(jù)實填報。５月９日。”后由縣林業(yè)局起草復(fù)文后直接送李副縣長簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應(yīng)啟封，應(yīng)由內(nèi)收發(fā)登記，急件應(yīng)列入對內(nèi)催辦；

第二，批辦意見不應(yīng)用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應(yīng)明確承辦部門及承辦時限；應(yīng)簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應(yīng)由林業(yè)局負(fù)責(zé)人進行技術(shù)性審核，交縣政府辦進行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運轉(zhuǎn)應(yīng)有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應(yīng)土地劃撥，但久久不見落實。該單位劉局長十分著急，在辦公會上交代秘書部門立即擬寫一份公函發(fā)給對方，希望對方有一個回答。會后第二天早上上班時，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請人轉(zhuǎn)交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個貼切的標(biāo)題；（3）針對專題培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)公文寫作實際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學(xué)生會準(zhǔn)備組織同學(xué)踏青，并邀請老師們參加。請你以學(xué)生會的名義擬寫一則邀請函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風(fēng)，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請恩師，請你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風(fēng)，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請示，請示文號是“蘇文市（外）〔2006〕08號”。請示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關(guān)演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現(xiàn)在按照規(guī)定上報文化部審批。請示的附件是：演出確認(rèn)函、演員護照和有關(guān)演出資料。

請根據(jù)以上信息，按照請示的格式，擬寫這份請示。

關(guān)于擬邀請新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個人演唱會的請示

蘇文市（外）〔2006〕08號

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關(guān)演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現(xiàn)報你部審批。

以上請示當(dāng)否，請批示。

附件：演出確認(rèn)函、演員護照和有關(guān)演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第五篇：文書與檔案管理

文書與檔案管理

1．文書的格式是-----文書的表現(xiàn)形式。2．公文紙介質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)包括---開本、規(guī)格、印刷、裝訂。3．“關(guān)于評定業(yè)務(wù)支撐文件”的組卷方法是問題特征

4．公文主體一般由---標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、時間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

6．及時、準(zhǔn)確、安全是文書工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質(zhì)區(qū)別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機構(gòu)一是對內(nèi)部組織機構(gòu)一直固定不變的立檔進行分類。

10．從行文關(guān)系上劃分，文書可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國家或地區(qū)大事記

12．本機關(guān)收到外機關(guān)發(fā)來的文件稱為收來文件。

13．從文件的使用范圍來劃分，文書可分為---通用文書、專用文書、技術(shù)文書。14．發(fā)文機關(guān)留存的印刷本是指存本 15．根據(jù)決定的性質(zhì)，可將其分為---法規(guī)性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報適用于---表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。

17．簡報的特點是---簡、實、快。

18.簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人對文件的發(fā)出簽具意見

19．行文制度指的是---機關(guān)與機關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定，包括行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則。20．行文制度包括---行文關(guān)系、行文方式、和行文規(guī)則三個方面的內(nèi)容。

21． 鑒定檔案價值的基礎(chǔ)是分析文件的內(nèi)容

22．檔案復(fù)制本根據(jù)利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發(fā)文處理有—八個工作環(huán)節(jié)，收文處理有--八—個工作環(huán)節(jié)。

24．校對要以---定稿為依據(jù)。

25．?dāng)M辦的特點是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請示

27．檔案常用分類方法有三種，即---分類法、組織機構(gòu)分類法、保管期限分類法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門承辦人對于收文準(zhǔn)備如何處理提出初步方案和

意見，以供領(lǐng)導(dǎo)人批示、決斷時參考。一般由文秘部門的辦公室負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門承辦人提出擬辦意見全宗編號的主要方法是---流水編號法。

29．承辦是同屬于發(fā)文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號由四部分組成，分別是—全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號或件號。32．檔案檢索包括---對檔案信息分析存儲和根據(jù)需要進行查找---兩個階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項目、標(biāo)識符號、著錄格式、著錄級別---和著錄項目細則等內(nèi)容。

34．文公用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 36．中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設(shè)置了—19—個基本大類。其中A代表--中國共產(chǎn)黨黨務(wù)—B代表---國家政務(wù)總類。

提高辦公的時效：文件辦理的時間量是個彈性很大的問題，因為很難事先制定個收發(fā)文計劃去精細地進行時間的量化預(yù)測。但是，這并不等于此問題根本不能談。因為就每個具體環(huán)節(jié)進行時效分析還是可以的。為此，除加強文書人員的責(zé)任心和提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還可從健全文書辦理的制度來加以保證《中國檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫簡字表----和附表、附錄構(gòu)成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點：一是---存儲檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務(wù)

41．檔案計算機檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書-----概括地說，文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。2．公務(wù)文書----是指國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位的行政機關(guān)在管理過程中所形成的具體法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明其出去的檢索工具

4．文書檔案----文書檔案是各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及個人，在社會活動中，為處理公務(wù)及私人事務(wù)而形成的檔案。5．專門檔案----是各機關(guān)單位在進行某種

專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會計檔案、訴訟檔案、教學(xué)檔案等。

6．平行文：是指同級機關(guān)過著不相隸屬的機關(guān)之間來往的文件沒。這些法定的機關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應(yīng)的公文。

7．文書工作-----通常也叫文書處理工作主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個機關(guān)的組織或辦事機構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個運轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達方式和一般特點的應(yīng)用文。

10．定稿----公文的草稿經(jīng)過修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠標(biāo)準(zhǔn)稿。

11．正本----是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力，其證據(jù)價值得到法律的認(rèn)可和保護。

12．存本---是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計劃---對即將開展的工作所做出的系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書面表達形式。15．簡報---是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位用來指導(dǎo)工作、向上級機關(guān)反映情況和文題、交流經(jīng)驗以及溝通信息的一種公務(wù)文書。16．總結(jié)-----是指對已經(jīng)完成或正在進行中的某項實踐活動的效果、作用及其經(jīng)驗教訓(xùn)進行評價，并在此基礎(chǔ)上歸納分析而形成的文字材料。

17．調(diào)查報告-----以書面報告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論的一種實用性文體。

18．司法文書----是指案件當(dāng)事人或參與人，為要求司法機關(guān)按照法律程序、運用有關(guān)的法律條文有效的保護自身合法權(quán)益而制定的文書。

19．人事文書---是指各級機關(guān)在干部人事管理工作中形成的，反映個人自然情況、社會經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。

20．會計文書---是本機關(guān)單位在經(jīng)濟活動和財務(wù)收支過程中，進行會計核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達的全部內(nèi)容中那個貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結(jié)構(gòu)----在這里指的是一篇文書的內(nèi)部構(gòu)造，及文書內(nèi)容的組織和安排。23．文書語言---文書語言即實用性文體語言，它是用于社會活動、具有實用文特點、反映社會實踐活動的規(guī)范化的語言體系。24．簽發(fā)---是機關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文，并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機關(guān)的印章的程序。用印是文件生效的標(biāo)志，因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機關(guān)印章之后才能生效。

26．?dāng)M辦---是對需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時。27．承辦---就是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對文件的批辦意見，根據(jù)來文內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時限，秘書部門對承辦工作進行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。

30．檔案分類方案----就是標(biāo)列各個類目名稱，標(biāo)示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。具體而言，就是在分類之前，須先確定分類的級次，以及每一級采用什麼樣的分類方法或每一級的主要內(nèi)容，然后把各個類目的名稱一一列舉出來，形成一個大綱。31．全宗----是指一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導(dǎo)思想是：1全面的觀點2歷史的觀點3.發(fā)展的觀點

33.檔案著錄——是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標(biāo)識的過程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識的過程，稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對象，滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù)工作。

36、檔案標(biāo)引——是指對文件或案卷進行主題分析，把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標(biāo)識 的過程稱為主題標(biāo)引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設(shè)備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機讀檔案指用于存儲計算機數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤等。

39、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化——是指檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案行政事業(yè)管理機關(guān)，或者會同標(biāo)準(zhǔn)化主管機關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設(shè)施等，同意的衡量準(zhǔn)則、技術(shù)規(guī)范，并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動過程。

三、簡答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達作用；

2、公務(wù)聯(lián)系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書工作有何重要性？——

1、文書工作是機關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書工作是機關(guān)工作的紐帶；

3、文書工作是保守黨和國家機密的重要環(huán)節(jié)；

4、文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。

3、編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機關(guān)的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫有關(guān)的文章和著作。

4．文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么？——本機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍；本機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量；本機關(guān)收發(fā)文件的數(shù)量；本機關(guān)各組織機構(gòu)駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書部門對辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價值的，按照他們的形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，這就是文書立卷。

6、試析報告和請示的關(guān)系。——相同點：

1、行文方向一致。

2、報送要求相同。

3、寫作特點相同。

不同點：

1、行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關(guān)了解、掌握情況，溝通上下聯(lián)系；請示則是為解決某一問題而請求上級機關(guān)指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)。

2、性質(zhì)要求不同。報告屬陳述性文件，一般不需要上級回復(fù)；而請示屬請求性文件，需要上級機關(guān)給以及時批復(fù)。

3、行文時限不同。請示必須在事前行文；報告則

在事前、事后、事情進行中行文均可。

4、內(nèi)容含量不同。請示必須堅持“一文一事”，即“一事一請示”的原則；而報告既可一文一事，也可一文數(shù)事。

7、文書工作的作用體現(xiàn)在：1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業(yè)文件3機關(guān)常用文件

8、簡述發(fā)文處理程序。——可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷的行為過程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時間特征、地點特征和通訊者特征，簡稱為“六個特征”。

12．立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機關(guān)工作活動和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。

13、什麼是文書現(xiàn)實執(zhí)行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性，是區(qū)別于其他文書、信息、圖書情報等材料的根本特征。14．文書工作與檔案管理的任務(wù)和工作內(nèi)容是什麼？----文書工作的基本任務(wù)是：根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量的形成機關(guān)的公文，科學(xué)的組織和準(zhǔn)確的處理機關(guān)的公文，有秩序而安全地進行公文運轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。文書工作主要內(nèi)容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會議、匯報的記錄與整理；（6）公文的平時歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)材料；（9）文書的機要保密；（10）完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作事項。檔案的基本任務(wù)是：（1）堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)信息資源；9逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。檔案管理的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等六項工作。

15．文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書工作的基本原則是：堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是：準(zhǔn)確、及時、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案維護檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡述公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義------（1）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文的性質(zhì)所決定的。（2）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化是順應(yīng)社會發(fā)展而產(chǎn)生的。總之，行政機關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點是什麼？----主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點第一，單一性。即一個詞或詞組只表達一個詞義，一個詞義只能用一個詞或詞組表述。第二，規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的，而是按照一定的規(guī)范要求，由自然語言轉(zhuǎn)化而來。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；第二，經(jīng)會議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；第三，兩個以上機關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；第四，電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)；第五，法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時，應(yīng)在正文中同時注明施行日期。

19．文書正文寫作要求有哪些？----正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實際，切實可行。第三，內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會商，取得一致意見。第四，在文件表達上要概念準(zhǔn)確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標(biāo)點符號。第五，用數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)數(shù)字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡述文書種類劃分的意義。-----

（一）適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機關(guān)工作有序。

（二）適應(yīng)機關(guān)不同行文關(guān)系，在選擇文種時準(zhǔn)確判定本機關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系，保證文件及時迅速處理。

（三）適應(yīng)行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效，使文件得到恰當(dāng)處理，保證文書處理的科學(xué)、高效。

（四）適應(yīng)文書不同種類要求，以準(zhǔn)確把握不同文種寫作規(guī)律，實現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。

21．簡述公告與通告的區(qū)別。----

（一）發(fā)布機關(guān)級別不同。

（二）發(fā)布事項范圍不同。

（三）發(fā)布事項的方式不同。

（四）所公布事項的特點不同。

22．簡述請示與報告的區(qū)別。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文時間不同。

（三）內(nèi)容含量不同。

（四）上級辦理不同。23．主題的作用、依據(jù)、要求是什麼？----第一，從主題與內(nèi)容的關(guān)系看，主題具有統(tǒng)攝作用。第二，從主題與形式諸要素關(guān)系看，主題起著支配作用。總之主題在文書形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因為如此，在文書形成中必須首先確立主題，做到“意”在筆先。文書確定的依據(jù)是四個方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神。第三，處理事務(wù)和社會交往的客觀要求。第四，事務(wù)的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過程中要達到的要求第一，要反應(yīng)事物的本質(zhì)。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達過程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)、方法作用。-----文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)有四項：第一，總文理。第二，統(tǒng)首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結(jié)構(gòu)的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類與歸類。第二，歸納層短主旨的方法。結(jié)構(gòu)的作用有三方面：第一，使文書表達“言之有序”。第二，使撰寫者“心中有全形。第三，使文書層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書語言表達的要求是什麼？---第一，表達的明確性。第二，表達的簡接性潔性。第三，語言的平易性。第四，表達的文明性。第五，表達的程式性。

26．簡述文書形成的基本步驟。———有以下步驟：

（一）思想準(zhǔn)備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見。

（五）反復(fù)修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標(biāo)

印。

27．文書修改的主要范圍。——包括：深化主題，審查內(nèi)容，調(diào)整結(jié)構(gòu)，修正語句和標(biāo)點符號。

28．文書處理過程中有那些特點？——有以下特點：

（一）確定性。文書處理的各個工作環(huán)節(jié)不可缺少而且相對獨立，每個環(huán)節(jié)都有特定的功能和內(nèi)容。

（二）連續(xù)性。文書處理的每個工作環(huán)節(jié)是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規(guī)范性。文書處理的每個環(huán)節(jié)都必須遵循嚴(yán)格的工作規(guī)范。

29．撰寫擬辦意見時應(yīng)注意哪些方面？-----撰寫寫擬辦意見應(yīng)注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見有時相當(dāng)于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考；差異性，即擬辦意見如有兩個以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導(dǎo)選擇；概括性，既擬辦意見應(yīng)簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。

30．簡述批辦文件主要內(nèi)容。——包括：一是收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。二是擬辦時有困難的事項，批辦時要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見報領(lǐng)導(dǎo)審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門時，凡需兩個以上部門共同辦文的，還要指定一個主辦部門，以防承辦部門出現(xiàn)于己有利的文件互搶，于己無利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們在審核文件時，重點審核哪些內(nèi)容與方面？---審核的重點是：第一，是否應(yīng)由本機關(guān)辦理。第二，是否符合行文規(guī)則。第三，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。第四，涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商會簽。第五，文種使用、公文格式是否規(guī)范。

32．簡述文書整理的含義。----文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)。2.更加符合文書整理的基本原則。3.文書整理跟簡便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現(xiàn)代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復(fù)制與保密。3.簡化了裝訂手續(xù)。4.使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來。35．文書整理歸檔的范圍。——具體包括：1.上級機關(guān)來文。2.本機關(guān)文件。3.下級機關(guān)來文。4.同級或 非隸屬機關(guān)的來文。5.其他文件資料。

36．文書整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規(guī)律。2.保持文件之間的有機聯(lián)系。3.區(qū)分文書的不同價值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內(nèi)文書？——是指在平時歸整的基礎(chǔ)上，詳細檢查每個案盒內(nèi)積累的文件，按照文書歸類的原則和要求進行調(diào)整，并進行案盒內(nèi)文件的排列、編號，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書。

38．歸檔的質(zhì)量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書應(yīng)齊全完整。2.整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。3.整理歸檔的文書的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內(nèi)容包括以下四個方面：1政府機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對本單位需要歸檔的檔案進行接收。2政府機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對哪些未及時歸檔的檔案進行補充收集。3檔案館對現(xiàn)行機關(guān)、已撤銷機關(guān)的集體有娼妓保存價值的檔案的集中和接受。4檔案館對中華人民共和國建立以前的各個歷史時期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內(nèi)檔案分類的方法有哪些？——常用1.分類方法，按照文件形成和處理的將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；2.組織機構(gòu)分類法，就是根據(jù)單位的內(nèi)部組織機構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；3.問題分類法，按照文件內(nèi)容所反映的問題將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；

42、檔案鑒定工作的主要內(nèi)容及任務(wù)是什么？——內(nèi)容：制訂檔案價值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限；3.揀出無保存價值或已失去保存價值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進行的一系列審慎而嚴(yán)密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務(wù)是什么？——1.通過劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優(yōu)化館（室）藏檔案的質(zhì)量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎(chǔ)。

44、什麼是檔案保管期限表？起結(jié)構(gòu)和類型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。類型有五種：1.通用保管期限表。2.專門保管期限表。3.同系統(tǒng)保管期限表。4.同類型機關(guān)檔案保管期限表5.機關(guān)檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，在本單位工作和國家經(jīng)濟建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭、科學(xué)研究中具

有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動，不具有廣泛社會意義和科學(xué)歷史意義，而屬本機關(guān)在相當(dāng)長時間內(nèi)進行本單位工作需要查考的文件材料應(yīng)列為長期保管；3.凡是在較短時間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應(yīng)列為短期保存。

46．檔案主題標(biāo)引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉(zhuǎn)換。4主題及主題詞的校對審核。47．簡述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當(dāng)案管理部門為滿足不同需要而編制的各類型的在功能上相互聯(lián)系,相互補充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴大檔案部門影響,宣傳報道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實現(xiàn)資源共享|擴大對外交流的需要。

48.檔案庫房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫房管理制度（安全制度，檔案進出庫房登記制度，庫藏檔案定期檢查制度，設(shè)備管理制度，清潔衛(wèi)生制度）；2.溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生；3.注意檔案在流動中的保護；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應(yīng)包括哪幾個方面？——1.檢查檔案有無被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發(fā)現(xiàn)不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色，潮濕發(fā)霉及鼠害等自然損毀現(xiàn)象，即使防治；機讀檔案定時倒帶和上機檢查；3.檢查有無火災(zāi)、水災(zāi)等隱患，用電設(shè)備是否完好，消防器材是否齊全，門窗是否牢固，杜絕意外事故發(fā)生；4.檢查受損害文件的數(shù)量和情況，是有檔案數(shù)量與登記簿冊中的數(shù)量是否符合；5.對于庫房管理、提供利用等各項制度的執(zhí)行情況和在系統(tǒng)、編目鑒定等工作中的缺點等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類：檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。

4、分類目錄：分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

7、文號索引：文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類：——

一、大事記： １、大事記的種類有：Ａ、機關(guān)工作大事記

Ｂ、國家和地區(qū)大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類有：

A、機關(guān)組織沿革 B、地區(qū)組織沿革

C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

四、會議簡介：簡明我要地記敘會議基本情況的一種文字材料。

五、統(tǒng)計數(shù)字匯集：統(tǒng)計數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。

六、企業(yè)年鑒：的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學(xué)研究等各類大事的有關(guān)文獻、照片和統(tǒng)計數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設(shè)計項目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。

53.參考資料的編寫一般方法：——

1、制定編寫計劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務(wù)的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志——1.檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化；2.管理機構(gòu)布局與館（室）藏機構(gòu)的合理化；

3、檔案信息服務(wù)的社會化；4.檔案工作組織管理的科學(xué)化。

56、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的條件。——社會條件和內(nèi)部條件。社會條件包括：1.需要一個安定的、政治民主化的社會大環(huán)境；2.要有足夠的資金投入，經(jīng)濟上的大力支持；3.科學(xué)技術(shù)條件的支持。內(nèi)部條件：1.檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化；2.檔案工作人員專業(yè)化。

57、計算機檢索系統(tǒng)的優(yōu)點——1.工作效率高；2.檢全、檢準(zhǔn)率高；3.檢索途徑多；4.能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引；5.通過通訊線路和終端設(shè)備，能就地向遠方檢索檔案材料，提高了服務(wù)效果，節(jié)省了經(jīng)費、人力和時間。

58、簡述計算機檢索系統(tǒng)需要的物質(zhì)技術(shù)條件：——1.系統(tǒng)本身需要的設(shè)備條件；2.檔案原件的準(zhǔn)備工作；3.有適合檔案館管理系統(tǒng)的計算機軟件。

59、檔案館對歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對象與途徑。

1收集散存在國家機關(guān)、社會組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數(shù)名族地區(qū)的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協(xié)等文史組織及其他學(xué)術(shù)歷史研究部門所征集到歷史檔案。

5收集散失在國外的歷史檔案。

60、國家全部檔案：是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟、科學(xué)文化或歷史意義的一切檔案財富的總和61、軟盤中的檔案的管理和保護中要注意的問題——1.防止軟盤生霉；2.防止軟盤污染；3.注意防塵；4.遠離外磁場。62、檔案存貯縮微化的優(yōu)點：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價格低廉，保存時間長；4.容易復(fù)制，有利于檔案原件保護；5.便于推廣普及。

63、我國已發(fā)布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：——1.針對檔案內(nèi)容所包涵的信息為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；2.針對檔案的載體為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；3.針對檔案的保管的裝具、庫房及外部條件為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；4.針對檔案工作中的業(yè)務(wù)技術(shù)原則、方法、措施為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)。

64、我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作還需進一步提高的地方——1.檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)；2.檔案統(tǒng)計、提供利用標(biāo)準(zhǔn)；3.檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)；4.檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱；2.檔案外借；3.制發(fā)檔案復(fù)制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務(wù)；7.印發(fā)目錄。

四、論述題

1．論述文書檔案的性質(zhì)、特點與作用--------文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含

義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。文書除了現(xiàn)實執(zhí)行性這一本質(zhì)屬性以外，還有政治性、機密性、知識性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機密性、知識性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價值性和科學(xué)文化性。文書的特點有三方面：法定的作者、法定的權(quán)威和效力及特定地程式性。檔案的特點有三方面：系統(tǒng)性、選擇性和保存性。文書的作用為：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用、行為規(guī)范作用、公務(wù)聯(lián)系和知照作用、憑據(jù)記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個方面的作用：現(xiàn)實工作及各項社會活動的查考依據(jù)作用、歷史憑據(jù)作用、科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。

2、試析文書工作與檔案工作的關(guān)系。聯(lián)系：

1、工作對象上的聯(lián)系。文書工作與檔案工作的物質(zhì)對象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯(lián)系。文書工作的終結(jié)程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環(huán)節(jié)（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續(xù)。

3、整體工作的聯(lián)系。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量決定著檔案工作的質(zhì)量，影響著檔案工作的進展；檔案工作不斷提高質(zhì)量上的要求，也會影響和推動著文書工作向前發(fā)展。

區(qū)別：

1、工作目的不同。文書工作是著眼于現(xiàn)實，是適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來，維護歷史的真實面貌，為將來工作提供參考和憑證。

2、工作任務(wù)不同。文書工作的主要任務(wù)就是制作文件、處理文件，對有保存價值的文件進行立卷歸檔；檔案工作的主要任務(wù)是對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優(yōu)缺點。

目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯(lián)單式三種。簿冊式登記，即采用事先裝訂成冊的登記簿進行登記。這種登記易于保管，應(yīng)用比較普遍。但比較死板，寫錯了不易修改，若按大流水號編排順序號，不便于分類檢索；卡片式登記，即使用卡片進行登記，每張卡片登記一份文件，必要時可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯(lián)單式登記，即采用一次復(fù)寫多聯(lián)的方式進行登記。這種登記方法，可以減少重復(fù)登記手續(xù)，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機關(guān)條件具備，可使用計算機對文件進行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續(xù)，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書形成的必然要求。-——審美以及對美的追求是人們的普遍心態(tài)，文書是社會交際的工具，離不開審美的規(guī)律文書形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機關(guān)或

者有關(guān)人員閱讀的，這就要求文書能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達到目的，因此，“美觀”是文書形成的必然要求，也是文書形成的重要原理。文書的美，一是體現(xiàn)在形式的安排上要美觀；二是體現(xiàn)在內(nèi)容上要有美感；三是體現(xiàn)在語言以及邏輯結(jié)構(gòu)等方面要有美感。文書要講求整齊，即層次分明，無參差錯亂，眉目清楚，適宜得體；問題排列有序；語句整齊一致。

文書立卷的基本原則

1保持穩(wěn)健之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性 2要正確反映機關(guān)工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫案卷標(biāo)題的要求

案卷標(biāo)題，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分