第一篇：企業境外機構檔案管理現狀分析及對策

企業境外機構檔案管理現狀分析及對策

郭潤華

2012-11-21 15:23:53 來源：《北京檔案》2011年7期

【英文標題】Analysis and Countermeasures of Archives Management of Enterprise Overseas Institutions

【作者簡介】郭潤華，中國石化集團公司。北京 100728

【內容提要】 隨著國際化戰略的逐步實施，圍繞海外資產和主營業務形成了大量境外檔案資料，如何針對境外檔案管理特殊性，解決境外機構檔案管理存在的問題，本文將檔案管理的普遍性原則與境外機構檔案管理的特殊性相結合，提出了解決問題的措施。

【關 鍵 詞】境外機構/檔案管理/建議

為了解中國石化駐外機構檔案管理基本情況，有針對性提出加強駐外機構檔案管理的對策，筆者調研分析了中國石化中東代表處、國際石油勘探公司西亞-北非大區公司、國際事業(中東)有限公司、中原石油勘探局中東石油工程公司、中國石化英國代表處、聯合石化(英國)有限公司、國際石油勘探公司薩摩亞KREUZTALLTD倫敦分公司等7個駐外機構檔案管理情況，并針對問題提出加強中國石化駐外機構檔案管理的措施。

一、中國石化駐外機構檔案管理現狀

1.中國石化中東代表處。建立于2004年，主要職責是代表集團公司聯絡我駐阿聯酋及周邊地區10個國家的使領館、經商處；協調、管理中石化在中東地區各機構；建立信息平臺，為中石化總部相關部門提供信息和相關投資、服務方面的建議；接待總部和總部機關及所屬企業代表團。代表處有專人兼管文件的收發和其他資料的管理工作，配備有專門的檔案柜，每年年底對當年形成的收發文、報告、請示、批復等文件材料進行整理歸檔，建立有檔案目錄。但沒有專門的檔案管理制度。受辦公條件限制，加之所形成的檔案材料較少，沒有設立專門的檔案庫房。

2.國際石油勘探公司西亞-北非大區公司。2007年7月1日正式運營，為國際石油勘探公司地區性派出機構，主要職責是代表國際石油勘探公司對所轄項目實施靠前管理，組織完成本部下達的年度計劃和預算，全權負責項目實施過程中的生產、技術管理、決策、熱線技術支撐，HSE項目運行管理等，對轄區各項目人力等資源進行統籌調配。一名副總經理具體分管檔案工作，大區公司總部建有專門的檔案資料室，檔案資料室只負責保管大區總部在新項目開發、生產運營、技術研究及綜合管理等方面形成的檔案資料。大區公司下屬各項目公司形成的地質檔案資料由各項目公司直接移交國內的中國石化地質資料中心存檔保管。各項目公司安裝了中國石化地質資料管理信息系統軟件。目前，大區公司總部僅是依據國際石油勘探公司的要求對檔案材料的管理做了一些原則性要求，尚未形成一套系統的檔案管理制度體系，部分業務部門形成的應歸檔文件材料尚未向檔案室歸檔；形成的大量電子文件現暫時用移動硬盤進行存儲。

3.國際事業(中東)有限公司。2008年1月在阿聯酋迪拜JebelAli自由區注冊成立，主要從事設備材料、石油化工產品的進出口業務。公司的檔案管理由業務經理兼職管理，各類檔案分別保管在辦公室檔案柜中。合同檔案計劃按國際事業公司要求于第二年派專人送回國內檔案部門保管。

4.中原石油勘探局中東石油工程公司。2001年10月在阿聯酋迪拜JebelAli自由區注冊成立，主要從事石油設備、機械、材料、建材等的貿易，為中原油田設在周邊國家的地區公司提供部分后勤支持服務，并執行中原油田海外項目資金管理的職責。中原油田檔案工作實行統一歸口管理，油田檔案管理處負責所屬駐外機構的檔案實體管理和業務指導工作。由公司經理直接分管檔案工作，公司檔案按照職責范圍分為行政檔案、清關貿易檔案、會計檔案三大類，各類檔案均建有目錄，由相關業務人員按照崗位職責分別保管，業務人員回國進行工作交接時需要同時進行檔案資料交接。公司的營業執照、租房租地合同、租車合同等重要檔案材料，掃描后通過傳真發回國內檔案室統一存檔管理。

5.中國石化英國代表處。2005年注冊登記，主要職責是代表集團公司聯絡我駐英國使領館、經商處；協調、管理中石化在英各機構；建立信息平臺，為中石化總部相關部門提供信息和相關投資、服務方面的建議；接待總部和總部機關及所屬企業代表團。目前，代表處尚未建立專門的檔案管理制度，除收集的各類信息材料按要求及時傳回國內有關部門外，其他文件材料有承辦人員保存在各自的辦公室文件柜內。

6.聯合石化(英國)有限公司。1995年12月12日在倫敦注冊成立，公司主營業務是為中國石化集團公司代理進口原油，套期保值及開展第三方原油貿易。公司的會計及業務檔案，集中保存在公司辦公區的一個儲藏室內，該儲藏室配備有檔案密集架。總經理、副總經理和行政部負責人負責掌管該儲藏室鑰匙。為保護公司合法權益，防止失泄密事件發生，公司規定所有業務文件在公司統一管理，個人離開時，不得帶走任何公司文檔。聯合石化公司也通過內控管理細則要求該公司認真做好檔案管理工作，要求將各種業務單據及時傳遞、及時存檔并定期進行內控方面的檢查。

7.國際石油勘探公司薩摩亞KREUZTAL LTD倫敦分公司。2007年7月在倫敦注冊成立，主要從事國際石油勘探公司海外權益油的銷售工作。主要有文書檔案和合同檔案。文書檔案主要內容為收發文件、審計及匯報材料。檔案載體形式分為紙質和電子兩種形式。合同檔案主要有業務檔案、辦公室和宿舍租賃合同等。公司的檔案管理由總經理主抓，業務主管整理，各類檔案分類保管在辦公室檔案柜中。

二、中國石化駐外機構檔案管理特性分析

綜合上述7家駐外機構檔案管理的基本情況，可以得出駐外機構檔案管理具有特殊性。具體表現在以下六方面：

第一，駐外機構類型的多樣性。在經營(工作)范圍、業務性質、人員規模、機構設置、投資形式等方面具有較大的差異性，導致其形成檔案材料的內容有較大的差異性，要求我們在制訂文件材料歸檔制度時，必須區別對待，不能搞一刀切。

第二，機構和人員的特殊性。駐外機構設置大多從簡，工作人員身兼數職，大多不可能設專職檔案員；規模較大的駐外機構往往聘有外籍員工，特殊檔案的保密問題較為突出；駐外機構人員流動性相對較大，如果檔案資料交接不及時，容易造成檔案資料的丟失。

第三，辦公條件對檔案的安全保管影響較大。特別是規模較小的駐外機構，一般不可能專門建設或租用標準的檔案庫房，檔案裝具往往配備不足，給檔案的安全保管帶來一定的隱患。

第四，受駐外機構所在國(或資源國)的法律限制。不同的國家對檔案資料管理有不同的要求。如英國政府規定，與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務部門檢查。也門、沙特等國也不允許將地質檔案材料帶出國境。因此，駐外機構檔案管理必須遵守所在國(或資源國)的法律規定，不能統一要求運回國內集中保管，以減少不必要的麻煩。

第五，檔案內容的特殊性。駐外機構檔案內容以行政管理、經營管理、會計檔案和業務檔案為主，黨群類檔案很少；駐外機構與國內主管部門聯系密切，相當數量的檔案材料形成于境內，甚至一份文件材料的形成既涉及境內，也涉及境外，需要在加強境外檔案材料收集的同時，抓好境內相關檔案材料的收集歸檔工作，保證駐外機構檔案材料的齊全、完整和有機聯系。

第六，檔案語種、載體形式的多樣性。駐外機構檔案材料的語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。檔案載體也呈多樣性，如光盤檔案、磁介質檔案、移動硬盤等。這就要求駐外機構檔案管理人員必須懂外語、懂檔案、懂計算機知識。

鑒于駐外機構檔案工作的上述特點，駐外機構檔案管理應充分尊重駐外機構檔案工作的特點，不能照搬國內企業的檔案管理模式，在檔案管理機構設置、文件材料歸檔范圍、檔案保管方式等內容上只宜提出原則性要求，不宜規定過細。

三、中國石化駐外機構檔案管理存在的主要問題及對策

駐外機構領導和工作人員對檔案工作重要性的認識有待進一步提高。大多數駐外機構開始進行項目運作時，并沒有考慮到檔案工作，沒有將檔案工作列入到相關的工作計劃和領導的議事日程。普遍缺乏一套真正符合駐外機構自身檔案管理實際、統一規范的檔案管理制度和標準規范體系，檔案管理隨意性較大。大多數駐外機構沒有建立專門的檔案機構或明確專(兼)職檔案員負責本單位的檔案工作，檔案材料分散存放在業務人員手中，極易造成檔案材料的散失。利用因特網進行電子文件的傳輸，電子文件的保密管理存在安全隱患。受辦公用房的限制，不具備檔案保管專業庫房。

針對上述問題，主要應采取以下五方面措施：

第一，應加大宣傳力度，強化駐外機構領導和工作人員的檔案意識。

目前，中國石化海外事業發展迅速，境外資產已具相當規模。集團公司工作會議提出了“力爭用10-15年的時間，把中國石化發展成具有較強國際競爭力的跨國能源化工公司”的奮斗目標。檔案是企業生產要素和有形、無形資產的組成部分，是集團公司持續有效和諧發展的特殊資源。境外機構檔案更是維護國家和中石化合法權益的重要憑據，對中石化境外資產的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機構的各級領導和工作人員必須提高對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感和使命感，自覺做好駐外機構檔案材料的形成、積累、歸檔工作，確保駐外機構檔案材料的完整與安全。

第二，應堅持“統一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制。

集團公司辦公廳和外事局負責集團公司境外檔案工作的業務指導和監督管理，各駐外代表處對所在國家(地區)的所有中石化駐外機構的檔案工作具有業務指導和監督管理責任。根據工作需要，經集團公司辦公廳和外事局批準，集團公司駐外代表處可指定本域內的一家中石化駐外機構檔案部門代行其檔案業務指導和監督管理職責。駐外機構主管單位檔案部門和外事部門負責本單位境外檔案工作的業務指導和監督管理。各級駐外機構根據工作需要設立檔案工作機構，或配備專(兼)職檔案人員，負責本機構檔案管理工作。

第三，應將檔案工作納入駐外機構管理的相關制度，健全駐外機構檔案管理制度體系，強化對駐外機構檔案工作的監督管理。

將駐外機構文件材料的形成、積累、歸檔工作納入駐外機構內控管理制度；將駐外機構檔案工作情況作為駐外機構負責人離任審計和項目結束審計內容之一；將檔案資料交接作為駐外機構工作人員工作交接內容之一，檔案交接不清，不得離開原工作崗位；員工(特別是外籍員工)上崗前必須與駐外機構簽訂保密協議。

第四，應在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，結合駐外機構實際，對檔案實體管理采取相對集中與分散保管相結合的管理方式。

規模較大的駐外機構應建立檔案室，設置專門庫房，集中統一保管各類檔案。為方便生產現場利用檔案，可在現場設檔案分室，檔案人員應當定期對分室檔案保管情況進行檢查，確保檔案的安全。規模較小的駐外機構的涉密檔案、永久長期檔案應由專(兼)職檔案人員集中保管，非涉密短期檔案和業務資料由承辦部門保管，承辦人定期向專(兼)職檔案人員移交需要集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需要歸檔的文件材料。

涉及境外項目產權、債權債務、營銷策略和核心技術方面的檔案應集中管理，重要檔案應及時向國內主管單位報送備份的電子文件。駐外機構保管期限滿6年以上的非涉密檔案在保證檔案安全的情況下，可委托當地檔案管理專業機構(或專業化公司)保管。所在國法律允許的，也可運回國內集中保管。

第五，應加強駐外機構檔案信息化建設，提高檔案服務的時效性。

駐外機構遠離企業總部，分布在世界各地，直接導致了企業管理對象的分散化。在日常工作中，駐外機構需要來自企業總部的快捷、及時有效的檔案信息支持，實現總部與駐外機構各類信息的及時交流。但是傳統手工管理的檔案服務方式，純紙質檔案無法進行檔案信息服務的遠程快速存取，無法實現不同地域企業人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機構大量產生的電子文件也需要實施有效管理，紙質檔案的數字化加工還可解決駐外機構檔案庫房、裝具緊張的問題。因此，應在保證企業檔案信息安全的前提下，加強駐外機構檔案信息化建設，實現企業各類信息的管理一體化，功能多元化，工作規范化，手段現代化，提高檔案服務的時效性。

第二篇：高校檔案管理現狀及其對策

摘 要：高校檔案管理主要記載了高校師生在校期間工作、學習、生活及參加各種社會實踐活動的信息。高校檔案管理的完整性，給學校師生未來的工作、生活奠定基礎，是國家聘用人才的主要依據。隨著社會的不斷進步，高校檔案的管理要求越來越精細，故而高校檔案管理是高校不可忽視的工作。

關鍵詞：高校；檔案管理；現狀；對策

隨著國家經濟的高速發展，對高校人才的需求不斷增加。而聘用人才不能單單靠一份個人簡歷，要結合高校的檔案記錄，才能深入的了解應聘人員在校期間的工作、學習、生活，了解他們的優缺點，才能給聘用單位作出正確的人才聘用。由于各種因素的影響，導致高校檔案管理存在許多漏洞，直接影響著高校師生未來的工作及生活。本文針對高校檔案管理現狀及其對策進行探討。

一、高校檔案管理的必要性

每個高校都建立自己的檔案管理，主要記錄了高校師生在校期間的學習、工作、經歷，記錄了高校師生的優缺點，對人才選拔、升遷有著非常重要的意義。每個師生在校期間，參加的各種社會實踐活動，獲得的各種國家認可的獎勵，考取的各種證件，都給他們未來的工作做好準備，而這些事跡都要靠高校檔案來管理記錄。眾多高校檔案記錄著教職工的每個先進教學及奮斗事跡，為學校的教學做榜樣，給其他師生起到模范的作用，促進了高校教學和檔案管理工作的發展。

二、高校檔案管理現狀

（一）重視度不夠

現今的國家就業政策呈現多樣化，這給高校師生就業帶來很多機遇，對高校檔案的管理則帶來了嚴峻的考驗。很多高校只是重視學校的教育教學管理，忽視了對學校師生的檔案管理，忽略了高校檔案管理對高校師生升遷、就業的重要意義。對高校師生在校期間只記錄教學、學習，未對師生的專業知識進行培訓、考核，致使大多師生只是死讀書，無法應用書本專業知識。此外，因高校的重視度不夠，致使部分高校師生在離校好長時間后，仍不了解自己檔案存放在何處，更不知道具體去向，影響了高校師生今后參與的招聘、定級、提職及工作調動等。

（二）高校檔案管理人員業務水平低

許多高校的檔案管理人員都是一些準備退休或者不宜教學的老師，他們要么是年齡大，要么是孕婦，要么是特殊照顧人員。這些人員對高校檔案管理的業務不熟練，管理方式老化，對先進管理方式的學習能力差，嚴重制約了高校檔案管理工作的發展。

（三）管理制度落后、設施簡陋

一些高校的檔案管理還停留在手寫記錄階段，對高校檔案管理的制度不完善，制度落后，導致高校檔案材料隨意存放，容易丟失。而檔案保存設施簡陋，檔案室的防火、防潮、防霉、防盜保護措施不齊全，致使檔案存放時間久后出現記錄模糊、檔案丟失、檔案錯亂等現象，對高校檔案管理工作的開展加大難度。

（四）檔案更新不及時

隨著高校的不斷發展，高校的人數有增無減，加大了高校檔案管理的工作量。隨著新學期的開始，新生的入學，畢業生的離校，教師工作崗位的變化，不管是退休、升遷、工作調動，都需要在檔案里做好記錄。工作量的增加，使得高校只做好新生檔案的建立，忽略了離校生及教師檔案的更新，未能及時通知畢業生就業后檔案的轉移，制約了檔案管理工作的發展。

三、高校檔案管理現狀的改進對策

（一）建立健全的高校檔案管理體制

結合高校檔案管理的工作量，及國家對高校檔案工作的要求，建立健全的符合本校的檔案管理體制，在日常檔案管理工作過程中，不斷完善體制，保證高校檔案的及時性、準確性，為高校師生今后招聘、評級、調動做好保障。

（二）檔案管理方法的改進

隨著高校的不斷發展，現有的檔案管理方法無法跟上高校發展的步伐，而且單單紙質的記錄容易造成檔案的丟失。在現有的檔案管理基礎上，增加電腦檔案的錄入、保存，再打印成紙質保存，可以提高檔案的管理水平，又可以通過網絡來傳閱檔案，減少檔案管理的工作量。

（三）檔案管理人員素質的提高

隨著高校發展的需求，檔案管理人員的專業技能要求越來越嚴格，熟練程度要越來越高。為了保證高校檔案管理工作的開展，高校要結合國家對高校檔案管理的要求，對檔案管理人員進行定期培訓，增加管理人員對檔案工作的熟練度，促進高校檔案管理工作的發展。優秀的高校檔案管理人員必須具有較高的素質及職業修養，做到業務精通。而且高校的檔案管理人員要求穩定，通過積極的檔案業務培訓及檔案專業理論知識學習，提高檔案管理人的綜合素質，并運用現代化管理技術及先進設備技術，提高檔案管理水平，使高校檔案管理自動化。

（四）全員參與，及時更新檔案信息

高校的檔案信息，可以給高校教學帶來指導，這就要求高校的全體師生都要參與到高校檔案管理中來。通過全體師生的宣傳，舉辦相關檔案管理的活動，來提高全體師生對學校檔案管理工作的認知及配合，促使教職工積極將有價值的教學實例歸檔到檔案中，對師生參與的社會實踐活動及時歸檔。完整的高校檔案，可以促進高校師生今后的發展，以及高校的發展。

四、結語

高校檔案管理工作是學校的一項重要工作，對高校歷史發展有著巨大的記載意義，給學校未來的人員起到激勵作用。隨著高校的發展，檔案管理工作要不斷的科學化、自動化、標準化，使檔案充分體現高校師生的價值，促進高校教育事業的發展。

第三篇：檔案管理現狀分析

一、大背景

財務會計檔案是記錄和反應經濟業務的專業材料，是重要的歷史材料和證據。財務會計檔案管理的質量直接影響著企業的經濟運作情況。鑒于會計檔案的重要作用，《會計法》等相關政策、法規都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內容進行了明確的規定。而且在20世紀末財務部和國家檔案局共同發布了《會計檔案管理辦法》進一步規范了財務會計檔案的管理并隨后進行了修訂，頒布了新的《會計檔案管理辦法》。但是由于種種原因，財務會計檔案在管理中還存在著影響會計檔案管理水平的諸多問題，需要進行梳理和研究。

二、現狀分析以及存在的問題

隨著市場經濟的逐步發展，電力企業逐步成為自主開發、自我發展的經濟實體，電力企業面臨著新時期電力市場競爭日趨激烈的形式。首先，國家宏觀調控政策影響逐步顯現，經濟增長速度放緩，用電市場開拓難度加大。其次，受階梯電價政策影響，高耗能企業的用電需求將進一步萎縮，市場形勢更加嚴峻，并且極有可能導致政策性欠費及電費壞賬的大幅發生。會計檔案是企業經濟發展的重要資料，充分管理利用好會計檔案將為企業發展帶來巨大的經濟利益。然而，在現實中，電力企業并沒有將能在企業經營管理中起重要作用的會計檔案并沒有運用到增效上。受傳統計劃經濟體制的影響，多數企業只重視對事業收入、經費支出、資金的管理的利用，而對會計檔案的管理卻沒有引起足夠的重視，在一定程度上使會計檔案沒有的得到充分利用。以往會計檔案管理中出現的問題主要有以下方面：

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

2.會計單據格式不統一，檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。有些單位部分業務沒有嚴格按照相關報銷管理辦法要求履行簽批手續；有些單位財務單據格式差異較大：有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。3.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

三、意義

電力企業檔案記載企業的歷史，信息連著企業的未來。對會計檔案進行規范管理。可以對市場范圍廣、投資戰線大的電力企業提供工程的投標、預算、自身可支配資金的動態、整體資金狀態的參考分析，以及其他資金狀況的分析和預測、戰略決策和支持，以便更好地把握企業的發展方向。總的來說，管理利用好企業財務檔案，可以實現以下效果：

1.掌握整個企業的整體資金狀況

企業管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數據進行查詢，實時、動態、完整地掌握整個企業范圍內的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。從而針對各地區用電結構差異和不同時期的用電特點，研究制定出企業發展計劃。2.監控資金動態

防范風險、堵塞漏洞。對企業進行財務檔案管理可方便地隨時監測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理，為企業減少風險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因，對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內控制度，提高管理水平，為企業的改革和發展奠定堅實的基礎。3.提高資金的使用效益

管理好會計檔案，實時掌握企業可支配的資金總量，可以向商業銀行爭取較高的協議存款利率，可以在公司內部調劑空缺，可以盡量利用自有資金，減少財務費用，向資金要效益，提升企業價值。

4.對資金狀況進行各種分析和預測，提供決策 支持根據資金需求和存量，做出資金預測，通過對資金支付信息的分析，安排對企業最有利的資金付款計劃。通過對企業范圍內的現金流量的完整分析，做出全面的資金規劃。

第四篇：學校檔案管理論文：學校檔案管理工作現狀分析及其對策

學校檔案管理論文：學校檔案管理工作現狀分析及其

對策

【摘要】學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。本文就學校檔案管理現狀分析及如何做好學校檔案管理工作談些看法。

【關鍵詞】學校檔案 管理現狀 對策

學校檔案是一個學校的廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,它能反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況,在學校工作中起著承前啟后的作用,分析利用學校檔案,能有效幫助提高教育管理和學校教學水平。如何做好學校檔案管理,對教育、教學、教研活動,有著十分重要的作用。

一、學校檔案管理工作的重要作用

1.學校檔案是學校的歷史載體

學校檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,包括文件資料管理、校園文化建設、教師履歷管理、優秀課堂教學與教學實踐記錄、學生學習和生活管理、學籍管理、招生與畢業就業工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料,記載著全校師生員工的德、能、勤、績,匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣,學校檔案真實客觀地記錄了學校發展的歷程,是學校重要的信息資源,對學校具有重要的推進

作用。

2.學校檔案是學校的教學總結

學校檔案匯集了學校現有的知識成果,是學校成長和奮斗的沉積寶鑒,具有很大的開發利用價值,對學校檔案進行綜合分析,可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況,為新的時期學校建設提供借鑒和依據,推動學校自身形象和價值觀的發展。

二、學校檔案管理工作的現狀分析

現階段,很多學校對檔案管理工作不夠重視,檔案管理資源不足和管理手段不高,其主要表現在以下幾方面:

1.檔案管理意識淡薄,利用率不高

長期以來,由于人們對檔案工作意識不強,認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性,是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

2.檔案管理人員業務素質不高,檔案管理工作開展難度大

一般學校沒有設定專職檔案管理崗位,或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗,缺乏系統培訓,檔案管理手段落后,嚴重制約學校檔案管理工作的發展。

3.硬件設施不達標,檔案資料不全

學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作,為學校發展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普通存在的現象:一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,容易缺失

或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全,規格不一,不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象,也使得學校檔案管理工作的開展進一步加大難度。

三、加強學校檔案管理工作的對策

1.領導重視,完善檔案管理工作體系

學校領導應高度重視檔案管理工作,成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組,建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》等工作制度,形成檔案管理體系機制,積極推進學校檔案管理工作發展。

2.專員管理,強化檔案管理工作基礎

優秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養,還必須做到業務精通。加強檔案人員自身業務素質建設,一方面積極參加檔案業務培訓,學習檔案專業理論知識;另一方面建立檔案工作網絡,運用現代化管理技術和先進技術設備,提高管理水平,跟上辦公自動化步伐。

3.全民參與,增強檔案管理工作意識

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽,來提高教職工的檔案意識,促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科(組、處)室設兼職檔案員,積極參與和配合學校檔案管理工作,開展檔案的收集、整理、歸檔,從組織上保證檔案工作的順利開展。

4.硬件支柱,保證檔案管理工作質量

硬件建設是提高檔案水平的保障,同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立綜合檔案室,添購檔案管理設施設備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

5.多點開花,豐富檔案管理工作內容

檔案工作是一項積累性工作,首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理,全方位收集相關檔案資料,倡導全體師生支持學校,積極提供有記錄價值的教育教學資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內容豐富充實起來。

6.實現管理現代化,拓寬服務領域

隨著社會科技的進步,檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向,一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率,使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門,提供查閱便利,提高使用利用率,使他們親身體驗到檔案信息的價值,促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

7.與時俱進,努力與校園文化建設相結合學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體,因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下,努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍,努力與德育教育各類活動相結合,成為校園文化建設的重要基地,最大范圍反映學校的文化風貌和歷史

面貌。

總之,學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,主動提供檔案利用服務,做到檔案管理工作管理方法科學化,管理手段高效化,檔案工作標準化,建立檔案管理工作長效機制,使檔案價值得以充分體現,推進教育事業的發展。

參考文獻:

[1] 王莉.談高校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報

[2] 劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛生職業教育

[3] 周楓,辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J]山東檔案

[4] 佚名《提升檔案管理人員素質的對策與建議》

第五篇：企業ERP實施現狀分析及對策

企業ERP實施現狀分析及對策

摘要：企業ERP系統的成功實施對于提高企業的競爭力具有十分重要的積極意義，其實施的成功受到多方面因素制約，都能左右和制約ERP項目實施成敗，應引起重視。本文分析了ERP系統實施中存在的一些問題，并提出了一些解決問題的對策，這對企業實施ERP系統有一定的借鑒意義。

關鍵詞：ERP系統；實施；問題；建議

一、ERP系統簡介

企業資源計劃系統，指的是以信息技術為基礎，通過系統化的企業管理思想，為企業的經營決策者和員工提供決策運行服務的管理平臺。ERP的應用，可以實現企業資源的最佳組合，將與企業生產經營有關的人、財、物的辦法所有資源恰當的組合在一起，對企業的生產經營過程進行系統的規劃，從而提高企業的市場競爭力。ERP的上馬實施很可能對企業目前的管理流程和作業習慣進行全部或部分改變。因此ERP系統的成功實施具有一定的難度。

二、ERP系統實施中存在的問題

（一）很多企業對ERP的認識存在誤區，在ERP的運用和實施上存在盲目性。ERP系統不止是一個單純的計算機網絡和軟件實施問題，它是一場涉及企業重組和創新的活動，很多企業在實施前缺乏對企業現狀和經營管理問題的足夠正確和深入的認識，對ERP系統抱有過高的期望值，而對其艱巨性、復雜性認識不足。

（二）ERP系統選型不合理。ERP系統實施成功的前提就是選擇合適的系統，一個合適的ERP系統不能保證一定會實施成功，但是，如果選型失敗，所選ERP系統的功能與企業生產管理實際不匹配，或者，選擇了一個綜合性能差的ERP系統，那么，ERP系統實施是不可能取得成功的。

（三）企業管理基礎薄弱。ERP系統的成功還依賴于企業良好的經營管理基礎。如果企業規章制度不健全，管理混亂，就會為ERP系統的實施帶來很大的阻礙。如果企業不重視基礎數據的管理，忽視基礎數據的積累維護，那么會導致基礎數據的準確性比較差，會為ERP系統的實施帶來額外的分析和評估。

三、ERP實施方法各階段的主要步驟

在基于中小企業自身的ERP實施方法中，每個階段都包含有一些指導性的步驟，企業按這些步驟，一步步的走下去結合實施階段中需要注意的管理思想就可以完成ERP系統的成功實施。在每個步驟都應該產生相應的文檔來對所發生的事件進行記錄。以下對EIMEC實施方法各階段的實施步驟進行分析，企業在具體實踐的時候可以根據自身實際情況有所取舍。

(一)前期規劃階段

很多的ERP項目之所以失敗就是因為前期規劃做的不好，或是在不恰當的時

期進行了實施，或是和企業自身發展戰略相背。所以在條件允許的情況下做個詳細的IT規劃對企業的戰略來講十分必要。

此階段包括：

1、成立領導小組：由高階決策者和各部門決策者組成，成員需對ERP的基本知識有所了解，還需了解管理變革、流程重新設計過程、系統整合可能的結果等。主要任務在于規劃和設定改變的范圍，以及支持、領導項目進行，并隨時聽取項目進度報告。

2、企業現狀分析：對自身的內外部環境以及自己的競爭優勢、劣勢、財務狀況等進行分析，尋找一個實施ERP系統的最佳時機。

3、企業發展戰略審核：領導小組重新審視企業的發展戰略，若是以前沒有這次就重新制訂，如果是和目前企業的狀況相差較大就做出適當的調整。

4、結合企業戰略制定總體IT規劃：檢查項目是否符合企業戰略目標，確認企業的愿景、IT規劃和當前實施ERP系統的目的5、擬定實施進度和目標：制訂現階段企業的信息化進度和實施目標

6、成立項目實施小組：聘請有經驗的項目經理，主要由項目經理確定小組成員，需要包括有經驗的IT技術人員、主要使用者、熟悉各部門業務的人員組成項目實施小組，負責項目的執行。需要控制項目實施小組成員的流動率，尤其是主要成員，以避免知識掌握的不連續而造成實施延誤。

(二)業務藍圖

此部分工作主要是在領導小組授權指導下，由項目小組來具體完成，對企業內部的所有流程進行重新的審視，找出核心業務流程，發現存在的問題以及必須改進的業務流程，由項目經理負責進度，向領導小組匯報。

(1)準備調研問卷：將指導性的調研問卷發給各個業務部門填寫，以對部門的業務狀況做整體了解，為下一步調研工作做好準備。

(2)當前業務調研：針對企業各個部門的現狀和需求結合前期的調研問卷做面對面的調研，對企業當前的業務流程進行梳理，找出企業的主要業務流程、需要改進的流程、以及特殊的業務流程。

(3)業務需求分析：結合調研情況對業務流程進行優化，此步工作相當重要，是企業真正提升競爭力的階段。

(4)特殊業務流程處理：對特殊的業務流程用特別的手段加以處理。

(5)基礎資料的準備：對企業內部的物料編碼，部門、供應商、客戶，倉庫等基礎資料做詳細的討論并確定。

(三)藍圖實現

此部分的主要工作是根據上個階段所調研的內容結合企業的戰略規劃與實際情況，共同制定出優化后的方案。

1、業務流程方案初步確定：將業務調研的流程整理并形成初步的解決方案。

2、小范圍業務流程測試；將項目小組的成員召集在一起，通過若干張模擬訂單演示初步確定的業務流程是否能滿足企業各業務部門的需求。

3、進一步討論確認最終方案：小組成員針對演示的業務流程提出問題并討論，以最終確認業務流程方案。

(四)上線準備

這個階段企業所要做的就是積極配合顧問方進行系統的實施，需要全程參與，做好知識的轉移工作，使最后得到的不僅僅是一個系統，而是一套流程和方法。為日后的自[轉貼于:論文大行維護做好準備。

1、差異分析：進一步分析ERP廠商的軟件流程與企業的業務流程間的差異。標明差異以及發生差異的是否為主要業務流程。

2、用戶培訓：培訓的工作應該是貫徹始終的，包括各個層次的培訓，尤其是在顧問方仍在企業內工作的時候。

3、初始數據準備：數據整理的過程也是對企業自身一個盤點的過程，“三分軟件，七分實施，十二分數據”說得就是這個道理，數據準備工作是關系的實施效果以及成敗的一項重要工作，必須十分重視。

4、系統測試；包括軟件原型測試，關鍵用戶的測試，最終使用者的測試。而且在實施配置的過程中需要讓對背景了解不多的最終使用者參與測試，這樣可以及早發現問題。

(五)運行維護

1、系統模擬運行：系統需要配置開發的工作做好之后需要進行一段模擬運行，這個期間要做好數據的備份工作，包括手工備份，以防萬一出現意外造成比較大的損失。另外就是在模擬運行中需要多進行意外測試，以便及早發現問題。

2、成立內部支持小組：主要由參與系統實施的人員組成，來進行企業內部培訓以及解決突發的問題。需要規劃支援小組的主要任務、人員配置、支持方式等

3、正式上線運行：企業的日常業務流程正式切換到新的系統中，享受信息化給人們帶來的益處。

四、結束語

企業ERP系統實施成功受多方面因素制約，它是先進的管理理念與信息技術的有機結合。ERP系統的成功實施離不開決策層、管理層、業務層的全體參與，也離不開平臺的架構、合適的ERP系統的選擇、組織機構的合理設置、必要的資金落實、正確的實施方法、必要的培訓和實施后的維護等工作，這些也都是左右和制約ERP系統實施成敗的因素。企業在實施ERP系統時，如果能夠按照上述內容進行，將會很大程度的提高成功實施的可能性