第一篇：辦公室管理制度

辦公室管理制度

一、辦公用品管理規定

1、辦公用品購買

（1）辦公用品購買本著實用、節約的原則，每月由辦公室統計各部門所需用品，總經理批準后由采購部購買。

（2）辦公用品管理實行需求審批、計劃采購、入庫建帳、領取登記和使用專人負責制度。

（3）各部門所需辦公用品，由辦公室匯總后報總經理批準，再同意購置發放，并建立臺帳。

（4）臨時急需使用的小件辦公用品辦公室可發放，大型辦公用品采購必須報請總經理審批后方可購買。

（5）辦公用品入庫前，庫管員應認真檢查驗收，建帳登記，妥善保管，做到帳物相符；對不符合要求的，采購人員負責辦理調換或退貨手續。

2、辦公用品發放和使用

（1）本著節約的原則使用辦公用品。

（2）購置回的辦公用品統一放在庫房由辦公室指定人員管理、登記和發放。

（3）管理人員須清楚的掌握辦公用品庫存情況，庫存不足及時上報主管領導。

（4）已配發的各種辦公用品，由使用部門和個人認真保管、愛惜使用，不得私自轉借和處理。對無故損壞者，由個人負責。

（5）領用辦公用品必須認真履行手續，應填寫《領料單》。（6）各部門的電腦、打印機、復印機等設備由部門主管指定專人負責，禁止其他人員隨便使用；出現故障需報告辦公室，由辦公室報請經理批準后聯系維修，并對故障原因予以追查對相關責任人給予相應處罰。

（7）公用復印機，由辦公室指定專人負責，實行打印復印登記制度。辦公室應每次對打印復印的部門、人員、主題、份數和日期做好登記。

（8）嚴禁員工將辦公用品帶出單位挪作私用。員工離職時應將所負責保管和使用的物品退回辦公室（消耗品除外），并填寫《移交接手續清單》。

（9）辦公用品費用由辦公室核對、采購部統一報銷，其他部門不能報銷辦公用品費用。

（10）非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢時，使用人上報本部門主管審核并報總經理同意后，到辦公室辦理報廢手續，由財務扣除損耗。

3、辦公用品領用、采購流程

領用人→部門領導簽字→辦公室審核發放

申購清單→辦公室核對（采購審批單）→總經理批示（大額辦公用品）

二、收發文制度

1、來文處理程序

（1）地方政府機關來文由公司辦公室負責領取、簽收并統一編號、登記。（2）文件登記完畢，交項目總經理閱批后，辦公室根據文件涉及承辦業務內容及部門，復印下發給相關部門進行處理，原件由辦公室負責存檔。各部門必須及時閱讀文件并提出相應的處理工作建議（呈領導傳閱、轉發、制定實施細則等）報相關領導審批。

（3）當年的相關業務公文由各部門主管保管和使用，同時應于次年元月份裝訂、歸檔。

2、文件歸檔管理

（1）各類紅頭文件由辦公室按照發文或收文日期及文件編號統一編號，歸檔。

（2）因辦理需要，復印后發給各部門的文件，由涉及部門按照收文日期編號造冊管理。

（3）各類傳真文書，收到后要及時進行登記辦理，進行編號歸檔管理。

3、文件接受、下發流程

（1）當地政府機關下發文件：辦公室接受簽字→總經理閱批→復印下發（按類型下發相關部門；原件歸檔保存）→各部門建議→上交辦公室。

（2）公司內部文件：總經理批示→辦公室傳達→各部門領導簽字傳閱→上交辦公室。

三、會議制度

公司實行例會制度，主要包括月例會、周一工作會議和臨時會議。月例會須有會議記錄，由辦公室負責記錄。

1、每月第一個禮拜一召開行政辦公會議，會議由總經理主持，公司全體管理人員參加并簽到。同時要形成會議紀要，會議紀要由辦公室負責在會后一天完成，同時分發各部門。

2、每周一召開中層管理會議，各部門主管總結一周工作并安排下周工作計劃。

3、每次會議凡通知到的與會人員，因故不能出席應向辦公室請假，報總經理批示。如未請假在規定時間內不能按時到達會議現場的，將給予通報批評。

4、會議期間，避免頻繁進出或早退，并主動將手機調至靜音。

5、會議流程：確定議題→參會人員→辦公室通知→參會簽字→辦公室記錄→會后決議下發各個部門。

四、本制度從下發之日執行，總經辦監督實施。

山西凱希瑞科技股份有限公司

2013年4月12日

總經辦

第二篇：辦公室管理制度2018

辦公室日常管理制度

第一章

總則

辦公場所是員工從事經營管理的勞動場所，公司努力創造一個安全、舒適、健康的辦公環境，員工應自覺維護良好的辦公環境，特制定本制度。第二章

員工行為規范

1、員工著裝要求得體、大方、整潔。

a)女員工上班時間不得著領口過低，裙、褲過短的服裝。

b)男員工上班時間不得著背心、短褲、拖鞋。

c)工服穿著時間：周一周三周五穿藍色襯衣黑色西褲，周二周四穿橙衣襯衫。

2、員工舉止要求文雅、禮貌、精神。

a)上班時間保持良好的精神狀態，精力充沛，樂觀進取。

b)對待上司要尊重，對待同事要禮貌，對待客戶要熱情，處理工作保持頭腦清醒冷靜，提倡微笑待人，微笑服務。

c)保持良好坐姿、行姿，勿高聲呼叫他人。

d)出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意；出入房間隨手關門。

3、員工言談要求親切、誠懇、謙虛。

a)與他人交談，要專心致志，面帶微笑，言語平和，語意明確。b)嚴禁說臟話、忌語，使用文明用語。

c)同事之間溝通問題時，應本著“換位思考、解決問題”的原則，語言應禮貌、平和。

d)見到領導時應主動打招呼，向上級匯報工作時應簡明扼要、實事求是。第三章 考勤規范

1、上班時間：星期一至星期六，上午8:30——12:00，下午14:30—17:30

2、考勤管理

（1）員工上班時必須簽到。遇公事外出遲到公司，提前向行政部或直屬分部經理說明。（2）員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。（3）遲到：上班時間開始后未到崗者。

（4）早退：下班時間結束前1小時內提前離開公司者。

（5）曠工：上班時間開始后1小時以上未到公司者，下班時間結束提前1小時以上離開公司者；超過遲到、早退時限到崗或離崗，且未提前請假的，記一天曠工；以去工地、處理客戶事宜等為由未到公司上班，經查不實的，按曠工論處。

（6）病假：提前以口頭或書面形式通知行政部，病假結束后需到行政部進行銷假。未填請假條的補填請假條。病假2天及以上者需提供醫療單位開具的病假證明。

（7）事假：一天以內需提前請假，填寫請假單，經部門經理或總經理批準后方可休假，特殊情況不能提前請假的，需在上班后半小時內請假，并在上班后補辦請假單；事假兩天或以上者，需提前由本人填寫請假單，未按上規定辦理的，均按曠工處理。第四章 員工日常工作行為規范

1、辦公大廳、各獨立辦公室上班時間應保持安靜，禁止高聲喧嘩、嬉戲打鬧。

2、禁止在上班時間玩游戲、進行與工作無關的網絡聊天、瀏覽與工作無關的網頁和視頻、下載電影游戲及做與工作無關之事。

3、嚴禁在上班時間內使用公司電話播打私人電話；上班時間如需接聽或撥打私人手機，應做到言簡意賅、長話短說，不允許長時間接聽或撥打私人電話。

4、工作中未經他人許可，不得擅自翻閱他人的文件、資料、報告等材料。

5、辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，不得隨意擺放；資料堆砌高度須低于辦公桌隔板立面高度。

6、辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅推進辦公桌下面。

7、未經行政人事部同意，禁止私自調換工作位置或挪動辦公設備。

8、工作時間對待領導、同事、來訪者等應熱情、有禮貌。保持良好的工作情緒，不應將私人情緒帶入工作當中。

9、工作中同事之間應本著以公司利益為重，團結合作、快捷高效為原則，及時解決可能存在的矛盾和問題。

第五章 辦公室安全衛生管理規范

（一）衛生管理

辦公室是大家日常工作的勞動場所，衛生情況能直接影響到個人的工作情緒，為使大家能夠擁有一個舒暢、美好的辦公心情，營造潔凈、宜人的辦公環境，制定本制度。

1、公共衛生

每天由保潔清掃，清掃后每位員工應自覺維護干凈、整潔的辦公環境。具體維護措施如下：

會議室：使用過后需將桌面整理干凈，雜志水杯各自歸位，并將椅子推進會議桌下面，保持橫面平行。

休息區：沙發、茶幾使用過后主動整理干凈，不允許存放雜志和報紙等。地面：保持地面干凈清潔、無污物，不得隨地吐痰、亂扔廢棄物等。

2、員工個人衛生

員工個人工位衛生由個人負責整理干凈，須做到：

辦公電腦：要定期清理，需做到表面干凈、無污漬灰塵。

資料：擺放整齊，堆砌高度須低于辦公桌隔板立面高度。

桌面：保持干凈、整潔、無污漬灰塵，不得在桌面上擺放與工作無關的物品。

（二）安全管理

為保證公司財產及員工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。

1、防盜意識

重要文件：要做好重要資料保存工作，不得隨意擺放保密文件，對于發明專利、軟件、圖紙要重點管理，不得隨意泄露。

公司鑰匙：辦公室鑰匙由公司指定人員配備，不得轉交本室以外的人員使用，未經相關負責人同意不得私自配辦公室鑰匙。

外來人員：員工不得私自帶領與工作無關人員在辦公室內長時間逗留，如需外人來我公司等候，需向人力資源部申請，方可進入。嚴禁將外人單獨留在辦公室內。

門窗：辦公室門窗要牢固，人離時要關鎖門窗，員工不得在辦公室內存放大量現金、手機等貴重物品，以防被盜。

產品：公司的產品、樣機，不得隨意擺放，人機不在一處時要隨時收起鎖好，若有因個人疏 忽大意而導致的產品、樣機損壞或者丟失，由個人負責賠償。

2、安全意識

危險品：員工不得攜帶違禁品、危險品、槍支、管制刀具等進入辦公場所。

電：要做到人離電停，下班后立即關閉計算機、個人工位上的插排以及辦公室電燈，周末下班后，最后走的人需要將辦公室總閘關掉。使用筆記本的員工，不得在無人狀態下給筆記本電池充電，凡因充電而引起的事故和損失由當事人自負。

（三）節約意識

勤儉節約是中華民族的傳統美德，我們做為新千年祖國建設者之一，鼓勵大家繼承和發揚這個美德。

節約用電：下班后要立即關閉計算機，中午下班后至少要做到關閉顯示器，會議室使用以后要及時關燈關空調、長時間無人的辦公室要關燈、下班后飲水機要斷電，周五下班后必須關總閘。

節約用紙：使用打印機時，需事先設置好打印格式，檢查好打印區域，避免錯打和重打，所產生的錯誤報告或廢紙等整齊放在打印機旁邊，可再利用于非正式公文或內部流通文件。

第六章

附則

1、本制度由總經理批準后發布執行，由行政人事部負責編制并解釋。

2、本制度未盡事宜，可經公司領導層人員協定后補充完善。

第三篇：辦公室管理制度

一、考勤管理

1、上班時間由上午8：30至12：00，下午13：30至18：00。

2、上、下班時都必須打卡，如遇特殊情況，須由各自部門主管或人事主管簽名確認才可。

3、打卡時，不得代人打卡或偽造出勤記錄，一經發現，雙方各扣罰￥20元；不得爭先恐后，須排隊依次打卡，否則扣罰￥10元。

4、上班時，必須各就各位，不得聚集閑聊或做與工作無關的事情，否則扣罰￥10元，嚴重者開除處理；下班前，各小組搞好場地清潔后該返回工作崗位，不得提前到打卡處打卡下班，不準大聲喧嘩，否則扣罰￥10元，嚴重者開除處理。

5、在工作期間，不得因私事無故離開公司。確有事者，須請示主管批準，打卡后才可出去，否則視為曠工，扣罰￥50元，嚴重者開除處理。

6、加班時，不得無故缺席，確有特殊原因，須提前申請由主管簽名批準交人事部確認方可，否則視為曠工，扣罰￥50元。個別人員加班，經該部門主管簽名確認方可。

7、每月遲到打卡上班超過30分鐘者，處罰￥30元。不到30分鐘，但連續3個月都有遲到者，作開除處理。

8、提前下班或有事請假者，須提前書面申請，由主管簽名批準交人事部確認方可，否則視為曠工扣罰￥50元。

9、請假超過5天者，須由公司領導批準方可，否則即時終止勞動關系。

10、缺勤時間，不計算工資。

11、員工辭職須以書面申請由主管簽名批準離開時間，并有人事部確認才可，確認其離開時間和處理好其交接工作，否則其工資不予發放。

二、工作責任規定

1、各部門員工應相互配合，相互監督，不得借故推搪而影響正常運轉，一經查實視情節之嚴重性作出相應處罰。

2、須嚴格要求每項工作細節，如因個人之疏忽而造成問題者，則重重處罰。

3、對待產品或客戶的任何物品，應輕拿輕放，若造成損害者或破壞者，處罰當事人并作出賠償。

4、在正常工作中，遇有問題是解決不了的，該請示主管，不得擅自處理，如造成嚴重后果的，將會追究當事者之責任。

5、如工作須當天完成，下班時還未完成者，該請示主管作出妥善安排，否則追究當事者之責任。

6、公司或倉庫的任何物品，未經批準，不準私自拿公司或庫房，一經發現，開除處理。

三、假期薪金規定

1、每年之1月1日、5月1日、10月1日無論是日薪或月薪之員工都是有薪假期。

2、春節假期為7天（年初一至年初七）。

3、月薪之員工在春節假期間有薪日為7天（年初一至年初七）。提前放假或提前回家的天數，則不計算工資。

4、如公司有特殊情況需放假，員工都必須服從安排時間補回，不算加班。

以上之管理規定，于即日起實施，監督者為辦公室。

如有未盡之事宜或有特殊情況，公司以書面形式事先通知員工。

第四篇：辦公室管理制度

撫州市文昌里路網改造與市政設施工程

辦公室管理制度

為規范辦公室的日常辦公管理，創造一個良好的辦公環境，特制訂本制度。第一條：適用范圍

本制度適用于全體員工并嚴格遵守 第二條：職責部門

行政部負責全面管理和監督公司水、電、暖以及耗材的使用和維護。第三條：水電使用規定

1.員工均有義務留意辦公設備的用電狀況，不使用時將設備關閉，以避免長時間待機造成的電力損耗。

2.員工應關注辦公電腦的用電狀況，長時間不使用時(如因故外出)應將電腦關閉。下班時應及時關閉電腦，不能使電腦開著過夜。

3.員工離開或下班時應做到隨手關燈，人走燈滅。特別是最后離開辦公室的員工應仔細巡查，關閉辦公場所、走廊和衛生間電燈。白天室內光線夠用時，盡可能不開燈而使用天然采光。

4.公司接待室在無人使用的情況下，其室內的照明、空調等應關閉。5.節約用水，反對浪費，用水后應及時將水龍頭關閉。第四條：復印機使用規定

1.復印時須本著節約原則，非重要文件應考慮使用二手紙復印或雙面復印。2.復印完畢務必按“OFF”鍵，使復印機進入待機狀態。

3.除個人證件、畢業證、身份證、學歷證等個人資料需要復印外，禁止復印其他私人資料。嚴禁因私大量復印文件、小說、書籍等非工作性文件。

第五條：空調使用規定

1.空調作為辦公設施，僅于辦公期間使用，不允許在非辦公時間使用空調，辦公人員離開或房間無人的情況下應關閉空調，嚴禁室內無人空調機照常開機。

2.下班后，各空調區域最后一個離開的員工，應自覺關閉各自辦公區域的空調，以杜絕浪費。3.使用空調，應注意節約，夏天在28℃以上方可開啟空調制冷，制冷溫度設置不應低于25℃;冬天在12℃開啟空調制熱，制熱溫度設置不應高于30℃。

4.使用空調期間，要將辦公室的門窗關閉，以確保空調的使用效果。5.落實空調使用管理責任制。單間辦公室以及會議室的空調以誰使用誰負責為原則，公共辦公區域則由行政部負責管理。

6.不得隨意打開空調機殼或拆卸機件，要注意對空調的合理使用和維護，有異常應速報知行政部，由行政部聯系專業人員進行修理。

第六條：衛生清潔管理規定

1.所有員工都有維護衛生環境的權利和義務。

2.辦公室衛生管理實行日常清潔與定期保潔、公共區域由專人負責、個人辦公區域由員工負責相結合的原則。

第七條：環境及衛生標準 1.窗明潔凈，墻面清潔;2.角落無積塵、蛛網;3.燈具、電器、用具清潔;4.辦公桌整潔有序，不允許雜亂的擺放資料，文具等;5.各部門的文檔必須存放在各部門的文件柜中，不允許堆放在桌面或辦公桌的桌底。

6.室內無雜物;7.地面無痰跡、紙屑、煙頭;8.個人儀表整潔、干凈。第八條：員工環境衛生規范

1.尊重保潔員的辛勤勞動，不得有侮辱之行為、言論;2.有責任和義務保持個人辦公區域的清潔衛生;3.不在廁所、洗碗槽亂扔手紙、飯菜、荼渣，防止堵塞管道，污濁外流;4.不隨地吐痰;5.辦公室區域內禁止吸煙;6.各部門的辦公區域內，對外的窗戶在下班后或在下雨時，必須保持關閉。各部門應指定專門人員負責;如發現沒有按要求做的部門，將對負責人協助清潔工打掃衛生一周的處罰;7.不能私自移動，挪用辦公室區域內的設施設備;第九條：作息時間

1.早6:30起床，7:30到達辦公室 2.上午工作8:00—12：00 3.中午休息12:00—13：30 4.下午工作：13：30—17:30 5.下班時間：17:30 6.如現場施工，作息時間根據施工情況調整，以現場施工為準。第十條：其它規定

1.行政部需安排專人進行日常檢查和維護。

2.員工發現水、電、暖設施出現故障，應迅速與行政部聯系，不得私自修理。3.員工需提高節流開源的意識，互相監督，對浪費現象加以制止;并集思廣益，積極對公司水、電、暖的管理提出合理的建設性意見。公司將會根據情況對提供建議的員工給予獎勵。

4.上班期間不得無故串崗、不得在走廊、前臺等區域大聲聊天、喧嘩、嬉鬧。不得做與工作無關的事情;5.嚴禁上班時間玩電腦游戲、看視頻等，或瀏覽無關網站占用公司資源 6.員工上班時間應著裝整潔大方，不得穿異裝異服。第十一條：附則

本制度由行政部負責解釋與修訂，即日起起生效實施。

撫州市文昌里路網改造與市政設施工程（PPP）項目辦公室 二O一七年四月七日

第五篇：辦公室文檔管理制度

公司文件檔案管理制度 產生目的

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。正文

3.1 文件資料的收集 3.1.1 收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項： 3.1.1.1 上級來文（1）上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；

（2）上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。3.1.1.2公司文件材料

（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；

（2）公司發布（包括轉發）的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件；（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（5）反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料；（6）公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；（7）公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；

（8）公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

（9）公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料；

（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；

（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料；

（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料；（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（20）各種普查工作中形成的文件材料。3.1.2 收集中應注意的問題

3.1.2.1 公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。3.1.2.2 正文和附件要同時收集。

3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

3.1.2.4 作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5 有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

3.1.2.6 有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。3.1.2.8 經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。3.2 立卷歸檔

3.2.1 公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。3.2.2 文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。3.2.3 立卷分工

3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；

3.2.3.3 上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷；非專業性文件，由辦公室立卷。3.2.4 歸檔

3.2.4.1 各單位于4月底前將上文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。

3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

3.2.4.3 不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。3.3 檔案保管

3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。3.4 檔案借閱

3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

3.4.6 底圖一般不予外借。3.5 檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。3.6 檔案統計

3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。3.6.2 要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。

3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。3.6.4 統計數字要準確真實。

3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。3.7 檔案保密

3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。