第一篇：辦公室管理制度

辦公室管理制度

一、文檔和管理 文件的擬寫

1、行政辦公室負(fù)責(zé)酒店各種對(duì)外行文的起草、擬定。

2、所有行文均按照有關(guān)行文格式，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖起草。

3、行政辦公室負(fù)責(zé)起草各項(xiàng)工作總結(jié)、年度計(jì)劃及存檔工作。內(nèi)部呈文的管理

1、要求酒店各部門內(nèi)部呈文文字表述要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、通順，標(biāo)點(diǎn)正確，書寫格式應(yīng)規(guī)范。

2、呈文專題專用，內(nèi)容明確。由呈報(bào)部門對(duì)所請(qǐng)示問題提出處理意見，請(qǐng)店領(lǐng)導(dǎo)酌定。

3、各部讓呈文由部門擬定，必須寫清呈文部門及時(shí)間，部門總監(jiān)或組織部門工作的經(jīng)理簽字認(rèn)可。

4、各部門呈、取文，行政辦公室需嚴(yán)格辦理收發(fā)手續(xù)，寫明收發(fā)時(shí)間，文稿內(nèi)容，取件人姓名。

5、對(duì)各部門送來的閱批文件，經(jīng)相關(guān)人員閱批后應(yīng)及時(shí)返回。行文不符合要求的，行政辦公室有權(quán)退回原部門。文件傳遞管理

1、酒店的內(nèi)部收文，由行政辦公室指定專人簽收登記。

2、外部發(fā)來的公文經(jīng)登記后，由行政辦公室主任根據(jù)總經(jīng)理的指示，轉(zhuǎn)交各位店領(lǐng)導(dǎo)傳閱。如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦的，應(yīng)由行政辦公室人員轉(zhuǎn)送，并辦理登記和簽收手續(xù)。

3、內(nèi)部行文應(yīng)嚴(yán)格按照酒店領(lǐng)導(dǎo)的管轄和審批權(quán)限及公文的特殊性質(zhì)進(jìn)行傳遞（非一般報(bào)告需附呈閱條并由部門經(jīng)理簽字）。

A、一般報(bào)告應(yīng)報(bào)所在部門的主管副總審批，并按其批示進(jìn)行傳遞。B、所有涉及到財(cái)務(wù)的報(bào)告、支出單均應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部的審核，主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。

C、采購部的報(bào)帳單經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后報(bào)主管副總及總經(jīng)理審批。

D、應(yīng)聘或辭職的正式工經(jīng)人事部審核后，報(bào)部門主管副總、主管人事副總、總經(jīng)理審批。應(yīng)聘或辭職的臨時(shí)工經(jīng)人事部審核后報(bào)主管副總、主管人事副總并總經(jīng)理審批。

E、酒店夜間值班日?qǐng)?bào)表、銷售部的宴會(huì)預(yù)訂表每日應(yīng)及時(shí)報(bào)總經(jīng)理和 各副總經(jīng)理閱示。酒店經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)表、晨報(bào)表、前廳部VIP報(bào)表每日應(yīng)及時(shí)報(bào)主管財(cái)務(wù)副總、總經(jīng)理閱示。客房出租日?qǐng)?bào)表、前廳部C8R（商務(wù)協(xié)議公司免收服務(wù)費(fèi)）WIN（上門散客收15%服務(wù)費(fèi)）、W8N（上門散客免收服務(wù)費(fèi)）報(bào)表每日應(yīng)及時(shí)報(bào)主管部門店領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理。

4、對(duì)各部門轉(zhuǎn)來的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)及時(shí)辦理，不得拖延積壓。

資料收集與檔案管理

1、行政辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)從各媒體收集同行業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、市場(chǎng)行情、宏觀環(huán)境等信息資料，供酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)參考。

2、根據(jù)酒店的經(jīng)營(yíng)情況，及時(shí)記錄酒店大事記及每月小結(jié)。大事記主要包括以下內(nèi)容：

A、酒店經(jīng)營(yíng)性的大事、要事，如酒店開業(yè)時(shí)間、接待重要旅游團(tuán)、酒店星級(jí)評(píng)定、掛牌等；

B、酒店召開的重大會(huì)議，做出的重大決策；

C、酒店就貫徹上級(jí)主管部門下達(dá)的 項(xiàng)批示而采取的重大部署、措施等；

D、酒店主要領(lǐng)導(dǎo)人的調(diào)動(dòng)、任免、獎(jiǎng)懲等人事情況； E、酒店內(nèi)機(jī)構(gòu)增設(shè)、合并、撤銷、改名、體制變化等； F、酒店總經(jīng)理參加的內(nèi)部或外部的重要活動(dòng)；

G、中央、省、市主要領(lǐng)導(dǎo)人來酒店參加活動(dòng)，以及國外元首來酒店參加活動(dòng)；

H、酒店內(nèi)發(fā)生的重大意外事故及后果； I、上級(jí)主管部門對(duì)本灑店的獎(jiǎng)懲； J、酒店人事變動(dòng)情況； K、酒店消防安全情況； L、各種會(huì)議召開情況；

M、其它需要記載的各種大事。

3、級(jí)政府、相業(yè)務(wù)主管部門、集團(tuán)公司、酒店、行政辦公室的各項(xiàng)發(fā)文，以行政辦公室名義對(duì)外簽訂的協(xié)議，每周例會(huì)、經(jīng)營(yíng)協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議記錄由專人負(fù)責(zé)存檔。

4、重大接待活動(dòng)由專人負(fù)責(zé)派送題詞本（各界名流、部級(jí)以上人員），將收集、制作、整理的照片、錄像等到內(nèi)部資料及剪貼、錄制新聞媒體的相關(guān)報(bào)道，及時(shí)整理歸檔。另廳局級(jí)以上任命名單要存檔。

5、財(cái)務(wù)部的酒店經(jīng)營(yíng)日?qǐng)?bào)、晨報(bào)表、客房出租日?qǐng)?bào)表，前廳部 VIP報(bào)表、C8R、WIN、W8N報(bào)表、銷售部宴會(huì)預(yù)訂表、酒店夜間值班日?qǐng)?bào)表、部門工作日?qǐng)?bào)表均須按月份或年度裝訂成冊(cè)。

二、日常工作的管理 客人的接待

1、酒店上級(jí)管理部門的視察性接待，外來參觀學(xué)習(xí)的參觀性接待，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門及社會(huì)有關(guān)管理部門和協(xié)作單位的事務(wù)性接待等由行政辦公室主任根據(jù)客人的性質(zhì)、身份等情況安排相應(yīng)部門人員或通知酒店領(lǐng)導(dǎo)出面接待。

2、行政辦公室根據(jù)經(jīng)營(yíng)部門通知的來店參加活動(dòng)的客人身份安排經(jīng)營(yíng)性的接待活動(dòng)。省級(jí)及省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)、酒店行業(yè)組織領(lǐng)導(dǎo)、國際或國內(nèi)知名企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)來店應(yīng)通知領(lǐng)導(dǎo)出面接待，其它重要客人來店應(yīng)根據(jù)具體情況作出安排。

3、節(jié)假日期間來店的一般領(lǐng)導(dǎo)原則上由酒店值班經(jīng)理或夜間值班經(jīng)理接待。

4、凡酒店領(lǐng)導(dǎo)出面參加的接待活動(dòng)，行政辦公室主任或總辦人員應(yīng)予陪同。

5、對(duì)入住本店或來店參加活動(dòng)的國家級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)、國際或國內(nèi)知名企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)及其他重要客人，行政辦公室應(yīng)在其入住的房間或參加活動(dòng)的場(chǎng)所派放題詞本，并指定專人負(fù)責(zé)在其進(jìn)出店或參加活動(dòng)的場(chǎng)所進(jìn)行拍照（必要時(shí)請(qǐng)人拍照）。

6、行政辦公室應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通重要客人的活動(dòng)安排及其它變化情況，并及時(shí)報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)（誰接誰跟辦）。

7、需酒店前往車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭接送的一般性客人，由辦公室主任或派人出面迎接。對(duì)重要客人，應(yīng)根據(jù)灑店領(lǐng)導(dǎo)的指示做出安排。需由總經(jīng)理出面接送的，總辦主任應(yīng)陪同前往。

8、對(duì)酒店的重要客人，行政辦公室應(yīng)提前安排好住房、旅游線路，預(yù)訂好車票、機(jī)票。

會(huì)議安排

1、對(duì)店領(lǐng)導(dǎo)召開的各種，內(nèi)部會(huì)議，開會(huì)前，行政辦公室秘書應(yīng)了解開會(huì)意圖，會(huì)議的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)和參加會(huì)議人員范圍，然后用書面或電話通知會(huì)議參加者。

2、會(huì)議開始前要檢查會(huì)場(chǎng)布置情況，清點(diǎn)參加會(huì)議的人員是否到齊，催促 尚未到會(huì)的人員及時(shí)到場(chǎng)。對(duì)過時(shí)不到或不參加會(huì)議者要查明原因，向相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3、會(huì)議過程中要詳細(xì)做好記錄，會(huì)后要及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，必要時(shí)報(bào)總經(jīng)理審閱。

酒店值班安排

1、行政辦公室負(fù)責(zé)全店節(jié)假日值班、夜間值班及質(zhì)檢值班的安排（每月最后一周安排）

2、行政辦公室在安排節(jié)假日值班、夜間值班及質(zhì)檢值班時(shí)，應(yīng)事先了解是否有相關(guān)值班人員休假或有其它不能參與值班的情況。

3、行政辦公室應(yīng)于每月底安排好全店下月值班。事先通知各部門安排好本部門值班，并報(bào)行政辦公室統(tǒng)一安排值班表，下發(fā)所有部門及相關(guān)崗位。

4、行政辦公室負(fù)責(zé)酒店夜間值班的管理，負(fù)責(zé)提醒酒店夜間值班人員交接班，發(fā)放客房受權(quán)卡、呼機(jī)、記錄本。次日早晨接收，總辦人員應(yīng)檢查客房受權(quán)卡、呼機(jī)、夜值崗位責(zé)任制、記錄本是否齊全世界，是否按要求如實(shí)填寫報(bào)告。

5、及時(shí)將夜間值班和節(jié)假日值班的報(bào)告報(bào)店領(lǐng)導(dǎo)審閱。按要求處理值班人員反映的屬總辦權(quán)限范圍內(nèi)的事頂。

使用車輛

1、行政辦公室為店領(lǐng)導(dǎo)安排車輛必須及時(shí)、準(zhǔn)確。

2、行政辦公室任何人員因公用車，須填寫內(nèi)部用車申請(qǐng)單，由辦公室主任簽字批準(zhǔn)后通知車隊(duì)調(diào)用。如緊急情況，可先用車，但事后必須補(bǔ)單。

3、行政辦公室使用輛人員應(yīng)按照規(guī)定線行駛，不得私自改變行車線或辦私事，辦事結(jié)束后在回店前先打電話給辦公室詢問是否有其它事宜需順路辦理。

客戶免費(fèi)洗衣

1、酒店各部門工作關(guān)系客戶免費(fèi)洗滌衣物，一律送由行政辦公室辦理。

2、送洗各部門客戶衣物時(shí)必須如實(shí)登記好類別、數(shù)量并填寫洗衣申請(qǐng)單一式三聯(lián)，由經(jīng)手人和辦公室主任簽字后報(bào)總經(jīng)理審批，若總經(jīng)理出差可先由主持工作的副總經(jīng)理簽批，總經(jīng)理回店后再報(bào)簽批。

3、審批后的洗衣申請(qǐng)單其中二聯(lián)應(yīng)交洗衣房，另一聯(lián)由行政辦公室留底備 查。

三、公關(guān)宣傳的管理

1、為宣傳酒店形象及擴(kuò)大促銷手段，需要通過新聞媒體（報(bào)紙、電視臺(tái)、電臺(tái)等）來加強(qiáng)酒店對(duì)外的宣傳，此項(xiàng)工作由行政辦公室負(fù)責(zé)操作。

2、根據(jù)酒店總體銷售策劃的安排，由銷售部做出具體銷售計(jì)劃上報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批后，涉及到公關(guān)宣傳方面的事宜由行政辦公室負(fù)責(zé)辦理。

3、負(fù)責(zé)與各種新聞媒體聯(lián)系，洽談?dòng)嘘P(guān)廣告的設(shè)計(jì)（包括牌規(guī)格）、宣傳的內(nèi)容、時(shí)間及價(jià)格、費(fèi)用的結(jié)算方式。

4、廣告稿件應(yīng)認(rèn)真審核，經(jīng)相關(guān)部門對(duì)聯(lián)廣告內(nèi)容確認(rèn)無誤報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可交新聞媒體或廣告商發(fā)布。

5、驗(yàn)收已發(fā)布的廣告與已達(dá)成的協(xié)議要求是否相符，對(duì)宣傳的內(nèi)容發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)的應(yīng)及時(shí)與發(fā)布方單位取得聯(lián)系并負(fù)責(zé)處理。

6、負(fù)責(zé)與媒體單位費(fèi)用的結(jié)算，及時(shí)回收費(fèi)用單據(jù)。

7、注意保存宣傳資料，不得隨意銷毀。

四、資料保密管理

1、各類重大接等活動(dòng)，涉及經(jīng)營(yíng)的財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶資料、經(jīng)營(yíng)策略、內(nèi)部文件、未公開的人事變動(dòng)等皆屬酒店保密范疇。

2、行政辦公室應(yīng)嚴(yán)格控制各保密資料的傳播范圍，各類資料應(yīng)妥善保管，嚴(yán)禁無關(guān)人員翻閱相關(guān)機(jī)密資料。

3、向新聞單位、業(yè)務(wù)管理部門上報(bào)酒店有關(guān)經(jīng)營(yíng)數(shù)字、活動(dòng)信息時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理的批準(zhǔn)。

4、新聞單位、業(yè)務(wù)管理部門以電話方式詢問有關(guān)資料時(shí)，接聽電話人員必須確認(rèn)其所報(bào)身份與實(shí)際身份相符后再作回答。

5、涉及酒店機(jī)密的有關(guān)資料經(jīng)報(bào)批需作廢的，必須集中銷毀，嚴(yán)禁作為普通紙張?jiān)倮没蛉我鈦G棄。

五、印章及介紹信和管理

1、酒店管理專用章、辦公室印章及介紹信由行政辦公室主任負(fù)責(zé)保管。未經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章不得委托他人代管，不準(zhǔn)攜帶出辦公室使用。

2、除日常性外報(bào)的材料（納稅表、報(bào)表等）外，其它所有需外報(bào)的材料均必須報(bào)總經(jīng)理審批同意后，由部門填寫印章合使用申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理在印章使用單上簽字后方可使用印章。

3、加蓋印章時(shí)，經(jīng)手人必須在印章使用登記本上如實(shí)登記加蓋印章的文件標(biāo)題并簽字確認(rèn)。

4、印章申請(qǐng)單應(yīng)妥善保存，未經(jīng)批準(zhǔn)不得銷毀。

5、酒店刻制印章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，要留印模存查，作廢的印章應(yīng)及時(shí)封存。

6、開具介紹信的存根要?dú)w檔，保存期5年。已發(fā)出但沒有使用的介紹信，使用人應(yīng)立即退還辦公室，將之貼在原存根處，并寫明情況。

7、介紹信存根、正聯(lián)都有連續(xù)號(hào)碼，正副聯(lián)間縫處應(yīng)蓋騎縫印章，存根聯(lián)由行政辦公室留底，正聯(lián)介紹信由持有人對(duì)外使用。介紹信、證明信由使用部門擬寫，按相應(yīng)程序到行政辦公室蓋章。

8、行政辦公室主任不定期對(duì)印章及介紹信的使用、保管情況進(jìn)行檢查，并嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。

9、辦公室人員應(yīng)嚴(yán)格按照印章使用規(guī)定用印，若發(fā)現(xiàn)違規(guī)者，將酌情予以處理。

六、贈(zèng)送客戶禮品、優(yōu)惠卡及游泳券的管理 贈(zèng)送客戶禮品的管理

1、所有贈(zèng)送客戶的禮品（如月餅、蛋糕、鮮花、水果等）必須由部門寫出申請(qǐng)單，寫清贈(zèng)送客戶的姓名、贈(zèng)送理由及贈(zèng)送的品種、數(shù)量等，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可贈(zèng)送。

2、若需贈(zèng)送的禮品范圍較廣、數(shù)量較大、費(fèi)用較高的則必須建立專門的贈(zèng)送檔案。根據(jù)每年的客戶變化情況，列出贈(zèng)送名單，并報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

3、及時(shí)匯總各類禮品贈(zèng)送資料，列出明細(xì)清單，報(bào)總經(jīng)理。

4、妥善保存各類禮品的贈(zèng)送資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得銷毀。

各種優(yōu)惠卡的管理

1、酒店優(yōu)惠卡應(yīng)結(jié)合酒店經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需要，根據(jù)酒店領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行制作。制作、發(fā)放時(shí)必須寫出書面報(bào)告，總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、發(fā)放優(yōu)惠卡時(shí)，必須登記注明持卡人的真實(shí)身份，嚴(yán)格限定持卡人的相關(guān)權(quán)限。

3、行政辦公室必須及時(shí)將已發(fā)放的各種優(yōu)惠卡復(fù)印件下發(fā)各相關(guān)部門，以確保持優(yōu)惠卡的客人在酒店的正常消費(fèi)。

4、行政辦公室必須指定專人負(fù)責(zé)至尊卡的發(fā)放、管理、登記工作。

5、行政辦公室主任應(yīng)不定期對(duì)優(yōu)惠卡的發(fā)放、保管、登記、統(tǒng)計(jì)情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，將酌情追究相關(guān)人員的責(zé)任。游泳贈(zèng)券的管理

1、酒店游泳贈(zèng)券由行政辦公室指派專人負(fù)責(zé)登記、保管和發(fā)放。

2、游泳贈(zèng)券上必須注明有效期限、票價(jià)、編號(hào)及贈(zèng)券字樣。

3、各部門申請(qǐng)領(lǐng)用游泳贈(zèng)券時(shí)，必須填寫游泳贈(zèng)券申請(qǐng)單，經(jīng)主管副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方右持批準(zhǔn)單到總辦領(lǐng)用。領(lǐng)用時(shí)須由領(lǐng)用人簽字。

4、游泳贈(zèng)券發(fā)放后，其申請(qǐng)單必須由總辦保存一年。

5、定期對(duì)酒店游泳贈(zèng)券的發(fā)放、保管及登記情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，酌情追究相關(guān)人員責(zé)任。

七、免費(fèi)、折扣房和內(nèi)部招待餐申請(qǐng)單的管理

1、天昊公司的訂房單，掛公司帳的房單應(yīng)及時(shí)以復(fù)印件的形式通知前臺(tái)和財(cái)務(wù)，折扣房單必須經(jīng)由總經(jīng)理審批后以復(fù)印件的形式通知前廳部和財(cái)務(wù)部前臺(tái)結(jié)帳處。

2、如有酒店工作關(guān)系客人訂房時(shí)，行政辦公室應(yīng)嚴(yán)格按照酒店領(lǐng)導(dǎo)的要求及時(shí)填寫訂房單必須寫清呈文部門及時(shí)間。須寫清入住客人的姓名、入住時(shí)間、居住天數(shù)、折扣要求、享受VIP（重要客人）級(jí)別、是否收取押金等，經(jīng)辦公室主任簽字、總經(jīng)理審批后按規(guī)定程序?qū)⒚赓M(fèi)、折扣訂房單傳遞給相關(guān)部門。

3、行政辦公室因工作關(guān)系需宴請(qǐng)客戶時(shí)應(yīng)填寫內(nèi)部招待餐申請(qǐng)單必須寫清呈文部門及時(shí)間。須寫清宴請(qǐng)理由、被宴請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)人數(shù)、陪客人數(shù)、宴請(qǐng)時(shí)間、宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)、用餐地點(diǎn)，經(jīng)辦公室主任簽字，報(bào)總經(jīng)理審批后按規(guī)定程序?qū)⒄写蜕暾?qǐng)單傳遞給相關(guān)部門。

4、行政辦公室因工作需要宴請(qǐng)客戶或預(yù)訂免費(fèi)、折扣房，情況較為緊急而無法報(bào)批的，應(yīng)由行政辦公室主任口頭報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意，事后填補(bǔ)申請(qǐng)單，經(jīng)辦公室主任簽字，報(bào)總經(jīng)理審批。

5、免費(fèi)、折扣訂房單和內(nèi)部招待餐申請(qǐng)單相關(guān)單據(jù)資料妥善保管，未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)私自銷毀。

八、鑰匙的管理

1、酒店各總經(jīng)理室鑰匙、辦公室倉庫鑰匙、酒店夜間值班備用鑰匙等由專人負(fù)責(zé)保管。辦公室文件柜鑰匙由辦公室主任負(fù)責(zé)保管。

2、酒店夜間值班客房授權(quán)卡，存放于前臺(tái)保險(xiǎn)箱內(nèi)。

① 在開啟存放客房授權(quán)卡的保險(xiǎn)箱時(shí)應(yīng)有大堂副理、保衛(wèi)部人員、夜間值班經(jīng)理、工程部經(jīng)理同時(shí)在場(chǎng)。

②使用客房授權(quán)卡前必須報(bào)請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意。③開啟保險(xiǎn)箱及封存鑰匙時(shí)，有效開箱人必須同時(shí)簽字。

④每次使用客房授權(quán)卡后，夜間值班經(jīng)理均應(yīng)在值班報(bào)告中說明開啟原因。

九、物品管理

1、部門所屬物品有專人負(fù)責(zé)保管，各項(xiàng)物品均應(yīng)建立登記卡。

2、辦公室申購物品原則上由采購部統(tǒng)一購買，特殊情況屬辦公室專用的物品，須部門書面申請(qǐng)，經(jīng)辦公室主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可自行購買。

3、辦公室人員應(yīng)該嚴(yán)格按申購計(jì)劃購買所需物品，超過計(jì)劃的，一律不予報(bào)銷。

4、特殊情況急需自購物品時(shí)，應(yīng)上報(bào)辦公室主任、主管店領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先購買，事后必須補(bǔ)辦申購手續(xù)。

5、購回的物品必須到收貨組及庫房辦理收貨、驗(yàn)收出庫手續(xù)。

6、及時(shí)添制“支出憑單”并將收貨記錄、發(fā)票和審批的報(bào)告附在后面，辦理報(bào)帳手續(xù)。

7、各種物品的領(lǐng)用必須根據(jù)實(shí)際工作需要，不得私用。

8、辦公室領(lǐng)用物品必須填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)單，由辦公室主任簽字同意后方可到酒店庫房領(lǐng)取。

9、隨時(shí)對(duì)各種辦公設(shè)備進(jìn)行檢測(cè)和保養(yǎng)，由專業(yè)人員定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即找相關(guān)專業(yè)人員維修，無法修復(fù)的，須由辦公室申請(qǐng)作報(bào)廢處理。

10、嚴(yán)格控制各種辦公用品的消耗量，降低成本，提高使用率。

11、辦公室主任應(yīng)隨時(shí)對(duì)物品使用保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。

12、酒店配發(fā)給各崗位的呼機(jī)有行政辦公室指派專人統(tǒng)一保管，建立專門的登記本如實(shí)登記呼機(jī)的入帳、領(lǐng)用、發(fā)放、歸還、報(bào)廢情況。領(lǐng)用呼機(jī)時(shí)必須由使用部門寫出申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可發(fā)放。領(lǐng)用、歸還呼機(jī)時(shí)必須由使用者本人簽字確認(rèn)。（）

13、每年對(duì)部門所屬的所以固定資產(chǎn)、易耗品盤點(diǎn)一次，并將盤點(diǎn)表報(bào)財(cái)務(wù)部。

14、檢查大堂副理、辦公室所存店領(lǐng)導(dǎo)名片的數(shù)量，隨時(shí)保證店領(lǐng)導(dǎo)最新職務(wù)的名片使用量，并負(fù)責(zé)擬寫報(bào)告及時(shí)增補(bǔ)。

十、酒店夜間值班的管理

（一）夜間值班經(jīng)理的日常工作

1、夜間值班經(jīng)理每天的工作時(shí)間為：17：30—次日8：00。沒天17：20到行政辦公室報(bào)到并領(lǐng) 取工作記錄本、夜間值班報(bào)告表、客房應(yīng)急鑰匙及各營(yíng)業(yè)場(chǎng)所的門鑰匙、值班BP機(jī)，并登記簽字，17：30準(zhǔn)時(shí)上崗。班前應(yīng)從行政辦公室了機(jī)當(dāng)班時(shí)間內(nèi)酒店的各項(xiàng)活動(dòng)、參加活動(dòng)的重要賓客以及住店的重要賓客等須了解的其它情況。

2、在崗時(shí)對(duì)一線、二線各崗位、各營(yíng)業(yè)場(chǎng)所和公共區(qū)域及酒店外圍等各個(gè)部位進(jìn)行巡視并對(duì)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題予以解決和處理。

(1)日常巡查內(nèi)容：在崗員工的勞動(dòng)紀(jì)律，禮節(jié)禮貌、儀容儀表及工作情況，有無已到店或預(yù)訂的重要賓客，酒店的出租情況，旅游團(tuán)隊(duì)、會(huì)議團(tuán)隊(duì)、VIP賓客接待情況等。

（2）夜間各營(yíng)業(yè)場(chǎng)所結(jié)束正常營(yíng)業(yè)后要查看鎖門、燈光關(guān)閉情況，督促保衛(wèi)部值班人員做好消防安全檢查工作。（3）詢問團(tuán)隊(duì)、VIP客人到店情況。

（4）要注意收看天氣預(yù)報(bào)和雷雨預(yù)報(bào)，并在工作報(bào)告中注意記錄雷雨預(yù)報(bào)。（5）次日寫好工作日記、夜間值班工作報(bào)告并同客房應(yīng)急鑰匙及各營(yíng)業(yè)場(chǎng)所的門鑰匙于8：00交回行政辦后方可下班。

（二）夜間值班經(jīng)理應(yīng)了解和可能遇到的情況

1、夜間值班經(jīng)理在夜間代表酒店領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)向總經(jīng)理負(fù)責(zé)。

2、夜間值班經(jīng)理沒有打折權(quán)。

3、夜間值班經(jīng)理沒有沖帳權(quán)限。沖帳最高限額是1000元人民幣，如有發(fā)生100元以上至1000元以下的沖帳情況，事后還須報(bào)主管副總經(jīng)理簽批。

4、夜間值班經(jīng)理可對(duì)客房酒水、電話費(fèi)、電腦結(jié)帳匯率與美元現(xiàn)鈔之間的匯差沖帳。

5、如發(fā)生超過夜間值班經(jīng)理權(quán)限的沖帳應(yīng)請(qǐng)示主管副總經(jīng)理同意后方可沖帳；事后沖帳憑單由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理審閱簽批。

6、如遇特殊客人要求提供免費(fèi)房時(shí)，夜間值班經(jīng)理應(yīng)首先了解客人身份及與酒店的關(guān)系，并設(shè)法請(qǐng)示總經(jīng)理同意后，準(zhǔn)其入住，次日按總經(jīng)理批示補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。酒店除總經(jīng)理可批準(zhǔn)免費(fèi)房間、免費(fèi)餐和免費(fèi)娛樂外，任何人員均無免費(fèi)權(quán)限。

7、夜間值班經(jīng)理在酒店有重要客人參加的活動(dòng)中的主要任務(wù)是：（1）檢查會(huì)議或宴會(huì)的布置和準(zhǔn)備工作；

（2）跟隨店領(lǐng)導(dǎo)迎接重要客人并隨時(shí)完成店領(lǐng)導(dǎo)指派的工作；（3）監(jiān)督服務(wù)工作的進(jìn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決；（4）宴會(huì)快結(jié)束時(shí)及時(shí)通知店領(lǐng)導(dǎo)送重要客人離店或回房；

（5）宴會(huì)結(jié)束后，查看現(xiàn)場(chǎng)是否有客人遺留的物品并進(jìn)行例行安全檢查。

8、當(dāng)客人的要求超過夜間值班經(jīng)理的權(quán)限時(shí)，應(yīng)首先了解清楚客人的要求是否合理，如要求合理應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示主管副總批示；不合理要求，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕。

9、如有不服從管理的服務(wù)人員，在保證正常工作的情況下，夜間值班經(jīng)理可要求馬上替換，并根據(jù)所造成的影響和認(rèn)錯(cuò)態(tài)度通報(bào)所屬部門給予處理。

10、巡視酒店大堂的內(nèi)容

（1）檢查酒店設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況（如燈具、電梯、空調(diào)等）；（2）查看有無酒店重要客人，國家政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；

（3）查看酒店大堂陳設(shè)及各種裝飾物品擺放情況是否各就各位，如遇重要客人或特殊原因需要搬動(dòng)、移開原所擺放的物品，應(yīng)事先通知有關(guān)部門經(jīng)理，任務(wù)完成或活動(dòng)結(jié)束后負(fù)責(zé)將陳設(shè)物品恢復(fù)到原處；

（4）檢查是否有閑雜人員長(zhǎng)時(shí)間在大堂逗留或有無非法人員作案跡象；（5）檢查在崗人員的工作情況。

11、遇到惡劣天氣夜間值班經(jīng)理應(yīng)注意酒店的設(shè)備正常運(yùn)行情況，巡視酒店各個(gè)部位是否遭受損失。督促工程部、保衛(wèi)部做好應(yīng)急措施的準(zhǔn)備，采取有效措施保護(hù)酒店的財(cái)產(chǎn)不受損失。如有財(cái)產(chǎn)損失應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部留取資料以備向保險(xiǎn)公司索賠。

12、遇有歹徒在酒店鬧事或行兇，夜間值班經(jīng)理在接到通知后應(yīng)立即與保衛(wèi)部值班人員趕赴現(xiàn)場(chǎng)予以制止，并根據(jù)事態(tài)發(fā)展及時(shí)向主管保衛(wèi)工作的副總經(jīng)理匯報(bào)，由主管副總經(jīng)理根據(jù)具體情況決定是否向公安部門報(bào)警。

13、夜間值班經(jīng)理應(yīng)了解酒店報(bào)警裝置所在位置。

14、夜間值班經(jīng)理代表酒店處理客人的投訴。首先要認(rèn)真、耐心地聆聽客人的投訴，然后迅速核實(shí)客人投訴的內(nèi)容并與被投訴部門經(jīng)理取得聯(lián)系，共同商討處理意見和補(bǔ)救措施，及時(shí)上報(bào)主管副經(jīng)理并盡快按其指示處理，將處理意見回復(fù)客人，直到客人滿意為止。

15、遇有特殊情況，夜間值班經(jīng)理有權(quán)調(diào)用酒店車輛。

（三）突發(fā)事件的處理

1、停電

a)確認(rèn)停電原因并檢查備用發(fā)電機(jī)是否起動(dòng)；

b)通知中控室注意觀察是否因停電而有客人被困電梯里；

c)與保衛(wèi)部值班人員檢查酒店各部位是否存在因停電造成的各種不安全隱

患； d)妥善處理客人對(duì)停電的投訴；

e)向店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)反饋處理結(jié)果； f)做好值班日?qǐng)?bào)的記錄。

2、火警

（1）發(fā)生火警時(shí)，應(yīng)與保衛(wèi)部值班消防人員確定火警部位并及時(shí)通知總機(jī)逐級(jí)通報(bào)；

（2）立即到火警現(xiàn)場(chǎng)查看，通知酒店消防負(fù)責(zé)人（保衛(wèi)部經(jīng)理），并應(yīng)馬上向店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況；

（3）如發(fā)生火情在現(xiàn)場(chǎng)指揮消防人員進(jìn)行滅火，如遇重大火情，應(yīng)按照店領(lǐng)導(dǎo)及保衛(wèi)部經(jīng)理的指示，組織或協(xié)作組織客人由消防通道疏散；（4）在撲滅后，與消防人員一道檢查有無殘留火種，并保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)；（5）

將火災(zāi)情況及財(cái)物受損情況在值班日?qǐng)?bào)中詳細(xì)記錄，重大火災(zāi)，應(yīng)向店領(lǐng)導(dǎo)做當(dāng)面匯報(bào)；

（6）發(fā)生火警不應(yīng)立即通知消防隊(duì)，應(yīng)聽從酒店領(lǐng)導(dǎo)決定。

3、電話故障（1）當(dāng)電話系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)立即確認(rèn)故障大小，如故障可立即排除，應(yīng)及時(shí)通知電話維修負(fù)責(zé)人到場(chǎng)進(jìn)行維修；（2）如故障需在5--10分鐘之內(nèi)排除，除及時(shí)通知電話維修負(fù)責(zé)人到場(chǎng)，還應(yīng)向店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；（3）通知大堂副理及有關(guān)接待部門做好對(duì)客人解釋工作（統(tǒng)一口徑）并妥善處理因此而引起的客人投訴。（4）將故障原因、維修情況在值班日?qǐng)?bào)中做好詳細(xì)記錄，重大故障應(yīng)向店領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報(bào)。

4、電腦故障（1）當(dāng)電腦系統(tǒng)在過房費(fèi)時(shí)（夜審時(shí)）出現(xiàn)故障，首先應(yīng)確定故障大小，是否可以立即排除；如故障不能立即排除，應(yīng)及時(shí)通知電腦機(jī)房負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)總監(jiān)到場(chǎng)，并向店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（2）通知前臺(tái)及時(shí)了解第二天離店客人人數(shù)和帳單準(zhǔn)備情況，通知大堂經(jīng)理等有關(guān)部門，做好協(xié)調(diào)工作。（3）將故障原因、維修情況在值班日?qǐng)?bào)中進(jìn)行詳細(xì)記錄，重大事故應(yīng)向店領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報(bào)。

5、煤氣泄露（1）接到報(bào)警后，立即到現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)泄露的嚴(yán)重程度，并督促消防人員或工程 維修人員按消防規(guī)章進(jìn)行排除。（2）立即通知工程部、保衛(wèi)部、餐飲部負(fù)責(zé)人到現(xiàn)場(chǎng)，并及時(shí)將泄露情況想店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（3）通知大堂副理和有關(guān)部門做好賓客的安撫工作，避免引起客人不必要的恐慌。

6、公安人員進(jìn)店公務(wù)活動(dòng)（1）公安人員來店進(jìn)行各種公務(wù)活動(dòng)，依照法律積極配合，應(yīng)立即向店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)通知保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人予以接待。（2）在一般情況下，應(yīng)與公安人員進(jìn)行協(xié)商，在符合國家法律的前提下，應(yīng)盡量的保護(hù)客人和酒店的利益。（3）如有客人被公安人員帶走，應(yīng)了解客人去向，并通知銷售部或其它部門與客人單位或接待單位聯(lián)系。在客人被帶走前，應(yīng)請(qǐng)公安人員讓客人將房帳等費(fèi)用結(jié)清。將客人身份、案件情況在值班日?qǐng)?bào)上進(jìn)行詳細(xì)記錄，如有必要應(yīng)向店領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報(bào)。

7、夜間發(fā)生盜竊案（1）如有客人報(bào)失，夜間值班經(jīng)理應(yīng)配合保衛(wèi)部值班人員做好報(bào)案記錄和詢問筆錄，并詢問客人是否要求向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，如客人不需要報(bào)案，夜間值班經(jīng)理應(yīng)配合保衛(wèi)部做好案件調(diào)查工作，盡量為客人挽回?fù)p失，并將案件發(fā)生和進(jìn)展情況及時(shí)向店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（2）如有酒店物品被盜，夜間值班經(jīng)理應(yīng)配合保衛(wèi)部值班人員做好當(dāng)事人的報(bào)案記錄和詢問筆錄，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)。根據(jù)案件程度及進(jìn)展情況及時(shí)向店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。如有作案嫌疑人目標(biāo)時(shí)，應(yīng)配合保衛(wèi)部值班人員做好對(duì)嫌疑人的監(jiān)控工作，最大限度酒店換回?fù)p失。在工作日記和值班報(bào)告中詳細(xì)記錄案件經(jīng)過。

（四）處理投訴的原則

1、認(rèn)真聽取賓客投訴的意思；

2、代表酒店向客人表示歉意；

3、根據(jù)客人的要求立即采取整改措施；

4、對(duì)客人的批評(píng)表示感謝；

5、要落實(shí)、監(jiān)督、檢查整改措施；

（五）夜間值班日的擬寫格式

1、日期、天氣的情況及各崗位值班人員姓名；

2、重要接待；

3、巡視情況；

4、各夜班崗位人員工作情況；

5、早餐準(zhǔn)備情況；

6、客人反饋意見；

7、其它

第二篇：辦公室管理制度2018

辦公室日常管理制度

第一章

總則

辦公場(chǎng)所是員工從事經(jīng)營(yíng)管理的勞動(dòng)場(chǎng)所，公司努力創(chuàng)造一個(gè)安全、舒適、健康的辦公環(huán)境，員工應(yīng)自覺維護(hù)良好的辦公環(huán)境，特制定本制度。第二章

員工行為規(guī)范

1、員工著裝要求得體、大方、整潔。

a)女員工上班時(shí)間不得著領(lǐng)口過低，裙、褲過短的服裝。

b)男員工上班時(shí)間不得著背心、短褲、拖鞋。

c)工服穿著時(shí)間：周一周三周五穿藍(lán)色襯衣黑色西褲，周二周四穿橙衣襯衫。

2、員工舉止要求文雅、禮貌、精神。

a)上班時(shí)間保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，樂觀進(jìn)取。

b)對(duì)待上司要尊重，對(duì)待同事要禮貌，對(duì)待客戶要熱情，處理工作保持頭腦清醒冷靜，提倡微笑待人，微笑服務(wù)。

c)保持良好坐姿、行姿，勿高聲呼叫他人。

d)出入會(huì)議室或上司辦公室，主動(dòng)敲門示意；出入房間隨手關(guān)門。

3、員工言談要求親切、誠懇、謙虛。

a)與他人交談，要專心致志，面帶微笑，言語平和，語意明確。b)嚴(yán)禁說臟話、忌語，使用文明用語。

c)同事之間溝通問題時(shí)，應(yīng)本著“換位思考、解決問題”的原則，語言應(yīng)禮貌、平和。

d)見到領(lǐng)導(dǎo)時(shí)應(yīng)主動(dòng)打招呼，向上級(jí)匯報(bào)工作時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、實(shí)事求是。第三章 考勤規(guī)范

1、上班時(shí)間：星期一至星期六，上午8:30——12:00，下午14:30—17:30

2、考勤管理

（1）員工上班時(shí)必須簽到。遇公事外出遲到公司，提前向行政部或直屬分部經(jīng)理說明。（2）員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。（3）遲到：上班時(shí)間開始后未到崗者。

（4）早退：下班時(shí)間結(jié)束前1小時(shí)內(nèi)提前離開公司者。

（5）曠工：上班時(shí)間開始后1小時(shí)以上未到公司者，下班時(shí)間結(jié)束提前1小時(shí)以上離開公司者；超過遲到、早退時(shí)限到崗或離崗，且未提前請(qǐng)假的，記一天曠工；以去工地、處理客戶事宜等為由未到公司上班，經(jīng)查不實(shí)的，按曠工論處。

（6）病假：提前以口頭或書面形式通知行政部，病假結(jié)束后需到行政部進(jìn)行銷假。未填請(qǐng)假條的補(bǔ)填請(qǐng)假條。病假2天及以上者需提供醫(yī)療單位開具的病假證明。

（7）事假：一天以內(nèi)需提前請(qǐng)假，填寫請(qǐng)假單，經(jīng)部門經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可休假，特殊情況不能提前請(qǐng)假的，需在上班后半小時(shí)內(nèi)請(qǐng)假，并在上班后補(bǔ)辦請(qǐng)假單；事假兩天或以上者，需提前由本人填寫請(qǐng)假單，未按上規(guī)定辦理的，均按曠工處理。第四章 員工日常工作行為規(guī)范

1、辦公大廳、各獨(dú)立辦公室上班時(shí)間應(yīng)保持安靜，禁止高聲喧嘩、嬉戲打鬧。

2、禁止在上班時(shí)間玩游戲、進(jìn)行與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)聊天、瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁和視頻、下載電影游戲及做與工作無關(guān)之事。

3、嚴(yán)禁在上班時(shí)間內(nèi)使用公司電話播打私人電話；上班時(shí)間如需接聽或撥打私人手機(jī)，應(yīng)做到言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說，不允許長(zhǎng)時(shí)間接聽或撥打私人電話。

4、工作中未經(jīng)他人許可，不得擅自翻閱他人的文件、資料、報(bào)告等材料。

5、辦公桌上應(yīng)素雅、整齊、清潔，各類文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放；資料堆砌高度須低于辦公桌隔板立面高度。

6、辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅推進(jìn)辦公桌下面。

7、未經(jīng)行政人事部同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動(dòng)辦公設(shè)備。

8、工作時(shí)間對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)、同事、來訪者等應(yīng)熱情、有禮貌。保持良好的工作情緒，不應(yīng)將私人情緒帶入工作當(dāng)中。

9、工作中同事之間應(yīng)本著以公司利益為重，團(tuán)結(jié)合作、快捷高效為原則，及時(shí)解決可能存在的矛盾和問題。

第五章 辦公室安全衛(wèi)生管理規(guī)范

（一）衛(wèi)生管理

辦公室是大家日常工作的勞動(dòng)場(chǎng)所，衛(wèi)生情況能直接影響到個(gè)人的工作情緒，為使大家能夠擁有一個(gè)舒暢、美好的辦公心情，營(yíng)造潔凈、宜人的辦公環(huán)境，制定本制度。

1、公共衛(wèi)生

每天由保潔清掃，清掃后每位員工應(yīng)自覺維護(hù)干凈、整潔的辦公環(huán)境。具體維護(hù)措施如下：

會(huì)議室：使用過后需將桌面整理干凈，雜志水杯各自歸位，并將椅子推進(jìn)會(huì)議桌下面，保持橫面平行。

休息區(qū)：沙發(fā)、茶幾使用過后主動(dòng)整理干凈，不允許存放雜志和報(bào)紙等。地面：保持地面干凈清潔、無污物，不得隨地吐痰、亂扔廢棄物等。

2、員工個(gè)人衛(wèi)生

員工個(gè)人工位衛(wèi)生由個(gè)人負(fù)責(zé)整理干凈，須做到：

辦公電腦：要定期清理，需做到表面干凈、無污漬灰塵。

資料：擺放整齊，堆砌高度須低于辦公桌隔板立面高度。

桌面：保持干凈、整潔、無污漬灰塵，不得在桌面上擺放與工作無關(guān)的物品。

（二）安全管理

為保證公司財(cái)產(chǎn)及員工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。

1、防盜意識(shí)

重要文件：要做好重要資料保存工作，不得隨意擺放保密文件，對(duì)于發(fā)明專利、軟件、圖紙要重點(diǎn)管理，不得隨意泄露。

公司鑰匙：辦公室鑰匙由公司指定人員配備，不得轉(zhuǎn)交本室以外的人員使用，未經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人同意不得私自配辦公室鑰匙。

外來人員：?jiǎn)T工不得私自帶領(lǐng)與工作無關(guān)人員在辦公室內(nèi)長(zhǎng)時(shí)間逗留，如需外人來我公司等候，需向人力資源部申請(qǐng)，方可進(jìn)入。嚴(yán)禁將外人單獨(dú)留在辦公室內(nèi)。

門窗：辦公室門窗要牢固，人離時(shí)要關(guān)鎖門窗，員工不得在辦公室內(nèi)存放大量現(xiàn)金、手機(jī)等貴重物品，以防被盜。

產(chǎn)品：公司的產(chǎn)品、樣機(jī)，不得隨意擺放，人機(jī)不在一處時(shí)要隨時(shí)收起鎖好，若有因個(gè)人疏 忽大意而導(dǎo)致的產(chǎn)品、樣機(jī)損壞或者丟失，由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。

2、安全意識(shí)

危險(xiǎn)品：?jiǎn)T工不得攜帶違禁品、危險(xiǎn)品、槍支、管制刀具等進(jìn)入辦公場(chǎng)所。

電：要做到人離電停，下班后立即關(guān)閉計(jì)算機(jī)、個(gè)人工位上的插排以及辦公室電燈，周末下班后，最后走的人需要將辦公室總閘關(guān)掉。使用筆記本的員工，不得在無人狀態(tài)下給筆記本電池充電，凡因充電而引起的事故和損失由當(dāng)事人自負(fù)。

（三）節(jié)約意識(shí)

勤儉節(jié)約是中華民族的傳統(tǒng)美德，我們做為新千年祖國建設(shè)者之一，鼓勵(lì)大家繼承和發(fā)揚(yáng)這個(gè)美德。

節(jié)約用電：下班后要立即關(guān)閉計(jì)算機(jī)，中午下班后至少要做到關(guān)閉顯示器，會(huì)議室使用以后要及時(shí)關(guān)燈關(guān)空調(diào)、長(zhǎng)時(shí)間無人的辦公室要關(guān)燈、下班后飲水機(jī)要斷電，周五下班后必須關(guān)總閘。

節(jié)約用紙：使用打印機(jī)時(shí)，需事先設(shè)置好打印格式，檢查好打印區(qū)域，避免錯(cuò)打和重打，所產(chǎn)生的錯(cuò)誤報(bào)告或廢紙等整齊放在打印機(jī)旁邊，可再利用于非正式公文或內(nèi)部流通文件。

第六章

附則

1、本制度由總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行，由行政人事部負(fù)責(zé)編制并解釋。

2、本制度未盡事宜，可經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)層人員協(xié)定后補(bǔ)充完善。

第三篇：辦公室管理制度

辦公室管理制度

一、辦公用品管理規(guī)定

1、辦公用品購買

（1）辦公用品購買本著實(shí)用、節(jié)約的原則，每月由辦公室統(tǒng)計(jì)各部門所需用品，總經(jīng)理批準(zhǔn)后由采購部購買。

（2）辦公用品管理實(shí)行需求審批、計(jì)劃采購、入庫建帳、領(lǐng)取登記和使用專人負(fù)責(zé)制度。

（3）各部門所需辦公用品，由辦公室匯總后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，再同意購置發(fā)放，并建立臺(tái)帳。

（4）臨時(shí)急需使用的小件辦公用品辦公室可發(fā)放，大型辦公用品采購必須報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批后方可購買。

（5）辦公用品入庫前，庫管員應(yīng)認(rèn)真檢查驗(yàn)收，建帳登記，妥善保管，做到帳物相符；對(duì)不符合要求的，采購人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。

2、辦公用品發(fā)放和使用

（1）本著節(jié)約的原則使用辦公用品。

（2）購置回的辦公用品統(tǒng)一放在庫房由辦公室指定人員管理、登記和發(fā)放。

（3）管理人員須清楚的掌握辦公用品庫存情況，庫存不足及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。

（4）已配發(fā)的各種辦公用品，由使用部門和個(gè)人認(rèn)真保管、愛惜使用，不得私自轉(zhuǎn)借和處理。對(duì)無故損壞者，由個(gè)人負(fù)責(zé)。

（5）領(lǐng)用辦公用品必須認(rèn)真履行手續(xù)，應(yīng)填寫《領(lǐng)料單》。（6）各部門的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備由部門主管指定專人負(fù)責(zé)，禁止其他人員隨便使用；出現(xiàn)故障需報(bào)告辦公室，由辦公室報(bào)請(qǐng)經(jīng)理批準(zhǔn)后聯(lián)系維修，并對(duì)故障原因予以追查對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予相應(yīng)處罰。

（7）公用復(fù)印機(jī)，由辦公室指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行打印復(fù)印登記制度。辦公室應(yīng)每次對(duì)打印復(fù)印的部門、人員、主題、份數(shù)和日期做好登記。

（8）嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出單位挪作私用。員工離職時(shí)應(yīng)將所負(fù)責(zé)保管和使用的物品退回辦公室（消耗品除外），并填寫《移交接手續(xù)清單》。

（9）辦公用品費(fèi)用由辦公室核對(duì)、采購部統(tǒng)一報(bào)銷，其他部門不能報(bào)銷辦公用品費(fèi)用。

（10）非消耗性辦公用品因使用時(shí)間過長(zhǎng)需要報(bào)廢時(shí)，使用人上報(bào)本部門主管審核并報(bào)總經(jīng)理同意后，到辦公室辦理報(bào)廢手續(xù)，由財(cái)務(wù)扣除損耗。

3、辦公用品領(lǐng)用、采購流程

領(lǐng)用人→部門領(lǐng)導(dǎo)簽字→辦公室審核發(fā)放

申購清單→辦公室核對(duì)（采購審批單）→總經(jīng)理批示（大額辦公用品）

二、收發(fā)文制度

1、來文處理程序

（1）地方政府機(jī)關(guān)來文由公司辦公室負(fù)責(zé)領(lǐng)取、簽收并統(tǒng)一編號(hào)、登記。（2）文件登記完畢，交項(xiàng)目總經(jīng)理閱批后，辦公室根據(jù)文件涉及承辦業(yè)務(wù)內(nèi)容及部門，復(fù)印下發(fā)給相關(guān)部門進(jìn)行處理，原件由辦公室負(fù)責(zé)存檔。各部門必須及時(shí)閱讀文件并提出相應(yīng)的處理工作建議（呈領(lǐng)導(dǎo)傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)、制定實(shí)施細(xì)則等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（3）當(dāng)年的相關(guān)業(yè)務(wù)公文由各部門主管保管和使用，同時(shí)應(yīng)于次年元月份裝訂、歸檔。

2、文件歸檔管理

（1）各類紅頭文件由辦公室按照發(fā)文或收文日期及文件編號(hào)統(tǒng)一編號(hào)，歸檔。

（2）因辦理需要，復(fù)印后發(fā)給各部門的文件，由涉及部門按照收文日期編號(hào)造冊(cè)管理。

（3）各類傳真文書，收到后要及時(shí)進(jìn)行登記辦理，進(jìn)行編號(hào)歸檔管理。

3、文件接受、下發(fā)流程

（1）當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)下發(fā)文件：辦公室接受簽字→總經(jīng)理閱批→復(fù)印下發(fā)（按類型下發(fā)相關(guān)部門；原件歸檔保存）→各部門建議→上交辦公室。

（2）公司內(nèi)部文件：總經(jīng)理批示→辦公室傳達(dá)→各部門領(lǐng)導(dǎo)簽字傳閱→上交辦公室。

三、會(huì)議制度

公司實(shí)行例會(huì)制度，主要包括月例會(huì)、周一工作會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。月例會(huì)須有會(huì)議記錄，由辦公室負(fù)責(zé)記錄。

1、每月第一個(gè)禮拜一召開行政辦公會(huì)議，會(huì)議由總經(jīng)理主持，公司全體管理人員參加并簽到。同時(shí)要形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要由辦公室負(fù)責(zé)在會(huì)后一天完成，同時(shí)分發(fā)各部門。

2、每周一召開中層管理會(huì)議，各部門主管總結(jié)一周工作并安排下周工作計(jì)劃。

3、每次會(huì)議凡通知到的與會(huì)人員，因故不能出席應(yīng)向辦公室請(qǐng)假，報(bào)總經(jīng)理批示。如未請(qǐng)假在規(guī)定時(shí)間內(nèi)不能按時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的，將給予通報(bào)批評(píng)。

4、會(huì)議期間，避免頻繁進(jìn)出或早退，并主動(dòng)將手機(jī)調(diào)至靜音。

5、會(huì)議流程：確定議題→參會(huì)人員→辦公室通知→參會(huì)簽字→辦公室記錄→會(huì)后決議下發(fā)各個(gè)部門。

四、本制度從下發(fā)之日?qǐng)?zhí)行，總經(jīng)辦監(jiān)督實(shí)施。

山西凱希瑞科技股份有限公司

2013年4月12日

總經(jīng)辦

第四篇：辦公室管理制度

一、考勤管理

1、上班時(shí)間由上午8：30至12：00，下午13：30至18：00。

2、上、下班時(shí)都必須打卡，如遇特殊情況，須由各自部門主管或人事主管簽名確認(rèn)才可。

3、打卡時(shí)，不得代人打卡或偽造出勤記錄，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，雙方各扣罰￥20元；不得爭(zhēng)先恐后，須排隊(duì)依次打卡，否則扣罰￥10元。

4、上班時(shí)，必須各就各位，不得聚集閑聊或做與工作無關(guān)的事情，否則扣罰￥10元，嚴(yán)重者開除處理；下班前，各小組搞好場(chǎng)地清潔后該返回工作崗位，不得提前到打卡處打卡下班，不準(zhǔn)大聲喧嘩，否則扣罰￥10元，嚴(yán)重者開除處理。

5、在工作期間，不得因私事無故離開公司。確有事者，須請(qǐng)示主管批準(zhǔn)，打卡后才可出去，否則視為曠工，扣罰￥50元，嚴(yán)重者開除處理。

6、加班時(shí)，不得無故缺席，確有特殊原因，須提前申請(qǐng)由主管簽名批準(zhǔn)交人事部確認(rèn)方可，否則視為曠工，扣罰￥50元。個(gè)別人員加班，經(jīng)該部門主管簽名確認(rèn)方可。

7、每月遲到打卡上班超過30分鐘者，處罰￥30元。不到30分鐘，但連續(xù)3個(gè)月都有遲到者，作開除處理。

8、提前下班或有事請(qǐng)假者，須提前書面申請(qǐng)，由主管簽名批準(zhǔn)交人事部確認(rèn)方可，否則視為曠工扣罰￥50元。

9、請(qǐng)假超過5天者，須由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可，否則即時(shí)終止勞動(dòng)關(guān)系。

10、缺勤時(shí)間，不計(jì)算工資。

11、員工辭職須以書面申請(qǐng)由主管簽名批準(zhǔn)離開時(shí)間，并有人事部確認(rèn)才可，確認(rèn)其離開時(shí)間和處理好其交接工作，否則其工資不予發(fā)放。

二、工作責(zé)任規(guī)定

1、各部門員工應(yīng)相互配合，相互監(jiān)督，不得借故推搪而影響正常運(yùn)轉(zhuǎn)，一經(jīng)查實(shí)視情節(jié)之嚴(yán)重性作出相應(yīng)處罰。

2、須嚴(yán)格要求每項(xiàng)工作細(xì)節(jié)，如因個(gè)人之疏忽而造成問題者，則重重處罰。

3、對(duì)待產(chǎn)品或客戶的任何物品，應(yīng)輕拿輕放，若造成損害者或破壞者，處罰當(dāng)事人并作出賠償。

4、在正常工作中，遇有問題是解決不了的，該請(qǐng)示主管，不得擅自處理，如造成嚴(yán)重后果的，將會(huì)追究當(dāng)事者之責(zé)任。

5、如工作須當(dāng)天完成，下班時(shí)還未完成者，該請(qǐng)示主管作出妥善安排，否則追究當(dāng)事者之責(zé)任。

6、公司或倉庫的任何物品，未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)私自拿公司或庫房，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，開除處理。

三、假期薪金規(guī)定

1、每年之1月1日、5月1日、10月1日無論是日薪或月薪之員工都是有薪假期。

2、春節(jié)假期為7天（年初一至年初七）。

3、月薪之員工在春節(jié)假期間有薪日為7天（年初一至年初七）。提前放假或提前回家的天數(shù)，則不計(jì)算工資。

4、如公司有特殊情況需放假，員工都必須服從安排時(shí)間補(bǔ)回，不算加班。

以上之管理規(guī)定，于即日起實(shí)施，監(jiān)督者為辦公室。

如有未盡之事宜或有特殊情況，公司以書面形式事先通知員工。

第五篇：辦公室管理制度

撫州市文昌里路網(wǎng)改造與市政設(shè)施工程

辦公室管理制度

為規(guī)范辦公室的日常辦公管理，創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境，特制訂本制度。第一條：適用范圍

本制度適用于全體員工并嚴(yán)格遵守 第二條：職責(zé)部門

行政部負(fù)責(zé)全面管理和監(jiān)督公司水、電、暖以及耗材的使用和維護(hù)。第三條：水電使用規(guī)定

1.員工均有義務(wù)留意辦公設(shè)備的用電狀況，不使用時(shí)將設(shè)備關(guān)閉，以避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)造成的電力損耗。

2.員工應(yīng)關(guān)注辦公電腦的用電狀況，長(zhǎng)時(shí)間不使用時(shí)(如因故外出)應(yīng)將電腦關(guān)閉。下班時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電腦，不能使電腦開著過夜。

3.員工離開或下班時(shí)應(yīng)做到隨手關(guān)燈，人走燈滅。特別是最后離開辦公室的員工應(yīng)仔細(xì)巡查，關(guān)閉辦公場(chǎng)所、走廊和衛(wèi)生間電燈。白天室內(nèi)光線夠用時(shí)，盡可能不開燈而使用天然采光。

4.公司接待室在無人使用的情況下，其室內(nèi)的照明、空調(diào)等應(yīng)關(guān)閉。5.節(jié)約用水，反對(duì)浪費(fèi)，用水后應(yīng)及時(shí)將水龍頭關(guān)閉。第四條：復(fù)印機(jī)使用規(guī)定

1.復(fù)印時(shí)須本著節(jié)約原則，非重要文件應(yīng)考慮使用二手紙復(fù)印或雙面復(fù)印。2.復(fù)印完畢務(wù)必按“OFF”鍵，使復(fù)印機(jī)進(jìn)入待機(jī)狀態(tài)。

3.除個(gè)人證件、畢業(yè)證、身份證、學(xué)歷證等個(gè)人資料需要復(fù)印外，禁止復(fù)印其他私人資料。嚴(yán)禁因私大量復(fù)印文件、小說、書籍等非工作性文件。

第五條：空調(diào)使用規(guī)定

1.空調(diào)作為辦公設(shè)施，僅于辦公期間使用，不允許在非辦公時(shí)間使用空調(diào)，辦公人員離開或房間無人的情況下應(yīng)關(guān)閉空調(diào)，嚴(yán)禁室內(nèi)無人空調(diào)機(jī)照常開機(jī)。

2.下班后，各空調(diào)區(qū)域最后一個(gè)離開的員工，應(yīng)自覺關(guān)閉各自辦公區(qū)域的空調(diào)，以杜絕浪費(fèi)。3.使用空調(diào)，應(yīng)注意節(jié)約，夏天在28℃以上方可開啟空調(diào)制冷，制冷溫度設(shè)置不應(yīng)低于25℃;冬天在12℃開啟空調(diào)制熱，制熱溫度設(shè)置不應(yīng)高于30℃。

4.使用空調(diào)期間，要將辦公室的門窗關(guān)閉，以確保空調(diào)的使用效果。5.落實(shí)空調(diào)使用管理責(zé)任制。單間辦公室以及會(huì)議室的空調(diào)以誰使用誰負(fù)責(zé)為原則，公共辦公區(qū)域則由行政部負(fù)責(zé)管理。

6.不得隨意打開空調(diào)機(jī)殼或拆卸機(jī)件，要注意對(duì)空調(diào)的合理使用和維護(hù)，有異常應(yīng)速報(bào)知行政部，由行政部聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行修理。

第六條：衛(wèi)生清潔管理規(guī)定

1.所有員工都有維護(hù)衛(wèi)生環(huán)境的權(quán)利和義務(wù)。

2.辦公室衛(wèi)生管理實(shí)行日常清潔與定期保潔、公共區(qū)域由專人負(fù)責(zé)、個(gè)人辦公區(qū)域由員工負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則。

第七條：環(huán)境及衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn) 1.窗明潔凈，墻面清潔;2.角落無積塵、蛛網(wǎng);3.燈具、電器、用具清潔;4.辦公桌整潔有序，不允許雜亂的擺放資料，文具等;5.各部門的文檔必須存放在各部門的文件柜中，不允許堆放在桌面或辦公桌的桌底。

6.室內(nèi)無雜物;7.地面無痰跡、紙屑、煙頭;8.個(gè)人儀表整潔、干凈。第八條：?jiǎn)T工環(huán)境衛(wèi)生規(guī)范

1.尊重保潔員的辛勤勞動(dòng)，不得有侮辱之行為、言論;2.有責(zé)任和義務(wù)保持個(gè)人辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生;3.不在廁所、洗碗槽亂扔手紙、飯菜、荼渣，防止堵塞管道，污濁外流;4.不隨地吐痰;5.辦公室區(qū)域內(nèi)禁止吸煙;6.各部門的辦公區(qū)域內(nèi)，對(duì)外的窗戶在下班后或在下雨時(shí)，必須保持關(guān)閉。各部門應(yīng)指定專門人員負(fù)責(zé);如發(fā)現(xiàn)沒有按要求做的部門，將對(duì)負(fù)責(zé)人協(xié)助清潔工打掃衛(wèi)生一周的處罰;7.不能私自移動(dòng)，挪用辦公室區(qū)域內(nèi)的設(shè)施設(shè)備;第九條：作息時(shí)間

1.早6:30起床，7:30到達(dá)辦公室 2.上午工作8:00—12：00 3.中午休息12:00—13：30 4.下午工作：13：30—17:30 5.下班時(shí)間：17:30 6.如現(xiàn)場(chǎng)施工，作息時(shí)間根據(jù)施工情況調(diào)整，以現(xiàn)場(chǎng)施工為準(zhǔn)。第十條：其它規(guī)定

1.行政部需安排專人進(jìn)行日常檢查和維護(hù)。

2.員工發(fā)現(xiàn)水、電、暖設(shè)施出現(xiàn)故障，應(yīng)迅速與行政部聯(lián)系，不得私自修理。3.員工需提高節(jié)流開源的意識(shí)，互相監(jiān)督，對(duì)浪費(fèi)現(xiàn)象加以制止;并集思廣益，積極對(duì)公司水、電、暖的管理提出合理的建設(shè)性意見。公司將會(huì)根據(jù)情況對(duì)提供建議的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。

4.上班期間不得無故串崗、不得在走廊、前臺(tái)等區(qū)域大聲聊天、喧嘩、嬉鬧。不得做與工作無關(guān)的事情;5.嚴(yán)禁上班時(shí)間玩電腦游戲、看視頻等，或?yàn)g覽無關(guān)網(wǎng)站占用公司資源 6.員工上班時(shí)間應(yīng)著裝整潔大方，不得穿異裝異服。第十一條：附則

本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂，即日起起生效實(shí)施。

撫州市文昌里路網(wǎng)改造與市政設(shè)施工程（PPP）項(xiàng)目辦公室 二O一七年四月七日