第一篇：文書工作與檔案管理

1、文書的概念;一是指文字材料，二是指文字書寫，三指從事文書工作的人。文書是人們在社會實踐活動中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務的憑證性工具。

2、文書包括公務文書和私人文書。

3、公務文書，簡稱公文，是指機關在公務活動中形成和使用的具有特定格式的文書，如請示、批復、報告、通知等。

4、文書的作用：主要在于它可以作為傳達和貫徹執(zhí)行黨和國家的各種路線方針、政策、管理實務，處理事務，溝通機關、單位之間聯(lián)系的一種工具。具體變現(xiàn)：領導指導作用；行為規(guī)范作用；公務聯(lián)系和知照作用；憑據(jù)記載作用；傳遞信息和宣傳教育作用。

5、檔案的概念；檔案是機關、組織、和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、音像以及其各種方式好載體的歷史記錄。檔案是最原始的歷史記錄。

6、檔案的特性

（1）來源的廣泛性。

（2）形成的條件性。

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。

其二，對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為

7、檔案保存。

其三，按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

（3）記錄方式和載體形式的多樣性。

（4）原始的記錄性。

8、檔案的類別；文書檔案、科技檔案、專門檔案

9、檔案的作用

（1）現(xiàn)實工作及各項社會活動的查考依據(jù)作用。

（2）歷史憑據(jù)作用。

（3）科學研究的基礎和條件作用。

10、文書與檔案的關系： 1）、文書與檔案的聯(lián)系

（1）兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同。（2）在內(nèi)容格式上完全一致。

（3）兩者互為因果。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結(jié)。

2）、文書與檔案的區(qū)別

（1）兩者的性質(zhì)和形式不同。

（2）兩者的目的和作用不同。（3）兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同。

11、文書工作的組織機構(gòu)：一種設立專門的文書工作機構(gòu)；一種不需要專門文書工作部門，只在辦公室、秘書室、內(nèi)設一兩個專職或兼職負責文書工作的人員。

12、檔案管理的工作機構(gòu)類型：（1）檔案室；（2）檔案館；（3）檔案事業(yè)管理機構(gòu)； 第二章

1、公務文書，簡稱公文，是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書。

2、文書種類的劃分

１）按公文種類名稱是否法定劃分（1）法定公文（2）事務文書

2）按公文的來源去向劃分

（1）發(fā)文（2）收文

3）按公文的行文方向劃分

（1）上行文（2）下行文（3）平行文

4）按公文閱讀范圍和機密程度劃分

（1）公布的公文（2）內(nèi)部公文

5）按公文的使用范圍劃分

（1）通用公文（2）專用公文（3）技術(shù)公文

3、黨政文書類別：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

4、公告和通告有哪些區(qū)別：公告的事項應該是國家大事，非重要非法定事項不宜用公告，公告的發(fā)布權(quán)限有嚴格規(guī)定。通告往往針對實際業(yè)務活動而發(fā)布，可用來公布社會生活中的一些具體事務，制發(fā)單位十分廣泛。

5、文書的格式：組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

6、眉首一般由公文份數(shù)序號、密級和保密期限（“絕密”、“機密”和“秘密”）、緊急程度（“特急”、“急件”）、發(fā)文機關標志（發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。

7、主體：主體一般由標題（發(fā)文機關、事由、文種三部分組成）、主送機關（又稱送達機關和行文對象，是指發(fā)文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關和單位。）、正文（正文是文件的主體部分，用來表述公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，是公文的核心。）、附件(用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數(shù)。)、成文日期（是指文件的制成時間，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。）、印章（是指正文末尾加蓋的發(fā)文機關印章或領導簽名章，是發(fā)文機關對公文表示負責并標志公文生效的憑證。）、附注等要素組成。

8、版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。

9、版記一般由主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、時間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

10、主題詞：主題詞是提示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。

11、抄送機關是指除主送機關之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關。

12、印發(fā)機關和印發(fā)時間：

印發(fā)機關和印發(fā)時間是指文件制發(fā)（含翻印）情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、制發(fā)日期和印制份數(shù)。

13、文書的文稿包括草稿、定稿兩種。

草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的文書原始稿件。定稿是指公文的草稿經(jīng)過修改并由領導人審閱、簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。

14、正本是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。

15、副本是指公文形成之后，由于實際工作需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變化文本。

16、存本是指發(fā)文機關印制一份文件的正本后留在本機關除草稿、定稿以外的印制本。

17、復制本是指依據(jù)正式文本進行復印或翻印、縮微等復制出來的文本。第三章

1、行文制度是指機關和機關之間的行文必須遵守的行文準則和規(guī)定。

2、我國行政機關的行文關系一般包括兩個類別：隸屬關系非隸屬關系

3、行文方式有逐級行文、多級行文、越級行文、直達行文

4、文書處理程序圖46頁

5、收文的傳閱是指分送人員按照辦公室主任的指示或領導人的批示，將單份收文按照一定順序送給幾位有關領導人及部門負責人，供閱知或閱批。

6、傳閱收文主要有4種方式，輪輻式、集中傳閱式、閱文室傳閱式、回傳式。第四章

1、歸檔文件整理

歸檔文件整理，是指文書部門按照有關規(guī)定將處理完畢的具有保存利用價值的文件材料收集齊全，經(jīng)過價值鑒定區(qū)分保管期限、分類整理、排列、編號、裝盒，定期將整理好的文件材料移交給檔案室。

2、鑒定文件材料的價值，指判定文件材料有無保存利用價值及價值大小，也即判定文件材料是否應當收集立卷及保管期限的長短。文件材料的價值取決于兩方面：一是文件材料所含有的信息（內(nèi)容的重要性、內(nèi)容的獨特性、內(nèi)容的時效性），二是本機關和社會利用文件材料的需要。

3、文件材料所含有的信息，包括內(nèi)容特征和形式特征 1）文件材料的內(nèi)容特征 一是內(nèi)容的重要性 二是內(nèi)容的獨特性 三是內(nèi)容的時效性

2）文件材料的形式特征 一是文件材料的作者 二是文件材料的文種 三是文件材料形成的時間 四是稿本

五是文件材料的外形特點

4、歸檔文件的保管期限：短期保存（15年以下）、長期保存（16—50年）、永久保存（50年以上）

5、裝訂是整理歸檔文件的第一步，包括三個環(huán)節(jié)：1）確定文件的整理單位；（1）正文與不同稿本。（2）正文與附件。（3）文件處理單與文件。（4）原件與復制件。（5）轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件。（6）報表、名冊、圖冊等。（7）來文與復文。（8）漢文文本、少數(shù)民族文本與外來文文。2）修整文件；是指對不符合要求的歸檔文件進行必要的修整，包括修裱、復制、折疊等。（1）除去易銹蝕的金屬物。（2）修裱破損文件。（3）復制字跡模糊或易蛻變的文件。（4）折疊超大紙張。3）裝訂文件。（1）對齊文件（2）裝訂方式。

6、歸檔文件的分類：1）選擇分類方法（年度—機構(gòu)—保管期限分類法；年度—保管期限—機構(gòu)分類法；保管期限—年度—機構(gòu)分類法；年度—問題—保管期限分類法；年度—保管期限—問題分類法；保管期限—年度—問題分類法；年度—保管期限分類法。保管期限—年度分類法。

7、歸檔文件的排列：1）排列歸檔文件的事由。2）排列歸檔文件的方法。

8、如何對歸檔文件進行分類排列？

首先選擇分類方法，確定分類方案，對歸檔文件進行分類；把類內(nèi)歸檔文件先按事由原則將屬于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列，再將不同事由的文件按照一定方法排列。第五章

1、歸檔手續(xù)。

2、發(fā)文。

3、檔案的鑒定

4、影響檔案價值的因素：

5、檔案價值鑒定工作的內(nèi)容：

6、檔案的銷毀： 第六章

1、全宗是檔案的保管單位。

全宗即一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。一個獨立的社會組織形成的全部檔案稱為組織全宗；一個著名人物形成的全部檔案稱為人物全宗。

2、全宗常用的分類方法主要有三種，年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法。

3、年度分類法就是按檔案文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度分成各個類別。

4、檔案保管的重要性

決定著檔案壽命的長短

2）決定著檔案事業(yè)的興衰

5、進出庫制度和“八防”措施

1）進出庫制度

庫房是保管檔案的重要場所，因此必須有嚴格的進出庫制度。（1）庫房一般只允許檔案工作人員在工作時間內(nèi)進入。

（2）檔案工作人員在庫房內(nèi)不允許從事與管理工作無關的活動。

（3）非檔案工作人員如因工作需要必須進入庫房，則必須有檔案工作人員始終陪同。（4）離開庫房時，必須關燈、斷電、關好窗戶、鎖好房門。2）“八防”措施

（1）防火（2）防盜（3）防水（4）防潮（5）防霉（6）防蟲（7）防塵（8）防光 第七章

1、檔案著錄是在編制檔案檢索工具時，對檔案內(nèi)容和形式及各種特征加以分析、選擇和記錄的過程。

2、檔案著錄工作的內(nèi)容主要包括著錄項目、標志符號、著錄格式、著錄項目細則等方面。

3、檔案著錄項目有七個大項

1）提名與責任說明項。該項包括正題名、并列提名、副題名及說明性文字、文字編號、責任者、附件六個單元。2）稿本與文種項。3）密級與保管期限項。4）時間項。

5）載體類型及形態(tài)項。6）附注與提要項。

7)排檢與編號項。該項包括分類號、檔案館代號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞等六個單元。

檔案標引實在檔案著錄工作中對檔案的內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化的檢索標志的過程。第九章

1、專門檔案是一個集合概念，是指在一些專門性活動中的產(chǎn)生和形成的檔案種類。

2、人事檔案的概念。人事檔案是社會組織在人事管理活動中形成的記載個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的以個人為單位集中保存起來的以備查考的文件材料。

3、人事檔案的特點。其具體體現(xiàn)為：現(xiàn)實性。真實性。動態(tài)性。機密性

4、人事檔案的正本，其內(nèi)容分為以下十類：履歷材料。自傳材料。鑒定、考核、考察材料。學歷、評聘干部專業(yè)技術(shù)職稱、評定職工崗位技能的材料。政治歷史情況的調(diào)查材料。參加中國共產(chǎn)黨、共青團以及民主黨派的材料。獎勵材料。處分材料。錄用、任免、聘用、招用、勞動合同、調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)、復員退伍、工資、保險福利、待遇、出國、退（離）休、退職的材料，以及各種代表大會代表登記表等材料。其他可供組織參考的材料。

5、人事檔案材料的收集：（1）人事檔案袋歸檔范圍。（2）人事檔案的歸檔要求。（3）多渠道收集人事檔案材料。（4）建立人事檔案材料收集制度。

6、人事檔案的鑒別：（1）人事檔案鑒別的概念、意義。（2）人事檔案鑒別的原則。（3）鑒別人事檔案材料的內(nèi)容、方法。第一，判斷材料是否屬于人事檔案。第二，判斷是否是當事人的檔案材料。第三，判斷材料是否辦理完結(jié)和手續(xù)齊全。第四，判斷材料是否真實、準確、完整。第五，檢查材料是否重復。

7、人事檔案的保管，根據(jù)規(guī)定，具體范圍劃分如下：（1）在職人員人事檔案的保管。

（2）退（離）休人員人事檔案的保管。（3）死亡人員人事檔案的保管。（4）其他人員人事檔案的保管。@

8、人事檔案的傳遞：

（1）人事檔案或人事材料必須通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不允許公開郵寄或讓本人自帶。（2）轉(zhuǎn)遞檔案必須辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

（3）縣級以上的組織、人事部門才能直接轉(zhuǎn)遞人事檔案。

（4）收到人事檔案的單位應在核對無誤后簽名、蓋章，并及時退回回執(zhí)。（5）轉(zhuǎn)出的人事檔案必須保持完整，不允許分批轉(zhuǎn)出或留存部分檔案。（6）嚴格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。

第二篇：文書工作與檔案管理

文書工作與檔案管理

1、什么是文書？

文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公務文書

法定機關與組織為了一定目的在社會活動中未處理公務而形成并使用的具有特定格式，并需要經(jīng)過一定的程序處理的應用性的文字材料，簡稱公文。

3、公文的本質(zhì)特征。

政黨和國家機器具體領導與管理政務機關組織處理工作的一種工具。

4、文書的分類

公務文書

通用公文，專用公文，技術(shù)公文 文書｛

私人文書P4（隨意性）

5、公文的特點

一、工具性（1）管理國家機關政務和事務的工具

（2）是各類國家機關在工作活動中聯(lián)系事項、商治事務、傳達意圖交流情況傳播經(jīng)驗的工具

（3）是機關內(nèi)部推進工作的工具

二、權(quán)威性（1）有法定的作者制定和發(fā)行的——法定：具有一定的職權(quán)、職能作者：行為主體機構(gòu)組織而不是人。

三、統(tǒng)一性

四、現(xiàn)實性

6、公文的作用

(1)領導指導作用

（2）行為規(guī)范作用

（3）公務聯(lián)系和執(zhí)照作用

（4）

憑據(jù)記載作用

（5）傳遞信息與宣傳教育

7、文書工作： 機關形成處理和管理公文的各個環(huán)節(jié)及其中相關銜接的各道程序

與手續(xù)是完成和處理公文的作用

第二節(jié)

檔案與檔案管理

一、什么是檔案

（1）定義：檔案是機關、組織和個人在社會活動中的作為歷史記錄保存起來以備查考的作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料

（2）作用：憑證依據(jù)

（3）屬性：原始記錄性

二、是么是檔案管理

（1）定義：檔案管理也稱檔案工作，或檔案管理工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。

（2）基本內(nèi)容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用。

第三節(jié)

檔案與文書

一、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別P10（1）聯(lián)系：①兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同

②兩者在內(nèi)容與格式上完全一致

③兩者互為因果（2）區(qū)別：①兩者的性質(zhì)與形式不同

②兩者的目的與作用不同

③兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同

（二）文書工作與檔案管理區(qū)別與聯(lián)系P14

（一）聯(lián)系①兩者的工作對象相同

②兩者的某些工作環(huán)境相同

③兩者互為因果

④兩者工作人員的基本素質(zhì)要求相同

（二）區(qū)別①兩者的工作任務不同

②兩者的服務對象不同

③兩者的工作目的不同

④兩者工作的具體內(nèi)容不同 思考題：

1、文書、公文、文書工作的含義

2、公文的本質(zhì)特征

3、文書的類別如何劃分

4、如何理解公文

5、文書作品與文書的不同？

第二章

公文的種類 第一節(jié) 公文種類的劃分

一、公文種類劃分的意義P21(一)適應坐直管轄范圍和功能，保證機關工作有序運轉(zhuǎn)(二)適應機關不同的行文關系，保證文件及時、迅速、處理(三)適應行文的具體要求，保證文書正確處理和有效(四)適應不同文書種類要求

請示，報告用于隸屬關系機構(gòu)，否則用函 “請示”上級碧血得給予回復“報告”可以不回復

二、公文種類劃分P22

（一）從文書的公用和適用范圍

（1）政黨文書類（2）規(guī)章文書類（3）機關日常事務類（4）司法文書類（5）經(jīng)濟文書類（6）科技文書類（7）外事文書類（8）禮儀公文類（9）書信文書類

（二）從文書的來源分

（1）收文

(2)發(fā)文

（3）內(nèi)部公文

（三）從行文關系上分

（1）上行文

（2）下行文

（3）平行文

（四）從文書的制法機關和作用來分

（1）法規(guī)文書

（2）黨內(nèi)文書（3）行政文書（4）群體文書

(5)以個人名義制法的文書

（五）從機密緩急程度分：絕密、機密、秘密

特急、急件

電報分為：特急、加急、平體

（六）從文書的性質(zhì)和作用

（1）規(guī)范性公文（2）指揮性公文（3）決斷性公文（4）報請性公文（5）知照性公文（6）契約型公文（7）記錄性公文（8）禮儀性公文（9）計劃性公文

三、什么是公文種類名稱

各機關日常使用的公文，按照公文的性質(zhì)和用途可分為若干種為每種公文所規(guī)定的固定名稱，及公文種類的名稱

（一）文中作用

概括地標明公文的性質(zhì)制發(fā)目的和要求，便于收文機關進行文書整理。

（二）文種的確定和使用原則

★確定文種

（1）根據(jù)發(fā)文機關的職權(quán)

（2）考慮發(fā)文機關與收文機關之間的工作關系

（3）看發(fā)文的具體目的與要求 ★使用原則

必須按照統(tǒng)一的規(guī)定，不可以隨便定名，隨意亂用

第二節(jié)

通用公文

一、法定公文

由國家黨政機關正式規(guī)定，發(fā)布并使用的公文種類

（一）命令（令）

范圍：適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章……….P26 特點：載體性，強制性，權(quán)威性，嚴肅性 種類：發(fā)布令，行政令，嘉獎令P27

（二）決定

范圍：適用于對重要事項或重要行為作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或這撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項

特點：決策性，指揮性，時效性

種類：法定性決定，指揮性決定，事項性決定，變更性決定

（三）報告

范圍：是用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項 ※ ※ ※

黨的機關

行政機關

權(quán)力機關

│

│

│

中國共產(chǎn)黨中央委員會

國務院

全國人大

│

│

│ 組織部,宣傳部，(教育部,衛(wèi)生部,公安稅務總局,工商管理)常務委員會 群眾團體,其他公會

│

│

職能部門 省級黨委

│

市級

│

法院

縣區(qū)級

獨立的司法機關｛

獨立于國家政權(quán)之外 │

檢察院

鄉(xiāng)級

│

企事業(yè)→中國獨有 村黨支部

特點：公開性，廣泛性，莊重性，限定性。種類：周知類公告，事項性公告。

（四）通知

范圍：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。特點：專門性，普通性，靈活性。

我國的國際管理機構(gòu)

種類：執(zhí)行性通告，告知性通告。

公告于通告的區(qū)別

發(fā)布機關級別不同

發(fā)布事項的方式不同

發(fā)布事項的范圍不同

所公布事項的特點不同

（五）通知

范圍：適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不同隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。

特點：應用廣泛，發(fā)文數(shù)量多，執(zhí)行性預告執(zhí)行兼而有之。

種類：批轉(zhuǎn)類通知，轉(zhuǎn)發(fā)類通知，印發(fā)規(guī)章類通知，貫徹執(zhí)行類通知，事項類通知

（六）通報

范圍：適用于表彰先進性，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。特點：典型性，教育性，真實性。種類：（表彰，批評，情況）通告

情況通報 第九十號

XX市公安局辦公室偏

2007年11月7日

我局犯盜竊斗爭取得重大勝利 ※ 同志與通報的異同

同：兩個文種都有傳達的意思，均屬告知性公文。

異：通知側(cè)重按要求，明確界限，通報側(cè)重于說明介紹，陳達情況。

（七）議案

范圍：適用各級人民政府按照法律程序和同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。特點：法律的依據(jù)性，事項的重大型，批準的生效性，行政范疇的獨特性 種類：立法案，條約案，預算決案，重大事項按，機構(gòu)變動案，人事任免案，人民政府議案與人民代表議案的比較

聯(lián)系：

1、依照有關法律條文，人民政府和人民代表都有議案提出權(quán)

2、都關系到國計民生

3、其批準單位都是人民代表大會

區(qū)別：

1、作者屬性不同。

2、辦理的方法不同。

3、涉及的范疇不同。

4、提出的時間不同

（八）報告

范圍：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問 特點：匯報性，陳述性，具體性

種類：綜合性報告，專題性報告，情況報告，呈轉(zhuǎn)性報告，答復報告，例行報告送文送物報告。

（九）請示

范圍：適用于向上級機關請求指示，批準。特點：請求性，權(quán)限明確性，內(nèi)容單一性，種類：直請性，請轉(zhuǎn)型。使用范圍：

涉及方、針政策界限不清的問題

工作中遇有疑難問題

工作中遇到困難請求上級支持

工作中遇到新情況新問題而無章可循

工作中意見分歧，無法統(tǒng)一執(zhí)行，需上級作出裁決。

超出本機關職權(quán)處理范圍的事項

印本單位情況特殊難以執(zhí)行上級的統(tǒng)一要求需要變通處理的事項

指定上級應當請示的事項

※請示與報告的區(qū)別

行文目的不同，行文時間不同，內(nèi)容要求不同，結(jié)尾用語不同

（十）批復

范圍：及審批答復適用于答復下級機關的請示事項，特點：針對性，權(quán)威性 種類：專指性批復，普發(fā)性批復

（十一）意見

范圍：適用于對重要問題提出見解和處理辦法 特點：作者廣泛，內(nèi)容具體行文方向多樣 種類：指導性意見，建議性意見，商洽性意見

（十二）函

范圍：適用于不相隸屬機關之間商洽工作詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項 特點：靈活簡便，平行往來

種類：告知函，商洽函，詢問函，求情批準函，答復函

（十三）會議紀要→整理和概況

會議紀要→尊重原貌 范圍：適用于記載、傳達會議情況和議定事項 特點：行文關系的多樣性 種類：指示性，通知性，討論性

（十四）決議

范圍：政黨機關才適用于會議討論通過的重要決策事項。特點：內(nèi)容的限定性，形式過程的限定性 種類：方針政策性，專門問題的公布性

決定和決議的區(qū)別

（形式過程，內(nèi)容作用有差別）

（十五）指示→黨政機關用

范圍：用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求 特點：高度的原則性，鮮明的決策性 種類：指揮類，方針政策類（十六）公報→黨政機關

范圍：用于公開發(fā)布重要決定或者重大事項。

特點：受文對象廣泛性，內(nèi)容的重要性，強列的新聞性，制發(fā)機關的特定性。種類：新聞公報、會議公報。

公報與公告的區(qū)別 使用機關不同；內(nèi)容側(cè)重點不同。（十七）條例——黨機關

范圍：用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作，活動和黨員行為的規(guī)章制度。特點：制發(fā)機關的穩(wěn)定性;內(nèi)容的穩(wěn)定性；格式的固定性；執(zhí)行的強制性。（十八）規(guī)定——黨機關

范圍：用于特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范 特點：規(guī)范對象，范圍的確定性；措施的具體性；執(zhí)行的強制性

條例與規(guī)定的區(qū)別

條列的系統(tǒng)性強，規(guī)定的具體性強；條例的政策性強；規(guī)定的針對性強。

機關常用公文

（一）公示

范圍：適用于各種需要向社會和廣大人民群眾公開的事項。

種類：干部任免公示；各種評獎結(jié)果公示；其他福利待遇等情況公示；各種資質(zhì)人員公示；規(guī)章制度共識；其他公示

（二）計劃

范圍：對即將開戰(zhàn)的工作所作出系統(tǒng)化條理化的安排設想的書面表達形式 特點：目的性，超前性，實踐性，計劃性 種類：綜合性，專項性。階段性。

（三）簡報

范圍：帶有新聞性質(zhì)的，機關，團體，企事業(yè)單位用來指導工作，向上級機關反映情況和問題交流經(jīng)驗以及溝通信息的一種公務文書。特點：簡練，快捷，實際 種類：綜合性，匯報性，總結(jié)性

（四）述職報告

范圍：領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內(nèi)的工作情況的自我評述性的書面報告。

特點：述職主題的唯一性；報告內(nèi)容的規(guī)定性；形式時間的特定性；使用價值的鑒定性

（五）總結(jié)

范圍：對已完成或正在進行的某項活動的效果作用及其經(jīng)驗教訓進行評價，并在此基礎上歸納，分析而形成的文字材料。特點：指導性，真實性，專門性 種類：經(jīng)驗總結(jié)，工作總結(jié)

工作總結(jié)和綜合性報告的區(qū)別

☆報告主要是具體表述工作情況，不搞經(jīng)驗的提煉，只做理論陳述；總結(jié)要求總結(jié)經(jīng)驗理出體會。找出問題，對工作情況只做概述。

☆報告要求之處工作中存在的問題，并提出下一步的工作意見；總結(jié)在談存在的問題時，重點在分析問題出現(xiàn)的原因，造成影響。

（六）調(diào)查報告

范圍：以書面報告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論 特點：針對性強，用事實說話，揭示事物的本質(zhì)規(guī)律；具有時效性，種類：反映社會情況的；介紹新生事物的；總結(jié)典型經(jīng)驗的；揭露問題的，考擦歷史事實的。

企業(yè)常用公文

（一）商品廣告

由商品經(jīng)營者或服務提供者承擔費用媒介和形式，介紹（信息）是構(gòu)成商業(yè)的基本要求。特點：溝通性，感染性，靈活性

種類：報紙，雜志，廣播，電視，手機短信，郵寄，車船，現(xiàn)場廣告(二)經(jīng)濟合同 范圍：P62 特點：法律性，一致性，互利性，規(guī)范性，雙向性 種類：P62

（三）產(chǎn)品說明書 范圍：P63 特點：知識性；準確性；平易性

（四）市場調(diào)查報告

范圍：P63 專用公文，雜體類公文 專用公文

（一）司法文書

范圍：P63 特點：法律的約束性，內(nèi)容的規(guī)范性，形式的程式性，文字解釋的單一性 種類：P66

（二）人事文書

范圍：P66 特點：內(nèi)容真實可信，材料有憑證標記；材料以涉及個人為主 種類：P66_67

（三）會計文書

范圍：P67 特點：依據(jù)性，憑證性，考核性 種類：會計憑證，會計賬簿，會計報表

（四）信訪文書

范圍：P67 特點：信訪人員成動態(tài)性，文書處理的急迫性，文書主題的廣泛性 種類：求決類，申訴類，控告檢舉類，批評建議類，雜體類

（一）（二）迎送類、禮儀公文

范圍：特點：種類 P68 信函類文書：P68——69

建議與倡議書的區(qū)別

P69

復習思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、公文種類劃分的意義? 公文可分為哪些種類？

了解一些專用文書的基本概念和內(nèi)容？ 文種作用？確定和實用文中的原則

法定公文中每種公文的適用范圍，特點，種類。

《國家行政機關公文處理辦法》《中共機關公文處理條例》中各規(guī)定了多少重多少種公文種類，它們的名稱。

總結(jié)：商品廣告，經(jīng)濟合同。

計劃的特點；總結(jié)與報告的區(qū)別。調(diào)查報告的種類 請示與報告；公文與公告；公告于通報；決定與決議 ；通知與通報規(guī)定與條例有什么區(qū)別 人民政府議案和人民代表議案的聯(lián)系與區(qū)別

一、什么是公文的體式

指的是文書的文體和格式，文書具有規(guī)范的文體格式，文書的制作必須按照這種規(guī)范的文體格式要求，不隨便標新立異

二、（一）文體的分類

文體與公文文體的含義

①文體：為適應不同的實際需要，文章形成了各種不同的語文體式 P72

第三章 公文的體式與稿本

②公文文體：為適應行政工作，公共事務管理的需要而形成的語文體式

③現(xiàn)行機關公文的文體特征：公文文體是一種兼有議論文說明文記敘文三種表達方式和一般特點的應用文體

三、1、2、3、四、公文作為應用文體的具體表現(xiàn)

公文在講清道理說明觀點分析情況得出結(jié)論時要有適當?shù)淖h論，但又與議論文不同，不需要做過多的專門議論。

公文要說明一定的事實但他又與一般的說明文不同，不需要對不必要的細節(jié)作過多的說明。公文在反映工作情況，事件發(fā)生的經(jīng)過某人某單位事跡時，需要敘述有關情況但它又與一般記敘文不同，它的重點不在具體記敘事實而是為了說明一定的問題，因而敘事必須簡明樸實不做過多的描述。

公文的格式

含義：就是公文的表現(xiàn)形式，即各種公文文體的表現(xiàn)形式和樣式 公文格式的范疇：

公文介質(zhì)——紙介質(zhì)

公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式——文字，符號，圖表，圖形 公文的組成要素——從內(nèi)容形式的所有要素 公文格式的類型

行政公文格式

專用公文格式

一般文章式公文格式 公文格式的標準化

含義：指國家行政機關的公文，采取法定性的規(guī)格式標準并嚴格貫徹執(zhí)行 公文格式標準化的作用P781、2、3、練習

五、1、2、公文的稿本及其作用

含義：指的是同一文中在撰寫，審核，印制過程種根據(jù)公文處理的需要而形成的在形式，內(nèi)容作用上有所不同的文稿和文體

文稿

草稿——特點：尚未定型；非正式；無效力

種類：討論稿，征

求

意見稿，修改稿，送審稿

定稿——是文種標準稿，是經(jīng)過修改審閱后，由機關領導人簽發(fā)或最后通過的最后完成稿，它

是繕印和發(fā)出的正式文件標準和依據(jù)

3、① ② ③ 文體

根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式公文文體 特點：根據(jù)定稿制作

發(fā)給主送機關

具有實際效力

定型本（試行本，暫行本）——有時有證明的效力主要用于條例規(guī)章辦公等規(guī)定性的文章

修訂本

4、副本

根據(jù)公文正本復制謄抄的其他本成為副本

4、存本

指發(fā)文機關印制一份公文的正本留本機關的除草稿，定稿以外的制本

復習思考題1、2、公文的體式？公文的文體？公文的格式？ 公文文體的特征？ 體現(xiàn)了公文的權(quán)威性，有效性，有利于公的貫徹執(zhí)行 方便了公文的處理，有利于提高工作效率 順應了社會的發(fā)展，有利于實現(xiàn)辦公自動化3、4、5、書熟悉掌握國家標準的《國家行政機關公文格式》內(nèi)容 公文的標題有哪幾個要素構(gòu)成，哪些要素可以省略。公文的文稿和文中大致有哪幾種

第四章

公文的形成p96

思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、公文寫作的基本原理有哪些 簡述公文實用性原理

什么是主題？其作用依據(jù)和要求是什么？ 公文材料的使用特點和要求是什么？ 如何篩選加工材料

公文結(jié)構(gòu)的任務方法作用是什么 公文語言表達的要求 公文有哪些要素 公文形式的步驟是什么 論述美觀是公文形式的必然要求

第五章

關于文書工作

文書工作：機關形式處理和管理公文的各個環(huán)節(jié)及其中相銜接的各道程序與手續(xù)，是完成和處理公文的工作

二、理解

1、文書工作的對象是公文及機關常用文

2、文書工作的基本內(nèi)容是撰制，處理，管理公文

3、文書工作是圍繞文書運動的全過程所進行的一系列相互銜接的程序和手續(xù)的總數(shù)，而不是僅指某一個或某幾個程序

4、每道程序或手續(xù)都有各自的規(guī)范和技術(shù)要求

三、文書工作的重要性

1、文書工作是異性政策性，業(yè)務性很強的工作

2、文書工作是黨和國家宏觀管理國家事務和政務的工作

3、文書工作是機關內(nèi)部微觀管理提高工作效率的手段之一

4、文書工作的系統(tǒng)性決定了文書工作的優(yōu)劣直接影響著機關工作的好壞

四、文書工作的特點

政治性，機密性，時間性，規(guī)范性 五 文工作的作用

1、機關的喉舌作用

2、及關間的紐帶作用

3、促進和提高機關效率的作用

4、機關的門戶作用

六、文書工作的基本要求

1、樹立深入實際，實事求是，認真真負責的工作作風，精簡公文反對官僚主義，形式主義和文牘主義。

2、公文處理必須準確，周密，保證質(zhì)量，避免差錯，必須及時迅速。

3、處理與管理公文，必須保障安全運轉(zhuǎn)，保守黨和國家的機密。

4、公文管理必須由文書工作部門統(tǒng)一負責。

七、文書工作者的素養(yǎng)

1、政治思想素養(yǎng)

1）較高的政治素養(yǎng)

堅定正確的政治方向

一定的思想理論水平

2）較高的政策水平

對政策的領悟和理解力

為制定和執(zhí)行政策服務 3）較強的法制觀念

要懂法守法

2、職業(yè)道德素養(yǎng)

1）熱愛本職，忠于職守。

2）埋頭苦干，嚴謹精細

3）遵守紀律，亞守秘密

（樹立高度的保密意識；養(yǎng)成良好的保密習慣；堅決同時密泄密行為作斗爭）

3、業(yè)務工作素養(yǎng) 1）2）必備的專業(yè)基礎知識（基礎理論知識，實際操作知識，其他基本知識）

熟練業(yè)務的技能（文字綜合處理的能力；書寫能力；印制能力；速記能力；校對能力；運用現(xiàn)代化辦公設備的能力）

習題1、2、3、4、5、6、第六章、公文的處理

第一節(jié)，行文制度

行文制度指的是機關與機關之間的行文必須遵守的行文準則和規(guī)定，包括行文關系，行行文方式和行文規(guī)則三個方面

一、行文關系

指發(fā)文機關與收文機關之間的文件往來關系，具體得說是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)領導關系和職權(quán)范圍所確定的機關之間的授受關系 種類：隸屬，非隸屬

二、行文方向和行文方式 下行文

逐級行文

多級行文

直達基層和群眾

上行文

逐級行文

多級行文

越級行文 可越級行文的幾種特殊情況 1）

性的社會實件 2）3）4）5）6）經(jīng)多次請示上級機關，長期沒能得到解決的問題 直屬上下級之間有爭議而無法解決的問題 對直屬上級機關揭發(fā)檢舉問題

上級機關干部交辦的并指定越級上報的情況 詢問與聯(lián)系極個別的必要的具體問題

平行文：指互相沒有隸屬關系，業(yè)務指導關系的同級機關，或不屬同一系統(tǒng)的機關部門之間的一種行文

三、行文規(guī)則P289

第二節(jié) 公文的處理程序

概念：公文處理工作的一個環(huán)節(jié)叫一道程序，各個環(huán)節(jié)之間前后銜接環(huán)環(huán)相扣，有一定的排列順序，總起來構(gòu)成公文運轉(zhuǎn)處理整個流程。他指的是一個機關公文運轉(zhuǎn)處理的系列 由于發(fā)生緊急特殊情況，逐級上報會延誤時機造成損失的，如戰(zhàn)爭，嚴重的自然災害，突發(fā)什么是文書工作？應如何理解？ 文書工作有什么重要性？

文書工作的特點，作用，基本要求是什么？ 文書工作人員的政治素養(yǎng)包括哪些？

什么是職業(yè)道德，文書工作人員應具備哪些職業(yè)道德。文書工作人員應具備哪些業(yè)務工作素養(yǎng)。

二、特點：

1、確定性

2、連續(xù)性

3、規(guī)范性

三、內(nèi)容

1,、發(fā)文處理

2、收文處理

第三節(jié) 發(fā)文處理環(huán)節(jié)

一、擬稿：機關文秘人員或其他人員根據(jù)工作需要或交擬要求撰制公文文稿

承擔者：辦公部門的文秘人員；業(yè)務部門的有關人員；組織專門班子；機關的其他工作人員；機關領導

基本要求：

1、準確反映客觀實際情況；

2、正確體現(xiàn)發(fā)文目的和要求；

3、符合黨和國家的方針政策；

4、符合公文寫作的基本要求；

5、正確合理使用文種；

6、填寫發(fā)文處理單（又稱發(fā)文擬稿紙）

二、核稿：初稿擬定之后在送交領導簽發(fā)之前，對交稿的內(nèi)容體式等進行全面的檢查審定

承擔者：

1、辦公部門的負責人（辦公室主任，一般小型機關采用這種方式）

2、機關工作經(jīng)驗豐富的文秘人員

任務：

1、行文是否確有必要；

2、是否符合黨和國家的政策方針；

3、提出的措施和意見是否切合實際；

4、公文格式文種選擇和標注是否規(guī)范；

5、文字表達和標點符號是否準確恰當；

6、行文程序和審批是否妥當

三、擬定主題詞：代表公文內(nèi)容持證和歸屬類別的關鍵詞和詞組

特點：主題性

類別性

層次性

要求：

1、選擇最準精確的詞或詞組；

2、要注意主題詞之間的排列順序；

3、要依據(jù)《國務院公文主題詞表》

四、呈批：把經(jīng)過審核的文稿，報送給機關主管領導或主要責任人做最后的審閱并檢查 2 注意事項；1）程序前必須考核

2）根據(jù)簽發(fā)權(quán)限呈送

3）要及時呈送

五．簽發(fā)：單位主管領導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后，在發(fā)文處理單位簽署批準發(fā)文意見，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。

2.簽發(fā)的權(quán)限：1)機關的重要公文，由機關的主要負責人簽發(fā)；

2）一般事務性，由主持日常工作或分管該工作的領導人簽發(fā)；

3）以部門名義制發(fā)的公文，由部門領導人簽發(fā)；

4）經(jīng)會議授權(quán)或經(jīng)簽發(fā)人授權(quán)的公文，又被授權(quán)人簽發(fā)；

5)聯(lián)合行文，幾個機關的主要負責人要會簽；

6）例行的，臨時的，事務性公文，酬情可不簽發(fā)；

3． 要求：1.對擬簽公文作全面的審定；

2．簽發(fā)公文要規(guī)范

六．1.復核：公文在正式印制前，文秘部門對其進行復查審核。審核內(nèi)容為處理程序、附件材料、文件格式等方面。

2、任務：1）審擬、簽發(fā)手續(xù)是否完備。

2)附件材料是否完備。

3）格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。

七、1、注發(fā)：批注經(jīng)領導人同意發(fā)出的公文如何印發(fā)。

2任務； 1）、發(fā)售范圍；

2）、閱讀范圍；

3）、緊急程度；

4）秘密程度

5）發(fā)出方式；

6）印制格式

八、編文號：給經(jīng)領導簽發(fā)的公文，安文號的組成規(guī)律編上號碼，代號

原則：要反映出的制發(fā)機關；制發(fā)和在該機關本內(nèi)發(fā)文的順序

要求：三個組成部分的排列順序不可顛倒

要反映機關發(fā)文的先后順序

不能出現(xiàn)有文無號或有號無文的現(xiàn)象

九、打字排版

打字室將手寫文稿變成印刷文稿的過程

排版是在印刷文稿時按格式版面等要求將文稿設計的美觀規(guī)范。

要求

1、字體字號適當

2、美觀勻稱整潔

3、用紙合乎規(guī)范

4、排版符合規(guī)定

十、校對：對制作的文稿校樣與經(jīng)領導簽發(fā)的定稿進行校對校正，以保證打印出文稿與原告相符準確無誤

原則：忠于原告是校對的基本原則

承擔者：1）專職校對員

2）兼職校對員

3）其他人員

校對方法：1）折校法

2）唱校法

3）看校法

4）校對符號：P107

要求：1）認真細致

2）注意校對技巧

3）正確使用較對符號

4）用另色筆較對

十一、繕印：根據(jù)發(fā)文定稿制成公文正本的過程

要求：忠于經(jīng)過審核簽發(fā)的文稿

版面設計要美觀大方

注意保密

十二、用印：在繕印好的文稿的形成日期處加蓋發(fā)文機關的印章

要求：

1、按規(guī)定用印

2、要端正清晰

3、以簽發(fā)為依據(jù)

十三、登記：文稿用印之后，封發(fā)之前，對文稿進行記錄并檢查

形式：一般采用簿冊或登記方法

要求：加強對發(fā)出公文的處理

項目要齊全，不要有遺漏

十四、封發(fā)：將印刷好的公文裝入封套內(nèi)發(fā)出。

1、2、部門收。3、4、5、填寫回收單據(jù)：

內(nèi)回執(zhí)

外回執(zhí)

發(fā)文通知單 裝封套

加封：粘、縫、軋（用裝訂機扎上）、捆扎、印、鉛封

十五、傳遞：將封好的公文按一定形式送達收文機關。

形式：

1、機要交通傳遞。

2、郵局傳遞

3、指派專人傳遞

4、公交轉(zhuǎn)運站傳遞

收文處理程序

十六、簽收：收件人收到送達本機關、本部門的公文、函件、電報等，經(jīng)過認真清點之后，在送件人得投遞單上或發(fā)文單位的回簽單據(jù)上簽名或者說是所旅行的一種手續(xù)。

目的：

1、確保公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。

2、明確交接雙方的責任

范圍：

1、機要交通送來的機密件。

2、郵局送來的掛號件電報。

3、專人送來的公文。

4、從轉(zhuǎn)運站取回來的有回執(zhí)的公文

任務：

1、清點

2、檢查

3、簽字

要求：

1、要認真不許馬虎

2、要耐心不怕麻煩

十七、拆封：文書人員將收到的公文的封套內(nèi)的文件及物品取出

原則：

1、收件人是機關部門的由文秘人員拆封

2、某人“親啟”“親收”字樣的送交相關人拆封

3、有保密要求的送交機密室拆封

任務：

1、清點和核對

2、檢查和處理（1）送錯的公文要及時送回。（2）不符合行為關系的除急件外一般應退回并告知發(fā)文單位今后改正。（3）缺頁少份無機關印章等錯漏情況，應向發(fā)文機關調(diào)查，采取相應措施予以補救

要求：

1、保持公文及物品的完好無損。

2、要取凈封套內(nèi)的所有物品

3、封套一般不保留，如需點份：

寫封套

注意事項順序

（1）收文機關盡量寫全稱。（2）一般寫收文機關辦公 12 保留與公文裝訂在一起

十八、登記：這里指收文登記將外機關后或外單位寄送來的公文拆封后用文字記錄其存在來源去向、時間、編號、內(nèi)容和處理情況

作用：

1、管理和保護

2、查找和檢查

3、統(tǒng)計和催辦

4、責任和憑證

范圍：

1、上級機關的來文，政策性的指導性的2、下級機關的來文請求、匯報、建議、批評性的3、隸屬機關的商洽性的或答復性的4、所有機密公文必須登記

形式：聯(lián)單卡片，簿冊式

內(nèi)容：收文號，發(fā)文日期，來文機關，來文字號，來文標題，備注，份數(shù)，簽收人，簽發(fā)日期

要求：

1、認真負責

2、字跡要清晰工整

十九、翻印：將收到的文件為了閱讀傳達貫徹的需要按照原文的樣子重新排版印刷或復印。

原則：

1、必要性原則

2、審批的原則

審批和要求：

1、要有必要的注明

2、要想原發(fā)文機關備案

3、要進行嚴格管理

4、要防止發(fā)生錯誤

二十、分發(fā)：文秘人員要按照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過登記的收文分發(fā)給領導閱批或轉(zhuǎn)往有關部門辦理

原則：

1、批準分發(fā)原則

2、既定分發(fā)原則

3、”三主”優(yōu)先原則

要求：

1、履行分發(fā)文登記手續(xù)

2、及時分發(fā)公文

3、注意保密

4、嚴格按分發(fā)范圍分發(fā) 二十一：傳閱：收文機關收到單份或份數(shù)較少的公文時，為了使多位領導或有關部門閱知，而組織他們先后傳遞閱讀公文

方法：

1、輪輻式傳閱法

2、接力式傳閱法

3、專人傳遞法

要求：

1、填寫傳閱公文登記單

2、履行簽字手續(xù)

3、合理調(diào)度傳閱順序和時間

4、到閱文室閱文 二

十二、擬辦：對需要辦理和答復的收文提出初步意見以供領導批辦。時參考最能發(fā)揮秘書參謀作用的環(huán)節(jié)）

作用：

1、有利于發(fā)揮文書部門的參謀和助手作用

2、有利于提高辦文的速度和質(zhì)量

范圍：

1、上級機關主送本機關需要落實的公文。

2、下級機關和機關內(nèi)各部門主送本機關的請求性和建議性公文

3、不隸屬機關主送本機關的商洽性公文

4、其他需要貫徹和兼辦的公文

承擔者：

1、文書部門負責人

2、業(yè)務部門負責人

3、承辦人或兼職人員

要求：

1、熟悉本機關的情況

2、擬辦意見要科學合理具體可行

3、擬辦意見要簡明扼要

4、擬辦意見要按規(guī)定填寫

二十三、批辦、機關單位領導人將來文和附送來的擬辦意見審閱后對文件如何辦理，辦理原則過程應注意的問題做出最后決定，并在收文處理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)

作用：

1、使收文處理開始進入實際性和實時性階段

2、有利于加強對收文處理工作的領導

承擔者：

1、相關主管領導或主要領導

2、文書部門負責人

批復意見的內(nèi)容：

1、處理的原則和方法

2、承辦的部門和權(quán)限

3、簽署

要求：

1、如有擬辦意見，對其是否采納或部分采納要有明確態(tài)度

2、及時準確，符合實際

3、按規(guī)定將批辦意見寫在“收文處理單上”

二十四、承辦：

1、遵照領導人對文件的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容和要求由有關職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序

2、任務：（1）落實來文的內(nèi)容精神

（2）起草回復公文

（3）轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)公文（4）整理各種文字材料

（5）處理需特殊辦理的事項，如上傳，檢舉等。

3、承擔者：（1）文秘人員（2）業(yè)務部門業(yè)務人員

（3）專門的處理班子

4、要求：（1）遵守承辦原則

（有批示的按批示意見處理；無批示的按來文內(nèi)容，要求并參照；以慣例管理。）

（2）做好會簽工作

（3）分清輕重緩急

（4）填寫處理結(jié)果

二十五、催辦

：按公文辦理的實際要求，文秘部門對承辦工作進行檢查與催辦，防止公文處理的延誤與積壓

作用：

1、防止公文積壓與延誤

2、上級機關主送本機關并需要承辦的公文

3、無隸屬機關主送本機關商洽性，請批性公文或其他應回復公文

種類：內(nèi)催力，外催力

方式：

1、電話催辦

2、信函催辦

3、崔辦卡催辦

4、登門催辦

5、開會催辦

要求：

1、要有專人負責

2、要形成制度

3、要加強對催辦工作的領導

4、要填寫收文催辦記錄單

二十六、辦復：收文機關對來文機關要求回復的公文（包括來電，詢問等）給予答復

范圍：

1、對上級來文回復

2、對下級來文回復

3、對無隸屬關系的機關回復

形式：

1、文復

2、函復

3、電復

4、面復

要求：

1、認真辦復凡需辦復的公文，力爭件件有著落事事有回看

2、特殊情況特殊處理

3、注明辦復情況

二十七、注辦：對公文的承辦情況和處理結(jié)果由經(jīng)辦人在收文處理單上所做的簡要注明

作用：

1、便于考察責任

2、便于公文的整理

內(nèi)容：

1、對附文的注辦

2、對傳閱文件

3、對傳達文件的注辦

要求：

1、要重視注辦工作

2、要通過注辦發(fā)現(xiàn)問題

復習思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、什么是行文制度？其內(nèi)容？ 什么是行文關系？

上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情況下可越級行文？ 了解熟悉《國家行政機關公文處理辦法》第四章“行文規(guī)則” 公文處理程序？其特點。擬搞的要求？核稿的任務 主題詞的特點和要求 簽發(fā)的權(quán)限？注發(fā)的原則？

校對？校對的方法？如何使用校對符號？ 用印的要求？封發(fā)的任務？傳遞的形式。簽收的范圍

收文登記的作用和內(nèi)容？ 分發(fā)的原則？傳閱的方法？ 擬辦？批辦？承辦？催辦？

擬辦的要求？批辦的要求？承辦的任務？ 催辦的種類，方式，要求？

第七章

一、什么是公文整理歸檔

文書整理歸檔是指將處理完畢的具有一定查考利用價值的應作為檔案保存的文件材料，按照他們在行式過程中的聯(lián)系以件為單位分類整理并進行裝盒，歸檔的過程

二、如何理解公文整理歸檔的定義

整理歸檔的文書必須是辦理完畢的

整理歸檔的文書必須必須具有一定的查考利用價值 整理歸檔的公文材料的介質(zhì)是紙質(zhì) 整理歸檔的公文是以件為單位，分類整理 整理歸檔的公文保管方式是案盒

三、文書整理歸檔的意義

保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護文書檔案的完整和安全，便于文書檔案的保管，文書集中歸檔，為檔案工作奠定基礎

四、文書整理歸檔工作的改革

以件取代卷

優(yōu)點

1、以客觀標準取代主觀標準

2、更加符合文書整理的基本原則

3、文書整理

更簡便易行和具有確定性

4、有利于整理手段的現(xiàn)代化

以案盒取代案卷 優(yōu)點

1、方便文書檔案的借閱和查找

2、方便檔案的復制和保密

3、簡化了裝訂

手續(xù)

4、使文書工作與檔案工作統(tǒng)一起來

文書整理歸檔的范圍和原則要求

P310 附錄四

六、文書整理歸檔范圍

應該整理歸檔的材料

上級機關來文

針對本機關的指示指導性文件

本機關必須貫徹執(zhí)行的文件

與本機關業(yè)務有關需要答復參照辦理的文件

本機關文件（P162）

下級機關來文

向本機關報送的有關方針政策性的請示性的或反映重要活動的及反映較長時間內(nèi)全面情況的文件

同級或非隸屬機關的來文

與本機關業(yè)務有關的，有參考價值的文件。

其他文件材料 無需整理歸檔的材料

(1_6)P163 文書整理歸檔的基本原則和質(zhì)量要求

1、文書整理歸檔的基本原則

遵循文件形成的客觀規(guī)律；保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文書的不同價值；便于保管和查找利用

文書整理歸檔的質(zhì)量要求

1、整理歸檔的文件應齊全完整

2、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求

3、整理歸檔的文書材料的保管期限應界定準確

4、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。

第三節(jié)

文書整理歸檔的方法和步驟

一、編制分類方案類目

制出來的歸檔文書的類別和條目。

2、方式：按保管期限分類，安組織機構(gòu)分類，按問題分類，按分類，3、初步整理

及時收集已經(jīng)處理完畢的文書材料裝訂，定期檢查

4、系統(tǒng)整理，確定案盒內(nèi)文書

檢查調(diào)整

文件是否齊全，剔除重復的，P169 案盒內(nèi)文件的排列

P169—170 案盒內(nèi)文件的編號

P170 填寫案盒事項

P171---172 歸檔

P174 歸檔制度

歸檔范圍------即文書整理的范圍

歸檔時間------第二年的上半年

歸檔要求-------收集齊全完整，經(jīng)過整理，案盒符合要求

編制移交目錄

思考題

1、分類方案類目指的是在一年的實際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機關工作活動的規(guī)律，按照文書整理的原則，擬

1、簡述文書整理歸檔的定義2、3、4、5、6、7、8、以件代卷的有點 議案和取代案卷的意義 文書整理歸檔的基本原則 文書整理歸檔的質(zhì)量要求 分類方案的類目 如何確定案盒內(nèi)文書

如何填寫案盒內(nèi)歸檔文件目錄表

第八章

一、檔案

是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)，社會組織以及個人從事政治軍事經(jīng)濟科學，技術(shù)，文化宗教等活動直接形式的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖像等不同形式的歷史記錄。

這一定意義包含以下幾種含義

1、檔案來源的廣泛性

2、檔案轉(zhuǎn)化的條件性，（1）處理完畢才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。

（2）對日后實際工作和可續(xù)活動有一定查考利用價值的，才有可能轉(zhuǎn)化為檔案。

（3）按照一定的規(guī)律集中保存過來，才能最后成為檔案。

3、檔案和裁體形式的多樣性。

二、檔案的本質(zhì)屬性

原始記錄性

三、檔案的特點

1、真實性（相對的）

2、可靠性

3、歷史性

4、唯一性

四、檔案的作用

憑證參考作用

五、檔案管理工作的內(nèi)容

收集工作，管理工作，鑒定工作，檢索工作，提供利用，統(tǒng)計登記

六、檔案管理工作的性質(zhì)

管理性

表現(xiàn)（1）是負責管理檔案的一項專門業(yè)務，（2）在一定的機關單位是機關工作的組成部分，（3）是專門管理檔案的科學性工作。

服務性

公益性

政治性

七、檔案工作的基本原則

檔案工作實行統(tǒng)一領導分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。這一原則的基本原理

組織原則：統(tǒng)一領導，分級管理

基本要求：維護檔案的管理與安全

根本目的：便于社會各方面的利用

八、檔案室

性質(zhì)：機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和提高工作效率的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

基本任務：（1）對各部門形成的各種文件材料的收集整理立卷歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

（2）集中統(tǒng)一管理機關各種門類和裁體的檔案，積極提供利用為機關各項工作服務

（3）在統(tǒng)一領導分級管理的前提下，各專業(yè)對自身檔案工作進行監(jiān)督指導

（4）按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案

（5）辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。檔案館

*基本業(yè)務

#接受與收集檔案

#科學的管理檔案

#開展檔案的利用工作

#編輯出版檔案史料

#參與編修史志的工作

*我國檔案館的種類

#綜合性檔案館

#專門和部門性檔案館

#檔案事業(yè)管理機構(gòu)——各級檔案事業(yè)管理局

復習思考題

1、什么是檔案？這一定義包含了哪些含義？

2、檔案的本質(zhì)屬性？ 檔案的特點和作用？

3、檔案管理工作的內(nèi)容。

4、檔案工作性質(zhì)和基本原則？

5、我國有哪些檔案工作的組織？

第九章 檔案的收集與鑒定

一、檔案收集工作

收集工作的內(nèi)容和要求

收集工作的內(nèi)容

1、檔案的接受

2、檔案的收集 收集工作的要求

1、加強檔案館（室）外的調(diào)查和指導工作

2、積極推行入館（室）檔案的標準化

3、保證歸檔和入館檔案的齊全和完整

4、維護全宗和全宗群的相對完整性。收集工作的特點

1、預見性與計劃性

2、針對性與及時性

3、系統(tǒng)性與完整性

建立與健全歸檔制度的必要性。

2、歸檔是各機關的文書部門與文書工作人員將工作和生產(chǎn)活動中形成并辦理完畢的文書，整理排序，定期移交給本機關檔案室集中保存的活動過程。

歸檔制度：各機關單位的文書處理部門做好歸檔工作及時科學地移交檔案的重要依據(jù)，也是機關檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導、檢查本機關、單位文書歸檔工作的必要手段。歸檔制度內(nèi)容：

1、歸檔范圍

2、歸檔時間

3、歸檔檔案質(zhì)量要求 歸檔手續(xù)：

1、建立移交目錄

2、清點、核對

3、履行簽字手續(xù)

檔案是在歸檔工作中的作用

1、檔案室對形成文件的監(jiān)督作用

2、檔案室在對歸檔工作中的指導作用

3、完善了歸檔檔案的檢查制度

4、保證了臨時性文件收集工作。

5、加強了檔案的科學管理

檔案館檔案的接收和征集：

1、館藏檔案的來源

（1）現(xiàn)行機關

（2）撤銷機關

（3）組織和個人

（4）

館際間交流、交換

2、檔案館接受或征集檔案的范圍

（P183）

3、檔案館對現(xiàn)行機關檔案的接收： A、接收要求（1）進館檔案應按全宗整

理，保持全宗的完整性。

（2）進館檔案必須是經(jīng)過鑒定的，具有長遠保存價值的檔案

（3）與立檔單位有關的資料和全宗有關的檢索工具，應隨檔案一起移交。

（4）

清點核對

B、接收檔案期限

基本原則：不影響本機關的查考使用，又要保證國家檔案的順利積累，便于

社會各方面開發(fā)利用檔案信息資源。

具體規(guī)定：《機關檔案工作條例》《檔案館工作通則》省級以上機關將永久保

存的檔案在本機關將保存20年左右。省轄市（州、盟）和縣級以下機關應將永久長期保存的檔案在本機關保存15年左右。

4、檔案館對撤銷機關檔案的接收

如是全撤銷應將長期保存的檔案

由合并單位接收保管。

5、檔案館對歷史檔案的接收與征集

A、收集檔案的對象和途徑

（1）收集

散存在一些國家機關、社會組織中的歷史檔案

（2）收集收藏在個人手中的歷史檔案

（3）收集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案

（4）收集各種機構(gòu)及歷史研究部門所收集的歷史檔案

（5）收集散失在國外的歷史檔案。

B、方法

（1）發(fā)布通告

（2）調(diào)查研究

（3）廣泛宣傳

6、檔案館（室）藏的主要內(nèi)容

館→檔案

藏

檔→資料

案 →實物

二、1、2、3、檔案鑒定工作

指定鑒定檔案價值的有關標準，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表 具體制定檔案材料的價值，確定其保管期限

挑出無保存價值和保管期限滿的檔案按規(guī)定進行銷毀或相應處理

（一）鑒定工作的基本內(nèi)容

全

部接收入館

如是合并應將檔案進行清理，該入館的入館，不該入館的應

（二）鑒定檔案價值的原則

1、原則：從國家和人民整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點判定檔案的價值。

2、影像檔案價值的因素：檔案自身的特點和狀況

（1）文件內(nèi)容

（2）文件的形成者（3）文件形成時間和實效

（4）文件的名稱

（5）文件的外形特點

（6）文件的可靠程度與有效性

（7）文件的保存狀況

社會利用需要：（1）社會需求的廣泛性

（2）社會需求的階段性

（三）鑒定檔案的標準

1、檔案屬性標準

（1）檔案來源標準

（2）檔案內(nèi)容標準

（3）檔案形成標準

2、社會需要標準（1）社會需要的方向

（2）社會需要的方向

（3）社會需要的時間

3、相對價值標準

（四）檔案的銷毀

1、編制檔案銷毀清冊

2、編制立檔單位和全宗簡要說明

銷毀方法：

1、指派兩人以上監(jiān)銷

2、銷毀后監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上注明已銷毀字樣

3、監(jiān)銷人簽字及簽署銷毀日期

銷毀方式

1、粉碎

2、送造紙廠作原料

（五）檔案保管期限表

1、含義：用表冊的形式列舉檔案的來源，內(nèi)容和形式指明其保管期限的指導性標準性文件，是檔案館檔案室鑒定檔案的價值，確定檔案保管期限的依據(jù)

2、結(jié)構(gòu)：順序號，條款，保管期限，附注，說明

3、作用：在一定程度上避免個人認識的局限性和片面性，題字鑒定工作的質(zhì)量和效率，防止錯誤地銷毀檔案。

4、類型：（1）通用檔案保管期限表

（2）專門檔案保管期限表。

（3）同系統(tǒng)機關干部檔案保管期限表。

（4）同類型機關檔案保管期限表

（5）機關檔案保管期限表。復習思考題

1、檔案收集工作的內(nèi)容，有什么要求和特點？

2、什么是歸檔？歸檔制度？ 歸檔制度的內(nèi)容？為什么實行歸檔度？

3、機關檔案在歸檔中的作用？

4、檔案館檔案的來源。

收集范圍和收集要求

5、檔案價值鑒定工作基本原則和基本內(nèi)容？影響檔案價值的因素？

6、銷毀檔案時應編寫什么文件？內(nèi)容？

7、檔案管理期限表？結(jié)構(gòu)？作用？類型？

技能訓練P194

第十章

一、檔案整理工作的內(nèi)容和原則

（一）基本內(nèi)容：

1、全宗的劃分和排列。

2、全宗內(nèi)分類

3、按件整理檔案文件（文書立卷排列與編號）

4、編制目錄

（二）原則

1、尊重和維護檔案的本質(zhì)特征，保持文件之間的歷史聯(lián)系。

（2）便于保管與利用。

（3）充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。

二、什么是全宗

（一）全宗的劃分與排列

（1）含義：一個國家機構(gòu)社會組織，個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類管理單位。

（2）全總原則：一個全總是一個不可分割的整體，在管理中不可分散，不同全總的檔案不容混淆。(3)、確認與區(qū)分全宗

①全宗從其形成者角度看有組織和個人兩大類

②組織全宗是全宗的主題部分，在檔案管理現(xiàn)實中占絕大多數(shù)

③ 個人全宗又稱人物全宗，在檔案管理中占極少部分

1、組織全宗的構(gòu)成條件——立檔單位的全部檔案

2、立檔單位的構(gòu)成條件：①可獨立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨對外行文，②設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃③沒有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事全免權(quán)。

3、個人全宗的構(gòu)成條件

①對社會有突出貢獻和有杰出的影響的個人②其檔案只具有個人屬性不會與組織全宗發(fā)生大量的交叉和重復的檔案③較為全面的記錄和反應了個人社會活動的基本情況和過程，并能完整、系統(tǒng)的保存下來。

（4）組建全宗的補充形式

聯(lián)合全宗；

匯集全宗；

檔案匯集

（5）劃分全宗群

①有若干具有某種聯(lián)系的全宗組成的全體②非實體保管單位，也不是一個確定的秩序?qū)哟魏凸芾韺哟危侨谥系摹疤擃悺庇^念性的概念體。

（二）全宗內(nèi)檔案的分類

1、全宗內(nèi)檔案分類的基本要求。

（1）分類應從全宗內(nèi)檔案的實際狀況和方便管理的現(xiàn)實需要出發(fā)

（2）分類方法及其分類結(jié)果應反映全宗檔案的狀況，維護檔案的歷史本來面貌。

（3）分類方法及其分類結(jié)果應具有聯(lián)系性，以便于管理和實際操作。

①所分出的類別總和，要正好將全宗內(nèi)檔案全部分割完畢，既不能剩余，也不能有剩余的分類（虛類）

②分類標準必須一致，不能同時使用一個以上的分類標準，但不同全宗內(nèi)的分類標準可以不一致

③子類之間必須界限清晰，不能互相交叉包括

④具體類別必須含義明確，所指確定，在現(xiàn)實中有清晰可見的客觀對應物。

2、檔案分類方案的編制

（1）檔案分類方案就是標列各個類目名稱，表示全總內(nèi)檔案分類體系的剛要。

（2）檔案分類方案的作用

①為具體劃分檔案提供標準和依據(jù)

②可以提高分類工作的質(zhì)量和效率。（3）編制檔案分類方案的要求

①要科學合理

②每一級的分類方法要前后統(tǒng)一

③要簡單明了，易于操作

3、檔案分類方法

（1）分類方法

含義：就是按照檔案形成的自然或?qū)I(yè)進行分類，每一內(nèi)的檔案文件為一個類別 優(yōu)點：

簡便易行

（2）組織機構(gòu)分類法

含義：按照立檔單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設置對檔案進行分類，每一個具體的內(nèi)部組織機構(gòu)就是一個具體的類別

優(yōu)點：①能較好的保持文件來源方面的聯(lián)系，能反映出立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)的工作職責和狀況

②組織機構(gòu)的名稱就是類名，簡便易于掌握

③為編制專題目錄和查找利用提供了方便(3)問題分類法

含義；按照文件內(nèi)容所說明的問題進行分類，每一問題為一類別 優(yōu)點：可以使同一內(nèi)容的檔案文件相對集中，便于按專題進行查找利用 缺點：

（4）保管期限分類法

根據(jù)劃定的不同保管期限對檔案文件進行分類 復式分類法及其應用

含義：在實際工作中單純采用一種分類法的情況是少見，通常是選用幾個級次，將幾種分類法結(jié)合起來使用。

按照、機構(gòu)（問題）、保管期限三種組合起來組合成八種復式分類法

① 年 ——機——保 ②保——年——機

③年——問——保

④保——年——問

⑤問——年——保

⑥年——保

⑦保——年

⑧機——年——保

（二）個人全宗內(nèi)檔案的分類

1、生平傳記材料

2、創(chuàng)作材料

3、公務活動材料

4、個人書信

5、經(jīng)濟材料

6、親屬材料

7、評價材料

8、音像材料

9、其他

三、案卷排列和案卷目錄

（一）案卷排列

含義：一般案卷形成的時間順序和各案卷內(nèi)容上的相互聯(lián)系進行（二案）卷編號

1、給每個案卷編寫一個固定的號碼

2、案卷編號只能使用自然整數(shù)嚴格按照案卷排列順序依次編號

編號方法有兩種

① 一種是按全宗內(nèi)所分類別，或保管期限分別編立從1號卷開始的序號（分編）② 另一種是無論其分類與否，一個全宗的全部案卷只編立一個從1號開始的統(tǒng)一序號（統(tǒng)編）

（三）編制案卷目錄

1、案卷目錄的編制方法

①如全宗內(nèi)使用的是統(tǒng)編號序法，那么案卷目錄就只能統(tǒng)編（編出一本目錄）

②如全宗內(nèi)采用分編好序法，那么案卷目錄就只能按編號法分別編成幾個目錄。

2、案卷目錄的形成、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容

①形成 ②結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

a、封面與扉頁

內(nèi)容有：全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位項目

b、目次：即目錄所在分類目的索引

c、序言或說明

d、簡稱對照表

e、案卷目錄表

f、備考表

四、檔案的排架與編目

（一）檔案編號與排架

1、檔案編號就是對已整理好的檔案編寫順序檔案排架就是

2、歸檔文件的排列方法

（1）同一事由的文件，可按時間先后順序排列

（2）不同事由的文件排序

①按事由形成時間（辦結(jié)時間）的先后順序排列

②按事由的重要程序排列

③按事由具有的共同屬性分別集中排列（3）歸檔文件的編號

1、歸檔文件應依分類方案和排列順序逐漸編號，編號方法是在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔（參見第七章）

（三）全宗編號與排列

1、全宗編號是給每一個全宗編一個固定號碼并以此作為該全宗的指稱代碼，以方便檔案的管理。

2、方法是流水編號法，就是對所有全宗按一定順序用自然數(shù)從1開始順序編號

3、全宗編號必須具有惟一性，所謂惟一性是指一個全宗只能有一個代碼，一個檔案內(nèi)不能有兩個相同的全宗號。

4、全宗的排列是指在庫房中固定全宗的存放位置和排列順序

5、全宗排列的方法是按進館（室）的先后順序進行的

（四）案盒的排列編號

1、案盒排列

①保管期限——時間

②保管期限——重要程度

2、案盒編號

①統(tǒng)編法，一個全宗所有的案盒只編一個從1開始的號序系統(tǒng)②分編法，按全宗內(nèi)所分類別分別編號。

（五）文件與案盒目錄的編制

1、歸檔文件目錄（參考第七章）

2、編制案盒目錄

（1）案盒目錄的作用P204

（2）編制方法，①統(tǒng)編：一個全宗內(nèi)只編一個目錄

②分編：分別以全宗內(nèi)不同目錄編制幾個目錄

（六）編制檔號

1、檔號：是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，對檔案的編號，也就是全宗號，案盒目錄號，案盒號，盒內(nèi)文件所在頁號或件號的合稱。

2、檔號的結(jié)構(gòu)

①全宗號

②案盒目錄號

③案盒號

④頁號或件號

⑤檔號的四部分之間用——短橫連接

5-23-12-68

3、檔號的編寫要求

①要完整成套

②各層次的號碼不能重復

五、檔案的保管

（一）含義：對已整理好并排架入庫的檔案進行日常維護，保護性工作

（二）基本任務

1、維護檔案的秩序，使其不散不亂

2、保護檔案的實體，使其不丟不毀，并對壞損檔案采取修補措施

（三）檔案保管的物質(zhì)條件

1、檔案庫號

①庫房必須專用

②必須堅固

③不能建在低洼處不能是木制結(jié)構(gòu)

④遠離水源、火源、污染源

⑤門窗的封閉性能好

2、資料庫

收集與保管與檔案有關的圖書資料以補充檔案充分利用的需要。

3、裝具

檔案箱

檔案柜

檔案架

4、案盒

5、技術(shù)設備

機械

儀器

儀表

器具與設備

6、消耗品

（四）檔案的庫房管理

1、進出庫管理

①庫房一般只允許檔案工作人員在工作時間內(nèi)進入 ② 非檔案工作人員原則上不允許進入庫房

③ 檔案管理人員在庫房內(nèi)不允許從事于管理工作無關的活動 ④ 離開庫房是必須關燈、斷電，關好窗戶，鎖好房門

2、八防措施

①防火

②防盜

③防水

④防潮

⑤防雷

⑥防蟲

⑦防塵⑧防光

3、庫房的溫濕度控制

（1）溫度

14度——20度

相對濕度：50%——60%

（2）控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法

①對庫房進行嚴格封閉

②使用增溫增濕，或降溫降濕機器設備

③通風

④其他措施，如放置水盆，掛置溫紗布增濕，放置木炭，生石灰降溫

4、庫房編號與裝具排列

編號方法一般為流水號

5、檔案存放位置索引

（1）為便于檔案存放情況和迅速取放檔案，可用索引的形式反映檔案存放情況

（2）兩種形式

①是以全宗為單位編制的檔案，存放位置索引，標明某一全宗的檔案具體存放在什么位置

P209

②是以庫房及裝具為單位編制的檔案存放位置索引，用來指出某一庫房及裝具中存放了哪些檔案。

6、全宗盒

（1）由在管理某一全宗過程中形成的管理記錄性材料組成的專門案盒，是全宗的檔案，但并不是全宗內(nèi)的檔案

（2）作用 ①可以加強對全宗的連續(xù)管理

②有助于檔案工作人員盡快熟悉全宗和立檔單位情況

③可以澄清，明確責任

（3）內(nèi)容

①在收集環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料

P210

思考題

1、檔案整理工作的內(nèi)容與原則？

2、什么是全宗？立檔單位的構(gòu)成條件。

3、組織全宗內(nèi)檔案分類的一般方法是什么？復式分類有幾種方法？

4、案盒排列的基本方法有哪些？案盒目錄的主要內(nèi)容有哪些？

5、什么是檔號？檔號有哪些內(nèi)容組成？

6、檔案管理？基本任務？

7、檔案管理的物質(zhì)條件有哪些？檔案庫房管理的進出制度和八防措施？

8、適宜的檔案庫房溫度是多少？

9、檔案存放位置索引的方式？ 各有什么樣的內(nèi)容格式？

10、檔案代理卡的內(nèi)容和格式？

補：檔案代理卡

為便于管理，調(diào)檔時可填寫一張卡片放在所調(diào)出案盒的位置上，在卡片上注明所調(diào)案 22 盒的基本情況，還盒時再把它取下。

第十一章

一、檢索的含義是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件

二、檢索的一般過程

1、信息存儲

（1）含義：是指將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編輯，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。

（2）內(nèi)容：①著錄標引

②編制檢索工具

2、檢索階段

（1）含義：指利用檢索工具查找所需檔案的過程（2）主要內(nèi)容：

確定查找內(nèi)容

查找

三、檔案檢索語言

1、含義：檢索語言也稱為標引語言，是根據(jù)檢索的需要編制的一種專門語言

2、特點：

單義性

專業(yè)性

3、作用：①作為概念轉(zhuǎn)換的依據(jù)

②揭示檢索標識之間的邏輯關系

③對檢索標識進行系統(tǒng)化排列。

四、檔案標引

1、含義：在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程 ——賦予主題詞標識的過程稱為主題標引 ——賦予分類號標識的過程稱為分類標引

2、標引的步驟方法

——主題分析與概念轉(zhuǎn)換兩個方面

（1）主題分析

①類型：單主題

多主題兩種類型

②因素：通用因素、位置因素、時間因素、文件類型因素（2）概念轉(zhuǎn)換

①含義：在確定了文件的主題概念之后，再將其轉(zhuǎn)換為檢索語言標出

②轉(zhuǎn)換的結(jié)果有兩種：

轉(zhuǎn)換成分類號——分類標引（220頁）

轉(zhuǎn)換成主題詞——主題標引（221頁）

3、中國檔案分類法 221頁

（1）含義：是進行檔案分類標引和組織檔案分類目錄的主要依據(jù)，適用于我國各個歷史時期所形成的檔案

4、檔案著錄

（1）著錄規(guī)則

按國家標準《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄工作主要包括著錄項目，標識符號，著錄格式，著錄級別，著錄項目細則與內(nèi)容

214——218頁 第二節(jié)

檔案檢索工具

一、檔案檢索工具是報道檔案內(nèi)容和形式及查找利用檔案資料的基本工具，其基本職能有兩點

一是存儲檔案信息

二是檢索檔案信息

二、檔案檢索體系

1、建立檔案檢索體系的必要性

①是提高檢索效率的需要

②是擴大檔案部門影響宣傳報道館（室）藏的需要

③是實現(xiàn)資源共享，擴大對外交流的需要

2、建立檔案檢索體系的要求

①要科學合理

②要立足于提高檢索效率

③要規(guī)范標準

三、檔案檢索工具的種類

按載體形態(tài)劃分

①卡片式檢索工具

②書本式檢索工具

③縮微式檢索工具

④電子檢索工具

按編制方式劃分

①目錄

②索引

③指南

按用途劃分

①查檢性檢索工具

②報道性檢索工具

③館藏性檢索工具 按查檢方式

①手工檢索工具

②機器檢索工具

四

檢索工具的編制

1、案卷文件目錄

2、分類目錄：①填卡

②排列

③設置指引卡

3、主題目錄：①編制條目

②排列

4、專題目錄：①選題

②選材

③填卡

④分類和排列

5、文號索引

6、人名索引：

綜合性索引

專題性人名索引

7、全總指南

立檔單位歷史和全宗概況

全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成分

第三節(jié)

檔案的計算機檢索

一、檔案計算機檢索的特點

1、信息存儲量大

2、檢索速度快

3、檢索途徑多元化

4、檢索靈活方便

5、音、像、意結(jié)合直觀生動

6、對計算機檢索系統(tǒng)的依賴性強

二、計算機檢索系統(tǒng)的功能與流程

1、檔案計算機檢索的功能

①服務性功能

②系統(tǒng)基礎功能

2、計算機檢索的流程（231頁）

三、計算機檢索的結(jié)構(gòu)及其設計要求

1、計算機檢索結(jié)構(gòu)

①硬件

②軟件

③數(shù)據(jù)

2、設計要求

①先進性

②標準性

③完備性

④簡易性 思考題

1、什么是檔案檢索？

2、檔案檢索工作的內(nèi)容？

3、從哪些方面分析檔案文件的主題？

4、《中國檔案分析法》包括哪些內(nèi)容？《中華人民共和國檔案分類法》包括幾大類？

5、什么是《中國檔案主題詞表》？

6、檔案著錄項目的內(nèi)容？

7、掌握檢索條目的著錄方法。

8、建立檔案檢索工具的必要性。

9、按不同劃分標準，檔案檢索工具有哪些種類？10、11、12、主題目卡片編制步驟？ 檔案計算機檢索的特點？

檔案計算機檢索有哪些功能和流程？

第十二章

檔案的提供利用

檔案的提供利用也稱檔案信息的開發(fā)利用工作，通過一定的方式和方法盡可能的開發(fā)檔案信息，直接向有關單位和人員提供信息服務。

第一節(jié) 檔案提供利用的形式與特點

一、檔案提供利用的一般形式

1、直接利用工作與間接利用工作

（1）直接利用：通過閱覽，外借，復制，資詢，檔案證明等服務方式，直接向利用者提供檔案材料。（2）間接利用：通過整理，匯集，編寫等方式，對現(xiàn)存檔案信息進行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精煉的二次信息的工作。

二、檔案提供利用工作的要求

1、明確檔案提供利用工作的意義，樹立服務思想。

2、加強各項基礎準備工作，調(diào)整供求關系。

3、對內(nèi)熟悉館藏檔案，對外了解利用需要。

4、完善檔案利用的服務方式，提高利用效率。

三、檔案用戶的特點和利用規(guī)律

238頁

1、檔案用戶：檔案工作的服務對象，是利用檔案，實現(xiàn)檔案價值的主體

2、檔案用戶的特點

（1）按基本性質(zhì)分：團體用戶，個人用戶

（2）按與檔案部門的關系分：主要用戶，次要用戶，潛在用戶。（3）從利用檔案的目的分：研究型用戶，事物型用戶，資訊型用戶。第二節(jié)

檔案的直接利用工作

一、閱覽服務

（2）為用戶提供必要的閱覽條件

①人員條件：在閱覽室里配有熟悉藏館，了解有關專業(yè)知識，業(yè)務能力強的工作人員。

②物質(zhì)條件：裝備必要的物質(zhì)設施，如，復印機，閱讀器，微機等并為用戶提供檢索工具，工具書，參考資料等。

③制度條件：閱覽規(guī)則與制度，對接待對象，閱覽范圍，閱覽要求與手續(xù)等。

（3）接待檔案用戶：解答用戶提出的相關問題。

（4）通過有效方式滿足檔案用戶需要。

二、外接服務：借閱證制度、代卷（盒）卡制度、借閱審批制度，催還和續(xù)借制度

三、復制制度

1、檔案管（室）根據(jù)檔案用戶的合理要求，以檔案原件或已有的檔案副本為根據(jù)，通過復制，包括靜電復印，摹寫，抄錄，摘錄等手段，向檔案用戶提供檔案復制品的一種服務方式。

四、檔案資訊服務：檔案收藏部門答復用戶詢問，指導其利用檔案信息資源的一種服務方式。

五、制發(fā)檔案證明服務：檔案管（室）根據(jù)有關檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料

六、檔案的電子化服務

1、檔案的電子化服務

（1）直接利用

（2）提供拷貝

（3）通信傳輸

（4）網(wǎng)絡服務 第三節(jié)

間接利用工作的主要形式

一、間接利用工作的特點

1——3

242——243

二、間接利用工作的主要方式

（一）全總指南

243

1、含義

2、結(jié)構(gòu)：立檔單位歷史沿革簡介

1、要求：（1）檔案收藏部門要開辟閱覽室

第三篇：《文書工作與檔案管理》期末試卷(A卷)

…………注…意…：……密…封……線…內(nèi)…不…密要…答…題… ……密…封……線…外…不……要…寫……姓…名… … 封 ……學……號… … … … ……班…級… … … … …… …違線…者…試…卷……作…零……分…處…理… ………………廣東外語藝術(shù)職業(yè)學院成人高等教育

2012學年第 一 學期 三年 制2012級 初等教育專業(yè)

文書工作與檔案管理課程 期末 考試試題

試卷類型：A 考試形式：閉卷

本試題共 六 大題，3 頁，滿分 100 分，考試時間為 120 分鐘，答案請寫在答卷上，否則無效

一、填空題(每空1分，共1分×15空=15分)1.文書，包含有私人文書和__公務文書_兩大門類。2.周朝注意文書的保管利用，重要的送__宗廟

_保存，并作為教化子弟的教材。3.從行文方向的角度劃分，文件可分為上行文、下行文和__平行文__三類。向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問，應當使用___報告___這一文種。文件名稱指的是具體公文種類的名稱，“文件名稱的用法”實指__公文種類___的用法。

公文標題一般應標明機關名稱、___公文主題___、文種三部分。

根據(jù)《發(fā)文稿紙格式》，聯(lián)合行文的公文，非主要承辦的各有關單位負責人應在____會簽___欄內(nèi)簽署核準意見及姓名與日期。

會計文書的會計憑證，應包括原始憑證和__記賬憑證__兩種。

文書工作的性質(zhì)可概括為政治性(含機要性)、服務性、_ 技術(shù)性 _ 等多重性質(zhì)。

文書工作的具體內(nèi)容有：文件的制作，___文件的處理__，文件的管理，處理人民來信，為領導人準備參考材料。

做好文書工作的意義重大：(1)是機關工作的____紐帶

___，(2)是機關領導工作的助手，(3)是保守黨和國家機密的一個重要環(huán)節(jié)，(4)為檔案工作打好基礎。公文稿在送領導人簽發(fā)之前應當由辦公廳(室)審核把關，其意義在于：(1)可為領導人節(jié)省時間，(2)可使本機關各部門所起草的公文稿避免矛盾、重復和脫節(jié)現(xiàn)象，(3)可以__提高文件質(zhì)量_，有利于文件的貫徹。

根據(jù)行文規(guī)則，有雙重領導關系的機關單位，在下發(fā)重要文件給下級機關單位時，應當抄送給__另一個上級__機關單位。

14.擬文核稿要把“五關”，指的是：程序關、政策關、__事實關____、數(shù)字關、文字關。

15.案卷標題是對卷內(nèi)文件的概括，標題的結(jié)構(gòu)一般由作者、___內(nèi)容__、名稱(文種)組成。

二、單項選擇題(在每小題的四個備選答案中，選出一個正確答案，并將正確答案的序號填在題干的括號內(nèi)。每小題2分，共2分×15題=30分)1.我國從(D)開始，便有了較為系統(tǒng)的文書學著作。A.唐宋時期 B.元明時期

C.清朝初期 D.二十世紀二十年代末期

2.民國時期上級機關對下級機關有所諭飭或差委時使用(B)這一文種。

第1頁，共3頁

4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.A.令 B.訓令 C.指令 D.批

3.(B)年發(fā)布的《國務院關于加強檔案工作的決定》中，提出“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”。

A.1955 B.1956 C.1957 D.1958 4.(C)年，黨中央發(fā)布《關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》。

A.1949 B.1950 C.1951 D.1952 5.1931年我黨(C)草擬了一個《文件處置辦法》，對中央機關形成文件的編號、登記和管理工作等做了具體規(guī)定。

A.周恩來 B.毛澤東 C.瞿秋白 D.張聞天

6.國民黨政府推行“文書檔案連鎖法”是在(B)。A.1927～1932年 B.1933～1935年 C.1938～1945年 D.1946～1948年

7.按照現(xiàn)在規(guī)定，任免本機關一名中層干部，應當使用(C)。

A.命令 B.決定 C.通知 D.通報 8.(A)5月，黨中央辦公廳經(jīng)黨中央批準印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》，是當今黨的機關公文文種劃分和使用的依據(jù)。

A.1996年 B.1997年 C.1998年 D.1999年 9.某跨國公司遇有減少注冊資本等重大情況，應當發(fā)布(D)。

A.通告 B.通知 C.通報 D.公告 10.某市教育局向市財政局詢問財務制度方面的一個問題，應當使用的文種是(C)。

A.請示 B.報告 C.函 D.通告 11.當今，國家行政機關主要文種及其使用方法，應當按照(C)年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》為準。

A.1981 B.1991 C.1993 D.1996 12.根據(jù)《公文格式》，(B)位于“標題域”之下，居中書寫，用以注明法規(guī)文件或經(jīng)會議討論通過文件的批準或通過日期。

A.標題說明域 B.題注域 C.標題注釋域 D.生效標識域

13.根據(jù)《公文格式》，公文的成文日期一般以(D)為準。

A.擬稿日期 B.核稿日期 C.審稿日期 D.領導人簽發(fā)日期

14.根據(jù)《公文格式》規(guī)定，有條件的機關和涉外部門的公文幅面尺寸，可推薦采用國際標準(C)型。

A.A2 B.A3 C.A4 D.A5 15.在司法文書中，法院代表國家行使審判權(quán)，按照審判程序，根據(jù)政策、法律對審理終結(jié)的案件就實體問題所作的處理決定，稱為(A)。

A.判決書 B.裁定書 C.調(diào)解書 D.審結(jié)報告

三、雙項選擇題(在每小題的五個備選答案中，選出二個正確的答案，并將正確答案的序號分別填在題干的括號內(nèi)，多選、少選、錯選均不得分。每小題3分，共3分×5題=15分)1.先秦時期產(chǎn)生、沿用至清朝的“檄文”，是一種(BC)A.封賞文書 B.征伐文書 C.軍事文書 D.法規(guī)文書 E.機關間的平行文書

第2頁，共3頁

2.清代時臣僚們上報給皇帝的文書，主要有(CE)A.咨呈 B.報告 C.奏本 D.啟本 E.題本

3.公文具有與其他書面文字材料不同的特點，其中包括(CD)A.必須由國家行政機關制成和發(fā)布 B.必須具有國家領導機關的權(quán)威

C.有特定的體式，并經(jīng)過一定的處理程序 D.內(nèi)容必須有關公務，并有現(xiàn)實效用 E.必須蓋有領導機關的公章

4.會計文書中的帳簿，按其登記方式或用途分，除了總分類帳之外，還有(DE)A.活頁帳 B.訂本帳 C.卡片帳 D.明細分類帳 E.序時帳

5.文書工作的基本原則是(AD)、安全。A.及時 B.快捷 C.簡便 D.準確 E.保密

四、名詞解釋(每小題4分，共4分×2題=8分)1.文書學：文書學是研究文書和文書工作的理論、原則和方法及其產(chǎn)生、演變和發(fā)展規(guī)律的學科。

2.通用文書：各個領域的機關和部門普遍使用的，反映領導和管理活動的文件材料。

五、簡答題(每小題7分，共7分×2題=14分)1.我國封建社會時期文書工作有哪些主要特點?(1)文件的名稱、用途、格式作了嚴格規(guī)定；

(2)文書工作組織已相當完備；

(3)形成了一套統(tǒng)一系統(tǒng)的文書處理制度；

(4)公文投遞網(wǎng)已發(fā)展到相當?shù)囊?guī)模。

2.什么叫文書工作組織形式，有哪幾種形式? 文書工作組織形式指的機關單位內(nèi)部對文書工作的分工方式。有集中的方式，即機關單位的文書工作除承辦、批辦外，集中由辦公室承擔的形式；分散的方式，即機關單位的文書工作分別由辦公室和其他業(yè)務部門分工承擔的形式。

六、論述題(每小題9分，共9分×2題=18分)1.請示與報告這兩個文種有什么異同，使用時要注意哪些問題?

第3頁，共3頁

(1)它們都是上行文，對于同級、下級機關，以及不相隸屬的機關不能使用這兩個文種；

(2)它們是兩個不同的文種，不能寫成“請示報告”混淆為一個文種；

(3)要求上級批復和批準的事項必須用請示；只是反映情況、匯報工作、提出意見和建議，不要求上級批復的必須用報告；

(4)請示必須一文一事，并且只能主送給一個上級機關；報告可以有綜合性的，并且不限制主送機關的數(shù)量。

2.越級行文一般是不允許的，只有哪些特殊情況才可以越級行文?越級行文時應注意什么問題? 特殊緊急的情況；

上級交辦并指定越級上報的事項； 對直接上級檢舉和控告事項；

經(jīng)多次請示直接上級未得到解決而又急需解決的事項；

與直接上級有爭議而又急需解決的事項；

催辦、解答、詢問事項，或無需經(jīng)過直接上級的一般性聯(lián)系事項。

越級行文時，除必須對直屬的上級或下級保密的以外，一般都應抄送給他們。

第4頁，共3頁

第四篇：文書工作與檔案管理期末考試答案

五、名詞解釋

1、校隊：是指以簽發(fā)的原稿（即定稿）為底本，對膳印的校樣進行格式和文字核對校正工作。

2、簽發(fā)：是機關單位主管領導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準發(fā)文意見，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。

3、文書文體：是為適應行政工作、公共事務管理的需要而形成的語文體式。就表達方式而言，它是一種兼有議論文、說明文、記敘文的一般特點的應用文體。

4、檢索工具體系：是檔案管理部門為滿足不同需要而編制的各種類型的在功能上相互聯(lián)系、相互補充的檔案檢索工具的集合體。

5、檔號：是檔案室在整理和管理檔案的過程中，對檔案的編號。

6、文書：是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應該性的和特定格式的文字材料。

7、文書的現(xiàn)實執(zhí)行性：一是說文書有執(zhí)行性。在有關職權(quán)范圍內(nèi)，文書一旦制發(fā)，就要貫徹執(zhí)行，就要 處理有關事務。二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性。

8、定稿：是文件的標準稿，是經(jīng)過修改審閱后，由機關領導人簽發(fā)或會議正式討論通過的最后完成稿，它是膳印和發(fā)出的正式文件的標準和依據(jù)。

六、簡答題

1、簡述歸檔制度的內(nèi)容

答:歸檔范圍、歸檔時間、歸檔的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)。（1）歸檔范圍：對于本單位、上級單位、同級單位，非隸屬單位、下級單位形成的有保存價值的文件材料需歸檔保存。（2）歸檔時間：辦理完畢的文件，一般應該在第二年上半年或6月底之前由文書部門整理后向檔案室歸檔。（3）歸檔要求：①歸檔文件系統(tǒng)性方面的基本要求是：應歸檔文件要收集齊全，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、文件的特征和價值分類立卷，使案卷能正確地反映機關活動的基本面貌，以便于保管和利用。②歸檔案卷在技術(shù)加工方面應符合下列具體要求：案卷封面和各個項目均應填寫清楚，特別是案卷題名（即標題）要確切簡明地反映卷內(nèi)文件的責任者（即作者）、內(nèi)容和形式；要根據(jù)“檔案保管期限表”注明每個案卷的保管期限；需要永久和長期保存的案卷，卷內(nèi)文件應按一定次序排列好，并逐張逐頁編號，填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“卷末備考表”。

③向檔案室的所有案卷，都要按照一定的次序進行系統(tǒng)的排列，編以案卷順序號，并編制案卷目錄一式數(shù)份（一份經(jīng)檔案室簽收后由移交單位保存）。

2、什么是“件”？“件”是如何定義的? 答：歸檔文件整理的單位

一是以“自然件”為一件，即一般的每份文件為一件；二是文件正本與定稿（定稿過厚的，也可單獨為一件），正文與附件（附件數(shù) 量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件），原件與復印件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；三是報表、名冊、圖冊等可按其本來的裝訂方式，一冊為一件；四是來文與復文（指聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料，如請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等）合為一體。

3、審核公文的重點是什么？

答：⑴是否應由本機關辦理⑵是否符合行文規(guī)則⑶內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)律⑷涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽⑸文種使用、公文格式是否規(guī)范

4、案卷目錄和歸檔文件目錄的區(qū)別有哪些？

答：案卷目錄是由案卷對象編制的，反映每個案卷的情況，按照案卷排列順序的；歸檔文件目錄是以案卷內(nèi)每個文件為編制對象，反映每個文件的情況，需要編制兩份。

5、如何選用文種？（網(wǎng)）

答：應根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和主送機關的關系確定。

6、簡述分送的方法？

答：⑴對于重要文件以及文書人員不能判定由哪個部門承辦的文件應及時附送辦公室部門負責人或領導人進行擬辦或批辦，然后根據(jù)批示意見進行分類⑵對那些屬于日常事務性的已有明確分工的文件，按主管業(yè)務的分工范圍直接分送給有關部門或承辦人。

7、簡述簽發(fā)的原則？

答：⑴以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或主持工作的 負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)⑵由部門擬稿，以機關單位名義的發(fā)文，應先由部門負責人審稿和文秘部門負責人審核，再交領導人或主管該部門事務的副職領導人簽發(fā)；以部門名義的發(fā)文，由部門負責人簽發(fā)，其中涉及重要問題的或部門把握不準的發(fā)文，還應報領導人核簽，或者報請領導人簽發(fā)⑶經(jīng)會議通過的發(fā)文，由會議主持人或秘書長簽發(fā)；機關單位內(nèi)部會議通過的，可由正職或副職領導人或者辦公廳主任簽發(fā)⑷與其他機關單位聯(lián)合發(fā)文，應與有關機關單位會簽。黨政聯(lián)合發(fā)文，凡屬政府主管的工作事項，先由政府領導人簽發(fā)，再送黨委按規(guī)定審核后發(fā)文。

8、如何建立良好的庫房管理秩序？

答：建立庫房編號，裝具排列編號，檔案存放方式；維護位置索引、標示牌、代理卡

9、控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法有哪些？

答：⑴對庫房進行嚴格密封⑵使用增溫增濕或者降溫降濕等機械設備⑶通風⑷其他措施：可放置水盆、掛置濕紗布等來增濕；放置木炭、生石灰等來降溫

10、請示與報告的區(qū)別？（網(wǎng)）

答：⑴內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容要求一文一事；報告的內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。⑵側(cè)重點不同。請示屬于請示性公文，側(cè)重于提出司題和請求指示、批準；報告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報工作，陳述意見或者建議。⑶行文目的不同。請示的目的是請求上級機 關批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關了解下情，掌握情況，便于及時指導。⑷行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。⑸報送要求不同。請示一般只寫一個主送機關；受雙重領導的單位報其上級機關的請示，應根據(jù)請示的內(nèi)容注明主報機關和抄報機關，主報機關負責答復請示事項；報告可以報送一個或多個上級機關。⑹篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內(nèi)容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。⑺標題寫作不同。一般來講請示的標題中不寫報告二字，就是x x x關于x x x x x x的請示；報告的標題中不寫請示二字，就是x x”x關于x x x xx x的報告。⑻結(jié)束用語不同。請示的結(jié)尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準”等形式，請示的結(jié)束用語必須明確表明需要上級機關回復的迫切要求；報告的結(jié)尾多用“特此報告”等形式，一般不寫需要上級必須予以答復的詞語。⑽處理結(jié)果不同。請示屬于“辦件”，指上級機關應對請示類公文及時予以批復；報告屬于“閱件”，對報告類公文上級機關一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復，但也沒必要件件予以答復。

11、舉例說明案卷標題的基本結(jié)構(gòu)是什么？ 答：發(fā)文機關+事由+文種

12、檔號的結(jié)構(gòu)有哪些？

答：全宗號、暗盒目錄、暗盒號、頁號或件號

七、技能題

1、答：⑴特點：簡單、運用廣泛、用于檔案數(shù)量少的單位

⑵文件所屬確定：①文件上有屬于不同的幾種 日期，以最能說明該文件特點的日期作為分類根據(jù)②法規(guī)性文件以批準日期為依據(jù)③領導性文件以簽署日期為根據(jù)④會議記錄以開會日期為根據(jù)⑤計劃、總結(jié)以內(nèi)容針對時間為依據(jù)⑥文件上沒有注明日期，判定和考證文件的準確日期或接近日期⑦通過分析文件內(nèi)容來判定日期。2、3、4、組織機構(gòu)分類法。

兩級：組織機構(gòu)+ 規(guī)模不大

三級：保管期限+組織機構(gòu)+

5、文件傳閱，是指將公司收進的非辦理性文件，按特定的范圍，組織有關人員進行閱讀，借以學習、了解有關方面的工作情況。這一工作通由秘書人員負責組織。主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱對象在收退文件時，都直接與秘書人員發(fā)生聯(lián)系。第一個人閱完后，直接退還秘書人員，再由秘書人員送給第二個人，第二個人閱完后再退還，再送給第三個人，依次，直到傳完為止。這種傳閱方法好處很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去處；第二，可以避免文件丟失、亂丟和積壓等問題發(fā)生；第三，可以隨時合理地調(diào)整閱文次序，加強閱文周轉(zhuǎn)速度。除上述傳閱方法外，有條件的公司應建立專門的閱讀室，由文書工作人員進行管理，有關閱讀對象盡量到閱讀室閱讀文件。可以減少往返傳遞的時間和手續(xù)，提高閱文效率，安全保密，應提倡這種方法。

八、論述題

1、題目上

2、試述檔案價值鑒定的程序？

答：

3、檔案庫房“八防”措施的具體內(nèi)容？

答：⑴防火—要求在裝具的選用、電器及其線路的安裝等方面消除一切隱患，還必須設置消防器材⑵防盜—要求庫房門窗堅固（最好安裝防盜門），盡量安裝防盜報警裝置，離開庫房時嚴格檢查并鎖好房門⑶防水—要求庫房建在地勢較高、有利于防洪的位置，庫房內(nèi)及附近不能有水源⑷防潮—要求每天測量庫房濕度，發(fā)現(xiàn)濕度過低時及時調(diào)整⑸防霉—要求定期檢查檔案文件，放置防霉藥品，發(fā)現(xiàn)有霉變跡象應及時通風⑹防蟲—要求入庫時對檔案進行滅菌消毒，在庫房內(nèi)定期檢查，放置防蟲藥品，搞好庫房衛(wèi)生，破壞蟲子的生存環(huán)境⑺防塵—要求庫房及裝具有良好的密封性，并搞好庫房及裝具衛(wèi)生，保持清潔⑻放光—要求庫房盡量無窗；若有，也應盡可能的小，安裝磨砂玻璃、帶花紋的或有色的玻璃，并配置窗簾，照明燈具應為白熾燈。

4、文書整理歸檔的基本步驟和方法？

答：編制分類方案目錄、初步整理、系統(tǒng)整理、歸檔。在一年實際文書沒有形成之前，事先根據(jù)機關工作活動的規(guī)律，在研究機關工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織機構(gòu)及分工情況的基礎上，預測下可能形成的文書，擬制出歸檔文書的類別和條目；在整理的過程中，應定期進行檢查，通過檢查熟悉歸整，糾正把文件規(guī)錯類別的現(xiàn)象；

第五篇：《文書工作與檔案管理》試卷答案2009-2010-2

《文書工作與檔案管理》試卷2009-2010-2

A卷參考答案

一、1C2C3A4B5C6A7D8A9B10A

二、名詞解釋(本大題共3小題，每小題8分，共24分)1.文書是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應用性的和特定格式的文字材料。

2．檔案是機關、企事業(yè)單位和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考利用的文字、圖片、照片、聲音以及其他以各種方式和載體出現(xiàn)的文件材料。

3．組織沿革也叫組織機構(gòu)沿革，是以文字或圖表形式，系統(tǒng)地記述和反映某一獨立機關（包括黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位）自身發(fā)展演變的參考資料和工具。

三、簡答題（每小題10分，共20分）

1．檔案價值鑒定工作的原則。1本機關為主原則；2關注歷史原則；3寬嚴適度原則。2．列舉：新型的非紙質(zhì)文書檔案（1）照片、膠片文書檔案；（2）錄音、錄像文書檔案；（3）磁盤、光盤文書檔案。

四、論述題(本大題任選1小題，每小題16分，共16分)1．檔案整理工作的基本程序。1區(qū)分全宗，2全宗內(nèi)檔案分類，3排列，4編號，5編目，歸檔文件應依據(jù)分類方案和檔案室編件號順序編制歸檔文件目錄。《歸檔文件目錄》由歸檔文件目錄封面、歸檔整理說明、歸檔文件目錄三部分構(gòu)成，并應裝訂成冊。歸檔文件目錄封面內(nèi)容包括：全宗名稱、等必備項，保管期限、機構(gòu)(問題)等選擇項。6裝盒，將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。7填寫備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。填寫盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出銷毀等情況。

2．結(jié)合實際，談談文書工作與檔案工作的區(qū)別和聯(lián)系。

要點：聯(lián)系：兩者工作對象相同；兩者工作的主要環(huán)節(jié)相同。區(qū)別：兩者的工作任務不同；兩者的工作內(nèi)容不同。

五、案例分析

提示：參見P10-11檔案原則與要求：依法管理、維護檔案的完整與安全。一定要聯(lián)系案例分析，只答要點者只得10分。

B卷參考答案

一、1D2C3D4C5C6A7B8C9A10B

二、名詞解釋(本大題共3小題，每小題8分，共24分)1．擬辦是文秘人員對收文應如何辦理所提出的初步意見，以供領導批辦時參考。2．檔案是機關、企事業(yè)單位和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考利用的文字、圖片、照片、聲音以及其他以各種方式和載體出現(xiàn)的文件材料。

3．組織沿革也叫組織機構(gòu)沿革，是以文字或圖表形式，系統(tǒng)地記述和反映某一獨立機關（包括黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位）自身發(fā)展演變的參考資料和工具。

三、簡答題（每小題10分，共20分）

1．檔案價值鑒定工作的原則。1．檔案價值鑒定工作的原則。1本機關為主原則；2關注歷史原則；3寬嚴適度原則。

2．列舉：新型的非紙質(zhì)文書檔案（1）照片、膠片文書檔案；（2）錄音、錄像文書檔案；（3）磁盤、光盤文書檔案。

四、綜合實務題（16分）答題要點： １．“您好”刪去；

２．時間應更具體，比如下午幾時； ３．改“特邀……謝謝”為“屆時光臨”； ４．“此致”要空兩格； ５．“敬禮”要頂格；

6．“僅邀”中的“僅”字錯誤，應為“謹”字。

五、案例分析

提示：參見P10-11檔案原則與要求：依法管理、維護檔案的完整與安全。一定要聯(lián)系案例分析，只答要點者只得10分。